NETTBRETT I POLITISKE MØTER IT-senteret Mai 2012
1. INNLEDNING Nettbrett tas nå i bruk for å understøtte politiske prosesser/møter og begrense papirbruken ved at bruker (både politikere og administrasjon) laster ned fylkeskommunale sakspapirer lokalt til nettbrettet. Her skal bruker kunne lese og gjøre sine notater i dokumentene. I tillegg kan bruker få tilgang til sin private epost, nettsurfe, musikktjenester, filmer, aviser, bøker, Facebook og YouTube. TFK har valgt Apple ipad med følgende spesifikasjoner: 9,7 skjerm 16 GB disk Digitalt kamera og video Operativsystem Apple IOS 5 Wi-fi og 3G Inntil 10 timer batteritid avhengig av bruken. 2. IT-SENTERETS KLARGJØRING AV IPAD FØR UTLEVERING 2.1 Sikkerhetsmekanismer vurdert og etablert Skallpassord (et 4-sifret passord) Alle brukere må bruke skallpassord (Innstillinger/Generelt/Kodelås i menyen), dvs du må taste et 4- sifret passord ved pålogging og etter ca. 15 min. (Innstillinger/Generelt/Autolås i menyen) o Hvis du taster passordet feil 10 ganger, slettes innholdet på enheten og fabrikkinnstillinger gjenopprettes o For å få innholdet tilbake på enheten, vær på trådløs og inngi Apple-ID (jf pkt 3.3) o Hvis du glemmer skallpassordet, må du henvende deg til helpdesken 777 88 300 Sikkerhetsprofil IPad enheten er forhåndskonfigurert med en sikkerhetsprofil opprettet av IT-senteret. Denne sikkerhetsprofilen inneholder innstillinger som gir deg tilgang til det trådløse nettverket på Fylkeshuset og gjør det mulig for IT-senteret og slette innholdet på din enhet dersom den skulle bli stålet/mistet. Tyverimerking Din ipad enhet er tyverimerket og registrert i IT-senterets inventarsystem. Rutine for stjålet/mistet ipad Ikke la ukjente ha tilgang til din ipad da vedkommende lett kan installere et program som gjør at ukjente får tilgang og kontroll over din ipad. Hvis du mister eller blir frastjålet din ipad, skal IT-senteret varsles øyeblikkelig: o I ordinær arbeidstid til helpdesken på tlf 777 88 300 o Utenom ordinær arbeidstid: 09000 (Telenor) 2.2 Webclip TFK På din ipad er det forhåndsinstallert et WebClip. Dette er en snarvei til en nettside med aktuelle ressurser som møtekalender, Visma reiseregning, videooverføring av fylkestinget, brukermanualer og kontaktinformasjon til helpdesk. For å benytte WebClip, start TFK ikonet fra hjem-skjermen. Ikonet ser slik ut: 2.3 PDF Expert konto er opprettet PDF Expert er en app (program) hvor du kan lese sakspapirene i pdf-dokument, notere og markere. For mer info om PDF Expert Enterprise, se punktene «Hva må du gjøre ved mottak av ipad?» og «Bruken av ipad» i dette dokumentet. Side 2
3. HVA MÅ DU GJØRE VED MOTTAK AV IPAD? 3.1 Koble din ipad til internett (trådløst eller 3G) Tilgang til internett via trådløst nettverk: Når du kobler deg til trådløst nettverk (på fylkehuset, hjemme, på hotell osv.) koster det ingenting. Utfør følgende: Når Innstillinger/Generelt/Nettverk/Wi-Fi = ON, vil din ipad primært søke etter et trådløst nettverk før den går ut på det offentlige telenettet. Eks. på fylkeshuset blir du automatisk tilknyttet det trådløse nettverket tfk.adm som skal benyttes av alle med fylkeskommunale PCer og nettbrett. Tilgang til internett via 3G: Hvis nettbrettet skal ha tilgang til 3G, må det installeres et eget simkort, ev. et tvillingsimkort som betyr at nettbrettets internettrafikk belastes dataabonnementet til mobiltelefonen. Jf. 3.1.1 3.1.1 Anskaffe dataabonnement (valgfritt) Din ipad er klargjort for trådløst internett (Wi-Fi), noe som gir gratis tilgang til internett. Når du ikke har tilgang til trådløst nett, må du bruke det offentlig telenettet (3G) for å få tilgang til internett (epost, nettsurfing, aviser osv). Du må selv via sin teleleverandør kjøpe et dataabonnement og få installert simkort på din ipad. De fleste benytter samme dataabonnement på sin smartphone og ipad, dvs. du kan få installert et tvillingsimkort på din ipad slik at dine trafikkutgifter mot internett bli dekket av det samme dataabonnementet som er på din mobiltelefon. Hva bør jeg tenke på ved bruk av ipad i utlandet? Dataabonnement gjelder kun for datatrafikk i Norge. Utenfor Norge takseres datatrafikk pr MB etter landets priser. Det er dyre mobiltrafikk kostnader fra utlandet, f.eks lese epost, aviser, yr.no, Spotify og andre program (apps) som krever internett-oppkobling. Hvis noen av disse appene oppdaterer seg med jevne mellomrom på din ipad, vil du få en høyere regning etter utenlandsturen enn du hadde regnet med. Det er derfor viktig å slå av dataroaming (mobilt nettverk fra utlandet) slik at synkronisering ikke skjer hele tiden. 3.2 Koble din epost til ipad Det er opprettet en egen e-post-konto for alle medlemmer og varamedlemmer. Denne kontoen har epost-adresse på formen navn.etternavn@tromsfylke.no De som allerede har en fylkeskommunal e-post-adresse, benytter denne. Kontoen gjør det mulig å opprette avtaler og enkelt søke opp kontakter og sende mail mellom fylkestingsmedlemmer. Fellesadressen fylkesting@tromsfylke.no er også opprettet. Tilkobling av din fylkeskommunale epost-konto gjøres i lag med IT-senteret ved utlevering. Du må ha internettilgang når ny epost skal nedlastes. Det er viktig å understreke at meldinger og vedlegg unntatt offentlighet ikke skal sendes via epost. NB! Du kan selv bestemme om nedlasting skal skje hver gang du får en ny epost eller at nedlasting skal skje kun når du trykker på ikonet Mail. Jf. menyvalget Innstillinger/Mail, kontakter, kalendere/hent nye data/push AV/PÅ Du kan også knytte til flere e-post kontoer, eks gmail, hotmail o.l. 3.3 Apple-ID En Apple-ID kreves for å benytte alle funksjoner på en ipad. Hvis du har en iphone, så har du allerede opprettet en Apple-ID. En Apple-ID opprettes ved å gå til https://appleid.apple.com/no/ og velge «Opprette en Apple-ID» og følge stegene beskrevet. Passordet på Apple-ID benyttes hver gang du skal kjøpe noe fra Apple store. Side 3
Apple-ID gir også tilgang til tjenester som icloud for sikkerhetskopiering på internett, e-post tjenesten mobileme, som gir en e-post adresse på formen «apple-id@me.com», finn min ipad/iphone/mac. For å benytte tjenestene, logg inn på www.icloud.com. Apple Store, itunes og kjøp av programvare (valgfritt) Kjøp av programvare, musikk, film og aviser utføres gjennom Apples Apple Store. Apple Store inneholder flere tjenester, disse er, App Store for programvare, itunes for musikk og film, ibooks for bøker, Aviskiosk for aviser og Videoer for film. itunes og Videoer Appene benyttes også for avspilling av musikk og film. For å benytte Apple store, må ipad enheten være konfigurert med din Apple-ID og et kredittkort eller verdikort må være lagt til din Apple-ID. Verdikort fåes kjøpt i de fleste elektrovarehus. 3.4 Utfør PDF Expert Enterprise installasjon PDF Expert Enterprise er en app (program) hvor du kan lese sakspapirene i pdf-format, notere og markere. Appen knyttes mot fylkeskommunens servere og synkroniserer filene over på din ipad. Under fylkestinget vil meldinger om nye forslag, interpellasjoner, spørsmål og uttalelser deles ut ved hjelp av PDF Expert. For å installere PDF Expert Enterprise, gå til AppStore og søk etter PDF Expert. Velg deretter PDF Expert Enterprise og velg installer. Appen koster kr 0,- Brukernavn og passord for PDF Expert Enterprise opprettes av IT-senteret, og sendes ut på din fylkeskommunale e-post-adresse. Passordet er ikke det samme som på din epost-konto. Dersom du ikke har fått kontoopplysninger, kontakt IT-senteret. 3.5 Foreta viktige innstillinger Flymodus Innstillinger/Flymodus Skal stå PÅ under hele flyturen Ved avgang og landing skal du slå ipad helt av. Når du skrur ipad på igjen, er den i flymodus og du kan jobbe på den under flyreisa. Bluetooth Innstillinger/Generelt/Bluetooth AV Bluetooth skal kun stå PÅ når du skal overføre data mellom din ipad og en annen enhet. Dataroaming Innstillinger/Mobildata/Dataroaming AV (vises kun hvis ipad har Simkort) Dataroaming skal stå AV for å forhindre automatisk datatrafikk over 3G fra utlandet. Dersom man slår på Dataroaming, vil oppkobling av datatrafikk foregå på samme måte som fra Norge, men med adskillig dyrere trafikkpriser. Epost on demand Innstillinger/Mail, kontakter, kalendere/hent nye data/push AV Sett hake for manuell nedlasting, dvs. nye eposter lastes ned kun i det øyeblikket du ønsker det, kanskje helst når du er på trådløst nettverk. Hvis Push er PÅ, lastes eposter kontinuerlig til din ipad så ofte du har satt at den skal sjekke etter ny epost. Lås din Ipad i stående eller liggende stilling ved å velge Innstillinger/Generelt/Låse retning (bruk sidebryter). Innstillinger/Varsling og velg hvilke varslinger du ønsker. Innstillinger/Generelt/Lyder AV på tastaturklikking. Side 4
3.6 Utføre sikkerhetskopiering Innholdet på din ipad kan og bør sikkerhetskopieres. Dersom du har flere enheter fra Apple, som iphone kan disse synkroniseres slik at du får de samme kontakter, bilder og notater på alle enheter. Ved sikkerhetskopiering er du bedre rustet dersom noe skulle skje med din enhet. Sikkerhetskopiering med icloud icloud er en tjeneste fra Apple som følger med din Apple-ID. Dette er en tjeneste som gir deg gratis tilgang til et lagringsområde på 5GB som kan benyttes til sikkerhetskopiering av Apple enheter. Tjenesten lagrer dine data på Apples lagringsløsning på internett og gir deg tilgang til disse data enten du benytter ipad, iphone eller andre enheter. For å benytte tjenesten gå til Innstillinger, velg icloud, og skriv inn din kontoinformasjon(apple-id). Velg deretter de forskjellige icloud tjenestene du ønsker å benytte. 4. BRUKEN AV IPAD FØR FYLKESTINGET OG I SELVE MØTET 4.1 Tilgang til saksdokumentene Når du åpner PDF Expert Enterprise, får du automatisk tilgang til å laste ned saksdokumenter. Nederst i venstre hjørne er en knapp som heter «Synk». Når du trykker Synk, lagres dokumentene lokalt på din ipad. For å synkronisere må ipad være tilkoblet enten trådløst eller 3G nettverk. Som du ser har du nå tilgang til sakspapirene for fylkestinget og alle komiteene lagret i pdf-format lokalt på din ipad. I tillegg er det egne mapper for forslag, interpellasjoner, spørsmål og uttalelser. 4.2 Lese/markere i saksdokumentene i PDF Expert Når du har åpnet sakspapirene, velg så ikonet «åpnet bok»/outlines og dokumentene vises i en mappe/filstruktur saksfremlegg og vedlegg og vedtak når det foreligger. Du kan lese, notere, markere, lage bokmerker, jf. Menylinja under Vis Bokmerker Nytt Tilbake til Vis siste Vi flere Av/på Gå til Sakliste bokoversikten dokument sider meny Søk side Notater merke Angre Ringe inn, streker, piler Gul Under- Streke Gul lapp Notat Frimerke Signere Fritegne Skjul meny merke- streke over Viske ut penn For mer om bruk av PDF Expert Enterprise, se brukerveiledningen lagt i 4.3 Tilgang til ny info/dokumenter i selve møtet Interpellasjoner I det øyeblikket fylkesråden går på talerstolen vises svaret i PDF Expert Enterprise. Ved å trykke på «Synk» vil svaret dukke opp i mappen «Fylkesting -> Interpellasjoner». Forslag Forslag skal sendes på e-post til fylkesting@tromsfylke.no. Når aktuell sak skal behandles, trykkes «Synk» og forslaget vises i mappen «Fylkesting->Forslag. Side 5
Spørsmål Spørsmål leveres skriftlig til sekretariatet. Spørsmål kan også sendes på e-post til fylkesting@tromsfylke.no I det øyeblikket fylkesråden går på talerstolen, vises svaret i PDF Expert Enterprise. Ved å trykke på «Synk» vil svaret dukke opp i mappen «Fylkesting -> Spørsmål». Uttalelser Uttalelser blir lagt ut i PDF Expert Enterprise løpende, ved å trykke «Synk» vil uttalelsene dukke opp i mappen «Fylkesting -> Uttalelser». Side 6