KONTRAKTSBESTEMMELSER

Transkript

1 KONTRAKTSBESTEMMELSER Bysykkelordning i Drammen Innholdsfortegnelse 1 KONTRAKTSDOKUMENTENE EIERFORHOLD REKLAMERETTEN ANSVARSFORSIKRING PLANLEGGING OG BYGGING DRIFT OG VEDLIKEHOLD ENDRING I ANLEGG OG DRIFTSOPPLEGG AVVIKLING MISLIGHOLD OG SANKSJONER FORCE MAJEURE DIVERSE TVIST BYSYKLER I ANDRE BYER , rev Side 1 av 7 Saksnr. 08/17789

2 Kontraktsdokumentene 1.1 Kontraktsdokumentene har denne prioritetsrekkefølge: 1. Avtaledokument med signatur, datert , rev Konsesjonsinnehavers tilbud a. Tilbudsbrev, mai 2010 b. Fremdriftsplan, datert c. Plassering frittstående reklame, mai 2011 d. SmartBike Systembeskrivelse, 2010 e. Driftsrutiner for Drammen bysykkel, Ytelsesbeskrivelse, datert , rev , datert , rev Tilbudsregler, datert , rev Eierforhold 2.1 Bymøbler som er levert og montert av konsesjonsinnehaver i henhold til denne kontrakten, er konsesjonsinnehavers eiendom. 3 Reklameretten 3.1 Konsesjonsinnehaver har i kontraktsperioden eneretten til reklamen på eller i tilknytning til sine installasjoner. 3.2 Som norm for reklamens utforming og innhold gjelder markedsføringslovens bestemmelser og norsk lov for øvrig samt internasjonale regler for reklame og markedsføring. Reklame av polemisk art rettet mot kommunen samt pornografisk reklame tillates ikke , rev Side 2 av 7 Saksnr. 08/17789

3 4 Ansvarsforsikring 4.1 Konsesjonsinnehaver er ansvarlig for alle typer skader som eventuelt oppstår som følge av konsesjonsinnehavers kontraktsmessige arbeider av ethvert slag. Ved kontraktsinngåelsen skal konsesjonsinnehaver fremlegge tegnet ansvarsforsikring som dekker erstatningsansvar for skade som kan påføres konsesjonsgiver eller tredje person, og disses eiendom i forbindelse med utførelse av konsesjonsinnehavers kontraktsmessige arbeider, herunder drift og vedlikehold. Forsikringssummen skal ikke være mindre enn 70 G til en hver tid. 4.2 Forsikringsbeviset skal også senere forelegges konsesjonsgiver til kontroll når konsesjonsgiver ber om det. 4.3 Konsesjonsinnehaver skal selv tegne de ansvarsforsikringer som eventuelt er nødvendige eller som konsesjonsinnehaver finner hensiktsmessig i forhold til hver enkelt bruker av bysyklene. 5 Planlegging og bygging 5.1 Konsesjonsinnehaver skal gjennomføre bygging av alle bysykkelstasjonene i henhold til godkjente planer for det enkelte anlegg. Byggingen skal gjennomføres i samsvar med krav stilt i graveinstruks for Drammen kommune. Konsesjonsinnehavers forslag til fremdriftsplan skal følges. Eventuelle endringer i denne avtales med konsesjonsgiver. Avvik fra godkjente planer tas opp med konsesjonsgiver fortløpende og skal godkjennes av denne. Konsesjonsinnehaver innkaller til eventuelle framdriftsmøter med konsesjonsgiver dersom dette anses nødvendig. Konsesjonsinnehaver skal føre protokoll fra møtene. Dersom konsesjonsinnehaver med egne kontroller oppdager feil, skal dette meldes umiddelbart til konsesjonsgiver. 5.2 Når konsesjonsinnehaver har installert/montert alle bymøblene og har gjennomført arbeidene i henhold til kontrakten, skal konsesjonsinnehaver skriftlig innkalle konsesjonsgiver til ferdigbefaring for godkjenning av utførelsen. Konsesjonsgiver skal føre protokoll for befaringen. Feil eller mangler skal føres i protokollen med angivelse av hvem som er ansvarlig for korreksjoner og frister for når utbedringene skal være gjennomført av konsesjonsinnehaver. Protokollen skal angi tidspunkt for endelig ferdigbefaring. Begge parter undertegner protokollen(e). 5.3 Inntil eventuelle feil eller mangler er utbedret, kan bymøblene bare tas i bruk etter sitt formål i den utstrekning konsesjonsgiver har gitt skriftlig dispensasjon til dette på de vilkår og til utbedringsfrist konsesjonsgiver setter , rev Side 3 av 7 Saksnr. 08/17789

4 6 Drift og vedlikehold 6.1 Ansvarsforhold under drift Konsesjonsinnehaver skal skriftlig informere konsesjonsgiver om tilfelle der reparasjon ikke kan utføres på grunn av lang leveringstid og samtidig meddele hvor lenge hindringen ventes å vare. Konsesjonsinnehaver er fri for vedlikeholds- og erstatningsplikt som følge av hindringen. Så snart hindringen opphører, skal utbedringen skje snarest. 6.2 Rapportering Innen den 10. i hver måned skal konsesjonsinnehaver levere månedsrapport om bruk, funksjonalitet og driftsforhold til konsesjonsgiver. Formålet er blant annet å få kartlagt hvorledes ordningen fungerer, hvor mye syklene brukes, skader/feil, vedlikehold/drift med videre. Innhold i rapporten avtales i samarbeid med konsesjonsgiver Konsesjonsinnehaver skal hvert år utarbeide en evalueringsrapport. Innhold i rapporten avtales i samarbeid med konsesjonsgiver. Rapporten med forslag til forbedringer skal presenteres for konsesjonsgiver i særskilt møte på slutten av sesongen senest innen utgangen av november. Konsesjonsinnehaver plikter å forbedre ordningen dersom resultatene av evalueringen tilsier dette. Forbedringene skal være gjennomført innen sesongstart det påfølgende år, eller så snart det er praktisk mulig og etter avtale med konsesjonsgiver To år etter at bysykkelordningen ble innviet, skal det gjennomføres en undersøkelse av brukernes kjennskap til og tilfredshet med bysykkelordningen. Formålet er å vurdere bruken av ordningen og å avdekke mulighet for forbedring av ordningen. Undersøkelsen skal utarbeides av partene i fellesskap og eventuelt i samarbeid med en ekstern konsulent hvis partene blir enige om det. Rapporter skal gjennomgås og vurderes i samarbeid med konsesjonsinnehaver og konsesjon giver. Konsulent kan eventuelt vurderes ved behov. Kostnadene ved dette dekkes av konsesjonsinnehaver. Konsesjonsinnehaver plikter å forbedre ordningen dersom resultatene av undersøkelsen tilsier dette. Forbedringene skal være gjennomført så snart det er praktisk mulig og etter avtale med konsesjonsgiver Tilsvarende undersøkelser skal gjøres etter avtale, dog ikke sjeldnere enn hvert fjerde år mens kontrakten løper. Det skal gjennomføres en undersøkelse etter ni års driftstid for å vurdere om kontrakten skal videreføres. Det er et mål at bruken av bysyklene skal øke de første tre årene. Resten av avtaleperioden skal bruken være i gjennomsnitt over 2000 uttak per måned i en driftssesong. Dersom bruken er under nivået angitt, kan konsesjonsgiver iverksette prosedyrene angitt i punkt 9. 7 Endring i anlegg og driftsopplegg 7.1 Endring av omfang Konsesjonsgiver kan redusere eller utvide omfanget av kontrakten. Ved endring av omfang skal de øvrige bestemmelser i kontraktsdokumentene gjelde fullt ut, med mindre annet avtales skriftlig. Forholdet mellom antall sykler, antall låsposisjoner i bysykkelstasjonene og reklameflater skal være det samme som den opprinnelige konsesjonen, om ikke annet er skriftlig avtalt. Endring av omfanget , rev Side 4 av 7 Saksnr. 08/17789

5 kan omfatte både antall stasjoner og størrelse på stasjonene. Disse vilkårene gjelder for reduksjon til inntil totalt 80 sykler, eller utvidelse til inntil 180 sykler. Ved endring av omfanget utover grensene satt over, kan partene bli enige om forholdet mellom sykler, låsposisjoner og reklameflater. 7.2 Flytting Konsesjonsgiver kan kreve flytting av installasjonene dersom konsesjonsgiver finner dette nødvendig. Tidspunkt og frister for flyttingen skjer etter skriftlig avtale mellom partene. Det samme gjelder om konsesjonsinnehaver selv ønsker å flytte installasjoner, og konsesjonsgiver godkjenner dette. Den av partene som tar initiativ til flyttinger skal bekoste disse. 8 Avvikling 8.1 Dersom ordningen ikke skal videreføres etter 10 år, skal den avvikles.avvikling kan også kreves iverksatt dersom kontrakten heves på grunn av mislighold i henhold til pkt Installasjoner skal fjernes og areal istandsettes som beskrevet i pkt. 6 i bilag D, Ytelsesbeskrivelse. Avvikling skal være gjennomført senest tre måneder etter kontraktens opphør, eller etter avtale. Dersom arbeidene ikke er fullført innen fristen, kan konsesjonsgiver få utført gjenstående arbeider for konsesjonsinnehavers regning etter forutgående skriftlig varsel om dette. Varsel gis minst fem virkedager før arbeidene igangsettes. 9 Mislighold og sanksjoner 9.1 Konsesjonsgiver vil føre tilsyn med installasjonene, ordningens funksjonalitet og at konsesjonsinnehavers drifts- og vedlikeholdsplikter overholdes. Tilsyn vil bli gjennomført uannonsert når konsesjonsgiver finner dette hensiktsmessig. Funksjonstilsynet består i at konsesjonsgiver i løpet av en tilfeldig valgt periode på én uke foretar minst 25 uttak av sykler fra ulike bysykkelstasjoner i byen. Hensikten med tilsynet er å kontrollere at kravene angitt i pkt. 3 og 4 i bilag D, Ytelsesbeskrivelse, er oppfylt. Konsesjonsgiver vil i tillegg legge til rette for systematisk innsamling av informasjon fra brukerne og loggføre disse. 9.2 Dersom konsesjonsgiver gjennom tilsynet eller på annen måte blir klar over avvik, feil, mangler ved installasjonene eller deres funksjonalitet, vil det foreligge et kontraktsbrudd/mislighold. Det samme gjelder dersom det oppstår forsinkelser i forhold til ulike tidsfrister som er fastsatt med hjemmel i kontraktsdokumentene , rev Side 5 av 7 Saksnr. 08/17789

6 Følgende prosess kan da gjennomføres: a) Konsesjonsgiver skal gi konsesjonsinnehaver en skriftlig advarsel (første advarsel) og beskrive misligholdet/avviket samt når dette ble oppdaget. Konsesjonsinnehaver skal samtidig gis en frist på 14 dager til å rette de påpekte forhold. b) Dersom konsesjonsinnehaver ikke lukker det påpekte avviket innen nevnte frist, og heller ikke har protestert på første advarsel, gir konsesjonsgiver en ny skriftlig advarsel (andre advarsel) med en ny utbedringsfrist på 14 dager og med varsel om at følgende sanksjoner vil kunne bli aktuelle dersom fristen oversittes: 1) Innføring av restriksjoner i konsesjonsinnehavers reklamerett 2) Få utbedringene foretatt for konsesjonsinnehavers regning c) Dersom sistnevnte frist ikke overholdes, meddeler konsesjonsgiver skriftlig hvilke(n) av de varslete sanksjoner som umiddelbart blir iverksatt. d) Dersom ikke utbedring har funnet sted 14 dager etter at ovennevnte sanksjoner(er) ble gitt, foreligger det et vesentlig mislighold, og konsesjonsgiver kan heve kontrakten med øyeblikkelig virkning. 9.3 Konsesjonsgiver har også rett til å heve kontrakten med øyeblikkelig virkning uten å måtte følge prosedyrene ovenfor - dersom det foreligger vesentlig mislighold med hjemmel i gjeldende rett om dette. Dette gjelder både forsinkelser og kvalitative og kvantitative mangler. Krav om hevning på dette grunnlag skal være skriftlig, og hevningskravet skal fremmes av konsesjonsgiver uten ugrunnet opphold. 9.4 Konsesjonsgiver har rett til å heve kontrakten dersom ordningen blir mindre benyttet enn forutsatt. Minimumsnivå for bruk er angitt i pkt Følgende prosess skal da iverksettes: a) Konsesjonsgiver skal gi konsesjonsinnehaver en skriftlig advarsel om at bruk av ordningen er lavere enn forventet. Konsesjonsinnehaver skal samtidig gis en frist på 30 dager til å iverksette tiltak for å øke bruken. b) Etter nye 30 dager, eller etter frist som partene blir enige om, gjør konsesjonsgiver en ny vurdering av bruken. Dersom det viser seg at de iverksatte tiltak ikke har hatt den ønskede effekt og bruken fortsatt er lavere enn forventet, kan konsesjonsgiver heve kontrakten med øyeblikkelig virkning. 9.5 Konsesjonsgiver har på samme vilkår rett til å heve kontrakten med øyeblikkelig virkning dersom konsesjonsinnehaver tas under konkursbehandling, akkord eller gjeldsforhandling. 9.6 Enhver heving av kontrakten skal begrunnes. Det skal fastsettes en opphørsdato og hva konsesjonsinnehaver skal foreta seg i forbindelse med hevningen. Bysykkelstasjoner, sykler og reklame- og informasjonsbærere skal ved hevning av kontrakten fjernes uten kostnader for konsesjonsgiver. For øvrig gjelder bestemmelsene om avvikling i pkt. 8 i dette dokumentet og pkt. 6 i bilag D, Ytelsesbeskrivelse , rev Side 6 av 7 Saksnr. 08/17789

7 10 Force majeure 10.1 Ved force majeure, som for eksempel naturkatastrofe, streik, lockout eller lignende, gjelder følgende: Konsesjonsinnehaver skal så snart force majeure inntreffer, meddele konsesjonsgiver skriftlig at force majeure foreligger og årsaken til dette. Konsesjonsinnehaver skal også meddele hvor lenge force majeure anledningen ventes å vare og hvilke konsekvenser dette får for bysykkelordningen. Hvis force majeure foreligger og konsesjonsgiver har fått skriftlig og rettidig meddelelse om dette, er konsesjonsinnehaver fri for vedlikeholds- og erstatningsplikt som følge av hindringen. Så snart hindringen opphører, skal ordinær drift gjenopptas. 11 Diverse 11.1 Hvis det innføres spesiell skatt eller avgift på reklame eller bymøbler eller på arealer hvor dette er plassert, og dette helt eller delvis tilfaller kommunen, skal dette kompenseres fra konsesjonsgiver til konsesjonsinnehaver. Såfremt en lignende skatt eller avgift tilfaller staten, kan konsesjonsinnehaver forlange opptatt forhandlinger med konsesjonsgiver om kompensasjon eller endring i nærværende kontrakt Skulle enkelte bestemmelser i denne kontrakt eller fremtidige bestemmelser som blir innført, være eller bli rettslig ugyldige, berøres ikke de øvrige bestemmelser i kontrakten. 12 Tvist 12.1 Eventuell tvist mellom partene om forhold som har sammenheng med denne kontrakt, skal avgjøres av domstolene. Drammen tingrett er verneting i første instans. 13 Bysykler i andre byer 13.1 Drammen kommune er en del av samarbeidsprosjektet Buskerudbyen som blant annet omfatter Buskerud fylkeskommune og kommunene Kongsberg, Øvre Eiker, Nedre Eiker, Drammen og Lier. Dersom konsesjonsinnehaver får i oppdrag å drive bysykkelordning i andre kommuner i Buskerudbyen, vil Drammen kommune ta initiativ til et felles system slik at brukere enkelt kan benytte bysyklene i nabokommunene , rev Side 7 av 7 Saksnr. 08/17789