PROTOKOLL FRÅ STYREMØTE I HELSE VEST INNKJØP HF

Transkript

1 PROTOKOLL FRÅ STYREMØTE I HELSE VEST INNKJØP HF STAD : Videomøte - Møterom, HVE, Falketind (Virtuelt nr: ) MØTETIDSPUNKT : , kl 16:00 17:30 DELTAKARAR FRÅ STYRET: Per Karlsen Styreleiar Eivind Hansen Nestleiar Berit Haaland Medlem Bjørn Munthe Medlem Jannicke Daae Tønjum Medlem Vidar Atle John Vie Varamedlem (fast møtande) FORFALL FRÅ STYRET Det var ingen forfall på møtet DELTAKARAR FRÅ ADMINISTRASJONEN Lars-Johan Frøyland, konstituert administrerande direktør SAKLISTE Sak 01/15 B Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 02/15 O Konstituering av styret Sak 03/15 B Konstituering av administrerande direktør Sak 04/15 B Tilsettingsutval Sak 05/15 O Innskotskapital Sak 06/15 O Arbeid med budsjett 2015 Sak 07/15 O Status etableringsaktivitetar Sak 08/15 B Møteplan 2015 Sak 09/15 Eventuelt 1

2 Sak 01/15 GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN Vedtak (samrøystes) Det var ingen merknader til innkalling og dagsorden Sak 02/15 KONSTITUERING AV STYRET Styreleiar orienterte kort om drøftingane styret i Helse Vest RHF gjorde i samband med etableringa av Helse Vest Innkjøp HF. Ein ønska ikkje eksternt styremedlem i styret i Helse Vest Innkjøp HF, og ein ba om at styret i føretaket skulle bli så lite som mogeleg. Vidare gjorde styret i Helse Vest RHF det klart at overordna strategi for innkjøpsfunksjonen i regionen skal godkjennast av RHF-styret. Kjøp av helsetjenester skal framleis skje frå Helse Vest RHF. Denne funksjonen blir ikkje flytta til Helse Vest Innkjøp HF. Vedtak (samrøystes) Styret blir konstituert i medhold av styresak 38/15 (Helse Vest RHF). Per Karlsen blir oppnemd som styreleiar og Eivind Hansen som nestleiar. Sak 03/15 KONSTITUERING AV ADMINISTRERANDE DIREKTØR Vedtak (samrøystes) Lars-Johan Frøyland konstitueres til administrerende direktør for Helse Vest Innkjøp HF inntil vidare. Sak 04/15 TILSETTINGSUTVAL Styreleiar gjorde rede for at Deplphi Consulting AS er vald som rekrutteringsfirma for hjelp i prosessen knytt til rekruttering av administrerande direktør. Valet av Delphi er gjort gjennom ein anbodsprosess. Dei konserntillitsvalde er spurt om dei ønskjer å ha ein representant i tilsettingsutvalet. Vedtak (samrøystes) I samband med rekruttering av administrerande direktør blir følgjande tilsettingsutval satt saman: Per Karlsen, leiar Eivind Hansen Hilde Christiansen Ein representant frå dei konserntillitsvalde om dei takkar ja 2

3 Sak 05/15 INNSKOTSKAPITAL Vedtak (samrøystes) Styret tek saka til orientering. Sak 06/15 ARBEID MED BUDSJETT FOR 2015 Saka vart drøfta. Modell for finansiering må på plass. Modellen må byggje på Orkidé-prosjektet sitt arbeid og anbefalinger. Det bør opp ein sak om finansieringsmodell for innkjøpsføretaket til direktørmøtet i Helse Vest, mellom anna for å drøfta fordelingseffaktar. Helse Vest Innkjøp HF bør ta initiativ til eit prosjekt for å avklara og etablera ein finansieringsmodell. Vedtak (samrøystes) Styret tek saka til orientering. Sak 07/15 STATUS ETABLERINGSAKTIVITETAR Konst. adm. direktør gjekk gjennom status i etableringsaktivitetane. Saka vart så drøfta. Det er viktig at kapasiteten no ikkje vert bygd ned. Kapasitet/ressursar må fyllast opp snarast råd og utan stans. Føretaket må ha nok kapasitet til å løyse oppgåvene sine. Ein må snarast råd få oversikt over ressursbehovet for føretaket. Vedtak (samrøystes) Styret tek saka til orientering. Sak 08/15 MØTEPLAN 2015 Vedtak (samrøystes) Helse Vest Innkjøp HF har styremøter etter følgjande møteplan for 2015 : 13. mai kl til stades, Bergen 11. juni kl til stades, Bergen 31. august kl video 1. oktober kl til stades, Bergen 18. november kl

4 STYRESAK GÅR TIL: FØRETAK: Styremedlemmer Helse Vest Innkjøp HF DATO: FRÅ: Konstituert administrerande direktør SAKSHANDSAMAR: Lars-Johan Frøyland SAKA GJELD: Administrerande direktør si orientering ARKIVSAK: 2015/1818 STYRESAK: 12/15 O STYREMØTE: FORSLAG TIL VEDTAK Styret tek meldingane til orientering Munleg orientering i møtet 1. Medarbeidersamling 29. april Orientering om relevante lover, forskrifter og myndigheitskrav Forslag om endring i lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrifter som ledd i gjennomføring av tre nye anskaffelsesdirektiver fra EU. Høyring regional helseberedskapsplan 3. Aktuelle høyringar 4

5 STYRESAK GÅR TIL: FØRETAK: Styremedlemmer Helse Vest RHF DATO: SAKSHANDSAMAR: Lars-Johan Frøyland SAKA GJELD: Vedtekter for Helse Vest Innkjøp HF ARKIVSAK: 2015/1818 STYRESAK: 13/15 O STYREMØTE: FORSLAG TIL VEDTAK Styret tek saka og vedtektene til medvit. 5

6 Bakgrunn Vedtektene for Helse Vest Innkjøp blei fastsett under stiftelsesmøtet den 7. april Stiftaren, representert ved styret i Helse Vest RHF la til grunn at styret skal ha seks eigaroppnemde representantar, inkludert eit fast møtande varamedlem. Denne ordninga sikrar god kontinuitet i styrearbeidet ved forfall frå eit fast eigaroppnemnd styremedlem, fordi det fast møtande varamedlemmet møter i kvart styremøte. Eigar vil vurdere ei rotasjonsordning kva gjeld ordninga med fast møtande styremedlem. FORSLAG TIL VEDTAK Styret tek saka og vedtektene til medvit. 6

7 Vedtekter for Helse Vest Innkjøp HF Fastsett i stiftelsesmøte 7. april Namn 2 Eigar Helseføretaket sitt namn er Helse Vest Innkjøp HF Helse Vest Innkjøp HF skal eigast fullt ut av: Helse Vest RHF, org.nr Nådlandskroken Stavanger 3 Hovudkontor 4 Føremål Helse Vest Innkjøp HF har sitt hovudkontor i Bergen kommune. Helse Vest Innkjøp HF skal vere ein internleverandør for helseføretaka i Helse Vest, og skal leggje til rette for og bidra til gode anskaffingar, erfaringsoverføring, god ressursutnytting og ressurstilgang innan anskaffingar. Målet er å byggje eit profesjonelt og bærekraftig innkjøpsmiljø med god kvalitet i alle innkjøpsprosessar, som kan levere sine tenester til helseføretaka. Det er ein fagleg føresetnad at anskaffingar skal støtte seg på premissar og medverknad frå brukarane. Det kan og opnast for at andre RHF og private ideelle innan region vest kan slutte seg til avtalane. Helse Vest Innkjøp HF skal også vere ein ressurs for erfaringsoverføring og samarbeid på nasjonalt nivå. Eventuell endring av føremål skal bli godkjent av styret i Helse Vest RHF. 5 Verksemda til helseføretaket Helse Vest Innkjøp HF skal medverke til framtidsretta utvikling av anskaffingane i Helse Vest gjennom læring, innovasjon, erfarings- og kompetanseoverføring, og skal vera ein ressursleverandør for helseføretaka og sektoren. 7

8 Helse Vest Innkjøp HF skal ha tilsette som er lokalisert i Bergen, Stavanger, Haugesund og Førde. Helse Vest Innkjøp HF skal utføre tenester knytt til utvikling, planlegging og gjennomføring av anskaffingar, samt tenester innan anskaffingar som det er gevinstar ved å utføre felles for regionen, medrekna; utføring av anskaffingar til helseføretaka i Helse Vest utvikling og forvalting av kunnskap, metodar og verktøy for anskaffingar til helseføretaka i Helse Vest, samt gje tilgang på personell med spisskompetanse til alle fasar i anskaffingsprosessen prosjektleiing og rådgjeving til anskaffingsprosjekt sørgje for at anskaffingane blir utført på ein etisk og miljømessig forsvarleg måte, i tråd med dei pliktene helseføretaka i Helse Vest har tatt på seg på dette området yte andre tenester som naturleg høyrer inn under Helse Vest Innkjøp HF sitt føremål 6 Føretaksmøtet 7 Styret Det skal haldast to ordinære føretaksmøter årleg. Av desse skal det eine haldast innan slutten av juni månad kvart år for handsaming av årsrekneskap, årsmelding og årleg melding, jf. helseføretakslova 34 og 43 andre ledd. Fleire føretaksmøte kan haldast etter særskilte behov og innkalling skal sendast ut etter avgjerd av styret i Helse Vest RHF. Helse Vest Innkjøp HF skal leiast av eit styre. Styret skal ha frå fem til sju medlemmar. Inntil fem styremedlemmer, medrekna styreleiar og nestleiar, blir oppnemnd av føretaksmøtet. Styremedlemmar som er valt av og blant dei tilsette deltek ikkje i handsaming av saker som gjeld arbeidsgjevar si førebuing til forhandlingar med arbeidstakarar, arbeidskonfliktar, rettstvistar med arbeidstakarorganisasjonar eller oppseiing av tariffavtalar. Det einskilde styremedlem skal ikkje representere geografiske område eller andre interessegrupper. Styremedlemmer har teneste i to år med mindre anna er bestemt av føretaksmøtet. 8 Dagleg leiar Helse Vest Innkjøp HF skal ha dagleg leiar. Dagleg leiar blir tilsett av styret. 8

9 9 Tilsettingsvilkår for leiarar Helse Vest Innkjøp HF skal utarbeide ei årleg erklæring om tilsettingsvilkår for leiarar. Denne skal takast inn som ei note i årsrekneskapen. Erklæringa skal ha eit innhald som fastsett i allmennaksjelova sin 6-16 a, og skal bli handsama på tilsvarande vis i føretaksmøtet som skal haldast i Helse Vest Innkjøp HF innan utgangen av juni kvart år. Ein syner till allmennaksjelova sin 5-6 tredje ledd. 10 Saker der vedtak skal fattast i føretaksmøte i Helse Vest RHF og saker der vedtak skal fattast i føretaksmøte i Helse Vest Innkjøp HF Føretaksmøtet i Helse Vest RHF skal treffe vedtak i alle saker av vesentleg eller prinsipiell helsepolitisk, forskingspolitisk, utdanningspolitisk eller samfunnsmessig betyding, jf. Helseføretakslova 30. Dette gjeld mellom anna saker som: kan endre verksemda sin karakter omfattande endringar i tenestetilbodet deltaking i omfattande samarbeid eller vesentlege endringar i dette utskilling av større delar av verksemda Styret skal oversende alle saker som i samsvar med lov eller vedtekter skal leggjast fram for føretaksmøtet, til Helse Vest RHF før vedtak blir fatta. 11 Sal av føretaket sine eigedomar Vedtak om kjøp, sal av eller pantsetting av faste eigedomar skal bli vedtatt av føretaksmøtet i Helse Vest Innkjøp HF etter framlegg frå styret, jf. helseføretakslova 31, jf Låneopptak Helse Vest Innkjøp HF kan ikkje ta opp lån frå andre enn eigaren sin. Eventuelle låneopptak skal bli godkjent av styret i Helse Vest RHF. 13 Melding til eigar Styret skal kvart år sende ein melding til eigar, som gjeld styret sitt plandokument for verksemda og styret sin rapport for føregåande år. Plandokumentet skal vera av strategisk og overordna karakter og vise hovudtrekka i verksemda si framtidige drift innanfor dei rammevilkåra som er gitt av Helse Vest RHF som eigar. Denne delen av plandokumentet vil vere ein del av Helse Vest RHF sitt plandokument. Plandokumentet skal vidare, med utgangspunkt i vurderingar av eksisterande drift, syne behov for utvikling og endring av tenestene, drifta av verksemda og styret si vurdering av ressursbruken for dei næraste åra, med forslag til finansiering. Rapporten om verksemda frå førre kalenderår skal syne korleis pålegg, vilkår og avgjerder som er gitt i føretaksmøtet er følgt opp. Rapporten skal også syne verksemda si utvikling knytt til Helse Vest Innkjøp HF sitt plandokument. 14 Arbeidsgjevartilknyting 9

10 Helseføretaket skal vera medlem i arbeidsgivarforeininga Spekter. 15 Endring av vedtektene Endring av desse vedtektene blir gjort av føretaksmøtet i Helse Vest Innkjøp HF, jf. helseføretakslova 12. Styret vurderer og tek eventuelt opp endringar i vedtektene dersom dette er naudsynt for å ta i vare helseføretaket sitt føremål og hovudoppgåver. 10

11 STYRESAK GÅR TIL: FØRETAK: Styremedlemmer Helse Vest RHF DATO: SAKSHANDSAMAR: Lars-Johan Frøyland SAKA GJELD: Styreinstruks for Helse Vest Innkjøp HF ARKIVSAK: 2015/1818 STYRESAK: 14/15 B STYREMØTE: FORSLAG TIL VEDTAK Styret beslutter styreinstruks for Helse Vest Innkjøp HF 11

12 Styreinstruks for Helse Vest Innkjøp HF 1. Formål med instruksen Instruksen trekkjer dei ytre rammene for styret sitt arbeid og byggjer på lova om helseføretak og vedtektene for Helse Vest Innkjøp HF. Formålet med instruksen er å klargjere form, innhald og gjennomføring av styrearbeidet samt sikre at styre og administrasjon har same oppfatning av dei ulike rollene desse har og ansvaret som knyter seg til rollene. Instruksen er ikkje ei fullstendig opplisting av styret sine oppgaver og ansvar, men må supplerast med dei lover, forskrifter og myndigheitsvedtak som gjeld for spesialisthelsetenesta samt dei styrande dokument som er utarbeidde for verksemda. 2. Samansetjinga av styret Styret skal ha frå fem til sju medlemmer. Inntil fem styremedlemmer, medrekna styreleiar og nestleiar, blir oppnemnd av føretaksmøtet. Dei tilsette vel 4 medlemmer med varamedlemmer. Føretaksmøtet vel leiar og nestleiar. Styret må vere samansett slik at minst 40% frå kvart kjønn er representert i samsvar med kravet i likestillingslova. 3. Overordna rolleavklaring Det følgjer av helseføretakslova 1 at føremålet til helseføretaka er å yte gode og likeverdige spesialisthelsetenester samt å legge til rette for forskning og undervisning. Helse Vest RHF har som regionalt helseføretak etter lova eit overordna ansvar for å legge til rette for desse tenestene i regionen ved å planlegge og organisere spesialisthelsetenesta og legge til rette for forskning og undervisning. Helse Vest RHF er eigar av Helse Vest Innkjøp HF og utøver eigarstyring gjennom dei styringsdokumenta som blir fastsette i føretaksmøte og elles gjennom den styringsstrukturen som er lagt i helseføretaksgruppa. 12

13 4. Styret sine rettigheiter og plikter. Habilitetskrav Styremedlemmane skal i vervet som styremedlem ivareta dei interesser som tener Helse Vest Innkjøp HF på beste måte. Styremedlemmane verken kan eller skal representere interessegrupper i styrearbeidet, men møter som individuelle personar med same ansvar for alle saker. Styremedlemmane har plikt til å avgi stemme i alle saker som blir behandla av styret. Unntak frå plikta til å behandle alle saker gjeld bare dersom styremedlemmet må tre frå behandlinga av enkeltsaker på grunn av manglande habilitet eller på grunn av partsforholdet som oppstår for styremedlemmer valde av dei tilsette i saker som nemnt i vedtektene 7, 2.avsnitt. Dette omfattar saker som omhandlar arbeidsgivar si førebuing til forhandlingar med tilsette, arbeidskonfliktar, rettstvistar med arbeidstakarorganisasjonar eller oppseiing av tariffavtalar. Alle styremedlemmane har dei same rettigheitene og pliktene med unnatak av det som særskilt er fastsett for styreleiar. Kvart styremedlem har plikt til å leggje fram all informasjon som har betydning for styret si behandling av den enkelte saka. Dette gjeld også administrerande direktør. Habilitetskrava i forvaltningslova 6 gjeld for styremedlemmane. Dette inneber mellom anna at den som har klare personlege eller økonomiske interesser i ei sak eller nære slektningar eller familie med slike interesser, er inhabil til å ta del i behandlinga av saka. Styremedlemmane er pliktige til å opplyse om forhold som kan ha betydning for deira habilitet til å delta i behandlinga av enkeltsaker. Det er styret som avgjer om eit medlem er innhabil til å delta i behandlinga av ei sak og den som habilitetsspørsmålet gjeld kan ikkje delta i behandlinga av habilitetsspørsmålet. 5. Styret sine oppgåver 5.1.Overordna føringar Forvaltninga av føretaket høyrer under styret som også har ansvar for ei tilfredsstillande organisering av den samla verksemda i føretaket, jfr. 28 i helseføretakslova. Styret skal behandle alle saker som etter lov eller vedtekter høyrer under styret sitt ansvar. Andre saker kan styret behandle når styreleiar eller andre medlemmer av styret finn at det er nødvendig. Også administrerande direktør kan krevje at 13

14 enkeltsaker blir styrebehandla Samfunnsansvaret. I tillegg til det spesifikke samfunnsoppdraget har helseføretaka eit meir generelt samfunnsansvar. I staten sin eigarskapspolitikk er det formulert forventningar om samfunnsansvar innanfor 4 hovedområde knytta til menneskerettigheiter, arbeidstakarrettigheiter, forebygging av korrupsjon samt klima og miljø. Helseføretaka har ansvar for korleis verksemda påverkar desse områda både gjennom kjøp av varer og tenester eller som direkte effekt av eiga verksemd. Styret må sørge for at det vert etablert gode rutinar og retningslinjer for å ivareta samfunnsansvaret Etikk Helseføretaka forvaltar sentrale velferdsgoder i samfunnet og det er viktig at både tilsette og styremedlemmer har den nødvendige tilliten i offentlegheita. I styringsdokumentet til helseføretaka for 2011 er det i samsvar med staten sin eigarskapspolitikk stilt krav om at helseføretaka legg felles etiske retningslinjer til grunn for verksemda og sikrar at desse er gjort kjent og er tilgjengelege for alle. Dei etiske retningslinjene gjeld for alle tilsette og så langt dei passar også for styremedlemmer og andre som representerer føretaket Styret sine hovedoppgåver Styret sine hovedoppgåver går fram av kapitel 7 i helseførtakslova og 5 i vedtektene. Hovedoppgåvene omfattar følgjande område: - strategi og mål - helsefagleg kvalitet og tenesteinnhald - organisasjon og leiing - kontroll av drift Styret har dessutan ansvar for årleg evaluering av sitt eige arbeid og arbeidsform. Styret tilset administrerande direktør og fastset løna hans. Styret gjer vedtak om å seie opp eller avskjedige administrerande direktør. Styret har ansvar for å føre tilsyn med administrerande direktør og evaluere arbeidet hans og rolleutøvinga som dagleg leiar for helseføretaket Strategioppgåver Styret har ansvar for den strategiske utviklinga i føretaket. Dette omfattar mellom anna: - utvikle og vedta målsetjingar og følgje desse opp 14

15 - utvikle og vedta strategiske planar og følgje desse opp - fastsetje styringsfilosofi - fastsetje område for verksemda og oppgåvefordeling - evaluere investeringsbehov og finansiell styrke - fastsetje budsjett - godkjenne avtalar av vesentleg, strategisk betydning med andre samarbeidspartar - Styret må sørge for at arbeidet med strategioppgåvene i helseføretaket skjer innanfor rammene som er trekte opp i dei styrande dokumenta for helseføretaket og innanfor rammene fastsette av Helse Vest RHF Utvikling av helsefagleg kvalitet og tenesteinnhald Styret skal med basis i lova om helseføretak, vedtektene for Helse Vest Innkjøp HF og øvrige styrande dokument for helseføretaket yte best mogleg innkjøpstenester ved bruk av tildelte ressursar. Slike oppgåver inkluderer mellom anna: - utvikling av god innkjøpsfagleg praksis - oppfølging av brukartilfredsheit - oppfølging av medarbeidartilfredsheit - effektivisering av ressursbruk - kompetanseoppbygging - rekrutteringsfremjande tiltak Organisering og leiing Styret har eit løpande ansvar for ei tilfredsstillande organisering og leiing av den samla verksemda i helseføretaket. Dette innkluderer mellom anna: - å etablere ein overordna organisasjonsmodell for helseføretaket. - å definere ansvars- og myndigheitsfordeling mellom styret og dagleg leiar i helseføretaket innafor den ramma som er fastsett i lova om helseføretak og vedtektene. - å etablere og vedlikehalde instruks for administrerande direktør i helseføretaket - foreta ressursvurderingar på tvers av helseføretaket - sikre rett leiarskap og kompetanseutvikling innan helseføretaket - fastsetje funksjonsfordeling innan helseføretaket og vurdere relasjonar til primærhelsetenesta. - samarbeide med kommunane i helseregionen om utvikling av samhandlingsreforma og målsetjinga om at pasientar og brukarar mottek eit heilheitleg tilbud om helse- og omsorgstenester i samsvar med lova om helse- og omsorgstenester. 15

16 Oppgåvene må utførast innanfor rammene fastsette i styrande dokument for helseføretaket og av Helse Vest RHF Kontrolloppgåver Styret skal, mellom anna gjennom administrerande direktør si rapportering, halde seg orientert om føretaket si verksemd og økonomiske stilling. Styret skal føre tilsyn med at verksemda vert driven i samsvar med dei måla som er nedfelte i 1 i helseføretakslova, vedtektene til helseføretaket, vedtak i føretaksmøtet samt vedtekne planar og budsjett, jfr. 28 i helseførtakslova. Styret har plikt til å iverksette undersøkingar der styret finn dette nødvendig. Det enkelte styremedlem kan ikkje iverksette eigne undersøkingar. Styret skal sørge for at bokføring og formueforvaltning skjer under betryggande kontroll, jfr. 28 siste ledd i helseføretakslova. Styret skal sørge for at føretaket har ein eigenkapital som står i forsvarleg forhold til verksemda i føretaket, jfr. 14 i helseføretakslova. Styret skal varsle og føreslå tiltak ovafor eigar dersom storleiken på eigenkapitalen ikkje er forsvarleg. Kontrolloppgåvene innkluderer også: - Sikre innkjøpsfagleg forsvarleg prosessar - Sjå til at føretaket har etablert tilfredsstillande intern kontroll - Vurdere helseføretaket sin økonomi og likviditetssituasjon - Sikre etterleving av lovverk som regulerer verksemda i helseføretaket Andre oppgåver Styret skal kvart år utarbeide ein møteplan. Styret har ansvaret for at føretaket utarbeider ei årleg melding til Helse Vest RHF og kvartalsvis rapportering slik dette nærare er omtala i 13 i vedtektene. 16

17 6. Begrensningar i styret si myndigheit 6.1. Vedtak som høyrer under føretaksmøtet Føretaksmøtet skal treffe vedtak i alle saker som er av vesentleg eller prinsipiell betydning helsepolitisk, forskningspolitisk, utdanningspolitisk eller samfunnsmessig, jfr. 30 i helseføretakslova og 8 i vedtektene. 17

18 STYRESAK GÅR TIL: FØRETAK: Styremedlemmer Helse Vest RHF DATO: SAKSHANDSAMAR: Lars-Johan Frøyland SAKA GJELD: Signaturrett for Helse Vest Innkjøp HF ARKIVSAK: 2015/1818 STYRESAK: 15/15 B STYREMØTE: FORSLAG TIL VEDTAK Styreleiar åleine blir tildelt signaturrett, jf. helseføretakslova

19 Fakta Det følgjer av helseføretakslova 39 at styret representerer føretaket og teiknar føretaket sitt firma, medan dagleg leiar (administrerande direktør) etter føresegna si tredje ledd har fullmakt til å representere føretaket i saker som fell inn under den myndigheit som ligg til administrerande direktør etter 37 i lova. Styret si myndigheit og kompetanse som signaturberettiga (firmateiknar) kan etter 39 anna ledd delegerast. Signatur er ein fullmakt til å opptre og underskrive på vegne av føretaket i alle samanhengar. Signaturrett kan bli tildelt ein eller fleire rolleinnehavarar eller namngitte personar og kan når som helst bli kalla tilbake. Kommentarar Helse Vest Innkjøp HF er nyleg stifta, og styret må vurdera om styret si myndigheit og kompetanse som signaturberettiga skal delegerast til eit styremedlem slik lova gjer høve til. Styra i helseføretaka i Helse Vest har noko ulik praksis for slik delegering. For Helse Førde HF, Helse Fonna HF, Helse Stavanger HF og Helse Vest IKT AS er signaturrett tildelt styreleiar åleine. For Helse Bergen HF er signaturrett delegert til styrets leiar og dagleg leiar i fellesskap. I Sjukehusapoteka Vest HF er signaturrett delegert til styrets leiar og styrets nestleiar kvar for seg. For Helse Vest RHF var det styreleiar åleine som var signaturberettiga frå oppstart i 2002 til november I november 2013 blei også dageleg leiar delegert signaturrett. No har altså styrets leiar og dagleg leiar i Helse Vest RHF signaturrett kvar for seg. Ein rår i denne saka til at styreleiar åleine blir tildelt signaturrett for Helse Vest Innkjøp HF, slik praksis er for dei fleste andre helseføretaka i Helse Vest. Forslag til vedtak Styreleiar åleine blir tildelt signaturrett for Helse Vest Innkjøp HF, jf. helseføretakslova

20 STYRESAK GÅR TIL: FØRETAK: Styremedlemmer Helse Vest RHF DATO: SAKSHANDSAMAR: Lars-Johan Frøyland SAKA GJELD: Tidspunkt for overdraging av verksemd ARKIVSAK: 2015/1818 STYRESAK: 19/15 O STYREMØTE: FORSLAG TIL VEDTAK Dato for overdraging av verksemd for helseføretaka og Helse Vest IKT AS sine innkjøpsressursar til Helse Vest Innkjøp HF blir sett til 15. oktober Styret i helseføretaka og Helse Vest IKT AS blir orientert om tidspunktet. 20

21 Bakgrunn Medarbeiderressursane i Helse Vest Innkjøp HF kjem i hovudsak inn i føretaket gjennom overdraging av verksemd. Det er helseføretaka og Helse Vest IKT sine innkjøpsavdelingar som blir overført til innkjøpsføretaket. Helseføretaka har ved styrevedtak fatta prinsipielle vedtak om overdraging av verksemd. I styresak til Helse Vest RHF knytt til etablering av Helse Vest Innkjøp HF heiter det at overdraging av verksemd skal skje snarast råd, og seinast i løpet av Aktuelt Av omsyn til medarbeidarar som skal overførast til det nye innkjøpsføretaket, rekruttering av medarbeidarar og leiarar, og til planlegging av aktivitetar for etablering av føretaket er det no naudsynt å slå fast tidspunktet for verksemdsoverdraging. Det er lagt til grunn at leiarstillingane som hovudregel skal være permanent bemanna ved overføring av medarbeidarar til nytt føretak. Dette premisset gjer det naudsynt med ein viss horisont fram mot tidspunkt for overdraging. Rekrutteringsprosessen for administrerande direktør er så vidt starta, medan rekrutteringsprosessen for seksjonsleiarar endå ikkje er komen i gang. Andre etableringsaktivitetar ser ut til å kunne tilpasse seg kristisk line for rekrutteringsprosessen, slik at det er sistnemnde prosess som er ytre ramme for når overdraging av verksemd kan skje. Om ein legg til grunn at rekruttering av seksjonsleiarar startar umiddelbart, vil ein kunne sikte inn mot overdraging av verksemd frå 1. oktober. Ein slik plan har liten eller ingen slakk. En legg opp til at personen som vert tilsett som administrerande direktør deltek i siste del av rekrutteringsprosessen for seksjonsleiarane. Både rekrutteringprosessen for administrerande direktør og for seksjonsleiarane kan trekke ut i tid, før alle brikkene er på plass. Av omsyn til planlegging av etableringsaktivitetar og ikkje minst av omsyn til medarbeiderar som er omfatta av verksemdsoverdragninga, må ein likevel slå fast ein dato. For å redusera risikoen knytt til tidsbruk for rekruttering av leiarar i føretaket, foreslår konst. administrerande direktør at tidspunkt for overdraging av verksemd blir satt til 15. oktober Forslag til vedtak Dato for overdraging av verksemd for helseføretaka og Helse Vest IKT AS sine innkjøpsressursar til Helse Vest Innkjøp HF blir sett til 15. oktober Styret i helseføretaka og Helse Vest IKT AS blir orientert om tidspunktet. 21

22 STYRESAK GÅR TIL: FØRETAK: Styremedlemmer Helse Vest Innkjøp HF DATO: SAKSHANDSAMAR: Lars-Johan Frøyland SAKA GJELD: Status etableringsaktivitetar ARKIVSAK: 2015/1818 STYRESAK: 20/15 O STYREMØTE: FORSLAG TIL VEDTAK Styret tek saka til orientering. 22

23 Oppsummering Denne saka gjer greie for status i etableringsaktivitetane for Helse Vest Innkjøp HF. Fakta og kommentarar Bankkonto for Helse Vest Innnkjøp HF er oppretta og stiftingskapitalen på NOK 5 mill. er innbetalt frå eigar. Naudsynt erklæring frå revisor om innbetalt kapital er motteke. Registreringsskjema blir send til Brønnøysundregistra inneverande veke. Kartlegging av medarbeidarane sine noverande oppgåver er 98% ferdig. Samanstilling av kartlegginga blir brukt for vidare planlegging av oppgåver i innkjøpsføretaket. Det er etablert fire arbeidsgrupper kor alle medarbeidarane i helseføretaka sine innkjøpsavdelingar og prosjektkontoret i Helse Bergen HF er invitert inn for å starte arbeid med å definere roller og detaljere arbeidsprosassane som blei utvikla i program LIBRA. Det er laga ein møteplan for arbeidet i alle gruppene fram til juni månad, og alle gruppene har fått definerte arbeidsoppgåver. Arbeidet med å finna lokalar i Bergen og i Stavanger held fram. Arbeidet med å etablere IKT systemportefølje for Helse Vest Innkjøp HF held fram. Status for systema er følgjande: o ephorte. Egen modul/arkiv for Helse Vest Innkjøp HF under etablering o Fullmaktshierarki ORFU/Samlepunktet under etablering o e-post for medarbeidarane etter formen fornavn.etternavn@helse-vestinnkjøp.no. Medarbeidarane beheld gamle e-postadresser o GAT. Eigen modul for Helse Vest Innkjøp HF under etablering o AGRESSO. Helse Vest Innkjøp HF eigen modul for reise og løn o Kompetanse og læringsportalen. Eigen modul for Helse Vest Innkjøp HF under etablering o Oracle Finacials. Eigen modul blir etablert. Lønn- og rekneskap blir ført av Helse vest RHF sitt lønns- og regnskapssenter (LRS) o Contiki videreført som kontraktssystem, men det blir ikkje etablert eigen modul for Helse Vest Innkjøp HF o Elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) blir innført som en del av Libra o Domenenamna helse-vest-innkjop.no og helsevest-innkjop.no er parkert og er klar til bruk. Arbeidet med å etablere inter- og intranett sider er ikkje prioritert no, men startar opp til hausten. Innleiande samtaler med valt rekrutteringsfirma knytt til rekruttering av administrerande direktør er gjennomført. Prosjektkontoret i Bergen har starta rekrutteringsprosess for innkjøpar knytt til MTU. Konst. adm.direktør er invitert inn for å delta i denne rekrutteringsprosessen. 23

24 Forslag til vedtak Styret tek saka til orientering 24