Rogaland brann og redning IKS sin organisasjon. 1 av 9. Utarbeidet dato/sign.: /RES. År:

Transkript

1 31.01./BEM 1 av 9 Bakgrunn Fra 1. juli 2004 er kommunene blitt pålagt å utføre selskapskontroll av egne selskaper jf. kommunelovens Bestillerfunksjonen er i loven lagt til kontrollutvalget i kommunene. Ifølge regelverket består selskapskontrollen av to elementer: obligatorisk eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon som er valgfri. Dette mandatet tar for seg begge deler. Selskapskontroll (med forvaltningsrevisjon) kan bare foretas av heleide selskaper, herunder heleide datterselskaper. Heleide selskaper er her aksjeselskaper eid kun av (fylkes)kommuner, interkommunale selskaper (IKS er) og interkommunale samarbeid (IS er). Det er innsynsrett for revisor i disse selskapene iht. kommuneloven 80. I deleide selskaper vil det også være andre typer eiere (eksempelvis private eller staten). I deleide selskaper kan det ikke kreves innsyn etter lovreglene. I slike tilfeller må selskapskontrollen/forvaltningsrevisjonen basere seg på innsyn i åpne kilder (offentlig informasjon). Alternativt på et utvidet innsyn etter særskilt avtale med de øvrige eierne. Innsynsrett kan en sjelden gang være vedtektsfestet. Selskapskontroll av Rogaland brann og redning IKS er et av de prioriterte selskapene i Stavanger kommunes nye plan for selskapskontroll. Det samme gjelder også for Sandnes kommune. Spørsmålet om selskapskontroll tas opp med kontrollutvalgene hos alle eierne med sikte på å foreta en samordnet gjennomgang. Rogaland brann og redning IKS er et viktig selskap for eierkommunene både utfra hensynet til at det er delegert ansvaret for brann- og redningstjenestene fra kommunestyrene og økonomisk ved betydelige årlig driftstilskudd. Rogaland brann og redning IKS sin organisasjon

2 31.01./BEM 2 av 9 Selskapet ble etablert fra ved en sammenslåing av de enkelte eierkommunenes brannvesen, bestående av Stavanger brannvesen og Sandnes brannvesen. Dette skulle være med på sikre et effektivt brannvesen i fremtiden. Sentralt stod best mulig ressursutnyttelse og kvalitet på tjenestene. Et felles brannvesen skulle også øke beredskapen på tvers av kommunegrensene. I 2014 skiftet selskapet navn fra Brannvesenet Sør-Rogaland IKS til Rogaland brann og redning IKS. I 2015 ble Finnøy kommune ny deltaker i selskapet med det kommunale Finnøy brannvesen. Selskapet eies av 10 kommuner på Jæren og i Ryfylke. Opprinnelig eierbrøk ved stiftelsen av selskapet ble utformet med grunnlag i utgiftene som de respektive brannvesen hadde inkl. kalkulerte indirekte utgifter. Det er senere foretatt justeringer for folketallsveksten i perioden. Dette ble gjort som en del av arbeidet med ny brannstasjonsstruktur og eierstrategien overfor selskapet i Videre er eierbrøken justert ved Finnøy sin inntreden i selskapet. Eierkommunene har vedtatt at det fra og 5 år skal være en overgangsperiode slik at eierbrøken fra er basert på folketall. Eierbrøken revideres deretter hvert fjerde år. For en oversikt over kommunenes eierandeler viser vi til vedlegg 2. Selskapet hadde en samlet omsetning i 2015 på ca. 245 millioner kroner hvor ca. 220 millioner kroner er refusjon fra eierne. I 2015 dekket eierkommunenes refusjon drift og nytt nødnett. Overskudd feiervesen er satt på eget fond for å oppfylle selvkostprinsippet. Tjenestene miljørettet helsevern og skjenkekontroll som selskapet yter omfatter flere enn eierkommunene. Totalt sett har selskapet et underskudd på 12,3 millioner kroner for Hovedårsaken er store pensjonskostnader og inndekking av drift på SASIRO. De totale pensjonsforpliktelsene for selskapet er betydelige. Selskapet vil ikke ha foreløpige regnskapstall for 2016 før begynnelsen av februar. Dette skyldes at aktuarberegningen 1 ikke kommer før i slutten av januar. Selskapets risikoer Driftstilskudd fra eierkommunene har økt mye de siste årene. Det kan her vises til ny brannstasjonsstruktur og nye sentrale beredskapskrav. Brann mener selv at beredskapskravene (tettheten) og beredskapsbehovene ikke er oppdekket. For behovene tenkes det spesielt på tunnelsikkerheten i distriktet/regionen. Selskapet arbeider med å etablere et eget senter for tunnelsikkerhet. Tjenesteområdet som selskapet forvalter på vegne av eierkommunene er i stor statlig utvikling og vekst, uten at det tilsvarende følges opp med endringer i inntektssystemet. Dette utfordrer eierkommunenes økonomiske evne til å håndtere veksten i driftstilskudd. Statlige krav vedrørende 110-sentraler og tunnelsikkerhet kan få vesentlige økonomiske konsekvenser for selskapet og eierkommunene. Videre har Regjeringen igangsatt revisjon av dimensjoneringsforskriften 2. Det følger av oppdraget til Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) at utkast skal foreligge høsten. Endelig Stortingsvedtak 1. halvår om kommunereformen og regionreformen kan også få konsekvenser for brann- og redningstjenestene fra selskapet. 1 Iht. aktuarberegningen skal pensjonskostnadene regnskapsføres når de påløper og fordeles systematisk og riktig over opptjeningsperioden. 2 Forskrift om organisering og dimensjonering av brannvesen.

3 31.01./BEM 3 av 9 Det har i en årrekke vært diskusjon om selskapets praktisering av særaldergrensene. I 2016 hadde Rogaland Revisjon en undersøkelse av pensjonsforhold og særaldersgrenser i selskapet. Det ble her gitt en oversikt og vurdering av grunnleggende dokumenter og beslutninger på området. Vi fant at åtte tidligere ansatte var innvilget pensjon med en særaldersgrense på 60 år uten at det var grunnlag for dette i pensjonsregelverket. Forholdet har medført store økonomiske konsekvenser for selskapet og eierkommunene. I gjennomgangen fant vi at det kunne se ut som 29 ansatte/ledere var innmeldt med feil aldersgrense hos KLP. Representantskapet behandlet saken I selskapskontrollen vil det bli undersøkt om selskapet har fulgt opp anbefalingene om å foreta en gjennomgang av dagens stillingskoder, stillingsinnhold og aldersgrense sammen med KLP, KS/KS Bedrift og tillitsvalgte og rette eventuelle feil. Datterselskap Rogaland brann og redning IKS har ett datterselskap (SASIRO AS) og som er heleid av selskapet. SASIRO AS er et nyopprettet datterselskap vedtatt stiftet av representantskapet med selskapet som eneaksjonær. Selskapets formål er opplæring, informasjon og aktiviteter knyttet til samfunnssikkerhet, herunder drift og utvikling av Samfunnssikkerhetssenteret i Rogaland (SASIRO) som et regionalt senter for øvelse og opplæring. Tidligere var dette en del av Rogaland brann og redning IKS. Rogaland brann og redning IKS flyttet i 2013 seksjon for øvelse og opplæring til SASIRO-senteret. Sandnes kommune kjøpte i 2012 eiendommen med påstående bygg, tidligere Vagleleiren. Rogaland brann og redning IKS inngikk i oktober 2013 leieavtale om bygg/lokaler med kommunen for driften av samfunnssikkerhetssenteret. Andre aktører er også lokalisert på området slik som Sivilforsvaret og Distriktslageret for sivilforsvarsmateriell. Tidligere selskapskontroll av Rogaland brann og redning IKS (Brannvesenet Sør-Rogaland IKS) Vi hadde i 2011 en selskapskontroll av Rogaland brann og redning IKS (Brannvesenet Sør-Rogaland IKS). Hovedfunnene den gang var manglende eierstrategi hos eierne og manglende bruk av valgkomité hvor også en formell vurdering av habilitet og kompetanse inngikk. Styret hadde ikke utarbeidet styreinstruks og foretatt skriftlig egenvurdering. Det var også forhold ved arbeidsmiljøet som medførte at selskapet burde vurdere nærmere behovet og nødvendigheten av å prioritere arbeid og tiltak på området.

4 31.01./BEM 4 av 9 Formål Det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i Rogaland brann og redning IKS (eierskapskontroll), og en analyse av utvalgte forhold knyttet til selskapets drift og utvikling (forvaltningsrevisjon). Problemstillinger Med bakgrunn i formålet med kontrollen, er det formulert følgende problemstillinger: 1. Er det en tilfredsstillende styring av selskapet? Følger selskapet opp eierstrategien til eierkommunene? 2. Hvordan forholder selskapet seg til lovregler om beredskapsmessig organisering og dimensjonering? 3. Hvor kostnadseffektivt drives selskapet, f.eks. sett i forhold til lignende selskaper? 4. Hvordan forholder selskapet seg til regler om særaldergrenser? 5. Hvordan håndterer selskapet offentlige anskaffelser, offentlighet, etikk, arbeidsmiljø og miljøvern? 6. Hvordan er eiernes oppfølging av selskapet lagt opp? Vi foreslår at hovedfokuset i selskapskontrollen blir på selskapets drift og utvikling (forvaltningsrevisjon) ettersom eierskapskontrollen blir kontrollert samlet i rapporter om kommunenes eierskapsforvaltning. Selskapskontrollen vil omfatte både morselskapet og datterselskapet. For datterselskapet gjelder dette primært eieroppfølgingen og samhandlingen (avtaler og transaksjoner mellom nærstående parter). Det som går på selskapets styring omfatter en rekke formelle forhold som vurderes opp mot KS sine anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll. Vi ser her også på hvordan våre anbefalinger i tidligere selskapskontroll er blitt fulgt opp. Det er blitt utarbeidet en felles eierstrategi overfor selskapet (2014). Sak om ny brannstasjonsstruktur, revidert selskapsavtale og eierstrategi for selskapet ble behandlet av alle eiernes kommunestyrer i Under her kommer også selskapets regnskaps- og økonomirutiner. Spørsmål som stilles er bl.a.: Hvordan fungerer selskapets fullmakt- og delegasjonsregler innenfor administrativ- og økonomisk styring? Hvordan fungerer selskapets systemer for budsjett, regnskap og økonomisk status i forhold til eierkommunenes behov? Det ses videre noe på hvordan selskapet ivaretar selvkostreglene for feiing. Vi ser etter om selskapets beredskapsmessige organisering og dimensjonering er i samsvar med nasjonalt regelverk og på hvordan ev. avvik håndteres/rettes gjennom tiltak. Det ses også på hvilket handlingsrom selskapet har vs. nasjonalt regelverk til å skape nødvendige lokale løsninger innenfor økonomisk ramme. Det er under arbeid en ny dimensjoneringsforskrift. Målsettingen med ny dimensjoneringsforskrift er å utvikle et enda bedre brann- og redningsvesen enn det en har i dag. Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) vil utarbeide forslag til revidert regelverk for organisering og dimensjonering av brann- og redningsvesenet, som er tilpasset større brannsamarbeid, bedre samvirke og ny utdanningsmodell for brann- og redningspersonell. Kravene i forslag til nytt regelverk skal kunne gjennomføres innenfor dagens kostnadsramme og

5 31.01./BEM 5 av 9 ressursbruk hos de kommunale brannvesenene, med unntak av et eventuelt nytt krav om overflateredningsberedskap. Justis- og beredskapsdepartementet ber om å motta forslag til ny dimensjoneringsforskrift innen Vi vil se på hvilke konsekvenser ny dimensjoneringsforskrift vil kunne medføre for selskapet og eierkommunene. Dette tas med under problemstillingen om beredskap. Representantskapet i selskapet vedtok i november 2016 at det det gjennomføres revisjon av risiko- og sårbarhetsanalysen i løpet av Representantskapet ba også om at det igangsettes arbeid med benchmarking med sikte på en sak om effektiviseringsmuligheter i selskapet. Resultatene fremlegges representantskapet som grunnlag for videre budsjettarbeid. Representantskapet ba om at styret i budsjettprosessen for 2018 viser prioriteringer og redegjør for hva som kan dekkes innenfor deltagerkommunenes foreslåtte rammer. Styret ble bedt om å utrede de økonomiske konsekvenser for selskapet av å øke lånerammen til 50 millioner kroner. Det må bl.a. fremgå mulige lånebetingelser selskapet kan oppnå, vurderinger av fast vs. flytende rente, anslag for de økte finansutgifter dette påfører selskapet og konsekvenser for tilskuddet fra deltagerkommunene mv. Tjenestene miljørettet helsevern og skjenkekontroll som selskapet yter omfatter flere enn eierkommunene. Vi ser etter hvordan egenregi kravet oppfylles (offentlig-offentlig samarbeid e.a.). Vi ser også nærmere på hvordan tjenestene regnskapsføres (eget prosjekt e.l.) og hvordan det sikres balanse for tjenestene. Kontrollkriterier Kontrollkriterier er elementer som inneholder krav eller forventninger, og som vi bruker for å vurdere funnene i våre undersøkelser. Kriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området, f.eks. lovverk og politiske vedtak. Ved denne selskapskontrollen tas det utgangspunkt i følgende kilder: Lovregler om interkommunale selskaper Brann- og eksplosjonsvernloven med forskrifter Regler om særaldergrenser Lovregler om offentlige anskaffelser og offentlighet Forvaltningsloven og lovregler om arbeidsmiljø Aksjelovens kapittel 4 om Transaksjoner mellom selskapet og aksjeeiere mv. Lovregler om selvkost for feiing Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester 3 3 KMD fastsatte nye retningslinjer for beregning av selvkost (KMD H-3/14). De er gjort gjeldende fra budsjett- og regnskapsåret Det er ingen endringer av betydning, med unntak for kalkylerenten. De nye retningslinjene bygger på de samme hovedprinsippene som de forrige retningslinjene (KRD H-2140).

6 31.01./BEM 6 av 9 Selskapets selskapsavtale Selskapets tjenesteavtale med eierkommunene Eierkommunenes eierstrategi overfor Rogaland brann og redning IKS (2014) Sammenligninger med andre selskaper ut fra KOSTRA og benchmarking KS Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll Metodevalg Metodisk vil vi benytte intervjuer, dokumentgranskning og analyser. I dette inngår bl.a. saksdokumenter og protokoller fra styre- og representantskapsmøter samt selskapets årsregnskaper, årsberetninger og økonomiplaner. Vi innhenter også informasjon fra daglig leder, styret og eierrepresentantene samt regnskapsrevisjon. Selskapets strategier og eiernes eierstrategi overfor selskapet står sentralt. Det samme gjør selskapets beredskapsevne og kostnadseffektivitet. For kostnadseffektivitet foretas sammenligninger/benchmarking med lignende selskaper. Gjennomgangen av offentlige anskaffelser, offentlighet, etikk, arbeidsmiljø og miljøvern gjøres på et overordnet nivå. Det foretas stikkprøver vedrørende offentlige anskaffelser. Det blir lagt opp til å kunne bruke ekstern ekspertise på enkelte av problemstillingene. Det tenkes spesielt på det som går på beredskap. Det som gjelder særaldergrenser vil trolig måtte følges opp overfor KLP og KS/KS Bedrift. Omfang Selskapskontrollen vil bli gjennomført under ledelse av fagansvarlig for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Bernt Mæland og revisjonsdirektør Cicel T. Aarrestad. Samlet tidsanslag til planlegging, kartlegging, analyser og rapportering er inntil 450 timer avhengig av bruk av ekstern ekspertise. Dette blir fordelt iht. eierandeler for de kommunene som deltar i kontrollen. Det legges 10 timer i «bunn», pluss timer etter eierandel. Det vises til vedlegget med kommunenes eierandeler i Rogaland brann og redning IKS, samt forslag til timefordeling i prosjektet.

7 31.01./BEM 7 av 9 Vedlegg 1 Selskapets formål Vedtektsfestet formål Rogaland brann og redning IKS Selskapets formål er å dekke alle kommunenes plikter, oppgaver og behov i henhold til brann- og eksplosjonsvernlovens krav til kommunene, herunder: ulykkes- og katastrofesituasjoner som brann, redning, drukning og akutt forurensing nødalarmtjenester (110) feiing og tilsyn med fyringsanlegg aktivt arbeide med forebyggende tiltak mot brann og ulykker aktivt søke å selge tjenester knyttet til forebyggende og beredskapsrelaterte tjenester inngå samarbeidsavtaler med kommuner, andre selskaper og virksomheter I brann og redningstjenesten inngår drift og utvikling av Senter for samfunnsikkerhet Vagle i Sandnes kommune (Sasiro), et regionalt senter for egen øving og kursing, øvrige nødetater, universitetet og andre utdanningsinstitusjoner, FOU virksomhet m.fl. Selskapets formål er å utføre saksbehandling i samsvar med Folkehelseloven for deltakerkommunene for området miljørettet helsevern etter nærmere oppdrag gitt av kommunelegene i respektive kommuner. Det kan inngås tjenesteavtale med andre kommuner om å yte denne tjenesten mot et kostnadsdekkende tilskudd. Selskapets formål er å utføre bevillingskontroll i samsvar med Alkoholloven og skjenkeregler fastsatt av det enkelte kommunestyre. Det kan inngås tjenesteavtale med andre kommuner om å yte denne tjenesten mot et kostnadsdekkende tilskudd. Selskapet kan påta seg andre arbeidsoppgaver eierne og selskapet måtte bli enige om. Selskapet kan inngå samarbeid med andre og etablere egne datterselskap når dette bygger opp om kjernevirksomheten. SASIRO AS Opplæring, informasjon og aktiviteter knyttet til samfunnssikkerhet, herunder drift og utvikling av Samfunnssikkerhetssenteret i Rogaland (SASIRO) i Sandnes kommune, et regionalt senter for øvelse og opplæring, samt det som naturlig står i forbindelse med dette.

8 31.01./BEM 8 av 9 Vedlegg 2 Kommunenes eierandeler i Rogaland brann og redning IKS (Med vår timefordeling på kommunene) Eierkommune Eierandel Faste timer Variable timer Totalt timer Stavanger 49,300 % Sandnes 24,600 % Sola 8,950 % Klepp 3,440 % Time 3,350 % Gjesdal 3,250 % Randaberg 3,540 % Rennesøy 1,480 % Finnøy 1,600 % Kvitsøy 0,490 % ,000 % Eierandeler pr Eierandelene er ikke helt iht. innbyggertall. Dette skjer først fra Ved etableringen av selskapet i 2004 ble det ingen endringer i stasjonsplasseringer og bemanning. Eierandelene og dermed kostnadsfordeling mellom eierne ble fastsatt ut fra det kostnadsnivå kommunene hadde ved etableringen av selskapet. Det ble også sett noe på omfang av særlige objekter og regionale institusjoner /funksjoner mv. i kommunene. Time og Klepp sine eierandeler er mye lavere enn innbyggertallene skulle tilsi da disse kommunene kun har en brannstasjon hver samtidig som de har et relativt høyt antall innbyggere. Det er i hovedsak Stavanger som dekker dette opp. Stavanger har 3 brannstasjoner og hvorav den i sentrum har en mye større bemanning enn de andre brannstasjonene i selskapet. Ved saken om ny brannstasjonsstruktur i 2014 ble det bestemt å endre eierandelene i selskapet. Eierandelene skal bli i samsvar med folketallet i eierkommunene fra år Fra og ut 2021 skjer det en gradvis tilpasning til folketallet ved at 1/5 av prognosert vekst justeres årlig. Fra er eierandelene og dermed kostnadsfordelingen i selskapet etter folketallet i eierkommunene. Det vises til revidert selskapsavtale 2-2. Finnøy fikk medlemskap fra Hjelmeland har søkt om medlemskap. Søknaden må behandles og godtas i alle eierkommunenes kommunestyrer før søknad om medlemskap kan innvilges. Det vil etter hvert kunne komme søknader om medlemskap fra flere kommuner i distriktet/regionen.

9 31.01./BEM 9 av 9 Vedlegg 3 Informasjon fra Stavanger kommune økonomiplan Rogaland brann og redning IKS Rogaland brann og redning IKS har oversendt økonomiplan til eierne, der det legges opp til en økning på kr 22,4 mill. (9,9 %) i tilskuddet til drift av brannvesenet, Miljørettet helsevern og skjenkekontrollen. I økonomiplanen inngår også investeringer i kjøretøy og utstyr på kr 9,4 mill. i. Rådmennene i de største eierkommunene har utarbeidet forslag til tilskuddsnivå basert på selskapets budsjettforslag. Det tilligger de styrende organ i selskapet å foreta nødvendige prioriteringer innenfor budsjettrammen gitt av bystyret, for å sikre en forsvarlig drift og beredskap. Ny hovedbrannstasjon vil tas i bruk fra Fra samme tidspunkt opphører leieutgifter for stasjonen på Forus, Åsen feierbad og stasjonen på Sandved. Fra øker leieutgiftene knyttet til ombygging av stasjonen på Bryne for dagkasernering. Netto økning i leieutgiftene utgjør kr 9,4 mill. i. Tilskudd til drift av brannvesenet er foreslått økt med 4,5 %. Dette for å blant annet finansiere kostnader knyttet til lønnsoppgjør, dagkasernering på Bryne og gradvis styrking i beredskapen med dagkasernering i Stavanger fra Budsjett for Miljørettet helsevern er foreslått økt med 3 % for å dekke pris- og lønnsvekst. Budsjett for skjenkekontrollen beregnes med utgangspunkt i antall kontroller, og er foreslått økt i tråd med styrets forslag. I foreslått tilskuddsnivå er det videre innarbeidet i overkant av kr 2 mill. til samlokalisering/flytting av 110- sentralen. Selskapet utreder ulike modeller for håndtering av flytting av 110-sentralen til ny hovedbrannstasjon. Det er følgelig en risiko for at flyttekostnadene kan bli høyere. Foreslått tilskudd fra eierkommunene i utgjør en samlet økning på kr 19,1 mill. (8,5%). Det foretas samtidig en gradvis innfasing av ny eierbrøk basert på folketall. Tilskuddet fra Stavanger kommune vil på bakgrunn av dette utgjøre kr 115,8 mill. i. I det samlede tilskuddet inngår også et årlig tilskudd på kr 0,75 mill. som skal anvendes til bemanning, drift og vedlikehold av luftmålestasjonene i Kannik og på Våland. Miljørettet helsevern har inngått avtale med kommune om å ivareta denne oppgaven.