DOFFIN Database for offentlige innkjøp Brukarveiledning for Oppdragsgjevare September 2014

DOFFIN Database for offentlige innkjøp Brukarveiledning for Oppdragsgjevare September 2014 1

Innholdsfortegnelse 1. Opplysningar om Doffin... 3 2. Kompabilitetsvisning... 3 3. Logg inn... 4 3.1 Logg inn... 4 3.2 Har du gløymd passordet?... 4 4. Bli brukar for oppdragsgjevar som allereie er registrert... 5 5. Registrer som ny oppdragsgjevar... 6 6. Vert kjent med kontoen din... 7 6.1 Startside... 7 6.2 Kunngjøringsliste... 8 7. Opprett ny kunngjering og publiser... 8 7.1 Vel kunngjeringsstype... 8 7.2 Jobb med sjekklisten... 10 7.3 Utfylling av skjema... 13 7.4 Nasjonal tilleggsinformasjon... 13 7.5 Kontroller og avslutt... 14 7.6 Kunngjer... 15 7.7 Kopier kunngjering... 15 8. Endringar og kansellering... 16 8.1 Opplasting av nytt dokument etter publisering.... 16 8.2 Publisering av endringskunngjering... 17 8.3 Kansellering av kunngjering... 20 9. Invitasjon som ekstern brukar... 21 10. Godkjenninger og oversettinger... 22 10.1 Godkjenninger... 22 10.2 Oversetting... 22 10.3 Behandlingstid... 23 2

1. Opplysningar om Doffin Den nasjonale publiseringstenesten www.doffin.no er databasen kor oppdragsgjevarar publisererer innkjøp. Alle innkjøp over norsk terskelverdi på 500 000 NOK skal publiserast i Doffin. For innkjøp med verdi under 500 000 NOK er publisering på Doffin friviljug. Føremålet med Doffin er: Tryggje kunnskap om markedet jamført med kunngjeringar. Tryggje gjennomsiktigheit i avgjersleprosessar og konkurranseprosedyren. Tryggje at anbod over EUs terskelverdi (www.ojec.com/threshholds.aspx) vert publisert på TED (Tenders Electronic Daily), som er ein online versjon av 'Supplement to the Official Journal of the European Union' reservert for europeiske offentlege innkjøp. Tryggje krav om at publisering fylgjer loven. Innhente statistikk om offentleg sektor (i fylgje andbodsdokument). Operatør av Doffin er EU-Supply Holding Ltd. (EU-Supply). Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) adminstrerer Doffin på vegne av Nærings- og fiskeridepartmentet (NFD). 2. Kompabilitetsvisning Nokre gonger har webområdet du vitjar feil utsjånad. Dette kan forklarast med at området vert utforma for ein tidlegare versjon av Internet Explorer. Dette gjev ofte visningsproblem og kan også skape problem dersom nettlesaren er for gammal. Dersom du har tidlegare klikka på kompabilitetsvisning for Doffin vert kompabilitetsknappen øvst i høgre hjørne blå. Dersom du ynskjer å stoppe kompabilitetsvisning, vel kompabilitetsvisningsknappen på nytt og den vert markert i grått. Vi anbefaler at du slår av kompabilitetsfunksjonen for Doffin! 3

3. Logg inn 3.1 Logg inn Gå til www.doffin.no Skriv brukarnamn og passord i innloggingsfeltet til høgre og vel innloggingsknappen 3.2 Har du gløymd passordet? Klikk på lenkja for gløymd passord i innloggingsfeltet til høgre og på leverandørsida. Oppgje e-postaddressa og vel send. 4

Brukarnamn og mellombels passord vert sendt til e-postadressen din frå noreply@doffin.no Lukk alle nettlesarar. Klikk på lenkja i e-posten med innloggingsinformasjon. Skriv inn innloggingsinformasjon. Ver vennleg å legg merkje til at passordet er versalsensitiv og dersom du vel klipp og lim, må du vere viss på at det ikkje er ekstra mellomrom i byrjinga eller slutten av feltet. Systemet oppfattar dette som ekstra teikn og innlogging er ikkje mogeleleg. Dersom du går attende til sida kor du fyrst oppga e-postadressen for ny innloggingsinformasjon, betyr det at du har oppgjeve feil brukarnamn eller passord. Ver vennleg å ikkje oppgje e-postadressen på nytt. Lukk sida og start på nytt ved å klikke på den nye lenkja i e-posten og vel innloggingsinformasjon på nytt. 4. Bli brukar for oppdragsgjevar som allereie er registrert Kontakt administratorar, eller ein av dei dersom det er fleire, og be om å få oppretta ein brukarkonto. Dersom du er uviss på kven som er administrator kan du gå til søk kjøparprofil (1), fyll inn namnet på organisasjonen i søkjefeltet (2) og vel søk (3). Vel deretter namn på oppdragsgjevar (4). 5

Vel brukarar under verksemdadministratorar og alle administratorar vert lista med kontaktinformasjon. 5. Registrer som ny oppdragsgjevar Ved å registrere verksemda kan du opprette og publisere kunngjeringar i Doffin. Du vil også få moglegheit til å varsle leverandørar som har meldt interesse når endringskunngjeringar er publisert, når nye dokument er opplasta eller når ei kunngjering er avlyst. For registrering, send e-post til: support@doffin.no Fylgjande obligatoriske opplysningar skal oppgjevast: o Namn på verksemda. o Hovud postadresse. o Postkode o By o Organisasjonsnummer (vert samanlikna med informasjon om verksemda i http://brreg.no) o Skildring av verksemda o Kontaktperson, e-post adresse og telefon nr. o Namn på administratorar i verksemda, som har full åtgang til systemet (dersom ulik frå kontaktperson), e-post adressar og telefon nr. Fyrste brukar vert automatisk Verksemdadministrator for Oppdragsgjevarens verksemd. Fyrste brukar (Verksemdadministrator) vil kunne leggje til ekstra brukarar for verksemda slik at desse også vert i stand til å logge inn på Doffin. Verksemdadministratoren kan også endre administrator eller leggje til fleire verksemdadministratorar. Det er inga avgrensing i talet på brukarar eller administratorar, men vær viss på at alle tilføyde brukarar tilhøyrer same organisasjonsnummer. Dersom brukarar tilhøyrer andre organisasjonsnummmer, må det opprettast ny verksemdregistrering for dette nummeret. Dersom verksemda allereie er registrert med same organisasjonsnummer, vert varsel sendt frå Doffin Support som gjev deg ei liste over verksemdsadministorar. Dersom ynskjeleg, kan du då kontakte dei for å få eigen brukarkonto. Vidare registrering med identisk registreringsnummer er tillaten, men vert då registert som fleirbrukar-registreringar på Doffin. Det er ikkje mogeleg å integrera desse registeringane i ettertid. 6

6. Vert kjent med kontoen din 6.1 Startside Etter pålogging ser du ein meny øvst på sida. 1. Vel for å returnere til startsida. 2. Vel for å lese meldingar sendt i samband med kunngjeringene dine. 3. Vel for å sjå lista over lenkjer til relaterte sider som kan gje nyttig hjelp eller informasjon. 4. Val av Administrasjon opnar ein «rullegardin» meny med Brukarprofilar og dersom du er administrator vil «verksemdsadministrasjon» også synast. Her kan du administrere verksemdadministrasjon eller brukarkonto tilknytta verksemdregistrering. Brukarar som tilhøyrer verksemda ser berre brukarprofilar og informasjon om tilgjengelege brukarar og administratorar. Dei kan ikkje redigere denne informasjon. 5. Ved å klikke på namnet kan du sjå og redigere din personlege brukarkonto, t.d. endre passord, e-postadresse eller brukarnamn. Til venstre, under menyen, finn du våre tilgjengelege tenester. Vel Mine kunngjeringar for å opne gjeldande kunngjeringsliste. Vel Rapportar for å få eit utdrag av standardrapportar frå konto. 7

6.2 Kunngjøringsliste Dersom du vel Mine Kunngjeringar frå startsida får du ein oversikt over kunngjeringane dine. 1. Kunngjerings-id er knytta til alle kunngjeringar publisert frå same sjekkliste (t.d. rettleiande kunngjering, kunngjering av konkurranse, endringskunngjering, kontraktstildeling). 2. Doffin referansenr. er unik for kvar kunngjerring publisert i Doffin. Dette nummeret vert automatisk oppretta etter at kunngjeringa er sendt til publisering. 3. Gjeldande status for kunngjeringa vil til ei kvar tid vere synleg i systemstatusfeltet. For å få ytterlegare opplysningar om status må kunngjeringa opnast i sjekklista. Gå til revisjonsspor-loggen i menyen til venstre i sjekklista 4. Verksemdas kunngjeringsliste er delt inn i Mine Kunngjeringar, som viser Kunngjeringar oppretta av deg, samt Alle Kunngjeringar, som syner både eigne kunngjeringar samt kunngjeringar oppretta av andre brukarar i organisasjona. 7. Opprett ny kunngjering og publiser 7.1 Vel kunngjeringsstype Frå publiseringslista veljast Opprett ny kunngjering. Knappen er tilgjengeleg både øvst og nedst til høgre. Vel publiseringstype. Dette kan ikkje endrast i etterkant ettersom strukturen på skjema er oppretta frå dette valet. 8

Dersom relevant, vel tidlegare kunngjering som kan koplast til den nye kunngjeringa. Skriv inn vald intern referanse i referansefeltet. Skriv også inn kunngjeringsnamnet i namnfeltet. Intern referanse og Kunngjeringsnamn vert førehandsutfylt i kvar kunngjering oppretta frå kunngjeringslista. Vel forskrift. Vel skjematype. Denne lista kan variera avhengig av kva for sektor som vart vald i lista ovanfor. Vel skjema. Denne lista kan variera avhengig av kva for sektor som vart vald i lista ovanfor. 9

Utlaupsdatoar til kunngjeringane er fylt ut på førehand. Utlaupsdato vert automatisk valdi ut frå tidlegare val. Båe datoane, tidsfrist (tilbodsfrist) og ynskja publiseringsdato kan endrast før lagring. Dersom dette er ei TED kunngjering og du valde at ynskja publiseringsdato skal vere meir enn 3 dagar framover frå den valde publiseringsdato, vil systemet halde kunngjeringa tilbake i opptil 3 dagar før valde dato. Vel lagre og du vert omdirigert til sjekklista. 7.2 Jobb med sjekklisten Sjekklista er utforma slik at den hjelper deg til å hugse viktige detaljar og er ein vital del av dine publiseringar. Øvst på valde kunngjering er båe kunngjeringsnamn og skjematype oppgjeven. 1. Vel Tildel gruppe for å gje dine kollegar åtgang til dine kunngjeringar. Dei vil få åtgang til alle kunngjeringar oppretta frå denne sjekklista. a. Vel legg til/fjern medlemmar for å gje ein kollega åtgang. Kollegaen må ha ein brukarkonto i din oppdragsgjevarkonto. 10

2. Vel dokument for opplasting av dokument som er knytta til kunngjeringa. a. Vel last opp vedlegg og vel dokumentfil. Vel deretter last opp. b. Før kunngjeringane er sendt til publisering vil det vere mogeleg å sletta dokumentet. c. Dersom du vel Syn berre til interessenter vil dokumentet berre bli tilgjengeleg for leverandørar som har meldt interesse i kunngjeringa. d. Vel attende for å returnere til sjekklista 3. Vel Endre for å endre ynsket kunngjeringsdato eller tidsfrist. 4. Vel Fyll ut skjema for å fylle ut informasjon i kunngjeringsskjema (sjå seksjon 7.3; utfylling av skjema) 5. Vel Slett skjema dersom du ynskjer å slette skjemaet og begynne på nytt. Stadfest ved å velje Slett. 6. Dersom du har sletta skjemaet i sjekklista, vert slett- knappen aktivert og du kan slette heile sjekklista inkudert opplasta dokument. Stadfest ved å klikke på Slett. 11

7. Vel kopier dersom du ynskjer å kopiere kunngjeringa. 8. Klikk på Endre for redigering av saksnummer, kunngjeringsnamnet og omestjingsvalet. Dersom du ynskjer å omsetje kunngjeringa sjølv, får du ei ny lenkje i sjekklista som gjer det mogeleg å fylle ut identisk engelsk skjema. Vær viss på at du ikkje har endra val som er fylt ut på førehand i det engelske skjema. Dei norske og engelske skjema må ha nøyaktig identisk struktur. I motsatt fall er det ikkje mogeleg å publisera kunngjeringa. 12

7.3 Utfylling av skjema Vel kunngjeringstype og prosedyre frå rullegardinmenyen under førebels data. Desse 3 val kan ikkje endrast etter lagring. Dersom du ynskjer å endre desse må du slette skjema og opprette eit nytt. Du kan framleis jobbe frå same sjekkliste. Vel Lagre og neste når du er ferdig. Fyll ut alle naudsynte data under kvar seksjon og klikk Lagre og neste for å fortsetje til neste side. Kvar side som vert lagra vert markert med grønn uthaking til venstre. Du kan gå attende til kva som helst seksjon ved å klikke på seksjonsnamnet til høgre. Dette gjeld ikkje førebels data. Ved sida av mange seksjonar finn du eit spørjeteikn. Dersom du klikkar på dette vil du få opp ein hjelpetekst. Du lukkar hjelpeteksta ved å klikke på spørjeteiknet på nytt. 7.4 Nasjonal tilleggsinformasjon Dersom kunngjeringa skal publiserast i TED og du har vald omsetjingstenesta frå Doffin, vel då fakturametode. Avhengig av val, vil nye felt kome til syne slik at du kan velje naudsynt informasjon. Dersom du ynskjer at kunngjeringa skal vere søkbar via Fylke og kommunar, må du velje landsdekkande, fylke eller kommunar. 13

7.5 Kontroller og avslutt Den siste sida kontroller og avslutt syner korleis kunngjeringa vert sjåande ut når den er publisert. Kontroller kunngjeringa nøye og dersom alt er i orden, vel Godta nedst på sida. I motsatt fall, gå attende til den spesifikke seksjona og gjer naudsynte endringar. Dersom du godkjenn og i etterkant ser at endringar er naudsynte, gå då attende og godkjenn på nytt. Etter godkjenning, vel attende til sjekklista for publisering. 14

7.6 Kunngjer Når alle påkravde dokument er opplasta og skjema er validert, vel kunngjer. Statusen endrast til Sendt til kunngjering. Kunngjeringa vert nå underlagd ein godkjenningsprosess. Det er ikkje lenger moglig å redigera skjema. Når kunngjeringa får status publisert, kan det, om naudsynt, opprettast endringskunngjering. 7.7 Kopier kunngjering Sjekklista opnast for den kunngjering du ynskjer å kopiere. Vel kopier. All føregåande data er fylt ut på førehand 1. Endre referanse 2. Endre namn 3. Endre publiseringsdato 4. Endre utlaupsdato 5. Vel delar av den gamle kunngjeringa som du ynskjer å inkludere i den nye kunngjeringa 15

6. Vel kopier 8. Endringar og kansellering 8.1 Opplasting av nytt dokument etter publisering. Vel dokument frå sjekklista og last opp nye dokument. Vel Varsel om dokumentendringar for å sende e-post varsel til alle leverandørar som har meldt interesse. Dersom du ynskjer å laste opp ny versjon av allereie eksisterande dokument, vel Endre ved sida av dokumentet. 16

Vel Last opp ny versjon. Dersom du ynskjer at ny versjon skal vere offentleg tilgjengeleg, vel vis for alle. I motsatt fall vil kunngjeringa berre vere synleg for leverendørar som har meldt interesse. 8.2 Publisering av endringskunngjering Dersom du ynskjer å setje i verk endringar i kunngjeringa, utanom opplasting av nye dokument, må du publisere ei endringskunngjering. Vel skjema og lagre. 17

For endringar i kunngjeringar som vert etablert i år, er seksjonane I.1 -I.V fylt ut på førehand med informasjon fra opprinneleg kunngjering og skal ikkje endrast. Vel kun Lagre og neste. For endringar i kunngjeringar etablert tidlegare år, må originalinformasjon kopierast manuelt frå den opprinnelege kunngjeringa og limast inn i endringsskjema. Informasjon må vere identisk. TED kunngjeringar og TED referansenr må også fyllast inn i formatet. Når den opprinnelege kunngjeringa vert publisert i TED fekk du tilsend e-post med TED referansenr. Du finn også TED referansenr. øvst i TED-kunngjeringa. Dersom du ikkje veit korleis du skal finne dine tidlegare kunngjeringar i TED kan du søkje her: http://ted.europa.eu/ted/search/search.do Endringar i kunngjeringar publisert i år har førehandsutfylt TED referansenr. Vel omfang av endring. Vel Opprinneleg kunngjering eller i båe. Valet i tilsvarande anbodsdokument skal berre nyttast i samband med informasjon om dokumentendringar. 18

Vel knappen Legg til endring. Vel kva type endring du ynskjer å oppretta. Vel kva du ynskjer å endre. Skriv del nr. i feltet kor i opprinneleg kunngjering endringane skal utførast. Når du er ferdig, vel godkjenn skjema og publiser som vanleg. Alle leverandørar som har meldt interesse vil motta varsel via e-post. 19

NB! Dersom det er endringar i samband med utlaupsdato, må du fyrst endre dato i sjekklista og deretter fylle ut endringsskjema. 8.3 Kansellering av kunngjering Vel avlys kunngjøring og vel OK stadfesting. Vel tilføy endringsskjema Vel skjema og klikk på lagre. For endringar i kunngjeringar som vert etablert i år, er seksjonane I.1 -I.V fylt ut på førehand med informasjon fra opprinneleg kunngjering og skal ikkje endrast. Vel berre Lagre og neste. For endringar i kunngjeringar etablert tidlegare år, må original informasjon kopierast manuelt frå den opprinnelege kunngjeringa og limast inn i endringsskjema. Informasjon må vere identisk. TED kunngjeringar og TED referansenr må også fyllast inn i formatet. Når den opprinnelege kunngjeringa vert publisert i TED fekk du tilsendt e-post med TED referansenr. Du finn også TED referansenr. øvst i TED-kunngjeringa. Dersom du ikkje veit korleis du skal finne dine tidlegare kunngjeringar i TED kan du søkje her: http://ted.europa.eu/ted/search/search.do 20

Endringar i kunngjeringar publisert i år har førehandsutfylt TED referansenr. Endringar begynn i seksjon VI. Vel Ufullstendig prosedyre. Vel mest passande grunn for kansellering av kunngjering. Vel Ja dersom det er moglegheit for at kunngjeringa vert publisert på nytt. Når du er ferdig, vel godkjenn skjema og publiser som normalt. Alle leverandørar som har meldt interesse vil motta varsel via e-post. 9. Invitasjon som ekstern brukar Dersom brukaren skal opprette kunngjeringar på vegne av andre oppdragsgjevarar, må desse inviterast som eksterne brukarar i systemet. For å verifisera invitasjonen må brukaren ha ein rein oppdragsgjevarkonto i systemet. Oppdragsgjevar inviterar brukaren som ekstern brukar i verksemdprofila. Dette gjerast ved at verksemdadministrator hos oppdragsgjevar loggar seg på Doffin og vel «Administrasjon» og «Brukarprofilar». Klikk deretter på «Inviter ekstern brukar» og fyll ut brukarinformasjon. 21

Brukaren vil då motta ein e-post med lenkje for stadfesting av invitasjonen. Når invitasjonen er verifisert er det mogeleg for brukaren å oppretta kunngjeringar på vegne av oppdragsgjevar i systemet. 10. Godkjenninger og oversettinger 10.1 Godkjenninger Når en kunngjering er sendt til publisering, vil den gjennomgå ei godkjenningsprosess. I løpet av 24 timar vil Kunngjeringa enten godkjennast eller avvisast. Dersom den avvisast vil du motta e- post. Logg inn på Doffin og opne sjekklista. Du vil få grunngjeving for avvising. For å opne kunngjering for redigering må du velje knappen for «opne for redigering» i sjekklista. Når du er ferdig er kunngjeringa klar for ny publisering. Nasjonal eller friviljug kunngjering publiserast kort tid etter at godkjenning er mottatt. Dersom Doffin skal omsetje vert TED kunngjeringar sendt til omsetjing. Dersom kunngjeringa omsetjast av oppdragsgjevar, vert den sendt til TED kort tid etter godkjenning. 10.2 Oversetting Omsetjing vert utført innan 24 timar. Du vil då ha 24 timar til å godkjenne eller avvise omsetjinga. Dersom omsetjing ikkje godkjennast, ver vennleg å angje endringar i fylgjande format: Gamal tekst: xxx xxx Ny tekst: yyy yyy Omsetjarar kan ikkje endre norsk tekst, så dersom du ynskjer å oppdatere ei norsk kunngjering må du publisera ei endringskunngjering i etterkant. 22

10.3 Behandlingstid Doffin godkjenning: 24 timer. Doffin oversettelser: 24 timer. Din godkjenning av oversetting: 24 timer. Behandlingstid hos TED: 1-5 dager (normalt innen 2 dager etter mottak) 23