MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I HOLTÅLEN. Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører i henhold til Kommuneloven 31.

Transkript

1 MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I HOLTÅLEN Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører i henhold til Kommuneloven 31. MØTEDATO: Torsdag 22. november 2018 KL.: 13:00 STED: Møterom 2. etg., Holtålen kommunehus Saksliste SAK NR. INNHOLD 30/2018 Godkjenning av saksliste og innkalling 31/2018 Godkjenning av protokoll fra møte /2018 Orientering i fra felles regnskapskontor 33/2018 Orientering i fra Kommunalteknikk og Bygningsdrift 34/2018 Forvaltningsrevisjonsrapport Fastsetting av gebyrer for tjenestene oppmålingsforretninger og byggesaker 35/2018 Selskapskontroll - FIAS 36/2018 Årsplan /2018 Evaluering av virksomhetsbesøk 2018 i Elvland barnehage 38/2018 Oppfølging av kontrollrapport - fritidsklubben 39/2018 Orienteringssaker 40/2018 Eventuelt 1. vara får tilsendt saksdokumenter, men møter kun etter nærmere avtale. Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuelle inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren, uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). For Dag Knudsen Leder i Kontrollutvalget i Holtålen Tirsdag 13. november 2018 Kontrollutvalg Fjell IKS Torill Bakken Kopi: Ordfører, Revisor, til ekspedisjonen for offentlig gjennomsyn Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalg Fjell IKS, Torill Bakken tlf.: e-post: tb@kontrollutvalgfjell.no

2 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /18 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 30/18 Kontrollutvalget Godkjenning av innkalling og saksliste Saksdokumenter: - Saksliste til møte Saksframlegg: Saken er obligatorisk i alle møtene i utvalget. Sakslisten er fastsatt i samråd med utvalgsleder. Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Holtålen kommune Sak nr. 30/2018

3 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /18 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 31/18 Kontrollutvalget Møteprotokoll fra møte Saksdokumenter: - Møteprotokoll fra møte (vedlagt) Saksframlegg: Saken er obligatorisk på alle møter i kontrollutvalget. Forslag til protokoll ble sendt ut til medlemmene pr. e-post samme dag. Sekretariatet har ikke mottatt forslag til endringer. Sekretariatets forslag til vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Holtålen kommune Sak nr. 31/2018

4 Holtålen kommune MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Møterom 2. etg., Kommunehuset Møtedato: Torsdag 20. september 2018 Tid: Kl. 13:00 Saknr Til stede på møtet: Medlemmer: Dag Knudsen, leder Ole Anders Holden Petter Almås Forfall: Åge Bergan Berit Grønli, nestleder Varamedlem: Stein Harry Angen Andre: Fra Kontrollutvalg Fjell IKS: Torill Bakken Fra Revisjon Fjell IKS: Merete Lykken Fra administrasjonen: Enhetsleder Pleie og omsorg Ann Mari Grønli sak 25/18 Merknad: Utvalget startet møte med virksomhetsbesøk i Elvland barnehage. Ordinært møte startet 15:00. Møtet ble avsluttet kl. 16:30. Torsdag 20. september 2018 Torill Bakken T. Bakken, møtesekretær Neste ordinære møte: torsdag 22. november 2018 kl. 13:00 Kontrollutvalget i Holtålen kommune Møteprotokoll, møte Side 1 av 4

5 23/2018 Godkjenning av saksliste og innkalling Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. Behandling: Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets vedtak: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. 24/2018 Godkjenning av protokoll fra møte Sekretariatets forslag til vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Behandling: Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. 25/2018 Notat i fra revisor Kommunens forvaltning av gaver Sekretariatets forslag til vedtak: Notat i fra revisjonen ang. forvaltning av mottatte gaver hvor formålet er å tilgodese ansatte eller å tilgodese beboere tas til etterretning. For å sikre at forvaltningen skjer etter tydelige retningslinjer som er fastsatt innenfor rammene av kommunens etiske reglement, bes rådmannen sørge for at det i foreningen VELPLOs vedtekter fastsettes følgende: a. Kontrollutvalget gis innsynsrett b. Regnskapene revideres av kommunens revisor c. Årsregnskap og revisjonsberetning oversendes til politisk behandling Kontrollutvalget ber om orientering om status innen Behandling: Revisor orienterte om bakgrunnen for notatet. Enhetsleder var tilstede og redegjorde for saken og svarte på spørsmål fra utvalget. Utvalget viser til revisjonens notat og har merket seg at det ligger utenfor rådmannens delegerte myndighet å opprette et slikt foretak. Kontrollutvalget i Holtålen kommune Møteprotokoll, møte Side 2 av 4

6 Kontrollutvalgets vedtak: Notat i fra revisjonen ang. forvaltning av mottatte gaver hvor formålet er å tilgodese ansatte eller å tilgodese beboere tas til etterretning. Utvalget viser til revisjonens notat og har merket seg at det ligger utenfor rådmannens delegerte myndighet å opprette et slikt foretak. Rådmannen bes ta det til etterretning. For å sikre at forvaltningen skjer etter tydelige retningslinjer som er fastsatt innenfor rammene av kommunens etiske reglement, bes rådmannen sørge for at det i foreningen VELPLOs vedtekter fastsettes følgende: a. Kontrollutvalget gis innsynsrett b. Regnskapene revideres av kommunens revisor c. Årsregnskap og revisjonsberetning oversendes til politisk behandling Alternativet til endring av vedtekter er å sikre at midlene tas inn som bundne midler i kommunens regnskap, og revideres av kommunens revisor. Årsregnskap og revisjonsberetning oversendes kommunestyret til politisk behandling. Kontrollutvalget ber om orientering om status innen /2018 Budsjett 2019 for kontroll og tilsyn Sekretariatets forslag til innstilling: Kontrollutvalget vedtar det framlagte forslag til budsjett for Saken oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret vedtar det fremlagte forslag til budsjett 2019 kontroll- og tilsynsfunksjonen i Holtålen kommune med en ramme på kr Behandling: Utvalget diskuterte saken. Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets innstilling: Kontrollutvalget vedtar det framlagte forslag til budsjett for Saken oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret vedtar det fremlagte forslag til budsjett 2019 kontroll- og tilsynsfunksjonen i Holtålen kommune med en ramme på kr Kontrollutvalget i Holtålen kommune Møteprotokoll, møte Side 3 av 4

7 27/2018 Prosjektplan forslag til endring Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget godkjenner den framlagte reviderte prosjektbeskrivelsen av forvaltningsprosjektet "Vurdering av kommunens beregninger av gebyrer og betalingssatser på områdene kart og oppmåling slik den foreligger. Behandling: Revisor orienterte kort om bakgrunnen for at det foreslås en utvidelse av prosjektet. Hun svarte videre på spørsmål i fra utvalget. Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget godkjenner den framlagte reviderte prosjektbeskrivelsen av forvaltningsprosjektet "Vurdering av kommunens beregninger av gebyrer og betalingssatser på områdene kart og oppmåling slik den foreligger. 28/2018 Orienteringssak avslutning av tilsyn ved Hov skole Sekretariatets forslag til vedtak: Den framlagte saken tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Den framlagte saken tas til orientering. 29/2018 Eventuelt Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Sekretariatet orienterte om: - Leder regnskapskontoret er invitert til neste møte for å gi en orientering om status. - Difi har utarbeidet tilsyn med Holtålen kommunes hjemmeside. o sekretariatet oversender link til rapporten. - Utvalget diskuterte virksomhetsbesøket. Evaluering i neste møte. - Utvalget ønsker å få en orientering om hvordan kommunen har organisert vaktmestertjenestene, som b.l.a brøyting og strøing i kommunen håndteres. Enhetsledere for Kommunalteknikk og Bygningsdrift inviteres til neste møte. Kontrollutvalget i Holtålen kommune Møteprotokoll, møte Side 4 av 4

8 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /18 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 32/18 Kontrollutvalget Orientering om felles regnskapskontor for Os, Røros og Holtålen Saksdokumenter: - ingen Saksframlegg: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret. Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. For kontrollutvalgets medlemmer og dets sekretariat gjelder forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt, jf. forvaltningsloven 13 mv. Det ble i 2016 etablert et felles regnskapskontor for Os, Røros og Holtålen. Det ble etablert et vertskommunesamarbeid som er en interkommunal samarbeidsløsning som er organisert i henhold til de formelle krav som fremgår av kommuneloven 28b. Holtålen kommune, som vertskommune, har ansvaret for den faglige og kvalitative utviklingen av de ulike samarbeidsområdene. Formalisert samarbeid mellom kommuner bygger på, og er avhengig av, gjensidig tillit og satsing fra kommunene. Det er derfor viktig at Holtålen kommune påser at avdelingen fungerer i henhold til samarbeidsavtalen. Det nyetablerte kontoret skal ivareta alle oppgaver knyttet til kommunens regnskaper. Kontoret fungerte ikke i henhold til intensjonen ved etablering. Uro og sykmeldinger preget kontoret de første to årene, og både Røros og Os kommuner måtte selv ta arbeidet med årsavslutninger for Årsregnskapet 2017 for Holtålen kommune ble levert revisor 2 måneder for sent. Kontrollutvalget ber nå om en redegjørelse for status på avdelingen pr. i dag. Det ble i mars 2018 ansatt ny leder for regnskapsavdelingen og han er innkalt for å gi utvalget en orientering om status i avdelingen. Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til regnskapsleder ved interkommunalt regnskapskontor i Holtålen kommune til orientering. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Holtålen kommune Sak nr. 32/2018

9 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /18 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 33/18 Kontrollutvalget Orientering i fra Kommunalteknikk og Bygningsdrift Saksdokumenter: - ingen Saksframlegg: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret. Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. For kontrollutvalgets medlemmer og dets sekretariat gjelder forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt, jf. forvaltningsloven 13 mv. Kontrollutvalget vedtok i møte 20. september 2018 at de ønsker å få en orientering om hvordan kommunen har organisert vaktmestertjenestene, og hvordan brøyting og strøing i kommunen håndteres. Enhetsledere for Kommunalteknikk og Bygningsdrift er invitert til møtet. De vil gi en orientering i henhold til utvalgets vedtak. Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar enhetsledere for Kommunalteknikk og Bygningsdrifts redegjørelse til orientering. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Holtålen kommune Sak nr. 33/2018

10 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /18 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 34/18 Kontrollutvalget Kommunestyret Forvaltningsrevisjonsrapport «Fastsetting av gebyrer for tjenestene oppmålingsforretninger og byggesaker Saksdokumenter: - Forvaltningsrevisjonsrapport av utarbeidet av Revisjon Fjell IKS Bakgrunn: Kommunestyret i Holtålen behandlet i møte i sak 70/2016 «Overordnet analyse og forslag til plan for forvaltningsrevisjon for » etter innstilling fra kontrollutvalget (KU sak 28/2016). Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon for ble vedtatt med følgende prosjekt i forvaltningsrevisjon for 2018: «Vurdering av kommunens beregninger av gebyrer og betalingssatser på områdene kart og oppmåling». «Forvaltningsrevisjonen i perioden foretas av Revisjon Fjell IKS. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta endringer i planperioden, samt å prioritere ressurser mellom gjennomføring av forvaltningsrevisjon i kommunen og i selskaper.» Kontrollutvalget behandlet endelig prosjektbeskrivelse 20/9-2018, sak 27/18. Formål: Formålet med prosjektet er å finne svar på om kommunen etterlever bestemmelsene for fastsetting av gebyrer innenfor tjenestene oppmålingsforretninger og byggesaksbehandling. Problemstillinger: For enhver forvaltningsrevisjon utarbeides det problemstillinger. Med utgangspunkt i formålet med prosjektet har hovedproblemstillingen vært: Etterlever Holtålen kommune bestemmelsene for fastsetting av gebyrer for tjenestene oppmålingsforretninger og byggesaker? Avgrensning: Prosjektet avgrenses til å vurdere kommunens beregninger av betalingssatsene som ligger til grunn for fakturering av oppmålingsforretninger og byggesaker. Prosjektet omfatter regnskaper for årene Kontrollutvalget i Holtålen kommune Sak nr. 34/2018

11 MØTEBOK Rådmannens uttalelse: Rådmannens uttalelse er i sin helhet vedlagt rapporten. Revisors konklusjon: Revisjonens konklusjon er at kommunen ikke fullt ut har etterlevd bestemmelsene for fastsetting av gebyrer for oppmålingstjenester og byggesaksbehandling, men at regnskapene gir uttrykk for at gebyrene ikke har vært for høye. Videre har revisor mottatt opplysninger om at det vil bli lagt fram forslag til at oppmålingstjenester blir fullt ut et selvkostområde fra 2019, og at det for byggesak vil bli utarbeidet selvkostkalkyle fra og med 2020 i henhold til bestemmelser i ny kommunelov. Administrasjonen har etter revisjonens syn gitt en god beskrivelse av planlegging og framdrift for innføring av selvkostberegninger for tjenestene oppmåling og byggesak. Revisors anbefalinger: Revisjonen viser til sine konklusjoner og rådmannens opplysninger om at forslag til igangsettelse med full selvkost for oppmåling for 2019 vil legges fram for kommunestyret i løpet av 2018, og at innføring av selvkostkalkyle for byggesaker vil skje i 2020 iht ny kommunelov. Administrasjonen har etter revisjonens syn gitt en god beskrivelse av planlegging og framdrift for innføring av selvkostberegninger for tjenestene oppmåling og byggesak. På generelt grunnlag vil revisor likevel anbefale at: Kommunen bør gjennomføre før- og etterkalkyler Informasjonen i årsregnskapet om tjenestene bør forbedres Saksvurdering: Sekretariatet er av den oppfatning at Revisjon Fjell IKS har avgitt en rapport i tråd med vedtatt prosjektbeskrivelse, samt kontrollutvalgets forutsetninger. Sekretariatet vil tilrå at kontrollutvalget slutter seg til revisors anbefaling. Sekretariatets forslag til innstilling: Forvaltningsrevisjonsrapporten "Kommunens fastsetting av gebyrer for tjenestene oppmålingsforretninger og byggesak" tas til etterretning. Rådmannen bes sørge for at revisors anbefalinger blir fulgt slik at kommunen for tjenestene byggesak og oppmålingsforretninger: gjennomfører før- og etterkalkyler forbedrer informasjonen i årsregnskapet om tjenestene Rådmannen bes rapportere til kontrollutvalget om iverksatte tiltak innen Behandling: Kontrollutvalgets innstilling: Kommunestyrets behandling og vedtak: Kontrollutvalget i Holtålen kommune Sak nr. 34/2018

12 Bildet kan ikke vises. Kontrollutvalget i Holtålen kommune Deres ref: Vår ref. HO E Dato: Forvaltningsrevisjon om kommunens fastsetting av gebyrer for tjenestene oppmålingsforretninger og byggesak I henhold til plan for forvaltningsrevisjon har kontrollutvalget i Holtålen kommune bestilt en forvaltningsrevisjon om kommunens fastsetting av gebyrer for tjenestene oppmålingsforretninger og byggesak. Formålet med revisjonen er å undersøke om kommunen etterlever bestemmelsene for beregning av gebyrer for disse tjenestene. Undersøkelsen er nærmere konkretisert i følgende problemstilling: - Etterlever Holtålen kommune bestemmelsene for fastsetting av gebyrer for tjenestene oppmålingsforretninger og byggesak? Vedlagt oversendes vår rapport. Svein Magne Evavold Revisjonssjef Dokumentet er godkjent elektronisk og har ingen signatur. Hovedkontor: Rytrøa 14 Avd.ktr Orgnr Os i Østerdalen Telefon: E-post post@revisjonfjell.no Mobil:

13 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /18 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 35/18 Kontrollutvalget Kommunestyret Forvaltningsrevisjon Fjellregionen Interkommunale Avfallsselskap AS - FIAS Saksdokumenter: - Forvaltningsrevisjon FIAS, datert Plan for selskapskontroll i Holtålen Kommune (ikke vedlagt) - Vedtak kontrollutvalget, sak 04/18 i møte (ikke vedlagt) Saksframlegg: Revisjon Fjell IKS har gjennomført selskapskontroll av Fjellregionen Interkommunale Avfallsselskap AS (heretter benevnt FIAS) Rapporten er gjort i henhold til vedtatt plan for selskapskontroll og vedtatt gjennomført prosjekt felles med de øvrige eierkommuner etter vedtak i kontrollutvalget Ni av ti eierkommuner bestående av Holtålen og Røros i Trøndelag, og Os, Tolga, Tynset, Alvdal, Engerdal, Folldal og Stor-Elvdal i Hedmark sluttet seg til gjennomføring av selskapskontroll. Prosjektet er utført av Revisjon Fjell IKS. Formål: Formålet med prosjektet er å undersøke om FIAS etterlever regelverket for selvkostberegning, og at skillet mellom lovpålagte oppgaver og næringsvirksomhet håndteres på en betryggende måte. Gjennom en slik kontroll vil kommunene forsikre seg om at renovasjonsgebyrene blir korrekt beregnet, og at det ikke skjer noen kryssubsidiering mellom virksomhetsområdene som virker konkurransevridende. Problemstilling: Følgende problemstillinger er definert: Oppfyller FIAS bestemmelser i lover, forskrifter og retningslinjer for beregning av selskost for kommunale renovasjonstjenester? Holdes de lovpålagte oppgavene for kommunal renovasjon adskilt fra selskapets konkurranseutsatte virksomhet på en måte som forhindrer kryssubsidiering? Prosjektet er avgrenset til å undersøke om FIAS oppfyller relevante bestemmelser om beregning om av selvkost og forbudet mot kryssubsidiering. Dette avgrenses nærmere til det som revisjon betrakter som de mest kritiske faktorene, herunder: Om det føres avdeligsregnskap som på en betryggende måte skiller næringsvirksomhet og de ulike selvkostområdene fra hverandre Kontrollutvalget i Holtålen kommune Sak nr. 35/2018

14 MØTEBOK Fordelingsmetode for henføring av indirekte kostnader, slik som ledelses-, støtteog fellesfunksjoner på de ulike virksomhetsområdene Metode for å fordel kostnadene på selvkostområdene deltakerkommunene i mellom Avsetning av overskudd til selvkostfond og framføring av underskudd for selvkostfondene samt renteberegning for fondene Beregning av kalkulatoriske kostnader For- og etterkalkulering av selvkost Metode for gjennomføring av undersøkelsen: Informasjonen er av revisjon innhentet fra selskapets årsmeldinger, årsregnskap budsjettdokumenter og interne kalkyler. Utdypende fakta om selskapets rutiner er kartlagt gjennom spørsmål til selskapet. Selskapet har fått en foreløpig versjon av rapporten oversendt for uttalelse. Prosjektet er av revisjon gjennomført i samsvar med RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon fastsatt av styret i Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) Revisjonskriterier: Revisjonskriterier skal danne norm eller referanser som de innsamlede dataene vurderes opp mot, og gir uttrykk for hvordan tilstanden bør være på de reviderte områdene. Rammeverket for FIAS sin selvkostberegning følger av forurensingsloven, avfallsforskriften, Miljødirektoratets veileder M-258/2014 og Kommunal- og moderniseringsdepartementets veileder H-3/14. Regelverket angir hvilke krav som stilles til kommunens gebyrberegning. Kommunene kan imidlertid ikke organisere seg bort fra rammeverket ved å velge alternative organisasjonsformer for sin tjenesteproduksjon. Begrepet kommune i regelverket omfatter også selvstendige rettssubjekter som eies av kommunen, selv om disse formelt sett er egne juridiske enheter. Kommunalt heleide aksjeselskap som utfører selvkosttjenester for kommunen vil derfor være omfattet av regelverket for gebyr og selvkostprinsippet. Slike selskap må sette opp selvkostkalkyle i henhold til retningslinjene for selvkostberegning. Revisjon redegjør grundig i kapittel 3 i rapporten hvilke konkrete deler av regelverket de måler FIAS sin praksis opp mot. Daglig leders uttalelse: Daglig leder har i brev av gitt følende uttalelse på foreløpig rapport: Basert på revisjonens foreløpig rapport er det ikke funnet faktiske feil eller mangler som påvirker konklusjonen. Selskapet avventer eiernes vurdering av foreslåtte tiltak. Revisors vurderinger: Revisor sine vurdering på de enkelt problemstillinger - Oppfylles FIAS bestemmelser i lover, forskrifter og retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale renovasjonstjenester? - Holdes de lovpålagte oppgavene for kommunal renovasjon adskilt fra selskapets konkurranseutsatte virksomhet på en måte som forhindrer kryssubsidiering? omtales nærmere i rapportens kapittel 5 side Kontrollutvalget i Holtålen kommune Sak nr. 35/2018

15 MØTEBOK Revisors konklusjon: Oppfylles FIAS bestemmelser i lover, forskrifter og retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale renovasjonstjenester? Revisjonen har konkludert med at dette i all hovedsak er tilfelle. De har ikke funnet noen indikasjoner på at selvkostregnskapet har blitt belastet med for høye eller for lave kostnader. Men de har kommet med noen anførsler om følgende forhold: Grunnlaget for alle fordelingsnøkler for felleskostnader må kunne dokumenteres. Vi mener at dokumentasjon av hvordan tidsbruken til daglig leder og hans stab blir fordelt bør underbygges bedre. Alle fordelingsnøklene bør oppdateres når etterkalkylen settes opp, slik at de reflekterer ressursbruken i regnskapsåret og ikke i tidligere perioder. Det vil bidra til større åpenhet og dokumentasjon av selvkostregnskapet dersom hovedprinsippene blir forklart i selskapets årsrapport. Dersom det kreves inn større renovasjonsgebyr enn hva tjenestene koster skal merinntekten tilbakeføres abonnentene innen 5 år. Med tanke på fondsoppbyggingen de siste årene er det grunn til holde dette under spesiell oppsikt. Revisjonen mener at dagens ordning med doble sett av selvkostfond i kommuneregnskapene og FIAS sitt regnskap ikke er i tråd med rammeverket, og skaper en barriere mot innsyn og oversiktlighet. Renovasjonsgebyret skal reflektere den enkelte kommunes kostnader. Etter revisjonens mening forutsetter FIAS sitt prinsipp om samme pris for samme tjeneste at selskapet kan dokumentere at de faktiske kostnadene er like store per abonnent, eller at det eventuelt finnes faglige grunner til en kostnadsutjevning. Holdes de lovpålagte oppgavene for kommunal renovasjon adskilt fra selskapets konkurranseutsatte virksomhet på en måte som forhindrer kryssubsidiering? Revisjonen har påpekt at fordeling av felleskostnader i integrerte selskaper i alminnelighet har noen gråsoner hvor det må brukes skjønn og anslag. Full sikkerhet for at det ikke skjer noen feilfordeling får man ikke uten at virksomhetene skilles i ulike selskaper. Regelverket stiller bare krav om regnskapsmessig skille, og etter revisjonens mening følger FIAS de hovedprinsippene som er angitt i regelverket om separate regnskap og forholdsmessig fordeling av felleskostnader. Revisjonen har ikke funnet noen indikasjon på kryssubsidiering mellom selvkostområdet og konkurranseutsatt virksomhet. Revisors anbefaling: Revisjonen vil anbefale at FIAS bør: Sørge for at fordelingsnøklene for tidsbruken til daglig leder og hans stab blir bedre dokumentert Sørge for at alle fordelingsnøkler oppdateres i etterkalkylen slik at de reflekterer ressursbruken i regnskapsåret Forklare hovedprinsippene for selvkostregnskapet i selskapet årsrapport Holde under oppsikt at overskudd på selvkostregnskapet blir tilbakeført til abonnentene innen 5 år I samarbeid med eierkommunene utarbeide en løsning der den enkelte kommune enten har selvkostfond for husholdningsrenovasjon hos FIAS eller i kommuneregnskapet, og ikke begge steder Utrede prinsippet for den enkelte kommune, eller om ønsker om kostnadsutjevning for den enkelte kommune, eller om ønsker om kostnadsutjevning eventuelt kan begrunnes faglig innenfor rammen av regelverket. Kontrollutvalget i Holtålen kommune Sak nr. 35/2018

16 MØTEBOK Saksvurdering: Sekretariatet er av den oppfatning at Revisjon Fjell IKS har avgitt en grundig rapport i tråd med vedtatt prosjektbeskrivelse, samt kontrollutvalgets forutsetninger. Sekretariatet vil tilrå at kontrollutvalget slutter seg til revisors anbefaling. Sekretariatets forslag til innstilling: Rapporten "Forvaltningsrevisjon av Fjellregionen Interkommunale Avfallsselskap" av 15. oktober 2018 tas til etterretning. FIAS bør: Sørge for at fordelingsnøklene for tidsbruken til daglig leder og hans stab blir bedre dokumentert Sørge for at alle fordelingsnøkler oppdateres i etterkalkylen slik at de reflekterer ressursbruken i regnskapsåret Forklare hovedprinsippene for selvkostregnskapet i selskapet årsrapport Holde under oppsikt at overskudd på selvkostregnskapet blir tilbakeført til abonnentene innen 5 år I samarbeid med eierkommunene utarbeide en løsning der den enkelte kommune enten har selvkostfond for husholdningsrenovasjon hos FIAS eller i kommuneregnskapet, og ikke begge steder Utrede prinsippet for den enkelte kommune, eller om ønsker om kostnadsutjevning for den enkelte kommune, eller om ønsker om kostnadsutjevning eventuelt kan begrunnes faglig innenfor rammen av regelverket. Behandling: Kontrollutvalgets innstilling: Kommunestyrets vedtak: Kontrollutvalget i Holtålen kommune Sak nr. 35/2018

17 Bildet kan ikke vises. Kontrollutvalget i Holtålen kommune Deres ref: Vår ref. HO E Dato: Forvaltningsrevisjon i Fjellregionen Interkommunale Avfallsselskap AS Kontrollutvalget i Holtålen kommune har sammen med 8 andre eierkommuner bestilt en forvaltningsrevisjon i Fjellregionen Interkommunale Avfallsselskap AS. Formålet med prosjektet har vært å undersøke om FIAS etterlever regelverket for selvkostberegning, og at skillet mellom lovpålagte oppgaver og næringsvirksomhet håndteres på en betryggende måte. Gjennom en slik kontroll vil kommunen forsikre seg om at renovasjonsgebyrene blir korrekt beregnet, og at det ikke skjer noen kryssubsidiering mellom virksomhetsområdene som virker konkurransevridende. Med utgangspunkt i formålet med forvaltningsrevisjonen har vi søkt å belyse følgende problemstillinger: Oppfyller FIAS bestemmelser i lover, forskrifter og retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale renovasjonstjenester? Holdes de lovpålagte oppgavene for kommunal renovasjon adskilt fra selskapets konkurranseutsatte virksomhet på en måte som forhindrer kryssubsidiering? Vedlagt oversendes rapporten. Svein Magne Evavold Revisjonssjef Dokumentet er godkjent elektronisk og har ingen signatur. Kopi: Holtålen kommune Hovedkontor: Rytrøa 14 Avd.ktr. Orgnr Os i Østerdalen Telefon: E-post post@revisjonfjell.no Mobil:

18 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /18 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 36/18 Kontrollutvalget Årsplan 2019 for kontrollutvalget i Holtålen Saksdokumenter: - Utkast til årsplan for 2019 Saksopplysninger: Møter i kontrollutvalget holdes på de tidspunkt som er vedtatt av kontrollutvalget selv, eller når kontrollutvalgets leder finner det påkrevd eller minst 1/3 av medlemmene krever det. Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører i henhold Kommuneloven 31. Innkalling til møtet skal med høvelig varsel sendes utvalgets medlemmer, ordfører og kommunens oppdragsansvarlig revisor. Innkallingen skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles samt saksdokumenter. Oppdragsansvarlig revisor, eller dennes stedfortreder, har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter og kan forlange sine uttalelser på møtet protokollert. Møteretten gjelder likevel ikke når sak som angår en revisors tilsettingsforhold behandles. Ordfører har møte- og talerett. Saksframlegg: Sekretariatet foreslår at kontrollutvalget vedtar møteplan for Øvrige politiske organer i Holtålen har ennå ikke behandlet møteplaner for Dette innebærer at den foreslåtte møtedato i mai, hvor regnskapet for Holtålen kommune skal behandles, er noe usikker. Dette møtet er også avhengig av om regnskapet er ferdig til behandling. Forslag til kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2019 følger vedlagt denne saken. Utkast til årsplan må ses på som en skisse over de aktiviteter kontrollutvalget vil ta for seg i løpet av året. Kontrollutvalgets møter har i 2018 vært holdt i Holtålen kommunehus, fortrinnsvis på torsdager med møtestart kl. 13:00. I forslag til møteplan har sekretariatet videreført ukedag og tidspunkt. For samtlige eierkommuner i Kontrollutvalg Fjell IKS legges det i 2019 opptil fem ordinære møter i året, og for Holtålen foreslås tre i første halvår og to i siste halvår. Andre aktuelle datoer som er verdt å merke seg for kontrollutvalget er: januar 2019 NKRF s kontrollutvalgskonferanse. (Gardermoen) Kontrollutvalget i Holtålen kommune Sak nr. 36/2018

19 MØTEBOK juni 2019 Forum For Kontroll og Tilsyn arrangerer kontrollutvalgskonferanse. (Kristiansand) Det er kommunevalg 9. september 2019 og det vil derfor være lite hensiktsmessig å fastsette datoer for høsten Siste møte for sittende utvalg må avholdes før konstituerende kommunestyremøte, så det er avhengig av når dette skal gjennomføres. Sekretariatets forslag til vedtak: Årsplan for 2019 godkjennes. Ordinære møter i kontrollutvalget i 2019 fastsettes slik: Møtene starter kl. 13:00 Møtestedet er fortrinnsvis Holtålen kommunehus Møtedatoene er: o Torsdag o Torsdag o Torsdag o September sittende utvalg o November neste periodes utvalg Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Holtålen kommune Sak nr. 36/2018

20 Holtålen kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsplan for 2019 Vedtatt i kontrollutvalgets møte den 22.november 2018, Sak 34/18

21 INNHOLDSFORTEGNELSE INNLEDNING KONTROLLUTVALGET KONTROLLUTVALGETS HJEMMEL KONTROLLUTVALGETS ANSVARS OGARBEIDSOMRÅDE KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET MØTER I KONTROLLUTVALGET REGNSKAPSREVISJON FORVALTNINGSREVISJON SELSKAPSKONTROLL ANDRE OPPGAVER BEFARING/BESØK ORIENTERING FRA POLITISK OG ADMINISTRATIV LEDELSE BESTILLING FRA KOMMUNESTYRET HENVENDELSER FRA PUBLIKUM OPPFØLGING MED REVISORS ARBEID OPPFØLGING AV SAKER RAPPORTERING ANNET KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT PLAN FOR MØTEVIRKSOMHETEN I VEDLEGG MØTEPLAN Holtålen KU... 7 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2019 SIDE 2 AV 7

22 INNLEDNING Kommunestyret skal etter kommuneloven påse at kommunens virksomhet skjer innenfor rammene av lovverket og egne vedtak. Kommunestyret kan omgjøre vedtak av andre folkevalgte organer eller administrasjonen i samme utstrekning som disse kan omgjøre vedtaket selv. Kommunestyret har også ansvaret for at de kommunale regnskaper blir revidert på betryggende måte. For å gjennomføre disse kontrolloppgavene skal kommunestyret velge et kontrollutvalg. Jfr. kommunelovens (koml.) 76 og 77. Den delen av den kommunale egenkontrollen som utøves av kontrollutvalget må ikke forveksles med kommunens internkontroll. Kommunens internkontroll er rådmannens ansvar. 1 KONTROLLUTVALGET Kommunestyret valgte i møtet den et kontrollutvalg bestående av 5 faste medlemmer og 4 varamedlemmer. Det er i inneværende valgperiode foretatt flere suppleringsvalg grunnet fritak for politiske verv har utvalget følgende sammensetning: Faste medlemmer Varamedlemmer Navn Partigr. Funksjon Navn Dag Knudsen Ap Leder 1. Morten Ingebrigtsvoll (Ap) Berit Grønli Sv Nestleder 2. Elisabeth Hansvold (Ap) Åge Bergan Fl Medlem 1. Per Langeng (H/Fl/Sv) Petter Almås Ap Medlem 2. Stein Harry Angen (H/Fl/Sv) Ole Anders Holden Medlem Petter Almås sitter i kommunestyret. 1.1 KONTROLLUTVALGETS HJEMMEL Kontrollutvalgets arbeid er regulert av: Kommunelovens (KL) 76 til 80 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Kommunestyret kan i tillegg til de lovpålagte oppgaver og prosedyrer fastsette eget reglement for kontrollutvalget som vil kunne gi nærmere regler for kontrollutvalget. 1.2 KONTROLLUTVALGETS ANSVARS OGARBEIDSOMRÅDE Kontrollutvalget er valgt for å ivareta kommunestyrets kontroll- og tilsynsansvar. Med unntak for kommunestyret selv, skal kontrollutvalget føre tilsyn og kontroll med hele den kommunale forvaltningen - inklusive de øvrige folkevalgte organer. Kontrollutvalgets arbeidsområde er derfor altomfattende. En viktig del av kontrollutvalgets ansvar vil være å påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte (regnskapsrevisjon), og at det blir ført kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak. KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2019 SIDE 3 AV 7

23 Kontrollutvalget skal videre påse at det blir gjennomført systematiske vurderinger knyttet til hvorvidt norsk lov og politiske vedtak etterleves, samt systematiske vurderinger av forvaltningens effektivitet, produktivitet og måloppnåelse (forvaltningsrevisjon). I tillegg skal kontrollutvalget påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper (selskapskontroll). Kontrollutvalget skal ikke overprøve politiske prioriteringer fattet i samsvar med delegert myndighet. 2 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET 2.1 MØTER I KONTROLLUTVALGET Møtene i kontrollutvalget er åpne. Møtene vil være lukket i saker/orienteringer der lov- og regelverk hjemler taushetsplikt og lukket dør. Kommunens ordfører og kommunens revisor har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. Det legges opp til 5 møter i 2019, se vedlegg. 2.2 REGNSKAPSREVISJON Kontrollutvalget skal påse at årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder Kontrollutvalget skal holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at det foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av loven og god kommunal revisjonsskikk. Kontrollutvalget skal følge opp eventuelle merknader og påpekninger fra revisor. Kontrollutvalget skal avgi uttalelse til kommunestyret vedrørende kommunens årsregnskap og årsmelding før formannskapet avgir sin innstilling. 2.3 FORVALTNINGSREVISJON Forvaltningsrevisjon er hjemlet i KL 77.4, og i forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriften 10 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Plan for inneværende valgperiode ble vedtatt i Prosjekter som skal prioriteres i 2019 er: Politisk styring og generell saksbehandling. Enkeltvedtak etter forvaltningsloven. 2.4 SELSKAPSKONTROLL Selskapskontroll er hjemlet i KL 77.5, og i forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriften 13 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for selskapskontroll. Planen skal være basert på en overordnet analyse. Plan for inneværende valgperiode ble vedtatt i Behovet for selskapskontroll vurderes hvert år. KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2019 SIDE 4 AV 7

24 2.5 ANDRE OPPGAVER Kontrollutvalget kan til enhver tid ta opp saker som ligger innenfor dets ansvars- og kompetanseområde BEFARING/BESØK For å bli kjent med den kommunale forvaltningen, og for at ansatte i kommunen skal bli kjent med kontrollutvalget, kan utvalget besøke ulike kommunale virksomheter. Dette kan også inkludere kommunale foretak og selskap. Holtålen kontrollutvalg vedtok prosedyrer for virksomhetsbesøk i Utvelgelse og initiering foretas i første møte i året ORIENTERING FRA POLITISK OG ADMINISTRATIV LEDELSE Kontrollutvalget kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene, jfr. KL Ved behov for ytterligere saksopplysninger, kan kontrollutvalget også innkalle administrasjonssjefen i forbindelse med behandling av saker i møtene. Administrativ ledelse bør normalt være til stedet ved kontrollutvalgets møte når regnskap og årsberetning for foregående år skal behandles BESTILLING FRA KOMMUNESTYRET Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på vegne av kommunestyret. Kontrollutvalget ser positivt på bestillinger fra kommunestyret mht. saker og prosjekter kommunestyret ønsker at kontrollutvalget skal følge spesielt opp HENVENDELSER FRA PUBLIKUM Kontrollutvalget kan ta imot henvendelser fra publikum, men kontrollutvalget er imidlertid ikke et klageorgan og har ikke avgjørelsesmyndighet på forvaltningsområdet. Kontrollutvalget avgjør selv i hvilken form og grad henvendelser fra publikum skal følges opp OPPFØLGING MED REVISORS ARBEID Kontrollutvalget er pålagt å holde seg orientert om revisors arbeid, og skal bl.a. påse at revisjonsarbeidet utføres i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Denne oppgaven blir ivaretatt med jevnlige orienteringer fra revisor. Oppgaven ivaretas også ved behandling av uavhengighetserklæringer og kvalitetsrapporter i fra NKRF. Revisor er, med svært få unntak, alltid tilstede i utvalgets møter OPPFØLGING AV SAKER Det ligger bl.a. til kontrollutvalget å føre tilsyn med at kommunestyrets vedtak blir fulgt opp. Kontrollutvalget vil en gang i året gå gjennom oppfølgingen av egne saker RAPPORTERING Kontrollutvalget rapporterer årlig til kommunestyret om sin virksomhet. Rapporter fra gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller videresendes kommunestyret til endelig behandling. KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2019 SIDE 5 AV 7

25 2.5.9 ANNET Det er viktig at kontrollutvalget er gitt ressurser til å kunne holde seg oppdatert på sine arbeidsområder og med det kunne delta på kurs og konferanser som arrangeres både lokalt og nasjonalt. Følgende konferanser bør vurderes: januar 2019 NKRF s kontrollutvalgskonferanse. (Gardermoen) juni 2019 Forum For Kontroll og Tilsyn arrangerer kontrollutvalgskonferanse. (Kristiansand) 3 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT 2019 Kontrollutvalget har utarbeidet forslag til samlet budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet, jf. sak 26/18. Kontrollutvalgets egen aktivitet, kjøp av sekretariatstjenester og kjøp av revisjonstjenester inngår i budsjettet. Kontrollutvalgets forlag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. 4 PLAN FOR MØTEVIRKSOMHETEN I 2019 Se vedlegget for kontrollutvalgets møteplan. Denne gir en oversikt over behandling av faste saker. Kontrollutvalget forbeholder seg retten til på eget initiativ å foreta endringer i planen og evt. gå inn på andre saker eller prosjekter som ikke er nevnt. Endring av møteplan kan også bli nødvendig av hensyn til saksgang eller av andre årsaker. KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2019 SIDE 6 AV 7

26 VEDLEGG MØTEPLAN Holtålen KU Temaer til behandling jan 14. mars 9. mai September November Vurdering av selskapskontroll for 2019 x Gjennomgang av oppfølgingssaker x x Uavhengighetserklæring i fra revisjonen Status revisjonsarbeidet, orientering fra revisjonen Kontrollutvalgets årsmelding 2018 x x Planlagte orienteringer fra administrasjonen Økonomi- behandling av regnskap x x x x Uttalelsene til årsregnskap/årsmelding 2018 x Utvelgelse virksomhetsbesøk x x Godkjenning av plan for virksomhetsbesøk x Kontrollutvalgets årsplan/møteplan for 2020 x Budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet 2020 x Andre orienteringer fra administrasjonen Virksomhetsbesøk? Opplæring og introduksjon nytt utvalg x

27 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /18 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 37/18 Kontrollutvalget Virksomhetsbesøk ved Elvland barnehage 4. juni evaluering Saksdokumenter: - Referat fra virksomhetsbesøk (vedlagt utsendt elektronisk til medlemmene etter virksomhetsbesøket) - Prosedyrer for virksomhetsbesøk (ikke vedlagt) Saksframlegg: Holtålen kontrollutvalg vedtok den prosedyrer for virksomhetsbesøk. Kontrollutvalgets formål med virksomhetsbesøk er å gjøre seg kjent med og skaffe seg kunnskap om hvordan kommunens virksomheter drives. Kontrollutvalget vedtok den følgende: Virksomhetsbesøk gjennomføres ved Elvland natur- og kulturbarnehage 20. september Sekretariatet forbereder besøk i henhold til prosedyrenes punkt Plan for gjennomføring av besøket godkjennes i kontrollutvalgets neste møte. Plan for virksomhetsbesøket ble utarbeidet av kontrollutvalget den Dato for virksomhetsbesøket ble fastsatt til I prosedyrenes punkt står følgende om arbeidet etter virksomhetsbesøket: Etter møtet lager sekretariatet et oppsummerende notat til kontrollutvalget. Notatet behandles av utvalget og videresendes til kommunestyret til orientering. Kopi sendes rådmann og enheten som er besøkt. Dersom utvalget utarbeider en uttalelse, sendes denne på høring til rådmannen først. Det er av stor betydning at det gjennomførte virksomhetsbesøket blir evaluert av kontrollutvalget. Kontrollutvalget har gjennom prosedyrene etablert en fast praksis med virksomhetsbesøk, og det er viktig at kontrollutvalget oppsummerer sitt inntrykk av de områdene som har vært tema for besøket, om det ble gjennomført i henhold til hensikten og om neste besøk skal gjennomføres på samme måte. Utvalgets diskusjon i denne saken kan legge føringer for hvordan neste besøk skal gjennomføres. Saken med referatet som vedlegg kan sendes rådmann, virksomheten og kommunestyret til orientering. Kontrollutvalget i Holtålen kommune Sak nr. 37/2018

28 MØTEBOK Sekretariatets forslag til vedtak: Saken med referat som vedlegg sendes rådmann, virksomheten og kommunestyret til orientering. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Holtålen kommune Sak nr. 37/2018

29 Holtålen kontrollutvalg Referat virksomhetsbesøk 20. september 2018 Elvland Barnehage Sted: Elvland Tid: Torsdag 20. september 2018 kl. 13:00 Tilstede: Enhetsleder Randi Aasen, styrer Tone Trygstad Bakås, tillitsvalgt Wencke Gjære Holtålen kontrollutvalg v/ leder Dag Knudsen, Ole Anders Holden, Petter Almås, vara Stein Harry Angen Referent Torill Bakken, Kontrollutvalg Fjell 1. Presentasjon Kontrollutvalgets leder takket for at utvalget har fått komme og orienterte kort om utvalgets funksjon, sammensetning og rolle. Ordet ble gitt til enhetsleder. Tema for møtet var: o Kommunens barnehagetilbud o Kommunens barnehagedekning o Status lokaler arealbehov 2. Orientering i fra Enhetsleder Etter å ha presentert seg selv ga enheten en presentasjon om barnehagen. Kommunens barnehagetilbud: - Kommunen eier og driver to barnehager, en i Ålen og en i Haltdalen - Orientering om endring i lovverk (fra bør til må) og styrer redegjorde for hvordan de jobber med årsplaner. Kort diskusjon omkring ny personvernlov, GDPR - Delegasjon av myndighet enhetsleder orienterte - Organisasjonkart enhetsleder orienterte om organisasjonsendriger fra , kompetanse hos ansatte, og la vekt på at de har dyktige fagarbeidere. Har inntrykk av at ny organisering er godt mottatt av ansatte og fungerer bra. Ikke mere administrasjon, bare annen organisering. - Tilsyn o styrer orienterte om arbeid med risikoanalyse og samarbeid med enheter i andre kommuner. Plan for tilsyn må revideres da den gjeldende er utdatert i forhold til nytt lovverk. - Elvland natur- og kulturbarnehage o styrer orienterte om barnehagestrukturen i kommunen fra 1997 til i dag. Pr. I dag er det 45 barn, 21 i Haltdalen barnehage. 11,9 årsverk på avdeling og 0,1 årsverk administrasjon. Personal anses som å ha høy kompetanse. Lovvestet bemanningsnorm fra , 3 barn pr. voksen, Holtålen kommune er innenfor denne normen. Pedagognorm kom samtidig. Holtålen kommune er innenfor normen.

30 - Budsjett o tidligere var tilskudd til kommunen øremerket barnehage. Fra 2011 finansierer kommunen selv barnehagene. Rammen som hittil er bevilget gir rom for å drive innenfor loven. Største del av budsjett går til lønn. Kommunen følger maks-sats for foreldrebetaling. - Barnehagedekning o Alle som søker plass innenfor hovedopptaket. Søknader etter frist vurderes i forhold til plass, ansatte og økonomi. - Lokaler o Styrer orienterte om barnehagens lokaler. 232 kvm leke og oppholdsareal, innenfor normen pr. I dag. På grunn av inntak i løpet av året ble dette område for lite i forhold til normen. Det er nå innkjøpt bakker/moduler for å utvide oppholdarealet. Styrer orienterte om en del utfordringer i forbindelse med denne løsningen og prossessen under innflytting. Uteområde skal være 6 ganger større en inneområdet. Elvland er her godt innenfor normen og har et unikt uteområde. - Etikk og HMS o Styrer orienterte om hvordan det systematisk jobbes med HMS, handlingsplan for brann og ulykker, gjennomføres øvelser med jevne mellomrom samt førstehjelpskurs til ansatte. Når det gjelder sykmeldinger har Elvland hatt en forholdsvis høy prosent. Etter sammenslåing av de to barnehagene i Ålen opplevdes en del misnøye og motstand. Dette resulterte i høy sykemeldingsprosent. I fjor ble enheten med i et prosjekt for å redusere sykefraværet, uten at dette ga noen endring. BHT har nå vært inne, og med organsasjonsendringen virker det som om sykefraværet er på vei ned. Barnehagen er I/A bedrift. I forhold til uteområdet som må oppgraderes noe, mangler det penger og det må inn i investeringsbudsjettet. Barnehagen følger kommunens etiske retningslinjer, og etiske spørsmål tas opp med jevne mellomrom både på husmøter og arbeidsmøter. I forbindelse med arbeidet med etikk: Danning (det man sitter igjen med i forhold til holdninger). Jobbes med to tiltak. o Utfordringer en stor utfordring føler de ansatte er kommunikasjon med andre enheter i kommunen. Barnehagen er avhengig av bistand til daglig vedlikehold, bl.a. brøyting og strøing. På grunn av barnehagens åpningstider kontra vaktmestrenes arbeidstid er det vanskelig å få den hjelpen de har behov for. Presentasjonen følger referatet. 3. Omvisning i og rundt barnehagen. Besøket avsluttet ca. 15:00

31 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /18 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 38/18 Kontrollutvalget Oppfølging av kontrollrapport av fritidsklubbens regnskaper Saksdokumenter: - Kontrollrapport av (ikke vedlagt) - Tilbakemelding i fra kommunen av Saksopplysninger: I Kontrollutvalgsforskriftens 12 står det at kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Det er sentralt av hensyn til å sikre en lærende organisasjon at resultatene av forvaltningsrevisjonsprosjekter blir fulgt opp. Bestemmelsen pålegger kontrollutvalget et ansvar for å påse at det blir gjort. Alle forvaltningsrevisjonsrapporter skal systematisk følges opp for å se til at forvaltningen iverksetter tiltak for å rette opp påviste avvik/ svakheter. Kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets merknader blir fulgt opp gjelder også i forhold til saksområder som ligger til andre folkevalgte organer. Det er kommunens administrasjonssjef/rådmann som har ansvar for oppfølgingen av kommunestyrets merknader, jf. kommuneloven 23 nr. 2. Det ligger ikke til kontrollutvalget å fastsette hvordan administrasjonen skal følge opp påviste avvik/ svakheter i det konkrete tilfelle. Saksopplysninger: Kontrollutvalget behandlet kontrollrapport/revidering av fritidsklubbens regnskaper for 2016 og 2016 den Rapporten ble oversendt kommunestyret til endelig behandling med følgende innstilling: Kontrollrapport fritidsklubben regnskapsårene 2015 og 2016 tas til etterretning. Rådmannen sørger for at revisors anbefalinger i rapporten følges slik: Driften av fritidsklubben gjennom foreningen Ungdommens husstyre i Holtålen avvikles. Fritidsklubbens regnskap inntas i kommunens regnskap. Det etableres rutiner for behandling av kontanter. Avgiftsmessig behandling følges opp umiddelbart, og de ansatte gis nødvendig opplæring. Det gjennomføres en etisk refleksjon for ansatte som er berørt av forholdene som er nevnt i rapporten. Kontrollutvalget i Holtålen kommune Sak nr. 38/2018

32 MØTEBOK Rådmannen bes rapportere til kontrollutvalget om iverksatte tiltak innen 1. mai 2018 Kommunestyret behandlet rapporten den og kontrollutvalgets innstilling ble enstemmig vedtatt. Saksvurdering: Sekretariatet sendte den en henvendelse til kommunen hvor det ble anmodet om en tilbakemelding i henhold til vedtak fattet i kommunestyret den Tilbakemelding i fra rådmann er mottatt den Det er punktvis gjort rede for oppfølgingstiltak i henhold til vedtak fattet i kommunestyret. Kontrollutvalget kan under behandlingen ta stilling til eventuell videre oppfølging av rapporten, punkt 1. Sekretariatets forslag til vedtak: Kommunens tilbakemelding om iverksettelse av tiltak på bakgrunn av revisjonens kontrollrapport angående revidering av fritidsklubbens regnskap for 2015 og 2016 tas til orientering. Utvalget følger opp saken til alle tiltak beskrevet i kommunestyrets vedtak er iverksatt. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Holtålen kommune Sak nr. 38/2018

33 Vår dato Vår referanse / Vår saksbehandler: Deres dato Deres referanse Rådmann Marius Jermstad, tlf Kontrollutvalg Fjell IKS v/ Torill Bakken 2550 OS I ØSTERDALEN TILBAKEMELDING I HENHOLD TIL VEDTAK I KOMMUNESTYRET Herved kommer en tilbakemelding på vedtaket som Kommunestyret gjorde den 2. november 2017 i sak 41/17 kontrollrapport fritidsklubben: Revisjonens spørsmål, og administrasjonens svar: Driften av fritidsklubben gjennom foreningen Ungdommens husstyre i Holtålen avvikles. Vedtak om avvikling er gjort i årsmøte og ekstraordinært årsmøte. All aktivitet i foreningen er dermed opphørt. Den formelle oppløsningen i Brønnøysundregisteret gjenstår. Blir gjennomført før utgangen av Fritidsklubbens regnskap inntas i kommunens regnskap. Fra budsjettåret 2018 har både fritidsklubben og kinoen fått eget ansvar i kommunens regnskap. Den eksterne bankkontoen er avviklet og midlene er gitt i gave til Holtålen kommune etter vedtak i styret. Det etableres rutiner for behandling av kontanter. Rutiner for behandling av kontanter er gjort ved at kassaløsningen til izettle også brukes til kontantinnslag, ikke kun kort som tidligere (dette gjelder også Vipps). Det er i tillegg utarbeidet oppgjørsskjema som signeres av klubb-/kinomedarbeider etter hver åpningsdag. Kontantinnskudd gjøres som før, og etter rutine avtalt med regnskapskontoret. Avgiftsmessig behandling følges opp umiddelbart, og de ansatte gis nødvendig opplæring. Regelverk er gjennomgått på nytt. Det gjennomføres en etisk refleksjon for ansatte som er berørt av forholdene som er nevnt i rapporten. Kulturkonsulent, enhetsleder for næring og kultur og rådmann har gått igjennom saken. Med hilsen HOLTÅLEN KOMMUNE Marius Jermstad Rådmann Adresse E-postadresse: Telefon Telefax Bankgiro Foretaksregisteret Bakkavegen 1 epost@holtalen.kommune.no NO MVA 7380 ÅLEN