Vedlagd følgjer eksisterande reglement for sakskomitear i kommunen. Det var serleg følgjande punkt formannskapet ønska å drøfta nærare:

Transkript

1 Notat Til: Kopi: Frå: Formannskapet Jostein Aanestad Arkivkode Arkivsaknr. Løpenr. Dato C83 &20 15/ / Politisk organisering Vedlegg: Reglement for sakskomitear I formannskapsmøtet 29. januar vart det reist spørsmål om evaluering av den politiske organiseringa. Formannskapet la til grunn at vi ikkje skulle gjennomføre ei omfattande evaluering av den politiske organiseringa, men i formannskapsmøtet i mars drøfte sider ved samansettinga av sakskomitear. Vedlagd følgjer eksisterande reglement for sakskomitear i kommunen. Det var serleg følgjande punkt formannskapet ønska å drøfta nærare: 1. VAL OG SAMANSETNAD Sakskomitéane har frå 2-9 medlemmer og er valde av formannskapet. Alle medlemmene vert oppnemnd blant kommunestyrerepresentantane eller vararepresentantane. Saksordførar i sakskomitéane skal vera kommunestyrerepresentant. Eit fleirtal i kvar sakskomité bør vera kommunestyrerepresentantar. Formannskapet vel saksordførar mellom medlemmene. For å sikre betre forankring i kommunestyrer kan det drøftast om alle medlemmane skal oppnemnast frå kommunestyret eller at eit fleirtal skal vera frå kommunestyret. Eit anna spørsmål som tidlegare har vore oppe er om det bør oppnemnast faste komitear i staden for ad hoc komitear som vi har hatt i 3 kommunestyreperiodar. Førde kommune har prøvd begge deler. Vi har henta inn deira erfaringar frå dette, og i deira evaluering heiter det m.a.: Historikk Fram til 2003 var det politiske arbeidet i Førde kommune organisert i samsvar med hovudutvalsmodellen. Den administrative organiseringa var basert på 4 etatar med tilsvarande politiske hovudutval med vedtaksmynde. Formannskapet har i mange år vore personidentisk med det faste utvalet for plansaker etter reglane i plan- og bygningslova. Side 1 av 3

2 For å vitalisere det politiske arbeidet i Førde, godkjende bystyret i møte å organisere dei politiske fora etter ein forvaltningsmodell. Tal representantar i bystyret vart redusert frå 35 til 27. Formannskap/planutval heldt fram med 9 medlemmar, nytt klageutval på 7, og kontrollutval på 5 medlemmar. I perioden vart det nytta ad-hoc utval for nokre arbeidsområde - bypark, bymarka, omsorgsbustader og kunnskapsløftet m.fl vedtok Bystyret ny politisk organisering for inneverande periode: 1. Etter kommunevalet i 2007 vert den politiske organiseringa i Førde kommune endra ved at det vert oppretta tre bystyrekomitear (jfr. Kommunelova 10a, saksutgreiing datert og notat datert ): a. Levekårskomite b. Samfunns- og utviklingskomite c. Finanskomite 2. Etter kommunevalet i 2007 skal klagesaker etter plan og bygningslova (med unnatak av klager etter plankapitla i lova) handsamast av Klageutvalet Organiseringa bygger på reglane i 10a i kommunelova om faste kommunestyrekomitear. Etter denne regelen skal alle medlemmane i kommunestyret med unnatak av dei som er valt til å møte i Kontrollutvalet fordelast på slike komitear. Ordføraren kan unnatakast ei slik fordeling. Når ein valte denne organiseringsforma, har ein lagt vekt på at det er dei direkte folkevalde i Bystyret som skal fordelast på dei politiske komiteane. Kommunestyrekomiteane har ikkje vedtaksmynde, men skal vere saksførebuande organ for Bystyret. Saker frå Kontrollutval, Formannskap og Planutval som skal handsamast av Bystyret, går direkte frå desse utvala. Evaluering av komité-modellen Den politiske organiseringa i forrige periode framstod som effektiv, med fokus på overordna prioritering mellom fagområda, økonomisk råmestyring og planprosessar. For medlemmane i formannskap/planutval gav dette brei innsikt i Førde kommune si mangsidige verksemd, og aktiv deltaking i innstilling og beslutningsprosessane. Dei øvrige bystyremedlemmane fekk si innsikt gjennom deltaking i adhoc-utvala og klageutvalet, dokumentstudie, politiske gruppemøter og deltaking i beslutningsprosessen i bystyret. Den viktigaste bakgrunnen for at ein valte ei anna organisering i inneverande periode var eit ønske om at også dei øvrige bystyremedlemmane skulle kome tidlegare inn i den formelle politiske handsaming av saker, og at dette måtte vere av reell art. Ønske om fleire arenaer for opplæring til politisk arbeid, med synleggjering av framtidige politiske leiarar var også ein grunn til endringa. Bystyret er eit formelt beslutningsorgan som skal nyttast med verdigheit. Det er derfor ei viktig oppgåve å legge til rette slik at bystyremedlemmane kan delta i eit meiningsfylt politisk arbeid. Erfaringa med komité-organiseringa viser at omlegginga har fungert etter intensjonen. Komiteane har rett nok leita etter å finne ei god form på arbeidet. Ettersom komiteane berre har innstillingsmynde (til Bystyret) handsamar dei relativt få saker, og storparten av saken går fortsatt om Formannskapet. Venteleg gjev komité-arbeidet betre innsyn i dei faglege og politiske utfordringane Førde kommune har. Komité-modellen er meir ressurskrevjande enn den modellen Førde kommune hadde i perioden , og kan i somme høve utfordre Side 2 av 3

3 eit tydeleg skilje mellom politikk og administrasjon. Ved den noverande organisasjonsforma har ein i mindre grad nytta arbeidsforma med ad-hoc utval. Kriterie for ein framtidig modell for politisk organisering Ei framtidig politisk organisering bør tilfredstille følgjande kriterie: - effektivitet - klare ansvarsforhold - klart skille politikk og administrasjon - mest mogeleg gjennomgåande representasjon - organiseringa bør fremje heilskapleg styring av Førde kommune - støtte opp om den administrative organiseringa - bør halde fast ved hovudtrekka i dagens delegeringssystem Tilråding Etter rådmannen sitt syn tilfredstilte den modellen Førde kommune hadde i forrige periode mange av dei kriteria som er lista opp ovanfor. Ankepunktet var at for få av dei representantane som ikkje sat i Formannskapet og Kontrollutvalet var aktivisert i politisk arbeid. Ein vesentleg grunn til dette, slik eg ser det, var at oppnemning av ad-hoc utval vart for omstendeleg og vanskeleg. Dersom ein vel å innføre modellen frå forrige periode igjen, bør modellen gjerast meir fleksibel ved at Formannskapet både bør kunne opprette adhoc-utval og nemne opp medlemmar i dei. Adhoc-utvala bør fortsatt vere ein arena for medlemmane i Bystyret. Ordninga med adhoc-utval bør takast i bruk i større grad enn kva vi har sett i forrige periode. Alternativ kan noverande komité-modell vidareførast etter same lest som no, men modellen skapar fleire gråsoner mellom politisk nivå og det administrative nivået. Modellen er relativt ressurskrevjande. Dersom vi skal trekke vekslar på dei erfaringane Førde kommune har gjort, peikar det i retning av å halde på vår organisering med ad hoc sakskomitear, der kommunestyrerepresentantane kan delta i sakskomitear som er saks- og tidsavgrensa og som leverer sine tilrådingar til kommunestyret/formannskapet. Dette gjev moglegheit for å delta i sakskomitear representantane finn politisk interessante. Sakskomiteane knytt til dialogmøta og temamøte i kommunestyret gjev grunnlag for brei politisk kunnskap om alle delane av den kommunale verksemda. Dialogmøta kan utviklast vidare til å dekka tverrgåande tema i plenum betre. I tillegg kan erfaringane frå Førde kommune peike i retning av å avgrense deltaking i sakskomiteane til kommunestyrerepresentantar. Side 3 av 3

4 Vedlegg 1 REGLEMENT FOR SAKSKOMITÉANE 1. VAL OG SAMANSETNAD Sakskomitéane har frå 2-9 medlemmer og er valde av formannskapet. Alle medlemmene vert oppnemnd blant kommunestyrerepresentantane eller vararepresentantane. Saksordførar i sakskomitéane skal vera kommunestyrerepresentant. Eit fleirtal i kvar sakskomité bør vera kommunestyrerepresentantar. Formannskapet vel saksordførar mellom medlemmene. 2. MØTEPLAN Sakskomitéen fastset sjølv møteplan. Arbeidet for kvar sakskomité skal planleggjast innanfor ein avgrensa tidsperiode. 3 ARBEIDSOPPGÅVER Arbeidsoppgåvene for sakskomitéen er forankra i eit mandat frå formannskapet. Sakskomitéen drøftar oppdraget, innhentar informasjon, gjer ei alternativvurdering og gir tilråding. Sakskomitéen tilrår direkte til kommunestyret, unntaksvis tilrår sakskomitéane til formannskapet dersom vedtakskompetansen for den aktuelle saka er lagt til formannskapet. 4 MYNDE Sakskomitéen har innstillingsmynde til kommunestyret, ev. formannskapet i saka dei utgreier basert på mandatet. 5 HANDSAMINGSREGLAR For sakshandsaminga i komiteen gjeld føresegnene i kommunelova kap. 6. I tillegg gjeld punkt 3 i reglementet for kommunestyret så langt det passar og med følgjande tilpassingar: 5.1 Plan for arbeidet Sakskomitéen lagar ein plan for arbeidet med innhald og framdrift. 5.2 Innspel frå andre Sakskomitéen skal vera open for å høyra andre interessentar, munnleg eller skriftleg. Komiteen kan velja ulike arbeidsformer for dette. har rett til å skriftleg gjere sine synspunkt på saka som er til drøfting i komiteen. 5.3 Leiing av arbeidet Saksordføraren leiar arbeidet i komiteen og legg tilrådinga fram for kommunestyret. Dette skal gjerast både skriftleg og munnleg. 5.4 Sekretærarbeidet Sekretærarbeidet i sakskomitéen vert definert ved oppnemning av komiteen. Til vanleg vert arbeidet utført av sekretær utpeika av rådmannen. Saksordførar kan ha ansvar for heile eller deler av sekretærarbeidet. Det skal lagast ei samla innstilling frå arbeidet. syter for at saksdokument og tilrådingar vert sendt ut. 26

5 Vedlegg Protokoll og tilrådingar Det skal førast stikkordsmessig møtereferat frå kvart møte i komiteen. I tilrådinga kan og bør både primære og subsidiære standpunkt protokollerast. Alle tilrådingane skal fylgja saka vidare, og det er ikkje krav om ei avklara fleirtalstilråding. Oppmodinga om subsidiære standpunkt bør likevel nyttast så langt råd er. har rett til å gi ein kommentar til tilrådinga som vert lagt med til kommunestyret (ev. formannskapet) si handsaming av saka. 5.6 Informasjon Informasjon om sakskomiteen sitt arbeid skal leggjast på heimesida til kommunen. 27