Lisensavtale for Sticos Avstemming

Lisensavtale for Sticos Avstemming 1. Avtalens omfang Denne avtalen gir kunden rett til bruk av produktet Sticos Avstemming i avtaleperioden for det oppgitte antall brukere i de virksomheter som omfattes av avtalen. Bruk av Sticos Avstemming skal til enhver tid skje i henhold til de betingelser som fremgår av denne avtalen, brukervilkår, samt opplysninger oppgitt i tilbud og kundens bestilling. Avtalen kan ikke overføres til en tredjepart, uten etter skriftlig samtykke fra Sticos AS. 2. Produktet Sticos Avstemming er et verktøy for dokumentasjon av avstemmingsarbeidet. Produktet gjør at brukeren for hver periodeavslutning får oversikt over utførte avstemminger. Verktøyet er webbasert og integrert med regnskapssystemet, for overføring av regnskapstall til Sticos Avstemming. Data som genereres ved bruk av Sticos Avstemming blir lagret hos Sticos AS. Det blir tatt sikkerhetskopi av alle data som kunden oppbevarer hos Sticos AS. Det oppbevares løpende sikkerhetskopi for de siste 7 dager. Kunden er selv ansvarlig for lagring og sikkerhetskopiering av data som kunden lagrer lokalt hos seg. Lisensavtalen dekker brukerstøtte for Sticos Avstemming. Med brukerstøtte menes bistand i bruk av systemets funksjoner. Sticos AS forbeholder seg retten til å avgjøre hvorvidt brukerstøtten som ytes dekkes av lisensavtalen eller ikke. Følgende dekkes ikke av lisensavtalen: a) Kurs/opplæring. Sticos AS forbeholder seg retten til å avgjøre om bistand til bruk av systemets funksjoner blir så omfattende at det må betraktes som kurs/opplæring. I slike tilfeller henviser vi til vårt gjeldende kurstilbud, eller til å ta kontakt for tilbud på tilpassede bedriftsinterne kurs. b) Regnskapsfaglige spørsmål. Sticos AS henviser til gjeldende kurstilbud og produktet Sticos Oppslag, som har fri brukerstøtte for slike spørsmål inkludert i vedlikeholdsavgiften. c) Bistand i forbindelse med integrasjon av regnskapsdata ut over ett ERP-system hvis ikke annet er avtalt. I tilfeller hvor brukerstøtten ikke dekkes av lisensavtalen vil Sticos AS kunne tilby konsulentbistand som faktureres etter gjeldende timepris. Produktet inkluderer nødvendig teknisk kundestøtte i forbindelse med pålogging og bruk av produktet. Teknisk brukerstøtte gis via telefon eller fjernstyring. Med mindre annet er særskilt avtalt med kunden, har alle kundens brukere rett til å melde inn behov om teknisk brukerstøtte. Sticos AS vil løpende oppdatere og vedlikeholde Sticos Avstemming, og kunden vil gis Lisensavtale Sticos Avstemming Side 1

informasjon om større endringer i produktet. Kunden er selv ansvarlig for oppdatering av sine egne data i produktet. En utfyllende beskrivelse av produktet er tilgjengelig på https://sticos.no/regnskap/sticosavstemming. 3. Brukerbegrensninger Produktet er lisensiert ut fra det antall brukere kunden har kjøpt lisenser for, og kunden kan ikke registrere flere brukere i Sticos Avstemming enn det kunden har kjøpt lisenser for. Det er ikke adgang til å opprette tilgang for brukere utenfor kundens egen organisasjon om ikke annet er skriftlig avtalt. Kunden plikter å sikre at produktet eller deler av dette, ikke skal kopieres eller på annen måte gjøres tilgjengelig for tredjeparter som ikke omfattes av avtalen. 4. Tilgjengelighet Sticos Avstemming vil normalt være tilgjengelig alle dager i tidsrommet 00.00 til 24.00. Sticos AS sitt sentralbord er åpent for mottak av supportsaker innenfor normal kontortid. Sentralbordets åpningstider publiseres på https://sticos.no/om-sticos/kontakt-oss.. Supportsaker kan sendes til Sticos AS hele døgnet pr. epost eller via egen tilbakemeldingsfunksjon i produktet. Dersom det oppstår feil utenfor normal arbeidstid, vil feilretting påbegynnes neste arbeidsdag. Utilgjengelighet som følge av vedlikehold vil så langt det er mulig foretas utenfor normal arbeidstid. 5. Tekniske systemkrav Produktene kan benyttes med operativsystemer og nettlesere som er mest vanlige i markedet til enhver tid. Fullstendig oversikt over systemkrav publiseres på https://sticos.no/omsticos/support. Endringer i systemkrav som kan påvirke kundens bruk av systemet varsles med minimum 30 dagers varsel. 6. Priser og betalingsbetingelser Produktet har en etableringspris og en årlig avgift for bruk, vedlikehold og support. Den årlige avgiften fastsettes ut fra antall brukere. I tillegg kommer pris for eventuell lagring av kundens data som overstiger 10 GB totalt for alle produkter kunden har fra Sticos AS. Kunden vil varsles når grensen for avtalt lagringsmengde er nær. Kunden må skriftlig bekrefte avtale om økt lagringsmengde. Nødvendig teknisk brukerstøtte i forbindelse med pålogging og bruk av produktene inngår i abonnementet. Ved feilsituasjoner meldt til Sticos sin tekniske brukerstøtte som er forårsaket Lisensavtale Sticos Avstemming Side 2

av kundens brukere, kundens infrastruktur eller tredjeparts leverandører som kunden benytter, kan Sticos AS fakturere kunden for den tid som går med til feilsøking og utbedring av feilen. Gjeldende priser for datalagring og betalbar teknisk brukerstøtte publiseres på https://www.sticos.no/om-sticos/support/tilleggstjenester. Alle priser justeres én gang i året. Sticos AS fakturerer årsavgiften forskuddsvis èn gang hvert år for kommende avtaleperiode (12 måneder). Eventuelle endringer i løpet av avtaleperioden som medfører krav om tilleggsbetaling, f.eks. økning i antall brukere eller økt lagringsmengde, faktureres fortløpende. Betalingsbetingelsene er pr 14. dager fra fakturadato. Ved forsinket betaling beregnes forsinkelsesrente i henhold til Lov om renter ved forsinket betaling. Bestemmelsene i dette punktet kan fravikes gjennom skriftlig avtale. 7. Eiendomsrett Sticos AS har opphavsrett og alle andre immaterielle rettigheter til databasen og innhold som omfattes av denne avtalen og som leveres av Sticos AS. Dette gjelder ikke kundens egne data. Kunden og kundens brukere har ikke rett til å kopiere innholdet i Sticos Avstemming utover det som er nødvendig for bruk av systemet, uten etter skriftlig samtykke fra Sticos AS. 8. Personvern Sticos AS lagrer følgende informasjon om sine kunder; informasjon som er avgitt i forbindelse med avtaleinngåelsen, samt senere informasjon om tjenester og produkter som kunden bestiller. Opplysningene benyttes som grunnlag for oppfyllelsen av avtalen, herunder fakturering og regnskapsførsel. Sticos AS vil oppbevare opplysninger om Kunden også etter utløpet av Avtalen med tanke på senere fornyelse av abonnementsforholdet, og for utsendelse av informasjon om Sticos AS produkter og tjenester. Sticos AS vil ved opprettelse av tilganger og ved bruk av produkt og tjenester registrere informasjon om brukeren. Nærmere informasjon om dette er tilgjengelig på https://www.sticos.no/personvern. Nærmere bestemmelser om databehandling er regulert i egen databehandleravtale som følger som vedlegg 1 til denne avtalen. 9. Databehandling Lisensavtale Sticos Avstemming Side 3

I den utstrekning systemet gjør det mulig for kunden å lagre egne opplysninger hos Sticos AS, vil dette innebære at Sticos AS ved oppbevaring av personopplysninger for kunden opptrer som en databehandler. Kunden er ansvarlig for at behandlingen av opplysningene er i henhold til gjeldende lovgivning. Sticos AS skal behandle alle data i samsvar med kravene i den til enhver tid gjeldende lovgivning. Nærmere bestemmelser om databehandling er regulert i egen databehandleravtale som følger som vedlegg 1 til denne avtalen. 10. Konfidensialitet Sticos forplikter seg å bevare absolutt taushet overfor uvedkommende om forhold og opplysninger selskapet kommer i befatning med som følge av kundeforholdet. Taushetsplikten gjelder også opplysninger om tredjepart som kommer Sticos til kjennskap som følge av kundeforholdet, som f.eks. klientopplysninger, regnskapsdata og opplysninger om ansatte. Sticos vil sørge for at alle ansatte utviser aktsomhet ved behandling av sensitive opplysninger og at tekniske systemer er på plass for å sikre at ikke informasjon kommer på avveie Taushetsplikten er tidsubegrenset og gjelder også etter at avtaleforholdet er opphørt. 11. Ansvar Sticos AS er ikke ansvarlig for feil eller følger av feil i produktets innhold og funksjoner eller for opplysninger gitt i forbindelse med brukerstøtte. Om produktet i vesentlig grad skulle være utilgjengelig for kunden hverdager mellom kl. 07:00 og kl. 19:00 grunnet forhold som Sticos AS er ansvarlig for, ytes forholdsmessig prisavslag. For å sikre kvaliteten på systemet bør eventuelle feil som kunden blir oppmerksom på meldes til Sticos AS så snart som mulig. 12. Mislighold Ved betalingsmislighold har Sticos AS rett til å sperre tilgangen til Sticos Avstemming og brukerstøtte uten nærmere forvarsel, frem til betaling har funnet sted. En slik sperring reduserer ikke kundens forpliktelse til å betale årsavgiften for avtaleperioden. Sticos AS har rett til umiddelbart å si opp avtalen dersom kunden eller kundens brukere misligholder abonnementet. Opphør av avtalen medfører at tilgangen til Sticos Avstemming blir sperret. På samme tidspunkt opphører tilgangen til brukerstøtte. Kunden har i slike tilfeller ikke krav på å få refundert årsavgift for den resterende del av avtaleperioden. Ved vesentlig mislighold av avtalen fra Sticos AS sin side, og som Sticos AS ikke har klart å rette innen rimelig tid etter skriftlig varsel fra kunden, kan kunden heve avtalen med øyeblikkelig virkning. Vesentlig mislighold av avtalen fra Sticos AS sin side medfører forholdsmessig refusjon av betalt årsavgift for avtaleperioden.. Lisensavtale Sticos Avstemming Side 4

13. Varighet og oppsigelse Avtalen trer i kraft fra det tidspunkt Kunden bestiller abonnement på Sticos Avstemming og løper inntil avtalen sies opp skriftlig av en av partene. Oppsigelsen får virkning fra utløpet av inneværende avtaleperiode, med mindre annet er skriftlig avtalt. 14. Tvister Avtalen er underlagt norsk lov. Tvister mellom partene skal søkes løst ved forhandlinger. Dersom det ikke lykkes å oppnå en enighet i løpet av en periode på 60 dager, har hver av partene rett til å bringe tvisten inn for rettslig behandling. For tvister som oppstår i forbindelse med denne avtalen benyttes den rettskrets hvor Sticos AS har sitt hovedkontor som verneting. 15. Vedlegg Vedlegg 1: Databehandleravtale Lisensavtale Sticos Avstemming Side 5

Vedlegg 1 til lisensavtale for Sticos Avstemming Databehandleravtale Sticos Avstemming I henhold til General Data Protection Regulation (GDPR) art. 28. mellom Kunden heretter kalt behandlingsansvarlig og Sticos AS heretter kalt databehandler Lisensavtale Sticos Avstemming Side 6

1. Avtalens hensikt Avtalens hensikt er å regulere rettigheter og plikter etter General Data Protection Regulation, heretter kalt «GDPR» eller «forordningen. Avtalen skal sikre at personopplysninger om de registrerte ikke brukes urettmessig eller kommer uberettigede i hende. Avtalen regulerer databehandlers bruk av personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige, herunder innsamling, registrering, sammenstilling, lagring, utlevering eller kombinasjoner av disse. Avtalens punkt 3 flg. gjelder tilsvarende så langt det passer for andre data enn personopplysninger Sticos behandler som følge av avtaleforholdet. 2. Formål og opplysningskategorier Formålet med databehandlingen på vegne av behandlingsansvarlig er å håndtere nødvendige opplysninger for å tilgjengeliggjøre og tilpasse en best mulig bruk av produktet til kundens brukere, samt legge til rette for enkel oppstart igjen dersom abonnementet nylig er avsluttet. Databehandler vil ikke behandle opplysninger ut over formålene som er angitt. 2.1 Opplysningskategorier og eksempler på personopplysninger: Personalia, kontaktopplysninger, og opplysninger om avtalen Formål for behandlingen: Administrasjon av abonnement og avtale mellom partene, samt dokumentasjon etter reglene i bokføringsloven og GRFS. Navn, telefonnummer, e-post, brukerid, firmatilknytting og innlogginger tilhørende kontaktperson. Navn, e-post, brukerid, firmatilknytting og innlogginger tilhørende registrerte brukere av produktet. Ordre, inkludert eventuelle kommentarer fra kunde vedrørende avtalen. Administrative forespørsler fra kontaktperson, vedrørende endringer i avtalen, som f.eks. endring av brukere. Loggdata og innloggingsinformasjon Formål for behandlingen: Håndtering av brukertilgang, rettigheter og tekniske løsninger, inkludert kontroll av lisenser i bruk og varsling av kunde ved ubrukte lisenser. BrukerID, brukernavn, e-post, navn, innloggingstidspunkt. Brukers registrering av innhold om klient Formål for behandlingen: Nødvendig behandling for verktøyets funksjonalitet, herunder tidsstyring, tid brukt på klienter, kontaktpersoner hos klienter, mv. Lisensavtale Sticos Avstemming Side 7

Ansattnavn, datoer og tid registrert på oppgaver. Kontaktpersoner som styre, daglig leder, revisor. Oversikt over avstemmingsoppgaver Formål for behandlingen: Dokumentere oppdragsutførelse i henhold til god regnskapsførerskikk. Navn, dato, klokkeslett, og oppgave som er utført. Opplysninger avgitt ved fagsupport eller teknisk support Formål for behandlingen: Nødvendige opplysninger for å avtale og håndtere kontakt mellom Sticos og kunde, og for å gi svar på tekniske eller faglige spørsmål. Avdekke produktforbedringsbehov eller kompetansebehov. Referanse for nye henvendelser om samme sak, og dokumentasjon på kontakt og svar som er gitt med tanke på mulige tvister. Navn og kontaktopplysninger.. Beskrivelse av sak lagt inn av kunde, inkludert eventuelle vedlegg. Arkiv Formål for behandlingen: Lagring av dokumenter og sikring av korrekt tilgang. Opplastede dokumenter. Navn, tidspunkt, tilganger. Signering Formål for behandlingen: Signering av dokumenter, innhente og bekrefte signaturer. Personalia. Signert dokument med navn, fødselsdato og bankid. 3. Databehandlers plikter Databehandlers behandling av opplysninger skal skje innenfor de instrukser og rammer slik de er beskrevet i denne avtalen og tilknyttede lisensavtaler og brukervilkår. Databehandler skal bistå behandlingsansvarlig med å sikre at kravene i artikkel 32 til 36 om informasjonssikkerhet og avvikshåndtering ivaretas. Databehandler plikter å gi behandlingsansvarlig tilgang til sin sikkerhetsdokumentasjon, og bistå, slik at behandlingsansvarlig kan ivareta sitt eget ansvar etter lov og forskrift. Behandlingsansvarlig har, med mindre annet er avtale eller følger av lov, rett til tilgang til og innsyn i personopplysningene som behandles og systemene som benyttes til dette formål. Databehandler plikter å gi nødvendig bistand til dette. Lisensavtale Sticos Avstemming Side 8

Databehandler plikter, så langt det er mulig, å bistå behandlingsansvarlig i å oppfylle krav til innsyn mv. i kapittel III i forordningen. Databehandler har taushetsplikt om dokumentasjon og personopplysninger som vedkommende får tilgang til iht. denne avtalen. Denne bestemmelsen gjelder også etter avtalens opphør. 4. Bruk av underleverandør Behandlingsansvarlig gir databehandler fullmakt til å inngå avtale om bruk av underleverandører i den utstrekning det er hensiktsmessig og forsvarlig. Databehandler forplikter seg til å påse at underleverandører overholder samme avtalemessige og lovmessige forpliktelser som databehandler. Dersom databehandler benytter seg av underleverandør eller andre som ikke normalt er ansatt hos databehandler skal dette informeres om skriftlig til behandlingsansvarlige før behandlingen av personopplysninger starter. Dersom behandlingsansvarlig motsetter seg ny bruk eller bytte av underleverandør har partene rett til å si opp avtalen med virkning fra dato for oppstart av behandling hos underleverandøren. Databehandler benytter seg av følgende underleverandører ved behandling av personopplysninger: ITSjefen AS, Pirsenteret, Havnegata 9, 7010 Trondheim, Org.nr.: 974 469 839. o Drift og vedlikehold av servere og linjer. Signicat AS, Gryta 2A, 7010 Trondheim, Org.nr.: 989 584 022 o Leverandør av tjeneste for elektronisk signering. Samtlige som på vegne av databehandler utfører oppdrag der bruk av de aktuelle personopplysningene inngår, skal være kjent med databehandlers avtalemessige og lovmessige forpliktelser og oppfylle vilkårene etter disse. 5. Sikkerhet Databehandler skal oppfylle de krav til sikkerhetstiltak som stilles etter forordningen, jf. særlig forordningens artikkel 32 om informasjonssikkerhet. Databehandler skal dokumentere rutiner og andre tiltak for å oppfylle disse kravene. Dokumentasjonen skal være tilgjengelig på behandlingsansvarliges forespørsel. Avviksmelding etter forordningens artikler 33 og 34 skal skje ved at databehandler melder avviket til behandlingsansvarlig. Behandlingsansvarlig har ansvaret for at avviksmelding sendes Datatilsynet og de berørte registrerte. 6. Sikkerhetsrevisjoner Behandlingsansvarlig kan gjennomføre sikkerhetsrevisjoner eller inspeksjoner av systemer og annet som omfattes av denne avtalen. Databehandler plikter å medvirke til at dette gjennomføres innen rimelig tid fra behandlingsansvarlig retter forespørsel om dette. Lisensavtale Sticos Avstemming Side 9

7. Avtalens varighet Avtalen gjelder så lenge databehandler behandler personopplysninger på vegne av behandlingsansvarlig i samsvar med abonnementsavtale på ett eller flere av Sticos produkter eller tjenester. Ved brudd på denne avtale eller personopplysningsloven kan behandlingsansvarlig pålegge databehandler å stoppe den videre behandlingen av opplysningene med øyeblikkelig virkning. 8. Ved opphør Ved opphør av denne avtalen plikter databehandler, på forespørsel, å tilbakelevere alle personopplysninger som er mottatt på vegne av den behandlingsansvarlige og som omfattes av denne avtalen. Slik forespørsel må rettes Sticos innen 6 måneder etter avtalens opphør. 6 måneder etter opphør skal databehandler slette eller forsvarlig destruere alle dokumenter, data mv, som inneholder opplysninger som omfattes av avtalen, med mindre annet er skriftlig avtalt eller følger av lov. På forespørsel kan opplysninger slettes omgående. 9. Meddelelser Meddelelser etter denne avtalen skal sendes skriftlig til personvern@sticos.no eller til kundens (administrator/avtaleansvarlig hos kunden) sist oppgitte epostadresse. 10. Lovvalg og verneting Avtalen er underlagt norsk rett og partene vedtar den rettskrets hvor Sticos AS har sitt hovedkontor som verneting. Dette gjelder også etter opphør av avtalen. Lisensavtale Sticos Avstemming Side 10