REFERAT STYREMØTE I NYKSUND

Transkript

1 REFERAT STYREMØTE I NYKSUND Dato: Sted: Tilstede: Forfall: Onsdag og torsdag Juni Nyksund Elisabeth Ødegård, Hanne M. Paulsen, Susanne Pettersen, Tove Helen Bakkemo Merethe Wilhelmsen Kopi til: Merethe Wilhelmsen, Lars Emil Johannessen, Trond Ståle Mathisen, Jon Ervik samt medlemskommuner Sak 13/16 Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjent Sak 14/16 Godkjenning av referat fra styremøte Forhåndsgodkjent per mail Sak 15/16 Orienteringssaker o Runde rundt bordet o Personalsituasjonen Tove Helen Bakkemos vikariat utløper 31. Juli, og Trond Ståle Mathisen er tilbake i stillingen som rådgiver fra 1. August. o Drømmestipend og utdelinger Rådgiver representerte ved utdelingen i Bodø 19. Mai, og styreleder ved utdelingen i Rana 3. Juni. Utdelingen i Vefsn fikk ikke besøk da hele styret og rådgiver befant seg på styremøte i Nyksund. Om noen kan representere på utdeling i Meløy 23. Juni er foreløpig uavklart. Rådgiver kan ikke møte pga. av ferie, styret kan ikke møte pga sammenfall i tid med hektisk avrunding av skoleåret kombinert med lang reisevei. o Rammeplanen: veilederkorps status per i dag Rådgiver presenterte PP fra ansattsamlingen i Trondheim; om sammensetting av veilederkorps, økonomi og prioriteringer, samt hvem som har søkt fra Nordland/utvelgelseskriterier. Team Nord fikk i oppgave å lage en prioritert liste over kommunene som har søkt. Høringskommunene har fått fortrinn i utlysningen og måtte prioriteres først. I første omgang vil 1 kommune få besøk, så vil en vurdere fortløpende etter

2 økonomi hvor mange som kan få besøk. I Nordland søkte fem kommuner, og ble satt i prioritert rekkefølge slik: 1. Sortland høringskommune 2. Vestvågøy høringskommune 3. Narvik 4. Fauske 5. Rana Det ble også bemerket noen utfordringer/spesielle tema for TeamNord: Det må hensyntas at det er tidkrevende i forhold til reise å avholde møter i dette området. Dette gjelder i hovedsak de fleste kommunene. Ivaretas dette i gjeldende særavtale, eller bør det foreligge en tilleggsavtale for TeamNord spesielt innenfor Veilederkorpsarbeidet? TeamNord vil se positivt på at vi tilføres eventuell ledig kompetanse av kollegaer i organisasjonen fra region/fylker som ikke har like mye arbeidsmengde i veilederkorpset. Prioriteringsarbeidet har vært særdeles krevende med tanke på spesielt forholdet mellom gjøringskommuner og de andre. o Organisasjonssamling/ansattsamling i mai Nestleder orienterte fra organisasjonssamlingen, med fokus på vedtektene og mulige endringer som skal tas opp på landsmøtet. Sentralstyret har oppnevnt et utvalg som skal se på revidering av vedtektene. Utkast ble lagt fram på organisasjonssamlingen og diskutert med fylkeslederne. Det kan også nevnes at sentralstyret har bedt administrasjonen om å etablere et rådgivende utvalg av politisk valgte fra fylker-/regioner og ansatte, som skal ha fokus på en gjennomgang av de regionale rådgivernes arbeidsoppgaver samt fylkes-/regionstyrenes oppgaver. Statusrapport skal presenteres i styremøte i september o Regionalt samarbeidsråd for talentutvikling i Nord-Norge Det ble avholdt møte i rådet Tromsø 31. Mai. Forrige møte var i 2013, da rådet ble startet opp. Rådets formål og formelle status. Følgende formål for samarbeidsrådet ble vedtatt:

3 Det regionale samarbeidsrådet har som mål å bidra til utvikling og samordning av talentutviklingstilbudet i musikk i Nord-Norge. Rådet skal: - Bidra til gjensidig informasjon om ulike talentutviklingstilbud - Arbeide for å utvikle et samlet talentutviklingstilbud som ivaretar behov for tilbud på ulike nivåer, for ulike aldersgrupper, på ulike instrumenter og innen ulike sjangere - Bidra til at det samlede talentutviklingstilbudet holder høy kvalitet og at hver elev får et godt tilpasset tilbud - Bidra til arbeidsdeling, samordning og koordinering mellom ulike aktører - Initiere samarbeidsprosjekter, for eksempel: seminarer, orkestersamlinger, band, etterutdanningstilbud og lignende. Formell status: Samarbeidsrådet er formelt et rådgivende organ som ikkje kan binde verken medlemmer eller andre aktører. Samarbeidsrådet møtes normalt en gang pr semester. Rådets sammensetning: ble i 2013 satt sammen av følgende medlemmer: Kulturskolen i Tromsø 1 rep Norsk kulturskoleråd, Nordland v/kulturskolekonsulent Norsk kulturskoleråd, Troms og Svalbard v/kulturskolekonsulent Norsk kulturskoleråd, Finnmark v/kulturskolekonsulent Alta Videregående skole v/ avdelingsleder MDD Kongsbakken Videregående skole v/avdelingsleder MDD, Sortland Videregående skole v/avdelingsleder MDD Nordnorsk opera og symfoniorkester 1 rep UIT-Musikkonservatoriet 2 rep Ved årets møte ble også inkludert nestleder i styret ved Det kunstfaglige fakultet, Hans Stapnes, daglig leder av Stiftelsen for kunst, kultur og stedsutvikling, Vardø - i invitasjonen. Rådgiver i Nordland og Finnmark hadde ikke mulighet til å møte, men var representert ved Ulla Hansen gjennom Team Nord. Referat fra årets møte ventes innen rimelig tid.

4 Sak 16/16 Økonomi og regnskap o Regnskapsrapport hvordan ligger vi an i forhold til budsjett? Styreleder orienterte om utfordringer med overgangen til Visma, og å få alle dokumenter formelt godkjent i Brønnøysundregistrene. Foreløpig er det ikke lagt inn budsjettall i Visma, da prosessen har tatt tid. Det var derfor ikke mulig å ta ut en fullgod regnskapsrapport som viser forbruk opp mot budsjett. Men etter telefon til Hallvard Brandseth i Visma ble det gitt lovnad om snarlig oppfølging av dette. Rådgiver har sendt alle tilgjengelige dokumenter til ham 19. Mai. Nabil Al-Taie gikk av som kasserer ved årsmøtet i mars 2015, men har i praksis stilt opp som kasserer i lang tid i påvente av overgang til egen regnskapsfører, og deretter overgang til Visma. Det har ikke vært mulig å gjøre noen transaksjoner i tiden etter dette og fram til i dag. Det foreligger derfor ikke regnskapsrapport per på grunn av disse utfordringene, men det er generelt brukt lite penger da styret har prioritert å spare ved å gjennomføre alle styremøter per telefon. o Utbetaling av tilskudd til regionale fagdager Utbetaling til Vefsn er gjennomført. Vestvågøy vil få utbetaling ved framlegg av dokumentasjon fra gjennomført fagdag. Den vil bli avholdt til høsten. o Vurdere reiseutjevning til deltagere på kulturskoledagene 2016 Da det ikke ble nødvendig å bruke innvilgede midler fra fylkesavdelingen til kulturskoledagene i 2015, er det rom for å vurdere reiseutjevning, stort inntil kr. En utdyping av dette gjøres rede for under sak 19/16 Sak 17/16 Landsmøtet i Stjørdal 20. Oktober 2016 o Innkomne saker til landsmøtet I følge vedtektenes 4 Landsmøte kan fylkes-/regionavdelinger sende inn saker til Landsmøtet med frist 8 uker før landsmøtet. Dette betyr at styret har en frist 20. August i år. En bør derfor begynne å tenke på om det er saker styret ønsker å fremme allerede nå. Rådgiver vil også informere kulturskolene v/rektor og be om innspill på dette, slik at alle kan bli hørt. o Delegater til landsmøtet inntil 5 delegater velges Årsmøtet i fylkene skal velge delegater til Landsmøte. Årsmøtet i Nordland 2015 har gitt styret mandat til å velge delegater til landsmøtet. Styret har en intensjon om å stille som delegater, samt representant fra skoleeiersiden v/ordfører i Hemnes Christine Trones. Om det er aktuelt å sende en femte delegat må vurderes ut fra økonomi når det nærmer seg. Et

5 alternativ kan være enhetsleder for kultur i Øksnes, Hilde Johanne Hansen. Rådgiver møter som observatør. Sak 18/16 Årsmøtet for Norsk kulturskoleråd Nordland i mars 2017 o Virksomhetsmelding mars 2015 mars 2017: Rådgiver legger fram et utkast for perioden mars 2015 juni Styret og tiltredende rådgiver fra høsten T. S. Mathisen følger opp videre fram til årsmøtet. o Virksomhetsplanen gjennomgang samt videre utvikling av denne fram mot årsmøtet. Da Adm. Dir. Merethe Wilhelmsen måtte melde forfall pga. sykdom, ble det ikke gjort en grundig drøfting av videreutvikling av planen. Det var ønskelig med en gjennomgang sammen med henne samt å få litt informasjon om hva sentraladministrasjonen ønsker ang. utvikling av denne. Styret gikk gjennom de eksisterende punkter og vurderte det til at vi har greid å oppfylle ganske mange av forventningene til fylkeslagets virksomhet. Arbeidet med planen må tas opp igjen på et seinere tidspunkt når vi vet litt mer om hva som forventes fram mot kommende fylkesårsmøte. o Valgkomiteéns arbeid: oppfordre til å komme tidlig i gang august/september Da det tradisjonelt har vist seg vanskelig å få kandidater til styret i Nordland, anmoder rågiver om at styret ber valgkomiteen om å komme tidlig i gang med arbeidet. Vi har nå et styre med kun tre medlemmer, og har måttet søke dispensasjon hos sentralstyret pga. dette. Etter vedtektene bør Nordland ha et styre bestående av mellom 5-7 medlemmer. Valgkomiteen valgt på årsmøtet i 2015 består av Jon Ervik (leder), Julie Willumsen og Marit Thrana. Vara: Jan Erik Lund og Ruth Eva Spørck. Styret bemerker at valgkomiteen bør fremheve at det å sitte i styret ikke er et belastende merarbeid, tvert imot er det kompetanseheving som kommer til nytte i arbeidet ved egen kulturskole. Og det gir mye større innsikt i hva som skjer i eget fylke, både muligheter og utfordringer. Sak 19/16 Kulturskoledagene i Tromsø oktober 2016 o Orientering om arbeidet med planlegging i Team Nord og i koordineringsgruppe for alle arrangementene/kulturskoledagene. Rådgiver orienterte om arbeidet med Kulturskoledagene i Team Nord, og retningslinjene fra koordineringsgruppa sentralt. Programmet er nå så godt som ferdig, og bidragsytere er

6 engasjert. Påmelding er i gang på kulturskolerådet sin nettside, for region Nord åpnes påmelding fra 16. Juni. For mer info om dette, følg link til nettsiden: o Innspill/synspkt. fra styret i Nordland Da det er kommet signaler fra flere om utfordringer ved deltagelse på kulturskoledagene i Tromsø, har rådgiver på oppfordring fra styret utført en spørreundersøkelse. Undersøkelsen var anonym om, og 13 av 40 kommuner har gitt respons (Øvrige fire kommuner i Nordland er ikke medlem). På tross av litt lav svarprosent ønsker styret likevel å ta hensyn til synspunktene om utfordringene med lang reisevei. Dette er velkjent i vårt fylke, og selv om det for mange vil være omtrent det samme å reise til Tromsø som til Bodø, vil det for en god del bli svært dyrt å sende ansatte til Tromsø. Spørreundersøkelsen viser dette helt klart. Også datoene er en utfordring for noen, mens andre er vant til å ha fagdager i høstferien. Styret oppfordrer alle rektorer i Nordland om å legge til rette for deltagelse, og evt. gi mulighet til fridager på et annet tidspunkt hvis det er nødvendig. Det kom i tillegg inn mange fine innspill fra kulturskolene ang. faglige tema de ønsker belyst, og mange ønsker praktisk hjelp i arbeidet med rammeplanen og lokale læreplaner. Vi håper at kulturskoledagene i 2016 kan bidra til stadig større forståelse og innsikt i hvordan en bør arbeide med dette. Innspillene som kom inn er også fine bidrag til hva man kan legge opp til i mindre, regionale fagdager rundt om i fylket. Vi velger derfor å dele link til resultatene slik at alle kan gå inn og se. Forhåpentligvis kommer det flere responser etter hvert, slik at svarprosenten kan bli høyere. Resultatene er også delt med Team Nord og den sentrale koordineringsgruppa. Link: Ang. reiseutjevning har styret gjort følgende vedtak: Styret kan fordele inntil kroner til reiseutjevning, etter søknad fra den enkelte kulturskole. Kun utgifter som overstiger kr per person vil dekkes av denne støtten. Hvor mye som kan dekkes avhenger av antall søkere, og styret er nødt til å gjøre en skjønnsmessig vurdering. Styret anmoder alle om å være tidlig ute og bestille billetter, for billigst mulig reiseutgifter. Alle søknader vil bli vurdert samlet etter søknadsfrist 16. September.

7 Sak 20/16 Handlingsplan for høsten 2016 Styre og rådgiver har forsøkt å sammenfatte det vi vet så langt ang. rådgiver og fylkesstyrets arbeid fra juni 2016 og ett år framover i et årshjul. Hjulet er ikke komplett og må oppdateres fortløpende. Noe er allerede tidfestet, og noe må arbeides med kontinuerlig hele året. Utkast til årshjul legges som vedlegg til dette referatet. Sak 21/16 Informasjonsarbeid o Promotering av facebook-siden Det er ønskelig å få flere til å følge facebooksiden til kulturskolerådet i Nordland, også lærere og alle som er interessert i kulturskolesaker. Styret oppfordres til å invitere så mange som mulig, og henstille til alle rektorer om å gjøre det samme. Siden er en utrolig effektiv måte å dele viktig informasjon på kort tid til mange. Veldig mange er på facebook flere ganger om dagen. Kulturskolerådet må være aktiv og synliggjøres i sosiale media. Link til siden: o Nyhetsbrev i juni Siste nyhetsbrev før ferien sendes ut sammen med møtereferat og andre vedlegg. Det er ønskelig at rektor deler nyhetsbrevet med sine ansatte, da det ikke foreligger en komplett mailingliste over alle ansatte i hele fylket. Sak 22/16 Eventuelt Ingen saker Sak 23/16 Møteplan Styremøte 21. September per telefon. (behandle innkomne søknader om reiseutjevning) Styremøte oktober, dato ikke fastsatt. (behandle innkomne søknader om tilskuddsmidler til regionale fagdager) Ref. Tove Helen Bakkemo