KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE Til medlemmene i kontrollutvalget Molde, 1. desember 2011 MØTEINNKALLING MØTE NR.: 5/11 TID: kl. 12:00 STED: Møterom "Innsikten", Molde rådhus SAKSLISTE: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 40/11 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 28. SEPTEMBER 2011 PS 41/11 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 42/11 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN REFUSJON SYKEPENGER I MOLDE KOMMUNE PS 43/11 REVISJONENS RAPPORT TIL KONTROLLUTVALGET PR. DESEMBER 2011 PS 44/11 UTARBEIDELSE AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON BESTILLING PS 45/11 UTARBEIDELSE AV PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL BESTILLING PS 46/11 NKRF s KONTROLLUTVALGSKONFERANSE DELTAGELSE PS 47/11 OPPFØLGINGSLISTE Dersom det er saker kontrollutvalget ønsker å kommentere, stille spørsmål ved eller ta opp i dette møtet eller i senere møte, kan dette gjøres under Eventuelt. I tillegg til sakslisten vil det i starten av møtet bli gitt praktisk informasjon om kontrollutvalgets rolle og virke innen det kommunale forvaltningssystem. Eventuelle forfall meldes på tlf , evt. mob E-post: [email protected] Innkallingen går som melding til varamedlemmer som innkalles etter behov. Kopi: Ordfører Rådmann Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R Finn Myrland (s) leder Åse Solveig Eriksen Kontrollsekretær

2 MOLDE KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: / Åse S. Eriksen Saksfr amlegg Utval ssaksnr Utval PS 40/11 Kontrollutvalget Møtedato GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 28. SEPTEMBER 2011 Sekretærens innstilling Protokollen fra møte 28. september 2011 godkjennes. Saksopplysninger Vedlagt følger protokollen fra forrige møte. Protokollen er tidligere utsendt. Det er ikke fremkommet merknader til protokollen. Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær

3 KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 4/11 Møtedato: Tid: kl 12:00 kl 15:45 Møtested: Formannskapssalen, Molde rådhus Sak nr: 32/1 I 39/11 Møteleder: Møtende medlemmer: Harald Valved, nestleder (Frp) Amund Opdahl (H) Sylvia Andersen (Sp) Ingeborg Berg (KrF) Forfall: Arve Ingvar Tovan, leder (Ap) Ikke møtt: Ingen Møtende vara: Kari Anne Kjerstad, (H) Fra sekretariatet: Åse Solveig Eriksen, kontrollsekretær Fra revisjonen: Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor Av øvrige møtte: Ole Rødal, seksjonsleder økonomi (under sak 34/11) Leder ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. T1TTEL PS 32/11 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 06. JUNI 2011 PS 33/11 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 34/11 MOLDE KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT FOR 2. TERTIAL 2011 PS 35/11 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2011 PS 36/11 ENGASJEMENTSAVTALE MELLOM KONTROLLUTVALGET OG KOMMUNEREVISJONSDISTRIKT 2 MØRE OG ROMSDAL PS 37/11 REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET I MOLDE PS 38/11 KONTROLLUTVALGETS RAPPORT TIL KOMMUNESTYRET OM UTVALGETS VIRKSOMHET I VALGPERIODEN PS 39/11 OFPFØLGINGSLISTE PS 32/11 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 06. JUNI 2011 Kontrollutvalgets vedtak Protokollen fra møtet 06. juni 2011 godkjennes. Side 1 av 6

4 Kontrollutvalgets behandling Leder orienterte. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 33/11 REFERAT OG ORIENTERINGER Kontrollutvalgets vedtak Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling Referatsaker: RS 11/11 Skjevik barne- og ungdomsskole Sluttrapport og byggeregnskap - saksprotokoll fra Molde kommunestyre , sak 53/11 RS 12/11 Bolsøya skole Sluttrapport og byggeregnskap - saksprotokoll fra Molde kommunestyre , sak 54/11 RS 13/11 Glomstua omsorgssenter Sluttrapport og byggeregnskap - saksprotokoll fra Molde kommunestyre , sak 55/11 RS 14/11 Kirkebakken 4 Sluttrapport og byggeregnskap - saksprotokoll fra Molde kommunestyre , sak 56/11 RS 15/11 Oppfølging av politiske vedtak - saksprotokoll fra Molde kommunestyre , sak 57/11 RS 16/11 Samarbeidsavtale om interkommunal sekretariatsfunksjon for kontrollutvalgene prolongering av eksisterende avtale - saksprotokoll fra Molde Formannskap , sak 93/11 Orienteringssaker: OS 06/11 Eiermelding for Molde kommune saksframlegg og protokoll fra Molde kommunestyre , sak 74/11 Utvalgets med1emmer kommenterte Eiermeldingen som Molde kommune har utarbeidet og vedtatt. OS 07/11 Møteprotokoll fra møte i Samarbeidsforumet for kontrollutvalgene OS 08/11 KU sekretariatet og Samarbeidsforumet. Årsmelding for 2010 Utvalget henviste til årsmeldingens pkt Fremtidige utfordringer og drøftet bemanningen av sekretariatet og sekretærens arbeidssituasjon. OS 09/11 Kommunevalg høsten 2011 Valg av kontrollutvalg brev fra sekretariatet til medlemskommunene, datert Sekretær orienterte om bakgrunnen for og hensikten med brevet som var sendt til alle medlemskommunene vedr. valg av kontrollutvalg. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug orienterte om et brev som kommunerevisjonen har sendt ut til medlemskommunene vedr. valg av styremedlemmer til revisjonsstyret med henvisning til endringen i forvaltningslovens 6 om habilitet for styremedlemmer. OS 10/11 Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Medlemsbrev nr. 3/2011 m/vedlegg Side 2 av 6

5 Sekretær orienterte om innspill fra sekretærforumet og Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) til høringsdokumentet om endringer i kommuneloven. OS 11/11 Forvaltningsrevisjon Orientering om nytt prosjekt brev fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 M&R, datert Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 34/11 MOLDE KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT FOR 2. TERTIAL 2011 Kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget tar den muntlige redegjørelsen om økonomirapporten for 2. tertial 2011 til orientering. Kontrollutvalgets behandling Seksjonsleder økonomi Ole Rødal ga en muntlig redegjørelse om den økonomiske situasjonen for kommunen og årsprognosene som foreligger pr. 2.tertial. Den skriftlige framstillingen av saken som skal til politisk behandling forelå ikke til kontrollutvalgets møte. Slik det ser ut vil merforbruket for 2011 overstige det som var prognosert ved 1. tertial i år. Enkelte enheter vil få et større merforbruk enn antatt til tross for økte rammer ved budsjettjusteringene i juni På inntektssiden er det forventet at avkastningen av langsiktige finansielle midler som er avsatt i fond vil bli betydelig lavere enn budsjettert. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug kommenterte sikre og usikre prognoser. Seksjonsleder økonomi og distriktsrevisor svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Leder takket for orienteringen. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 voterende) Sekretærens innstilling Kontrollutvalget tar økonomirapport for 2. tertial 2011, sammen med rådmannen/seksjonsleder økonomi sin muntlige redegjørelse til orientering. PS 35/11 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2011 Kontrollutvalgets vedtak Revisjonsplanen for revisjonsåret, sammen med revisors vurdering av uavhengighet, tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling Side 3 av 6

6 Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug redegjorde for innholdet i planen og kommenterte endringene i 2011 og de risikoforhold som er skissert. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 36/11 ENGASJEMENTSAVTALE MELLOM KONTROLLUTVALGET OG KOMMUNEREVISJONSDISTRIKT 2 MØRE OG ROMSDAL Kontrollutvalgets vedtak 1. Kontrollutvalget i Molde slutter seg til avtale om gjennomføring av regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon med Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal. 2. Avtalen mellom kontrollutvalget og distriktsrevisjonen signeres av leder for kontrollutvalget og distriktsrevisor. Kontrollutvalgets behandling Sekretæren orienterte om bakgrunnen for at det var utarbeidet en slik avtale mellom revisjonen og kontrollutvalget og viste til kontrollutvalgets påse-ansvar overfor regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 37/11 REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET I MOLDE Kontrollutvalgets innstilling Kontrollutvalget anbefaler det frernlagte forslag til "Reglement for kontrollutvalget i Molde kommune" som oversendes til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret vedtar "Reglement for kontrollutvalget i Molde kommune" slik det fremgår av saken. Kontrollutvalgets behandling Sekretær orienterte om bakgrunnen for at det var utarbeidet et forslag til reglement for kontrollutvalget. Der ble ikke foretatt endringer i det framlagte forslag til reglement. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 38/11 KONTROLLUTVALGETS RAPPORT TIL KOMMUNESTYRET OM UTVALGETS VIRKSOMHET I VALGPERIODEN Kontrollutvalgets innstilling Kontrollutvalget godkjenner vedlagte rapport om utvalgets virksomhet i valgperioden som oversendes kommunestyret med følgende anbefaling: Side 4 av 6

7 Kommunestyret tar framlagt rapport om kontrollutvalgets virksomhet i valgperioden til orientering. Kontrollutvalgets behandling Sekretær orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget gikk igjennom innholdet i rapporten. Det fremkom ingen forslag i møtet til endringer eller tilføyelser i virksomhetsrapporten. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 39/11 OPPFØLGINGSLISTE Kontrollutvalgets vedtak I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Kontrollutvalgets sekretariat Samtlige ni kommuner har nå vedtatt å prolongere opprinnelig samarbeidsavtale på ubestemt tid. Kontrollutvalget anser saken som avsluttet. Eierskapsmelding. Etterlysning Eiermelding er utarbeidet og vedtatt av k-styret 01.september Meldingen ble lagt fram som orienteringssak i dagens møte, jmfr. OS 06/11. Kontrollutvalget anser saken som avsluttet. Forvaltningsrevisjonsrapporten Boligtomter i Molde kommune nytt punkt Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget i møte i sak 24/10 og av kommunestyret i sak 57/10. Kontrollutvalget avventer Molde kommunes oppfølging av rapporten og ønsker saken ført opp på oppfølgingslisten. Forvaltningsrevisjonsrapporten Molde kommunes arbeid med reguleringsplan for, og samarbeid om utbygging av Gorvelplassen nytt punkt Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget i møte i sak 30/10 og av kommunestyret i sak 56/10. Kontrollutvalget avventer Molde kommunes oppfølging av rapporten og ønsker saken ført opp på oppfølgingslisten. Oppfølgingslisten endres ihh. til momentene som fremkom i møtet. Kontrollutvalgets behandling Det var ikke lagt opp til noen orienteringer i dette møtet. Utvalget gjennomgikk de sakene som sto oppført i oppfølgingslisten. Det ble foreslått å føre opp to nye punkt på oppfølgingslisten som gjelder forvaltningsrevisjonsrapportene som ble behandlet av kontrollutvalget og kommunestyret i 2010 og hvor kontrollutvalget avventer Molde kommunes oppfølging av rapportene. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 voterende) Side 5 av 6

8 Da dette var det siste møtet for det sittende kontrollutvalget, takket fung. leder Harald Valved de øvrige medlemmene av utvalget, samt revisor og sekretær for godt samarbeid gjennom denne valgperioden. Harald Valved fung. leder Amund Opdahl Ingeborg Berg Sylvia Andersen Kari Anne Kjerstad Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær Side 6 av 6

9 MOLDE KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: / Åse S. Eriksen Saksframlegg Utval ssaksnr Utval PS 41/11 Kontrollutvalget Møtedato REFERAT OG ORIENTERINGER Sekretærens innstilling Referat - og orienteringssakene tas til orientering. Saksopplysninger Referatsaker: RS 17/11 Kontrollutvalgets rapport til kommunestyret om utvalgets virksomhet i Orienteringssaker: valgperioden saksprotokoll fra Molde kommunestyre , sak 102/11 (vedlagt) OS 12/11 OS 13/11 OS 14/11 OS 15/11 OS 16/11 Veileder vedrørende kontrollutvalgets påse-ansvar for forvaltningsrevisjon fastsatt av styret i Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) 1. september (vedlagt) Oppfølging av undersøkelse om beregning av selvkost rapport fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R, datert (vedlagt) Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Medlemsbrev nr. 4/2011 m/vedlegg (vedlagt) Valgbarhet til kontrollutvalg personer pålagt tjenesteplikt i brannvesen einfo 11/8 fra Norges Kommunerevisorforbund (NKRF), datert (vedlagt) Kommunevalget høsten 2011 og valg av styremedlemmer til revisjonsstyret kopi av brev til medlemskommunene fra Kornmunerevisjonsdistrikt 2 M & R, datert (vedlagt) Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær

10 Saksprotokoll i Molde kommunestyre Vedtak Kommunestyret tar framlagt rapport om kontrollutvalgets virksomhet i valgperioden til orientering. Behandling Kontrollutvalgets innstilling ble enstemmig vedtatt.

11 Molde kommune Kontrollutvalget Arkiv: Saksmappe: Saksbehandler: Dato: / Ase S. Eriksen Saksframlegg Kontrollutvalgets rapport til kommunestyret om utvalgets virksomhet i valgperioden Utval ssaksnr PS 38/11 102/11 Utval Kontrollutval et Molde kommunestyre Møtedato Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar framlagt rapport om kontrollutvalgets virksomhet i valgperioden til orientering. Kontrollutvalgets behandling Sekretær orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget gikk igjennom innholdet i rapporten. Det fremkom ingen forslag i møtet til endringer eller tilføyelser i virksomhetsrapporten. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) Sekretærens innstilling Kommunestyret tar framlagt rapport om kontrollutvalgets virksomhet i valgperioden til orientering. Saksopplysninger I henhold til Kommuneloven 77, pkt. 6 skal kontrollutvalget rapportere resultatene av sitt arbeid til kommunestyret. Kontrollutvalget rapporterer løpende til kommunestyret om arbeidet de utfører, både gjennom årsmeldinger og ved framleggelse av rapporter om forvaltningsrevisjon. I tillegg legges protokoller fra kontrollutvalget fortløpende frem for kommunestyret som referatsaker. Kommunestyret har dermed muligheten til å stille spørsmål til kontrollutvalgets medlemmer i kommunestyret. Som et ledd i denne rapporteringen vil kontrollutvalget legge frem en rapport for kommunestyret om utvalgets virksomhet i valgperioden og vurdere om man har nådd de lovmessige krav til kontrollutvalgets virksomhet. Vedlagt følger: Egen evaluering av kontrollutvalgets arbeid Valgperioden

12 VURDERING Formålet med rapporten er fra kontrollutvalgets side å informere om utvalgets rolle og funksjon, og at man på den måten kan gi føringer og signaler om lovmessige krav og om formålet med sin egen virksomhet i valgperioden. Rapporten inneholder innledningsvis en kort presentasjon av kontrollutvalget og kontrollutvalgets rolle. Videre gir den en kortfattet oversikt over kontrollutvalgets oppgaver slik de fremgår av de gjeldende bestemmelsene om tilsyn og kontroll i kommuneloven og i forskriftene om revisjon og kontrollutvalg. Rapporten er utformet på en måte som kan gjøre den egnet til å bli brukt som et grunnlag for informasjon om tilsyn og kontroll til nytt kontrollutvalg og eventuelt nytt kommunestyret. Sekretariatet viser til vedlagt rapport om utvalgets virksomhet i valgperioden Eventuelle forslag til endringer i rapporten som fremkommer i kontrollutvalgets møte innarbeides i rapporten før den oversendes til kommunestyret. Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær

13 Veileder vedrørende kontrollutvalgets påse-ansvar for forvaltningsrevisjon Fastsatt av styret i NKRF 1.september 2011

14 Innhold 1. Innledning 3 2. Formelle bestemmelser 4 3. Kontrollutvalgets påse-ansvar for forvaltningsrevisjon 5 4. Den gode dialogen 7 5. Kvalitet 8 6. Anbefalinger 9 7. Sluttkommentar 13 Vedlegg 1 Noen sentrale bestemmelser 14 Vedlegg 2 RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon 17 2

15 1. Innledning Kontrollutvalget og revisjonen er kommunestyret/fylkestingets redskap for å kontrollere at de øvrige politiske organers og administrasjonens virksomhet og aktiviteter er i tråd med de regler, mål og føringer som er gitt. Kontrollutvalgets oppgaver er nærmere beskrevet i kommuneloven 77 nr. 4 og 5. Ifølge bestemmelsene skal kontrollutvalget påse: at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon) at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. (selskapskontroll) Kontrollutvalgets oppgaver er ytterligere utdypet i en egen forskrift hvor det framgår at kontrollutvalget skal påse: at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning I dette ligger at kontrollutvalget har en tilsynsfunksjon overfor revisjonen. Hva en slik tilsynsfunksjon innebærer, kan imidlertid ikke leses direkte av selve regelverket. Det er derfor behov for nærmere veiledning, noe som også var én av konklusjonene i Kommunal- og regionaldepartementets rapport 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane (KRD 2009). På denne bakgrunn har Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) fått utarbeidet en veileder vedrørende kontrollutvalgets påse-ansvar overfor regnskapsrevisor. Kontrollutvalgets påseansvar omfatter imidlertid ikke bare regnskapsrevisor, men må også omfatte revisors arbeid med forvaltningsrevisjon. Derfor har NKRFs styre bedt om at det blir utarbeidet en tilsvarende veileder også på dette feltet. I denne veilederen presenteres forhold og momenter som kontrollutvalget kan vurdere i forbindelse med sitt påse-ansvar overfor revisors arbeid med forvaltningsrevisjon. Vi gjør oppmerksom på at i fortsettelsen blir kommunestyre benyttet som en fellesbetegnelse på kommunestyre, bystyre og fylkesting. Kommune blir brukt som fellesbetegnelse for fylkeskommune og kommune. 3

16 2. Formelle bestemmelser Nedenfor følger en oversikt over lov- og forskriftsbestemmelser som har relevans for kontrollutvalgets påse-ansvar. Oversikten er ikke nødvendigvis uttømmende. Innholdet i de mest sentrale bestemmelsene gjengis i vedlegg. Kommuneloven 77 Kontrollutvalget nr 4 78 Revisjon Nr I. Nr 2. Nr Revisors uavhengighet Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (KF) 9-12, 19 Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (RF) 6-15, Andre kilder Følgende andre kilder er også relevante å trekke inn: Andersen, K. M., B. Laastad, S. 0. Songstad og A. Ølnes (2006): Veileder i forvaltningsrevisjon. Oslo: Norges Kommunerevisorforbund Bråthen B., B. Frydenberg og 0. K. Rogndokken (2007): Tilsyn og revisjon i kommunal sektor. Oslo: Norges Kommunerevisorforbund Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (FOR ) med departementets merknader Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v. (FOR med departementets merknader) Kommunal- og regionaldepartementet (2011): Kontrollutvalgsboken. Kommunal- og regionaldepartementet, rundskriv: Ot.prp. nr. 70 ( ). Om lov om endringer i lov av 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner m.nz. (kommunal revisjon) RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon. (2011). Oslo: Norges Kommunerevisorforbund 4

17 3. Kontrollutvalgets påse-ansvar for forvaltningsrevisjon Kommuneloven med forskrifter pålegger kontrollutvalget å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, og at det blir gjennomført både regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. En forsvarlig revisjonsordning må innebære at kommunen har valgt revisor, at revisor oppfyller alle formelle krav, og at revisjonen skjer i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Kontrollutvalgets ansvar innebærer å påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon, det vil si at det årlig blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger, herunder de ulike typene undersøkelser som er listet opp i revisjonsforskriften 7. Kontrollutvalget skal utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon som skal vedtas av kommunestyret. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Kommunestyret som sitter med det overordnede tilsynsansvaret, kan dessuten gi instrukser om iverksetting av de forvaltningsrevisjonsprosjekter som det måtte ønske. Kontrollutvalgets påse-ansvar for forvaltningsrevisjon består således av to deler: å påse at det årlig blir utført forvaltningsrevisjon å påse at forvaltningsrevisjon skjer i henhold til regelverkets krav I departementets merknad til kontrollutvalgsforskriften 9 framgår det at kontrollutvalgets påse-ansvar innebærer at kontrollutvalget har en bestillerrolle innenfor de rammer som kommunestyret gir. I dette ligger et ansvar for å påse at det blir bestilt forvaltningsrevisjonsprosjekter iht. til plan for forvaltningsrevisjon og eventuelle andre vedtak om igangsetting av prosj ekter innenfor de tilgjengelige budsjettrammer. Men er kontrollutvalgets påse-ansvar for at det blir utført forvaltningsrevisjon begrenset til en bestillerrolle? Knut Løken gir i sin bok Kontroll (1996) følgende definisjon av hva som ligger i begrepet påse/se til at: Dette begrepet er sterkere enn "å føre tilsyn med", idet det forutsetter at man ved avvik også igangsetter og følger opp tiltak for å bringe forholdet i orden. Ifølge denne definisjonen går et påse-ansvar betydelig lenger enn en bestillerrolle. Ved kontrollutvalgets vurdering av i hvilket omfang og på hvilken måte kontrollutvalgets skal ivareta sitt tilsynsansvar med revisjonen, må det tas hensyn til at det er avgjørende forskjell på regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. I forvaltningsrevisjonen er det kommunestyret som etter innstilling fra kontrollutvalget bestemmer omfanget av revisjonen. Og det er enten kommunestyret eller kontrollutvalget som bestemmer hva som skal forvaltningsrevideres. Innholdet i forvaltningsrevisjonsrapporten er nærmere bestemt i RSK 001 pkt 40 og skal legges fram for kontrollutvalget. 5

18 Kontrollutvalget får derfor gjennom sin behandling av planer og rapporter et omfattende grunnlag for å vurdere kvaliteten på forvaltningsrevisjonen. Det må tas hensyn til kontrollutvalgets oppfatning av kvaliteten på revisjonsarbeidet på nevnte grunnlag før utvalget vurderer ytterligere aktiviteter for å ivareta sitt tilsynsansvar med revisjonen. En forutsetning for at det årlig kan bli utført forvaltningsrevisjon, må være at kontrollutvalget får stilt tilstrekkelige økonomiske rammer til sin disposisjon. Siden kontrollutvalget er kommunestyrets redskap for tilsyn og kontroll, er det kommunestyret som fastsetter de økonomiske rammene for utvalgets arbeid på lik linje med øvrig virksomhet i kommunen. Det er viktig at kommunestyret er seg bevisst at omfanget av kontrollutvalgets virksomhet bestemmes av de økonomiske rammer som kommunestyret gir. Dersom de årlige rammene ikke gir rom for å bestille forvaltningsrevisjon, innebærer påseansvaret etter den refererte definisjonen at kontrollutvalget må sette i verk hensiktsmessige tiltak. Ett slikt tiltak kan være at kontrollutvalget gjør kommunestyret som sitter med det øverste tilsynsansvaret oppmerksom på at kontrollutvalgsforskriftens krav ikke kan oppfylles, hvilke uheldige konsekvenser dette kan ha, og foreslå tiltak for å bringe forholdet i orden. Når det gjelder påse-ansvaret for den enkelte forvaltningsrevisjon, må dette innebære at kontrollutvalget forsikrer seg om at revisor oppfyller regelverkets formelle krav at kontrollutvalget får levert de prosjektene som er bestilt at prosjektene er i henhold til bestillingen at gjennomføring og rapportering skjer i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området Det er denne delen av kontrollutvalgets påse-ansvar som det gis anbefalinger om i denne veilederen. En viktig premiss for kontrollutvalgets påse-ansvar er at den som utfører revisjonstjenester for kommunen, utøver arbeidet under selvstendig faglig ansvar. Det er derfor nødvendig at både kontrollutvalget, sekretariatet og revisor har gjensidig forståelse og respekt for hverandres roller. Måten dette kan oppnås på, er gjennom en god dialog. 6

19 4. Den gode dialogen For at kontrollutvalgene skal kunne ivareta sitt påse-ansvar for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, må det være jevnlig dialog mellom revisor og utvalget. Den naturlige arenaen for slik dialog vil være kontrollutvalgsmøtene der oppdragsansvarlig revisor eller dennes stedfortreder har møterett og talerett. Kontrollutvalget og revisor bør ha en felles forståelse for hvilket informasjonsbehov kontrollutvalget har for å kunne utøve sitt påse-ansvar i forbindelse med forvaltningsrevisjon. Formålet med informasjonen må være å gi kontrollutvalget tilstrekkelig informasjon til at det kan ivareta sitt påse-ansvar i forbindelse med det enkelte prosjekt slik dette ble spesifisert i fire kulepunkt i forrige avsnitt. I praksis er det ofte gjort skriftlige avtaler mellom revisor og kommunen/kontrollutvalget. Her ligger det en god mulighet til å avtale og avklare blant annet forventinger til og innhold i dialogen mellom revisor og kontrollutvalget. Behovet for dialog og informasjon vil kunne variere med type og omfang av det enkelte forvaltningsrevisjonsprosjektet. 7

20 5. Kvalitet Både kontrollutvalget og revisor har en felles interesse i at revisjonen gjennomføres på forsvarlig måte og med god kvalitet. Utførelsen av revisjonen er langt på vei styrt av lover, forskrifter, faglige standarder og profesjonskrav. I tillegg har kontrollutvalget anledning til å gi sine instrukser, men disse må selvsagt ikke gå på tvers av de øvrige kravene. God kvalitet på revisjonsarbeidet vil avhenge av at alle kravene i de ulike kildene oppfylles. Kvaliteten bør i tillegg også oppleves som god, både av dem som blir revidert og hos kontrollutvalgene. Kvalitet i forvaltningsrevisjon er selvsagt sterkt knyttet opp mot kvaliteten i den ferdige rapporten, men de prosesser og metoder som ligger til grunn for rapporten, står også helt sentralt. Derfor må revisor ha et helhetssyn på hele forvaltningsrevisjonsprosessen fra bestilling til framleggelse av ferdig rapport. I denne sammenheng er det ikke tilstrekkelig at revisjonen er utført i henhold til lover, regler, god kommunal revisjonsskikk og standarder. Det er også nødvendig at den gjennomførte forvaltningsrevisjonen har tillit og legitimitet både hos de reviderte og oppdragsgiverne kontrollutvalget og kommunestyret. Dette oppnås gjennom kontinuerlig fokus på kvalitet i utførelsen, den gode revisjonsdialogen og informasjon. Det er et standardfestet krav at alle revisjonsenheter har et kvalitetskontrollsystem. Kontrollutvalget bør be om å få en grundig orientering om dette systemet. Dessuten bør kontrollutvalget stille krav om at revisor i tillegg til sin interne kvalitetskontroll også er underlagt ekstem kvalitetskontroll. Kontrollutvalget bør etterspørre dokumentasjon for gjennomført kvalitetskontroll hos revisor. 8

21 6. Anbefalinger Punktene under er ment å hjelpe kontrollutvalgene med å systematisere sitt påse-ansvar i forbindelse med forvaltningsrevisjon med angivelse av hvilke sjekkpunkter kontrollutvalgene bør bygge sitt påse-ansvar rundt. Det er opp til kontrollutvalget å bestemme at sekretariatet får ansvar for å følge opp påseansvaret på de forskjellige punktene under. Dersom kontrollutvalget har få møter, kan det være hensiktsmessig at sekretariatet står for det meste av det løpende påse-ansvaret etter punktene under. 1. Krav til kompetanse for oppdragsansvarlig revisor RF 11 Revisjonsforskriften stiller krav om at oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor skal ha minimum tre års utdannelse fra universitet/høyskole. Dette er aktuelt å sjekke i forbindelse med skifte av oppdragsansvarlig revisor. Det er et krav i standard for forvaltningsrevisjon at oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor må sørge for at forvaltningsrevisjonen gjennomføres med tilstrekkelig kunnskap om og ferdigheter i relevant metodikk, og med tilstrekkelig kunnskap om temaet som revisjonen omhandler. 2. Krav til vandel for oppdragsansvarlig revisor RF 12 Det er i forskriften satt krav om at den som ansettes som revisor i en kommune eller gis ansvar for revisjonsoppdrag for en kommune, må ha ført hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller, og være myndig. Kravene må dokumenteres gjennom en vandelsattest. Det er tilstrekkelig å konstatere at kravene er oppfylt ved ansettelse eller tildeling av oppdrag. Dette er således mest aktuelt ved skifte av revisor. 3. Dokumentasjon av revisors uavhengighet RF 15 Revisor har plikt til løpende å foreta en vurdering av egen uavhengighet. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Det skal avgis uavhengighetserklæringer for hver kommune. 4. Generelt om revisors uavhengighet og objektivitet RF 13 & 14 Det er gitt begrensninger for alle som deltar i revisjonen av en kommune i forhold til andre ansettelsesforhold, styreverv, interessekonflikter og rådgivningstjenester. Revisor er ansvarlig for å foreta de nødvendige vurderingene slik at utførelse av revisjonen og bemanning er i henhold til krav i lov og forskrift. Det er ikke satt noen krav om at disse vurderingene dokumenteres overfor kontrollutvalget, men utvalget bør være kjent med de formelle begrensningene for utførelse av revisjonen og eventuelt forsikre seg om at revisor løpende foretar de nødvendige vurderingene. Bestemmelsene om uavhengighet gjelder også rev isjonsmedarbeidere. 9

22 5. Grunnlaget for gjennomføringen av et forvaltningsrevisjonsprosjekt Kontrollutvalget bør få seg forelagt og drøfte et utkast til prosjektplan, se punkt 6. Den vedtatte prosjektplanen danner grunnlaget for gjennomføringen av prosjektet. Behovet for ytterligere formalisering vil avhenge av hvilken avtalemessig regulering av revisjonstjenesten kommunen har valgt. Dersom kontrollutvalget ser behovet for en skriftlig avtale om gjennomføringen, kan en slik avtale omtale forhold som foreløpig tittel formål og foreløpige problemstillinger tids-, ressursramme og leveringstidspunkt rapportering forholdet til offentlighet mediekontakt 6. Prosjektplan Prosjektplanen bør omtale følgende punkter: bakgrunn for prosjektet inkludert klargjøring av vesentlighet og risiko problemstillinger ressursbehov leveringstidspunkt Prosjektplanen kan også gi informasjon om formål (utfyllende informasjon) revisjonskriterier eller grunnlaget for disse metodisk tilnærming organisering og ansvar detaljert tidsplan Selv om det er et mål at prosjektplanen skal være mest mulig dekkende for den forvaltningsrevisjonen som skal utføres, er det viktig at kontrollutvalget er innforstått med at arbeidet med forvaltningsrevisjon ikke har et lineært forløp. Elementene og stadiene griper inn i hverandre på en dynamisk måte der de valgene som gjøres, stadig må vurderes på nytt i lys av ny kunnskap som framkommer i løpet av undersøkelsen. Dette innebærer at det kan oppstå behov for å endre problemformuleringen og revisjonskriteriene undervegs. Men slike justeringer må likevel ikke endre selve formålet med undersøkelsen. 10

23 overordnet modell grunnelementene i forvaltningsrevisjon PROBLEMSTILLINGER REVIS3ONS- KRITERIER DATAINNSAMLING ANALYSE FAKTA/ DATA VURDERINGER/ KONKLUS3ONER Modellen illustrerer hvordan elementene og stadiene i en forvaltningsrevisjon griper inn i hverandre, noe som kan innebære at de valgene som gjøres, stadig må vurderes på nytt i lys av ny kunnskap som framkommer i løpet av undersøkelsen. Dette innebærer at det kan oppstå behov for å endre problemformuleringen og revisjonskriteriene undervegs. Men slike justeringer må likevel ikke endre selve formålet med undersøkelsen. 7. Endringer i prosjektplanen Dersom det oppstår behov for å gjøre vesentlige endringer i forhold til prosjektplanen, som er lagt fram for kontrollutvalget jfr. pkt 6, skal endringene legges fram for kontrollutvalget for godkjenning. 8. Orientering til kontrollutvalget undervegs Ved omfattende prosjekter kan kontrollutvalget ha behov for orientering fra revisor undervegs om hvordan prosjektet utvikler seg for å forsikre seg om at det er i tråd med bestillingen og tidsplanen. Slik informasjon kan gis på ulike måter og med ulik grad av formalitet. 9. Kvalitetskontroll Kontrollutvalget bør forsikre seg om at forvaltningsrevisjonsprosjektet gjennomføres i samsvar med kravene i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon. Standarden inneholder krav om at forvaltningsrevisjon skal kvalitetssikres. Kontrollutvalget bør ra en orientering fra revisor om det kvalitetskontrollsystemet som er iverksatt. 10. Framlegging av ferdig rapport Revisor bør presentere det ferdige prosjektet for kontrollutvalget og svare på spørsmål i et møte. Kontrollutvalget må kontrollere at rapporten er i henhold til bestillingen, og at alle problemstillingene er besvart. Men rapportens utforming, herunder dens innhold, 11

24 vurderinger og konldusjoner faller inn under revisors selvstendige, faglige ansvar. Kontrollutvalget kan ikke selv endre en forvaltningsrevisjonsrapport. Dersom kontrollutvalget mener at revisors rapport ikke er god nok eller ikke svarer på bestillingen, bør dette avklares gjennom en dialog med revisor. 11. Misligheter RF 3, RF 4, KF 8 Kontrollutvalget bør forsikre seg om at revisjonsenheten har rutiner som sikrer en forsvarlig håndtering av misligheter og feil som blir avdekket i forbindelse med forvaltningsrevisjon. 12. Revisors møteplikt og møterett RF 19, KF 19 Revisor har plikt til å møte i kommunestyret når det behandler saker som har tilknytning til revisors oppdrag. For øvrig har oppdragsansvarlig revisor møterett i kommunestyret. Dette gjelder også i de tilfeller dørene lukkes. Oppdragsansvarlig revisor har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. 13. Revisors opplysningsplikt RF 20 Revisor har opplysningsplikt overfor medlemmer av kommunestyret og kontrollutvalget om forhold som revisor har fått kjennskap til gjennom revisjonen, når dette kreves. Revisor har ikke plikt til å gi opplysningene til enkeltmedlemmer, men kan kreve å få gi disse til utvalget som kollegium. 12

25 7. Sluttkommentar Anbefalingenefpunktene over angir hvordan NKRF mener dialogen mellom revisor og kontrollutvalget bør og kan være innrettet når det gjelder kontrollutvalgets påse-ansvar for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalgene må selv bidra til medlemmenes kompetanse og rolleforståelse slik at utvalget blir best mulig skikket til å ivareta sine oppgaver på vegne av kommunestyret for eksempel ved: å sørge for skolering av utvalgets medlemmer og gi dem innsikt i de ulike rollene og oppgavene til henholdsvis kommunestyre, kontrollutvalg, sekretariat, revisor og kommuneadministrasjon å benytte seg av revisors kompetanse og kunnskap om den aktuelle kommunen å sørge for at det gis anledning til å delta på kurs og konferanser å abonnere på fagtidsskrift 13

26 Vedlegg 1 Noen sentrale bestemmelser Nedenfor følger utdrag fra de mest sentrale forskriftsbestemmelsene som har særlig relevans for kontrollutvalgets påse-ansvar. Utdrag fra forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (KF) 4 Tilsyn og kontroll Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fiilkestinget, herunder påse at kommunen eller fiilkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller ftlkeskommunens folkevalgte organer. 9 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller ftlkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens eller ftlkeskommunens årsregnskap eller et kommunalt eller ftlkeskommunalt foretaks årsregnskap. 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst &t gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fidkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller ftlkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller frlkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. 11 Rapporter om forvaltningsrevisjon Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller ffikestinget om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse, jf 8 i forskrift om revisjon i kommuner ogftlkeskommuner. 12 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller ffikestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller frlkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. 19 Saksbehandling. Møte- og talerett i kontrollutvalgets møter 14

27 Utdrag fra forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (RF) 6 Revisjonsplikt Kommunens eller ftlkeskommunens virksomhet skal være gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens eller frlkeskommunens årsregnskap, eller et kommunalt eller ftlkeskommunalt foretaks årsregnskap. Der en interkommunal revisjonsenhet, et revisjonsselskap eller annet foretak/selskap er valgt, skal revisjonsenheten eller selskapet utpeke en ansvarlig forvaltningsrevisor for hvert oppdrag (oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor). 7 Forvaltningsrevisjonens innhold Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger utfra kommunestyrets eller ftlkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav fi resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller ftlkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Gjennomføring og rapportering av forvaltningsrevisjon skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området, og det skal etableres revisjonskriterier for det enkelte prosjekt. 8 Rapportering om forvaltningsrevisjon Revisor skal fortløpende rapportere til kontrollutvalget om resultatene av gjennomførte forvaltningsrevisjoner. Administrasjonssjefen eller kommune-ffikesrådet skal gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som fremgår av rapporten. Administrasjonssjefens eller kommune- /ftlkesrådets kommentarer skal fremgå av rapporten. 15

28 Der et kommunalt/ftlkeskommunalt foretak er gjenstand for forvaltningsrevisjon, skal styret og daglig leder gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som fremgår av rapporten. Øvrige bestemmelser 9 Dokumentasjon 10 Oppbevaring 11 Krav til utdanning og praksis for oppdragsansvarlig revisor 12 Krav til vandel for oppdragsansvarlig revisor 13 Spesielle krav til uavhengighet 14 Rådgivningstjenester 15 Dokumentasjon av uavhengighet 19 Revisors møteplikt, møterett, opplysningsplikt og begrensninger i taushetsplikt 20 Opplysningsplikt til kommunen / fylkeskommunen 16

29 Vedlegg 2 RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon Fastsatt av NKRFs styre 1. februar 2011 og gjort gjeldende som god kommunal revisjonsskikk for forvaltningsrevisjonsprosjekter med oppstart etter samme dato. Innhold Innledning Krav til revisor r åestilling [Revisjonsdialogen 1 Prosjektplan Problemstilling(er) Revisjonskriterier rmetode og data Vurderinger og konklusjoner [Punkt 11-5 r 5=9 [10-11 F Denne standarden angir hva som er god kommunal revisjonsskikk i forvaltningsrevisjon, og består av grunnleggende prinsipper og revisjonshandlinger i forvaltningsrevisjon. Tekst skrevet med uthevet skrift er obligatoriske krav. For å forstå og anvende de grunnleggende prinsipper og nødvendige revisjonshandlinger, må man ta hensyn til hele teksten i standarden. Innledning 1) Rammene for denne standarden følger av lov om kommuner og fylkeskommuner kapittel 12, forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner og forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. 2) Hensikten med denne standarden er å fastsette normer for og gi veiledning om planlegging, gjennomføring og rapportering av forvaltningsrevisjonsprosjekter i kommuner og fylkeskommuner. 17

30 3) Standarden baserer seg på internasjonale prinsipper og standarder fastsatt av International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) og Institute of Internal Auditors (IIA). 4) Gjennomføring av forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave i kommuner og fylkeskommuner. Kontrollutvalget skal påse at det årlig blir gjennomført forvaltningsrevisjon, og at det utarbeides plan for forvaltningsrevisjon basert på en overordnet analyse. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. 5) Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Forvaltningsrevisjon skal ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Krav til revisor 6) Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor må oppfylle kvalifikasjonskravene i Illi forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 7) Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor må sørge for at forvaltningsrevisjonen gjennomføres med tilstrekkelig kunnskap om og ferdigheter i relevant metodikk, og med tilstrekkelig kunnskap om temaet som revisjonen omhandler. 8) Revisor skal være uavhengig og objektiv ved utførelsen av sine oppgaver. For hvert forvaltningsrevisjonsprosjekt skal det gjennomføres og dokumenteres en vurdering av prosjektteamets uavhengighet. Uavhengigheten skal også vurderes løpende gjennom prosj ektet. 9) Dersom revisor benytter arbeid utført av andre, skal revisor sikre at kravene i punkt 8 er oppfylt også for disse. Bestilling 10) Revisor må gjennomføre forvaltningsrevisjonen i samsvar med kontrollutvalgets bestilling. 11) Revisor må vurdere om kontrollutvalgets bestilling lar seg gjennomføre, og om revisor er faglig uavhengig. Dersom revisor finner det påkrevd, må revisor avklare bestillingen med kontrollutvalget, eventuelt vurdere å si fra seg forvaltningsrevisjonsprosjektet. Revisjonsdialogen I det etterfølgende menes med administrasjonssjef også kommune-/fylkesråd og daglig leder og styre i kommunaltifylkeskommunalt foretak. 18

31 12) God kommunikasjon med bestiller, revidert enhet og andre relevante aktører er nødvendig for en effektiv forvaltningsrevisjon. God kommunikasjon bidrar til forankring av revisjonsarbeidet, revisjonskriteriene og kvalitetssikring av forvaltningsrevisjonsprosjektet. 13) Revisor skal sende oppstartsbrev til administrasjonssjefen så tidlig som mulig i prosjektet og senest før datainnsamlingen starter. 14) Det bør avholdes oppstartsmøte med administrasjonssjefen/revidert(e) enhet(er). På oppstartsmøte bør det redegjøres for bakgrunn for prosjektet, problemstillinger, revisjonskriterier eller grunnlaget for disse, informasjonsbehov, tidsplan, undersøkelsesopplegg og rammer for dialogen med revidert(e) enhet(er) og andre interessenter. 15) Dersom revisor ser behov for å endre prosjektets problemstilling(er) eller annet underveis i en slik grad at det har vesentlig betydning i forhold til bestillingen, skal dette avklares med kontrollutvalget. 16) Administrasjonssjefen skal gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som framgår av rapporten. Høringssvaret skal vedlegges rapporten som går til behandling i kontrollutvalget. Det kan også være hensiktsmessig å presentere utkast til rapport i et møte med administrasjonssjefen. 17) Endelig rapport skal oversendes kontrollutvalget med kopi til administrasjonssjefen. Prosjektplan 18) For hvert prosjekt skal det utarbeides en skriftlig prosjektplan hvor det redegjøres for prosjektets problemstilling(er), revisjonskriterier eller grunnlaget for disse, og metodebruk. 19) Prosjektplanen bør også redegjøre for planlagt tids- og ressursbruk inklusive bruk av ekstern bistand og milepæler i prosjektet. I tillegg kan det i prosjektplanen redegjøres for bakgrunn for prosjektet, avgrensinger, formål og annen relevant informasjon. Problemstilling(er) 20) Det skal utarbeides problemstilling(er) for den enkelte forvaltningsrevisjonen. 21) Med utgangspunkt i bestillingen fra kontrollutvalget må revisor operasjonalisere problemstillingen(e) slik at de blir tilstrekkelig konkretisert og avgrenset til å kunne besvares. Revisjonskriterier 22) Med utgangspunkt i problemstillingen(e) skal det etableres revisjonskriterier for hvert forvaltningsrevisjonsprosjekt. Revisjonskriterier er de krav, normer og/eller standarder som forvaltningsrevisjonsobjektet skal revideres/vurderes i forhold til. 19

32 23) Revisjonskriteriene skal være begrunnet i, og utledet fra, autoritative kilder innenfor det reviderte området. 24) Kilder til revisjonskriterier kan være: lover forskrifter forarbeider rettspraksis politiske vedtak, mål og føringer administrative retningslinjer, mål, føringer og lignende statlige føringer, veiledere og lignende andre myndigheters praksis anerkj ent teori reelle hensyn (vurderinger av hva som er rimelig, formålstjenlig, effektivt eller lignende) 25) Revisjonskriteriene skal være relevante, konkrete og i samsvar med de kravene som gjelder for forvaltningsrevisjonsobjektet innenfor den aktuelle tidsperioden. Metode og data 26) Problemstillingen(e) i prosjektet er bestemmende for valg av metode for innsamling av data. Eksempler på metoder som kan benyttes er: intervju, spørreskjema, observasjon, dokumentanalyse, statistiske analyser, regnskapsanalyse og systemanalyse. I den grad det er tjenlig, bør det benyttes flere metoder for innsamling av data. 27) I valg av metode må revisor sikre dataenes relevans (gyldighet, validitet) i forhold til problemstillingen(e). Datainnsamlingen må gjennomføres på en måte som sikrer dataenes pålitelighet (reliabilitet). 28) Revisor må innhente data i tilstrekkelig omfang til å kunne gjøre vurderinger og svare på problemstillingen(e). 29) Data innsamlet ved hjelp av intervjuer skal som hovedregel verifiseres. 30) Data som inneholder personopplysninger, må behandles i tråd med kravene i ersono 1 snin sloven. Vurderinger og konklusjoner 31) Revisor må analysere de innsamlede dataene i forhold til revisjonskriteriene og vurdere om praksis eller tilstand er i tråd med kriteriene. 32) Revisors vurderinger må være objektive og logiske. 20

33 33) På bakgrunn av vurderinger av dataene opp mot kriteriene skal revisor konkludere i forhold til problemstillingen(e). Dersom revisor finner vesentlige avvik, skal dette komme tydelig til uttrykk i forvaltningsrevisjonsrapporten. Anbefalinger 34) Der det er hensiktsmessig bør revisor gi anbefalinger. Anbefalinger må aldri formuleres som pålegg til administrasjonen. Revisor skal også være varsom med å foreslå detaljerte løsninger. Prosjektrapport 35) Det skal skrives rapport fra hvert gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt. 36) Rapporten bør utformes så lesevennlig som mulig. 37) Rapporten skal vise sammenheng mellom problemstillinger, revisjonskriterier, innsamlede data, vurderinger, konklusjoner og eventuelle anbefalinger. 38) Praksis eller tilstand innen det reviderte området må beskrives i et omfang som i tilstrekkelig grad underbygger revisors vurderinger og konklusjoner. 39) Det må gå klart fram hva som er presenterte data, og hva som er revisors vurderinger. 40) Rapporten skal inneholde: sammendrag bakgrunn for prosjektet/bestilling problemstilling(er) metode revisjonskriterier data vurderinger konklusjoner og eventuelle anbefalinger oversikt over sentrale dokumenter og litteratur administrasjonssjefens kommentarer 41) Revisor kan selv vurdere omfanget og rekkefølgen av de enkelte delene i rapporten. Revisor kan utdype elementene i rapporten i vedlegg. Dokumentasjon 42) Forvaltningsrevisjon skal dokumenteres på en måte som er tilstrekkelig til å gi en totalforståelse av utførelsen av prosjektet, og til å underbygge revisors vurderinger og konklusjoner. 21

34 43) Forhold som tilsier at det kan foreligge misligheter eller feil, skal dokumenteres særskilt med angivelse av hva revisor har foretatt seg. 44) Dokumentasjon skal oppbevares i 10 år. Det må vurderes om dokumentasjon også må oppbevares utover 10 år etter bestemmelsene i arkivlov/-forskrift. For øvrig anbefales det å følge kravene i ISA 230 Revisjonsdokumentasjon så langt de passer. Kvalitetssikring og kvalitetskontroll 45) Utføring av forvaltningsrevisjon skal kvalitetssikres. 46) Kvalitetssikring skal sikre at undersøkelsen og rapporten har nødvendig faglig og metodisk kvalitet. Videre må det sikres at det er konsistens mellom bestilling, problemstillinger, revisjonskriterier, data, vurderinger og konklusjoner. 47) Revisjonsenheten må dokumentere et system for kvalitetskontroll. Det anbefales å følge kravene i ISQC 1 Kvalitetskontroll for revisjonsfirmaer som utferer revisjon og begrenset revisjon av regnskaper samt andre attestasjonsoppdrag og beslektede tjenester så langt det passer. 22

35 Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal Telefon: direkte Telefon: hovedkontor Telefaks: E-post: [email protected] Postadresse: Rådhusplassen 1, 6413 Molde Besøksadresse: Havnegata 35, Molde Organisasjonsnr.: Se vedlagte mottakerliste Deres referanse: Vår referanse: Arkivkode: Sted/dato Håvard Austvik Molde, 20. oktober 2011 Oppfølging av undersøkelse om beregning av selvkost Revisjonen undersøkte i 2010 hvordan kommunene beregner sine utgifter til innkreving av renovasjonsgebyret, det vil si det påslaget kommunene gjør på selve kostnadene til innsamling og behandling av avfallet. Undersøkelsen avdekte at det var variasjoner mellom kommunene. Resultatene av undersøkelsen ble oversendt kommunene i brev av 15. mars Vi har nå vurdert hvordan kommunen har fulgt opp anbefalingene fra undersøkelsen. Kommunene har kunnet følge opp våre anbefalinger i forbindelse med vedtak av renovasjonsgebyr for 2011 og budsjettarbeidet for Oppfølging av noen av punktene vil for RIRkommunene, Aukra, Eide, Fræna, Gjemnes, Molde og Nesset, være tett knyttet sammen med oppfølgingen av revisjonens rapport om selskapskontroll i RIR IKS av februar Nedenfor gjennomgås oppfølgingen av de fem anbefalingene som gjaldt renovasjonsgebyret samt en vurdering av status for andre selvkostområder. 1. Lokal forskrift Revisjonen anbefalte at kommunene måtte sikre at lokal forskrift om renovasjon er fastsatt og kunngjort. Aukra og Vestnes kommuner hadde ikke har kunngjort renovasjonsforskrift. Vestnes kommune har gått inn i det nyopprettede Ålesundregionens Interkommunale Miljøselskap IKS (ÅRIM). Det er i ferd med å utarbeides felles forskrift for alle ÅRIMkommunene. Aukra er med i Romsdalshalvøya Interkommunale Renovasjonsselskap IKS (RIR). RIR-kommunene er i ferd med å endre sine renovasjonsforskrifter, blant annet som følge av endringer i selskapsavtalen. Vi legger til grunn at både RIR- og ÅRIM-kommunene vil kunngjøre sine forskrifter når disse er vedtatt. Vi minner om at forskrifter skal kunngjøres etter de krav som fremkommer i forvaltningsloven Skriftlige rutiner Revisjonen anbefalte at kommunene måtte utarbeide skriftlige rutiner for beregning og etterberegning av avfallsgebyret. Ingen av kommunene hadde slike rutiner ut over den informasjonen som lå i de regneark kommunene benytter. Kommunene Aukra, Eide, Fræna, Gjemnes, Nesset og Vestnes har tatt i bruk dataprogrammet Momentum Selvkost for beregning av kostnadene. Det medfølger også standard skriftlige rutiner til programmet. Aukra skal utarbeide skriftlige rutiner, uten at dette er tidfestet. Gjemnes skal utarbeide egne skriftlige rutiner høsten Molde skal utarbeide skriftlig rutiner etter gebyrfastsettelse for Rauma har utarbeidet en kortfattet skriftlig rutine og 1

36 har i tillegg regneark. Sunndal har egenutviklede maler og rutiner. Kommunen vurderer å anskaffe eget dataprogram for disse oppgavene. Revisjonen legger til grunn at gode rutiner, både skriftlige og gjennom dataprogrammer eller regneark, vil være med å sikre at renovasjonsgebyret blir korrekt beregnet. Alle kommunene bør vurdere om ansvarsplassering for de enkelte oppgavene bør tydeliggjøres i skriftlige rutiner. 3. Relevante utgifter Revisjonen anbefalte at kommunene måtte sikre at gebyret for husholdningsavfall kun omfatter utgifter som er dekket av forurensingsloven 34. Molde kommune har tidligere lagt inn utgifter til sentrumsrenovasjon og "vårryddeaksjon" av hageavfall i gebyret for husholdningsavfall. Dette har vært tatt ut av gebyrene for 2010 og Vestnes kommune har tidligere gitt lag og foreninger billigere renovasjon gjennom et påslag i gebyret på husholdningsavfallet. Dette er videreført også i Revisjonen vil igjen påpeke at dette ikke er tillatt og ber kommunen vurdere ordningen i forbindelse med fastsettelse av gebyr for Etterberegning Revisjonen anbefalte at kommunene måtte utføre reell etterberegning av det kommunale påslaget i avfallsgebyret. Fræna og Sunndal har også tidligere gjennomført reelle etterberegninger av det kommunale påslaget. De kommunene som har tatt i bruk nytt dataprogram kan benytte dette til arbeidet. Vi legger til grunn at alle kommunene gjennomfører en reell etterberegning av det kommunale påslaget der det har vært vesentlige endringer i enten fordelingsnøkler og/eller totalkostnadene på de ulike utgiftsområdene som inngår i beregningen. Vi vil spesielt minne kommunen på å vurdere indirekte kostnader. Det må minst gjøres en vurdering av om det har vært endringer gjennom året på de ulike kostnadsområdene som er så vesentlige at de tilsier at det bør gjennomføres etterberegning. Disse vurderingene må dokumenteres om kommunen velger å ikke gjennomføre en etterberegning. 5. Åpenhet Revisjonen anbefalte at kommunene måtte sørge for åpenhet for politikere og innbyggere om hvordan avfallsgebyret er beregnet, årsaker til eventuelle endringer og størrelsen på selykostfondene. Vi har gjennomgått kommunenes saksfremlegg for renovasjonsgebyr for 2011 for å vurdere hvilke opplysninger som presenteres. 2

37 Tabell 1 0 I snin er i kommunenes saksfremle Kommu ne Priser fra renovasjonsselskap Selvkostfond for "standardabonnement" for renovas'ons "Kommunalt påslag" på "standardabonnement" eb r for 2011 Totalt gebyr for "standardabonnement" inkl. mva. b.t) oes Cim Cl? z Aukra Nei Ja Nei Eidea Nei Nei Ja (bare totalt) Fræna Ja Nei Nei Gjemnes Molde Nesset Nei (bare totalt) Nei (bare totalt) Nei Ja Nei Nei Ja Ja Rauma Nei Nei Ja Sunndal Vestnes # Nei (bare totalt) Nei Nei (bare at det er positivt) Nei Ja Ja Nei Ja Ja Nei (bare at fondet skal brukes over 5 år) Ja Ja Ja Nei (bare totalt) Nei (bare totalt i pst. av RIRpris) Nei (bare totalt) Nei, bare totalt) Nei Nei Nei Nei Ja Nei Nei Nei Ja (bare at det er økt) Ja Nei (bare Nei Ja Nei (bare ekskl. mva.) Nei Nei (bare ekskl. mva.) Nei (bare ekskl. mva.) Ja Nei (bare ekskl. mva.) Ja Nei (bare gj.snitt for alle gebyrer) Nei Ja Ja Nei (bare gj.snitt for alle gebyrer) Nei totalt) o Basert på sak om revidering av gebyrer på ulike selvkostområder våren 2011 (kommunestyresak 11/6). * Ikke aktuelt da Sunndal har egen renovasjonsordning. Fremstilling viser størrelsen for direkte og indirekte kostnader totalt i beløp, men ikke endring per område i prosent. # Vestnes gikk i løpet av 2011 over fra egen renovasjonsordning til renovasjonsordning gjennom ÅRIM. Tjenestene og kostnadene er ulike i de to ordningene. Ja Ja 3

38 Det er forskjell mellom kommunene på om det vektlegges størrelse på og utvikling i totalsummer eller på abonnementstyper. For økonomien på selvkostområdet er det totaltallene som er det viktige. For innbyggerne vil det sannsynligvis være beløp på abonnementstype som er det viktigste. Det er også gjerne totalbeløp for eller kommunalt påslag for "standardabonnement" som blir sammenliknet med andre kommuner. Vi vil derfor anbefale at kommunene vurdere å synliggjøre både størrelse på og utvikling i totalsummer og på abonnementstyper. Av samme årsak vil vi også anbefale kommunene å oppgi gebyrene både med og uten merverdiavgift. Flere av de kommunene som har tatt i bruk nytt datasystem har valgt å legge ved tabell fra dette. Revisjonen finner at disse oversiktene på en enkel måte tydeliggjør hvordan det totale gebyret er beregnet ut fra direkte og indirekte kostnader samt bruk av eller avsetning til fond. Vi vil påpeke at oversikten ikke viser prosentvis utvikling. Dette bør derfor kommenteres særskilt. Vi legger til grunn at det arbeid som kommunene og RIR IKS gjør som oppfølging av selskapskontrollen i selskapet vil øke åpenheten rundt beregning av de årlige renovasjonsgebyrene ytterligere. 6. Andre gebyrer Revisjonen forutsatte også at kommunene skulle vurdere sin praksis for beregning av gebyrer på andre selvkostområder ut fra de ovenstående anbefalingene. Revisjonen legger til grunn at de kommunene som har tatt i bruk nytt datasystem for beregning av selvkost har gjort en gjennomgang på de områder der det benyttes. Vi vil påpeke at områder som feiing, vann, avløp, slam, plan- og byggesaker, kart- og oppmålingssaker samt skolefritidsordning er selvkostområder som må beregnes og etterberegnes på samme måte som renovasjon. Videre oppfølging Revisjonen vil følge med på kommunenes arbeid med fastsettelse av gebyrer for 2012 og vurdere dette i sammenheng med oppfølging av anbefalingene fra selskapskontrollen i RIR IKS. Dette er planlagt gjort i løpet av Med hilsen Håvard Austvik forvaltningsrevisor 4

39 Mottakere Aukra kommune, rådmannen, 6480 Aukra Eide kommune, rådmannen, 6490 Eide Fræna kommune, rådmannen, 6440 Elnesvågen Gjemnes kommune, rådmannen, 6631 Batnfjordsøra Molde kommune, rådmannen, Rådhusplassen 1, 6413 Molde Nesset kommune, rådmannen, 6460 Eidsvåg Rauma kommune, rådmannen, Vollan 8A, 6300 Åndalsnes Sunndal kommune, rådmannen, Postboks 94, 6601 Sunndalsøra Vestnes kommune, administrasjonssjefen, 6390 Vestnes Kopimottakere Kontrollutvalget i Aukra kommune, 6480 Aukra Kontrollutvalget i Eide kommune, 6490 Eide Kontrollutvalget i Fræna kommune, 6440 Elnesvågen Kontrollutvalget i Gjemnes kommune, 6631 Batnfjordsøra Kontrollutvalget i Molde kommune, Rådhusplassen 1, 6413 Molde Kontrollutvalget i Nesset kommune, 6460 Eidsvåg Kontrollutvalget i Rauma kommune, Vollan 8A, 6300 Åndalsnes Kontrollutvalget i Sunndal kommune, Postboks 94, 6601 Sunndalsøra Kontrollutvalget i Vestnes kommune, 6390 Vestnes Romsdalshalvøya Interkommunale Renovasjonsselskap IKS, Årøsetervegen 56, 6422 Molde 5

40 Ein møteplass for kommunale og fyikeskommunale Vol FORUM FOR KONTROLL 00 TILSYN kontrollutval, og deira sekretariat Medlemsbrev nr. 4 / Dato: 2. sept ORGANISASJON & INFORMASJON. I dette medlemsbrevet vil FKT informera om følgjande: BREV FRA FKT TIL ALLE KOMMUNAR OG FYLKESKOMMUNAR, OM VAL AV KONTROLLUTVAL. Både etter valet i 2007 og seinare har FKT motteke mange meldingar om problemstillingar ifm. val av kontrollutval. Basert på dette har me sendt brev til alle kommunar og fylkeskommunar om kva dei bør vera særleg merksame på ved val av kontrollutval for Vedlagt (nynorsk side 2-4 og bokmål side 5-7). SKRIV FRÅ KRD TIL K-SEKRETARIATET IKS OM TILGANG FOR KONTROLLUTVALET TIL BEDRIFTSFORSAMLINGAR OG GENERALFORSAMLINGAR. > Skrivet "Kontrollutvalgenes adgang til bedriftsforsamling og generalforsamling", gjekk med kopi til FKT. Vedlagt (side 8-11). > Her er interessante avklaringar, til nytte for kontrollutvalet sitt ansvarsfelt ift. selskap. ) ANDRE OPPLYSNINGAR. > Takk til dei som har sendt innspel om høyringssak frå KRD. FKT sin uttale vert handsama på styremøte 15. sept. d.å. > Neste fagkonferanse med årsmøte er lagt til Trondheim, juni Med helsing Martin Engeset (s) Leiar i FKT Ho e Haktorson ontrollsjef / da le Sekretariat: FKT cio Hordaland fylkeskomrnune Sekretanat for kontrollutvalet Pb. 7900, 5020 Bergen [email protected] Telefon dir.: / Mobil: / Fax: Heimeside: Bank: Org. nr

41 It11 4 FORUM FOR KONTRO[ ()!-,TIL Ein møteplass for kommunale og fylkeskommunale kontrollutval, og deira sekretariat Til - Kommunene - Fylkeskommunene Att.: Ordfører / fylkesordfører Rådmann / fylkesrådmann Byråd / fylkesråd Saksansv. valgteknisk forberedelse Evnt. videresending til representanter Vår sakshandsamar: Hogne Haktorson E-post:[email protected] Dykkar ref.: Var ref: VW dato: for valglister til kommune- og fylkestingsvalget Valg av kontrollutvalg for perioden Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) er en interesseorganisasjon for kontrollutvalgene i norske kommuner og fylkeskommuner og sekretariatene deres. Kontrollutvalget er et av de få lovfestede utvalgene i kommunen / fylkeskommunen. Kontrollutvalget er blitt et stadig mer sentralt utvalg i kommunen, ikke minst på grunn av økt fokus på forvaltningsrevisjon og selskapskontroll som tillegg til finansiell revisjon. Det gjør og at partiene prioriterer utvalget høyere nå enn før. FKT ser det som en naturlig og gledelig utvikling. Utvalget er ellers spesielt ift. hvem som kan velges. FKT fikk i 2007 mange meldinger om feil ved valg av kontrollutvalg, og vil derfor gi noen råd og innspill før nytt utvalg skal velges i Vi vil og peke på noen aktuelle lovkilder og dokumenter: Kommuneloven Forskrift om kontrollutvalg, med departementet sine merknader, av KRD, rapport: "85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane", av des KRD rettleiar: "Kontrollutvalsboka, om rolla og oppg. til kontrollutvalet", av febr KRD "Høyringsnotat om endringar i kommunelova og enkelte andre lovar (eigenkontrollen i kommunane m.m.)" Høyringsfrist 15. sept Valg av kontrollutvalg på det konstituerende møtet. Minst et av medlemmene i kontrollutvalget skal være medlem av kommunestyret eller fylkestinget. Som vist nedenfor, er mange utelukket fra valg til kontrollutvalget. Kommuner som velger kontrollutvalg etter at andre råd og utvalg er valgt, opplever gjerne at det er vanskelig å finne et kommunestyremedlem som er valgbar til kontrollutvalget, ettersom kandidaten gjerne alt har fått verv som medlem eller varamedlem i et utvalg, som ikke er forenlig med å være medlem i kontrollutvalget. KRD sitt forslag i høringen er at kontrollutvalget således bør velges på det konstituerende møtet. Uavhengig av når evnt. lovendringer trer i kraft, oppfordrer FKT kommunene til å velge kontrollutvalg på konstituerende møte, etter valg av formannskap/fylkesutvalg, ordfører / fylkesordfører og varaordfører. Sekretariat: FKT c/o Hordaland fylkeskommune Sekretariat for kontrollutvalet Pb. 7900, 5020 Bergen [email protected] no Telefon dir.: / Mobil: / Fax: Heimeside: Bank: Org. nr

42 Antail medlemmer i kontrollutvalget. Lovkravet er at det skal være minst 3 medlemmer i kontrollutvalget. I høringen til departementet er det forslag om minstekrav på 5 medlemmer. FKT råder til at kommunene velger minst 5 medlemmer inn i kontrollutvalget. Det er vår oppfatning at det er en helt annen dynamikk i kontrollutvalg med 5 fremfor 3 medlemmer. Utvalg med 3 medlemmer er dessuten svært sårbare ved forfall til møter. Hvem kan ikke velges inn i kontroliutvalget? Kommuneloven 77 punkt 2 viser hvem som ikke kan velges inn i kontrollutvalget: 2. Utelukket fra valg er ordfører, fylkesordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formannskap og fylkesutvalg, medlem og varamedlem av kommunal eller fylkeskommunal nemnd med beslutningsmyndighet, medlem av kommuneråd eller fylkesråd og ansatte i kommunen eller fylkeskommunen." Noen det er uheldig å velge inn i kontrollutvalget? Det skader heller ikke å ta hensyn til innholdet i KRD sin høring når kommunene skal velge kontrollutvalg. Selv om det ikke er lovkrav i dag, så bygger det på de 85 tilrådingene, og det er ikke tilfeldig at det er kommet med i høringsnotatet. KRD foreslår at medlem av kommunestyrekomitå og fylkestingskomitå etter 10a, også skal være utelukket fra valg. Arbeidsgruppen som kom med sine 85 tilrådinger mente og at ledere og styremedlemmer i kommunalt eide selskaper burde være utelukket fra valg, ettersom kontrollutvalget kan sette i verk selskapskontroll i respektive selskaper. Dept. sin holdning i høringen er at habilitetsreglene er tilstrekkelig til å sikre klargjøring av roller, men presiserer: "Dersom ein lokalt ønskjer å avskjera rollekombinasjonar mellom selskapa og kontrollutvalet, er det høve til å ta omsyn til dette ved val av kontrollutvalet". FKT vil peke på noen uheldige rollekombinasjoner som kommunene og fylkeskommunene kan styra klar ved å velge andre til kontrollutvalget: Kontrollutvaiget har et "påse-ansvar" overfor revisjonen, jmf. KL 77 pkt. 4. FKT synes således det er uheldig om kontrollutvalgsmedlemmer samtidig sitter i revisjonsstyret. Kontrollutvalget innstiller i plan for selskapskontroll, og påvirker i stor grad hvilke selskap det skal gjennomføres selskapskontroll i. Kontrollutvalgsmedlemmer som har styreverv i eller har ledende stilling i et av de samme selskapene, bør etter FKT sin mening fratre under denne prosessen. FKT mener kommunen gjør det lettere for seg selv med å velge andre enn medlemmer av kontrollutvalget inn i selskapsstyret. Det er et råd ift. alle selskap der kommunen har eierdeler, men er viktigere jo større det kommunale eierskapet er. Skal opposisjonen ha lederen i kontrollutvalget? Det er ikke noe lovkrav om at opposisjonen skal ha lederen i kontrollutvalget, men det er mange kommuner som har valgt å ta det inn i kommunalt reglement. Valgperioden var det 297 av kommunene som valgte å tildele ledervervet i kontrollutvalget til opposisjonen. Det utgjør 69,2 % av de kommunale kontrollutvalgene. Hele 18 av 19 fylkeskommuner valgte å la ledervervet gå til opposisjonen.

43 Skal kontrollutvalgslederen sitte i kommunestyret? Det er lovkrav om at minst et av medlemmene i kontrollutvalget også skal være medlem av kommunestyret, men det er ikke lovkrav om at dette må være utvalgslederen. Valgperioden var 195 kontrollutvalgsledere og 107 nestledere medlem av kommunestyret. Det var dessuten 82 kommuner der flere enn en fra kontrollutvalget var medlem i kommunestyret. Kjønnsmessig sammensetting Vær obs at kontrollutvalget er likestilt andre politiske utvalg ved at hvert kjønn skal ha minst 40% av utvalgsmedlemmene. FKT er blitt kjent med at 12 kontrollutvalg i valgperioden , kun var sammensatt av menn! Anbefalinger / oppsummering. 1. Velg kontrollutvalget som første utvalg etter formannskapet / fylkesutvalget, fortrinnsvis på konstituerende møte. 2. Hugs at minst et av medlemmene i kontrollutvalget skal velges blant kommunestyremedlemmene. 3. Unngå å velge ansatte i egen kommune inn i kontrollutvalget, også som varamedlem. Dette gjelder også ansatte i deltidsstillinger. 4. Prøv å velge andre enn kontrollutvalget sine medlemmer inn i revisjonsstyret. 5. Vær forsiktig med å velge ledere eller styremedlemmer i selskap der kommunen har eierdeler inn i kontrollutvalget. 6. Vær i forkant av mulig lovkrav, og sats på et kontrollutvalg med minst 5 medlemmer. Godt valg! FKT ønsker kommuner og fylkeskommuner lykke til med valg av kontrollutvalg for perioden , og håper noen av rådene ovenfor er nyttige i forberedelse av valget. Kontrollutvalget er et lovfestet og viktig utvalg i kommunen, som fortjener dyktige medlemmer. Med hilsen Martin Engeset (s) Styreleder Hogne Haktorson

44 DET KONGELIGE KOMMUNAL- OG REGIONALDEPARTEMENT K-Sekretariatet IKS PB TROMSØ Deres ref Vår ref 11/ ERA Dato 04 JUI 2011 Kontrollutvalgenes adgang til bedriftsforsamling og generalforsanding Vi viser til brev 27. mai 2011 fra K-Sekret.ariatet IKS. Vi viser også til brev 1. april 2011 fra Troms Kraft AS til K-Sekretariatet og kontrollutvalgene i Troms fylkeskommune og Tromse kommune, som departementet har fått oversendt i e-post 15. juni Departementet er i brevet 27. mai 2011 bedt om å gi en tolkningsuttalelse til to lovtolkningsspørsmål. Kontrollutvalgets adgeng til meter i bedtiftsforsanilimr Det er 80 tredje ledd som eventuelt hjemler kontrollutvalgets rett til å være til stede på bedriftsforsamlingen. Bestemmelsen gir kontrollutvalget "rettil å were tilstedepå selskapets generalforsamling, samt meter i representantskap ottilsvarende organ». Som K- Sekretariafet peker på i sitt brev blir spørsmålet om bedriftsforsamlingen er å betrakte som "tilsvarende organ" i lovens forstand. Det kan stilles spersmål ved om uttrykket "tilsvarende organ" er avgrenset til kun å gjelde rene eierorganer. Ordlyden kan tyde på det, fordi "ti/svarende" peker tilbake på generalforsamling og representantskap, som er rene eierorganer for henholdsvis aksjeselskaper og interkommunale selskaper (IKS). Det finnes imidlertid ikke andre rene eierorganer i disse selskapsformene, og uttrykket vil i så tilfelle ikke ha noen mening. Det er derfor mest nærliggende å anta at "tilsvarende organ" i lovens forstand vil være organer som har likhetstrekk med generalforsamling og representantskap. En bedriftsforsamling i et aksjeselskap har viktige oppgaver som ledd i styringen av et selskap. Bedriftsforsamlingens oppgaver reguleres av allmennaksjeloven 6-37, jf. aksjeloven 6-35 første ledd. Det er bedriftsforsamlingen som velger styre og styrets Postadresse Kantoradresse Telefon Postboks 3112 Dep Aletsg OSLO Ors. nr Kornunatalavdeltngen Tdefaks Saksbehandlet Erland Aamodt

45 leder. Bedriftsforsamlingen kan derfor anses som et organ som harl»etstrekk med generalforsamling og representantskap. Kommuneloven 80 har sitt mønster i aksjeloven (daværende 20-6), se Ot.prp. nr. 70 ( ) side 74. Når det gjelder 80første ledd, uttrykkes dette eksplisitt spesialmotivene, se Otprp. nr. 70 ( ) side 109. Her heter det: Første ledd gir kommunens/bikeskommunens kontrollutvalg og revisor samme rett til opplysninger og til å foreta undersøkelser i heleide selskaper som Riksrevisjonenhar etter aksjeloven 20-6 (...). På det tidspunkt hvor Otprp. nr. 70 ( ) ble skrevet, ga aksjeloven 20-6 tredje ledd Riksrevisjonen "retttil å vaere til stede pågeneralforsamlingen og på møter i bedriftsforsamlingeni statlig heleide aksjeselskaper og heleide datterselskaper til shice selskaper. Dagjeldende aksjelov 20-6 tredje ledd slo altså eksplisitt fast at Rilcsrevisjonen har rett til å være til stede på møter i bedriftsforsamlingen. Ettersom kommuneloven 80 har sitt mønster i denne bestemmelsen, peker dette i retning av at kontrollutvalget har en tilsvarende rett til å være til stede i bedriftsforsamlinger i kommunalt heleide aksjeselskaper. Dette selv om kommuneloven 80 tredje ledd ikke er særskilt kommentert i spesialmotivene i Ot.prp. nr. 70 ( ). 1 tillegg faller bedriftsforsamlingens oppgaver etter departementets oppfatning naturlig inn under det som kontrollutvalget kan underlegge selskapskontroll Om selskapskontrollens innhold heter det 1 departementets merknader til kontrollutvalgsforskriften 14 blant annet: Kontrollen kan i utgangspunktet omfatte ren eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon. Kontrollen kan gjelde både selskapet som sådan fireksempel ved at det pennomføres forvaltningsrevisjoner i selskapet og hvordan kommunenifylkeskommunen utøver sin eierinteresse.(vedlegg nr. 1 til rundskriv 11-15/04) At selskapskontroll kan omfatte både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon er også forutsatt i forarbeidene, se Ot.prp. nr. 70 ( ) s Kommuneloven 80 må derfor antas å skulle legge til rette for selskapskontroll både i form av eierskapskontroll og i form av forvaltningsrevisjon. Det at kontrollen kan gjelde selskapet som sådan, og ikke bare hvordan kommunen utøver sin eierinteresse, peker i retning av at "filsvarende organ" ikke er begrenset til rene eierorgan. Departementet antar at tilstedeværelse i bedriftsforsamlingen vil kunne være av relevans for eksempel i forbindelse med en forvaltningsrevisjon av selskapet. Side 2

46 Departementet antar etter dette at bedriftsforsamlingen er et "tilsvarende organ" i henhold til 80 tredje ledd. Kontrollutvalget antas derfor å ha rett til å være til stede under møter i bedriftsforsamlingen i et heleid kommunalt/fylkeskommunalt aksjeselskap i henhold til samme bestemmelse. Kontrollutvalgets adgang Vil meter i generalforsamlingen i heleide datterselskaper til heleide kommunale/tikeskommunale aksjeselskap Spørsmålet er om uttrykket "selskapets generalforsamling" i kommuneloven 80 tredje ledd kun gjelder aksjeselskaper der en kommune eller en fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer eller om det også gjelder heleide datterselskaper til slike selskaper, se kommuneloven 80 første ledd. Kommuneloven 80 gir kontrollutvalg og revisor verktøy til å kunne foreta selskapskontroll. 80 første ledd gir rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll og foreta undersøkelser i selskapet. 80 tredje ledd gir rett til å være tilstede på generalforsamling, samt møte i representantskap og tilsvarende organ. Ordlyden I 80 tredje ledd gir etter departementets mening ikke avgjørende bidrag til tolkningen av dette spørsmålet Uttrykket "selskapetisr kan for så vidt tenkes å peke kun på morselskapet, men også på både mor- og datterselskap. Departementet mener imidlertid at det har formodningen mot seg at kretsen av selskaper det gis innsynsrett skullevære snevrere etter 80 tredje ledd enn etter første ledd. En slik fortolkning ville innebære at kontrollutvalg har rett til å kreve opplysninger og foreta undersøkelser i heleide datterselskaper, men ikke ha rett til å være til stede på generalforsamling i slike selskaper. Departementet mener det gir best sammenheng i reglene om uttrykket "selskapet(sr i tredje ledd tolkes slik at det omfatter alle selskaper som er nevnt i første ledd. Departementet kan heller ikke se at det foreligger avgjørende holdepunkter mot en slik forståelse. Dertil kornmer at kommuneloven 80, som tidligere nevnt, har sitt mønster i aksjeloven. Dagjeldende aksjelov 20-6 ga Riksrevisjonen rett til å være til stede i generalforsamlingen til heleide datterselskap. Også det peker i retning av at kontrollutvalget har en tilsvarende rett for heleide datterselskaper til kommunalt/fylkeskommunalt eide aksjeselskaper. Skk 3

47 Departementet antar etter dette at kontrollutvalget har rett til å være til stede under møter i generalforsamlingen i alle selskaper som er nevnt i kommuneloven 80 første ledd. Med hilsen S ve Monica Steffe sen (..) avdelingsdirektør (Juw,i Erland Aarnodt rådgiver Kopi til: Troms Kraft AS Side 4

48 einfo 11/8 Valgbarhet til kontrollutvalg personer pålagt tjenesteplikt i brannvesenet I en artikkel i Kommunerevisoren nr. 5 for 2011 om valg av kontrollutvalg (KU), har vi nevnt at KRD har avgitt en del uttalelser om enkelte spesifiserte persongrupper er utelukket fra valg eller ikke, herunder at frivillige brannmannskaper kan velges. Et sekretariat har stilt spørsmål om dette, og vi har hatt en omfattende underhånds kontakt med KS og KRD om spørsmålet. Verken i någjeldende brann- og eksplosjonsvernlov 14. juni 2002 nr. 20 eller den tidligere brannvernloven 5. juni 1987 nr. 26 er uttrykket "frivillige brannmannskaper" brukt, men det brukes stadig i praksis om det personell som i någjeldende lov 17 første ledd er omtalt slik: "Kommunen kan i særskilte tilfelle pålegge enhver myndig person bosatt i kommunen tjenesteplikt i brannvesenet dersom dette er nødvendig for å sikre at brannvesenet skal kunne gjennomføre oppgavene pålagt i denne loven". Også personer som tar på seg slik tjenesteplikt frivillig, kan inngå i denne personellkategorien. Uttykket "frivillig" brannvesen stammer fra tariffavtaler fra første del av 1990-tallet mellom KS og arbeidstakerorganisasjonene. Vi forstår det slik at frivillige brannmannskaper på den tida tariffmessig ikke hadde status som arbeidstakere. Dette kan ha vært medvirkende til at KRD i en uttalelse 25. oktober 1995 til Ringerike kommune på spørsmål om frivillige brannmannskaper omfattes av begrepet "ansatte i kommunen" svarte: "Departementet finner derfor at personer med et så begrenset ansettelsesforhold ikke faller inn under begrepet "ansatte i kommunen", slik dette brukes i kommuneloven...". Det er denne uttalelsen vi har lagt til grunn for vår omtale i Kommunerevisoren. Seinere har KRD i 2004 o 2008 alitt uttalelser som vi oppfatter å innebære en noe strengere forståelse. På var underhands forespørsel i KRD om departementet nå anser den persongruppa som er omtalt i brann- og eksplosjonsvernloven 17 som ansatt i kommunen, viser departementet til KS som avtalepart. Der får vi opplyst at det skjedde en endring i avtaleverket med virkning fra 1. januar Denne endringa er omtalt slik i kommentarer fra KS i oktober 1997 til Sentrale Forbundsvise Særavtaler nr Branntjeneste: 'Tidligere ordning med såkalt "frivillig" brannvesen er opphørt. Deltakerne her skal tilbys deltidsstillinger og benevnes deltidspersonell/deltidskorps. Deltidskorpset vil være en del av brannordningen i angjeldende kommuner..." Vi forstår dette slik at det personellet som i avtaleverket tidligere ble omtalt som "frivillige brannmannskaper", men som nå omtales som "deltidspersonell" nå er å anse som ansatt i kommunen og derfor ikke er valgbare til KU. Oslo, 11. oktober 2011 Norges Kommunerevisorforbund Bernt Frydenberg Juridisk rådgiver Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Postboks 1417 Vika 0115 OSLO Besoksadresse: Munkedamsveien 3B, 3. etg. Telefon: E-post: [email protected] Web: Org.nr.: Kontonr.:

49 Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal Telefon: direkte Telefon: hovedkontor Telefaks: E-post: [email protected] Organisasjonsnr.: Til medlemskommunene i Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal Deres referanse: Ordfører Vår referanse: Sigmund Harneshaug Arkivkode: K01/11 Sted/dato Molde, 8. september 2011 Kommunevalget høsten 2011 og valg av styremedlemmer til revisjonsstyret Bestemmelsen i forvaltningsloven 6 om habilitet for styremedlemmer mv i offentlig heleide selskaper er endret fra 1. november Det gjør at styremedlemmer i offentlig heleide selskaper nå blir automatisk inhabile til å behandle saker hvor vedkommende selskap er part i kommunale organer. I forbindelse med oppnevning av styremedlemmer i Kommunervisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal vil vi gjøre kommunene oppmerksom på endringen i forvaltningsloven 6 første ledd e antas å føre til at kontrollutvalgsmedlemmer vil være inhabile i saker som revisjonen legger fram for kontrollutvalget, hvis de samtidig sitter i styret for revisjonen. I denne sammenhengen antas revisjonen inklusiv styret å være part i saker som revisjonen legger fram for kontrollutvalget. Dette vil gjelde forvaltningsrevisjonsrapporter osv. Siden de fleste sakene som legges fram for kontrollutvalget kommer fra revisjonen vil en kombinasjon medlem i kontrollutvalget og revisjonsstyret etter vår mening ofte føre til inhabilitet i kontrollutvalget. Dagens medlemmer av revisjonsstyret er også ledere av kontrollutvalgene. Vi ber kommunene å vurdere om endringen i forvaltningsloven 6 bør føre til at en unngår å velge samme person til styret og kontrollutvalget. Vi legger til grunn at de som er utelukket fra valg til kontrollutvalget etter kommuneloven 77 nr 2 også er utelukket som medlem av revisjonsstyret. Med hilsen eshaug Di triktsrevisor Kopi: kontrollutvalgene Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal Rådhusplassen MOLDE Molde, Aukra, Vestnes, Rauma, Sunndal, Nesset, Gjemnes, Eide, Fræna

50 MOLDE KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: / Åse S. Eriksen Saksframlegg Utval ssaksnr PS 42/11 Utval Kontrollutvalget Kommunestyret Møtedato FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN KOMMUNE REFUSJON SYKEPENGER I MOLDE Sekretærens innstilling 1. Molde kommunestyre tar forvaltningsrevisjonsrapporten Refusjon sykepenger i Molde kommune til etterretning og slutter seg til de anbefalingene som kommer fram i rapportens avsnitt 6 under Samlede vurderinger og anbefalinger. 2. Kommunestyret ber kommunerevisjonen om å følge opp rapporten og gi skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget. Saksopplysninger Kontrollutvalget i Molde vedtok i sitt møte i sak 17/11 bestilling av følgende forvaltningsrevisjonsprosjekt: 1. "Gjennomgang av rutiner og regler for refusjon av sykepenger fra NAV" 2. Prosjektet bestilles utført hos Kommunerevisjonsdistrikt 2 M&R Prosjektet går inn i overordna plan for forvaltningsrevisjon for Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon følger av kommunelovens 77, nr. 4 og Forskrifter for kontrollutvalg, kap. 5. Kontrollutvalget skal rapportere og legge fram gjennomførte forvaltningsrevisjonsrapporter og resultatene av disse til kommunestyret, jmfr. kontrollutvalgsforskriftenes 11. Vedlagt saken følger: Oversendelsesbrev fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 i Møre og Romsdal, datert Forvaltningsrevisjonsrapporten Refusjon sykepenger i Molde kommune (eget vedlegg) VURDERING Formålet med forvaltningsrevisjonsprosjektet var å få kartlagt Molde kommunes rutiner for å sikre korrekt utbetaling og refusjon av sykepenger. Grunnlaget for rapporten er undersøkelser av følgende problemstillinger:

51 1. Utbetales sykepenger i arbeidsgiverperioden i tråd med regelverket? 2. Kreves det refusjon for sykepenger i trygdeperioden i tråd med regelverket? 3. Krever kommunen tilbakebetaling av feilutbetalte sykepenger? 4. Dokumenteres og oppbevares opplysninger knyttet til sykmelding i tråd med regelverket? Molde kommune har i stor grad sentralisert oppgavene vedrørende sykemeldinger og refusjon av sykepenger til Lønnsseksjonen som sorterer under kommunens lønns- og personalforvaltning. Som offentlig arbeidsgiver forskutterer kommunen sykepenger etter arbeidsgiverperioden til de ansatte. Sykefraværet har vært høyt, men relativt stabilt de siste årene og i 2010 var sykefraværet på 10,1 % som er en liten nedgang i forhold til Intensjonsavtalen om et inkluderende arbeidsliv (IA-virksomhet) forutsetter at arbeidsgiver og arbeidstaker er enige om et forpliktende samarbeid om et inkluderende arbeidsliv. Molde kommune har vært IA-virksomhet siden mai Revisjonen har avgrensa undersøkingen til å se nærmere på Glomstua Omsorgssenter med flest kvinnearbeidsplasser, og Molde Bydrift som er en mindre enhet der hovedtyngden av de ansatte er menn. Utbetales sykepenger i arbeidsgiverperioden i tråd med regelverket? Noen av oppgavene knyttet til sykepenger er delegert fra lønnsseksjonen til enhetene. Lønnssystemet sørger for at de fleste beregninger foretas automatisk. Revisjonen anbefaler derfor at kommunen bør rette sin interne kontroll mot de områder som beregnes, eller må følges opp manuelt. Revisjonen fant i sine undersøkelser at egenmeldinger og legeerklæringer som hovedregel leveres inn og registreres kort tid etter at sykdom oppstår. Revisjonen anbefaler kommunen å prioritere arbeidet med å oppdatere lønnsavdelingens interne rutiner for arbeidet med sykepenger og refusjoner for å redusere sårbarhet ved avgang og sykefravær. Revisjonen ber kommunen å vurdere om det bør innføres kontroll av det som den enkelte registrerer inn i datasystemet. Kreves det refusjon for sykepenger i trygdeperioden i tråd med regelverket? I Molde kommune er det lønnsseksjonen som har ansvar for å sende refusjonskravene til NAV etter at arbeidstakeren selv har ført inn deler av opplysningene i skjemaet. Revisjonen finner det positivt at lønnsseksjonen kontrollerer opplysningene som er gitt av arbeidstakeren. Kommunens utestående med NAV har hatt en økning de siste årene som bla. antas skyldes saksbehandlingstiden i NAV. Pr er restansen på 11,6 mill. kroner. Stor restanse kan innebære likviditetsmessige utfordringer for kommunen. Revisjonen mener at det er viktig at lønnsseksjonen følger opp kravene og at arbeidet med å få avklart status for de eldste kravene bør prioriteres og vurdere om krav bør avskrives. For raskere å kunne rette opp feil, anbefaler revisjonen at lønnsseksjonen og økonomiseksjonen i kommunen bør gjennomføre avstemminger mer jevnlig enn det gjøres i dag. Krever kommunen tilbakebetaling av feilutbetalte sykepenger? Undersøkelsen viser at i de tilfellene der det er feilutbetalt sykepenger til ansatte, blir de ikke krevd tilbakebetalt. Kommunen har ikke skriftlige rutiner for dette, men praksis er at slike saker blir overført til Personalseksjonen for videre oppfølging. Prosessen mellom kommunen og den aktuelle arbeidstaker er i liten grad dokumentert. Revisjonen anbefaler kommunen å utarbeide skriftlige rutiner som sikrer lik behandling. Revisjonen mener også at kommunen bør sørge for å få tilbakebetalt feilutbetalt sykepenger innenfor de vanlige foreldelsesfrister. Dokumenteres og oppbevares opplysninger knyttet til sykmelding i tråd med regelverket?

52 Opplysninger om de ansattes sykdomsforhold er sensitive personopplysninger og skal håndteres i tråd med personopplysningsloven. Kommunen har overordnede rutiner for å sikre informasjonssikkerhet, men ikke noe verktøy for handtering av dette. Revisjonen anbefaler at kommunen benytter datatilsynets verktøy for egenkontroll ved håndtering av personopplysninger som tilfredsstiller lovens krav. Revisjonen finner at korrespondanse mellom kommunen og NAV ikke arkiveres i kommunens saksbehandlingssystem og det tas heller ikke kopi av alle dokumenter som oversendes NAV. Anbefalinger I forbindelse med forvaltningsrevisjonsprosjektet har revisjonen startet en tettere dialog med NAV forvaltning i Molde hvor spesielt saksbehandlingstiden i NAV og tilbakemeldinger til kommunene er tatt opp. Det kan se ut som NAV har en del utfordringer på disse områdene. Revisjonen mener at det hadde vært en fordel om NAV kunne gi kommunen direkte tilbakemelding ved avslag på krav om sykepenger, jmfr. rapportens punkt Det vurderes også at det ville vært en hjelp for kommunen og NAV dersom de hadde hatt en kontaktperson i NAV som vil kunne gi kommunen en bedre mulighet til å få en oppdatert oversikt over utestående krav. Det fremgår også av rapporten at kommunen selv har for liten tid til å følge opp innsendte krav. Kommunen bør arbeide videre med å styrke dialogen med NAV. På bakgrunn av de funn som er nevnt i rapporten mener revisjonen at kommunen særlig må sette i verk tiltak innen følgende hovedområder for å sikre korrekt utbetaling og refusjon av sykepenger: - arbeide videre med å styrke dialogen med NAV - sørge for skriftlige rutiner for områder som er sentrale for refusjon av sykepenger På bakgrunn av dette legges saken frem for behandling i kontrollutvalget. Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær

53 Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal Telefon: direkte Telefon: hovedkontor Telefaks: E-post: [email protected] Organisasjonsnr.: Kontrollutvalget Molde kommune Rådhusplassen Molde Deres referanse: Vår referanse: Arkivkode: Sted/dato Håvard Austvik Molde, 25. november 2011 Oversendelse av rapport - refusjon sykepenger Kontrollutvalget i Molde kommune vedtok i sak 15/11 å få gjennomført et forvaltningsrevisjonsprosjekt om refusjon sykepenger i Molde kommune. Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal er nå ferdig med undersøkelsen og rapporten er vedlagt. Vi har hatt et godt samarbeid med administrasjonen i dette arbeidet. Med hilsen /4,A5t Håvard Austvik forvaltningsrevisor Kopi: Rådmannen Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport Refusjon sykepenger i Molde kommune

54 MOLDE KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: / Åse S. Eriksen Saksframlegg Utval ssaksnr Utval Møtedato PS 43/11 Kontrollutvalget REVISJONENS RAPPORT TIL KONTROLLUTVALGET PR. DESEMBER 2011 Sekretærens innstilling Kontrollutvalget tar revisjonens rapport pr. desember 2011 til orientering. Saksopplysninger Kommunelovens 77 nr. 4 og Forskriftene for kontrollutvalg 6 og 9 omhandler kontrollutvalgets tilsynsansvar overfor revisjonen. Vedlagt følger halvårsrapporten pr. desember 2011 fra revisjonen. VURDERING I henhold til kommunelovens 77, nr. 4 skal kontrollutvalget påse at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at det foregår i samsvar med bestemmelser som følger av lov og forskrift. Dette kan bl.a. skje ved at revisor rapporterer om sitt arbeid til kontrollutvalget. I revisjonsplanen er det lagt opp til en rapportering til kontrollutvalget to ganger pr. år på det arbeidet som er utført. En melding løpende i året (desember) og en melding som gjelder hele revisjonsåret. Grunnlaget for rapporteringen er revisjonsplan for revisjonsåret 2011, behandlet i kontrollutvalgets møte 28. september 2011, sak 35/11. Rapporten henviser til prioriterte oppgaver og konklusjoner på revisjonens følgende 4 hovedoppgaver: Regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll Misligheter Revisor konkluderer følgende i sin rapport: Kvaliteten på regnskapsføringen i Molde kommune er god. De merknader revisor har hatt til regnskapsføringen har blitt fortløpende rapportert og rettet av økonomiavdelingen. Forvaltningsrevisjonsrapporter er utført i henhold til plan. Selskapskontroll er utført i henhold til plan.

55 Det har ikke vært oppdaget misligheter i denne perioden. Revisjonsenhetens fokusområde i 2011 er misligheter, egenkontroll i kommunene, kommunikasjon utad og selskapskontroll. Følgende forhold er uavklart og vil følges spesielt opp: Refusjon sykepenger rapport fremlegges for kontrollutvalget i desember Usikre fordringer på BUF-etat på tot. 25 mill. kr. hva skjer med rettslig behandling Naturgass Møre gjennomføring av sameieavtale Risikoanalyse for virksomhet som ligger utenom kommunen i selskaper Økning av pensjonskostnadene framover Risiko for økt rente - Molde kommune ligger på gjeldstoppen Eie eller leie av det nye biblioteket manglende avklaring? Usikkerhet knyttet til KOSTRA-tallene for Molde kommune feil i rapporteringene? Behov for oppdatering av kommunens reglement Asfaltering hva med overprising jmfr. Veidekk/NCC Urealistisk budsjett eller manglende lojalitet til rammene som er gitt fra kommunestyret? Revisjonen konkluderer med at revisjonsenheten drives i henhold til planene som er lagt for virksomheten og at bemanningssituasjonen er tilfredsstillende. Sekretæren har ingen generelle merknader til rapporten slik den her er presentert ut over revisors kommentarer/merknader til det enkelte punkt. På dette grunnlaget legges saken frem for kontrollutvalget med ovenstående forslag til innstilling. Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær

56 Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal Telefon: direkte Telefon: hovedkontor Telefaks: E-post: [email protected] Organisasjonsnr.: Til kontrollutvalget i Molde kommune Deres referanse: Vår referanse: Arkivkode: Sigmund Harneshaug R 29/11 Sted/dato Molde, desember 2011 REVISJONSRAPPORT 2/11 Revisjonen rapporterer til kontrollutvalget i juni og desember. Utvalget orienteres på et overordnet nivå om resultatet og status av utført revisjon. Det rapporteres i forhold til vedtatte planer for regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon, selskapskontroll, misligheter og revisjonsenheten. I tillegg til planene vises det til rammene for revisjonen som ligger i engasjementsbrevet og uavhengighetserklæring. Det vil i møtet bli supplert muntlig i forhold til punktene nedenfor. Regnskapsrevisjon Planleggingen av revisjonen av regnskapet for 2011 er gjennomført og lagt fram for kontrollutvalget til orientering. Videre revisjonshandlinger som test av systemer, analyser og test av detaljer i regnskapet er gjennomført ved etterprøving av rutiner og internkontroll, analyse av perioderapporter, og utplukk av bilag osv for nærmere kontroll. Attestasjonsoppgaver knytta til statlig rapportering tas fortløpende. Det er ikke skrevet nummerert brev til kontrollutvalget i perioden. Konklusjon: Kvaliteten på regnskapsføringen i Molde kommune er god. De merknader revisjonen har hatt til regnskapsføringen har blitt fortløpende rapportert og blitt rettet av økonomiavdelingen. Revisj onen er utført i henhold til plan. Forvaltningsrevisjon Revisjonen jobber med utarbeiding av utkast til Plan for forvaltningsrevisjon for perioden med tilhørende Analyse av overordnede risikofaktorer i kommunens virksomhet. Analysen er basert på gjennomgang av dokumenter og det vil bli gjennomført samtaler med ordfører og rådmann. Planen vil bli lagt fram på første møte i kontrollutvalget på nyåret. Revisjonen vil legge fram rapport om " Gjennomgang av rutiner og regler for refusjon av sykepenger fra NAV" på møte i kontrollutvalget i desember. Konklusjon: Revisjonen er utført i henhold til plan. Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal Rådhusplassen MOLDE 1 (2) Molde, Aukra, Vestnes, Rauma, Sunndal, Nesset, Gjemnes, Eide, Fræna

57 Selskapskontroll Revisjonen har levert kontrollutvalget rapport om selskapskontroll av RIR IKS. Det er foretatt en vurdering av driften i Træffhuset as. Revisjonen jobber med utarbeiding av utkast til Plan for selskapskontroll for perioden med tilhørende Analyse av overordnede risikofaktorer i kommunens interesser i selskaper m.m. Analysen er basert på gjennomgang av dokumenter og det vil bli gjennomført samtaler med ordfører og rådmann. Planen vil bli lagt fram på første møte i kontrollutvalget på nyåret. Konklusjon: Revisjonen er utført i henhold til plan. Misligheter Revisjonen skal undersøke forhold som gjelder påstand om misligheter og rapportere dette til kontrollutvalget. Konklusjon: Det har ikke vært oppdaget misligheter i denne perioden. Revisjonsenheten Virksomhetsplanen for Kommunerevisjonsdistrikt 2 M&R viser fordeling av timeressursene på de ulike oppgavene og sier hva revisor spesielt vil fokusere på i Fokusområdene i år er revisjon av misligheter, egenkontroll i kommunene, kommunikasjon utad og selskapskontroll. De økonomiske rammene for revisjonen er lagt av revisjonsstyret i vedtatt budsjett. I f.jor høst sluttet en av regnskapsrevisorene uten at det ble tatt inn noen ny. For å kunne håndtere denne situasjonen var ett tiltak at Inter Revisjon overtok revisjonen av aksjeselskaper tilsvarende 450 timer. Vi reviderer per i dag åtte mindre aksjeselskaper. Fra 1. mai til 9. juli har en av forvaltningsrevisorene foreldrepermisjon. Dette fører til at aktiviteten i en periode blir noe redusert. Revisjonsenheten har et lavt sykefravær. Konklusjon: Revisjonsenheten drives i henhold til planene som er lagt for virksomheten. Bemanningssituasjonen er tilfredsstillende. Uavklarte forhold Følgende forhold er uavklart og vil følges opp spesielt Refusjon sykepenger rapportert til kontrollutvalget i desember Usikre fordringer på Buf-etat på totalt 25 mill per årsskiftet hva skjer med rettslig behandling Naturgass Møre gjennomføring av sameieavtale (bevilgning av penger) Risikoanalyse for virksomhet som ligger utenom kommunen i selskaper for eksempel Molde kino, Treffhuset, Molde kulturbygg, Moldebadet, Romsdalsmuseet, krisesenter osv. Størrelsen på pensjonskostnadene framover premien øker mye i 2012 Molde kommune ligger på gjeldstoppen (13.plass i fjor) hva med risikoen for økt rente Eie eller leie det nye biblioteket er dette avklart? Kan vi stole på KOSTRA-tallene for Molde kommune for eksempel administrasjonskostnader som er høye Behov for oppdatering av reglementer for eksempel godtgjørelse til folkevalgte, delegasjon.. Asfaltering hva med overprising jfr Veidekke/NCC Urealistisk budsjett eller manglende lojalitet til rammene som er gitt fra kommunestyret? Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal Rådhusplassen I 6413 MOLDE 2 (2) Molde, Aukra, Vestnes, Rauma, Sunndal, Nesset, Gjemnes, Eide, Fræna

58 MOLDE KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: / Åse S. Eriksen Saksframlegg Utval ssaksnr Utval Møtedato PS 44/11 Kontrollutvalget UTARBEIDELSE AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON BESTILLING Sekretærens innstilling 1. Kontrollutvalget bestiller utkast til Plan for forvaltningsrevisjon Planen skal basere seg på en overordnet analyse. 2. Plandokumentet bestilles utført av Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R Saksopplysninger For å sikre at kommunestyret velger ut de mest relevante prosjektene, skal kontrollutvalget utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon. I kontrollutvalgsforskriftene, kap. 5, 10 heter det: Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Nåværende plan for forvaltningsrevisjon for Molde kommune utløper 31. desember 2011, og det vil derfor være nødvendig å utarbeide en ny plan for perioden VURDERING For å utarbeide gode planer som får frem hvilke områder i kommunen som bør kontrolleres, må det gjennomføres en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Den overordnede analysen skal gi svar på hvilke områder det er knyttet størst risiko til, og hvilke områder det er mest vesentlig for kontrollutvalget å undersøke. Det er derfor viktig at kontrollutvalget er aktivt involvert i prosessen når det gjelder vurdering og prioritering av prosjekt som skal gjennomføres i planperioden. Fra 2005 og frem til utgangen av 2011 er følgende prosjekt gjennomført i Molde kommune: Bruk av statlige tilskudd ut over rammetilskuddet i Molde kommune (2005) Eiendomsskattetaksering i Molde kommune (2006) Skolefritidsordningen i Molde kommune og selvkostprinsippet (2006) Barneverntjenester i Molde kommune (2007)

59 Vedlikehold av kommunale bygg i Molde kommune (2008) Renovering av Bergmo Ungdomsskole Molde kommune (2008) Etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser i Molde kommune (2009) Boligtomter i Molde kommune (2010) Molde kommunes arbeid med reguleringsplan for, og samarbeid om utbygging av Gørvellplassen (2010) Refusjon sykepenger i Molde kommune (2011) Kommunens revisor har som en av sine oppgaver å utføre forvaltningsrevisjon. Det legges til grunn at forvaltningsrevisjoner skal utføres av kommunens revisor, om annet ikke bestemmes av kontrollutvalget i den enkelte sak. Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal er gjennom selskapsavtalen forpliktet til å dekke deltakernes behov for revisjonstjenester. Gjennom Engasjementsavtalen mellom Kommunerevisjonsdistrikt 2 i M & R og Kontrollutvalget i Molde er det redegjort for revisjonens oppgaver og plikter som kommunens revisor og for de rammer og forutsetninger som er lagt til grunn for oppdraget. På bakgrunn av dette bestilles utarbeidelse av plandokumentet utført av Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R. Med dette som bakgrunn legges saken frem for kontrollutvalget med ovenstående forslag til vedtak. Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær

60 MOLDE KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: / Åse S. Eriksen Saksframlegg Utval ssaksnr Utval PS 45/11 Kontrollutvalget Møtedato UTARBEIDELSE AV PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL BESTILLING Sekretærens innstilling 1. Kontrollutvalget bestiller utkast til Plan for selskapskontroll Planen skal basere seg på en overordnet analyse. 2. Plandokumentet bestilles utført av Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R Saksopplysninger I forbindelse med plan for selskapskontroll er det viktig å vurdere risiko knyttet til kommunens overordnede eierstyring og risikoer knyttet til selskaper som kommunen har eierskap i. For å kunne prioritere mellom områder i kommunen hvor det identifiseres risiko for avvik, må kontrollutvalget vurdere hvilke områder som er mest vesentlige. Prioriteringene danner grunnlag for å utarbeide plan for selskapskontroll. I kontrollutvalgsforskriftene, kap. 6, 13 heter det: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. Nåværende plan for selskapskontroll for Molde kommune utløper 31. desember 2011, og det vil derfor være nødvendig å utarbeide en ny plan for perioden VURDERING Selskapskontrollen skal som nevnt omfatte kontroll med forvaltning av eierinteressene i de ulike selskaper som omfattes av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Dette defineres som eierskapskontroll. For å utarbeide gode planer som får frem hvilke områder i kommunen som bør kontrolleres, må det gjennomføres en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Den overordnede analysen skal gi svar på hvilke områder det er knyttet størst risiko til, og hvilke områder det er mest vesentlig for kontrollutvalget å undersøke. Det er derfor viktig at kontrollutvalget er aktivt involvert i prosessen når det gjelder vurdering og prioritering av prosjekt som skal gjennomføres i planperioden.

61 Gjennomføring av eierskapskontroll forutsetter at kommunen har utarbeidet Eierskapsmelding. Molde kommune behandlet og vedtok Eiermelding for Molde kommune i kommunestyrets møte i sak 74/11. I perioden er det gjennomført selskapskontroll i følgende selskap som Molde kommune har eierskap i: Romsdalshalvøya Interkommunale Renovasjonsselskap IKS (2011) Kommunens revisor har som en av sine oppgaver å utføre selskapskontroll. Det legges til grunn at selskapskontroller skal utføres av kommunens revisor, om annet ikke bestemmes av kontrollutvalget i den enkelte sak. Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal er gjennom selskapsavtalen forpliktet til å dekke deltakernes behov for revisjonstjenester og andre tjenester som omfatter bl.a. selskapskontroll. Gjennom Engasjementsavtalen mellom Kommunerevisjonsdistrikt 2 i M & R og Kontrollutvalget i Molde er det redegjort for revisjonens oppgaver og plikter som kommunens revisor og for de rammer og forutsetninger som er lagt til grunn for oppdraget. På bakgrunn av dette bestilles utarbeidelse av plandokumentet utført av Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R. Med dette som bakgrunn legges saken frem for kontrollutvalget med ovenstående forslag til vedtak. Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær

62 MOLDE KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: / Åse S. Eriksen Saksframlegg Utval ssaksnr Utval Møtedato PS 46/11 Kontrollutvalget NKRF's KONTROLLUTVALGSKONFERANSE I DELTAGELSE Sekretærens innstilling deltar på NKRF's kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 1. og 2. februar Saksopplysninger Norges kommunerevisorforbund (NKRF) arrangerer årlig fagkonferanser for ledere/medlemmer av kontrollutvalg, kontrollutvalgssekretærer, revisorer og andre interesserte i tilsyn og kontroll i kommunesektoren. Vedlagt saken følger: Innbydelse til kontrollutvalgskonferansen 2012 VURDERING NKRF arrangerer for 8. året på rad en konferanse spesielt rettet mot landets kontrollutvalg. Tidligere års konferanser har vært vellykkede med sentrale tema og gode forelesere. Kontrollutvalgskonferansen er en viktig møteplass for kontrollutvalgene i Norge. Hensikten med konferansen er bl.a. at utvalgene skal kunne ha en fast møteplass hvor felles tema og problemstillinger kan diskuteres, samt at deltakelse på konferanser utgjør en vesentlig del av nødvendig opplæring av kontrollutvalgsmedlemmer. Konferansen avvikles på Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen 1. og 2. februar 2012 med påmeldingsfrist 16. desember Deltageravgift for denne konferansen er kr 5 800,- som inkl. overnatting med full pensjon. Konferansen har følgende hovedtema: Etikk i kommunesektoren Styringsutfordring i kommunesektoren hvordan holde styr på selskapsjungelen? Kontrollutvalg i medieblest Samhandlingsreformen styrings- og tilsynsutfordringer Antikorrupsjonsarbeid i kommunene Utfordringer i velferds-norge Kommunerevisor den gode støttespiller

63 I tillegg vil det under konferansens dag 2 bli arrangert paralellseminar for nye kontrollutvalgsmedlemmer som vil ta for seg kontrollutvalgets formål, rolle og oppgaver, samt et seminar om forståelsen av kommunalt regnskap. Det anses som formålstjenlig at kontrollutvalgets representant(er) på konferansen i etterkant gir et kortfattet referat fra konferansen til resten av utvalget i plenum. Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær

64 NKRFs Kontrollutvalgskonferan d) Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen Hovedtemaer Kontrollutvalget - oppgaver og utfordringer Selskapskontroll Samhandlingsreformen Etikk og korrupsjon Kommunerevisor - den gode støttespilleren Målgruppe ledere/medlemmer av kontrollutvalg, kontrollutvalgssekretærer, revisorer og andre som er interessert i tilsyn og kontroll i kommunesektoren NK RF ålb

65 Møteleder: Ole Kristian Rogndokken Daglig leder i Norges Kommunerevisorforbund Onsdag 1. februar Registrering og kaffe / Utstilling (j!). Velkommen Daglig leder Ole Kristian Rogndokken, Norges Kommunerevisorforbund Åpning Statssekretær Dag Henrik Sandbakken (Sp), Kommunal- og regionaldepartementet Hjelp, jeg er ny i kontrollutvalget! Oppgaver, roller og muligheter. Erfaringsoverføring Magnhild Holmberg (Frp), Skien kommune, kontrollutvalget En innleder annonsere senere Kaffe / Utstilling Etikk i kommunesektoren Ordfører Nils Røhne (Ap), Stange kommune - leder av Kommunesektorens Etikkutvalg Lunsj / Utstilling Styringsutfordring i kommunesektoren. Hvordan holde styr på selskapsjungelen? Case Briskeby stadion Innledere: Tidl, ordfører Einar Busterud (BBL), Hamar kommune Kjetil Solbrækken, sekretær for kontrollutvalget i Hamar kommune Advokat Vibeke Resch-Knudsen, egen praksis Utspørrer: Redaktør Ole Petter Pedersen, Kommunal Rapport Kaffe / Utstilling Kontrollutvalg i medieblest Øystein H. S. Moen, partner og fagansvarlig PR, Agendum AS Mlddag

66 Torsdag 2. februar Samhandlingsreformen - styrings- og tilsynsutfordringer Kommunerevisor Annette Gohn-Hellum, Oslo kommune, Kommunerevisjonen Pause / Utsjekking / Utstilling Antikorrupsjonsarbeid i kommunene - analyser og verktøy Generalsekretær Guro Slettemark, Transparency International Norge A. Intro - kontrollutvalg (Målgruppe: Nye kontrollutvalgsmedlemmer) Seniorrådgiver Bodhild Laastad, Norges Kommunerevisorforbund Innhold: - Rammeverk for tilsyn og kontroll i kommunal sektor - Kontrollutvalgets formål, rolle og oppgaver Lunsj / Utstilling Utfordringer for velfercis-norge Professor og forsker Gudmund Hernes, Fafo B. De sentrale momentene for å forstå kommunalt regnskap Pause / Utstilling Kommunerevisor - den gode støttespilleren Ass. revisjonssjef Berit M. Dalvik, Telemar kommunerevisjon IKS Teamleder Kirsti Torbjørnson, Telemar kommunerevisjon IKS Kåseri Annonsere senere Avslutning Styreleder Per Olav Nilsen, Norges Kommunerevisorforbund (Målgruppe: Kontrollutvalgsmedlemmer) Registrert revisor og daglig leder Åge Sandsengen, Kommunerevisjon IKS Medlem av NKRFs regnskapskomite og fagkomiteen i Foreningen for god kommunal regnskapsskikk Cll Innhold. - Det kommunale økonomisystemet - Regnskapets oppbygging - Grunnleggende prinsipper og de unike økonomiske sammenhengene - spesielt i balansen - Anordningsprinsippet - Resultatbegrepet CL..) 1.7) (1) r-d CIJ CL) , \/ ro om fl

67 NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 1-2 februar 2012 Påmelding Påmeldingsfrist: 16. desember Bindende påmelding skal skje via NKRFs nettsider Faktura vil bli tilsendt etter påmeldingsfristens utløp. Det tas forbehold om endringer i programmet. Avbestillingsbetingelser Avbestilling må skje skriftlig. Det vil ved avbestillinger etter påmeldingsfristens utiøp kreves et gebyr på kr 500 til dekning av administrasjonsutgifter. Ved avbestilling senere enn en uke før konferansestart belastes 50 % av konferanseavgiften. Konferansematerialet vil da bli ettersendt. Avbestilling ved legitimert sykdom behandles særskilt. Avrnelding på konferansedagen, eller ev. uteblivelse, med fører full konferanseavgnft. Ved hotellreservasjon kommer i tillegg evansvaret overfor hotellet. Deltakelse kan ved behov overføres til en annen kollega. Konferansepriser. Deltakelse m/overnatting og middag: Kr (ikke-medlemmer: Kr 6 200) Deltakelse u/overnatting og middag: Kr (ikke-medlemmer: Kr 5 100) Prisene inkluderer dokumentasjon, lunsj, drikke til måltidene og servering i pausene. Ekstra overnatting m/frokost fra 31. januar - 1. februar 2012: Kr *) Deltakere fra kontroflutvalg i kommunerhylkeskommuner hvor sekretærtjenesten ivaretas av virksomheter som ef bedriftsmedlem i NKRF, oppnår mediernspris Konferansehotellet Clarion HotelOsloAir ort Gardermoen Ved behovvii også Comfort HotelRunWa, som ligger vegg i vegg med konferansehotellet Forhåndsgodkjenning 13 timer i forhold til N<Ri's regier for obhgat.orisk etter- og videfeltdannng. og\ 4 x. 1ERe So i' Norges Kommunerevisorforbund v, 0 Postboks 1417 Vika, Oslo,,, o Telefon , [email protected], www,nkrtno o

68 MOLDE KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: / Åse S. Eriksen Saksframlegg Utval ssaksnr PS 47/11 Utval Kontrollutvalget Møtedato OPPFØLGINGSLISTE Sekretærens innstilling I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Saksopplysninger Vedlagt følger ajourført oppfølgingsliste pr I dette møtet er det lagt opp til orientering om følgende saker: Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten Boligtomter i Molde kommune. Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget i møte i sak 24/10 og av kommunestyret i sak 57/10. Kontrollutvalget avventer Molde kommunes oppfølging av rapporten. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten Molde kommunes arbeid med reguleringsplan for, og samarbeid om utbygging av Gørvelplassen. Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget i møte i sak 30/10 og av kommunestyret i sak 56/10. Kontrollutvalget avventer Molde kommunes oppfølging av rapporten. VURDERING Dersom det er saker utvalget ønsker å kommentere, stille spørsmål ved eller ta opp i dette møtet eller i et senere møte, kan disse bli fremmet i møtet for oppføring på oppfølgingslisten. Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær

69 KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE Saker som er tatt o Kontrollutvalgets sekretariat Eierskapsmelding. Etterlysning FR prosjekt (Plan for forvaltningsrevisjon m/overordna analyse) bestilling av nytt prosjekt Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten Boligtomter i Molde kommune Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten Molde kommunes arbeid med re ulerin s lan for, o SAKSOPPFØLGING Dato: Ansvar: Sekr Sekr Sekr. Merknad: Samarbeidsforumet for kontrollutvalgene i Romsdal vedtok at samarbeidsavtalen fra skulle prolongeres på ubestemt tid. Forutsetning for å gjennomføre en eierskapskontroll i Molde kommune er at det blir utarbeidet en eierskapsmelding (retningslinjer for forvaltning av kommunens eierinteresser i hel- og deleide selskap og eierskapsstrategier pr selskap) I forbindelse med Plan for forvaltningsrevisjon ble det fremmet forslag på aktuelle prosjektområder Sekr./Rev. Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget i møte i sak 24/10 og av kommunestyret i sak 57/ Sekr./Rev. Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget i møte i sak 30/10 og av kommunestyret i (ajourført pr ) Status: : Sekretariatet avventer svar fra alle kommunene på forslag om prolongering : Samtlige ni kommuner har nå vedtatt å prolongere opprinnelig samarbeidsavtale på ubestemt tid. Kontrollutvalget anser saken som avsluttet : Saken er overført fra : Det foreligger nå et siste utkast til Eierskapsmelding som skal sluttbehandles den av den nedsatte prosjektgruppa. Saken går deretter til politisk behandling over sommerferien : Eiennelding er utarbeidet og vedtatt av k- styret 01.september Meldingen ble lagt fram som orienteringssak i dagens møte, jmfr. OS 06/11. Kontrollutvalget anser saken som avsluttet : Kontrollutvalget ønsker i løpet av 1. halvår 2011 å bestille nytt forvaltningsrevisj onsprosjekt : Bestilling av nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt Refusjon sykepenger i Molde kommune vedtatt i dagens møte : Kontrollutvalget avventer Molde kommunes oppfølging av rapporten og ønsker saken ført opp på oppfølgingslisten : Kontrollutvalget avventer Molde kommunes oppfølging av rapporten og ønsker saken

70 samarbeid om utbygging av Gørvelplassen sak 56/10. ført opp på oppfølgingslisten.