TILLEGGSINNKALLING. Kommunestyret Møtestad: Fusa vidaregåande skule, Eikelandsosen Møtedato: Tid: kl.10:00. Utval:

Transkript

1 TILLEGGSINNKALLING Utval: Kommunestyret Møtestad: Fusa vidaregåande skule, Eikelandsosen Møtedato: Tid: kl.10:00 Forfall eller inhabilitet: Grunngjeve forfall til møtet, eller inhabilitet, må meldast snarast råd til eller ekspedisjonen tlf Administrasjonen kallar inn varamedlem. Varamedlemmer møter berre etter særskild innkalling. Dokumenta ligg til offentleg ettersyn på heimesida og på biblioteket, Kommunetunet, Eikelandsosen. Eikelandsosen, Atle Kvåle Ordførar Gunn Sissel Teigen Ansvarleg sekretær 1

2 Sakliste Sak nr. Tittel 043/2017 Årsmelding og rekneskap for Fusa kommune /2017 Tilbygg/ombygging Nore Fusa skule - justert framlegg til løysing 2

3 Sakshandsamar: Elisabeth Farstad Arkivsaksnr: 17/614 Journalpostnr: 17/6818 Styre, råd, utval Sak nr Møtedato Kommunestyret 043/ Årsmelding og rekneskap for Fusa kommune Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Rådmannen viser til saksutgreiinga og legg saka fram utan tilråding. Saksframstilling: Vedtaksmynde: Kommunestyret Saksdokument: Vedlegg: Sjå nedst i saka Ikkje vedlegg: Faktiske opplysningar: Formannskapet handsama årsmelding og rekneskap for 2016 den 31. mai og fatta følgjande vedtak: Fusa kommune vil gje ros til administrasjonen for ei omfattande og innholdsrik årsmelding, samt ein svært ryddig og gledeleg redegjørelse angående rekneskap. Årsmelding og rekneskap 2016 vert godkjent med fylgjande tillegg: Rekneskapsmessig overskot på kr.... vert tilført disposisjonsfondet. Formannskapet konstaterer at det kan synes som om flere av Fusa kommune sine fond har feil plassering og har stått uten bevegelse i mer enn 5 år. Formannskapet ber om en revisjon av samtlige fond og om det er teknisk mulig, om de kan føres over til disposisjonsfond. 3

4 Rekneskapen for 2016 er gjort opp med eit overskot/mindreforbruk på kr. 4,641 mill. I formannskapet viste økonomisjefen ved ein gjennomgang av kommunen sine fond at det var snakk om å overføre kr. kr mill til disposisjonsfondet. Differansen mellom dette beløpet og rekneskapsresultatet, kr mill, er det beløpet som sto att etter rekneskapen for 2015, men som ikkje er tilført disposisjonsfondet. Rådmannen tilrår derfor at rekneskapsoverskotet på kr. 4,641 mill vert avsett til disposisjonsfond driftsføremål. Rådmannen tilrår òg at mindreforbruket på kr mill frå 2015 vert tilført disposisjonsfond. Sjå vedlagt notat frå økonomisjefen, saksutgreiinga til formannskapet, uttale frå kontrollutvalet og revisors beretning i vedlegga. Vedlegg: Årsmelding og rekneskap for Fusa kommune Notat vedk disposisjonsfond Uttale frå kontrollutvalet - partsbrev PS Årsrekneskap Fusa kommune 2016 Uttale frå kontrollutvalet - partsbrev PS Årsrekneskap Fusa kommune Oversendingsmail Uttale rekneskap Revisors beretning Revisjonsrapport

5 Sakshandsamar: Elisabeth Farstad Arkivsaksnr: 17/614 Journalpostnr: 17/5339 Styre, råd, utval Sak nr Møtedato Formannskapet 037/ Kommunestyret Råd for seniorar og menneske med nedsett 037/ funksjonsevne Ungdomsrådet 031/ Administrasjonsutvalet 033/ Årsmelding og rekneskap for Fusa kommune Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Rådmannen viser til saksutgreiinga og legg saka fram utan tilråding. Formannskapet : Handsaming: Mikal Leigland, Sp, og varaordførar Magne Djuvik, Frp, tok plass i møtet medan denne saka vart handsama. Uttaler frå ungdomsrådet og senior- og funksjonsrådet var distribuert ut før møtet. Ordførar Atle Kvåle, Ap, hadde merknad til at handsaminga i kontrollutvalet ikkje var sendt ut til formannskapet på førehand. Partsbrev sak 15/17 (med fullstendig saksgang) og uttale frå kontrollutvalet i saka vart delt ut i møtet. Margunn Y. Samnøy,Sp, fremja følgjande forslag: Fusa kommune vil gje ros til administrasjonen for ei omfattande og innholdsrik årsmelding, samt ein svært ryddig og gledeleg redegjørelse angående rekneskap. Årsmelding og rekneskap 2016 vert godkjent med fylgjande tillegg: Rekneskapsmessig overskot på kr.... vert tilført disposisjonsfondet. 5

6 Svein Lang, Sp, fremja følgjande forslag: Formannskapet konstaterer at det kan synes som om flere av Fusa kommune sine fond har feil plassering og har stått uten bevegelse i mer enn 5 år. Formannskapet ber om en revisjon av samtlige fond og om det er teknisk mulig, om de kan føres over til disposisjonsfond. Framlegga frå Margunn Y. Samnøy, Sp, og Svein Lang, SP, vart samrrøystes tilrådde. FOR- 037/2017 Vedtak: Fusa kommune vil gje ros til administrasjonen for ei omfattande og innholdsrik årsmelding, samt ein svært ryddig og gledeleg redegjørelse angående rekneskap. Årsmelding og rekneskap 2016 vert godkjent med fylgjande tillegg: Rekneskapsmessig overskot på kr.... vert tilført disposisjonsfondet. Formannskapet konstaterer at det kan synes som om flere av Fusa kommune sine fond har feil plassering og har stått uten bevegelse i mer enn 5 år. Formannskapet ber om en revisjon av samtlige fond og om det er teknisk mulig, om de kan føres over til disposisjonsfond. Administrasjonsutvalet : Handsaming: ADM- 033/2017 Vedtak: Administrasjonsutvalet set pris på ei flott årsmelding. Utvalet tek årsmelding og rekneskap 2016 til orientering. 6

7 Råd for seniorar og menneske med nedsett funksjonsevne : Handsaming: Følgjande framlegg fremja av Arne Holmefjord vart vedteke med 5 røyster. ( Mot 1 røyst Wenche Holmefjord) Senior - og funksjonsrådet er glade for at kommunen hadde overskot på drifta i 2016 og at overskotet vert overført til driftsfondet. RAAD- 037/2017 Vedtak: Senior - og funksjonsrådet er glade for at kommunen hadde overskot på drifta i 2016 og at overskotet vert overført til driftsfondet. Ungdomsrådet : Handsaming: Ungdomsrådet tok saka samrøystes til etterretning. UNG- 031/2017 Vedtak: Ungdomsrådet tek saka til etterretning. Saksframstilling: Vedtaksmynde: Kommunestyret Saksdokument: Vedlegg: Lenke til årsmelding 2016: Lenke til rekneskap 2016: Lenke til rapport frå revisor: Lenke til melding frå revisor: 7

8 Øvrige vedlegg: Sjå nedst i saka Ikkje vedlegg: Faktiske opplysningar: Kontrollutvalet skal gje uttale til rekneskapen, jf. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 7 Uttalelse om årsregnskapet: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. Det er ikkje krav om at kontrollutvalet handsamar årsmeldinga, men denne skal følgja som sakstilfang til saka, og det skal merkast om det er vesentlege avvik mellom årsmeldinga og rekneskapen. Kontrollutvalet behandlar saka 24. mai, og utvalet sin uttale m/vedlegg vert ettersendt. Sjå sakene til møtet i kontrollutvalet Kommunestyret skal vedta både årsrekneskap og årsmelding i same møte. Årsrekneskapen skal vedtakast etter innstilling frå formannskapet. Øvrig saksgang kan kommunen sjølv velja. I Fusa kommune har praksis vore at formannskapet innstiller overfor kommunestyret også når det gjeld årsmeldinga, sjølv om det ikkje er eit formalitetskrav at formannskapet handsamar dette dokumentet. Det vert sitert frå aktuell forskrift. I forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) - FOR , står det i 10 følgjande: 10 Regnskapsfrister og behandling av årsregnskap og årsberetning Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar i året etter regnskapsåret. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet utarbeider årsberetningen, og fremmer denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars. 8

9 Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at årsregnskapet skal behandles. Der det er vesentlige avvik mellom utgifter i årsregnskapet og bevilgning til formålet i regulert budsjett, skal det redegjøres for avviket. Tilsvarende gjelder ved avvik mellom inntekter i årsregnskapet og regulert budsjett. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet skal vurdere tiltak for å bedre den økonomiske oppfølgingen gjennom året dersom det oppstår vesentlige avvik fra regulert budsjett. Vurdering: Årsmeldinga viser på side 64 at Fusa kommune har eit svært lite disposisjonsfond i forhold til kommunane i vår kommunegruppe og landet forøvrig og disposisjonsfondet er kraftig svekka sidan Rådmannen tilrår derfor at rekneskapsoverskotet på kr. 4,641 mill vert avsett til disposisjonsfond driftsføremål. Saka vert lagt fram for formannskapet for innstilling til kommunestyret. Saka går òg som melding til øvrige utval/råd i denne møterunden. 9

10 Sakshandsamar: Jarl Ottmar Reinsnes Vår referanse: Arkivsaknr: 17/614/ 9 Dykkar referanse: Notat Til: Kommunestyret Vår dato Frå: Jarl Ottmar Reinsnes Notat vedk disposisjonsfond Overføring til disposisjonsfond 2017 I formannskapet vart det ein diskusjon om kva summar som kan overførast til disposisjonsfondet. I dette vart det stilt spørsmål om kva som vart det reelle mindreforbruket i Mindreforbruket for 2016 er på kr , slik det går fram av rekneskapen. Denne summen kan etter vedtak i kommunestyret overførast til disposisjonsfondet. Meirforbruket i 2014 var på kr Kommunestyret gjorde vedtak om at meirforbruket i 2014, skulle dekkast inn av mindreforbruket i 2015 (kr ). Differansen mellom meirforbruk i 2014 og mindreforbruk i 2015 utgjer kr Denne summen skulle vore tilført disposisjonsfondet. Ved rekneskapsavslutning for 2016, har det vist seg at summen i 2015 har blitt ført på til eigenkapital, men ikkje på disposisjonsfondet. Difor er det to summar som no Fusa kommunestyre kan overføra til disposisjonsfondet: Mindreforbruk 2015: kr Mindreforbruk 2016: kr Totalt kr Helsing Jarl Ottmar Reinsnes økonomisjef Dokumentet er elektronisk godkjend og har difor ingen signatur. 10

11 Fusa kommune Sekretariat for kontrollutvalet Fusa kommune Vår sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Dykkar ref.: Vår ref: 2015/99 Vår dato: Partsbrev - Årsrekneskap 2016 Fusa kommune, uttale frå kontrollutvalet Oversender med dette partsbrev frå møte i kontrollutvalet i Fusa kommune Det gjeld sak 15/17 Årsrekneskap Fusa kommune 2016, uttale frå kontrollutvalet. Vidare oppfølging: Uttalen vert lagt fram for formannskapet Uttalen følgjer rekneskapssaka vidare til kommunestyret Øvrige merknader frå sekretariatet: Kontrollutvalet sin uttale og revisjonsmeldinga frå Deloitte AS er to sjølvstendige dokument, som følgjer saka via formannskapet til kommunestyret. Revisjonsmeldinga og Revisorbrev har Deloitte AS sendt direkte til kommunen. Tar desse med her for oversikten sin del. Vedlagt: Partsbrev sak 15/17 (med fullstendig saksgang) Uttale til rekneskapen Revisjonsmelding Revisjonsbrev Med helsing Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Kopi til: Rådmann Ordførar Økonomisjef Utvalsleiar Deloitte AS Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. 11

12 Side 2/6 Arkivsak: 216 Arkivnr: 2015/99-32 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Fusa kommune 15/ Årsrekneskap 2016 Fusa kommune, uttale frå kontrollutvalet Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet skal gje uttale til årsrekneskapen, jf. Forskrift om årsrekneskap og årsberetning. Rådmannen si årsmelding skal følgja som sakstilfang til saka, og det skal merkast om det er vesentlege avvik mellom årsmeldinga og årsrekneskapen. Det er så formannskapet som innstiller overfor kommunestyret, i saka om rekneskapen. Kommunestyret skal handsama både årsrekneskap og årsmelding i same møte. Dette følgjer av kommunelova 48, jf. Forskrift om årsregnskap og årsberetning 10. Drøfting: Årsrekneskapen er lagt fram av rådmannen, og inneheld driftsrekneskap, investeringsrekneskap, balanserekneskap, økonomiske oversiktar og noteopplysningar. Kommunen sin revisor, Deloitte AS, har lagt fram revisjonsmelding. Her er medteke at driftsrekneskapen viser kr ,- til fordeling drift og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr ,- Revisor har lag fram ei normal revisjonsmelding for Fusa kommune for 2016, trass i at rekneskapen er ferdig revidert ein månad for seint, etter å ha vore levert nesten tre månader etter fristen 15. februar. Revisor omtalar og dette sjølv i revisjonsmeldinga under punktet «Andre tilhøve» I «Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv.» 5 står det slik: «Revisor skal avgi revisjonsberetning uten unødig opphold etter at årsregnskapet er avlagt og senest 15. april. Revisjonsberetning skal avgis også der årsregnskap ikke foreligger eller er ufullstendig.» Revisor har ikkje gjeve forklaring på kvifor dette ikkje er gjort. Revisor og sekretariat for kontrollutvalet mottok årsmelding og rekneskap for Fusa kommune samstundes og revisor gjorde ferdig sin revisjon , jfr. Revisjonsmeldinga. Sekretariatet mottok dokumenta Dette er og årsaka til at kontrollutvalet sitt møte måtte flyttast til I revisjonsmeldinga for 2014 og 2015 kunne en lese slik i meldinga frå revisor: 12

13 Side 3/6 «Jamfør rekneskapsforskrifta 20 skal årsrekneskapen vere framlagd innan 15. februar og årsmeldinga innan 31. mars i året etter rekneskapsåret. Vi hadde på desse tidspunkta ikkje motteke rekneskap og årsmelding for Fusa kommune.» I revisjonsmeldinga for 2013 uttala revisjonen: Sekretariatet vil med dette gjere merksam på at Fusa kommune ikkje har vore i stand til å levere rekneskap og årsmelding i høve lov og forskrift i 2011,2012, 2013, 2014, 2015 og 2016 Sekretariatet har og motteke kopi av revisjonsrapport nr. 7 frå Deloitte AS til kommunen. Denne revisjonsrapporten inngår også som ein del av sakshandsaminga til rekneskapssaka i kontrollutvalet. Revisjonsrapporten beskriv resultatet av ei kartlegging og vurdering av dei viktigaste kontroll- og rekneskapsrutinane i kommunen, for å identifisere kor det er størst risiko for feil i rekneskapsrapporteringa. På bakgrunn av denne gjennomgangen har Deloitte AS gjeve ei rekke tilrådingar til kommunen på forhold som bør og kan betrast. Sekretariatet tilrår at kontrollutvalet oppmodar kommunen om å sette fokus på desse forbetringsområda. Sekretariatet vil rå til at kontrollutvalet følgjer opp Revisjonsrapport nr. 7 særskilt utover året, og ber administrasjonen kome attende til kontrollutvalet med ein eigen oppfølging av punkta frå revisor. Av rekneskapen for 2016 har sekretariatet merka seg at netto driftsresultat er positivt med kr ,- dvs. netto resultatgrad på 1,88 % (Sett opp mot sum driftsinntekter). Gjennomsnitt for alle kommunane i Noreg (utanom Oslo) ligg ifølgje opplysningar frå SSB på netto resultatgrad på 4,0 % i 2016 (Førebelse tal). Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 1,75 % prosent for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. Dette måltalet frå TBU var på 3,0% tom. rekneskapsåret For Fusa kommune har netto resultatgrad vore slik dei siste 5 åra: 2012 (-0,90%), 2013 (+1,53%) 2014 (-1,85%) 2015 (+0,74 %) og 2016 (+1,88%) sjå graf nedanfor. Som vi ser av desse tala har kommunen eit resultat som i 2016 er noko over tilrådinga frå TBU, men godt under snittet i kommunane. Netto driftsresultat viser kva ein har att etter at alle driftsutgifter, inklusive renter og avdrag er dekka. Driftsresultatet påverkar i stor grad kommune sin handlefridom og evne til å tåle svingingar i økonomien. 13

14 Side 4/6 Fusa kommune, netto resultatgrad Årstall 5,00% 4,00% ,00% Prosent 3,00% 2,00% 1,00% 0,00% -1,00% 2,70% -0,90% 2,30% 1,53% 1,10% 3,00% 0,74% 1,88% -2,00% -1,85% -3,00% Fusa Norge TBU Riksrevisjonen la fram Dokument 3:5 ( ) «Riksrevisjonens undersøkelse av kommunenes låneopptak og gjeldsbelastning». Her er det undersøkt samanhengen mellom høg lånegjeld i kommunane, sum driftsinntekter og disposisjonsfond. Riksrevisjonen tilrår at kommunane ikkje bør ha meir enn 75 % av driftsinntektene i lånegjeld. Ved å nytte Riksrevisjonen si tilnærming kjem ein fram til at Fusa kommune har ei lånegjeld tilsvarande 71,80 % av sum driftsinntekter, altså innafor tilrådinga frå Riksrevisjonen. Tilsvarande er disposisjonsfondet på 0,79 % av driftsinntektene. Riksrevisjonen tilrår her minst 5 %. Totalt sett har Fusa kommune tilfredsstillande lånegjeld, men den nærmar seg Riksrevisjonen si tilrådde grense. Kommunen har eit driftsresultat på omlag det som er tilrådd av TBU for Disposisjonsfondet er monaleg lågare enn tilrådd frå Riksrevisjonen. Sekretariatet merkar seg m.a. følgjande frå rådmannen sin uttale i årsmeldinga: «Det reelle resultatet av drifta i eininga går i balanse, til trass for at auka politisk aktivitet m.a. i samband med kommunereforma har gitt auke i utgiftene langt ut over budsjettert. Innsparingar andre stadar gjer at eininga likevel går i balanse samla sett. Det bokførte resultatet viser eit avvik på kr Dette skuldast bokføringstekniske val, som ikkje gjeld ansvar 1, i årsavslutninga. Tap på skulesal (kr 1 mill) vart då ført på ansvar 1. Revisjonen krev at vi endrar prinsipp med omsyn til variabel lønn for desember, som tidlegare har vore ført på neste rekneskapsår. Kr er belasta ansvar 1 i staden for på dei einingane det høyrer heime.» Kontrollutvalet har som oppgåve å gje uttale til kommunen sin årsrekneskap. Uttalen vert gjeve med bakgrunn i framlagd årsrekneskap og årsmelding frå administrasjonen og revisjonsmeldinga og revisjonsrapport frå revisor. Kontrollutvalet tek sjølv stilling til kva forhold som skal omtalast i uttalen. Det vil vera naturleg å ta med spesielle forhold som blir omtala i revisjonsmeldinga og eventuelle revisjonsrapportar og nummererte brev. Dessutan samanheng mellom netto driftsresultat, langsiktig lånegjeld og ubunde disposisjonsfond. Uttalen skal sendast til kommunestyret, med kopi til formannskapet. Rådmann har lagt fram ei god årsmelding, som gjev ei god skildring av drifta av kommunen i Årsmeldinga frå administrasjonen skal utformast i tråd med Kommuneloven 48 nr. 5, som lyder: «I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens eller fylkeskommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen eller fylkeskommunen. Det skal også 14

15 Side 5/6 redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre betryggende kontroll og en høy etisk standard i virksomheten. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i fylkeskommunen eller kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt, og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å hindre forskjellsbehandling i strid med likestillingsloven, samt for å fremme formålet i diskrimineringsloven om etnisitet, diskriminerings- og tilgjengelighetsloven og diskrimineringsloven om seksuell orientering.» Årsmeldinga til Fusa kommune føl kommunelova 48.5 og sekretariatet vil særleg trekke fram rådmannen sin omtale av likestilling som særs god. Det vert tilrådd at kontrollutvalet denne gongen innarbeider følgjande i uttalen sin: Rekneskapsmessig mindreforbruk Netto driftsresultat Ev. låneopptak og ubundne disposisjonsfond Talmateriale og uttale frå revisjonsmeldinga og revisjonsrapport. Ev. andre forhold som har betydning Konklusjon: Sekretariatet vil tilrå at kontrollutvalet også i år ber om at rådmannen må syta for at fristar for å leggja fram årsrekneskap og årsmelding for Fusa kommune vert halde i framtida. Dei siste seks åra har rekneskap og årsmelding ikkje vore ferdig i høve frist i lov og forskrift. Sekretariatet meiner at kontrollutvalet bør tilrå at kommunen prioriterer å sette fokus på forbetringsområda som kjem fram av revisjonsrapport nr. 7 frå Deloitte AS. Totalt sett har Fusa kommune tilfredsstillande lånegjeld, men den nærmar seg Riksrevisjonen si tilrådde grense. Kommunen har eit driftsresultat på omlag det som er tilrådd av TBU for Disposisjonsfondet er monaleg lågare enn tilrådd frå Riksrevisjonen. Kontrollutvalet sin uttale og revisjonsmeldinga er to sjølvstendige dokument, som følgjer saka vidare via formannskapet til kommunestyret. Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Fusa kommune sin årsrekneskap for Kontrollutvalet ber om at rådmannen syter for at årsrekneskap og årsmelding for Fusa kommune i framtida er ferdig innan dei fristane som er sett. 3. Kontrollutvalet ber om at Deloitte leverer melding frå revisor innan den fastsette fristen. 4. Kontrollutvalet ber rådmannen om å sette fokus på betring slik det kjem fram av revisjonsrapport nr frå Deloitte. 5. Kontrollutvalet ber rådmannen kome i møte i utvalet for å gjera greie for kva som er/vil verta gjort i høve forbetringsområda som kjem fram av revisjonsrapport nr. 7 frå Deloitte AS. Saksprotokoll i Kontrollutvalet i Fusa kommune Handsaming i møtet: Økonomisjef i Fusa kommune Jarl Ottmar Reinsnes orienterte utvalet og svarte på spørsmål. Det vart og utdelt kommunebarometer 2016 for Fusa kommune, notat vedrørande «Vederlagsfri overdragelse av anleggsmidler» samt oversikt over avskriving gjeldande Strandvik skule. Partner Bjarne Ryland orienterte om revisjonsmelding og Revisjonsrapport nr og arbeidet med Fusa kommune sitt rekneskap for Sekretariatet orienterte kort om saksframlegg og forslag til uttale. 15

16 Side 6/6 Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Vedtak: 1. Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Fusa kommune sin årsrekneskap for Kontrollutvalet ber om at rådmannen syter for at årsrekneskap og årsmelding for Fusa kommune i framtida er ferdig innan dei fristane som er sett. 3. Kontrollutvalet ber om at Deloitte leverer melding frå revisor innan den fastsette fristen. 4. Kontrollutvalet ber rådmannen om å sette fokus på betring slik det kjem fram av revisjonsrapport nr frå Deloitte. 5. Kontrollutvalet ber rådmannen kome i møte i utvalet for å gjera greie for kva som er/vil verta gjort i høve forbetringsområda som kjem fram av revisjonsrapport nr. 7 frå Deloitte AS. 6. I kontrollutvalet sitt møte vert og rådmannen bede om å skissere kva tiltak som vert sett i verk for at rekneskap og årsmelding vert levert innan frist i Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 16

17 Fra: Kjartan Haugsnes Sendt: 24. mai :08 Til: postkasse; #heimeside Kopi: Elisabeth Farstad; Jarl Ottmar Reinsnes; Atle Kvåle; 'Unni Renate'; Kari Gåsemyr; Hogne Haktorson Emne: Fusa kontrollutvalet partsbrev PS 1517 Årsrekneskap Fusa kommune 2016, uttale frå kontrollutvalet Vedlegg: Partsbrev - Årsrekneskap 2016 Fusa kommune, uttale frå kontrollutvalet.pdf; Uttale rekneskap 2016.pdf; Revisors beretning 2016.pdf; Revisjonsrapport 2016.pdf Viktighet: Høy Oversender med dette partsbrev frå møte i kontrollutvalet i Fusa kommune Det gjeld sak 15/17 Årsrekneskap Fusa kommune 2016, uttale frå kontrollutvalet. Vidare oppfølging: Uttalen vert lagt fram for formannskapet Uttalen følgjer rekneskapssaka vidare til kommunestyret Øvrige merknader frå sekretariatet: Kontrollutvalet sin uttale og revisjonsmeldinga frå Deloitte AS er to sjølvstendige dokument, som følgjer saka via formannskapet til kommunestyret. Revisjonsmeldinga og Revisorbrev har Deloitte AS sendt direkte til kommunen. Tar desse med her for oversikten sin del. Vedlagt: Partsbrev sak 15/17 (med fullstendig saksgang) Uttale til rekneskapen Revisjonsmelding Revisjonsbrev Med helsing Kjartan Haugsnes Seniorrådgjevar Hordaland fylkeskommune Sekretariat for kontrollutvalet Postboks Bergen kjartan.haugsnes@hfk.no Telefon Mobil Eg gjer merksam på at dette ikkje er ei privat e-postadresse; både inngåande og utgåande e-post vert vurdert for ev. 17

18 journalføring i vårt sak- og arkivsystem. 18

19 FFuussaa kkoommuunnee Sekretariat for kontrollutvalet TIL FUSA KOMMUNE V/ KOMMUNESTYRET. ÅRSREKNESKAPEN 2016 FOR FUSA KOMMUNE, UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET. Kontrollutvalet har i møte handsama Fusa kommune sin årsrekneskap for Representantar frå administrasjonen og ansvarleg revisor var tilstades i møtet og presenterte årsrekneskapen og svarte på spørsmål. Av rekneskapen for 2016 har sekretariatet merka seg at netto driftsresultat er positivt med kr ,- dvs. netto resultatgrad på 1,88 % (Sett opp mot sum driftsinntekter). Gjennomsnitt for alle kommunane i Noreg (utanom Oslo) ligg ifølgje opplysningar frå SSB på netto resultatgrad på 4,0 % i 2016 (Førebelse tal). Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 1,75 % prosent for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. Riksrevisjonen la fram Dokument 3:5 ( ) «Riksrevisjonens undersøkelse av kommunenes låneopptak og gjeldsbelastning». Her er det undersøkt samanhengen mellom høg lånegjeld i kommunane, sum driftsinntekter og disposisjonsfond. Riksrevisjonen tilrår at kommunane ikkje bør ha meir enn 75 % av driftsinntektene i lånegjeld. Ved å nytte Riksrevisjonen si tilnærming kjem ein fram til at Fusa kommune har ei lånegjeld tilsvarande 71,80 % av sum driftsinntekter, altså innafor tilrådinga frå Riksrevisjonen. Tilsvarande er disposisjonsfondet på 0,79 % av driftsinntektene. Riksrevisjonen tilrår her minst 5 %. Totalt sett har Fusa kommune tilfredsstillande lånegjeld og eit driftsresultat på omlag det som er tilrådd av TBU for Disposisjonsfondet og monaleg lågare enn tilrådd frå Riksrevisjonen. Kontrollutvalet merkar seg m.a. følgjande frå rådmannen sin uttale i årsmeldinga: «Det reelle resultatet av drifta i eininga går i balanse, til trass for at auka politisk aktivitet m.a. i samband med kommunereforma har gitt auke i utgiftene langt ut over budsjettert. Innsparingar andre stadar gjer at eininga likevel går i balanse samla sett. Det bokførte resultatet viser eit avvik på kr Dette skuldast bokføringstekniske val, som ikkje gjeld ansvar 1, i årsavslutninga. Tap på skulesal (kr 1 mill) vart då ført på ansvar 1. Revisjonen krev at vi endrar prinsipp med omsyn til variabel lønn for desember, som tidlegare har vore ført på neste rekneskapsår. Kr er belasta ansvar 1 i staden for på dei einingane det høyrer heime.» Årsmeldinga frå administrasjonen skal utformast i tråd med Kommuneloven 48 nr. 5 der det m.a. går fram at «å sikre betryggende kontroll», «etikk» og «likestilling» skal omtalast. I dette ligg det eit krav til å orientera i årsmeldinga om rådmannen sin internkontroll. Årsmeldinga til Fusa kommune føl kommunelova 48.5 og sekretariatet vil særleg trekke fram rådmannen sin omtale av likestilling som særs god. Kontrollutvalet har som oppgåve å gje uttale til kommunen sin årsrekneskap. Uttalen vert gjeve med bakgrunn i framlagd årsrekneskap, årsmelding frå administrasjonen, samt revisjonsmelding og revisjonsrapport frå revisor. Kontrollutvalet tek sjølv stilling til kva forhold som skal omtalast i uttalen. Det vil vera naturleg å ta med spesielle forhold som blir omtala i revisjonsmeldinga, eventuelle 19

20 revisjonsrapportar og nummererte brev. Uttalen skal sendast til kommunestyret, med kopi til formannskapet. Oppsummering/tilrådingar frå kontrollutvalet: Jamfør rekneskapsforskrifta 20 må årsrekneskapen vere framlagd innan 15. februar og årsmeldinga innan 31. mars i året etter rekneskapsåret. Kontrollutvalet ber også i år om at rådmannen må syta for at fristar for å leggja fram årsrekneskap og årsmelding for Fusa kommune vert halde i framtida. Dei siste seks åra har rekneskap og årsmelding ikkje vore ferdig i høve frist i lov og forskrift. Kontrollutvalet tilrår at kommunen prioriterer å sette fokus på forbetringsområda som kjem fram av revisjonsrapport nr. 7 frå Deloitte AS. Lånegjelda ligg innanfor Riksrevisjonen si tilråding, netto driftsresultat er godt under det som er tilrådd av TBU, medan disposisjonsfond også er lågare for Fusa kommune enn tilrådd frå Riksrevisjonen. Ut over det som nemnd over, og det som går fram av saksframlegget til kontrollutvalet i rekneskapssaka samt revisjonsmeldinga av og revisjonsrapport nr. 7 dagsett har kontrollutvalet ikkje merknader til Fusa kommune sin årsrekneskap for Fusa, Bergfrid Norheim Nestleiar Kjartan Haugsnes utvalssekretær Kopi: Fusa kommune, formannskapet 20

21 Deloitte. Deloitte AS Damsgårdsveien 13S Postboks 6013 Postterminalen N Bergen Norway Tel.: Fax: Til kommunestyret i Fusa kommune MELDING FRÅ UAVHENGIG REVISOR Uttale om årsrekneskapen Konklusjon Vi har revidert årsrekneskapen for Fusa kommune som viser kr til fordeling drift og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr Årsrekneskapen er samansett av balanse per 31. desember 2016, driftsrekneskap, investeringsrekneskap og økonomiske oversikter for rekneskapsåret avslutta per denne datoen og noter til årsrekneskapen, medrekna eit samandrag av viktige rekneskapsprinsipp. Etter vår meining er årsrekneskapen som følgjer med, gitt i samsvar med lov og forskrifter og gir ei dekkande framstilling av den finansielle stillinga til kommunen per 31. desember 2016, og av resultatet for rekneskapsåret som vart avslutta per denne datoen, i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk i Noreg. Grunnlag for konklusjonen Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk i Noreg, medrekna dei internasjonale revisjonsstandardane (ISA-ane). Våre oppgåver og plikter etter desse standardane er beskrivne under overskrifta Revisors oppgflver og plikter ved revisjon av flrsrekneskapen. Vi er uavhengige av kommunen slik det er krav om i lov og forskrift, og har overhalde dei andre etiske pliktene våre i samsvar med desse krava. Etter vår oppfatning er innhenta revisjonsbevis tilstrekkeleg og formålstenleg som grunnlag for konklusjonen vår. Ytterlegare informasjon Administrasjonssjefen er ansvarleg for ytterlegare informasjon. Ytterlegare informasjon består av informasjon i kommunens årsrapport, men ikkje årsrekneskapen og revisjonsmeldinga. Vår uttale om revisjonen av årsrekneskapen dekkjer ikkje slik ytterlegare informasjon, og vi attesterer ikkje denne informasjonen. I samband med revisjonen av årsrekneskapen er det oppgåva vår å lese den ytterlegare informasjonen for å vurdere om det er vesentleg inkonsistens mellom han og årsrekneskapen eller kunnskap vi har opparbeidd under revisjonen, eller om han tilsynelatande inneheld vesentleg feilinformasjon. Dersom vi hadde konkludert med at den ytterlegare informasjonen inneheld vesentleg feilinformasjon, ville vi rapportert om det. Vi har ikkje noko å rapportere i så måte. Administrasjonssjefen sitt ansvar for flrsrekneskapen Administrasjonssjefen er ansvarleg for å utarbeide årsrekneskapen i samsvar med lov og forskrifter, derunder for at han gir ei dekkande framstilling i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk i Noreg. Administrasjonssjefen er også ansvarleg for slik intern kontroll han finn naudsynt for å kunne utarbeide eit årsrekneskap som ikkje inneheld vesentleg feilinformasjon, verken som følgje av misleg framferd eller feil som ikkje er tilsikta. Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee ("DTTL"), its network of member firms, and their related entities. DTIL and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL (also referred to as "Deloitte Global") does not provide services to chents. Please see for a more detailed description of OTTL and its member firms. Deloitte AS 21 Registrert i Foretaksregisteret Medlemmer av Den norske Revisorforening Organisasjonsnummer:

22 Deloitte. Side 2 Melding frå uavhengig revisor til kommunestyret i Fusa kommune Revisor sine oppgflver og plikter ved revisjonen av flrsrekneskapen Vårt mål med revisjonen er å oppnå tryggande sikkerheit for at årsrekneskapen totalt sett ikkje inneheld vesentleg feilinformasjon, verken som følgje av feil eller misleg framferd, og å gi ei revisjonsmelding som inneheld vår konklusjon. Tryggande sikkerheiterein høg grad av tryggleik, men ingen garanti for at ein revisjon utført i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk i Noreg, og ISA-ane, alltid vil avdekke vesentleg feilinformasjon som eksisterer. Feilinformasjon kan oppstå som følgje av misleg framferd eller feil som ikkje er tilsikta. Feilinformasjon blir vurdert som vesentleg dersom han, åleine eller samla, innanfor rimelege grenser kan forventast å påverke økonomiske avgjerder som brukarane tek basert på årsrekneskapen. Som del av ein revisjon i samsvar med lov, forskrift og god revisjonsskikk i Noreg, og ISA-ane, utøver vi profesjonelt skjønn og viser profesjonell skepsis gjennom heile revisjonen. I tillegg: identifiserer og anslår vi risikoane for vesentleg feilinformasjon i årsrekneskapen, enten det skuldast misleg framferd eller feil som ikkje er tilsikta. Vi utformar og gjennomfører revisjonshandlingar for å handtere slike risikoar, og hentar inn revisjonsbevis som er tilstrekkeleg og formålstenleg som grunnlag for konklusjonen vår. Risikoen for at vesentleg feilinformasjon som følgje av misleg framferd ikkje blir avdekka, er høgare enn for feilinformasjon som skuldast feil som ikkje er tilsikta, sidan misleg framferd kan innebere samarbeid, forfalsking, bevisste utelatingar, feil presentasjonar, eller brot på interne kontrollrutinar. opparbeidar vi oss ei forståing av intern kontroll som er relevant for revisjonen, for å utforme revisjonshandlingar som er føremålstenlege etter tilhøva, men ikkje for å gi uttrykk for ei meining om effektiviteten av selskapet sin interne kontroll. evaluerer vi om rekneskapsprinsippa som er brukte, er føremålstenlege, og vurderer om rekneskapsestimata og tilhøyrande noteopplysningar som er utarbeidde av administrasjonssjefen, er rimelege. evaluerer vi den totale presentasjonen, strukturen og innhaldet i årsrekneskapen, og tilleggsopplysningane, og om årsrekneskapen representerer dei underliggjande transaksjonane og hendingane på ein måte som gir ei dekkande framstilling. Vi kommuniserer med kontrollutvalet og administrasjonssjefen mellom anna om det planlagde omfanget av revisjonen og til kva tid revisjonsarbeidet skal utføres. Vi utvekslar også informasjon om tilhøve av betyding som vi har avdekka i løpet av revisjonen, samt om eventuelle svakheter av betyding i den interne kontrollen. Utsegn om andre lovmessige krav Konklusjon om budsjett Basert på revisjonen vår av årsrekneskapen slik den er omtalt ovanfor, meiner vi at dei disposisjonar som ligg til grunn for rekneskapen i det alt vesentlege er i samsvar med budsjettvedtak, og at budsjettbeløpa i årsrekneskapen stemmer med regulert budsjett. Konklusjon om flrsmeldinga Basert på revisjonen vår av årsrekneskapen slik den er omtalt ovanfor, meiner vi at opplysningane i årsmeldinga om årsrekneskapen er konsistente med årsrekneskapen og er i samsvar med lov og forskrifter. 22

23 Deloitte. Side 3 Melding frå uavhengig revisor til kommunestyret i Fusa kommune Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert på revisjonen vår av årsrekneskapen slik den er omtalt ovanfor, og kontrollhandlingar vi har funne naudsynt etter internasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE) 3000 «Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjon», meiner vi at leiinga har oppfylt si plikt til å sørgje for ordentleg og oversiktleg registrering og dokumentasjon av kommunen sine rekneskapsopplysningar i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Noreg. Andre tilhøve Jamfør rekneskapsforskrifta 20 skal årsrekneskapen vere framlagd innan 15. februar og årsmeldinga innan 31. mars i året etter rekneskapsåret. Vi hadde på desse tidspunkta ikkje motteke rekneskap og årsmelding for Fusa kommune. Bergen, 15. mai 2017 Deloitte AS /.U/ Bjar Ryland sta autorisert revisor Kopi: Kontrollutvalet Rådmannen 23

24 Deloitte. Deloitte AS Damsgårdsveien 135 Postboks 6013 Postterminalen N Bergen Norway Tel.: Fax: Fusa kommune Att.: Rådmann Elisabeth Farstad Postboks EIKELANDSOSEN 15. mai 2017 Revisjonsrapport nr. 7 (journalføres) REVISJONSRAPPORT Innleiing Vi har avslutta revisjonen av rekneskapen for Vi vil i det høve gje ei kort utgreiing for utført revisjon i år og for tilhøve som vi ynskjer å ta opp. Rapporten omhandlar tilhøve som vi meiner bør vere av interesse for leiinga i kommunen. I vår revisjon har vi gjennomført dei revisjonshandlingane vi har sett som naudsynte for å få stadfesta at årsrekneskapen ikkje inneheld vesentlege feil eller manglar og for å avgje vår revisjonsmelding. Deloitte utfører risikobasert revisjon. Dette vil seie at kontrollmetodar og kontrollomfang vert tilpassa risikoen i organisasjonen og rutinar. Vi kartlegg og vurderer difor dei viktigaste økonomi- og rekneskapsrutinane for å identifisere kor det er størst risiko for feil i rekneskapsrapporteringa. Basert på utført revisjon har vi notert oss enkelte tilhøve vi meiner kommunen si leiing bør vere merksame på. Vi vil presisere at det er leiinga i kommunen som er ansvarleg for å etablere og halde oppe ein tilfredsstillande intern kontroll. Som ein del av dette må leiinga sjå til at rekneskapsføringa er i samsvar med lover og forskrifter og at formues forvaltninga er ordna på ein trygg måte. 2 Uavhengigheit og objektivitet Vi stadfestar at revisjonsteamet tilfredsstiller dei krava til uavhengigheit og objektivitet for revisorar som reviderer kommunal og fylkeskommunal verksemd, og som går fram av 79 i kommunelova og som er nærare konkretisert i forskrift om revisjon av kommunar og fylkeskommunar 13 og Revisjonen gjennom året Ved vår revisjon gjennom året har vi på nokre utvalde rekneskapsområde kartlagt og testa vesentlege interne kontrollar. I tillegg har vi nytta analysar og kontrolltestar som grunnlag for å vurdere kvaliteten på årsrekneskapen. Vidare har vi utført direkte kontroll av utvalde postar i rekneskapen. Vi har ikkje avdekka tilhøve som var av ein slik karakter eller storleik at dei fører til uvisse med omsyn til den framlagde årsrekneskapen. 4 Revisjonen av årsoppgjeret Revisjonen av årsrekneskapen har i stor grad vore retta mot å verifisere balansepostane pr Vi har lagt vekt på å kontrollere at inntekter og gjeld er fullstendige og at eigedelar og utgifter er gyldige. I tillegg har vi kontrollert større inntektspostar, som skattar, rammeoverføringar og andre statlege tilskot, og vesentlege utbetalingar, som løn, tilskot, avdrag og avskrivingar. Vi har gjennom våre revisjonshandlingar ikkje funne vesentlege formelle eller materielle feil framlagde rekneskapen. Vi vil likevel kommentere enkelte tilhøve nedanfor. den 4.1 Sjølvkost Kommunen har fleire sjølvkostområde med oppsparte fondsmidlar. Overskot frå sjølvkosttenester bør brukast innanfor eit 3-5-års perspektiv. Eit av hovudomsyna bak sjølvkostprinsippet er at brukarane av sjølvkosttenester i dag ikkje skal subsidiere bruken til andre generasjonar. Det er difor uheldig med stor fondsoppbygging. Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee ("DTIL"), its network of member firms, and their related entities. DTIL and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTIL (also referred to as "Deloitte Global") does not provide services to clients. Please see for a more detailed description of DTIL and its member firms. Deloitte AS 24 Registrert i Foretaksregisteret Medlemmer av Den norske Revisorforening Organisasjonsnummer: c:\nrportbl\audit\anordtveit\ _ 1.docx

25 Deloitte. side 2 frå: Bjarne Ryland 15. mai 2017 For områda med fond har kommunen prognosar for dei komande åra som viser nedbygging av fonda. For området slam viser prognose at kommunen i 2021 framleis vil ha eit større fond og vi gjer kommunen merksam på at dette ikkje er fullt ut i tråd med generasjonsprinsippet. Vi tilrår at kommunen sikrar at overskot frå sjølvkosttenester ikkje blir ført fram utover eit 3-5-års perspektiv. 4.2 Bruk av interimskontoar Kommunen nyttar i sin rekneskap såkalla interimskontoar. Dei blir nytta til føringar knytt til periodisering på bank- og fondskontoar og gjeld i hovudsak inn- og utbetalingar gjort etter årsskiftet som gjeld rekneskapsåret. Det kan stillast spørsmål om ein slik bruk av interimskontoar gir ei korrekt klassifisering av andre kortsiktige fordringar og anna kortsiktig gjeld. Det er nytta slike kontoar i større grad i 2016 enn i 2015, og vi ber kommunen gjennomgå bruken av interimskontoar frå Mangelfullt anleggsregister Ved kontroll av anleggsmidlar vart det avdekka mang lar knytt til anleggsregisteret. Det mang lar blant anna opplysningar om kostpris og levetid for fleire av anleggsmidla. Vi tilrår kommunen å utarbeide eit fullstendig anleggsregister i Periodisering av utgifter I samband med kontroll av om utgifter bokført i 2017 skulle ha vore bokført i årsrekneskapen i 2016 vart det oppdaga ein post på kr som gjaldt 2016, og som kommunen ikkje hadde avsett for i rekneskapen for Etter å ha blitt merksame på posten, endra kommunen rekneskapen slik at dei kom med i investeringsrekneskapen i Vi tilrår kommunen å sjå til at rutinen er god nok slik at utgifter kjem med på rett år sjølv om faktura blir motteke året etter. 4.5 Avstemming av balansekontoar Balansekontoar av vesentleg betyding skal avstemmast, jf. bokføringsforskriften. Kommunen har utarbeidd avstemming for ein del av postane i balanserekneskapen, men har ikkje avstemt alle vesentlege postar. Til dømes gjeld dette interimskontoar. Vi tilrår kommunen å få på plass avstemmingar av alle vesentlege balansekontoar i Sal av skulebygg I samband med at det er gjennomført sal av to skulebygg i 2016, Holdhus og Strandvik skule, er det henta inn takstar som tilseier at marknadsverdien er høgare enn avtalt pris.!fylgje god kommunal rekneskapsskikk for slike høve skal transaksjonen dekomponerast i ein salstransaksjon og ein tilskotstransaksjon. Skilnaden mellom verkeleg verdi og avtalt pris blir behandla som eit tilskot som skal utgiftsførast i driftsrekneskapen. Kommunen har vurdert at tilskotet har ein verdi på 1 million kroner. I investeringsrekneskapen er tilskotet inntektsført i tillegg til avtalt kjøpesum, i strid med god kommunal rekneskapsskikk. Rekneskapsføring av skulesalet er fleire gonger diskutert med administrasjonen. Vi gjer merksam på at dette ikkje fører til vesentlege feil i rekneskapen. 4.7 Periodisering av løn Variabel løn som er utbetalt i 2016 og påløpt i 2015 utgjer kr Variabel løn som er utbetalt i 2017 og påløpt i 2016 utgjer kr Det er gjort ein avsetnad i rekneskapen for 2016 på kr Kommunen opplyser om at avsetnaden vil auke jamt dei neste to åra. 4.8 Noteopplysningar I samsvar med god kommunal rekneskapsskikk bør det for kvar gruppe av anleggsmidlar opplysast om anskaffingskost, tilgang og avgang, nedskrivingar i året og samla av- og nedskrivingar, balanseført verdi og avskrivingstid. Rekneskapen for 2016 inneheld ikkje noteopplysningar knytt til anleggsmidlar. 25

26 Deloitte. side 3 frå: Bjarne Ryland 15. mai 2017 I samsvar med god kommunal rekneskapsskikk bør det for langsiktig gjeld mellom anna opplysast om resterande løpetid og rentevilkår. Vi tilrår kommunen åta desse opplysningane med i notane for Andre tilhøve 5.1 Intern kontroll og rutinar Under vår gjennomgang av kommunen sin interne kontroll er det avdekka at kommunen har sine rutinar skriftleg, men at desse ikkje er oppdaterte. Dokumentasjon av oppdaterte og korrekte rutinar er viktig mellom anna for å sikre at aktivitetar blir gjennomført effektivt, i samsvar med interne retningsliner og på ein trygg måte. Manglande korrekt skriftleg dokumentasjon aukar risikoen for feil i rekneskapen og at kommunen kan miste inntekter dei har krav på. Revisjonen vert og meir tidkrevjande som følgje av manglande oppdatert dokumentasjon av rutinar og fullmaktstilhøve. Vi viser til rapport nr. 6 for rekneskapsåret 2015 der dette og blei teke opp. Vi vil tilrå kommunen å prioritere arbeidet med å oppdatere sine rutinar i Intern kontroll og rutinar ved lønskøyring og lønsutbetaling Ved gjennomgang av kommunen sine rutinar ved lønskøyring og lønsutbetaling har vi avdekka at dei som jobbar på lønsavdelinga gjennomfører både lønskøyring, remittering samt godkjenning av lønsutbetaling i bank. Dette er manglande arbeidsdeling og aukar risikoen for feil i rekneskapen. Vi vil tilrå kommunen å gjennomgå sine rutinar for lønskøyring og lønsutbetaling i Intern kontroll og tilgang til lønssystem Ved gjennomgang av kven som hadde tilgang til lønssystem, vart det avdekka at det er fleire som har tilgang enn det som er naudsynt. Blant anna er det gitt tilgang til tilsette som ikkje er knytt til økonomiavdelinga. Vi tilrår difor kommunen til å gå gjennom tilgangar knytt til lønssystemet. 5.4 Intern kontroll og rutinar ved avstemming av ten Ein viktig del av rutinane knytt til løn er å avstemme tal frå lønssystemet mot rekneskapssystemet. Vi tilrår at denne avstemminga blir utført av lønsavdelinga og ikkje av økonomiavdelinga då det er lønsavdelinga som har best kjennskap til desse tala. 5.5 Intern kontroll og rutinar ved bankutbetalingar Ved gjennomgang av rutinar knytt til bankutbetalingar og bankfullmakter, vart det avdekka at det føreligg einefullmakter knytt til bank. Dette inneber at enkeltpersonar kan utføre utbetalingar frå bank. Vi tilrår kommunen å gå gjennom bankfullmakter og sikre rutinar knytt til dette, slik at det ikkje er mogeleg for enkeltpersonar å gjere utbetalingar. 5.6 Avslutning av rekneskapen Budsjettala for overføring frå driftsrekneskap til investeringsrekneskap samsvarer ikkje. rekneskapen er beløpet kr , og i investeringsrekneskapen kr I drifts Bruk av mindreforbruk i 2016 framkjern ikkje i hovudoversikt i driftsbudsjettet for I investeringsrekneskapen skal ein auke overføring frå drift inntil budsjettert beløp dersom driftsrekneskapen tillet dette. Det er overført kr 0, noko som heller ikkje samsvarer med budsjett. Driftsrekneskapen har mindreforbruk, og det ser difor ut til å være rom for å overføre noko til investering. I investeringsrekneskapen er det nytta kr av avsetningar som det ikkje er budsjettert for. 5.7 Fristar for A leggje fram.irsrekneskap Årsrekneskapen skal leggjast fram seinast 15. februar året etter rekneskapsåret og årsmeldinga skal leggjast fram seinast 31. mars. Desse fristane blei ikkje overhaldne for årsrekneskapen 2016, og vil bli omtala i vår revisjonsmelding. 26

27 Deloitte. side 4 frå: Bjarne Ryland 15. mai Avslutning Som nemnd i avsnitta ovanfor vil for seint avlagt årsrekneskap og årsmelding bli omtala i vår fråsegn. Dersom noko skulle vere uklårt i framstillinga ovanfor, eller at det er trong for hjelp i samband med tilrådde tiltak eller andre forhold, står vi gjerne til teneste. Med venleg helsing Deloitte AS Kopi: Kontrollutvalet 27

28 Sakshandsamar: Øystein Havsgård Arkivsaksnr: 17/865 Journalpostnr: 17/6874 Styre, råd, utval Sak nr Møtedato Kommunestyret 044/ Tilbygg/ombygging Nore Fusa skule - justert framlegg til løysing Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Nore Fusa skule vert bygd ut i samsvar med framlagt planforslag datert Detaljplan skal utarbeidast i samarbeid med skulen. Saksframstilling: Vedtaksmynde: Kommunestyret Saksdokument: Vedlegg: Sjå nedst i saka Ikkje vedlegg: Faktiske opplysningar: Formannskapet handsama sak om tilbygg til Nore Fusa skule i møte , sak 41/2017. Det vart vedteke å senda saka tilbake til administrasjonen for å laga eit nytt framlegg til løysing ut frå behov og saman med dei tilsette. Det vart halde møte i Kommunetunet der rektor ved Nore Fusa skule, barnehagestyrar, hovudverneombod, konstituert rådmann, einingsleiar teknisk drift og prosjektleiar deltok. Det var semje om ei løysing der det vert bygd på klasserom på 60 m2 og nytt kontor til rektor. Tilbygget som gjev plass til rektorkontor gjev også auka areal til lærararbeidsplassar, og vert bygd som forlenging av noverande kontordel. Framlegg til løysing er vist på teikning datert Detaljar må avklarast etter ferien 28

29 saman med skulen. Samstundes med tilbygg må det også skiftast ventilasjonsaggregat. Noverande aggregat er frå skulen var ny. I tillegg til høg alder, vil det vera for lite når skulen vert bygd på. Skulekjøkkenet må også få eige avtrekk. Når det gjeld kostnadar, vil løyvinga på kr 3 mill kunna vera i minste laget. Avklaring på dette vil ein få når arbeidet har vore ute på tilbodskonkurranse. Vurdering: Framlegget til tilbygg vil etter rådmannen sitt syn dekka behovet på skulen. Detaljplan for tilbygg må avklarast i ei prosjektgruppe i samsvar med kommunen sine rutinar. Skulen vil der vera representert med fleire personar. Eventuell tilleggsfinansiering må ein koma tilbake til så snart endeleg kostnadar er kjent. Vedlegg: Møte om påbyggombygging Nore Fusa skule Tilbygg Nore Fusa skule

30 Sakshandsamar: Elisabeth Farstad Vår referanse: Arkivsaknr: 17/865/ 5 Dykkar referanse: Møtereferat Til: Nore Fusa skule v/rektor Hege Steinsland Hauge Holmefjord barnehage v/bente Ådland HVO Hildegunn Austestad Einingsleiar Øystein Havsgård Einingsleiar Undervisning Anne-Merete Hellebø Einingsleiar Barnehage Irene Kvåle Foer Prosjektleiar Per Rosvoll Vår dato Møte om påbygg/ombygging Nore Fusa skule Formannskapet fatta 31. mai følgjande vedtak: FOR- 041/2017 Vedtak: Administrasjonen i samarbeid med dei tilsette lagar til eit forslag til løysing ut frå behov. Saka fremjast for kommunestyret 22. juni. Møtet er ei oppfølging av sak 041/2017 i formannskapet 31. mai 2017 og vart kalla inn for å klargjera behov ved påbygg/ombygging på Nore Fusa skule. Bakgrunn for saka Bakgrunnen for saka er skildra i sak 041/2017. Barnehagen får langt fleire barn inn i barnehage allereie frå august enn det er areal for i dag og vil mangla 30 m2 areal til desse barna. Skulen nyttar eit klasserom og eit kontor i barnehagebygget, og for å flytta ut, må skulen få erstatta desse areala i skulebygget. Barnehagen sitt behov: Skulen sitt behov: å nytta areal i barnehagen til barnehagen, inkl. å nytta det kontoret rektor no disponerer i barnehagebygget eit nytt klasserom på minst 60 m2 eit nytt kontor til rektor Eining Teknisk drift har laga ei skisse til utforming av eit påbygg til klasserommet. Denne skissa vart litt omarbeidd i møtet: Rektor ved skulen peika på at det ikkje er nødvendig å flytte toaletta i garderoben innanfor det nye klasserommet. Om mogleg kan ein flytta døra til vindfanget for å gjera klasserommet større, men det ideelle er å utvida arealet nordover i den grad det er plass på tomta. Rektor sitt kontor vert påbygg knytt til kontordelen av skulen og vert tilpassa slik at det vert ei funksjonelt og praktisk løysing opp mot lærarane sine arbeidsplassar. Forslag til løysing Prosjektleiar Per Rosvoll drar på synfaring for å måla opp kva som er mogleg å få plass til på tomta, både når det gjeld nytt klasserom og nytt kontor. Skulen flyttar i frå klasserommet i barnehagedelen frå hausten og finn kreative løysingar på undervisninga hausten 2017 i påvente av nytt klasserom. Barnehagen kan disponera det fråflytta klasserommet til barnehage frå hausten. 30

31 Rektor flyttar ut av kontoret i barnehagedelen når nytt kontor er ferdig. Skulen og barnehagen treng praktisk bistand for å få flytta inventar ut av barnehagen. Barnehagestyrar vurderer behovet for eventuelt å få fjerne tavler i barnehagebygget før det nye klasserommet er ferdig. Det er ein føresetnad at nytt klasserom er klart til undervisninga startar i Gjennomføring Anbodsrunde for dette arbeidet krev minst halvannan månad, og dette arbeidet må startast så snart kommunestyret har fatta vedtak. Prosjektgruppe for arbeidet: prosjektleiar Per Rosvoll, styrar Bente Ådland, rektor Hege Steinsland-Hauge og hovudvernsombod Hildegunn Austestad. Referansegruppe for arbeidet: einingsleiarane Anne-Merete Hellebø, Undervisning, Irene Kvåle Foer, Barnehage og Øystein havsgård, Teknisk drift, og kst, rådmann Elisabeth Farstad. Foer, Hellebø og Rosvoll hadde forfall til møtet på grunn av andre oppsette møte. Rådmannen og Hellebø hadde ein samtale om innhaldet i dette møtet rett etter at møtet vart avslutta. Referent: Elisabeth Farstad Helsing Elisabeth Farstad konstituert rådmann Dokumentet er elektronisk godkjend og har difor ingen signatur. 31 Side 2 av 2

32 32