Velferdsteknologi i kommunane i Sogn og Fjordane, fase 3 Frå pilotar til dei fyrste operative løysingane

Transkript

1 Prosjektplan Velferdsteknologi i kommunane i Sogn og Fjordane, fase 3 Frå pilotar til dei fyrste operative løysingane 1. Bakgrunn og behov Satsinga på velferdsteknologi er forankra i både nasjonale, regionale og lokale politiske målsetjingar og i ei rekkje utgreiingar og strategidokument. I Sogn og Fjordane har kommunane i samarbeid med IT-forum Sogn og Fjordane gjennomførd to fasar av ei stor felles satsing på velferdsteknologi. Fase 1 stod for mobilisering og grunnleggande kompetanseoppbygging, Fase 2 vidareførde det faglege forumet på tvers av alle kommunane og kom i gang med dei første pilotane i kommunane. Fase 3 skal no få dei første tenestene over til fyrste operative løysingar og gjennom det stimulere til utrulling av velferdsteknologiløysingar i heile fylket. Nye viktige kunnskapsområde som skal byggast opp og delast mellom kommunane, er knytt til gevinstrealisering, bruk av lovverket og brukarinnvolvering. "Teknologi vil aldri kunne erstatte menneskelig omsorg og fysisk nærhet. Velferdsteknologi kan imidlertid gi mennesker nye muligheter til selvstendighet og trygghet, og til å klare seg på egenhånd i dagliglivet." (NOU 2011:11: Innovasjon i omsorg). Me venter ei auke i tal eldre, saman med ei veksande gruppe av yngre brukarar av helseog omsorgstenester i løpet av de neste tiåra. I dag er det ca. 1 av 6 ungdommar som vel helseog omsorgsutdanning. Dersom me skal ha same tenestenivå i helseog omsorgssektoren i 2035 som i dag, må 1 av 3 unge velje helseog omsorgsutdanning. Kåre Hagen som leia utvalet for Innovasjon i omsorg" seier "Omsorgskrisen skapes ikke av eldrebølgen. Den skapes av forestillingen om at omsorg ikke kan gjøres annerledes enn i dag". Dei framtidige utfordringane har fått uttrykk i politiske dokumenter og politiske føringar. "Samhandlingsreformen. Rett behandling på rett sted til rett tid" (St. meld. Nr. 47 ( )) gjev viktige føring i forhold til velferdsteknologi. Eitt av dei sentrale måla i Samhandlingsreforma er at fleire skal kunne bu og klare seg sjølve lenger i egen heim. Målet om å integrere teknologi, som bidreg til at fleire skal kunne bu lenger heime, med auka tryggheit for både brukarar og pårørande, auka verdigheit, saman med mulegheit for at teknologi også kan frigjere tid for helsepersonell, er viktig også i Nasjonal helseog omsorgsplan (Meld. St. 16 ( )) og i Meld. St. nr. 29 ( ) "Morgendagens omsorg". Helsedirektoratets mål er at "80% av befolkningen i 2020 bur i en kommune som tilbyr helseog omsorgstjenester der velferdsteknologi inngår som en naturlig del av tjenestetilbudet". Nasjonalt Velferdsteknologiprogram, i regi av Helsedirektoratet i nært samarbeid med KS, starta i 2014 og initierte velferdsteknologiprosjekt i ei rekkje kommunar, men ingen kommunar i Sogn og Fjordane kom med i denne nasjonale satsinga. Derfor har fellessatsing i samarbeid mellom alle kommunane og IT-forum vore særs viktig for både å komme godt i gang med arbeidet over heile fylket, samtidig som S&Fj blir posisjonert i høve den nasjonale utviklinga og nye nasjonale satsingar. 1

2 Teknologiane er for eksempel tryggheitsalarm, døralarmar, døråpnarar, styring av lys og varme, GPS og aktiviseringsteknologi som dataspel. Det er i liten grad snakk om å finne opp helt ny teknologi, men om å sette eksisterande teknologi inn i nye bruksområde, tilpasse til brukarbehov og å integrere dei nye løysingane med eksisterande fagsystem. Utfordringa for kommunane er at teknologien skal tena bestemte behov og vere tilpassa ein bruker, og den skal kunne inngå som en naturlig del av pleie- og omsorgstenestene. Velferdsteknologi er altso ein av dei viktigaste måtane kommunane kan møte framtidas utfordringar i pleie- og omsorgssektoren. Kommunane i Sogn og Fjordane er enno i starten med å ta i bruk velferdsteknologi. I den første fase av satsinga i 2014 vart alle 26 kommunane mobilisert, behov og planar i kvar kommune kartlagd og ein første runde med kunnskapsutveksling gjennomførd. I andre fase av satsing, som starta første halvår 2015, vart kommunesamarbeidet vidareutvikla og kunnskapsmiljø innan pleie- og omsorg og FoU-miljø har bygd kunnskap gjennom å spesifisere og teste ut velferdsteknologiske løysningar. Konkrete pilotforsøk i 8 kommunar er starta innanfor delområda tryggleikspakker, medisinering, aktiviseringsteknologi og i tillegg er erfaringar med kommunale byggeprosessar der velferdsteknologi inngår er utveksla og oppsummert. Denne søknaden representerer eit nødvendig steg nr 3 for å vidareutvikla den breie og inkluderande kunnskapsarenaen for velferdsteknologi som er etablert. Prosjektet bygger vidare på dei oppstarta pilotane og følgje desse til ein permanent driftsfase. I dette ligg introduksjon til og bruk av metodar for planlegging og oppsummering av gevinstrealisering bygd på nasjonale tilrådingar, samhandling med responssenter og vurdering av integrasjon med fagsystem også bygd på nasjonale tilrådingar, og ei meir systematisk involvering av brukarar og pårørande i utvikling av tenestene. Oppsummeringskonferansen for fase 2 vart gjennomførd 11. februar på Skei med 120 deltakarar frå heile fylket, og leiaren for det nasjonale velferdsteknologiprogrammet hadde også innlegg (sjå ma: Vidare samarbeid i fylket og prioritering av delaktivitetar vart drøfta og konkludert. Arbeidsgruppa for velferdsteknologi i IT-forum arbeidde vidare med desse prioriteringane, og denne søknaden er resultatet. 2. Mål og delmål Prosjektet har som hovedmål å vidareføre det felles arbeidet med kunnskaps- og erfaringsgrunnlaget for planlegging og implementering av velferdsteknologi i pleie- og omsorgstenesta i alle kommunane i Sogn og Fjordane. Kommunane skal no gå frå prosjekt og pilotar til dei første operative løysingane, og denne prosessen må bygge både på nasjonale tilrådingar, trygge teknologiske val og den opparbeidde erfaringa frå forsøka hittil i Sogn og Fjordane. Hovedmålet blir konkretisert og operasjonalisert gjennom følgjande konkrete delmål. Delmål 1: Vidareutvikle og kapitalisere på felles kunnskapsutvikling og fagleg forum for alle kommunane i Sogn og Fjordane. Delmål 2: Vurdere og teste integrering av fagsystem og responssenter for alarmar 2

3 Delmål 3: Mobilisering og involvering av brukargrupper Delmål 4: Introduksjon av gevinstrealisering og vidareføring pilotar Delmål 5: Prosjektleiing Målgrupper for prosjektet er både kommunar og ulike brukargrupper for velferdsteknologi 3. Hovedaktivitetar Kvar hovudaktivitet er knytt til kvart av delmåla ovanfor, og organisert i kvar si arbeidspakke (AP). AP1 Fellesaktivitetar og fagforum for alle kommunane Arbeidspakka skal føre vidare og vidareutvikla den felles kunnskapsbasen som no er etablert gjennom fase 1 og 2. Aktiviteten skal gje innspel og kunnskap vidare til andre delaktivitetar gjennom regionale møte, deltaking på konferansar for kommunane, og ein avsluttande konferanse som formidlar kunnskap frå alle delprosjekt. Arbeidspakka er svært viktig for å nå ut til alle kommunane i Sogn og Fjordane og for å sikre vidare brei mobilisering, forankring og utrulling i fylket. Kontakt med rådmannsforum og kommunalsjef blir prioritert for å sikre forankring og behovsavklaring. Arbeidspakka skal og ta opp tverrgåande tema, som f.eks. etikk, lover, personvern, sikkerheit mm. Dette blir tema på seminar. Nettside for formidling av kunnskap, erfaring, aktivitet blir vidareførd, og enkle infovideoer er planlagd for pilotane innan varslingsteknologi i S&Fj via Alarmsentralen i S&Fj, medisinering, og aktiviseringsteknologi som sykkel og video. Vidare er det viktig å delta på nasjonale arenaer og arbeide for at Sogn og Fjordane får ein rolle i framtidige nasjonale aktivitetar. Delaktivitetar Kunnskapsutvikling, formidling både på nett og i eigne seminar, besøk til andre regionar, deltaking på andre formidlingsseminar og eigen sluttkonferanse. Ansvarleg: Arbeidsgruppe for velferdsteknologi i IT-forum S&Fj (sjå nedanfor under organisering) Deltakarar: Alle kommunane i Sogn og Fjordane. AP 2: Integrering fagsystem og test responssenter Kommunane må i tillegg til å yte gode lovpålagde tenester til innbyggarane også sørge for dokumentasjon, automatisert datafangst og effektivt bruk av personell. Det betyr då at god integrasjon mellom dei nye velferdsteknologiløysingane og fagsystema i kommunane er svært 3

4 viktig. Manglande integrasjonar fører til registrering av dei same dataene mange stader og unødig resursbruk, potensielt introduksjon av feil og dårlegare kvalitet i tenestene. Fagsystema i kommunane arbeidde vi med i prosjekta Meldingsløftet for kommunane i S&Fj i (utveksling av helsemeldingar mellom kommune, lege og Helse-Førde). No er det viktig å knyte desse fagsystema inn att mot pilotar og dei fyrste operative løysingane for velferdsteknologi. Nasjonale føringar er delvis komne og fleire er på veg. Delaktiviteten skal klargjere, vise og teste informasjonsutvekslinga mellom dei ulike systema i kommunane. Ein viktig samarbeidspart for å teste og verifisere at dei ulike lysingane heng saman med eksisterande system og mulege framtidige løysingar for responssenter er Alarmsentralen i Sogn og Fjordane, eigd av kommunane i fylket. Hovedaktivitetar Klargjere og formidle nasjonale tilrådingar Vurdere og synleggjere effektiv datainnsamling, effektivt bruk av personell, samhandling mellom ulike system i S&Fj Samhandling med det regionale responssenteret Alarmsentralen i Florø for å teste sensorar saman med nye digitale tryggleiksalarmar og samhandling med fagsystem. Modernisering, integrasjon, loggføring Evaluering og tilrådingar for tryggheit for investeringar. Mulege avgrensingar mot næringslivet der endra kjøpevanar, endra byggeforskrifter mm kan skape rom for nye tenester som ikkje belastar kommunane Ansvarleg: Flora kommune Deltakarar: Utviklingssenteret for sjukeheim og heimetenester i S&Fj (USHT) Førde kommune, Vestlandsforsking/IT-forum, (Alarmsentralen i Sogn og Fjordane ikkje budsjettmidlar i dette prosjektet) AP 3 Brukarinvolvering Arbeidspakka skal arbeide systematisk med mobilisering og involvering av brukarar, frå dialogmøte med brukarar og brukargrupper/foreiningar, visingar på offentlige arenaer, til visningsleilegheiter for velferdsteknologi. Fleire visningsleilegheiter er no under utvikling i fylket. Stryn har alt etablert ei knytt til Stryn vidaregåande skule, Eid held på å etablere i regi av EKS/Eid vidaregåande skule, Hyllestad har under utvikling og i Sogndal er det planar. Erfaringar frå andre stadar viser at det er krevjande å mobilisere brukarar og få til aktiv bruk av slike visningsstadar. Samtidig har vi eit stort behov for å involvere brukarane på eit tidleg stadium. Velferdsteknologi finnes i ulike former. Noko krev tunge prosesser med tenesteinnovasjon i pleie- og omsorgssektoren, mens andre enkle komponentar kan kjøpast på lokale varehus. Arbeidspakka skal ta tak i denne utfordringa for kommunane enten det er innanfor tenestene eller ved å stimulere privat initiativ. Aktiviteten vil også bli knytt til eit EU-prosjektet IMPROVE der Sogn og Fjordane er partner og der nye metodar for brukarinvolvering i offentleg tenesteutvikling er temaet. Vi samarbeider med Sverige, Finland, Island og Irland og Island. Prosjektet ser på ein region som eit living lab, og det er nettopp det Sogn og 4

5 Fjordane har vore gjennom langt tid i prosjekta med meldingsutveksling og no velferdsteknologi. Aktivitetar Korleis få god/stor bruk av demo-leilegheiter i regionane (Stryn, Eid, Hyllestad, Sogndal, m.fl.) Mobilisering av ulike brukargruppene, også unge brukarar med spesielle behov Opplegg for nøytral involvering av bedrifter/leverandørar Brukarinvolvering i tenesteutvikling / prosessar og metodar Ansvarleg: Vestlandsforsking/IT-forum Deltakarar: USHT Førde kommune, alle kommunar med demonstrasjonsleilegheiter, ulike brukargrupper og representantar for desse. AP 4 Gevinstrealisering og pilotar E-helsedirektoratet har komme med nasjonale tilrådingar for å bruke metodar for gevinstrealisering ved innføring av velferdsteknologi i kommunane (varsling, lokalisering, e- låsar, nattilsyn med meir). Bruk av desse metodane vil truleg vere svært nytting for å dokumentere både kvalitative og økonomiske effektar og gjennom det dokumentere for både politikarar og fagmiljøet kva som kan vere effektane av velferdsteknologi. Denne arbeidspakka skal introdusere og knyte metodar for gjevinstrealisering til dei oppstarta pilotane frå fase 2. Pilotane skal følgjast vidare fram til ein første operativ fase og både økonomiske og kvalitative effektar (inkl livskvalitet) skal systematisk dokumenterast og evaluerast. Alle kommunane er no inne i planprosessar for bruk av velferdsteknologi, og slik metodekunnskap og gode og relevante eksempel på bruk og effektar vil vere særs viktig i det vidare arbeidet med å vurdere og prioritere mellom ulike satsingar i kommunane. Delaktivitetar Introdusere og ta i bruk metodar og verktøy for planlegging og oppsummering av gevinstrealisering utvikla i nasjonalt velferdsteknologiprogram Systematisk dokumentasjon og gjennom det utvikle gode og relevante eksempel på kvantitative vurderingar (økonomi) og kvalitative vurderingar (betre tenester, betre kvalitet og livskvalitet) både for planlegging av prosjekt og i sluttoppsummering av prosjekt. Dei oppstarta pilotane frå fase 2 skal brukast som eksempel. Aktiviteten inneheld også vidareføringa av pilotar fram til første operative fase. Pilotar er i første omgang Gloppen og Jølster, men fleire er aktuelle som eksempel. Evaluering. læring og tilrådingar Ansvarleg: USHT Førde kommune Deltakarar: Alle pilotkommune, Flora kommune, Vestlandsforsking/IT-forum 5

6 AP5 Prosjektleiing Arbeidspakka omfattar samordning og koordinering mellom delaktivitetane, prosjektgruppa, arbeidsgrupper og kommunane. Ekstern profilering utover det som ligg i AP2, og økonomisk og administrativ rapportering til oppdragsgjevar og kommunane. Ansvarleg IT-forum ved Vestlandsforsking 4. Tidsplan Prosjektstart: 1. april 2016 Prosjektslutt: 31. desember 2016 AP 1. Fellesaktivitetar og fagleg forum Start: Slutt AP 2. Integrering fagsystem og test responssenter Start: Slutt AP 3. Brukarinvolvering Start: Slutt AP 4. Gevinstrealisering og pilotar Start: Slutt AP 5. Prosjektleiing og rapportering Start: Slutt Organisering Prosjektet blir organisert tilsvarande som i dei to tidlegare fasane. Denne organiseringa har fungert godt, utvikla eit breitt samarbeid i heile fylket og sikra god forankring i alle relevante organ. Styringsgruppe Styret i IT-forum er styringsgruppe. Rådmann i Flora Terje Heggheim (prosjekteigar) er styremedlem i IT-forum S&Fj og han er samtidig leiar i rådmannsgruppa i KS. Styret i IT-forum består elles av: Gunnar Hæreid, Fylkesmannen S&Fj (leiar), Erik Kyrkjebø, HiSF, Marit Gjærstad, NHO, Gunn Åse Moldestad, Spareb S&Fj, Arne Myrekrok, SFE og Paal Fosdal, Sogn og Fjordane fylkeskommune. Prosjektgruppa Prosjektgruppa tilsvarer IT-forum si arbeidsgruppe for velferdsteknologi, som inkluderer USHT Førde kommune v/marta Strandos, Flora kommune v/kari Støfringsdal, Eid kommune v/anne Ruth Botn Bjørlo, Gloppen kommune v/anita Lothe, Eid vidaregåande skule v/ove 6

7 Bjørlo, NAV Hjelpemiddelsentral S&Fj v/liv Husabø, Fylkeslegen v/beate Tollefsen, Høgskulen i Sogn og Fjordane v/joanna Galek, Vestlandsforsking v/hilde G. Corneliussen, IT-forum/sekretariat v/ivar Petter Grøtte. Arbeidsgrupper Prosjektet vil i tillegg til Prosjektgruppa spesifisert ovanfor, ha egne arbeidsgrupper som er ansvarlege for gjennomføringa av kvar arbeidspakke. Referansegruppe Rådmannsgruppa i KS i Sogn og Fjordane + det vil bli halde kontakt med aktuelle miljø utfor fylket som har særlig relevante kunnskapar og erfaringar for prosjektet 6. Formidling Formidling frå prosjektet er viktig både for å mobilisere alle kommunane i fylket, sikre god forankring og sikre at prosjektet blir kjend av tilgrensande aktivitetar både i fylket og nasjonalt. Formidling er planlagt etter erfaringar frå Meldingsløftprosjekta og fase 1 og 2 av velferdsteknologiprosjektsatsinga. Den breie forankringen i IT-forum S&Fj, USHT og i alle kommunene gir tilgang til eit breitt sett av formidlingskanaler og arenaer: - KS rådmannsgruppa & KS-konferansar - kommunekonferansar hjå Fylkesmannen i S&Fj - Næringsdagane i Sogn og Fj inkl IT-forum-dagen - Styret og arbeidsgrupper i IT-forum - Aktuelle nasjonale fora og media Prosjektet gjennomfører egne evaluerings- og dokumentasjonsopplegg for alle aktivietar og den felles kunnskapsarenaen. Samla resultat blir presentert på avslutningskonferansen i slutten av året. 7

8 7. Enkel risikoanalyse med avbøtande tiltak Risiko = Sannsynlegheit for at eit risikoelement kan oppstå multiplisert med konsekvens for prosjektet (R = S x K, der S og R blir vurdert på ein skala 1-5 der 1 er låg risiko og 5 er høg). Risikoelement Alle kommunane stiller ikkje opp på fellesarrangement Teknologien i pilotar fungerer ikkje Kommunane har ikkje tid og resursar til å delta som planlagd Kommunale investeringar blir forseinka Koordinering og samarbeidet i prosjektet fungerer ikkje S 1-5 K 1-5 R Avbøtande tiltak Ansvarleg Mobilisere kommunar via KSrådmannsgruppa, Prosjektleiar fylkesmannen etc. Prosjektet kan og gjennomførast om ikkje 100% av kommunane stiller opp Prosjektet utviklar ikkje Leiarar av teknologien. Det er vald enkel delaktivitetar teknologi som kan lett kan skiftast ut Prosjektet er bygd opp av Prosjektleiar arbeidspakker, og om ein arbeidspakke blir redusert eller forsinka blir det ikkje store konsekvensar for andre arbeidspakker. Ansvarleg kommune kan også bytast om nødvendig Ei rekkje byggeprosessar er i ferd med å bli iverksett og det er fleksibelt kven vi kan bruke som eksempel Prosjekt er ei vidareføringa av tidlegare fellesprosjekt for heile fylket gjennom IT-forum S&Fj. Gruppa har lang erfaring i samordning og prosjektleiing Leiar av delaktivitet PL I sum har prosjektet moderat til liten risiko, og dei deltakande partnerane er erfarne prosjektutførarar som gjennom tidlegare prosjekt har vist at dei kan handtere den aktuelle risikoen. 8

9 8. Budsjett Budsjettet bygger på kostnader hjå involverte partnerar og på erfaringstal frå fase 1 og fase 2. Arbeidskostnader AP 1. Fellesaktivitetar og fagleg forum AP 2. Integrering fagsystem og test responssenter AP 3. Brukarinvolvering AP 4. Gevinstrealisering og pilotar AP 5. Prosjektleiing og rapportering Sum arbeidskostnader kr kr kr kr kr kr Direkte utlegg Reiser Møter og seminar Diverse Totalt utlegg Totalt kr kr kr kr kr 9. Finansiering Prosjektet blir søkt finansiert av Fornyingsmidlande hjå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane med 50% av totale kostnader. Resterande kostnader blir dekka av eigeninnsats i kommunane. Søknad fornyingsmidlane kr Eigeninnsats kr Totalt kr

10 Vedlegg - Figur som viser eksempel på tenester og mulege teknologiar som kan følgje brukarar. Ref. Kari Støfringsdal, Flora kommune. 10