ADMINISTRATIV HÅNDBOK FOR TILLITSVALGTE IL SØRFJELL UTGAVE 1 2004

Til alle tillitsvalgte, foreldre og andre lokale helter som tar ansvar og gjør en stor innsats i Idrettslaget Sørfjell! Dere skal vite at uten deres store innsats hadde det ikke vært mulig å drive idrettslag slik at ungdommen kan få muligheten til å vokse opp i ett sunt og utviklende samfunn. ADMINISTRATIV HÅNDBOK FOR TILLITSVALGTE IL SØRFJELL UTGAVE 1 2004 En stor takk til dere alle!! Sportslig hilsen Rune Stiansen Hovedleder IL Sørfjell 60 Besøksadresse: IL Sørfjell,Karl Hansens vei 12,4810 Eydehavn Postadresse: Postboks 87, 4851 Saltrød Org.nr: 979 950 683 Bank-konto hovedstyre : 2800.24.09714 Web side: www.sorfjell.idrett.no

INNHOLDSFORTEGNELSE Egne notater: 3 Informasjon fra Hovedleder 4 GRUNNLAGET 4-7 IL Sørfjells historie 8-11 IL Sørfjells lover 12 IL Sørfjells retningslinjer for barn 13 INSTRUKS FOR STYRET 14 Instruks for hovedleder 15 Instruks for nestleder 16-18 Instruks for sekretær 19 Instruks for økonomisjef 20 Instruks for medlemskartotekfører 21 Instruks for styremedlem 22 Instruks for gruppeleder 23 INSTRUKS FOR KOMITEER 24 Instruks for klubbhuskomite 25 Instruks for banekomite 26 Instruks for valgkomite 27 Instruks for barneidrettskomite 28 Instruks for lotterier i IL Sørfjell 29 INSTRUKS FOR ANLEGG 29 Instruks for klubbhus 30 Instruks for banekomite,gressbanen 31 Instrukser for Stueneshallen 32 STATUETTER FOR UTMERK. 33-35 Statutt for stimulansepremier 36-37 Statutt for innsatspokal 38-39 Statutt for A/S Nortons Bragdpokal 40 Statutt for æresmedlemskap 41 Statutt for eksterne utmerkelser 42 Statutt for utdel av Sørfjellvimpel 43 Statutt for utnevn. av Årets Sørfjeller 44 TILLITSVALGTE I SØRFJELL 45 Hovedstyre 45 Arbeidsutvalg 46 Markedsråd 47 Håndballgruppa 48 Fotballgruppa 49 Friidrettsgruppa 50 Hockeygruppa 51 Barneidrettsgruppa 51 Trimgruppa 51 Revisorer 52 Hussstyre 52 Banekomite 52 Valgkomite 52 Medlemskartotekfører 52 INFO FRA SØRFJELL 52 Info angående fordelskort 52 Info angående bingo 53 Info dansegalla 54 Info angående felles overtrekksdress 55 Info om medlemskontingenten 56 Info om felles treningsavgift 57 Info om tidsfrister til støtte / bidrag 58 Egne notater 59 Egne notater 60 Takk fra Hovedstyret, IL Sørfjell 2 Innhold 59

Info om tidsfrister til støtte / bidrag Denne siden er tenk som et hjelpemiddel for gruppene med en huskeliste over tidsfrister på støtte / bidrags søknads muligheter som vi har i klubben. Her kan vi være med å huske at frister blir holdt! Hovedstyre: 1 mai: Hall-leie Stueneshallen 1 mai: Hall-leie andre kommunale bygg, gymsaler 15 mai Søknad AIR, støttemidler fra NIF. Sam Eydes minnefond 1 nov: Søknad om kommunale midler Håndballgruppa: Fotballgruppa: Friidrettsgruppa: Barneidrettsgruppa: Andre: Kjære Sørfjell - venner! Nå er godt i gang med år 2004 med nye utfordringer og mål. IL Sørfjell har alltid vært ett navn som har klinget godt i ørene til alle våre idrettsvenner på Sørlandet. Vi er ett fleridrettslag som har aktiviteter i fotball - håndball - friidrett - trim og det siste nye er barneidrett med barneidrettskole. Vi må satse på de yngre, begynne tidlig. I år ble det også opprette en Hockeygruppe, etter et prøve år. De er kommet godt i gang. IL Sørfjells klubbhus har i de siste årene blitt ombygd og er blitt virkelig flott. Nå har vi også fått utbedret området rundt klubbhuset med ny mur og fått drenering på banen så nå har vi virkelig grunn til å være stolte av vårt flotte anlegg her på Eydehavn. Vi har videre planer for utvikling av området, kanskje vi kan få laget en ballbinge og hva om vi kunne få til flombelysning. Kommer i samarbeid med Eydehavn skole. Friidretten har i mange år hatt god rekruttering og utøvere i landstoppen. De har virkelig vært med å sette IL Sørfjell på idrettskartet. Fotballen gjør det også bra, havnet midt på tabellen i 2003. Blir spennende å se hvordan det går i år. Old boys har også i de siste årene hatt en meget bra oppslutning og fått meget gode resultater. Håndballen har som de fleste vet inngått samarbeid med Trauma og har fått til et lag som fikk opprykk til 2 div for sesongen 2001-2002. Barneidretten er også kommet godt i gang med mange utøvere. Vi har også ved hjelp av Markedsrådet / dansegalla komiteen fått til en nytt sosialt tilbud til våre medlemmer og nærmiljøet med våre dansegallaer som er blitt svært populære. Dette har gitt idrettslaget en ny og god inntektskilde samtidig som det virker samlende innad i idrettslaget. En stor takk til alle som er med å gjøre våre dansegallaer til en fest og til alle som er med på å støtte arrangementene. Vi inngikk også en 5 års avtale på 2 spilleautomater med Saltrød Senter i 2001 som gir oss gode inntekter. Det har gitt oss mulighet til en refinansiering av vår gjeld så nå ser alt meget lysere ut. Vi ble gjeldfrie høsten 2003. Andre større inntekter er bingoen på His som gir oss ett meget godt bidrag. Nå ser det ut til at vi kan få frihet til å tenke mer på sportslige saker i idrettslaget vårt. Vi har ett godt fungerende hovedstyre og grupper med mange aktive tillitsvalgte som gjør en utmerket jobb, men av og til er det behov for hjelp fra flere til å løse større oppgaver. Mitt ønske for 2004 sesongen må derfor bli at jeg håper at flest mulig engasjerer seg i vårt lokale idrettslag og at vårt publikum fortsetter å møte opp på våre arrangementer på Gressbanen, Stuenes stadion og Stueneshallen for å gi støtte til utøverne og klubben. Jeg vil med dette takke for innsatsen og ønske dere alle lykke til med 2004 sesongen. Sportslig hilsen Rune Stiansen Leder av IL Sørfjells hovedstyre. 58 Hovedleder 3

GRUNNLAGET IL Sørfjells historie og eget baneanlegg side 4-7 IL Sørfjells lover side 8 11 IL Sørfjells retningslinjer for barneidrett side 12 INFORMASJON OM FELLES TRENINGSAVGIFT FOR SØRFJELL FRA 2004 Alle gruppene i Sørfjell har sine budsjetter og regnskaper å jobbe mot. Det koster å drive idrettslag og det har vært regnet ut at det koster ca. kr. 1.500,- i snitt pr. utøver i klubben. Det er penger som må komme inn på en eller annen måte. Vi har hatt forskjellige inntektsbringende tiltak gående, men det ligger forferdelig mye arbeid i å levere ut materiell, og få samlet inn penger og usolgt materiell etterpå. Dette krever mye ressurser. Hovedstyret og årsmøtet valgte derfor å ta skrittet videre og samle trådene enda mer for å gjøre idrettslaget Sørfjell enda mer til ett idrettslag. Kan vi ikke ha én treningsavgift for hele idrettslaget? Finne en gjennomsnittspris på de forskjellige alderstrinnene i gruppene. Vi håper at alle gruppene vil tjene på dette og jeg tror også at det vil gjøre sitt til at gruppene vil få "flere" medlemmer i sin gruppe. Det er også viktig at de aller minste og aldersbestemte før en allsidig oppvekst. Det vil derfor gjøre det lettere for de aldersbestemte å få "prøve" seg i de andre gruppene uten å måte løse ekstra treningsavgift. IL SØRFJELLS HISTORISKE BAKGRUNN OG UTVIKLING FRA 1916: IL Sørfjells stiftelsesdag regnes som 10. april 1916. Protokollen viser at den første generalforsamling ble holdt den 3/5 1916 hvorpå følgende styre ble valgt: Formann: Henrik Friisø Sekretær: Jacob Kolrud Kasserer: Gustaf Karlsson Styremedlemmer: Fotball: Harald Dose Friidrett: Birger Wroldsen Skisport: Andres Haugmoen Atletsport: Hans Widding Disse var altså blant stifterne og har vel derfor den største del av æren for å ha tatt initiativet til stiftelse av en idrettsforening på stedet. Foreningen sto et par år etter starten tilsluttet Norges Turn - og Idrettsforbund. Dette tror jeg bestemt foreldrene også vil sette pris på. De vil heller betale noe mer for å kun få én treningsavgift pr.barn Dette vil kreve noe fleksibilitet fra gruppene, men jeg håper at alle vil se helheten. Fra og med 2004 har vi derfor innført kun en treningsavgift pr. utøver i Sørfjell. Vi håper at dette vil gjøre idrettslaget mer tilgjengelig for unger og ungdom i distriktet. Det blir 3 satser avhengig av alder. Giro blir utsendt separat for medlems treningsavgift. Vi har også fått til en felles løsning innen overtrekksdresser, noe lagene har fått mye skrytt for i distriktene når de kommer på kamper med en helhetlig profilering. Kanskje vi kan utvikle det videre innen treningstøy, og kampdrakter osv. Lykke til med sesongen! Med hilsen Rune Stiansen, Hovedleder IL Sørfjell. I 1921 ble den opptatt i Norges Landsforbund for idrett og har siden stått tilsluttet de forskjellige forbund og kretser i fotball, ski, håndball og friidrett. Det ble i de første årene drevet atletsport og i fotball har laget vært helt i Norgestoppen. Laget spilte i Norgesserien, noe i likhet med landsdelsserien i dag. 4 Grunnlaget og IL Sørfjellshistorie 57

INFORMASJON OM MEDLEMSKONTINGENTEN Kjære Sørfjell medlemmer! Nå er vi godt i gang med 2004 sesongen. Håndballen har hatt en fin sesong. Friidretten og fotballen er startet opp for sommersesongen, og det skal bli spennende og se hvor mange personlige rekorder og perser som blir satt også i år. Det er viktig å sette seg ett mål å jobbe mot, men de må jo også være realistiske. Det er synd at alt som skal gjøres må dreie seg om økonomi. De som sier at penger ikke er alt, er ofte de som har nok. Vi andre må slite for å få kabalen til å gå opp. Tidligere var stoff og andre problemer et storby fenomen, men sånn er det ikke lenger. Det er midt iblant oss. Vi hører stadig om flere som havner oppi det, og det starter stadig opp nye rehabiliteringssentrere som skal prøve å få de det gjelder på rett spor igjen. Det brukes utallige millioner på brannslukking i ettertid! Hva med å prøve med en omprioritering. Dersom foreninger og lag som driver med idrett og annet humanitært arbeid kunne hatt midler til å utvide tilbudet for å interessere flere, kunne vi fange opp flere ungdommer ved et tidligere tidspunkt og det ville kunne gi skikkelig uttelling på sikt. Det er så mange som bruker nesten hele fritiden sin til frivillig arbeid for barn og unge og jeg vil her benytte anledningen til å takke de på vegne av barna. Dere gjør en kjempeflott innsats i lokalmiljøet. Barn og ungdom er vår fremtid, så det må vel være riktig å investere i dem. Det er mange foreldre som også skal berømmes for god innsats og oppfølging av sine håpefulle, men vi ser at det fortsatt er en del foreldreløse barn som sikkert ville satt pris på at deres mamma og pappa kunne engasjert seg mer i deres utvikling og hjulpet til mer. Så har vi våre trofaste og gode sponsorer som hvert år er med og støtter og hjelper oss. Vi er dere en stor takk skyldig for uten dere kunne vi ikke klart det vi gjør. Dere viser at det er noen som ser verdien i den forebyggende effekt idrettsarbeid og annet humanitært arbeid gir. Takk for det! Til slutt vil jeg gi en stor takk til alle de tillitsvalgte som igjen stiller opp og gjør alt dette mulig og samtidig ønske alle våre medlemmer og andre idrettsvenner lykke til med 2004 sesongen. Med hilsen Rune Stiansen, Hovedleder i IL Sørfjell PS! Vi anbefaler flest mulig å velge familiemedlemskap, dersom dere har 2 eller flere aktive barn Vi beklager problemene som skjedde i forbindelse med utsendelsen av medlemskontingenten i fjor, håper det blir bedre i år. Vi er også takknemlige for tilbakemeldinger dersom noen opplysninger er feil eller ufullstendige. NYE OPPLYSNINGER sendes til medlemskartotekfører: Inge Ellingsen 56 Det har også vært stor aktivitet innen skisport i disse trakter gjennom årene. Av representasjon innen skisporten må nevnes at Thoralf Hegland representerte Aust-Agder skikrets i Holmenkollrennet i 1937-1940. Etter krigen har interessen for skisport vært dårlig. Dog må nevnes Reidar Stølefjell som den enslige svale. Han lå i teten i flere år. I 1946 fikk vi Liabakken opparbeidet og bedriftene ytet bidrag for montasje av flomlys. Som treningsbakke og guttebakke var den bra. På skisportens område kom laget etterhvert opp blant de beste i kretsen når det gjaldt hopp. I 1939 tok guttene 54 premier og de voksne 32, i alt 86. En annen idrettsgren som laget tok opp, og som fikk et stort oppsving, var skøytesporten. Dette var særlig i årene 1934-35 og 36. Det var fra ca 1921 at idrettsarbeidet i Stokken kom inn i foreningsformer og ble tilsluttet NIF. Opprinnelig het foreningen Eydehavn Idrettsforening (EIF). EIF var politisk en borgerlig forening. Våren 1934 slo EIF seg sammen med FJELL, Saltrød og foreningen tok navnet FJELL. I 1932 kom Stokken Arbeideridrettslag i gang. Nå ble det en hard strid om medlemmer fram mot krigsutbruddet. Ledende folk i det borgerlige FJELL satt som betingelse for ledige ungdommer som søkte arbeid, at de skulle melde seg inn i FJELL. Arbeiderpartimedlemmer fikk av partilaget innskjerpet at de måtte delta i arbeideridrettslag og ikke i borgerlige lag. Denne uheldige splittingen innen idretten førte til at tanken om en idrettssamling ble tatt opp rett før krigsutbruddet. Under krigen lå idrettsarbeidet brakk. Under en konstituerende generalforsamling 4. juni 1945 ble FJELL og STOKKEN IL slått sammen og kalt FJELL-STOKKEN. Dette navnet ble imidlertid ikke godkjent av NIF, og så i 1948 ble navnet endret til SØRFJELL. Kilder: Jubileumshefte Sørfjell 1916-1966. Berntsen H. : Trekk av Stokkens Historie ca 1600-1962. IL Sørfjel ls hjemmeside, www.sorfjell.idrett.no IL Sørfjells historie 5

Sørfjells eget idrettsanlegg - Gressbanen og klubbhuset på Eydehavn. Torvet var idrettsplassen i de første fem år frem til 7-5-21. I 1921 inngikk EIF en kontrakt med A/S Arendals Fossekompani om leie av Nesmyra. Grunnleien ble satt til kr 1 pr. år. Fossekompaniet hadde forbehold om å kunne ta tomten tilbake når som helst selskapet selv måtte få bruk for den. Dette skremte derimot ikke noen. Herredsstyret bevilget kr. 50 til dekke, og distriktets første gressbane ble anlagt. Klubbhuset ble bygget i 1925 til en pris av kr. 4000. Klubbhuset bestod da av avkledningsrom, dusj og redskapsrom. Gressbanen på Nesmyra ble under krigen brukt til potetåker og grønnsakhage. Et møysommelig arbeid begynte for å få den til å bli idrettsbane igjen. Grøftearbeidene var vanskelige, og det måtte flere år med mye grus og hard dugnad til før Sørfjells nye gressbane ble høytidelig åpnet 30. mai 1948. Arbeidet med nytt klubbhus startet høsten 1958. Hele bygget kom på ca. kr. 100 000.De økonomiske bidragene kom fra kommunen, fabrikkene og tippemidler. Klubbhuset ble dermed helt gjeldfritt. Det var ikke få dugnadstimer enkeltmedlemmer i Sørfjell utførte i denne tiden. Gressbanen ble et samlingspunkt for befolkningen. Spesielt før fotballkampene på søndagene var fremmøte stort og praten gikk livlig. I det hele tatt var bruken av Gressbanen mer allsidig før enn i dag. Blant annet drev friidrettsgruppa sine aktiviteter der. I de senere år har anlegget fått en utvidet redskapsbod, garasje, samt moderne klippeutstyr og vanningsanlegg. Jubelen stod høyt i taket i Sørfjell i mars 1989.A/S Arendal Fossekompani tilbød nemlig den 7 mål store gressbanetomten vederlagsfritt som en gave til Sørfjell. Gaven ble mottatt med stor takknemlighet. Aktiviteten på anlegget øker stadig, selv om det i dag stort sett bare er fotballgruppa som benytter selve gressbanen. Dagens kapasitet er sprengt med tanke på kamper og trening. I 1995 ble det besluttet å bygge ut og renovere det gamle klubbhuset fra 1959, som både var for lite og svært nedslitt og dysfunksjonelt etter elde og mange års bruk. Klubben nedsatte en plan- og byggekomité, som søkte om spillemidler, den søkte og fikk arbeidshjelp via arbeidsmarkedsetaten og Arendalsregionens friluftsråd, fikk betydelige rabatter fra næringslivet og mobiliserte dugnadsinnsats fra klubbens medlemmer. Medlemmer av byggekomitéen var: John Tellmann Tjuslia, Sam C. Syvertsen, Gunstein Rudlende, Gunnar Kåre Salvesen, Harry Svendsen og Ole Tom Tjuslia. Felles overtrekks dress til Sørfjells medlemmer og tillitsvalgte! Hovedstyret og Markedsrådet har lenge ønsket å få til en avtale om en felles overtrekksdress som skulle gjelde alle gruppene her i Sørfjell. Nå har vi endelig fått i gang en avtale med Nye Sport & Fritid på Saltrød Senter. Det gir oss en mulighet til å tilby våre medlemmer og tillitsvalgte en flott dress til en grei pris. Vi har forhandlet frem en medlemspris på kr. 600,- for voksne og kr. 500,- for barn. Dressen er en helt ny type som heter Froster mikrodress. Den er vind og vannavisende Mikro Stripe mikrofiber. Refleks i front. Glidelås med autolokk. Ventilert ryggparti. Bukse med snøring i livet, og glidelås i legg. Vi har valgt rød / hvit jakke og rød bukse som er våre farger. Hovedstyret har dessuten besluttet å være med å gjøre denne dressen til en felles overtrekksdress for flest mulig av våre utøvere og tillitsvalgte. Hovedstyret sponsor derfor hver dress med kr. 100,- Gjelder kun til alle våre aktive medlemmer og våre tillitsvalgte, og kun 1 dress pr. stk. Noen av gruppene har i tillegg sponset med ytterligere kr. 100,- Vi håper flest mulig vil benytte seg av dette tilbudet slik at vi får profilert oss skikkelig i lokalmiljøet. Ta derfor med deg medlemskortet til Nye Sport & Fritid. Der finner du nok også en del andre medlemstilbud. 6 55

INFO DANSEGALLA I STUENESHALLEN Markedsrådet har vært virkelig kreative og kommet med mange gode forslag og tilskudd til klubben. Det siste som har vært satt i gang er Dansegalla i Stueneshallen. Det har vist seg å bli en skikkelig suksess. Vi hadde den første høsten 2000, mest som et prøveprosjekt, men vi fikk så mange positive tilbakemeldinger og spørsmål om når neste skulle være at vi måtte bare svinge oss å komme i gang med en i romjula i 2000. Det må vel sies at da kom det enda mer folk og det ble også en bra fortjeneste. Det er i hovedsak markedsrådet som har planlagt og tilrettelagt for disse dansefestene. Foreldre, spillere og andre lokale krefter har stilt villig opp og hjulpet til. Dette viser seg å kunne bli IL Sørfjells nye store satsing som har kommet for å bli. Det skaper en fin sosial ramme for våre medlemmer og for nærmiljøet, samtidig som det gir idrettslaget gode inntekter. Det er viktig at vi hele tiden vurderer hva som gir utbytte i forhold til innsats. Det er viktig at gruppene virkelig prioriterer denne dugnaden. Her går 50 % av overskuddet tilbake til gruppene til fordeling etter innsats. John Tellmann Tjuslia var leder av byggekomitéen, og byggeleder. Da anlegget var ferdig, kunne komitéen avgi et sluttregnskap som viste at det var kr 138 kr igjen av budsjettrammen. Prosjektet ble finansiert uten at klubben trengte å stifte gjeld. Da branntakst ble avholdt etter ferdigstillelsen i 1997, ble anlegget taksert til 2,5 mill kr. Resultatet ble at nytt og tidsriktig klubbhus kunne innvies november 1997. Huset inneholder garderobeanlegg, lager, handikaptoalett og kiosk i 1. etg, stort klubbbrom, kontor, møterom og kjøkken i 2. etg. Sommeren 1999 ble det påbegynt og gjennomført et omfattende arbeid med å legge om den gamle, falleferdige muren langs veien forbi klubbens bane/klubbhus. Det skjedde i forbindelse med omlegging av vann- og kloakkledningene som ligger under grunnen i vegen, og skjedde etter initiativ fra Sørfjell. Vi gikk også inn med en andel av kapitalen til anlegget. Samtidig ble det lagt nytt dren-system for gressbanen. Dette prosjektet ble utført i et glimrende samarbeid med Arendal kommune, teknisk etat v/overing. Arne Chr. Bentzen. Slik det ser ut nå kommer vi til å kjøre 3 dansegallaer i året med lokale band og også muligens spe på med noen større inni mellom. Første dansegalla nå videre er 29.3.03, deretter blir det en til høsten 27.9.03 og ved nyttår ved 3.1.04. Malen er en på vår / høst og i romjula. Vi vil samtidig rette en stor takk til Lundbergs planteskole, på Helleheia som har vært med oss fra første dansegalla og pyntet opp hallen til en skikkelig festsal hver eneste gang. Dette tror jeg har vært med å gjøre dansegallaene til det de blitt i dag. Vi har fått og får stadig MYE skryt og kommentarer for at vi gjør så mye ut av hallen med lys og pynt og annet. Slik vil vi ha det! Vi har også flere andre samarbeidspartnere som er med oss trofast og støtter og hjelper oss slik som: Saltrød Senter - Markiseservice - Alt i Bygg - Sparebanken Sør - Byggeriet - Takk skal dere ha for støtten og hjelpen!! 54 7

IDRETTSLAGET SØRFJELLS LOVER Lov for idrettslaget Sørfjell stiftet 10.april 1916 Vedtatt den 7/11-91 med senere endringer. Godkjent av Idrettsstyret 20.11.91 og 17.02.-98 1 FORMÅL Idrettslaget Sørfjell er selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer. Lagets formål er å drive idrett organisert i Norges Idrettsforbund. 2 ORGANISATORISK TILKNYTNING IL Sørfjell er medlem av Norges Idrettsforbund gjennom Aust -Agder Idrettskrets. Laget er medlem av de særforbund som lagets årsmøte bestemmer. IL Sørfjell hører hjemme i Arendal Kommune og er medlem av idrettens kontaktutvalg i kommunen. 3 MEDLEMMER Alle som lover å overholde lagets og overordnede idrettsmyndigheters lover og bestemmelser kan bli tatt opp som medlem. For øvrig plikter ethvert medlem å overholde Norges Idrettsforbunds, dets organisasjonsledds og medlemmers samt IL Sørfjells lover og bestemmelser. En søker kan ikke tas opp som medlem uten at økonomiske forpliktelser til andre organisasjonsledd og medlemmer i NIF er gjort opp. Medlemskap i Sørfjell er først gyldig og regnes fra den dag kontingenten er betalt. 4 STEMMERETT OG VALGBARHET For å ha stemmerett på lagets møter må et medlem ha fylt 15 år, ha vært medlem i minst 1 måned, og ikke skylde laget kontingent. Alle medlemmer som har stemmerett og som ikke er arbeidstakere i laget, er valgbare til tillitsverv i IL Sørfjell, og som representanter til ting eller møter i overordnet idrettsorganisasjon. 5 KONTINGENT Kontingenten fastsettes av årsmøte og betales forskuddsvis. Medlemmer som skylder kontingent for mer enn ett år, har ikke stemmerett eller andre rettigheter, og kan av styret strykes som medlem av laget. Strykes et medlem, kan det ikke tas opp igjen før skyldig kontingent er betalt. IL SØRFJELLS FORDELSKORT Årets Fordelskort har nesten 30 forskjellige tilbud som innehavere av kortet kan benytte seg av. Så det er mange gode tilbud å få, dersom man bruker kortet bevisst. Dette kortet er inkludert i medlemskapet fra og med år 2000. Det kan også kjøpes flere dersom det er ønskelig, og det er jo en utgift som hver og en av oss har muligheten til å tjene (spare) inn igjen, altså gevinst til alle som kjøper kortet. Det viktigste er jo, at for hvert solgte kort går kr.70,- tilbake til klubben (pålydende kr.100). Vi oppfordrer derfor alle foreldre/foresatte til å kjøpe minst ett kort til familien. Vær bevist og planlegg innkjøpene, det kan gi mye rabatt. Det gir også IL Sørfjell en ekstra støtte til arbeidet med å lage et trygt og sunt miljø rundt våre barn. Husk bare at rabattene gjelder kun på varer som ikke allerede er på tilbud, og kun en gang i hver forretning. Her har vi altså 70 % fortjeneste til klubben som må sies å være veldig bra! Det som er ekstra positivt med fordelskortene er at vi løper ikke noen risiko dersom vi ikke klarer å selge alle, vi kan returnere det som måtte bli igjen og få refundert pengene. INFO BINGOSPILL PÅ HIS Vi blir hvert år satt opp på bingspill over 5 uker med 11 spill pr.uke. De oppsatte ukene pr. i dag er uke 5-6-7-29 og 37. De blir fordelt mellom gruppene. Bingospillet er ett samarbeid mellom Grane, Myra IL og Sørfjell, vi spiller i pott og fordeler spillene og inntektene. Vi er blitt lovt å få ca. kr. 1.500,- pr.spill og det har nesten stemt hvert år. Vi har ligget noe under, men totalt så gir dette klubben en inntekt på ca kr. 80.000,- pr. år til fordeling. Det er en grei dugnadsform og det gir oss en fin inntekt så det er svært viktig at gruppene følger opp avtalen og at vi slipper at det mangler folk til å hjelpe til når vi skal være der. Dersom vi ikke klarer å stille folk og gjøre den jobben vi har avtalt kan vi miste hele bingoen og det ville være synd. Derfor lykke til med videre bingospill. 6 TILLITSVALGTES GODTGJØRELSE Tillitsvalgte kan motta et rimelig honorar for sitt arbeid, samt refusjon for faktiske utgifter, inkludert tapt arbeidsfortjeneste. Utgifter til godtgjørelse og refusjon for faktiske utgifter skal fremgå av lagets budsjett og regnskap. 8 53

HUSSTYRE Leder: Tore Madsen tlf. 370 33439, mob: 41304485 Medl. Henrik Henriksen tlf: 370 30951 Medl: Kjell Svanor tlf. 370 31053 BANEKOMITE Banemester: Arne Sørbo tlf. 370 34034 Medl: Leif Henriksen tlf. 370 30852 Medl: Ragnar Jacobsen tlf. 370 31242 VALGKOMITE Leder: Medl: Medl: Kommer senere, en repr. fra hver hovedgruppe MEDLEMSKARTOTEKFØRER Inge Ellingsen: 370 31454 privat 419 00119 mobil Adresse: Heldalsveien 12, 4815 Saltrød E-post: trilelli@online.no 7 HABILITET. For IL Sørfjells tillitsvalgte, oppnevnte personer og ansatte, gjelder NIF`s habilitetsregler, jfr NIF`s lov 2-7. 8 STRAFFESAKER For alle straffesaker gjelder NIF`s lov kapitel 11 ( NIF`s Straffebestemmelser). 9 ÅRSMØTE IL Sørfjells høyeste myndighet er årsmøte som holdes hvert år innen utløpet av februar måned. Årsmøte innkalles av styret med minst en ( 1 ) måneds varsel, direkte til medlemmene eller ved kunngjøring i pressen. Forslag som skal behandles av årsmøte må være sendt til styret senest tre ( 3 ) uker før årsmøtet. Fullstendig saksliste må være tilgjengelig for medlemmene senest to ( 2 ) uker før årsmøtet. Alle lagets medlemmer har adgang til årsmøtet. Årsmøtet kan invitere andre personer og/ eller media til å være tilstede. Årsmøtet er vedtaksfør med det antall stemmeberettigede som møter. Ingen har mer enn en stemme, og stemmegivningen kan ikke skje med fullmakt. På årsmøtet kan det ikke behandles forslag om lovendring som ikke er oppført på sakslisten senest to ( 2 ) uker før årsmøtet. Andre saker kan behandles og avgjøres når 2/3 av de fremmøtte krever det. Slik beslutning kan bare taes i forbindelse med vedtak om godkjenning av saksliste. 10 LEDELSE AV ÅRSMØTET Årsmøtet ledes av valgt møteleder. Møteleder behøver ikke være medlem av laget. 11 STEMMEGIVNING PÅ ÅRSMØTET Med mindre annet er bestemt skal et vedtak for å være gyldig være truffet av et alminnelig flertall av de avgitte stemmene. Blanke stemmer skal ansees som ikke avgitt. Valg forgår skriftlig hvis det foreligger mer enn ett forslag. Bare foreslåtte kandidater kan føres opp på stemmeseddelen. Skal flere velges ved samme avstemming, må stemmeseddelen inneholde det antall forskjellige kandidater som det skal velges ved vedkommende avstemming. Stemmesedler som er blanke, eller som inneholder ikke foreslåtte kandidater, eller annet antall enn det som skal velges, teller ikke og stemmene anses ikke avgitt. Når et valg foregår enkeltvis og en kandidat ikke oppnår mer enn halvparten av de avgitte stemmer, foretas bundet omvalg mellom de to kandidater som har oppnådd flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. Når det ved valg skal velges flere ved en avstemming, må alle for å ansees som valgt ha mer enn halvparten av de avgitte stemmer. Dette gjelder ikke ved valg av vararepresentanter. Hvis ikke tilstrekkelig mange kandidater har oppnådd dette i første omgang, ansees de valgt som har fått mer enn halvparten av stemmene. Det foretas så bundet omvalg mellom de øvrige kandidater, og etter denne avstemming ansees de valgt som har fått flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. 52 9

12 ÅRSMØTETS OPPGAVER Årsmøtet skal: 1. Behandle lagets/gruppenes årsmeldinger. 2. Behandle lagets/gruppenes regnskaper i revidert stand. 3. Behandle innkomne forslag 4. Fastsette kontingent 5. Vedta lagets/gruppenes budsjett. 6. Bestemme lagets organisasjon. 7. Velge til følgende tillitsverv med funksjonstid 2 år: a) Hovedleder, økonomisjef, 1 styremedlem,1 varamedlem. b) Nestleder, sekretær, medlemskartotekfører,1 styremedlem, 1 varamedlem 8. Velge til følgende tillitsverv med funksjonstid 1 år: a) 2 revisorer og deres stedfortredere b) Representanter til ting og møter i de organisasjoner laget er tilsluttet c) Valgkomite på 3 personer 9. Godkjenne de valgte gruppestyrer. 13 EKSTRAORDINÆRE ÅRSMØTER Ekstraordinære årsmøter holdes når styret eller overordnet idrettsmyndighet bestemmer det, eller når minst en tredel av de stemmeberettigede medlemmer krever det. Det innkalles på samme måte som for ordinære årsmøter med minst 14 dagers varsel. Ekstraordinært årsmøte kan bare behandle og ta avgjørelser i de saker som er kunngjort i innkallingen. 14 STYRET IL Sørfjell ledes av styret som er lagets høyeste myndighet mellom årsmøtene. STYRET BESTÅR AV: - Hovedleder, nestleder, sekretær, økonomisjef (økonomisjef), markedssjef, 1 møtende vararepresentant (arbeidsutvalget), alle valgt av årsmøtet. - Forutsatt at det er virksomhet i gruppene møter i tillegg: Leder for håndballgruppen Leder for friidrettsgruppen Leder for fotballgruppen Leder for barneidrettsgruppen Leder for volleyballgruppen Leder for trimgruppen I tillegg kan gruppene møte med ytterligere 1 representant hver som ikke har stemmerett BARNEIDRETTSGRUPPA Leder: Åse Andersen tlf: 370 85765 Medlem: Anne Stiansen tlf: 370 31464 TRIMGRUPPA Leder/trener herrer: Ivar Tveit tlf: 370 31871 Leder/trener damer: ikke aktivitet foreløpig. Revisorer: Per Arne Torvik, Breivikvn.2, 4810 Eydehavn, tlf.p: 370 23110, mob: 901 93064, e-post: peratorvik@c2i.net Roar Helgesen, tlf.p: 370 31875, mob: 94560636, e-post: rohel@c2i.net STYRET SKAL: 1.Iverksette årsmøtets og overordnede idrettsmyndigheters vedtak og bestemmelse. 2.Oppnevne,etter behov, komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeide instruks for disse. 10 51

HOCKEYGRUPPA Leder: Morten Due-Sørensen, Anton Aanonsensvei 1C, 4815 Saltrød, tlf: 37 03 66 50, mob: 98222815, e-post: mdueso@online.no Nestleder/Kasserer: Øyvind Pedersen, Aanon Biesvei 49, 4815 Saltrød, tlf: 37 01 65 63, mob: 91884554, e-post: oeyvipe2@online.no Sekretær: Cecilie Johnsen, PB 60, 4851 Saltrød, tlf: 37 06 09 71 mob: 92210758 Styremedlem: Edward Terjesen, PB 28, 4851 Saltrød, mob: 93482815 e-post: edvard-t@online.no Styremedlem: Herman Walentinsen, mob: 90589925 Styremedlem: Christian Minetti, Stuenesveien 18, 4815 Saltrød, mob: 93254436, e-post: leonar@online.no Styremedlem: Thore Emil Eik, mob: 95943679 Forprosjektgruppe Ishall : Morten Due-Sørensen Edward Terjesen Øyvind Pedersen Ansvarlig Ishockey Morten Due-Sørensen Ansvarlig In-line: Christian Minetti Sponsorgruppe: Hermann Walentinsen (leder) Edward Terjesen Christian Minetti Øyvind Pedersen 3.Administrere og føre kontroll med lagets økonomi i henhold til de for idretten til enhver tid gjeldende instrukser og bestemmelser. 4.Representere laget utad. Styret skal holde møte når hovedlederen bestemmer det eller et flertall av styremedlemmene forlanger det. Styret er vedtaksført når et flertall av styrets medlemmer er tilstede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmer. Ved stemmelikhet teller møtelederens stemme dobbelt. 15 GRUPPER IL Sørfjell kan organiseres med grupper. Disse ledes av oppnevnt tillitspersoner eller av valgte styrer. Lagets årsmøte bestemmer opprettelsen av grupper, og hvordan disse skal organiseres og ledes. For gruppers økonomiske forpliktelser hefter hele laget, og grupper kan ikke inngå avtaler eller representere laget utad uten styrets godkjennelse. Dette innebærer bl.a. at det bare er hovedstyret som kan foreta ansettelser og inngå sponsorkontrakter. Dersom et medlem / gruppetillitsvalgt eller gruppestyre inngår ansettelsesavtale som innebærer arbeidsgiveransvar eller annen avtale av lignende art, er det vedkommende privat som hefter for den inngåtte avtale dersom hovedstyrets godkjenning / samtykke ikke foreligger. 16 LOVENDRING Endringer i denne lov kan bare foretas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte etter å ha vært oppført på sakslisten, og det kreves 2/3 flertall av de avgitte stemmer. Lovendringer må godkjennes av idrettsstyret, og trer ikke i kraft før de er godkjent. 17 kan ikke endres. 17 OPPLØSNING Oppløsning av laget kan bare behandles på ordinært årsmøte. Blir oppløsning vedtatt med minst 2/3 flertall, innkalles ekstraordinært årsmøte 3 måneder senere. For at oppløsning skal skje må vedtaket gjentas med 2/3 flertall. Sammenslutning med andre lag ansees ikke som oppløsning av laget. Vedtak om sammenslutning og nødvendig lovendring i tilknytning til dette treffes i samsvar med bestemmelsene om lovendring, jfr 16. I tilfelle oppløsning eller annet opphør av laget tilfaller lagets eiendeler NIF eller formål godkjent av Idrettsstyret. Ved oppløsning sendes lagets arkiv til Aust-Agder Idrettskrets. Adm.håndbok Vedtatt på årsmøtet 2002. 50 11

INSTRUKS FOR BARNEIDRETTSKOMITEEN 1. Barneidrettskomiteen godkjennes på årsmøtet etter innstilling fra valgkomite for Hovedstyret. 2. Et av medlemmene i Hovedstyrets arbeidsutvalg bør være med i komiteen. 3. Komitelederen innkaller til første møte der komiteen konstituerer seg. 4. Referat fra alle møter sendes Hovedstyrets sekretær. 5. Virksomheten omfatter organisering og tilrettelegging av Sørfjells trening for barn 7 år og under, og felles tiltak for barn opp til 12 år. 6. Barneidrettskomiteen arrangerer IL Sørfjells juletrefest. 7. Barneidrettskomiteen setter opp budsjett for virksomheten slik at dette kan innkorporeres i Hovedstyrets budsjett. 8. Barneidrettskomiteen fastsetter treningsavgift for aktiviteten. Ved vesentlige endringer skal disse godkjennes av Hovedstyret. 9. Barneidrettskomiteen lager årsberetning for virksomheten som rapporteres til Hovedstyret. Friidrettsgruppa Leder: Arne Jenssen, Lensmannsgården 28, 4815 Saltrød Tlf pr 370 31796, Mob: 41416076 E-mail : ajenss2@online.no Nestleder Kristin Sangvik, Trondsenskleiv 6, 4815 Saltrød Tlf pr 370 31756 Mob: 906 27638 E-mail: kristin.sangvik@skatteetaten.no Kasserer Per Erik Hansen, Aanon Biesvei 15, 4815 Saltrød Tlf arb: 370 58508,tlf pr 370 30136 Mob: 975 68529 E-mail : pereh@norsafe.no Sekretær Jan Pettersen, Skogliveien 9, 4810 Eydehavn Tlf arb: 370 59100, tlf pr: 370 31582 Styremedlem / Sponsoransvarlig Rolf Steinar Olsen, Neskilveien 28, 4815 Saltrød Tlf pr: 370 30615 Mob: 906 79630 Styremedlem Hans Petter Hermansen, Ospestø, 4812 Kongshamn Tlf arb 370 58531,tlf pr 370 88519 Mob: 920 41469 E-mail: hansph@norsafe.no Styremedlem Oppmenn: 11-14 år : Rolf Steinar Olsen 370 30615 15 + : Kari Setane 371 60519 12 49

Fotballgruppa! Leder Harald Olsen, Karl Hansens vei 7, 4810 Eydehavn Tlf. 37031282 Mob. 99255277 E-mail: haralol@tiscali.no Nestleder Alf Hjalmar Johnsen. Nils Hjelmtveits vei 6, 4810 Eydehavn Tlf: 37030527, mob: 90869076. e-post: Kasserer / Materialforvalter. Tore Madsen, 4810 Eydehavn, tlf.p: 37033439, mobil: 41304485 E-post: torema@c2i.net Sponsoransvarlig. Hanne Kristine Hagtvedt, Kvassbergvn.16, 4815 Saltrød Tlf. 37033073 Mob: E-mail: kris-hag@online.no Sporstlig Leder. Arne Sørbo, Lensmannsgården 36, 4815 Saltrød Tlf.37034034 Mob. 90745745 E-mail: arnsorbo@start.no Styremedlem. Tom Otto Halvorsen, Austre Moland 4846 Arendal, tlf: 37033225 Mob: 91366218 INSTRUKSER FOR STYRET Instruks for hovedleder side 14 Instruks for nestleder side 15 Instruks for sekretær side 16 Protokollføring side 17 Postregistrering og arkivering side 18 Instruks for økonomisjef side 19 Instruks for medlemskartotekfører side 20 Instruks for styremedlem side 21 Instruks for gruppeleder side 22 48 13

INSTRUKS FOR HOVEDLEDER 1. Angående styrets arbeid se Sørfjells lover 14 Styret. 2. Hovedleder er ansvarlig for at virksomheten skjer i samsvar med NIF og Sørfjells lover og øvrige årsmøte vedtak. 3. Hovedleder representerer Sørfjell overfor kommunen og idrettskretsen. Han/hun er dessuten klubbens pressetalsmann. 4. Hovedleder skal i samarbeid med sekretær innkalle/sette opp saksliste til møter. 5. Hovedleder skal forvisse seg om at kasserer er kjent med gjeldende regler og instrukser for regnskapsførsel. 6. Han/hun skal sørge for at årsoppgjøret legges fram ved hvert regnskapsårs avslutning og sørge for at dette underskrives av styret. 7. Hovedleder skal i samarbeide med kassereren legge frem revidert årsregnskap på årsmøte. Hovedleder skal dessuten i samarbeid med kasserer redegjøre for økonomiske forhold av betydning som har inntrådt etter regnskapsavslutningen. 8. Hovedleder skal gi arbeidsoppdrag til styremedlemmer, grupper, komiteer og delegere oppgaver der det er naturlig. 9. Hovedleder må sørge for at vedtak blir gjennomført. 10. Hovedleder må sørge for at rapport til NIF årlig sendes inn. (frist 1.april) 11. Han/hun har videre ansvar for at søknad om kulturmidler samt søknad om behov for treningstider/steder til kommunene sendes innen gitte tidsfrister. 12. Etter hvert årsmøte skal liste over tillitsvalgte samt årsberetning sendes Arendal kommune v/ formannskapet, Hovedutvalget for kultur i Arendal, IKU i Arendal samt Norton v/ adm.dir. 13. Husk endring av bankfullmakt etter hvert årsmøte. Håndballgruppa Leder / nestleder: Victor Svensson, Skibvik Ringvei 81, 4815 Saltrød 37030781 e-post: visve@online.no Kasserer: Olav Brotveit OB Økonomi, Bedriftsveien 13, 4841 Arendal 95930276/37033829 (p) e-post: brotveit@online.no Styremedlem: Heidi Tomren, Lensmannsveien 67, 4815 Saltrød 37032211 Heidi.Tomren@Asplanviak.no Styremedlem: Ellen Cathrine Bentzen, Gartha, 4810 Eydehavn 37031982 ellencb@online.no Styremedlem: Anders Torbjørnsen, Harstenheia, 4810 Eydehavn 37031922 e-post: andy.ma@online.no Styremedlem: Synne Ostermann, Furuliveien 12, 4810 Eydehavn 90752891/37030853 e-post: spt_girl@hotmail.com Styremedlem: Tom Simonsen, Hjelmåsen 2, 4815 Saltrød tlf.p: 37094032 Mobil: 41903300 E-post: simonsen@mysport.no Styremedlem: Rune Trondal, Helldalsv 1, 4815 Saltrød tlf.p: 37022574 Mobil: 90098462 E-post: trorune@online.no Kontaktperson dommere: Svein Erik Andersen, Hans Bæversv. 9, 4815 Saltrød tlf.p: 37031051 tlf.j: 37005932 E-post: svein.erik.andersen@arendaltrykk.no 14 47

MARKEDSRÅDET Leder: Kjell Svanor, Børjeheivn.12B, 4815 Saltrød, tlf.p: 370 31053, tlf.j: 370 58370 mobil:41212585 e-post: svanor@online.no Nestleder: Alf Larsen, Alvigåsen 3, 4815 Saltrød, tlf.p: 37030944 mobil: 930 83860 Og e-post: alla@online.no Sekretær: Ole Tom Tjuslia, Andres Haugmoens vei 4, 4810 Eydehavn, tlf.p: 37030505, tlf.j: 37250484, mobil: 92824882, e-post: telman@frisurf. no i tillegg kommer nestleder, eller annen sentral person fra hver gruppe Markedsrådet kan knytte til seg flere personer fra gruppene etter behov. INSTRUKS FOR NESTLEDEREN 1. Nestleder skal fungere som hovedleder under dennes fravær. Nestlederen rykker automatisk opp til hovedleder dersom hovedlederen blir alvorlig syk eller dør. 2. Nestlederen skal avlaste hovedleder etter nærmere ordre. 3. Nestlederen kan gis ansvar for organisering av medlemsmøter og årsmøte, herunder bestilling/klargjøring av egnet lokale, kunngjøringer i presse, materiell til stemmegi ving osv. 4. Nestleder kan gis ansvar for å følge opp enkeltsaker m.m. etter oppdrag fra hovedle der. 5. Nestleder er kontaktperson for barneidrettsgruppa dersom ikke gruppa har egen organisert virksomhet og møter med representant i hovedstyret. 6. Nestleder har hovedansvar for å koordinere markedsaktivitetene i klubben i nært samarbeid med styremedlem med markedsansvar. + DANSEGALLAKOMITÉ Medlem: Halvor Solli, Øvre Gartha, tlf.p: 370 31876, mobil: 91714538 e-post: Medlem: Gerd Torill Gjertsen, Skolebakken 6, 4815 Saltrød, tlf.p: 370 30263 E-post: skolebakken6@hotmail.com Medlem: Arnulf Gjertsen, Skolebakken 6, 4815 Saltrød, tlf.p: 370 30263 mobil:91103404 og e-post: arnulf.gjertsen@ceramic.saint-gobain.no Medlem: Tore Madsen, 4810 Eydehavn, tlf.p: 37033439, mobil: 41304485 og e-post: torema@c2i.net Medlem: Jens Petter Christensen, Trollnes, 4815 Saltrød, tlf.p: 370 31694, mobil: 932 51343 Medlem: Henrik B. Henriksen, Neskilvn.17, 4815 Saltrød, tlf.p: 370 30951, mobil: 95131705 og e-post: hbertini@frisurf.no Medlem: Fritz Y. Jenssen, Harevn,19, 4815 Saltrød, tlf.p: 37030120, tlf.j: 37073021 46 15

INSTRUKS FOR SEKRETÆREN 1. Sekretæren skal føre protokoll over arbeidsutvalgsmøter, styremøter, medlemsmøter og årsmøter. Om protokollføring se B-3 side 5. 2. Sekretæren skriver/sørger for kunngjøring av møter. Sakslista settes opp i samråd med hovedleder. Som mal bør sakslista være de møteinnkalte i hende senest 5 dager før møtet. Utsendinger/ møteinnkallinger kan skje i samarbeid med AAIK som en kjøpt tjeneste. 3. Sekretæren skal i samarbeid med hovedleder føre lagets korrespondanse, utarbeide rapporter og årsmeldinger. 4. Videre er sekretæren ansvarlig for lagets arkiv og må sørge for å ta vare på alle skriv, dokumenter, protokoller osv. som tilhører Sørfjell. Om arkivering og journalføring se B-3. Det må alltid tas kopi av skriv som sendes ut. Arkivet må ha god orden og være oversiktlig. 5. Sekretæren må sende ut spesiell innbydelse til alle gjenlevende æresmedlemmer ved innkalling til årsmøter og andre spesiell arrangementer. Navnlig fortegnelse over æresmedlemmer finnes under kapittel E-4, side 1. 6. Umiddelbart etter hvert årsmøte må sekretæren samle inn og ajourføre Administrativ håndbok for Sørfjell. Sekretæren har et spesielt ansvar for at alle ved tak som har kon sekvenser for håndboka, blir tatt inn/ajourført i denne. 7 Eventuelle lovendringer som årsmøtet vedtar må sendes til Idrettsstyret for godkjenning. Hovedstyret Hovedleder: Rune Stiansen, Maren Nilsens vei 3, 4810 Eydehavn, tlf.p:370 30813, tlf.j: 370 20002 mobil: 90605127 og e-post: rune.stiansen@sorfjell.idrett.no eller rune.stiansen@naf.no Nestleder: Kjell Svanor, Børjeheivn.12B, 4815 Saltrød, tlf.p: 370 31053, tlf.j: 370 58370 mobil: 41212585 e-post: svanor@online.no Kasserer: Olav Brotveit, OB Økonomi, Bedriftsveien 13, 4841 Arendal 95930276/37033829, e-post: brotveit@online.no Sekretær: Runo Nygård, Lensmannsveien 4, 4815 Saltrød, tlf.p: 370 85350 tlf.j: 370 58989, mobil: 91336371 og e-post: runo.nygard@arendal.mestersalg.no Leder fotball: Harald Olsen, Karl Hansens vei 7 4810 Eydehavn Tlf. 37031282 Mob. 99255277 E-mail: haralol@tiscali.no Leder friidrett: Arne Jenssen, Lensmannsgården 28, 4815 Saltrød Tlf (pr) 370 31796, Mob: 414 16076, E-mail : ajenss2@online.no Leder håndball: Victor Svensson, Skibvik Ringvei 81, 4815 Saltrød Tlf. 37030781, e-post: visve@online.no Leder barneidrett: Åse Andersen, Maris vei 7, 4810 Eydehavn, tlf.p: 370 85765 Mob: 95040431 og e-post: aase.andersen@c2i.net Leder markedsråd: Kjell Svanor, Børjeheivn.12B, 4815 Saltrød, tlf.p: 370 31053, tlf.j: 370 58370 mobil:41212585 e-post: svanor@online.no Styremedl: Tom Svendsen, Vrålsmyrveien 11, 4810 Eydehavn, tlf.p:37085466, mob: 93445952 Varamann: Åshild Tønnesen, Karl Hansens vei 4, 4810 Eydehavn, tlf p:370 30058 mob: 951 30058 Arbeidsutvalget: Hovedleder: Rune Stiansen Nestleder: Kjell Svanor Kasserer: Rune Stiansen Sekretær: Runo Nygård Leder markedsråd: Kjell Svanor Varamann: Åshild Tønnesen Se nærmere opplysninger under Hovedstyret. 16 45

Oversikt over tillitsvalgte i IL Sørfjell: Side 45 Hovedstyre Side 45 Arbeidsutvalget Side 46 Markedsrådet Side 47 Håndballgruppa Side 48 Fotballgruppa Side 49 Friidrettsgruppa Side 50 Hockeygruppa Side 51 Barneidrettsgruppa Side 51 Trimgruppa, Side 51 Revisorer Side 52 Husstyre, Banekomité, Valgkomité Side 52 Medlemskartotekfører VEDLEGG TIL SEKRETÆRENS GJØREMÅL PROTOKOLLFØRING 1. Det skal føres protokoll over alle møter i Sørfjell. Protokollen skal på en korrekt og oversiklig måte gjengi det som har foregått på møtet. Sakene må refereres nøkternt og upartisk. 2. På venstre side av hver protokollblad skal det være minst 5 cm åpen marg. Her nummereres de enkelte sakene. Margen kan også brukes til rettelser eller lignende 3. Protokollen for hvert møte begynner med å angi møtets art, tydelig dato, årstall, klokkeslett og stedet hvor møtet holdes. For styremøter/arbeidsutvalgsmøter angis møtenummer fortløpende etter siste årsmøte. 4. For styremøter/arbeidsutvalg føres inn navnene på de styremedlemmer som er tilstede. Hvis noen har meldt forfall protokolleres dette. De som ikke møter og ikke har meldt forfall, føres inn som fraværende. 5. Dersom et styremedlem kommer etter møtet har begynt eller forlater møtet før det er slutt, skal dette føres inn meed angivelse om når vedkommende kom eller gikk (f.eks NN forlot møtet etter behandling av sak nr.) 6. Sakene skal inn i protokollen i den rekkefølge de behandles på møtet. Sakene nummereres fortløpende fra det ene årsmøtet til det neste. Har en sak vært behandlet på et tidligere møte, skal sakens nummer den gang angis (f.eks 55/22 som sier at sak 55 tidligere har vært behandlet som sak 22 i 1998). For medlemsmøter nummereres sakene 1,2,3,4 osv for hvert enkelt møte. 7. For hver sak settes en kort og grei overskrift som angir sakens art. Så gis en oversikt over hva saken gjelder og hvordan den er reist (f.eks skriv fra NN ) 8. Alle framsatte forslag skal føres inn i protokollen. Dette gjelder også forslag som ikke blir vedtatt eller forslag som blir trukket tilbake. Alle vedtak føres inn med antall stemmer for og imot. 9. Referat av foredrag og diskusjoner skal ikke tas med, men navnene på de som deltar i diskusjonen skal føres inn. 10. Enkeltmedlemmer eller grupper av medlemmer kan forlange å få innført i protokollen særskilte merknader om sin stilling i bestemte saker (protokolltilførsel). 44 11. Protokollen skal leses opp eller kopi deles ut og vedtas på neste møte. Medlemmer har da ikke anledning til på nytt å ta standpunkt til de saker som har vært behandlet, men bare til måten de er referert på. Ev. merknader/rettelser føres i margen og møtet vedtar så protokollen med de merknader som er gjort. 12. For medlemsmøter, årsmøter e.l skal det protokollføres hvem som åpner og leder møtet og hvor mange som er til stede. 17

VEDLEGG TIL SEKRETÆRENS GJØREMÅL POSTREGISTRERING OG ARKIVERING 1. Hver sak registreres i Postliste med fortløpende journalnummer (gjelder både inn- og utgående skriv). Hvert kalenderår starter med nr. 1 2. Har saken vært tidligere behandlet (svar på skriv e.l) noteres i merknadsrubrikken det tidligere jnr. Tilsvarende noteres i merknadsrubrikken for tidligere jnr. Det nye jnr. (krysshenvisning) 3. Den enkelte sak (skriv) påføres jnr, saksnr og registrerings-dato på ledig plass øverst til høyre (dette gjelder ikke reklame o.l) 4. Dagens post gjennomgås av hovedleder som søker å finne fram til rette saksbehandler for sakene. Oversendelser registreres på postlisten under rubrikk Behandl med dato og hvem saken er sendt til. 5. Post skal ikke besvares eller ferdigbehandles merkes med TA (til arkiv) og påføres dato og signatur. STATUTTER FOR UTNEVNING AV ÅRETS SØRFJELLER Innstiftet på årsmøtet 1999. Prisen Årets Sørfjeller kan deles ut en gang i året til en eller flere personer eller organisasjoner som har gjort en særlig fortjenestefull innsats i det frivillige støtteapparatet i klubben og som fremstår som et positivt eksempel til etterfølgelse. Årets Sørfjeller er normalt en påskjønnelse både for en langvarig innsats for klubben og foren spesiell innsats gjennom det siste året. Prisen kan bare vinnes en gang av samme person(er) eller organisasjon. Den skal normalt ikke tildeles aktive idrettsutøvere. Det er hovedstyret som avgjør om prisen skal deles ut og hvem som skal ha prisen. Prisutdeling skjer på årsmøtet. Prisen er en kunstgjenstand til en verdi av 1000-1500 kroner. Alle medlemmer kan fremme begrunnede forslag til hovedstyret på kandidater til Årets Sørfjeller. 6. Det skal alltid tas kopi av utgående skriv, dette legges i arkivets saksmappe. 7. Alle skriv som er ferdigbehandlet samt postlistene leveres til sekretæren for arkivering. 8. I saksarkivet arkiverwes innkomne skriv samt kopi av utgående skriv i saksmappen. Når en sak er avsluttet påføres TA, dato og signatur. I postlisten noteres det samme. 9. Innen hver mappe ordnes skrivene etter jnr. (ikke dato) i stigende orden. Tidligere skriv om samme sak holdes dog samlet på siste jnr. Kopi av svarskriv heftes sammen med det motsatte skriv. Oversikt over utdelte priser: 1998: Gerd Torill og Arnulf Gjertsen 1999: Per Edvard Andersen 2000: Sven Rune Stiansen 2001: Tore Madsen 2002: Henrik Henriksen 2003: Kjell Svanor 10. Utlån fra arkivet gis som kopi eller registreres på et utlånsark. Hovedleder og sekretær har nøkler til arkivskap. 11. Bortsetting av arkivalier skjer etter behov. Skriv som ikke lenger er aktuelle skilles ut og oppbevares etter samme prinsipp som det ordinære arkiv i esker og lignende 12. Viktige papirer som skjøter oppbevares i bankboks. 18 43

STATUTTER FOR UTDELING AV SØRFJELL-VIMPEL 1. Vimpelen kan brukes som gave til arrangør i forbindelse med spesielle arrangementer. 2. Vimpelen kan brukes som gave til lag i forbindelse med spesielt avtalte vennskapskamper og lignende. 3. I forbindelse med cuper o.l på høyere nivå enn krets kan vimpel gis som gave til møtende lag. 4. Vimpelen kan brukes som gave i forbindelse med representasjon hos jubilerende organisasjonsledd innen idretten (lag, krets o.l). I den anledning kan det være aktuelt å montere vimpelen på stang (stender). INSTRUKS FOR ØKONOMISJEF 1. Økonomisjefen plikter å gjøre seg kjent med NIF s Bestemmelser om regnskapsførsel, Idrettens Kontoplan og NIF s Straffebestemmelser om forgåelser, 3, (NIF s lovhefte). 2. Alle utgifter og inntekter skal legitimeres ved daterte originalbilag, hvorav alle nød vendige opplysninger skal framgå. Bilaget skal påføres bilagsnummer og kontobeteg nelser og/eller kontonummer. For kontantutbetalinger skal datert kvittering foreligge. 3. Satser for reise- og diettutgifter, tapt arbeidsfortjeneste og evt. vikargodtgjørelse skal være vedtatt av styret (hovedstyret) før utbetalingen finner sted. Satsene må ikke være høyere enn bestemt av overordnet organ (for eksempel særforbund). 4. Ved utbetaling av tapt arbeidsfortjeneste må vedkommende særforbunds regler følges. 5. For hver enkelt reise skal det settes opp bilag som skal angi reisens formål, antall da ger, diettgodtgjørelse og billettutgifter. Såfremt diettutgiftene godtgjøres etter regning, skal det foreligge spesifisert oppstilling over alle utgifter. Kvitteringer for hotellopp hold, fra reisebyråer og for andre utgifter skal ligge ved som bilag. 6. Bilagene skal oppbevares ordnet og på betryggende måte i minst 3 år. Regnskapsbø kene arkiveres i minst 5 år. 7. Økonomisjefen skal ha minst mulig kassabeholdning. Styret fatter vedtak om øvre grense for kassabeholdning. Når beholdningen når over dette beløp, skal pengene set tes i bank. 8. Bank- og postgirokonti skal disponeres av 2 personer i fellesskap. Minst en gang i kvartalet skal økonomisjef foreta nøyaktig avstemming av bank- og postgirokonti. Kassa skal avstemmes minst en gang hver måned. Økonomisjef innkaller til økonomi møte to ganger i året. For alle gruppeledere og gruppekasserere. 9. Radering i bøkene må ikke forekomme. Feilposteringer rettes ved ompostering av be løpet. 10. Gjeldende bestemmelser om gjennomføring og innbetaling av skattetrekk og arbeids giveravgift samt innsending av lønns- og trekkoppgaver må følges. 11. Føring av hovedstyrets regnskap kan organiseres som tjeneste kjøpt gjennom AAIK. 42 19

INSTRUKS FOR MEDLEMSKARTOTEKFØREREN 1. Medlemskartotekføreren (MKF) bør være godt kjent i Sørfjells miljø. Vedkommende må ha god kontakt med alle gruppelederne og gjerne også trenere/ledere. Samarbeidet mellom MKF og de forskjellige gruppene er avgjørende for medlemsregistreringen og kontingentinnkrevingen. 2. Gruppene får tildelt skjema (se vedlegg) av MKF. Dette skal brukes til registrering av inn- og utmeldinger. Grunnen til at fødselsdato skal oppgis er at medlemmer under 17 år skal betale en lavere kontingent. 3. MKF må 2 ganger årlig framvise en oversikt for hver gruppe over hvem som er regist rert/har betalt/har ikke betalt i den enkelte gruppe. 4. Medlemsregistreringen føres for tiden på PC. MKF må melde fra til dataoperatøren om alle inn- og utmeldinger. Hvis det ikke dreier seg om større endringer, er det nok å gjøre dette 3-4 ganger årlig. MKF må være oppmerksom på dødsfall i nærmiljøet slik at familien til døde medlemmer ikke får kontingentinnkreving for avdøde. 5. MKF må avtale med banken om datoer for utsending av krav om medlemskontingent og om datoer for purringer. 6. MKF må kontrollere at årets nye 17-årskull er justert for høyere kontingent. 7. MKF må kontrollere at gitte meldinger til dataoperatøren blir utført. 8. Medlemskartotekføring kan vedtas kjøpt som ekstern tjeneste. NB! Vi kjører nå medlemslistene gjennom Idrettens hus ved Inge Ellingsen. Det ha blitt gjort de siste årene. Fra sommeren 2003 kan alle kassererne gå inn på internett og ajourholde listene. 20 STATUTTER FOR EKSTERNE UTMERKELSER Aust-Agder idrettskrets utmerkelser. Aust-Agder idrettskrets deler hvert år ut utmerkelser til aktive idrettsutøvere som satser på toppidrett eller som har gjort seg spesielt bemerket. Det følgende er utdrag av statuttene. Ved spesielle henvendelser av forslag på kandidater må de være idrettskretsen I hende senest 1. Mai. Gjensidige Sør Pokalen. Pokalen utdeles til den største idrettsprestasjonen I foregående år, utført av enkeltpersoner eller lag tilsluttet A-A idrettskrets. Prestasjonen må kunne karakteriseres som en virkelig bragd. Aust-Agder Idrettskrets Diplom for godt utført arbeid. Diplomet kan tildeles personer, lag, firmaer eller organisasjoner som gjennom sin innsats har bidratt til å legge forholdene til rette for idretten I Aust-Agder. Aust-Agder Idrettskrets Hederstegn. Hederstegnet er A-A Idrettskrets høyeste utmerkelse og kan bare deles ut til medlemmer av organisasjonsledd tilsluttet A-A Idrettskrets. Hederstegnet kan deles ut til: 1. Personer som gjennom aktiv idrett har oppnådd resultater I internasjonal toppklasse, og som der I gjennom har representert kretsen på en verdig og fremragende måte. 2. Personer som gjennom administrativ eller annen virksomhet har ytet stort bidrag til idrettens utvikling I A-A Idrettskrets. Sam Eydes Idrettsfond 1. Av fondets avkastning deles hvert år, I desember måned, ut tre like store stipend. Stipendet deles ut til idrettslag eller enkeltpersoner innen hver av kommunene Tinn, Notodden og gamle Moland. Stipendet skal primært gå til videreutvikling av aktivitetstilbudet innen det enkelte idrettslag eller premiering ved spesielle idrettsarrangementer. Enkelt personer må for å være aktuelle søkere, stå tilsluttet et idrettslag innen kommunen, eller være aktiv i et lag utenfor kommunens grenser i en idrett det ikke gis tilbud om innen kommunen. (Dette gjelder aktive idrettsutøvere eller ledere, trenere, instruktører for perfeksjonering innen sin idrettsgren, eller videreutvikling av sitt virke som idrettens tillitsvalgte) Fondstyret kan etter vurdering av søknadene, ev dele ut stipend. 2. Søknad om stipend skal fremsendes gjennom idrettslaget hovedstyre. Dersom det foreligger mer enn en søknad må hovedstyret prioritere. Søknadene sendes så til fondstyret, som før endelig tildeling, innhenter uttalelser fra IKU I de respektive kommuner. Fondstyret består av tre personer, to oppnevnt av Telemark Idrettskrets og en oppnevnt av Aust-Agder Idrettskrets. De siste utdelinger har vært på 3X kr.7000,- 41