Etiske retningslinjer. For Politiets data- og materielltjeneste

Transkript

1 Etiske retningslinjer For Politiets data- og materielltjeneste Januar

2 Forord Etikk er et sett av normer, retningslinjer og prinsipper til veiledning for våre handlinger. Vi i PDMT skal opptre på en slik måte at vår eier, våre kunder, brukere og leverandør har tillit til oss. Vår evne til å skape gode resultater og bygge et positivt omdømme, avhenger av en høy etisk standard. Etiske retningslinjer for PDMT er bygget opp omkring gjeldende lover, Etiske retningslinjer for statstjenesten (Moderniseringsdepartementet 2006), Grunnleggende verdier, moral og etikk en innføring i etikk for ansatte politi og lensmannsetaten (Politidirektoratet 2004) og gode innspill hentet fra våre medarbeidere og samarbeidspartnere. De etiske retningslinjene gjelder for alle som arbeider i PDMT. Det å skape en kultur for å opptre med etiske bevissthet er en viktig lederoppgave, og det pålegges derfor alle ledere å gjøre disse retningslinjene kjent for medarbeiderne. Vi må kunne stole på at våre medarbeidere handler redelig, etisk og i samsvar med gjeldende lovverk. Det vil bli enklere for oss å skape et godt omdømme dersom vi vet hva vi skal gjøre, hvordan vi skal gjøre det og hvorfor det vi gjør er riktig. Skal vi lykkes i våre bestrebelser så er det ikke nok å introdusere disse etiske reglene. De må følges opp gjennom daglige refleksjoner og oppdateres slik at de til enhver tid er tilpasset behovet. Jeg ønsker å skape en tydelig bevissthet omkring dette viktige temaet ved å få dere til å reflektere rundt hva som er akseptabelt og god praksis i PDMT, og være åpne i forhold til etiske dilemma. Konferer gjerne konkrete og mulige tilfeller med kollegaer eller nærmeste leder. Lars Henrik Bøhler Direktør 2

3 Innledning Gjennom arbeidet med å utarbeide etiske retningslinjer, har vi i prosjektgruppen 1 hatt mange diskusjoner rundt hva god etikk er. Vi ser at mange tilfeller ligger i en gråsone, og krever derfor refleksjon og omtanke før vi handler. Nettopp å skape bevissthet rundt etiske dilemma, og få oss til å reflektere rundt hva som er akseptabelt og god praksis i PDMT, er vårt mål med å introdusere etiske retningslinjer. Etiske retningslinjer for PDMT beskriver vår etiske standard. Dette dokumentet omfatter våre holdninger og krav til saker av etiske karakter. Dokumentet gjelder ansatte, ledere, konsulenter, vikarer og andre som opptrer på vegne av PDMT. Vi har lagt vekt på å være så tydelig som mulig i forhold til vanskelige problemstillinger vi i PDMT møter. Innen hvert hovedområde har vi derfor utarbeidet etiske dilemma, som gir svar på hva vi skal gjøre og hvordan vi skal handle i ulike situasjoner. Når dere møter etiske dilemma, som ikke er beskrevet her, så vil vi gi dere følgende enkle etiske tips: Vær åpen til etiske dilemma. Konferer gjerne med kolleger eller nærmeste leder om hva som er etisk riktig. Bruk nok tid når vanskelige beslutninger skal tas. De gale beslutninger kommer ofte som et resultat av at de ikke er ordentlig gjennomtenkt. Med vennlig hilsen Prosjektgruppen v/ prosjektleder Kine Dahl 1 Prosjektgruppen: Kine Dahl SPA/ Strategi og ou Elin Karlskås SPA/ Personal og HMS Joakim Bustad SKA / Sikkerhet Ingerid Marie Utvik KIMA / Innkjøpsstøtte 3

4 1. Etisk verdigrunnlag i PDMT PDMT ønsker medarbeidere som har høy integritet og gode etiske grunnholdninger i sitt daglige virke. Vi ønsker å tilrettelegge for kontinuerlig etisk refleksjon over egen og andres atferd, som igjen bidrar til å styrke den etiske bevisstheten. Vi ønsker å ha ansatte som har tillit til og respekterer hverandre. Og vi vil ha kunder og brukere som har tiltro til vår kompetanse og redelighet. Vårt omdømme skal derfor bygge på våre verdier: Vi skal gjøre hverandre gode Vi skal være kompetente og kunnskapssøkende Vi skal være humørfulle Vi skal være helhetsorienterte Vi skal være nyskapende Vi skal være profesjonelle forhold til å skape og utvikle en sunn bedriftskultur. PDMTs etiske retningslinjer er vår felles sjekkliste og de tydeliggjør hvordan vi som medarbeidere i PDMT forventes å handle. Leders særlige ansvar Retningslinjene gjelder for alle som jobber for PDMT, men ledere i PDMT har et spesielt ansvar for å gjøre sine kollegaer kjent med retningslinjene, legge forholdene best mulig til rette for etterlevelse og gå foran som gode forbilder. Det er også et lederansvar å forsikre seg om at konsulenter, vikarer eller leverandører av produkter og tjenester til PDMT, gjøres kjent med retningslinjene og agerer i tråd med disse. Som leder i PDMT har du ansvar for det som skjer i virksomheten. Det er lettere å leve med dette ansvaret så lenge du kan stole på at dine medarbeidere handler redelig, etisk og innenfor lovens grenser. Å skape kultur for å opptre med etisk bevissthet er derfor en viktig lederoppgave. Det er gjennom din egen adferd som leder du setter standarden. 2. Etisk ansvar hos hver enkelt av oss Etikk og omdømme Det er viktig å innse at PDMT som virksomhet ikke kan handle rett eller galt, etisk eller uetisk. Det er det mennesket i virksomheten som gjør. I arbeidssituasjonen representerer hver enkelt av oss hele PDMT, og vi handler på vegne av hele virksomheten. Ansatte i PDMT er de viktigste medspillerne for å ivareta PDMTs omdømme. Vi er den viktigste medspilleren dersom vi vet hva vi skal gjøre, hvordan vi skal gjøre det og hvorfor det vi gjør er viktig. Våre handlinger som enkeltpersoner er viktige også fordi de kan påvirke våre resultater, både samfunnsmessig så vel som miljømessig og økonomisk. Hver og en av oss har et ansvar i Rekruttering inn i en etisk hverdag Riktig kompetanse og lojale medarbeidere er avgjørende for at PDMT skal nå de overordnede mål. Ansettelse av riktig person med relevant kompetanse blir derfor viktig. Hvordan sikre oss en etisk bevisst rekrutteringsprosess? - Karrieremuligheter for medarbeidere som ønsker nye utfordringer skal synliggjøres. - Kompetansekrav er det kriteriet som vektes tyngst når kandidater vurderes og prioriteres. - Det skal komme tydelig frem i utysningsteksten at vi søker et mangfold. Søkere med antatt annen etnisk bakgrunn, søkere som oppgir en eller annen funksjonshemming, skal vurderes på lik linje med andre søkere. - Alle som er med i en ansettelsesprosess må vurdere egen habilitet. Det skal ikke være omstendigheter som kan så tvil om en persons upartiskhet. 4

5 - Nærmeste leder skal sørge for at den nye medarbeideren tidlig i arbeidsforholdet får forståelse for våre etiske retningslinjer. Likeverd og mangfold Som medarbeidere i PDMT viser vi respekt for enkeltmennesket og arbeider aktivt for et godt arbeidsmiljø preget av likeverd og mangfold. Det forventes at vi behandler alle de vi kommer i kontakt med gjennom arbeidet eller arbeidsrelaterte aktiviteter med høflighet og respekt. Vi skal unngå å opptre på en måte som kan ha negativ effekt på kollegaer, arbeidsmiljøet eller PDMT som organisasjon. Vi aksepterer ingen form for diskriminering av egne kolleger eller andre vi møter som en del av vårt arbeid i PDMT. Det kan ved enkelte tilfeller likevel være lovlig og saklig begrunnet å forskjellsbehandle for å oppnå likeverd og mangfold. Diskriminering er all forskjellsbehandling, eksklusjon eller preferanser gjort med grunnlag i rase, kjønn, alder, funksjonshemning, seksuell legning, religion, politisk oppfatning, nasjonal eller etnisk opprinnelse eller andre forhold som fører til opphevelse eller svekking av likebehandling. Plikt til å si ifra Kravet til lojalitet forplikter oss til å si fra dersom vi oppdager uetiske eller ulovlige forhold, og til å be om råd dersom vi befinner oss i et etisk dilemma. Da skal vi ta saken opp med nærmeste overordnede eller andre personer vi har tillit til. Når vi opplever det som vanskelig å rapportere forholdet til linjeledelsen, kan forholdet rapporteres til faggruppe personal og HMS, tillitsvalgte eller hovedverneombudet. PDMT vil ikke iverksette negative sanksjoner overfor ansatte som i god tro og på en lojal måte informerer til ansvarlig person, enhet eller myndighet om mulige brudd på PDMTs etiske retningslinjer, gjeldende lover eller andre kritikkverdige forhold i vår virksomhet. Brudd på etiske retningslinjer Brudd på PDMTs etiske retningslinjer eller relevante lovbestemmelser kan medføre reaksjoner. Dette kan være i form av advarsel, oppsigelse og i verste fall anmeldelse til relevant myndighet. Denne type saker skal behandles av ledergruppen i samråd med faggruppe personal og HMS, og avgjøres av direktøren. Det er viktig at slike brudd blir kjent, og at det tas opp og tas på alvor på relevant nivå (medarbeider, faggruppeleder, avdelingsdirektør). Alle i PDMT har et særlig ansvar for å påse at etiske retningslinjer og relevante lovbestemmelser blir overholdt. Dilemma - Habilitet Vi skal rekruttere en ny medarbeider i min avdeling og jeg skal delta i denne rekrutteringsprosessen. Jeg oppdager at datteren til en venn er en av søkerne. Jeg har gjennom mange år hatt sosial omgang med denne vennen, og mine barn er venner med søkeren. Hva bør jeg gjøre? Du må gjøre din leder og andre som deltar i rekrutteringsprosessen oppmerksom på forholdet og avklare om du fortsatt skal delta. I utgangspunktet er du i dette tilfellet inhabil. Dersom det på grunn av din rolle eller fagkompetanse likevel besluttes at du skal delta videre i prosessen, er det viktig at du ikke står for utvelgelsen alene. Dette på grunn av ditt nære forhold til søkeren og hennes familie. Dilemma - etikk i hverdagen I dag tidlig når jeg kom til PDMT sto det en ukjent og ventet på å slippe inn. Jeg ville være høflig og holdt døra åpen for vedkommende. Var det rett? Ja. Selv om du ikke kjente vedkommende er det helt i orden å slippe henne inn ytterdøra for deretter å vise veien til resepsjonen i tredje. Derimot så er det ikke greit å slippe ukjente inn i PDMT sine områder uten å følge prosedyren med at besøkende skal skrive seg inn i protokollen i resepsjonen. Dersom vedkommende hevder å være ansatt, må dette verifiseres med gyldig adgangskort. Når det er gjort kan du åpne etasjedørene også. 5

6 Dilemma - omdømme På et eksternt seminar overhører jeg en samtale hvor det snakkes om fortrolige saker i PDMT. Skal jeg henvende meg til dem og gjøre dem oppmerksom på at saken de diskuterer er konfidensiell? Ja, du bør på en høflig måte gjøre dem oppmerksom på at uvedkommende kan høre hva de snakker om og at det kan skade PDMTs virksomhet og omdømme. 3. Taushetsplikt og informasjonssikkerhet Som medarbeidere i staten er alt vi gjør i utgangspunktet offentlig, i henhold til offentlighetsloven og forvaltningsloven. Likevel er det av og til forhold som gjør at informasjon må skjermes. Taushetsplikt Taushetsplikten skal forhindre at uvedkommende får tilgang til informasjon som kan skade PDMTs virksomhet eller omdømme. Taushetsplikten skal også beskytte den enkeltes personvern og integritet. Vi må derfor vurdere med hvem, hvor og hvordan vi snakker om PDMT-relaterte forhold, slik at ikke uvedkommende får tilgang til taushetsbelagt informasjon. Informasjon som er gradert, dvs. informasjon som av ulike årsaker ikke skal offentliggjøres, skal heller ikke gjøres kjent for ansatte i PDMT som ikke er autorisert for å motta denne informasjonen. I tilfeller hvor du sitter på informasjon som kan kategoriseres som gradert, kan du stille deg tre kontrollspørsmål som grunnlag for dine vurderinger om hvem som eventuelt bør får denne informasjonen: Må den spesifikke informasjonen skjermes eller ikke i henhold til personopplysningsloven eller sikkerhetsloven? Kan jeg i kraft av min stilling og tilhørende myndighet ta ansvar for å spre denne informasjonen? Hvem skal i henhold til tjenestelig behov få tilgang til denne informasjonen? Behandling av sensitiv informasjon I tillegg til politiets krav om taushetsplikt må vi ta hensyn til de personene som er registrert i de systemer som vi drifter i PDMT. System betyr i dette tilfellet alle tekniske og organisatoriske tiltak og de rutiner som gjelder håndtering av informasjon. Personopplysningsloven regulerer informasjon om individets rettigheter i forhold til de personopplysinger som er registrert. Dette stiller igjen krav til politiet i behandling av sensitive opplysninger, som videre genererer krav til systemene som skal håndtere denne informasjon. Det er viktig å presisere at informasjonen er like sensitiv om den er lagret i et elektronisk register, om vi tar utskrift og får informasjonen på et ark, eller om vi snakker sammen om det som står i registrene. Dilemma - Taushetsplikt Jeg traff en veldig kjekk jente ute på byen i helgen. Kan jeg bruke tilgangen til politiets registre for å få bekreftet at hun, eller noen av hennes nærmeste, ikke har et langt kriminelt rulleblad? Nei. Opplysningene tilknyttet rulleblad skal bare deles med de som har tjenestemessig behov for å vite om innholdet. I dette tilfellet har du ikke slikt tjenestemessig behov. Dilemma - Taushetsplikt Jeg har gjennom tjenesten fått kjennskap til at kjæresten til nabojenta har et langt rulleblad. Kan jeg fortelle dette til foreldrene til jenta, slik at de skal være forberedt på hva slags person de er i ferd med å slippe inn i familien? Nei. Opplysningene tilknyttet rulleblad skal bare deles med de som har tjenestemessig behov for å vite om innholdet. Naboene har ingen slike tjenestemessige behov. 6

7 4. Habilitet Uavhengighet Som ansatt i PDMT skal vi unngå å komme i et avhengighetsforhold til kunder, leverandører eller andre interessenter. Dette for å kunne ta beslutninger eller utføre arbeidet på uavhengig grunnlag. Habil som offentlig ansatt For oss i PDMT gjelder spesielle regler om habilitet i henhold til tjenestemannsloven. De samme reglene gjelder også for andre som utfører arbeid eller tjeneste for det offentlige, for eksempel konsulenter. At en person er inhabil vil si at det foreligger omstendigheter som er egnet til å svekke tillitten til hans upartiskhet. Dilemma - Habilitet PDMT har i en årrekke samarbeidet med Steria. Jeg er kjent med at det pågår en anbudsprosess der Steria er en av tilbyderne. Jeg jobber daglig tett med Sterias representanter i et annet pågående prosjekt, og har i denne sammenheng blitt invitert på middag. Hvordan forholder jeg meg til dette? Diskuter saken med din leder. Dersom det blir besluttet at du skal delta er det viktig at du ivaretar taushetsplikt i forhold til anbudsprosessen. Dersom du deltar er det også viktig at den som leder innkjøpet er informert. 5. Etisk relasjon til kunder og leverandører Relasjonsbygging versus smøring God kontakt mellom kunder og leverandører er viktig for et vel fungerende næringsliv. Det er likevel viktig å ha et bevisst forhold til hvordan vi som offentlige ansatte i PDMT bygger relasjoner. Denne bevisstheten må vi ha både når vi opptrer som kunde og leverandør. Saker om smøring i offentlig og privat sektor har preget nyhetsbildet i lang tid. Spørsmålet er hvor går egentlig den etiske grensen? Hvilke virkemidler er legitime for å fremme lojalitet og bygge barrierer mot konkurrenter, og hvilke virkemidler er illegitime? Som ansatt i PDMT har vi ansvar for å ha en forståelse for og agere i henhold til hva som er akseptabelt for oss å gi eller ta imot når det gjelder gaver, altså varer, tjenester, bevertning, opplevelser og invitasjoner. Mye av det som før virket ok å ta imot, er i dag uakseptabelt. Gaver, tjenester og representasjon Den enkelte i PDMT skal ikke direkte eller indirekte motta gaver eller andre fordeler med mindre de er av ubetydelig verdi. Med ubetydelig verdi menes for eksempel en blomst eller en flaske vin når du holder foredrag, en arbeidslunsj eller en arbeidsmiddag. Se oversikt på slutten av kapitlet over hva som er akseptabelt å motta og hva som ikke er det. Deltakelse på arrangementer betalt av andre skal vurderes etter faglig innhold og forretningsrelevans. Det skal alltid godkjennes i forkant av nærmeste avdelingsdirektør. Det er viktig at vi har en åpenhet mellom den enkelte og leder om alle forhold knyttet til mottak av gaver, representasjon og lignende. 7

8 Dilemma - Representasjon Jeg har ved flere anledninger vært i tvil om jeg burde motta gaver og delta på middager og ulike former for tilstelninger hos selskaper PDMT har forbindelser med. Har PDMT satt en beløpsgrense for hva som er akseptabelt? Nei, det er ikke satt en generell grense for hva som er akseptabelt da dette vil avhenge av den konkrete situasjonen. Det er ikke bare verdien på en enkelt gave eller middag som er avgjørende, men også hvor ofte det forekommer. Selv en liten gave eller deltakelse på en normal forretningsmiddag kan være uakseptabel i en bestemt situasjon, eksempelvis i forbindelse med en kontraktsevaluering. Det er viktig at du har en åpen dialog med din leder om gaver og representasjon. for tilstelninger hos selskaper PDMT har forbindelser Er du i tvil? med. Har PDMT satt en beløpsgrense for hva som er akseptabelt? Hva er det forretningsmessige formålet med gaven? PDMT Hvorfor satt skal en beløpsgrense vi dekke/få dekket for disse utgiftene? hva som Er du er i en akseptabelt? tilbuds-/forhandlingssituasjon? Er gaven personlig eller til PDMT? Som i enhver Forventes anskaffelsesprosess gjenytelse? i PDMT Betydelig må du forholde - ubetydelig deg verdi? til Lov om Offentlige Kunne anskaffelser. vi gitt/tatt imot en gave av samme Grunnprinsippene verdi? om konkurranse og likebehandling Er utgiftsdekningen er rådende. avtalt Disse med reglene virksomheten, spesifiserer og også ikkei bare detalj med hvordan enkeltpersoner egne og andres som erfaringer mottar? med mer kan benyttes i slike Hvilke etiske retningslinjer har mottaker? prosesser. I denne situasjonen må du opptre Gis profesjonelt gaven skjult og eller nøytralt. åpent? Du bør reflektere Leveres over den eget hjem ståsted eller på i forhold jobben? til din habilitet. Er gaven Føler gitt du til mange at dette eller blir bare til en? vanskelig, Hvor ta ofte? forholdet opp med den som leder prosessen. Dilemma - Offentlig anskaffelser Jeg deltar i en anbudsprosess for kjøp av motorsykler, og har lang erfaring med en av tilbyderne. Jeg har også mange kollegaer som er svært fornøyde med denne tilbyders produkter. Hvordan forholder jeg meg i denne anbudsprosessen? Som i enhver anskaffelsesprosess i PDMT må du forholde deg til Lov om Offentlige anskaffelser. Grunnprinsippene om konkurranse og likebehandling er rådende. Disse reglene spesifiserer også i detalj hvordan egne og andres erfaringer med mer kan benyttes i slike prosesser. I denne situasjonen må du opptre profesjonelt og nøytralt. Du bør reflektere over eget ståsted i forhold til din habilitet. Føler du at dette blir vanskelig, ta forholdet opp med den som leder prosessen. 8

9 Uakseptabelt Må vurderes Som regel OK Penger Ytelse som f.eks. materialer levert hjem Gaver med betingelser Returprovisjon/kickback til privatperson Faglige arrangementer der reise og/eller opphold betales av andre Gaver som kan påvirke en tilbuds- eller forhandlingssituasjon Kostbare reiser, opphold og arrangementer med lite faglig innhold, der andre enn egen bedrift dekker utgiftene Bevertning eller arrangementer som er egnet til å påvirke i en tilbuds- /forhandlingssituasjon Seksuelle tjenester Kontantutbetaling uten avregning og dokumentasjon Dekning av utgifter for ledsagere Dekning av private utgifter Lojalitetsbonus til ansatte som privatpersoner i et fordelsprogram (fly/hoteller) Gaver ved runde år og andre anledninger Konkurranser med premier som kan betraktes som gaver Takk for hjelpen-gaver Billetter til sports- og kulturarrangementer Dyre måltider Deltakelse av ledsager Invitasjoner til private anledninger (privat hytte, bryllup) Innkvartering med høy standard Reise over lange avstander, dyre billetter Dekning av utgifter for offentlig ansatte Profilgaver av ubetydelig verdi Gaver av liten verdi, f.eks. en blomst eller en flaske vin når du holder foredrag Arbeidslunsj og arbeidsmiddag Faglige arrangementer der deltakers arbeidsgiver dekker reise og opphold Moderat innkvartering på virksomhetens eget gjestehus Felles transport (f.eks. minibuss) over moderate avstander Deltakelse på vertens egne faglige arrangementer (forutsatt at reise og opphold betales av egen virksomhet) 6. Anskaffelsesprosessen PDMTs medarbeidere skal overhodet ikke motta gaver eller andre ytelser fra potensielle leverandører. Den taushetsplikten som måtte gjelde for prosessen bl.a. i forhold til innholdet i leverandørers tilbud og interne vurdering, gjelder i forhold til øvrige ansatte i PDMT som ikke deltar i anskaffelsesprosessen, etaten for øvrig og eksterne. 9

10 I PDMT er det. Etikk i offentlige innkjøpsprosesser I PDMT er det mange som foretar innkjøp, men kun noe få som har innkjøper som betegnelse på sin stilling. Etiske retningslinjer i forbindelse med innkjøpsprosesser gjelder selvfølgelig for alle som faktisk handler med leverandører. Det er særlig tre forhold som er vesentlige for innkjøpere i PDMT: inhabilitet, korrupsjon og lekkasjer. Disse er spesielt viktig fordi denne gruppen i større grad enn andre ansatte kan bli utsatt for spesialtilbud fra leverandører av varer og tjenester. Dette innebærer at innkjøpere i PDMT må utvise særlig aktsomhet med hensyn til å motta fordeler fra aktuelle eller potensielle leverandører, og håndtere sensitive opplysninger til bruk i anskaffelsesprosessen. Det er også viktig for innkjøpere i PDMT å sette seg inn i alt regelverk tilknyttet innkjøp, fordi et av etikkens første bud er nettopp å følge lover og regler. Strengere regler under en anskaffelsesprosess PDMT har jevnlig anbudsprosesser gående, blant annet for å inngå nye rammeavtaler for etaten. Når disse prosessene pågår er det særdeles viktig at vi er nøye på vår omgang med potensielle leverandører. Vi har derfor utarbeidet egne retningslinjer for medarbeidere involvert i PDMTs anskaffelsesprosess. etaten. Når disse prosessene pågår er det særdeles viktig at vi er nøye på vår omgang med potensielle leverandører. Vi har derfor Dersom du er i tvil om hvilke prosesser som er i gang, ta kontakt med KIMA. Hvor åpen kan vi være? PDMT er pålagt å ha en så åpen anskaffelsesprosess som mulig. Som forvalter av fellesskapets midler må vi opptre på en måte som gjør at alt vi gjør tåler å bli gått etter i sømmene. Underveis i en anskaffelsesprosess kan det imidlertid være behov for å unnta en del opplysninger fra offentlighet. Dette gjøres blant annet for å sikre likebehandling av leverandørene. Det er viktig at alle tilbydere får samme informasjon til samme tid, og det er avgjørende at det ikke kommer ut informasjon som kan tenkes å påvirke konkurranseforholdet mellom tilbyderne på en negativ måte. I prosessperioden (f.o.m. kunngjøring t.o.m. kontraktstegning) gjelder blant annet følgende: Ingen deltakelse på sosiale arrangementer (middager, idrettsarrangement, julebord, teater mv.) eller fagseminarer i regi av potensielle leverandører All kommunikasjon med potensielle leverandører skjer etter bestemmelser fastsatt i den enkelte prosess (dette berører naturligvis ikke kommunikasjon som er nødvendig for å ivareta løpende driftsoppgaver) Dilemma - Omdømme Jeg skal anskaffe en ny privatbil. Jeg har kjennskap til at PDMT nylig har signert nye kontrakter på biler av merket Volkswagen. Jeg ønsker å kjøpe en tilsvarende bil da jeg har 10

11 fått barn, og må bytte ut min sportsbil i en større familiebil. Er det fritt fram her? Det er ikke tillat å handle på PDMTs avtaler, og oppnå vilkår forhandlet frem på vegne av Politiet. Når det er sagt, er det ingen regler knyttet til private kjøp av materiell, herunder biler. Vær likevel oppmerksom på at materiell brukt i politiet har stor synlighet i samfunnet. Ditt kjøp av tilsvarende bil som PDMT nettopp har inngått kontrakt med, kan derfor lett skape spekulasjoner og mistanke om smøring/ korrupsjon. Dette til tross for at handelen skjer på helt ærlig og redelig vis. Ansatte i PDMT bør utvise orvåkenhet knyttet til slike problemstillinger. 7. Søk råd Alle kan vi fra tid til annen oppleve å befinne oss i situasjoner der vi må spørre oss selv om vi er i ferd med å handle rett eller galt. Vi vil oppleve at retningslinjene ikke gir oss det svaret vi trenger. Da ligger det mer spesifikke retningslinjer i: Tjenestemannsloven Personopplysningsloven Etiske retningslinjer for statstjenesten utarbeidet av Moderniseringsdepartementet i Offentlighetsloven som åpner for skjerming av interne dokumenter i behandling av saker. Selv om den enkelte av oss til syvende og sist har ansvaret for å ta egne avgjørelser om hva som er rett eller galt, er det nyttig å diskutere vanskelige problemstillinger med andre. I PDMT ønsker vi å ha en åpenhet mellom kollegaer som gjør dette naturlig. 11

12 Enkelt og etisk i PDMT Hils på kolleger når du kommer om morgenen. - Da bygger du bedre arbeidsmiljø og skaper trivsel. Møt dine kolleger med respekt og omsorg. - Da får du respekt og tillit tilbake. Opptre med integritet ovenfor kunder og leverandører. - Da bygger vi godt omdømme og tillit i og utenfor etaten. God kontakt med kunder og leverandører er viktig, men smøring er uakseptabelt. Avklar med nærmeste leder. Vær særlig bevisst hvem og hvordan du omgås leverandører når vi er i en innkjøpsprosess. - Da minsker faren for å havne i etiske dilemma som igjen kan svekke vårt omdømme. Bruk nok tid når vanskelige beslutninger skal tas. De gale beslutningene kommer ofte som et resultat av at de ikke er ordentlig gjennomtenkt. Vær åpen i forhold til etiske dilemma. Konferere gjerne konkrete og mulige tilfeller med kolleger eller nærmeste leder. 12

13 Litteratur Beskyttelsesinstruksen, Instruks for behandling av dokumenter som trenger beskyttelse av andre grunner enn nevnt i sikkerhetsloven med forskrifter. Statsministeres kontor (SMK) Eckhoff, T. og Smith, E., Forvaltningsrett 7.utg. Universitetsforlaget Forvaltningsloven, Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker. Justis- og politidepartementet (JD) Offentlighetsloven, Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd. Justis- og politidepartementet (JD) PDMT s personalpolitikk, Generelle retningslinjer om etikk. PDMT. Personopplysningsloven, Lov om behandling av personopplysninger. Justisog politidepartementet (JD) Sikkerhetsloven, Lov om forebyggende sikkerhetstjeneste. Forsvarsdepartementet. Statens personalhåndbok, Etiske retningslinjer for statstjenesten. Moderniseringsdepartementet Straffeloven, Almindelig borgerlig straffelov. Justis- og politidepartementet (JD) Tjenestemannsloven, Lov om statens tjenestemenn. Fornyings-og administrasjonsdepartementet (FAD) Grunnleggende verdier, moral og etikk- en innføring i etikk for ansatte i politi- og lensmannsetaten Politidirektoratet 13