Håndbok for tillitsvalgte

Transkript

1 Håndbok for tillitsvalgte (konvertert fra scannet PDF) Helse - Velferd Omsorg

2 RETNINGSLINJER OG INSTRUKSER FOR PARTIETS ARBEID 1 DE FORSKJELLIGE LEDD. INNHOLD: 1. Forord 2 2. Pensjonistpartiet blir stiftet 2 3. Formålet 2 4. Partiets organisasjon 5 5. Medlemskap 6 6. Godkjenning av fylkes- og lokalparti 6 7. Forholdet mellom tillitsvalgte 8 8. Fylkestingsgruppen 8 9. Protokoller Arbeidsoppgaver fylkes- og kommuneparti Kommunestyregruppen Oppgave- og ansvarsfordeling Tillitsvalgte Om vedtektene Prinsipp- og handlingsprogram Partistyrene i arbeid Styrets oppgaver Saksliste Nummerering av sakene Fullmakter Lederens oppgaver Nestledernes oppgaver Politisk nestleder Organisatorisk nestleder Sekretæren Kasserer Revisor 19 Side Vedlegg: 1. Vedtektene 2. Instruks for valgkomite 3. Avstemningsmåter 4. Nominasjonskomite, retningslinjer 1

3 2 Retningslinjer og instruks Forord Hensikten med denne reviderte utgaven av håndboken er å gi en oversiktlig framstilling av Pensjonistpartiets organisasjon, oppgaver og forholdet mellom de forskjellige ledd i partiet. Håndboka er inndelt i følgende fem deler: 1. Retningslinjer og instrukser for partiets arbeid i de forskjellige ledd. 2. Partiets oppdaterte vedtekter, som vedlegg I til overnevnte. 3. Instruks for valgkomiteer, vedlegg Avstemningsmåter, vedlegg Nominasjonskomite, retningslinjer, vedlegg 4. For å unngå uro i et parti, må man ha entydige vedtekter og retningslinjer. Det er derfor av avgjørende betydning at tillitsvalgte og andre aktive medlemmer setter seg godt inn i håndbokas tekst. Stoffet er godt egnet til studieringer i lokalpartiene. Studiearbeid har også en sosial side som vil styrke samhold og samarbeid i partiet. Hovedstyret Stiftelsen av Pensjonistpartiet Pensjonistpartiet avholdt sitt første Landsmøte den april Det ble registrert som politisk parti den 6. mai 1985 hos Notarius Publicus i Oslo. For å bli registrert som politisk parti krevdes det den gang 3000 underskrifter. 03. Formålet med partiet hvorfor et Pensjonistparti hva vil I partiets formålsparagraf - vedtektene 1 heter det: A. Pensjonistpartiet har som formål å samle kvinner og menn om et politisk arbeid for å skape et samfunn som er bedre å leve i for alle. Partiet vil i sitt praktiske arbeid føle et ansvar for både de eldre og yngre grupper i vårt samfunn med særlig vekt på de svakere gruppers situasjon.

4 Retningslinjer og instruks 2013 B. Partiet som organisasjon og dets enkelte medlemmer bygger sitt politiske arbeid på et kristent verdigrunnlag, på grunnloven og rettsstatens idegrunnlag og for en styrkning av folkestyret. C. Partiets representanter på Storting, i regjering, i fylkesting, i kommunestyrer samt andre organer de måtte være valgt inn i, plikter å følge partiets til Enhver tid gjeldende vedtekter, programmer og retningslinjer. Når det i punkt A står at vi vil skape et samfunn som er bedre å leve i for alle, så mener vi det vi sier. Vi tenker først og fremst på det norske samfunn, men utsagnet gjelder også vår omverden. Vårt parti tar sikte på å bli representert på Stortinget, og nevnte utsagn gjelder som prinsipiell retningslinje for våre Representanters arbeid med utenrikspolitiske spørsmål. Vi vil ofte bli spurt om ikke det norske samfunnet er et godt samfunn å leve i. Jo, for mange er det et godt samfunn, men slett ikke for alle. Vi har store grupper mennesker i vårt land som lever på og under fattigdomsgrensen. Vi har syke, så vel eldre som yngre, som ikke får den behandling de har behov for og krav på. Vi har store grupper arbeidsledige som står i fare for å bli skjøvet ut av yrkeslivet for godt og det gjelder yngre som eldre. Vi har mange familier med barn som lider under dårlige boforhold. Slik kunne vi regne opp mange flere kategorier som ikke har det godt i dagens Norge. Vi i Pensjonistpartiet har med stigende misnøye sett på at mange mennesker i vårt land har fått sine livsforhold forverret i de senere år, og det til tross for at det ikke behøver å være slik. Norge er et land som er rikt på ressurser både menneskelige og materielle. Våre ressurser er store nok til at alle mennesker som nå har det vondt eller har mindre velferd enn de bør ha, kan få livssituasjonen betydelig forbedret. Den nød og lidelse som er tilstede i dag, er for manges vedkommende skapt og påført dem gjennom dårlig forvaltning av våre ressurser. Ansvaret for dette hviler på de etablerte partiers politikere. Skal det bli bedre må vi velge politikere som er villige til å prioritere innbyggernes viktigste behov med hensyn til bruk av felles midler i samfunnet på en langt bedre måte. Når de andre politiske partiene ikke vil ta denne problemstillingen på alvor, har vi funnet at bare gjennom å danne vårt eget politiske parti og delta i styre og stell i kommuner, 3

5 Retningslinjer og instruks fylker og på Stortinget, kan påvirke de politiske beslutninger i vårt samfunn i riktig retning. Derfor er det nødvendig med et pensjonistparti som fokuserer på helse- og sosialpolitiske spørsmål og som forplikter seg til å motarbeide den utvikling av et klassedelt samfunn som skjer nå. Vi vil et samfunn hvor den enkelte kan føle seg trygg på at samfunnet vil hjelpe den dag det er behov for det. Når det i punkt B i formålsparagrafen står at vi bygger vårt politiske arbeid på et kristent verdigrunnlag, så betyr det ikke at det kreves av tillitsvalgte at de er personlig kristne. Det som imidlertid kreves av dem er at de har en kristen verdimålestokk for sine handlinger, og at de verner om våre kristne verdier. I praktisk politikk vil det innebære at det vil være i strid med vår formålsparagraf å gå inn for å sløyfe kristendomsundervisningen i skolen. Spørsmålet har vært reist om personer fra andre trossamfunn for eksempel muslimer kan være tillitsvalgte i Pensjonistpartiet, til det er svaret ja. De må imidlertid som andre tillitsvalgte forplikte seg til å basere sitt politiske arbeid på et kristent verdigrunnlag slik som nevnt foran. Hvorvidt de finner at det måtte være mulig for dem må først og fremst de selv gjøre seg opp en mening om. Partiets ledelse på de ulike nivåer samt nominasjonskomiteene har også et selvstendig ansvar for å vurdere mulighetene for konfliktsituasjoner i slike tilfeller og konsekvenser dette kan føre til. Begrepet «styrking av folkestyret» under samme punkt i formålsparagrafen er et upresist begrep, og det vil ikke være mulig her å kunne gi en uttømmende presisering av uttrykket. Noen eksempler vil imidlertid kunne belyse problemstillingen: Det er ikke nødvendigvis en styrking av folkestyret at de folkevalgte tar standpunkt til alle spørsmål. Det kan lett føre til at de folkevalgte drukner i detaljer og mister oversikten i styringen. Delegering kan være styrking av folkestyret dersom de folkevalgte beholder kontrollen og utøver den. Det er ikke en styrking av folkestyret når svake grupper i vårt samfunn ikke er representert i politiske beslutningsfora. Innføringen av det parlamentariske system i kommuneforvaltningen vil kunne favorisere de større partier og gjøre det vanskeligere, eventuelt skyve ut de mindre partier fra de folkevalgte organene. En slik utvikling styrker ikke folkestyret. Åpenhet i saksbehandlingen og effektiv folkevalgt kontroll med administrasjonen, vil kunne styrke folkestyret. 4

6 Retningslinjer og instruks I pkt. C i formålsparagrafen understrekes det at Pensjonistpartiets tillitsvalgte på alle plan plikter å følge partiets program, vedtekter og retningslinjer. Det samme gjelder flertallsvedtak innen styrer, utvalg og råd i partiets organisasjon. Alle tillitsvalgte som deltar i en behandlingsprosess har krav på å få gi uttrykk for sin mening. Når vedtak er fattet, plikter hver enkelt lojalt å støtte vedtaket enten en liker det eller ikke. Dette er ikke til hinder for at et medlem i helt spesielle saker kan reise spørsmål om å få stå fritt fram med sitt personlige syn. Dette er kun en aktuell problemstilling i spesielle politiske saker som kan ha tilknytting til personlige livssyn eller overbevisning. 04. Partiets organisasjon Partiets organisasjon kan skjematisk framstilles slik: LANDSMØTET - LM Kontrollkomiteen LANDSSTYRET - LS HOVEDSTYRET - HS Autorisert revisor FYLKESÅRSMØTET Revisor FYLKESPARTISTYRET - FS KOMMUNEÅRSMØTET KOMMUNEPARTISTYRET 5

7 Revisor Retningslinjer og instruks Pensjonistpartiet er sammensatt av kommune- og fylkespartier. Partiets sentrale organer er Landsmøtet. Landsstyret og Hovedstyret. Landsstyret er sammensatt av Hovedstyrets medlemmer og lederne av fylkespartiene. Når partiet blir representert på Stortinget vil Stortingsrepresentantene danne en egen gruppe med et eget styre. Vedtektene for denne gruppen må godkjennes av Landsstyret. 05. Medlemskap Myndige personer som ikke er medlem av noe annet parti og som deler Pensjonistpartiets grunnsyn kan bli medlem av partiet. Medlemskap oppnås gjennom et kommuneparti, eventuelt gjennom bydelslag/ ungdomslag tilsluttet et kommuneparti. Personer som bor i kommuner hvor det ikke er organisert kommuneparti, kan bli medlem av Pensjonistpartiet direkte i fylkespartiet. I fylker der det ikke er fylkes- eller kommuneparti, kan enkeltpersoner bli direkte medlem av landspartiet. (Hovedstyret). De betaler medlemskontingent og administreres direkte av Hovedstyret. Medlemskap oppnås når kontingent er betalt. Et medlem kan ikke inneha tillitsverv før etter en måneds medlemskap. Medlemskap skal være godkjent av styret i kommunefylkespartistyre eller av hovedstyret. Organisasjoner som ønsker en organisasjonsmessig tilknytning til Pensjonistpartiet skal godkjennes av partiets Landsstyre som også skal godkjenne vilkårene i det enkelte tilfelle. 06. Godkjenning av nye fylkespartier og kommunepartier. I hvert fylke skal det være et fylkespartistyre. Dannelse av et slikt fylkespartistyre skal godkjennes av partiets Hovedstyre, og er knyttet til en slik godkjenning inntil det er etablert lokalpartier som kan velge seg et fylkespartistyre i et fylkesårsmøte etter vedtektene. Dannelse av et nytt kommuneparti med sitt styre skal godkjennes av fylkespartistyre inntil det kan foregå valg av styre i et årsmøte. Fra det tidspunkt godkjennelse er gitt ansees de for tilsluttet Pensjonistpartiet. Partiets vedtekter, program og retningslinjer gjelder fra samme tidspunkt. 6

8 Retningslinjer og instruks Når det i våre vedtekter bestemmes at opptak av medlemmer skal godkjennes har det sammenheng med de uheldige forhold som partiet tidligere har opplevd, hvor medlemmer som er tillitsvalgt ikke har fulgt partiets vedtekter, programmer ogretningslinjer. Slike forhold må vi unngå for fremtiden. Det pålegger derfor kommunepartistyrene et særlig ansvar med å kontrollere at vi ikke slipper inn medlemmer som ikke vil være lojale medarbeidere. Fylkespartistyrene må tilsvarende vurdere søknader fra nye kommunepartistyrer om medlemskap, likeledes søknader om medlemskap fra enkeltpersoner i kommuner hvor det ennå ikke er opprettet kommuneparti. Hovedstyret må på sin side vurdere søknaden om godkjenning av nye fylkespartistyrer og direkte tilsluttede medlemmer. En vanlig framgangsmåte med å starte opp politisk virksomhet i et fylke, er at det av interesserte personer dannes et kommunepartistyre (et interimsstyre). Dersom det ikke alt er opprettet et fylkespartistyre kan det samtidig søkes Hovedstyret om å bli godkjent også som fylkespartistyre (interimsstyre). Status som fylkesstyre gir da rett til å godkjenne kommunepartier og til å representere fylkespartiet i Landsstyret, motta protokoller fra Hovedstyret m.m. Interimsstyret forutsettes å arbeide aktivt med medlemsverving og dannelse av nye lokalpartier fram til de første årsmøtene, hvor ordinære valg finner sted i samsvar med partiets vedtekter. Ved dannelse av nye kommune- og fylkespartistyrer, og ved valg, er det meget viktig at initiativtakerne tar sikte på å få en rimelig spredning i alders- og erfaringssammensetning. Det er mange årsaker til at en bør etterstrebe dette, blant annet fordi Pensjonistpartiet ikke alene vil ivareta de politiske interessene til pensjonistene, men også til andre svake grupper. Vi tar i våre politiske programmer sikte på å være et parti både for eldre og yngre, og legger særlig vekt på helse- og sosialpolitikken. Derfor må vi også sørge for en bredest mulig representasjon av disse gruppene både i styrer, råd og politiske utvalg. Dessuten vil en variert sammensetning av et styre lettere sikre muligheter for kontinuerlig arbeide, selv om medlemmene skiftes ut. For å kunne gjennomføre partiets målsettinger er det viktig at det i alle arbeidsplaner på kommune-, fylkes- og hovedstyrenivå inngår konkrete målsettinger med hensyn til verving av medlemmer, danning av flere kommunepartier (og fylkespartier hvor de ennå ikke finnes), samt bredde i representasjon til styrende organer i organisasjonen og i politiske tillitsverv. 7

9 Retningslinjer og instruks Forholdet mellom tillitsvalgte på fylkes- og kommuneplan og de folkevalgte i fylker og kommuner, Pårtistyrene er ansvarlig for at nominasjonen av kandidater til valgene foregår slik som Landsmøtet har gitt retningslinjer for, (se vedlegg 4) og som lovverket krever. De nominerte politikerne er partiets tillitsvalgte til å utøve partiets politikk. Det er partistyrene på fylkes- og kommuneplan som er ansvarlig overfor partiets høyere organer for at partiets program, vedtekter og øvrige retningslinjer blir fulgt. Det er også disse partistyrenes ansvar at de offentlige midler som blir gitt til partiet, enten de blir gitt av stat, fylker eller kommuner, blir disponert på den beste måte for partiet. Det har forekommet noen steder at slike midler bare er blitt delt mellom partiets folkevalgte, må en understreke at dette er i strid med vedtektenes forutsetninger for forvaltning av partiets økonomiske ressurser. Partistyrene plikter å sette opp budsjett for bruken av midlene på en slik måte at de gagner partiets virksomhet på beste måte alle relevante forhold tatt i betraktning. For øvrig gjelder følgende bestemmelser angående forholdet mellom de folkevalgte partistyrene: 08. Fylkestingsgruppen: Fylkestingsgruppen består av de valgte representanter og alle vararepresentanter. Antall vararepresentanter er like mange som antall valgte representanter pluss tre. Hvis det for eksempel er valgt bare en representant er det fire vararepresentanter (totalt 5). Er to representanter valgt, består gruppen av i alt syv medlemmer. Fylkestingsgruppen er underordnet fylkesstyret. Se for øvrig vedtektenes 7 Fylkespartiene. 09. Protokoller: Det skal føres protokoll over alle vedtak som blir gjort på styremøter og årsmøter, både ordinære og ekstraordinære. Dette gjelder LM-, LS-, HS-, FS-, KS-møter og gruppemøter. Protokollen bør fordeles til de aktuelle adressater snarest mulig, helst ikke senere enn to uker etter at møtet er holdt. Se også vedtektene. 8

10 Retningslinjer og instruks Arbeidsoppgaver i fylkesparti- og kommunepartistyrene: Styret skal drive kontinuerlig vervearbeid for partiet og gjennom opplysningsarbeid stimulere interessen for samfunnsarbeid. Kommunepartistyrene har den bestemmende myndighet over alle økonomiske ressurser som tilstiles partiet i samsvar med vedtatte budsjetter og retningslinjer. Styrene betaler den kontingenten pr. medlem og den prosentvise andel av offentlige tilskudd til fylkespartier og Hovedstyret som blir fastsatt av fylkesårsmøtet og landsmøtet. 11. Kommunestyregruppen: Kommunestyregruppen består av de valgte representanter og vararepresentanter. Antall vararepresentanter er like mange som antall valgte representanter pluss tre. Hvis det for eksempel er valgt bare en representant, er det fire vararepresentanter og totalt fem medlemmer i gruppen. Er det valgt to representanter, består gruppen av i alt sju medlemmer. Kommunestyregruppen er underordnet kommunepartistyret. Se for øvrig vedtektenes 8 Kommunepartiene. 12, Oppgaver og ansvarsfordeling: Lokalpartiene er det utførende organ i Pensjonistpartiet. Det er i lokalpartiene at organisasjonen Pensjonistpartiet trives og utvikles gjennom styrets kontakt med medlemmene og partiets politikere. All erfaring tyder på at de politiske partienes valgresultat og innflytelse står i nøye sammenheng med den lokale partiorganisasjonens aktivitetsnivå og medlemstall. Det er også i den lokale partiorganisasjonen at politikerne velges ut og hvor den politiske aktiviteten utøves. Det vil være sammenheng mellom partiets lokale organisasjon, partiets politiske utøvelse og suksess ved neste valg. Samarbeidet med basis i partiets egne regler slik de er nedfelt i vedtektene og gjennomføring av partiets program og prioriteringer slik de er vedtatt, er fundamentene som skal gi resultater og politisk innflytelse. For å lykkes i å nå målene er trivsel og glede i utførelsen av et hvert politisk eller organisatorisk verv et viktig middel som må bli ivaretatt. 9

11 Retningslinjer og instruks 2013 Vi bør derfor alle støtte våre medarbeidere og ingen må stille egne mål over partiets. For Pensjonistpartiet, kanskje mer enn for andre politiske partier, bør de ideelle målsettinger og ønsker om innflytelse alltid gå foran. Dette bør være avgjørende også i utvelgelsen av politikere gjennom den demokratiske nominasjonsprosessen som Landsmøtet har vedtatt retningslinjer for. Da det er lokalpartiene som er det utøvende ledd i Pensjonistpartiet, vil det være avgjørende både for medlemstallet og den politiske innflytelsen at det blir stiftet så mange lokalpartier som mulig. I større kommuner bør det overveies å stifte bydelslag/ ungdomslag for å nå ut til flest mulig potensielle medlemmer for å ivareta lokale interesser for medlemmene og velgerne. Det er en klar erfaring at det er lettere å oppnå både kontakt og engasjement gjennom lokale saker enn gjennom de større og mer omfattende sakene. Det er lokalpartiets ansvar å opprette eventuelle bydelslag/ ungdomslag eller grendelag på bygdene. Dersom en slik organisasjons utvidelse er mulig, vil det bety en betydelig økning i engasjement og antall tillitsvalgte. Vi vet at det kan by på store utfordringer å finne medlemmer som er villige og egnet til å gå inn i slike oppgaver, men uprøvd bør det ikke være i noe lokalparti. Det er fylkespartienes ansvar å arbeide med opprettelse av flere lokalpartier i kommunene. Dette er så absolutt fylkespartiets viktigste oppgave på det utviklingstrinn som vårt parti står på. Alle, uansett sin egen plassering i partiet bør vise denne utfordringen stor oppmerksomhet, da det alltid vil være et spørsmål om personkjennskap for å få opprettet det første interimsstyret. Får en først et par personer til å trekke med seg noen flere, kan det viktigste grunnlaget være skapt. Det er Hovedstyrets ansvar å arbeide med å få opprettet fylkespartier. 13. Tillitsvalgte: Alle som blir valgt inn i et styre, et utvalg, en komite eller er nominert på partiets valglister er tillitsvalgte. Det ligger svært mye i dette. Andre mennesker, det være seg medlemmer, styrer eller velgerne, har tillit til deg og har valgt deg til å utføre et arbeid som ikke er en del av ditt privatliv. Du er valgt til å utføre en aktivitet for den organisasjonen som du er tillitsvalgt for. Derfor er tillit alltid forbundet med ansvar. 10

12 Retningslinjer og instruks 2013 Det klokeste en tillitsvalgt kan begynne med i vervet er å stille spørsmålet: Hva går dette oppdraget ut på, hvilke regler gjelder for utførelsen og hvordan kan jeg utføre vervet på den aller beste måten ut fra mine egne forutsetninger? Det gjelder visse regler for ethvert verv, enten det er tillitsverv i en organisasjon eller et offentlig verv. Et godt råd vil være: Sett deg godt inn i det arbeidet du er valgt til å utføre. Lær deg spillereglene. Det vil gi deg sikkerhet i arbeidet som du vil føle som en lettelse og du vil ikke komme så ofte opp i vanskelige situasjoner som fratar deg gleden ved arbeidet. Når en tillitsvalgt fratrer sitt verv skal alle dokumenter tilhørende partiet innleveres, herunder medlemslister, protokoller, regnskap med regnskapsbilag og revisorberetninger etc. 14. Vedtektene: Alle tillitsvalgte plikter å sette seg godt inn i partiets organisasjonsvirksomhet. Her vil du finne ansvarsfordelingen mellom organisasjonens ulike ledd og nivåer. Du vil bli bedre kjent med formålet som alltid går inn i vedtektene. Her vil du finne regler for de tillitsvalgtes funksjoner og ansvar og du vil i noen grad kunne finne direkte anvisninger for hvordan arbeidsoppgaver skal utføres. Lær deg vedtektene slik at du finner frem til de aktuelle paragrafer og ha alltid vedtektene for hånden når du er ansvarlig for møter eller andre arrangementer i partiet. Unngå unødige diskusjoner om hva og hvordan en oppgave skal utføres dersom det er nedfelt i vedtektene. Mye tid kan spares på forhånd som overordnede organer har bestemt og som du plikter å følge opp etter beste evne. 15. Pensjonistpartiets Prinsipp- og handlingsprogram: Pensjonistpartiets prinsipielle holdninger til de fleste vesentlige politiske problemstillinger er nedfelt i Prinsipp- og handlingsprogrammet. Det er av den aller største viktighet at alle tillitsvalgte setter seg godt inn i programmet og følger dette. En representant som ikke kjenner partiets standpunkter i saker av prinsipiell karakter og som skal utøve partiets politikk, kan komme til å opptre på en måte som er uheldig og gir svekket tillit. Det er av disse grunner også nedfelt i Pensjonistpartiets vedtekter at det er styret som har det overordnede ansvaret for at partiets politikk følger de vedtatte programmene. Partiets politikere og partistyrene må derfor ha et nært og tillitsskapende samarbeid. 11

13 16, Partistyrene i arbeid: Retningslinjer og instruks 2013 Et styre har ikke bare det formelle ansvaret og forpliktelsene som den daglige drift av organisasjonen medfører. Det er like viktig at styrene følger våkent med i samfunnet og at organisasjonen er åpen for nye forslag og tiltak som kan fremmé arbeidet for partiet. Skal et styre bli virkelig effektivt bør det være satt sammen av personer som kan ta ansvar for hver sine områder og som vil påta seg et slikt ansvar. Det vil alt for ofte være slik at lederen sitter og drar lasset alene. Ofte er det da medlemmene som ikke er klar over hva vervet innebærer. I slike styrer er det tungt å arbeide og etter en tid vil kreativitet utebli og aktivitetsnivået vil synke. 17. Styrets oppgaver: Et fylkesstyres oppgaver går fram av vedtektenes 7 og kommunepartiets oppgaver går fram av 8. Disse oppgaver er stort sett det samme som i en hver organisasjon og kan kort presiseres i følgende punkter. Lede partiets virksomhet etter formålet og vedtatte retningslinjer. Bestemme og forberede partiets møter. Sette årsmøtevedtak ut i livet Ha ansvar for at det drives kontinuerlig vervearbeid i kommunepartiet Ha ansvar for at vedtekter og programmer blir fulgt. Ha ansvar for partiets midler (økonomi og utstyr/ eiendom) og at regnskapet er ført og revidert i samsvar med partiets vedtekter og øvrige bestemmelser. Bringe nye initiativ inn i partiets virksomhet Lokalstyret plikter å avgi de rapporter som er pålagt. Dette gjelder innsending av regnskapene med revisormelding og årsmøteprotokoller som skal sendes direkte både til fylkesstyret og Hovedstyrets kasserer. Bekreftet medlemstall i lokalpartiet pr skal også legges ved. Betale inn uoppfordret til fylkesstyret den bestemte andel av kontingenten. Betale inn direkte til Hovedstyrets kasserer den pålagte andel av medlemskontingenten og all offentlig støtte i henhold til Landsmøtevedtak (Fra fylkesstyrene sendes en samlet oversikt over alle lokalpartiene/ lagene som er tilsluttet fylkespartiet.) Både lokalpartiene og fylkespartiene skal sende inn kopi av brev som viser hvilken offentlig støtte partiet er tildelt. Det er viktig at disse dokumentene oversendes straks de er mottatt da de danner grunnlaget for Hovedstyrets arbeid. 12

14 Retningslinjer og instruks 2013 Utføre de oppgaver som er gitt av: Fylkesstyret/ Hovedstyret/ Landsstyret/ Landsmøtet må rapportere og melde fra til rette vedkommende om saker eller andre forhold som styrene bør være orientert om. I valgår har styrene ansvar for at det blir stilt lister i henholdsvis kommunen og fylkeskommunen og at nominasjonene er skjedd i samsvar med partiets vedtatte retningslinjer og lovens krav. I valgår plikter styrene å sørge for at det blir utarbeidet lokale valgprogrammer eller at dette blir ivaretatt ved felles programmer som vil være tilfelle ved stortingsvalgene og kan være et alternativ også ved kommune og fylkestingsvalgene. At media blir orientert om partiets virksomhet og politiske standpunkter i viktige saker. At styremedlemmene blir tildelt ansvarsområder og tar hånd om hver sine oppgaver av overstående bør vises oppmerksomhet av styrene selv og av årsmøtet som er overordnet og kontrollerende organ. Ansvar og oppgaver kan for eksempel bli drøftet i styremøter etter årsmøtet og bli klargjort slik at misforståelser unngås. Dette siste er viktig for hvordan kontakten til media skal fordeles og baseres på gitte fullmakter. 18. Saksliste: Styremøtene bør være forberedt. Lederen, fortrinnsvis i samarbeid med sekretæren, setter opp saksliste hvor alt som skal behandles i møtet er satt opp i nummerert rekkefølge. «Eventuelt» kan og bør forekomme, men gjelder det saker av betydning, bør det være en regel at disse utsettes til senere møte, hvis ikke hensynet til tidsfrister og lignende er til hinder. Dersom det er nødvendig å innhente flere opplysninger i en sak, bør dette være gjort på forhånd, fortrinnsvis av leder eller på fullmakt, av sekretæren i styret eller den lederen har pålagt oppgaven. 13

15 Retningslinjer og instruks 2013 Det skal føres protokoll fra møtene. Sakene i protokollen skal ha samme saksnummer som i sakslisten. Protokollen skal alltid inneholde saksnummer, saksbenevnelse, hvilke forslag som ble framsatt og hva som ble vedtatt. Det er ikke nødvendig og heller ikke særlig klokt å føre inn hvem som sa hva under behandlingen av en sak. Det er fakta som skal inn i protokollen. Hvis en styrerepresentant krever protokolltilførsel bør denne leveres skriftlig. 19. Nummerering av sakene: Det er mye brukt å nummerere fra l, 2, osv. for hvert styremøte. Det kan imidlertid være lettere å finne tilbake til en sak dersom en bruker saksnummer fra for eksempel I 10 på første møtet og så gå videre fra for eksempel på neste osv. Referatet fra første møtet bør begynne med 1/ 01 (det aktuelle årstallet.) En slik framgangsmåte letter arkiveringen og oversikten. Hovedpoenget er at sakene merkes på en oversiktlig og enkel måte. 20. Fullmakter: Det anbefales at alle styrene drøfter hvilke fullmakter som er praktiske og nødvendige å gi fra styret. Dette vil gjelde fullmakter til lederen om anvisning av utgifter som ikke er forhåndsvedtatt av styret, av hvem og på hvilken måte utbetalinger av regninger skal foregå, og som før nevnt, hvem som kan/ bør uttale seg til media om hvilke saker. Fullmakt ved representasjon på årsmøter og landsmøter: Lokalpartiene velger delegater til fylkesårsmøte etter vedtektenes b. Fylkesårsmøtet velger de delegater som skal representere fylkespartiet på Landsmøtet etter retningslinjer som er nedfelt i vedtektenes 4. l. Hvis et fylkesparti av økonomiske eller andre årsaker ikke lar seg representere med det antall delegater det har krav på, kan de frammøtte delegater stemme med fullmakt slik at fylkespartiet får avgitt det rettmessige antall stemmer. 14

16 Retningslinjer og instruks 2013 De enkelte styremedlemmers funksjoner: 21. Lederens oppgaver: Alle styremedlemmer er viktige for at et styre skal utføre et godt arbeide. Det til tross, er det ikke til å komme forbi at lederen har det viktigste vervet. Det er lederen som må lede den daglige virksomheten enten ved å gjøre det selv eller stimulere til og da kontrollere at andre gjør det. At en leder kan administrere, er derfor gjerne den viktigste egenskapen en leder må ha. Det er meget viktig at oppgavene blir fordelt mellom styremedlemmene. Og ikke bare det, men at medlemmer trekkes inn i arbeidet gjennom komiteer, for eksempel i verving av nye medlemmer, valgkomiteer, nominasjonskomiteer og til møter og øvrige tilstelninger. Det er ikke slik at lederen utpeker medarbeidere, da det bør skje i styret samlet eller på årsmøter hvor vedtektene har bestemmelser om det. En kommer allikevel ikke utenom at det er lederen som må ha initiativ og evne til å få igangsatt tiltak for organisasjonen. Lederen skal også arbeide aktivt med å etablere gode arbeids- og samarbeidsforhold i partiet. Lederen bør derfor være en person som flest mulig føler seg trygge i forhold til og søker samarbeid med. Det kan ikke understrekes nok at samarbeid alltid vil måtte avhenge av flere parter. En dyktig leder bør være åpen for å gi støtte til medarbeiderne og gjerne sørge for at de tilføres de nødvendige kvalifikasjoner, for eksempel ved å bli stimulert til deltakelse i kurs og annen opplæringsvirksomhet i eller utenfor partiet om det er relevant. Det er også viktig å stimulere flest mulig til for eksempel å delta i offentlige debatter gjennom møter og media, eller at det blir tatt initiativ til slike utspill fra styrets medlemmer etter en plan som styrer er innforstått med og som leder holdes godt informert om før utspillene skjer, dersom temaet er av prinsipiell og stor politisk interesse. Leder bør være den som først og fremst fronter partiet i forhold til media. Leder bør bestrebe seg på å forholde seg korrekt til partiets program, vedtekter og fattede vedtak. For øvrig bør leder alltid holdes godt orientert om utspill overfor media selv om dette har skjedd på gitte fullmakter. Dette fordi det alltid vil forventes at lederen har full oversikt og kan kontaktes nærmest om hva som helst og gi et fornuftig svar. 15

17 Retningslinjer og instruks 2013 Lederen av fylkespartiet er også medlem av Landsstyret. Dette har møter minst to ganger årlig, og trekker opp retningslinjer for arbeidet i organisasjonen etter forslag fra Hovedstyret eller på eget initiativ. Det er viktig at fylkeslederen er godt orientert om arbeidet i lokalpartiene i fylket og kan formidle interesser og problemstillinger fra fylkesstyret og fra lokalpartiene med seg over til Landsstyret. Det er like viktig at fylkeslederen informerer tilbake fra Landsstyret til de samme. I et kort sammendrag kan en si at lederen må legge vekt på å administrere, det vil si ta initiativ, kunne delegere, stimulere og kontrollere, slik at styremedlemmene og flest mulig av medlemmene trekkes med i aktivt arbeid i kontrollerte former. Styremedlemmene må være innforstått med at dette er en leders plikt. Resultatet av styrets arbeid vil være avhengig av at styret samarbeider og følger opp som en gruppe og ikke som en rekke enkeltmennesker med sprikende meninger og interesser som ikke lar seg samordne. Alle styremedlemmene plikter å være lojale ovenfor egne vedtak og utføre de oppgavene de er valgt til eller er tildelt i styret. Lederen er ansvarlig for innkallinger til styremøter og sørger for at det blir utarbeidet saksliste for møtene. Disse oppgaver kan og bør sekretæren avlaste lederen med slik de enes om. 22. Nestledernes oppgaver: Lokalpartiene er i vedtektene stilt fritt i om de vil ha en eller to nestledere. Fylkesstyret og i Hovedstyret skal imidlertid ha to hvorav en av dem er politisk nestleder og den andre er organisatorisk nestleder. Det skulle være klart med grunnlag i betegnelsen på vervene hvilke oppgaver disse styremedlemmene er valgt til å arbeide med. De er svært viktige medarbeidere for lederen i styret og må kunne arbeide tett innpå vedkommende, ofte også i fortrolighet, under for eksempel forberedelse av saker som er under utvikling, og som kan gi uheldige resultater om de tas opp uten å være godt nok forberedt. 16

18 Retningslinjer og instruks Politisk nestleder: Det er den politiske nestleders fremste oppgave å være opptatt av politikken, og følge godt med i denne ut fra partiets interesser og ansvar. Det vil være naturlig at den politiske nestleder har fått noen fullmakter fra styret til å kunne takle spørsmål "og problemstillinger på partiets vegne uten at de til enhver tid er styrebehandlet først. Her må det imidlertid utvises den største oppmerksomhet da det svært ofte vil være mer korrekt at slike spørsmål om konkrete politiske saker blir besvart av gruppeleder for partiet eller av styrets leder. Det må ikke oppstå problemer av slike grunner mellom styret og gruppen som er valgt til å føre partiets politikk. Politisk nestleders oppgaver er innad i organisasjonen å ta initiativ og ansvar for styrets planlegging og arbeid med for eksempel politisk skolering av tillitsvalgte og medlemmer at det blir utarbeidet politiske programmer foran valg i samsvar med vedtektene og vedtak av overordnede organer i partiet at styrets leder blir avlastet i å delta i politiske debatter, innlegg og svar i media m.m. Politisk nestleder bør derfor velges ut fra vedkommendes politiske innsikt, erfaring og evne til å forberede og planlegge den politiske virksomheten som ligger til styret i henhold til vedtektene og partiprogrammene. 24. Organisatorisk nestleder: Organisatorisk nestleder bør være opptatt av å ta initiativ til planlegging og oppfølging av partiorganisasjonen. Det vil derfor være naturlig at vedkommende er valgt for å kunne arbeide i styret og på eget initiativ opprette flere organisasjonsledd (lokalpartier, bydels- og ungdomslag), planlegging og gjennomføring av medlemsverving, skolering av tillitsvalgte, informasjonstiltak internt på vedkommendes nivå i partiet, som medlemsavis eller tilsvarende skriftlig informasjonstiltak. Organisatorisk nestleder i et fylkesstyre bør opprette god kontakt med styrene i lokalpartiene, og kunne være deres rådgiver og ofte initiativtaker i den lokale organisasjonsaktiviteten. Vedkommende vil da også få et grunnlag for en samordnet virksomhet i fylket gjennom fylkespartiet for å styrke arbeidet i lokalpartiene som er fundamentet for all virksomhet på noe sikt. 17

19 Retningslinjer og instruks Sekretæren: I et lokalparti, fylkes- og hovedstyre vil det ofte være sekretæren som er den nærmeste i samarbeidet med lederen i gjennomføringen av den daglige virksomheten og møtene. Det vil ofte være naturlig at lederen og sekretæren samarbeider i utarbeidelsen av saksliste for styremøtene at sekretæren kan svare på korrespondanse i samråd med lederen at sekretæren passer på at frister overholdes i høringssaker og ved rapportering til overordnet organ som fylkesstyre og hovedstyret at de aktuelle søknader til myndighetene blir sendt og fristene overholdt. Dette gjelder for eksempel søknader om offentlig partistøtte, tillatelser til lotterier og stands eller lignende, innsending av valglister og at interne frister for arbeidet blir overholdt i samsvar med vedtektene, sentralt gitte retningslinjer og instrukser. Sekretæren er ansvarlig for at styrereferater, årsmøteprotokollen, oppsetting av valglister, rapporter og meldinger som er pålagt blir tilfredsstillende utformet. Dette arbeidet blir i noen grad å utforme i samarbeidet med styret for øvrig. Det vil kunne være aktuelt at styremedlemmene for eksempel utarbeider hver sine deler av rapporter og beretninger, men at sekretæren må sørge for at arbeidet blir utført og frister overholdt. Alle formelle dokumenter i en organisasjon må være korrekte og gjengi det som har foregått på en slik måte at det for senere lesere framstår som partiets historie. Det som ikke har slik interesse som faktabeskrivelse har ikke noe å gjøre i et referat, protokoll eller beretning. Sekretæren har normalt ansvaret for partiets arkiv. Sekretæren er ansvarlig for medlemskartoteket og samarbeider med kassereren om innkrevingen av kontingenter og avgifter. 26. Kasserer: Kasserer fører partiets regnskap og er ansvarlig for at dette blir ført på en godkjent og foreskrevet måte. Er det på noen måte tvil om regnskapsføringen bør kassereren søke råd hos revisor eller hos overordnet organ. 18

20 Retningslinjer og instruks Kasserer må sørge for at det er nøyaktige bilag over alle utgiftsposter og at alle disse er anvist til utbetaling av styrets leder eller den som kan være gitt fullmakt på lederens vegne. Ingen må kunne anvise utbetalinger til seg selv. Kassereren har selv ikke bestemmelsesrett over kassen eller andre midler. Kassereren skal holde styret underrettet om regnskapet og den økonomiske situasjonen slik det er foreskrevet i vedtektene. Det vil være naturlig i lokalpartier, fylkespartiet og hovedstyret at kasserer gir en økonomisk rapport to ganger i året, gjerne hvert kvartal. Ellers må kasserer og leder samarbeide om økonomistyringen og kontrollen til enhver tid og se til at regnskapet samsvarer med det vedtatte budsjett og vedtak etter gitte fullmakter. Kasserer er ansvarlig for at det til årsmøtet blir levert et avsluttet og revidert regnskap med revisjonsrapport. Regnskapet er styrets årsregnskap og skal derfor være styrebehandlet før det går til revisjon. Kasserer er ansvarlig for at det innkreves kontingenter i samsvar med årsmøtets vedtak og eventuelle øvrige gitte pålegg. Det samme gjelder såkalt «partiskatt» dersom dette er vedtatt. Innkrevingen av medlemskontingenten bør skje i samarbeid med sekretæren og etter eventuell samordning med andre utsendinger til medlemmene. Kasserer har ansvaret for at det blir innbetalt avgifter og at de vedtektsbestemte dokumenter m.m. til fylkespartiet og til Hovedstyret blir oversendt så snart dette er mulig hvert år. Dette kan skje i samråd med sekretæren. Kasserer utarbeider forslag til budsjett i samråd med lederen. Dette skal behandles i styret og vedtas på årsmøtet/ landsmøtet. Det er av betydning at budsjettforslaget samsvarer med den planlagte organisasjonsaktiviteten og er realistisk oppsatt hva forventes av inntekter. 27. Revisor: Til årsmøtet/ landsmøtet skal årsregnskapet foreligge i revidert stand til godkjenning. Revisorene velges av årsmøtet. Hovedstyret plikter å benytte autorisert revisor. Foruten å kontrollere at alle bilag stemmer med regnskapsføringen og er riktig ført i henhold til gitte retningslinjer og god regnskapsskikk, skal revisor kontrollere at alle bilag er anvist av leder eller av den som i leders sted har anvisningsmyndighet, samt kontrollere at utgifter og inntekter stemmer med styreprotokollens beslutninger eller gitte fullmakter. 19

21 Håndbok VEDLEGG 2 Instruks for valgkomiteer En valgkomite består av 3-5 personer, valgt av det organ som skal foreta det/ de kommende valg. Valgkomiteen begynner arbeidet umiddelbart etter å ha mottatt skriftlig melding fra styret/ organet. Valgkomiteen for Landsmøtet innhenter forslag på kandidater fra fylkespartiene. 2 1 Valgkomiteens oppgave er å komme med forslag på personer til den/ de representantplasser som skal besettes ved kommende valg. Hvilke plasser dette gjelder, følger i alminnelighet av tidligere vedtatt funksjonsperiode for de forskjellige representanter. Det ligger utenfor mandatet til en valgkomite å foreslå utskiftning av representanter som ikke står på valg. I de tilfeller hvor utskifting, i henhold til vedtektene, skal foregå ved loddtrekning, skal valgkomiteen foreta loddtrekninger, dersom det organ som skal foreta selve valget ikke har avgjort ved loddtrekning hvem som står for valg. Valgkomiteen arbeider og innstiller på kandidater på fritt grunnlag til det organ/ årsmøte som den er valgt av. 3 Oppnevning av en valgkomite bør foregå i så vidt god tid før et valg at komiteen får rimelig god tid på seg til å vurdere nye kandidater. I de tilfeller hvor et årsmøte/ landsmøte er det organ som skal foreta valget, skal det foregående årsmøte/ landsmøte oppnevne valgkomite. Ved oppnevning av valgkomite bør det tas hensyn til en rimelig distriktsfordeling samt representasjon fra begge kjønn. 4 En valgkomite bør sikre seg at den/ de kandidater som komiteen foreslår, også er villige til å la seg velge og at de har tid og vilje til å påta seg de oppgaver som følger med et valg. Valgkomiteen kan innhente relevante opplysninger fra partiets lovlig valgte organer og tillitsvalgte vedrørende den enkelte kandidat. Valgkomiteen kan også stille spørsmål til

22 eventuelle kandidater om deres holdning til aktuelle politiske spørsmål. Det samme gjelder spørsmål som angår partiets organisasjon, program og vedtekter. Er komiteen i tvil om hvilke opplysninger som kan innhentes, skal forespørsel stilles til det organ som har oppnevnt komiteen. Lar dette seg av praktiske grunner ikke gjøres (landsmøte/ årsmøte), skal spørsmålene gå til vedkommende styre til Hovedstyret når det gjelder komite oppnevnt av landsmøtet, til fylkesstyret når det gjelder komite valgt av et fylkesårsmøte og til kommunepartistyret når det gjelder komite valgt på et kommunepartiårsmøte. 5 Valgkomiteens forslag skal leveres så tidlig til det organ som står for utsendelse av saksdokumenter til valgmøtet at det kan sendes sammen med de øvrige dokumentene til landsmøtet/ årsmøtet innenfor de vedtektsbestemte frister for utsendelse av saksdokumenter. Forslaget skal være underskrevet av samtlige medlemmer. Dersom det er dissens i komiteen, så skal dette framgå av det skriftlige forslaget. Komiteens leder redegjør muntlig for forslaget/ innstillingen på selve valgmøtet.

23 Håndbok VEDLEGG 3 Avstemningsmåter Flertallsformer: a. Enkelt/ simpelt flertall Avgivelse ved stemmetegn. b. Alminnelig flertall Blanke stemmer teller ikke. c. Absolutt flertall Mer enn halvdelen av de stemmeberettigete. Valg av tillitsvalgte. d. Kvalifisert flertall henviser til bestemmelser i vedtektene (f.eks. 2/3) brukes i store saker som for eksempel vedtektsendringer. Andre måter: a. Bundet omvalg. Bundet til å stemme på gjenværende personer etter første valgomgang. b. Hemmelig votering. Skriftlig. Bør skje når en person ønsker det. Avstemningsregler (Prinsipper): a. Alle forslag og alle deler av forslaget skal det stemmes over. b. Alle har samme rett til å stemme. c. Det stemmes først over utsettelsesforslag. d. Deretter stemmes over avvisningsforslag e. Det mest ytterliggående kommer deretter. (Alltid høyeste beløp når det dreier seg om økonomi). f. Endringsforslag stemmes over før hovedforslag.

24 Håndbok VEDLEGG 4 Retningslinjer for nominasjonskomiteer i Pensjonistpartiet: Stortingsvalg og fylkestingsvalg: Det er fylkesstyret som skal oppnevne en nominasjonskomite (NK) på 5-7 medlemmer med vara. NK velger selv sin leder og sekretær. Komiteen skal sørge for at det blir satt opp en valgliste, at det blir innkalt til nominasjonsmøte og at valglisten blir levert til riktig myndighet. Det er viktig at tidsfrister blir overholdt. Videre må Valgloven og PP 's vedtekter blir fulgt. NK kan komme med forslag på kandidater som ikke tilhører et lokallag, (direktemedlemmer). Når det gjelder medlemmer som tilhører lokallag, er det viktig at det er lokallagene som skal foreslå kandidater. Det er fylker som har få lokallag, mens andre har flere. Det er derfor praktisk å sette en grense på to lokallag når det gjelder den videre framgangsmåte: Fylker med flere enn to lokallag: 1. NK skal anmode lokallagene om å sende inn forslag på 10 navngitte kandidater til lokallag. Disse navn skal hentes fra hele fylket og ikke bare fra vedkommende lokallag. Disse kandidatene skal foreløpig bare angis alfabetisk. Frist for innsending av forslag: 15. oktober året før valget. 2. NK stiller så opp de innkomne forslagene i alfabetisk rekkefølge samtidig som det opplyses om hvilket lokallag som har ført opp vedkommende. Sammen med denne oversikten skal også følge eventuelle direktemedlemmer som NK foreslår. 3. Lokallagene skal nå ta for seg den oversikten som NK har sendt dem, (se punktet ovenfor). Hvert lokallag skal foreslå en rangering av de 10 første plassene på valglisten. Frist for innsendingen av denne oversikten til NK: 15. november året før valget. 4. NK skal med basis i lokallagenes forslag sette opp en foreløpig rangering av kandidatene. Det skal opplyses hvilken plassering de enkelte kandidatene har fått fra lokallagene. Frist for utsending av denne listen er 1. desember året før valget. Kandidatene bør være forespurt. 1

25 5. Lokallagene skal gis anledning til å uttale seg om rangeringen av kandidatene. Frist 15. desember året før valget. 6. NK utarbeider så sitt endelige forslag til valgliste innen 10. januar i valgåret. Forslaget bør offentliggjøres av NK i samråd med fylkesstyret. 7. Lokallagenes styrer må gjøres kjent med valglovens bestemmelser om valg og utsendinger av delegater til selve nominasjonsmøtet. Dette kan med fordel arrangeres samtidig med årsmøtet i fylket i valgåret. 8. Etter at nominasjonsmøtet har vedtatt valglisten, er NK ansvarlig for at denne blir levert til Valgstyret i valgkretsen (fylket) innen den fastsatte dato og i samsvar med myndighetenes krav for øvrig. 9. Det er viktig at det ikke oppstår tvil om NK's oppgaver og arbeidsmåter da det kan føre til strid og uro i partiet. Fylkesstyret vil kunne avgjøre eventuelle uklare spørsmål. Et mindretall i fylkesstyret kan dessuten legge fram saken i Hovedstyret til avgjørelse. Både fylkesstyrets flertall og mindretall skal uttale seg. 10. Nominasjonsmøtet kan gi fullmakt til NK vedrørende suppleringer av valglisten. Fylker som har to eller bare ett lokallag: Når antall lokallag i fylket er få, bør de retningslinjer som er satt opp ovenfor følges i den grad det er praktisk. Det er viktig at det velges en selvstendig nominasjonskomite. (NK). Men denne må i stor grad samarbeide med fylkesstyret. Spesielt må NK sammen med fylkesstyret vurdere om kanskje alle de fremmøtte bør gis stemmerett på nominasjonsmøtet. Videre må NK og fylkesstyret prøve å unngå at tvil og uro kan oppstå og minne om at et mindretall har rett til å legge saken fram for Hovedstyret som avgjør saken. (Se punkt 9). Retningslinjer for nominasjonskomiteer ved kommunevalg: Det er fylkespartistyret som informerer kommunepartiene om de aktuelle tidsfrister, blant annet om når valglisten skal være innlevert til Valgstyret. Kommunepartistyrene (KS) skal i god tid velge en nominasjonskomite på 3-5 medlemmer. NK konstituerer seg selv med leder og sekretær. NK skal henvende seg til alle medlemmer i kommunepartiet og be om forslag på kandidater. 2

26 Antall PP-kandidater bør være noe større enn antall kommunestyrerepresentanter. Erfaringen viser at enkelte vil eller kan trekke seg senere. Frist for slike forslag på kandidater er 15. november året før valget. Komiteen utarbeider et listeforslag og sørger for at det blir innkalt til et nominasjonsmøte i samarbeid med KS. På dette møtet foreslår KS om det skal benyttes kumulering, hvor mange som i tilfelle skal kumuleres og i hvilken orden. På selve nominasjonsmøtet har alle frammøtte medlemmer stemmerett. Det er viktig at NK får fullmakt til å foreta de nødvendige justeringer/ endringer av valglisten etter at den er innlevert. Dette bør skje i samarbeid med KS. NK har ansvaret for at valglisten blir innlevert i rett tid til Valgstyret. 3