Guvernørrådsmøte. Sak:

Transkript

1 Guvernørrådsmøte Sak: Forslag om felles mal til Klubb lover / distrikts lover _og distrikts arbeidsordning Møtedato: Saksnr: 9.03 Saksbehandler: HT Sakstype B VEDLEGG: VEDTAK: Arbeidsutvalgets forslag til vedtak: SAMMENDRAG (saken gjelder max 10 linjer): Lovkomiteen til Lions Norge har laget et utkast til felles mal for klubblover, distrikts lover og distrikts arbeidsordning. Lovkomiteen ser det som fornuftig å få RM sin tilslutning i at dette skal være gjellende maler. SAKSOPPLYSNINGER: ADMINISTRATIVE OG ØKONOMISKE KONSEKVENSER:

2 Klubblover (anbefalt) Tatt til etterretning: RM XXXX Disse lover kan utvides iht klubbers behov, forutsatt at de ikke kommer i konflikt med overordnede lover og bestemmelser. Økonomiske forhold s.s. lokal medlemskontingent (drift) og betalingsfrister etc avtales lokalt. Paragraf 1 Navn Klubbens navn: LC Klubbens stiftelsesdato:. Klubben er tilsluttet The International Association of Lions Clubs og er således underlagt gjeldende lover og arbeidsordninger for organisasjonen. Paragraf 2 Formål 1. Klubben skal arbeide for de formål som er angitt som Lions Mål og etter retningslinjene i Lions Etiske Normer. 2. Klubben skal aldri gå god for eller anbefale noen kandidat til noen politisk eller religiøs stilling. Intet medlem har anledning til å bruke klubben som middel for å fremme sine personlige interesser. Klubben skal heller ikke ta del i noen aktiviteter som ikke er i overenstemmelse med Lions etiske mål og normer. 3. Klubbens geografiske arbeidsområde fastsettes av Distriktsguvernør i samarbeid med berørte soner og i forståelse med de berørte Lionsklubber, eventuelt også i samarbeid med berørt distrikt. Paragraf 3 Medlemsskap 1. Som medlemmer kan opptas personer over myndighetsalder som helst er bosatt eller har sitt daglige arbeid innen klubbens geografiske område. Blant medlemmene bør flest mulig yrkesgrupper være representert. Medlemmer må si seg villig til å påta seg tillitsverv og deltakelse i komiteer. 2. For ethvert nytt medlem skal det oppnevnes en fadder. Hvis et medlem er forslagsstiller er medlemmet også fadder for det nye medlemmet.. 1

3 3. Forslag til nye medlemmer kan komme fra klubbens medlemmer, andre Lions-medlemmer, medlemskomiteen eller på initiativ fra potensielle medlemmer. Forslag til medlemsskap fremmes gjennom presidenten til styret. Styret foretar de nødvendige undersøkelser og behandler søknaden. Fadder blir orientert om styrets innstilling. 4. Såfremt et enstemmig styre anbefaler kandidaten skal det gis en orientering til medlemmene på førstkommende medlemsmøte. Kandidatens navn, tittel og alder skal oppgis på møteinnkallingen. Dersom noen i styret går imot forslag til medlemsskap, skal dette begrunnes overfor forslagsstilleren (fadder), som har anledning til å få søknaden prøvet påny overfor styret. Uansett styrets vedtak skal forslagsstilleren (fadder) ha anledning til å få lagt fram sitt forslag for avstemning på et klubbmøte. 5. Ved avstemning på klubbmøte skal forslaget til medlemsskap ikke godkjennes dersom det foreligger mer enn 3 nei-stemmer. Dersom avstemningen er negativ underrettes forslagsstiller. Er avstemningen positiv inviteres kandidaten til å delta på et klubbmøte før det skriftlig oversendes tilbud om medlemsskap i klubben. Forannevnte framgangsmåte nyttes også ved søknad om overførsel ( transfer ) av medlem fra annen Lionsklubb eller når et tidligere medlem i klubben søker om å bli gjeninnmeldt. 6. Et framsatt forslag om medlemsskap skal behandles fortrolig innen klubben. Kandidaten skal ikke få kjennskap til at hans kandidatur er til behandling i klubben før et positivt vedtak om invitasjon er fattet. Ufordelaktige opplysninger om kandidaten, som blir meddelt presidenten og som fører til at kandidaten ikke blir invitert til medlemsskap, har klubbens medlemmer ikke krav på å bli meddelt. Paragraf 4 Medlemskategorier Medlemmer deles inn i følgende kategorier: 1. Aktivt medlem: Medlem som har alle de rettigheter og plikter som er forbundet med medlemsskap i Lions Clubs International. 2

4 2. Permittert medlem: Medlem som på grunn av flytting, midlertidig arbeid utenfor regionen, helse eller andre legitime grunner ikke har mulighet for regelmessig frammøte, kan av styret innvilges permisjon for 6 måneder av gangen. Medlemmet kan ikke ha tillitsverv eller stemmerett på distrikts- MD- eller internasjonalt plan i permisjonstiden. Medlemmet plikter imidlertid å betale full kontingent til Multipledistrikt 104 og til Hovedkontoret. Medlemmet inngår i klubbens medlemstall, men skal ikke medregnes i frammøteprosenten for klubbmøter.. 3. Æresmedlem: Person som ikke direkte er medlem av klubben, men som har utvist spesiell stor innsats for samfunnet eller klubben, kan utnevnes som æresmedlem. Et æresmedlem kan delta i klubbens møter, men har ellers ingen forpliktelser eller rettigheter. Et æresmedlem betaler ikke kontingent og kan ikke velges eller bli oppnevnt til verv.. 4. Privilegert medlem Medlem som har vært med i organisasjonen i minst 15 år, og som på grunn av sykdom, nedsatt helse, fremskreden alder eller andre grunner styret finner legitime, kan av klubbens styre innvilges Priviligert medlemsskap. Dette innebærer at medlemmet ikke kan delta fullt ut i klubbens aktiviteter. Medlemmet betaler full kontingent til klubben, Multipledistrikt 104 og til Lions International. Et privilegert medlem har alle de rettigheter som medlemsskap medfører, men kan ikke motta valg i klubbens styre- distriktseller internasjonalt plan.. 5. Livsvarig medlem: Medlem som har vært aktivt medlem i minst 25 år og har utvist stor innsats for klubben, samfunnet eller organisasjonen, kan innvilges livsvarig medlemsskap. Medlemmer som har vært distriktsguvernør eller innehatt annet tillitsverv i den internasjonale ledelse kan innvilges denne betegnelse etter 20 års sammenhengende aktivt medlemsskap. For livsvarig medlemsskap betales et engangsbeløp (på USD 150,-) til Lions Clubs International, som forbeholder seg retten til å godkjenne et slikt medlemsskap. Medlemmet har alle rettigheter som aktivt medlemsskap medfører. Paragraf 5 Møteplikt Medlemmene plikter å delta på klubbmøtene, hvis ikke meddelt forfallsgrunn foreligger. Forfall skal på forhånd meddeles gjennom klubbens styre. Videre plikter medlemmet å delta aktivt i klubbens arbeid og virksomhet. 3

5 Paragraf 6 Tap av medlemsskap 1. Et medlem som unnlater å oppfylle sine forpliktelser overfor klubben, eller som uten grunn unnlater å delta på klubbens møter eller virksomhet forøvrig, eller som ikke lenger oppfyller de krav som forventes av vedkommende som medlem av organisasjonen, kan utelukkes fra videre medlemsskap. Manglende betaling av kontingent over tid kan, etter varsel og melding til fadder, betraktes som stilltiende utmelding. 2. Beslutning om utelukkelse treffes av fulltallig styre med 2/3 flertall. Avgjørelsen kan påankes innen 30 dager til klubbmøtet og vedtaket opprettholdes hvis 2/3 av tilstedeværende medlemmene er enige i utelukkelse. Vedkommende skal gis anledning til å møte i styret og i klubbmøtet for å avgi forklaring. Slike avstemninger er hemmelige. Paragraf 7 Utmelding Utmelding av klubben skjer skriftlig til styret. Utmeldte medlemmer plikter å gjøre opp sin kontingent fram til utløpet av det halvår han meddeler sin utmeldelse. Utmeldte (eller ekskluderte) medlemmer har ikke lenger rett til å bære organisasjonens symboler. Paragraf 8 Kontingent og innmeldingsavgift Opptagelseskontingent for nye medlemmer samt årlig klubbkontingent fastsettes årlig på det første medlemsmøtet etter 1. juli. Kontingent til Lions Clubs International og Multippeldistrikt 104 fastsettes årlig på henholdsvis Convention og Riksmøtet. For ektefeller som er klubbmedlemmer er det halv kontingent til Lions Clubs International. Kontingenter betales forskuddsvis. 4

6 Paragraf 9 Klubbens ledelse 1. Klubben anbefales ledet av et styre som består av: - president - past president (siste års p.) - visepresident - sekretær - kasserer - klubbmester - Informasjons-/IT coordinator 2. Styret ledes av presidenten og avholder styremøter en gang i måneden og forøvrig når presidenten anser det for nødvendig, eller når minst 3 av styremedlemmene krever det. Styret er beslutningsdyktig når minst 4 styremedlemmer er tilstede. Saker til behandling i styret avgjøres med simpelt flertall når ikke annet er foreskrevet. Kun tilstedeværende medlemmer kan avgi stemme. Ved stemmelikhet skal presidentens stemme være avgjørende. Styret fordeler sine gjøremål og oppgaver mellom styrets medlemmer. Styret har ansvar for at klubben ledes på riktig og effektiv måte. Styret er også overfor Lions Clubs International og Multippeldistrikt 104 ansvarlig for at klubben oppfyller sine forpliktelser. 3. Presidenten er klubbens fremste leder og har følgende oppgaver: - lede styremøter og klubbmøter - påse at valg og andre gjøremål skjer innenfor de gjeldende lover - sørge for at styrets og klubbens beslutninger blir iverksatt - fordele klubbens medlemmer i komiteer og oppnevne ledere for komiteene - påse at komiteene arbeider i henhold til sine mandater og økonomiske rammer og at de avgir de rapporter som kreves - påse at budsjetter blir fulgt - påse at regnskap blir ført - representere klubben utad Visepresidenten overtar når presidenten har forfall. Visepresidenten er klubbens første-representant til riks- og distriktsmøte. Presidenten er klubbens representant til sonemøter og distriktets fagmøter. Til fagmøter er det viktig at klubbens fagkontakter også deltar. Klubbens medlemmer oppfordres til å delta på eget Distrikts årsmøte (Distriktsmøtet). 5

7 Paragraf 10 Valgkomite Valgkomiteen består av sittende, past og visepresident hvor visepresident er komiteens formann. Valgkomiteen skal foreslå kandidater til neste års styre til de tillitsverv som står for valg + revisor, med unntak av past president. Det gis anledning til å komme med motkandidater under valget. Nominasjon På klubbmøte i mars måned hvert år skal medlemmer til neste fiskalårs styre nomineres. Medlemmene skal underrettes skriftlig om nominasjonsmøtet. Valgkomiteen framlegger forslag til kandidater under nominasjonsmøtet. Medlemmene har anledning til å framsette alternative forslag under nominasjonsmøtet. Anbefalte funksjonstider: - President 1 år (kan gjenvelges for 1 år) - Visepresident 1 2 år (VP gjenvelges eller det velges ny hvis P. 2 år) - Past president 1 år - Sekretær 2-3 år - Kasserer 3 5 år - Klubbmester 2 3 år - Informasjon / IT 3 5 år Paragraf 11 Valg På klubbens aprilmøte hvert år skal valg av neste fiskalårs styre finne sted. Medlemmene skal underrettes skriftlig med meddelelse om alle nominerte kandidater. Ved flere kandidater i same funksjon skal skriftlig avstemming foretas. Den som får flere enn halvparten av de avgitte stemmer er valgt. Valg gjelder for ett år ad gangen med funksjonstid fra 1. juli det året de er valg til 30. juni neste år. For øvrig vises til para 10). Revisor velges separat etter anbefaling fra styret. 6

8 Paragraf 12 Klubbmøter 1. Klubben avholder klubbmøte minst en gang i måneden unntatt i månedene juli og august (sommerferie). Spesielle møter kan sammenkalles når styret finner det nødvendig, eller når minst 5 medlemmer skriftlig forlanger det. 2. Klubbmøtet er beslutningsdyktig når minst 1/3 av alle stemmeberettigede medlemmer er tilstede. I saker som avgjøres med simpelt flertall har presidenten dobbeltstemme. Det kan ikke stemmes med fullmakt. 3. Klubben har anledning til å elablere en seniorgruppe, fortrinnsvis for medlemmer som har oppnåd pensjonsalder. Seniorgruppen kan arrangere egne møter på dagtid hvor tema ikke kommer i konflikt med de ordinære medlemsmøter. Seniorgruppen kan tildeles passende oppgaver av medlemsmøtet. Paragraf 13 Lovendringer Dersom klubbens lover ikke er ajour med gjeldende overordnede lover og arbeidsordninger som er vedtatt for Multippeldistrikt 104, er det de overordnede bestemmelser som gjelder. Klubbens lover kan bare forandres på klubbmøte med 2/3 flertall av de tilstedeværende medlemmer. Medlemmene skal underrettes skriftlig om forslag til lovendringer minst 14 dager før møtet. Alle aktive medlemmer har anledning til å fremsette forslag til endringer av klubbens lover. Slike forslag skal fremmes skriftlig til styret. Paragraf 14 Fortolkninger Hvis det oppstår tilfeller som ikke dekkes gjennom distriktets, multippeldistriktet og/eller internasjonale lover og bestemmelser, skal vanlig praksis og sedvane innen Lions Clubs International være gjeldende. Slike avgjørelser treffes av Distriktsguvernøren etter å ha konferert med distriktets, eventuelt multippeldistriktets lovkomite. 7

9 Paragraf 15 Oppløsning Før eventuelt vedtak om oppløsning av klubben fattes skal Distriktsguvernøren underrettes. Ved slike vedtak skal klubbens midler tilfalle det distrikt innen Lions Club International som klubben tilhører. Slike midler skal forvaltes av distriktet inntil ny klubb etableres på stedet, eller disponeres etter vedtak i distriktsstyret. 8

10 Utkast LOV FOR DISTRIKTER i MD 104 (Mal) (Gjeldende fra 1.7.xxxx). (Vedtatt på RM 201X, gjeldende fra X) De enkelte distrikter kan modifisere / tilpasse Loven etter lokale forhold så lenge prinsippielle bestemmelser ikke endres. Ved usikkerhet kfr. MD Lovkomite

11 INNHOLDSFORTEGNELSE LOV FOR DISTRIKTENE I MD Kap I NAVN - HENVISNINGER 3 1. Distriktenes betegnelser 3 2. Lov gitt i henhold til 3 Kap II MÅL 3 3. Målet 3 Kap III. MEDLEMSKAP - GRENSER 3 4. Distriktet utgjøres av lionsklubbene i distriktet 3 5. Distriktene benevnes 3 6. Grensene mellom klubbene 3 Kap IV DISTRIKTSORGANISASJONEN 4 7. Styret og tillitsvalgte 4 8. Distriktsstyremøter 5 9. Distriktsråd Soner Distriktskomiteer 6 Kap V PENGEADMINISTRASJON Kontingent, regnskap, budsjett, revisjon Utgifter DG-elect / DG Økonomiske forpliktelser Distriktskassererens plikter 8 Kap VI DISTRIKTSMØTE Tid for distriktsmøte Arrangement Delegater Innkalling. Behandling av forslag Distriktsmøtets funksjon Stemmegivning Gjennomføring av distriktsmøtets beslutninger 10 Kap VII DISTRIKTSMØTETS FINANSIERING Møteavgift Dekning over fondskontingenter 11 Kap VIII ENDRINGER Endringer av lover 11 2

12 A: LOV FOR DISTRIKT (XX) I MD 104. Kap I NAVN - HENVISNINGER 1 Denne organisasjonen skal betegnes som Distrikt 104 XX i The International Association of Lions Clubs (heretter kalt Lions Clubs International). 2 Denne lov er gitt i medhold av "Constitution and By-Laws" art VII, og Lov for Multippeldistrikt 104, og er bindende for Distriktet og distriktets klubber. Kap II MÅL 3 Målet er å gi distriktene en administrativ oppbygging som fremmer hensikten med og målsettingen for Lions Clubs International. Jfr. Lions Mål og Etiske Norm. Kap III MEDLEMSKAP GRENSER 4 Distriktet utgjøres av lionsklubbene innen distriktet. 5 Distriktene benevnes : Distrikt 104 A 1 Distrikt 104 B 2 Distrikt 104 C 3 Distrikt 104 D 4 Distrikt 104 E 6 Distrikt 104 H Distrikt 104 J 6 Grensene mellom de forskjellige distrikter fastsettes av Riksmøtet. Grenser mellom soner fastsettes av Distriktsmøtet. Grenser mellom klubbers aktivitetsområde avklares innen den enkelte sone, eventuelt mellom soner hvis uklarheten krysser sonegrenser. Ved tvilstilfeller eller tvister om klubbgrensene skal saken forelegges Distriktsguvernøren for avgjørelse. Ved etablering av nye klubber i Distriktet justeres grenseoppganger av Distriktsguvernøren i samarbeid med aktuelle soner. 3

13 Kap IV DISTRIKTSORGANISASJONEN 7 Styret og tillitsvalgte 1. Distriktet skal ha et distriktsstyre som er distriktets øverste organ. Distriktsstyret består av distriktsguvernør (DG /distriktsleder), 1. visedistriktsguvernør (VDG1 / 1. visedistriktsleder), 2. visedistriktsguvernør (VDG2 / 2. visedistriktsleder), Forrige års distriktsguvernør (IPDG / forrige års distriktsleder), Informasjon /Public Relations (PRC), Distriktssekretær (DS), Distriktskasserer (DK), og en representant for sonelederne pr. 10 soner (hvis flere soneledere deltar skal goografisk spredning legges til grunn). 2. Distriktsguvernør, 1. og 2. visedistriktsguvernør velges på det årlige distriktsmøtet Jfr. pkt. 8. a. 1. visedistriktsguvernør (VDG 1) skal være eneste kandidat til vervet som DG det påfølgende året. b. 2. visedistriktsguvernør (VDG 2) velges på det årlige distriktsmøtet 3. Distriktsguvernøren utpeker sin distriktssekretær, distriktskasserer og eventuell Rådgiver for lover og regler. Anbefalt funksjonstid 2-5 år. Informasjonsleder (PRC) velges av Distriktsmøtet for 3 år. Distriktets øvrige fagsjefer velges av Distriktsmøtet. Disse kan gjenvelges en gang. Som fagsjef regnes: a. Leder for klubb- og medlemsutvikling (GMT) 3 års funksjonstid b. Leder for Lederutvikling og Opplæring (GLT) 3 års funksjonstid c. Leder for internasjonalt arbeid (IRC) 2 års funksjonstid d. Leder for Ungdom og narkotikabekjempelse (NAC) 2 års funksjonstid e. Leder for Ungdomsutveksling og leire (YCEC) 2 års funksjonstid Kandidater til forannevnte tillitsverv skal godkjennes av relevant MD fagsjef og påtroppende Distriktsguvernør (VDG1). Slik godkjenning av kandidater bør avklares før DM. 4. Ved midlertidig fravær (sykdom eller arbeidsmessig forflytning), hvor den tillitsvalgte er forhindret fra å utøve sitt verv i distriktsorganisasjonen, unntatt vervet som distriktsguvernør, skal tillitsvervet besettes ved utnevnelse foretatt av Distriktguvernøren for den tid ledigheten varer, men ikke lenger enn til førstkommende distriktsmøte hvor eventuelt nyvalg foretas. 5. Hvis en tillitsvalgt på distriktsnivå på grunn av sykdom eller annen relevant årsak ikke lenger kan bekle sitt tillitsverv, skal Distriktsguvernøren utnevne en etterfølger til å inneha vervet for den gjenværende delen av fiskalåret. Tillitsvervet står for valg på førstkommende distriktsmøte. 4

14 6. Hvis en fagsjef / tillitsvalgt ikke fungerer i sitt verv, kan et fulltallig distriktsstyre med 2/3 flertall avsette denne etter at vedkommende har fått begrunnet mistilliten og fått mulighet til å forklare seg. 7. Valg av Distriktsguvernør (distriktsleder) og visedistriktsguvernør 1 og 2 (1 og 2 visedistriktsleder) bør skje ved at det er tatt geografiske hensyn. Dersom det foreligger kandidater fra valgkomiteen aksepteres ikke benkeforslag. 8. For å bli valgt som Distriktsguvernør (DG, VDG1 og VDG2) må kandidaten ha: a. Vært foreslått av Lionsklubb eller sone i distriktet. b. Vært president i Lionsklubb. c. Vært soneleder, fagleder i distriktet, distriktssekretær eller distriktskasserer i minimum 1 år. d. Ved valg til DG skal kandidat ha vært VDG 1 i ett år eller størstedelen av ett år. e. DG eller VDG1 kan ikke inneha flere verv på distriktsnivå. DG kan delegere enkelte oppgaver til VDG 1 (ansvar kan ikke delegeres). Distriktsguvernørens funksjonstid er ett år og regnes fra innsettelsen på verdenskongressen og til ny etterfølger innsettes på samme måte påfølgende år. Dersom forhold gjør at DG ikke kan inneha vervet ut sin tjenestetid skal VDG 1 automatisk ta over inntil LCI godkjenner eller evt. bestemmer noe annet. 10. For å bli valgt til VDG 1 (Visedistriktsguvernør 1) må kandidaten ha: a. Tilfredsstille samme krav som kreves for å bli valgt som DG, med unntak av pkt. 9 d. b. Må ha vært VDG 2 (eventuell dispensasjon kan innvilges av MD). c. Vervet som VDG 1 bør ikke kombineres med annet verv. 11. For å bli valgt til VDG 2 (Visedistriktsguvernør 2) : a. Tilfredsstille samme krav som til distriktsguvernør med unntak av pkt 9 d. b. Vervet kan / bør kombineres med annet verv på fagledernivå. c. Kandidatens CV gjøres tilgjengelig for organisasjonen. 5

15 8 Distriktsstyremøter 1. Det bør holdes minst ett ordinært distriktsstyremøte i kvartalet. 2. Distriktsguvernøren fastsetter tid og sted for de ordinære styremøtene og leder disse. 3. Distriktsguvernøren eller et flertall av styremedlemmene kan forlange innkalling til ekstraordinært møte i distriktsstyret på kort varsel. 9 Distriktsråd 1. Distriktsguvernøren skal ha et Distriktsråd som skal være rådgivende organ for han/henne. Alle rådets medlemmer har stemmerett med 1 stemme. 2. Distriktsrådet ledes av Distriktsguvernøren og består av medlemmene i distriktsstyret, soneledere og fagsjefer. 3. Det avholdes minst 4 distriktsrådsmøter i fiskalåret. Det første møtet i Distriktsrådet skal være avholdt innen 15. september. Det siste bør søkes avholdt i forbindelse med Distriktsmøtet. 4. Distriktsrådet skal behandle og ta til etterretning rapportene fra fagledere og soneledere. Distriktsrådet skal gis tid og anledning til å kommentere viktige saker / prosjekter i distriktet. 10 Soner 1. Inndeling: Distriktet skal inndeles i soner. Distriktet bestemmer selv antall soner, og sammen med klubbene hvilke klubber som tilhører den enkelte sone. Ved inndelingen skal det tas tilbørlig hensyn til den geografiske lokaliseringen av klubbene. Innen eget Distrikt kan Distriktsguvernøren, sammen med distriktsstyret, foreta endringer i soneinndeling i samarbeid med berørte soneledere og klubber. 2. Soneleder velges i den enkelte sonen innen 1. februar, og bør normalt ha en funksjonstid på 3 år. Det første året er kandidaten assisterende soneleder hvoretter vedkommende er soneleder de påfølgende 2 år. Tiltredelsen som soneleder bekreftes på Distriktsmøtet. 3. Soner kan etablere uformelle sonestyrer etter behov. 6

16 11 Distriktskomiteer / Rådgiver 1. Rådgiver for lover og regler : Distriktsguvernør kan utnevne en tillitsvalgt, som skal fungere som rådgiver overfor distriktsorganisasjonen i spørsmål om Lions Lover, Regler og Arbeidsordning. Rådgiver kalles inn til møter etter behov. Rådgiver skal rådføre seg med MD Lovkomite i saker som omhandler MD og Internasjonale spørsmål. 2. Valgkomite : Distriktet har en valgkomite bestående av IPDG (fjorårets DG) som leder, VDG 1 og 1 komitemedlem. Komitemedlemmet velges på distriktsmøtet. Valgkomiteen skal sammen med soner og klubber arbeide for å finne godt egnede kandidater til de ulike tillitsverv som skal besettes ved valg på Distriktsmøtet. Frist for innmelding av kandidater er 1. februar. Det legges spesiell vekt på å finne kandidater som har faglige forutsetninger for å fylle de ulike verv. 3. Distriktsstyret kan oppnevne andre komiteer for spesielle saksområder når det er behov for det. Funksjonstiden for slike komiteer skal være den samme som for det distriktsstyret som oppnevner dem. Kap V PENGEADMINISTRASJON 12 Kontingent, regnskap, budsjett, revisjon 1. Kontingent: For å kunne dekke utgiftene til administrasjon av distriktet utenom utgifter som angår det årlige distriktsmøtet, skal det kreves inn en kontingent av hvert medlem i den enkelte klubb i distriktet. Det påligger Distriktsmøtet å sørge for at instruks for den økonomiske forvaltningen er innenfor rammen gitt for Distriktets lov og MD 104`s lovverk. Distriktskontingenten, som er lovfestet og vedtatt av Distriktsmøtet, skal innkreves av distriktskasserer. Grunnlaget for kontigenten er klubbens medlemstall pr. 30.juni foregående Lionsår i følge medlemsregisteret for MD 104. Frister for utsendelse av distriktskontigent og innbetaling fastsettes av Distriktsguvernør. Nystiftede og reorganiserte klubber er fritatt for kontingent til distriktet for gjenværende del av det halvår de stiftes / reorganiseres, samt det påfølgende halvår. 7

17 2. Budsjett: Budsjettforslag skal utarbeides av Distriktsguvernøren sammen med distriktsstyret og fremlegges på Distriktsmøtet til godkjenning. 3. Disponering av budsjett: Disponering av distriktsbudsjettet er distriktsguvernørens ansvar. Distriktskassereren fører distriktsregnskap. Distriktsguvernøren sammen med kasserer er ansvarlige for at den økonomiske forvaltningen er i overensstemmelse med gjeldende lov og distriktsmøtets vedtak. 4. Revisjon: Distriktsmøtet skal velge revisor. Distriktsguvernør / distriktskasserer skal sørge for revisjon av de regnskapene og kontoene som nyttes i forbindelse med distriktets administrasjon og aktiviteter en gang årlig. Frist for godkjenning fra revisor er 1.10 det enkelte år. Det skal leveres skriftlig revisjonsberetning til distriktsmøtet. 5. Aktivitetsmidler: Når det i aktivitetssammenheng opprettes/avsluttes bankkontoer for midler fra flere lionsklubber, skal dette rapporteres til og godkjennes av Distriktsguvernøren, som kunngjør dette til distriktets lionsklubber. Denne sørger for at slike bankkontoresultater blir rapportert til Distriktsmøtet. 13 Utgifter DG elect (påtroppende DG) / DG Utgifter i forbindelse med DG elect / DG og dennes ledsagers deltakelse i den årlige Verdenskongress, RM og DM (og evt. NSR) som ikke dekkes av Lions Clubs Intenational eller MD 104, dekkes over distriktets budsjett. Tilsvarende gjelder DG- Elects lederopplæring og deltakelse på samlinger før RM. 14 Økonomiske forpliktelser 1. Distriktsguvernøren og dennes distriktsstyre og distriktsråd må ikke påta seg økonomiske forpliktelser som overskrider budsjettet i vedkommende fiskalår. Overskudd fra DG - regnskap, DR - regnskap eller distriktsregnskap kan etter Distriktsmøtets godkjennelse av regnskapet overføres til et overskuddsfond. Dersom regnskapene viser et samlet underskudd kan Distriktsmøtet godkjenne dekning av beløpet fra overskuddsfondet. Tillitsvalgte er selv ansvarlig for å sende inn sine reiseregninger innen utløpet av inneværende fiskalår, eller iht instruks fra kasserer. Foreldede reiseregninger dekkes ikke. 2. Fondskonti skal opprettes i bank. Ved skifte av DG og DK skal begge innmeldes som disponenter av kontiene og det skal anmerkes at kontiene kun kan disponeres av begge i lag. 8

18 15 Distriktskassererens plikter Distriktskassererens (DKs) disposisjoner skal være begrenset til beløp og garantiordninger som er godkjent av distriktsguvernøren. DK skal påse at ingen utbetalinger skjer over distriktets konti uten anvisning av DG. Kontoutskrifter av samtlige konti som distriktet har skal sendes både til DG og DK. DK skal til hvert distriktsrådsmøte legge frem status på samtlige konti som distriktet har. Dersom noen budsjettposter medfører overskridelser, legges det frem forslag til omdisponeringer for distriktsstyret og distriktsrådet. Årsregnskap sendes MD til orientering innen 1. oktober det etterfølgende fiskalår. Kap VI DISTRIKTSMØTE 16 Tid for distriktsmøte Det skal holdes distriktsmøte ved fiskalårets slutt, senest tretti dager før Riksmøtet. 17 Arrangement Distriktsguvernøren er ansvarlig for gjennomføring av Distriktsmøtet, men kan overlate den praktiske gjennomføringen av arrangementet (teknisk arrangør) til en eller flere klubber. 18 Delegater 1. Hver klubb som har betalt kontingent pr. 31 mars til Lions Clubs International, multippeldistriktet og distriktet, har rett til å sende delegater til Distriktsmøtet etter kvoter som for riksmøtet. Disse er: 1 til 14 medlemmer - 1 delegat 15 til 24 medlemmer - 2 delegater 25 til 34 medlemmer - 3 delegater 35 til 44 medlemmer - 4 delegater 45 til 54 medlemmer - 5 delegater Osv. Klubbene plikter å sende minst en delegat til Distriktsmøtet. 2. Tidligere distriktsguvernører har full delegatstatus utenom sin klubbs kvote på Distriktsmøtet. 9

19 19 Innkalling. Behandling av forslag 1. Distriktsguvernøren skal sende klubbene melding om tid og sted for kommende distriktsmøte innen 15 desember. Denne minner samtidig om fristen for innsending av forslag som ønskes behandlet. 2. Forslag som ønskes behandlet på distriktsmøtet må framlegges av en klubb, sone eller distriktsstyret senest 1. februar. 3. Distriktsstyret behandler alle innkomne forslag og gir sin innstilling til Distriktsmøtet. 4. Innkalling til Distriktsmøtet vedlagt dagsorden, beretninger, forrige års regnskap, inneværende års foreløpige regnskapsstatus, forslag til budsjett for kommende år og innkomne forslag med distriktsstyrets innstilling, sendes klubbene senest 30 dager før distriktsmøtet. 20 Distriktsmøtets funksjon Distriktsmøtet skal blant annet: 1. Behandle og fatte endelig vedtak i alle saker som gjelder eget distrikt, herunder * sluttrapport fra forrige års distriktsguvernør. * foreløpig rapport fra DG (hvor spesielle prosjekter og hendelser flagges) * revidert regnskap fra forrige år * foreløpig regnskapsstatus for inneværende år * budsjettforslag for kommende år. * fastsette distriktskontingent for kommende lionsår. * innkomne forslag med distriktsstyrets innstilling. * bekrefte distriktsguvernør og visedistriktsguvernør 1 * velge visedistriktsguvernør 2. * velge fagsjefer og valgkomite. * velge revisor. * distriktets langtids-/handlingsplan Distriktsmøtet bør være framtidsrettet i sitt valg av aktiviteter, foredrag, o.a. 2. Foreta grundig og rådgivende behandling av saker som er fremmet for årets Riksmøte. Distriktsmøtet bør sluttbehandle distriktspregede saker. 10

20 21 Stemmegivning 1. Ved avstemminger har hver frammøtt godkjent delegat en stemme. Det er ikke anledning til å stemme ved fullmakt. 2. Ved personvalg med flere kandidater skal valg skje skriftlig. Alle øvrige valg, hvis intet annet forlanges, skjer ved stemmetegn. Ved valg mellom flere kandidater anses den valgt som får mer enn halvparten av de avgitte stemmer. Har ingen fått nødvendig stemmetall, bortfaller den som har fått minst antall stemmer, og det stemmes på ny. Ved stemmelikhet for dem som skal bortfalle, nyttes loddtrekning; hvoretter ny avstemning foretas mellom de gjenværende. På denne måten fortsetter avstemningen inntil en av kandidatene får flertall. Blank stemmeseddel betraktes som ikke avgitt stemme. Ved likt stemmetall mellom to gjenværende kandidater, skal loddtrekning finne sted. Kandidater som er på valg under Distriktsmøtet forlater salen under øvrige kandidaters presentasjon. 22 Gjennomføring av distriktsmøtets beslutninger 1. Det påligger Distriktsguvernøren å gjennomføre distriktsmøtets beslutninger. Ved vedtak om prosjekter skal det foreligge budsjett og kostnadsrammer 2. Signert protokoll fra Distriktsmøtet skal innen tretti dager sendes til Lions Club International, til sekretariatet for multippeldistriktet (MD 104), til klubbene i distriktet og til distriktets 2 siste distriktsguvernører. 3. Dersom det blir vedtatt aktiviteter som medfører økonomiske forpliktelser for klubbene, er klubbene forpliktet til å støtte dette, etter klubbens til enhver tid økonomiske evne. Kap VII DISTRIKTSMØTETS FINANSIERING 23 Møteavgift Til dekning av utgifter som Distriktsmøtet medfører, kan Distriktsmøtet vedta at det innkreves en møteavgift pr. klubbmedlem som fastsettes og inngår i distriktets budsjett og / eller distriktet kan velge en delegatavgift pr. påmeldte delegat. Medlemstallet pr. 1.juli i lionsåret danner grunnlag for evt. møteavgift. Klubber som har stiftelsesdato i inneværende lionsår, er fritatt for denne avgiften. 11

21 24 Dekning over fondskontingenter I stedet for - eller i tillegg til - slik møteavgift som nevnt i 23, kan utgiftene i forbindelse med Distriktsmøtet dekkes av et fond som er opprettet for dette formålet. Kap VIII ENDRINGER 25 Dette dokument (distriktenes mal for distriktslover) skal godkjennes av Riksmøtet. Det enkelte distrikts lovdokument, inklusiv framtidige endringer, kan bare skje gjennom beslutning av Distriktsmøtet med minst 2/3 flertall av de tilstedeværende stemmeberettigede delegater. Forslag til lovendring må være framsatt i rett tid og være ført opp på dagsorden for møtet ved innkallingen. Endring trer i kraft fra 1. juli samme år 12

22 Utkast Arbeidsordning anbefalt mal for Distrikter i MD 104 (Vedtatt på RM 201X, gjeldende fra X) De enkelte distrikter kan modifisere / tilpasse Egen Arbeidsordning etter lokale forhold så lenge prinsippielle bestemmelser ikke endres. Ved usikkerhet kfr. MD Lovkomite 1

23 INNHOLD B. ARBEIDSORDNING FOR DISTRIKTENE I MD-104 Kapittel I Distriktsstyre og distriktsrådmøter s. 3 Kapittel II Distriktsguvernørens rettigheter og plikter s. 3 Kapittel III DG-elects rettigheter og plikter s. 3 Kapittel IV Visedistriktsguvernør 1 s rettigheter og plikter s. 3 Kapittel V Visedistriktsguvernør 2 s rettigheter og plikter s. 4 Kapittel VI Distriktets fagsjefer s. 4 Kapittel VII Sonelederes rettigheter og plikter s. 4 Kapittel VIII Valgkomite s. 5 Kapittel IX Stifting av nye klubber s. 5 Kapittel X Den økonomiske forvaltningen s. 5 Kapittel XI Distriktets aktiviteter s. 7 Kapittel XII Endringer av arbeidsordning s. 7 2

24 B. ARBEIDSORDNING FOR DISTRIKTENE I MD-104 Kapittel I Distriktsstyre og distriktsrådsmøter 1. DG(distriktsguvernør / distriktsleder) fastsetter tid og sted for Distriktsmøtet (DM), distriktsstyremøter og rådsmøter. Han/hun er også ansvarlig for innkalling til disse møtene. Ved fastsettelse av møtested bør det tas hensyn til geografi og transportmuligheter. 2. Distriktsstyremøter avholdes etter behov, men minst en gang i kvartalet. DG leder møtene i distriktsrådet og distriktsstyret. Distriktsstyrets medlemmer har møteplikt til distriktsstyret og distriktsrådsmøtene. Distriktsrådets medlemmer har møteplikt til distriktsrådsmøtene. Dersom man er forhindret fra å møte, melder man det til DG. DS(distriktssekretæren) fører referat fra møtene. 3. Til styre- og rådsmøter kan det innkalles lionsmedlemmer og andre som har en spesiell tilknytting til saker som behandles. Kapittel II Distriktsguvernørens(distriktslederens) rettigheter og plikter 1. DGs funksjonstid er ett år, og regnes fra DG blir innsatt på den internasjonale kongressen til ny etterfølger på samme måte innsettes i funksjonen året etter. 2. DG er leder for sitt distrikt og han/hun skal påse at Lions Mål og Etiske Norm etterleves i distriktet. DG representerer klubbene i sitt distrikt ovenfor MD 104, i det nordiske og europeiske samarbeidet og ovenfor LCI (Lions Clubs International). På samme måte representerer DG den internasjonale presidenten og LCI ovenfor klubbene. DG er medlem av Guvernørrådet(GR) i MD 104 (Multippeldistrikt / Lions Norge) og har møteplikt til rådets møter. 3. DG har rett og plikt til å delta på Riksmøtet. Kapittel III DG-elects(påtroppende distriktleders) rettigheter og plikter 1. I perioden etter DM og inntil DG er innsatt i sin funksjon, bærer han/hun tittelen DG-elect. 2. DG-elect har rett og plikt til å delta på Riksmøtet, den Internasjonale Kongress /Convention og DG-elect seminarene som arrangeres i tilknytning til Riksmøtet og kongressen. 3. Før vedkommende reiser til den internasjonale kongressen skal påtroppende års styremedlemmer, fagsjefer og soneledere være rapportert til MD 104 s sekretariat og LCI (Lions Club International). Kapittel IV VDG 1`s( 1. visedistriktsleder) rettigheter og plikter 1. VDG 1 er DGs nærmeste medarbeider, stedfortreder og medlem av distriktsstyret. VDG 1 skal til enhver tid være godt orientert om DGs arbeid slik at vedkommende på anmodning kan overta dennes gjøremål. 2. VDG 1 bør være eneste kandidat til valg som DG det etterfølgende året. 3. VDG 1 skal på beste måte forberede seg til å overta som neste års DG. Han/hun skal ta del i den skolering som gjennomføres for VDG-ene og gis relevante oppgaver i organisasjonen. 3

25 4. Når VDG 1 representerer DG, dekkes hans/hennes utgifter av LCI etter de samme regler som for DG. Det samme gjelder for de øvrige medlemmer av distriktsstyret og distriktsrådet. Kapittel V VDG 2`s (2. visedistriktsleders) rettigheter og plikter 1. VDG 2 er medlem av distriktsstyret. VDG 2 kan inneha ett tillitsverv i tillegg til sin rolle som VDG VDG 2 bør være eneste kandidat til valg som VDG 1 det etterfølgende året. 3. VDG 2 skal på beste måte forberede seg til å overta som neste års VDG 1, og som kommende DG. Hun/han skal ta del i den kompetansebygging det legges opp til for VDG 2 og tildeles relevante oppgaver i organisasjonen. 4. Ved representasjoner dekkes hans/hennes utgifter av LCI etter samme regler som for DG. Kapittel VI Distriktets fagsjefer 1. Distriktet skal normalt ha fagsjefer for: Internasjonalt og nasjonalt hjelpearbeid (IRC) Medlemsutvikling/stiftelse av nye klubber og klubbmiljø (GMT) Presse og informasjon (innad / utad / web) (PRC) Leder- og fagopplæring (GLT) Forebyggende arbeid barn og ungdom (NAC) Ungdomsarbeid / ungdomsleire (YCEC) Internett, data (opplæring) (ITC) I tillegg kan DG bestemme at det skal velges ledere for spesielle prosjekter eller arbeidsområder i sitt funksjonsår. DG kan også når det er spesielt sterke grunner for det, unnlate å utnevne / velge fagsjefer for ett eller flere av arbeidsområdene, etter samråd med relevant MD fagsjef. Distriktet kan slå sammen fagområder hvis de mener det er formålstjenlig. 2. Fagsjefene skal være DGs rådgivere innenfor sine fagområder og bindeledd mellom sonene/klubber og MDs fagsjefer. Fagsjefenes rolle og oppgaver defineres i samråd med tilsvarende MD fagsjef. 3. Fagsjefenes funksjonstid bør så langt det er mulig følge funksjonstiden for multippeldistriktets fagsjefer. For funksjonstid henvises til Distriktslov para 7 pkt 3. DG skal ikke inneha annet tillitsverv. 4. Fagsjefene utgjør distriktsrådets faggruppe, og har møteplikt og stemmerett på distriktsrådsmøtene. Kapittel VII Sonelederes rettigheter og plikter 1. Sonelederen (SL) har møteplikt i distriktsrådets møter og i Distriktsmøtet. SL assisteres av en assisterende SL. Ass. SL holder vedlike et sonearkiv som skal avspeile det utførte arbeidet i fiskalåret. Arkivet skal ved arbeidsårets slutt overlates til den etterfølgende ass. SL. 4

26 2. SL skal være DGs nærmeste bindeledd til klubbene innen sonen. Han/hun skal besøke hver klubb innen sonen minst en gang i løpet av sin funksjonstid og herunder være en inspirator og forlenget arm for DG. SL skal formidle Lions og DGs program for inneværende fiskalår. 3. SL skal avholde sonemøter i forhold til aktiviteter, minst 3 sonemøter. Det første avholdes i september, og de andre etter aktivitetsbehov. I forbindelse med Distriktsmøtet, eventuelt umiddelbart etter dette, avholder SL et presidenttreff med påtroppende presidenter. SL er ansvarlig for at det på første sonemøte oppnevnes en Valgkomité (2 presidenter+soneleder) i sonen som skal gjennomføre valg av ny assisterende SL. Vedkommende skal velges før 1. februar. 4. Klubbene i en sone skal innen 1. januar sende til soneleder forslag på kandidater til assisterende soneleder. Kandidatene skal ha sagt seg villig til verv vedkommende er foreslått til. Valget gjennomføres på sonemøte før 1. februar. Ass. Soneleder velges med simpelt flertall av klubbenes frammøtte presidenter. Distriktets lover, ref. Kapittel VI 18 punkt 1. Punkt 2. kommer ikke til anvendelse på soneplan. Ass. Soneleder tiltrer sitt tillitsverv 1. juli og vil etter plan være nominert til ny soneleder når fungerende soneleder fratrer. Kapittel VIII Kapittel IX Kapittel X Valgkomité Vedrørende valgkomite henvises til Distriktslov para 11, pkt 2. Stifting av nye klubber DG er sammen med GMT ansvarlig for etablering av nye klubber i distriktet. Før en klubb tar initiativ til etablering av en ny klubb, skal tillatelse (extentionrett) innhentes fra DG. DG rådfører seg med MD-GMT før extentionrett gis. Distriktet skal ved behov benytte muligheten med filialklubb og andre muligheter som blir utviklet innen organisasjonen. Vurdere om det er muligheter for å starte nye klubber rundt et eller flere prosjekter eller tema. Den økonomiske forvaltning 1. Bestemmelser for den økonomiske forvaltning I henhold til gjeldende lover skal det innkreves en årlig kontingent av hvert medlem i distriktet. Kontingentens sum og innhold kan variere og bestemmes av distriktsmøtet. DK fører distriktsregnskapet. Han/hun er ansvarlig for at kontingenten kreves inn fra distriktets klubber. Etter anmodning fra DG foretar DK nødvendige utbetalinger. Alle utbetalinger skal dokumenteres med bilag. DG, distriktsstyret eller distriktsrådet skal (så langt det er mulig) følge det vedtatte budsjettet. Overskridelse av budsjettets totale ramme skal ikke forkomme. Distriktets regnskapsår er 1. juli 30. juni. Distriktsstyret skal framlegge status for inneværende år per 1. mars for DM samt framlegge forrige års reviderte regnskap til godkjenning. 2. Tillitsvalgtes godtgjørelse a. Distriktets tillitsvalgte kan gis godtgjøring for reiser og representasjon ved deltakelse i møter, jubileer og lignende som ikke dekkes av LCI eller MD 104. Slik godtgjørelse skal skje enten på samme grunnlag 5

27 som det godtgjøringsregulativ som gjelder for MD 104s tillitsvalgte, eller som et kostnadstilskudd som dekker en viss del av slike utgifter. b. Utgifter i forbindelse med DG-elects og ledsagers deltagelse på Verdenskongressen (Convention) som ikke dekkes av LCI eller MD 104, kan helt eller delvis dekkes over distriktets budsjett. c. Dokumenterte utgifter som DGs ledsager har i forbindelse med representasjons- oppgaver ved DGs deltagelse på GR-møter, riksmøter, nordiske eller europeiske møter som ikke dekkes av LCI eller MD 104, dekkes over distriktets budsjett. Representasjon på charterfester og offisielle jubileer dekkes fullt ut, både for DG og ledsager når dette ikke dekkes av LCI eller MD 104. Jubileer som dekkes delvis av LCI er: 25 og 50 år 3. Diverse utgifter Det skal avsettes en rådighetssum på distriktets budsjett hvert år. Denne summen skal kunne disponeres av DG til dekning av utgifter til for eksempel: Trykking av viktig informasjon Ekstraordinære utgifter av annen art. 4. Fondsavsetninger DM kan gjennom vedtak foreta avsetning til fond. Fondet bør ved begynnelsen av lionsåret være stort nok til å kunne dekke distriktets utgifter midlertidig før det kommer inn inntekter. Distriktsstyret skal ved lionsårets slutt sette av eventuelt overskudd i årsregnskapet til fondet. Midlene kan disponeres av distriktsstyret til følgende formål: anskaffelse av distriktsflagg og banner dekning av utgifter i forbindelse med DM tilskudd til opplæringsmateriell og kurs til distriktets tillitsvalgte nødvendig utstyr til distriktets drift lån til distriktets driftsutgifter i begynnelsen av lionsåret tilskudd på inntil kr 5.000,- til nye klubbers aktivitetskasse for det første hele driftsåret tilskudd til aktiviteter Midler utlånt fra fondet skal være tilbakebetalt innen utgangen av lionsåret. Fondet disponeres av distriktsstyret og regnskap føres av DK og revideres av revisor. Eventuell bruk av fondet til dekking av distriktets underskudd på et driftsår må legges fram for DM. DM kan bestemme en tilleggsavgift for klubbene i distriktet for styrking av fondet. 5. Økonomiske forpliktelser Dersom det vedtas aktiviteter på distrikts- eller soneplan som involverer flere klubber enn arrangørklubben, skal det innhentes bindende tilsagn om økonomisk støtte fra deltagende klubber før slike aktiviteter igangsettes. Kapittel XI Distriktets aktiviteter 1. Økonomisk styring av aktivitetene a. Alle midler til distriktets aktiviteter skal være fysisk skilt fra driftsmidlene med egen bankkonto. 6

28 b. Innkreving av midler til aktivitetene skal ikke blandes med innkreving av kontingent eller andre avgifter som går til drift av distriktet. Innkrevingen av midlene til aktivitene kan skje samlet eller separat for alle aktivitetene. c. Det skal føres eget regnskap for aktivitetskontoen, hvor inntekter og utgifter for hver aktivitet er spesifisert. Regnskapet skal revideres av distriktets revisor og legges frem for Distriktsmøtet for godkjenning. 2. Forslag til distriktsaktivitet a. Distriktsstyret, distriktsrådet, sone eller klubb i distriktet kan fremme forslag på en distriktsaktivitet. Forslaget skal ha en beskrivelse av aktiviteten samt en klart definert kostnads- og en tidsramme. b. Forslaget skal fremlegges for Distriktsmøtet for godkjenning innen gitte frister for saker til Distriktsmøtet. 3. Faste aktiviteter Internasjonal Ungdomsleir Distriktet kan søke om å arrangere en internasjonal ungdomsleir i hht MD 104 s handlingsprogram. Arrangementet arrangeres og administreres av en Lionsklubb eller i samarbeide mellom flere klubber i distriktet. Kapittel XII Endringer i Arbeidsordningen Denne mal for Arbeidsordning for 104 distrikter fastsettes av Riksmøtet. Distriktenes egen Arbeidsordning kan vedtas av DM med alminnelig flertall. Endringer trer i kraft fra 1. juli samme år med mindre annet blir bestemt. 7