ØKONOMIHÅNDBOK FOR GJERDRUM IDRETTSLAG Vedtatt av Gjerdrum ILs hovedstyre den 01.02.2018 Versjon 1.4 GIL økonomihåndbok 19.06.2018
Rev. Endring Dato Utarbeidet av Godkjent av 0.1 Første utkast 01.07.2016 M.Moer 1.0 Oppdatert med innspill fra Athene og gruppekasserere etter møte 8/11/16 1.1 Oppdatert etter innspill fra hovedstyret 16/1/17 1.2 Oppdatert med nye rutiner for håndtering av firmakort for ansatte se side 12 1.3 Oppdatert avsnitt om internregnskap for lag/grupper side 8. Oppdatert vedlegg Fullmaktsmatrise GIL 1.4 Div. mindre oppdateringer + lagt til nytt vedlegg 14 23.12.2016 M.Moer 19.01.2017 M.Moer Hovedstyret 15.06.2017 M.Moer Styret 01.02.2018 M.Moer Hovedstyret 19.06.2018 M.Moer Sendes til styret for godkjenning i sept. 18? 2
Økonomihåndbok for Gjerdrum idrettslag Innhold INNLEDNING... 6 Lover og bestemmelser... 6 BUDSJETT... 7 REGNSKAP... 7 Fullmakter i Gjerdrum IL... 7 Regnskapssystem og fakturasystem... 7 Regnskapsbilag... 7 Internregnskap for lag/grupper... 8 Avstemming av balansen (eiendeler og gjeld)... 8 Årsregnskap... 8 Økonomiske misligheter... 9 INNTEKTER OG INNBETALINGER... 9 Egenandeler, treningsavgift og medlemskontingent... 9 Offentlige tilskudd og andre inntekter...10 Kiosksalg...10 Salg av varer og tjenester (utgående faktura)...10 Dugnad...11 Merverdiavgift...11 Innbetalinger...11 Bank og bankforbindelse...12 KOSTNADER OG UTBETALINGER...12 Kjøp fra leverandører...12 Inngående faktura...12 Utgiftsrefusjoner/private utlegg...12 Firmakort (gjelder kun fast ansatte)...13 Varekjøp...13 Kjøp av utstyr og eiendeler...13 Utbetalinger...13 Lagkasse...13 LØNN OG YTELSER...14 Lønnssystem...14 3
Kontrakt/avtale...14 Lønnsutbetaling...14 Skattefri lønnsutbetaling...14 Utgiftsgodtgjørelse (refusjon utlegg)...15 Bilgodtgjørelse...15 Dommerregninger...15 Arbeidsgiveravgift...15 REVISJON...15 KONTROLLKOMITÉ...16 VEDLEGG (div. maler)...16 4
5
INNLEDNING Hovedstyret i Gjerdrum IL har det overordnede ansvaret for Gjerdrum ILs økonomi. Økonomihåndboken skal være et hjelpemiddel for Gjerdrum IL for å sikre god økonomistyring. Regnskapsfører, kasserere, trenere, lagledere og andre som trenger en innføring i hvordan økonomirutinene til Gjerdrum IL fungerer skal kunne finne informasjonen de trenger i økonomihåndboken. Formålet med økonomihåndboken kan oppsummeres i tre punkter: - Gjerdrum IL skal bruke og forvalte Gjerdrum ILs midler på en forsiktig og hensiktsmessig måte og i tråd med det som er vedtatt på årsmøte - Gjerdrum IL skal ha en tilfredsstillende organisering av bilagsføring, regnskapsføring og budsjetthåndtering - Gjerdrum IL skal ha en forsvarlig økonomistyring Lover og bestemmelser Gjerdrum IL er tilknyttet Norges idrettsforbund (NIF) og plikter å følge NIFs lov. Gjerdrum IL er også pliktig til å følge andre norske lover og regler. Sentrale lover er [Vi defineres som et stort idrettslag da vi har en samlet omsetning på over 5 mill.] - NIFs lov - Gjerdrum ILs egen lov - Regnskapsloven - Bokføringsloven - Revisorloven - Merverdiavgiftsloven - Arbeidsgiveravgiftsloven - Skattebetalerloven Versjon 1.4 GIL økonomihåndbok 19.06.2018
BUDSJETT Gjerdrum IL har utarbeidet et eget årshjul for gjennomføring av årlige økonomirutiner og alle frister settes i henhold til disse rutinene (se eget vedlegg). Det er daglig leder, hovedkasserer, controller og gruppekasserere som følger opp økonomien mellom styremøtene. Gjerdrum IL utarbeider et budsjett som inneholder alle hovedposter i regnskapet. Budsjettet vedtas på Gjerdrum ILs årsmøte og følges opp av styret gjennom året. Gjerdrum IL bruker forenklet norsk standard kontoplan og alle Gjerdrum ILs grupper benytter de samme kontoklassene (se eget vedlegg). Budsjett for de enkelte grupper skal alltid godkjennes av hovedstyret (i forkant av årsmøtet). For å sikre god økonomistyring registreres budsjettene i regnskapssystemet (gjelder fra og med 2017) slik at regnskapet kan sammenlignes med årets budsjett, både overordnet for Gjerdrum IL og på gruppenivå. Følgende punkter er viktige ved budsjettering i Gjerdrum IL: Inntekter: - Sponsorkontrakter - Medlemskontingent - Treningsavgifter - Dugnadsinntekter - Faste tilskudd/midler Kostnader: - Planlagte aktiviteter for kommende år - Kontrakter (for eksempel husleie) - Faste, kjente utgifter (lønn, strøm, forsikringer, treningsutstyr, startkontingenter, cuper, stevner, renn m.m.) - Innkjøp til kiosk, dugnader m.m. Budsjettet skal være realistisk, og det skal ikke gå i underskudd med mindre det kan dekkes av positiv egenkapital. Man bør vedlegge en forklaring om man setter opp et budsjett som går i underskudd. Ved usikkerhet bruker Gjerdrum IL det beste estimatet som er tilgjengelig på tidspunkt for budsjettarbeidet. Gjerdrum ILs årshjul og kontoplan ligger som vedlegg til Gjerdrum ILs økonomihåndbok. REGNSKAP Gjerdrum IL er regnskapspliktig og følger regnskapsloven Fullmakter i Gjerdrum IL Hovedstyret i Gjerdrum IL har delegert myndighet til enkelte personer i Gjerdrum IL. En oversikt over denne fullmaktsfordelingen finnes i Gjerdrum ILs fullmaktsmatrise (se eget vedlegg). Fullmaktsmatrise og rollebeskrivelse for styreleder, daglig leder, controller, hovedkasserer og gruppekasserere ligger som vedlegg til Gjerdrum ILs økonomihåndbok. Regnskapssystem og fakturasystem Gjerdrum IL bruker følgende regnskapssystem og regnskapsfører: Xledger regnskapssystem Athene Group regnskapsfører (Oslo-Nydalen) Regnskapsbilag Alle typer regnskapsbilag (både inntekter og utgifter) skal løpende registreres i regnskapssystemet. Alle bilag må scannes inn og sendes direkte til mb.12778@xledger.net 7
Krav til filformatet ved innsending til epost adressen ovenfor: TIFF eller PDF fil og det kan kun være 1 vedlegg per epost. Unntak: RBU registrerer ikke sine bilag i Xledger kontinuerlig pga. personvern og taushetsplikt ovenfor sine brukere. Det gjøres en avstemning av RBU regnskapet 6 ganger per år. Internregnskap for lag/grupper Regnskapsfører bokfører alle kostnader og inntekter med koststed og evt. prosjektkode for å spesifisere på gruppeog lagsnivå. Det er mulig å hente ut regnskapsrapporter for respektive grupper og lag fra Xledger. Her kan også den enkelte gruppe ta ut resultatrapporter og således bruke dette som et styringsverktøy. Se vedlegg 14 for en mer detaljert veiledning av de viktigste funksjonene i Xledger for en gruppekasserer. Det er lagleder/økonomiansvarlig sitt ansvar å sørge for at laget/gruppa har kontroll på sitt lagsregnskap. Alle innkjøp til laget skal utføres i henhold til GILs fullmaktsmatrise se vedlegg. Alle lag vil få tildelt et budsjett ved oppstart av sesong, som laget/ økonomiansvarlig må følge. Dette vil ligge tilgjengelig i Xledger, og laget/økonomiansvarlig er ansvarlig for å følge dette og rapportere status på dette min. x2 per år til gruppeleder og foreldregruppa. Ved sesongslutt skal lagets kasse gjøres opp mot budsjett tildelt. Et positivt avvik (overskudd) følger laget neste sesong. Et negativt avvik (underskudd) må forklares og rapporteres til gruppeleder. Det er den respektive undergruppe/idrett i GIL som er totalt ansvarlig for dette og må dekke eventuelle negative avvik. Det må videre 8 dokumenteres hvordan det negative avviket skal dekkes inn, og dette må så fremlegges undergruppas/idrettens styre. Avstemming av balansen (eiendeler og gjeld) Gjerdrum IL avstemmer alle balanseposter hver måned, 15. i hver mnd. Bankkonti avstemmes også hver mnd., mens offentlige avgifter (skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift) avstemmes pr termin. Det betyr at etter den 15. i hver måned kan gruppeledere og gruppekasserere gå inn i Xledger for å hente ut oppdaterte resultatrapporter. Alle balanseposter skal avstemmes pr 31.12 i forbindelse med årsregnskapet. Årsregnskap Årsavslutning skjer den 31.12 hvert år. Gjerdrum ILs årsregnskap inneholder resultatregnskap for hele Gjerdrum IL (inkludert gruppenes årsresultater), en balanseoversikt (eiendeler og gjeld) samt et noteoppsett med pliktige (og relevante) opplysninger. I tillegg til det overordnede årsregnskapet for GIL utarbeides det også gruppevise avdelings regnskap. Årsregnskapet er signert av alle styrets medlemmer og fremlegges på Gjerdrum ILs årsmøte i revidert versjon. Gjerdrum IL utarbeider også en årsberetning i forbindelse med avleggelsen av årsregnskapet. Malen for årsregnskap og årsberetning ligger som vedlegg til denne økonomihåndboken. Pr 31.12 går Gjerdrum IL gjennom sine regnskap for å:
- Avsette for opptjente inntekter (inntekt som gjelder år 1, men man får den først innbetalt i år 2). - Periodisere forskuddsbetalte inntekter (man har mottatt innbetaling i år 1, men den gjelder for år 2). - Avsette for påløpte kostnader (kostnaden gjelder år 1, men faktura e.l. kommer ikke før i år 2) - Periodisere forskuddsbetalte kostnader (faktura betales i år 1, mens kostnaden gjelder år 2) Økonomiske misligheter Økonomiske misligheter er en fellesbetegnelse for tyveri, underslag i kasse og bank, korrupsjon, regnskapsmanipulasjon, urettmessig belastning av private utgifter mm. Hvis det er mistanke om økonomiske misligheter eller det avdekkes økonomiske misligheter i Gjerdrum IL, skal det søkes bistand hos f.eks. idrettskretsen, revisor, regnskapsfører og/eller kontrollkomite. Et av de viktigste grepene vi som idrettslag kan ta for å minimere sjansene for økonomiske misligheter er å begrense bruken av kontanter og motivere til økt bruk av elektroniske betalingsløsninger (Vipps, izettle). Unntak: Taekwondo fakturerer sine medlemmer via Kampsportforbundet (avtalegiro). Underbilag for denne faktureringen oversendes til Athene og daglig leder innen den 10. i hver mnd. Alle Gjerdrum ILs medlemmer betaler en medlemskontingent på minimum kr 100 ihht. NIFs lov av 2015. Satsene for medlemskontingenter i GIL er fra 1.1.2017 følgende: Familiemedlemskap 600 kr Voksne 300 kr Barn 275 kr Definisjoner Familiemedlemskap defineres som ektepar/samboere og eventuelle barn inntil det året de fyller 20 år. Det året barna fyller 20 år går deres medlemskap fra familiemedlem til voksen automatisk - hvis ikke annet er meldt fra til oss. Voksne - medlemmer fra det året de fyller 17 år. Barn - medlemmer fra 0 til og med det året de fyller 16 år INNTEKTER OG INNBETALINGER Egenandeler, treningsavgift og medlemskontingent Gjerdrum IL bruker Klubbadmin til å kreve inn egenandeler, medlemskontingenter og treningsavgifter. Fakturering via Klubbadmin er basert på til enhver tid oppdaterte medlemsdata. Det er derfor helt nødvendig at hver undergruppe i GIL sørger for å holde sine medlemsdata ajour. 9 I tillegg betaler medlemmene treningsavgift. Satsene for de enkelte gruppenes treningsavgifter finnes på www.gil.no Alle inntekter fra Klubbadmin/Buypass bokføres i Xledger ved at daglig leder innen den 5. i hver mnd. oversender rapporter til Athene.
Offentlige tilskudd og andre inntekter Tilskuddstyper og div. inntekter for Gjerdrum IL er (listen er ikke uttømmende): - Mva kompensasjon - Lokale aktivitetsmidler (LAM) - Spillemidler til utstyr - Grasrotandel - Midler fra ulike stiftelser, fond, priser m.m. - Grunntilskudd og åpen ordning fra Gjerdrum kommune - Sponsorinntekter Hver gruppe må selv sørge for å sende inn dokumentasjon på tildeling av ulike midler da dette trengs som bilag for å kunne bokføre inntektene på riktig koststed (gruppe)/prosjekt (lag eller gruppe) i Xledger. Kiosksalg Vi ønsker å oppmuntre alle lag og grupper til å bruke elektroniske betalingsløsninger i så stor grad som mulig. Kontanter er vanskeligere å få tak i og skaper masse merarbeid for alle parter. Vi har p.t. 4 izettle terminaler til utlån samt at man kan ta i bruk Vipps. Bruksanvisning for izettle kan fåes ved henvendelse til daglig leder. Ta for øvrig kontakt med daglig leder hvis du har spørsmål knyttet til bruk av disse eller ønsker å låne izettle terminaler eller markedsmateriell til bruk av Vipps. Ansvarlige for kiosksalget henter og leverer evt. kontantkasse og kasseoppgjørsskjema hos den enkelte gruppes kioskansvarlig. Før kassen leveres tilbake skal pengene telles, og det skal tas et «kasseoppgjør». Kasseoppgjørsskjema fylles ut med dato, salgsoppgjør, spesifikasjon av ulike typer salg, og eventuelle utlegg fra kassen (skal dokumenteres med kvittering). Oppgjøret signeres av 2 ansvarlige personer. Ved levering teller kioskansvarlig og økonomiansvarlig opp pengene i fellesskap. Kasseoppgjørsskjemaet inkl. evt. kvitteringer for innskudd scannes inn og sendes til mb.12778@xledger.net for å importeres inn i Xledger for bokføring. Husk krav til filformat ved innsendelse av bilag til epost adressen ovenfor: TIFF eller PDF fil og det kan kun være 1 vedlegg per epost. Kasseoppgjørsskjemaer skal min. sendes inn til regnskapsbyrået 1 gang per måned. Mal til kasseoppgjørsskjema ligger som vedlegg til økonomihåndboken. Salg av varer og tjenester (utgående faktura) Ved omsetning av varer og tjenester utsteder Gjerdrum IL en utgående faktura. Gjerdrum IL benytter Athene Regnskapsbyrå og Xledger til å utføre selve faktureringen. Dette gjelder fakturering av sponsoravtaler, utleie av lokaler og startkontingenter til ulike løp/renn/arrangementer. Daglig leder og Daglig leder for fotballen kan være behjelpelige med å få utført fakturering i Xledger. Dette krever kjennskap til systemet og bruk av riktige mva. koder. Gruppekasserere kan sende skjema fakturaunderlag til daglig leder eller daglig leder fotball og få bistand til å utføre faktureringen. 10
*Fotballen har en egen regel om fordeling av dugnadsinntekter. For ungdomsfotballen (barn fra 13 år) gjelder det at 20% av alle dugnadsinntekter går til hovedstyret fotball, mens for barnefotballen (barn opp til 13 år) gjelder 5%). Alle andre typer produkter (egenandel samlinger, klubbtøy, dugnad m.m.) faktureres via Klubbadmin. Dugnad Dugnader er en viktig inntektskilde for klubben. Inntekter fra dugnader i regi av Gjerdrum IL skal inngå i det ordinære årsregnskapet. Dersom det er ett enkelt lag eller gruppe i Gjerdrum IL som gjennomfører dugnaden, skal inntekten inngå i årsregnskapet på samme måte, men midlene disponeres av gruppen eller laget som gjennomfører dugnaden.* Dersom Gjerdrum IL har omsetning av varer i forbindelse med dugnad, rapporteres det inn dersom mva pliktig omsetning overstiger grensebeløpet (kr 140.000 pr 01.01.16 og dette gjelder per gruppe). Merverdiavgift Gjerdrum IL driver følgende omsetning som IKKE er merverdiavgiftspliktig: - Vanlige medlems- og startkontingenter - Billettinntekter - Offentlige tilskudd - Lotteriinntekter - Bingoinntekter - Gaver - Inntekter ved salg av programmer, kataloger og kalendere som selges i forbindelse med arrangementer Gjerdrum IL driver følgende omsetning som kan være merverdiavgiftspliktig virksomhet: - Sponsorinntekter - Salg av utstyr - Kioskvirksomhet - Serveringsvirksomhet - Salg av klær - Dugnadsinnsats - Salg av varer Dersom merverdiavgiftspliktig omsetning per år overstiger grensebeløpet (kr 140.000 pr 01.01.16 og dette gjelder per gruppe), beregner, rapporterer og innbetaler Gjerdrum IL merverdiavgift. Per 1.1.2017 er følgende grupper i Gjerdrum IL mva. pliktige: Fotball (30% fradragsberettiget mva) Langrenn (30% fradragsberettiget mva) Alpin/Hopp (90% fradragsberettiget mva) Håndball (xx% fradragsberettiget mva) Gjerdrum IL rapporterer inngående og utgående mva. hver annen måned (februar, april, juni, august, oktober og desember). Athene Group (regnskapsfører) er ansvarlig for mva. innrapporteringen på vegne av GIL. Innbetalinger Alle innbetalinger som gjøres til Gjerdrum ILs bankkonto skal alltid dokumenteres med grunnlag som avtaler, kontrakter eller lignende. Dersom det kommer innbetalinger uten underliggende dokumentasjon, må dette skaffes til veie. Uten dokumentasjon vil det ikke være mulig å bokføre inntektene på riktig koststed (gruppe) og prosjekt (lag/gruppe). 11
Bank og bankforbindelse Vår hovedbankforbindelse er Odal Sparebank. Unntaket fra dette er RBU og Taekwondo. Vårt kontonummer er: 1870.45.28635 Alle kontoer står i Gjerdrum ILs navn, private kontoer benyttes ikke. Ved behov for kontanter kan dette bestilles hos Odal Sparebank på Kløfta. Ved innskudd av kontanter kan dette gjøres ved Odal Sparebanks kontorer på Kløfta. Innskudd hos Odal Sparebank på Kløfta kan gjøres alle dager mellom 06.00 23.00. Du trenger et bankkort (kan bruke bankkort utstedt av hvilken som helst bank) og kontonummeret vårt for å få utført innskuddet i automaten. KOSTNADER OG UTBETALINGER Kjøp fra leverandører Det er kun de som har fått fullmakt i fullmaktsmatrisen som kan bestille på vegne av Gjerdrum IL. Gjerdrum IL har ulike leverandøravtaler som de ulike gruppene skal handle fra (så fremt det er hensiktsmessig). Er du i tvil om vi allerede har en leverandøravtale ta kontakt med daglig leder eller daglig leder for fotballen. For å begrense antallet private utlegg ønsker GIL å oppfordre trenere og lagledere til å benytte eksisterende leverandøravtaler idrettslaget allerede har. Ved behov for å opprette nye leverandøravtaler ta kontakt med din gruppekasserer eller daglig leder GIL/daglig leder GIL fotball. 12 Inngående faktura Alle inngående fakturaer importeres inn i Xledger og blir derfra sendt ut på en definert fakturaflyt for kontering, godkjenning og utbetaling. Prosess for inngående fakturaer: Mange av fakturaene kommer direkte inn i Xledger på EHF Eller den kommer inn via mb.12778@xledger.net Altarnativt scannes papirfakturaen og importeres inn i systemet Regnskapsfører bokfører og sender fakturaen videre på flyt til godkjenning hos respektive gruppekasserer/hovedkasserer Siste kontrollpunkt utføres av hovedkasserer/controller som godkjenner forfallslista (utbetaling fra bank) Utgiftsrefusjoner/private utlegg Ved refusjon av utlegg skal bilagene/kvitteringene legges ved Gjerdrum ILs standard utgiftsrefusjonsskjema (se vedlegg) og skjema skal signeres av den som krever penger refundert, samt godkjennes i henhold til Gjerdrum ILs fullmaktmatrise. Formål med utlegget skal alltid påføres. Ved dekning av reise- og oppholdsutgifter skal det alltid påføres hvem utgiftene gjelder og eventuelt hvilket arrangement den reisende har deltatt på. Ved dekning av utgifter til mat/drikke skal det alltid oppgis formål og hvem bevertningen dekker. Skjema med tilhørende kvitteringer scannes inn og sendes til mb.12778@xledger.net for utbetaling. Dette kan gjøres av gruppekasserere på vegne av trenere/lagledere som har hatt
utlegg. GIL må på forhånd registrere alle lagledere/trenere som skal ha utlegg refundert i Xledger. Avhengig av om refusjonen er skattepliktig eller ikke, registreres personene enten som leverandører eller ansatte. (skattepliktig = ansatte, ikke skattepliktig = leverandør) Husk krav til filformat ved innsendelse av bilag til epost adressen ovenfor: TIFF eller PDF fil og det kan kun være 1 vedlegg per epost. Firmakort (gjelder kun fast ansatte) For idrettslagets faste ansatte kan det søkes om kredittkort fra Odal Sparebank (business kredittkort med personlig ansvar). Kortet utstedes i den ansattes navn, og det er den ansattes ansvar å påse at fakturaen blir betalt innen forfall. For kjøp av varer med bruk av kredittkortet med en kjøpesum over 10.000,- skal det gis en forhåndsgodkjennelse fra styreleder eller hovedkasserer. Godkjennelse av kredittkortfakturaer fra Odal Sparebank vil måtte registreres som en reiseregning med tilhørende bilag, og vil således måtte godkjennes av regnskapsfører og hovedkasserer. Varekjøp For varer som er kjøpt inn for videresalg, fører Gjerdrum IL varelagerliste. Varelageret telles opp pr 31.12, og det er Gjerdrum ILs standardiserte varetellingsliste som skal benyttes. Varetellingslisten skal leveres gruppekasserere/hovedkasserer i forbindelse med årsoppgjøret pr. 31.12 og skal inneholde en oversikt over alle varer på varelageret. Varer for videresalg 13 (f.eks. varelager til kiosk) verdsettes til det laveste av anskaffelseskost og forventet salgspris. Varetellingsliste ligger som vedlegg til Gjerdrum ILs økonomihåndbok. Kjøp av utstyr og eiendeler For innkjøp av utstyr og eiendeler som varer mer enn ett år, fører Gjerdrum IL utstyrs- og eiendelsoversikt. Eiendeler og utstyr telles opp pr 31.12, og oversikten leveres gruppekasserere/hovedkasserer i forbindelse med årsoppgjøret pr. 31.12. Gruppekasserere er ansvarlige for å samle inn denne informasjonen fra sine respektive grupper (ofte kioskansvarlige). Eiendeler og utstyr verdsettes til anskaffelseskost fratrukket avskrivninger. GIL aktiverer kun verdier over NOK 15.000,- og med varighet over 3 år. Avskrivninger beregnes basert på følgende formel: årlig avskrivning = anskaffelseskost økonomisk levetid Utbetalinger Alle utbetalinger skal signeres elektronisk av minst 2 personer i regnskapssystemet, Xledger. Dette er i hensyntatt i den etablerte prosessen for inngående fakturaer. Hvem som skal ha signaturrett er vedtatt av hovedstyret og fremkommer i fullmaktsmatrisen og i Brønnøysundregistreret (Styrets leder og ett styremedlem i fellesskap). Det er tegnet underslagsforsikring for alle som har signaturrett. Lagkasse Når laget trenger å disponere midler fra lagkassen skal uttak av penger kun skje mot bilag, faktura eller lignende dokumentasjon.
Eventuelle kontanter som de enkelte lagene i Gjerdrum IL selv samler inn skal settes inn i banken på Gjerdrum ILs brukskonto med informasjon om hva pengene gjelder og merkes med riktig prosjektkode. Alle underlag og kvitteringer sendes inn fortløpende til mb.12778@xledger.net I størst mulig grad unngår Gjerdrum IL håndtering av kontanter. Inntekter i form av kontanter som er tjent opp gjennom aktivitet i Gjerdrum ILs regi overføres til den respektive lagkassen og settes inn på Gjerdrum ILs brukskonto uten ubegrunnet opphold. LØNN OG YTELSER Lønnssystem Gjerdrum IL benytter følgende system til utbetaling av lønninger: Xledger Kontrakt/avtale Før utbetaling skal det alltid etableres en arbeidsavtale/kontrakt som er signert av mottaker og person med fullmakt i Gjerdrum ILs fullmaktsmatrise (se eget vedlegg). Gjerdrum IL har standardiserte kontrakter, godkjent gjennom vedtak i hovedstyret, som skal benyttes. Dette gjelder for alle faste ansatte, vikariater, timelønnede og andre som mottar ulike godtgjørelser. Alle avtaler/kontrakter arkiveres elektronisk i Gjerdrum Ils Dropbox løsning. Personer som har faste eller midlertidige ansettelsesforhold meldes inn i AA-registeret (utføres av Athene Group). Mal for arbeidsavtale ligger som vedlegg til Gjerdrum ILs økonomihåndbok. Lønnsutbetaling Alle lønnsutbetalinger foretas fra regnskapsbyrået (Athene Group). Disse utbetalingene skal være dokumenterbare. Det utstedes lønnsslipp som inneholder spesifikt hva personen mottar, dato for utbetaling, dato for utført arbeid, størrelse på forskuddstrekk mm. Det blir samtidig generert en avsetning for feriepenger som lønnsmottaker vil motta neste år, eller evt ved avslutning av arbeidsforhold om dette avtales. Timelønnede skal føre arbeidstimer på standardiserte timelister Forskuddsbetalinger bør ikke forekomme. Antall faste ansatte i Gjerdrum IL overstiger grensen for obligatorisk tjenestepensjon og Gjerdrum IL har opprettet OTP-ordning for sine 2 faste ansatte hos Storebrand. For hver lønnskjøring/utbetaling skal dette godkjennes i tråd med Gjerdrum ILs fullmaktsmatrise, se eget vedlegg. Skjema for timelister ligger som vedlegg til Gjerdrum ILs økonomihåndbok. Lønnskjøring er den 20. i hver måned. Gruppene må derfor sende inn evt. bilag til daglig leder innen den 15. i hver måned. Skattefri lønnsutbetaling Gjerdrum IL registrerer alle lønnsutbetalinger i Xledger. Utbetalinger som ikke overstiger skattefri grense (pr 01.01.16; kr 10. 000 pr ansatt pr år) medfører ikke oppgaveplikt. Skattefrie utbetalinger utbetales ikke i tillegg til annen lønn. All lønnen er arbeidsgiveravgiftpliktig når Gjerdrum IL overstiger beløpsgrensene for dette (se kapittel om arbeidsgiveravgift). 14
Utgiftsgodtgjørelse (refusjon utlegg) Utbetalinger inntil grensebeløpet (kr 10 000 pr 01.01.16) til dekning av et medlems eller ansattes merkostnader er ikke opplysningspliktig eller skattepliktig. Utbetalinger som overstiger grensebeløpet er oppgavepliktig. Gjerdrum IL registrerer alle utbetalinger av utgiftsgodtgjørelse i Xledger og innberetter beløp når grensene for opplysningsplikt nås. Bilgodtgjørelse Det er tillatt å utbetale bilgodtgjørelse inntil kr 3,50 pr kilometer (pr 01.01.17) uten at det medfører skatteplikt. Gjerdrum IL benytter standardisert skjema for km.godtgjørelse som attesteres av gruppekasserer/gruppeleder før refusjon. Ved krav om passasjertillegg oppgis passasjerene med navn. Det skal påføres dato for reise/hjemkomst ved hver tjenestereise, samt reiserute. Skjemaet scannes inn og sendes til mb.12778@xledger.net for utbetaling via Xledger. For de som har bruker med tilgang til økonomisystemet kan de registrere km. direkte inn i Xledger og prosessen for godkjenninger vil ivareta attestasjon og utbetaling. Dommerregninger Utstyrsgodtgjørelse til dommere innen lagidretter hvor det er nødvendig med spesielt utstyr (f.eks. sko, drakt, beskyttelse mm) godkjennes som skattefri godtgjørelse med inntil 260 kroner per oppdrag (2014-sats). Samlet skattefri godtgjørelse, som utbetales til dommeren 15 fra samme klubb, kan ikke overstige 2 600 kroner per år (2014-sats). Dommere kan ikke kreve å få beløpet utbetalt kontant rett etter kamp. Dommerregningen scannes inn og sendes til mb.12778@xledger.net for utbetaling via Xledger. Ved utbetaling til dommer for utført dømming er det nødvendig med en standardisert dommerregning som viser dato, dommerens fulle navn, beløp og eventuelt dommerens signatur for mottak av pengene. Dommerregninger som er manuelt skrevet og med utydelig påført navn og kontonummer blir avvist. Arbeidsgiveravgift Det beregnes og innrapporteres arbeidsgiveravgift av all lønn når totale lønnsutbetalinger eller lønn per ansatt overstiger beløpsgrensen for arbeidsgiveravgift. Beløpsgrensen er: kr 550.000,- totalt eller kr 55.000,- pr ansatt (grenser pr. 01.01.2016) Det beregnes og innrapporteres arbeidsgiveravgift av all lønn når totale lønnsutbetalinger i hver enkelt gruppe overstiger beløpsgrensen for arbeidsgiveravgift. Hver enkelt gruppe har eget «styre» og spesifisert regnskap. REVISJON Gjerdrum IL gjennomfører revisjon av regnskapet minimum en gang per år. I tillegg bistår revisor idrettslaget i forbindelse med ulike typer pliktig rapportering. Gjerdrum IL har engasjert følgende registrerte/statsautoriserte revisor: SLM Revisjon Lillestrøm
KONTROLLKOMITÉ Gjerdrum IL har valgt følgende til Gjerdrum ILs kontrollkomite for perioden 2018/2019: Magnus Myrseth (2 år), Øivind Nielsen (1 år). Vara: Ørnulf Jahr (1 år) og Marte Vamnes (2 år). Kontrollkomiteen går gjennom Gjerdrum ILs regnskap minimum en gang per år. VEDLEGG (div. maler) 16 1. Årshjul 2. Kontoplan 3. Fullmaktsmatrise 4. Rollebeskrivelser a. Styreleder b. Daglig leder c. Controller d. Hovedkasserer e. Gruppekasserere
5. Kasseoppgjørsskjema 6. Varetellingsliste 7. Utleggsskjema 8. Fakturagrunnlag 9. Arbeidsavtale/trenerkontrakt (mal) 10. Skjema for timelister 11. Skjema for km. godtgjørelse 12. Årsberetning (mal) 13. Budsjett (mal) 14. Veiledning Xledger for gruppekasserere 17