Møtebok. Kontrollutvalet i Sogndal kommune. Møtedato: Møtetid: Kl. 13: Møtestad: Kommunehuset Saksnr.

Transkript

1 Kontrollutvalet i Sogndal kommune Møtedato: Møtetid: Kl. 13: Møtestad: Kommunehuset Saksnr.: 12/14 14/14 Møtebok Følgjande medlem møtte Claus Kvamme Kai Lille-Homb Kristine Lie Reidun Fimreite Kleiven Bjørn Skjeldestad Parti Forfall meldt frå følgjande medl. Parti Følgjande varamedlem møtte Parti Ugilde Sak Følgjande varamedlem møtte Møteleiar: Claus Kvamme Frå sekretariatet møtte: Richard Nesheim Frå revisjonen møtte: Ingvar Linde Andre: Rådmann Jostein Aanestad møtte under sak 13 Dokument utlevert i møtet: Synfaring: Merknader: Underskrifter:

2 Sakliste Sak nr. Sakstittel Gradering: Ope/lukka 12/2014 Godkjenning av møtebok O 13/2014 Skriv og meldingar - orienteringssaker O 14/2014 Framlegg til budsjett for kontrollutvalet 2015 O Møtebok kontrollutvalet i Sogndal kommune Sak 12/2014 Godkjenning av møtebok Sakshandsamar Møtedato Saknr Richard Nesheim /2014 Framlegg til vedtak: Møteboka frå møtet vert godkjent KONTROLLUTVALET KON-12/14 VEDTAK: Møteboka frå møtet vert godkjent. Samrøystes.

3 Møtebok kontrollutvalet i Sogndal kommune Sak 13/2014 Skriv og meldingar - orienteringssaker Sakshandsamar Møtedato Saknr Richard Nesheim /2014 Refererte skriv og meldingar: Nr. Dok. Dato Avsendar Tittel SF Revisjon IKS Høyringsbrev om plan for fusjon mellom Sogn og Fjordane Revisjon IKS og Indre Hordaland Revisjonsdistrikt SF Revisjon IKS Utskrift av møtebok frå styremøte i SF Revisjon SF Revisjon IKS Høyringsdokument om selskapsavtale for eit fusjonert selskap mellom SF Revisjon IKS og Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Fylkesmannen i Sogn og Fjordane Rapport frå tilsyn med oppfølging av hjelpetiltak ved Sogn Barnevern SF Revisjon IKS Orientering om vedtak i styret i SF Revisjon IKS om tilbakebetaling av delar av revisjonshonorar for 2013 Framlegg til vedtak: Skriv og meldingar, samt orientering i møtet vert teken til vitande. Kontrollutvalet viser til styrevedtaket til SF Revisjon IKS om å avslutte fusjonsforhandlingane med Indre Hordaland Revisjonsdistrikt. Kontrollutvalet viser vidare til at styret i Indre Hordaland Revisjonsdistrikt har sett som vilkår for fusjon at det samanslåtte selskapet skal levere forvaltningsrevisjonstenestene til kommunane som er knytt til SF Revisjon IKS i dag. Med bakgrunn i dei føringar som er gitt av representantskapet i SF Revisjon IKS knytt til forvaltningsrevisjon meiner kontrollutvalet at det er rett å ikkje gå vidare med samanslutning av selskapa på det noverande tidspunkt KONTROLLUTVALET Orienteringar i møtet: 1. Rådmann Jostein Aanestad orienterte om kommunen si eiga vurdering knytt til om ein overheld lov om offentlege anskaffingar. 2. Rådmann Jostein Aanestad orienterte om kommunen si oppfølging av tilsynsrapporten frå Fylkemannen om Sogn Barnevern. Kommunen har lagt

4 fram ei liste over 9 tiltak som er sett i verk eller skal setjast i verk. Fylkesmannen har gjeve attendemelding om at gjennomføring av desse tiltaka vil vere tilstrekkeleg til å lukke avviket. 3. Kontrollutvalet fekk orientering frå revisor Ingvar Linde og drøfta spørsmål kring uttale til fusjon mellom SF Revisjon IKS og Indre Hordaland Revisjonsdistrikt. KON-13/14 VEDTAK: Skriv og meldingar, samt orientering i møtet vert teken til vitande. Kontrollutvalet vil til første møte i 2015 be om ein ny status knytt til oppfølging av avviket i fylkesmannen sin tilsynsrapport knytt til Sogn Barnevern. Kontrollutvalet viser til styrevedtaket til SF Revisjon IKS om å avslutte fusjonsforhandlingane med Indre Hordaland Revisjonsdistrikt. Kontrollutvalet viser vidare til at styret i Indre Hordaland Revisjonsdistrikt har sett som vilkår for fusjon at det samanslåtte selskapet skal levere forvaltningsrevisjonstenestene til kommunane som er knytt til SF Revisjon IKS i dag. Med bakgrunn i dei føringar som er gitt av representantskapet i SF Revisjon IKS knytt til forvaltningsrevisjon meiner kontrollutvalet at det er rett å ikkje gå vidare med samanslutning av selskapa på det noverande tidspunkt. Samrøystes

5 Møtebok kontrollutvalet i Sogndal kommune Sak 14/2014 Framlegg til budsjett for kontrollutvalet 2015 Sakshandsamar Møtedato Saknr Richard Nesheim /2014 Framlegg til vedtak: Kontrollutvalet gir følgjande framlegg om budsjett for 2015 for kontrollutvalet i Sogndal kommune: Område 2015 Kontrollutvalet Sekretariatet Finansiell revisjon Kjøp av forvaltningsrevisjon Kjøp av selskapskontroll 0 TOTALT Avventar SF Revisjon sitt representantskap (under føresetnad av at unytta budsjettmidlar for 2014 vert overført til 2015) finansiell revisjon jamfør nedanfor For finansiell revisjon vil kontrollutvalet tilrå at kommunen arbeider inn i sitt budsjett den budsjettposten som blir vedteken av styret og representantskapet i SF Revisjon IKS i samsvar med selskapsavtalen. Dersom unytta midlar til forvaltningsrevisjon i 2014 ikkje kan flyttast til 2015 vil det medføre at framlegget knytt til midlar til forvaltningsrevisjon vert auka til kr Framlegget vert å sende administrasjonen for innarbeiding i kommunen sitt budsjett KONTROLLUTVALET KON-14/14 VEDTAK: Kontrollutvalet gir følgjande framlegg om budsjett for 2015 for kontrollutvalet i Sogndal kommune: Område 2015 Kontrollutvalet Sekretariatet Finansiell revisjon Kjøp av forvaltningsrevisjon Kjøp av selskapskontroll 0 TOTALT Avventar SF Revisjon sitt representantskap (under føresetnad av at unytta budsjettmidlar for 2014 vert overført til 2015) finansiell revisjon jamfør nedanfor

6 For finansiell revisjon vil kontrollutvalet tilrå at kommunen arbeider inn i sitt budsjett den budsjettposten som blir vedteken av styret og representantskapet i SF Revisjon IKS i samsvar med selskapsavtalen. Dersom unytta midlar til forvaltningsrevisjon i 2014 ikkje kan flyttast til 2015 vil det medføre at framlegget knytt til midlar til forvaltningsrevisjon vert auka til kr Framlegget vert å sende administrasjonen for innarbeiding i kommunen sitt budsjett. Samrøystes Møtet slutt

7 Kontrollutvalet i Sogndal kommune Møtedato: Møtetid: Kl. 14: Møtestad: Kommunehuset Saksnr.: 10/14 11/14 Møtebok Følgjande medlem møtte Claus Kvamme Kai Lille-Homb Kristine Lie Reidun Fimreite Kleiven Parti Forfall meldt frå følgjande medl. Parti Følgjande varamedlem møtte Parti Bjørn Skjeldestad Ugilde Sak Følgjande varamedlem møtte Møteleiar: Claus Kvamme Frå sekretariatet møtte: Richard Nesheim Frå revisjonen møtte: Andre: Rådmann Jostein Aanestad møtte under sak 11 Dokument utlevert i møtet: Synfaring: Merknader: Underskrifter:

8 Sakliste Sak nr. Sakstittel Gradering: Ope/lukka 10/2014 Godkjenning av møtebok O 11/2014 Drøftingssaker, skriv og meldingar O Møtebok kontrollutvalet i Sogndal kommune Sak 10/2014 Godkjenning av møtebok Sakshandsamar Møtedato Saknr Richard Nesheim /2014 Framlegg til vedtak: Møteboka frå møtet vert godkjent KONTROLLUTVALET KON-10/14 VEDTAK: Møteboka frå møtet vert godkjent. Samrøystes.

9 Møtebok kontrollutvalet i Sogndal kommune Sak 11/2014 Drøftingsaker - skriv og meldingar Sakshandsamar Møtedato Saknr Richard Nesheim /2014 Refererte skriv og meldingar: Nr. Dok. Dato Avsendar Tittel /5.6 Sogndal kommune Saksframlegg til tertialrapport 1. tertial, samt vedtak i formannskapet Sogndal kommune Tertialrapport 1. tertial Fylkesmannen i Sogn og Fjordane Fylkesmannen i Sogn og Fjordane Sogndal kommune oversending av endeleg tilsynsrapport etter tilsyn med Kvåle Skule sitt arbeid med elevane sitt psykososiale miljø Endeleg tilsynsrapport etter tilsyn med Kvåle Skule sitt arbeid med elevane sitt psykososiale miljø Framlegg til vedtak: Kontrollutvalet tek innhaldet i Tertialrapport til vitande. Kontrollutvalet tek innhaldet i tilsynsrapport etter tilsyn med Kvåle Skule sitt arbeid med elevane sitt psykososiale miljø til vitande KONTROLLUTVALET Orienteringar i møtet: 1. Rådmann Jostein Aanestad gav ei orientering knytt til samhandlingsreformen. Sambandlingsreforma går ut på at kommunane både skal førebyggje meir, men og behandla meir. Det viktigaste er å førebyggje betre, slik at ein kan behandle mindre. Det er skipa felles Frisklivs- og meistringsentral i samarbeid med Luster og Leikanger. Når det gjeld behandling har kommunen tatt i mot alle utskrivingsklare pasienter frå dag 1. I samhandlingsreforma har eit verkemiddel vore medfinansiering av tilbod i spesialisthelsetenesta. Kommunane dekker 20 % av kostnadane ved å ha pasientar liggande i spesialisthelsetenesta (dette gjeld ein viss type diagnosar). Utgiftene til kommunen knytt til medfinansiering har vore om lag 1 mill. kr meir enn det ein har fått finansiert. Den nye regjering varsla at denne ordninga skal avviklast. Frå vil staten ta heile kostnaden. I samhandlingsreforma er det ei plikt for kommunane til å etablere øyeblikkeleg hjelp. Dette gjeld tilfeller der ein ikkje treng å reise rett på sjukehuset. Ordninga kjem nasjonalt frå Sogndal kommune etablerte ØH-sengene I snitt skal kommunen ha 1 seng i bruk til ei kvar tid. Kommunen har 2 senger.

10 2. Sekretæren orienterte om spørsmålet om tildeling av meir midlar til forvaltningsrevisjon. Dette er handsama i formannskap og kommunestyret. Det er ikkje sett av meir midlar på budsjettet for KON-11/14 VEDTAK: Kontrollutvalet tek innhaldet i Tertialrapport til vitande. Kontrollutvalet tek innhaldet i tilsynsrapport etter tilsyn med Kvåle Skule sitt arbeid med elevane sitt psyko-sosiale miljø til vitande. Orienteringane i møtet vert teken til vitande. Kontrollutvalet ber sekretæren utforma skriv til rådmannen om overføring av ubrukte budsjettmidlar til forvaltningsrevisjon i 2014 til Til neste møte vil kontrollutvalet ha ei orientering knytt til status for oppfølging av tilsynsrapporten frå Fylkesmannen om Sogn Barnevern. Møteplanen for hausten vert endra slik: neste møte vert torsdag 18. september kl og så torsdag 13. november kl Samrøystes Møtet slutt

11 Vår referanse Vår dato: IL/ 23. juni 2014 Balestrand kommune Høyanger kommune Leikanger Kommune Luster kommune Lærdal Kommune Sogndal Kommune Vik Kommune Årdal kommune Sogn og Fjordane fylkeskommune Kopi til: Høyring Plan for fusjon mellom Sogn og Fjordane Revisjon IKS og Indre Hordaland Revisjonsdistrikt. Representantskapet i SF Revisjon IKS gjorde fylgjande vedtak om samanslåinga med Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Utkast til selskapsavtale blir sendt på høyring til eigarane første halvår Representantskapet får seg førelagt endelig forslag til selskapsavtale hausten 2014 og sender den då til vedtak hjå eigarane, med tanke på oppstart Styra i dei to selskapa har fått utarbeida eit utkast til selskapsavtale og felles høyringsdokument med forslag til kostnadsfordelingsmodell. Kostnadsfordelingsmodellen viser at med rekneskapsrevisjon i alle kommunane og forvaltningsrevisjon i kommunane i Indre Hordaland vil det bli litt billigare revisjonskostnader for kommunane i Sogn medan det blir dyrare for Hordalandskommunane. Men dersom alle kommunane hadde forvaltningsrevisjon ville det blitt billigare for alle dersom ein tek omsyn til det kommunane i Sogn i dag brukar til forvaltningsrevisjon. Styra har drøfta desse tre alternativa: 1. Fordeling av revisjonskostnader når nytt felles revisjonsselskap leverer finansiell, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll til samarbeidskommunane i Hordaland, men leverer kun finansiell revisjon og selskapskontroll til kommunane i Sogn inkludert Sogn og Fjordane fylkeskommune. 2. Fordeling av revisjonskostnader når nytt felles revisjonsselskap leverer finansiell, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll til alle eigarkommunane inkludert Sogn og Fjordane fylkeskommune. 3. Revisjonsselskapa fortset å levera revisjonstenester som i dag. Revisjonssamarbeidet mellom selskapa vil fortsetta. Styret i Indre Hordaland Revisjonsdistrikt handsama forslaga i møtet 26. mai og tilrår samanslåinga berre under føresetnad om at alle kommunar i SF Revisjon IKS også kjøper forvaltningsrevisjonen frå det nye selskapet. Alternativt at selskap fortset som revisor for eigarane og at samarbeidet mellom revisjonsselskapa fortsetter. Postadresse Telefon E-post: Vår sakshandsamar Føretaksnummer: Askedalen post@sf-revisjon.no Leikanger ingvar.linde@sf-revisjon.no

12 juni av 2 IL/ 23. Styret i SF Revisjon IKS meiner at eit felles revisjonsselskap som utfører både rekneskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon for alle eigarkommunane (alternativ 2) ville vore det beste og billigast alternativet for eigarane. Men ut frå signala som var gitt i representantskapsmøtet i SF Revisjon IKS 26. april 2013 om at fusjonen ikkje skulle gjelda forvaltningsrevisjon, kan styret SF Revisjon IKS ikkje tilrå det alternativet. Styret tilrår derfor at fusjonsplanane vert lagt på is og at SF Revisjon IKS fortsetter som revisjonsordning for eigarane som i dag. SF Revisjon IKS vil fortsetta, og utvikla samarbeidet med Indre Hordaland Revisjonsdistrikt. Vestlandsrevisjon AS vil vera ein viktig del av dette samarbeidet. Vestlandsrevisjon som i vår vann konkurransen om revidering av Granvin herad kan også revidera kommunale aksjeselskap. Vi vil også søka å oppnå eit tilsvarande samarbeid med dei to andre revisjonseiningane i fylket. Styre ber om tilbakemelding frå kommunane på ovannemnte 3 alternativ og i den grad kommunen går inn for ein samanslåing av revisjonsselskapa ber vi om at kommunen vurderer utkast til selskapsavtale. Ingvar Linde Dagleg leiar Vedlegg Protokoll frå styret i SF Revisjon Sak 8/14 Utkast til selskapsavtale Høyringsdokument Budsjettmodell kun forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i IHR kommunane

13 Vår referanse Vår dato: IL/ 23. juni 2014 Kopi til: Utskrift av møtebok for Styremøte i SF Revisjon IKS SAK 8/14 Samanslåingsprosessen med Indre Hordaland Revisjon Frå møtet : Etter fellesmøte mellom styre i SF Revisjon IKS og Indre Hordaland Revisjonsdistrikt i Lærdal 17. februar, har leiinga i dei to selskapa arbeidd med ei felles saksutgreiing som skal følgja utkastet til selskapsavtale til eigarane på høyring. I dette arbeidet kom det fram fleire problemområder rundt pensjon og honorarberekning. På grunn av svært travle tider for å bli ferdig med revisjonen av kommunane innan fristen kom vi til at det var vanskelig å får dette behandla på ein tilfredsstillande måte innan fristen for å senda ut sakene til representantskapsmøte 25. april. Representantskapet gjorde fylgjande vedtak om samanslåinga med Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Utkast til selskapsavtale blir sendt på høyring til eigarane første halvår Representantskapet får seg førelagt endelig forslag til selskapsavtale hausten 2014 og sender den då til vedtak hjå eigarane, med tanke på oppstart Betalingsmodell vart lufta med representantskapet og inntrykket er at den modellen som vi vedtok med verknad får 2014 bør fortsetta. Det vart også bedt om tilbakemeldingar i forhold til å få forvaltningsrevisjon som ein del av tilbodet i det nye selskapet. Det vart gitt klart uttrykk for at dei ikkje ynskte at noko obligatorisk forvaltningsrevisjon og at dei var fornøygde med å kjøpa den slik det gjer i dag. Det vart poengtert at det var samarbeid om rekneskapsrevisjon dei var interessert i å gå inn i. For å få ferdiggjort selskapsavtale og saksutgreiing som skal følgja selskapsavtalen på høyringa til kommunane, har styreleiarane og dagleg leiarar i dei to selskapa planlagt ei samling 19. og 20. mai. Resultatet blir lagt gram for styra i etterkant av møtet. Vi gjennomførde møte som planlagd, og kom fram til ein felles høyringsnotat til kommunane. I det arbeidet sette vi opp eit felles budsjett for 2015 og fordeling mellom kommunane etter same modell som vårt representantskapet vedtok hausten Men same korleis vi snudde og vende på det kom vi fram til at det vart dyrare for alle IHR kommunane medan det for Sogne kommunane vart billigare. Ei av årsakene er IHR har litt lågare kostnader enn SFR, men det som slo mest ut var at dei kommunane som har forvaltningsrevisjon får fordelt ein større del av felleskostnadene. Vi sette også opp ein modell der alle kommunane i SFR inkl. fylkeskommunen går over til å kjøpa forvaltningsrevisjon frå oss. Sjølv om vi auka budsjettet med ein stilling gav det ein netto gevinst i 2015 for alle kommunane dersom vi tek omsyn til det kommunane i dag brukar til forvaltningsrevisjon. Oppsetta fylgjer vedlagt. Styret i Indre Hordaland Revisjonsdistrikt handsama dette på møte 26. mai og vi fekk tilsendt protokoll frå møtet i dag. Utdrag frå styreprotokoll 26. mai 2014 (Indre Hordland Revisjonsdistrikt) Sak 14/14 Saksugreiing og selskapsavtale Styrets innstilling til herad-/kommunestyra: Styret i Indre Hordaland Revisjonsdistrikt drøfta dei tre alternativa: 1. Fordeling av revisjonskostnader når nytt felles revisjonsselskap leverer finansiell, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll til samarbeidskommunane i Hordaland, men leverer kun finansiell revisjon til kommunane i Sogn inkludert Sogn og Fjordane fylkeskommune. Postadresse Telefon E-post: Vår sakshandsamar Føretaksnummer: Askedalen post@sf-revisjon.no Leikanger ingvar.linde@sf-revisjon.no

14 juni av 3 IL/ Fordeling av revisjonskostnader når nytt felles revisjonsselskap leverer finansiell, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll til alle eigarkommunane inkludert Sogn og Fjordane fylkeskommune. 3. Indre Hordaland Revisjonsdistrikt fortset og leverer alle revisjonstenester. Revisjonssamarbeidet med SF Revisjon IKS vil fortsetta. Alternativ 1 vil auka kostnadane for IHR kommunane utan at kommunane får styrka revisjonstenestene. Alternativ 1 gir heller ingen styrking av kapasitet/kompetanse innan forvaltningsrevisjon. Alternativ 2 vil ikkje føra til kostnadsauke for nokon av kommunane, men kan gje reduserte revisjonskostnader. Alternativ 2 gir grunnlag for å auka kapasitet/kompetanse innan forvaltningsrevisjon. Alternativ 3 vil ikkje endra kostnadsbilete for samarbeidskommunane. IHR har styrka kapasitet og kompetanse innan den kommunale revisjon. Styret tilrår at eigarkommunane går for samanslåing med SF Revisjon IKS under føresetnad om at samtlege kommunar inkludert Sogn og Fjordane fylkeskommune vel alternativ 2. Dersom alternativ 2 ikkje får tilslutning frå alle kommunane inkludert Sogn og Fjordane fylkeskommune vil Indre Hordaland Revisjonsdistrikt fortsette som revisjonsordning for samarbeidskommunane i Indre Hordaland Revisjonsdistrikt. Som de ser av vedtaket stiller IHR som vilkor for ei samanslåing at alle kommunane hjå oss også vel å kjøpa forvaltningsrevisjon frå oss. Etter samråd med styreleiar Arne Hovland finn vi det rettast å kalla inn til eit styremøte i staden for å handsama det på epost. Framlegg til vedtak: Oversendes utan framlegg til vedtak. Drøfta i møtet: Styret drøfta høyringsnotatet med kostnadsfordelingane og vedtaket av 26. mai frå styret i Indre Hordaland Revisjonsdistrikt. Styret sitt vedtak: Styret drøfta som styret i Indre Hordaland Revisjonsdistrikt følgjande tre alternativ: 1. Fordeling av revisjonskostnader når nytt felles revisjonsselskap leverer finansiell, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll til samarbeidskommunane i Hordaland, men leverer kun finansiell revisjon og selskapskontroll til kommunane i Sogn inkludert Sogn og Fjordane fylkeskommune. 2. Fordeling av revisjonskostnader når nytt felles revisjonsselskap leverer finansiell, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll til alle eigarkommunane inkludert Sogn og Fjordane fylkeskommune. 3. Revisjonsselskapa fortset å levera revisjonstenester som i dag. Revisjonssamarbeidet mellom selskapa vil fortsetta.

15 juni av 3 IL/ 23. Styret i SF Revisjon IKS meiner at eit felles revisjonsselskap som utfører både rekneskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon for alle eigarkommunane (alternativ 2) ville vore det beste og billigast alternativet for eigarane. Men ut frå signala som var gitt i representantskapsmøtet i SF Revisjon IKS 26. april 2013 om at fusjonen ikkje skulle gjelda forvaltningsrevisjon, kan styret SF Revisjon IKS ikkje tilrå det alternativet. Styret tilrår derfor at fusjonsplanane vert lagt på is og at SF Revisjon IKS fortsetter som revisjonsordning for eigarane. SF Revisjon IKS vil fortsetta, og utvikla samarbeidet med Indre Hordaland Revisjonsdistrikt og søka å oppnå tilsvarande samarbeid med dei to andre revisjonseiningane i fylket.

16 Høyring om selskapsavtale for eit fusjonert selskap mellom SF Revisjon IKS og Indre Hordaland Revisjonsdistrikt. (Sogn og Hordaland Revisjon IKS) Vedlagt fylgjer Utkast til selskapsavtale for Sogn og Hordaland Revisjon IKS. Vi ber om at kommunen og kommunen sitt kontrollutval gir tilbakemelding på: 1. Innhaldet i selskapsavtalen 2. Vil kommunen vera med i ein slik fusjon? 3. Kven skal betala og administrere latente pensjonskostnader o.l. i dei to selskapa (sjå eige punkt) 4. Prismodell for revisjonstenestene 5. Forslag til namn og lokalisering av forretningskontor på selskapet 6. Godkjenning av mogleg låneopptak etter 22 i IKS-lova (drøfta i eige punkt) BAKGRUNN FOR SAKA Styret i SF revisjon vedtok selskapets strategiplan i mai Strategiplanen vart lagt fram for representantskapet i møte i mai 2011 til godkjenning, og selskapet fekk positive attendemeldingar frå eigarane. Dei viktigaste momenta i strategiplanen går på selskapets storleik og pris på dei tenestene selskapet leverer. SF revisjon er for lite og sårbart. På bakgrunn av det har selskapet arbeidet med to viktige tiltak det siste året. Det eine går på fusjon/samanslåing for å bli eit større og meir slagkraftig selskap og med det mindre sårbart. Det andre har gått på å auke kundemassen for på lengre sikt å få ned prisen på dei tenestene selskapets eigarar får. SF revisjon IKS har i utgangspunktet arbeidet for å få til ein samanslåing også med dei to andre revisjonseiningane i Sogn og Fjordane fylke (KRYSS revisjon og Nordfjord revisjon) for å få til eit stort interkommunalt revisjonsselskap. Det har vore kontakt både med administrasjon og styre i revisjonseiningane og med andre sentrale politikarar i Sunnfjord og Nordfjord, men tilbakemeldingane har vore at det ikkje er ynskjeleg med ei endring på noverande tidspunkt. Styret i Indre Hordaland Revisjonsdistrikt (IHR) starta vinteren 2012 eit strategiarbeid for å gjera den offentlege revisjonen konkurransedyktig på pris og kompetanse. Etter ei politisk og administrativ avklaring om at eigarkommunane ynskjer kommunal revisjonsordning i framtida, vart det rekruttert 3 nye medarbeidarar til finansiell revisjon og forvaltningsrevisjon. Rekrutteringa var ein del av tiltaket om å styrka leveringsevna og kompetansen i kommunerevisjonen. Satsinga har gjort verksemda meir attraktiv som ein kompetansearbeidsplass i forhold til rekruttering og styrka kunnskapsbasen i revisjonsarbeidet mot kommunane. Ved å levere alle typar kommunale revisjonstenester inkludert forvaltningsrevisjon til eigarkommunane har selskapet klart å oppretthalda ein prisgunstig revisjonsordning. Styret i IHR har også sett fusjonering med andre kommunale revisjonsordningar som strategisk fordelaktig for eigarkommunane. Eit større selskap vil gje auka ressursar og redusera risikoen knytt til leveringsevna dersom medarbeidarar sluttar eller ved sjukdom. Ei utviding kan også gje rom for at fleire kommunar inkluderer forvaltningsrevisjon og selskapskontroll frå si eiga revisjonsordning. Eit anna viktig argument er at ein fusjon gir ein eigarskapsmodell som sikrar den offentlege revisjonen like konkurransemessige forhold med privat revisjon. Når eigarkommunane har mindre enn 10 prosent eigarskap i kommunerevisjonen kan revisjonen organisera seg slik at ein også kan gjennomføra revisjon i kommunale og fylkeskommunale aksjeselskap. Sjå omtalen om Vestlandsrevisjon AS nedanfor. Styret og leiinga i IHR tok sommaren 2012 initiativ til drøftingar om samanslåing av revisjonsverksemdene i Indre Hordaland og Sogn og fjordane. Utgangspunktet var å styrkja konkurranseevna og tenestene til eigarkommunane.

17 Hausten 2012 utarbeida IHR og SFR IKS ei saksutgreiing med forslag til ei samanslåing av revisjonsverksemdene. Etter handsaming i kontrollutvala vedtok alle kommunane i IHR våren 2013 å gå vidare med drøftingar om ein selskapsavtale mellom revisjonsselskapa IHR og SFR IKS. Representantskapet i SFR IKS konkluderte også positivt på dette i oktober Styret i IHR og SFR IKS har utarbeid forslag til selskapsavtale som er juridisk vurdert av KS-bedrift i januar Formål Formålet med den føreslåtte samanslåinga er å få etablert eit konkurransedyktig selskap som står fagleg sterkt innan alle kommunale revisjonsområda og samstundes få redusert risiko knytta til leveringsevne. Vidare at den offentlege revisjonen også kan gjennomføra revisjon av kommunale aksjeselskap som gir auka oppdrag og inntektsgrunnlag. Samla vil ein vekst i tal revisjonsoppdrag kombinert med felles administrasjon og styre kunne gje ein meir kostnadseffektiv revisjon. Kompetanse og opplæring Våre revisjonsverksemder kjøper i dag oppdrag frå kvarandre når spesifikk kompetanse er etterspurt i revisjonsoppdrag eller ved naudsynt kompetanseheving/opplæring. Ringverknad Dagens styre ser det også som ei føremon å oppretthalda lokal kompetanse innan offentleg revisjon i regionen som bidrar positivt til rekruttering og utvikling i kommunane. Ei sentralisering av kompetansearbeidsplassar utanfor distriktet kan svekka regionen som ein atraktiv arbeidsplass. Kommunal revisjonsordning Fylgjande kommunar/fylkeskommune er medeigarar i det interkommunale samarbeidet 27 i Indre Hordaland revisjonsdistrikt: Eidfjord, Jondal, Odda, Ullensvang, Ulvik og Voss. Fylgjande kommunar er medeigarar I det interkommunale selskapet Sogn og Fjordane Revisjon IKS: Balestrand, Høyanger, Leikanger, Luster, Lærdal, Sogndal, Vik, Årdal og Sogn og Fjordane Fylkeskommune. I tillegg har det felles dotterselskapet Vestlandsrevisjon AS i vår vunne anbodet på finansiell og forvaltningsrevisjon i Granvin herad. SELSKAPSAVTALE Leiinga i dei to revisjonsselskapa har no utforma vedlagt utkast til selskapsavtale. Avtalen er utforma etter lov om interkommunale selskap der ein i tillegg har innarbeidd konkrete punkt som partane har sett som viktig for verksemda. Avtalen er kvalitetssikra juridisk av Bjørn Myhre i KS advokatane, (vedlagt) leiinga i dei to selskapa har innarbeidd relevante merknader i selskapsavtalen og avtalen er gjennomgått på eit felles styremøte for begge revisjonsverksemdene i Lærdal KONTOR IHR har i dag samla alle 5 medarbeidarane i eit felles forretningskontor på Voss. Ein har sett dette som viktig for å få til eit fagleg godt arbeidsmiljø og skapa eit fellesskap i revisjonsarbeidet. Dette gjer det også mogleg å bruka dei tilsette i team som kan arbeida saman på større oppdrag som td. Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. SFR IKS har hovudkontor på Leikanger, men har også avtale med kommunane at dei stiller ein kontorplass i kvar kommune. I spørsmålet om plassering av selskapet sitt forretningskontor har styra drøfta ulike argument for ei plassering på Voss eller Leikanger. Styra har ut frå ei samla vurdering innstilt Leikanger som forretningskontor for eit nytt og samla revisjonsselskap. Etter IKS lova skal

18 selskapet sitt forretningskontor framgå av selskapsavtalen, og eventuelle endring må derfor opp i alle kommunestyra. Dagleg leiar vil kunne ha sin faste arbeidsplass på Voss eller Leikanger uavhengig av selskapets forretningskontor. Skal ein lukkast med å få full effekt av ei samanslåing må det leggjast arbeid i å få dei tilsette til å fungera godt saman som ei verksemd. Lokale arbeidsvilkår bør harmoniserast. AVVISING AV FELLES REVISJONSSELSKAP Etablering av interkommunale selskap krev konsensus frå alle kommunane som etter selskapsavtalen skal delta. Selskapsavtalen er utarbeida under føresetnad av at alle kommunane som er med i dei to revisjonsselskapa i dag blir med i det nye selskapet. Selskapsavtalen blir derfor sendt ut på høyring til alle kommunane slik at ein kan få ein klar tilbakemelding om dei deltek. Skulle eigarkommunane gå imot ei samanslåing av revisjonsverksemdene etter dei hovudlinjer som kjem fram i selskapsavtalen og denne saksutgreiinga, legg styra til grunn at dagens interkommunale revisjonsordningar held fram som før. FRAMDRIFT Selskapsavtalen blir etter høyringa lagt fram hausten 2014 for representantskapet i SF Revisjon IKS og styret i Indre Hordaland Revisjonsdistrikt. Alle kommunane samt fylkeskommunen må gi tilbakemelding innan Selskapsavtalen blir så sendt ut til vedtak i alle kommunestyra i deltakarkommunane. For at fusjonen skal bli gjennomført må selskapsavtalen vedtakast av alle kommunestyra. Etter planen skal kommunestyrevedtaka vera gjennomført innan slik at selskapet formelt er stifta frå STARTKAPITAL Ved samanslåinga skal eigenkapitalen i det nye selskapet utgjera kr ,-. Det er to kriterier som er lagt til grunn ved fordeling av eigarkapitalen: 1 ingen av eigarane skal eiga 10% eller meir sjå grunngjeving under avsnittet om Vestlandsrevisjon AS. 2 Eigardelen er skjønnsmessig fordelt mellom 5 og 8 %. Eigendelar og gjeld etter sluttrekneskapa i dei to selskapa overføres til det nye selskapet etter bokførte verdiar på fusjonstidspunktet ( ). Eigarkommunane sin andel av eigenkapital i noverande revisjonsverksemder vil nyttast som innskot i den nye selskapet. Differanse mellom innskotsplikt i det nye selskapet og andel av eigenkapital i noverande revisjonsselskap betalast inn eller ut til kommunen innan to månader etter samanslåing. Tabellen nedanfor viser førebels fordeling mellom eigarkommunane og stipulert inn/utbetaling på bakgrunn av eigenkapital pr

19 Kommune Innskot Andel Folketal Andel EK Ny andel Ny Kapital Inn/ utbetalin Sogn og Fjordane FK % % Balestrand ,20 % % Høyanger ,50 % % Leikanger ,20 % % Luster ,50 % % Lærdal ,30 % % Sogndal ,50 % % Vik ,30 % % Årdal ,50 % % Sum SF Rev Voss - 25,24 % % Odda - 20,48 % % Ulvik - 12,46 % % Ullensvang - 17,13 % % Jondal - 11,91 % % Eidfjord - 12,78 % % Sum IHR % ØKONOMI OG PRISMODELL: SFR IKS har ein prismodell der budsjetterte kostnader blir redusert med inntekter frå andre enn kommunane og resten blir fordelt på kommunane. Først blir 10% fordelt etter eigardel, deretter vert resten fordelt etter timar. Timane til normal revisjon av rekneskapet og attestasjon av momskompensasjonen blir fastsett på budsjett tidspunktet. Fordelinga byggjer på erfaring og ein fagleg vurdering av revisjonsbehovet for kvar kommune etter storleik, organisering og kompleksitet i drifta. For ekstra arbeid og andre oppgåver blir det faktiske timeforbruk lagt til grunn. IHR har ein fastprismodell til sine kommunar som inkluderer finansiell revisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. IHR fakturerer oppdrag som ikkje er nemnt i avtalen. Vi har i det vidare arbeidet lagt til grunn ein betalingsordning som avspeglar tidsbruken. Vi ser at det er noko forskjell i kostnadane i dei to selskapa. IHR har noko lågare timepris enn SFR. Ein av årsakene er at dei også leverar forvaltningsrevisjon og på den måten får fordelt felleskostnader på fleire timar. I vedlagt oversikt over stipulerte revisjonskostnader for kommunane i 2015 er det for kommunane i IHR lagt inn mellom 200 og 320 timar forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Medan kommunane i SFR ikkje er sett opp med timar til forvaltningsrevisjon. I modellen gir det ein forholdsvis stor auke i revisjonskostnadane for kommunane i IHR medan kommunane i SFR får lågare revisjonskostnader. Vi har og sett på ein modell der alle kommunane kjøper forvaltningsrevisjon frå det nye selskapet i størrelsesorden timar, det ville dersom vi tek omsynt til det kommunane i SFR i dag brukar på forvaltningsrevisjon ville alle kommunane ha innsparingar på frå 20 til 80 tusen årleg. SELSKAPSFORM/OPPHØYR Ved samanslåing har ein vurdert at revisjonen bør organiserast i eit interkommunalt selskap. I innstillinga foreslår styre å etablera eit nytt IKS der selskapsavtalen ligg til grunn for den juridiske eininga. Ved samanslåing av selskapa vert Indre Hordaland Revisjonsdistrikt og Sogn og Fjordane Revisjon IKS lagt ned. Tilsette og arbeidsgivaransvaret for medarbeidarar vert overført til det nye IKS et.

20 LÅNEOPPTAK Selskapet kan, i medhald av IKS lova 22, ta opp lån til kapitalformål eller likviditetsformål. Revisjonsselskapet har ikkje erverv som formål. Dette betyr at selskapet under normal drift ikkje vil kunne opparbeida store økonomiske buffer for å sikra midlar til større investeringar eller sikra trygg likviditet i alle fasar av året. Til dømes kan det vera aktuelt med nye tekniske løysingar, endringar i kontorforhold og sikra midlar til lønn og kortsiktig gjeld. Då kommunane har eit samla økonomisk ansvar for eit interkommunalt selskap er det viktig at verksemda har likviditet som gjer ein i stand til å sikra kontinuerleg drift. Akutt tilgang på midlar er svært vanskeleg å få til dersom alle kommunane fyrst må godkjenna eit låneopptak når slike situasjonar oppstår, eller ein må samla representantskapet til ekstraordinære møter for å handtere kapital og likviditetsspørsmål av denne typen. Ein ber derfor om at kommunane i sitt vedtak om godkjenning av selskapsavtalen også garanterer for eit samla lån stort NOK 1 million, der kvar kommune tar ansvar for sin respektive andel etter eigardel (sjå tabell for oversikt). Representantskapet gir styret i revisjonsselskapet fullmakt til å ta opp lån innanfor ramma av NOK 1 million dersom behovet oppstår. BUDSJETT I OPPSTARTSÅRET Det er viktig å sikra ei trygg økonomisk ramme for verksemda i oppstartsåret. For å sikra ei kontinuerleg drift i det nye selskapet med ei forutsigbar økonomisk ramme har leiinga i dei to selskapa på bakgrunn av rekneskap frå 2013 sett opp eit forslag til samla budsjett for det nye selskapet i Sjå vedlegg. Etter oppstartsåret vil styret utarbeida faste årsbudsjett som skal godkjennast av representantskapet på haustmøtet. UTTREDEN/OPPLØYSNING AV SELSKAPET Dersom ein av eigarkommunane vel å gå ut av selskapet, må vedtak om dette fattast av eige kommunestyre og leggjast fram for selskapet innan 30. september. Uttreden kan først skje ved årsskiftet to år etter melding er gitt. Ved uttreden vil kommunen ha retter og plikter tilsvarande den forholdsmessige eigardelen i selskapet på tidspunktet for uttreden., medrekna pensjonsforpliktingar. Eigaren skal på tidspunktet for uttreden innløysa eventuelle økonomiske forpliktingar knytt til selskapets ordinere drift og gjeld. Framtidige pensjonsforpliktingar må kommunen framleis betala inn årleg til revisjonsselskapet med utgangspunkt i pensjonsforpliktingar på tidspunktet for uttreden. Pensjonsforpliktingane gjeld pensjonistar, oppsette rettar samt aktive medlemmer. Eigarar som vel å avslutta deltakinga i revisjonsselskapet har ei økonomisk pensjonsforplikting for aktive medlemmer som er avgrensa til tidspunkt for utreden. I tillegg kjem laupande og framtidige G-reguleringar for omtalte pensjonsordningar. Indre Hordaland Revisjonsdistrikt vart danna i Kommunane Granvin, Kvam og Vaksdal gjekk ut av selskapet og valgte private revisjonsordningar då dette vart eit alternativ. Det vart då gjort estimater på pensjonsforpliktingane av aktuar som låg til dei tre kommunane. Kommunane betalte inn fastsett beløp på eige pensjonsfond i IHR. Erfaringa frå denne praksisen har vist seg å vera svært usikker. G-regulering og dårleg avkastning på kommunale pensjonsfond har resultert i store ekstra innbetalingar til KLP og Storebrand for IHR. Konsekvensen er at eingongsinnbetalingane for pensjonsfond frå dei 3 kommunane ikkje dekker dei auka forpliktingane selskapet har fått. Resultatet er at noverande eigarkommunar også må bera desse pensjonsutgiftene i framtida. Ei ordning der alle eigarkommunane i det nye selskapet står inne for sin andel av pensjonskostnadane også ved ei eventuell utreden er viktig. Det er eit poeng å sikra at attverande eigarar i det nye selskapet ikkje skal få auka sine pensjonsforpliktingar til fordel for ein kommune som trer ut av revisjonsordninga i framtida. Den juridiske vurderinga uttalar seg også positivt om ansvarsmodellen for pensjonskostnadane. Selskapet ynskjer at pensjonskostnadane ikkje kan løysast inn, men vert årleg fakturert til den eller dei eigarane som trer ut av ordninga.

21 Samtlege eigarar er ansvarleg for sin del ved eventuelle nasjonale endringar i pensjonsordningane. HISTORISKE PENSJONSUTGIFTER Ved ein eventuell nedlegging av interkommunale samarbeid blir deltakarane ansvarleg for framtidige pensjonskostnader. Det same vil også gjelda for noverande selskap dersom kommunane ein gong i framtida vel å avvikla interkommunal revisjonsordning. For at kommunane ikkje i framtida skal bli ansvarleg for historiske utgifter utover eigardel eller på tvers av dagens revisjonsordningar, bør det inngåast eigen avtale om fordeling av desse kostnadene. Begge selskapa er ein del av KS sin tariffavtale og har pensjonane forsikra i KLP. Det har vore brukt ulik praksis i handtering av pensjonsansvaret ved tidlegare samanslåingar og ved utreden av revisjonsordningane. For å få til ei rettferdig fordeling av framtidige pensjonskostnader for tidlegare medarbeidarar i dei to selskapa, er det lagt opp til at framtidige pensjonskostnader for medarbeidarar som er slutta før fusjonen, blir belasta noverande eigarar av dei respektive selskapa. Av praktiske årsaker vil desse kostnadene bli fakturert kvart år frå det nye selskapet. I 2013 utgjorde reguleringspremie for slutta medarbeidarar (ikkje aktive) i SFR IKS Kr ,- og i IHR kr ,- OPPLØYSING Krav om oppløysning følgjer IKS lova 32, med desse unntaka: 1. Krav om oppløysing må leggjast fram for representantskapen innan 1. oktober i kalenderåret. 2. Saka skal deretter behandlast i dei ulike eigarkommunane sine kommunestyre innan same året. 3. Dersom det ikkje er samrøystes syn blant deltakarkommunane om oppløysing, skal ein uttale frå Kommunaldepartementet hentast inn før ny handsaming. 4. Dersom ein eller fleire eigarkommunar er ueinig i oppløysinga kan selskapet først 3 år etter at krav om oppløysing vart lagt fram, gjennomføra oppløysinga. Ved oppløysing fordelar eigarkommunane selskapet sine verdiar, og er forholdsmessig ansvarleg for sin andel av selskapet sine forpliktingar, medrekna gjeld, pensjonar og likn. i samsvar med eigardelen, jf. avtalens 2. REPRESENTANTSKAP OG STYRE Kvar deltakarkommune peikar ut eit medlem og ein vara til representantskapet for selskapet. Det skal vera minimum 2 møter i året for å handsama mellom anna budsjett og årsmelding og rekneskap. Valperioden fylgjer den kommunale valordninga på 4 år. Leiaren og nestleiaren skal vekselvis koma frå kommunane i Sogn og Fjordane og Hordaland. Leiar vert valt for 2 år. Styret vert valt av representantskapet og skal i tillegg til leiar ha 4 medlemer med 3 varamedlemer i rekkje. For å sikra kontinuitet i leiinga blir styret valt for 4 år, men slik at 2 av medlemane er på val anna kvar år. Ved første val vert 2 av styremedlemane valt for 2 år etter loddtrekning. Interimstyre fram til stiftingsmøte for selskapet, vert nedsett ved at noverande styrer vel kvar 2 representantar. VESTLANDSREVISJON AS Etter endringa av revisorlova i 1998 har kommunerevisjonar ikkje høve til å revidera selskap som er revisjonspliktig etter revisorloven. Dette gjeld t.d. aksjeselskap sjølv om kommunen er deleigar eller eig dei 100%.

22 For å kunne tilby revisjon også av slike selskap etablerte IHR og SFR i november 2012 eit felles aksjeselskap Vestlandsrevisjon AS som kan revidera selskap som er revisjonspliktige etter revisorloven t.d. kommunalt eigde aksjeselskap. Eit av krava til eit slikt selskap er at eigaren av det kommunale aksjeselskapet ikkje kan eiga meir enn 10% av revisjonsselskapet, noko vi oppnår med den nye eigarstrukturen. Vestlandsrevisjon AS kan kjøpa revisjonstenester frå morselskapet. Vestlandsrevisjon AS utfører konkurranseutsette forvaltningsrevisjonsoppdrag og andre revisjonsoppdrag i den private og offentlege marknaden. I 2013 har selskapet mellom anna vunne forvaltningsrevisjonsoppdrag for 3 av kommunane i Sogn, i konkurranse med dei store konsulentselskapa. I 2014 vann selskapet revisjonen av Granvin herad som omtalt ovanfor. Auka oppdrag innan revisjon av aksjeselskap, stiftelsar samt forvaltningsrevisjon, er ein viktig del av eit mulig vekstområdet for ein felles organisasjon. Det vil såleis vera positivt om endå fleire kommunar også i framtida ynskjer å nytta sitt eige revisjonsselskap til dette formålet og på den måten styrkja målet om ei økonomisk gunstig revisjonsordning for eigarkommunane.

23 Fylkesmannen i Sogn og Fjordane Rapport frå tilsyn med oppfølging av hjelpetiltak ved Sogn barnevern Adressa til verksemda: Sogndal kommune, postboks 153, 6851 Sogndal Tidsrom for tilsynet: Kontaktperson i verksemda: Kommunalsjef Aud Kari Isane Samandrag Denne rapporten gjer greie for avviket som vart påpeika innanfor det området som vart revidert. Systemrevisjonen gjaldt oppfølging av hjelpetiltak etter barnevernlova 4-5, under dette Gjennomføring og evaluering av hjelpetiltak Barnets rett til medverknad Forsvarleg vurdering før avslutting av evalueringa Kommunen fekk eitt avvik: Sogndal kommune sikrar ikkje forsvarleg oppfølging av hjelpetiltak Avvik frå følgjande lovkrav: barnevernlova 1-4, 4-5 og det ulovfesta dokumentasjonskravet, jf. internkontrollforskrifta 4 første ledd bokstavane a, c, d, e, f, g, h I denne rapportens kapittel 6 går det nærare fram korleis vi har vurdert kommunens styringssystem. Dato: Turid Måseide revisjonsleiar Line Pedersen Døsen revisor Endeleg rapport

24 Innhald Samandrag Innleiing Omtale av verksemda - spesielle forhold Gjennomføring Kva tilsynet omfatta Funn Vurdering av styringssystemet i verksemda Regelverk Dokumentunderlag Deltakarar ved tilsynet... 9 Endeleg rapport

25 1. Innleiing Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Sogn barnevern i perioden Bakgrunnen for tilsynet er opplysningar om at Sogn barnevern i lengre tid har hatt utfordringar knytt til arbeidsmiljøet, sjukmeldingar, utskiftingar i stillingar og ein del bruk av vikarar. Fylkesmannen legg til grunn at slike utfordringane knytt til arbeidsmiljøet er ei ekstra arbeidsbelastning for dei tilsette i tenestene, og at dette saman med sjukmeldingar, utskiftingar i stillingar og bruk av vikarar over tid inneber ein auka risiko for at barnevernet ikkje klarer å ivareta dei lovpålagde oppgåvene sine. Fylkesmannen fører tilsyn med kommunale barnevernstenester med heimel i barnevernlova 2-3 fjerde ledd. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgjevinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje: kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor det temaet tilsynet omfattar om tiltaka vert nytta i praksis og fører til nødvendige korrigeringar om tiltaka er nok til å sikre at lovkrava vert følgde Ein systemrevisjon vert gjennomført ved dokumentgjennomgang, intervju og eventuelt andre undersøkingar. Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gjev derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta. Avvik er mangel på oppfylling av krav som er gjeve i eller i medhald av lov eller forskrift Merknad gjeld ikkje avvik, men forhold som gjer at tilsynet med utgangspunkt i krav gjeve i lov- eller forskriftskrav ser grunn til å peike på forbetringspotensial 2. Omtale av verksemda - spesielle forhold Sogn barnevern er ei interkommunal barnevernsteneste for kommunane Balestrand, Leikanger, Luster og Sogndal. Sogndal kommune er vertskommune. Sogn barnevern er det største barnevernskontoret i fylket. I 2013 hadde Sogn barnevern 187 barn i tiltak. Kommunalsjefen tok til i stillinga , tenesteleiar var ikkje tilgjengeleg ved tilsynet og ny barnevernsleiar er tilsett frå Tenesta har til saman 11,3 årsverk fordelt på 18 personar. I åtte månader av 2013 var fem sakshandsamarar ute i fødselspermisjon, i år har ein sakshandsamar fødselspermisjon. Ved tilsynet var det fem vikarar (fire årsverk). Som kompenserande tiltak går tenesta med 0,95 årsverk over dei årsverka det er budsjettert med. Endeleg rapport

26 Sogn barnevern er delt i to team; eit undersøkingsteam og eit oppfølgingsteam. Begge teama har både undersøking og oppfølging av hjelpetiltak, men oppfølginga ligg primært til oppfølgingsteamet. Sidan temaet for tilsynet var oppfølging av hjelpetiltak, har vi i hovudsak sett på kommunen si styring med oppfølgingsteamet sitt arbeid med oppfølging av hjelpetiltak. Kommunen har mange ulike møte for styring av barnevernstenesta. Barnevernsleiaren har postmøte ein gong per veke, systemmøte kvar 14. dag og administrasjonsmøte ein gong i månaden. Kommunalsjefen har faste møte med tenesteleiaren kvar veke for oppfølging og informasjon. Det er tenesteleiarmøte i kommunen ein gong i månaden, der også barnevernsleiaren deltek. Rådmannen i Sogndal kommune kallar rådmennene i Balestrand, Leikanger og Luster inn til informasjonsmøte to gongar per år. Kommunen nyttar fagsystemet Familia til føring av journal. 3. Gjennomføring Systemrevisjonen har omfatta følgjande aktivitetar: Revisjonsvarsel vart sendt ut Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gjeve i kapittelet Dokumentunderlag. Opningsmøte vart halde Intervju 8 personar vart intervjua. Oversikt over dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket, er gjeve i kapittelet Dokumentunderlag. Sluttmøte vart halde Kva tilsynet omfatta Temaet for tilsynet var oppfølging av hjelpetiltak etter barnevernlova 4-5, under dette Gjennomføring og evaluering av hjelpetiltak Barnets rett til medverknad Forsvarleg vurdering før avslutting av evalueringa 5. Funn Avvik: Sogndal kommune sikrar ikkje forsvarleg oppfølging av hjelpetiltak Avvik frå følgjande lovkrav: barnevernlova 1-4, 4-5 og det ulovfesta dokumentasjonskravet, jf. internkontrollforskrifta 4 første ledd bokstavane a, c, d, e, f, g, h Endeleg rapport

27 Avviket byggjer på desse observasjonane gjort ved intervju og dokumentgjennomgang: Kommunen har ikkje tiltaksplan for alle barn som har hjelpetiltak. Dei tilsette kjenner til den skriftlege prosedyren som slår fast at tiltaksplan skal føreligge samstundes med vedtaket om hjelpetiltak. I årsmeldinga for 2013 står det at alle barn har tiltaksplan, medan halvtårsrapporteringar og avviksmeldingar viser at mange barn manglar tiltaksplan. Mappegjennomgangen viste at tiltaksplanen i fleire saker er utarbeidd ei tid etter at det er gjort vedtak om hjelpetiltak. I nokre saker manglar tiltaksplan heilt Kommunen har skriftlege prosedyrar som slår fast at barnevernstenesta «skal følgje nøye med på korleis det går med barnet og foreldra og vurdere om hjelpa er tenleg, eventuelt om det er naudsynt med nye tiltak eller om det er grunnlag for omsorgsovertaking». Prosedyren seier ikkje korleis oppfølginga skal skje. Sakshandsamarane bruker tiltaksplanen ulikt og har ulik forståing for kva informasjon tiltaksplanen skal innehalde. Mange tiltaksplanar har generelle mål/delmål som det er vanskeleg å evaluere effekten av tiltaket opp mot. Tiltaksplanen vert ikkje alltid brukt i samband med evalueringa Kommunen har skriftlege prosedyrar som slår fast at «Tiltaksplanen skal verte evaluert regelmessig I forarbeida til bvl 4-5 vert det nemnt at slik evaluering bør bli gjort som eit minimum kvart kvartal». Det er opp til kvar sakshandsamar å sikre framdrift i sakene. Fleire tiltaksplanar manglar dato for evaluering eller har dato for evaluering meir enn tre månader fram i tid. Det er ikkje dokumentert at evaluering er gjort innanfor dei fristane som er sett Sakshandsamarane har ikkje eins praksis for oppfølging av barn og foreldre og evaluering av hjelpetiltak. Det finst ikkje retningslinjer, sjekklister eller liknande for kva opplysningar som er nødvendige og relevante eller kva vurderingar som er nødvendige og tilstrekkelege ved evalueringa. Det er samarbeid mellom sakshandsamar og tiltaksarbeidar i samband med evaluering av hjelpetiltak, men ikkje fast rutine at evaluering skjer i samarbeid mellom tilsette. Det er rom for å drøfte saker i kuratormøte, men det er opp til sakshandsamarane kva saker som vert tekne opp. Kommunen har ikkje rutinar som sikrar at alle avgjerder om at eit hjelpetiltak etter evalueringa skal halde fram som før vert kvalitetssikra av fagleg overordna eller andre. Kvalitetssikring skjer ved at sakshandsamar får rettleiing frå barnevernsleiar ein time ein gong per månad. Det er opp til sakshandsamar å be leiar kvalitetssikre ved evaluering Barnevernstenesta dokumenterer sjeldan barnevernsfaglege vurderingar som vert gjort i samband med oppfølging og evaluering av hjelpetiltak. Faktiske opplysningar vert samla til bruk i evalueringa, men det er ikkje fast praksis for at barnevernsfaglege vurderingar vert oppsummerte ved evaluering. Sakshandsamarane har ikkje felles forståing for kva som er barnevernsfaglege vurderingar eller korleis slike vurderingar skal dokumenterast Kommunen har skriftlege prosedyrar som slår fast at evalueringa skal dokumenterast i fagprogram. Sakshandsamarane kjenner til skjemaet for evaluering som ligg i Familia, men det vert ikkje brukt av alle, og i dei sakene det er brukt, er det brukt ulikt Endeleg rapport

28 Sakshandsamarane er merksame på kravet om at dei skal snakke med barnet, men det er skjer ikkje alltid i samband med evaluering. Opplysningar om at barnevernstenesta har spurt barnet om korleis hjelpetiltaket fungerer eller kva tilbakemelding barnet har gjeve om dette, vert ikkje dokumentert i alle saker. Ved mappegjennomgangen såg vi at barnevernstenesta har snakka med barnet i 9 av 14 saker der barnet er over 7 år og i to saker der barna er yngre, men det var vanskeleg å sjå om det hadde skjedd som ledd i evalueringa Kommunen har samla data til ein kompetanseoversikt, men kommunen har per i dag ingen oversikt som viser vurdert kompetansebehov og ingen kompetanseplan. Tilbod om opplæring er avhengig av kva kommunen får tilbod om og kor mange som kan vere med. Kommunen har skriftleg prosedyre for introduksjon av nytilsette (kap 3 i permen), men det er ikkje samsvar mellom leiinga si forventning til denne opplæringa og dei tilsette si erfaring med mottak av nytilsette/vikarar. Næraste overordna er fagleg fadder, men kommunen har inga ordning med at nytilsette/vikarar har med seg erfaren sakshandsamar den første tida Dei tilsette har tilgang til oppdatert regelverk. Nye reglar og presiseringar av regelverket vert det orientert om på fagmøte og går fram av referat frå slike møte, som er samla i ein perm. Kommunen har mange relevante skriftlege prosedyrar i kvalitetssystemet SKK. Dei tilsette er i liten grad med på å utarbeide eller kvalitetssikre dei skriftlege prosedyrane. Leiinga følgjer ikkje med på om prosedyrane og retningslinjene vert brukt og at dei verkar slik dei er tenkt, til dømes ved rapportering frå medarbeidarar, avviksskjema eller personalmøte Kommunen har sett i gang arbeid med ROS-vurderingar for barnevernsområdet. Leiinga og dei tilsette har ulike vurderingar av kvar det er størst fare for svikt i samband med oppfølging av hjelpetiltak. Kommunen har ikkje rutinar som sikrar at rapporteringsdata, erfaringar frå dei tilsette og oppdragstakarar og tilbakemeldingar frå barn, foreldre og samarbeidspartar vert innhenta, samla og brukt i forbetringsarbeidet Kommunen har skriftlege prosedyrar for melding av avvik. Dei tilsette kjenner til systemet og har fått opplæring i korleis dei skal melde avvik. Sakshandsamarane melder ikkje sjølve avvik knytt til oppfølging av hjelpetiltak. Dei tilsette har ulik forståing av kva som skal meldast som avvik i samband med oppfølging av hjelpetiltak. Dei tilsette reknar med at det dei munnleg melder om avvik til barnevernsleiar vert teke vidare av barnevernsleiar. Dei tilsette har ikkje kjennskap til korleis leiinga nyttar avviksmeldingane. Avviksrapportering vert ikkje brukt systematisk i forbetringsarbeidet 6. Vurdering av styringssystemet i verksemda Plikta til å etablere eit styringssystem på barnevernsområdet er regulert i barnevernlova 2-1 andre ledd og internkontrollforskrifta. Kravet om internkontroll inneber at kommunen skal sikre at lov- og forskriftskrav vert følgt opp gjennom systematisk styring og forbetringsarbeid, jf. forskrifta 3. Endeleg rapport

29 Internkontrollforskrifta 4 regulerer innhaldet i internkontrollen: Internkontrollen skal tilpasses barneverntjenestens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold og ha det omfang som er nødvendig for å etterleve krav fastsatt i eller i medhold av lov om barneverntjenester. Kommunens ansvar for internkontroll, og dokumentasjonen av internkontrollen, er nærare presisert i 4 andre ledd bokstav a h, jf. 5. Krava til styring og kontroll inneber blant anna at kommunen skal avklare ansvarsforhold, oppgåvefordeling og roller. Kommunen skal utarbeide nødvendige rutinar og prosedyrar og sikre at dei tilsette følgjer desse. Vidare skal kommunen sikre at alle tilsette har den kompetansen dei treng for å utføre oppgåvene sine. Gjennom systematiske risikovurderingar av området, som mellom anna byggjer på erfaringar som tilsette og oppdragstakarar har gjort seg, tilbakemeldingar frå barn, foreldre og samarbeidspartar, kan kommunen innrette styringa slik at tenesta vert i samsvar med regelverket. For å få oversikt over område der det sviktar eller er fare for svikt må kommunen ha eit system for å etterspørje og ta i mot meldingar om uønskte hendingar, og kommunen må systematisk bruke kunnskap og tilbakemeldingar frå eigne tilsette og andre i kvalitetsarbeidet. Kvalitetssystemet SKK er kjent blant dei tilsette, men dette kvalitetssystemet bidreg i liten grad til styring av arbeidet med oppfølging av hjelpetiltak. Det er uklart kven som i samband med evaluering av hjelpetiltak har mynde til å bestemme at tiltaket skal halde fram som før. Det kan føre til at evalueringa ikkje vert kvalitetssikra av leiar eller andre og at behov for endringar i tiltak ikkje vert fanga opp. Dei tilsette er i liten grad med på å utarbeide og evaluere prosedyrane som gjeld for det arbeidet dei utfører, og dei skriftlege prosedyrane som ligg i SKK vert i varierande grad nytta i det daglege arbeidet. Prosedyrane seier ikkje korleis oppfølging og evaluering av hjelpetiltak skal skje. Det er derfor i stor grad opp til den enkelte sakshandsamar korleis evaluering av hjelpetiltak vert gjennomført. Kommunen har sett i gang arbeid med kompetansekartlegging, men har per i dag ingen samla oversikt over kompetansen og vurdering av opplæringsbehovet knytt til arbeidet med oppfølging av hjelpetiltak. Kommunen har prosedyre og sjekkliste for introduksjon av nytilsette, men sikrar verken med dette eller andre styringstiltak at nytilsette/vikarar får nødvendig fagleg opplæring og fagleg støtte. Styringa med sakshandsamarane sitt arbeid med oppfølging av hjelpetiltak skjer i fagmøte, ved rettleiingsamtalane med barnevernsleiar og elles ved at barnevernsleiaren kvalitetssikrar vedtak (og endringar i vedtak). Barnevernsfaglege vurderingar som vert gjort i samband med oppfølging og evaluering, vert i liten grad dokumenterte. Det gjer det vanskeleg for barn og foreldre å ivareta rettane sine og det gjer tenesta sårbar ved skifte i personale. Det kan føre til at behov for endringar i hjelpetiltak ikkje vert sett og følgt opp raskt nok. Framdrift i arbeidet med oppfølging av hjelpetiltak og evaluering av hjelpetiltak er ikkje fast tema i teammøte eller rettleiingssamtalane. Ansvaret for framdrift i arbeidet med oppfølging og evaluering av hjelpetiltak, ligg i praksis på kvar enkelt sakshandsamar. Sjukefråvær eller andre endringar i arbeidssituasjonen til den enkelte sakshandsamaren, kan dermed føre til at oppfølging og evaluering ikkje skjer i samsvar med dei faglege vurderingane som er gjort. Endeleg rapport

30 Kommunen har sett i gang arbeid med ROS-vurderingar for barnevernsområdet, men har per i dag ikkje nokon samla oversikt over risikofaktorar knytt til arbeidet med oppfølging av hjelpetiltak, til dømes verknadene ved sjukefråvær, bruk av vikarar eller ved utskifting i stillingar. Det kan føre til at kommunen ikkje i tilstrekkeleg grad sikrar mot svikt i tenesta i slike situasjonar. Avvikssystemet er òg ein del av kvalitetssystemet SKK, men rutinane for avviksmelding sikrar ikkje at avvik knytt til arbeidet med oppfølging eller evaluering av hjelpetiltak vert meldt. Slike avvik kan til dømes vere at det ikkje er utarbeidd tiltaksplan, brot på interne evalueringsfristar, at det ikkje er gjennomført samtalar med barnet i evalueringsfasen, eller at det ikkje er gjennomført evaluering av iverksette hjelpetiltak. Dersom dei tilsette ikkje melder avvik knytt til det faglege arbeidet, bidreg ikkje avvikssystemet til å kvalitetssikre arbeidet med oppfølging av hjelpetiltak. Dei tilsette har ikkje felles forståing for kva som skal meldast som avvik eller kven som skal melde avvik, og rutinane for å melde avvik i dette systemet er ikkje innarbeidde i det daglege arbeidet. Kommuneleiinga etterspør ikkje avvik knytt til oppfølging av hjelpetiltak og har heller ikkje system for å samle og bruke andre tilgjengelege og relevante rapporteringsdata, erfaringar eller tilbakemeldingar som gjeld arbeidet med oppfølging av hjelpetiltak systematisk i forbetringsarbeidet. Dersom slik informasjon ikkje vert samla og brukt i forbetringsarbeidet, kan det føre til at kommunen ikkje i tilstrekkeleg grad sikrar mot svikt i tenesta eller oppnår mogleg forbetring. Tilsynet viste at internkontrollsystemet i Sogndal kommune ikkje er innretta slik at det sikrar mot svikt i arbeidet med oppfølging av hjelpetiltak etter barnevernlova. Uklar ansvarsplassering, uklare forventningar til utføring av oppgåvene, lite detaljerte skriftlege prosedyrar, lite involvering av dei tilsette ved utarbeiding av skriftlege prosedyrar, ulik praksis kring utføring av oppgåvene og lite dokumentasjon av dei faglege vurderingane som vert gjort, manglande system for fagleg opplæring og fagleg støtte til nytilsette/vikarar, manglande system for kvalitetssikring av arbeidet med oppfølging og evaluering av hjelpetiltak, manglande kontroll med plan, framdrift og gjennomføring av dette arbeidet og det at leiinga ikkje nyttar all tilgjengeleg informasjon og kunnskap i forbetringsarbeidet, er manglar ved styringa som kan føre til at barn og foreldre ikkje får nødvendig hjelp til rett tid. Risikoen for svikt som følgje av slike manglar ved styringa, aukar ved sjukmeldingar, utskiftingar i personalet og bruk av vikarar. Summen av slike svikt i styringa som er avdekka ved dette tilsynet, medfører stor risiko for at barn og foreldre som har hjelpetiltak ikkje får den hjelpa dei treng, slik dei etter barnevernlova har krav på. 7. Regelverk FNs barnekonvensjon Barnevernlova Forvaltningslova Internkontrollforskrifta Endeleg rapport

31 8. Dokumentunderlag Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som vart send til oss før revisjonen: Organisasjonskart Verksemdsplan 2013 og 2014 Årsmelding Kontordagar Bemanningsplan Stillingsomtalar Sjekkliste for mottak av nytilsette Oversikt over kompetansetiltak Årshjul for rapporteringar Ros-analyse Oversikt over ulike samhandlingsmøte Oversikt over barn som har hjelpetiltak Rettleiaren «Barn og unge i fokus» Individuell plan. Koordinerande eining. Avvik Prosedyrar HMT Dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket: Klientmapper for 20 barn og unge som har hjelpetiltak Døme på barnevernsfaglege vurderingar i andre saker Perm med notat frå kuratormøte Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen: Varsel om tilsyn Oversending av dokumentasjon frå kommunen Program og informasjon om førebuing E-post veksling om program/plan for gjennomføring Førebels rapport etter tilsynet Tilbakemelding frå kommunen Deltakarar ved tilsynet Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som vart intervjua. Namn Funksjon / stilling Opningsmøte Intervju Sluttmøte Bente Kåsa Barnevernskurator X X X Ruth Karen Gunvordal Tiltaksarbeidar X X X Malene Nordstrand Barnevernskurator X X Elisa Silden Barnevernskurator X X Vivian I. Mannsåker Barnevernskurator X X Endeleg rapport

32 Agnete Tuften Barnevernskurator X X Linn K. G. Bøyum Tiltaksarbeidar X Ingeborg Elvagjeng Barnevernskurator X Silje Andersen Barnevernskurator X X Hildur Irene Vatlestad Konsulent X X Anne Lene Eggum Barnevernskurator X X X Anne Vibeke Barkved Barnevernskurator X X X Nina Bringedal Barnevernskurator X X X Aud Kari Isane Kommunalsjef X X Lene Borlaug Barnevernskurator X Elin P. Tysse Nestleiar X X Åshild Nilsen Barnevernskurator X Katharine Kvam Barnevernleiar Telefonintervju Frå tilsynsorganet deltok: Turid Måseide (revisjonsleiar) Line Pedersen Døsen (revisor) Gunn Randi Bjørnevoll (revisor) Endeleg rapport

33 I samband med handsaming av årsrekneskapet for 2013 for SF Revisjon IKS gjorde Representantskapet følgjande vedtak: Samrøystes vedtak: 1. Representantskapet fastsett med dette SF revisjon IKS sitt årsrekneskap 2013 med resultat, balanse og noter som syner eit samla overskot på kr ,-. 2. Overskot på kr ,-.vert tillagt selskapet sin eigenkapital. 3. Styre får fullmakt til å tilbakebetale delar av overskotet til kommunane i forhold til innbetalt honorar. (vår utheving) 4. Revisjonsmelding frå Søreide Revisjon AS vart lagt fram på møtet og teken til etterretning. Styre i SF Revisjon handsama saka i møte og vedtok å tilbakebetala ,- til kommunane og fylkeskommunen fordelt slik det framgår av utdrag frå møteboka nedanfor. Vi vil med det første utsteda kreditnota på beløpet i samband med á konto faktureringa for 2. halvår SAK 09/14 Tilbakebetaling til eigarkommunane delar av revisjonshonorar Syner til vedtak i representantskapssak 03/14 årsrekneskap På grunn av sjukmeldingar hadde vi i 2013 eit større overskot, vi måtte av same grunn redusera revisjonsarbeidet ved å utsetta alt som kunne ut frå revisjonsfaglege vurderingar kunne utsettast. Det er i særlig grad i kommunane det var mulig. Det vil derfor vera rettast at ei tilbakebetaling blir gjort til kommunane og fordelt i høve til det som dei betalet for Vi hadde i 2013 eit overskot på ,- og foreslær derfor at kr blir tilbakebetalt. Framlegg til vedtak: Kommunane får tilbakebetalt kr ,- av honoraret for 2013 fordelt slik: Drøfta i møtet: Styret sitt vedtak: Samrøystes som tilråding Ingvar Linde Dagleg Leiar