Fosnes arbeidsmiljøutvalg

Transkript

1 Fosnes kommune Fellesfunksjoner Møteinnkalling Utvalg: Fosnes arbeidsmiljøutvalg Møtested: Kommunestyresalen, Øvre kommunehus Dato: Tidspunkt: 12:15 De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har gyldig forfall, melder dette så snart som mulig til rådmann Rønnaug Aaring på telefon Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Møtet starter med halvårig oppfølgingsmøte av bedriftshelsetjenesten AktiMed. Torgeir Strøm Leder Ella K. Skjærvik sekretær

2 Sakliste Utvalgssaksnr PS 10/13 PS 11/13 PS 12/13 Innhold Etiske retningslinjer for Fosnes kommune Evaluering av seniortiltak Utvikling av sykefravær kvartal. PS 13/13 Møteplan for arbeidsmiljøutvalget 2014 PS 14/13 Valg av leder og nestleder i arbeidsmiljøutvalget Lukket 2

3 Fosnes kommune Fosnes fellesfunksjoner Saksmappe:2013/ Saksbehandler: Rønnaug Aaring Saksframlegg Etiske retningslinjer for Fosnes kommune Utvalg Utvalgssak Møtedato Fosnes arbeidsmiljøutvalg 10/ Fosnes formannskap Fosnes kommunestyre Rådmannens innstilling Forslag til etiske retningslinjer for Fosnes kommune som vedlagt, vedtas. 3

4 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Etiske retningslinjer - Fosnes kommune I Forslag til etiske retningslinjer Rønnaug Aaring U Høring forslag til etiske Torgeir Strøm m.fl. retningslinjer for Fosnes kommune I Høringsuttalelse "Etiske Torgeir Strøm retningslinjer for Fosnes kommune U Høring forslag til etsike retningslinjer for Fosnes kommune - 2. utkast Utdanningsforbundet ved Torgeir Strøm m.fl. X Særutskrift - Etiske retningslinjer - Fosnes kommune S Etiske retningslinjer for Fosnes kommune U Invitasjon til HTV-møte Eva Solem m.fl. X Referat fra HTV-møte Rønnaug Aaring X Referat fra hovedtillitsvalgtmøte Rønnaug Aaring Vedlegg 1 Etiske retningslinjer Saksopplysninger Fosnes arbeidsmiljøutvalg vedtok i møte 25. juni 2013 at rådmannen skulle utarbeide forslag til etiske retningslinjer. Retningslinjene ble utarbeidet og sendt tillitsvalgte med høringsfrist 14. august 2013 og behandlet i hovedtillitsvalgtmøte 28. august Etter innspill i høring og under møte ble revidert utgave av retningslinjene sendt på andre gangs høring med til tillitsvalgte med høringsfrist 27. september Høringsinnspill er nå hensyntatt i utkastet som ble behandlet i hovedtillitsvalgtmøte 30. oktober Hovedtillitsvalgtmøte vedtok å anbefale etiske retningslinjer for Fosnes kommune som vedlagt saken. Vurdering De etiske retningslinjene skal videre behandles i AMU, før den politiske behandlingen i formannskap og kommunestyre. Forslag til etiske retningslinjer har vært i prosess med grundig behandling i de tillitsvalgtes organer og legges herved fram for AMU, med anbefaling om å slutte seg til forslaget. 4

5 Fosnes kommune ETISKE RETNINGSLINJER Retningslinjene er ment som et supplement til lovverket som styrer kommunens virksomhet, som Forvaltningsloven, Offentlighetsloven, Kommuneloven samt særlover. I tillegg har Fosnes kommune utarbeidet Rutiner for varsling om kritikkverdige forhold Vedtatt i kommunestyret xx.xx.xx 1 5

6 INNLEDNING Et levende og sunt lokaldemokrati bygger på et gjensidig tillitsforhold mellom innbyggerne og de folkevalgte. De ansatte, som forvalter det ansvaret som politikerne er blitt tildelt gjennom valget, vil gjennom holdninger og opptreden være med å bestemme den oppfatningen befolkningen danner seg av sin egen kommune. FORMÅL Formålet med Fosnes kommunes etiske retningslinjer er å sikre en god etisk praksis og definere fellesstandarder for ansatte i Fosnes kommune. De etiske retningslinjene gjelder for alle kommunens ansatte. MØTE MED MEDMENNESKER I Fosnes kommune skal vi møte våre medmennesker med åpenhet, tillit og respekt og dette skal prege all vår virksomhet, både utad og innad. LOVVERK, INTERNE REGLER OG VEDTAK SKAL ETTERFØLGES Alle plikter lojalt å overholde de lover, forskrifter og reglement som gjelder for kommunens virksomhet. Dette innebærer at alle forholder seg lojalt til vedtak som er truffet, både på politisk og administrativt hold. FOSNES KOMMUNE SKAL LEGGE VEKT PÅ GOD FORVALTNINGSSKIKK Som forvaltere av lokalsamfunnets felles midler og ressurser stilles det spesielt høye krav til de enkelte medarbeideres etiske holdninger i sin virksomhet for kommunen. Kommunens ansatte skal opptre profesjonelt og i tråd med god forvaltningsskikk. Alle innbyggerne skal behandles likeverdige. SAKSBEHANDLINGEN SKAL VÆRE ÅPEN OG REDELIG Åpenhet og offentlighets-prinsippet skal praktiseres i størst mulig grad, med visse forbehold knyttet til taushetsplikt. Relevant og tilstrekkelig informasjon skal gis uoppfordret. Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med behandling av saker, må respekteres av de ansatte og ikke brukes til personlig vinning. HABILITET OG FORUTSIGBARHET I SAKSBEHANDLINGEN Ansatte skal være åpen omkring biverv og/eller engasjement i interesse og eller politiske organisasjoner som kan ha betydning for tjenesteutøvelsen i form av inhabilitet eller brudd på lojalitetsplikten. Det påhviler ansatte som også er folkevalgte i kommunen et særskilt ansvar å være seg bevisst sine ulike roller. Ansatte skal ikke la egne interesser, eller interessene til familie eller nære venner, påvirke deres handlinger, saksframstilling eller vedtak. 2 6

7 LOJAL OPPTREDEN OVERFOR DE FOLKEVALGTE Det skal utvises varsomhet med å gi uttalelser som skaper, eller kan være egnet til å skape, tvil om den politiske beslutningsprosessen. De ansatte har ikke anledning til å fremme sine tjenstlige forhold direkte for kommunens folkevalgte med sikte på å omgå normal tjenestevei. Det forventes at de tillitsvalgtes kontakter i det politiske miljøet blir benyttet på en ryddig måte. DE ANSATTE SKAL OPPTRE LOJALT OVERFOR ARBEIDSGIVER Kommunes ansatte plikter å følge de rettslige og etiske retningslinjer som gjelder for virksomheten, samt å etterfølge pålegg fra overordnede. Lydighetsplikten medfører aldri noen plikt til å følge pålegg om å gjøre noe ulovlig eller uetisk. Kritikkverdige forhold tas opp tjenestevei. Dersom nærmeste leder viser motvilje mot å ta saken videre, kan den ansatte henvende seg til nærmeste overordnet for sin egen leder. Arbeidsgiver har plikt til å sørge for at den nødvendige åpenhet er tilstede for en tillitsfull samhandling med ansatte. PLIKT OG RETT TIL Å VARSLE Arbeidstaker har plikt og rett til å varsle om kritikkverdige forhold i Fosnes kommune. Kritikkverdige forhold kan være saker som er uetiske, lovstridige eller som kan true liv eller helse. Et særskilt ansvar har ansatte som observerer forhold som kan medføre fare for brukernes sikkerhet. VERN MOT GJENGJELDELSER AV VARSLING Ansatte som varsler skal være vernet mot gjengjeldelse fra virksomheten. Det forutsettes at varslingen ikke er i strid med annen lov. TILLITSVALGTE OG VERNEOMBUDENES ROLLER Tillitsvalgte og verneombudene har ansvar for og plikt til å fremme eventuelle synspunkter på vegne av enkeltmedlemmer og organisasjonen på en hensiktsmessig måte. Det forventes at den tillitsvalgte/verneombudet har et gjennomtenkt forhold til saker som ytres gjennom media. Det forventes at den tillitsvalgte/verneombudet søker å ordne uenigheter og kritikkverdige forhold med arbeidsgiver. KOMMUNENS VERDIER SKAL VERNES OM Ansatte skal forvalte kommunes midler og ressurser på en mest mulig rasjonell og økonomisk måte. 3 7

8 Ansatte plikter å melde fra om egne eller andres handlinger eller forhold som påfører, eller kan påføre, arbeidsgiver økonomisk tap eller annen materiell eller ikke-materiell skade. Det er viktig at ansatte tar aktiv avstand fra enhver uetisk handlemåte eller handlinger som kan oppfattes slik, som for eksempel: - nedlasting av pornografiske materiale eller materiale som kan oppfattes slik - bruk av kommunens telefoner/elektronisk verktøy til handlinger som kan oppfattes uetiske DET SKAL UTVISES AKTSOMHET KNYTTET TIL ØKONOMISKE FORHOLD Ansatte skal verken for seg eller på vegne av andre ta mot gaver, reiser, hotellopphold, bevertning, rabatter, lån eller andre ytelser eller fordeler som kan påvirke deres tjenestehandling, eller kan være oppfattet slik. Mottatte gaver skal eventuelt returneres med en kort skriftlig redegjørelse for kommunes regler om dette. Ansatte kan ikke benytte seg av kommunale innkjøps og rabattordninger ved personlige innkjøp. Gaver, belønning og oppmerksomhet av mindre verdi som gis i anledninger og høytider aksepteres. Moderate former for gjestfrihet og representasjon må ikke utvikle seg slik at det påvirker beslutningsprosessen eller kan være egnet til å bli oppfattet slik. Dersom den ansatte er i tvil om et forhold er innenfor kommunes etiske normer, avgjøres saken av den ansattes leder. Gaver av vesentlig verdi skal klareres med rådmann før de aksepteres. RESPEKTFULL OPPTREDEN MELLOM ANSATTE I ALLE LEDD Enhver ansatt plikter å møte sine kollegaer på en inkluderende og respektfull måte. Mobbing og trakassering er ikke tillat. Det forventes at det ikke snakkes nedsettende om kollegaer som ikke er tilstede og kan forsvare seg. BRUDD PÅ RETNINGSLINJENE Brudd på de etiske retningslinjene kan medføre konsekvenser for arbeidsforholdet. 4 8

9 Fosnes kommune Fosnes fellesfunksjoner Saksmappe:2011/ Saksbehandler: Rønnaug Aaring Saksframlegg Evaluering av seniortiltak Utvalg Utvalgssak Møtedato Fosnes arbeidsmiljøutvalg 11/ Fosnes formannskap Fosnes kommunestyre Rådmannens innstilling Arbeidsmiljøutvalget tar anbefalingen til etterretning og oversender saken til politisk behandling. 9

10 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat I Ad: Seniortiltak Trond Smalås I Ad: Seniortiltak Trond Smalås I Seniorpolitikk i Fosnes kommune. Utdanningsforbundet v/ingunn Duun I SENIORPOLITIKK Jan Henry Flakk S Seniortiltak i Fosnes kommune I Seniorpolitikk Torgeir Strøm I Svar på utkast til protokoll Torgeir Strøm X Kostnadsberegning Erna Lervik X Særutskrift - Seniortiltak i Fosnes kommune U Seniortiltak i Fosnes kommune Utdanningsforbundet v/torgeir Strøm m.fl. N Praktisering av Seniorpolitikk. Erna Lervik m.fl. N prosjektnummer seniortiltak Per G. Holthe m.fl. X Brosjyre seniortiltak i Fosnes kommune S Evaluering av seniortiltak i Fosnes kommune X Særutskrift - Evaluering av seniortiltak i Fosnes kommune U Evaluering av seniortiltak - Rønnaug Aaring oppnevning av arbeidsgruppe U Oppnevning av evalueringsgruppe for seniortiltak Utdanningsforbundet v/torgeir Strøm m.fl. N Evaluering av seniortiltak - notat Rønnaug Aaring etter første møte i arbeidsgruppa S Evaluering av seniortiltak X Særutskrift - Evaluering av seniortiltak U Evaluering av seniortiltak Knut Olav Dypvik m.fl. U Evaluering av seniortiltakene i Ella Skjærvik m.fl. Fosnes kommune X Særutskrift - Evaluering av seniortiltak S Evaluering av seniortiltak Vedlegg 1 Rapport Saksopplysninger Seniortiltak i Fosnes kommune ble vedtatt av kommunestyret i januar 2012 med en klausul om evaluering innen september

11 Arbeidsmiljøutvalget i Fosnes kommune overlot til rådmannen å oppnevne en evalueringsgruppe for å se på seniortiltakene. Rådmannen fant det naturlig at det var samme gruppe som utarbeidet forslagene til tiltak som også fikk oppgaven å evaluere tiltakene. Den partssammensatte evalueringsgruppen har bestått av hovedtillitsvalgte, Ingunn Duun (Sykepleieforbundet), Torgeir Strøm (Utdanningsforbundet) og Karin Sinnes (Fagforbundet), representanter fra Arbeidslivssenteret,Ulla Haug og Jan Henry Flakk, samt rådmann og personalkonsulent. Gruppas mandat var å samle inn informasjon om avtalte tiltak, gjennomføre undersøkelser blant ledere og ansatte i målgruppen, vurdere tiltakets virkning på sykefravær, bruk av AFP og lignende og komme med en anbefaling om veien videre. Evalueringsgruppa har hatt tre møter og utarbeidet vedlagte rapport. Vurdering Evalueringsgruppa har svart på mandatet gjennom vedlagte rapport. 11

12 Evaluering av iverksatte seniortiltak i Fosnes kommune Rapport fra evalueringsgruppen

13 Innledning: Arbeidsmiljøutvalget i Fosnes oppnevnte i møte 20. mars 2013 en partsammensatt arbeidsgruppe for å evaluere iverksatte seniortiltak. Gruppas mandat er å samle inn informasjon om avtalte tiltak, gjennomføre undersøkelser blant ledere og ansatte i målgruppen, vurdere tiltakets virkning på sykefravær, bruk av AFP og lignende og komme med anbefalinger om veien videre. Grunnlag: Seniortiltak kan iverksettes fra og med det året den ansatte fyller 55 år, gjelder ansatte i minst 50 % stilling og som har vært ansatt i kommunen i minst 5 år. Pr. juni i år er det 30 ansatte som fyller kriteriene for å delta i ordningen. Spørreundersøkelse: Alle ansatte i ordningen fikk tilsendt spørreundersøkelse i juni, vi fikk tilbake 14 svar (47 %) 1). Svarprosenten er høy nok til å gi et representativt bilde av deltakerens oppfatning av ordningen. Undersøkelsen inneholdt følgende spørsmål: Fosnes kommune har iverksatt seniortiltak, er du fornøyd med disse? Opplever du pensjonisttilværelsen som attraktiv? Hvilke seniortiltak vil være attraktiv for deg? Opplever du jobben din som umattende? Hvordan har du det økonomisk? Hvordan disponerer du din fritid i dag? Hvordan disponerer du din fritid som pensjonist? Svarene viser at tiltakene er godt kjent og viktige for å fortsette i jobb selv om mulighetene til å få avtalefestet pensjon er tilstede. Deltakerne er også fornøyd med de iverksatte tiltak. De mest attraktive seniortiltakene er redusert arbeidstid til samme lønn og flere fleksible feriedager. Det er også attraktivt å slippe enkelte arbeidsoppgaver. Over 60 % finner ikke det attraktiv med økt lønn som seniortiltak. Ingen ønsker å bytte arbeidssted. Pensjonssystemet oppleves som uoversiktlig, i stadig endring og det er vanskelig å forstå. Over 80 % sier de har lyst å fortsette å jobbe for Fosnes kommune. Deltakerne blir slitne av jobben. Deltakerne oppgir at økonomien stort sett er god og ordnet, men det er mange som ikke har råd til å slutte når de blir 62 år. Fritiden disponeres til familie, venner, reiser, trim, hvile og avslapning, ingen har annen jobb, det samme gjelder når man pensjonerer seg. 13

14 Konklusjonen på spørreundersøkelsen er at våre ansatte over 55 år ønsker å stå i jobb for Fosnes kommune, men jobbe mindre med samme inntjening. 1) Et svar ble mottatt etter svarfristen, dette er innlagt i materialet Sykefravær: utvikling legemeldt sykefravær pr pr pr over 55 år alle ansatte Når det gjelder egenmeldt sykefravær er det svært liten forskjell mellom ansatte over 55 år og totalt alle ansatte. AFP: Omlegging av ordningen for tidlig pensjonering har medført innskjerping av innretningene innenfor AFP og svekket mulighetene for pensjonering fra 62 år for mange. Kostnadsberegning: I 2013 koster tiltakene kroner. Dette er bruk av vikarer innen enkelte yrkesgrupper (undervisning og pleie og omsorg), innen andre yrkesgrupper er det ikke beregnet kostnader, da disse avvikler seniortiltakene uten bruk av vikar. Tjenesteproduksjonen blir imidlertid redusert/forsinket. Framskriving av ansatte over 55 år viser følgende utvikling: årsverk innenfor ordningen år 2012 år 2013 år 2014 år 2015 år 2016 år 2017 år 2018 år 2019 år 2020 årsverk 14

15 Vurdering av virkning: Fosnes kommunestyre innførte seniortiltak for kommunalt ansatte i tidsrommet fra februar 2012 og i første omgang ut Hensikten med seniortiltak er å legge til rette for at erfarne medarbeidere fortsetter noe år til i arbeidslivet. Effekten av de igangsatte tiltakene er vanskelig å måle, dette henger blant annet sammen med en relativ kort periode fra tiltakene ble innført til evalueringen er gjennomført. Fosnes kommune sine medarbeidere i målgruppen (55 67 år) har imidlertid meldt tilbake at eksisterende seniortiltak er attraktive og at man har benyttet seg av de ulike ordningene. Enkelte tiltak ser imidlertid ikke til å fungere optimalt, noe har vært vanskelig å få gjennomført innenfor rammene, samt at ordningen har et noe utfordrende kostnadsbilde. I tillegg oppleves enkelte av reglene lite hensiktmessige. Det er imidlertid viktig å opprettholde en ordning med seniortiltak, selv om formen endres noe. Anbefalingen som gruppen har kommet fram til, er en tilpasning av innretningen av ordningen, der man blant annet ønsker å øke fokus på tilbud om videreutdanning for medarbeidere over 55 år, mens ordningen med ekstra fridager reduseres noe og tilbudet om trening i arbeidstiden avvikles. Anbefaling: Arbeidsgruppen anbefaler at ordningen med seniortiltak opprettholdes med følgende endringer: 1. Tidspunkt for første seniorsamtale endres fra 58 år til 55 år. 2. Antall feriedager uten avkorting av lønn reduseres fra 7 dager til 5 dager for alle ansatte. 3. Tilbud om fri med lønn til fysisk aktivitet i arbeidstida med inntil 2 timer pr. uke avvikles og erstattes med tilbud om refundering av årsavgift på treningssenter. 4. Bestemmelsen om at tiltakene gjelder ansatte som har vært ansatt i kommunen i minst 5 år fjernes. 5. Når arbeidsgiver gir permisjon med lønn for å øke kompetansen utløser dette bindingstid. Vedlegg: svar på spørreundersøkelse 15

16 Fosnes kommune Fosnes fellesfunksjoner Saksmappe:2013/ Saksbehandler: Hilde Sloot Bjøru Saksframlegg Utvikling av sykefravær kvartal. Utvalg Utvalgssak Møtedato Fosnes arbeidsmiljøutvalg 12/ Rådmannens innstilling Sykefraværet i 2. kvartal 2013 tas til orientering. 16

17 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Utviklingen av sykefravær 2013 X Samlet saksfremstilling S Utvikling av sykefravær kvartal. Saksopplysninger Sykefraværet registreres i egen statistikk som inkluderer egenmeldinger og i NAV sin legemeldte statistikk. Disse statistikkene vil bli distribuert i møte. Delmål 1 i Fosnes kommune sin IA handlingsplan fokuserer på sykefravær og forebyggende arbeid. Kommunens mål er å ligge under en fraværsprosent på maksimalt 6,6 %. Vurdering Vurderingene gjøres i møte ved gjennomgang av statistikkene. 17

18 Fosnes kommune Fosnes fellesfunksjoner Saksmappe:2013/ Saksbehandler: Rønnaug Aaring Saksframlegg Møteplan for arbeidsmiljøutvalget 2014 Utvalg Utvalgssak Møtedato Fosnes arbeidsmiljøutvalg 13/ Rådmannens innstilling Det vedtas følgende møteplan for 2014: Onsdag 30. april kl. 12:15 Onsdag 27. august kl. 12:15 Onsdag 22. oktober kl. 12:15 18

19 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Møteplan for arbeidsmiljøutvalget 2014 Vurdering Det vurderes som hensiktsmessig å sette opp møteplan så tidlig som mulig for hele året

20 Fosnes kommune Fosnes fellesfunksjoner Saksmappe:2013/ Saksbehandler: Rønnaug Aaring Saksframlegg Valg av leder og nestleder i arbeidsmiljøutvalget Utvalg Utvalgssak Møtedato Fosnes arbeidsmiljøutvalg 14/ Rådmannens innstilling Som leder av arbeidsmiljøutvalget i Fosnes kommune i tidsrommet velges: Rønnaug Aaring Som nestleder av arbeidsmiljøutvalget i Fosnes kommune i tidsrommet velges: Kari Nielsen Thorsen Hjemmel for vedtaket er: Hjemmel for vedtaket er: Forskrift av 29. april 1977 nr. 7 Verneombud og arbeidsmiljø. 20

21 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Valg av leder og nestleder i arbeidsmiljøutvalget Saksopplysninger AMU i Fosnes består av seks medlemmer, tre fra arbeidsgiversiden og tre fra arbeidstakersiden. Oppnevning av arbeidsgiverrepresentantene er delegert til rådmannen. Tradisjonelt har rådmannen og avdelingslederne fra de to største avdelingene hatt fast plass i utvalget med avdelingsleder fra teknisk som vara. Arbeidstakernes representanter velges normalt ved flertallsvalg. Hovedverneombudet skal være en av representantene for de ansatte. Alle ansatte, unntatt øverste ledelse, har stemmerett og er valgbare. Der det finnes flere lokale fagforeninger som sammen organiserer et flertall av arbeidstakerne, kan de avtale at valget skal skje som forholdstallsvalg eller at fagforeningene kan utpeke de ansattes representanter. Hovedregelen for medlemstid er to år av gangen med mindre noe annet er bestemt. AMU har selv bestemt at funksjonstiden skal følge kommunestyreperiodene. AMU har også selv bestemt at ledervervet følger to-års bolker. Leder velges blant medlemmer i AMU, og annen hver gang fra arbeidsgiver- og arbeidstakersiden. Arbeidsgiversiden hadde leder- og nestledervervene i forrige periode. Som arbeidstakerrepresentanter kommende fire-årsperiode er hovedverneombud Åsa Påhlsson Bjøru, verneombud Joar Guldvik og hovedtillitsvalgt for utdanningsforbundet Torgeir Strøm valgt. Dersom virksomheten har bedriftshelsetjeneste, skal den være representert i utvalget. Bedriftshelsetjenesten skal være et rådgivende og uavhengig organ, og representere både arbeidsgiver og arbeidstakersiden. Bedriftshelsetjenesten har ikke stemmerett i AMU. Vurdering En foreslår å følge praksis med oppnevning av leder og nestleder for 2 år. Vervene skal i henhold til arbeidsmiljøloven tilfalle arbeidsgiversiden i 2-årsperioden