TJENESTEOPTIMAL - EVALUERING AV PILOT OG VEIEN VIDERE

Transkript

1 Arkivsaksnr.: 14/136-2 Arkivnr.: Saksbehandler: fagleder, Jenny Eide Hemstad TJENESTEOPTIMAL - EVALUERING AV PILOT OG VEIEN VIDERE Rådmannens innstilling: 1. Evaluering av TjenesteOptimals pilot ved Tilrettelagte tjenester tas til orientering. 2. Videre fremdrift i TjenesteOptimal vedtas i henhold til saksutredningen.

2 Sett inn saksopplysninger under denne linja 1. Evaluering av TjenesteOptimal og pilot Prosessgjennomføringen for TjenesteOptimal er beskrevet i Kommunestyrets vedtak 106/13. TjenesteOptimal består av en prosess med gjennomføring i 3 trinn Målsetning med arbeidet er at den tverrfaglige prosjektgruppen sammen skal innstille på en tiltaksliste. Denne skal igjen representere et mulighetsrom for kostnadsreduksjoner i Lunner kommunes drift. Hensikten med prosessforløpet er at prosjektgruppene gjennom Lytte-fasen skal tilegne seg felles innsikt og kunnskap om tjenesteområdet, muligheter og utfordringer og strategiske veivalg. Deretter skal de gjennom Lære-fasen selv belyse og utrede mulighetene for optimalisering av tjenesteområdet, både i forhold til kvalitet, tjenesteleveranser og økonomi. Til slutt skal prosjektgruppen komme frem til en prioritert tiltaksliste, som grunnlag for innstilling til trepartsorganet og videre ordinær politisk behandling. Prosessen for piloten var lagt til gjennomføring med 2 møter i uke1 og 1 møte i uke 2. De tjenesteområder med størst potensiale for innsparinger gjennom Agenda Kaupangs rapport ligger til grunn for valg av hvilke tjenester som skal gjennomgå TO-prosesser våren 14. Dette var også utgangspunktet for at Tilrettelagte tjenester ble valgt som pilot. Generell vurdering: TjenesteOptimal og pilot Krevende prosess, hvor deltagelse og involvering er avgjørende for suksess Utarbeidelse og prioritering av tiltak utfordrer grensesnittet mellom administrasjon og politisk nivå Endelig prioritert tiltaksliste er krevende arbeid, som stiller krav til sterk prosessgjennomføring og gode forberedelser administrativt Gjennomføringen bør komprimeres, slik at dagene kommer tettere. Det ble for lang tid mellom dag 2 og dag 3. Noe som resulterte i mer krevende oppstart dag 3 i forhold til tiltaksarbeidet 2. Evaluering av tjenesteoptimalisering av Tilrettelagte tjenester Med bakgrunn i Kommunestyrets vedtak 106/13 ble det satt i gang en pilot for tjenesteoptimalisering. Pilotprosessen ble gjennomført 8., 10. og 17.januar. Deltagere var Helse- og omsorgskomiteen, leder for Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne, tillitsvalgte, avdelingsledere, tjenesteleder og kommunalsjefene. Gjennom de tre dagene fikk arbeidsgruppen befare alle tjenestens lokasjoner og møte innbyggere som mottar tjenesten. De fikk videre informasjon og fakta om

3 tjenesten. Gjennom ulike arbeidsprosesser kom gruppen frem til et forslag til en tiltaksliste, som legges frem for politisk behandling i egen sak Lytte-fasen: Befaring (dag 1) Slik gjorde vi det Befaringen ble gjennomført ved at alle tjenestens lokasjoner ble besøkt. Det vil si et sted ble det kun kjørt forbi, for så å informere om stedet rett i etterkant. Befaringen inneholdt også besøk hos flere av de som mottar tjenester fra Tilrettelagte tjenester. I forkant av befaringen ble det gitt informasjon om taushetsplikt og signert taushetserklæring. Det ble servert bagetter og kaffe halvveis i befaringen. Befaringen ble gjennomført onsdag 8.januar fra kl ca. kl Generell vurdering av Lytte-fasen: Befaring befaringen var godt forberedt og vel gjennomført det opplevdes som nyttig å besøke/se alle lokasjonene befaringen ga god innsikt i tjenestens omfang og innhold Hva forbedres til videre prosesser? det kan være en fordel å kjøre minibuss, slik at en kan ta spørsmål underveis, men det vil avhenge av tjenestested om omfanget av tjenesten være mer oppmerksom på når mat skal serveres, slik at ingen går sultne. Det ble litt for lenge til mat denne gangen det har kommet inn forslag på å besøke en av sammenlikningskommunene i Agenda Kaupang-rapporten 2.2. Lytte-fasen: Dialog (dag 2) Slik gjorde vi det Dag 2 hadde følgende program: Kl Velkommen Oppsummering etter befaringskveld Kl Presentasjon av Tilrettelagte tjenester Kl Pause Kl Gjennomføring av SWOT-analyse Kl Lunsj Kl Bordøvelse SWOT Kl Pause Kl Idémyldring Kl Oppsummering av idémyldring i plenum

4 Kl Vel hjem Dagen startet med en runde individuelt, parvis og i plenum for oppsummering av inntrykkene fra befaringen. Når det ble oppsummert fikk vi i plenum etablert et godt og bredt felles bilde av tjenesteproduksjonen og innholdet i arbeidet innenfor Tilrettelagte tjenester. Rollen til Tildelingskontoret ble på dette tidspunktet i liten grad berørt og diskutert.

5 Så fulgte en presentasjon av Tilrettelagte tjenester, med faktaopplysninger og informasjon. Presentasjonen ble delt ut til deltakerne, og det var mulighet til å stille spørsmål underveis og etter presentasjonen. Etter en pause ble det gjennomført en SWOT-analyse. Der diskuterte to til tre deltakere først sammen, for så å ta en runde på det i plenum. Styrker, svakheter, muligheter og trusler ble sett på hver for seg. Dette førte til denne type dokumentasjon:

6

7 Etter oppsummeringen i plenum, ble SWOT-analysen tatt et steg videre, i reflekterende grupper. Deltakerne ble delt i 4 grupper, og 4 bordverter. Bordvertene fikk hvert sitt tema: Bordvertene hadde i oppgave på bakgrunn av SWOT- analysen og spørsmålene ovenfor fortelle hva de tenker. Gruppen diskuterer så temaet og bordverten noterer. Etter ti minutter går gruppen til neste bord, for et nytt tema.

8 Bordvertene deler/forteller diskusjonen som har vært i den/de foregående gruppen(e). Når alle gruppene har vært innom alle bordvertene, presenterer bordvertene resultatet fra de fire gruppene totalt sett.

9 Oppgaven avslutningsvis denne dagen var å på bakgrunn av alt en har sett, hørt og diskutert, ha en idémyldring. Deltakerne gikk tilbake til de samme gruppene som ved bordøvelsen, og fikk i oppdrag å komme med forslag til minst 5 kostnadsreduserende tiltak. Forslagene presentert på denne måten i plenum:

10

11 Generell vurdering av Lytte-fasen: Dialog (dag 2) Krevende dager, hvor det å legge til rette for trygge og gode diskusjoner er vesentlig Stort engasjement og åpen dialog Suksessfaktoren ligger i samspillet mellom ledelse administrasjon og politikere Viktig å forklare og bruke minst mulig forkortelser, da ikke alle kjenner faget like godt Det bør gis informasjon om lovverket som regulerer tjenesten Hva forbedres til videre prosesser? Oppgavene/spørsmålsstillingen i de reflekterende gruppene spisses Informasjon og tilrettelegging for bedre formulering av tiltak som reele tiltak og forventinger til tiltakene må tydeliggjøres Politikerne bør være de som starter med tilbakemeldingen av styrker etter SWOT-analysen, tjenesten starter med svakheter. Tiltakene som fremkommer gjennom dagene må kvalitetssikres, slik at de ikke overlapper, er upresise og/eller ikke representerer reele tiltak. Eventuelt omformulering må gjøres før dag 3. Sette politikerne i egen gruppe under «idemyldringen», slik at de kan se og foreslå egne tiltak inn mot tjenesten «fra utsiden» 2.3. Lære-fasen: Vurdere og reflektere (dag 3) Slik gjorde vi det Dag 3 startet med en gjennomgang og diskusjon av tiltakene som kom frem av idémyldringen på slutten av dag 2. Det ble også gitt faglige innspill til konsekvenser, dilemmaer, muligheter og annet ved de ulike tiltakene. Siden idemyldringen på dag 2 var krevende, og ideer vs tiltak ikke var kvalitetssikret i mellomtiden var det behov for en felles klargjøring og presisering. Den uprioriterte tiltakslisten etter dag 2 og omformuleringer ble deretter presentert slik:

12 Etter en pause inntok politikerne Formannskapsbordet for en diskusjon om hvordan de ser for seg tjenesten i fremtiden. Det ble også åpnet for spørsmål fra de andre deltakerne. Det neste på agendaen var å bedømme tiltakene ut fra konsekvenser for brukerne, forventet økonomisk effekt og tidsperspektiv. Først som en gruppeoppgave der

13 deltakerne var fordelt på tre grupper, og så en gjennomgang i plenum, der det ble enighet om antall stjerner for de ulike kriteriene for de ulike tiltakene. Gruppene ble ikke ferdige med stjernesettingen for alle tiltakene, så noen tiltak ble kun gitt stjerner i plenum. På bakgrunn av en vurdering av et langsiktig perspektiv på konsekvenser av tiltakene for tjenesten, fikk deltakerne i gruppeoppgave å prioritere tiltakene for innstilling til Trepartsorganet.

14 Generell vurdering av Lære-fasen: Vurdere og reflektere (dag 3) Med en hel arbeidsuke mellom dag 2 og 3 ble det en krevende oppstart av dag 3. Dette medførte at mer tid gikk til repetisjon Dagen bør ha et mer fastlagt program for å sikre etablering av prioritert tiltaksliste Interaksjonen og diskusjonen mellom ledelse- administrasjon og politikere var også her krevende. Særlig i den forstand at administrasjonen er nærere tjenesten enn politikerne. Dette utfordret arbeidet med relle og tilstrekkelig ambisiøse tiltak for fremtiden Det er krevende på kort tid å etablere felles omforent fremtidsbilde, og deretter få dette omformulert til strategiske tiltak med økonomisk effekt Hva forbedres til videre prosesser? Prosessgjennomføringen konsentreres, og gjennomføres innenfor samme arbeidsuke Politiker-diskusjonen rundt hvordan politikerne ser for seg tjenesten i fremtiden flyttes til dag 2. Ga et vesentlig bidrag i strategisk retning, og gir ytterligere merverdi om det kommer tidligere og med mer tid Det kan være tidsbesparende å samle stjernesettingen fra gruppene og gjøre klar oppsummeringen i en pause, slik at det frigjøres mer tid til diskusjon Det må mellom dag 2 og 3 administrativt jobbes med å få inn den økonomisk forventede innsparingen på tiltakene

15 Det må gis tydeligere beskjed om stjernesettingens betydning = skjema må forbedres 2.4. Konklusjon Alt i alt er deltakerne fornøyde med gjennomføringen av prosessen, og resultatet av denne. Det opplevdes som svært nyttig å besøke stedene og få et godt innblikk i tjenestens innhold og omfang. Det er kritisk for at vi skal lykkes med dette arbeidet at alle har fokus på sluttresultatet, nemlig prioritert tiltaksliste (økonomisk) og fremtidsrettede løsninger (kvalitet / strategi). Dette må derfor være tydelig og kommuniseres fortløpende gjennom de kommende prosessene for å sikre måloppnåelse for arbeidet. Med de foreslåtte forbedringspunktene kan prosessen gjennomført i piloten, videreføres og brukes som mal for videre prosesser i TjenesteOptimal. 3. Veien videre Følgende fremdriftsplan for TjenesteOptimal foreslås for våren 2014: 3.1. Lunner omsorgssenter og Tildelingskontoret De to tjenestestedene tas i samme prosess. Prosessen gjennomføres over følgende dager: xx Kl. Befaring xx Kl. Dag 2: Dialogmøte, Lytte xx Kl. Dag 3: Vurdere og reflektere, Lære Deltakere: Helse og omsorgskomiteen, leder for Eldrerådet Karen Hagen, Tjenesteleder ved Lunner omsorgssenter Kristin Grøttveit Haslestad, Tjenesteleder Tildelingskontoret Wenche Smedsrud, avdelingsledere ved Lunner omsorgssenter Eli Løkken, Ruth Opsahl, Nina Dahl Martinsen og Solveig Fjelstad, Fag og kvalitet Elin H. Teslow og tillitsvalgt Berit Raknerud. I tillegg til helsefaglig rådgiver Tove S Vassjø og kommunalsjef Bente Rudrud Skole Alle skolene gjennomføres som en TO-prosess. Prosessen gjennomføres over følgende dager: xx Kl. Befaring xx Kl. Dag 2: Dialogmøte, Lytte xx Kl. Dag 3: Vurdere og reflektere, Lære

16 Deltakere: Oppvekstkomiteen, rektorer, inspektører, tillitsvalge, oppvekstfaglig rådgiver Jan Woie og kommunalsjef Idun Eid FO / Barnevern (mai/juni) Barnevernstjenesten velges ut som del av FO. Prosessen gjennomføres over følgende dager: xx Kl. Befaring xx Kl. Dag 2: Dialogmøte, Lytte xx Kl. Dag 3: Vurdere og reflektere, Lære 3.4. Administrasjonen og stab Administrasjon og stab innbefatter tjenestestedene Planlegging, utvikling og faglig samordning, IKT og informasjonsforvaltning, Økonomi, personal og skatt. Prosessen gjennomføres over følgende dager: (mai/juni) xx Kl. Befaring xx Kl. Dag 2: Dialogmøte, Lytte xx Kl. Dag 3: Vurdere og reflektere, Lære Deltakere: Trepartsorganet (Rådmann og kommunalsjefene er medlem av Trepartsorganet, det samme gjelder tillitsvalgte), Tjenesteleder IKT og informasjonsforvaltningen Jan Christensen, tjenesteleder Økonomi, personal og skatt Hege Brænna. DOKUMENT I SAKEN: Vedlagt: Øvrige dokument: Særutskrift av saken med saksframlegg sendes til: Rett utskrift av møtebok. Roa, Utvalgssekretær

17