REGLEMENT OM GODTGJERSLE FOR FOLKEVALDE

Transkript

1 HORDALAND FYLKESKOMMUNE Økonomiavdelinga Arkivsak Arkivnr. 025 Saksh. Nøttveit, Egil Saksgang Fylkesutvalet Fylkestinget Møtedato REGLEMENT OM GODTGJERSLE FOR FOLKEVALDE SAMANDRAG Fylkestinget handsama i møte den 6. november 2007, sak 80/07 Delegasjon og godtgjersle i fylkeskommunen Reglementsrevisjon. Fylkestinget ba om at fylkesutvalet ser på reglementet for godtgjersle til folkevalde på nytt og kjem attende med sak til fylkestinget. Fylkesrådmannen foreslår i denne saka nokre justeringar/endringar i regelverket. FORSLAG TIL INNSTILLING I Reglement om godtgjersle for folkevalde i Hordaland fylkeskommune vert det gjort slike endringar: Pkt.4.1. Fylkeskommunale tillitsverv med fast årleg godtgjersle. Nytt avsnitt, tillegg: Medlemer av fylkesutvalet, utvalsleiarar og andre får møtegodtgjersle dersom dei er med i utval som den faste godtgjersla ikkje er meint å dekkja, herunder underutval under dei faste utvala. Nytt avsnitt, tillegg: Dersom fylkesutvalet har samrådingar, synfaringar,temamøte e.l. dagen før eller etter eit møte med sakshandsaming, vert også denne dagen rekna som møtedag i høve til 25 % regelen. Pkt.5.1. Erstatning for tapt arbeidsinntekt Nytt pkt : Sjølvstendig næringsdrivande får dekka tap i inntekt med inntil kr 3.000,- når tapet er dokumentert med oppgåve frå arbeidsgjevar/firma. Paul M. Nilsen Johnny Stiansen

2 FYLKESRÅDMANNEN, : Fylkestinget handsama i møte den 6. november 2007, sak 80/07 Delegasjon og godtgjersle i fylkeskommunen Reglementsrevisjon, og gjorde slikt vedtak: 1 Fylkestinget ber om at fylkesutvalet ser på reglement for godtgjersle til folkevalde på nytt og kjem attende med sak til fylkestinget innan mars a. Med bakgrunn i forvaltningsrevisjonsrapport frå Deloitte av , vert det å sjå på om reglementet er nok presisert. Ev. kan det utarbeidast tilhøyrande retningslinjer, med spesifiseringar. b. Vidare bør det avklarast kven som tek avgjerd når det oppstår tolkingsproblem rundt regelverket, eller tvil om ei konkret utbetaling. 2 Fylkestinget ber fylkesrådmannen syta for at attestasjons- og tilvisingsprosedyrar er spesifisert på ein slik måte at det vert sikra tilfredsstillande intern kontroll. Fylkesutvalet handsama i møte , sak 280/07, pkt. 1 i fylkestinget sitt vedtak, og vedtok då samrøystes: Fylkesrådmannen får i oppgåve å koma tilbake med ei innstilling på tilpassing av regelverket og praksis for å ta omsyn til merknadene frå revisjonen. Ein vil kommentera følgjande: Attestasjons- og tilvisingsprosedyrer Tillitsverv med fast årleg godtgjersle - Godtgjersle for arbeid utanom det den faste godtgjersla er meint å dekkja - Frammøteprosent for medlemer med fast godtgjersle Erstatning for tapt arbeidsinntekt Attestasjons- og tilvisingsprosedyrar I forvaltningsrevisjonsrapporten vart det peika på at for åra 2004 og 2006 var berre mellom 23 % og 30 % av reiserekningane attesterte. På generelt grunnlag meiner revisjonen at rutiner for attestasjon er eit viktig internkontrolltiltak, og ber fylkeskommunen vurdera krav om attestasjon av alle utbetalingsgrunnlag. Ein er samd med revisjonen om at det er viktig med rutiner for attestasjon av utbetalingsbilag. I samsvar med tilrådingane i rapporten har ein gått gjennom attestasjons- og tilvisningsprosedyrane. Ordninga er at reiserekningane frå politikarane vert kontrollerte/avstemmte mot møteboka frå det aktuelle møtet, dvs ein kontrollerer frammøte. I tillegg vert dei einskilde postane i rekninga kontrollerte og rekninga attestert. Rekninga vert deretter tilvist av ein annan person enn den som attesterer. Tillitsverv med fast årleg godtgjersle Godtgjersle for arbeid utanom det den faste godtgjersla er meint å dekkja. I reglementet heiter det at dei representantane som har fast godtgjersle, ikkje har krav på møtegodtgjersle for møte i det utvalet dei har fast godtgjersle i. Fram gjennom åra er det sett ned underutval for å arbeida med spesielle spørsmål. Utvalsleiarar og andre med fast godtgjersle har også vore medlemer av desse underutvala. Dette er arbeid utover det den faste godtgjersla i utgangspunktet er meint å dekkja. Fylkesrådmannen rår til at ei no tek inn i reglementet at også representantar med fast godtgjersle skal ha møtegodtgjersle for slike møte. 2

3 Frammøteprosent for medlemer med fast godtgjersle I reglementet heiter det: Dersom ein har fråver i meir enn 25 % av møta, som ikkje skuldast anna fylkeskommunal verksemd, sjukdom, fødsels- og adopsjonspermisjon vert den faste godtgjersla redusert prosentvis svarande til fråværet. Grunnen til fråværet skal framgå av møteboka. Fylkesordføraren avgjer om fråværer skal telja med i dei 25 prosenta eller ei. Fylkesutvalet har av og til 2-dagars samlingar, der fylkesutvalet handsamar saker berre den eine dagen. Den andre dagen vert nytta til møte med organisasjonar, synfaringar og reine temamøte. Når ein skal rekna ut fråværsprosenten, vert det eit spørsmål om desse temadagane skal reknast som møtedagar eller ikkje. Fylkesrådmannen la fram melding nr 338/97 i desember 1997 der han konkluderte med at ein også ville telja med temamøtedagane når frammøteprosenten vart rekna ut. Ein har fylgd denne praksisen sidan, men den er tidlegare ikkje nedfelt i reglementet. Dette vert no gjort. Erstatning for tapt arbeidsinntekt Forvaltningsrevisjonsrapporten nemner at reglementet seier lite om kva situasjonar det skal betalast ut tapt arbeidsforteneste for. For personar med lønsinntekt vert tapt arbeidstinntekt dekka når det vert dokumentert trekk i løn. For personer med andre typar inntekt vert det som hovudregel betalt ut tapt arbeidsforteneste for alle dagar der ein er fråværande frå arbeidet grunna politisk verksemd. Fylkesrådmannen ser det ikkje problematisk å vurdera kva dagar det skal refunderast tapt arbeidsforteneste for. Revisjonsrapporten peikar på at eit møte kan vara kortare enn ein heil arbeidsdag. Når ein får inn nokre krav om tapt arbeidsforteneste på mindre enn ein heil dag, legg ein dette til grunn. Sjølv om eit møte varer berre ei kort tid, er det ikkje alle som kan gå tilbake til arbeidsplassen sin. På dette punktet legg ein difor opp til å halda fram med gjeldande praksis om å leggja til grunn dei krav ein får inn Personar med lønnsinntekt Punktet lyder slik: Erstatning for tapt arbeidsinntekt vert dekka med inntil kr 2.500,- + sosiale utgifter(feriepengar, arbeidsgjevaravgift, pensjon) pr dag når det vert dokumentert med trekk i løn. Trekk i løn skal dokumenterast av arbeidsgjevar. Vederlag for dokumentert tap i lønnsinntekt gjev grunnlag for feriepengar Det nye i høve til tidlegare reglar gjeld pensjonsutgiftene. Ein kan vanskeleg sjå at fylkeskommunen kan administrera pensjonspremie for den einskilde folkevalde. I praksis må den einskilde folkevalde dokumentera at vedkomande er medlem av ei pensjonsordning og lir tap og føra opp kravet saman med tapt arbeidsforteneste. Dette kan bety at kravet vert høgare enn kr 2.500,- pr dag. Feriepengar og arbeidsgjevaravgift vert rekna ut av lønssystemet og dekka av fylkeskommunen. Når arbeidsgjevar sender inn refusjonskrav, vil eventuelle pensjonsutgifter gå inn som ein del av kravet. 3

4 Dokumentasjon For personar med lønsinntekt som vert trekte i løn, skjer dokumentasjonen anten ved at det ligg føre ei erklæring frå arbeidsgjevar om at vedkomande vert trekt for løn med kr x pr dag eller at arbeidsgjevar krev refusjon frå fylkeskommunen i eigne brev. Når arbeidsgjevar krev refusjon frå fylkeskommunen, går det vanlegvis fram løn pr dag eller pr time. Det ligg ved oversyn over kva dagar det vert krevd refusjon for, og desse vert kontrollerte mot møtebøker og andre kjelder. Rekningane vert ikkje betalte dersom slikt oversyn mangler Sjølvstendig næringsdrivande Punktet lyder slik: Sjølvstendidg næringsdrivande får dekka tap i inntekt med inntil kr 2.500, %(feriepengar, trygdeavgift, pensjon) av kompensert beløp når tapet er dokumentert med oppgåve frå arbeidsgjevar/firma. Punktet er revidert frå og ein er usikkker på korleis dette skal tolkast. Ordninga skal dekkja dokumentert tap, men heller ikkje meir. Er dokumentert tap t.d. kr 1.500,-, skal vedkomande ha utbetalt kr 1.500,- og ikkje kr 1.500,- pluss 20 %. Fylkesrådmannen legg til grunn at formuleringa er meint å seie at den øvre grensa for tapt arbeidsinntekt er kr 2.500,- pluss 20 %, dvs kr 3.000,- pr dag. Når tapt arbeidsforteneste skal reknast ut, vil ein i ei næringsoppgåve ofte ta utgangspunkt i brutto inntekt pr dag, med eventuelle korrigeringar. Her skal ein sjølvsagt ikkje skal legggja til 20 %. Ein vel difor å tolka det slik at den øvre grensa er meint å vera kr 3.000,- pr dag. og rår til at punkt vert endra til: Sjølvstendig næringsdrivande får dekka tap i inntekt med inntil kr 3.000,- når tapet er dokumentert med oppgåve frå arbeidsgjevar/firma. I reglementet er det eit krav at tapt arbeidsinntekt skal dokumenterast. I revisjonsrapporten heiter det at ein kan setja som minstekrav at dokumentasjonen må: -stadfesta at personen vil tape inntekt som følgje av utøvinga av vervet og -gjev ein indikasjon på omfanget av inntektstapet. For sjølvstendige næringsdrivande er denne dokumentasjonen vanskelegare å skaffa enn for personar med vanleg lønsinntekt. Sjølvstendig næringsdrivande kan vanskeleg dokumentera at ein ville ha hatt inntektsgjevande arbeid dersom ein ikkje deltok i politisk verksemd den dagen. Kven skal stadfesta dette? Etter fylkesrådmannen sitt syn må ein må kunna ta som utgangspunkt at ein ville ha vore i sitt vanlege yrke også denne dagen. Tidlegare var kravet at tapt inntekt måtte dokumenterast ved likningsattest eller liknande. Etter det nye reglementet frå er kravet dokumentert med oppgåve frå arbeidsgjevar/firma. Ei næringsoppgåve gjev ikkje noko automatisk svar på rimeleg tapt arbeidsforteneste, men gjev likevel ein indikasjon. Ein del av problemstillinga er brutto/netto inntekt. Det er naturleg at tapt arbeidsforteneste vert fastsett i ein prosess der den folkevalde også tek del. 4

5 Fylkesrådmannen ser ingen grunn til å gjera endringar i reglementet av på dette punktet. Ein har merka seg revisjonen sine synspunkt men ein kjem likevel ikkje utanom eit visst skjønn i desse sakene. Dei som registrerer seg som sjølvstendig næringsdrivande bør skaffa dokumentasjon på dette frå skatteetaten. Fylkesrådmannen vil vurdera å ta dette med som eit krav når ein hentar inn dokumentasjon for tapt arbeidsforteneste Personer utan ordinær lønsinntekt. Denne gruppa får ei erstatning på kr 1.000,- pr dag. Tapet må sannsynleggjerast. Denne siste setningen vart teken inn ved siste revideringa av reglementet. Det har likevel heile tida vore eit krav at tapet skal sannsynleggjerast. Departementer meiner at eit minimumskrav for sannsynleggjering er at kravet vert fremja. Fylkesrådmannen tolker difor ikkje den nye setninga som ei innskjerping. I forarbeidet til kommunelova er pensjonister nemnde saman med husmødre, studenter og frilansere som ei gruppe det er nærliggjande å gje erstatning for ulegitimert inntektstap. Det er ikkje enkelt å argumentera for at einskilde av desse gruppene bør få tapt arbeidsforteneste og andre ikkje. Departementet skriv i 1996 til ein kommune m.a. at det er umogeleg å gje standardløysingar og rår til at kommunane/fylkeskommunane bruker alminnelig sunn fornuft Fylkesrådmannen finn det vanskelig å sortera ut dei pensjonistar/ husmødre etc som bør få tapt arbeidsinntekt ut frå dei som ikkje bør få det. Ut frå dette ønskjer fylkesrådmannen definera alle som mottek trygd som pensjonistar. Dette er ei utviding av definisjonen i høve til praksis til no. Revisjonen skriv: Personar som har ein arbeidsstatus som er mindre enn fulltids lønsmottakar vil kunna gjera arbeid som folkevald utanom arbeidstida. Dette gjer at det ikkje bør vera nok å framsetje eit generelt krav basert på årsløn eller timeløn. Personar som går i mindre enn full stilling, får tapt arbeidsforteneste etter minstesats dersom eit møte fell på fridagen til vedkomande. Kravet vert ofte grunngjeve med at dei går i mindre enn 100 % stilling for å kunna utføra arbeid i heimen, og at det er urimeleg at dei ikkje får tapt arbeidsforteneste på linje med fulltids heimeværande. Til no har dette berre omfatta kvinner. Fylkesrådmannen meiner at det ikkje er rett å kjønnsdiskriminera på dette feltet, ogvil praktisera ordninga likt for kvinner og menn. Fylkesrådmannen rår derfor til at praksisen med at pensjonistar, studentar, frilansarar, heimearbeidande og deltidsarbeidande får tapt arbeidsforteneste etter satsen kr 1.000,- pr dag dersom det ikkje kan dokumenterast høgare tap, held fram, men no slik at den vert kjønnsnøytral.. Representanten må setja fram krav om tapt arbeidsfortensete. 5