Samling av fylkesmennenes klareringsmyndighet i to embeter

Transkript

1 ~J0 DET KONGELIGE FORNYINGS- OG ADMINISTRASJONS DEPARTEMENT Samtlige fylkesmannsembeter og Møre og Romsdal fylke Deres referanse Vårreferanse Dato I (1 ÇFPT 2flflI Samling av fylkesmennenes klareringsmyndighet i to embeter 1. Bakgrunn Vi viser til Stortingets behandling av Stortingsmelding nr. 24 ( ) Oppfølgjing av oppmodingsvedtak nr. 478 ( ) strukturen til klareringsstyresmakta. Det framgår av behandlingen at fylkesmennenes klareringsmyndighet skal samles hos hhv Fylkesmannen i Oslo og Akershus og Fylkesmannen i Rogaland, slik at 18 sikkerhetsklareringsportefølier reduseres til to. Dette gjelder så vel klarering av ansatte hos fylkesmannen, jfr sikkerhetsioven 23, 1. ledd, såvel som ansatte hos kommunen, fylkeskommunen og virksomheter med beredskapsmessig tilknytning til disse, jfr. forskrift om personellsikkerhet 4-1. Formålet med samlingen er blant annet å bygge opp større og mer robuste fagmiljøer. Alle dagens fylkesmenn vil fortsatt være autorisasjonsansvarlige. Samlingen skal være gjennomført 1. april I det følgende vil vi gjennomgå det som må gjøres i omorganiseringen. 2. Ny fordeling av fylker på klareringsmyndigheter - tilhurighet FAD finner det hensiktsmessig å dele antall embeter som avgir sin sikkerhetsklareringsportefølje likt mellom de to embetene som beholder klareringsmyndighet. Inndelingen blir som følger: I Oslo og Akershus samles porteføljen fra: Finnmark Troms Nordland Oppland Hedmark Buskerud Postadresse Kontoradresse Telefon Statsforvalthingsavdelingen Saksbehandler Postboks 8004 Dep Akersg Telefaks Hans Robert Zuna N-0030 OSLO Org no

2 Østfold Vestfold I Rogaland samles porteføljen fra: Nord-Trøndelag Sør-Trøndelag Møre og Romsdal SognogFjordane Hordaland Vest-Agder Aust-Agder Telemark 3. Klareringsmyndighetsarkivet - overføring Klareringsmyndighetsarkivenei de embetene som avgir sin myndighet, overføres til det embetet som skal overta ldareringsmyndigheten for angjeldende fylke innen 1. april Embetene varsler Nasjonal sikkerhetsmyndighet (NSM) 3 uker i forkant om nøyaktig tidspunkt (dato) for oversendelse av arkivet. (Dette for å sikre nødvendig tilpasning ved overføring av klareringssaker til ny klareringsmyndighet i TUSS.) Arkivets opprinnelige orden skal bevares, og alle klareringsmyndighetsarkiver, inklusive arkivene hos de to gjenværende embetene med klareringsmyndighet, skal avsluttes. De overførte arkivene beholdes fylkesvis etter overføringen. Det enkelte embetet skal på forhånd kassere saker som kan kasseres, i samsvar med forskrift om personellsikkerhet ~6-8 og 6-9. Kassasjonsstoppen for saker oppstått i perioden 8. mai 1945 til 8. mai 1996 opphører FAD har i samråd med NSM, vurdert situasjonen dithen at det er hensiktsmessig at avgivende embeter gjennomfører kassasjon også for disse sakene. Tidspianen er tilpasset dette. Videre skal embetet for å forenide arbeidet hos mottaker: 1. Pakke arkivet slik at arkivets ordning gjenspeiles. 2. Utarbeide overføringsliste som beskriver hva som overføres, og som beskriver arkivets oppbygning. Listen må utformes slik at gjenfinning av saker er praktisk. 3. Vedlegge register over alle overførte saker. 4. Vedleggejournal og kopibok for det aktuelle tidsrommet påført arkivskaper. 5. Merke hvert enkelt arkivstykke (arkivboks, protokoll, penn etc) med unik indikator der arkivskaper, tidsperiode, gradering og inn.holdsbeskrivelse tydelig framgår. Embetene må også utarbeide en summarisk oversiktsliste som beskriver hvilken type saker som er overført, og sende denne til Riksarkivet. Kopi av register over alle overførte saker sendes NSM. Klareringsmyndighet, etternavn, fornavn, fødseisnummer, klareringsnivå og klareringsdato skal framgå av oversikten. De to mottakende embetene må planlegge mottak og anskaffe~~hensiktsmessige oppbevaringsenheter. NSM fører et sentralt register over klareringsavgjørelser. NSM kan som en støtte i arbeidet tilby den enkelte klareringsmyndighet utskrift av klareringsavgjørelser fattet av eget fylkesmannsembete etter sikkerhetslovens ikrafttreden. Listen vil danne en komplett oversikt Side 2

3 over avgjørelsene forutsatt at disse er meldt inn til NSM og registrert der. Embeter som har TUSS vil selv kunne generere slike lister. 4. Informasjon til ansatte i embetene, kommuner, fylkeskommufler og andre berørte virksomheter Det er nåværende klareringsmyndighet sitt ansvar å informere øvrige ansatte i embetene, kommuner, fylkeskommuner og andre berørte virksomheter om endringen i god tid før den trår i kraft 1. april Teksten under er fra NSM og kan brukes til å informere: ~arerings~/autorisasionsmyndighet1personk0~0fl Samling av fylkesmennenes klareringsmyndighet innebærer kun at selve klareringsmyndigheten flyttes. Alle dagens fylkesmenn vil fortsatt være autorisasjonsansvarlig forpersoner i egen organisasjon, og forden øverste ledcr i tilhørende kommuner, fylkeskommuner og virksomheter med beredskapsmessigtilknytning til disse, jf personellsikkerhetsforsk-riften 4-1. Dette innebærer at anmodning om sikkerhetsldarering for disse personene skal sendes fra autorisasjonsansvarlig fylkesmann til den av de to fylkesmenn med klareringsmyfldighet den autorisasjonsansvarlige fylkesmann tilhører. Videre skal autorisasjonsdokumeflte~for nevnte personer fortsatt oppbevares hos fylkesmannen som autorisasjonsansvarlig, jf personellsikkerhetsforskriften 6-4 tredje ledd. Når det gjelder den øverste leder i fylkeskommunene, kommunene og virksomheter med beredskapsmessig tilknytning til disse, er lederen som tidligere autorisasjonsansvarlig for eget personell. Nytt for disse virksomhetene blir imidlertid at den fylkesmann de sorterer inn under ikke lenger er klareringsmyndighct, og at anmodning om sikkerhetsklarering skal sendes direkte til ny klareringsmyndigh~t.(anmodning om sikkerhetsklarering skjer direkte fra autorisasjonsansvarlig til klareringsmyndigheten, j fpersonellsikkerhetsforskriften 3-3 første ledd.) 5. økonomiske og administrative forhold I tildelingen for 2008 vil embetene i Oslo og Akershus og Rogaland, som skal overta myndigheten fra de øvrige embetene, bli overført ressurser i størrelsesorden /2 årsverk hver for å kompensere for økt arbeidsbelastning. Oslo og Akershus og Rogaland må sørge for at de har saksbehandlingsressurser for å håndtere sentraliseringen fra 1. april 2008, øvrige embeter må vurdere annen bruk av ressurser som har vært brukt til sikkerhetsklarering. Utover arbeidsbelastningen, påføres Oslo og Akershus og Rogaland ekstra kostnader knyttet til sikkerhetssamtaler. Sikkerhetssamtale er en formell samtale som klareringsmyndigheten kan gjennomføre med den som skal ha sikkerhetsklarering for å fjerne eller bekrefte en usikkerhet i spørsmålet om sikkerhetsklarering kan gis. I henhold til sikkerhetslovens 21, 3. ledd skal sikkerhetssamtale gjennomføres der dette ikke anses som åpenbart unødvendig. I henhold til forskrift om personellsikkerhet 6-11 skal den som blir kalt inn til sikkerhetssamtale få dekket faktiske utgifter til egen reise av klareringsmyndigheten. En sentralisering til to embeter medfører at reisekostnadene øker og at også utgiftene sentraliseres til to embeter. Side 3

4 Lovverket med forskrifter stenger ikice for å avholde sikkerhetssamtaler per telefon eller som lydbildekonferanse. NSM mener imidlertid at dette er utilrådelig ut fra at sakene ofte berører personlige forhold og bør foregå i en fortrolig atmosfære. Vi har ikke oversikt over kostnadene til dekning av slike reiser per i dag, og omfanget av endringer i reisekostnader som følge av reformen er uldart. FAD må derfor be: alle embeter om å lage oversikt for 2006 over kostnader til dekning av utgifter til reise etter forskrift om personellsil&erhet Oversikten skal angi antall reiser som er dekket og kostnader totalt. Denne sendes FAD 15. oktober Vi ber også om tilbakemelding dersom embetene ikke har hatt kostnader. Oslo og Akershus og Rogaland om å lage oversikt for perioden fra 1. april til 31. desember 2008 over kostnadenetil dekning av utgifter til reise etter forskrift om personellsildcerhet Oversikten skal angi antall reiser som er dekket og kostnader totalt. Disse sendes FAD sammen med årsrapporten for Vi ber også om tilbakemelding dersom embetene ikke har hatt kostnader. På grunnlag av denne informasjonen vil FAD vurdere utvikling i reisekostnader, omfordeling av ressurser mellom embetene og ta opp evt. behov for ekstra midler som følge av sentraliseringen med ansvarlig sektordepartement. For å få kompensert for økte reiseutgifteri 2008, vil vi be Fylkesmannen i Oslo og Akershus og Fylkesmannen i Rogaland om å innrapportere antatte reiseutgifter etter forskrift om personellsikkerhet 6-11 for hele året den 15. oktober Kostnader til fysisk overføring av dokumenter dekkes av avgivende embeter. 6. Andre forhold Klareringsbehov, det vil si nye saker, som oppstår fra 1. januar 2008 bør behandles av fremtidig klareringsmyndighet. Saken bilegges eventuelle tidligere saker og videresendes fra nåværende klareringsmyndighet. Dette skal sikre at nye saker i størst mulig grad avsluttes samme sted som de igangsettes. Klareringsmyndigheten overføres fra 1. april FAD orienterer Forsvarsdepartementet om fremdriftsplan slik at personellsikkerhetsforskrjftens 4-1 kan endres på egnet tidspunkt. Personkontroll og klareringsverktøyet TUSS avvikles for de klareringsmyndigheter som ikke lengre skal ha denne myndigheten. Avviklingen vil skje i etterkant av overføringen av klareringsmyndighet. Inntil avvikling faktisk skjer vil NSM legge til rette for at embetene kan bruke verktøyet til oppslag i det sentrale registeret over klareringsavgjørelser. NSM vil gi nærmere beskjed om praktisk avvikling. NSM vil for øvrig bistå embetene med råd og veiledning i prosessen. Side 4

5 i 7. Tidspian 15. oktober2007 a. Alle embeter sender FAD en oversikt over kostnader til dekning av utgifter til reise i 2006 etter forskrift om personellsikkerhet 6-11,jfr pkt 5 over. 1. januar 2008: b. Klareringsbehov, det vil si nye saker, som oppstår fra denne dato skal behandles av fremtidig klareringsmyndighet. Saken bilegges eventuelle tidligere saker og videresendes fra nåværende klareringsmyndighet. Dette skal sikre at nye saker i størst mulig grad avsluttes samme sted som de igangsettes. 1. januar mars 2008: c. Gjennomføring av kassasjon for saker fra 1945 til 1996, samt evt. restkassasjon for saker fra 1996 og fremover. d. Klargjøring arkiv ift retningslinjer i pkt. 3 over, oversendelse til ny myndighet e. Embetene varsler NSM 3 uker i forkant om nøyaktig tidspunkt (dato) for oversendelse av arkivet. f. Nåværende klareringsmyndighet informerer ansatte i embetene, kommuner, fylkeskommuner og andre berørte virksomheter om endringen,jamfør pkt 4 over. 1. april 2008: g. Klareringsmyndigheten overføres h. Arkivene skal være ny klareringsmyndighet i hende 15. oktober2008: i. Oslo og Akershus og Rogaland rapporterer inn antatte reiseutgifter etter forskrift om personellsikkerhet 6-11 for hele februar 2009: j. Oslo og Akershus og Rogaland lager oversikt over kostnadene etter forskrifl ompersonellsikjcerhet 6-11 fra 1. april og ut 2008, jamfør pkt. Sover. Denne legges inn i årsrapporten for Kontaktpersoner Nasjonal sikkerhetsmyndighet Fornyings- og administrasjonsdepartementet Christian Reusch Hans Robert Zuna tlf tif mob mob epost. chri stian.reusch~nsm.stat.no epost. hrz@fad.deo.no Med hilsen avdelingsdirektør Hans Robert Zuna seniorrådgiver Kopi: Forsvarsdepartementet, Nasjonal sikkerhetsmyndighet Side 5