Jan-utvalet si tilråding

Transkript

1 STYRING BASERT PÅ TILLIT Styring Engasjement-Tillit-Service Jan-utvalet si tilråding Kommunestyret

2 Innhald Innhald SAMANDRAG INNLEIING EVALUERING AV NOVERANDE ORGANISERING LARS-UTVALET SITT ARBEID HOVUDTREKKA I NOVERANDE ORGANISERING KOMMUNESTYRET SI DRØFTING ADMINISTRATIV LEIARSAMLING UTFORDRINGAR FOR FJELL KOMMUNE OM RAMMEVILKÅR - FJELL-SAMFUNNET OG KOMMUNEN POLITISKE UTFORDRINGAR ANDRE KOMMUNAR MÅL PRESENTASJON AV AKTUELLE ALTERNATIV FOR POLITISK ORGANISERING FELLES GRUNNLAG FOR ALTERNATIVA ALTERNATIVE LØYSINGAR...19 NOVERANDE ORGANISERING...19 NOVERANDE ORGANISERING, MEN MED TO HOVUDUTVAL...19 KOMITEMODELLEN JAN-UTVALET SI TILRÅDING Vedlegg: 1. Diskusjonsdokument andre drøfting i kommunestyret, KS-sak 61/01 vedteke Lars-Utvalet si innstilling, (KS-sak 2/95) vedteke KS-notat Flat struktur og resultatenheter utfordringer for kommunal ledelse 2

3 1. SAMANDRAG Fjell kommune si politiske og administrative organisering i dag er eit resultat av Lars-utvalet sitt arbeide på midten av 90-talet. I samsvar med kommunestyret sitt vedtak om politiske topp-prioriteringar i handlingsprogrammet for , vart det etablert eit eige politisk utval med hovudoppgåve å evaluere organisasjonsstrukturen i kommunen og erfaringane etter omorganiseringa i I tråd med vanleg tradisjon i Fjell kommune fikk det namnet Jan-utvalet etter leiaren Jan Utkilen. I ettertid fastsette kommunestyret tidsfristen for utvalet sitt arbeid, som er denne rapporten, til Utvalet har hatt eit breitt utgangspunkt. Ein har nytta materialet og vurderingane som ligg til grunn for organiseringa i dag, ein har hatt grundige politiske drøftingar og prosessar internt i kommunen, og ein har fått kunnskap og erfaringar frå andre kommunar. Dette materialet og desse prosessane har resultert i ei grundig vurdering av organisasjonen slik den fungerar i dag. Fokus har primært vore på den politiske delen av organisasjonen, men ein har også sett denne saman med den administrative delen. Den føreliggjande rapporten er bygd opp rundt ei grundig drøfting av erfaringane med noverande organisering. Utvalet si meining er at kommunen si framtidige organisering må vere basert på fire hovudprinsipp og mål, knytt til omgrepa Styring Engasjement Tillit - Service. Ut frå desse prinsippa og måla har ein så arbeidd seg fram til eit sett av sentrale kriterie som felles grunnlag for den framtidige politiske strukturen og organiseringa som ein ønskjer å realisere. 3 modellar har stått attende som dei mest aktuelle i sluttvurderinga: - Å oppretthalde noverande organisering med ein del tilpassingar og endringar - Å bygge organiseringa rundt ein modell med formannskap og 2 fagbaserte hovudutval i tillegg til ein del endringar i arbeidsmåtar og arbeidstilhøve for politikarane. - Å bygge organiseringa rundt ein modell med 3 ikkje-fagbaserte komitear, men elles om lag som modellen med 2 hovudutval og formannskap. Ein av komiteane skal særleg prioritere dei oppgåvene som formannskapet har i dag. I alle alternativa vil ein ha kommunestyre og dei lovbestemte utvala og styra som i dag, men med ein del endringar i arbeidsmåte og prioriteringar av arbeidsfelt. Jan-utvalet rår til at ein vel ein modell med 3 komitear. Rapporten inneheld ein relativt grundig gjennomgang av kva denne modellen vil innebere av endringar i høve den organiseringa og dei arbeidsmåtane ein har i dag. Utvalet tilrår også at rådmannen har ansvaret for å gjennomføre dei naudsynte endringane i den administrative organiseringa, og at desse er tilpassa dei politiske endringane. 3

4 2. INNLEIING I Fjell kommune sitt Handlingsprogram for perioden vedtok kommunestyret i møte m.a. følgjande politiske topp- prioriteringar: Evaluere organisasjonsstrukturen etter Larsutvalet. Formannskapet oppnemner ei politisk styringsgruppe og godkjenner mandatet for prosessen. Eventuelle endringar må tilpassast delegasjonsreglementet. (samr.) Det skal føretakast ein total gjennomgang av kommunal tenesteproduksjon for å identifisera lovpålagde oppgåver. Den politiske styringsgruppa skal handsama gjennomgangen med tanke på om tenester skal vidareførast eller avviklast. (10 mot 1 røyst, SV) Det skal innførast forenkla sakshandsaming på flest mogelege områder, og med dertil tilpassa rutiner, som skal gjera det lettare for publikum å få raskt svar på førespurnader. (samr.) Arbeidsvilkåra for politikarane skal betrast. Det skal avsetjast faste møte i kommunestyre, formannskap og hovudutval, uavhengig av saksmengde. Møtene skal gje plass til politiske drøftingar som ledd i saksførebuinga. Formannskapet fremjar forslag til nytt reglement for politisk arbeid. (samr.) Det vart sett ned eit eige politisk arbeidsutval for å arbeide med desse prioriteringane. Utvalet fekk slik samansetting: Jan Utkilen (Sl) (leiar), Lars Lie (H), Jan Bratland (Ap), Kirsten Kjølen (Krf) og Georg Indrevik (Frp). Rådmannen har vore sekretær for utvalet. Utvalet hadde sitt første møte I ettertid har utvalet vorte supplert med Frode Instebø og Annlaug Sangolt som representantar for dei tillitsvalde. I byrjinga av arbeidet hadde ein særleg fokus på dei politiske røynslene med noverande organisering av det politiske arbeidet, inkl. dei saksavgrensa nemndene og utvala. På bakgrunn av desse drøftingane inviterte ein også hovudutvala til å gje tilbakemelding på korleis ein opplever å vera politikar i eit hovudutval og kva som kan forbetrast innanfor hovudutvals-modellen. Ein ba og om synspunkt på korleis tilhøvet til administrasjonen fungerer og om behovet for betringar i samspelet politikk/administrasjon. Rådmannen vart og invitert til å koma med synspunkt på korleis administrasjonen opplever hovudutvalsmodellen og tilhøvet mellom politikk og administrasjon. Temaet var grunnlag for gruppediskusjonar i kommunestyret På bakgrunn av synspunkta vart det utarbeidd eit diskusjonsdokument som kommunestyret drøfta i møte Kommunestyret slutta seg i møtet til innhaldet i diskusjonsnotatet og gjorde vedtak med følgjande hovudinnhald (heile vedtaket er vedlagt, sjå vedlegg 1): - Diskusjonsdokumentet og innspela frå kommunestyret skal vera basis for det vidare arbeidet med saka. - den politiske samordninga og heilskapstenkinga må betrast. - ei arbeidsgruppe skal koma med forslag som kan betra arbeidsvilkåra for folkevalde - arbeidet med alternativ organisering skal halda fram - eit utval skal koma med framlegg til framtidige alternative politiske styringsformer innan (Jan-utvalet) 4

5 I sak til kommunestyret sitt møte var det gjort greie for status for oppfølging av dei ni punkta i vedtaket. Kommunestyret gjorde då følgjande vedtak: Saka vert utsett for nærare politisk utgreiing og samordning med Jan-utvalet sitt arbeid. Kap gjer greie for dei viktigaste innspela i desse drøftingane. Jan-utvalet har arbeidd med å evaluera noverande organisering, ein har drøfta Fjell kommune sine framtidige utfordringar og har også vurdert røynslene med organisasjonsendringar i andre kommunar. Den mest aktive fasen i arbeidet tok til våren Ein skipa mellom anna til eit mini-seminar i Fjell rådhus i april med deltaking frå KS og Arendal kommune, vitja Holbæk kommune i Danmark i juni, drøfta omorganisering med Os og Tønsberg kommunar i august og har elles hatt i alt 10 møter. Dette er Jan-utvalet si utgreiing som skal til politisk handsaming med planlagt slutthandsaming i Kommunestyret 1. halvår EVALUERING AV NOVERANDE ORGANISERING 3.1 Lars-utvalet sitt arbeid Kommunestyret vedtok i sak 55/93 å oppretta eit utval som skulle arbeida med alternativ organisering for Fjell kommune. Utvalet var leia av Lars Lie og fekk namnet Lars-utvalet. Noverande politiske organisering i Fjell kommune er basert på Lars-utvalet si innstilling, vedteke i kommunestyret , sak KS.2/95, sjå vedlegg 2. Organiseringa er basert på kommunestyre, formannskap og tre hovudutval som politisk hovudfundament. Lars-utvalet la i sitt arbeid vekt på å drøfta følgjande: Heilskapsperspektiv og samordning Delegasjon og effektivitet Politisk makt- og ansvarsfordeling mellom kommunestyret, formannskapet og hovudutvala Saksgrupper som politisk verktøy Auka politisk engasjement Talet på formelle politiske utval. Ein effektiv administrasjon, og samsvar mellom den administrative og politiske organiseringa. Lars-utvalet si innstilling inneheld ei brei orientering om utvalsarbeidet, ei evaluering av positive og negative røynsler med dåverande hovudutvalsmodell og målsetjingar for både samfunnet og organisasjonen Fjell kommune. Utvalet fremja tre ulike alternativ for politisk organisering til avgjerd i kommunestyret. Utvalet var m.a. delt i synet på tal hovudutval. Kommunestyret sitt endelege vedtak representerte eit kompromiss mellom dei ulike syna, ved at talet på hovudutval vart redusert frå fire til tre. Utvalet var samd i å gje meir makt til hovudutvala, endra formannskapet si rolle og gjere kommunestyret meir til ein "maktfordelingssentral som også skulle ha avgjerande innverknad vedk. handlingsprogram, årsbudsjett og vesentlege endringstiltak. Ein tilrådde også etablering av saksgrupper som eit politisk verktøy. For å sikra ein samanheng i ansvar og mynde tilrådde utvalet gjennomgåande representasjon. 5

6 Utvalet var elles oppteken av å leggja tilhøva betre til rettes for politisk engasjement. Det vart teke til ordet for å etablera ein politisk treffstad ved at all politisk møteaktivitet vart lagt til ein og same dag og same tid, t.d. ein dag kvar 14. dag. Både for å styrkja kontakten med veljarane og betra arbeidskåra for dei folkevalde, vart det tilrådd å etablera eit politikarkontor i rådhuset. Lars-utvalet ønskte også å redusere talet på dei politiske utvala som då var etablert. Samstundes vart det teke til ordet for å etablera lokale grupper som særleg skulle ha oppvekstmiljø og samspel i nærmiljøet som hovudoppgåver. Desse gruppene skulle ikkje vera politisk samansette, men byggja på eksisterande lag og organisasjonar. For den administrative organiseringa var ein av dei viktigaste konsekvensane av utvalet sitt arbeid etableringa av den nye oppvekstetaten. Med heimel i kommunelova vart kommunestyret gjeven mynde til å delegera avgjerdsrett til andre politiske organ. Reglement for politisk avgjerdsmynde i Fjell kommune vart vedteke av kommunestyret og gjeld framleis. Kommunestyret er kommunen sitt øvste politiske organ med overordna ansvar for heile kommunen si verksemd. Kommunestyret skal på grunnlag av prinsipp- og temadebattar velja satsingsområde og prioritera tiltak. Det er i reglementet gjort særleg greie for dei saker kor kommunestyret sjølv tek avgjerd. Som hovudregel har formannskapet hatt mynde til å ta avgjerd på kommunestyret sine vegner eller tilretteleggja dei sakene som ligg til formannskapet sitt arbeids- og ansvarsområde og som kommunestyret ikkje har delegert til andre eller teke unna retten til sjølv å avgjera. Det same gjeld vedtak som vert gjort med heimel i særlov dersom lova opnar for delegering til anna organ enn kommunestyret sjølv og lova ikkje har andre reglar som går framom. Det er i reglementet mellom anna gjort særleg greie for formannskapet sitt arbeids- og ansvarsområde. Hovudutvala sine arbeids- og ansvarsområde omfattar a) Ta del i utforminga av og stå for oppfølginga av handlingsprogram, økonomiplan og årsbudsjett innan sine område. b) Syte for utarbeiding av planar m.v. innan sitt område med direkte innstilling til kommunestyret jamfør likevel formannskapet sin rolle Hovudutvala har elles hatt mynde til å ta avgjerd på kommunestyret sine vegner eller tilretteleggja dei sakene som ligg til utvala sine arbeids- og ansvarsområde og som kommunestyret ikkje har delegert til andre eller har teke unna rett til sjølv å avgjera. Det same gjeld vedtak som vert gjort med heimel i særlov dersom lova opnar for delegering til anna organ enn kommunestyret sjølv og lova ikkje har andre reglar som går framom. Ordførar har ikkje utanfor politisk organ høve til å avgjera saker av prinsipiell eller politisk karakter. Ordførar har som hovudregel mynde til: a) å underteikna avtaler/kontraktar i samsvar med tilbods- og innkjøpsreglement b) å avgjera enkeltsaker på vegner av kommunestyret som korkje er av prinsipiell eller politisk karakter, men som elles ville krevja formell handsaming i kommunestyret. c) Å gjera gåvekjøp o.l. for inntil kr ,-. Reglementet gjev nærare utdjuping av delegert mynde og budsjettreglement for politisk nivå og er å finna som uprenta vedlegg 4. 6

7 3.2 Hovudtrekka i noverande organisering Fjell kommune er framleis organisert politisk etter hovudutvals-modellen. som kommunestyret vedtok i samband med handsaminga av Lars-utvalet si tilråding. I Fjell har ein 3 hovudutval (sektorutval) som dekkjer områda oppvekst, helse- og sosial samt tekniske saker. I tillegg fungerer administrasjonsutvalet som eit hovudutval i arbeidsgjevarsaker. Kommunestyret har sagt ifrå kva det sjølv skal avgjera t.d. styringsdokumenta handlingsprogram, økonomiplan med årsbudsjett og gjera vedtak om større nye tiltak. Kommunestyret har elles delegert mykje makt og mynde til kvart av dei 3 hovudutvala. Mange saker vert styrte direkte til kommunestyret frå hovudutvala. Formannskapet er kommunestyret sin forlenga arm med vekt på oppfølging av viktige styringsdokument. I tillegg er dei arbeidsgjevar i administrasjonsutvalet og tingingsutvalet, og handsamar sektorovergripande/ overordna planer og andre utviklingsrelaterte saker gjennom sin funksjon som kommuneplannemnd. På administrativt nivå har Fjell ein såkalla tvillingorganisasjon med etatar som samsvarar med sektorutvala. Politisk og administrativ organisering kan illustrerast slik: Politikk Hovudutval Helse og Sosial Hovudutval Teknikk, natur og miljø Kommunestyre Hovudutval Oppvekst Formannskap /adm.utv./ kp-nemnd Ordførar Rådmann Sentraladm. Oppvekstetaten Teknisk etat Helse og sosialetaten Administrasjon 3.3 Kommunestyret si drøfting Innleiinga gjer greie for hovudlinene i arbeidet som leier fram mot denne rapporten. Ein viktig milepel i prosessen var drøftingane i kommunestyret sitt møte Ein valde då m.a. ei arbeidsform der ein del viktige spørsmål vart drøfta i grupper som alle var tverrpolitisk samansett. Ei kort oppsummering av dei viktigaste innspela i desse drøftingane: 7

8 1. Er det meiningsfullt å driva lokalpolitisk arbeid i folkevalde organ i Fjell? for mykje sakshandsaming i sjølve møta ordskiftet i organa vert mindre opne enn i partia sine gruppemøte mykje vert avgjort før kommunestyre-møtet ønskjer betre gjennomgåande representasjon 2. Sikrar arbeidet i politiske organ (a) styring av kommunen og sektoren? (b) politisk engasjement? På (a) er svaret ja, men politiske og administrative roller bør verta klarare. På (b) er svaret eit både og. Engasjement er til stades. Breidda i synspunkt er størst i kommunestyret, der også tal parti og representantar er størst. 3. Skaper hovudutvalsmodellen sektor-politikarar i Fjell? Til ein viss grad er det tilfelle. Kan hindrast ved gjennomgåande representasjon. 4. Vert arbeidet i politiske organ for detaljprega? Detaljar høyrer naturleg heime i hovudutval og formannskap, men i mindre grad i kommunestyret. Innan det tekniske området er det for mange saker som kjem til politisk behandling. 5. Har hovudutvalet og formannskapet for liten, passe eller for stor innverknad i høve kommunestyret? Svara varierer frå passe balanse i makt mellom organa, til at kommunestyret og formannskapet overprøver hovudutval. Eit forslag er at ein representant for hovudutvalet legg saka fram for kommunestyret som saksordførar. På andre spørsmål er det kommentert at hovudutvala gjerne kunne få delegert meir mynde og at fleire saker kan gå direkte frå hovudutval til kommunestyret. 6. Omtal kort korleis ein opplever (a) tilhøvet mellom hovudutval og formannskap (b) deltaking i prosjektgrupper Til (a) vert det svara at samhandlinga fungerer ikkje godt begge vegar. Når det gjeld (b) er ein positiv til slike grupper fordi dei skaper engasjement, gjev faktakunnskap og arena for politiske diskusjonar. Utfordringa er å få fleire med og politisk styra arbeidet. 7. Korleis fungerer samarbeidet med administrasjonen? Samarbeidet fungerer i hovudsak bra. Likevel er det fleire forbetringspunkt: Til tider vert administrasjonen brukt feil av politikarane. Administrasjonen kan oftare leggja fram saker utan innstilling. Framdriftsrapporteringa må verta betre. Alle relevante fakta i ei sak må på bordet. Behov for ein gjennomgang av delegasjonsreglementet. Desse tilbakemeldingane har vore eit viktig grunnlag for arbeidet med denne rapporten. 3.4 Administrativ leiarsamling Under den administrative leiarsamlinga 1.og 2. oktober 2002 hadde leiarane i Fjell gruppearbeid vedkomande styrke og veikskap med dagens etatsorganisering i høve til brukarar og lokaldemokrati. Her kjem ei oppsummering av svara: 8

9 1. STYRKE. List opp dei 5 viktigaste faktorane i rekkjefølgje. 1.1 Fagkompetansen er samla og tilgjengeleg for brukar 1.2 Enkelt for brukar å finna fram og få informasjon 1.3 Ryddig og oversiktleg organisasjon 1.4 Brukar får eit likt tilbod innafor etaten 1.5 Stabil og kjent organisasjon med klar ansvarsplassering 2. VEIKSKAP for brukar og lokaldemokrati. 2.1 Samarbeid på tvers av etatane kan vera vanskeleg. 2.2 Avstand mellom brukar og beslutningstakar med for mange ledd (byråkratisk). 2.3 Brukar som treng på-tvers-tilbod har problem med å orientera seg i terrrenget. 2.4 Stimulerer til å tenkja "min etat - mine pengar". 2.5 Kan stimulera til ansvarspulverisering - senda problemet vidare. 3. POTENSIALE FOR FORBETRINGAR med dagens organisering. 3.1 Laga rutiner for handtering av "tunge" på-tvers-saker. 3.2 Brukaren vil tena på auka delegasjon til administrasjon og tenestestad - nettverk av mynde. 3.3 Vera tydelege på realistiske forventningar 3.4 Setja brukaren i fokus uavhengig av etatsgrenser. 4 VIKTIGE OMSYN VED OMORGANISERING (ikkje prioritert rekkjefølgje). 4.1 Brukarretta tenester må verta styrka 4.2 Kompetansen i Fjell må haldast på og utviklast 4.3 Samla effektivitet må verta betre t.d. støttetenester nærare brukar med kortare beslutningsveg. 4.4 Koordinering og samhandling må sikrast 4.5 Klar ansvarsplassering - mynde og ansvar må følgjast. 4.6 Stegvis omorganisering - start der det trengst mest. 4.7 Ta dei tilsette med på råd. 4.8 Vesentlege endringar må ha politisk forankring. 4. UTFORDRINGAR FOR FJELL KOMMUNE 4.1 Om rammevilkår - Fjell-samfunnet og kommunen Fjell kommune har dei siste 30 åra vore prega av ei sterk og rask utvikling, som mellom anna har resultert i ei 3-dobling av folketalet. Denne utviklinga har også prega Fjell-samfunnet dei siste åra, og kan oppsummerast slik: - Sterk folkevekst, og netto ein ny innbyggjar for kvar dag. Mykje tyder på at dette vil halde fram. - Stor flyttestraum til kommunen, og nesten like stor flyttestraum ut av kommunen. Eit samfunn i rask endring. - Den yngste befolkninga av alle større kommunar i landet. Meir enn 1/3 av folketalet under 20 år. Tal eldre er også særs lågt - om lag halvdelen av landsgjennomsnittet. - Stort tal nye bustader, og stadig større spreiing i busetnadsmønsteret. - Stor aktivitet og utvikling i næringslivet. Tal arbeidsplassar dei siste 10 åra har auka med over 50%,- vesentleg meir enn folketalet. - Store endringar i infrastruktur og samferdsle/ kommunikasjoner. M.a. konsekvensar for nærleiken til storbyen Bergen og tilboda der. 9

10 - Store kulturelle og sosiale endringar og utfordringar, med mange av dei same symptoma som bydelane i Bergen. Dei store og vedvarande endringane i Fjell samfunnet har sett store krav til kommuneorganisasjonen sine høve til å halde tritt med og helst vere i forkant av utviklinga. Kommunen sine føresetnader for dette er også sterkt knytt til rammene og føresetnadene frå statlege styresmakter. Nokre stikkord i den samanheng: - Utviklinga har sett store krav til utbygging av infrastruktur som veg, vatn, avlaup, skular og andre bygg. I mange høve har ein ikkje halde tritt med tempoet i utviklinga og forventningane frå innbyggjarane - Omfang og breidde i tenestespektret har auka sterkt, også som følgje av auka krav og forventningar frå sentrale styresmakter. Men realveksten i kommunen sin økonomi har vore begrensa. Dei økonomiske og personalmessige ressursane har såleis begrensa høvet til alltid å halde takt med behov og forventningar når det gjeld omfang og kvalitet på tenestene. - Målt i kroner har både drifts- og investeringsbudsjetta auka sterkt. Ein har også hatt vekst i gjelda. Men sal av aksjar og eigarandelar i div. selskap har også bidrege til oppbygging av kommunale fonds av ein viss storleik. For Fjell kommune vil utfordringa i åra frametter vere å verte enno betre til å møte utviklinga: - Ha god økonomisk styring gjennom gode styringsreiskaper. - Kunne forstå Fjell-samfunnet og dei einskilde innbyggjarane og brukarane sine behov. - Ha ei bemanning som er tilpassa dei oppgåvene som skal løysast, og dei krava som knappe økonomiske rammer og ein effektiv organisasjon føreset. - Ha tydelege ansvarstilhøve og kortast moglege kommandoliner. - Gjere tydelege prioriteringar på grunnlag av høg kvalitet i plan- og vurderingsgrunnlaget. - Ha ei bemanning og ein organisasjon som gjev høve til fleksibilet og raske avgjerder når det trengst. - Ha evne til å tenkje og handle både kortsiktig og langsiktig. Dette vert utdjupa meir i dei neste avsnitta. 4.2 Politiske utfordringar Kommunestyret har i denne perioden sett politisk styring og engasjement på dagsorden. Politikarane har i den samanheng ved fleire høve gitt uttrykk for frustrasjon over eigen arbeidssituasjon som har gjort det naudsynt med ein gjennomgang av den politiske organisasjonen med administrative tilpassingar. I denne prosessen er det naudsynt å drøfte ein del sentrale overordna prinsipp før ein tar stilling til val av ei anna politisk oppbygging av kommunen. I den samanheng må ein også ta omsyn til dei mange ulike partipolitiske interessene, mellom anna i lys av representativitet og posisjon i det lokalpolitiske landskapet. I dette arbeidet må ein heile tida vere merksam på at den viktigaste oppgåva for politikarane er å syte for gode tenester overfor innbyggjarane, og vere ein god arbeidsgjevar for dei som skal yte tenestene. Det krev stabilitet og langsiktig planlegging, - som held minst i ein valperiode. Tydelegare rolle- og ansvarsdeling Det er behov for ei tydelegare rolle- og ansvarsdeling mellom politikk og administrasjon. Politikarane skal likevel ikkje distansere seg frå administrasjonen, men kanskje vere meir opptatt 10

11 av målstyring, overordna planlegging, budsjettarbeid og økonomistyring. Dei skal trekkje opp hovudlinene i det politiske og administrative arbeidet i kommunen i eit langtidsperspektiv. Eit slikt syn kan slå begge vegar. Om det ikkje vert gjort på rett måte, vil nokon meine at det ikkje lenger blir så interessant å være lokalpolitikar. Andre vil sikkert meine at det i seg sjølv vil gjere det meir utfordrande å være politikar. Det kan føre til at lokalpolitikken får et rikspolitisk preg og at administrasjonen får større makt. Dersom kommunestyret vil velja ein slik rollefordeling vil politikarane få ei heilt anna rolle enn tilfellet er i dag. Ein viktig føresetnad for suksess vil vere basert på tillit mellom politikarane og administrasjonen. Stabilt styringsfleirtal Lite tyder på at eit parti vil få reint fleirtal i kommunestyret. Partia må difor finne ei samarbeidsform som sikrar eit stabilt styringsfleirtal for heile valperioden. Dette har ikkje vore tilfelle etter dei to siste vala, og fleirtalet har skifta i løpet av perioden. Den einaste måten å ansvarleggjere eit styrande fleirtal er gjennom parlamentarisme. Dvs eit styrande politisk fleirtal, t.d. i form av ei "bygderegjering", som sit så lenge fleirtalet held saman eller så lenge kommunestyret vil at "bygderegjeringa" skal styre. Den politiske makta vil då liggje hos leiaren av «bygderegjeringa». Ei slik ordning kan føre til blokkpolitikk med klare grenser mellom dei som sit med makta og dei som står utanfor. Det vil ikkje skape eit godt politisk arbeidsmiljø. Parlamentarisme kan ikkje gjennomførast for neste valperiode grunna gjeldande lover. Det betyr at også etter neste val kan politisk styring i utgangspunktet fritt skifte frå sak til sak. For å unngå store politiske kursendringar i løpet av valperioden bør difor det etablerte fleirtalet etter valet fastsette den politiske kursen gjennom ein bindande avtale og erklæring kalla tiltredingserklæring som kommunestyret slutter seg til. Tiltredingserklæringa bør vere knytt til ein økonomisk- og strategisk handlingsplan for perioden, og denne bør handsamast av kommunestyret i same møte. Dette har Holbæk kommune god erfaring med. Om samarbeidet opphører i løpet av valperioden burde det primært vore mogleg å velje ein ny ordførar og eit nytt formannskap. Forsøksordninga etter vallova som regjeringa legg opp til opnar ikkje for ei slik løysing. Med andre ord, - ordføraren kan ikkje skiftast ut, men bygderegjeringa kan skiftast ut i ein parlamentarisk modell. Val av ordførar Ordfører vert normalt vald av fleirtalet i kommunestyret. Om han/ho ikkje høyrer til det politiske fleirtalet, vil ordføraren få liten eller ingen reell politisk makt. Direkte val av ordførar vil ikkje løyse dette problemet. Ordføraren er då ikkje vald av eit fleirtal i kommunestyret, men direkte av folket. Han/ho vil då ha ein friare posisjon i høve til dei folkevalde avhengig av kor mykje mynde som er tillagt vervet. Utvalet har vald å ikkje vere med i forsøksordninga med direkte val av ordførar fordi den, naturleg nok, ikkje inneheld nokon garanti for at ordføraren vil vere tilknytt eit politisk fleirtal i kommunestyret. Han/ ho mister dermed mykje av sin mynde i den politiske debatten og i samhandlinga med administrasjonen. Tal folkevalde i kommunestyret Tal folkevalde i kommunestyret er eit anna viktig spørsmål. Mange meiner at det er for mange representantar i kommunestyret i dag, - og at mange difor ikkje får ein medverknad eller posisjon som skaper politisk engasjement. Det er ofte dei same røynde politikarane som bruker talarstolen, - og dei andre politikarane seier lite. I så måte kunne det vore færre folkevalde i kommunestyret. Motforestillinga vil vere at nokre parti står i fare for å «falle ut» om det vert færre representantar i kommunestyret. Partia har heller ikkje same høve til å rekruttere nye personar til politisk arbeid 11

12 om talet på politiske verv vert redusert. Færre folkevalde kan i så måte vere ein fare for folkestyret. Politikarar si "makt" og ansvar er m.a. bestemt ut frå posisjon i folkevalde organ og status i partiorganisasjonen. Alle som blir vald inn i kommunestyret bør få politiske posisjonar med ansvar. Det kan ein løyse ved at alle kommunestyrerepresentantane skal veljast til dei viktige politiske utvala som er delegert mynde, inkludert eit økonomisk ansvar. Altså innføring av gjennomgåande representasjon. Gjennomgåande representasjon har vore eit tilbakevendande tema etter dei siste vala. Mange gode argument, mellom anna behovet for kontinuitet i den politiske sakshandsaminga, talar for at folkevalde til kommunestyret også bør delta i dei viktigaste folkevalde organa. Da må tal på representantar i kommunestyret minst vere mange nok til å fylle opp plassene på hovudutvalsnivå, og jamvel dekke opp krava til kjønnskvotering. I dag er det fleire politikarar som sit i hovudutvala, men som ikkje er vald inn i kommunestyret. Folkevalde organ på lågare nivå enn det som i dag utgjer formannskap og hovudutval, bør vere open for alle som partia ønskjer å ta med i politisk arbeid. Kommunestyret vedtok i møte at kommunestyret i neste valperiode skal halde fram med 45 medlemmer som i dag. Det kan vere interessant og spanande å møte i kommunestyret. Men det har ofte vore slik at ingen veit utfallet av ei sak før ordføraren har slått klubba i bordet. Dette kan vere uttrykk for eit "uryddig" politisk arbeid i forkant av møte, men også eit uttrykk på manglande politisk styring. Kommunestyret bruker ofte mykje tid på dei «små sakene», og gjerne mindre tid på omfattande og overordna saker. Politikarane er ofte lite bunden av tidlegare vedtak og planar, og har lite fokus på overordna utfordringar og prioriteringar. Mange meiner også at det er for mange gruppe- og gruppeleiarmøter som er unnateke offentligheit. Ein måte å møte denne utfordringa på, er kanskje å delegere fleire av sakene, og helst dei mindre omfattande og overordna til andre politiske organ og/eller administrasjonen. Då vil kommunestyret få ei meir overordna rolle, og kan bruke meir tid på å drøfte større utfordringar og prioriteringar. Til kvart kommunestyremøte bør det vere sett av tid til slike tema. Politikarane må i større grad vera bevisst sitt ansvar i den politiske prosessen og verte meir delaktig i saks-handsaminga, både i førebuinga av saka og i oppfølginga av saka i dei politiske organa. Det har politikarane ikkje makta i formannskaps- og hovudutvalsmodellen. Tida er kanskje inne for å prøve andre måtar å organisere politisk arbeid på som bryt med det tradisjonelle. Komitestrukturen Den mest utfordrande modellen er innføring av komitestrukturen slik det er organisert på Stortinget. Komiteen overtek rolla til formannskapet og hovudutvala, og kan også vere tidsavgrensa i forhold til enkeltprosjekt eller større utgreiingar. Kommunestyret kan opprette og avvikle komitear. Dei faste komiteane forutset gjennomgåande representasjon, men alle komiteane bør ha minst ein folkevald frå kommunestyret. Komiteen får saker frå administrasjonen, men kan sjølve stå for sakshandsaminga, gjerne over fleire møter som t.d. i plansaker. Komiteen kan også sette i gang saksarbeid og be om utgreiing frå administrasjonen. Ordførar og komiteleiarane fordeler sakene som skal handsamast i komiteane. Komiteen bør difor ikkje vere knytt opp til bestemte fagområde, men skal vere i stand til å handsame alle typar saker som skal fram for kommunestyret. Likevel bør kvar komite arbeide innafor ei ramme av faste oppgåver. T.d. kan ein komite få ansvar for finansiering og forvaltning knytt opp til dei sentrale 12

13 styringsdokumenta (Åb/Hp/Øp), ein kan få ansvar for drift og tenesteproduksjon, og ein ansvaret for overordna planlegging og gjennomføring av investeringar (funksjonsorganisering, jfr. s.17). Komiteen bestemmer sjølv kven som skal møte frå administrasjonen. Det vil krevja meir tid av politikarane, men vil samstundes gjera det meir interessant å drive politikk. Dersom kommunestyret vil velja ein slik modell bør auka kompensasjon / godtgjersle til folkevalde opp til handsaming. Dei utvala som lova krev at kommunen skal oppretta vil ha same struktur som i dag. Ein komitemodell må ha eit sekretariat som førebur sakene og møta. Dette sekretariatet bør skiljast ut frå administrasjonen som eiga sekretariat underlagt ordføraren. Eit slikt sekretariat bør knytast opp mot politisk arbeid lett tilgjengeleg for publikum. Det bør samordnast med eit kundetorg lagt til 1.etasjen i Fjell rådhus. Resultatkrav Fjell kommune har hatt god kontroll med økonomien og ressursbruken. Men politisk har ein kanskje i for liten grad stilt spørsmål eller krav til dokumentasjon om kva ressursane har vore brukt til, og om dei har vore forvalta på ein effektiv måte. Kommunestyret bør vurdere å innføre prinsippet om resultatkrav i høve til tenesteproduksjon, og såleis ikkje berre krav om budsjettdisiplin. På den måten kan politikarane få tilbakemelding om tenesteproduksjon som kan vere eit nyttig styringsparameter når budsjettet skal lagast. Det føreset at administrasjonen får «friare hender» til å styre eige budsjett. Det kan igjen gje betre ressursbruk, men føreset at organisasjon på et lågare nivå enn i dag blir gjort ansvarleg for resultata. Holbæk kommune er eit døme på at ein slik strategi kan vere vellukka. Dei har fått betre kontroll over økonomien og organisasjon er "slanka" ved at ein har redusert talet på "mellomledd". Skal ein implementere dette, føreset det også at leiarane på lågare nivå i større grad må ta ansvar for eige resultat, og eventuelt også ta konsekvensane av manglande resultatoppnåing Dette føreset at ansvaret vert delegert ut i organisasjonen med tydelegare resultatansvar på valde nivåer definert som resultateiningar. Resultateiningane vil få delegert maksimal mynde, med ein driftsansvarleg. Storleiken og innhaldet i resultateininga kan veljast med omsyn til tenesteproduksjon. Det kan enten vera som i dag, kor til dømes sjukeheimen er ei resultateining, eller ein kan velja å slå saman sjukeheimen med heimetenesta som ei eining. Dette må administrasjonen sjølv ta stilling til. Resultateininga kan liggje under eitt eller fleire leiingsnivå, men er likestilt i høve til andre einingar. Ein slik måte å organisere tenesteproduksjonen på er definert som ein flat struktur. Dei fleste som har vald ein slik løysing har basert verksemda på 2 administrative nivå. Korleis toppadministrasjonen skal sjå ut og korleis ein skal teikne det politiske kartet i høve dette, kan gjerast på mange måtar og utviklast over tid. Men politisk bør ein leggje til rette for ein politisk organisasjon som kan ta høgd for ein slik modell. Koordineringa bør nok ligge på rådmannsnivå. Skal det lukkast med ei slik administrativ omorganisering må det vere etablert faste rutinar for tilbakemelding til politiske nivå basert på resultatkrav og verksemdsplanar for kvar einskild driftseining. Desse vert å handsame av politikarane, og politikarane skal justere kursen om det vert naudsynt, t.d. i samband med revidert budsjett. Administrasjonen bør få høve til sjølv å bestemme organisasjonsforma. Brukarmedverknad Fjell er kundeorientert, men ein er berre i starten av arbeidet med å nytte brukarmedverknad som et positivt virkemiddel. Vi har hatt brukarundersøkingar og brukarane er tatt med i planarbeid, prosjekter o.l. for å gje innspel i høve til ny aktivitet og tilpassing av tenestetilbodet. Men det er ikkje brukt aktivt i budsjettstyringa. Det er innbyggjarane sine midlar vi forvaltar, - og vi burde 13

14 søkje å trekke innbyggjarane meir med i avgjerdsprosessen i forhold til tenestetilbodet. Om ein vel å gjere dette fullt ut, kan det innebere at brukarane skal vere representert i alle tenesteeiningar med eige styre. Det krev omfattande delegasjon til styra og driftseiningane. Alternativt kan ein oppnemne representantar for brukarane til folkevalde organ. Politisk må ein ta stilling til desse utfordringane før modellen skal veljast. 4.3 Andre kommunar Seminaret med KS og Arendal kommune Jan-utvalet skipa til ein mini-konferanse om politisk organisering av kommunar. Ein av foredragshaldarane var den tidlegare sjefen i KS, Tom Veierød. Han peika i innlegget sitt på: Unge viser mindre interesse for politisk arbeid på den gamle måten, men er samstundes engasjert i enkeltsaker. Hovudutfordringa er å få dei unge engasjert i lokalt politisk arbeid på ein ny måte. Kommunestyra er ofte opphengd i enkeltsaker. Viktige, generelle tema vert ofte lågt prioritert. Det viktigaste generelle temaet eit kommunestyre bør bruka tid på, er kvalitet på tenestene kommunen leverer. Han spurde også kvifor ein atypisk kommune som Fjell har ei typisk hovudutvalsorganisering. Varaordføraren i Arendal, Tone Midtun, hadde følgjande synspunkt med bakgrunn i erfaringane i Arendal kommune: Sterk sektorstyring og lite heilskapstenking førte kommunen inn i ei økonomisk hengemyr med store underskot. Politisk var ein tvungen til å skapa eit styringsfleirtal. Løysinga vart politiske alliansar for å sikra fleirtal. Arendal har 1 driftsstyre og 3 komitear som får oppgåver uavhengig av sektorar. Administrativt har kommunen flat struktur. Resultateiningane er delt i 3 grupper uavhengig av sektorar og kvar gruppe har ein ansvarleg kommunalsjef. Den 4. kommunalsjefen har ansvar for strategi og økonomi. Det er knyta seks staber til kommunalsjefane. Arendal har i alt 64 resultateiningar. Politisk har ein teke mange tøffe avgjerder for å retta opp økonomien og få orden på kommuneorganisasjonen. Holbæk kommune i Danmark Formannskapet og Jan-utvalet var i juni 2002 i Danmark for å henta inspirasjon til politisk organisering. Særleg var møtet med Holbæk kommune utbyterikt. Borgermeister Jørn Sørensen hevda at norske politikarar er for opptekne av kontroll sats heller på tillit! Overlet sakshandsaminga til administrasjonen deleger! Få ned sjukefråværet arbeid er ei glede! I Holbæk har ein lagt særleg vekt på å oppnå gode resultat gjennom denne oppskrifta: Utforming av politiske visjonar (kva vi vil med politikken vår i 4 år), - utvikla ein politisk og administrativ kultur (gjev støtte til visjon) og - skapa eit omdømme (dette står vi for mål oss!). Slikt arbeid må gjerast politisk og ikkje i administrasjonen. For å utvikla den politiske kulturen, har det vore nyttig å synleggjere det alle er samde om og konsentrere usemja om saker med verkeleg meiningsskilnad. Bystyret er lite, godt betalt og alle møta er avvikla frå kl medrekna middag! 14

15 Under bystyret er det etablert 6 faste politiske utval: økonomi, teknisk, born og skule, kultur og fritid, sosial og plan. Politisk har ein gjeve forvaltninga og institusjonane tydelege rammevilkår gjennom budsjett, verdigrunnlag, politiske mål m.v. Innanfor desse rammevilkåra er einingane sjølvstyrte. I høve til tenesteproduksjonen har ein politisk arbeidt mykje med å utvikla kvalitetskrav. Kvalitet på tenestene er avtalt og vert utført etter prinsippet billigst og best både av eksterne leverandørar og kommunen sjølv. Administrativt har 5 direktørar ansvar for eit knippe institusjonar. Institusjonsleiarane vert spurt om kven av direktørane dei ønskjer skal dekkje deira institusjon. I planlegging vert alltid institusjonane trekte med. Kommunen har sentralt ei utviklingsavdeling med 10 stillingar der dei tilsette har svært ulik bakgrunn. Eit nytt skulebygg skal ikkje planleggjast av skulefolk åleine! I tillegg har kommunen 4 stabsavdelingar som tidvis inngår i utviklingsavdelinga. Holbæk har til saman 72 resultateiningar. Tønsberg kommune Utvalet hadde besøk av Kommunaldirektør Thor Smith Stickler frå Tønsberg kommune: Tønsberg sin organisasjonsstruktur kan oppsummerast slik: Tradisjonell politisk organisering med formannskap og hovudutval Politikarar aktive i styringa av fleire kommunale selskap/as Bestiller/utfører modeller + selskapsordning Vekt på styring gjennom sentrale, politiske styringsdokument (overordna Kommuneplan, Handlingsprogram, Årsbudsjett m.m.) med klart formulert politisk verdigrunnlag. Administrasjonen er organisert som Flat -struktur med 2 administrative avgjerdsnivå. Ingen etatar, men servicesenter + 57 autonome verksemder Meir verdistyring mindre regelstyring Vekt på planlegging/gjennomføring/oppfølging Avgjerder nær bruker omfattande delegering Resultats- og avviksrapportering innbakt i leiaravtalar med evaluering Vekt på på-tvers-samarbeid Os kommune Ordførar Terje Søviknes presenterte Os kommune for utvalet i møte Os kommune si målsetting med ny struktur har vore kostnadseffektivitet, service, kvalitet, valfridom, brukarstyring og primærtenestene. Som verkemiddel for gjennomføring av måsettingane har Os nytta ny politisk og administrativ struktur, delegasjon, forenkling, konkurranseutsetting, serviceerklæringer og IKT-satsing. Stikkord for nye Os kommune: Kommunen har gått over frå ein tradisjonell sektorstruktur med kommunestyre, formannskap og 4 hovudutval til ein enklare og flatare politisk styringsstruktur med kommunestyre, forvaltningsstyre og formannskap. Flat administrativ struktur med resultateiningar direkte underlagt rådmann. Kortare avgjerdsveg, - raske avgjerder Maksimal delegering Tydeleg plassering av ansvar og mynde Anna røynsle: KS forsking i samarbeid med NIBR og Rogalandsforsking: "Flat struktur og resultateiningar - utfordringar for kommunal leiing" 15

16 Utvalet har i sitt arbeid gjort seg kjent med innhaldet i KS sitt notat. I oppsummeringa heiter det at styringsmodellen er meir ryddig, enkel og oversiktleg enn etatsmodellen. Ein har oppnådd at ansvarsplasseringa er tydelegare og kommandolinjene er kortare. Sakshandsaminga vert opplevd som meir effektiv og fleire av kommunane har oppnådd betre kontroll over økonomien. Ein enklare og meir desentralisert organisasjon har ført med seg meir nærleik og betre tilgjenge for brukarane. Men nokre peikar på at modellen krev mykje informasjon ut til brukarane, meir enn i den gamle etatsmodellen. Det er klare fellestrekk i kommunane om kva for nokre utfordringar modellen gir. Det er ein rekkje utfordringar knyta til sikring av heilskap og koordinering på tvers av resultateiningane. Det andre hovudtema er spørsmål knyta til leiarrolla sitt innhald, form og handteringa av det store kontrollspennet i organisasjonen. Kva treng vi av styringsverktøy på rådmannsnivået og kva treng vi rådmannen til i ein organisasjon med flat struktur? Tilhøvet mellom fagleg og administrativ leiing, og tilhøvet mellom stab og line er og sentrale spørsmål. Det er og nødvendig å setja eit fokus på politikarrolla og tilhøvet mellom politikk og administrasjon. Sist, men ikkje minst, viser erfaringane så langt at det er viktig å skilja mellom nytteverdien i små versus store kommunar. Fleire peikar på at det er lettare å få til heilskapleg styring og fleksible løysingar utan for mange formelle tiltak i små kommunar. Samstundes vert det peikt på at resultateiningane kan verta for små og sårbare i små kommunar, dersom ein splitter opp administrasjonen i for mange resultateiningar. Kontrollspennet vert meir handterleg enn i store kommunar, men utfordringane når det gjeld fagleg leiing er kanskje større. Motsett kan spennet i arbeidsoppgåver verta for stort dersom ein i små kommunar vel å ha færre, men større einingar. Notatet følgjer som vedlegg MÅL Det er ei målsetting å få etablert eit styringsdyktig fleirtal etter kvart kommuneval som set rammer for det politiske og administrative arbeidet for valperioden. Omorganiseringa skal auke det politiske engasjementet ved større deltaking og meir ansvar i beslutningsprosessen. Administrasjonen skal tilpasse den politiske organisasjonen. Arbeidstilhøva skal vere basert på tillit på alle nivå. Sist og ikkje minst skal ei omlegging av organisasjonen føre til auka service overfor innbyggjarane i kommunen. For å oppnå nemnde målsetjing vil utvalet leggja særleg vekt på følgjande 4 faktorar i arbeidet med ny organisering: Styring Engasjement Tillit - Service Styring fordi det er ei sentral målsetting å få etablert eit styringsdyktig fleirtal etter kvart kommuneval som set rammer for det politiske og administrative arbeidet for valperioden. Engasjement fordi omorganiseringa skal auke det politiske engasjementet ved større deltaking og meir ansvar i avgjerdsprosessen. Tillit fordi administrasjonen skal vere tilpassa den politiske organisasjonen. Arbeidstilhøva skal vere basert på tillit på alle nivå. 16

17 Service fordi ei omlegging av organisasjonen skal føre til auka service ovafor innbyggjarane. Med bakgrunn i desse kriteria har utvalet formulert følgjande konkrete mål for organisasjonen Fjell kommune: Styring Fjell kommune skal vere ein rasjonell og effektiv organisasjon, med klåre ansvarstilhøve, tydeleg oppgåvedeling og korte kommandoliner. Engasjement Fjell kommune skal vere ein engasjerande og motiverande organisasjon å arbeide i, både for politikarar og tilsette. Tillit Fjell kommune skal vere ein organisasjon som er basert på tillit både internt og i høve innbyggjarar, brukarar og andre. Service Fjell kommune skal vere ein organisasjon som har ord på seg for å yta god service. 6. PRESENTASJON AV AKTUELLE ALTERNATIV FOR POLITISK ORGANISERING Det er kommunelova av 1993 med endringar i 1997 (parlamentarisme) som legg grunnlaget for den politiske organiseringa. I tillegg har dei ulike tariffavtalane og hovudavtalane mellom partane i arbeidslivet føresegner om medråderett (m.a. i administrasjonsutvalet). Arbeidsmiljølova har reglar for Arbeidsmiljøutval. Etter at kritikken mot hovudutvalsmodellen (sektorisering) auka i styrke utover åttitalet, lanserte KS i 1989 tre alternative organisasjonsmodellar for den kommunale organisasjon. Det vart skilt mellom organisering etter formål, funksjon og område. Formålsorganisering inneber at oppgåvene vert delt mellom utval eller komitear etter tenestetype, t.d. den inndelinga vi har i Fjell i dag. Funksjonsorganisering inneber at oppgåvene vert delt mellom utval eller komitear etter oppgåvetype, d.v.s. saker eller oppgåver som inneber samme type administrative prosessar. Det vert ofte skilt mellom driftsoppgåver, utviklingsoppgåver og forvaltningsoppgåver. Ansvaret i slike utval/ komitear skjer altså på tvers av tenester eller sektorar. I tillegg er det nødvendig å skilja mellom ein utvalsmodell og ein komitemodell. Utvalsmodellen kan illustrerast med den tradisjonelle hovudutvalsmodellen, der faste utval er oppretta med heimel 17

18 i kommunelova 10. Desse er permanente og har meir eller mindre avgjerdsmynde. Komitemodellen hentar inspirasjon frå parlamentariske styringsmodellar. Kommunelova 10 har eit skilje mellom faste utval og komitear. Komitear med heimel i 10 nr. 5 er meint å vera ad-hoc prega og av mellombels karakter. Desse kan vera oppretta utan avgjerdmynde. Dei er ofte knyta til formannskapet eller kommunestyret og gir sin innstilling til oppdragsgjevar. I kommunane varierer både praksis og dei ulike omgrepa. Det som i loven sin bokstav er faste utval vert ofte kalla for komitear. Jan-utvalet sitt framlegg om 2 komitear er i lova omtala som faste utval - m.a. av di desse har avgjerdsmynde i saker. Kommunestyret kan og oppretta komitear etter 10 i kommunelova, utan å gje desse avgjerdsmynde. Jan-utvalet kallar desse for sakskomitear. 6.1 Felles grunnlag for alternativa Med utgangspunkt i målformuleringane i kap.5 har Jan-utvalet lagt vekt på følgjande kriterie som felles grunnlag for den politiske strukturen: - Betring av den politiske samordninga mellom utval /utvalsleiarar - Utviding av saksordførar-ordninga - Betra samhandling mellom politikk og administrasjon - Den politiske organiseringa må verka stimulerande på dei unge - Kvalitet på tenesteytinga skal betrast og koma meir i fokus - Det politiske arbeidet, og då særleg i kommunestyre, skal fokusere på hovudliner og ikkje på detaljsaker - Større sjølvstyre på institusjonsnivå/ i forvaltninga - Ordføraren skal representera det politiske fleirtalet - Den politiske styringa må baserast på klare styringssignal - Dei politiske og administrative ansvarslinene må vera tydelege - Betre arbeidsvilkår for politikarane og større høve til effektivt politisk arbeid - Organisering og gjennomføring av oppgåveløysing må vera styrt av kva som tener brukarane - Best mogeleg servicenivå - Korte kommandoliner, raske avgjerder og godt samarbeid - Vekt på heilskapleg utviklingsarbeid - Arbeidet i høve brukarar og innbyggjarar må vera basert på kunnskap, dialog og forståing Politiske styrer og utval i samsvar med lov og forskrift Styrer og utval som skal oppnemnast i samsvar med lover og forskrifter bør få maksimal delegasjon/mynde. Det vert ikkje gjennomført gjennomgåande representasjon i slike styrer og utval. Oppgåver knytt til ei rekkje styre og utval kan leggjast til dei faste komiteane/ hovudutvala (avhengig av kva alternativ ein vel). Det må kommunestyret ta stilling til i samband med val av representantar til desse. Følgjande nemnder og utval er heimla i lov, forskrift eller avtale: Kontrollutval - heimla i kommunelova Partsamansette utval (Administrasjonsutval) - heimla i kommunelova Arbeidsmiljøutval - heimla i Arbeidsmiljølova Politisk utval for sosial- og helsesaker - heimla i Lov om sosiale tenester Det faste utval for plansaker - heimla i Plan- og bygningslova Eldreråd - heimla i Lov om eldreråd Forliksråd - heimla i Domstollova Overformyndar - heimla i Vergemålslova 18

19 Valstyre - heimla i Vallova Representantar til dyrevernnemnda - heimla i Dyrevernlova Representant til Kyrkjeleg fellesråd - heimla i Kyrkjelova Heimevernsnemnd - heimla i Lov om heimevern/ Forskrift Likningsnemnd, Overlikningsnemnd og Takstutval (m/skatteutval) - heimla i Likningslova Representantar til styret for Vesthordland Revisjonsdistrikt - pålegg frå fylkesmannen Representant til Havnerådet - heimla i Havne- og Farvannslova Meddommarar til heradsretten - heimla i Domstollova Meddommarar til lagmannsrettet - heimla i Domstollova Jordskiftemeddommarar - heimla i Domstollova Skjønsmenn - heimla i Domstollova Forstanderskap for Sparebanken Vest - heimla i Sparebanklova/ Vedtekter Representant til landbruksvikarnemnda - heimla i Forskrift Representantar til Kommunenes Sentralforbund - heimla i Vedtekter Representantar til styret for næringsmiddeltilsynet - heimla i Samarbeidsavtale Representant til Interkommunalt utval for akutt Forurensing, IUA - heimla i Interkommunalt samarbeid Representantar til brannstyret - heimla i Samarbeidsavtale m/sund Medlemmer/varamedlemmer til styret for Stiftinga Langøy - heimla i Stiftelseslova/vedtekter Medlemmer/varamedlemmer til styret for Stiftinga Roald Tellnes Kunstsamling - heimla i Stiftelseslova/vedtekter Styret for Fjell bustadstifting - heimla i Stiftelseslova/vedtekter Val til styret for Aksjeselskap (VAR-selskap, Straume Idrettspark, m.fl.) - heimla i Aksjelova/vedtekter 6.2 Alternative løysingar Jan-utvalet vil tilrå at ein velgjer ein av følgjande tre alternativ: Noverande organisering Eit alternativ kan vera å vidareføre noverande organisering etter hovudutvalsmodellen med formannskap og tre hovudutval. Noverande organisering, men med to hovudutval Dette alternativet er i hovudsak det same som alternativ C i Lars-utvalet si innstilling. Alternativet er bygd på same grunntanke som komitemodellen. Skilnaden er følgjande: I staden for komitear med relativt ope saksfelt, har dette alternativet to hovudutval med klår fagavgrensing. Eit av hovudutvala skal ha ansvar for såkalla mjuke fagfelt. Desse vil vere dei same som hovudutval for oppvekst og hovudutval for helsevern og sosiale tenester har i dag. 19

20 Det andre hovudutvalet skal ha ansvar for såkalla harde fagfelt som hovudutval for teknikk, natur og miljø har i dag, i tillegg til naturretta kultur og fritidstiltak. Ein kan velje å oppretthalde formannskapet i si noverande form, eller la det få eit meir avgrensa ansvarsområde knytt til finansiering og forvaltning, t.d. som finans- og forvaltningskomiteen i alternativ 3. Då må ein del av formannskapet sine oppgåver overførast til dei andre utvala. Elles er det ingen skilnader mellom alternativa. Lars-utvalet sitt alternativ C la til grunn gjennomgåande representasjon, men hadde tre alternative tal for medlemmer i formannskap og hovudutvala. Det eine alternativet med 11 medlemmer i formannskapet og 11 medlemmer i kvart av hovudutvala er det Jan-utvalet legg til grunn i dette alternativet. Jan-utvalet sitt syn er at nokre av måla med ny politisk organisering kan oppfyllast med dette alternativet. Ulempa vil likevel vera at ein får større grad av fag og sektorstyring i og med at modellen har faste hovudutval som er fagleg relatert/sektorstyrt. Komitemodellen Komitemodellen inneber ein flat politisk struktur med tre komitear som saman med kommunestyret utgjer hovudlinene i den politiske strukturen. 7. JAN-UTVALET SI TILRÅDING Jan-utvalet vil samrøystes tilrå at Fjell kommune etter valet i 2003 vert organisert i samsvar med komitemodellen. Jan-utvalet tilrår vidare at kommunestyret gjev komitemodellen følgjande lokale innhald: Kommunestyret Kommunestyret skal ha 45 medlemmar. Kommunestyret skal i hovudsak bruke tida på behandling av overordna planer, budsjett og økonomiske saker. Kommunestyret kan bestille saker frå administrasjonen, men saker som ligg til underliggjande utval skal behandlast på det nivå. Ordførar/ varaordførar vald av fleirtalet i kommunestyret Ordfører og varaordførar vert vald av fleirtalet i kommunestyret slik som i dag. Ordførar legg fram ei tiltredingserklæring I samme møte skal ordføraren på vegne av fleirtalet leggje fram sak i form av ei tiltredingserklæring som skal vere et strategisk plandokument for perioden. Dokumentet skal vere retningsgjevande for det politiske arbeidet i perioden. Målet er å skape ein felles politisk plattform. Ein skal utarbeida retningslinjer for arbeidet med tiltredingserklæring. Ordninga kan ikkje hindre at det vert danna eit nytt fleirtal i valperioden. Difor er det vesentleg at tiltredingserklæringa vert fremma som sak for å få breiast mogeleg støtte av kommunestyret. Tre komitear Kvar av desse skal ha 11 medlemar. Medlemmene utgår av kommunestyret, som også vel leiarar og nestleiarar. Ordførar og/eller varaordførar skal ikkje vere leiar av Finans- og forvaltningsstyret eller dei to komiteane. 20