Informasjon om flytte- og deponeringsprosessen

Transkript

1 Informasjon om flytte- og deponeringsprosessen Arkivlederseminar 2018 Vibeke Hammerhaug og June Wahl

2 Kartlegging, januar juni 2018 Flytteprosess Archon 1 Archon 2 Flytteplanlegging, januar juli 2018 Flytting, mai august 2018 ikke ferdig Ca hyllemeter flyttet til nå Rettighet er fortsatt i planleggingsfasen, og fortsetter flytteprosessen fremover

3 Kartleggingen Administrative arkiver hm totalt Rettighetsdokumentasjon Ca hm er kartlagt fortsatt mer arkiv som ennå ikke er kartlagt

4 Deponeringer Rammer Mottaket Ansatte Tilstand på lister og deponering Klargjøring i magasin Det er kun arkivleder som kan avtale deponering med IKA

5 Deponering Årskabal 2018 og 2019 Når behovet for deponering melder seg vær tidlig ute og ta kontakt! Planlegge sammen med IKA Melde inn ønske om tidspunkt Er det mulig å avtale uke tidlig i prosessen, eller avventes til lister er godkjente? Deponeringslister Frist for innsending minimum 3 uker før deponering Frist for godkjenning en uke etter innsendte lister Når listene er godkjente kan man starte å pakke arkivene Pakkelister utarbeides først når deponeringsliste er godkjent

6 Deponering UKE Dato Andre hendelser Eier Arkiver Antall hm Deponering Frist innsending av dep. Lister Larvik 1 Frist godkjenning dep. lister Larvik 2 Larvik Arkivlederseminar Larvik 2 Pakkelister Bø deponering 1 Larvik, deponering 1 Dato deponering Larvik, deponering 1 Lardal 30 Bø deponering 1 Larvik, deponering Larvik, deponering 2 Lardal Utpakking av Larvik Bø deponering Bø, deponering Utpakking av Bø Utpakking av Bø? Bø deponering Juleferie Bø deponering Bø, deponering Bø deponering Bø deponering Bø, deponering

7 Deponeringer Veileder Les denne NØYE før dere starter, og SPØR om noe er uklart Virksomhetene skal ta sine spørsmål med arkivtjenesten Ha godkjente bokser tilgjengelig når arbeidet starter om dere trenger å bytte. Se veileder for fysiske krav til materialet, eller spør.. Gjør dere kjent med kommunens/virksomhetens historikk slik at feil unngås

8 Deponeringer Deponeringsliste Et skjema for administrative arkiv og et skjema for rettighetsdokumentasjon En fane/ark for hver arkivskaper Ikke foreta strukturelle endringer i skjemaet Sendes elektronisk. Ikke PDF!

9 Eksempel på liste

10 Deponeringer Pakkeliste Utarbeides når arkivene er klare for nedpakking dvs. når deponeringslistene er godkjente, ikke tidligere! En pakkeliste for administrative arkiver og en for rettighetsdokumentasjon Hver arkivskaper pakkes samlet i en nummerert rekkefølge, og arkivstykkene skal pakkes i en logisk rekkefølge Administrative arkiv og rettighetsdokumentasjon pakkes hver for seg Bruk godkjente og kraftige nok flytteesker. Kun 0,5 hm per eske Flytteeskene må stå sortert på pallene

11 Deponeringer Egenerklæringsskjema Sjekkliste for dere og oss på at arbeidet er gjort i tråd med veiledningen Sammen med deponeringslista en del av kvitteringen ved deponering til IKA Kongsberg