SEKRETARIATSKONTORET FOR KONTROLLUTVATGENE PÅ SøR. OG YTRE HELGELAND i, -,.,_t,t_jljì.jì1, Dokid: ( 'o*',o,ro,r,

Transkript

1 SEKRETARIATSKONTORET FOR KONTROLLUTVATGENE PÅ SøR. OG YTRE HELGELAND i, -,.,_t,t_jljì.jì1, ',i, r,,r.il;,'.:t.lícrnaln.-..\,, Til kontrollutvalget i Dønna kommune Dokid: ( Saksbehandler: Se n 24.os.2oL? sa ndnessjøe kreta riatslede r 'ALG REVISJONSORDNING' KONTROLLUTVALGET DøNNA KOMMUNE Tobias Langseth U.üi i 1: lnnledning,l I::r û"\cni Utgangspunktet for saken er i hovedtrekk at de kommunene som deltar i det interkommunale samarbeidet om revisjonstjenester [Ytre Helgeland kommunerevisjon] gjennom kommunestyrevedtak har besluttet at ordningen skal evalueres. Videre er det av forholdsvis stor betydning at Nordland fylkeskommune i mars 2016 besluttet å utrede egen revisjonsordning. Nåværende ordning bygger på at revisjonsmedarbeiderne er ansatt i fylkeskommunen. Kontorkommunen for revisjonssamarbeidet lalstahaug] fattet dessuten t4.t følgende vedtak: Kommunestyret ønsker at kontrollutvalget også skal ta i betraktning utfallet av tilsvarende prosess i Nordland fylkeskommune, og legger til grunn at fremdriftsplanen i den lokale prosessen justeres tilsvarende. Dette innebærer i praksis at kontrollutvalget fprst vil kunne avgi innstilling til kommunestyret om valg av revisjonsordning i løpet av våren Jfr. kommunestyrets sak 96/16. 2: Bakgrunn Deltakerne idet interkommunale samarbeidet er Her6y, Alstahaug, Leirfjord, DØnna, Rødøy og Træna kommune. Deltakerkommunene har i lppet av januar og februar 2016 besluttet å be kontrollutvalgene foreta en vurdering av organiseringen av revisjonstjenestene. Aktuelle løsninger er nåværende ordning [interkommunalt samarbeid], sammenslåing med andre revisjonsenheter Iinterkommunalt samarbeid eller interkommunalt selskapl eller kjøp av revisjonstjenestene i markedet basert på konku rra nseutsetti ng. Kommunerevisjonsbransjen i Nordland fylke har følgende struktur: Revisjonsenhet Selskapsform Kommuner tks 9 tks 9 tks ç lngen 1" AS [?] 5 Totalt 44 Folketall s86 L Det har tidligere lca.2ol3/2o141 blitt vurdert en sammenslåing av enhetene Salten kommunerevisjon, lndre Helgeland kommunerevisjon og Ytre Helgeland kommunerevisjon [<Nordland Revisjonr]. Prosjektet lot seg av ulike grunner ikke realisere. Side 1 av 6 6'3 I SAK 10/2017: VALG AV REVISJONSORDNING Salten kommunerevisjon KomRev Nord KomRev Trøndelag Ytre Helgeland kommunerevisjon Kommunerevisjonen i Lofoten Ansatt i kommunen Ulike andre Iprivate] ordninger \Ol? lro-n AV 1'o*',o,ro,r, I K 6fÕb

2 SE KRETARI ATSKON TORET FOR KON TROTLU TVATGEN E PÅ SøR- OG YTRE H ELGELAN D I andre av landets regioner er det gjennomgående etablert større interkommunale selskap som utlører lovpålagt revisjon for kommunene og fylkeskommunen. Kommunerevisjonsbransjen i Nordland er som det fremgår mer fragmentert, og enhetene som er hjemmehørende i fylket er små eller mellomstore. 3: Nærmere om fylkeskommunens prosess Fylkestinget i Nordland besluttet på sin samling mars 2016 fsakl2/2o761 å be kontrollutvalget om å utrede revisjonsordningen. Alternativene er dagens ordning [revisjonsenhet i fylkeskommunenl, deltakelse i en felles ( nterkommunalr ordning [interkommunalt selskap eller interkommunalt samarbeid] eller kjøp av tjenestene etter forutgående konkurranseutsetting. Nordland fylkeskommunes kontrollutvalg har behandlet saken på sitt møte 8. mai, og har besluttet å frem me følgende innstilling ti I fylkesti nget: 1. Fylkestinget anbefaler fortsatt en offentlig revisjon 2. Fylkestinget ber kontrollutvalget sette i gang en utredningsprosess mellom Nordland fylkeskom mune, Salten kom m unerevisjon, Ytre H elgeland kommu nerevisjon og Kommunerevisjonen i Lofoten med sikte på å danne en felles revisjonsenhet (lks) i Nordland fylke fra og med OL.O7.20L8. Det bes også at andre kommuner som i dag har andre samarbeid og løsninger gis mulighet til å delta/inngå i et samlet revisjonsselskap. 3. Fylkestinget ber kontrollutvalget i samarbeid med de gvrige kommunale kontrollutvalgene å oppnevne en arbeidsgruppe som skal utarbeide grunnlaget for en sammenslåing av enhetene og forslag til ny selskapsavtale. 4. Resultatet av prosessen legges frem for behandling i fylkestinget våren Fylkestinget trer sammen L2.-L4.juni i Sandnesjøen, og vil trolig fatte vedtak i saken under denne samlingen. Det vises i denne forbindelse til utredningen: uri=/innsvn.aspx&skin=infolink&midl=51-1 3& detalier&iournalpostid= &script Sa ksfrem legget følger ved lagt [hoveddoku me nt uten ved legg] Underlaget for kontrollutvalgets vurdering har vært rapport bestilt fra selskapet PwC etter en forutgående konkurranseutsetting. Oppgaven har noe forenklet sagt vært å kartlegge sterke og svake sider ved ulike revisjonsordninger. Kontrollutvalget har i tillegg inngått avtale med Nord universitet, HandelshØgskolen [HH N] om å foreta en kvalitetssikring av rapporten utarbeidet av PwC. H HN har gitt en skriftlig kommentar til den økonomiske analysen i utredningen. Tillitsvalgte fått tilsendt PwC-rapporten til uttalelse. Fagforbundet, Econa og Samfunnsviterne hargitt en felles tilbakemelding - som har fulgt saken. Side 2 av 6

3 SEKRETARIATSKONTORET FOR KONTROLTUTVALGENE PÅ SøR- OG YTRE HELGELAND 4. Nærmere om den lokale prosessen Det er i tråd med ordlyden i kommunestyrevedtakene lagt opp til en felles prosess som skulle involvere kontrollutvalgene i alle deltakerkommunene samt styret i revisjonsenheten. Kontrollutvalgene la frem en felles fremdriftsplan i løpet av april 20L6, slik alle kommunestyrene anmodet om i sine vedtak. Med utgangspunkt i innspillene som fremkom i felles samling med kontrollutvalget og styret i revisjonsenheten 1. juni 2016, ble det avklart at vurderingen er at det ligger en betydelig merverdi i å awente hva Nordland fylkeskommune konkluderer med i en tilsvarende prosess. Kontrollutvalgene er gjort kjent med at styret i revisjonsenheten [Ytre Helgeland kommunerevisjon] har fattet vedtak hvor det uttrykkes interesse for å delta i en felles fylkeskommunal ordning i Nordland dersom fylkeskommunen bestemmer seg for dette alternativet. De andre kommunale revisjonsenhetene i Nordland har i ettertid fattet liknende vedtak. I sammenheng med den felles samlingen for kontrollutvalgene for kontrollutvalgene på ytre Helgeland og styret i revisjonsenheten, ble det gjennomført en spørreundersøkelse blant deltakerkommunene. Undersøkelsen ble besvart av 6 administrasjonssjefer, 4 Økonomisjefer/regnskapssjefer og 2 med annen ledende rolle i kommunen. Flertallet blant disse [8 av 1 2] foretrekker ulike former for interkommunale løsninger: Hvilken revisjonsordning mener du er best for kommunen fremover? 3 2 L 0 I r r ""-" d"od, d a.'ùo ".- Side 3 av 6

4 SEKRETARI ATSKON TORET FOR KON TROLLUTVALGEN E PÅ SøR- OG YTRE H ELGE LAN D 5: Kontrollutvalgets oppgaver og rolle Kontrollutvalgets rolle i forbindelse med vurdering og valg av revisjonsordning fremgår av forskrift om kontrollutvalg: Valg øv revisjonsordning, Valg av revisor Kommunestyret eller fylkestinget avgjør selv om kommunen eller fylkeskommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Dersom kommunestyret eller fylkestinget vedtar å konkurranseutsette hele eller deler av revisjonen, foretar kommunestyret eller fylkestinget selv valg av revisor etter innstilling fra kontrollutvalget. Valgt revisor tjenestegjør inntil ny revisor er valgt av kommunestyret eller fylkestinget. Første ledd tilsvarer bestemmelsen i kommuneloven 5 78 nr. 3. I en tolkingsuttalelse fra departementet [Rundskriv H-19/05 - Sak 04/3806] slås det fast at denne bestemmelsen og annet ledd gir kontrollutvalget en enerett til å gi innstilling til kommunestyret i slike saker. Dette innebærer at det ikke er adgang for andre organer til å avgi innstilling, verken på vegne av kontrollutvalget eller for egen del. Det er kun kommunestyret som kan pålegge kontrollutvalget å utrede spørsmålet om valg av revisjonsordning, men kontrollutvalget kan også av eget tiltak foreta en slik utredning og avgi innstilling til komrnunestyret. Verken kommunestyret eller kontrollutvalget har plikt til å ta bestående revisjonsordning opp til vurdering. Når det gjelder revisjonsordninger for kommuner, er det altså generisk sett tre ulike løsninger: o Ansette egne revisorer i kommunen o Etablere interkommunale samarbeid/selskap o Kj6pe revisjonstjenester << i ma rkedet> [ette r forutgående kon ku rra nseutsetti ng] De to førstnevnte ordningene faller inn under kategorien <egenregir, og det er derfor ikke noe krav at tjenestekjøpet blir gjenstand for konkurranse slik som ved kjøp i markedet. Alternativet interkommunale samarbeid/selskaper er helt klart den mest vanlige måten å organisere revisjonstjenestene på blant landets kommuner, men det finnes eksempler både på kommuner har valgt å ansette egne revisorer og kommuner som kjøper tjenestene hos private revisjonsselskaper. Noen av landets største kommuner har egen kommunerevisjon. Man trenger ikke nødvendigvis ha samme ordning for regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon [og selskapskontrolll - men det er nok desidert mest vanlig at man har samme leverandør for hele spekteret av revisjonstjenester. Kontrollutvalget har ingen arbeidsgiverrolle når det gjelder revisjonsenhetens medarbeidere. Hvordan og på hvilke stadium ansatte og tillitsvalgte skal involveres i prosessen knyttet til eventuell sammenslåing, mä derfor vurderes av enhetens styre - i samsvar med lov og avtaleverk. Side 4 av 6

5 SEKRETARIATSKONTORET FOR KONTROLLUWALGEN E PÂ SøR- OG YTRE HELGELAND 6: Sekreta riatets vurderinger Sekretariatet mener i likhet med fylkets kontrollutvalg at en felles interkommunal ordning hjemmehørende i Nordland vil ha gode forutsetninger for å gi forsvarlige og kostnadseffektive revisjonstjenester for deltakerkommunene. Offentlige ordninger av denne type og størrelse dominerer betydelige deler av kommunerevisjonsmarkedet, og fungerer erfaringsmessig tilfredsstillende. Kostnadene for regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vil i hovedsak avhenge av tjenestenes omfang og kvalitet. Det er liten grunn til å tro at kjøp i markedet over tid vil gi lavere kostnader for tjenester av tilsvarende omfang og kvalitet, spesielt dersom det tas hensyn til direkte og indirekte transaksjonskostnader. Sett i et mer regionalpolitisk perspektiv kan det i gitt sammenhenger trolig være relevant å legge vekt på betydningen av kompetansekrevende arbeidsplasser i lokalsamfunnene. En senere konkurranseutsetting vil alltid være mulig. Sjansen til å etablere et felles offentlig revisjonsselskap hjemmehørende i Nordland vil derimot ikke oppstå ofte. Den konkrete økonomiske effekten av en sammenslåing vil avhenge av selskapsavtalens bestemmelser og de årlige budsjettene for den sammenslåtte enheten. Man må her også ta i betraktning at det har vært en viss historisk tendens til underprioritering av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Organisering som interkommunalt selskap er en egnet, velprøvd og gjennomregulert løsning når det gjelder samarbeid om revisjonstjenester. Hensiktsmessige alternativer er enten samvirkeforetak eller aksjeselskap. Sekretariatet har derimot ingen sterke synspunkter når det gjelder hvordan prosessen frem mot en eventuell sammenslåing skal organiseres. Det er nærliggende at det etableres en prosjektorganisasjon med en eller flere arbeidsgrupper, en styringsgruppe [med representasjon fra tillitsvalgtel og en referansegruppe [med representasjon fra <brukerner av revisjonstjenestene]. Prosjektledelsen bør trolig utøves av revisjonsenhetenes daglig ledere i fellesskap. Det er imidlertid sentralt poeng at prosessen bør være effektiv, også på tid. Behovet fra bistand fra eksempelvis KS og/eller NKRF kan vurderes innhentet. Oppsummert slutter sekretariatet seg i hovedsak til de vurderingene som kommer til uttrykk fylkeskommunens saksfremlegg [ved legg 1]. i Av praktiske årsaker anbefales det at kommunens kontrollutvalg fatter et betinget vedtak - basert på at fylkestinget i hovedtrekk slutter seg til kontrollutvalgets innstilling av Denne usikkerheten vil være avklart i etterkant av fylkestingets samling i Sandnessjøen juni. Fremgangsmåten er derfor tidseffektiv, og relativt enkel å administrere. 7: Oppsummer ng of avslutning Utredningsprosessen som nylig er gjennomført i regi av kontrollutvalget i Nordland fylkeskommune er dekkende for de problemstillinger som er aktuelle i forbindelse med vurderingen av alternative revisjonsordninger for kommunene på ytre Helgeland. En eventuell lokal utredningsprosess vil trolig ikke tilføre saken nye momenter av betydning for konklusjonen, og en slik fremgangsmåte vurderes derfor som en relativt lite regningsvarende bruk av tid og andre ressurser. Det hører med i bildet at styrende organer i de revisjonsenhetene som er aktuelle for sammenslåing har gitt uttrykk for positivt interesse for prosjektet. Videre har Nordland kommunerevisorforenings gjennom uttalelse vedtatt på foreningens årsmøte 18. mai 2016 uttrykt støtte til etablering av en felles revisjonsordning i Nordland fylke. Side 5 av 6

6 SE KRETARI ATSKON TORET FOR KONTROTTU WALGENE PÂ SøR- OG YTRE HEI GELAND Forslag til vedtak: 1. Konrollutvalget anbefaler at fremtidig revisjonsordning blir et Iutvidet] interkommunalt samarbeid, jfr. kommuneloven S 78 nr. 3 samt forskrift om kontrollutvalg Kontrollutvalget forutsetter at tillitsvalgte/ansatte i revisjonsenheten blir involvert i omorga niseringsprosessen. 3. Betinget av at Fylkestinget i Nordland fatter vedtak i tråd med den revisjonsordning som er foreslått av folkeskommunens kontrollutvalg [innstilling i sak 039/201 7], inviteres kommunestyret til â gjøre følgende vedtak [innstilling]: i. Kommunens revisjonsordning skal være basert på samarbeid med andre kommuner/ff lkeskommuner Iinterkomm unal løsning]. ii. Kommunen ønsker på prinsipielt grunnlag å delta i etableringen av en sammenslått revísjonsen het hjem mehørende i Nord la nd fyl ke. iii. Forslag til selskapsavtale fremlegges kommunestyret på et senere stadium Vedlegg - 1: Saksfremlegg KU Nordland f,ilkeskommune - møte : Vedtak luttalelse] styret i Ytre Helgeland kommunerevisjon - møte t Side 6 av 6