FOLKEVALGTES ARBEIDSVILKÅR I RANA KOMMUNE

FOLKEVALGTES ARBEIDSVILKÅR I RANA KOMMUNE

INNHOLD 1. OPPLÆRING OG INFORMASJON... 3 1.1 Opplæring... 3 1.2 Informasjon... 3 2 MØTER I KOMMUNALE ORGANER... 3 2.1 Møteplaner... 3 2.2 Møteinnkalling... 3 2.3 Forfall... 4 2.4 Utsending av saksdokumenter og protokoller... 4 2.5 Møtesekretariatet... 4 3 GODTGJØRINGER... 4 3.1 Ordfører... 5 3.2 Varaordfører... 5 3.3 Fast godtgjøring... 5 3.4 Møtegodtgjøring.... 5 3.5 Nemnder, råd og utvalg...6 3.6 Ad hoc-utvalg, representasjon, beordringer m.v... 6 3.7 Økonomisk støtte til kommunestyregruppene... 6 4. TAPT ARBEIDSFORTJENESTE... 6 4.1 Legitimert tap... 7 4.2 Ulegitimert tap... 7 4.2.1 Stedfortreder, barn, syke, eldre, funksjonshemmede... 7 4.2.2 Skiftarbeidere... 7 4.2.3 Gruppemøter... 7 4.3 Politisk arbeid utenom kommunal møtevirksomhet.... 7 5. SKYSS- OG KOSTGODTGJØRING... 7 5.1 Skyssgodtgjøring... 8 5.2 Kostgodtgjøring... 8 6. UTBETALINGER... 8 7. TELEFONGODTGJØRING... 8 8. KONTORLOKALER OG MØTEROM... 9 10. ETISKE RETNINGSLINJER... 9 11. REVISJON OG FORTOLKNING AV FOLKEVALGTES ARBEIDSVILKÅR... 9 Side 2 av 9

FOLKEVALGTES ARBEIDSVILKÅR I RANA KOMMUNE 1. OPPLÆRING OG INFORMASJON 1.1 Opplæring Ved hver ny valgperiode skal medlemmer og 50 % av varamedlemmene av kommunestyre, formannskap og hovedutvalgene få opplæring slik at de kan ivareta sine oppgaver på best mulig måte. Grunnleggende prinsipper for kommunal virksomhet vil være et hovedelement i opplæringen. Deriblant økonomiplan m/ årsbudsjett, lover og reglement. Det skal videre fokuseres særskilt på Rana kommunes tjenesteproduksjon samt kommuneplan med satsningsområder m.v. Alle innkalte medlemmer og varamedlemmer har plikt til å delta i opplæringen. Gyldig forfall meldes på vanlig måte. Fagdager og opplæring for folkevalgte blir avholdt ved behov. Administrasjonen, i samråd med den politiske ledelsen, har ansvaret for opplæringstiltakene. 1.2 Informasjon Alle praktiske og økonomiske ordninger som vedtas om folkevalgtes arbeidsvilkår, skal samles i eget regulativ. Dette skal gjøres kjent for så vel folkevalgte som ansatte, som har befatning med saksområdet. De folkevalgte, inkludert varamedlemmene, skal også få delegasjonsreglementet, reglement for folkevalgte organer og etiske retningslinjer, som de plikter å gjøre seg kjent med. Rådmannen har hovedansvaret for informasjonstjenesten overfor de folkevalgte medlemmer av kommunestyret, formannskap og hovedutvalgene. 2 MØTER I KOMMUNALE ORGANER Møter i folkevalgte organer holdes for åpne dører iht. kommunelovens 31. 2.1 Møteplaner For Kommunestyret, Formannskapet og Hovedutvalgene skal det utarbeides kalenderårvisse møteplaner. Disse skal samordnes. Møteplan bør ta hensyn til skolefri og møter i Fylkestinget. Kommunestyret og Formannskapet har sine faste møter tirsdager fra kl.11:00. 2.2 Møteinnkalling Side 3 av 9

Møteinnkalling med saksdokumenter skal sendes ut 7 dager før møtet holdes. Hvert saksframlegg skal begrenses til maks. 2 A4-sider. Dersom saksframlegget har flere enn 2 sider, skal det være et sammendrag av saken. 2.3 Forfall Medlemmer av kommunale organer har møteplikt. Gyldig forfall skal så vidt mulig meldes til møtesekretariatet i god tid og senest to dager før møtet avholdes. Forfallsgrunn skal oppgis uoppfordret. 2.4 Utsending av saksdokumenter og protokoller Saksdokumenter og protokoller legges ut på Goodreader og kommunens hjemmeside. Varamedlemmer som ikke har fått utdelt ipad får møtedokumentene tilsendt. Saker som i medhold av lov om offentlighet i forvaltningen er unntatt offentlighet (sakspapirene er trykket på papir), sendes/ leveres bare møtende medlemmer/ varamedlemmer såfremt ikke annet avtales særskilt. Disse sakspapirene leveres sekretæren for makulering ved møtets slutt, og de medlemmer/ varamedlemmer som ikke gjør dette sørger selv for destruksjon. 2.5 Møtesekretariatet Møtesekretariatet skal føre protokoll for kommunestyre, formannskap, valgstyre og hovedutvalg. I tillegg til vedtakene skal angis møtetid og møtested, hvem som var tilstede og møtets lengde. Andre nemnder, styrer og råd som har egen sekretær skal også følge reglene for protokollering. 3 GODTGJØRINGER Reglene for møtegodtgjøringer og tapt arbeidsfortjeneste omfatter møter, samt befaringer når disse ikke avvikles i forbindelse med møter. Pliktig deltakelse på opplæringsmøter (pkt. 1.1), seminarer, konferanser og lignende på vegne av kommunen, berettiger til tapt arbeidsfortjeneste, men det gis ikke møtegodtgjøring. Rana kommune har følgende ordninger for godtgjøring: Fast godtgjøring: ordfører varaordfører faste formannskapsmedlemmer hovedutvalgslederne Møtegodtgjørelse: møtende medlemmer og varamedlemmer til kommunestyret, formannskap, hovedutvalg, nemnder, styrer og råd. Tapt arbeidsfortjeneste: Det vises til eget pkt. 4 Side 4 av 9

Krav om møtegodtgjørelse begrenses oppad til 2 møter pr. dag. Formannskapsmøter av inntil en times varighet godtgjøres ikke når disse møter avholdes i umiddelbar forbindelse med et kommunestyremøte. Det samme gjelder dersom et underutvalg med medlemmer fra vedkommende hovedutvalg har møter i tilknytning til hverandre. I utvalg hvor annen myndighet utbetaler godtgjøring, gis det ikke godtgjøring etter dette reglement. Sekretariatet har ansvar for å gi nødvendig orientering, og for å ta seg av de praktiske forhold vedrørende utbetalinger, herunder tildeling av godtgjøringsskjemaer/ reiseregninger. Det er den enkelte politikers ansvar å føre skjemaene i henhold til egen møtedeltakelse. Ettergodtgjøring: Det utbetales ettergodtgjøring til politikere som har verv i halv tid eller mer i tre måneder der de ikke går inn i nytt arbeide når de fratrer. 3.1 Ordfører Fra 1.11.07 settes ordførerens godtgjøring 100% av en komiteleders godtgjøring i Stortinget Utover dette ingen arbeidsgodtgjøring eller tapt arbeidsfortjeneste. Godtgjøringen utbetales via kommunens lønnssystem med lik utbetaling hver måned (12 ganger pr. år). Innmelding i pensjonsordning som får kommunale arbeidstakere. Det betales ikke feriepenger av godtgjøring. Det påløper arbeidsgiveravgift. 3.2 Varaordfører Varaordføreren frikjøpes 60% og godtgjøring skal utgjøre 80% av ordførergodtgjøring i 100% stilling. Godtgjøringen dekker de oppgaver og plikter som utføres i ordførerens feriefravær (jfr. Ferielovens bestemmelser om feriens lengde). Ved annen sammenhengende tjeneste over 1 uke som ordfører, er godtgjøringen lik ordførerens godtgjøring. 2. avsnitt i pkt. 3.1. gjelder også varaordfører. 3.3 Fast godtgjøring Gruppeledere i formannskapet og ledere av hovedutvalgene: utvalg for plan og ressurs, oppvekstutvalget, kultur-, miljø-, og næringsutvalget, samt helse- og omsorgsutvalget, får en fast godtgjøring tilsvarende 6 % av ordførers godtgjøring. Fravær fra mer enn 1/3 av møtene fører til en reduksjon på 25 %. Det betales ingen møtegodtgjørelse i tillegg til den faste godtgjøringen. Når det gjelder tapt arbeidsfortjeneste, vises til pkt. 4. 3.4 Møtegodtgjøring. Side 5 av 9

Møtegodtgjøring for deltakelse i kommunale nemnder gis fra og med første møte, uansett møtets varighet, etter følgende satser pr. møte: Medlemmer av formannskapet (bortsett fra gruppeledere se 3.3) samt møtende varamedlemmer i formannskapet 2,5 o/oo av ordførers godtgjøring. For kommunestyret og kommunale nemnder uten fast godtgjøring 1 o/oo av ordførers godtgjøring. For ledere av kommunale nemnder uten fast godtgjøring 2 o/oo av ordførers godtgjøring. Har lederen forfall, får fungerende leder denne godtgjøringen. Når det gjelder tapt arbeidsfortjeneste, vises til pkt. 4. 3.5 Nemnder, råd og utvalg Møtegodtgjøring skal utbetales til faste nemnder, råd og utvalg som er valgt av kommunestyre. Møtesekretæren sørger for at møtegodtgjøring blir utbetalt. Befaringer regnes som møter. For orienteringsmøter gis det ikke møtegodtgjøring (men tapt arbeidsfortjeneste godkjennes). Når det gjelder tapt arbeidsfortjeneste, vises til pkt. 4. 3.6 Ad hoc-utvalg, representasjon, beordringer m.v. Møtende medlemmer og varamedlemmer av ad-hoc utvalg oppnevnt og beordret av kommunestyre, formannskap eller ordfører, gis godtgjøring i henhold til reglene i pkt. 3.4. Disse reglene gjelder også for medlemmer og varamedlemmer oppnevnt av andre offentlige organer (ikke-kommunale) når de er valgt til å representere Rana kommune, og det ikke gis godtgjøring på annen måte. Når det gjelder tapt arbeidsfortjeneste, vises det til pkt. 4 3.7 Økonomisk støtte til kommunestyregruppene Kommunen gir støtte til kommunestyregruppene. Det tas stilling til bevilgningens størrelse ved den årlige budsjettbehandlingen. 4. TAPT ARBEIDSFORTJENESTE Tapt arbeidsfortjeneste dekkes når ivaretakelsen av vervet medfører reelt tap i ordinær inntekt innenfor den enkeltes ordinære arbeidstid. Dette inkluderer tap av ubekvemtillegg og feriepenger. Overtidsgodtgjøring/ ekstrafortjeneste for øvrig erstattes ikke. Dekning av tapt arbeidsfortjeneste etter pkt. 4.2. gjelder også for egen næringsdrivende som benytter dagen for ivaretakelse av vervet i stedet for å kunne ha tatt på seg andre oppdrag. Med ivaretakelsen av vervet menes virksomhet og deltakelse som er vedtatt av kommunestyret, formannskap og hovedutvalgene. I tillegg til ordinære møter i politiske organer gjelder dette blant annet deltakelse i kommunalt oppnevnte komiteer/ad hoc utvalg, lobbyvirksomhet og deltakelse på konferanser/opplæring/kurs for folkevalgte. Dokumentasjon for slik deltakelse skal blant annet være vedtak, protokoll/referat eller deltakerlister. Side 6 av 9

Det kan innvilges kompensasjon for tapt arbeidsfortjeneste ut over brukt møtetid når det foreligger begrunnelse og dokumentasjon i tråd med regelverket for øvrig. 4.1 Legitimert tap Lønnsmottakere som blir trukket i lønn, får refundert det faktiske tap, inklusive feriepenger. 4.2 Ulegitimert tap Ulegitimerte krav om refusjon for tapt arbeidsfortjeneste fra selvstendig næringsdrivende og andre uten lønnsinntekt utbetales med maksimalt kr. 800,- pr. dag. For kortere tid refunderes kr. 90,- pr. time. Ved krav fra pensjonister må det vedligge dokumentasjon på at de har inntekter på de kommunale møtedagene. For legitimerte krav settes maksimumsbeløpet til kr. 2.500,- pr. dag. (maksbeløpet er inklusiv feriepenger, arbeidsgiveravgift m.m.) Tap av arbeidsinntekt anses legitimert når det kan påvises tap utover denne maksimumsgrense på basis av dagtakst lik pensjonsgivende inntekt i siste ligningsår dividert med 260 (arbeidsdager). 4.2.1 Stedfortreder, barn, syke, eldre, funksjonshemmede. Utgifter til eventuell stedfortreder, pass av barn, syke, eldre og funksjonshemmede m.v. likestilles med tap av arbeidsinntekt. 4.2.2 Skiftarbeidere Skiftarbeidere som har nattskift gis refusjon for tapt arbeidsfortjeneste etter behov ut fra møtets tidspunkt og varighet. 4.2.3 Gruppemøter Gruppemøter som holdes umiddelbart før eller under møte er å betrakte som kommunale møter. 4.3 Politisk arbeid utenom kommunal møtevirksomhet. Følgende tillitsvalgte gis en fast månedlig godtgjørelse som tilsvarer en beregnet sats for refusjon av to dagers tapt arbeidsfortjeneste pr. måned, til politisk arbeid (kontakt med publikum og administrasjon samt forberedelser til møter, invitasjoner fra grupper, lag, bedrifter og foreninger m.v.): Gruppelederne i formannskapet Gruppelederne i kommunestyret Hovedutvalgslederne 5. SKYSS- OG KOSTGODTGJØRING Side 7 av 9

5.1 Skyssgodtgjøring Rutegående, offentlige transportmidler skal benyttes i størst mulig utstrekning ved reiser i kommunens tjeneste. Skyssutgifter dekkes etter rimeligste reisemåte. Ved reise over lengre avstander skal en i størst mulig utstrekning benytte felles transport/ samkjøring. Den folkevalgte skal selv kreve skyssgodtgjørelse herunder parkeringsrefusjon. Reiseregning skal inneholde navn, adresse og underskrift, samt dato og formål for krav. Er utgiftene knyttet til transport, herunder parkeringsavgifter, må utgiftene dokumenteres. Skjema er tilgjengelig hos møtesekretariat og på kommunens hjemmeside. Reiseregninger som ikke inneholder overnevnte informasjon blir returnert den folkevalgte. Reiseregninger skal innleveres fortløpende, se Kap. 6. 5.2 Kostgodtgjøring Kostgodtgjøring dekkes i henhold til kommunenes reiseregulativ. Disse bestemmelser kommer likevel ikke til anvendelse ved møter, seminarer og lignende hvor kommunen dekker oppholdsutgifter/ pensjonspris for deltakerne. 6. UTBETALINGER Godtgjøringer og tapt arbeidsfortjeneste utbetales den 12. i hver måned. Godtgjøring utbetales fortløpende, om ikke annet er avtalt. Tapt arbeidsfortjeneste og reise-/ kostutgifter fremmes av det enkelte medlem/ varamedlem. Utbetaling foretas så snart som mulig. Reiseregninger skal fremmes senest en måned etter at reise har funnet sted. Det kan inngås avtale mellom representantenes arbeidsgivere og kommunen om direkte refusjon av tapt arbeidsfortjeneste. Krav om tapt arbeidsfortjeneste skal fremmes minimum kvartalsvis innen følgende frister. 1.januar 1.april 1.juli 1.oktober Siste frist for å få utbetalt tapt arbeidsfortjeneste, samt annen godtgjøring er 31. januar for foregående år. Krav som kommer inn etter frist blir avvist. På lønnslippen skal det spesifiseres hva utbetalingen gjelder. 7. TELEFONGODTGJØRING Telefongodtgjøring tilstår slik: Side 8 av 9

Abonnementsavgift og samtaleavgift for fasttelefon/mobiltlf. Ordfører (også internett) 100% fri Varaordfører 100% fri Hovedutvalgsledere Samtaleavgift dekkes med kr. 200,- pr. mnd. (Gjelder ledere for utvalg for plan og ressurs, oppvekstutvalget, kultur-, miljø-, og næringsutvalget, samt helse- og omsorgsutvalget.) Gruppeledere i formannskap og kommunestyre: Samtaleavgift dekkes med kr. 200,- pr. mnd. Ved flere verv utbetales kun kr. 200,- pr. mnd. Folkevalgte som har krav på telefongodtgjørelse må selv registrere krav som dokumenterer at telefonutgifter ikke blir dekket av noen andre. 8. KONTORLOKALER OG MØTEROM Møterom og grupperom for Kommunestyre-, Formannskapet og Hovedutvalgene reserveres for hele året når møteplanen er klar. Bestilling av øvrige møterom skjer via servicetorget. 9. AVGJØRELSESMYNDIGHET. Rådmann er delegert myndighet til å avgjøre saker om godtgjøring og dekning av tapt arbeidsfortjeneste for folkevalgte. 10. ETISKE RETNINGSLINJER Etiske retningslinjer for Rana kommune gjelder for folkevalgte. Folkevalgte er ellers når det gjelder inhabilitet og taushetsplikt omfattet av kommuneloven og forvaltningslovens bestemmelser. 11. REVISJON OG FORTOLKNING AV FOLKEVALGTES ARBEIDSVILKÅR Reglementet er gjeldende inntil annet blir vedtatt av Kommunestyret. Reglementet skal revideres første halvår etter at nytt kommunestyre tiltreer. Eventuelle endringer er gjeldende fra den 1. i påfølgende måned. Dersom det oppstår tvil om fortolkningen av bestemmelser i dette reglementet, forelegges det Formannskap til avgjørelse. Side 9 av 9