Saksfremlegg. Saksnr.: 11/ Arkiv: 082 Sakbeh.: Målfrid Kristoffersen Sakstittel: GODTGJØRELSE TIL FOLKEVALGTE TOLKNING AV REGLEMENT

Transkript

1 Saksfremlegg Saksnr.: 11/ Arkiv: 082 Sakbeh.: Målfrid Kristoffersen Sakstittel: GODTGJØRELSE TIL FOLKEVALGTE TOLKNING AV REGLEMENT Planlagt behandling: Administrasjonsutvalget Innstilling: ::: &&& Sett inn innstillingen under IKKE RØR LINJA&&& Saken legges frem uten innstilling. ::: &&& Sett inn innstillingen over IKKE RØR LINJA&&& Saksopplysninger:... &&& Sett inn saksopplysninger under IKKE RØR LINJA&&& Vedlegg: * Reglement godtgjørelse til folkevalgte Andre saksdok.: Bakgrunn: I reglementet for godtgjørelse til folkevalgte fremgår det i punkt 6j: De 6 politisk valgte medlemmer i administrasjonsutvalget forutsettes å ha myndighet til å avgjøre legitimasjons- og fortolkningsspørsmål tilknyttet dette reglementet, så lenge kommunestyret ikke bestemmer noe annet. Reglementet ble vedtatt i kommunestyret og senere justert i kommunestyret Administrasjon har nå fått flere spørsmål om reglementet og fortolkningen av dette. Rådmannen legger med dette frem de spørsmål som er stilt - til administrasjonsutvalget til fortolkning. Rådmannen ber om at administrasjonsutvalget sine politiske valgte representanter presiserer reglementene i forhold til de spørsmål som er reist.

2 Høring/merknader: Saken har ikke vært til høring Økonomiske konsekvenser: Vurdering: * Fortolkning av reglementet 1) Spørsmål: 5.i. Gruppelederne mottar 8 % av et årsverk, gruppelederne i opposisjon gis i tillegg en ressurs på 1 % pr. innvalgt representant som partiet har i kommunestyret. I reglementet er det ikke nærmere omtalt hvordan ressursen skal fordeles i tilfeller hvor en kommunestyrerepresentant går ut av sin partigruppe og inn i en annen partigruppe. Alta kommune har i siste periode hatt slike tilfeller og også nå i inneværende periode. Administrasjon har sjekket reglementene til andre kommuner og har sett at Sarpsborg kommune har tatt inn en formulering som følger: "I de tilfellene at representanter går ut av sin partigruppering og inn i en annen partigruppe som har vært representert i kommunestyret sidens periodens start, beregnes ressursfordelingen på grunnlag av gruppens nye medlemstall så snart det er praktisk mulig og senest innen 6 måneder. Dersom representanten bryter ut av sin gruppe og danner en ny "partigruppe" foretas ikke ny fordeling. Mister et parti på denne måten hele sin gruppe, blir partiets stillingsressurs utbrukt." Hvordan skal vi i Alta fortolke vårt reglement? 2) Spørsmål: 5. iii Det skal ikke utbetales gruppelederavlønning til folkevalgte som skriftlig melder fra at de ikke ønsker dette. Godtgjørelse kan ikke utbetales til politiske partier. Her ønsker vi at ordlyden i siste setning endres til: Godtgjørelse kan ikke utbetales til andre enn den frikjøpte politikeren. 3) Spørsmål: I reglementet er det henvist til over 50% - totalt 50% osv, se pkt 1.4, pkt 2 1, pkt 4 og 6 - det kan oppfattes ulikt av de som leser reglementet. Kan adm utvalget foreta presisering slik at en unngår fortolkning? 4) Spørsmål: I punkt 1.4 C i: I særlige tilfelle ved legitimert eller sannsynliggjort tap,.

3 Her har det blitt reist spørsmål om hva menes med særlige tilfelle? 5) Spørsmål: Vedrørende antall timer: Er det tap av lønn time for time eller regnes alle møter under 3 timer som ½ dag tapt? Jfr. pkt. 1.4: Møter med inntil 3 timers varighet, dekkes med 50% av gjeldende sats. Her bør det presiseres at møter over 3 timer dekkes med 100 % av gjeldende sats. 6) Spørsmål: Så har vi fått spørsmål om pkt 1.4 E: For yrker som mister dagsverk godtgjøres etter maksimalsats. i. For øvrige yrkesgrupper legges faktisk medgått reise- og møte tid til grunn med en normalarbeidsdag på 7,5 timer som utgangspunkt for beregningen. Dog gis det full utgiftsdekning når medgått reise- møtetid utgjør 5 timer eller mer. Denne formuleringen gjør at det oppstår fortolkningsspørsmål hva menes egentlig? Jfr. spørsmål 5. Folkevalgte får godtgjort reiseutgifter i hht reiseregulativet, se pkt 1.1. Det innebærer at en ikke får betalt for reisetid, kun kostgodtgjørelse. Det innebærer at reisetid ikke burde ha vært nevnt i dette punktet. Det samme gjelder de 5 timene det er i motstrid med punkt 1.4 slik administrasjon oppfatter det. 7) Spørsmål: Det siste spørsmålet som vi har fått er: Inngår gruppemøtene i forkant av kommunestyret, formannskapet og de 3 hovedutvalgene i beregningen av antall timer brukt til møte??? Det har da vært henvist til det som står i punkt 1.3: For gruppemøter i direkte tilknytning til offisielle kommunalpolitiske møter (kommunestyret, formannskapet og de 3 hovedutvalgene og lignende) dekkes omsorgsutgifter for pass av små barn av kommunen iht til satser i reglementet for godtgjørelse til folkevalgte. 8) Spørsmål: Det har i høst vært reist spørsmål om fortolkningen av reglementet når det gjelder etterlønn til folkevalgte, før det her gjøres en presisering? Se pkt. 2 iii og pkt 5 siste avsnitt. * Vedlegg: Godtgjørelse til folkevalgte i perioden Vedtatt av kommunestyret sak 48/11 Justert av kommunestyret sak 74/11 Opprettet: 24. oktober 2011 av: Knut Johnny Franck Oppdatert 2. november 2011

4 GENERELT Alle folkevalgte - herunder også varamedlemmer, samt medlemmer av Ungdomsrådet gjøres kjent med dette reglement og kommunens reiseregulativ. Dette reglementet revideres ved utgangen av hver kommunestyreperiode. Som overordnet prinsipp gjelder at ingen skal motta dobbel godtgjørelse for sitt politiske verv. Det påhviler derfor den folkevalgte et særlig ansvar å fremlegge relevant og korrekt dokumentasjon for sine krav. Krav om tapt arbeidsfortjeneste, reiseregninger og andre refusjoner til den folkevalgte, skal leveres til kommunen innen 1 måned etter at utgiften er påløpt. Ved eventuell feil utbetaling av godtgjørelse, plikter den folkevalgte å tilbakebetale dette. Ved kjøp av varer/tjenester må den folkevalgte følge de innkjøpsavtaler som kommunen har. Tvilstilfeller og fortolkningsspørsmål avgjøres iht. dette reglement, pkt. 6.j. 1. UTGIFTSGODTGJØRELSE 1.1. REISEUTGIFTER Reiseutgifter /skyss-, kost-, og overnattingsutgifter utbetales etter kommunens reiseregulativ. Det nevnes spesielt at i de tilfeller kommunen gir lunsj eller middag gjøres fradrag i kostgodtgjørelse i henhold til regulativ. Det gis ikke skyssgodtgjørelse til/fra hjem for folkevalgte i forbindelse med: - arbeids- og forberedelsesmøter (uformelle møter) - ordførerfunksjonen (i normal arbeidstid) for varaordfører/setteordfører. - folkevalgte som er omfattet av frikjøpsordning 1.2. TELEFONUTGIFTER Telefonutgifter dekkes etter følgende regler: Ordfører, Varaordfører og lederne for de 3 hovedutvalgene får dekket mobiltelefon og mobiltelefonutgifter. I tilegg får koordinator for de 4 posisjonspartiene dekket mobiltelefon og mobiltelefonutgifter. Kommunens reglement for dekning av telefonutgifter gjelder også for folkevalgte. Dekning av elektronisk kommunikasjon er oppgavepliktig iht. skattebestemmelsene UTGIFTSGODTGJØRELSE FOR OMSORGSARBEID

5 Legitimert omsorgsarbeid dekkes med kr. 100,- pr. time, men inntil maksimalt kr. 700,- pr. dag. Med barn forstås barn inntil 12 år. For folkevalgt med mer enn 2 barn under 12 år dekkes legitimert omsorgsarbeid med kr. 125,- pr. time, men maksimalt inntil kr. 900,- pr. døgn. For gruppemøter i direkte tilknytning til offisielle kommunalpolitiske møter (kommunestyret, formannskap, de 3 hovedutvalgene o.l.) dekkes omsorgsutgifter for pass av små barn av kommunen iht. satser i reglement for godtgjørelse til folkevalgte ERSTATNING FOR TAP AV ARBEIDSINNTEKT Erstatning for tap av arbeidsinntekt betales medlemmer i alle kommunale utvalg, styrer og råd. Erstatningen betales også alle folkevalgte som er i annet pålagt oppdrag for kommunen. (kurs, reiser, møter) i den grad disse må legges til dagtid. Politikere med totalt frikjøp over 50%, mottar ikke møtegodtgjørelse eller tapt arbeidsfortjeneste med møter i kommunale organ. Møter med inntil 3 timers varighet, dekkes med 50 % av gjeldende sats. A. Ulegitimert tap erstattes med inntil kr. 900,- pr. dag i. Omfatter bl.a. hjemmeværende, foreldre/foresatte, studenter/skoleelever og pensjonister. Krav om erstatning må fremmes skriftlig. B. Ulegitimert tapt arbeidsinntekt for møter på ferie- og fridager i. I tråd med kommuneloven tar reglementet sikte på å gi erstatning for tap av arbeidsinntekt og ikke tap av fritid. Det gis derfor ikke erstatning for ulegitimert tapt arbeidsinntekt for deltakelse på møter på feriedager og på øvrige fridager som er opparbeidet. C. Legitimert tap av arbeidsinntekt erstattes normalt med inntil kr pr. dag, inkl. feriepenger i. I særlige tilfeller ved legitimert eller sannsynliggjort tap, kan tap av arbeidsinntekt kompenseres med inntil kr ,- ii. Som dokumentasjon kreves: 1. For folkevalgte som trekkes i lønn, refunderes lønn i henhold til synliggjort trekk på lønnslipp 2. Arbeidsgiver krever refusjon iht. lønnsslipp for vedkommende folkevalgt. 3. Det presiserer at det er PERSONINNTEKT og ikke firmaets inntekt som skal være grunnlaget for å beregne tapt arbeidsinntekt. D. Små A/S og selvstendig næringsdrivende som i praksis drives som enkeltmannsforetak

6 i. Når feriepengegrunnlag ikke brukes som dokumentasjon for tapt arbeidsinntekt, må tapet dokumenteres eller sannsynliggjøres på annen måte, for eksempel ved fremleggelse av regnskapstall for siste års omsetning, utførte dagsverk i produksjonen eller lignende med inntil kr pr. dag. ii. Det må framlegges ny dokumentasjon/sannsynliggjøring hvert år på bakgrunn av siste års regnskaps-/produksjonstall og når grunnlaget for å kreve tapt arbeidsinntekt vesentlig endres i løpet av året. iii. Ved endring i forutsetningene for tapet, fremlegges ny dokumentasjon dog begrenset oppad til kr. 3000,- pr. dag E. Yrker som mister dagsverk godtgjøres etter maksimalsats i. For øvrige yrkesgrupper legges faktisk medgått reise- og møte tid til grunn med en normalarbeidsdag på 7,5 timer som utgangspunkt for beregningen. Dog gis det full utgiftsdekning når medgått reise- og møtetid utgjør 5 timer eller mer. F. Dekning av tapt arbeidsfortjeneste for skiftarbeid / turnus i. Ved møter på dagtid hvor vedkommende folkevalgt har ordinært arbeid ettermiddags/kveldstid samme dag, gis erstatning for tapt arbeidsfortjeneste for den påfølgende vakt. iht. pkt ii. Det gjelder også for nattevakter i forkant av et møte. Som dokumentasjon kreves en godkjent skiftplan/turnus. A. ORDFØRERENS GODTGJØRELSE 2. ARBEIDSGODTGJØRELSE i. Med hjemmel i kommuneloven fastsettes ordførerens godtgjørelse av kommunestyret. Kommunestyret har bestemt at ordføreren i Alta kommune skal være på heltid. Ordførerens godtgjørelse settes lik administrasjonssjefens ordinære lønn (ex. åremålstillegg), og reguleres etter denne. ii. Ordføreren gis godtgjørelse under sykdom og ferie etter tilsvarende for tjenestemennenes sykelønns- og ferierettigheter. 1. Gjelder også for andre folkevalgte på mer enn halv tid. iii. Legitimert tap av offentlige eller private pensjonsordninger godtgjøres fullt ut. iv. KS`s prinsipper for etterlønn til folkevalgte gjøres gjeldende for Alta kommune. Se pkt. 5 FRIKJØP, siste avsnitt. B. VARAORDFØRERENS GODTGJØRELSE

7 i. Varaordføreren frikjøpes med 40%. I tillegg frikjøpes varaordfører som leder i Adm. utvalget med 40% og som leder av økonomiutvalget med 20% - til sammen 100%. Godtgjørelse som for komitelederne. ii. I de tilfeller varaordføreren fungerer som ordfører gis en dags godtgjørelse tilsvarende ordførerens. Det samme gjelder for setteordføreren. 3. ANDRE FASTE GODTGJØRELSER a. Godtgjørelse til formannskapets medlemmer: i. Det gis en fast årlig godtgjørelse til medlemmene på kr ,-. b. Ledergodtgjørelse i de 3 hovedutvalgene, kontrollutvalg og klagenemnd i. Til disse gis en fast årlig godtgjørelse på kr ,-. c. Nestledere i de 3 hovedutvalgene gis en årlig godtgjøring på kr ,- d. Ledergodtgjørelse i faste underutvalg, styrer og råd som er opprettet av kommunestyret: i. Til disse gis det en fast årlig godtgjørelse på kr ,-. A. Godtgjørelse ved kommunestyrer: 4. MØTEGODTGJØRELSER a. Møtegodtgjørelse for kommunestyremøter settes til kr. 400,- pr. møte. B. Godtgjørelse ved formannskapsmøter: a. Møtegodtgjørelse for formannskapsmøter settes til kr. 400,- pr. møte. C. Godtgjørelse for medlemmer i de 3 hovedutvalgene: a. Møtegodtgjørelse for møter i hovedutvalgene settes til kr. 400,- pr. møte. D. Godtgjørelse for medlemmer av kontrollutvalg og klagenemnd a. Medlemmer av disse nemnder og utvalg gis en godtgjørelse på kr. 400,- pr. møte, gjelder ikke leder av klagenemnd som har et frikjøpt på totalt 50%. E. Godtgjørelse for medlemmer i faste underutvalg, styrer og råd - herunder Ungdomsrådet - som er opprettet av kommunestyret, samt ad-hoc-utvalg oppnevnt av kommunestyre, formannskap og de to komiteene:

8 a. Medlemmer av disse gis en godtgjørelse på kr. 300,- pr. møte. F. Godtgjørelse for øvrige råd, styrer og utvalg: a. Medlemmer av disse (gjelder kun kommunens representanter) gis en godtgjørelse på kr. 200,- pr. møte. b. Medlemmer av administrativt oppnevnte/nedsatte råd og utvalg gis ikke møtegodtgjørelse. c. Folkevalgte som deltar på kurs, representasjonsoppdrag, konferanser og lignende tilstås ikke møtegodtgjørelse. d. Kommunestyret fastsetter godtgjøringen til styreledere i KF er til 5% av daglig leders lønn. Styremedlemmer honoreres med 10% av styreleders lønn, i tillegg kommer kommunal møtegodtgjørelse, tapt arbeids inntekt og reisegodtgjøring i henhold til statens regulativ. Godtgjøring til medlemmer i representantskapet i IKS fastsettes i formannskapet. Kommunen utbetaler godtgjøringen. Oppnevnte styremedlemmer i AS, IKS, KF, kommunal stiftelse eller andre kommunale virksomheter gis ikke møtegodtgjørelse dersom de som styremedlemmer har en fast årlig godtgjørelse. f. Det skal ikke utbetales møtegodtgjørelse til folkevalgte som skriftlig melder fra at de ikke ønsker dette. Godtgjørelse kan ikke utbetales til politiske parti. G. Politikere med totalt frikjøp over 50%, mottar ikke møtegodtgjørelse eller tapt arbeidsfortjeneste med møter i kommunale organ 5. FRIKJØP a. Frikjøp/politisk godtgjørelse gjelder også pensjonister, hjemmeværende foreldre/foresatte, studenter/skoleelever. b. Leder av økonomiutvalg, varaordfører frikjøpes 40%. Lederne i hovedutvalgene frikjøpes med 60%. c. Leder av kontrollutvalget og klagenemnda frikjøpes med 10%. d. I tilegg har koordinator for de 4 posisjonspartiene frikjøp på 40%. d. Kommunestyrets gruppeledere frikjøpes/honoreres etter følgende modell: i. Gruppelederne mottar 8 % av et årsverk, gruppelederne i opposisjon gis i tillegg en ressurs på 1 % pr. innvalgt representant som partiet har i kommunestyret.

9 iii. Det skal ikke utbetales gruppelederavlønning til folkevalgte som skriftlig melder fra at de ikke ønsker dette. Godtgjørelse kan ikke utbetales til politiske partier. iv. Medlemmer av formannskapet som ikke er omfattet av annet frikjøp, frikjøpes med 10 dager pr. år. Alle folkevalgte med frikjøp inklusive ordfører, gis godtgjørelse til første årsskifte etter kommunevalget. 6. UTFYLLENDE BESTEMMELSER TIL PUNKTENE FORAN a. Satsene i dette reglement vurderes hvert år i forbindelse med budsjettbehandlingen. b. Vedr. pkt. 3.a. dekkes det kun fullt ut når representanten/vararepresentanten har møtt det enkelte år i 50 % eller mer av de aktuelle møter. For faste medlemmer som har møtt mindre enn 50 %, avkortes godtgjørelsen tilsvarende. c. Vedr. pkt. 3.b og 3.c kan det ikke gis mer enn 2 ledergodtgjørelser til samme person. d. Vedr. pkt. 4. Møtegodtgjørelser gjelder dette også vararepresentanter. e. Dersom en representant er i møte i forskjellige utvalg m.v. samme dag, gis det kun en godtgjørelse. Da benyttes høyeste sats for de møter det gjelder. f. I tilfeller hvor utøvelsen av et verv som leder av utvalg krever innsats utover reglementsfestet frikjøp, kan formannskapet utvide frikjøpsadgangen for et tidsrom inntil 3 måneder. Ytterligere frikjøp må behandles av kommunestyret. g. Vedr. pkt. 5. Frikjøp legges gjennomsnitts ordinære lønn for kommunens kommunalledere (ex. åremål) til grunn ved fastsetting av sats for godtgjørelse. h. Det gis ikke møtegodtgjørelse for telefonmøter. i.det forutsettes at kommunen inngår pensjonsavtaler for deltidsverv der det er aktuelt. Frikjøpte politikere har samme pensjonsavtale som øvrige ansatte. j. De 6 politisk valgte medlemmer i Formannskapet (Administrasjonsutvalget) forutsettes å ha myndighet til å avgjøre legitimasjons- og fortolkningsspørsmål tilknyttet dette reglement, så lenge kommunestyret ikke bestemmer noe annet. 7. ANNET

10 a. Støtte til partigrupper. Til de registrerte partiers partigrupper utbetales årlig en gruppestønad slik: i. 0,7 % av rådmannens lønn (ex. åremål) pr. gruppe i kommunestyret. ii. 0,7 % av rådmannens lønn (ex. åremål) pr. representant i kommunestyret. b. Det tegnes abonnement på Kommunal Rapport for de faste medlemmene kommunestyret og kontrollutvalget. Reglementet er vedtatt i kommunestyret , og trer i kraft for kommunestyreperioden (Reglementet er regulert av kommunestyret )... &&& Sett inn saksopplysninger over IKKE RØR LINJA&&&