Forvaltningsmodell IE-1003

Transkript

1 Forvaltningsmodell Nasjonal forvaltningsmodell for e-helsestandarder og fellestjenester for elektronisk samhandling i helse- og omsorgstjenesten IE-1003

2 Kolofon Publikasjonens tittel: Nasjonal forvaltningsmodell for e-helsestandarder og fellestjenester for elektronisk samhandling Utgitt: November 2016 Utgitt av: Direktoratet for e-helse Kontakt: Postadresse: Postboks 6737 St. Olavs plass, 0130 OSLO Besøksadresse: Verkstedveien 1, 0277 Oslo Tlf.:

3 Sammendrag I Riksrevisjonens rapport «Riksrevisjonens undersøkelse om elektronisk meldingsutveksling i helse- og omsorgssektoren» Dokument 3:6 ( ) er det pekt på at status for innføring av elektronisk meldingsutveksling, avvikling av parallelle papirrutiner og nasjonale myndigheters styring, tilrettelegging og oppfølging av mål som sikker og effektiv elektronisk samhandling ikke er tilfredsstillende. Med bakgrunn i Riksrevisjonens rapport ble Program for felles Infrastruktur (FIA) etablert for å vurdere og gjennomføre tiltak som kan bedre samhandlingen på kort og mellomlang sikt, før én innbygger - én journal har blitt en realitet. Et av tiltakene er å etablere en nasjonal forvaltningsmodell. Målet er at myndighetene har en tydeligere og mer effektiv nasjonal forvaltning av e-helsestandarder og fellestjenester for elektronisk samhandling (meldingsutvekslingen), og at helse- og omsorgstjenesten har en betydelig større evne til koordinert endring av sine samhandlingsløsninger. Den nasjonale forvaltningsmodellen inneholder: Styringsmodell og relasjon til nasjonal styringsmodell for e-helse Overordnet forvaltningsprosess Kontaktpunkter til og informasjonskanaler fra nasjonal forvaltning Styringsmodell og relasjon til nasjonal styringsmodell for e-helse Nasjonal styringsmodell for e-helse er etablert for å styrke gjennomføringsevnen i IKT-utviklingen i helse- og omsorgstjenesten. Den nasjonale styringsmodellen består av Nasjonalt e-helsestyre (NEHS), Prioriteringsutvalget (NUIT) og Fagutvalget (NUFA). De nasjonale utvalgene tilrår nasjonal strategi, prioriteringer og strategiske veivalg for e-helse, som gir rammebetingelser for de nasjonale løsningene og forvaltningsstyringen av disse. Formålet med forvaltningsstyringen er å oppnå god og sektorforankret styring i forvaltningen av nasjonale løsninger, og å sikre at forvaltningen blir ivaretatt likt uavhengig av løsning og hvem som er eier. For sentrale nasjonale løsninger etableres det produktstyrer som anbefaler målbilde og veikart, prioriterer større endringsbehov og foreslår nye prosjekter til nasjonal e-helseportefølje for den enkelte nasjonale løsningen. Det foreslås å etablere et produktstyre for e-helsestandarder og fellestjenester for elektronisk samhandling. Det er Nasjonalt e-helsestyre som beslutter etablering av produktstyre og utpeker leder. Det foreslås en tre-deling av oppgavene på nasjonalt nivå: Produktstyret som foretar prioriteringer og bidrar til at beslutninger vedrørende utvikling, pilotering og innføring/utfasing av e-helsestandarder og fellestjenester er forankret på tvers av aktørene i helse- og omsorgstjenesten. Nasjonal forvaltning som gjennomfører aktiviteter knyttet til utredning, utvikling, endring, innføring og vedlikehold, og sørger for koordineringen på tvers av aktørene. Mange av aktivitetene krever involvering fra virksomhetene i helse- og omsorgstjenesten og systemleverandørene. Både Direktoratet for e-helse og Norsk Helsenett utfører forvaltningsoppgaver på nasjonalt nivå. Et koordineringsorgan som er det viktigste bindeleddet mellom forvaltningen og virksomheter, og som bl.a. bistår med vurderinger vedrørende nye behov eller problemstillinger, og gir innspill vedrørende kost/nytte- og konsekvensanalyser, risikoanalyser og planer for utprøving og innføring. Det foreslås at SamUT videreføres og utvides til å bli dette sentrale koordineringsorganet. 3

4 Overordnet forvaltningsprosess Det er utarbeidet en overordnet forvaltningsprosess som er inndelt i faser med tydelige beslutningspunkt mellom fasene. Hovedaktivitetene i hver fase er beskrevet med grunnlag, leveranser og ansvarsmatrise. Mange av aktivitetene krever medvirkning fra flere aktører. Prosessen dekker hele syklusen fra et behov oppstår til nye/endrede standarder eller fellestjenester er utredet, spesifisert, pilotert, utviklet, innført og i vedlikehold. Produktstyret blir forelagt beslutningsgrunnlag, og tar stilling til oppstart av de ulike fasene. Direktoratet for e-helse, som myndighetsorgan, tar beslutning basert på innstilling fra produktstyret. Kontaktpunkter til og informasjonskanaler fra nasjonal forvaltning Virksomheter i helse- og omsorgstjenesten, systemleverandører og andre har i ulike situasjoner behov for å kontakte Direktoratet for e-helse og Norsk Helsenett som utfører forvaltningsoppgaver på nasjonalt nivå. Kanalene må være tydelige. Det er også viktig å sikre at relevant informasjon når fram til aktørene, enten ved generell publisering, abonnementsordninger eller målrettet varsel ved spesielle behov. Anbefaling videre arbeid Dette dokumentet inneholder forslag til en versjon 1.0 av forvaltningsmodellen. Selve modellen må inn i et forvaltningsregime, slik at den blir fortløpende oppdatert når det gjøres endringer i forvaltningen. Direktoratet for e- helse foreslås som eier av modellen med ansvar for å gjøre oppdateringer når det er behov. I tillegg anbefales det å raskt utarbeide en versjon 1.1 av rapporten, som dekker sentrale områder som ikke er inkludert i versjon 1.0. Dette gjelder koordineringen innad i virksomhetsområdene og felles inn mot nasjonal forvaltning, bestilling eller koordinering av bestilling til systemleverandørene, samt finansiering av modellen. På sikt bør den nasjonale forvaltningsmodellens omfang utvides til å inkludere meldingsstandarder og andre samhandlingsstandarder som benyttes til register- og rapporteringsformål (mange-til-en kommunikasjon), eksempelvis e-resept, NAV, HELFO og Norsk pasientregister. 4

5 Versjonslogg Versjon Dato Endringsbeskrivelse Ansvarlig Utarbeidet første versjon av forvaltningsmodellen Prosjekt FIA samhandling, team forvaltning 5

6 Innhold 1 Innledning Bakgrunn og formål Omfang forvaltningsmodellen Om dokumentet 8 2 Bakgrunnsinformasjon Elektronisk meldingsutveksling og samhandling Hovedutfordringene Aktører Helse og omsorgsdepartementet (HOD) Direktoratet for e-helse (E-helse) Norsk Helsenett Virksomheter i helse- og omsorgstjenesten Systemleverandører Utvalg Samordnet utbredelse (SamUT) Kommunal utbredelse (KomUT) Rammebetingelser Forskrift om IKT-standarder i helse- og omsorgstjenesten og Referansekatalogen for e-helse Norm for informasjonssikkerhet 13 3 Styringsmodell Nasjonal styringsmodell for e-helse Forvaltningsstyring av nasjonale løsninger Styring og koordinering av e-helsestandarder og fellestjenester for elektronisk samhandling Produktstyre Forvaltningen Koordineringsorgan Nettverk innen virksomhetsområdene 19 4 Forvaltningsprosess Overordnet prosess Ansvarsmatrise Identifisere behov Utrede Spesifisere Utprøve og evaluere Planlegge innføring Innføre Vedlikeholde 40 5 Kontaktpunkter og informasjonskanaler Kontaktpunkter Oversikt kontaktpunkt kontaktpunkter Norsk Helsenett kontaktpunkter Direktorat for e-helse Informasjonskanaler Norsk Helsenett Direktorat for e-helse 44 6 Anbefaling videre arbeid Fortsette arbeidet med en versjon 1.1 av modellen Implementering av modellen Andre anbefalinger 47 7 Vedlegg Ordforklaringer 49 6

7 1 Innledning Den nasjonale forvaltningsmodellen utarbeides som en del av Program for felles infrastruktur (FIA), og skal bidra til å nå målet om at elektronisk samhandling i helse- og omsorgstjenesten er effektiv og sikker, etterlever myndighetskrav og foregår enhetlig med høy tillit blant aktørene i sektoren. 1.1 Bakgrunn og formål I Riksrevisjonens rapport «Riksrevisjonens undersøkelse om elektronisk meldingsutveksling i helse- og omsorgssektoren» Dokument 3:6 ( ) er det pekt på at status for innføring av elektronisk meldingsutveksling, avvikling av parallelle papirrutiner og nasjonale myndigheters styring, tilrettelegging og oppfølging av mål som sikker og effektiv elektronisk samhandling ikke er tilfredsstillende. Med bakgrunn i Riksrevisjonens rapport ble Program for felles Infrastruktur (FIA) etablert for å vurdere og gjennomføre tiltak som kan bedre samhandlingen på kort og mellomlang sikt, før én innbygger - én journal har blitt en realitet. FIA Samhandling er et av prosjektene under programmet. FIA Samhandling har som mål å sørge for at elektronisk samhandling i helse- og omsorgssektoren er effektiv og sikker, etterlever myndighetskrav og foregår enhetlig med høy tillit blant aktørene i sektoren. Et av tiltakene i FIA Samhandling er å etablere en nasjonal forvaltningsmodell. Den nasjonale forvaltningsmodellen skal inneholde: Styringsmodell og relasjon til nasjonal styringsmodell for e-helse Overordnet forvaltningsprosess som inkluderer hovedaktiviteter, roller, ansvar og beslutningspunkter vedrørende behovsutredning, utvikling, endring, innføring og vedlikehold av e-helsestandarder og fellestjenester for elektronisk samhandling Kontaktpunkter til og informasjonskanaler fra nasjonal forvaltning Forutsetningen for at virksomhetene i helse- og omsorgstjenesten skal kunne samhandle elektronisk, er at alle IKTsystemene benytter samme standardiserte løsninger for å få tilgang til opplysninger, for å dele informasjon eller for å utveksle informasjon. En standard arbeides fram i en prosess med bred involvering fra både virksomheter og systemleverandører. Beslutningen om å ta i bruk i standarden innenfor et område tas av myndighetene etter innhenting av råd fra berørte parter. Etableringen av en nasjonal forvaltningsmodell skal støtte opp under følgende effektmål: Myndigheter har en tydeligere og mer effektiv nasjonal forvaltning av e-helsestandarder og fellestjenester Myndigheter kommuniserer tydelig og koordinerer utvikling, endring, implementasjon og vedlikehold av e-helsestandarder og fellestjenester med virksomheters egen forvaltning av lokale og regionale løsninger. Helse- og omsorgstjenesten har en betydelig større evne til koordinert endring av samhandlingsløsninger Myndigheter, virksomheter og systemleverandører kan i langt større grad planlegge, avtale og kontrollere koordinerte endringer frem i tid slik at sektoren raskere er i stand til å møte nye eller endrede behov med betydelig lavere risiko for inkompatibilitet mellom løsninger. Helsepersonell og virksomheter har en mer effektiv oppfølging av feilsituasjoner ved meldingsutveksling Virksomheters IKT-personell og helsepersonell har tydelige ansvarsområder for hvilke feil de skal følge opp. Virksomheter benytter verktøy og forvaltningsorganisasjon til å avklare feilkilden raskere og sikrere. 7

8 1.2 Omfang forvaltningsmodellen Den nasjonale forvaltningsmodellen omfatter nasjonale e-helsestandarder for elektronisk meldingsutveksling mellom virksomheter i helse- og omsorgstjenesten, de underliggende standarder og teknisk/administrative kodeverk, og tilhørende fellestjenester for elektronisk meldingsutveksling. Innen standardiseringsarbeidet skilles det mellom det faglige informasjonsinnholdet og hvordan dette innholdet formidles eller gjøres tilgjengelig. I en meldingsstandard stilles det krav til et bestemt innhold beregnet for et bestemt formål og målgruppe. For å formidle dette innholdet benyttes grunnleggende standarder for sikker kommunikasjon når meldingen skal sendes. Fellestjenester er tjenester som muliggjør elektronisk samhandling og utveksling av informasjon. Det inkluderer også verktøy som skal bidra til å heve kvaliteten på meldingsutveksling eller generere statistikk. Standarder og fellestjenester som inngår er: Meldingsstandarder for elektronisk samhandling mellom virksomheter i helse- og omsorgstjenesten (mangetil-mange kommunikasjon) Dette inkluderer Henvisning, Epikrise, Pleie- og omsorgsmeldinger, Rekvisisjon, Svarrapport og Dialogmelding Grunnleggende standarder for elektronisk samhandling Dette inkluderer ebxml rammeverk, Hodemelding, Applikasjonskvittering og Tjenestebasert adressering Teknisk/administrative kodeverk Fellestjenester for elektronisk samhandling Dette inkluderer EDI-postkassen hos Norsk Helsenett, Adresseregisteret, Teknisk arkiv for standarder (Sarepta), Nasjonal database for kodeverk og begrepsdefinisjoner (Volven) og Meldingsvalidator Denne versjonen av forvaltningsmodellen inkluderer ikke meldingsstandarder som benyttes til register- og rapporteringsformål (mange-til-en kommunikasjon), eksempelvis e-resept, NAV, HELFO og Norsk pasientregister. 1.3 Om dokumentet Dette dokumentet beskriver nasjonal forvaltningsmodell for e-helsestadarder og fellestjenester. Dokumentet er inndelt i følgende hoveddeler: Bakgrunnsinformasjon med dagens hovedutfordringer, involverte aktører, noen relevante utvalg og informasjon om forskrift om IT-standarder i helse- og omsorgstjenesten og Normen Styringsmodell med forslag til hvordan området skal styres og koordineres Overordnet forvaltningsprosess med beskrivelse av faser og hovedaktiviteter med beslutningspunkter og ansvarsfordeling Kontaktpunkter og informasjonskanaler til og fra nasjonal forvaltning Anbefaling videre arbeid Forvaltningsmodellen har blitt utarbeidet i et delprosjekt under prosjekt FIA Samhandling. Arbeidet har blitt ledet av Direktoratet for e-helse, med prosjektdeltakelse fra Direktoratet for e-helse og Norsk Helsenett. En arbeidsgruppe med representanter fra virksomheter i helse- og omsorgstjenesten har bistått med innspill og vurderinger underveis. Det har blitt avholdt to heldags workshops og tre statusmøter med arbeidsgruppen. 8

9 2 Bakgrunnsinformasjon Elektroniske meldinger vil være bærebjelken for samhandling i helse- og omsorgssektoren i lang tid framover. I 2015 ble det sendt over 15 millioner basismeldinger over helsenettet. 2.1 Elektronisk meldingsutveksling og samhandling Pasienter i et behandlingsforløp kan ha behov for helsehjelp fra helsepersonell i ulike deler av helse- og omsorgstjenesten. Ved samtykke fra pasienten skal helsepersonell som har ytt helsehjelp gi annet helsepersonell opplysninger som er nødvendige og relevante for å sikre adekvat helsehjelp til pasienten. Virksomheter i helse- og omsorgstjenesten har benyttet elektronisk samhandling siden 90- tallet, da de første laboratoriemeldingene kom. Henvisning og epikrise ble tatt i bruk på 2000-tallet, og Pleie- og omsorgsmeldingene fra De nye meldingene ble utviklet i tett samarbeid med faglige miljø og fagforeninger som Den norske legeforening og Norsk Sykepleierforbund. Fra 2010 har det vært en eksplosiv økning i bruk av elektroniske meldinger. Nær alle virksomheter i helse- og omsorgstjenesten er blitt tilknyttet helsenettet. Eksempelvis ble det i 2015 sendt 15,5 mill. basismeldinger over helsenettet, mot 2,3 mill. i Tilsvarende økning har det vært for Pleie- og omsorgsmeldinger. Den elektroniske meldingsutvekslingen har vært sentral for å gjennomføre Samhandlingsreformen (2012), spesielt relatert til samarbeid mellom spesialisthelsetjenesten og pleie- og omsorgstjenesten for pasienter som er utskrevet fra sykehus, men som fortsatt har behov for helsehjelp. Forskning har vist at elektronisk meldingsutveksling bidrar til mer effektiv samhandling på tvers av kommune og sykehus. Kvaliteten på helsehjelp økes ved at bruk av elektroniske meldinger stimulerer helsepersonell til mer refleksjon omkring meldingsinnhold og mottakernes informasjonsbehov. Informasjonssikkerheten, som er en forutsetning for pasientsikkerhet, ivaretas på en bedre måte enn tidligere. Statens helsetilsyn gjennomførte våren 2015 nasjonalt tilsyn med fokus på samhandling mellom sykehus og kommuner. Tilsynet avdekket at informasjonsutvekslingen er en kritisk viktig faktor for å oppnå vellykkede pasientforløp. Elektronisk meldingsutveksling legger grunnlaget for tryggere utskrivning fra sykehus og reduserer risikoen for uheldig hendelser. 2.2 Hovedutfordringene Virksomhetene har gitt tilbakemelding på at meldingsutveksling mangler nasjonalt fokus i forhold til prioritering og koordinering. Det etterlyses en tydeligere myndighetsrolle. Revisjon, utvikling, pilotering og innføring av standarder krever ressurser fra både virksomheter i helse- og omsorgstjenesten og leverandører. Aktørene har opplevd lite forutsigbarhet i forhold til disse prosessene. Virksomhetene i helse- og omsorgstjenesten og deres systemleverandører må forholde seg samtidig til krav om utvikling/revisjon og innføring av mange ulike nasjonale løsninger som f.eks. elektronisk meldingsutveksling, e-resept, kjernejournal, kommunikasjon mot ulike helseregistre; fra Direktoratet fra e-helse, Helsedirektoratet, FHI, NAV m.fl. Til sammen er dette veldig ressurskrevende for alle involverte aktører. Dette skaper innbyrdes konkurranse mellom å få utviklet og implementert de ulike løsningene, det skaper behov for finansielle investeringer og gir kapasitetsproblemer både i virksomhetene og hos deres systemleverandører. Ansvarsfordeling, oppgaver og grensesnitt mellom de ulike aktørene er ikke tydelig definert. 9

10 Beslutning om revisjon eller utarbeidelse av ny standard gjøres i for stor grad uten tilstrekkelig underlag som konsekvensanalyser og kost/nytte vurderinger. Sektoren er ikke godt nok involvert i utredninger og beslutninger. Styringsstrukturen er ikke tilstrekkelig avklart, og SamUT har ikke tydelig nok forankring. Det er ikke alltid den som tar de største kostandene som får de største gevinstene. Det er mer krevende å implementere støtte for sending av en elektronisk melding enn mottak av meldingen, men gevinsten er størst for den virksomhet som mottar meldingen. Denne ubalansen gjør det vanskelig å innføre nye versjoner. Standardene er ikke tydelige og entydige nok, noe som kan medføre at leverandørene oppfatter fastsatte krav ulikt og dermed implementerer samme krav i en standard ulikt. Meldingsutvekslingen er i dag preget av lokale og regionale løsninger som i varierende grad etterlever myndighetskrav og dermed gjør meldingsutvekslingen lite enhetlig. Ulik implementering skaper problemer i bruk. Man har i dag en situasjon der det i flere system er gjort tilpasninger for å få samhandlingen til å fungere mot hver enkelt av de andre systemene. Det er en potensiell risiko for at retting i et system kan gi uheldige konsekvenser i kommunikasjonen med noen av de andre systemene. Forskrift om IKT-standarder i helse- og omsorgstjenesten likestiller to versjoner av en standard. Dette vil kunne medføre at to virksomheter som begge følger forskriften ikke vil kunne samhandle elektronisk, fordi de har tatt i bruk ulik versjon av standarden. Det eksisterer ikke tilstrekkelig nasjonal styring som sikrer at de systemer virksomhetene benytter i samhandlingen faktisk følger forskrift om IKT-standarder i helse- og omsorgstjenesten. Virksomhetene som ikke følger et eller flere av kravene i forskriften, kan søke om tidsbegrenset unntak for å kunne innfri krav. I praksis har det vist seg at kun få virksomheter søker om unntak fra fastsatte krav. Sektoren har også etterspurt forskriftsfestet sertifiseringsordning. Det mangler nasjonal koordinering eller støtte ved bestilling hos leverandørene. Det eksisterer heller ikke finansieringsordninger som forenkler leverandørhåndteringen. Bestillingene må håndteres av den enkelte virksomhet. Unntak er programmet EPJ-løftet, som koordinerer noen av bestillingene til leverandørene for fastleger. Dokumentet «Krav til meldingsutveksling» som ble utarbeidet i 2011 inneholder et sett med minstekrav for meldingskommunikasjon. Intensjonen for arbeidet var at dette dokumentet skulle bli et krav i Normen, men dokumentet er fortsatt veiledende inntil en slik ikrafttredelse besluttes. Virksomhetene i helse- og omsorgstjenesten ser det som en stor utfordring at det ikke er lover/ forskrifter som regulerer det ansvar den enkelte part har i forhold til elektronisk samhandling. Virksomhetene har gitt tilbakemeldinger om at det er utydelig hvor de skal henvende seg. Forvaltningsoppgavene er delt mellom Direktoratet for e-helse og Norsk Helsenett, og det er usikkert hvem som har ansvar for hva. Det er mange kanaler inn til Direktoratet for e-helse, og vanskelig å vite hva som skal meldes hvor. Det er spesielt utfordrende å finne ut hvor nye behov skal meldes, da dette gjerne skal meldes til enkeltpersoner eller kontaktpersoner i pågående prosjekt. Det etterlyses én kanal inn til E-helse, slik Norsk Helsenett har det. Rutiner for varsling av endringer er mangelfulle. Det informeres ikke tilstrekkelig om hvordan endringer av e-helsestandarder eller fellestjenester påvirker de enkelte aktørene/systemene. 2.3 Aktører Dette kapitlet gir en oversikt over aktører som er sentrale i forvaltningsmodellen Helse og omsorgsdepartementet (HOD) Helse- og omsorgsdepartementet har det overordnede ansvaret for at befolkningen får gode og likeverdige helse- og omsorgstjenester, uavhengig av blant annet bosted og økonomi. Departementet styrer helse- og omsorgstjenesten gjennom et omfattende lovverk, årlige bevilgninger og ved hjelp av statlige etater, virksomheter og foretak Direktoratet for e-helse (E-helse) Direktoratet for e-helse ble etablert 1. januar 2016 med utgangspunkt i e-helsedivisjonen i Helsedirektoratet og er underlagt Helse- og omsorgsdepartementet. Direktoratet for e-helse skal bidra til at vedtatt politikk settes i verk på helse- og omsorgsområdet i tråd med føringene departementet gir. 10

11 Direktoratet har nasjonal myndighet og premissgiverrolle på e-helseområdet og skal være en pådriver i utviklingen av digitale tjenester i helse- og omsorgssektoren. Som myndighet skal etaten ivareta en forutsigbar IKT-utvikling gjennom strategisk styring og nasjonal samordning i hele helse- og omsorgssektoren. Etaten skal legge dialog og involvering av helsetjenesten og leverandører til grunn for all utvikling av nasjonale e-helse- tjenester. Direktoratet for e-helse har ansvar for utvikling og forvaltning av e-helsestandarder. Dette betyr å prioritere, utarbeide, tilpasse og publisere standarder basert på behov fra målgruppene. Direktoratet for e-helse forvalter standarder som skal sikre at den elektroniske samhandlingen skjer på en sikker og effektiv måte. Standardene dekker flere ulike områder, bl.a.: Grunnleggende standarder for elektronisk samhandling. Det inkluderer ebxml rammeverk, Hodemelding, Applikasjonskvittering og Tjenestebasert adressering Meldingsstandarder for elektronisk samhandling mellom virksomheter i helse- og omsorgstjenesten Direktoratet for e-helse har etablert Utvalg for tjenestetyper i Adresseregisteret. Utvalget skal håndtere forespørsler fra virksomheter i helse- og omsorgstjenesten knyttet til oppretting av nye tjenestetyper, og bidra til å etablere nasjonale prinsipper som skal sikre enhetlig bruk av eksisterende og nye tjenestetyper. Utvalget har medlemmer fra spesialisthelsetjenesten, kommuner, Legeforeningen (allmennlege), Norsk Helsenett, Direktoratet for e-helse. Direktoratet for e-helse har programledelse for EPJ-løftet, et program som ble etablert som et brukernært samarbeid mellom Direktoratet for e-helse, Den norske legeforening og EPJ-leverandører. Programmet er finansiert ved avsatte midler fra normaltariffoppgjøret. EPJ-løftet legger vekt på bruk av nasjonale standarder Norsk Helsenett Norsk Helsenett er et statsforetak etablert og eid av Helse- og omsorgsdepartementet, og har i oppdrag å levere og videreutvikle en sikker, robust og hensiktsmessig nasjonal IKT-infrastruktur for effektiv samhandling mellom alle aktører i helse- og omsorgstjenesten. Norsk Helsenett har ansvar for å drifte Helsenettet. Helsenettet er en sikker digital arena for alle aktører i helsesektoren, hvor du kan kommunisere og utveksle personopplysninger og pasientinformasjon på en trygg og lovlig måte. Norsk Helsenett skal også bistå aktørene med utbredelse av elektroniske meldinger og ha et nasjonalt ansvar for forvaltning av elektroniske meldinger. Norsk Helsenett fasiliterer SamUT, som er et sentralt koordineringsorgan knyttet til utbredelse og bruk av elektroniske meldinger i helse- og omsorgssektoren. I tillegg har Norsk Helsenett ansvaret for KomUT, som er en nasjonal kompetanseorganisasjon/-nettverk med koordinatorer og samarbeidskommuner. Norsk Helsenett gjennomfører også kvartalsvise statusmøter med de regionale helseforetakenes IT-organisasjoner og KS, med fokus på den meldingsbaserte samhandlingen. Gjennom det nasjonale testsenteret skal Norsk Helsenett ivareta test og godkjenning av elektroniske meldinger i pasientjournalsystemene Virksomheter i helse- og omsorgstjenesten Det offentlige har ansvaret for helsetjenester til befolkningen. Ansvarsfordelingen mellom de regionale helseforetakene og kommunene er blant annet knyttet til graden av spesialisering av tjenestene. Spesialisthelsetjenesten Staten har overordnet ansvar for spesialisthelsetjenesten. De fire regionale helseforetak tilbyr via sine helseforetak spesialisthelsetjenester innen hver sin helseregion. Spesialisthelsetjenester omfatter somatiske og psykiatriske sykehus, poliklinikker og behandlingssentre, opptrenings- og rehabiliteringsinstitusjoner, institusjoner for tverrfaglig spesialisert behandling for rusmiddelmisbruk, prehospitale tjenester, privatpraktiserende spesialister og laboratorieog røntgenvirksomhet. Spesialisthelsetjenester kan ytes av de regionale helseforetakene selv, eller ved at de inngår avtale med andre tjenesteytere. De regionale helseforetakene kan inngå avtaler med private virksomheter, både ideelle og kommersielle, for å realisere det som kalles sørge for -ansvaret. 11

12 Helse- og omsorgstjenester i kommunene Kommunens helse- og omsorgstjeneste omfatter offentlig organiserte helse- og omsorgstjenester som ikke hører under stat eller fylkeskommune. Tjenester kan ytes av kommunen selv eller ved at kommunen inngår avtale med andre offentlige eller private tjenesteytere. Virksomheter i kommunal helse- og omsorgstjenesten omfatter blant annet organisering av tjenester som pleie- og omsorgstjeneste, legevakt, fastlegeordning og helsestasjonstjeneste. Pleie- og omsorgstjenesten omfatter helsetjenester i hjemmet, personlig assistanse, plass i institusjon, herunder sykehjem. Fastlege inngår individuell avtale med en kommune om deltakelse i fastlegeordningen, uavhengig av om legen er ansatt i kommunen eller er selvstendig næringsdrivende. Private virksomheter Helsepersonell med autorisasjon eller lisens kan etablere privat virksomhet. Helsepersonell i privat virksomhet skal gi melding til kommune eller regionalt helseforetak når de åpner, overtar eller trer inn i virksomhet som er omfattet av helsepersonelloven. Melding skal også gis ved virksomhetens opphør. Avtalespesialistene er praktiserende spesialister, leger eller psykologer, som får driftstilskudd fra staten. Ved henvisning fra fastlege eller annet helsepersonell med henvisningsrett, får pasienten dekket kostnader tilsvarende behandling ved offentlig sykehus. Helsepersonell kan også inngå økonomiske avtaler om direkte oppgjør med HELFO. Det omfatter helsehjelp til pasienten ved undersøkelse og behandling ved sykdom, skade, lyte, familieplanlegging, svangerskap og fødsel. Undersøkelse og behandling må være medisinsk nødvendig. HELFO gir veiledning om hvordan slike avtaler skal inngås Systemleverandører Systemleverandører utvikler og leverer elektronisk pasientjournalsystem og løsninger som støtter elektronisk samhandling mellom virksomheter i helse- og omsorgstjenesten. 2.4 Utvalg Samordnet utbredelse (SamUT) SamUT er et sentralt utbredelses- og koordineringsorgan knyttet til utbredelse og bruk av elektroniske meldinger i helse- og omsorgstjenesten. Hovedformålet er å sikre samtidighet og rask utbredelse av nye og reviderte elektroniske meldinger ved at utvalget koordinerer utbredelsen av anbefalte og obligatoriske meldingsstandarder. SamUT ble opprinnelig etablert som et delprosjekt under Norsk Helsenetts program for meldingsutbredelse i Etter hvert har SamUT utviklet seg til å bli et sentralt koordineringsorgan på operativt nivå, der aktørene i helse- og omsorgstjenesten samles for å vurdere utfordringer knyttet til utbredelse og bruk av elektroniske meldinger. SamUT har faste representanter fra kommuner, KS, regionale helseforetak, Nasjonal IKT, Den norske legeforening, Norsk Helsenett og Direktoratet for e-helse. Andre deltakere inviteres inn ved behov. Norsk Helsenett har sekretariatet Kommunal utbredelse (KomUT) KomUT er et kommunalt nettverk som er organisert og driftet av NHN. Nettverket består av 5 regionale kompetanseorganisasjoner (KomUT nettverk) med koordinatorer og samarbeidskommuner, og representerer alle landets 428 kommuner. KomUT ble etablert i 2012 av NHN for å utbre elektroniske meldinger i kommunal sektor, men har utviklet seg til å bli et kompetansenettverk med et langt bredere nedslagsfelt. I tillegg til å jobbe for at flere kommuner skal benytte hele spekteret av elektroniske meldinger for å øke kvaliteten og digitalisere samhandlingen, bidrar KomUT også til heving av datakvalitet i nasjonale registre, spredning av informasjon om velferdsteknologi samt utrulling av kjernejournal. 12

13 Prosjektet har i perioden fram til og med 2017 følgende målsetting: KomUT skal være et kompetansenettverk som skal støtte opp under kommunenes behov og videre utvikling knyttet til elektronisk samhandling og nye IKT-tiltak i kommunehelsetjenesten. Det vil gjelde satsinger knyttet til elektronisk samhandling (meldinger, kjernejournal, én innbygger én journal) og velferdsteknologi. Andre områder vil også kunne være aktuelle 2.5 Rammebetingelser Forskrift om IKT-standarder i helse- og omsorgstjenesten og Referansekatalogen for e-helse Forskrift om IKT-standarder i helse- og omsorgstjenesten ble fastsatt av Helse- og omsorgsdepartementet 1. juli 2015, med ikrafttredelse 1.september Formålet med forskriften er å fremme sikker elektronisk samhandling mellom virksomheter i helse- og omsorgstjenesten. I forskriften stilles det krav om at pasientjournalen skal føres elektronisk, krav til bruk av standarder ved elektronisk samhandling og pålegg om at virksomheter som har avtale med Norsk Helsenett skal ha oppdatert informasjon om virksomhetens elektroniske adresser mv i Adresseregisteret i helsenettet. Helse- og omsorgsdepartementet har gitt Direktoratet for e-helse i oppgave å utgi og forvalte en katalog over obligatoriske og anbefalte standarder. Denne katalogen benevnes Referansekatalogen for e-helse. Katalogen gir oversikt over e-helsestandarder og andre kravdokumenter som er obligatoriske med hjemmel i forskrift eller anbefalt av offentlig myndighet. Målgruppen er virksomheter i helse- og omsorgstjenesten og deres systemleverandører. For at forskriften og Referansekatalogen for e-helse skal bli et nyttig verktøy, vil det være nødvendig å endre innholdet over tid. Dette kan f.eks. skje ved at nye standarder kommer til, ved at eksisterende standarder gjøres obligatoriske for nye grupper av virksomheter, eller ved at eksisterende standarder fases ut. En kan derfor forvente endringer i forskriften med jevne mellomrom. Direktoratet for e-helse har etablert Sekretariatet for referansekatalogen, som har ansvar for forvaltning og drift av Referansekatalogen for e-helse. Nye forslag til standarder som Direktoratet for e-helse mener bør bli obligatoriske, eller forslag om å fase ut en standard som står i forskriften, vil bli oversendt til Helse- og omsorgsdepartementet med anbefaling om forskriftsendring. Helse- og omsorgsdepartementet vil gjennomføre en offentlig høring før en forskriftsendring. Det er den enkelte virksomhet i helse- og omsorgstjenesten som skal forsikre seg om at de IKT-systemer som benyttes, oppfyller relevante krav. Forskrift om IKT-standarder i helse- og omsorgstjenesten gir Direktoratet for e- helse mulighet til å innvilge virksomheter tidsbegrensede unntak fra kravene i forskriften. Sekretariatet behandler slike søknader. Referansekatalogen for e-helse oppdateres fortløpende på ehelse.no Norm for informasjonssikkerhet Norm for informasjonssikkerhet helse og omsorgstjenesten (Normen) er et omforent sett av krav til informasjonssikkerhet basert på lovverket. Stadig større deler av kommunikasjonen i helse- og omsorgstjenesten foregår elektronisk. Normen skal bidra til å etablere mekanismer hvor virksomhetene kan ha gjensidig tillit til at øvrige virksomheters behandling av helse- og personopplysninger gjennomføres på et forsvarlig sikkerhetsnivå. Normen stiller krav som detaljerer og supplerer gjeldende regelverk. Normen er imidlertid ikke heldekkende. Helseregisterloven, Personopplysningsloven og øvrig regelverk stiller enkelte krav til behandling av helse- og personopplysninger utover det som er tema for Normen. Direktoratet for e-helse er sekretariat for Normen. 13

14 3 Styringsmodell Styringsmodellen skal ivareta myndighetenes og aktørenes ulike behov for styring og effektiv koordinering. 3.1 Nasjonal styringsmodell for e-helse Nasjonal styringsmodell for e-helse er etablert for å styrke gjennomføringsevnen av IKT-utviklingen i helse- og omsorgstjenesten. Nasjonal styringsmodell for e-helse består av Nasjonalt e-helsestyre (NEHS) 1, Prioriteringsutvalget (NUIT) 2 og Fagutvalget (NUFA) 3. Nasjonalt e-helsestyre er øverste organ i nasjonal styringsmodell, og skal bidra til økt gjennomføringsevne ved å være en arena for nasjonal styring og samordning på øverste nivå. Aktørene er representert med sine toppledere i Nasjonalt e-helsestyre. NUIT er et prioriteringsutvalg for strategiske prioriteringer med representasjon på ledernivå. NUFA er et fagutvalg hvor sentrale fagpersoner innen helsefag og arkitektur er representert for å gi råd og vurderinger. NUIT og NUFA skal understøtte Nasjonalt e-helsestyre og bidra til at beslutningene og vedtakene deres er basert på gode, gjennomarbeidede og forankrede underlag. Styringsmodellen endrer ikke de til enhver tid etablerte styringslinjene fra Stortinget, regjeringen og departementer til etater, virksomheter og kommuner. Foraene i styringsmodellen er rådgivende overfor Direktoratet for e-helse. Overordnet mandat for utvalgene er vist i figuren under. 1 Mandat og sammensetting NEHS 2 Mandat og sammensetting NUIT 3 Mandat og sammensetting NUFA 14

15 De nasjonale utvalgene skal alle ha en rolle i forbindelse med nasjonal strategi for e-helse, nasjonal porteføljestyring av e-helseinitiativ og forvaltningsstyring av nasjonale løsninger. Den nasjonale strategien legger føringer for porteføljen og forvaltningen av de nasjonale løsninger. Porteføljestyring og forvaltningsstyring har gjensidige avhengigheter. De tre prosessene er illustrert i figuren under. 3.2 Forvaltningsstyring av nasjonale løsninger De nasjonale utvalgene tilrår nasjonal strategi, prioriteringer og strategiske veivalg for e-helse, som gir rammebetingelser for de nasjonale løsningene og forvaltningsstyringen av disse. Formålet med forvaltningsstyringen er å oppnå god og sektorforankret styring i forvaltningen av nasjonale løsninger, og å sikre at forvaltningen blir ivaretatt likt uavhengig av løsning og hvem som er eier. For sentrale nasjonale løsninger etableres det produkstyrer som: anbefaler målbilde og veikart i henhold til nasjonal e-helsestrategi prioriterer større endringsbehov foreslår nye prosjekter til nasjonal e-helseportefølje Dette er illustrert i figuren under. Det er Nasjonalt e-helsestyre som beslutter hvilke nasjonale løsninger det skal etableres produktstyrer for, og utpeker ledere for produktstyrene. 15

16 3.3 Styring og koordinering av e-helsestandarder og fellestjenester for elektronisk samhandling På nasjonalt nivå foreslås det en tre-deling av oppgaver med: et produktstyre som foretar prioriteringer og bidrar til at beslutninger vedrørende utvikling, pilotering og innføring/utfasing av e-helsestandarder og fellestjenester er forankret på tvers av aktørene i helse- og omsorgstjenesten nasjonal forvaltning som gjennomfører og koordinerer aktiviteter knyttet til utredning, utvikling, innføring og vedlikehold av e-helsestandarder og fellestjenester for elektronisk samhandling et koordineringsorgan som er det viktigste bindeleddet mellom forvaltningen og virksomheter, og som bl.a. bistår med vurderinger vedrørende nye behov eller problemstillinger, og gir innspill vedrørende kost/nytte- og konsekvensanalyser, risikoanalyser og planer for utprøving og innføring I denne versjonen av forvaltningsmodellen er ikke forholdet til systemleverandørene behandlet. Figuren er ikke nødvendigvis et målbilde på hvordan forholdet til systemleverandørene skal være i framtiden. Det er i dag virksomhetene i helse- og omsorgstjenesten som bestiller fra leverandørene. 3.4 Produktstyre Det foreslås å etablere et Produktstyre for e-helsestandarder og fellestjenester for elektronisk samhandling. Formålet med produktstyret er å sikre felles prioritering og forankring av beslutninger vedrørende utvikling, pilotering og innføring/utfasing av e-helsestandarder og fellestjenester på tvers av aktørene i helse- og omsorgstjenesten. Etablering av felles målbilde og veikart og forankrede beslutninger på tvers, skal gi større forutsigbarhet for både virksomheter og leverandører, og bidra til at anbefalte og obligatoriske standarder tas i bruk. Målet er at virksomhetene i helse- og omsorgstjenesten skal få en større mulighet til koordinert endring av samhandlingsløsningene. 16

17 Oppgaver og ansvarsområder for produktstyret vil være å: anbefale målbilde og veikart prioritere større endringer/prosjekt for utvikling, pilotering og innføring av e-helsestandarder og felleskomponenter/tjenester som støtter samhandlingen, i henhold til nasjonal strategi for e-helse og behov fra prosjekter i nasjonal e-helseportefølje foreslå nye prosjekter til nasjonal portefølje Det foreslås at produktstyret har deltakelse fra de fire regionale helseforetakene, Nasjonal IKT, sentrale kommuner i regi av KS i tillegg til Direktoratet for E-helse og Norsk Helsenett. Produktstyrets sekretariat foreslås lagt til Direktoratet for e-helse. Forvaltningen forbereder saksunderlag og sørger for å forankre dette i koordineringsorgan på forhånd. 3.5 Forvaltningen Nasjonal forvaltning skal gjennomføre aktiviteter knyttet til utredning, utvikling, endring, innføring og vedlikehold av e- helsestandarder og fellestjenester for elektronisk samhandling, og sørge for koordineringen på tvers av virksomhetene i helse- og omsorgstjenesten og systemleverandørene. Oppgavene inkluderer: Utarbeide målbilde og veikart Vedlikeholde oversikt over bruk av e-helsestandarder Motta henvendelser om nye behov Overvåke utviklingen for å identifisere nye behov, eks. endringer i lover og forskrifter, internasjonale standarder, teknologiutvikling Utrede behovene og lage beslutningsgrunnlag Spesifisere/utvikle og koordinere pilotering av e-helsestandarder og fellestjenester Gjennomføre høringer Planlegge og koordinere innføring nasjonalt Gi støtte og veiledning i bruk av, og håndtere feil og mangler i standarder og fellestjenester Følge opp og veilede leverandører og virksomheter som ikke følger de til enhver tid gjeldende e-helsestandarder Publisere/gjøre informasjon tilgjengelig Godkjenne systemleverandørers implementasjon av standarder og publisere resultat Drift og vedlikehold av fellestjenester Både Direktoratet for e-helse og Norsk Helsenett har ansvar for og utfører forvaltningsoppgaver. Ansvarfordelingen kommer fram i forvaltningsprosessen med tilhørende ansvarsmatrise i kapittel 4.2. Fellestjenestene har et mer delt ansvar mellom E-helse og Norsk Helsenett, og fordelingen kommer ikke tydelig nok fram i prosessen. Ansvaret for fellestjenestene er fordelt mellom Direktoratet for e-helse og Norsk Helsenett i henhold til matrisen under. Systemeier/forvaltningsansvar er eier av tjenesten og den som er ansvarlig for å behandle nye behov knyttet til tjenesten. 17

18 Fellestjeneste Systemeier/ Driftsansvar Forvaltningsansvar Adresseregisteret Direktoratet for e-helse Norsk Helsenett EDI-postkassen Norsk Helsenett Norsk Helsenett Meldingsvalidator Direktoratet for e-helse Norsk Helsenett Nasjonal database for kodeverk og Direktoratet for e-helse Direktoratet for e-helse begrepsdefinisjoner (Volven) Teknisk arkiv for standarder (Sarepta) Direktoratet for e-helse Norsk Helsenett 3.6 Koordineringsorgan Det er mange aktører i helse- og omsorgstjenesten, og det er behov for et organ som koordinerer på tvers av virksomhetene. Den nasjonale forvaltningen vil ha behov for innspill og tilbakemeldinger fra virksomhetene før beslutningsgrunnlag utarbeides og planer utarbeides. Dette koordineringsorganet vil være et viktig bindeledd mellom den nasjonale forvaltningen og virksomhetene. SamUT er allerede etablert som et sentralt organ på operativt nivå, med fast representasjon fra kommuner, KS, regionale helseforetak, Nasjonal IKT, Den norske legeforening, Direktoratet for e-helse og Norsk Helsenett. Det foreslås at SamUT videreføres og utvides til å bli koordineringsorganet som beskrives i styringsmodellen. SamUT gjennomfører allerede i dag flere av oppgavene som foreslås for koordineringsorganet; de koordinerer, behandler og gir samlet innspill og anbefaling til nasjonal forvaltning. Mandat, oppgaver, sammensetning og rolle for deltakerne i SamUT bør endres noe i forhold til i dag. På et overordnet nivå foreslås følgende oppgaver for SamUT: Motta innspill på behov eller problemstillinger fra virksomhetene; behandle og evt. samlet vedta anbefaling til forvaltningen Motta behov og problemstillinger som er identifisert i forvaltningen; behandle og evt. samlet vedta anbefaling til forvaltningen Gi innspill til forvaltningen på kost/nytte- og konsekvensanalyser Gi innspill til forvaltningen på plan for utprøving/pilotering og evaluering Gi innspill til forvaltningen på risikovurdering ved innføring Gi innspill til forvaltningen på nasjonal plan for innføring SamUTs sekretariat foreslås fortsatt lagt til Norsk Helsenett. 18

19 3.7 Nettverk innen virksomhetsområdene Vi har foreslått et sentralt koordineringsorgan (videreføring av SamUT) som koordinerer på tvers av virksomhetene. Det vil i tillegg være behov for koordinerende nettverk/utvalg/grupper innen de ulike virksomhetsområdene. Disse nettverkene vil være nødvendige for at representantene i det sentrale koordineringsorganet skal forankre sine innspill, behov og vurderinger før behandling i koordineringsorganet. De vil også være avgjørende for å få til en effektiv innføring/utfasing, inkl. leverandørbestillinger. De vil også være viktige i en utredningsfase. KomUT er et godt eksempel på et slikt nettverk. KomUT er et etablert kompetansenettverk med representanter fra kommunesektoren som har både helsefaglig kompetanse og kompetanse på IKT. KomUT bidrar til at kommunene benytter bredden av tilgjengelige elektronisk meldinger innen de områdene som dekkes av EPJ-systemene. Det operative kompetansenettverket bidrar til å øke kvaliteten i bruk av meldingene og Adresseregisteret. KomUT kjenner behovene og utfordringene godt og er ofte de som melder behov for forbedring. Med KomUT har man instrumentet som sikrer samkjøring og implementering i den kommunale sektoren. I tillegg har KomUT opparbeidet seg en posisjon og tillit i kommunene som er sentralt. KomUT fungerer som talerør for kommunenes behov og interesser på området, og kjenner godt til organiseringen i de ulike kommunene og interkommunale samarbeidene. KomUT er bindeleddet mellom nasjonale prosjekter og kommunene. Det foreslås at KomUT nettverkets oppgave med å bidra i forvaltningen og videreutviklingen av den elektroniske meldingsutvekslingen blir en del av en permanent forvaltning, i stedet for en prosjektorganisering med en begrenset tidsperiode. Andre nettverk/utvalg/grupper innen de andre virksomhetsområdene må kartlegges og vurderes. 19

20 4 Forvaltningsprosess Forvaltningsprosessen beskriver alle faser, hovedaktiviteter og beslutningspunkter fra et behov oppstår til nye/endrede standarder eller fellestjenester er utredet, spesifisert, pilotert, utviklet, innført og i vedlikehold. 4.1 Overordnet prosess Figuren under viser forvaltningsprosessen for e-helsestandarder og fellestjenester for elektronisk samhandling, med faser, beslutningspunkter (BP) og hovedaktiviteter. Prosessen er nærmere beskrevet i påfølgende kapitler. n inkluderer en komplett forvaltningsprosess, men det vil ikke alltid være nødvending å gå gjennom alle faser eller aktiviteter som er beskrevet i prosessen. F.eks. vil et behov som meldes inn, som under utredning anbefales løst ved innføring av nye retningslinjer eller veiledere, ikke gå gjennom fasene «Spesifisere» og «Utprøve og evaluere». For fellestjenestene er det kun større endinger/ny funksjonalitet i Adresseregisteret som vil gå gjennom alle fasene i prosessen. Endringer i andre fellestjenester utføres som en del av vedlikehold. Fasen «Innføre» inkluderer også utfasing av standard. Dette vil være tilfelle når standard som skal innføres erstatter en standard som er i bruk. Utfasing av en standard vil kunne skje både når ny versjon eller ny standard innføres, eller når en av to likestilte versjoner av en standard i forskrift om IKT-standarder i helse- og omsorgstjenesten fases ut. For hvert beslutningspunkt (BP) i prosessen kan resultatet også bli at man går tilbake til en tidligere fase, uten at dette er beskrevet. For flere av aktivitetene i prosessen vil det være naturlig å organisere gjennomføringen som prosjekt. Prosjektgjennomføring er ikke beskrevet i prosessen, da hovedfokuset er å beskrive de ulike fasene og aktivitetene i en prosess, ikke hvordan det skal organiseres. 20

21 Motta nye behov Gjennomføre tilstandsundersøkelser Overvåke utvikling og identifisere andre behov Utarbeide beslutningsgrunnlag Vurdere behovene og hvordan disse kan løses Analysere konsekvenser for virksomhetene Utarbeide kost/nytteanalyse Identifisere pilotområde Utarbeide beslutningsgrunnlag Definere brukerkrav for standard Spesifisere funksjonelle og tekniske krav for standard Gjennomføre høring på utkast til standard Spesifisere funksjonelle og tekniske krav fellestjeneste Utarbeide løsningsbeskrivelse og plan for utvikling av fellestjeneste Utarbeide beslutningsgrunnlag Utvikle pilot av fellestjeneste Inngå avtale med pilotaktører Koordinere gjennomføring pilot Utvikle pilot av løsning hos systemleverandør Gjennomføre test pilotleverandør Utprøve løsning innen utvalgte pilotområder Evaluere pilot Gjennomgå/ revidere beslutningsgrunnlag Utarbeide nasjonal plan for innføring Koordinere innføring Bestille fra systemleverandør Utvikle løsning hos systemleverandør Gjennomføre test av samsvar med standard Ta anbefalt standard eller fellestjeneste i bruk Gi støtte og veiledning i bruk av, og håndtere feil og mangler i standarder Avdekke avvik fra standard i bruk i virksomhet Følge opp og veilede aktører som har avvik fra standard i sin meldingsutveksling Korrigere feil i systemene Repetere samsvarstest av systemer som tidligere er godkjent Innstille standard som obligatorisk Vedlikeholde fellestjenester Beslutningspunkt Beslutningstaker BP1 Beslutte utredning av identifiserte behov E-helse BP2 Beslutte utarbeidelse av ny eller endret standard eller E-helse i samråd med produktstyret fellestjeneste BP3 Beslutte utprøving/pilot E-helse i samråd med produktstyret BP4 Beslutte innføring av anbefalt standard eller fellestjeneste E-helse i samråd med produktstyret BP5 Beslutte nasjonal plan for innføring E-helse i samråd med produktstyret 21

22 Planlegge Vedlikeholde Innføre Utprøve og evaluere Spesifisere Utrede innføring Identifisere behov 4.2 Ansvarsmatrise Tabellen under gir en oppsummering av ansvarsfordelingen innen de ulike aktivitetene i forvaltningsprosessen. ene er beskrevet nærmere i neste kapittel. I tabellen er følgende koder brukt: H hovedansvarlig. Den som har ansvaret for at aktiviteten gjennomføres, gjerne ved en bestilling til den som utfører U utførende. Den som gjennomfører aktiviteten, og leverer i henhold til beskrivelse i aktivitet K konsulteres. Den som det rådføres med underveis Direktoratet for e-helse har myndighetsrolle innenfor e-helsestandarder, og har følgelig mye av hovedansvaret i prosessen. Forvaltningen er delt mellom Direktoratet for e-helse og Norsk Helsenett. Fase Direktoratet for e-helse Norsk Helsenett Produktstyre Helse- og omsorgsdepartementet Koordineringsorgan (SamUT) Virksomheter i helseog omsorgstjenesten Nettverk innen virksomhetsområde KomUT Systemleverandører Motta nye behov HU U Gjennomføre tilstandsundersøkelser HU K K K Overvåke utvikling og identifisere andre behov HU U Utarbeide beslutningsgrunnlag HU K K BP1 - Beslutte utredning H Vurdere behovene og hvordan disse kan løses HU K K Analysere konsekvenser for virksomhetene H U K K K K Utarbeide kost/nytte-analyse H U K K K K Identifisere pilotområde H U K K K K Utarbeide beslutningsgrunnlag HU K BP2 - Beslutte utarbeidelse av ny eller endret standard eller fellestjeneste H K Definere brukerkrav for standard H U Spesifisere funksjonelle og tekniske krav for standard HU K K Gjennomføre høring på utkast til standard HU K K K Spesifisere funksjonelle og tekniske krav fellestjeneste HU K K K Utarbeide løsningsbeskrivelse og plan for utvikling av fellestjeneste HU U K K Utarbeide beslutningsgrunnlag for utprøving/pilot HU K BP3 - Beslutte utprøving/pilot H K Utvikle pilot av fellestjeneste H U K K Inngå avtale med pilotaktører H U K K Koordinere gjennomføring pilot H U K K Utvikle pilot av løsning hos systemleverandør K H K U Gjennomføre test med pilotleverandør K HU K U Utprøve løsning innen utvalgte pilotområder K H U K Evaluere pilot HU K K K Gjennomgå/revidere beslutingsgrunnlag HU K K K BP4 - Beslutte innføring av anbefalt standard eller fellestjeneste H K Utarbeide nasjonal plan for innføring H U K K K K BP5- Beslutte nasjonal plan for innføring H K Koordinere innføring H U K K K Bestille fra systemleverandør K K HU Utvikle løsning hos systemleverandør K K K HU Gjennomføre test av samsvar med standard K U H U Ta anbefalt standard eller fellestjeneste i bruk K K HU K Gi støtte og veiledning i bruk av, og håndtere feil og mangler i standarder HU U Avdekke avvik fra standard i bruk i virksomhet K K HU K Følge opp og veilede aktører som har avvik fra standard i sin meldingsutveksling K HU K K Korrigere feil i systemene K K H U Repetere samsvarstest av systemer som tidligere er godkjent K HU U Innstille standard som obligatorisk HU U Vedlikeholde fellestjenester HU HU 22

23 4.3 Identifisere behov I denne fasen samles alle behov vedrørende e-helsestandarder og fellestjenester vedrørende elektronisk samhandling. Alle aktører kan melde inn behov. Forvaltningen vil også aktivt følge utviklingen innen teknologi, lovgivning og internasjonale standarder for å identifisere nye behov. Andre behov kan ha framkommet i nasjonal strategi og handlingsplan for e-helse og nasjonal e-helseportefølje, som resultat av tilbakemeldinger i tilstandsundersøkelse eller det kan av andre grunner være behov for revidering eller presisering av standard. Fasen har følgende hovedaktiviteter: 1. Motta nye behov 2. Gjennomføre tilstandsundersøkelser 3. Overvåke utvikling og identifisere andre behov 4. Utarbeide beslutningsgrunnlag BP1- Beslutte utredning av identifiserte behov 1. Identifisere behov: Motta nye behov Motta nye behov Motta og samle nye behov vedrørende e-helsestandarder og fellestjenester for elektronisk samhandling. Alle aktører kan melde inn behov. Grunnlag Innmeldte behov fra virksomheter i helse- og omsorgstjenesten direkte Innmeldte behov fra koordineringsorgan Leveranse Samlet dokumentasjon over mottatte behov Roller og ansvar Hovedansvar: E-helse Utførende: E-helse, Norsk Helsenett Konsulteres: For kontaktpunkter, se kap (kolonne «Nye behov») 2. Identifisere behov: Gjennomføre tilstandsundersøkelser Gjennomføre tilstandsundersøkelser Gjennomføre tilstandsundersøkelser for å avdekke mangler og udekkede behov i eksisterende standarder Grunnlag Forvaltningen skal med jevne mellomrom gjennomføre tilstandsundersøkelser av utvalgte eksisterende standarder for å avdekke om: standarden benyttes det er kjente problemer med standarden, eller det er noe annet som tilsier behov for revidering standarden bør videreføres uten endringer standarden bør trekkes tilbake Leveranse Oversikt over hvordan standarder benyttes i helse- og omsorgstjenesten. Dette danner grunnlag for å identifisere standarder/områder som bør utredes nærmere. Roller og ansvar Hovedansvar: E-helse Utførende: E-helse Konsulteres: Norsk Helsenett, KomUT, relevante virksomheter i helse- og omsorgstjenesten 23

24 3. Identifisere behov: Overvåke utvikling og identifisere andre behov Overvåke utvikling og identifisere andre behov Kartlegge forhold som gir rammebetingelser for eller påvirker standarder og fellestjenester Grunnlag Nasjonal strategi og handlingsplan for e-helse og nasjonal e-helseportefølje Nye eller endrede lover og forskrifter Internasjonale standarder (EU-krav som inngår i et direktiv) Teknologiutvikling Behov identifisert i andre faser i forvaltningsprosessen Leveranse Oversikt over forhold som påvirker og gir rammebetingelser Roller og ansvar Hovedansvar: E-helse Utførende: E-helse, Norsk Helsenett Konsulteres: Nasjonalt porteføljekontor (E-helse) 4. Identifisere behov: Utarbeide beslutningsgrunnlag Utarbeide beslutningsgrunnlag Utarbeide beslutningsgrunnlag for om identifiserte behov skal utredes nærmere Grunnlag Samlet dokumentasjon av mottatte behov Oversikt over hvordan standarder benyttes i helse- og omsorgstjenesten (resultat av tilstandsundersøkelser) Oversikt over forhold som påvirker og gir rammebetingelser (lover, forskrifter, nasjonal e-helseportefølje, teknologiendringer etc.) Leveranse Beslutningsgrunnlag med oversikt over hvilke identifiserte behov som bør utredes nærmere, inkl. ressursestimat Roller og ansvar Hovedansvar: E-helse Utførende: E-helse Konsulteres: Norsk Helsenett, SamUT når det er relevant BP 1- Beslutte utredning av identifiserte behov BP1 Beslutte utredning av identifiserte behov Sammenstilling av de identifiserte behovene brukes som grunnlag for å vurdere om noen av behovene skal utredes Grunnlag Beslutningsgrunnlag med oversikt over hvilke identifiserte behov som bør utredes nærmere Leveranse Beslutning om at behov skal utredes nærmere Roller og ansvar Hovedansvar: E-helse Utførende: Konsulteres: 24

25 4.4 Utrede I denne fasen vurderes det hvordan de identifiserte behovene best kan løses, f.eks. ved å utarbeide nye/endrede retningslinjer eller revidere, utvikle, konsolidere, fase ut standarder eller utvikle fellestjenester. Det må utarbeides beslutningsgrunnlag som inkluderer konsekvensanalyse, kost/nytte vurderinger, forslag til finansieringsplan samt identifisere pilotområde. Alle endringer som foreslås skal være i tråd med nasjonal strategi for e-helse og etablert målbilde for e- helsestandarder og fellestjenester for elektronisk samhandling. Enkle feil vil bli rettet som en del av vedlikeholdsarbeidet og vil ikke gå gjennom en utredning. Implisitt i en beslutning om utarbeidelse av ny eller endret standard eller fellestjeneste, må det ligge en intensjon om at pilotering og innføring skal gjennomføres. En ny eller endret standard eller fellestjeneste gir ingen gevinst eller effekt før den er innført. Fasen har følgende hovedaktiviteter: 1. Vurdere behovene og hvordan disse kan løses 2. Analysere konsekvenser for virksomhetene 3. Utarbeide kost/nytte-analyse 4. Identifisere pilotområde 5. Utarbeide beslutningsgrunnlag BP2 Beslutte utarbeidelse av ny eller endret standard eller fellestjeneste 1. Utrede: Vurdere behovene og hvordan disse kan løses Vurdere behovene og hvordan disse kan løses Vurdere behovene som skal utredes, anbefale hvordan disse skal løses og utarbeide konsept. Grunnlag Samlet oversikt over behov som skal utredes: o Krav fra myndighet o Nye behov som er meldt inn o Tilbakemeldinger fra tilstandsundersøkelser o Prioriterte behov fra nasjonal e-helseportefølje o Nye behov som forvaltningen selv har identifisert Målbilde og veikart for e-helsestandarder og fellestjenester for elektronisk samhandling Leveranse Anbefaling og konseptforslag i forhold til hvordan identifisert behov kan løses, f.eks.: o Utarbeide nye retningslinjer eller veiledere o Utvide bruksområde for eksisterende standard (nye aktører tar standarden i bruk) o Ny eller endret standard Tilpasning av en internasjonal standard (profil) Ny profil av eksisterende standard for ny brukergruppe Ny versjon av eksisterende standard Ny standard Konsolidere standarder o Fase ut standard o Løses gjennom nasjonal felleskomponent (eks Kjernejournal, helsenorge.no) o Utvikle ny funksjonalitet/endre fellestjeneste Prinsipper for hvordan en eventuell overgang mellom ulike versjoner skal håndteres Roller og ansvar Hovedansvar: E-helse Utførende: E-helse Konsulteres: Norsk Helsenett, relevante virksomheter i helse- og omsorgstjenesten 25

26 2. Utrede: Analysere konsekvenser for virksomhetene Grunnlag Leveranse Roller og ansvar Analysere konsekvenser for virksomhetene Beskrive hvilke konsekvenser forslag til endring vil medføre for aktører i helse- og omsorgstjenesten Anbefaling i forhold til hvordan identifisert behov kan løses og konseptforslag Dokumentasjon av konsekvenser for aktører i helse- og omsorgstjenesten, som skal inngå i beslutningsgrunnlaget. Dette inkluderer bl.a. av nåsituasjonen og konsekvenser dersom det ikke gjennomføres endringer Kartlegging og vurdering av konsekvenser for målgruppen ved endring Risikoanalyse Utfordringer ved versjonshåndtering av standarder Hovedansvar: E-helse Utførende: Norsk Helsenett Konsulteres: SamUT, KomUT, relevante virksomheter i helse- og omsorgstjenesten, systemleverandører 3. Utrede: Utarbeide kost/nytte-analyse Grunnlag Leveranse Roller og ansvar Utarbeide kost/nytte-analyse Vurdere estimerte kostnader for utvikling, pilotering og innføring opp mot forventet gevinst for aktørene i helse- og omsorgstjenesten Anbefaling i forhold til hvordan identifisert behov kan løses og konseptforslag Dokumentasjon av kost/nytte, som skal inngå i beslutningsgrunnlaget. Dette inkluderer bl.a. Estimerte kostnader, inkl. ressursbruk, ved utvikling, pilotering og innføring Hvem som er forventet å få kostnader ved utvikling, pilotering og innføring Forventede gevinster, både kvantitative og kvalitative Hvem som er forventet å få gevinstene ved endring Hovedansvar: E-helse Utførende: Norsk Helsenett Konsulteres: SamUT, KomUT, relevante virksomheter i helse- og omsorgstjenesten, systemleverandører 4. Utrede: Identifisere pilotområde Grunnlag Leveranse Roller og ansvar Identifisere pilotområde Identifisere deltakere i pilot, både fra virksomheter i helse- og omsorgstjenesten og systemleverandører, og etablere intensjonsavtaler med disse. Ansvar for gjennomføring av piloten skal avklares. Pilotområde velges på grunnlag av bl.a.: Hvem som har behovet Tilgjengelighet og kapasitet i virksomhet og hos systemleverandør Geografisk og teknisk egnet område Ivaretar hele verdikjeden for samhandling Dokumentasjon av identifisert pilotområde. Dette inkluderer bl.a. Deltakere i pilot Ansvar for gjennomføring av pilot Intensjonsavtale med pilotaktører Hovedansvar: E-helse Utførende: Norsk Helsenett Konsulteres: SamUT, KomUT, relevante virksomheter i helse- og omsorgstjenesten, systemleverandører 26

27 5. Utrede: Utarbeide beslutningsgrunnlag Grunnlag Utarbeide beslutningsgrunnlag Utarbeide beslutningsgrunnlag for prioritering og beslutning om videre løp. Det må utarbeides en samlet vurdering og prioritering av alle krav og behov som er identifisert, med forslag til hvordan disse skal løses. Etablert målbilde og veikart for standarder og fellestjenester for elektronisk samhandling benyttes som grunnlag. Forslag til revidert veikart må utarbeides ved behov. Overordnet Nasjonal strategi og handlingsplan for e-helse Lover og forskrifter Prioriteringer og behov i nasjonal e-helseportefølje Målbilde og veikart for e-helsestandarder og fellestjenester for elektronisk samhandling Andre relevante målbilder og veikart Leveranse Roller og ansvar For hvert enkelt forslag til endring Anbefaling i forhold til hvordan identifisert behov kan løses Dokumentasjon av konsekvenser Dokumentasjon av kost/nytte Dokumentasjon av identifisert pilotområde Beslutningsgrunnlag for prioritering og beslutning om ny eller endret standard eller fellestjeneste. Dette inkluderer bl.a. Hovedformålet med endring (effektivisering, kvalitetsforbedring, overholde lovgivning) Samlet vurdering med forslag til løsning og innbyrdes prioritering basert på grunnlaget Eventuelt forslag til oppdatert veikart Forslag til finansieringsplan Hovedansvar: E-helse Utførende: E-helse Konsulteres: Norsk Helsenett BP2 Beslutte utarbeidelse av ny eller endret standard eller fellestjeneste BP2 Beslutte utarbeidelse av ny eller endret standard eller fellestjeneste Produktstyret blir bedt om å vurdere foreliggende beslutningsgrunnlag og ta stilling til om man skal starte utvikling eller endring av standard eller fellestjeneste. For konsept som ikke krever spesifisering og utprøving/evaluering, vil beslutningen være oppstart av planlegge innføring. Direktoratet for e-helse tar beslutning basert på innstilling fra produktstyret. Grunnlag Beslutningsgrunnlag for prioritering og beslutning om ny eller endret standard eller fellestjeneste Leveranse Forankret beslutning om at standard eller fellestjeneste skal utvikles Roller og ansvar Hovedansvar: E-helse (E-helse har myndighetsansvar innen området) Utførende: Konsulteres: Produktstyret 27

28 4.5 Spesifisere I denne fasen blir brukerkrav definert, funksjonelle og tekniske krav spesifisert og det utarbeides løsningsbeskrivelse og plan for utvikling av fellestjeneste. ene er basert på bred involvering fra helse- og omsorgstjenesten og deres systemleverandører. Fasen har følgende hovedaktiviteter: 1. Definere brukerkrav for standard 2. Spesifisere funksjonelle og tekniske krav for standard 3. Gjennomføre høring på utkast til standard 4. Spesifisere funksjonelle og tekniske krav fellestjeneste 5. Utarbeide løsningsbeskrivelse og plan for utvikling av fellestjeneste 6. Utarbeide beslutningsgrunnlag BP3 Beslutte utprøving/pilot er som kun gjelder for standarder 1. Spesifisere: Definere brukerkrav for standard Definere brukerkrav for standard Definere brukerkrav med bred involvering fra helse- og omsorgstjenesten. Dette gir hjelp til å forstå hvordan brukerne ønsker at systemløsningene skal oppleves når standardene er implementert. Grunnlag Udekket behov i helse- og omsorgstjenesten Leveranse Tekstlig beskrivelse av forslag til brukerkrav med brukerhistorier Roller og ansvar Hovedansvar: E-helse Utførende: Relevante virksomheter i helse- og omsorgstjenesten Konsulteres: 2. Spesifisere: Spesifisere funksjonelle og tekniske krav for standard Spesifisere funksjonelle og tekniske krav for standard Spesifisere funksjonelle krav med aktiv bistand fra relevante aktører fra helse- og omsorgstjenesten. Systemleverandører inviteres til å verifisere tekniske krav. Grunnlag Tekstlig beskrivelse av forslag til brukerkrav Beslutningsgrunnlag fra BP2 - Beslutte utarbeidelse av ny eller endret standard eller fellestjeneste Metodikk for standardiseringsarbeid Prinsipper for hvordan en eventuell overgang mellom ulike versjoner skal håndteres Leveranse Utkast til funksjonelle og tekniske krav Informasjonsmodell XML meldingsbeskrivelse Roller og ansvar Hovedansvar: E-helse Utførende: E-helse Konsulteres: Relevante virksomheter i helse- og omsorgstjenesten, systemleverandører 28

29 3. Spesifisere: Gjennomføre høring på utkast til standard Gjennomføre høring på utkast til standard Sende et utkast til ny eller endret standard på høring og gjennomgå og innarbeide relevante endringer. Grunnlag Utkast til funksjonelle og tekniske krav Leveranse Høringsbrev, høringsdokument og høringsinstanser, samt høringssvar publiseres på ehelse.no Standard som er spesifisert o Oppdaterte funksjonelle og tekniske krav etter høring Eksempelmeldinger og akseptansekriterier for godkjenning Roller og ansvar Hovedansvar: E-helse Utførende: E-helse Konsulteres: Åpen høring der alle aktører har anledning til å delta er som kun gjelder for fellestjenester 4. Spesifisere: Spesifisere funksjonelle og tekniske krav fellestjeneste Spesifisere funksjonelle og tekniske krav fellestjeneste Utarbeide detaljerte kravspesifikasjoner for fellestjeneste Grunnlag Definerte behov Beslutningsgrunnlag fra BP2 - Beslutte utarbeidelse av ny eller endret standard eller fellestjeneste Leveranse Funksjonelle og tekniske krav Roller og ansvar Hovedansvar: E-helse Utførende: E-helse Konsulteres: Norsk Helsenett, relevante virksomheter i helse- og omsorgstjenesten, systemleverandører 5. Spesifisere: Utarbeide løsningsbeskrivelse og plan for utvikling av fellestjeneste Utarbeide løsningsbeskrivelse og plan for utvikling av fellestjeneste Beskrive løsningens tekniske tilnærming og prosjektplan for gjennomføring av utviklingsprosjekt. Dersom innføring av tjenesten forutsetter utvikling i eksterne system bør eksterne systemleverandører konsulteres i forbindelse med utarbeidelse av teknisk løsning. Grunnlag Funksjonelle og tekniske krav Leveranse Løsningsbeskrivelse fellestjeneste Plan for utvikling av fellestjeneste Roller og ansvar Hovedansvar: E-helse Utførende: E-helse, Norsk Helsenett Konsulteres: Relevante virksomheter i helse- og omsorgstjenesten, systemleverandører som er felles for standarder og fellestjenester 6. Spesifisere: Utarbeide beslutningsgrunnlag Utarbeide beslutningsgrunnlag Utarbeide beslutningsgrunnlag for utprøving/pilot basert på erfaringer med spesifisering av standard eller utarbeidelse av teknisk løsningsbeskrivelse for fellestjeneste. Grunnlag Beslutningsgrunnlag fra BP2 - Beslutte utarbeidelse av ny eller endret standard Standard som er spesifisert Løsningsbeskrivelse fellestjeneste Plan for utvikling av fellestjeneste Leveranse Beslutningsgrunnlag for utprøving/pilotering 29

30 Roller og ansvar o Prosjektmandat pilot o Intensjonsavtale med pilotaktører o Oppdatert finansieringsplan Hovedansvar: E-helse Utførende: E-helse Konsulteres: Norsk Helsenett 7. BP3 - Beslutte utprøving/pilot BP3 Beslutte utprøving/pilot Produktstyret blir bedt om å vurdere foreliggende beslutningsgrunnlag og ta stilling til om man skal starte pilotering. Direktoratet for e-helse tar beslutning basert på innstilling fra produktstyret. Det må også tas stilling til om pilotering er nødvendig eller ikke. Grunnlag Beslutningsgrunnlag for utprøving/pilotering Leveranse Forankret beslutning om at spesifisert standard eller fellestjeneste skal utprøves/piloteres, eventuelt innføres uten pilotering Roller og ansvar Hovedansvar: E-helse (E-helse har myndighetsansvar innen området) Utførende: Konsulteres: Produktstyret 30

31 4.6 Utprøve og evaluere En standard må piloteres før standarden kan fastsettes. I hvilket omfang en fellestjeneste skal utprøves må vurderes i de enkelte tilfeller. I denne fasen beskrives hvordan utprøving og evaluering skal gjennomføres. Omfanget av utprøvingen må være tilstrekkelig til at man får bekreftet om leveransen er egnet til å løse målgruppenes behov. Piloten må inkludere representanter for virksomhetsområder som er målgruppe for leveransen, og deres respektive systemleverandører. Utprøving av en standard (mange til mange kommunikasjon) må gjøres i et geografisk område der pilotaktørene faktisk samhandler, og være av et slikt omfang at det er mulig å foreta en vurdering av egnetheten til standarden slik at den kan fastsettes. Det skal utføres test i testmiljø før man starter utprøving i virksomhetenes driftsmiljø. Fasen har følgende hovedaktiviteter: 1. Utvikle pilot av fellestjeneste 2. Inngå avtale med pilotaktører 3. Koordinere gjennomføring pilot 4. Utvikle pilot av løsning hos systemleverandør 5. Gjennomføre test pilotleverandør 6. Utprøve løsning innen utvalgte pilotområder 7. Evaluere pilot 8. Gjennomgå/revidere beslutningsgrunnlag BP4 Beslutte innføring av anbefalt standard eller fellestjeneste 1. Utprøve og evaluere: Utvikle pilot av fellestjeneste Utvikle pilot av fellestjeneste Utvikle pilot av fellestjeneste omfatter bl.a. Utvikle, teste og levere fellestjeneste (inkludert dokumentasjon) Gjennomføre anskaffelser og inngå avtaler Overføre tjeneste til drift og gjøre den tilgjengelig for pilotaktører Grunnlag Beslutningsgrunnlag fra BP3 - Beslutte utprøving/pilot Funksjonelle og tekniske krav Løsningsbeskrivelse fellestjeneste Plan for utvikling av fellestjeneste Leveranse Ny eller endret fellestjeneste er tilgjengelig for utprøving Roller og ansvar Implementeringsguide/kravspesifikasjon for eksterne system Systemdokumentasjon Hovedansvar: E-helse Utførende: Norsk Helsenett Konsulteres: Relevante virksomheter i helse- og omsorgstjenesten, systemleverandører 2. Utprøve og evaluere: Inngå avtale med pilotaktørene Inngå avtale med pilotaktører Inngå forpliktende avtale med virksomheter og systemleverandører som kan bistå i en praktisk utprøving av spesifisert standard eller fellestjeneste. Systemleverandører som deltar i pilot har ansvar for å utvikle og tilpasse programvare. Grunnlag Standard som er spesifisert Løsningsbeskrivelse fellestjeneste Dokumentasjon av identifisert pilotområde 31

32 Leveranse Roller og ansvar Beslutningsgrunnlag fra BP3 - Beslutte utprøving/pilot Avtale med den enkelte virksomhet i pilotområdet som minimum inneholder Ansvarsfordeling i pilotperioden (inkl. koordinering) Tidsplan for pilotering Ansvar den enkelte virksomhet har for å tilrettelegge for pilotering lokalt i sin virksomhet/sitt virksomhetsområde Forpliktelser til å delta med dedikerte ressurser Avtale med den enkelte systemleverandør som minimum inneholder beskrivelse av hva som skal leveres i pilotperioden av utviklet løsning i systemet for å teste o samsvar med standard o elektronisk samhandling mellom systemløsninger finansiering av utviklingsarbeid til den enkelte systemleverandør tidsplan forpliktelser den enkelte systemleverandør har til å informere sine kunder om konsekvenser ved oppgradering av systemet Hovedansvar: E-helse Utførende: Norsk Helsenett Konsulteres: Relevante virksomheter i helse- og omsorgstjenesten, systemleverandører 3. Utprøve og evaluere: Koordinere gjennomføring pilot Koordinere gjennomføring pilot Utprøving av en standard (mange til mange kommunikasjon) må samordnes for å kunne sikre at meldinger kan sendes på standardisert format fra avsendersystem til mottakersystem. Det omfatter planlegging og synkronisert gjennomføring; fra test i et lukket testmiljø til reell utprøving i produksjonsmiljø i de virksomheter som deltar i pilot. Grunnlag Avtaler med virksomheter og systemleverandører som deltar i pilot Standard som er spesifisert Prinsipper for hvordan en eventuell overgang mellom ulike versjoner skal håndteres Fellestjeneste tilgjengelig for utprøving og implementeringsguide/kravspesifikasjon for eksterne system Beslutningsgrunnlag fra BP 3 - Beslutte utprøving/pilot Leveranse Oppfølging av pilotaktørene, inkl. systemleverandører Roller og ansvar Sikret fremdrift og iverksettelse av nødvendige tiltak som sikrer samhandlingen Sluttrapport med erfaringer fra gjennomføring av pilot o Rapporterte erfaringer etter utvikling av funksjonalitet basert på spesifiserte krav o Rapporterte erfaringer etter bruk av utviklet funksjonalitet og spesifiserte krav Hovedansvar: E-helse Utførende: Norsk Helsenett Konsulteres: Relevante virksomheter i helse- og omsorgstjenesten, systemleverandører 4. Utprøve og evaluere: Utvikle pilot av løsning hos systemleverandør Grunnlag Utvikle pilot av løsning hos systemleverandør Leverandørene som deltar i pilot gjennomfører utvikling i sine respektive systemer basert på mottatte kravspesifikasjoner og veiledninger. For standarder: Standard som er spesifisert (teknisk og funksjonell kravspesifikasjon) Eksempelmeldinger og akseptansekriterier for godkjenning Oppdaterte visningsfiler Tilgang til oppdatert tjeneste for validering av melding For fellestjenester: 32

33 Tilgang til fellestjeneste i testmiljø Implementeringsguide/kravspesifikasjon for eksterne system Leveranse Funksjonalitet for å sende/motta melding på standardisert format Funksjonalitet for integrasjon med fellestjeneste Tilbakemeldinger på spesifiserte krav og fellestjenester. Eventuelt korrigerte krav og fellestjenester basert på at man avdekket behov for endringer. Roller og ansvar Hovedansvar: Norsk Helsenett Utførende: Systemleverandører Konsulteres: E-helse, relevante virksomheter i helse- og omsorgstjenesten 5. Utprøve og evaluere: Gjennomføre test pilotleverandør Gjennomføre test pilotleverandør Tester utføres i testmiljø. Formålet med testen er å få bekreftet at systemleverandørenes løsninger er implementert i henhold til de tekniske og funksjonelle kravene, og at samhandling med fellestjeneste og andre system fungerer. For standarder testes sending og mottak av melding i de enkelte system. Deretter bør det utføres test av meldingsutveksling mellom system som er med i pilot. Grunnlag Funksjonell og teknisk kravspesifikasjon Eksempelmeldinger og akseptansekriterier for godkjenning Oppdaterte visningsfiler for meldinger Oppdaterte tjenester for validering og samsvarstest av meldinger Utviklede løsninger i testmiljø som er tilrettelagt for elektronisk samhandling Leveranse Verifikasjon av at utviklede løsninger oppfyller definerte krav Rapporter fra pilotleverandører med tilbakemelding på om kravspesifikasjoner og fellestjenester gir et tilfredsstillende grunnlag for utvikling av løsning, samt vurdering av konsekvens/kostnad knyttet til løsningen Oppdaterte tjenester for validering og samsvarstest av melding er utprøvd Roller og ansvar Hovedansvar: Norsk Helsenett Utførende: Norsk Helsenett, systemleverandører Konsulteres: E-helse, relevante virksomheter i helse- og omsorgstjenesten 6. Utprøve og evaluere: Utprøve løsning innen utvalgte pilotområder Utprøve løsning innen utvalgte pilotområder Utprøving av løsningene hos reelle brukere i deres eget miljø. Fokus vil være på installasjon og anvendelse i ulike produksjonsmiljø, og på utprøving av om løsningen er hensiktsmessig og tilstrekkelig for brukerne. Dersom aktører har lokale testmiljø med mulighet for samhandling kan dette testmiljøet benyttes i første testfase, før man installerer løsningen i driftsmiljøet. Ved test av meldingsutveksling i driftsmiljøet skal det alltid gjennomføres vellykkede tester med testpasienter før man kan starte utprøving med reelle pasienter (skarp pilot). Grunnlag Gjennomført vellykket test i testmiljø Mottaker- og avsendersystem med funksjonalitet for å sende/motta melding på standardisert format System med funksjonalitet for integrasjon med fellestjeneste Veiledning for bruk av melding/system Leveranse Validering av funksjonelle og tekniske krav (bekreftelse på om leveransen dekker brukerens behov) Rapporter fra pilotaktører der de gir en vurdering av leveransen og hvorvidt den fungerer tilfredsstillende for virksomhetene i pilot. Roller og ansvar Hovedansvar: Norsk Helsenett Utførende: Relevante virksomheter i helse- og omsorgstjenesten Konsulteres: E-helse, systemleverandører 33

34 7. Utprøve og evaluere: Evaluere pilot Evaluere pilot Evaluering av pilot omfatter erfaringer virksomheter og systemleverandører har gjort i utprøvingsperioden. Det inkluderer mangler og endringsønsker som er avdekket under utprøving. For standarder danner denne evalueringen grunnlag for å fastsette standard. Den fastsatte standarden vurderes etter bestemte kriterier for å kunne tas inn i Referansekatalogen for e- helse som en anbefalt standard. Grunnlag Leveransen av standard eller fellestjeneste er utprøvd av systemleverandører og brukere som er representative for målgruppene Forskrift om IKT-standarder i helse- og omsorgstjenesten Sluttrapport med erfaringer fra gjennomføring av pilot Leveranse Anbefalte tiltak i forhold til innføring Retningslinjer, veiledere og støttedokument Oppdaterte prinsipper for hvordan en eventuell overgang mellom ulike versjoner av standarder skal håndteres Fastsatt standard (funksjonelle og tekniske krav) publiseres på ehelse.no og i teknisk arkiv for standarder Fastsatt standard har status anbefalt og oppføres i Referansekatalogen for e-helse Alternativt; Standard kan ikke fastsettes fordi pilot har avdekket store mangler Roller og ansvar Hovedansvar: E-helse Utførende: E-helse Konsulteres: Norsk Helsenett, relevante virksomheter i helse- og omsorgstjenesten, systemleverandører 8. Utprøve og evaluere: Gjennomgå/revidere beslutningsgrunnlag Gjennomgå/revidere beslutningsgrunnlag Oppdatering av analyser og planer som ble utarbeidet i fasen «Utrede» basert på på ny informasjon og kunnskap etter utprøvingsperioden Grunnlag Beslutningsgrunnlaget fra BP2 - Beslutte utarbeidelse av ny eller endret standard eller fellestjeneste Dokumentasjon fra evaluering av pilot Leveranse Revidert beslutningsgrunnlag med oppdatert analyse av konsekvenser, risiko, kost/nytte og finansieringsplan og andre rammebetingelser for innføring Roller og ansvar Hovedansvar: E-helse Utførende: E-helse Konsulteres: Norsk Helsenett, SamUT, relevante virksomheter i helse- og omsorgstjenesten BP4 Beslutte innføring av anbefalt standard eller fellestjeneste BP4 Beslutte innføring av anbefalt standard eller fellestjeneste Produktstyret blir bedt om å vurdere foreliggende grunnlag og ta stilling til om man skal starte innføring. Direktoratet for e-helse tar beslutning basert på innstilling fra produktstyret. Grunnlag Revidert beslutningsgrunnlag med oppdatert analyse av konsekvenser, kost/nytte og finansieringsplan og andre rammebetingelser for innføring Leveranse Forankret beslutning om at anbefalt standard eller fellestjeneste skal innføres Roller og ansvar Hovedansvar: E-helse Utførende: Konsulteres: Produktstyret 34

35 4.7 Planlegge innføring Det foreligger nå en anbefalt standard eller ny/endret fellestjeneste som er besluttet innført. Innføring vil kreve ressursbruk og koordinert innsats hos virksomheter i helse- og omsorgstjenesten og systemleverandører. Det må etableres en felles nasjonal plan for innføring. Planen må bl.a. inneholde hvilke virksomheter som berøres og hvem som samhandler i geografiske områder, tidsplan for innføring og håndtering av overgangsperiode med flere versjoner av en meldingsstandard. Planen må balansere mellom hva som skal ivaretas og koordineres nasjonalt og hva som må gjøres regionalt eller lokalt. Den nasjonale planen må være godt forankret i virksomhetene i helse- og omsorgstjenesten. Fasen har følgende hovedaktiviteter: 1. Utarbeide nasjonal plan for innføring BP5 Beslutte nasjonal plan for innføring 1. Planlegge innføring: Utarbeide nasjonal plan for innføring Utarbeide nasjonal plan for innføring Innføring av nye eller endrede standarder og fellestjenester i samhandlingen krever koordinering. Det utarbeides en nasjonal plan for innføring av anbefalt standard eller fellestjenester ute i virksomhetene. Ved innføring av en ny versjon av en standard eller dersom en standard skal erstattes av en ny standard, vil det være behov for en overgangsperiode hvor både gammel og ny versjon tillates brukt. Grunnlag Beslutningsgrunnlag fra BP 4 - Beslutte innføring av anbefalt standard eller fellestjeneste Oppdaterte prinsipper for hvordan en eventuell overgang mellom ulike versjoner av en standard skal håndteres Retningslinjer, veiledere og støttedokument Anbefalte tiltak i forhold til innføring Leveranse Nasjonal plan for innføring som inneholder bl.a. o av mål for innføringen o Overordnet ansvar og styring o av hvem som har det koordinerende ansvaret, både nasjonalt, regionalt og lokalt, og ansvarsfordeling mellom de tre nivåene o s- og tidsplan o Kommunikasjonsplan o av versjonshåndtering i en overgangsfase med ulike versjoner av standard inkl. forslag til tidspunkt for utfasing av tidligere versjoner, og evt. forskriftsendring ved behov Oppdatert finansieringsplan Roller og ansvar Hovedansvar: E-helse Utførende: Norsk Helsenett Konsulteres: SamUT, KomUT, relevante virksomheter i helse- og omsorgstjenesten, systemleverandører 35

36 BP5 Beslutte nasjonal plan for innføring BP5 Beslutte nasjonal plan for innføring Produktstyret blir bedt om å vurdere forslag til nasjonal plan for innføring, og stille seg bak denne. Direktoratet for e-helse tar beslutning basert på innstilling fra produktstyret. Grunnlag Nasjonal plan for innføring Oppdatert finansieringsplan Leveranse Nasjonal plan for innføring som er forankret i virksomhetene i helse- og omsorgstjenesten Roller og ansvar Hovedansvar: E-helse Utførende: Konsulteres: Produktstyret 36

37 4.8 Innføre Innføring av en standard eller fellestjeneste krever koordinering og styring. Aktuelle meldingsstandarder må tas i bruk samordnet i virksomhetene pga. mange-til-mange kommunikasjon. Fasen «Innføre» inkluderer også utfasing av standard. Dette vil være tilfelle når standard som skal innføres erstatter en standard som er i bruk. Utfasing av en standard vil kunne skje både når ny versjon eller ny standard innføres, eller når en av to likestilte versjoner av en standard i forskrift om IKT-standarder i helse- og omsorgstjenesten fases ut. Fasen har følgende hovedaktiviteter: 1. Koordinere innføring 2. Bestille fra systemleverandør 3. Utvikle løsning hos systemleverandør 4. Gjennomføre test av samsvar med standard 5. Ta anbefalt standard eller fellestjeneste i bruk 1. Innføre: Koordinere innføring Koordinere innføring Sørge for at involverte aktører følger nasjonal plan og utfører aktiviteter de skal i henhold til avtalt plan. Følge kommunikasjonsplan, og rapportere løpende på status og avvik til styringsnivå. Nasjonal koordinering krever tett samarbeid med koordinerende ansvarlige på regionalt og lokalt nivå. Grunnlag Nasjonal plan for innføring Leveranse Innført anbefalt standard eller fellestjeneste i henhold til nasjonal plan Sluttrapport som oppsummerer måloppnåelse i forhold til plan og gir anbefaling i forhold til videre oppfølging Roller og ansvar Hovedansvar: E-helse Utførende: Norsk Helsenett Konsulteres: KomUT, relevante virksomheter i helse- og omsorgstjenesten, systemleverandører 2. Innføre: Bestille fra systemleverandør Bestille fra systemleverandør Når en virksomhet har besluttet å innføre en ny eller endret versjon av en standard eller fellestjeneste, må de bestille utvikling fra sin systemleverandør. Alternativt kan bestilling hos hver enkelt systemleverandør koordineres slik at det leveres felles bestilling på vegne av flere kunder. Grunnlag Anbefalt standard eller fellestjeneste Retningslinjer, veileder og støttedokument knyttet til standarden Nasjonal plan for innføring (tidsplaner/frister) Avklart prioritet i forhold til andre nasjonale bestillinger Leveranse Systemleverandør har mottatt bestilling på implementering av anbefalt standard eller fellestjeneste Roller og ansvar Hovedansvar: Virksomheter i helse- og omsorgstjenesten Utførende: Virksomheter i helse- og omsorgstjenesten 37

38 Konsulteres: E-helse, Norsk Helsenett 3. Innføre: Utvikle løsning hos systemleverandør Utvikle løsning hos systemleverandør Systemleverandører gjennomfører utvikling i sine respektive systemer basert på mottatte kravspesifikasjoner og veiledninger. Grunnlag Bestilling av systemendring mottatt fra kunde (eller på vegne av flere kunder) Nasjonal plan for innføring (tidsplaner/frister) For meldingsstandarder: Anbefalt standard (teknisk og funksjonell kravspesifikasjon) Retningslinjer, veileder og støttedokument knyttet til standarden Eksempelmeldinger Oppdaterte visningsfiler for meldinger Tilgang til tjenester for validering og samsvarstest av meldinger For fellestjenester: Tilgang til fellestjeneste i testmiljø og i produksjonsmiljø Implementeringsguide/kravspesifikasjon for eksterne system Leveranse Melding kan sendes på standardisert format fra avsendersystem til mottakersystem (dette må først bekreftes gjennom godkjent samsvarstest) Ny funksjonalitet kan gjøres tilgjengelig for kunder/virksomheter i helse- og omsorgstjenesten dersom leveransen godkjennes i test Roller og ansvar Hovedansvar: Systemleverandører Utførende: Systemleverandører Konsulteres: E-helse, Norsk Helsenett, virksomheter i helse- og omsorgstjenesten 4. Innføre: Gjennomføre test av samsvar med standard Gjennomføre test av samsvar med standard Samsvarstest utføres for å avdekke om systemløsningene oppfyller kravene i fastsatt standard. Testen skal bidra til enhetlig og korrekt implementering av standarder og dermed gi større trygghet for at meldingsutvekslingen fungerer som forventet. en utføres av systemleverandørene i deres utviklings- eller testmiljø, der de samhandler med en sentral testog valideringstjeneste og en testkonsulent hos Norsk Helsenett. Informasjon om godkjente systemer/samsvarstester publiseres på internett, slik at virksomheter i helse- og omsorgstjenesten og andre interessenter kan holde seg orientert om dette. Grunnlag Meldingsvalidator og tjenesten Samsvarstest må være oppdatert med ny/endret standard. Oppdatering gjøres på grunnlag av: o Informasjonsmodell og XML meldingsbeskrivelse o Funksjonelle krav til systemene o Xml-schema o Visningsfiler o Eksempelmeldinger som er representative for bruksprofilene o Akseptansekriterier for godkjenning Systemleverandør ønsker å gjennomføre test av sin systemløsning. Leverandørenes kunder bør etterspørre godkjent test før de tar ny meldingsfunksjonalitet i bruk. Leveranse Systemleverandør får tilgang til detaljert informasjon om eget testresultat Informasjon om godkjent løsning hos systemleverandør publiseres på internett Roller og ansvar Hovedansvar: Virksomheter i helse- og omsorgstjenesten Utførende: Norsk Helsenett, systemleverandører Konsulteres: E-helse 38

39 5. Innføre: Ta anbefalt standard eller fellestjeneste i bruk Ta anbefalt standard eller fellestjeneste i bruk Virksomhetene må selv sikre at anbefalt standard eller fellestjeneste tas i bruk i egen virksomhet. Nasjonal plan for innføring inneholder aktivitets- og tidsplan, samt ansvarsfordelingen nasjonalt, regionalt og lokalt. På regionalt og lokalt nivå må det utarbeides detaljerte planer for innføring. Denne må bl.a. inneholde plan for Innføring og eventuelt avvikling av tidligere versjoner av meldinger for egen virksomhet Opplæring av ansatte Test av ny/endret melding eller fellestjeneste i forløp med aktuelle samhandlingsparter Grunnlag Nasjonal plan for innføring Leveranse Virksomheten benytter anbefalt standard eller fellestjeneste i sin kommunikasjon med andre aktører Brukere har fått opplæring og vet hvordan de skal bruke meldingen/funksjonaliteten i systemet Roller og ansvar Hovedansvar: Virksomheter i helse- og omsorgstjenesten Utførende: Virksomheter i helse- og omsorgstjenesten Konsulteres: E-helse, Norsk Helsenett, systemleverandører 39

40 4.9 Vedlikeholde Feilretting og mindre endringer gjøres løpende og implementering gjøres i samarbeid med aktørene. Større endringer overføres til identifiserte behov i begynnelsen av prosessen. Fasen har følgende hovedaktiviteter: 1. Gi støtte og veiledning i bruk av, og håndtere feil og mangler i standarder 2. Avdekke avvik fra standard i bruk i virksomhet 3. Følge opp og veilede aktører som har avvik fra standard i sin meldingsutveksling 4. Korrigere feil i systemene 5. Repetere samsvarstest av systemer som tidligere er godkjent 6. Innstille standard som obligatorisk 7. Vedlikeholde fellestjenester 1. Vedlikeholde: Gi støtte og veiledning i bruk av, og håndtere feil og mangler i standarder Gi støtte og veiledning i bruk av, og håndtere feil og mangler i standarder Gi støtte og veiledning i korrekt implementering og bruk av standarder. Motta henvendelser om feil og mangler i standard. Mer omfattende feil/mangler krever utredning og overføres til identifiserte behov i begynnelsen av prosessen Grunnlag Henvendelse fra virksomheter i helse- og omsorgstjenesten og systemleverandører Leveranse Besvart henvendelse i form av forklaring og veiledning i korrekt implementering og bruk Roller og ansvar Enkle feil/mangler på standard korrigeres og publiseres i teknisk arkiv for standarder Mer omfattende feil/mangler samles under identifiserte behov Hovedansvar: E-helse Utførende: E-helse Konsulteres: Kontaktpunkt i E-helse er [email protected] 2. Vedlikeholde: Avdekke avvik fra standard i bruk i virksomhet Avdekke avvik fra standard i bruk i virksomhet Avvik fra standard kan føre til feilsituasjoner i meldingsutvekslingen, eller til feil eller mangelfull informasjon i meldingene. Det vil ofte være brukere eller systemleverandører hos en samhandlingspart som oppdager slike feil ved mottak av meldinger. Feilsøking og avklaring av årsak til feil forutsetter ofte samarbeid mellom mottaker og avsender og deres systemleverandører. Nasjonal forvaltning skal bistå aktørene dersom de trenger hjelp for å fastslå om noen av systemene har avvik fra standard. Bistand gis ved å tilby valideringstjenester og/eller hjelp fra eksperter på standardene. Grunnlag Observasjon av feil eller mangel ved meldingsutveksling lokalt Leveranse Analyse av feilsituasjonen har bekreftet at det foreligger avvik fra standard o Avvik korrigeres lokalt hvis mulig o Systemleverandør er informert om avvik i sitt system Roller og ansvar Hovedansvar: Virksomheter i helse- og omsorgstjenesten Utførende: Virksomheter i helse- og omsorgstjenesten 40

41 Konsulteres: E-helse, Norsk Helsenett, systemleverandører 3. Vedlikeholde: Følge opp og veilede aktører som har avvik fra standard i sin meldingsutveksling Følge opp og veilede aktører som har avvik fra standard i sin meldingsutveksling Yte bistand til virksomheter og systemleverandører som har avvik fra standard i sin meldingsutveksling. Det kan være avvik som er avdekket og registrert gjennom sentrale overvåkings-/valideringstjenester, eller det kan være feilsituasjoner der aktørene har behov for bistand til å avklare om noen av systemene avviker fra standard. Meldingsvalidator vil bli et sentralt hjelpemiddel i denne aktiviteten. Den vil også gi aktørene mulighet til å sende meldinger inn til validering. Med dagens standard er det ikke mulig å identifisere meldingsversjon i sentral overvåking. Grunnlag Registrerte avvik i sentral tjeneste for meldingsvalidering (Meldingsvalidator) Henvendelse fra berørte aktører vedrørende mulige avvik fra standard Leveranse Bistand til virksomhet for å avdekke avvik fra standard Bekreftet avvik fra standard er rapportert til systemleverandør Veiledning til systemleverandør for korrekt implementering Rapportert avvik til E-helse Roller og ansvar Hovedansvar: Norsk Helsenett Utførende: Norsk Helsenett Konsulteres: E-helse, virksomheter i helse- og omsorgstjenesten, systemleverandører 4. Vedlikeholde: Korrigere feil i systemene Korrigere feil i systemene Avvik fra standard er å anse som en feil/mangel i systemet og retting bør inngå som en del av vedlikeholdsavtalen. Det er en potensiell risiko for at retting kan gi uheldige konsekvenser i kommunikasjonen med noen av de andre systemene, særlig dersom noen har gjort tilpasninger for å kompensere for mangler hos en samhandlingspart. Arbeidet som nå gjøres i FIA Samhandling med koordinert innføring av presiserte krav til adressering, applikasjonskvittering og ebxml-rammeverk, vil forhåpentligvis bidra sterkt til å redusere denne risikoen i fremtiden. Grunnlag Avvik fra standard er bekreftet og rapportert til systemleverandør Leveranse Rapportert avvik er korrigert i ny systemversjon Ny systemversjon er testet og ved behov godkjent for samsvar med standard Ny systemversjon er tilgjengelig for brukerne Roller og ansvar Hovedansvar: Virksomheter i helse- og omsorgstjenesten Utførende: Systemleverandører Konsulteres: E-helse, Norsk Helsenett 5. Vedlikeholde: Repetere samsvarstest av systemer som tidligere er godkjent Repetere samsvarstest av systemer som tidligere er godkjent Systemer, standarder og tester kan endres over tid. For å opprettholde godkjenning bør samsvarstest repeteres når det er foretatt vesentlige endringer i en eller flere av disse faktorene etter at systemet ble godkjent. Grunnlag Systemet er tidligere godkjent for samsvar med standard (samsvarstest) Det foreligger vesentlig endring i standard og/eller vesentlige endringer i tester Det er utført vesentlige endringer i systemet som kan påvirke meldingsutvekslingen Leveranse Ny godkjenning publiseres på internett (gitt at testresultatet godkjennes) Roller og ansvar Hovedansvar: Norsk Helsenett 41

42 Utførende: Norsk Helsenett, systemleverandører Konsulteres: E-helse 6. Vedlikeholde: Innstille standard som obligatorisk Innstille standard som obligatorisk Forskrift om IKT-standarder i helse- og omsorgstjenesten kan endres over tid, f.eks. ved at nye standarder kommer til eller ved at eksisterende standarder gjøres obligatoriske for nye grupper av virksomheter. HOD behandler forslag fra E-helse, foretar eventuelt forskriftshøring og vurderer deretter forskriftsendring. Grunnlag Utredning om obligatorisk standard utarbeidet av E-helse oversendt HOD Høringssvar på forskriftsendring Leveranse Revidert forskrift om IKT-standarder i helse- og omsorgstjenesten Roller og ansvar Oppdatert Referansekatalogen for e-helse Hovedansvar: Helse- og omsorgsdepartementet Utførende: E-helse i samarbeid med Helse- og omsorgsdepartementet Konsulteres: 7. Vedlikeholde fellestjenester Vedlikeholde fellestjenester Under denne aktiviteten ligger den kontinuerlige driften, vedlikeholdet og videreutviklingen av fellestjenester for elektronisk samhandling. Brukere av tjenestene skal få støtte og veiledning. Feil, mangler og behov for mindre endringer skal håndteres. Tjenestene skal overvåkes og vedlikeholdes teknisk slik at de tilfredsstiller gjeldende krav til sikkerhet, kapasitet, pålitelighet, tilgjengelighet osv. Behov for større endringer må meldes til "Identifiserte behov" i begynnelsen av forvaltningsprosessen slik at de kan utredes. Det er viktig at endringer som vil kreve utprøving og/eller innføring kommer inn i prosess der produktstyret involveres i beslutningene. Grunnlag Henvendelser fra brukere av tjenestene Hendelser som identifiseres gjennom overvåking og drift Identifiserte feil/mangler Nye funksjonelle eller tekniske behov/krav Leveranse Veiledning og bistand til brukerne av tjenestene Korrigering av feilsituasjoner i drift Funksjonelle forbedringer og korrigeringer Roller og ansvar Nødvendig teknisk vedlikehold og oppgradering Informasjon om endringer i tjenestene til alle relevante aktører Melde behov som bør utredes til "Identifiserte behov" i forvaltningsprosessen Hovedansvar: E-helse, Norsk Helsenett Utførende: E-helse, Norsk Helsenett Konsulteres: For kontaktpunkter, se kap (kolonne «Drift/vedlikehold») 42

43 5 Kontaktpunkter og informasjonskanaler Direktoratet for e-helse og Norsk Helsenett har komplementære oppgaver og ansvar innen forvaltning, med ulike kontaktpunkt og informasjonskanaler. 5.1 Kontaktpunkter Virksomheter i helse- og omsorgstjenesten, systemleverandører og andre har i ulike situasjoner behov for å kontakte Norsk Helsenett eller Direktoratet for e-helse. Det er et ønske fra sektoren at antall kontaktpunkter inn til Direktoratet for e-helse reduseres til ett. Dette må utredes nærmere, da dette vil kreve investering i nye verktøy og kan få organisatoriske konsekvenser. Tabellen under inneholder informasjon om hvilke kontaktpunkter som skal benyttes for ulike type henvendelser. Kontaktpunktene er nærmere beskrevet i tabellene i kapittel og Oversikt kontaktpunkt Fellestjeneste eller standard Nye behov Drift/vedlikehold Adresseregisteret Kanal blir beskrevet som en del [email protected] av implementeringen EDI-postkassen [email protected] [email protected] Meldingsvalidator Nasjonal database for kodeverk og begrepsdefinisjoner (Volven) Kanal blir beskrevet som en del av implementeringen [email protected] [email protected] [email protected] Teknisk arkiv for standarder (Sarepta) [email protected] [email protected] Standarder [email protected] [email protected] Referansekatalogen og forskrift for IKTstandarder i helse- og omsorgstjenesten [email protected] [email protected] kontaktpunkter Norsk Helsenett Kontaktpunkt [email protected] eller telefon NHN kundesenter er 24/7 førstelinje-support hvor man melder feil, endringsønsker og andre henvendelser som gjelder helsenettet og systemene NHN drifter for helsesektoren. [email protected] Norsk Helsenett testsenter tilbyr test og godkjenning av meldinger. Test- og godkjenningsordning skal hjelpe systemleverandører med enhetlig bruk og korrekt implementering av standarder for elektronisk samhandling hjemlet i Forskrift om IKT-standarder i helse- og omsorgstjenesten. Systemleverandør tar kontakt pr. epost for å avtale gjennomføring av test av sitt system kontaktpunkter Direktorat for e-helse Kontaktpunkt 43

44 Spørsmål om implementering og bruk av nasjonale meldingsstandarder for e-helse, og feil og mangler i e-helsestandarder. Eksempler på henvendelser: Fra leverandører: Hjelp til å tolke en standard, hva er korrekt bruk. Feil i dokumentasjon av en standard Fra leverandører eller virksomheter: Hjelp til å sjekke om en mottatt xmlmelding er i henhold til standard. Utfordringer som gjør at man ønsker nasjonale føringer på bruk av en standard. Feil eller nye ønsker i forhold til visningsfiler. Spørsmål i forhold til små administrative kodeverk, feil, nye ønsker etc. Fra virksomheter: Innspill/ønsker om nye tjenestekoder Sekretariatet for Referansekatalogen for e-helse har ansvar for forvaltning og drift av Referansekatalogen. Sekretariatet behandler spørsmål vedrørende referansekatalogen og forskrift om IKT-standarder i helse- og omsorgstjenesten, samt andre spørsmål som ikke faller naturlig under meldingshjelp eller kodehjelp. Sekretariatet for Referansekatalogen kan også kontaktes vedrørende spørsmål om søknader om unntak fra forskriften. Forskrift om IKT-standarder i helse- og omsorgstjenesten 8 gir Direktoratet for e-helse mulighet til å innvilge tidsbegrensede unntak fra kravene i forskriften. Søknad om unntak sendes Direktoratet for e-helses postmottak. Søknaden merkes "Søknad om unntak - IKT-standarder". Det er Sekretariatet for Referansekatalogen som behandler søknad om unntak fra forskriften. Spørsmål angående koding med helsefaglige kodeverk Spørsmål om bruk av Norsk laboratoriekodeverk 5.2 Informasjonskanaler Virksomheter i helse- og omsorgstjenesten, systemleverandører og andre har behov for å få informasjon fra Norsk Helsenett og Direktoratet for e-helse om tjenester som tilbys. Tabellene (5.2.1 og 5.2.2) gir en oversikt over hvilke kanaler som benyttes for å formidle informasjon fra Norsk Helsenett eller Direktoratet for e-helse om deres respektive tjenester Norsk Helsenett Informasjonskanal nhn.no Varslingstjeneste Norsk Helsenett informerer om blant annet følgende tema: Driftsmeldinger for nasjonale tjenester som driftes av Norsk Helsenett. Testsenteret og tjenester for test av elektroniske meldinger Godkjente samsvarstester. Dvs. hvilke system som er testet og godkjent for samsvar med standarder. KomUT-prosjektet og SamUT: mandat, underlag, presentasjoner, rapporter, møtereferat, kontaktinformasjon etc Informasjon om planlagte endringer i driftsmiljø og eventuell nedetid eller risiko for ustabilitet, distribueres pr. mail til etablerte kontaktlister. Det utvikles nå en ny nasjonal varslingstjeneste med mulighet for å abonnere på ulike varsel Direktorat for e-helse Informasjonskanal ehelse.no Direktoratet for e-helse informerer om blant annet følgende tema: Helsefaglige kodeverk: Informasjon om de enkelte helsefaglige kodeverk og bruken av disse bl.a. diagnosekodeverk, prosedyrekodeverk, Norsk laboratoriekodeverket, Radiologikodeverket. Forvaltning av innholdet i de store helsefaglige kodeverk gjøres i egne prosesser. Kodeverk og terminologi: Kodeverk og terminologi sikrer entydig bruk av 44

45 volven.no FinnKode sarepta.ehelse.no begreper, relasjoner mellom begreper og koder for bruk i IKT-systemer. I e- helsestandarder benyttes kodeverk (tekniske, administrative og helsefaglige). Eieren av kodeverket beslutter innholdet. Eier av standarden har ikke rettigheter til å endre det aktuelle kodeverket som besluttes brukt i standarden, men kan varsle eier om behov for endringer. Kodeverk kan også utvikles spesifikt for en standard. Tekniske standarder og kodeverk brukes også i fellestjenester f.eks. Adresseregisteret. Referansekatalogen for e-helse: Oversikt over e-helsestandarder og andre kravdokumenter som er obligatoriske med hjemmel i forskrift eller anbefalt av offentlig myndighet. For kravdokument som omhandler elektroniske meldinger, vil det både være angitt målgruppe for sending av meldingen og målgruppe for mottak av meldingen. Oppdatering av nettbasert versjon av referansekatalogen og oversikt over endringer gjøres fortløpende. Oppdatering av pdf-versjon av referansekatalogen gjøres en gang pr. år. Det er den enkelte virksomhet i helse- og omsorgstjenesten som skal forsikre seg om at de IKT-systemer som benyttes, oppfyller relevante krav. Oversikt over virksomheter som har fått bevilget unntak fra obligatoriske krav publiseres. E-helsestandardisering: Inneholder informasjon om prosess for utvikling og forvaltning av standarder Elektronisk samhandling: Inneholder bl.a. informasjon og beskrivelse av sentrale elementer innen samhandling som bl.a. tjenestebasert adressering, ebxml, hodemelding, meldingsstandarder, applikasjonskvittering, Adresseregisteret (inkl. lenke nhn.no) Elektronisk pasientjournal EPJ: informasjon og beskrivelse av hva en elektronisk pasientjournal inkl. standarder og krav til informasjonsinnhold og strukturert føring av journal. Ofte stilte spørsmål og svar: en tjeneste der svar på spørsmål som antas å være av allmenn interesse blir publisert. Eksempler er spørsmål om IKT forskriften, referansekatalogen og standarder Nasjonal styringsmodell: informasjon om nasjonal styringsmodell for e-helse Nasjonale fora: mandat, sammensetting, møteplan, saksunderlag og referat for de nasjonale utvalgene i styringsmodellen Nasjonale prosjekter: informasjon om de enkelte prosjektene i den nasjonale e-helseporteføljen Nasjonal database som gir oversikt over og tilgang til helsetjenestens felles metadatagrunnlag, herunder kodeverk, klassifikasjoner, termer, begrepsdefinisjoner, datadefinisjoner osv. Teknisk/administrative kodeverk som benyttes i helse- og omsorgssektoren er publisert på volven.no. Hver enkelt av de helsefaglige kodeverkene har også en ID (i likhet med andre kodeverk som standarder refererer til) som publiseres på volven.no. volven.no brukes først og fremst av IKT-leverandører (tilretteleggere av kodeverk). FinnKode er søkeverktøy for de helsefaglige kodeverkene ICD-10, NCMP, NCSP, NCRP. BUP, ICPC-2, ICF-CY, inkl. synonymordlister/søkeforslagslister for lettere søk. Sarepta er et teknisk arkiv for standarder. Arkivet gir en oversikt over gjeldende og oppdatert dokumentasjon knyttet til nasjonale e-helsestandarder. Dette omfatter xml-schema, eksempelfiler, visningsfiler, testbeskrivelser, veiledere og retningslinjer. Det er mulig å abonnere på oppdatering av en enkelt standard eller alle standarder. 45

46 6 Anbefaling videre arbeid Arbeidet med utarbeidelse av den nasjonale forvaltningsmodellen bør fortsette, samtidig som implementeringen av utvalgte deler av beskrevet modell starter. 6.1 Fortsette arbeidet med en versjon 1.1 av modellen Denne rapporten inneholder første versjon, versjon 1.0, av en nasjonal forvaltningsmodell for e-helsetjenester og fellestjenester for elektronisk samhandling. Selve modellen må inn i et forvaltningsregime, slik at den blir fortløpende oppdatert når det gjøres endringer i forvaltningen. Direktoratet for e-helse foreslås som eier av modellen med ansvar for å gjøre oppdateringer når det er behov. I tillegg anbefales det at det raskt utarbeides en versjon 1.1 av rapporten, som dekker noen sentrale områder som ikke er inkludert i versjon 1.0. Dette gjelder følgende områder: Rapporten omtaler kun virksomhetene generelt, som «virksomheter i helse- og omsorgstjenesten». Dette omfatter spesialisthelsetjenesten, kommunale helse- og omsorgstjenester og private virksomheter. Det er stor forskjell på disse tre virksomhetsområdene hva gjelder IKT-støtte, organisering, lokal forvaltning, anskaffelsesprosesser for systemløsninger for elektronisk samhandling og mulighet for oppfølging av feilsituasjoner. For å sikre god koordinering, spesielt ved innføring og leverandørbestillinger, må strukturene i virksomhetsområdene beskrives nærmere. Det må utarbeides forslag til hvordan koordinering innad i virksomhetsområdene og inn mot nasjonal forvaltning kan effektiviseres. KomUT nettverket er eksempel på et etablert kompetansenettverk som bidrar til at kommunene benytter bredden av tilgjengelige elektronisk meldinger innen de områdene som dekkes av EPJ-systemene. KomUT nettverket foreslås videreført. Andre eksisterende fora og nettverk innen de andre virksomhetsområdene, bør kartlegges for å se hvordan disse kan kobles inn mot den nasjonale forvaltningen og det sentrale koordineringsorganet (SamUT). Ved behov må det vurderes å etablere nye nettverk. Nasjonal IKTs rolle i forhold til koordinering mellom de regionale helseforetakene bør også vurderes. Det må utarbeides modeller for bestilling til systemleverandørene. Dette kan f.eks. være støtte til bestilling, eller bistand til utforming av avtaler ved bestilling. Behovene vil være forskjellig innen de ulike virksomhetsområder. Det anbefales å involvere systemleverandørene i arbeidet med å utforme dette. Direktoratet for e-helse planlegger å etablere en nasjonal arena for samhandling med leverandører med formål å: bidra til bedre styring av og gjennomføringsevne for prosjekter i den nasjonale e-helseporteføljen, som har avhengigheter inn mot systemleverandører bidra med koordinering overfor systemleverandører for å sikre innføring og bruk av nasjonale løsninger, standarder, kodeverk og terminologi. Innhold og konkrete planer for den nasjonale arenaen er i ferd med å utarbeides. Det bør vurderes i hvor stor grad dette tiltaket kan løse behovene ved innføring av e-helsestandarder og fellestjenester for elektronisk samhandling. Det bør også vurderes om etablerte modeller i EPJ-løftet kan gjenbrukes. 46

47 Det forventes at mange av de faste forvaltningsoppgavene på nasjonalt nivå, som er beskrevet i modellen, kan løses innenfor gjeldende finansielle rammer og med eksisterende ressurser, men dette er ikke vurdert. Det kan være enkelte områder som vil kreve ytterligere finansiering, og dette må avklares og beskrives i versjon 1.1. Eksempler på faste forvaltningsoppgaver er å gi støtte og veiledning, håndtere feil og mangler i standarder og fellestjenester samt drift og vedlikehold av fellestjenester. Faste forvaltningsoppgaver inkluderer ikke oppgaver knyttet til f.eks. utredning, utvikling, pilotering, innføring etc. Dette er oppgaver som typisk gjennomføres i prosjekt, og med bred involvering fra helse- og omsorgstjenesten og deres systemleverandører. Det må også utarbeides finansieringsmodell for prosjektgjennomføring av utarbeidelse av ny eller endret standard eller fellestjeneste, pilotering og innføring. Dette må sees i sammenheng med øvrig utredning om finansieringsmodeller på nasjonalt nivå. 6.2 Implementering av modellen Etter at forvaltningsmodellen er godkjent og forankret, bør det utarbeides en plan for innføring av modellen. For å sikre en rask implementering av de områdene i versjon 1.0, som ikke er berørt av utvidelsene i versjon 1.1 (eks. etablering av produktstyret), foreslås det at planleggingen starter så snart versjon 1.0 er godkjent. Både Direktoratet for e-helse og Norsk Helsenett har forvaltningsoppgaver på nasjonalt nivå. Oppgavefordelingen er beskrevet på et overordnet nivå i ansvarsmatrisen i forvaltningsprosessen. Det må være mest mulig transparent for virksomhetene hvem som gjør hva. For å oppnå dette, må det sikres god samhandling mellom E-helse og Norsk Helsenett. ene må detaljeres og grensesnittene må tydeliggjøres. Det må raskt avklares og kommuniseres hvilke kontaktpunkt som skal benyttes for å melde nye behov vedrørende Adresseregisteret og Meldingsvalidator til Direktoratet for e-helse. Ved nye behov skal forvaltningsprosessen følges fra begynnelsen, dvs. de nye behovene skal utredes før utvikling og innføring. Mindre endringer i disse tjenestene er tenkt gjennomført som en del av vedlikeholdet. Dette inkluderer de faste vedlikeholdsleveransene i Adresseregisteret, som omfatter feilrettinger og noen mindre endringer. Prosessene må gjennomgås for å sikre at vedlikeholdsendringene er tilstrekkelig forankret i sektoren, og at varsel om endringer inneholder adekvat informasjon. Det foreslås at forankringen skjer i SamUT. Varslingstjenester generelt, med bl.a. varslingsinnhold og varslingslister, må detaljeres. Det foreslås at dette gjøres som en del av implementeringen. Det samme gjelder i forhold til hvordan relevant informasjon skal deles med både virksomheter og nettverk innen virksomheter, systemleverandører og koordineringsorgan på en god måte. Dette inkl. både publisering av informasjon og bruk av abonnementsordninger for å sikre at relevant informasjon når fram til aktørene. Implementeringen av forvaltningsmodellen har avhengigheter til andre planlagte leveranser fra FIA Samhandling. Meldingsvalidator som utvikles skal inneholde tjenester for validering og generering av meldingsstatistikk, og for samsvarstest. Forvaltning av disse tjenestene må implementeres etter hvert som FIA-prosjektets systemleveranser er klare for overføring til forvaltning. 6.3 Andre anbefalinger Direktoratet for e-helse har i dag flere ulike henvendelsespunkter. Det er et ønske fra sektoren at antall kontaktpunkter reduseres til ett. Muligheten for å få til dette bør utredes nærmere. Dette vil kreve investering i nye verktøy og kan få organisatoriske konsekvenser. Det foreslås at KomUT nettverkets oppgave med å bidra i forvaltningen og videreutviklingen av den elektroniske meldingsutvekslingen blir en del av en permanent forvaltning, i stedet for en prosjektorganisering med en begrenset tidsperiode, se kapittel Det bør utredes hvordan en slik ordning kan finansieres. Arbeidet med å utarbeide målbilde og veikart bør begynne raskt. Det er spesielt viktig å få på plass et veikart for innføring og utfasing av eksisterende standarder, der det er to ulike versjoner av samme standard i bruk. Det bør være et mål å få alle virksomheter i helse- og omsorgstjenesten over på den samme versjon av den enkelte standard, og at det kun er en versjon av den enkelte standard i forskrift om IKT-standarder i helse- og omsorgstjenesten. 47

48 FIA Samhandling vurderer tiltak som kan gjøre informasjon om systemer og meldingsversjoner som benyttes i samhandlingen tilgjengelig for forvaltningen. Dette er viktig for å ivareta en nasjonal oppfølging av den elektroniske meldingsutvekslingen, og anbefales gjennomført. Det forventes at FIA-prosjektets presiseringer og koordinerte innføring av krav til adressering, applikasjonskvittering og ebxml-rammeverk fører til en mer enhetlig forståelse og implementering av disse standardene. Dette bør redusere risikoen for uforutsette feilsituasjoner etter korrigering av avvik fra standard, som i dag er et hinder for korrigering. Det anbefales at man etter innføring av presiseringene kartlegger hvorvidt tiltakene i FIA eliminerer behovet for systemtilpasninger rettet mot spesifikke samhandlingsparter. Hvis ikke bør man se på andre tiltak som kan bidra til å redusere risikoen i forbindelse med korrigering i systemene. I forhold til dokumentet «Krav til meldingsutveksling» som ble utarbeidet i 2011, og som forvaltes av Normen, bør det vurderes om dette kan danne grunnlaget for utarbeidelse av en standard som på sikt kan bli obligatorisk. På sikt bør den nasjonale forvaltningsmodellens omfang utvides til å inkludere meldingsstandarder og andre samhandlingsstandarder som benyttes til register- og rapporteringsformål (mange-til-en kommunikasjon), eksempelvis e-resept, NAV, HELFO og Norsk pasientregister. Dette er også beskrevet i målbildet som utarbeides i FIA Samhandling. I tillegg kan en fremtidig nasjonal forvaltningsmodell omfatte standarder for informasjonsinnhold uavhengig av hvordan det formidles. 48

49 7 Vedlegg 7.1 Ordforklaringer Adresseregisteret Applikasjonskvittering ebxml Rammeverk E-helsestandard Forvaltning Hodemelding Meldingsvalidator Meldingsstandard Standard Samsvarstest Tjenestebasert adressering Felles nasjonalt register med opplysninger som skal benyttes ved kommunikasjon mellom kommunikasjonsparter. Merk: Adresseregisteret driftes av Norsk helsenett og forvaltes av Direktoratet for e-helse Forretningsdokument som er en kvitteringsmelding som angir om en spesifikk instans av en fagmelding er mottatt og kan behandles av det mottakende fagsystemet, eller i motsatt fall angir hva som har gått feil i forbindelse med mottaket. Merk: Applikasjonkvitteringen skal være automatisk generert, og den skal alltid inneholde referanse til fagmeldingen eller forsendelsen den tilhører. Standarden er en profil av den internasjonale standarden ebxml Message Service Specification v2.0. Rammeverket definerer blant annet et xml-format for en konvolutt som kan benyttes til å pakke inn elektroniske meldinger samt prosesser for kvittering, pålitelighet i meldingsoverføringen og sikkerhet. ebxml-konvolutten skal benyttes for å utveksle informasjon mellom virksomheter i helse- og omsorgstjenesten. Standard som gir regler for elektronisk behandling av opplysninger relatert til helsehjelp eller administrasjon av helsehjelp. Merk: Med "elektronisk behandling" menes her enhver behandling av opplysninger hvor det benyttes elektroniske hjelpemidler, herunder registrering, retting, sletting, lagring, styring av tilgang, sikring av konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet, meldingsutveksling og andre former for elektronisk samhandling. Denne listen av former for elektronisk behandling er ikke uttømmende. Eksempler: Meldingsstandard, standard for innhold i EPJ, standard for sikker kommunikasjon av helseopplysninger. Forvaltning omfatter utredning, utvikling, endring, pilotering, innføring og vedlikehold av standarder og fellestjenester. Informasjonsstruktur som inneholder administrativ informasjon om pasient, avsender og mottaker og en fagdel. Merk: Fagdelen er vanligvis representert i form av en egen XML-struktur beskrevet i egen meldingsstandard. Modul for meldingsvalidering er i stand til å kontrollere at meldinger som sendes over helsenettet er i henhold til et gitt regelsett. Regelsettet oppdateres i tråd med de til en hver tid gjeldende standarder. Standard som beskriver informasjonen som utveksles mellom aktører. Merk: En melding kan beskrives ved hjelp av en syntaksuavhengig meldingsbeskrivelse (informasjonsmodell) og/eller en syntaksspesifikk meldingsbeskrivelse. Eksempel: epikrise, sykmelding, standard for elektronisk kommunikasjon med pleie- og omsorgstjenesten m.fl. Dokument utarbeidet gjennom en konsensusprosess og godkjent av et anerkjent organ som beskriver de felles regler, retningslinjer og/eller egenskaper ved produkter eller arbeidsprosesser som må følges for å oppnå optimalt resultat i en gitt kontekst. (Basert på definisjon fra ISO) Test for å avdekke om utviklet melding og systemløsning hos den enkelte leverandør er i samsvar med standard (Ref. ISTQB - Compliance testing). Adresseringsmetode hvor det kun benyttes tjenesteadresser. Eksempel: Dersom innholdet i en melding er rettet mot sykepleietjenesten i pleie- og omsorgstjenesten, benyttes tjenesteadressen "Sykepleietjeneste, pleie- og omsorg". 49

50 Besøksadresse Verkstedveien Oslo Postadresse Postboks 6737 St. Olavs plass 0130 OSLO [email protected] ehelse.no 50