HERØY KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Roy Skogsholm Arkiv: 026 U01 Arkivsaksnr.: 11/1720 DELTAKELSE I NYTT INTERKOMMUNALT NÆRINGSSELSKAP Rådmannens innstilling: 1.Herøy kommune går inn som eier av det nye interkommunale næringsselskapet, basert på det mandat, arbeidsoppgaver og budsjetter som ligger i saksutredningen. 2.Herøy kommune går inn med 25 % av aksjekapitalen, tilsvarende 25 000,-, og tegner også grunnavtalen med selskapet. Grunnavtalen gjelder for 4 år, og er oppsigelig etter 3 av disse. Ved en oppsigelse av avtalen vil den bli avsluttet etter det 4. året. For grunnavtalen betaler Herøy kommune 350 000,- pr. år. Beløpet indeksreguleres hvert år. 3.Rådmann/administrasjonssjef får fullmakt til å ferdigforhandle avtalen med selskapet. Ved stiftelse av selskapet er det ordfører, eller den som blir gitt fullmakt av ordfører, som representerer kommunen. 4.Herøy kommunes tilslutning er avhengig av tilslutning fra de andre tre kommunene i HALD Bakgrunn: HALD IKS har vært i operativ virksomhet siden starten av 2008. Etableringen skjedde ved en virksomhetsoverdragelse fra omstillingsorganisasjonen HALD as. IKS er en forkortelse for Interkommunalt Selskap, en organisasjonsform som er regulert i en egen særlov Lov om interkommunale selskap. Kommunene Herøy, Alstahaug, Leirfjord og Dønna er eiere av selskapet. Det var første gang i Nord-Norge, muligens også nasjonalt, at interkommunalt samarbeid om næringsutvikling ble formalisert på en slik måte. Selskapet har fire ansatte, to som har næringsarbeid som hovedoppgave og to som arbeider med reiseliv/turistinformasjon. Kontorplass leies i Sentrum Næringshage. Selskapet ledes av et styre med fire medlemmer, hvor rådmenn/administrasjonssjefer har hatt posisjonene. Øverste organ i HALD IKS er representantskapet, bestående av de fire ordførerne og fire næringslivsrepresentanter (en fra hver kommune). Roy Skogsholm er styreleder og Ivan Haugland leder av representantskapet.
I desember 2010 reviderte Alstahaug kommune sin økonomiplan, og tok ut sitt drifts- og utviklingsbidrag fra HALD IKS med virkning fra 2012. Ved etableringen av HALD IKS ble det bestemt at selskapet skulle evalueres i løpet av 2011. Vedtaket i Alstahaug kommunestyre gjorde at denne prosessen ble iverksatt i februar 2011. Konklusjonene i evalueringsrapporten ble behandlet av både styre og representantskap i HALD IKS, som anbefalte at samarbeidet mellom de fire kommunene ble videreført. Siden HALD IKS, ved etableringen i 2008, var en utvikling av næringsarbeidet på kommunalt nivå så var det både nødvendig og riktig å se på behovet for endringer, både i selskapets mandat og organisering. Dette lå i det forslaget til vedtak som ble oversendt fra HALD IKS sitt representantskap til eierkommunene; Selskapsform, arbeidsoppgaver og styrende organ skulle vurderes, og om nødvendig, endres. Kommunestyrene i Herøy, Leirfjord og Dønna vedtok det forslag til vedtak som representantskapet i HALD IKS foreslo. Alstahaug kommunestyre vedtok; HALD IKS avvikles og administrasjonssjefen får i oppdrag å opprette dialog med Herøy/Leirfjord/Dønna kommuner for å se på videre næringssamarbeid basert på en vertskommunemodell/kjøp av tjenester/felles Næringsforening. På bakgrunn av vedtakene i de respektive kommunestyrene har HALD IKS sitt styre arbeidet frem et nytt forslag til hvordan næringsarbeidet kan organiseres i fellesskap mellom de fire kommunene. Saksutredning: I HALD IKS sin Strategiplan 2008 2011 er følgende hovedsatsinger beskrevet i prioritert rekkefølge: Primæroppgave: En kundeorientert og kvalitetsmessig service til bedrifter og etablerere med utviklingsmuligheter og omstillingsbehov. Satsingsfelt 1: Strategisk innsats for å bedre samferdselstilbudet i regionen Satsingsfelt 2: Aktiv innsats for å bedre rekruttering av arbeidskraft og innbyggere til regionen Satsingsfelt 3: Bidra aktivt til å maksimere utviklingsmulighetene for regionen innenfor olje/gass Satsingsfelt 4: Bidra i viktige utviklingsprosjekt innenfor havbruk/fiskeri, reiseliv og miljøbasert næringsutvikling. Første kvartal 2011 ble det gjennomført en evaluering av HALD IKS. Konsulentselskapet PwC ble innleid til å gjennomføre evalueringen, som ble avsluttet gjennom overleveringen av rapporten Evaluering av HALD IKS. Langt mellom liv og lære. Konklusjonen i rapporten er tydelig; Selskapet har løst sin primæroppgave godt, og får gode skussmål for sitt arbeid. I forhold til satsingsfeltene 1-4 er resultatene utydelige - og det er vanskeligere å se hva som har vært HALD IKS sitt bidrag i disse prosessene.
I prosessen med å videreføre samarbeidet om næringsutvikling mellom kommunene Herøy, Alstahaug, Leirfjord og Dønna har også ordførere og ledere for næringsforeninger/handelsstandsforeninger vært involvert. Det har vært fokusert på at det ikke er en videreføring av HALD IKS som har vært målet, men å kunne skape en ny organisasjon som svarer på de utfordringene som evalueringsrapporten tydeliggjorde og som reduserer den økonomiske forpliktelsene til de involverte kommunene. Prosessen har endt opp med følgende konsept; Navn: Blir bestemt senere Selskapsform: Aksjeselskap. Aksjekapital: 100 000,- Aksjonærer: Kommunene Herøy, Alstahaug, Leirfjord og Dønna eier 25% av selskapet hver. I aksjonæravtalen bestemmes det at hver av eierne kan selge seg ned til 20%. Salg skal skje til strategiske eiere og godkjennes av generalforsamlingen (vedtektfestes). Styret: Styret skal ha 5-7 medlemmer. Styret har ansvaret for økonomi og personell, og leder selskapet etter de retningslinjene som generalforsamlingen vedtar. For alle styrets medlemmer er kompetanse et sterkere kriterium enn geografi. Generalforsamling/eiermøter: Generalforsamlingen består av ordførerne i eierkommunene, eventuelt supplert med representanter for andre eiere i selskapet. Generalforsamlingen er eiernes forum. Det må vurderes, eventuelt skrives inn i aksjonæravtalen, om det skal være eiermøter utover generalforsamlingen. Det må også vurderes hvordan rapportering skal skje fra selskapet og til eierkommunenes politiske fora. Etablering: Etableringen av selskapet er en virksomhetsoverdragelse fra HALD IKS. Gjennom etableringen av Helgeland Reiseliv, vil de to ansatte innen reiseliv blir overført til det selskapet (allerede prinsippvedtak i representantskapet i HALD IKS), mens de to ansatte innen næring overføres til det nye selskapet. Den formelle etableringen skjer på stiftelsesmøte ultimo oktober. Selskapets arbeidsoppgaver: 1. Førstelinjetjeneste i forhold til næringsarbeid for eierkommunene. Det vil si rådgivning/bistand til bedrifter, gründere og etablerere. 2. Saksbehandling for eierkommunene.
3. Egne prosjekt eksternt delfinansiert. 4. Prosjektledelse og deltagelse for/i eierkommunene. 5. Salg av tjenester (til andre kommuner, organisasjoner og bedrifter). 6. Administrativ bistand til næringsselskap/handelsstandsforeninger i eierkommunene. 1., 2. og 6. går inn i grunnavtalen som tegnes mellom selskapet og den enkelte kommune. For 3., 4., og 5. tegnes det egne avtaler. Grunnavtalen tegnes for 4 år (3+1), og sikrer driftskapitalen i selskapet. Økonomi; Selskapet har en budsjettramme på ca. 1 800 000,-. Kostnaden fordeles likt mellom kommunene slik. I tillegg bidrar vertskommunen med 50 000,- som vertskommunebidrag. Dette som en kompensasjon for den fordelen det medfører å ha selskapet lokalisert i sin kommune. Budsjett: Kostnader Inntekter Lønn, alt inkludert: 1 300 000,- Alstahaug: 350 000,- Husleie: 200 000,- Dønna: 350 000,- Reise og diett: 150 000,- Herøy: 350 000,- Regnskap, revisjon: 50 000,- Leirfjord: 350 000,- Diverse: 100 000,- Vertskommunetilskudd: 50 000,- Totalt: 1 800 000,- Salg av tjenester; 350 000,- Totalt; 1 800 000,- Hver eierkommune kan, uten ekstra kostnad, benytte ressurser tilsvarende et halvt årsverk, fra selskapet. Tjenester utover dette faktureres det for etter en på forhånd avtalt pris. Vurdering: I forslaget som foreligger er det nye selskapet basert på det beste fra HALD IKS, arbeidet som har skjedd i forhold til eksisterende næringsliv, gründere og etablerere. Den delen av HALD IKS sitt mandat, som lå mot den politiske sfæren, slik som samferdsel og olje/gass er nå definert som oppgaver som tilligger regionrådet og den enkelte kommune. Skal det nye selskapet engasjere seg i disse temaene, vil det være på oppdrag/bestilling fra for eksempel kommunene og/eller regionrådet. Konsekvensen av en slik endring i arbeidsoppgavene er at det nye selskapet vil bli mye tydeligere. En tydelighet som blir ytterligere understreket ved at det blir den enkelte kommune sin førstelinjetjeneste i næringsarbeidet. I praksis løses dette ved at representanter for selskapet vil ha faste kontordager i den enkelte eierkommune, og dermed også bli en mer integrert del av kommunenes administrasjon og politiske miljø enn hva HALD IKS noen gang hadde mulighet til å bli.
Ved å organisere det nye selskapet som et aksjeselskap, blir også styring og forvaltning tydeligere. Ansvar og mandat for styret og generalforsamlingen er tydelige og definerte, noe som også vil slå positivt ut for driften av selskapet. Næringslivets deltagelse i styret anses som avgjørende for å få et selskap som tilpasses næringslivets behov og ønsker. Nærhet med næringslivet er avgjørende for hvilken grad av suksess et næringsselskap kan oppnå. I finansieringen av selskapet er det lagt inn lik kostnadsfordeling mellom kommunene. En modell som ikke har vært brukt så mye i interkommunalt samarbeid på Helgeland så langt. Bakgrunnen for valget av denne modellen er at den enkelte kommune kan hente ut arbeidsressurser tilsvarende et halvt årsverk fra det nye selskapet og at den like fordelingen av kostnadene derfor er det mest naturlige og rettferdige. Hva den enkelte kommune kan forvente å få av tjenester fra selskapet blir regulert i en grunnavtale, som i utgangspunktet er lik for alle fire eierne. Ønsker kommunene tjenester utover dette, inngås det avtaler om omfang og kostnad i hvert enkelt tilfelle. Grunnavtalen tegnes med en varighet på 3 + 1 år. Det betyr at avtalen vurderes etter 3 år. Hvis en kommune velger å si opp sin avtale etter 3 år, gjelder avtalen fortsatt det påløpende kalenderåret. Vertskommunebidraget, se inntekstbudsjettet for selskapet, er en ordning som er hentet fra interkommunalt samarbeid andre steder. Det å være vertskommune gir positive effekter i forhold til aktivitet, som skaper inntekter for næringslivet. Kommunene som ikke er vertskommune får ikke disse inntektene, og denne ulikheten blir utjevnet gjennom vertskommunebidraget. Økonomien til det nye selskapet er nøktern. Det må i driften holdes fokus både på kostnader og inntekter. Samtidig gir ressursene i selskapet eierkommunene god tilbakebetaling for det som blir investert, og leveransene er meget målbare gjennom de avtalene som inngås mellom selskapet og kommunene. Svakheten ved tidligere samarbeid om næringsutvikling ser ut til å være redusert, og selskapet virker robust nok til å kunne takle de utfordringene som ligger i dets mandat. Det tette samarbeidet mellom selskapet og eierkommunene underbygger denne forventningen. Den nye konstruksjonen krever oppslutning av alle fire HALD-kommunene. Hvis ikke alle slutter seg til er det ikke noe alternativ å danne et selskap med 2-3 kommuner. Hvis dette skjer blir løsningen at hver kommune organiserer dette arbeidet selv eventuelt samarbeider enkeltvis. Vedlegg: 1. Vedtekter for selskapet 2. Aksjonæravtale
VEDTEKTER FOR 1 Selskapets navn er. 2 Selskapets forretningsadresse skal være i. kommune. 3 Selskapets virksomhet er å drive næringsarbeid i HALD-regionen. Selskapet skal ikke drive næringsvirksomhet med fortjeneste som formål. Det skal ikke utbetales utbytte til aksjonærene. Eventuelt overskudd avsettes i selskapet til videre realisering av dets formål. 4 Selskapet eies av kommunene, Herøy, Alstahaug, Leirfjord og Dønna, med 25 % hver. 5 Selskapets aksjekapital er kr 100.000,-, fordelt på 100 aksjer, hver aksje pålydende kr. 1.000,-. 6 Selskapets styre skal ha 5-7 medlemmer og? varamedlemmer. Styrets leder og ett styremedlem i fellesskap tegner selskapet. Styret meddeler prokura. 7 Selskapet skal ha daglig leder. 8 Selskapets ordinære generalforsamling skal behandle: 1) Behandle styrets beretning 2) Fastsettelse av resultatregnskap og balansen. 3) Anvendelse av overskudd eller dekning av underskudd i henhold til den fastsatte balansen. 4) Valg av styrets leder, nestleder, styremedlemmer og varamedlemmer. Styrets leder og varamedlemmer velges for 1 år, øvrige velges for 2 år. Valgperioden skal være to år, med valg hvert år for å sikre kontinuitet. På konstituerende generalforsamling avgjøres det ved loddtrekning hvilke fire styremedlemmer som skal være på valg på første ordinære generalforsamling. Deretter løper valgperioden på to år for alle styre- og varamedlemmene. 5) Valg av valgkomité. 6) Valg av revisor. 7) Fastsettelse av styrets og revisors godtgjørelse. 8) Andre saker som er tatt opp i innkalling. 9) Saker for øvrig som i henhold til lov hører under generalforsamlingen. 9 Generalforsamling skal avholdes innen 1. juni. 10 Endringer av og tillegg til organisasjonens vedtekter kan fattes på ordinær generalforsamling og da med minst 2/3 av de avgitte stemmer.
11 Oppløsning av AS kan bare behandles på ordinær generalforsamling, og krever ¾ av avgitte stemmer. 12 Den som ønsker å selge sine aksjer plikter skriftlig å meddele dette til selskapet. Alle aksjeeiere har samme prioritet i forhold til retten til å overta aksjen eller aksjene. Når forkjøpsretten utøves av flere aksjeeiere i selskapet, fordeles aksjene i forhold til det antall aksjer i selskapet disse aksjeeierne har fra før. Selskapet kan når som helst i løpet av året selv kjøpe og eie inntil 10 % av aksjene ut fra det formål om å selge disse aksjene videre. Selskapet skal innen utgangen av desember hvert år varsle alle aksjeeierne om hvor mange aksjer som er tilgjengelig for kjøp, og om hvilke betingelser som er gjeldende. Styret har ansvaret for gjennomføringen av denne prosessen. For øvrig henvises til aksjeloven. 13 Det opprettes samarbeidsavtaler mellom og eierkommunene. 14 Styret fastsetter prisen for tjenestene og produktene selskapet skal levere til kommuner, organisasjoner og kommersielle aktører. 15. Forøvrig henvises til aksjelovens bestemmelser.
AKSJONÆRAVTALE Mellom undertegnede aksjonærer (partene) i. er det d.d. inngått følgende aksjonæravtale: 1. Bakgrunn og generalforsamling Selskapets formål er å drive næringsutvikling, på vegne av kommunene Alstahaug, Dønna, Herøy og Leirfjord. Selskapet har følgende eiersammensetning: Aksjonærer: Antall aksjer Antall prosent Dønna kommune 25 25 % Herøy kommune 25 25 % Leirfjord kommune 25 25 % Alstahaug kommune 25 25 % Sum 100 100 % Aksjetegning skjer ved kontant betaling. Hver av eierne kan selge seg ned til 20 %. Salg skal skje til strategiske eiere, og godkjennes av generalforsamlingen 2. Kostnadsfordeling Kommunene sitt bidrag til årlig økonomisk bidrag fordeles likt mellom kommunene. I tillegg betaler vertskommunen et vertskommunebidrag på 50 000,- pr. år. De kommunale bidragene indeksreguleres hvert år. For 2012 er selskapets budsjett slik; Kostnader Inntekter Lønn, alt inkludert: 1 300 000,- Alstahaug: 350 000,- Husleie: 200 000,- Dønna: 350 000,- Reise og diett: 150 000,- Herøy: 350 000,- Regnskap, revisjon: 50 000,- Leirfjord: 350 000,- Diverse: 100 000,- Vertskommunetilskudd: 50 000,- Totalt: 1 800 000,- Salg av tjenester; 350 000,- Totalt: 1 800 000,- Hver eierkommune kan, uten ekstra kostnad, benytte ressurser tilsvarende et halvt årsverk, fra selskapet. Tjenester utover dette faktureres det for etter en på forhånd avtalt pris.
3. Styresammensetning Styret i. AS skal bestå av 5-7 medlemmer. I tillegg til styremedlemmene skal det velges varamedlemmer (første, andre, varamedlem). Ved forfall fra ett av de faste styremedlemmene kalles første varamedlem inn, ved ytterligere forfall andre og eventuelt tredje varamedlem. Varamedlemmer får tilsendt samme informasjon som styremedlemmene. Hvert styremedlem velges for en funksjonstid på 2 år. Ved stiftelsen av selskapet blir 2 av medlemmene valgt for 1 år, for å unngå at for stor del av styrets medlemmer blir skiftet ut samtidig. Styrets leder velges for ett år ad gangen. Det samme gjelder varamedlemmene. For alle styrets medlemmer så er kompetanse et sterkere kriterium enn geografi. En valgkomité innstiller kandidater til styret til generalforsamlingen. Valgkomiteen skal primært finne sine kandidater i næringslivet. Valgkomitéen innstiller til valg av styrets leder og nestleder. Valgkomitéen består av 8 personer, fire valgt fra næringslivet, og fire som kommunene oppnevner. Valgkomitéens oppgaver og ansvar nedfelles i valgkomitéens instruks og aksjonæravtalen. 4. Generalforsamling/eiermøter Generalforsamlingen består av ordførerne i eierkommunene, eventuelt supplert med representanter for andre eiere i selskapet. Generalforsamlingen er eiernes forum. Det må vurderes, eventuelt skrives inn i aksjonæravtalen, om det skal være eiermøter utover generalforsamlingen. Det må også vurderes hvordan rapportering skal skje fra selskapet og til eierkommunenes politiske fora. 5. Etablering Etableringen av selskapet er en virksomhetsoverdragelse fra HALD IKS. I skrivende stund ser det ut til at Rana kommune blir med på etableringen av Helgeland Reiseliv. Da vil de to ansatte innen reiseliv blir overført til det selskapet (allerede prinsippvedtak i representantskapet i HALD IKS), mens de to ansatte innen næring overføres til det nye selskapet. Den formelle etableringen skjer på stiftelsesmøte ultimo oktober.
6. Selskapets arbeidsoppgaver 7. Førstelinjetjeneste i forhold til næringsarbeid for eierkommunene. Det vil si rådgivning/bistand til bedrifter, gründere og etablerere. 8. Saksbehandling for eierkommunene. 9. Egne prosjekt eksternt delfinansiert. 10. Prosjektledelse og deltagelse for/i eierkommunene. 11. Salg av tjenester (til andre kommuner, organisasjoner og bedrifter). 12. Administrativ bistand til næringsselskap/handelsstandsforeninger i eierkommunene. 1., 2. og 6. går inn i grunnavtalen som tegnes mellom selskapet og den enkelte kommune. For 3., 4., og 5. tegnes det egne avtaler. Grunnavtalen tegnes for 4 år (3+1), og sikrer driftskapitalen i selskapet. 7. Begrensninger. Ordførerne i de fire eierkommunene kan ikke velges som styremedlemmer i HALD AS. 8. Kjønnskvotering. Minst tre styremedlemmer skal være fra det underrepresentert kjønn. 9. Tiltredelse av aksjonæravtalen Ved eventuell overdragelse av aksjer i selskapet, plikter aksjonærene å sørge for at nye aksjonærer tiltrer denne avtalen i overdragerens sted. Aksjonærer som kommer inn i selskapet etter en eventuell emisjon eller fusjon plikter også å tiltre denne avtalen, eventuelt at denne avtalen erstattes av ny avtale.
../.. 2011 for Herøy Kommune for Alstahaug kommune for Leirfjord kommune for Dønna kommune