INTERKOMMUNALT BRANN- OG REDNINGSVESEN I OFOTREGIONEN Et samarbeid mellom kommunene Ballangen, Narvik og Tysfjord SELSKAPSAVTALE VEDTEKTER 25.Mars-09
Ofoten interkommunale brann- og redningsvesen vedtekter, Mars. 2009. 1. ALMINNELIGE BESTEMMELSER 1 Selskapets form, navn og eiere Ofoten interkommunale brann- og redningsvesen IKS er et selskap for interkommunalt samarbeid om brannverntjenester mellom Tysfjord, Ballangen og Narvik kommuner (senere kalt eiere). Den enkelte kommunes eierandel baseres på folketallet pr. 01.01 det året det avholdes kommunevalg. Ved stiftelse fordeles eierandelene som følger: Narvik kommune 81 %, Ballangen kommune 11 % og Tysfjord kommune 8 % Andre kommuner og fylkeskommuner kan slutte seg til selskapet. 2 Selskapets formål er å: Selskapets formål. Selskapet skal ivareta eierkommunenes interesser og forpliktelser etter brannvernloven og i tråd med godkjent brannordning. - Selskapet kan i spesielle tilfeller også påta seg andre oppdrag for eierkommunene. - 3 Selskapets forretningskontor. Selskapets forretningskontor er i Narvik kommune. 4 Økonomi 2
1. Selskapet skal etablere et kapitalfond (grunnfond) der hver eier innbetaler et innskudd (eierandel) på kr. 10.00 pr. innbygger. Representantskapet kan, på bakgrunn av selskapets aktiva og passiva, fastsette en annen størrelse på innskuddet for nye eiere. Innbyggertallet pr. 01.04 foregående år legges til grunn for innskuddet. 2. Grunnfondet skal, etter vedtak i hovedstyret brukes til utvikling av selskapet, kontorutstyr og utviklingsoppgaver. 3. Fast eiendom, materiell og annet utstyr som er relevant for virksomheten overføres selskapet. Det utarbeides liste over hvilke eiendeler som overføres fra den enkelte kommune. til selskapet. 4. Det inngåes avtaler med vertskommunen om regnskap, lønn, personal og IKT. Avtalene har pr. stiftelsesdato en kostnadsramme på kr. 1.140.000 Vertskommunen dekker disse kostnadene som kompensasjon for arbeidsplasser og skatteinntekter. 5. Kommunalt ansatte som inngår i IKS mannskapsstyrke gis permisjon med lønn fra sin stilling i kommunen ved utdanning, øvelser og utrykninger innenfor ordinær arbeidstid. 6. Drift av selskapet skal i utgangspunktet finansieres ved at kostnadene dekkes ved årlige tilskudd fra eierkommunene fordelt pr. innbygger. Inntil kostnadsnivået i kommunene er mer utjevnet fordeles utgiftene etter en fordelingsnøkkel hvor felleskostnader (administrasjon, hele forebyggende avdeling, ledelse beredskapsavdeling, kommunenes andel av drift 110-sentral og interkommunalt utvalg mot akutt forurensning) fordeles pr.innbygger, mens kostnadene med drift av brannstasjoner og depot belastes den kommunen de er lokalisert i. Basert på dette dekker Narvik kommune 81 %, Tysfjord kommune 10 % og Ballangen kommune 9 % av de budsjetterte kostnadene. Fordelingsnøkkelen vurderes minst annet hvert år basert på regnskapstall de siste 2 år og budsjettforslag. Representantskapet fastsetter årlig tilskudd i forbindelse med budsjettbehandlingen. 7. Det årlige driftstilskudd overføres fra eierne til selskapet i to terminer, innen 04.01 og innen 03.07 hvert driftsår. Ved oppstart utbetales driftstilskuddet på oppstartsdato. 5 Fellestiltak Med fellestiltak forstås oppgaver selskapet arbeider med etter vedtak i kommunene, representantskap eller styre, og hvor de aktuelle samarbeidspartnerne har avtalt og vedtatt ei kostnadsfordeling. Nye arbeidsområder/fellestiltak skal etter 1- års prøvetid knyttes til vedtekten for Ofoten interkommunale brannvesen IKS eller skilles ut som egen virksomhet dersom erfaringen viser at virksomheten blir permanent. 2. ORGANISERING 6 Selskapets ledelse 3
Ofoten interkommunale brannvesen IKS er opprettet i medhold av Lov om interkommunale selskap, og ledes av et representantskap og et styre. Daglig ledelse forestås av en brannsjef i tråd med brannvernlovens krav til slike. 3. REPRESENTANTSKAPET. 7 Representantskapets sammensetning. 7.1 Representantskapet er selskapets øverste myndighet. Representantskapet består av eierkommunenes ordførere og rådmenn samt to representanter valgt av Narvik kommune. 7.2 Representantskapet velger selv sin ordfører og varaordfører blant sine medlemmer for 4 år om gangen. Valgene skal være skriftlig. 8 1. Representantskapet holder møte minst 2 ganger pr. år. Representantskapet ordfører eller ved dennes fravær varaordfører, innkaller til møte når det er nødvendig eller når minst en kommune krever det. 2. Innkalling til møte skal skje skriftlig til hvert medlem minst 14 dager før møtedato. Innkallingen skal inneholde oppgave over de saker som skal behandles. Bare i disse sakene kan det treffes bindende vedtak. 3. Ansattes møterett og deltakelse reguleres av Lov om interkommunale selskap 10, jfr.kommunelovens 26 nr.1 4. Rådmennene i de enkelte eierkommunene har rett til å være tilstede under representantskapets møter med tale- og forslagsrett, jfr også Kommunelovens 23.3 5. Representantskapet gjør sine vedtak under ledelse av ordfører eller varaordfører. Dersom begge har forfall velges en ordstyrer. Denne velges av og blant representantskapets medlemmer. 6. Gyldig vedtak kan bare treffes når minst to tredjedeler av medlemmene og alle kommunene som berøres av vedtaket er representert. 7. Dersom ikke representantskapet er beslutningsdyktig, innkalles det snarest til nytt møte med 14 dagers varsel. Innkallingen skal redegjøre for utfallet av første møte. Vedtak kan etter dette fattes blant de medlemmer fra berørte kommuner som møter. Vedtak gjøres med absolutt flertall blant avgitte stemmer med mindre annet er bestemt i disse vedtektene. Ved stemmelikhet gjør ordstyrerens stemme utslaget. 8. Ved valg og ansettelser gjelder kommunelovens bestemmelser i Kapittel 6. 9. Ofoten interkommunale brannvesen IKSs brannsjef er representantskapets sekretær. 4
9 Representantskapets kompetanse Representantskapet gjør vedtak i alle saker som vedtektene bestemmer eller som styret legger frem for det. Representantskapet: - Velger representantskapets ordfører og varaordfører - Behandler og godkjenner økonomiplan og handlingsprogram for 4 år - Velge styre for 4 år - Fastsetter kommunale tilskudd for drift for det påfølgende år - Vedtar budsjett for Ofoten interkommunale brannvesen IKS for kommende år innen 1. november - Behandler og godkjenner styrets årsberetning og regnskap i perioden 01.06.- 30.06 - Anvender overskudd eller dekker underskudd - Ansetter/antar, sier opp og fastsetter lønnsvilkår for revisor - Vedtar opptak av lån til nødvendige driftstilknyttete tiltak. Vedtak krever godkjenning etter kommunelovens 50 - Vedtar grense for de lån styret kan oppta innenfor rammen av foregående strekpunkt - Vedtar om det skal bygges opp fond, jfr. 19. - Inngår avtaler om samarbeid med andre selskap eller kommuner - Behandler og avgjør søknader fra andre kommuner/fylkeskommuner om å bli medeiere - Fastsetter eierandel for nye eiere - Kan delegere til styret å fatte vedtak innenfor gitte rammer. Vedtak om budsjett, opptak av lån og utbygging skal fattes med to tredjedels flertall. I tillegg til saker som er ført opp på innkallingen til hvert møte, kan medlemmer av representantskapet fremme interpellasjoner til representantskapets ordfører. Slike skal være meldt til representantskapets ordfører minst 7 dager før møte i representantskapet. Hver kommune/eier dekker egne kostnader ved representasjon i representantskapet. Representantene gis godtgjørelse for møter i henhold til den enkelte kommunes regulativ. 10 Generelt 1. Kommunelovens og Forvaltningslovens bestemmelser om inhabilitet og om møtebok fra forhandlinger, og om valg og ansettelser av revisor, gjelder for selskapet. 5
2. I den utstrekning Lov om interkommunale selskap, kommuneloven eller øvrige lover krever det, må representantskapets vedtak godkjennes. 3. Utskrift av representantskapets protokoll sendes eierne. 4. STYRET 11. Styrets sammensetning Selskapets styre består av fem representanter valgt av representantskapet for 4 år sammenfallende med kommunevalgperioden. Det velges også personlig varamedlem til styret. Ansatte representeres i styret i tråd med bestemmelsene i Lov om interkommunale selskap 10, jfr. Kommunelovens 26 nr.1 Hovedstyret velger selv leder og nestleder. Valgene skal være skriftlig. Rådmannene i de samarbeidende kommunene tiltrer styret med tale og forslagsrett. 12 Styrets forretningsorden 1. Styrets leder eller, ved dennes fravær, styrets nestleder, innkaller til møte når det er nødvendig eller når minst en av kommunene forlanger det. 2. Innkalling til møte skal normalt skje med minst 10 dagers varsel. Innkalling skal inneholde sakliste samt brannsjefens innstilling. 3. Representantskapets ordfører kan i den grad styret finner det nødvendig innkalles til møte. Brannsjefen deltar i styrets møter som sekretær og med talerett. 4. Styret gjør sine vedtak under ledelse av leder eller nestleder. Dersom begge har forfall velges en ordstyrer av og blant styrets medlemmer. 5. Styret er beslutningsdyktig når minst 2/3 av medlemmene er til stede. 6. Vedtak fattes med absolutt flertall. Ved stemmelikhet gjør ordstyrers stemme utslag. 7. Reglene om inhabilitet, møtebok og ansettelser gjelder for styret som for representantskapet. 13 Styrets kompetanse Styret utøver myndighet som ikke er tillagt representantskapet. Styret: - Leder selskapet ut fra vedtekter og retningslinjer gitt av representantskapet. - Avgir innstilling i saker som etter vedtekten skal forelegges representantskapet. - Legger frem Ofoten interkommunale brannvesen IKSs budsjett for kommende år innen 1. oktober. 6
- Utarbeider og forelegger oversikt over forrige års drift samt revidert regnskap for representantskapet innen 30. april. - Ansetter og sier opp ansatte i selskapet samt fastsetter lønns- og arbeidsvilkår og instruks for stillingene. - Forbereder og forestår iverksetting av nye tiltak på bakgrunn av vedtak i representantskapet. - Opptar lån innenfor de grenser representantskapet til enhver tid har fastsatt. - Sender utskrift av styrets protokoller etter hvert møte til representantskapets ordfører, revisor og de samarbeidende kommuner. - Kan delegere til brannsjefen å fatte avgjørelser innenfor gitte rammer. Et flertall av styrets medlemmer kan ta opp saker til behandling i styremøtet som ikke er fremmet av brannsjefen. I slike saker har også brannsjefen forslagsrett. Hver kommune dekker egne kostnader ved representasjon i styret. 14 Underutvalg I tillegg til de etablerte styringsstrukturene, kan styret sette sammen både politiske og faglige utvalg på tvers av kommunegrensene til støtte for sitt arbeid. Utvalgene bør fortrinnsvis settes sammen av personer knyttet til kommunal virksomhet eller være etatssjefer/ledere for aktuelle sektorer hos eierne: Styret velger utvalgets leder og finanseierer utvalgets arbeid. Brannsjefen dekker sekretariatsfunksjonen og styret dekker kostnadene ved slike underutvalg. 15 Regnskapsføring og revisjon. Kommunale regnskapsforskrifter legges til grunn for regnskapsføring og revisjon. 16 Signatur. Selskapet forpliktes av styrets leder eller to styremedlemmer. 5. ANSVAR, LÅN OG FOND. 17 Ansvar 7
1. Eierne hefte i forhold til folketallet, for selskapets disposisjoner. 2. Eiernes ansvar for selskapets lånegjeld fordeles på bakgrunn av folketallet i den enkelte eierkommune 1. januar det år det holdes kommunevalg. Ved stiftelse fordeles eierandelene som følger: Narvik kommune 81 %, Ballangen kommune 11% og Tysfjord kommune 8 % 18 Fond. 1. Representantskapet kan treffe vedtak om oppbygging av fond til gjennomføring av konkrete investeringer på følgende vilkår: - aktuelle investeringer er vedtatt gjennomført - det er vedtatt handlingsprogram for gjennomføring av prosjektet - fondsmidlene er av en størrelsesorden som tilsvarer normal egenkapital av prosjektets kostnad 2. Det opprettes driftsfond for å ivareta større variasjoner i driften av selskapet. Fondet kan maksimalt være på 10% av selskapets brutto omsetning. 3. Fondsoppbygging kan kun skje ved kommunale bevilgninger eller eksterne finansieringskilder 19 Låneramme. Selskapet kan oppta lån innenfor en ramme på inntil kr. 12.000.000 6. UTVIDELSE, UTTREDELSE OG OPPLØSNING. 20 Utvidelse. Representantskapet kan med 2/3 flertall vedta opptak av nye eiere i Ofoten interkommunale brannvesen IKS. Representantskapet fastsetter eierandelens størrelse med bakgrunn i virksomhetens aktiva og passiva. 21 Uttredelse. 1. Uttredelse av selskapet skal kunne skje ett år etter at skriftlig oppsigelse er fremmet. 8
2. Ved uttredelse av selskapet tapes representasjon i representantskap og styre. 3. Den uttredende part skal kun ha med seg den innskutte eierandels nettoverdi ved oppsigelsesfristens utløp, og har ikke krav på selskapets eierandeler eller del av offentlige tilskudd som selskapet har mottatt. 22 Oppløsning. Oppløsning av selskapet eller deler av det kan skje etter at representantskapet har fattet vedtak om dette med minimum 2/3 flertall eller i tråd med Lov om interkommunale selskap 32. Samtlige berørte eiere må godkjenne vedtak om frivillig oppløsning. I tilfelle oppløsning fordeles aktiva og passiva mellom eierne og/eller andre som fortsetter/overtar selskapets virksomhet av ei voldgiftsnemnd på 3 medlemmer oppnevnt av Fylkesmannen i Nordland. Bruken av selskapet/delvirksomheten de siste 3 år legges til grunn ved fordeling av aktiva og passiva. 7. VEDTEKTSENDRING, TVISTER. 23 Vedtektsendring. Endringer av disse vedtektene må vedtas med 2/3 flertall i representantskapet, samt vedtas med alminnelig flertall i hvert av kommunestyrene i de kommuner som eier selskapet. 24 Tvister. Interne tvister som ikke løses gjennom forhandling, avgjøres av voldgiftsnemnd bestående av 3 medlemmer hvor hver part velger sin voldgiftsdommer. Disse to velger en tredje dommer som nemndens leder. 8. TILLEGGSBESTEMMELSER 9
25 Tilleggsbestemmelser. Representantskapet kan med 2/3 flertall vedta at selskapet kan påta seg å organisere og iverksette nye fellestiltak mellom to eller flere eierkommuner. Hvert tiltak skal organiseres som resultatenhet og det skal utarbeides bestemmelser vedrørende: - hvem som deltar - hva tiltaket omfatter - kostnadsfordeling - tiltakets drift og administrasjon - evt. andre forhold. Endringer av, og tillegg til disse bestemmelsene behandles etter reglene i vedtektens 22. Tilleggsbestemmelsene skal oppbevares sammen med denne vedtekt og holdes løpende à jour. 10