Temahefte arbeidsgjevarpolitikk Arbeidsreglement Verdigrunnlag Kriterium for god leiarpraksis Etiske retningslinjer Etiske prinsipp 2010 www.sfj.no
Arbeidsreglement 1 Omfang Dette reglementet gjeld for alle arbeidstakarar i fylkeskommunen, jf. Hovudtariffavtalen kapittel 1, 1. Reglementet gjeld ikkje når det kjem i strid med lover, tariffavtalar eller reglement som er bindande for fylkeskommunen. 2 Tilsetjing Arbeidstakaren vert tilsett i Sogn og Fjordane fylkeskommune og ikkje den enkelte etat institusjon. Arbeidsstaden framgår av den einskilde arbeidsavtalen, og vert fastsett med atterhald om endring, jf. tilsetjingsreglementet 9. 3 Tilsetjingsbrev Tilsetjing skal meddelast skriftleg. Av tilsetjingsbrevet skal det gå fram kva vilkår og plikter som gjeld for stillinga, jf. tilsetjingsreglementet 9. 4 Helseattest/politiattest For stillingar der det vert kravd helseattest eller politiattest skal det ved tilsetjinga takast atterhald om at det vert lagt fram tilfredsstillande attest, jf. tilsetjingsreglementet 8. 5 Arbeids- og kviletider Arbeids- og kviletider følgjer av gjeldande lover og avtalar. Arbeids- og kviletidene for den einskilde arbeidsplassen/og eller arbeidstakargruppa vert gjort kjende for nytilsette før tiltreding i stilling. Tidspunktet for matpause skal framgå av arbeidsplanen dersom matpausen ikkje vert medrekna i arbeidstida. For arbeidstakarar i full stilling (unnateke pedagogisk personale og arbeidstakarar med særskilde arbeidstidsordningar, herunder vakt-, skift- og turnusordningar) skal den ordinære arbeidstida vera 37,5 timar per veke. For undervisningspersonalet gjeld det eigen arbeidstidsavtale. Arbeidstida vert ordna slik at arbeidstida per veke vert gjennomsnittleg 37,5 timar i løpet av ein periode på 1 år. Avtalt kvilepause/matpause, jf. arbeidsmiljølova kapittel 10, vert normalt ikkje rekna med som del av arbeidstida. 6 Ferie Ferie og feriepengar vert ordna i samsvar med gjeldande ferielov og tariffavtale. Arbeidsgjevar fastset ferien etter drøfting med arbeidstakaren eller vedkomande sin tillitsvalde. 7 Fråvær frå arbeidet Fråvær på grunn av sjukdom, barns/ barnepassars sjukdom, ulukke eller andre årsaker skal så snart som mogleg meldast til næraste overordna. Dersom fråværet gjeld sjukdom, må arbeidstakaren følgja reglane for bruk av eigenmelding m.m. som er gjevne i folketrygdlova m/forskrift og i tariffavtale. 3
Eigenmelding, sjukemelding og fråvær pga sjukt barn skal registrerast og meldast inn på skjema for eigenmelding når sjukdomen er i, eller varer t.o.m. arbeidsgivarperioden 16 dagar). Når sjukdomen går utover arbeidsgivarperioden på 16 dagar skal sjukepengeattesten sendast til økonomiavdelinga som syter for refusjon frå trygdekontoret. Økonomiavdelinga føretek då også registrering av heile fråværet. Alle fylkeskommunalt tilsette pliktar å følgja det opplegget for tidsregistrering og fråværsrapportering som er ellers vert etablert på den einskilde tenestestaden. (Endra 1. juni 2007 jf rundskriv 008996/98.) 8 Langvarig sjukefråvær/attføring Det er fastsett rutinar for oppfølging av sjukmelde, og retningslinjer for attføring, jf. "Retningslinjer for attføringsarbeidet i Sogn og Fjordane fylkeskommune". 9 Utbetaling av løn Som hovudregel vert løn utbetalt den 12. i kvar månad. Variable tillegg, reiserekningar o. l. vert utbetalt på etterskot minst ein gong kvar månad. Arbeidstakaren har så langt som det er mogleg plikt til kontrollera at det er utbetalt rett løn. Feil i lønsutbetalinga må meldast snarast mogleg. Arbeidsgivar skal krevje For mykje utbetalt løn attendebetalt straks. Kravet skal setjast fram skriftleg og arbeidstakaren skal bedast om å gi samtykkje til at summen vert trekt i løna. Trekket kan fordelast over fleire månader. For mykje utbetalt løn som utgjer inntil 2% av brutto månadsløn bør likevel ikkje krevjast attendebetalt bortsett frå i tilfelle der "vond tru" er openberr eller det er grunn til å laste arbeidstakaren for feilen. Dersom kravet om attendebetaling ikkje fører fram, skal det vurderast anten rettsleg forfølging eller etter-gjeving av kravet. Fylkesrådmannen avgjer saker der kravet er på inntil halv brutto månadsløn. Dersom kravet er høgare er det fylkesutvalet som har avgjerdsmynda". Frå løna vert trekt 2 % pensjonsinnskot i pensjonsordninga. (Endra 4. juli 2007 jf rundskriv 12/87) 10 Forsikringar Tilsette i kommunalt tariffområde er gruppeliv- og yrkesskadeforsikra etter Hovudtariffavtalen 10 og 11. Alle tilsette er yrkesskadeforsikra etter lov om yrkesskadeforsikring. I tillegg har fylkeskommunen teikna fritids- og tenestereiseforsikring for alle tilsette. (Endra 5. juli 2007 jf gjeldande forsikringar) 11 Rusmiddel /AKAN Det er ikkje lov å vera rusa i tenesta. Arbeidstakar som har rusmiddelproblem skal få tilbod om eit AKAN-opplegg. 4
12 Permisjon For permisjon gjeld reglane i arbeidsmiljølova, Hovudtariffavtalen, Hovedavtalen og det permisjonsreglement som fylkeskommunen har vedteke og eventuelle særavtalar. 13 Oppseiing Fylkesrådmannen har mynde til å seia opp ein arbeidstakar, med unntak av dei stillingane som vert tilsett etter vedtak i fylkesutvalet eller fylkestinget. Oppseiing skal vera skriftleg frå begge partar. Arbeidstakaren kan krevja grunngjeving for oppseiinga. Det kan krevjast at denne vert gjeven i skriftleg form. For fast tilsette gjeld det ein gjensidig oppseiingsfrist på 3 månader. For eldre arbeidstakarar gjeld særlege fristar som følgjer av arbeidsmiljølova 15-3. Mellombels tilsette har ein oppseiingsfrist på 1 månad. Fristen er 14 dagar for arbeidstakar som er tilsett for å utføra arbeid av inntil 2 månaders lengd. Arbeidstakar som har vore mellombels tilsett i meir enn 1 år har krav på skriftleg varsel 1 månad før arbeidsforholdet vert avslutta. Om arbeidstakarane sine rettar ved oppseiing, vert det vist til arbeidsmiljølova kapittel 15 og forvaltningslova sine reglar for sakshandsaming. 14 Avskil - suspensjon Fylkesrådmannen har mynde til å gje avskil til ein arbeidstakar, med unntak av dei stillingane som vert tilsett etter vedtak i fylkesutvalet eller fylkestinget. Fylkeskommunen kan gje avskil til ein arbeidstakar med påbod om å gå frå stillinga med ein gong dersom arbeidstakaren har gjort seg skuldig i grovt pliktbrot eller anna vesentleg misleghald av arbeidsavtalen. Medan spørsmål om avskil vert behandla, kan arbeidstakaren bli suspendert frå stillinga si. Det er eit vilkår for å kunne føreta suspensjon at det av omsyn til tenesta er nødvendig at arbeidstakaren straks vert fjerna frå stillinga si, og at det må vera grunn til å rekna med at vilkåra for avskil etter arbeidsmiljølova 15-13 og 15-14 er oppfylte. Mynde til å føreta suspensjon ligg til fylkesrådmannen. Arbeidstakaren har krav på å få behalde løna si inntil vedtak om avskil er gjort. Om arbeidstakarane sine rettar ved avskil og suspensjon, vert det elles vist til arbeidsmiljølova kapittel 15 og forvaltningslova sine reglar for sakshandsaming. 15 Attest Når arbeidstakaren sluttar, har vedkomande krav på sluttattest i samsvar med arbeidsmiljølova 15-15. Sluttattest vert skriven på standardformular for sluttattest. 16 Anna løna arbeid Tilsette i Sogn og Fjordane fylkeskom mune kan som hovudregel ikkje ha anna løna arbeid i konkurranse med vedkomande sine arbeidsoppgåver i fylkeskommunen, eller ekstraarbeid som kan medføra ugildskap etter forvaltningslova kapittel II. Arbeidstakaren må heller ikkje ha ekstraarbeid av eit slik omfang at det kan gå ut over vedkomande si arbeidsyting i fylkeskommunen. 5
Ved fleire løna arbeidsforhold skal arbeidsgjevar orienterast og godkjenne ei slik ordning. Godkjenningsmynde ligg til fylkesrådmannen. 17 Informasjon til, og møte med, media Det framgår av heftet Plan for informasjonsarbeid kven som på vegner av fylkeskommunen kan gje informasjon til media. Arbeidstakar må retta seg etter dette. 18 Teieplikt Arbeidstakarane har teieplikt i medhald av forvaltningslova 13 og særlover. Arbeidstakar har plikt til å skriva under på erklæring om teieplikt dersom dette vert kravd. 19 Gåver i tenesta Arbeidstakar har ikkje høve til for seg eller andre å ta imot gåver, provisjon, tenester eller andre ytingar som er eigna til, eller meint å skulle verka inn på det arbeidet vedkomande gjer for fylkeskommunen, eller som det ved reglement er forbode å ta imot. 20 Målform Administrasjonsmålet i Sogn og Fjordane fylkeskommune er nynorsk. 21 Tolking Fylkesrådmannen avgjer spørsmål om tolking av dette reglementet. Fylkeshovudtillitsvald kan krevja at fylkesrådmannen si tolking vert lagt fram til drøfting i hovudsamarbeidsutvalet. 22 Endringar Endringar i reglementet kan gjerast av fylkesutvalet etter uttale frå hovudsamarbeidsutvalet etter at endringane er avtala med dei tilsette sine organisasjonar, jf. arbeidsmiljølova 14-20. 6
Verdigrunnlag Fylkeskommunen sitt verdigrunnlag er eit fundament som seie noko om kva verdiar som ligg til grunn for fylkeskommunen sine val og handlingar. Det vere seg i møte med kollegar, i den einskilde sitt arbeid og i møte med omverda. Fylkeskommunen er tufta på fyljande verdiar: Respekt: Omsorg: Lojalitet: Medverknad: Effektivitet: Tillit: Vi er ærlege, opne og likeverdige som menneske Vi bryr oss om og støttar kvarandre Vi står saman om å realisere fastsette mål og oppgåver Vi gjev uttrykk for eige syn og støttar avgjerder Vi skal nytte ressursane våre best mogleg Handlingane våre må skape tillit Kriterium for god leiarpraksis Ein god leiar i fylkeskommunen: 1. Sikrar kvaliteten på tenestene 2. Er aktiv i å utvikle og å gjennomføre mål og strategiar 3. Er utviklingsorientert og legg til rette for kreativitet, kompetanseutvikling og nytenking 4. Utviklar og gjennomfører likestillingstiltak i samsvar med handlingsplan for likestilling 5. Støttar medarbeidarar og kollegaer 6. Motiverer gjennom involvering, rettleiing og tilbakemelding 7. Utviklar ansvarskjensle og sjølvstende 8. Legg vekt på mangfald, samarbeid og fleksibilitet 9. Skapar eit ope, romsleg og forsvarleg arbeidsmiljø 10. Arbeider for heilskapsløysingar 11. Forvaltar tildelte ressursar godt 7
Etiske retningslinjer Dei etiske retningslinjene gjeld for alle folkevalde og tilsette i Sogn og Fjordane fylkeskommune. 1 Føremålet med retningslinjene Føremålet med dei etiske retningslinjene er å skape betre medvit om haldningar og etikk og dermed å styrke innbyggjarane sin tillit til administrasjon og politikk i fylkeskommunen. 2 Handling og haldning Sogn og Fjordane fylkeskommune legg stor vekt på at etisk haldning også må få gjennomslag i praktisk handling m.a. ved å; følgje lover, føresegner og ordningar elles som gjeld for fylkeskommunen ta opp tilhøve som ein meiner er feil forvalte fylkeskommunen sine ressursar på ein best mogleg måte å vere lojal mot fylkeskommunen sine overordna mål å vise andre respekt i omtale og i handling Sogn og Fjordane fylkeskommune byggjer si verksemd på at både folkevalde og tilsette aktørar er opne og ærlege. Som forvaltarar av fellesmidlar i samfunnet, vert det stilt spesielt høge krav til den einskilde aktør sine etiske haldningar. Alle pliktar lojalt å halde lov, forskrifter og reglement som gjeld for verksemda i fylkeskommunen. I dette ligg også at alle skal vere lojale mot dei vedtak som er gjorde. 3 Etisk forvaltningspraksis Fylkeskommunale aktørar skal vere medvitne om at deira åtferd er grunnlaget for den tilliten innbyggjarane har til fylkeskommunen. Dei skal difor ta aktiv avstand frå å stå opp mot all uetisk forvaltningspraksis. 4 Økonomiske og andre føremoner a) Fylkeskommunale aktørar skal unngå personlege føremoner som kan påverke eller vere eigna til å påverke handlingar, saksførebuing eller vedtak. Dette gjeld likevel ikkje gåver av liten verdi slik som reklamemateriell, blomar, ei bok eller konfekt og liknande når eit ytre høve gjer det naturleg og utan at det er knytt til nokon konkret vedtakssituasjon. Gåver omfattar ikkje berre materielle gjenstandar, men også andre føremoner t.d. i form av personlege rabattar ved kjøp av varer og tenester. b) Dersom ein får tilbod om gåver og liknande som i verdi går utover retnings linjene i fylkeskommunen, skal ein kontakte næraste overordna. Dette gjeld også om tilhøva kring tilbodet tilseier det. Gåver av denne karakter skal returnerast avsendar saman med eit brev der ein gjer greie for fylkeskommunen sine reglar om dette. c) Moderate former for gjestfridom og representasjon høyrer med i samarbeids tilhøve og som ramme for informasjonsutveksling. Både grad og karakter av slik merksemd må ikkje utviklast slik at den usakleg påverkar avgjerdsprosessen eller kan gje andre rimeleg grunn til å tru det. 8
d) Reiseutgifter i fagleg samanheng skal dekkjast av fylkeskommunen der som ikkje annan offentleg instans står som arrangør og betalar utgiftene. Unntak frå dette kan berre skje etter særskilt vedtak. 5 Interessekonfliktar Fylkeskommunale aktørar skal unngå å kome i situasjonar som fører til konflikt mellom personlege interesser og interessene til fylkeskommunen. Dette kan også gjelde sjølv om tilhøvet ikkje vert ramma av reglane om ugildskap i forvaltnings lova. Dersom personlege interesser kan påverke avgjerder i ei sak eller eit saksområde ein har fagleg ansvar for eller elles deltek i handsaminga av, skal ein ta dette opp med overordna. For politiske aktørar må det gjelde full opplysningsplikt i vedkomande kollegiale vedtaksorgan. Dette skal også gjelde i dei høve ein måtte bli avskoren frå å hevde personlege interesser der det elles ville ha vore legitimt eller det er fare for at ein kan overkompensere mot personlege interesser for å halde oppe truverdet. Døme på slike interessekonfliktar kan vere: Forretningstilhøve til tidlegare arbeidsgjevar eller arbeidskollegaer Løna attåtverv som kan påverke det arbeidet ein gjer i fylkeskommunen Engasjement i interesseorganisasjonen eller politisk verksemd som gjeld tilhøve som den einskilde arbeider med i fylkeskommunen Personlege økonomiske interesser som kan føret il at vedkomande medarbeidar kjem i ein konkurransesituasjon eller lojalitetskonflikt i høve til verksemda i fylkeskommunen Familiesamband eller andre nære sosiale samband Funksjonen som tillitsvald for tilsette som arbeider med arbeidsgjevar spørsmål Fylkeskommunalt tilsette i politiske verv i fylkeskommunen. 6 Informasjon I all sakshandsaming og verksemd skal ein leggje vekt på å få fram fullstendig, korrekt og sakleg informasjon som grunnlag for dei avgjerd som skal takast. Informasjon som ikkje er fortruleg skal vere open og tilgjengeleg for alle. Opplysningar som ein har fått på fortruleg vis under handsaming av saker i fylkes kommunen, skal haldast fortrulege og ikkje nytast til personleg vinning. All informasjon om fylkeskommunen skal gjevast på ein slik måte at ein kan ved kjenne seg den andsynes den/dei det vedkjem. Den skal vere korrekt og påliteleg. Ein bør aktivt søkje å unngå tvetydige formuleringar. Har ein likevel kome i skade for å gje gal informasjon eller informasjon som er unødig uklår, bør det rettast opp ved første høve. 9
7 Mynde Myte gjennom tillitsverv eller stilling skal ein bruke til det føremål som det er meint for. Mynde skal ikkje brukast for å oppnå personleg vinning eller for å fremme personlege interesser. Mynde skal brukast med særleg varsemd andsynes den som har små ressursar og som vanskeleg kan hevde rettane sine. 8 Bruk av utstyr Ein kan berre nytte fylkeskommunale maskiner, bilar og anna utstyr i samsvar med fastsette retningslinjer. 9 Åtferd Alle som representerer fylkeskommunen må vidareutvikle og arbeide for å styrke den etiske standard og åtferd i all politisk og administrativ verksemd. Alle har eit sjølvstendig ansvar for å ta opp tilhøve ein får kjennskap til på arbeids plassen som ikkje er i samsvar med fylkeskommunen sine etiske retningslinjer. Leiarar på alle nivå har eit særleg ansvar for å: leggje vekt på personleg integritet halde oppe, vidareutvikle, gjere tydeleg og skape aksept for etisk forsvarleg åtferd leggje tilhøva til rette for å praktisere etiske forsvarleg åtferd Følgje opp at folkevalde og tilsette er kjende med og etterlever fylkeskommunen sine etiske retningslinjer Etiske prinsipp Medvit om etikk og haldningar skal styrkje grunnlaget for innbyggjarane sin tillit til politikk og administrasjon i fylkeskommunen. Etikk er å: vere lojal mot dei reglar og ordningar som gjeld i fylkeskommunen gi fullstendig og korrekt informasjon bruke mynde med varsemd og forstand ha ei fri og uavhengig stilling i høve til saker der ein har mynde ikkje blande eigne og offentlege interesser vere ærlege 10
Fylkesrådmannen Fylkeshuset Askedalen 2, 6863 Leikanger Telefon: 57 65 61 00 Telefaks: 57 65 30 20 E-post: postmottak.sentraladm@sfj.no www.sfj.no Foto: Birthe Johanne Finstad/Sogn og Fjordane fylkeskommune