Innkalling av Valstyret

Transkript

1 OSTERØY KOMMUNE Innkalling av Valstyret Møtedato: Møtestad: Osterøy rådhus - heradsstyresalen Møtetid: 12:30-13:00 Eventuelle forfall må meldast til Bente Skjerping per tlf , sms til eller per epost til bente.skjerping@osteroy.kommune.no Varamedlemmer møter berre etter nærare avtale. Sakliste Saknr Tittel 001/16 Godkjenning av innkalling og sakliste 002/16 Referatsaker og meldingar 003/16 Stortingsvalet røystekrinsinndeling og røystetider 19. oktober 2016 Jarle Skeidsvoll utvalsleiar Bente Skjerping sekretær

2 SAKSPAPIR Saksnr Utval Type Dato 001/16 Valstyret PS Saksbehandlar ArkivsakID Bente Skjerping 16/2407 Godkjenning av innkalling og sakliste Innkalling og sakliste vert godkjent. Saksopplysningar: Innkalling med saksliste er send ut.

3 SAKSPAPIR Saksnr Utval Type Dato 002/16 Valstyret PS Saksbehandlar ArkivsakID Bente Skjerping 16/2407 Referatsaker og meldingar Underliggjande saker: Saksnummer Tittel 1 Elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagen "Referatsakene vert tekne til vitande." Saksopplysningar:

4 Fra: Sendt: 1. september :25 Til:

5

6 Postmottak Austevoll; Postmottak Vaksdal; Postmottak Modalen; Post Osterøy; Postmottak Meland; Postmottak Radøy; Postmottak Lindås; Post Austrheim; Postmottak Fedje; Post Masfjorden kommune;

7

8 Emne: Vedlegg: e [BULK] VS: Elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagen Brev om elektronisk avkryssing i manntallet.pdf Hei, Viser til vedlagt brev fra Valgdirektoratet vedrørende elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagen. Mvh. LISE MERKESDAL rådgiver Valgdirektoratet Rambergveien 9 Postboks 2080, 3103 Tønsberg E-post lise.merkesdal@valg.no post@valg.no Mobil Frie, direkte og hemmelige valg

9 Valgstyrene Deres ref.: Vår ref.: 2016/126 Dato: Elektronisk avkryssing i manntall på valgdagen Valgdirektoratet viser til brev fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet av angående endringer i valgloven. Blant endringene ble det tilføyd en ny bestemmelse i 9-5 a om elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagen. Med dette brevet ønsker direktoratet å gi valgstyrene i kommunene noe utfyllende informasjon om hva en overgang til elektronisk avkryssing vil innebære. Elektronisk avkryssing i manntallet har blitt gjennomført som et forsøk ved de tre siste valgene. Evalueringene har vist at kommunene som har deltatt i forsøket har vært svært fornøyde, og ønsker ikke å gå tilbake til rutinen med papirmanntall. Hensikten med å innføre elektronisk avkryssing i manntallet som en permanent frivillig ordning, er at dette vil effektivisere valgavviklingen på valgdagen både for velgere og valgfunksjonærer. Dette gjelder både i valglokalet, under opptellingen og ved valgoppgjøret. I tillegg vil elektronisk avkryssing redusere antallet feilavkrysninger i manntallet, da valgfunksjonæren gjerne benytter strekkoden på valgkortet for å slå opp velgeren i manntallet. Bruk av elektronisk avkryssing i manntallet vil videre føre til en mer ensartet valghandling for velgeren, uavhengig av hvor i kommunen man stemmer. Dette fordi man vil fjerne bruken av konvolutter for velgere som stemmer i en annen krets enn vedkommende er manntallsført. Dette vil også i større grad sikre prinsippet om hemmelige valg. Dersom kommunen velger å benytte seg av denne ordningen, er det enkelte hensyn som må tas i planleggingen av valggjennomføringen. Valgdirektoratet ønsker å skissere disse, slik at kommunen i best mulig grad kan forberede seg til neste års valg. Utstyr/nettilgang Dersom kommunen ønsker å innføre elektronisk avkrysning i manntallet på valgdagen, er det Postadresse Postboks 2080 NO-3101 Tønsberg post@valg.no Kontoradresse Rambergveien Tønsberg Telefon Org no Saksbehandler Lise Merkesdal Tlf

10 en forutsetning at dette innføres i samtlige av kommunens kretser. Kommunen må forsikre seg om at det er stabil nettilgang i alle valglokalene på valgdagen. Direktoratet vurderer at det kan være hensiktsmessig å undersøke dette i forkant av valgdagen. Valgdirektoratet vil anbefale en kablet nettløsning, da dette er den sikreste måten å sørge for stabil nettilgang. Videre er det viktig å sørge for gode back-up løsninger på nettilgangen, i tilfelle tilgangen er ustabil. Mulige back-up løsninger vil kunne være trådløst nett, eller kjøpte rutere med 4Gnettilgang. Det kan være fordelaktig å få bistand fra eventuelle IT-ansvarlige i kommunen til dette arbeidet. Merk at det ikke er anledning til å benytte papirmanntall som en back-up løsning. Dersom kommunen velger å benytte seg av elektronisk avkryssing i manntallet, er dette det eneste manntallet som skal benyttes for avkryssinger. Ved en innføring av elektronisk avkrysning i manntallet, vil kommunen måtte benytte PC-er i alle valglokalene. Kommunen må derfor sørge for at det finnes tilstrekkelig antall PC-er til å håndtere velgermassen i valglokalene. Dersom kommunen må kjøpe inn nye PC er til dette formålet, er det viktig at det settes av midler i valgbudsjettet til dette. Betydning for rutiner Fremmede stemmer Elektronisk avkryssing i manntallet vil bety en rutineendring for kommunene. For kommuner med flere kretser, vil man ikke lenger motta fremmede stemmer. Dette skyldes at et elektronisk manntall vil gi tilgang til manntallet for hele kommunen. Velgeren kan da gå til hvilken som helst valglokale i kommunen, avgi stemmen rett i urnen og bli krysset av i manntallet. Denne rutineendringen innebærer dermed at kommunen ikke trenger å behandle fremmede stemmer etter at valglokalene er stengt. Kommunene må imidlertid forholde seg til en ny stemmetype, kalt beredskapsstemmer. Beredskap Dersom kommunen opplever å miste tilgang til nettet i løpet av valgdagen, og ikke greier å få koblet til back-up løsningen, må kommunen benytte en beredskapsrutine. Ved en eventuell beredskapssituasjon, må stemmegivninger avlegges i konvolutt. Det vil foreligge spesifikke oransje beredskapskonvolutter som skal benyttes i dette tilfellet. Beredskapsstemmene må behandles sentralt i kommunen etter at valglokalene er stengt. Det er ikke anledning for kommunen å benytte beredskapsrutinen i stedet for elektronisk avkryssing. Dersom kommunen velger å benytte elektronisk manntall, skal dette være tilgjengelig i alle kommunens valglokaler. Kommunal- og moderniseringsdepartementet arbeider med en forskrift for en beredskapsprosedyre. Denne vil være mye tilsvarende den som allerede benyttes under 2

11 forhåndsstemmeperioden. Kretsvise resultater Det er fortsatt slik at velgeren tilhører en bestemt krets. Velgeren kan imidlertid stemme hvor som helst i kommunen. Når velgeren slipper stemmeseddelen rett i urnen, vil det ikke være mulig å spore denne tilbake til vedkommende. Stemmeseddelen må derfor telles opp i den kretsen hvor velgeren faktisk møtte opp og avga sin stemme. Dette innebærer at kretsvise resultater og oppmøteprosent kan bli noe annerledes fra tidligere år. Det er viktig å merke at resultater og oppmøteprosent ikke blir feil, men de vil gjelde for faktisk oppmøte og resultat i den aktuelle kretsen. Videre så vil det ikke bli noe forskjell i resultater og oppmøteprosent totalt for hele kommunen. Mer informasjon om elektronisk avkryssing i manntallet vil komme på Valgmedarbeiderportalen. Det vil også bli gitt innføring i bruken av elektronisk avkryssing under opplæringen for valgmedarbeiderne våren Ved eventuelle spørsmål, kan dette rettes til post@valg.no Med hilsen Elin Olderlund avdelingsleder Lise Merkesdal rådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Kopi: fylkesvalgstyrene 3

12 SAKSPAPIR Saksnr Utval Type Dato 003/16 Valstyret PS Heradsstyret PS Saksbehandlar ArkivsakID Bente Skjerping 16/2258 Stortingsvalet røystekrinsinndeling og røystetider Rådmannen sitt framlegg til vedtak: «Valtinget vert halde på desse stadene og med slike opningstider: Lonevåg krins Haus krins Lonevåg skule Skulebygget, gymnastikksalen Kl kl Kl kl Bruvik krins Bruvik helselag sitt fellesrom i Kl kl aldersbustadene Hauge krins Skulebygget Kl kl Fotlandsvåg krins Skulebygget Kl kl Valestrand krins Skulebygget, gymnastikksalen Kl kl Røystekrinsane Tysse, Mjøsdalen, Bysheim, Hjellvik, Hamre, Seljerind og Votlo vert ikkje oppretthaldne. Kommunen innfører elektronisk avkryssing i manntalet på valdagen.» Saksopplysningar: Saksopplysningar: Bakgrunn I samband med stortingsvalet 2017 må valstyret fastsetja tid og stader for røysting på valdagen. Ved førre val vart det halde valting på desse stadene og til slike tider: Krins Lokale Opningstid Haus krins Skulebygget, gymnastikksalen Kl kl Bruvik krins Bruvik helselag sitt fellesrom i Kl kl aldersbustadene Votlo krins Votlo bedehus Kl kl Hauge krins Skulebygget Kl kl Seljerind krins Ungdomshuset, Grønskaret Kl kl Lonevåg krins Lonevåg skule Kl kl

13 Mjøsdalen krins Skulebygget, Mjøsdalen Kl kl Bysheim krins Sion sitt bygg, Bysheim Kl kl Fotlandsvåg krins Skulebygget Kl kl Tysse krins Skulelokalet (i bedehuset) Kl kl Hjellvik krins Skulebygget Kl kl Hamre krins Skulebygget Kl kl Valestrand krins Skulebygget, gymnastikksalen Kl kl " Valstyret har mynde til å fastsetja tid og stad for røysting innanfor dei rammer lova set. Ein bør vurdera om vallokala i dei største krinsane skal opna tidlegare enn kl av omsyn til dei som arbeider skift. Eit mindretal i heradsstyret (1/3) kan fastsetja opningstider utover valstyret sitt vedtak, men dette må i så fall gjerast seinast i samband med budsjettvedtaket for valåret. Etter gjeldande lov må røystegjeving på måndag avsluttast seinast kl , jfr. vallova 9-3, 2. Heradsstyret kan også vedta at det på ein eller fleire stader i kommunen skal haldast val på søndag før den offisielle valdagen. Vedtaket må gjerast seinast i samband med budsjettet for Dersom det skal gjerast endringar i røystekrinsinndelinga, må saka vidare til heradsstyret til endeleg vedtak. Folkeregisteret må ha melding om eventuelle endringar innan 31. mars i valåret, jfr. vallova 9-3, 1. Vurdering Valstyret må gjera vedtak om opningstid i vallokala og 1 eller 2 dagars val, slik at heradsstyret før budsjettvedtaket kan ta stode til om ein ynskjer utviding av opningstidene i vallokala. I Osterøy har det ikkje vore tradisjon med søndagsval, og utvida periode for førehandsrøysting tilseier at behovet for søndagsopning er mindre no enn før. Valstyret må og ta stode til om det er ynskeleg med endringar i røystekrinsinndelinga av omsyn til fristen 31. mars for melding til Folkeregistermyndet. Når det gjeld røystekrinsinndeling bør dei minste krinsane vurderast på nytt. Votlo krins er liten (ca. 190) og har ikkje tilfredsstillande tilkomst, jfr. vallova 9-3, 2, til røystelokalet (bedehuset). Tysse krins har ikkje lenger skulelokale og krinsen er berre så vidt over grensa for førebels oppteljing (ca. 130). Andre små krinsar er Bysheim (231) som ikkje lenger har skulelokale, Mjøsdalen (199), Hamre (237), privatskule, Hjellvik (325), privatskule, Seljerind (290) har ikkje skulelokale og Bruvik (286) har ikkje skuledrift.. I samband med neste val kan alle kommunar som ønskjer det ha elektronisk avkryssing i manntalet på valdagen. Etter kvart vil det nok bli ei obligatorisk ordning. Elektronisk avkryssing føreset god nettilgang i vallokalet samt tilfredsstillande backupløysing. Dersom kommunen går for elektronisk avkryssing må dette nyttast i alle vallokale. Osterøy har fortsatt mange små røystekrinsar. Mange kommunar har redusert talet på røystekrinsar,

14 og den generelle samfunnsutviklinga gjer at dette bør vurderast også på Osterøy. Elektronisk avkryssing i manntalet gir behov for 1 2 valfunksjonærar i vallokalet i tillegg til røystestyret. Alle vallokale må ha internettilgang og PC, event. handscannar og skrivar. Rådmannen vil tilrå nedlegging av røystekrinsar slik at ein kan bemanna vallokala i dei som blir oppretthaldne betre. Om ein ynskjer det kan opningstidene for førehandsrøystinga utvidast noko og/eller lengre opningstid i vallokala på valdagen. Rådmannen vil tilrå slik røystekrinsinndeling: Fotlandsvåg, Lonevåg, Hauge, Valestrand, Haus og Bruvik. Bruvik vert tilrådd oppretthalden grunna avstand og til tider utfordringar med vegsambandet til Haus, men då under føresetnad av god og stabil nettdekning i vallokalet. Hamre krins vert slått saman med Valestrand krins og Hjellvik krins vert slått saman med Hauge. Bysheim og Seljerind krinsar vert overførte til Lonevåg, medan Mjøsdalen og Tysse vert overførte til Fotlandsvåg. Votlo vert overført til Haus krins. Tilrådinga inneber reduksjon frå 13 til 6 røystekrinsar og dette burde gi god tilgang til vallokale for dei ca røysteføre i kommunen. Det vil og bli jamnare storleik på røystekrinsane. Elektronisk avkryssing gjer at veljaren kan røysta uavhengig av kva røystekrins han/ho tilhøyrer, og røystestyret unngår ekstraarbeidet med framandstemmer og teljing av kryssi manntalet. Dette forenklar også valoppgjerdet på kvelden, då ein ikkje treng å venta på framandrøystenene. Folkehelse ikkje vurdert Miljø ikkje vurdert Økonomi ikkje vurdert Konklusjon Elektronisk avkryssing i røystelokalet blir framtida og kommunen bør leggja til rette for dette. Saka vert lagt fram for Valstyret til handsaming og innstilling til heradsstyret.