DEN NORSKE KIRKE Møtedato:
Saksliste Møteinnkalling Møteinnkalling 3 Godkjenning av innkalling og saksliste 1/17 Godkjenning av innkalling og sakliste 4 Saker til behandling 2/17 Val av leiar og nestleiar i kyrkjeleg fellesnemnd 5 3/17 Meldingar til kyrkjeleg fellesnemnd - 6 4/17 Oppretting av partssamansett utval/administrasjonsutval 7 5/17 Oppretting av arbeidsutval 10 6/17 Godkjenning av prosjektplan med tidsline 12 7/17 Godkjenne søknad til kommunal fellesnemnd om prosjektmidlar 13 8/17 Etisk refleksjon 16 9/17 Møteplan - kyrkjeleg fellesnemnd 2017/2018 19
DEN NORSKE KIRKE MØTEINNKALLING Dato: Sted: Arkivsak: Arkivkode: Onsdag kl. 18:00 Fjell kyrkjekontor 17/00094 415 Forfall må meldast på sms snarast til: 932 64400 () SAKSKART Godkjenning av innkalling og saksliste 1/17 Godkjenning av innkalling og sakliste Saker til behandling 2/17 Val av leiar og nestleiar i kyrkjeleg fellesnemnd 3/17 Meldingar til kyrkjeleg fellesnemnd - 4/17 Oppretting av partssamansett utval/administrasjonsutval 5/17 Oppretting av arbeidsutval 6/17 Godkjenning av prosjektplan med tidsline 7/17 Godkjenning av søknad til kommunal fellesnemnd om prosjektmidlar 8/17 Godkjenning av etisk refleksjon (kulturbygging) i prosjektarbeidet med samanslåing av fellesråd 9/17 Møteplan - kyrkjeleg fellesnemnd 2017/2018 Rong,10.10.2017 Erling Vik, Brynhild Enerhaug, Dag-Olav Bjorøy Møtesekretær
DEN NORSKE KYRKJA Sakspapir Saksbehandler Arkiv 414 Kode Tittel ArkivsakID 17/00095-1 Saksnummer Gradering Ugradert Møtedato Godkjenning av innkalling og sakliste Forslag til vedtak godkjenner innkalling og sakliste møtedato Saksorientering Godkjenning av innkalling og sakliste.
DEN NORSKE KYRKJA Sakspapir Saksbehandler Arkiv 414 Kode Tittel ArkivsakID 17/00095-2 Saksnummer 2/17 Gradering Ugradert Møtedato Val av leiar og nestleiar i kyrkjeleg fellesnemnd Forslag til vedtak 1. vel til leiar i kyrkjeleg fellesnemnd. 2. vel til nestleiar i kyrkjeleg fellesnemnd. 3. Funksjonstida vert frå til 1.12.2019. Saksorientering Det skal veljast leiar og nestleiar i kyrkjeleg fellesnemnd. Prosjektleiar rår til at funksjonstida gjeld for heile prosjektperioden. Det nye fellesrådet etter kyrkjevalet i 2019 skal konstituerast innan utgangen av november og trer i funksjon 1. desember 2019. Fellesnemnda trer ut av funksjon 1. desember 2019.
DEN NORSKE KYRKJA Sakspapir Saksbehandler Arkiv 414 Kode Tittel ArkivsakID 17/00095-8 Saksnummer 3/17 Gradering Ugradert Møtedato Meldingar til kyrkjeleg fellesnemnd - Forslag til vedtak tek meldingane til orientering. Saksorientering Meldingar utan vedlegg: 1. Prosjektleiar har hatt møte med kommunal prosjektleiar Paul J. Manger. Møtet vart nyttig i høve prosessen som kommunane og fellesråda skal gjennom. Det vart også gjort ei avklaring med omsyn til tid for handsaming av søknad om løyving frå kommunal fellesnemnd til kyrkjeleg fellesnemnd. 2. Det er gjort avtale med eigar av Temahuset om leige (framleige) at eit kontor og eit møterom i 3. høgda. Lokala dekkar behovet til prosjektorganisasjonen samt arbeid med kyrkjeblad og nettsider. Leiga er kr 5000 pr månad. 3. Prosjektorganisasjonen er kopla opp mot IKT- plattforma til Kirkepartner IKT. Dette omfattar kontorstøttesystem, sakshandsamarsystem P360 og Kirkebakken. Øygarden kyrkjelege fellesråd vert belasta for kostnaden. Dette er ein del av prosjektkostnaden. 4. Det er gjort avtale om kurs for prosjektorganisasjonen i P360 tysdag 31.10. og for intranettet Kirkebakken onsdag 1.11. 5. Det er kurs for medlemer i kyrkjeleg fellesnemnd 23.10. 6. Oppretting av arbeidsgrupper vert arbeida med fram mot nyåret. Sak om dette kjem til neste møte i kyrkjeleg fellesnemnd. 7. Vedtak i Fellesnemnd Nye Øygarden kommune - 02.10.2017: Fellesnemnda oppnemner Odd Bjarne Skogestad til representant i den kyrkjelege fellesnemnda. Følgjande vararepresentantar vart valt: 1. Atle Dåvøy 2. Anita G. Johannessen
DEN NORSKE KYRKJA Sakspapir Saksbehandler Arkiv 414 Kode Tittel ArkivsakID 17/00095-3 Gradering Ugradert Saksnummer 4/17 Møtedato Oppretting av partssamansett utval/administrasjonsutval Forslag til vedtak 1. godkjenner mandatet og reglementet for administrasjonsutvalet underlagt kyrkjeleg fellesnemnd. 2. vel følgjande medlemer og varamedlemer til administrasjonsutvalet: 1. 2. 3. Varamedlemer: 1. 2. 3. 3. vel til leiar i administrasjonsutvalet for perioden frå til 1.12.2019. 4. vel til nestleiar i administrasjonsutvalet for perioden frå til 1.12.2019. 5. Funksjonstida for administrasjonsutvalet er frå til 1.12.2019. Saksorientering Det skal opprettast eit partssamansett utval, jfr. vedtak i fellesråda 30.8.2017. Dette utvalet er ein del av den vedtekne prosjektplanen og ligg også som ei tilråding i KA sin rettleiar for samanslåing av fellesråd. Ordninga med partssamansett utval er også heimla i Kyrkjelova 35 og Hovudavtalen sin del B, 10-1 a.
Kyrkjelova 35 skal 35.Medbestemmelse og tariffavtale seier dette om representasjon frå arbeidsgivar: «Flertallet i utvalget skal bestå av representanter for rådet. Rådet velger utvalgets leder og nestleder blant disse». Det er i prosjektet lagt opp til at det er 1 arbeidstakarrepresentant frå kvart fellesråd som representerer dei tilsette. Desse representantane bør også representere dei tilsette inn i partssamansett utval. Det vert altså 3 representantar arbeidstakarane. Det betyr at kyrkjeleg fellesnemnd må velje 4 medlemer til partssamansett utval (det skal vere eit fleirtal av arbeidsgivarrepresentantar). Mandat til partssamansett utval/administrasjonsutval har fått fullmakt til å opprette utvalet. Reglement for eit slikt utval skal i utgangspunktet godkjennast av kvart enkelt fellesråd. Prosjektleiar vel å tolke fullmaktene som er gitt av fellesråda til også å omfatte reglement for partssamansett utval. skal gi mandat for partssamansett utval sitt arbeid. Prosjektleiar tilrår følgjande: Mandatet til partssamansett utval/administrasjonsutval (som også vert reglement) (Basisen er Kyrkjelova 35 og HA 10-1 b) I etterkant vert utvalet omtala som administrasjonsutvalet. Mandat og reglement for administrasjonsutvalet underlagt kyrkjeleg fellesnemnd for samanslåing av fellesrådsområda Fjell, Sund og Øygarden. 1. Administrasjonsutvalet skal bestå av 3 medlemer frå arbeidstakarane (eit medlem frå kvart fellesrådsområde) og 4 medlemer frå arbeidsgivar. 2. vel leiar og nestleiar. 3. Møte i administrasjonsutvalet følgjer ein fastlagt møteplan som er avstemt med kyrkjeleg fellesnemnd sin møteplan. 4. Funksjonstida er frå 18. oktober 2017 til utgangen av november 2019. 5. Alle møter i administrasjonsutvalet er normalt lukka. 6. Utvalet sitt arbeid er berre relatert til samanslåingsprosessen. 7. Administrasjonsutvalet handsamer og gir uttale til kyrkjeleg fellesnemnd i saker som gjeld: a. Verksemda sin personalpolitikk generelt b. Planar som vert utarbeida i samanslåingsprosessen c. Personalpolitiske retningsliner d. Reglement og rutinar e. Utviklings- og omstillingsprosessar 8. Administrasjonsutvalet har ikkje avgjerdsmyndigheit. 9. Administrasjonsutvalet handsamar ikkje personalsaker
Prosjektleiar har gitt ei tilråding. Det er likevel viktig at fellesnemnda grundig drøftar administrasjonsutvalet si rolle og namnet t.d. skal vere partssamansett utval.
DEN NORSKE KYRKJA Sakspapir Saksbehandler Arkiv 414 Kode Tittel ArkivsakID 17/00095-4 Saksnummer 5/17 Gradering Ugradert Møtedato Oppretting av arbeidsutval Forslag til vedtak 1. vedtek å opprette eit arbeidsutval (AU) underlagt kyrkjeleg fellesnemnd. 2. Leiar i fellesnemnda er fast medlem i AU og er leiar i AU. 3. vel i tillegg desse medlemene til AU: 1. 2. Varamedlemer: 1. 2. 3. 4. Prosjektleiar er sekretær for AU. 5. AU utarbeidar forslag til arbeidsdeling mellom kyrkjeleg fellesnemnd og AU og utarbeidar eit forslag til konkrete fullmakter til AU. 6. Alle saker til AU skal vere utgreidd av prosjektleiar. Saksorientering Prosjektleiar rår til at det vert oppretta ei arbeidsutval underlagt kyrkjeleg fellesnemnd. Arbeidsutvalet kan effektivisere prosessen fram mot etablering av det nye fellesrådet. Spørsmålet er korleis ein avgrensar sakene i høve til arbeidsutval og kyrkjeleg fellesnemnd. Kyrkjelova 8 «Menighetsrådet kan gi lederen eller denne og minst to av rådets medlemmer (arbeidsutvalg) fullmakt til på saklig begrensede områder å treffe avgjørelse i saker som
skulle ha vært avgjort av rådet. Avgjørelse som er truffet med hjemmel i slik fullmakt skal refereres i første møte etter at avgjørelsen er truffet». «Sakleg avgrensa område» er eit vidt begrep. Arbeidet som kyrkjeleg fellesnemnd skal leie er ikkje likt arbeidet til kyrkjeleg fellesråd. arbeider på oppdrag frå 3 fellesråd og har fått delegert vide fullmakter. Det er viktig at desse fullmaktene vert forvalta på ein god og forsvarleg måte. Det er difor viktig å ha klart for seg konsekvensar av ytterlegare delegering som t.d. eit arbeidsutval. Det kan vere mest tenleg at arbeidsutvalet sjølv utformar eit forslag til eige arbeidsområde og fullmakter som så kyrkjeleg fellesnemnd tek stilling til i eit seinare møte.
DEN NORSKE KYRKJA Sakspapir Saksbehandler Arkiv 414 Kode Tittel ArkivsakID 17/00095-5 Gradering Ugradert Saksnummer 6/17 Møtedato Godkjenning av prosjektplan med tidsline Forslag til vedtak 1. godkjenner prosjektplanen for samanslåing av dei kyrkjelege fellesråda i Fjell, Sund og Øygarden. 2. godkjenner tidslina for prosjektet, pkt. 13, side 11 i planen. 3. Prosjektplanen er eit dynamisk dokument som vert korrigert gjennom vedtak i kyrkjeleg fellesråd. 4. Budsjettet for prosjektperioden vert lagt inn i planen når løyving frå kommunal fellesnemnd til kyrkjeleg fellesnemnd er kjent. Saksorientering Det er utarbeida ein prosjektplan for samanslåing av Fjell, Sund og Øygarden kyrkjelege til (nye) Øygarden kyrkjelege fellesråd frå 1.12.2019. Fellesråda i Fjell, Sund og Øygarden har godkjent prosjektorganiseringa og prosjektorganisasjonen (side 3) i møte 30. august 2017. Prosjektplanen er tenkt å vere dynamisk, i den forstand at den vert justert etter kvart som prosjektarbeidet skrir fram. Dei økonomiske rammene for prosjektet vil styre vesentlege delar av arbeidsstraumane i prosjektet. Prosjektleiar peikar særleg på pkt. 12, side 11, samt pkt. 14, side 12. Det er viktig med avklaringar på nokre område, tidleg i prosjektfasen. Planen vert lagt til for prosjektorganisasjonen sitt arbeid. Prosjektleiar vil rå til at planen vert drøfta. Det er viktig at fellesnemnda tidleg korrigerer der det er naudsynt. Det er lagt fram eit forslag til vedtak i denne saka.
DEN NORSKE KYRKJA Sakspapir Saksbehandler Arkiv 414 Kode Tittel ArkivsakID 17/00095-6 Saksnummer 7/17 Gradering Ugradert Møtedato Godkjenne søknad til kommunal fellesnemnd om prosjektmidlar Forslag til vedtak Ingen tilråding. Fellesnemnda utarbeidar vedtak. Saksorientering Det er kommunal fellesnemnd som skal finansiere arbeidet med å slå saman kyrkjelege fellesråd. Det er kommunereforma (samanslåing av kommunar) er er grunnen til at fellesråda vert slått saman. Når det gjeld midlar til samanslåing av kyrkjeleg fellesråd, så er det særleg omtala i punkt 7.9 i departementets veileder «Utgifter til sammenslåing av kirkelige fellesråd dekkes innenfor departementets støtte til dekning av kommunenes engangskostnader i reformen». Det er kommunal fellesnemnd som bestemmer ramma for tildeling til kyrjeleg fellesnemnd. I møte med Paul J. Manger har prosjektleiar fått opplyst ein søknad vert handsama i kommunal fellesnemnd sitt møte i desember 2017. Prosjektleiar har utarbeida eit forslag til budsjett for prosjektperioden. Budsjettet er to-delt. Den eine delen omhandlar kostnaden med sjølve prosjektarbeidet (samanslåing). Den andre delen omhandlar økonomiske konsekvensar som følgje av val av organisering og system (som t.d. IKT). Det er viktig å ta strategiske og framtidsretta val med omsyn til digitale system. Den største kostnaden med omsyn til drift (utanom løn) er relatert til IKT-system. Framlegg til budsjett for samanslåing fellesråda Prosjektleiar har utarbeida eit framlegg til budsjett for samanslåinga. Budsjettet er basert på fakta, erfaring og stipulering av forventa kostnad. Budsjettet er nøkternt rekna. Skal ein få til ei framtidsretta samanslåing må arbeidet gjerast skikkeleg. I tillegg er det vektlagt framtidsretta digitale system. Det er viktig å presisere at alt i løpet av 2018 må ein utarbeide ein økonomiplan for perioden frå og med 2020.
Aktivitet/tiltak Prosjektorganisasjon Prosjektorganisasjon, alle funksjonar Husleige for prosjektorganisasjonen IKT - prosjektorganisasjonen Rekneskap for prosjektorganisasjonen Kurs for prosjektorganisasjonen Reisekostnadar Revisjon av rekneskap prosjektorganisasjonen Sum delkostnad prosjektorganisasjon Godtgjersle og møtegodtgjerlse Køyring og reiser Fagleg bistand, eksterne ressursar Frikjøp tillitsvalde Sum delkostnad kyrkjeleg fellesnemnd Kulturbygging 3 stabar, råd og frivillige Kostnadar med fellessamlingar og kurs IKT, post, sak, telefoni, rekneskap (nye system) Harmonisering og analyse av behov Nye system innført frå og med 06 /19 System for post, arkiv, sakshandsaming frå 06/19 Telefoni frå 06/19 Rekneskap og løn frå 06/19 Sum delkostnad nye system Bygg og anlegg Tilstandsvurdering av kyrkjer, gravplassar, Varmestyring av kyrkjer, utgreiing Kontorlokale, utgreiing Sum delkostnad bygg og anlegg Sum kostnad 2017 2018 2019 720 000 20 000 10 000 5 000 15 000 10 000 2 000 782 000 Sum heile perioden 1 510 000 60 000 25 000 12 000 45 000 23 000 4 000 1 679 000 85 000 15 000 15 000 15 000 35 000 130 000 85 000 15 000 15 000 15 000 130 000 200 000 35 000 30 000 30 000 295 000 110 000 45 000 155 000 380 000 35 000 55 000 30 000 500 000 45 000 380 000 35 000 55 000 30 000 545 000 70 000 720 000 20 000 20 000 5 000 10 000 2 000 5 000 15 000 15 000 3 000 10 000 2 000 115 000 782 000 30 000 5 000 45 000 45 000 120 000 45 000 25 000 190 000 150 000 1 257 000 1 457 000 120 000 45 000 25 000 190 000 2 864 000 (I økonomiplanen frå og med 2020 må ein ta omsyn til sanering av kostnadar og nye kostnadar som kjem til). Forslag til søknadstekst Kommunane Fjell, Sund og Øygarden slår seg saman frå 1.1.2020. Som følgje av dette vert fellesrådsområda også slått saman. Kyrkjelova 5: «Soknets organer. I hvert sokn skal det være et menighetsråd. I kommuner med flere sokn skal det i tillegg være et kirkelig fellesråd» Samanslåing av fellesråda følgjer dei same prinsippa som for kommunesamanslåinga og det er utarbeida ein eigen rettleiar av KA for dette arbeidet. Det er oppretta ei kyrkjeleg fellesnemnd og ein prosjektorganisasjon.
Kostnaden med samanslåing av fellesråda skal dekkast av midlar som kommunal fellesnemnd har fått tilført, ref.i punkt 7.9 i departementets veileder «Utgifter til sammenslåing av kirkelige fellesråd dekkes innenfor departementets støtte til dekning av kommunenes engangskostnader i reformen» søkjer om ei rammeløyving på kr 2 864 000 for heile prosjektperioden frå og med november 2017 til og med november 2019. Grunnlaget for ramma ligg vedlagt søknaden. Der vil ein sjå korleis kostnadane fordeler seg. Vedlagt søknaden ligg også prosjektplanen for samanslåing av fellesråda. Følgjande er viktig i samanslåingsprosessen Kulturbygging, harmonisering og hensiktsmessig organisering Framtidsretta digitale system Det er også innanfor desse områda at kostnaden med samanslåinga er størst. Det er 3 stabar med i overkant av 50 medarbeidarar, fleire kyrkjelege råd, frivillige medarbeidarar, kyrkjebygg og gravplassar som skal samlast i ein ny organisasjon. Reknar me med alle frivillige medarbeidarar som også vert ein del av samanslåinga er det snakk om i overkant av 400 personar som skal finne saman, både i små samanhengar og store samanhengar. Den norske kyrkja i Fjell, Sund og Øygarden tener eit publikumstal tilsvarande folketalet i dei tre kommunane. Det er viktig at det kyrkjelege systemet ikkje vert hengande etter i samanslåinga av dei tre kommunane. Det er viktig å få til ein god samanslåingsprosess slik at organisasjonen møter den nye tida ved inngangen til 2020. For å få dette til er det naudsynt med ein prosjektorganisasjon som arbeider jamleg med samanslåinga. Prosjektorganisasjonen er henta frå dagens drift slik at mannskapet kan brukast alternativt mellom prosjekt og drift. Dette er mest kostnadseffektivt. Det er fylt på i prosjektperioden i drift med ei engasjementsstilling. Det har vore gode relasjonar mellom kommune og kyrkje i dei tre kommunane. Me ser fram til eit godt samarbeid både i prosjektfasen og i nye Øygarden kommune. Venleg helsing Vesentlege merknadar frå prosjektleiar: - Søknaden er kortfatta. Det må vurderast om den er tydleg nok. - Det er no ingen plan B om ramma vert vesentleg lågare enn det som budsjettet legg opp til. - Det er i liten grad tatt omsyn til kostnadar med eventuelle opplegg for frivillige medarbeidarar i samanslåingsfasen. - Det er ikkje lagt inn budsjett for kostnadar med omsyn til endra kontorfasilietetar. - Dersom det vert avdekka vesentlege bygningsmessige utfordringar i 2018 må dette takast opp med den enkelte kommune. Saka vert lagt fram utan innstilling.
DEN NORSKE KYRKJA Sakspapir Saksbehandler Arkiv 414 Kode Tittel ArkivsakID 17/00095-9 Saksnummer 8/17 Gradering Ugradert Møtedato Godkjenning av etisk refleksjon (kulturbygging) i prosjektarbeidet med samanslåing av fellesråd Forslag til vedtak 1. vedtek å prøve ut etisk refleksjon som eit arbeidsverktøy for å skape ein felles organisasjonskultur mellom fellesråda i Øygarden, Sund og Fjell. 2. godkjenner at det i tilknyting til prosjektet vert gjennomført eit aksjonsforskingsstudie. Saksorientering Stortinget fatta 8. juni 2017 vedtaket som inneber at kommunane Fjell, Sund og Øygarden vil verte slått saman. Som kjent får dette også konsekvensar for dei dei kyrkjelege fellesråda, og 1. januar 2020 skal dagens tre fellesråd verte til eitt. Samanslåinga aktualiserer spørsmålet om korleis vi skal gå fram for å byggje ein ny og felles organisasjonskultur, noko Kirkens Arbeidsgiverforening tilrår vert handsama som eit eige tema i samanslåingsprosessen. MÅL Som eit delprosjekt i samanslåinga ønskjer eg difor å setje i gang ein prosess som har som mål å etablere ein ny felles organisasjonskultur som tek vare på god praksis frå dei tre eksisterande fellesråda der tilsette er bevisste på verdiane som er styrande for arbeidet der verdiane har konsekvensar for praksis ved systematisk etisk refleksjon ETISK REFLEKSJON Saman med eit utval av tilsette frå alle tre fellesråda, ønskjer me å innføre etisk refleksjon som eit arbeidsverktøy i dei tre fellesråda, og å utforske på kva måte verktøyet kan bidra til utvikling av ein felles organisasjonskultur. Etisk refleksjon handlar om å reflektere over episodar eller område i eigen praksis som ein opplever som etisk utfordrande. Det kan til dømes dreie seg om kommunikasjon, økonomi, prioriteringar eller andre tema. Refleksjonen skal hjelpe til å få nye perspektiv på saka, verte bevisst på viktige omsyn og kva verdiar som står på spel. Målet er at refleksjonen gjennom etisk og fagleg skjøn resulterer i vel gjennomtenkte tiltak og val.
Grunngjevinga for å innføre etisk refleksjon er at det vil fremje god praksis. Etisk refleksjon vil føre til ein organisasjonskultur som er prega av medarbeidarar som er medvitne eigne handlingar og haldningar i arbeidet, og som kan grunngje vala vi tek i vanskelege situasjonar. Systematisk refleksjon rundt handlingane, haldningane og systema i organisasjonen, vil hjelpe oss til å samtale om kva konsekvensar verdiane våre har i praksis, og gje oss øving i å gjere gode val. Det kan vere ei hjelp til å vurdere om praksisen vår er i samsvar med dei verdiane vi ønskjer å identifisere oss med, og til å arbeide med å redusere avstanden mellom praksisen og ideala våre. Me ønskjer at dette vil opplevast meiningsfylt og bidra til motivasjon hos dei tilsette. METODE Prosjektleiar ber om løyve til å gjennomføre prosjektet som eit aksjonsstudie utført og leia av Annlaug Børve. Arbeidet vil munne ut i ei masteroppgåve innan verdibasert leiing ved VID vitenskapelige høgskole. Aksjonsforsking som metode har som siktemål å løyse reelle organisatoriske utfordringar. Forskinga skal føre til forandring i organisasjonen og bidra til å produsere kunnskap. Fordelen ved å knyte prosjektet til forsking er at det vil verte høg kvalitet på arbeidet som følgje av at forskinga set høge krav til metoden som vert brukt. I aksjonsforsking er relasjonane mellom forskaren og deltakarane i forskingsprosjektet avgjerande. Samarbeidet bør vere prega av verdiar som tillit, omsorg og likeverd. Deltakarane sin påverknad på prosjektet er også grunnleggande. På grunn av at deltakarar ikkje er valt ut og har fått høve til å påverke prosjektet, er det foreløpig ikkje mogeleg presentere ein prosjektplan. Det er utarbeidd ein tentativ plan over korleis prosjektet kan utvikle seg. Deltakarane sine vurderingar og erfaringane vi haustar kan medføre at prosjektet tek ei anna retning enn det som her vert skissert. Planen vil verte lagt fram til orientering for fellesnemnda. Deltakarar Det må skiljast mellom deltaking i prosjektet, som omfattar alle, og deltaking i studiet, som berre vil omfatte dei som har gitt sitt samtykke til det. For å oppnå målet om å etablere ein felles organisasjonskultur, er det viktig at alle tilsette vert involverte i prosessen. Det er likevel hensiktsmessig at det vert etablert eit utval på 7-8 personar som får eit særskilt ansvar i prosjektet. I det følgjande vert dette utvalet omtala som «kulturutvalet.» Utvalet må setjast saman av tilsette frå alle dei tre fellesråda. Det bør i størst moglege grad ha tilsette frå dei forskjellige faggruppene, og vere balanserte med omsyn til kjønn og alder. Deltakarane må vere villige til å delta i forskingsprosjektet. Økonomi Prosjektet inngår som del av harmonisering og kulturbygging i prosjektet. Tid Prosjektet vil følgje prosjektplanen for samanslåing av fellesråda, og vil såleis strekkje seg frå august 2017, til ferdigstillinga av prosjektet hausten 2019, jf side 10. Arbeidet vil gå for seg i ei veksling mellom plenumssamlingar og gruppesamlingar. Me vil tilrå at prosjektet vert delt opp i eit forprosjekt som omfattar utvalet. Herifrå kan vi hauste erfaringar frå korleis ei etisk refleksjonsgruppe fungerer, og ut frå dette planleggje hovudprosjektet, der alle tilsette vert inkluderte i ei etisk refleksjonsgruppe. Denne saka vart fremja til fellesråda i Fjell, Sund og Øygarden den 30.8.2017. Sund kyrkjelege fellesråd kunne ikkje slutte seg til innstillinga. Fjell og Øygarden har godkjent opplegget. Prosjektleiar presiserer at dei økonomiske konsekvensane ved gjennomføring er minimale. Det som er mest krevjande er få organisert gruppearbeid m.m. og få innarbeida metoden i organisasjonen i ein krevjande periode.
DEN NORSKE KYRKJA Sakspapir Saksbehandler Arkiv 414 Kode Tittel ArkivsakID 17/00095-7 Saksnummer 9/17 Gradering Ugradert Møtedato Møteplan - kyrkjeleg fellesnemnd 2017/2018 Forslag til vedtak godkjenner møteplanen for 2017/2018. Saksorientering Me går inn i ein krevjande periode med omsyn å balansere drift og prosjekt. Det er viktig å halde fokus på arbeidet som vert driven i regi av fellesråd og sokneråd. Me må halde trykket oppe på kjerneverksemda. Det er viktig at talet på møte vert avgrensa til det som er viktig og naudsynt. Kyrkjeverja/prosjektleiar har eit forslag til møteplan for kyrkjeleg fellesnemnd. I dette forslaget ligg også eit forslag til møteplan for fellesråda i Fjell, Sund og Øygarden. Det er dei same menneska i administrasjonen som skal førebu og delta på møta. Fellesnemnda vurdere møteplanen. Etter 11. april kan ein vurdere eit stykke ut i 2018. Det skal også inn møte i AU mellom fellesrådsmøta og møta kyrkjeleg fellesnemnd. Dag og dato må kontrollerast. kl. 18.00 Onsdag 18. oktober 2017 Onsdag 13. desember 2017 Onsdag 10. januar 2018 Onsdag 14. februar 2018 Onsdag 11. april 2018 Fjell kyrkjelege fellesråd kl. 18.00 Onsdag 29. november 2017 Onsdag 24. januar 2018 Onsdag 21. mars 2018 Onsdag 23. mai 2018 Øygarden kyrkjelege fellesråd kl. 18.00 Onsdag 1. november 2017 Onsdag 31. januar 2018 Onsdag 28. mars 2018 Onsdag 30. mai 2018 Sund kyrkjelege fellesråd kl. 18.00 Onsdag 2. november 2017 Onsdag 25. januar 2018 Onsdag 22. mars 2018 Onsdag 24. mai 2018