Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler

Transkript

1 Oslo kommune Rapport 23/2010 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler Oppfølging av rapport 11/ integritet og verdiskaping

2 Rapport 23/2010 Tidligere publikasjoner fra i Oslo Rapport 1/2010 Kontroll av anskaffelser i 16 virksomheter Rapport 2/2010 Styring, tilsyn og kontroll med særskilt fokus på anskaffelsesområdet i eiendomsforetak Rapport 3/2010 Sluttrapport - Undersøkelser rettet mot økonomiske misligheter i Undervisningsbygg Oslo KF Rapport 4/2010 Barneverntjenestenes anskaffelse, kontroll og oppfølging av private leverandører av tiltak i hjemmet i to bydeler. Rapport 5/2010 Regelverksdatabasen - fungerer den som forutsatt? Rapport 6/2010 Ulike undersøkelser i regnskapsrevisjonen - Samlerapport Rapport 7/2010 Bydelsutvalgenes tilsynsansvar - tilrettelegging for tilsyn gjennom organisering og rapportering Rapport 8/2010 Misligheter ved frivillig forvaltning av klientmidler i sosialtjenesten - Bydel Grorud Rapport 9/2010 Ren Oslofjord Rapport 10/2010 Bydelenes tilsyn, oppfølging og kontroll ved fosterhjemsplasseringer Rapport 11/2010 Internkontroll i og rundt IT-systemer - Samlerapport 2009 Rapport 12/2010 Økonomisk styring av investeringsprosjekter i Undervisningsbygg Oslo KF Rapport 13/2010 Omstilling i bydeler Rapport 14/2010 Generelle IT kontroller i og rundt Rusdata i Rusmiddeletaten Rapport 15/2010 Bruk av fritaksbestemmelsene ved nasjonale prøver konsekvenser for styringsinformasjon om skolene i Oslo Rapport 16/2010 Saksbehandling av søknad om kommunal bolig Rapport 17/2010 Oslo kommunes rehabiliteringssenter i Altea Rapport 18/2010 Undersøkelse om bruk av filippinske helsearbeidere - Asor Rapport 19/2010 Produktivitet og styringsinformasjon i pedagogisk-psykologisk tjeneste Rapport 20/2010 Ti år med Gerica Rapport 21/2010 Etisk handel - holdninger og praksis blant leverandører til Oslo kommune Rapport 22/2010 Intern kontroll i og rundt saksbehandlingssystemet for byggesaker For mer informasjon om og våre rapporter se 2

3 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler Forord Denne rapporten er et resultat av en undersøkelse gjennomført av våren Undersøkelsen er en oppfølging av rapport 11/2008 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler. Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave for Oslo kommune etter kommuneloven av 25. september 1992 med endringer av 12. desember Formålet med forvaltningsrevisjon er med virkning fra 1. juli 2004 nedfelt i kommuneloven 77 nr. 4 som har følgende ordlyd: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Undersøkelsen er forankret i Kontrollutvalget vedtak (sak 5) og tilhører fokusområdet virksomhetsstyring i Overordnet plan for forvaltningsrevisjon , jf bystyrets vedtak (sak 259). Undersøkelsen er gjennomført av Inger-Johanne Kramer (prosjektleder) sammen med Bjørg Hareide, Cecilie Karlsen og Ragnhild Nygård. Vi vil takke alle vi har vært i kontakt med for nødvendig bistand i løpet av prosjektet Lars Normann Mikkelsen avdelingsdirektør Inger-Johanne Kramer revisjonsrådgiver 3

4 Rapport 23/2010 4

5 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler Innhold Hovedbudskap...7 Sammendrag Innledning Formål og problemstillinger Nærmere om undersøkelsen rettet mot bydelene Nærmere om undersøkelsen rettet mot byrådet Revisjonskriterier Metode Forvaltning av klientmidler Rapportens oppbygning Vedtak og skriftlige avtaler Tvungen forvaltning Revisjonskriterier: Faktabeskrivelse s vurdering Frivillig forvaltning Revisjonskriterier: Faktabeskrivelse s vurdering Ansvarsforhold myndighet til å inngå forvaltningsavtalen Revisjonskriterier: Faktabeskrivelse s vurdering Arbeidsdeling Innlogging i Nordea Bedrift Nettbank Revisjonskriterium: Faktabeskrivelse s vurdering Grunnlaget for endelig godkjenning av betaling Revisjonskriterium: Faktabeskrivelse s vurdering Kontroll av utbetalinger til andre enn klienten Revisjonskriterium: Faktabeskrivelse s vurdering Kontroll av utbetalinger til klienten Revisjonskriterium: Faktabeskrivelse s vurdering Utskrift av endelig godkjent betaling Revisjonskriterium:

6 Rapport 23/ Faktabeskrivelse s vurdering Avstemming av forvaltningskonto Revisjonskriterium: Faktabeskrivelse s vurdering Andre kontrollaktiviteter Evaluering av forvaltningsavtalen Revisjonskriterium: Faktabeskrivelse s vurdering Medarbeidernes kjennskap til gjeldende rutiner og retningslinjer Revisjonskriterium: Faktabeskrivelse s vurdering Byrådets oppfølging av bystyrets vedtak Bystyrets vedtak Byrådets oppfølging Byrådens orientering til Helse- og sosialkomiteen Redegjørelse fra Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester Kontroll av skjemaer på STINE s vurdering Konklusjoner og anbefalinger Konklusjoner Anbefalinger Uttalelser til rapporten og s vurdering Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester Bydelene s vurdering...39 Referanser...41 Tabelloversikt...43 Vedlegg 1 Undersøkelsens metode...45 Vedlegg 2 Revisjonskriterier...49 Vedlegg 3 Uttalelse fra Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester...55 Vedlegg 4 Uttalelser fra de ni bydelene

7 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler Hovedbudskap har sett nærmere på forvaltningen av klientmidler i ni bydeler. Undersøkelsen viser at det på vesentlige punkter var avvik i forhold til gjeldende regelverk og god regnskapspraksis. Dette gjelder blant annet kravene om skriftlig forvaltningsavtale, faktura/ utbetalingsgrunnlag, kontroll av den enkelte ubetaling og avstemming av forvaltningskontiene. Avdekkede mangler utgjør en risiko for svekket rettssikkerhet for klientene og økonomiske misligheter. Byrådet har gjennom flere tiltak fulgt opp bystyrets vedtak i møte (sak 422) om Rapport 11/2008 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler, men det gjenstår arbeid på noen punkter. Sammendrag Denne rapporten bygger på en undersøkelse gjennomført av, i hovedsak i mars april 2010, og er en oppfølging av rapport 11/2008 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler. Rapport 11/2008 bygget på en undersøkelse rettet mot bydelene Alna, Bjerke, Frogner, Grorud, Grünerløkka, Stovner og Vestre Aker. Konklusjonen var at det samlet sett var avdekket vesentlige mangler som ga risiko for mislig heter og sviktende rettssikkerhet for klientene. I etterkant av s rapport ble det avdekket omfattende misligheter knyttet til forvaltningen av klientmidler i Bydel Grorud. Kontrollutvalget vedtok at det skulle gjennomføres en større oppfølgingsunder søkelse våren 2010, rettet mot bydeler og Byråds avdeling for eldre og sosiale tjenester. Denne undersøkelsen har i tillegg til de ovennevnte bydelene også omfattet bydelene St. Hanshaugen og Søndre Nordstrand. Følgende problemstillinger er belyst: Sikrer bydelenes rutiner og praksis at forvaltningen av klientmidler er i samsvar med gjeldende regelverk og god regnskapspraksis? Har byrådet fulgt opp bystyrets vedtak i møte (sak 422)? Undersøkelsen rettet mot de ni bydelene bygger i hovedsak på intervjuer og kontroll av enkeltsaker. Undersøkelsen av byrådets oppfølging av bystyrets vedtak er i hovedsak basert på skriftlig kommunikasjon med Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester, samt annen dokumentgjennomgang. Fokus i undersøkelsen rettet mot de ni bydelene har vært status i forhold til de mangler som ble avdekket ved forrige undersøkelse. Basert på s erfaringer fra mislighetssaken i Bydel Grorud, har vi i større grad fokusert på bydelenes kontrollrutiner knyttet til utbetalinger enn det vi gjorde i Vedtak og skriftlige avtaler Undersøkelsen viste at: Samlet sett manglet det vedtak om tvungen forvaltning og/eller skriftlig disponeringsplan i til sammen 5 av 19 saker hvor forvaltningen var tvungen. Sakene var fordelt på fire bydeler. I 13 av 71 saker hvor forvaltningen var frivillig var det ikke inngått skriftlig forvaltningsavtale. Sakene var fordelt på seks bydeler. I 13 av de 58 sakene hvor det var inngått skriftlig forvaltningsavtale, var ikke Oslo kommunes standard forvaltningsavtale benyttet. Seks av disse 13 avtalene var inngått før standardavtalen ble innført. Sakene var fordelt på åtte bydeler. Bydelene syntes innforstått med kravet om at avtalene skal være individuelt tilpasset. 7

8 Rapport 23/2010 Undersøkelsen viste at i syv av ni bydeler var ikke myndigheten til å inngå forvaltningsavtalene skriftlig delegert fra sosialsjefen. Seks av 49 kontrollerte avtaler var ikke inngått av bemyndiget. Arbeidsdeling Gjeldende retningslinjer forutsetter en arbeidsdeling ved at registrering, kontroll og endelig godkjenning av den enkelte betaling skal foretas av to personer. Videre skal forvaltnings kontiene avstemmes av en tredje person. Samme sikkerhetskort, brukernavn og personlig passord kan ikke benyttes ved registrering/første godkjenning og endelig godkjenning (godkjenner 2) i Nordea Bedrift Nettbank. Undersøkelsen har vært rettet mot den kontrollen som godkjenner 2 skal utføre, da dette er siste kontroll før klientens forvaltningskonto blir belastet. Tre bydeler beskrev, i strid med gjeldende rutiner og retningslinjer, en praksis hvor den enkeltes personlige passord til Bedrift Nettbank var gjort tilgjengelig for andre. Endelig godkjenning av den enkelte betaling skal være basert på faktura eller annet grunnlag for belastning av konto. Undersøkelsen viste at det ikke forelå et tilfredsstillende utbetalingsgrunnlag for totalt 19 utbetalinger til andre enn klient. Sakene var fordelt på alle bydelene. Før endelig godkjenning av utbetalinger til andre enn klienten, må det kontrolleres om faktura /utbetalingsgrunnlaget gjelder klienten, og om de registrerte opplysningene i nettbanken om mottakers kontonummer og beløp samsvarer med fakturaen/utbetalingsgrunnlaget. Ved utbetalinger til klienten må det kontrolleres om det registrerte kontonummeret i nettbanken samsvarer med valid dokumentasjon på avtalt kontonummer. Seks av ni bydeler beskrev kontroll rutiner som ikke var i samsvar med god regnskapspraksis ved utbetaling til andre enn klient. For utbetalinger til klient var det ingen av de ni bydelene som beskrev kontrollrutiner i samsvar med god regnskapspraksis. I henhold til gjeldende rutiner og retningslinjer skal bydelene ta utskrift fra nettbanken for hver utbetaling etter endelig godkjenning, som dokumenterer til hvilket kontonummer betalingen er registrert overført og hvem som har utført de ulike operasjonene i betalingsprosessen. I syv av ni bydeler forelå det ikke kvittering på endelig godkjent betaling for hver utbetaling i alle de kontrollerte sakene. Avstemming av forvaltningskonti Forvaltningskontoen skal avstemmes av en person som ikke har vært delaktig ved betalingene i Bedrift Nettbank. Avstemmingen skal baseres på kontoutdrag fra banken, mappe med regnskapsbilag/fakturaer og forrige måneds avstemmingsskjema. Avstemmingen skal dokumenteres i skjemaet månedlig avstemming av forvaltningskonto. Undersøkelsen viste at: 15 av 88 forvaltningskonti var ikke avstemt. Sakene var fordelt på fire bydeler. I 17 av 88 kontrollerte saker var forvaltningskontoen avstemt av en person som hadde vært delaktig i en eller flere av betalingene. Sakene var fordelt på tre bydeler. I 10 av 88 kontrollerte saker kunne ikke grunnet manglende doku mentasjon kontrollere om avstemmingen var skjedd av en person som ikke hadde vært involvert i betalingene. Sakene var fordelt på tre bydeler. Syv bydeler benyttet ikke Oslo kommunes standard avstemmingsskjema. Andre kontrollaktiviteter Forvaltningsavtalen skal evalueres senest etter ett år. Undersøkelsen viste at årlig evaluering var aktuelt for 29 av 58 avtaler. I 22 av de 29 sakene forelå det verken dokumentasjon på at bydelen hadde gjennomført en evaluering av eksisterende avtale eller at det var gjort forberedelser til evaluering. Sakene var fordelt på syv bydeler. 8

9 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler God internkontroll forutsetter at medarbeiderne er sikret tilgang til og kunnskap om gjeldende regelverk og rutiner på det aktuelle fag området. Undersøkelsen viste at medarbeidere i tre bydeler oppga manglende kjennskap til Oslo Kommunes gjeldende rutiner og retningslinjer. Byrådets oppfølging av bystyrets vedtak konkluderer med at byrådet har fulgt opp bystyrets vedtak ved at det er innhentet skriftlig tilbakemelding fra bydelene. Samtlige oppga at det var iverksatt tiltak for å imøtekomme s anbefalinger. Utkast til revidert versjon av fellesskriv 5/2007 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler er sendt på høring til bydelene. Helse- og sosialkomiteen er informert gjennom flere notater. Det foreligger nå mal for fullmakt i samsvar med fellesskriv 5/2007. Samtidig gjenstår det fortsatt arbeid. Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester har ikke fullført arbeidet med revisjon av fellesskriv 5/2007. Og betegnelsen forvaltningsansvarlig i Oslo kommunes standardavtale er ikke endret. s vurdering og anbefalinger s vurdering er at det er avdekket vesentlige mangler som utgjør en risiko for svekket rettssikkerhet for klientene, og som medfører risiko for misligheter. anbefaler at alle bydelene vurderer kapasitet, rutiner og praksis med sikte på å iverksette ytterligere tiltak for å sikre betryggende forvaltning av klientmidler, herunder at Oslo kommunes sentrale rutiner og retningslinjer overholdes. Byråden for sosiale tjenester og rusomsorg bør følge opp bydelenes arbeide med forvaltning av klientmidler, herunder bydelenes iverksettelse av gjeldende rutiner og retningslinjer for forvaltningen av klientmidler. Byråden anbefales videre å fullføre arbeidet med å videreutvikle gjeldende rutiner og retningslinjer så raskt som mulig. Det bør i den forbindelse vurderes om det er behov for å presisere hvilke kontroller som skal gjøres før godkjenning av den enkelte utbetaling. viser for øvrig til Rapport 08/2010 Misligheter ved frivillig forvaltning av klientmidler i sosialtjenesten Bydel Grorud, hvor vi pekte på ytterligere spørsmål som kan vurderes. Uttalelsene til rapporten Rapporten ble sendt til de ni bydelene som er omfattet av undersøkelsen og byråden for sosiale tjenester og rusomsorg til uttalelse. Samtlige har avgitt uttalelser. Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester opplyser at den tar sikte på å sende ut et revidert fellesskriv til bydelene rundt årsskiftet 2010/11. Byrådsavdelingen skriver videre at s undersøkelse viser at det er behov for bedre oppfølging av bydelenes arbeid med forvaltning av klientmidler. Byrådsavdelingen vil be Helse- og velferdsetaten om å utarbeide kurs-/opplæringsmateriell, som kan bidra til å bedre kompetansen på dette feltet i bydelene. Alle bydelene oppgir å ha iverksatt, eller vurderer å iverksette tiltak i tråd med s anbefalinger. Bydelene Bjerke, Grünerløkka og St. Hanshaugen hadde i sine uttalelser merknader til fakta i rapporten som medførte en dialog med bydelene. Det gjøres nærmere rede for dette i kapittel

10 Rapport 23/ Innledning Rapporten bygger på en undersøkelse gjennomført av våren Undersøkelsen er en oppfølging av rapport 11/2008 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler. Samlet sett avdekket rapport 11/2008 vesentlige mangler, som ga risiko for misligheter og sviktende rettssikkerhet for klientene. Ved behandlingen av rapport 11/2008 i kontrollutvalget (sak 78) vedtok utvalget: Kontrollutvalget merker seg at s rapport 11/2008 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler viser vesentlige mangler i forvaltningen av klientmidler: manglende eller mangelfulle forvaltningsavtaler med klienter manglende benyttelse av standardavtalen manglende fullmakts- og samtykkeerklæringer fra klienter manglende evaluering av forvaltningsavtalene mangelfull avstemming av regnskapene Sosialkontorene må sikre at forvaltningen tilfredsstiller fellesskriv 5/2007 Forvaltning av klientmidler i sosialtjenesten. Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenester bør følge opp bydelenes arbeid med forvaltning av klient midler og forbedre både fellesskrivet og tilhørende skjemaer. Saken sendes helse- og sosialkomiteen. Helse- og sosialkomiteen behandlet saken i møte (sak 110) og vedtok følgende innstilling til bystyret: Bystyret merker seg at s rapport 11/2008 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler viser vesentlige mangler i forvaltningen av klientmidler: manglende eller mangelfulle forvaltningsavtaler med klienter manglende benyttelse av standardavtalen manglende fullmakts- og samtykkeerklæringer fra klienter manglende evaluering av forvaltningsavtalene mangelfull avstemming av regnskapene Sosialkontorene må sikre at forvaltningen tilfredsstiller fellesskriv 5/2007 Forvaltning av klientmidler i sosialtjenesten. Bystyret ber byrådet følge opp bydelenes arbeid med forvaltning av klientmidler og forbedre både fellesskrivet og tilhørende skjemaer. Byrådet bes om å orientere helse- og sosialkomiteen om dette arbeidet. Bystyret ber byrådet utarbeide konkrete tiltak for å utbedre de svakheter og mangler rapporten påpeker og orientere komiteen om tiltakene og fremdriften av disse innen Bystyret vedtok komiteens forslag til innstilling i møte (sak 422). I etterkant av s undersøkelse ble det avdekket omfattende misligheter knyttet til forvaltningen av klientmidler i Bydel Grorud som var en av de undersøkte bydelene, jf s rapport 8/2010 Misligheter ved frivillig forvaltning av klientmidler i sosialtjenesten Bydel Grorud. Kontrollutvalget vedtok at det skulle gjennomføres en større oppfølgingsundersøkelse våren Formål og problemstillinger Det overordnede målet med denne undersøkelsen har vært å bidra til forbedring av sosialtjenestens praksis i forbindelse med etablering og gjennomføring av forvaltning av økonomiske midler. Undersøkelsen har hatt to problemstillinger: 1. Sikrer bydelenes rutiner og praksis at forvaltningen av klientmidler er i samsvar med gjeldende regelverk og god regnskapspraksis? 2. Har byrådet fulgt opp bystyrets vedtak i møte (sak 422)? 10

11 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler 1.2 Nærmere om undersøkelsen rettet mot bydelene Forrige undersøkelse var rettet mot bydelene Alna, Bjerke, Frogner, Grorud, Grünerløkka, Stovner og Vestre Aker. I rapport 11/2008 anbefalte bydelene å etablere rutiner som sikret at fellesskrivet ble overholdt. Dette inkluderte å sikre at alle klienter får en standard forvaltningsavtale fullmakts- og samtykkeerklæringer foreligger fra alle klienter alle forvaltningsavtalene evalueres etter ett år avstemmingen gjøres av en person som tilfredsstiller kravene i fellesskrivet, og at avstemmingen dokumenteres vurderer at våre anbefalinger omfattes av bystyrets vedtak. I daværende byråd for velferd og sosiale tjenesters notat til helse- og sosialkomiteen fremkom det at ovennevnte bydeler hadde iverksatt tiltak for å imøtekomme s anbefalinger. Denne undersøkelsen har i tillegg til de ovennevnte bydelene også omfattet bydelene St. Hanshaugen og Søndre Nordstrand. Fokus har vært status i forhold til de mangler som ble avdekket ved forrige undersøkelse. Basert på s erfaringer fra mislighetssaken i Bydel Grorud, har vi i større grad fokusert på bydelenes kontrollrutiner knyttet til utbetalinger. På den annen side har vi ved denne undersøkelsen ikke undersøkt om det forelå fullmakt og samtykkeerklæring fra klient 1. 1 Dokumentene er nødvendige for sosialtjenestens legitimasjon overfor tredjemann, men er ikke avgjørende for forholdet mellom avtalepartene. Klientens samtykke foreligger de facto i og med signering av avtalen. 1.3 Nærmere om undersøkelsen rettet mot byrådet anbefalte daværende Byråds avdeling for velferd og sosiale tjenester å følge opp bydelenes implementering av rutinene i fellesskriv 5/2007 og selv presisere fellesskrivet overfor bydelene på følgende punkter: forvaltning av formuer hva en evaluering av forvaltningsavtalen skal omfatte og når en avtale eventuelt skal fornyes krav til kvitteringsrutine I rapporten påpekte også det uheldige i manglende samsvar mellom fellesskriv 5/2007 Forvaltning av klientmidler i sosialtjenesten og skjemaene på sosialtjenestens intranett STINE, jf kapittel 6. I sitt høringssvar til oppga byrådsavdelingen at den i løpet av 2008 ville gjennomgå fellesskriv 5/2007 med tanke på forbedringer. Byrådsavdelingen oppga også at den samarbeidet med Nordea for å forbedre nettbankløsningen. Videre oppga byrådsavdelingen at de ville kontakte Overformynderiet vedrørende forvaltning av klienters formue, og at Helse- og velferdsetaten ville bli bedt om å endre de skjemaer på STINE som ikke var i samsvar med fellesskriv 5/ Revisjonskriterier I denne undersøkelsen er revisjonskriteriene utledet fra følgende kilder: Lov 25. september 1992 nr 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) Byrådssak 1057/08 Overordnet rammeverk for god intern kontroll i Oslo kommune Juridisk strategi for Oslo kommune, jf bystyresak 466/05 Lov nr 19 om folketrygd (folketrygdloven) Byrådsavdeling for velferd og sosiale t jenesters fellesskriv til bydelene 5/2007 Forvaltning av klientmidler i sosialtjenesten 11

12 Rapport 23/2010 Helse- og velferdsetatens rutinehåndbok for Bedrift Nettbank Systeminstruksjon CN (Corporate Netbank) Arbeids- og velferdsdirektoratets Landsdekkende veiledningsrutiner for frivillig offentlig forvaltning av enkeltpersoners økonomi God regnskapspraksis Oslo kommunes kvalitetshåndbok for sosialtjenesten Det gjøres nærmere rede for revisjonskriteriene der de kommer til anvendelse, samt i rapportens vedlegg Metode Undersøkelsen rettet mot de ni bydelene bygger i hovedsak på intervjuer og kontroll av enkeltsaker. Det meste av datainnsamlingen ble gjennomført i perioden mars april Det ble gjennomført to gruppeintervjuer i hver bydel. Det ene intervjuet var med forvaltere og sosialkonsulenter, det andre med deres ledere. Vi stilte i all hovedsak de samme spørsmålene til medarbeiderne og deres ledere. Vi stilte like spørsmål i alle bydelene. Kontrollen av enkeltsaker ble gjennomført samme dag som intervjuene. Bydelene fremla en oversikt over samtlige forvaltningsklienter på intervjutidspunktet, og markerte i hvilke saker forvaltningen var tvungen. Vi valgte ut 10 saker i hver bydel, til sammen 90 saker. I 19 av sakene var forvaltningen tvungen. I tillegg la vi vekt på å sikre at utvalget omfattet saker fra ulike forvaltere og konti med varierende saldo (høy/lav). For øvrig skjedde utvelgelsen tilfeldig. Bydelene har verifisert en samlet faktabeskrivelse, basert på verifiserte intervjuer og Kommune revisjonens gjennomgang av enkeltsaker i bydelen. har underveis hatt kontakt med flere av bydelene, blant annet for å oppklare uklarheter. Opplysninger gitt muntlig er senere bekreftet skriftlig. På enkelte punkter bygger vi kun på bydelenes egen beskrivelse av praksis. I slike tilfelle er vi forsiktige i våre vurderinger og konklusjoner. Undersøkelsen av byrådets oppfølging av bystyrets vedtak er i hovedsak basert på skriftlig kommunikasjon med Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester, samt annen dokumentgjennomgang. Metode og undersøkelsesopplegget er nærmere beskrevet i vedlegg Forvaltning av klientmidler Totalt forvaltet sosialtjenesten i Oslo kommune per midler for i underkant av 2000 klienter, hvorav et stort flertall hadde frivillig forvaltning. I tabell 1 gis det en oversikt over antall forvaltningsklienter for hver av de ni undersøkte bydelene og bydelenes opplysninger om antall årsverk som samlet medgår til forvaltning av klientmidler. 12

13 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler Tabell 1 Antall forvaltningsklienter Bydel Antall forvaltningsklienter Antall årsverk Alna Bjerke 74 1,5* Grorud Grünerløkka 272 3** Frogner Stovner Vestre Aker 86 1*** St.Hanshaugen 140 **** S. Nordstrand 87 2 Totalt ,5 Kilde: Utskrift fra Nordea Nettbank i hver bydel. Note: Tallene inkluderer både tvungen og frivillig forvaltning. Det totale antall årsverk er noe høyere enn angitt i tabellen, se merknader nedenfor. *Bydel Bjerke oppga at den tekniske forvaltningen utføres av tre personer i seksjon økonomi drift, som også har andre oppgaver. I tillegg hadde mellom 8 og 10 sosialkonsulenter forvaltning som en del av sine arbeidsoppgaver. 1,5 årsverk er således et estimat, som inkluderer total ressursbruk til dette formålet. **Bydel Grünerløkka oppga at det var tre årsverk i avdeling for merkantil som utelukkende arbeidet med forvaltning. I tillegg var det 47 sosialkonsulenter som kunne ha forvaltning som en del av sine arbeidsoppgaver. Bydelen synes det var vanskelig å anslå samlet årsverk. ***Bydel Vestre Aker anslo at den tekniske forvaltningen samlet utgjorde ca 1 årsverk. I tillegg kunne ni sosialkonsulenter ha forvaltning som en del av sine arbeidsoppgaver. ****Bydel St. Hanshaugen oppga at den tekniske forvaltningen ble foretatt av tre personer på merkantil, men disse hadde også andre arbeidsoppgaver. I tillegg var det 14 sosialkonsulenter som kunne ha forvaltning som en del av sine arbeidsoppgaver. Som tabell 1 viser, varierer antall klienter fra en bydel til en annen. Bydel Grünerløkka hadde 272 klienter, og dermed flest. Bydel Bjerke hadde færrest, med 74 klienter. Tabell 1 viser også at forskjellen i antall klienter i disse to bydelene ikke gjenspeiles i forskjellen mellom bydelene når det gjelder antall årsverk som samlet medgår til forvaltningen. Bydelene fortalte om en sterk økning i antall forvaltningsklienter de siste årene. I tillegg var bydelene samstemte i at klientgruppen var blitt tyngre. Det var mye rus og/eller psykiatri, samt generelt en mer sammensatt problematikk rundt den enkelte klient. Samlet sett medførte dette utfordringer i forhold til å følge opp den enkelte klient, samt å overholde regelverkets krav til dokumentasjon. Bydelene påpekte at arbeidet var ressurskrevende og flere beskrev et stort arbeidspress. 14. dag, noe som skapte uforutsigbarhet i forhold til forvaltningen. Det var eksempler på at bydelene i slike tilfelle hadde forskuttert trygdeytelsene ved å yte økonomisk sosialhjelp. Det var ved innføringen av nettbanken gitt opplæring i den tekniske bruken av nett banken. Enkelte av dem vi intervjuet påpekte at de savnet ytterligere opplæring fra sentralt hold og et nettverk på tvers av bydelene. 1.7 Rapportens oppbygning I kapittel 2 vurderer vi grunnlaget for bydelenes forvaltning av klientmidler. Vi har sett om det i saker hvor forvaltningen var tvungen forelå vedtak fra Arbeids- og velferdsforvaltningen og disponeringsplan. Ved frivillig forvaltning så vi om det forelå en skriftlig forvaltningsavtale og om bydelene benyttet Oslo kommunes standardavtale. Flere bydeler påpekte at innføringen av arbeidsavklaringspenger (AAP) hadde medført nye utfordringer. Mange av klientene evnet ikke å følge opp kravet om å sende inn skjemaet hver I kapittel 3 redegjør vi nærmere for om ansvars forholdene - myndigheten til å inngå forvaltnings avtalene. 13

14 Rapport 23/2010 I kapittel 4 ser vi på bydelenes praksis i forhold til kravene om arbeidsdeling, herunder kontroll før endelig godkjenning av betalinger. I kapittel 5 ser vi nærmere på andre kontrollaktiviteter i forbindelse med gjennomføringen av forvaltningen; evaluering av forvaltningsavtalene og medarbeidernes kjennskap til Oslo kommunes rutiner og retningslinjer. I kapittel 6 presenteres status for byrådets oppfølging av bystyrets vedtak. I kapittel 7 presenteres s konklusjoner og anbefalinger. I kapittel 8 gir vi et sammendrag av bydelenes og byrådsavdelingens uttalelser til rapporten og s vurderinger av disse. Uttalelsene følger i sin helhet rapporten som trykte vedlegg. 14

15 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler 2. Vedtak og skriftlige avtaler Sosialtjenestens forvaltning av økonomiske midler skjer på grunnlag av den enkeltes samtykke eller med hjemmel i folketrygdeloven Bestemmelsen gir Arbeids- og velferdsetaten myndighet til å treffe vedtak om at trygde ytelser i gitte situasjoner skal utbetales til et NAV kontor. Ordningen omtales vanligvis som tvungen forvaltning. Frivillig forvaltning av klientmidler er et viktig virkemiddel i et økonomisk rådgivningsperspektiv. Det foreligger imidlertid ingen lovpålagt plikt til å tilby tjenesten. Ved inngåelse av avtale om frivillig forvaltning utøver ikke sosialkontoret offentlig myndighet og avtalen reguleres derfor av privatrettslige regler. Dette stiller særlige krav til sosialkontorene, både i forbindelse med utformingen av avtalen og oppfølgingen av denne. Forvaltnings lovens generelle bestemmelser, grunnlegg ende prinsipper for forsvarlig saksbehandling og kravene til god forvaltningsskikk gjelder likevel for sosialtjenestens forvaltning. En forvaltningsavtale skal være individuelt tilpasset. Ved tvungen forvaltning skal ytelsen disponeres til beste for klienten, jf folketrygdeloven Sikring av husvære, mat og klær samt hensynet til dem klienten har forsørgelsesplikt overfor, anses som primærbehov til beste for klienten. Sosialtjenesten må foreta en konkret, individuell vurdering av den enkelte klients behov og det må utarbeides en skriftlig disponeringsplan. Uavhengig av om forvaltningen er tvungen eller frivillig er det overordnede målet med forvaltningen å forebygge gjeldsproblemer, sikre klientens boforhold og sørge for at klienten har nødvendige midler til dekning av livsopphold. Forvaltningen gjennomføres ved at klientens inntekt overføres til en bankkonto, som står i klientens navn, men som sosialtjenes- ten forvalter. Sosialtjenesten betaler klientens utgifter i henhold til avtale/disponeringsplan og klienten mottar avtalte beløp til livsopphold. Ekstern revisjon er ikke lovhjemlet for sosialtjenestens forvaltning av klientmidler. 2.1 Tvungen forvaltning Revisjonskriterier: Tvungen forvaltning av klientmidler skal være basert på vedtak fra Arbeids- og velferdsetaten. Sosialtjenesten skal utarbeide en disponeringsplan. (Folketrygdloven 22-6, grunnleggende prinsipper for forsvarlig saksbehandling og kravene til god forvaltningsskikk) Faktabeskrivelse Ved mappegjennomgangen kontrollerte vi om: det forelå vedtak fra Arbeids- og velferdsetaten det forelå skriftlig disponeringsplan Det manglet vedtak i henhold til folketrygd loven 22-6 i 3 av 19 3 saker hvor bydelene hadde oppgitt at forvaltningen var tvungen. Ett vedtak manglet i hver av bydelene Alna, Bjerke og St. Hanshaugen. I Bydel Alna forelå det imidlertid et brev fra Arbeids- og velferdsetaten hvor sosialtjenesten ble anmodet om å opprette en forvaltningskonto. Det manglet disponeringsplan i 3 av de 19 kontrollerte sakene. Dette var i bydelene Alna, Vestre Aker og St. Hanshaugen. I Bydel St. Hanshaugen var dette den samme saken hvor det ikke forelå vedtak om tvungen forvaltning. I bydelene Grorud, Grünerløkka, Stovner, Frogner og Søndre Nordstrand forelå det både vedtak og disponeringsplan i alle de kontrollerte sakene. 2 Bestemmelsen er gjengitt i vedlegg 2. 3 Se vedlegg 1 for detaljer i forhold til kontrollgrunnlaget. 15

16 Rapport 23/ s vurdering Praksis i bydelene Grorud, Grünerløkka, Stovner, Frogner og Søndre Nordstrand var i tråd med revisjonskriteriet på dette punktet. Det manglet vedtak og/eller skriftlig disponeringsplan i til sammen fem saker, fordelt på bydelene Alna, Bjerke, Vestre Aker og St. Hanshaugen. Det er viktig for sosialtjenestens legitimitet og oppfølging av den enkelte klient at vedtaket fra Arbeids- og velferdsetaten foreligger i saken. Vedtakets premisser danner utgangspunktet for sosialtjenestens fortløpende vurderinger av om vilkårene for å opprettholde vedtaket er til stede, herunder om tvungen forvaltning er påkrevet. En skriftlig disponeringsplan, samt en begrunnelse for denne er viktig for at klienten på et forsvarlig grunnlag skal kunne ivareta sine interesser i saken, eksempelvis i forhold til at forvaltningen ikke er gjort mer omfattende enn nødvendig. Videre er det en risiko for at manglende skriftlig disponeringsplan vil vanskeliggjøre kontrollen med forvaltningen som sådan. 2.2 Frivillig forvaltning Revisjonskriterier: En avtale om frivillig forvaltning av klientmidler skal være skriftlig. Bydelen skal benytte Oslo kommunes standard forvaltningsavtale og tilpasse denne til den enkelte klients behov. ( Fellesskriv 5/2007 s 1 og landsdekkende veiledningsrutiner for frivillig offentlig forvaltning av privatpersoners økonomi punkt 4.1.) Faktabeskrivelse Vi spurte bydelene om: bydelen brukte Oslo kommunes standardavtale. hvordan bydelen sikret at standardavtalen ble tilpasset den enkelte klients situasjon. Ved mappegjennomgangen kontrollerte vi om bydelen hadde brukt kommunens standardavtale, eventuelt om det forelå en annen skriftlig forvaltningsavtale, signert av begge parter 4. Alle de ni bydelene oppga at Oslo kommunes standardavtale ble benyttet ved inngåelsen av nye forvaltningsavtaler. Bydelene Alna og Frogner viste til at de dessuten hadde innarbeidet ytter ligere punkter i standardavtalen. Kommune revisjonen fikk kopi av avtalene. Bydel Alna hadde blant annet inntatt et punkt om hvordan oppsparte midler skulle disponeres og utbetales. Bydel Frogner hadde innarbeidet et punkt om at det ikke var nødvendig å utarbeide ny avtale ved naturlige endringer i inntekter og utgifter. Alle de ni bydelene viste til at forvaltningsavtalen ble utarbeidet i samråd med klienten. Vedkommendes økonomiske situasjon, omfanget av forvaltningen og gjennomføringen av denne ble gjennomgått i møte(r) med hver enkelt, og dannet grunnlaget for eventuelle individuelle tilpasninger. Bydel Grünerløkka oppga imidlertid at det ikke ble foretatt endringer i eksisterende tekst i standardavtalen, selv om denne avvek fra det som faktisk var avtalt med klienten. Det ville eksempelvis ikke fremkomme av avtalen at klienten ønsket å få tilsendt kontoutskriften regelmessig. 4 har i denne undersøkelsen lagt til grunn at det må foreligge en skriftlig avtale som, foruten å angi hvilke inntekter og utgifter som inngår i forvaltningen, omhandler partenes plikter og rettigheter for øvrig. En samtykkeerklæring fra klient, eller et budsjett/ disponeringsplan signert av begge parter, utgjør således ikke en tilfredsstillende forvaltningsavtale i denne sammenheng. 16

17 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler I tabell 2 gis det en oversikt over fore komsten av avtaler i bydelene. Tabellen viser at det forelå skriftlig forvaltningsavtale i 58 av de 71 kontrollerte sakene. I bydelene Frogner, Grünerløkka og Vestre Aker forelå det skriftlig forvaltningsavtale i alle de kontrollerte sakene. I fire av de syv bydelene som var omfattet av forrige undersøkelse, manglet det forvaltningsavtale i 5 av 55 kontrollerte saker. Dette var i bydelene Alna, Bjerke, Grorud og Stovner. I én av sakene i Bydel Alna var forvaltningen basert på fullmaktserklæring fra klienten i I bydelene St. Hanshaugen og Søndre Nordstrand, som ikke var omfattet av forrige undersøkelse, manglet det i sum skriftlig forvaltningsavtale i åtte av 16 kontrollerte saker. I de tre sakene i Bydel St. Hanshaugen var forvaltningen basert på fullmakt eller samtykkeerklæring fra klienten, datert i 1998, 2000 og Tilsvarende var forvaltningen i én av de fem sakene i Bydel Søndre Nordstrand basert på fullmaktserklæring fra klienten i Oslo kommunes standard forvaltningsavtale var benyttet ved inngåelsen av 45 av de 58 avtalene. Seks av de øvrige 13 avtalene var inngått før standardavtalen ble innført i I Bydel Frogner var standardavtalen benyttet i alle de syv kontrollerte sakene. Tabell 2 s kontroll av avtaler Bydel Saker med frivillig forvaltning Avtale manglet Antall avtaler Standard avtale Udaterte/ avtaler inngått før 2007 Annen avtale Alna Bjerke Grorud Grünerløkka Frogner Stovner Vestre Aker St.Hanshaugen S. Nordstrand Totalt Kilde: s kontroll av enkeltsaker i bydelene. Note: I Bydel Søndre Nordstrand var forvaltningen i én av de ni sakene sagt opp av klienten i mai 2009, men kontoen var ikke oppgjort pr Siste utbetaling til klienten var i juni Saken inngår i én av de fem sakene hvor avtale manglet. 5 Observasjon basert på s gjennomgang av klientmapper. 6 Observasjon basert på s gjennomgang av klientmapper. 7 Observasjon basert på s gjennomgang av klientmapper. 8 De øvrige syv avtalene fordelte seg slik: Én avtale i hver av bydelene Alna og Vestre Aker var udatert. Avtalene i Bydel Bjerke var inngått i 2007 og Avtalen i Bydel Grünerløkka var inngått i Avtalene i Bydel Vestre Aker var inngått i henholdsvis 2007 og

18 Rapport 23/2010 Tabell 3 Avtaler inngått i 2009 og 2010 Bydel Antall avtaler Standardavtalen totalt benyttet Alna Bjerke Grorud Grünerløkka Frogner Stovner Vestre Aker St.Hanshaugen S. Nordstrand Totalt Kilde: s kontroll av enkeltsaker. Tabell 3 viser at Oslo kommunes standard avtale var benyttet ved inngåelsen av alle kontrollerte avtaler inngått i 2009 og 2010, med unntak av én avtale i Bydel Vestre Aker s vurdering Bydelene Frogner, Grünerløkka og Vestre Aker ivaretok kravet om skriftlig forvaltningsavtale i de sakene vi undersøkte. Det var imidlertid kun Bydel Frogner som hadde benyttet standardavtalen i alle sakene. Samlet sett avdekket undersøkelsen at det i de øvrige bydelene manglet skriftlig forvaltningsavtale i 13 av 71 kontrollerte saker. En skriftlig forvaltningsavtale, basert på Oslo kommunes standardavtale, er viktig for å klargjøre rammene for sosialtjenestens forvaltning av klientens midler. Videre vil dette kunne bidra til å tydeliggjøre konsekvensene av avtalen for klienten, samt gi en større grad av forutsigbarhet for begge parter. Etter Kommune revisjonens vurdering er klare rammer for forvaltningen viktig for å kunne føre en formålstjenelig kontroll med forvaltningen som sådan. 18

19 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler 3. Ansvarsforhold myndighet til å inngå forvaltningsavtalen 3.1 Revisjonskriterier: Avtale om frivillig forvaltning skal inngås av sosialsjefen, eller den som sosialsjefen har delegert myndighet til. Ansvarsforholdene skal være basert på skriftlige og oppdaterte delegasjoner. (Fellesskriv 5/2007 s 1 og 5, Juridisk strategi for Oslo kommune (bystyresak 466/05) og byrådssak 1057/08 Overordnet rammeverk for god intern kontroll i Oslo kommune punkt 4.1) 3.2 Faktabeskrivelse Vi spurte bydelene om: hvem som hadde fullmakt til å inngå forvaltningsavtalene på vegne av bydelen. det forelå skriftlig delegasjon av myndigheten til å inngå forvaltningsavtalene. Ved mappegjennomgangen kontrollerte vi om kommunens representant var bemyndiget person. I bydelene Alna og Vestre Aker hadde sosialsjefen 9 /stedfortreder myndighet til å inngå forvaltningsavtalene. I bydelene Frogner, Stovner, St. Hanshaugen og Søndre Nordstrand var sosialkonsulentene og forvalterne bemyndiget i fellesskap, dvs begge skulle undertegne for at avtalen skulle kunne anses å være inngått av bemyndiget. I bydelene Bjerke og Grünerløkka hadde sosial - konsulentene myndighet til å inngå avtalene, men forvalterne signerte ofte i tillegg. I Bydel Grorud forelå det personlig fullmakt til forvalterne 10. Det fremgikk av fullmakten at også sosialkonsulent skulle signere avtalen. Det var kun i bydelene Alna og Grorud at sosial sjefen hadde foretatt skriftlig delegasjon av myndigheten til å inngå forvaltningsavtaler. fikk kopi av oppdaterte fullmakter. I tabell 4 gis det en samlet oversikt over funn ved s kontroll av om avtalene var inngått av bemyndiget. Tabell 4 s kontroll av avtaler Bydel Antall inngåtte avtaler Inngått av bemyndiget Ikke inngått av bemyndiget Antall avtaler hvor bemyndigelsen ikke ble kontrollert Alna Bjerke Grorud Grünerløkka Frogner Stovner Vestre Aker St.Hanshaugen S. Nordstrand Totalt Kilde: s kontroll av enkeltsaker. Note: Åtte av de ni avtalene hvor vi ikke kontrollerte bemyndigelsen var udaterte eller inngått før 2007, jf tabell 2. I tillegg var en av avtalene i Bydel Vestre Aker, som var inngått i oktober 2007, ikke inngått i samsvar med bydelens opplysninger om hvem som var bemyndiget. For denne og de øvrige eldre/udaterte avtalene foretok vi ikke ytterligere undersøkelser for å avklare hvem som var bemyndiget på tidspunktet for inngåelsen av avtalene. Kontrollgrunnlaget var derfor 49 avtaler. 9 Bydelene har ulike betegnelser på stillingen som øverste leder av sosialtjenesten på det kommunale NAV-kontoret. I rapporten benyttes tittelen sosialsjef. 10 I tillegg oppga bydelen at to regnskapskonsulenter, to økonomikonsulenter og en avdelingsleder var delegert myndighet. 19

20 Rapport 23/2010 Som tabell 4 viser, var 43 av de 49 kontrollerte avtalene undertegnet av den/de som bydelen oppga var bemyndiget. Seks avtaler var undertegnet av andre enn bemyndiget. Fire av disse var i Bydel Stovner 11 og én i hver av bydelene Grünerløkka 12 og Vestre Aker 13. I bydelene Frogner og Søndre Nordstrand var alle avtalene undertegnet av bemyndiget. 3.3 s vurdering Myndigheten til å inngå forvaltningsavtalene skal være basert på skriftlige og oppdaterte delegasjoner. Dette var bare tilfellet i bydelene Alna og Grorud. I de øvrige syv bydelene forelå det ikke skriftlig delegasjon fra sosialsjefen. I bydelene Alna, Bjerke, Grorud, Frogner, St. Hanshaugen og Søndre Nordstrand var forvaltningsavtalene inngått av de som muntlig ble oppgitt som bemyndiget. I bydelene Stovner, Grünerløkka og Vestre Aker forekom det avtaler som ikke var inngått av de som muntlig ble oppgitt som bydelens bemyndigede. Dette kan indikere at ansvarsforholdene ikke var tilstrekkelig tydelige og kjent i organisasjonen. Tydelige ansvarsforhold er av avgjørende betyd ning for sosialtjenestens styring og kontroll med forvaltning av klientmidler. Myndigheten til å inngå forvaltningsavtalene var i syv av ni bydeler lagt til sosialkonsulent og/eller forvalter. Delegasjonen innebærer et økt ansvar for å sikre forvaltningsavtalens innhold og utforming. understreker viktigheten av at den bemyndigede er innforstått med sitt ansvar og innehar tilstrekkelig kompetanse, herunder kunnskap om gjeldende retningslinjer To av avtalene var ikke undertegnet av forvalter. De to andre avtalene var ikke undertegnet av saksbehandler (bemyndigelsen forutsatte at begge undertegnet avtalen). 12 Saksbehandler hadde ikke undertegnet, kun forvalter (bydelen oppga at saksbehandler, som et minimum, skulle undertegne avtalen). 13 Avtalen var undertegnet av saksbehandleren (sosialsjefen/stedfortreder var bemyndiget). 14 Se også kapittel

21 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler 4. Arbeidsdeling Gjeldende retningslinjer forutsetter en arbeidsdeling ved at registrering, kontroll og endelig godkjenning av den enkelte betaling skal foretas av to personer. Videre skal forvaltnings kontiene avstemmes av en tredje person. Samme sikkerhetskort, brukernavn og personlig passord kan ikke benyttes ved registrering/første godkjenning og endelig godkjenning (godkjenner 2) i Nordea Bedrift Nettbank. Undersøkelsen har vært rettet mot den kontrollen som godkjenner 2 skal utføre, da dette er siste kontroll før klientens forvaltningskonto blir belastet. 4.1 Innlogging i Nordea Bedrift Nettbank Revisjonskriterium: Personlig passord må ikke formidles eller på annen måte gjøres tilgjengelig for andre. (Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenester, fellesskriv til bydelene 5/2007 s 4) Faktabeskrivelse Med unntak av bydelene Bjerke, Vestre Aker og Søndre Nordstrand, oppga samtlige forvaltere vi intervjuet, at deres personlige passord ikke var formidlet eller på annen måte gjort tilgjengelig for andre. Bydel Bjerke oppga at to av forvalterne oppbevarte aktiverte sikkerhetskort og personlige passord i et låsbart skap, som alle fire ansatte i økonomiseksjonen hadde adgang til. I Bydel Søndre Nordstrand oppbevarte et flertall av forvalterne aktiverte sikkerhetskort og passord samlet i låsbare skap, slik at samtlige forvaltere hadde adgang til andres kort og passord. I Bydel Bjerke oppga forvalterne at de unntaksvis hadde benyttet en kollegas sikkerhetskort og personlig passord. I Bydel Vestre Aker oppga forvalterne at de unntaksvis hadde oppgitt personlige passord til en kollega s vurdering Bydelene Bjerke, Søndre Nordstrand og Vestre Aker beskrev en praksis som ikke var i tråd med Oslo kommunes regelverk på dette punkt. Etter s vurdering er avvikene alvorlige. Når aktivert sikkerhetskort og personlige passord overlates samlet til en annen, elimineres kontrollen, som ligger i at registrering og endelig godkjenning av den enkelte betaling skal foretas av to personer. 4.2 Grunnlaget for endelig godkjenning av betaling Revisjonskriterium: Endelig godkjenning av den enkelte betaling skal være basert på faktura eller annet grunnlag for belastning av konto. (Helse- og velferdsetatens rutinehåndbok for Bedrift Nettbank indeks 12; generelt om betalinger s 9 og vedrørende ettergodkjenning av betalinger s 20, Fellesskriv 5/2007 s 5 og Landsdekkende veiledningsrutiner for frivillig offentlig forvaltning av privatpersoners økonomi punkt 6) Faktabeskrivelse Vi spurte bydelene på hvilket grunnlag godkjenner 2 foretok den endelige godkjenningen av utbetalingen 15. Ved mappegjennomgangen kontrollerte vi om det ved utbetaling til andre enn klienten forelå faktura eller annet utbetalingsgrunnlag 16, og om utbetalingen gjaldt klienten I s rapport 08/2010 Misligheter ved frivillig forvaltning av klientmidler i sosialtjenesten Bydel Grorud fremkommer det at det manglet underbilag ved begge modus som var benyttet. Bilagsdokumentasjon var kvittering fra nettbanken. 16 Et tilfredsstillende utbetalingsgrunnlag gir mulighet til å foreta nødvendig kontroll før endelig godkjenning av utbetalingen, jf kapitlene 4.3 og 4.4, eksempelvis original faktura eller husleiekontrakt. 17 Innsamlede data er ikke tilstrekkelige til å gi en samlet oversikt over utbetalingsgrunnlag ved utbetalinger til klient, jf vedlegg 1. 21

22 Rapport 23/2010 Ved utbetalinger til andre enn klient oppga alle bydelene, med unntak av Bydel Søndre Nordstrand, at godkjenner 2 foretok den endelige godkjenningen på bakgrunn av bilag ene. I Bydel Søndre Nordstrand mottok godkjenner 2 ingen bilag, men godkjente på bakgrunn av opp lysningene som fremkom på skjermbildet i nettbanken. Alle bydelene oppga at det ikke alltid forelå faktura for klientens husleie. Dette gjaldt i hovedsak private utleiere. s kontroll av enkeltsaker viste at det var foretatt utbetalinger til andre enn klienten i 76 av kontrollerte saker. Det forelå et utbetalingsgrunnlag for hver utbetaling i 58 av de 76 sakene. I de øvrige 18 sakene manglet det et tilfredsstillende utbetalingsgrunnlag for totalt 19 utbetalinger til andre enn klienten. 12 av disse gjaldt klientens husleie (forekom i alle bydelene med unntak av Bydel Stovner). I tillegg manglet det tilfredsstillende utbetalingsgrunnlag for én utbetaling i hver av bydelene Frogner, Grorud, Stovner, Vestre Aker og St. Hanshaugen. Tilsvarende manglet det for to utbetalinger i Bydel Søndre Nordstrand. Ved utbetalinger til klient oppga alle bydelene at det ikke ble utarbeidet et særskilt utbetalingsgrunnlag for utbetalinger i henhold til forvaltningsavtalen/disponeringsplanen. Bydelene Alna og Grorud oppga at det høsten 2009 var innskjerpet at det for alle utbetalinger utenom avtalen skulle foreligge et utbetalingsgrunnlag, i form av en skriftlig bekreftelse fra klienten. De øvrige syv bydelene oppga at ekstra utbetalinger til klienten ofte var basert på muntlige avtaler. I slike tilfelle var det ingen av bydelene som hadde innarbeidet en rutine for å utarbeide et skriftlig utbetalingsgrunnlag. 18 Forvaltningen i én av de kontrollerte sakene i Bydel Vestre Aker var først iverksatt i I Bydel Søndre Nordstrand var forvaltningen i én sak sagt opp av klienten i mai Kontoen var ikke belastet i desember 2009, men var ikke avsluttet per Utgangspunktet for kontrollen var derfor 88 saker s vurdering Ved utbetalinger til andre enn klienten fulgte ikke bydelene gjeldende retningslinjer. Etter Kommune revisjonens vurdering indikerer våre funn av manglende utbetalingsgrunnlag i ettertid at det ikke forelå et tilfredsstillende utbetalingsgrunnlag for belastningen av klientens forvaltningskonto. Dette er ikke i samsvar med kommunens retningslinjer, og var heller ikke i samsvar med bydelenes beskrevne praksis. bemerker at det ved manglende faktura fra private utleiere er viktig at det utarbeides et utbetalingsgrunnlag, som gir anledning til å foreta en reell kontroll av utbetalingen, jf kapittel 4.3. Ved faste, ordinære utbetalinger til klientens livsopphold, og som er hjemlet i forvaltningsavtalen/disponeringsplanen, er det s vurdering at avtalen/disponeringsplanen er et tilstrekkelig utbetalingsgrunnlag. Ved utbetalinger til klienten utenom forvaltningsavtalen/disponeringsplanen, bør det rutine messig utarbeides et skriftlig utbetalingsgrunnlag. Det var imidlertid kun bydelene Alna og Grorud som oppga at de rutinemessig gjorde dette, ved at det ble krevd skriftlig bekreftelse fra klienten. understreker at utgangspunktet i Oslo kommunes standardavtale er at ekstra utbetalinger til klienten skal avtales skriftlig på forhånd, jf avtalens punkt 5. Etter s vurdering vil en praksis i tråd med dette kunne bidra til at forvaltningen i større utstrekning samsvarer med forvaltningsavtalen, samtidig som partenes roller og ansvar blir tydeligere. Forvaltningen som sådan vil kunne bli mer oversiktlig. En slik praksis vil derfor kunne virke forebyggende i forhold til misligheter. Dersom bydelen i samråd med klienten velger en annen løsning, bør dette fremgå klart av forvaltningsavtalen.

23 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler Ved tvungen forvaltning vil et skriftlig utbetalingsgrunnlag, foruten å tjene som et grunnlag for kontroll av utbetalingen, bidra til å sikre nødvendig dokumentasjon for at trygdeytelsene disponeres til beste for klienten, jf folketrygdloven Kontroll av utbetalinger til andre enn klienten Revisjonskriterium: Før endelig godkjenning av utbetalinger til andre enn klienten, må det kontrolleres om faktura/utbetalingsgrunnlaget gjelder klienten, og om de registrerte opplysningene i nettbanken om mottakers kontonummer og beløp samsvarer med fakturaen/utbetalingsgrunnlaget. (Landsdekkende veiledningsrutiner for frivillig offentlig forvaltning av privatpersoners økonomi punkt 6 og god regnskapspraksis) Faktabeskrivelse Vi spurte bydelene om det ble gjennomført kontroll før betalingen ble endelig godkjent, eventuelt hvilke og hvordan disse ble gjennomført. Tabell 5 Kontroll av faktura/utbetalingsgrunnlag Bydel Kontroll av om utbetalingsgrunnlaget gjaldt klienten kontonummer Kontroll av registrerte opplysninger om mottakers I tabell 5 gis det en samlet oversikt over hvilke av de ovennevnte kontroller 19 bydelene oppga at de foretok før utbetalinger til andre enn klient. Som tabell 5 viser, oppga bydelene Alna, Bjerke og Frogner at de kontrollerte om fakturaen/ utbetalingsgrunnlaget gjaldt klienten, og om de registrerte opplysningene i nettbanken om mottakers kontonummer og beløp samsvarte med fakturaen/utbetalingsgrunnlaget. Bydel Grünerløkka oppga at godkjenner 2 mottok en utskrift over alle registrerte betal inger sammen med bilagene. Godkjenner 2 gikk gjennom samle listen, hvor navn på mottaker og beløp fremkom. Dersom det var registrert utbetalinger på over kr skulle god kjenner 1 kontaktes for nærmere avklaring. I motsatt fall foretok ikke godkjenner 2 noen nærmere kontroll før kontoen ble belastet. Bydel Vestre Aker oppga at godkjenner 2 skulle kontrollere om registrert mottaker og beløp var i samsvar med opplysningene i utbetalingsgrunnlaget. Kun én forvalter oppga at vedkommende systematisk kontrollerte mottakers kontonummer. Kontroll av beløp Alna x x x Bjerke x x x Grorud 0 x x Grünerløkka x* Frogner x x x Stovner 0 x x Vestre Aker 0 x x* St.Hanshaugen 0 x 0 S. Nordstrand x* Annet Kilde: Intervju med bydelene. x = Den aktuelle kontrollen ble ifølge bydelen foretatt. 0 = Bydelen anga ikke at kontrollen ble foretatt. x*= Bydelen oppga at det ikke var etablert en ensartet praksis for systematisk kontroll av om faktura/utbetalingsgrunnlaget gjaldt klienten, eller om de registrerte opplysningene i nettbanken om mottakers kontonummer og beløp samsvarte med fakturaen/utbetalingsgrunnlaget. Se hovedteksten for detaljer. 19 Bydelene kan ha oppgitt andre kontroller i tillegg eller i stedet for disse, men her er faktabeskrivelsen begrenset i forhold til revisjonskriteriet. 23

24 Rapport 23/2010 I Bydel Søndre Nordstrand oppga forvalterne at godkjenner 2 etterså hvem som var registrert som mottaker. Dersom de øvrige registrerte opplysningene virket rimelige, ble det ikke foretatt ytterligere kontroll før kontoen ble belastet s vurdering Det var kun bydelene Alna, Bjerke og Frogner som beskrev en praksis i tråd med revisjonskriteriet på dette punkt. Den beskrevne praksis i de øvrige seks bydelene var ikke i samsvar med god regnskapspraksis. Godkjenner 2 foretar den endelige kontrollen før belastningen av klientens konto. Etter Kommune revisjonens vurdering er det svært viktig å sikre en god kontroll på dette stadiet i utbetalingsprosessen. bemerker at god regnskapspraksis tilsier at det, som et minimum, må foretas en kontroll av om fakturaen/utbetalingsgrunnlaget gjelder klienten, og i tillegg om de registrerte opplysningene i nettbanken om mottakers kontonummer og beløp samsvarer med fakturaen/utbetalingsgrunnlaget. 4.4 Kontroll av utbetalinger til klienten Revisjonskriterium: Før endelig godkjenning av utbetalinger til klienten må det kontrolleres om det registrerte kontonummeret i nettbanken samsvarer med valid dokumentasjon på avtalt kontonummer. (Landsdekkende veiledningsrutiner for frivillig offentlig forvaltning av privatpersoners økonomi punkt 6 og god regnskapspraksis) Faktabeskrivelse Vi spurte bydelene om det ble gjennomført kontroller før betalingen ble endelig godkjent, eventuelt hvilke og hvordan disse ble gjennomført. Ved mappegjennomgangen kontrollerte vi om utbetalingene til klienten var registrert overført til avtalt kontonummer 20. I tabell 6 gis en samlet oversikt over bydelenes beskrevne praksis vedrørende kontroll av kontonummer før utbetalinger til klient. Tabell 6 Bydelenes kontroll før utbetaling til klient Bydel Kontroll av registrert kontonummer i nettbank mot avtalt kontonummer Alna Kontroll mot opplysninger på R-kortet Bjerke Kontroll mot opplysninger på R-kortet Grorud Varierende praksis Grünerløkka Ikke kontroll av kontonummer Frogner Ikke kontroll av kontonummer Stovner Ikke kontroll av kontonummer Vestre Aker Varierende praksis St.Hanshaugen Stikkprøver S. Nordstrand Ikke kontroll av kontonummer Kilde: Intervju med bydelene. 20 Undersøkelsen bekrefter ikke at utbetalingen er gjennomført i samsvar med de registrerte opplysningene. Se vedlegg 1 for detaljer. 24

25 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler Som det fremkommer av tabell 6, oppga bydelene Alna og Bjerke at de kontrollerte registrerte opplysninger om mottakers kontonummer opp mot klientens private kontonummer som var påført R-kort 21. Dette ble opprettet av klientens forvalter, og det ble i den forbindelse ikke foretatt noen kontroll. Bydel Grorud oppga at de kontrollerte om registrert kontonummer samsvarte med opplysningene i skjemaet ekstra utbetaling fra forvaltningskonto. Ved utbetalinger i henhold til forvaltningsavtalen ble det imidlertid ikke gjennomført noen kontroll. I Bydel Vestre Aker oppga kun én forvalter at vedkommende systematisk kontrollerte mottakers kontonummer. I tabell 7 gis det en oversikt over sentrale funn ved s kontroll av utbetalinger til klient. Tabell 7 s kontroll av utbetalinger til klient Bydel Antall kontrollerte saker Utbetalingen var registrert overført til avtalt kontonummer Som tabell 7 viser, var det foretatt utbetaling til klienten i 78 saker. I 41 av disse var utbetalingen registret overført til avtalt kontonummer. I 37 av de sakene kunne ikke kontrollere om utbetalingene til klienten var registrert overført til avtalt konto. I 35 saker skyldtes dette manglende eller mangelfulle kvitteringer fra nettbanken. Dette gjaldt blant annet for alle undersøkte saker i bydelene Alna, Grünerløkka og St. Hanshaugen. Av samme årsak kunne vi ikke kontrollere seks av syv undersøkte saker i Bydel Frogner. I én sak i hver av bydelene Bjerke og Vestre Aker kunne kontrollen ikke gjennomføres, da det ikke forelå valid dokumentasjon på avtalt kontonummer. Samtlige bydeler ble, i forbindelse med verifikasjonen av fakta, gjort oppmerksom på i hvilke saker ikke kunne gjennomføre kontrollen. Manglende dokumentasjon av mottakers registrerte kontonummer Manglende dokumentasjon på avtalt kontonummer Alna Bjerke Grorud Grünerløkka Frogner Stovner Vestre Aker St.Hanshaugen S. Nordstrand Totalt Kilde: s kontroll av enkeltsaker. Note: Bydel Vestre Aker har fremlagt dokumentasjon som viser at én utbetaling til avtalt bankkonto i Tyrkia var Registrert overført til et kontonummer som ikke samsvarte med fremlagt dokumentasjon på avtalt kontonummer. Bydelen har opplyst at Klienten likevel mottok pengene, og dette fremkom i fremlagt journalnotat fra bydelen. 21 R-Kort = regnskapskort som viser løpende utbetalinger og innbetalinger. 22 Forvaltningen i én av de kontrollerte sakene i Bydel Vestre Aker var først iverksatt i I Bydel Søndre Nordstrand var forvaltningen i én sak sagt opp av klienten i mai Kontoen var ikke belastet i desember 2009, men var ikke avsluttet per I tillegg var det ikke foretatt utbetalinger til klient i åtte av de 88 sakene. I to saker i Bydel Frogner var notatene fra kontrollen ikke tilfredsstillende, og de ble derfor ikke medregnet i kontrollgrunnlaget. Etter dette var utgangspunktet for kontrollen 78 saker. 25

26 Rapport 23/ s vurdering Det var ingen av de ni bydelene som beskrev en praksis i tråd med revisjonskriteriet på dette punkt. Godkjenner 2 foretar den endelige kontrollen før belastningen av klientens konto. Etter Kommune revisjonens vurdering er det svært viktig å sikre en god kontroll på dette stadiet i utbetalingsprosessen. bemerker at god regnskapspraksis tilsier at det registrerte kontonummeret i nettbanken rutinemessig må kontrolleres opp mot valid dokumentasjon på det kontonummeret som er avtalt med klienten. 4.5 Utskrift av endelig godkjent betaling Revisjonskriterium: Kvittering på endelig godkjent betaling skal skrives ut for hver utbetaling 23. (Helse- og velferdsetatens rutinehåndbok for Bedrift Nettbank indeks 12; utskrift av endelig godkjent betaling s 22 og 25 og Fellesskriv 5/2007 s 2) Faktabeskrivelse Vi spurte bydelene hvordan de dokumenterte at utbetalingen var godkjent av to personer. Ved mappegjennomgangen kontrollerte vi om det forelå utskrift fra nettbanken for hver utbetaling etter endelig godkjenning som dokumenterte til hvilket kontonummer betalingen var registrert overført og hvem som hadde utført de ulike operasjonene i betalingsprosessen. Bydelene Alna, Bjerke, Grorud, Stovner, Vestre Aker og Søndre Nordstrand oppga at de i samsvar med rutinen tok utskrift fra nettbanken, som doku menterte til hvilket kontonummer betalingen var registrert overført, og hvem som hadde utført de ulike operasjonene i betalingsprosessen. 23 Kvitteringen dokumenterer til hvilket kontonummer betalingen er registrert overført og hvem som har utført de ulike operasjonene i betalingsprosessen. Den er imidlertid ingen bekreftelse på at betalingen er utført. 26 Bydelene Grünerløkka, Frogner og St. Hanshaugen oppga at de av ressurshensyn ikke fulgte rutinen på dette punkt. Bydel Grünerløkka skrev i stedet ut en samleliste for alle godkjente utbetalinger, hvor tidspunktet for utskrift og navn på vedkommende som skrev ut listen fremkom. Denne utskriften kom i tillegg til utskriften over registrert betaling, som godkjenner 1 tok ut. Ved å gjøre dette, fremkom dokumentasjon på hvilke to personer som hadde godkjent betalingen. Bydel Frogner praktiserte en ordning med at godkjenner 1 og godkjenner 2 signerte på R-kortet. Bydel St. Hanshaugen hadde en ordning med at godkjenner 1 og godkjenner 2 stemplet hver faktura og signerte. Ved ekstrautbetalinger til klienten ble tilsvarende gjort på utskriften fra registreringen i nettbanken. Godkjenner 2 skrev i tillegg ut en samlekvittering for alle utbetalingene fra nettbanken. Både godkjenner 1 og godkjenner 2 stemplet, daterte og signerte på denne. I 41 av kontrollerte saker manglet det utskrift fra nettbanken for én eller flere utbetal inger etter endelig godkjenning, som doku menterte til hvilket kontonummer betalingen var registrert overført, og hvilke to personer som hadde utført de ulike operasjonene i betalingsprosessen. I bydelene Grünerløkka, Frogner og St. Hans haugen manglet nevnte utskrift i alle de kontrollerte sakene. I Bydel Alna manglet nevnte utskrift i åtte av ni aktuelle saker. I Bydel Stovner manglet den i tre av ti saker. I bydelene Bjerke og Grorud forelå nevnte utskrift fra nettbanken for hver utbetaling i alle de kontrollerte sakene. I bydelene Vestre Aker og Søndre Nordstrand forelå utskriften i åtte av ni aktuelle saker. 24 Forvaltningen i én av de kontrollerte sakene i Bydel Vestre Aker var først iverksatt i I Bydel Søndre Nordstrand var forvaltningen i én sak sagt opp av klienten i mai Kontoen var ikke belastet i desember 2009, men var ikke avsluttet per I tillegg var kontiene i fire saker ikke belastet i desember Utgangspunktet for kontrollen var derfor 84 saker.

27 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler s vurdering Bydelene Bjerke og Grorud hadde, i samsvar med rutinen, tatt utskrift av kvittering for hver utbetaling i alle de kontrollerte sakene. Bydelene Grünerløkka, Frogner og St. Hanshaugen oppga at de av ressurshensyn ikke fulgte rutinen på dette punkt. s kontroll av enkeltsaker bekreftet dette. Bydelene Alna, Stovner, Vestre Aker og Søndre Nordstrand oppga at de fulgte rutinen på dette punkt. s kontroll av enkelt saker viste imidlertid at det ikke forelå kvittering på endelig godkjent betaling for hver utbetaling i alle de kontrollerte sakene. fakturaer og forrige måneds avstemmingsskjema. Avstemmingen skal dokumenteres i skjemaet månedlig avstemming av forvaltningskonto. (Fellesskriv 5/2007 s 5 og Helse- og velferdsetatens rutinehåndbok for Bedrift Nettbank indeks 12; generelt om avstemming s 81) Faktabeskrivelse Vi spurte bydelene om praksis for avstemming. Ved mappegjennomgangen kontrollerte vi om avstemmingen var utført av en person som ikke hadde vært delaktig ved noen av betalingene. Denne kontrollen forutsatte at bydelen hadde fulgt rutinen med å skrive ut kvittering etter endelig godkjenning, jf kapittel 4.5. bemerker at kvitteringen etter endelig godkjenning dokumenterer betalings historikken, herunder endringer og slettinger, samt hvilke personer som har utført de ulike handlingene i nettbanken. Kvitte ringen viser hvilke opplysninger godkjenner 2 har godkjent, herunder mottakers kontonummer. I tillegg fremkommer egenreferanse/betalingsnummer, som også fremkommer på kontoutskriften. 4.6 Avstemming av forvaltningskonto Revisjonskriterium: Forvaltningskontoen skal avstemmes av en person som ikke har vært delaktig ved betalingene i Bedrift Nettbank. Avstemmingen skal baseres på kontoutdrag fra banken, mappe med regnskapsbilag/ Tabell 8 Avstemming av forvaltningskonto Bydel Kontrollgrunnlag Avstemt Avstemt av tredjeperson Bydel Grorud oppga at forvalterne frem til hadde hatt ansvaret for å avstemme egne klienters forvaltningskonti. De øvrige bydelene opplyste at ansvaret var tillagt en/flere person(er) som ikke var involvert i betalingene. Bydelene St. Hanshaugen og Søndre Nordstrand oppga imidlertid at manglende kapasitet hadde medført at arbeidsdelingen ikke var gjennomført fullt ut. Alle bydelene oppga at avstemmingen ble foretatt på grunnlag av kontoutskrift fra banken og regnskapsbilag/fakturaer. Bydel Alna oppga i tillegg at avstemmingen ble basert på forrige måneds avstemmingsskjema. I tabell 8 gis det en samlet oversikt over sentrale funn i forbindelse med s kontroll av enkeltsaker. Avstemt av en som har vært involvert i betalingene Ikke mulig å etterprøve avstemmingen Ikke avstemt Alna Bjerke Grorud Grünerløkka Frogner Stovner Vestre Aker St.Hanshaugen S. Nordstrand Totalt Kilde: s kontroll av enkeltsaker. 27

28 Rapport 23/2010 Som tabell 8 viser, var alle kontiene avstemt av en person som ikke hadde vært involvert i betalingene i bydelene Bjerke, Grünerløkka, Frogner og Vestre Aker. I bydelene Alna, Grorud og Søndre Nordstrand forekom det saker hvor avstemmingen var foretatt av en person som hadde vært delaktig i betalingene. 15 av de kontrollerte forvaltningskontiene var ikke avstemt. Dette gjaldt i bydelene Alna, Stovner, St. Hanshaugen og Søndre Nordstrand. I bydelene Alna og St. Hanshaugen forekom det flere saker hvor ikke kunne gjennomføre kontrollen. I Bydel Alna skyldtes dette manglende dokumentasjon for hvem som hadde vært involvert i betalingene. I Bydel St. Hanshaugen forelå det ingen dokumentasjon på hvem som hadde gjennomført avstemmingen av forvaltningskontiene. Tilsvarende var tilfelle for en sak i Bydel Stovner, hvor det manglet dato og signatur fra vedkommende som hadde foretatt avstemmingen. Kontrollen av enkeltsaker viste at det kun var bydelene Alna og Grorud som dokumenterte avstemmingen ved å benytte Oslo kommunes skjema månedlig avstemming av forvaltningskonto. Dette var i samsvar med bydelenes egne opplysninger i intervjuene s vurdering Forvaltningskontiene skal avstemmes av en person som ikke har vært delaktig i betalingene. s kontroll av enkeltsaker viste at dette var tilfelle for alle kontiene i de kontrollerte sakene i bydelene Bjerke, Grünerløkka, Frogner og Vestre Aker. I de øvrige fem bydelene forekom det forvaltningskonti som ikke var avstemt, eller hvor avstemmingen var foretatt av en person som hadde vært delaktig i betalingene. understreker betydningen av kravet om at en tredje person utfører avstemm ingen. Manglende avstemming, eller avstemm ing foretatt av en som har vært involvert i betal ingene, eliminerer den kontroll som ligger i en slik arbeidsdeling. vurderer at bydelene er innforstått med kravet om at avstemmingen skal baseres på kontoutdrag fra banken og regnskapsbilag/fakturaer. s kontroll av enkeltsaker viste imidlertid at det manglet utbetalingsgrunnlag for enkelte utbetalinger i samtlige bydeler, unntatt Bydel Grorud, jf kapittel 4.2. Etter s opp fatning kan dette indikere at avstemmingen ikke ble basert på regnskapsbilag/fakturaer. Videre konstaterer vi at det bare er bydelene Alna og Grorud som, i samsvar med revisjonskriteriet, har tatt i bruk skjemaet månedlig avstemming av forvaltningskonto. Det var imidlertid bare Bydel Alna som oppga at dette inngikk i grunnlaget for avstemmingen. Etter s vurdering kan bruk av skjemaet bidra til å sikre kvaliteten på avstemmingen, samt dokumentere den. Videre vil krav om signatur og dato tydeliggjøre ansvaret for kontrollen. 25 Forvaltningen i én av de kontrollerte sakene i Bydel Vestre Aker var først iverksatt i I Bydel Søndre Nordstrand var forvaltningen i én sak sagt opp av klienten i mai Kontoen var ikke belastet i desember 2009, men var ikke avsluttet per Utgangspunktet for kontrollen var derfor 88 saker. 28

29 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler 5. Andre kontrollaktiviteter 5.1 Evaluering av forvaltningsavtalen Revisjonskriterium: Forvaltningsavtalen skal evalueres senest etter ett år. (Fellesskriv 5/2007 s 2 og landsdekkende veiledningsrutiner for frivillig offentlig forvaltning av privatpersoners økonomi punkt ) Faktabeskrivelse Vi spurte bydelene om forvaltnings avtalene ble evaluert. For avtaler eldre enn ett år kontrollerte vi om det forelå dokumentasjon på at sosialtjenesten hadde påbegynt 26 evalueringsprosessen. Bydelene St. Hanshaugen og Søndre Nordstrand oppga at de i forbindelse med NAV- reformen ikke hadde hatt kapasitet til å foreta en løpende evaluering eller å gjennomføre en systematisk årlig evaluering av avtalene. Bydel Bjerke oppga at de tilstrebet å gjennomføre en løpende/årlig evaluering av avtalene, men mente deres praksis ikke var tilfredsstillende på dette punkt. Bydelen oppga at de på intervjutidspunktet hadde iverksatt en gjennomgang av alle avtalene. Bydelene Alna, Grorud, Frogner og Vestre Aker oppga at det i praksis ble foretatt en løpende evaluering av avtalene, og at disse ble endret ved behov. Bydelene Alna og Grorud oppga at de på intervjutidspunktet hadde iverksatt en gjennomgang av alle avtalene. I Bydel Alna 26 Der avtalene var eldre enn ett år registrerte vi avvik dersom det verken forelå dokumentasjon på at bydelen hadde gjennomført en evaluering av eksisterende avtale eller at det var gjort forberedelser til evaluering, eksempelvis ved at klienten var innkalt til timeavtale. Bydelene har verifisert at det manglet slik dokumentasjon ved s kontroll av enkeltsaker. Bydelene ble ikke eksplisitt bedt om å fremlegge dokumentasjon i ettertid og ingen av bydelen har på eget initiativ fremlagt dette. var det høsten 2009 igangsatt et prosjekt hvor en medarbeider i 50 % stilling utelukkende arbeidet med å fornye eldre avtaler. Prosjektet skulle være ferdigstilt innen sommeren Bydel Frogner hadde gått bort fra en ordning med at ansvarlig leder fikk lister fra forvalterne med en oversikt over avtaler som måtte fornyes. Forvalter hadde nå ansvaret for å si ifra til saksbehandler dersom avtalene burde fornyes. Ledelsen i Bydel Vestre Aker oppga at bydelen tidsbegrenset avtalene, og at de skulle fornyes årlig. s kontroll av enkeltsaker i bydelen viste at tre av fire avtaler inngått i 2009 og 2010 var tidsbegrenset. Én avtale inngått i 2010 var ikke tidsbegrenset. I Bydel Grünerløkka oppga ledelsen at de hadde hatt en gjennomgang av sakene etter s forrige undersøkelse 27, men at det nok likevel forekom flere eldre avtaler. Sosialkonsulentene og forvalterne vi intervjuet oppga at det i praksis ble foretatt en løpende evaluering av avtalene, og at disse ble endret ved behov. Bydel Stovner oppga at ledelsen hadde et fokus på evaluering, og at de nylig hadde hatt en gjennom gang av sakene. Det var planlagt en ny gjennomgang sommeren Flere av dem vi intervjuet fortalte om utfordringer knyttet til evaluering av forvaltningsavtalene. En anstrengt ressurssituasjon, problemer med å få klientene til å møte til timeavtale eller til å returnere tilsendte avtaleutkast, ble nevnt. I tabell 9 gis det en samlet oversikt over sentrale funn i forbindelse med s kontroll av enkeltsaker. 27 s rapport 11/2008 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler 29

30 Rapport 23/2010 Tabell 9 Evaluering Bydel Inngåtte avtaler Avtaler aktuelle for evaluering Som tabell 9 viser, var årlig evaluering aktuelt for 29 av de avtalene. I 22 av de 29 sakene forelå det ikke dokumentasjon på at evalueringen var påbegynt eller gjennomført. I bydelene Alna 29, Grünerløkka 30, Stovner 31 og St. Hanshaugen 32 forelå det ingen dokumentasjon for noen av de aktuelle avtalene, til sammen 12 avtaler. Tilsvarende forelå det ikke dokumentasjon for til sammen ti avtaler i bydelene Bjerke 33, Frogner 34 og Vestre Aker. 35 I bydelene Grorud 36 og Søndre Nordstrand 37 var evaluering kun aktuelt for én avtale i hver bydel. Det forelå dokumentasjon på at begge avtalene var under evaluering. Det forelå dokumentasjon på at evaluering var påbegynt eller gjennomført Det forelå ikke dokumentasjon på at evaluering var påbegynt eller gjennomført Alna Bjerke Grorud Grünerløkka Frogner Stovner Vestre Aker St.Hanshaugen S. Nordstrand Totalt Kilde: s kontroll av enkeltsaker. Søndre Nordstrand det forelå dokumentasjon på at evalueringsprosessen var påbegynt eller gjennom ført i de sakene hvor evaluering var aktuelt. Sett i sammenheng med kapittel 2.2, manglet det dokumentasjon på at evalueringsprosessen var påbegynt/avsluttet for seks av de åtte avtalene, som var udaterte eller inngått før innføringen av standardavtalen, jf tabell 2 i kapittel 2.2. Dette gjaldt én av avtalene i Bydel St. Hanshaugen (inngått i 2004), to av avtalene i Bydel Alna og én av avtalene i Bydel Bjerke (alle inngått i 2005). I tillegg gjaldt det én udatert avtale i hver av bydelene Alna og Vestre Aker. Avtalen i Bydel Alna antas inngått i s vurdering Forvaltningsavtalene skal evalueres senest etter ett år. Det var bare i bydelene Grorud og 28 Se tabell 2 s kontroll av avtaler 29 Én udatert avtale (antas inngått i 2006) og to avtaler inngått i Alle fire avtalene var inngått i Én avtale inngått i 2008 og én i Én avtale inngått i 2004 og to avtaler inngått i Begge avtalene var inngått i To avtaler var inngått i 2008 og tre avtaler inngått i Én udatert avtale, én avtale inngått i 2007 og én avtale inngått i Avtalen var inngått i Avtalen var inngått i Kravet om evaluering av forvaltningsavtalen må ses i sammenheng med kravet om skriftlig forvaltningsavtale, jf kapittel 2.2. Utarbeidelsen av en ny avtale ved varige og vesentlige endringer av avtalens faktiske forhold, kan bidra til å sikre at forvaltningsavtalen gjenspeiler det som faktisk er avtalt med klienten, og derved klarere rammer for sosialtjenestens forvaltning. Det vises for øvrig til våre vurderinger i kapittel Se merknad til tabell 1 i kapittel

31 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler 5.2 Medarbeidernes kjennskap til gjeldende rutiner og retningslinjer Revisjonskriterium: Medarbeiderne må ha kjennskap til Oslo Kommunes gjeldende rutiner og retningslinjer. (Kommuneloven 20 nr 1 og 2, Overordnet rammeverk for god intern kontroll i Oslo kommune (Byrådssak 1057/08 ) og Oslo kommunes kvalitetshåndbok for sosialtjenesten kapittel ) Faktabeskrivelse Vi spurte bydelene om hvilke rutiner og retningslinjer som fantes for bydelens arbeid med forvaltning av klientmidler. Sosialkonsulentene vi intervjuet i Bydel Frogner kjente ikke til Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenesters fellesskriv 5/2007 Forvaltning av klientmidler i sosialtjenesten. Ledelsen i Bydel Frogner oppga at de kjente og forholdt seg til Helse- og velferdsetatens rutinehåndbok for Bedrift Nettbank Systeminstruksjon CN (Corporate Netbank). Sosialkonsulentene og forvalterne vi intervjuet oppga imidlertid at de ikke kjente til rutinehåndboken. Forvalterne oppga at de brukte skjemaene på STINE, og for øvrig forholdt seg til bydelens egne rutiner. fikk kopi av rutinen Forvaltning av brukeres inntekt/trygd godkjent Helse- og velferdsetatens rutinehåndbok var ikke innarbeidet i rutinen. I Bydel St. Hanshaugen kjente ledelsen til Helse- og velferdsetatens rutinehåndbok, men oppga at forvalterne ikke forholdt seg til denne i det daglige. Sosialkonsulentene og forvalterne vi intervjuet oppga at de ikke kjente til rutinehåndboken. I Bydel Vestre Aker hadde sosial konsulentene ansvaret for å avstemme egne klienters forvaltnings kontoer. Sosialkonsulenten vi intervjuet kjente ikke Helse- og velferdsetatens rutinehåndbok. For øvrig oppga de vi intervjuet at de var kjent med Helse- og velferdsetatens rutinehåndbok. Forvalterne i bydelene Vestre Aker og Søndre Nordstrand oppga imidlertid at de ikke lenger forholdt seg til denne i det daglige, da de nå kunne den tekniske bankløsningen. I Bydel Grünerløkka oppga forvalterne at rutinehåndboken i hovedsak var blitt benyttet ved overgangen til nettbank. De oppfattet at dette var en brukermanual for nettbanken, som de ikke lenger hadde behov for å anvende i det daglige. De forholdt seg primært til fellesskriv 5/2007. I Bydel Stovner oppga forvalterne at de benyttet skjemaene på STINE, og for øvrig forholdt seg til bydelens egne rutiner, som de forutsatte sammen fattet og ivaretok gjeldende krav. Ledelsen oppga imidlertid at Helse- og velferdsetatens rutinehåndbok ikke var innarbeidet i bydelens rutineperm, men at oppgavene likevel ble utført i samsvar med prosedyrene i denne. fikk utlevert kopi av rutinen Forvaltning av trygd og annen inntekt datert Helse- og velferdsetatens rutinehåndbok var ikke innarbeidet i rutinen. I bydelene Alna, Bjerke og Grorud oppga alle vi intervjuet at de kjente og forholdt seg til Helseog velferdsetatens rutinehåndbok. Bydelene Alna, Bjerke, Frogner, Grorud og Stovner oppga at de hadde utarbeidet egne skriftlige rutiner for arbeidet med forvaltning av klientmidler, og alle vi intervjuet var kjent med disse. fikk kopi av gjeldende rutiner fra de nevnte bydelene. Disse er, utover hva som fremkommer ovenfor, ikke nærmere vurdert s vurdering Medarbeidere i bydelene Frogner, St. Hanshaugen og Vestre Aker oppga manglende kjennskap til Oslo kommunes rutiner og retningslinjer. Å sikre at medarbeiderne kjenner til gjeldende rutiner og retningslinjer er et viktig element i sosialtjenestens styring og kontroll med forvaltningen av klientmidler. 31

32 Rapport 23/2010 I bydelene Frogner og St. Hanshaugen var myndig heten til å inngå forvaltningsavtalene delegert til sosialkonsulent og forvalter i fellesskap. Delegasjonen innebærer et økt ansvar for å sikre forvaltningsavtalens innhold og utforming. understreker viktigheten av at den bemyndigede er innforstått med sitt ansvar og innehar tilstrekkelig kompetanse, herunder kunnskap om gjeldende rutiner og retningslinjer. Det vises for øvrig til s vurdering i kapittel 3.3. Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenesters fellesskriv 5/2007 Forvaltning av klientmidler i sosialtjenesten gir en samlet oversikt over gjeldende rutiner for sosialtjenestens forvaltning av klientmidler. For å få en uttømmende oversikt over regelverket må imidlertid leseren gå til de kilder det er vist til i fellesskrivet, herunder Helse- og velferdsetatens rutinehåndbok for bruk av nettbank. For avstemming og kontroll angir fellesskrivet eksplisitt at gjeldende rutiner fremkommer av Helse- og velferdsetatens brukerhåndbok. I bydelene Frogner og St. Hanshaugen, hvor verken sosialkonsulentene eller forvalterne kjente til Helse- og velferdsetatens rutinehåndbok, har vi konstatert avvik i forhold til prosedyrene for betaling og avstemming av forvaltningskontiene, jf kapittel 4. Tilsvarende var tilfelle i bydelene Vestre Aker, Grünerløkka, Stovner og Søndre Nordstrand, hvor forvalterne oppga at de ikke forholdt seg til håndbokens rutiner i det daglige. Dette kan indikere at rutinene ikke var tilstrekkelig implementert i virksomhetene. 32

33 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler 6. Byrådets oppfølging av bystyrets vedtak Bystyret behandlet s rapport 11/2008 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler i møte (sak 422). I det følgende gjøres det rede for byrådets oppfølging av bystyrets vedtak og s vurdering. 6.1 Bystyrets vedtak Bystyret vedtok i møte (sak 422) følgende: Bystyret merker seg at s rapport 11/2008 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler viser vesentlige mangler i forvaltningen av klientmidler: manglende eller mangelfulle forvaltningsavtaler med klienter manglende benyttelse av standardavtalen manglende fullmakts- og samtykkeerklæringer fra klienter manglende evaluering av forvaltningsavtalene mangelfull avstemming av regnskapene Sosialkontorene må sikre at forvaltningen tilfredsstiller fellesskriv 5/2007 Forvaltning av klientmidler i sosialtjenesten. Bystyret ber byrådet følge opp bydelenes arbeid med forvaltning av klient midler og forbedre både fellesskrivet og tilhørende skjemaer. Byrådet bes om å orientere helse- og sosialkomiteen om dette arbeidet. Bystyret ber byrådet utarbeide konkrete tiltak for å utbedre de svakheter og mangler rapporten påpeker og orientere komiteen om tiltakene og fremdriften av disse innen Byrådets oppfølging Byrådens orientering til Helse- og sosialkomiteen Daværende byråd for velferd og sosiale tjenester 39 avga i løpet av 2009 fire tilbakemeldinger til helse- og sosialkomiteen. I notat av orienterte byråden for velferd og sosiale tjenester om at: en revidert versjon av fellesskriv 5/2007 Forvaltning av klientmidler i sosialtjenesten ville bli sendt på høring i januar I dag byråd for sosiale tjenester og rusomsorg. det ville bli undersøkt hva Overformynderiet kunne bidra med i forvaltning av forvaltningsklienters formue. Helse- og velferdsetaten var bedt om å rette malene som det ble vist til i fellesskrivet, for å bringe tilgjengelige skjemaer i sosialtjenestens intranett Stine i samsvar med fellesskrivet. de undersøkte bydelene var bedt om å avgi en redegjørelse for hvilke tiltak de hadde iverksatt for å imøtekomme s anbefalinger. I notat av orienterte byråden for velferd og sosiale tjenester om at hun var i dialog med daværende Byrådsavdeling for finans og utvikling, om hvilke muligheter Overformynderiet hadde for å bidra i forvaltning av forvaltningsklienters formue. I notat av orienterte byråden for velferd og sosiale tjenester om at: Helse- og velferdsetaten hadde rettet malene, slik at det var samsvar mellom fellesskrivet og tilgjengelige skjema i STINE 40. Byråden hadde mottatt skriftlig tilbakemelding fra bydelene. Samtlige oppga at det var iverksatt tiltak for å imøtekomme s anbefalinger. Bydel Alna hadde varslet tiltak i sin høringsuttalelse til s rapport. Kopi av de øvrige bydelenes tilbakemeldinger fulgte som vedlegg til Byrådens notat. Utkast til revidert versjon av fellesskriv 5/2007 var sendt på høring til bydelene. De foreslåtte endringene var: Klargjøring av informasjon om forvaltning av klienters formue. Presisering av hva en evaluering av forvaltningsavtalen skal omfatte Presisering av krav til kontroll med kvitteringer mot kontoutskrifter. 40 Sosialtjenestens intranett 33

34 Rapport 23/2010 Når det gjaldt forvaltningsklienters formue, oppga byråden at det hadde vært vanskelig å finne en enkel løsning. Byråden orienterte om at Overformynderiet hadde oppgitt at de bistår med forvaltning så langt de kan, men var avhengig av hjemmel i lov eller forskrift, bestemmelser i testament eller gavebrev, eller en avtale med klienten, for å kunne gi slik hjelp. Kopi av Overformynderiets brev til daværende Byrådsavdeling for finans og utvikling av fulgte notatet. I notat orienterte byråden for velferd og sosiale tjenester om økonomiske misligheter ved sosialtjenesten i Bydel Grorud. Byråden meldte at hun avventet s granskningsrapport, for å vurdere om det var behov for å innarbeide flere manuelle kontrollrutiner i fellesskrivet Redegjørelse fra Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester I brev til opplyste byrådsavdelingen at den var i ferd med å sende ut et revidert fellesskriv da den ble kjent med mislighetssaken i Bydel Grorud. For å unngå stadige endringer i fellesskrivet hadde byrådsavdelingen besluttet å se oppfølgingen av rapport 11/2008 i sammenheng med s rapport etter undersøkelsen av mislighetssaken i Bydel Grorud 41. Arbeidet med å revidere gjeldende retningslinjer var inntil videre stillet i bero i påvente av et møte med, for en gjennomgang av funnene etter s undersøkelsen av mislighetssaken i Bydel Grorud. Byrådsavdelingen ønsket med dette å få et bedre grunnlag for å vurdere om det var behov for nye manuelle kontrollrutiner for å unngå underslag av klientmidler. Byrådsavdelingen viste til at helse- og sosialkomiteen var orientert om hva Overformynderiet kan bistå med når det gjelder klienters formue. Informasjon om Overformynderiets tjenestetilbudet var tenkt som en del av nytt fellesskriv. Byrådsavdelingen oppga at den hadde forsøkt å kvalitetssikre at malene det vises til i fellesskriv 5/2007 var endret, ved at malene på STINE var sammenlignet med det som tidligere ble oversendt Helse- og velferdsetaten. Byrådsavdelingen påpekte generelt at den har et løpende arbeid for å videreutvikle sosialtjenestens arbeid med forvaltning av klientmidler, og at også Helse- og velferdsetaten har løpende kontakt med bydelene. har vært muntlig i kontakt med byrådsavdelingen og fått bekreftet at uttalelsen var dekkende for situasjonen per Kontroll av skjemaer på STINE tok utskrift av aktuelle maler på STINE, og kontrollerte om disse per samsvarte med fellesskriv 5/2007. I fellesskriv 5/2007 er det angitt at forvaltningsavtalene skal inngås av sosialsjefen eller den vedkommende bemyndiger. I rapport 11/2008 påpekte at det var uheldig at benevnelsen forvaltningsansvarlig var benyttet i Oslo kommunes standardavtale. Utskrift per av Oslo kommunes standard avtale viser at betegnelsen forvaltningsansvarlig fortsatt er benyttet. s vurdering er at dette tilsvarer vedkommende som til enhver tid er bemyndiget til å inngå forvaltningsavtalene. ser imidlertid at dette kan misforstås slik at det er vedkommendes forvalter som skal undertegne. understreker derfor at det er viktig at bydelene sikrer at ansvarsforholdene er tydelige og basert på skriftlige og oppdaterte delegasjoner, jf kapittel Rapport 08/2010 Misligheter ved frivillig forvaltning av klientmidler i sosialtjenesten Bydel Grorud. 34

35 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler I henhold til fellesskriv 5/2007 skal det foreligge fullmaktserklæring som gir sosialtjenesten rett til å forvalte klientens inntekt. I rapport 11/2008 påpekte at det ikke forelå slik fullmaktserklæring på STINE. Ved Kommune revisjonens kontroll forelå det mal for slik fullmakt. 6.3 s vurdering Byrådet har fulgt opp bystyrets vedtak. Det er innhentet skriftlig tilbakemelding fra bydelene. Samtlige oppga at det var iverksatt tiltak for å imøtekomme s anbefalinger. Utkast til revidert versjon av fellesskriv 5/2007 er sendt på høring til bydelene. Helseog sosialkomiteen er informert gjennom flere notater. Det foreligger nå mal for fullmakt i samsvar med fellesskriv 5/2007. Samtidig gjenstår det fortsatt arbeid. Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester har ikke fullført arbeidet med revisjon av fellesskriv 5/2007. Og betegnelsen forvaltningsansvarlig i Oslo kommunes standardavtale er ikke endret. vurderer det som viktig at arbeidet med prosedyreverket fullføres så raskt som mulig og at bydelene deretter informeres. 35

36 Rapport 23/ Konklusjoner og anbefalinger 7.1 Konklusjoner fant følgende avvik: Samlet sett manglet det vedtak om tvungen forvaltning og/eller skriftlig disponeringsplan i til sammen 5 av 19 saker hvor forvaltningen var tvungen. Sakene var fordelt på fire bydeler. I 13 av 71 saker hvor forvaltningen var rivillig var det ikke inngått skriftlig forvaltningsavtale. Sakene var fordelt på seks bydeler. I 13 av de 58 sakene hvor det var inngått skriftlig forvaltningsavtale, var ikke Oslo kommunes standard forvaltningsavtale benyttet. Seks av disse 13 avtalene var inngått før standardavtalen ble innført. Sakene var fordelt på åtte bydeler. I syv av ni bydeler var ikke myndigheten til å inngå forvaltningsavtalene skriftlig delegert fra sosialsjefen. Seks av 49 kontrollerte avtaler var ikke inngått av bemyndiget. Årlig evaluering var aktuelt for 29 av 58 avtaler. I 22 av de 29 sakene forelå det ikke dokumentasjon på at bydelen hadde gjennomført en evaluering av eksisterende avtale eller at det var gjort forberedelser til evaluering. Sakene var fordelt på syv bydeler. Tre bydeler beskrev en praksis hvor den enkeltes personlige passord til Bedrift Nettbank var gjort tilgjengelig for andre. Det forelå ikke tilfredsstillende utbetalingsgrunnlag for totalt 19 utbetalinger til andre enn klient. Sakene var fordelt på alle bydelene. Seks av ni bydeler beskrev kontrollrutiner som ikke var i samsvar med god regnskapspraksis ved utbetaling til andre enn klient. For utbetalinger til klient var det ingen av de ni bydelene som beskrev kontrollrutiner i samsvar med god regnskapspraksis. I syv av ni bydeler forelå det ikke kvittering på endelig godkjent betaling for hver utbetaling i alle de kontrollerte sakene. 15 av 88 forvaltningskonti var ikke avstemt. Sakene var fordelt på fire bydeler. I 17 av 88 kontrollerte saker var forvaltningskontoen avstemt av en person som hadde vært delaktig i en eller flere av betalingene. Sakene var fordelt på tre bydeler. I 10 av 88 kontrollerte saker kunne grunnet manglende dokumentasjon ikke kontrollere om avstemmingen var skjedd av en person som ikke hadde vært involvert i betalingene. Sakene var fordelt på tre bydeler. Syv bydeler benyttet ikke Oslo kommunes standard avstemmingsskjema. Medarbeidere i tre bydeler oppga manglende kjennskap til Oslo Kommunes gjeldende rutiner og retningslinjer. s vurdering er at det er avdekket vesentlige mangler som utgjør en risiko for svekket rettssikkerhet for klientene, og som medfører risiko for misligheter. 7.2 Anbefalinger anbefaler at alle bydelene vurderer kapasitet, rutiner og praksis med sikte på å iverksette ytterligere tiltak for å sikre betryggende forvaltning av klientmidler, herunder at Oslo kommunes sentrale rutiner og retningslinjer overholdes. Byråden for sosiale tjenester og rusomsorg bør følge opp bydelenes arbeide med forvaltning av klientmidler, herunder bydelenes iverksettelse av gjeldende rutiner og retningslinjer for forvaltningen av klientmidler. Byråden anbefales videre å fullføre arbeidet med å videreutvikle gjeldende rutiner og retningslinjer så raskt som mulig. Det bør i den forbindelse vurderes om det er behov for å presisere hvilke kontroller som skal gjøres før godkjenning av den enkelte utbetaling. viser for øvrig til Rapport 08/2010 Misligheter ved frivillig forvaltning av klientmidler i sosialtjenesten Bydel Grorud, hvor vi pekte på ytterligere spørsmål som kan vurderes. 36

37 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler 8. Uttalelser til rapporten og s vurdering Rapporten ble sendt til de ni bydelene som er omfattet av undersøkelsen og byråden for sosiale tjenester og rusomsorg til uttalelse. oversendte samtidig flere spørsmål vi ønsket besvart, og det ble understreket at virksomhetene sto fritt til å fremme synspunkter som ikke var dekket av spørsmålene. har mottatt uttalelse fra alle ni bydeler og Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester. Uttalelsene følger i sin helhet som trykte vedlegg til rapporten. I det følgende gis det et utdrag fra de viktigste punktene i disse. 8.1 Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester Byrådsavdelingen opplyser i sin uttalelse at den i tråd med rapportens anbefalinger vil ferdigstille arbeidet med revisjon av fellesskriv 5/2007 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler. Det tas sikte på å sende ut et revidert fellesskriv til bydelene rundt årsskiftet 2010/11. Byrådsavdelingen skriver videre at s undersøkelse viser at det er behov for bedre oppfølging av bydelenes arbeid med forvaltning av klient midler. Byrådsavdelingen vil be Helse- og velferdsetaten om å utarbeide kurs- / opplæringsmateriell, som kan bidra til å bedre kompetansen på dette feltet i bydelene. Byrådsavdelingen understreker at videre utvikling av sosialtjenestens arbeid på dette området er en løpende prosess. Det må forventes å være utfordringer knyttet til dette området, som må løses underveis. I den forbindelse peker Byrådsavdelingen på at enkelte utfordringer kanskje kan løses ved endring av rutiner i samarbeid med kommunens bankforbindelse. 8.2 Bydelene To bydeler understreker i sin uttalelse viktigheten av felles rutiner og retningslinjer, som kan bidra til god og ens praksis i Oslo kommune. Av områder som særskilt nevnes er behovet for en presisering av hvilke kontroller som skal gjøres før godkjenning av den enkelte utbetaling, forvaltning av formue, rutiner rundt dødsfall og saker der Namsmannen eller andre tar beslag i forvaltnings kontoen. Tilbud om felles opplæring nevnes også. Bydel Alna oppgir i sin uttalelse at det er etablert et nytt team med en ansvarlig teamkoordinator, som skal bidra til å sikre forvaltningsarbeidet på oppfølgning. Dette forventes å sikre kvaliteten på forvaltningsavtalene. Ytterligere tiltak som nevnes er bl.a.: iverksettelse av løpende evaluering av forvaltningsavtalene videreføring av ordningen med å avsette en 50 % veilederstilling til gjennomgang og evaluering av alle forvaltningsavtalene fra juni 2010 er det innskjerpet at gjeldende rutiner for avstemming av forvaltningskonto og utskrift av kvittering fra nettbank for hver ubetaling skal følges i juni 2010 ble det startet en prosess hvor seksjonsleder eller økonomikonsulent skal kontrollere riktigheten av det kontonummeret som på R-kort er angitt til bruk ved utbetalinger til klient umiddelbart etter revisjonen ble det etablert en praksis som sikret at fakturaer utenfor avtalen skal være signert av klient. Sosialkonsulent skal også signere før forvalter kan anvise. seksjonsleder/økonomikonsulent skal involveres tettere i kontrollen av forvaltningssakene innføring av jevnlig stikkprøvekontroll vil bli vurdert I tillegg til ovennevnte vil bydelen utover høsten 2010 vurdere ytterligere tiltak for å sikre gode forvaltnings- og regnskapsrutiner, samt organiseringen av forvaltningsarbeidet. 37

38 Rapport 23/2010 Bydel Bjerke oppgir i sin uttalelse at s konklusjoner og anbefalinger vil bli gjennomgått med medarbeiderne. Av tiltak nevnes: det er utarbeidet skriftlige rutiner for tvungen og frivillig forvaltning det er utarbeidet delegasjonsbrev den enkelte forvalter har siden våren 2010 oppbevart sikkerhetskort og passord i låst skuff på eget kontor bydelen arbeider fortsatt med fornyelse av alle forvaltningsavtalene i henhold til gjeldende regelverk og rutiner Bydelen vil innen utarbeide rutiner for stikkprøvekontroll av forvaltning på lik linje med den stikkprøve kontrollen, som foretas i forhold til utbetaling av økonomisk sosialhjelp. Bydel Bjerke har i sin uttalelse merknader til rapporten som har medført en dialog med bydelen. Dette er nærmere omtalt i kapittel 8.3. Bydel Frogner oppgir i sin uttalelse at bydelen er enig i s merknader til bydelens praksis og ser at det er behov for ytterligere forbedringer. Bydelen vil på bakgrunn av rapporten foreta nødvendige endringer. Av tiltak nevnes: innarbeiding av begrunnelse for disponeringen av midlene ved tvungen forvaltning gjennomgang og endring av delegasjonsfullmakter, samt nedfelle disse skriftlig endringer i praksis når det gjelder utbetalings grunnlag, slik at det er i samsvar med s anbefalinger innføre kontroll av kontonummer innføre utskrift etter endelig godkjenning ta i bruk avstemmingsskjemaet endring av rutinen for evaluering av forvaltningsavtalene i tråd med s anbefaling opplæringstiltak for å sikre ansatte kjennskap til rutiner og retningslinjer Bydelen angir at enkelte tiltak vil bli iverksatt straks, men alle skal være innført innen utløpet av Bydel Grorud oppgir i sin uttalelse at s konklusjoner og anbefalinger er i tråd med bydelens egne vurderinger. Bydelen oppgir at den allerede hadde iverksatt tiltak som er forenelig med s anbefalinger i rapporten. Bydel Grünerløkka oppgir i sin uttalelse at bydelen, der det er behov for det, vil tilpasse sine rutiner slik at de blir i overensstemmelse med rapportens anbefalinger. Av tiltak nevnes: Oslo kommunes avstemmingsskjema er tatt i bruk det er tatt i bruk et skjema som fungerer som bilag ved utbetalinger til klient i de tilfelle utbetaling ikke er omfattet av avtalen det arbeides med å lage et delegasjonsskjema for myndig het til å inngå for valtningsavtale det arbeides videre med å få evaluert alle forvaltnings avtalene minst en gang i året det vurderes å etablere et internt system med stikkprøver De tiltak som ikke allerede er iverksatt, vil bli iverksatt innen utløpet av året. Bydel Grünerløkka har i sin uttalelse merknader til rapporten, som har medført en dialog med bydelen. Dette er nærmere omtalt i kapittel 8.3. Bydel Stovner oppgir i sin uttalelse at den vurderer at området er tilstrekkelig ivaretatt hva gjelder personellressurser. Bydelen vil iverksette tiltak for å sikre tilstrekkelig implementering av gjeldende rutiner eller foreta nærmere presisering av enkelte rutiner for å sikre bl.a.: skriftlig forvaltningsavtale, undertegnet av to bemyndigede i alle saker evaluering/oppdatering av avtaler i henhold til retningslinjene 38

39 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler et tilfredsstillende utbetalingsgrunnlag ved utbetalinger til andre enn klient og ved utbetalinger til klient utenom avtalen kontrollrutiner i samsvar med god regnskapspraksis før utbetaling kvittering etter endelig godkjenning for hver utbetaling i alle saker kontrollrutiner for avstemming av alle forvaltningskonti, herunder bruk av Oslo kommunes skjema for avstemming Bydelen oppgir at det vil bli innført stikkprøvekontroll fra ledelse i forhold til tilstrekkelig utbetalingsgrunnlag, kontrolloppgaver før endelig godkjenning av utbetaling og avstemming. Samtlige tiltak vil bli iverksatt innen Bydel Stovner oppgir i sin uttalelse at ett forhold har vært oppfattet som uklart av sosial tjenesten. har vært i dialog med bydelen, og det ble avklart at det hele berodde på en misforståelse. Det har derfor ikke vært behov for ytterligere tiltak i den forbindelse. Bydel St. Hanshaugen oppgir i sin uttalelse at bydelen vil gå gjennom interne rutiner og etablere de forslag til rutiner som rapporten anbefaler. Av tiltak nevnes: sosialsjefen skriftliggjør delegasjonen av fullmakt til å inngå forvaltningsavtale det utarbeides en mappe til forvaltere og seksjonsledere med brukerveiledningen fra banken og skjemaer som skal brukes, jf fellesskrivet avstemming av forvaltningskonto med bistand til avstemming det vil bli utarbeidet en liste over alle forvaltningsklienter som holdes løpende à jour avtalene skal evalueres årlig Arbeidet med gjennomgangen av tiltakene er påbegynt. Bydel St. Hanshaugen har i sin uttalelse merknader til rapporten, som har medført en dialog med bydelen. Dette er nærmere omtalt i kapittel 8.3. Bydel Søndre Nordstrand oppgir i sin uttalelse at det er utarbeidet interne rutiner som skal supplere sentrale rutiner og retningslinjer, og disse er gjennomgått i økonomi- og sosialseksjonen, og vil bli fulgt opp kontinuerlig. Av tiltak nevnes forøvrig; etter s besøk satte sosialtjenesten umiddelbart i gang med å omgjøre rutiner for kontroll av utbetaling og avstemming av forvaltningskonti sikkerhetskortene håndteres i henhold til retningslinjene det er planlagt en omorganisering i økonomiseksjonen slik at færre skal jobbe med den tekniske delen av forvaltningen. Tanken er at det skal bli lettere å få til enhetlige rutiner, samt at noen dedikerte fagpersoner skal ha hovedansvar for å være oppdatert på regelverk og rutiner, og lære opp de øvrige i seksjonen. Det er utlyst en fast stilling som hovedsaklig skal jobbe med forvaltning. Bydel Vestre Aker oppgir i sin uttalelse at bydelen vil gå gjennom rapporten grundig og lage en plan for hvordan de skal forbedre arbeidet med forvaltningssaker. Arbeidet vil starte i desember 2010 og fullføres våren s vurdering Klienter som omfattes av ordningen med frivillig forvaltning, evner gjerne ikke å kontrollere forvaltningen av egne midler. Bydelene har ikke en lovpålagt regnskaps- eller revisjonsplikt på området. En slik plikt følger heller ikke av Oslo kommunes sentrale rutiner og retningslinjer. Dette øker behovet for annen kontroll. Ved mangelfull eller manglende intern kontroll øker risikoen for feil og misligheter. Det er etter s vurdering viktig at det etableres og gjennomføres betryggende intern kontroll på dette området. merker seg at byrådsavdelingen og bydelene oppgir å ha iverksatt, eller vurderer å iverksette tiltak i tråd med våre anbefalinger. 39

40 Rapport 23/2010 Etter en dialog med bydelene Bjerke, Grüner løkka og St. Hanshaugen har vi gjort enkelte endringer og presiseringer. Dette har med ett unntak ikke betydning for rapportens konklu sjoner eller anbefalinger i kapittel 7. Det er redegjort nærmere for endringene i det følgende. Bydel Bjerke nevner i sin uttalelse at det bør fremkomme av rapporten at bydelens opplysninger om årsverk er et estimat. Vi har synlig gjort dette ved å innta en ny note til tabell 1 i rapporten. har videre vært i dialog med bydelen vedrørende praksis for oppbevaring av sikkerhetskort og passord. Faktagrunnlaget er uendret, men vi har i dialog med bydelen foretatt en presisering/ omformulering i kapittel 4.1.2, andre avsnitt. Når det gjelder den kontroll som gjøres av godkjenner 2 før utbetaling til andre enn klient, har bydelen i forbindelse med høringen presisert at forvalterne ikke tidligere hadde tenkt på å oppgi at de rutinemessig kontrollerer beløpet. Dette er forklart med at de vurderer denne kontroller som helt naturlig, og derfor ikke har vært bevisst på å fremheve den. s beskrivelse av bydelens praksis var basert på verifiserte opplysninger i to omganger. Vi har imidlertid valgt å ta de nye opplysningene til etter retning. Rapporten er endret i samsvar med dette i sammen draget og kapitlene 4.3 og 7.1. Det betyr at nå finner at det er seks av ni bydeler som har beskrevet kontrollrutiner som ikke var i samsvar med god regnskapspraksis ved utbetaling til andre enn klient. har i dialog med Bydel Grünerløkka presisert teksten i kapittel fjerde avsnitt, om bydelens praksis når det gjelder endringer av eksisterende tekst i standard avtalen. har også vært i dialog med bydelen vedrørende merk naden til omtalen av bydelens kontrollrutiner ved utbetalinger til andre enn klient. Faktagrunnlaget er uendret, men vi har i dialog med bydelen foretatt en presisering/ omformulering i kapittel har vært i dialog med Bydel St. Hanshaugen vedrørende omtalen av bydelen i kapittel nest siste avsnitt. Årsaken til at ikke kunne kontrollere om avstemmingen var utført av en person som ikke hadde vært delaktig ved noen av betalingene, var manglende dokumentasjon på hvem som hadde avstemt kontiene. Rapporten er rettet opp i samsvar med dette. 40

41 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler Referanser a) Referanser fra Oslo kommune Byråden for velferd og sosiale tjenester: Notat til helse- og sosialkomiteen s rapport 11/2008 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler ( ) Byråden for velferd og sosiale tjenester: Notat til helse- og sosialkomiteen Oppfølging av s rapport 11/2008 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler ( ) Byråden for velferd og sosiale tjenester: Notat til helse- og sosialkomiteen Oppfølging av s rapport 11/2008 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler ( ) Byråden for eldre og sosiale tjenester: Notat til helse- og sosialkomiteen Orientering om økonomiske misligheter ved sosialtjenesten i Bydel Grorud ( ) Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester: Brev til Oppstart av ny undersøkelse om sosialtjenestens forvaltning av klientmidler Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester: Brev til Oppfølging av s rapport 11/2008 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler ( ) Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenester: Brev til bydelene Forslag til endringer i fellesskriv 5/2007 forvaltning av klientmidler i sosialtjenesten Byrådssak 1057/08: Overordnet rammeverk for god intern kontroll i Oslo kommune Bystyremelding nr 7/1998: Ledelses- og kompetanseutvikling i Oslo kommune Bystyresak 466/05: Juridisk strategi for Oslo kommune Bystyret: Instruks A-0170 for virksomhetsledere Fellesskriv til bydelene 5/2007: Forvaltning av klientmidler i sosialtjenesten Helse- og velferdsetaten: Brukerhåndbok for Bedrift Nettbank - Systeminstruksjon CN (Corporate Netbank) : Brev til Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester Oppfølging av s rapport 11/2008 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler ( ) 41

42 Rapport 23/2010, Rapport 08/2010 Misligheter ved frivillig forvaltning av klientmidler i sosialtjenesten Bydel Grorud, Rapport 11/2008 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler Oslo kommunes kvalitetshåndbok for sosialtjenesten Overformynderiet: Brev til Byrådsavdeling for finans og utvikling Forvaltning av forvaltningsklienters formue b) Eksterne referanser Arbeids- og velferdsdirektoratet: Landsdekkende veiledningsrutiner for frivillig offentlig forvaltning av enkeltpersoners økonomi, mai 2008 Gyldendal Rettsdata Lover og kommentarer, folketrygdloven LOV nr 19 om folketrygd (folketrygdloven) LOV nr 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) LOV nr 81 om sosiale tjenester m.v. (sosialtjenesteloven) LOV nr 131 om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsetaten Ot. Prp. Nr 70 ( ) om lov om endringer i kommuneloven 42

43 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler Tabelloversikt Tabell 1 Antall forvaltningsklienter Tabell 2 s kontroll av avtaler Tabell 3 Avtaler inngått i 2009 og Tabell 4 s kontroll av avtaler Tabell 5 Kontroll av faktura/utbetalingsgrunnlag Tabell 6 Bydelenes kontroll før utbetaling til klient Tabell 7 s kontroll av utbetalinger til klient Tabell 8 Avstemming av forvaltningskonto Tabell 9 Evaluering

44 Rapport 23/

45 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler Vedlegg 1 Undersøkelsens metode Dette vedlegget gis som et utfyllende tillegg til kapittel 1.4 Metode. I det følgende gjør vi nærmere rede for undersøkelsesopplegget og vurderinger av dataenes gyldighet og pålitelighet. Generelt om forvaltningsrevisjon De sentrale elementene i prosjektets metode er standard for forvaltningsrevisjon: Med utgangspunkt i tema og problemstillinger som ligger i oppdraget fra kontrollutvalget, utleder vi relevante revisjonskriterier. Deretter kartlegger og beskriver vi undersøkte virksomheters systemer, praksis eller resultater på aktuelle områder. Faktabeskrivelsen blir så vurdert med utgangspunkt i revisjonskriteriene. Dette leder fram til konklusjoner og anbefalinger. Undersøkelsen Undersøkelsen bygger på en rekke kilder: Intervjuer Kontroll av enkeltsaker i hver av de ni undersøkte bydelene Faktaverifikasjon Utskrift over antall forvaltningskonti i hver av de undersøkte bydelene Opplysninger om antall forvaltningsklienter i de seks bydelene, som ikke har vært var omfattet av undersøkelsen, er innhentet i forbindelse med s undersøkelse av misligheter i Bydel Grorud. Skriftlig redegjørelse fra Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester for oppfølging av bystyrets vedtak Undersøkelsen ble formelt startet opp ved utsendelse av oppstartsbrev til Byråden for eldre og sosiale tjenester og bydelene Berørt byrådsavdeling og bydelene ble bedt om å oppnevne en kontaktperson. har hatt løpende kontakt med disse underveis. Datainnsamlingen ble i hovedsak gjennomført i perioden mars april Det var avsatt én dag i hver bydel. Bydelene har vært behjelpelige med å avklare eventuelle uklarheter og å finne fram etterspurt dokumentasjon i etterkant av s besøk. Undersøkelsen har vært gjennomført i bydelene Alna, Bjerke, Frogner, Grorud, Grünerløkka, Stovner, Vestre Aker, St.Hanshaugen og Søndre Nordstrand. De to sistnevnte bydelene var ikke omfattet av forrige undersøkelse. Valget av to nye bydeler ble foretatt på bakgrunn av en vurdering av totalbelastningen for bydelene i forhold til gjennomførte eller pågående undersøkelser fra, samt for å sikre en viss geografisk spredning. Møter Vi gjennomførte et felles oppstartsmøte med alle bydelene Det ble avholdt et eget oppstartsmøte med Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester Hensikten med møtene var å gi god informasjon om undersøkelsen, få innspill til problemstillinger og metodisk opplegg og sikre god dialog under gjennomføringen. Det ble holdt en felles presentasjon av s funn, vurderinger, konklusjoner og anbefalinger for bydelene og Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester Det ble gitt anledning til å komme med merknader og spørsmål i etterkant av presentasjonen, samt i ett par dager i etterkant av møtet. 45

46 Rapport 23/2010 Intervjuer Bydelene var på forhånd orientert om at vi ønsket å intervjue medarbeidere som arbeidet med forvaltning av klientmidler, samt deres ledere. Innenfor denne rammen valgte bydelen hvem som skulle delta på intervjuene. I alt er 26 ledere og 38 forvaltere/sosialkonsulenter intervjuet. I all hovedsak stilte hver bydel med én eller to sosialkonsulenter i intervjuet, mens alle bydelene tilstrebet at samtlige forvaltere deltok. Enkelte var imidlertid fraværende grunnet blant annet ferie. Det ble gjennomført to gruppeintervjuer i hver bydel. Det ene intervjuet var med forvaltere og sosialkonsulenter, det andre med deres ledere. Hvert intervju hadde en varighet fra to til tre timer. Vi stilte i all hovedsak de samme spørsmålene til medarbeiderne og deres ledere. Vi stilte like spørsmål i alle bydelene. Kontroll av enkeltsaker i de ni bydelene Bydelene ble i oppstartsmøtet forberedt på at vi skulle kontrollere enkeltsaker, og at vi i den forbindelse ønsket å få utlevert regnskapsbilagene for hele Det ble imidlertid ikke gitt informasjon om hva vi skulle kontrollere eller at kontrollperioden var begrenset til desember Bydelene fremla en oversikt over samtlige forvaltningsklienter på intervjutidspunktet, og markerte i hvilke saker forvaltningen var tvungen. Vi valgte ut ti saker i hver bydel, herav to saker med tvungen forvaltning. Bydel Søndre Nordstrand oppga at de kun hadde én sak hvor forvaltningen var tvungen. Blant de sakene der bydelene Frogner og St. Hanshaugen hadde angitt at forvaltningen var frivillig, viste dokumentasjonen at forvaltningen i én sak i hver av de to bydelene likevel var tvungen. I disse to bydelene har vi derfor kontrollert tre saker. Totalt har undersøkt 19 saker med tvungen forvaltning. I tillegg la vi vekt på å sikre at utvalget omfattet saker fra ulike forvaltere og konti med varierende saldo (høy/lav). For øvrig skjedde utvelgelsen tilfeldig. Kontrollen av enkeltsaker bygger på fremlagt dokumentasjon (kontoutskrifter, kvitteringer fra nettbanken, fakturaer og andre utbetalingsgrunnlag). Formålet var blant annet å vurdere om utbetalingene var tilfredsstillende dokumentert. Særskilte kontroller/undersøkelser for å avdekke eventuelle misligheter, har ikke vært en del av denne undersøkelsen. Faktaverifikasjon Referat fra intervjuene, samt eventuelt spørsmål knyttet til uklarheter i den forbindelse, ble oversendt personlig til alle vi intervjuet. Alle ble gitt anledning til å komme med merknader, presiseringer, tillegg med mer. Hver enkelt ble gjort oppmerksom på at intervjuet ville bli ansett for verifisert dersom vi ikke hadde hørt fra vedkommende innen en nærmere angitt frist. Bydelene har også verifisert en samlet faktabeskrivelse, basert på verifiserte intervjuer og s gjennomgang av enkeltsaker i bydelen. har underveis hatt kontakt med flere av bydelene, blant annet for å oppklare uklarheter. Opplysninger gitt muntlig er senere bekreftet skriftlig. Redegjørelse fra byrådsavdelingen for oppfølging av bystyrets vedtak tilskrev Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester I brevet oppsummerte vi blant annet hvordan vi oppfattet at s anbefalinger og bystyrets vedtak var fulgt opp, basert på daværende Byråd for velferd og sosiale tjenester sine orienteringer til Helse- og sosialkomiteen. 46

47 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler Vi mottok en skriftlig redegjørelse fra byrådsavdelingen , hvor det gjøres nærmere rede for status. har vært muntlig i kontakt med byrådsavdelingen og fått bekreftet at nevnte uttalelse også var dekkende for situasjonen per s kontroll av skjemaer på STINE tok utskrift fra STINE 42 av malene for Oslo kommunes standardavtale for forvaltning av klientmidler og fullmakt fra klienten, og kontrollerte om disse per samsvarte med Fellesskriv 5/2007. Antall forvaltningsklienter i Oslo De undersøkte bydelene fremla på intervjutidspunktet en utskrift fra nettbanken, som ga en samlet oversikt over samtlige forvaltningsklienter på intervjutidspunktet. Utskriften inneholdt informasjon om klientens navn, kontonummer og saldo på utskriftstidspunktet. Utskriftene danner bakgrunnen for oversikten over antall forvaltningsklienter i kapittel 1.5. I de seks bydelene, som ikke var omfattet av undersøkelsen, ble opplysningene om antall forvaltningsklienter innhentet i forbindelse med s undersøkelse av misligheter i Bydel Grorud 43. Dataenes gyldighet og pålitelighet Undersøkelsen bygger på data innsamlet ved hjelp av flere metoder; møter, intervjuer, dokumentgjennomgang og kontroll av enkeltsaker i alle de undersøkte bydelene. Hoveddelen av datamaterialet baserer seg på intervjuer med sosialkonsulenter, forvaltere og deres ledere, samt kontroll av enkeltsaker. Ledelsen og medarbeiderne fikk i stor utstrekning samme spørsmål. Vi tilstrebet å stille åpne spørsmål. Kontrollpunktene i forbindelse med gjennomgangen av enkeltsaker var i en viss utstrekning egnet til å bekrefte/avkrefte opplysningene gitt i intervjuene. På enkelte punkter bygger vi kun på bydelenes egen beskrivelse av praksis. I slike må dataene leses som det, og ikke forveksles med datamateriale som viser hvordan ting faktisk har blitt gjort. I slike tilfelle er vi forsiktige i våre vurderinger og konklusjoner. Nærmere om s kontroll av om det forelå utbetalingsgrunnlag for ubetalinger til klient Kontrollskjemaet til bruk ved mappegjennomgangen forutsatte at vi skulle kontrollere om det forelå et skriftlig utbetalingsgrunnlag for alle utbetalinger, herunder utbetalinger til klienten. Bydelene oppga imidlertid at de ikke utarbeidet et særskilt utbetalingsgrunnlag ved faste, ordinære utbetalinger til klientens livsopphold, som var hjemlet i forvaltningsavtalen/disponeringsplanen. Ved utbetalinger til klienten utenom forvaltningsavtalen/disponeringsplanen oppga bydelene en varierende praksis. Det var også variasjoner innenfor det enkelte NAV-kontor. Kontrollskjemaet skilte ikke systematisk mellom faste, ordinære utbetalinger og betalinger utenom avtale/ disponeringsplan. Vi vurderer at innsamlede data ikke er tilstrekkelige til å danne grunnlaget for en samlet oversikt over forekomsten av utbetalingsgrunnlag ved utbetalinger til klienten. 42 Sosialtjenestens intranett 43 Rapport 08/2010 Misligheter ved frivillig forvaltning av klientmidler i sosialtjenesten Bydel Grorud. 47

48 Rapport 23/2010 Nærmere om s kontroll av utbetalinger til klient Utskrift av endelig godkjent betaling dokumenterer til hvilket kontonummer betalingen er registrert overført og hvem som har utført de ulike operasjonene i betalingsprosessen. Den er imidlertid ingen bekreftelse på at betalingen er utført. Med unntak av opplysninger om mottakers kontonummer, kan de registrerte opplysningene slettes/endres frem til dagen før forfall. Betalingen må da gjennomføres på nytt. Imidlertid vil utskriften fra nettbank etter endelig godkjenning av den første registrerte betalingen, fortsatt forefinnes. På kontoutskriften fremkommer opplysninger om mottakers navn, men ikke kontonummer. Dersom noen ønsker, vil det altså være mulig å gi omverden et inntrykk av at betalingen er gjennomført i samsvar med opplysningene som der fremkommer. For å foreta en sikker kontroll av til hvilken konto betalingen er utført må man kontrollere hver gjennomførte utbetaling i nettbanken. Dette lå utenfor rammen av denne undersøkelsen. s kontroll av om utbetalingen er registret overført til avtalt konto må altså ikke forveksles med en kontroll av at pengene faktisk er utbetalt til klienten. Med de ovennevnte forbeholdene har dataene etter vårt skjønn en tilfredsstillende pålitelighet og gyldighet for å danne grunnlag for våre vurderinger og konklusjoner. 48

49 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler Vedlegg 2 Revisjonskriterier Forvaltning av klientmidler er ikke en lovpålagt oppgave i henhold til lov nr 131 om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsetaten 44. Lovens krav om internkontroll kommer derfor ikke til anvendelse. Kravet om tilfredsstillende internkontroll følger imidlertid av kommuneloven og kommunalt regelverk, se nedenfor. For å bidra til at klientenes midler forvaltes på en betryggende måte, og i henhold til lov og regelverk, er det i Oslo kommune gitt felles rutiner og retningslinjer for forvaltningen av klientmidler. Arbeids- og velferdsdirektoratet utga i mai 2008 Landsdekkende veiledningsrutiner for frivillig forvaltning av enkeltpersoners økonomi. Disse gir en generell veiledning i tillegg til kommunens egne rutiner. Bydelene har imidlertid et selvstendig ansvar for å sikre betryggende forvaltning. Undersøkelsens hovedproblemstilling har vært: Sikrer bydelenes rutiner og praksis at forvaltningen av klientmidler er i samsvar med gjeldende regelverk og god regnskapspraksis? I denne undersøkelsen har vi blant annet sett nærmere på: grunnlaget for sosialtjenestens forvaltning, herunder om forvaltningsavtalene ble utformet og inngått i overensstemmelse med kommunale og statlige føringer. ansvarsforholdene, arbeidsdelingen og kontrollaktivitetene ved gjennomføringen av forvaltningen var i overensstemmelse med kommunale og statlige føringer, samt anerkjent praksis på området. Nærmere om kravet til internkontroll Byrådet skal, som øverste ledelse for den samlede kommunale administrasjonen sørge for at denne drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll, jf kommuneloven 20 nr 1 og 2: 1. Kommunerådet og fylkesrådet er den øverste ledelse for den samlede kommunale eller fylkeskommunale administrasjon, med de unntak som følger av denne lov. Kommunestyret og fylkestinget kan selv fastsette at det skal være adgang til å tildele enkeltmedlemmer av rådet ledelsesansvar på rådets vegne for deler av den kommunale eller fylkeskommunale administrasjon. 2. Kommunerådet og fylkesrådet skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet og at de vedtak som er truffet blir iverksatt. Kommunerådet og fylkesrådet skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Bestemmelsen som sådan innebærer ingen lovpålagt plikt til å etablere et system for intern kontroll. I Ot.prp. nr. 70 ( ) om lov om endringer i kommuneloven pkt uttales det at ( ) det må regnes som fast praksis at administrasjonssjefen har ansvar for å etablere internkontroll i administrasjonen. Etableringen av tilstrekkelig internkontroll må regnes som en nødvendig del av administrasjonssjefens ledelsesansvar. Det er i tråd med allment aksepterte ledelsesprinsipper at en leder av en virksomhet etablerer rutiner og systemer som blant annet skal bidra til å sikre at organisasjonen når de mål som er satt. 44 Trådte i kraft Tilsvarende gjaldt tidligere i forhold til sosialtjenesteloven. 49

50 Rapport 23/2010 Oslo kommune har definert et overordnet rammeverk for god intern kontroll 45. Dette består av overordnede prinsipper og føringer for hvordan intern kontroll systemet skal bygges opp. Det understreker at intern kontroll er en integrert prosess i mål- og resultatsstyringen som utformes for å gi rimelig grad av sikkerhet for: - Målrettet og effektiv tjenesteproduksjon og drift - Pålitelig økonomi- og styringsdata samt økonomiforvaltning - Etterlevelse av lover, regler og retningslinjer Ansvaret for intern kontroll er av bystyret lagt til bydelsdirektør, jf instruks for virksomhetsledere 3: Virksomhetsleder har administrativt, faglig og økonomisk ansvar og myndighet for virksomheten innenfor de fullmakter som er gitt av overordnet politisk/administrativt organ. Virksomhetslederen skal lede innenfor gitte rammer, planlegge og utvikle, iverksette, kontrollere og evaluere oppgavene og ressursene i virksomheten, slik at midlene blir brukt forsvarlig og i samsvar med kommunens målstyring, lover, avtaler, regler, instrukser og prinsipper. I henhold til Oslo kommunes ledelsesprinsipper (Bystyremelding nr 7/1998 Ledelses- og kompetanseutvikling i Oslo kommune ) punkt 2 første setning kan virksomhetsleder ( ) delegere oppgaver til andre og gi dem ansvaret for utførelsen - sammen med den myndighet som er nødvendig for å kunne utføre oppgaven. Videre er virksomhetsleder pålagt å sørge for at nødvendige kontroll- og rapporteringsrutiner er på plass ved delegering. Vedtak og skriftlige avtaler Tvungen forvaltning Folketrygdloven 22-6 gir hjemmel for Arbeids- og velferdsetaten til å treffe vedtak om at trygdeytelser i gitte situasjoner skal utbetales til et NAV-kontor. Sosialtjenesten skal disponere ytelsen til det beste for klienten. Dette forutsetter en konkret, individuell vurdering av den enkelte klients situasjon. Revisjonskriterier: Tvungen forvaltning av klientmidler skal være basert på vedtak fra Arbeids- og velferdsetaten. Sosialtjenesten skal utarbeide en disponeringsplan. Revisjonskriteriene er utledet fra: Lov nr 19 om folketrygd (folketrygdloven) 22-6 første og andre ledd: Dersom en person ikke er i stand til å disponere ytelsen selv på grunn av sinnslidelse, psykisk utviklingshemning, alvorlig mental svekkelse, hjerneskade, eller misbruk av berusende eller bedøvende midler, kan ytelsen utbetales til en annen person eller til et Nav-kontor. Det samme gjelder når en person åpenbart bruker sine trygdeytelser til skade for seg selv eller en person som han eller hun forsørger eller plikter å forsørge. Ytelsen skal disponeres til beste for den som har rett til den. Grunnleggende prinsipper for forsvarlig saksbehandling og kravene til god forvaltningsskikk. (Forsvarlig saksbehandling innebærer blant annet krav til sosialtjenestens utredning av saken, krav om saklighet og kontradiksjon. God forvaltningsskikk innebærer blant annet krav om orden og skriftlighet i saksbehandlingen.) 45 Byrådssak 1057/08 Overordnet rammeverk for god intern kontroll i Oslo kommune. 50

51 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler Frivillig forvaltning Ved inngåelse av avtale om frivillig forvaltning utøver ikke sosialkontoret offentlig myndighet og avtalen reguleres derfor av privatrettslige regler. Avtalen må forankres i alminnelige avtalerettslige prinsipper. undersøkte om bydelene hadde benyttet kommunens standardavtale, eventuelt om det forelå en annen skriftlig forvaltningsavtale, signert av begge parter. I den forbindelse bemerker vi at det ble lagt til grunn at det måtte foreligge en skriftlig avtale som, foruten å angi hvilke inntekter og utgifter som inngikk i forvaltningen, omhandlet partenes plikter og rettigheter for øvrig. En samtykkeerklæring fra klient, eller et budsjett/disponeringsplan signert av begge parter, utgjorde således ikke en tilfredsstillende forvaltningsavtale i denne sammenheng. Dersom dette ikke var tilfelle, ble sakene registrert som om det ikke forelå skriftlig forvaltningsavtale. Revisjonskriterier: En avtale om frivillig forvaltning av klientmidler skal være skriftlig. Bydelen skal benytte Oslo kommunes standard forvaltningsavtale og tilpasse denne til den enkelte klients behov. Revisjonskriteriene er utledet fra: Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenesters fellesskriv til bydelene 5/2007 Forvaltning av klientmidler i sosialtjenesten s 1: En avtale om frivillig forvaltning av inntekt skal være skriftlig. Det er utarbeidet en standard forvaltningsavtale. Avtalen finnes på sosialtjenestens intranett Stine. Avtalen skal benyttes ved frivillig forvaltning av inntekt. Arbeids- og velferdsdirektoratets Landsdekkende veiledningsrutiner for frivillig offentlig forvaltning av enkeltpersoners økonomi punkt 4.1: Bruker og kommunen eller NAV-kontoret skal gå igjennom hvilke behov avtalen skal fylle og hvilke alternativer bruker kan tilbys for å dekke behovet. En forvaltningsavtale skal være individuelt tilpasset. Ansvarsforhold myndighet til å inngå forvaltningsavtalen Revisjonskriterier: Avtale om frivillig forvaltning skal inngås av sosialsjefen, eller den som sosialsjefen har delegert myndighet til. Ansvarsforholdene skal være basert på skriftlige og oppdaterte delegasjoner. Revisjonskriteriene er utledet fra: Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenesters fellesskriv til bydelene 5/2007 Forvaltning av klientmidler i sosialtjenesten s 1 og 5: En avtale om frivillig forvaltning av inntekt skal være skriftlig og undertegnet av begge parter i avtaleforholdet. Avtale om forvaltning må inngås mellom forvaltningsklienten og sosialsjef, eller den som sosialsjefen bemyndiger. Juridisk strategi for Oslo kommune (bystyresak 466/05): Oslo kommunes organisasjon skal være basert på klare delegasjonslinjer og ansvarsforholdene skal tydelig fremgå. Delegasjoner skal være oppdaterte, skriftlige og tydelig. Overordnet rammeverk for god intern kontroll i Oslo kommune Byrådssak 1057/08 punkt

52 Rapport 23/2010 Styrings- og kontrollmiljø: Virksomheten må legge særlig vekt på: Tydelige fullmakter og rapporteringslinjer ved tildeling av ansvar og myndighet Arbeidsdeling Gjeldende retningslinjer forutsetter en arbeidsdeling ved at registrering, kontroll og endelig godkjenning av den enkelte betaling skal foretas av to personer. Videre skal forvaltningskontiene avstemmes av en tredje person. Samme sikkerhetskort, brukernavn og personlig passord kan ikke benyttes ved registrering/første godkjenning og endelig godkjenning (godkjenner 2) i Nordea Bedrift Nettbank. Undersøkelsen har vært rettet mot den kontrollen som godkjenner 2 skal utføre, da dette er siste kontroll før klientens forvaltningskonto blir belastet. Innlogging i Nordea Bedrift Nettbank Revisjonskriterium: Personlig passord må ikke formidles eller på annen måte gjøres tilgjengelig for andre. Revisjonskriteriet er utledet fra: Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenesters fellesskriv til bydelene 5/2007 Forvaltning av klientmidler i sosialtjenesten s 4: Brukernavn og passord må ikke skrives ned og ikke formidles til andre. Kontroll før endelig godkjenning av betalinger Revisjonskriterium: Endelig godkjenning av den enkelte betaling skal være basert på faktura eller annet grunnlag for belastning av konto. Revisjonskriteriet er utledet fra: Helse- og velferdsetatens rutinehåndbok for Bedrift Nettbank indeks 12; generelt om betalinger s 9: Følgende materiale er nødvendig: Tilgang til Winsosialmiljøet Sikkerhetskort Brukernavn og passord til CN Grunnlag for belastning av konto (Indeks ) (Indeks ) (Faktura og lignenede) Helse- og velferdsetatens rutinehåndbok for Bedrift Nettbank indeks 12; vedrørende ettergodkjenning av betalinger s 20: En annen bruker enn den som har registrert og godkjent betalingene må foreta den endelige godkjenningen. Fellesskriv 5/2007 s 5: Alle transaksjoner må godkjennes av to personer. Landsdekkende veiledningsrutiner for frivillig offentlig forvaltning av privatpersoners økonomi punkt 6: 52

53 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler En avtale om frivillig offentlig forvaltning av enkeltpersoners økonomi må gjennomføres på en betryggende måte. Begrepet betryggende stiller krav til selve rutinen og de personer som skal utføre rutinen. Pengetransaksjonene må kontrolleres under forberedelse til overføring, under selve overføringen og på et senere tidspunkt ved utøvelse av revisjon. Revisjonskriterium: Før endelig godkjenning av utbetalinger til andre enn klienten, må det kontrolleres om faktura/ utbetalingsgrunnlaget gjelder klienten, og om de registrerte opplysningene i nettbanken om mottakers kontonummer og beløp samsvarer med fakturaen/utbetalingsgrunnlaget. Revisjonskriteriet er utledet fra: Landsdekkende veiledningsrutiner for frivillig offentlig forvaltning av privatpersoners økonomi punkt 6; se ovenfor. God regnskapspraksis Revisjonskriterium: Før endelig godkjenning av utbetalinger til klienten må det kontrolleres om det registrerte kontonummeret i nettbanken samsvarer med valid dokumentasjon på avtalt kontonummer. Revisjonskriteriet er utledet fra: Landsdekkende veiledningsrutiner for frivillig offentlig forvaltning av privatpersoners økonomi punkt 6; se ovenfor. God regnskapspraksis Utskrift av endelig godkjent betaling Revisjonskriterium: Kvittering på endelig godkjent betaling skal skrives ut for hver utbetaling. Revisjonskriteriet er utledet fra: Helse- og velferdsetatens rutinehåndbok for Bedrift Nettbank indeks 12; utskrift av endelig godkjent betaling s 22 og 25: For å dokumentere hvem som har utført de forskjellige operasjonene i betalingsprosessen og at betaling er utført, må det skrives ut en kvittering for hver utbetaling. Fellesskriv 5/2007 s 2: Kvittering på utført betaling, sletting og endring etter endelig godkjenning skrives ut og stiftes sammen med kvittering og arkiveres sammen med kontoutskrift. Avstemming av forvaltningskonto Revisjonskriterier: Forvaltningskontoen skal avstemmes av en person som ikke har vært delaktig ved betalingene i Bedrift Nettbank. Avstemmingen skal baseres på kontoutdrag fra banken, mappe med regnskapsbilag/fakturaer og forrige måneds avstemmingsskjema. Avstemmingen skal dokumenteres i skjemaet månedlig avstemming av forvaltningskonto. 53

54 Rapport 23/2010 Revisjonskriteriet er utledet fra: Fellesskriv 5/2007 s 5: Det skal foretas månedlig avstemming. Avstemming skal utføres av regnskaps- og forvaltningsansvarlig. Dette skal ikke være samme person som har utført betalingene i Bedrift Nettbank. Rutiner for avstemming og kontroll fremgår av brukerhåndboken for Bedrift Nettbank. Helse- og velferdsetatens rutinehåndbok for Bedrift Nettbank indeks 12; generelt om avstemming s 81: Avstemmingen utføres månedlig etter at perioden er avsluttet og kontoutdrag er mottatt fra banken. Følgende materiale er nødvendig for å foreta avstemmingen: Kontoutdrag fra banken Mappe med regnskapsbilag/fakturaer Skjema: Forrige måneds avstemming Skjema Månedlig avstemming forvaltningskonto Arbeidet utføres av regnskaps eller forvaltningsansvarlig ved sosialkontoret. Dette skal ikke være samme person som har utført betalingene i Corporate Netbank eller ettergodkjenne betalingene. Andre kontrollaktiviteter Evaluering av forvaltningsavtalen Revisjonskriterium: Forvaltningsavtalen skal evalueres senest etter ett år. Revisjonskriteriet er utledet fra: Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenesters fellesskriv til bydelene 5/2007 Forvaltning av klientmidler i sosialtjenesten s 2: Avtalen skal minimum evalueres etter ett år. Landsdekkende veiledningsrutiner for frivillig offentlig forvaltning av privatpersoners økonomi punkt Avtalen bør evalueres løpende, og tidspunkt for evaluering bør fremgå av avtalen. Medarbeidernes kjennskap til gjeldende rutiner og retningslinjer God internkontroll forutsetter at medarbeiderne er sikret tilgang til og kunnskap om gjeldende regelverk og rutiner på det aktuelle fagområdet. Revisjonskriterium: Medarbeiderne må ha kjennskap til Oslo Kommunes gjeldende rutiner og retningslinjer. Revisjonskriteriet er utledet fra: Kommuneloven 20 nr 1 og 2 Overordnet rammeverk for god intern kontroll i Oslo kommune (Byrådssak 1057/08) Oslo kommunes kvalitetshåndbok for sosialtjenesten kapittel 1.3.5: Medarbeiderne må ha kjennskap til gjeldende regelverk og rutiner. 54

55 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler Vedlegg 3 Uttalelse fra Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester. 55

56 Rapport 23/

57 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler Vedlegg 4 Uttalelser fra de ni bydelene. 57

58 Rapport 23/

59 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler 59

60 Rapport 23/

61 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler 61

62 Rapport 23/

63 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler 63

64 Rapport 23/

65 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler 65

66 Rapport 23/

67 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler 67

68 Rapport 23/

69 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler 69

70 Rapport 23/

71 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler 71

72 Rapport 23/

73 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler 73

74 Rapport 23/

75 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler 75

76 Rapport 23/

77 Oslo kommune Grenseveien 88, 0663 OSLO Telefonnummer: Telefaksnummer: Grafisk produksjon: Allkopi AS