Tilleggsveileder for utfylling av Datatilsynets skjema for søknad om konsesjon i forbindelse med gjennomføring av dopingkontroller på treningssentre Antidopingprogrammet gir treningssentre muligheten til å gjennomføre frivillige dopingkontroller blant sine medlemmer. Det forutsetter imidlertid at Datatilsynet har innvilget søknad om konsesjon for å gjennomføre dopingkontroller på treningssentre Denne veilederen skal forenkle treningssenterets utfylling av Datatilsynets ordinære skjema for søknad om konsesjon for behandling av personopplysninger i henhold til personopplysningsloven. Dette dokumentet kommer i tillegg til Datatilsynets ordinære veileder som hører til søknadsskjemaet. Det aktuelle søknadsskjemaet finner du her: http://www.datatilsynet.no/upload/dokumenter/skjemaer/konsesjonsskje ma/konsesjonsskjema.pdf Datatilsynets ordinære veileder finner du her: http://www.datatilsynet.no/templates/page 875.aspx Andre relevante opplysninger finner du her: http://www.datatilsynet.no/templates/article 205.aspx Vedlagt ligger et ferdig utfylt søknadsskjema som viser hvilke punkter som skal fylles ut, og hvilke formuleringer som kan benyttes under de ulike punktene. I søknadsskjemaet fremgår det også hvilke punkter som ikke nødvendigvis må fylles ut. Beskrivelse av hvordan skjemaet skal fylles ut: Informasjon om søkeren A: Behandlingsansvarlig virksomhet Her skal alle detaljer om det enkelte treningssenter inn. B: Behandlingsansvarliges representant: Her bør det ikke skrives inn noe C: Daglig ansvar for oppfyllelse av den behandlingsansvarliges plikter er tillagt: Her skal det normalt stå Daglig leder eller tilsvarende stilling/tittel D: Benyttes Databehandler Avtale om antidopingprogram innebærer at Antidoping Norge er, og de nødvendige detaljene står oppført i det vedlagte eksemplet på utfylt søknadsskjema E: Gi en beskrivelse Her bør det kun stå Treningssenter F: I hvilken del av virksomheten skal behandlingen foretas Her bør det ikke skrives noe 1
1: Om behandlingen 1.1 Behandling omfatter følgende personopplysninger 1.1.1 Her bør det ikke føres inn noen kryss 1.1.2 Kryss av for helseforhold I teksten presiser nærmere, bør det stå: Informasjon om helseforhold kan være aktuelt å innhente i forbindelse med en positiv dopingprøve Kryss av for som inngår eller skal inngå i et manuelt personregister under Behandling av sensitive personopplysninger 1.2 Behandlingen omfatter opplysninger om Kryss av for Medlemmer 1.3 Hva er formålet med behandlingen Skriv inn i det åpne feltet: Formålet er å hindre helseskadelig bruk av dopingmidler for derigjennom å sikre trygge og helsefremmede treningsmiljøer. - Det skal tas stikkprøver (urinprøve) blant medlemmer, ofte på grunn av konkret mistanke, som frivillig har samtykket til det for å unngå at doping infiltrerer treningsmiljøet - Det skal føres konfidensiell oversikt over medlemmer som har signert frivillig egenerklæring om dopingkontroll slik at senteret er klar over hvem som kan pålegges å avlegge urinprøve. - Analyseresultater og oppfølging av disse skal behandles og oppbevares konfidensielt slik at ikke sensitive personopplysninger kommer på avveie, og slik at rettssikkerheten til medlemmene ivaretas. 1.4 Hvordan samles personopplysningene inn? Kryss av for manuelt 1.5 Hvordan skal opplysningene brukes Her skal det krysses av for Registeres, Lagres og Annet I feltet for annet skal det skrives inn Jfr. antidopingprogrammet (vedlagt): Antidoping Norge og klagenemd 1.6 Overføring av personopplysninger til utlandet Kryss av for Nei 1.7 Personopplysningene innhentes fra: Kryss av for den registrerte selv Skriv inn i det åpne feltet: Analyseresultatet mottas fra akkreditert laboratorium, men laboratoriet er ikke kjent med hvilken person prøven tilhører 2
1.8 Rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger 1.8.1 Kryss av for Med den registrertes samtykke 1.8.2 Kryss av for Med den registrertes samtykke 1.9 Hvordan skal informasjonsplikten i pol. 19 og 20 oppfylles? Kryss av kun for skriftlig etter tekstlinjen Når opplysninger samles inn fra den registrerte. I dette punktet, er det den frivillige egenerklæringen som er viktig. Den er allerede vedlagt, ettersom Datatilsynet har det komplette antidopingprogrammet tilgjengelig. 1.10 Har virksomheten utarbeidet et internkontrollsystem Her bør det krysses av for Ja. I denne sammenhengen er det antidopingprogrammets punkter knyttet til dopingkontroller som regnes som det aktuelle internkontrollsystemet. Ettersom denne konsesjonssøknaden begrenser seg til gjennomføring av dopingkontroller, skal det ikke søkes om konsesjon for å drive treningssenter. Dermed er det ikke nødvendig å sende øvrig internkontrollsystemet. 2 Om oppfyllelse enkelte bestemmelser i personopplysningsloven Under punkt 2.4 bør det kysser av for Nei. 3. Informasjonssikkerhet Det stilles strenge krav til hvordan personopplysninger oppbevares og forvaltes. Spesielt strenge krav er knyttet til informasjonssystemer og medlemsregister som finnes på datamaskiner som samtidig har tilgang til Internett. Dette kan utgjøre en fare for at personopplysninger kommer på avveie. På bakgrunn av dette skal informasjon som fremkommer gjennom antidoping programmet ikke lagres elektronisk. Eksempler på slik informasjon er: analyseresultater fra dopingprøver, signerte egenerklæringer og informasjon om utestengelse fra treningssenteret etc. Dersom det forekommer en utestengelse, og et medlem ikke har anledning til å benytte treningslokalene, kan dette likevel fanges opp i et medlemsregister. Det bør gjennomføres slik at når det utestengte medlemmet trekker medlemskortet sitt, kan det i medlemsregisteret for eksempel komme en melding som Kontakt daglig leder. Dermed inneholder ikke det elektroniske systemet informasjon om en evt. positiv dopingprøve, kun at daglig leder skal kontaktes i forbindelse med enkelte medlemmers treningsavtale. Dersom denne fremgangsmåte gjennomføres, kan det under punkt 3.6 og 3.7 krysses av for Nei. Det kan likevel skje at et treningssenter ønsker å lagre all informasjon tilknyttet antidoping programmet elektronisk. Det betyr imidlertid at Datatilsynet vil be om en beskrivelse av dette systemet før en eventuell konsesjon innvilges. Det anbefales at treningssentrene unngår å lagre informasjonen elektronisk. Veiledningen er utarbeidet av Antidoping Norge i samråd med Datatilsynet. 3
1 Eksempel på utfylt søknadsskjema 4
5
6
7