Et praktisk opplegg for trening, diskusjon og refleksjon rundt etikk, holdninger og ledelse i avdelinger og staber i forsvarssektoren

Transkript

1 Mye som virket OK før er uakseptabelt i dag!... over streken? Et praktisk opplegg for trening, diskusjon og refleksjon rundt etikk, holdninger og ledelse i avdelinger og staber i forsvarssektoren FFI Forsvarets forskningsinstitutt Norwegian Defence Research Establishment

2 Etiske grunnregler for forsvarssektoren OMDØMME OG TROVERDIGHET Alle ansatte plikter å utføre sine oppgaver og opptre utad på en etisk forsvarlig måte slik at det bidrar positivt til forsvarssektorens omdømme og troverdighet i samfunnet. ÅPENHET Alle har et felles ansvar for å skape et godt arbeidsmiljø, og utvikle en kultur preget av åpenhet og integritet. Et arbeidsmiljø preget av åpenhet er en viktig forutsetning for god etisk atferd. Det skal være åpenhet og innsyn i forvaltningen, slik at allmennheten kan gjøre seg kjent med forsvarssektorens virksomhet. Ansatte skal gi korrekte opplysninger til andre myndigheter, selskaper, organisasjoner eller innbyggere. YTRINGSFRIHET Ansatte har som alle andre en grunnleggende rett til å delta i den offentlige debatt, også om forsvarssektorens virksomhet. Den enkelte har ansvar for at ytringer ikke kommer i konflikt med lojalitets- og taushetsplikten. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. LOJALITET Ansatte plikter å sette seg inn i og følge gjeldende rettsregler og etiske retningslinjer. Det hører med til lojalitetsplikten at den ansatte legger et forsvarlig faglig skjønn til grunn i utøvelse av tjenesten. Ansatte har et ansvar for å gjøre seg kjent med politiske, fagmilitære og andre beslutninger og føringer innen sitt fagområde, og skal utføre sine arbeidsoppgaver i tråd med disse. Ansatte har også rett til å si i fra om kritikkverdige forhold uten at det får negative konsekvenser. Plikt til å følge pålegg og ordre innebærer ikke plikt om å gjøre noe ulovlig eller uetisk. HABILITET Ansatte skal opptre på en slik måte at det ikke kan sås tvil om deres upartiskhet. Ansatte skal ikke sette seg selv i en situasjon som er egnet til å påvirke deres tjenestehandlinger. Ansatte må ikke ta del i saker der en selv eller nærstående har personlige eller økonomiske særinteresser. LEDELSE OG ANSVAR Det er den enkeltes ansvar å etterleve de etiske grunnreglene. Sjefer har et særlig ansvar som kulturbærere og rollemodeller. Sjefer har også ansvar for at den enkelte medarbeider har kjennskap til de spesifikke etiske retningslinjer som finnes i etatene, og til å reagere ved brudd på disse.

3 ... over streken? et diskusjonsopplegg for etiske dilemmaer Hensikt Handlingsplanen for holdninger, etikk og ledelse ble utgitt av Forsvarsdepartementet 18. september Ett av målene i handlingsplanen er at bevissthet rundt holdninger og etisk refleksjon skal være del av den enkeltes atferd i det daglige virke. Dette heftet skal være et praktisk hjelpemiddel for diskusjoner og refleksjoner rundt etikk, holdninger og ledelse i hele forsvarssektoren. Det inngår i handlingsplanens tiltak nr. 11, Utvikle lokale planer for holdninger, etikk og ledelse, som et praktisk verktøy for å understøtte lokalt engasjement og arbeid. FFIs etiske retningslinjer er et resultat av dette. Kunnskap og bevisstgjøring gjennom øvelse og trening Etikk og holdninger angår alle. For å være best mulig rustet til å møte ulike utfordringer, trenger alle å øve på situasjoner som kan oppstå. En god måte å trene på i denne sammenhengen er å diskutere eksempler eller dilemmaer med andre i egen organisasjon. En åpen kultur for å diskutere etiske spørsmål er nødvendig for å utvikle et godt skjønn i forhold til hvordan retningslinjer praktiseres. Gjennom diskusjon med kolleger, ledere og underordnede får vi også muligheten til å avstemme egne vurderinger mot andres. Gjennom diskusjon mellom ledere, medarbeidere og tillitsvalgte vil alle få muligheten til å øke egen kunnskap og bevissthet, samtidig som det skapes en god arena for å ta opp egne utfordringer. Det er også lagt opp til at egne eksempler kan fremmes og diskuteres, basert på erfaringer og kjennskap til etiske dilemmaer knyttet til egen arbeidssituasjon. Dilemmatreningen skal bidra til å skape en åpen og trygg kultur for å ta opp vanskelige, men viktige tema. Ansatte som er villige til å varsle om etisk kritikkverdige forhold er en ressurs for FFI, da dette bidrar til at slike forhold kan rettes opp. Metodeveiledning Heftet er ment å være enkelt og fleksibelt å bruke. Problemstillingene er fordelt på ulike tema. Eksemplene diskuteres og plasseres i et trafikklyssystem der rødt er uakseptabelt, gult må vurderes nøye og grønt som regel er greit. Mange av problemstillingene er åpne, og må konkretiseres ytterligere gjennom diskusjon i gruppene. Hvorvidt en situasjon vurderes som rød, gul eller grønn avhenger av hvordan den forstås og hvilke forutsetninger som legges til grunn. Derfor følger det ikke med noe fasitsvar. Det viktigste er selve diskusjonen. Det er den som gir kunnskap og økt bevissthet. Lykke til med engasjerende og viktige diskusjoner! Nyttig informasjon På innsiden finner du pdf av disse publikasjonene: FFIs verdigrunnlag FFIs etiske retningslinjer... over streken (dilemmatrening) Etiske retningslinjer for statstjenesten Etiske grunnregler for forsvarssektoren Etiske retningslinjer for næringslivskontakt... og oversikt over annen etikkrelevante litteratur som vi har på FFIs bibliotek Andre relevante eksterne publikasjoner og lenker: Handlingsplan for holdninger, etikk og ledelse, FD-FST intranettet og Forsvarets felles intranettportal Forsvarets verdigrunnlag, Forsvarets felles intranettportal Krigens folkerett, FD-FST intranettet Lønns- og personalpolitikk, Etikk og karantene Feltprestkorpsets hjemmeside, Forsvarets felles intranettportal Militært tidsskrift for etisk og teologisk refleksjon, Se også hjemmesidene

4 Administrative rutiner og bestemmelser Er uakseptabelt Må vurderes nøye Er som regel greit Tenk særlig på Har du tatt forholdet opp med nærmeste leder? Er det åpenhet om dette i avdelingen? Finnes det regler for det? Tåler det dagens lys? 1. Etter anbudskonkurranse er et firma innleid for et prosjekt. Prosjektet vokser og du gir samme firma nye oppdrag fordi dere er veldig fornøyd med dem. 4. Du jobber ofte sent og tar ut overtid fordi det passer deg privat. 2. Tjenestemiddag med alkoholservering på arbeidsgivers regning. 5. Låne utstyr fra jobben med hjem ifm. private arrangementer. 3. Penger igjen på budsjettet benyttes til å sende fem prosjektmedarbeidere på en dyr konferanse i USA. 6. Arrangere eget barns konfirmasjon i arbeidsgivers lokaler. 7. Du blir kontaktet som referanse for en av dine ansatte som har søkt annen jobb. Du er ikke fornøyd med vedkommendes samarbeidsevner, men sier ingenting om dette. 10. Eget dilemma. 8. Du er på tjenestereise og får dekket lunsj av vertskapet. Du oppgir fullt kostdøgn på reiseregningen. 11. Eget dilemma. 9. Du har spesialkompetanse og oppretter eget firma som selger tjenester til Forsvaret. 12. Eget dilemma.

5 Forskningsetikk Er uakseptabelt Må vurderes nøye Er som regel greit Tenk særlig på Har du tatt forholdet opp med nærmeste leder? Er det åpenhet om dette i avdelingen? Fins det atferdsregler for dette? Tåler det dagens lys? Vil det påvirke FFIs omdømme om det blir kjent? Kan det være egnet til påvirkning eller rokke ved din habilitet? 1. Unnlater å referere til opphavspersonen til et forskningsresultat som benyttes i en forskningsrapport for FFI. 2. Bruke forskningsresultater fra en internasjonal samarbeidsgruppe der FFI har deltatt. 3. Fjerne observasjoner fra et datasett slik at resultatene stemmer bedre med din opprinnelig hypotese. 4. Unnlate å presentere de mer tvetydige delene av en studie, for å unngå kritikk fra kollegaer. 7. Din overordnede framstiller en sak på en måte som strider imot din egen tekniske innsikt om temaet. 10. Eget dilemma. 5. La være å informere oppdragsgiver og beslutningstaker om usikkerheten knyttet til dine estimater, fordi dette bare vil forvirre ham. 8. Du er sterkt imot all eksperimentering med dyr, og lekker til pressen at FFI utfører dyreforsøk. 11. Eget dilemma. 6. Vinkle en studie i en retning som vil gi positivt utslag for et bestemt materiellprosjekt i Forsvaret, fordi det er en viktig finansieringskilde for FFIs prosjekter. 9. Gjennom en datainnsamling knyttet til din forskning får du kjennskap til sensitive personopplysninger om en person du kjenner, og morer deg med å fortelle dette til noen nære kollegaer. 12. Eget dilemma.

6 Relasjoner til oppdragsgivere og samarbeidspartnere Er uakseptabelt Må vurderes nøye Er som regel greit Tenk særlig på Har du tatt forholdet opp med nærmeste leder? Er det åpenhet om dette i avdelingen? Fins det atferdsregler for dette? Tåler det dagens lys? Vil det påvirke FFI omdømme om det blir kjent? Kan det være egnet til påvirkning eller rokke ved din habilitet? 1. En avdeling i Forsvaret gir et oppdrag til FFI der de går langt i å antyde at de ønsker støtte til å få gjennom en materiellanskaffelse de har problemer med å få politisk gjennomslag for. 2. Du har jobbet en årrekke med å utvikle et bestemt system for Forsvaret, og er en av få eksperter innenfor dette fagområdet. Du blir bedt om å delta i en gruppe som skal evaluere dette systemet opp mot tre andre tilsvarende systemer på markedet. 3. Du har arbeidet med en gruppe spesialister i Forsvaret om et nytt overvåkingskonsept. I et oppdrag for FD blir du bedt om å gi råd om tre alternative konsepter som skal danne grunnlag for framtidige anskaffelser til Forsvaret. 4. I et møte med en industribedrift blir du tilbudt gode betingelser dersom du er villig til å ta med deg den kunnskapen du har fått ved FFI og utnytte denne til å utvikle et nytt forsvarprodukt for bedriften. 7. Du har sagt opp din stilling ved FFI, og skal begynne i et eksternt firma om én måned. Før du forlater FFI kopierer du rapporter og interne forskningsresultater du tror du kan dra nytte av i ditt nye arbeidsforhold. 5. Du arbeider tett med en norsk industribedrift som satser høyt på at Forsvaret skal kjøpe deres nyutviklede undervannssensor. Du blir via en kollega ved FFI kjent med at Forsvaret har sterke preferanser for et konkurrerende system og opplyser din industrielle samarbeidspartner om dette. 8. Du har aksjer i et selskap som utvikler teknologi for det norske Forsvaret. Gjennom ditt arbeid på FFI får du kjennskap til at denne teknologien har betydelige muligheter også på det internasjonale forsvarsmarkedet. 6. I forbindelse med å evaluere tilbud fra tre alternative tilbydere, ringer den ene leverandøren deg i forkant av tilbudsfristen og stiller spørsmål om hvilke evalueringskriterier som blir lagt til grunn for valget. 9. Eget dilemma.

7 Gaver Er uakseptabelt Må vurderes nøye Er som regel greit Tenk særlig på Hva er formålet med gaven? Er du i en tilbuds-/forhandlingssituasjon? Personlig til instituttet? Forventes gjenytelse? Betydelig ubetydelig verdi? Er det satt en maks verdigrense? Gis gaven skjult eller åpent? Leveres den hjem eller på jobben? Er gaven gitt til mange eller bare til deg? 1. Personlige gaver ved runde år og anledninger. 2. Profilgaver av ubetydelig verdi. 3. Gaver til eller fra samarbeidspartnere ved store anledninger. 4. Gaver med betingelser. 5. Takk for hjelpen-gaver. 6. Gaver det er vanskelig å anslå verdien av. 7. Ytelser i form av f. eks. arbeid på mottakers private eiendom/ materialer levert hjem. 8. Personlige gaver uten spesiell anledning. 9. Gaver av liten verdi, f. eks. en flaske vin eller blomster etter et foredrag. 10. Å motta gaver i rollen som beslutningstaker eller premissleverandør. 11. Eget dilemma. 12. Eget dilemma.

8 Bevertning, reiser og opplevelser Er uakseptabelt Må vurderes nøye Er som regel greit Tenk særlig på Hva er formålet med invitasjonen? Er du i en tilbuds-/forhandlingssituasjon? Går invitasjonen til person eller til avdelingen? Forventes gjenytelse? Kunne vi gitt en tilsvarende invitasjon? Hvem betaler reise og opphold? Er faglig innhold av tilstrekkelig kvalitet og relevans? Inviteres du i full åpenhet? 1. Billetter til sports- og kulturarrangementer. 2. Dyre måltider. 3. Arbeidslunsj og arbeidsmiddag. 4. Fyrverkeri, spandert av forsvarsindustrien ifm. et jubileum. 5. Deltakelse med ledsager. 6. Delta på private arrangementer i leverandørfirmaets lokaliteter. 7. Faglige arrangementer der reise og/eller opphold betales av andre. 8. Faglige arrangementer der reise og/eller opphold betales av min arbeidsgiver. 9. Fri alkohol utover det som serveres til en arbeidsmiddag. 10. Invitasjon til privat anledning (privat hytte, bryllup). 11. Eget dilemma. 12. Eget dilemma.

9 Kollegiale holdninger Er uakseptabelt Må vurderes nøye Er som regel greit Tenk særlig på Er det åpenhet om dette i avdelingen? Fins det regler for dette? Syns du det er greit at andre gjør dette mot/med deg? Tåler det dagens lys? Hvordan vil det påvirke FFIs rykte om det blir kjent? 1. Avbryter konsekvent en prosjektmedarbeider i møter, fordi du vet han/hun kommer til å holde en lengre utredning om noe som knapt er relevant for dagens agenda. 4. Omtale din kvinnelige kollega som lille venn. 2. Svare nedlatende og irettesettende til et forslag fra en av dine prosjektmedarbeidere i et større møte med eksterne deltakere. 5. Henge opp pin-up kalender på arbeidsplassen. 3. Seksuell vitsing under et møte. 6. Prøve å unngå å dele kontor med en med flerkulturell bakgrunn. 7. Benytte prosjektrådet som forum for å fremme et syn du ikke får gjennomslag for hos din prosjektleder. 8. Skrive en kritisk artikkel om Forsvaret i lokalavisa. 9. Ser at en kollega blir mobbet på jobben. 10. Eget dilemma. 11. Eget dilemma. 12. Eget dilemma.

10 10 Ledelse Er uakseptabelt Må vurderes nøye Er som regel greit Tenk særlig på Hvilke retningslinjer gjelder for dette? Hvordan vil dette bli oppfattet av omgivelsene? Hvordan vil dette påvirke din troverdighet? Tåler det dagens lys? Hvordan vil det påvirke Forsvarets omdømme om det blir kjent? 1. Du involverer ikke de ansatte i en vanskelig omstilling fordi du vet det blir mye motstand. 2. Du ber IT-avdelingen ta utskrift av epostkorrespondansen til en av dine ansatte. 3. Du benytter et vennskap du har med en underordnet til å undersøke hvilke holdninger dine ansatte har til deg som sjef. 4. Selv om beslutning er truffet i en sak, må det være tillatt å søke og få vedtaket omgjort. 5. Forsøke å tilsette medarbeidere du kjenner framfor søkere med bedre kvalifikasjoner. 6. Ha et nært familiemedlem i samme avdeling som du er leder for. 7. Gi innsyn i en sak til tross for et generelt ønske om å holde mest mulig unntatt offentlighet. 8. Du anser og praktiserer drøftinger med tillitsvalgte som en ren formalitet siden du i disse sakene har styringsrett. 9. Du begrunner avslag om opprykk med manglende prosjektledererfaring, selv om den egentlige grunnen er manglende samarbeidsegenskaper. 10. Du forventer at dine medarbeidere er på jobb når du kommer og blir til du har gått. 11. Eget dilemma. 12. Eget dilemma.

11 Dilemmaer og utfordringer du selv ønsker å diskutere 11 Er uakseptabelt Må vurderes nøye Er som regel greit Tenk særlig på

12 12 Varsling Diskuter dilemmaene under og vurder hvordan du ville håndtert disse sakene? Gir noen av tilfellene grunnlag for varsling? Bruk Varslingsplakaten. Hva gjør du? Tar opp saken med vedkommende direkte? Skriver om saken på intranett? Lar andre rydde opp? Ingenting? Leter etter svar i lover og regler? Melder fra gjennom FFIs varslingspyramide? Spør kolleger eller venner til råds? Tar det opp med nærmeste sjef? Snakker med tillitsvalgt? Går til media? Egne notater: 1. Du vurderer å lekke en sak til pressen fordi du føler at du har tatt opp saken internt uten at noe blir gjort. 2. Du blir i fortrolighet fortalt at en i avdelingen vurderer å ta sitt eget liv. 3. Du oppdager en kollega med en prostituert mens dere er på tjenestereise. 4. En kollega oppfører seg ufint mot en annen i avdelingen. 5. Du opplever press fra en høyt gradert offiser i Forsvaret knyttet til anbefalinger om ny forsvarsstruktur i en langtidsplanprosess. 6. Du har gjort en tabbe, og sikkerhetsgradert informasjon kan ha blitt kompromittert. 7. Du er i tvil om den gaven du mottok fra en leverandør er iht. retningslinjene. 8. Du oppdager en kollega som stadig bruker tjenestetelefon til private formål. 9. En kollega legger ut om egen utroskap. 10. Du har en mistanke om at sjefen din utnytter reiseregulativet til egen fordel. 11. Du mottar en varsling der det reises kritikk mot en av dine overordnede ledere. 12. Du får vite at en kollega brukte narkotika på en fest.

13 Egne notater: 13

14 14 Egne notater:

15 Egne notater: 15

16 16 Utgitt av FFI, oktober 2007 Ideen til dette heftet er hentet fra NHOs hefte... over streken? Grafisk design, illustrasjoner og trykk: FLO Base Viken/FFI Forsvarets FFIforskningsinstitutt N o r w e g i a n D e f e n c e R e s e a r c h E s t a b l i s h m e n t