Styreinstruks for Helse Bergen HF

Transkript

1 Styreinstruks for Helse Bergen HF 1.Føremål med instruksen Instruksen trekkjer opp dei ytre rammene for styret sitt arbeid og byggjer på lov om helseføretak og vedtektene for Helse Bergen HF. Føremålet med instruksen er å klargjera form, innhald og gjennomføring av styrearbeidet og dessutan sikra at styre og administrasjon har same oppfatning av dei ulike rollene dei har og ansvaret som knyter seg til rollene. Instruksen er ikkje ei fullstendig opplisting av oppgåvene og ansvaret som styret har, men må supplerast med dei lover, forskrifter og styresmaktvedtak som gjeld for spesialisthelsetenesta og dessutan dei styrande dokument som er utarbeidde for verksemda. 2. Samansetjinga av styret Styret skal til saman ha elleve medlemer. Sju medlemer vert oppnemnde av føretaksmøtet. Dei tilsette vel fire medlemer med varamedlemer. Føretaksmøtet vel leiar og nestleiar. Styret må vere samansett slik at minst 40 % frå kvart kjønn er representert i samsvar med kravet i likestillingslova. 3. Overordna rolleavklaring Det følgjer av helseføretakslova 1 at føremålet til helseføretaka er å yta gode og likeverdige spesialisthelsetenester og å leggja til rettes for forsking og undervisning. Helse Vest RHF har som regionalt helseføretak etter lova eit overordna ansvar for å leggja til rettes for desse tenestene i regionen med å planleggja og organisera spesialisthelsetenesta og leggja til rettes for forsking og undervisning. Helse Vest RHF eig Helse Bergen HF og styrer gjennom dei styringsdokumenta som vert fastsette i føretaksmøte og elles gjennom den styringsstrukturen som er fastsett i helseføretaksgruppa. 4. Styret sine rettar og plikter Styremedlemene skal i vervet som styremedlem ta vare på interessene til Helse Bergen på beste måte. Styremedlemene verken kan eller skal representera interessegrupper i styrearbeidet, men møter som individuelle personar med same ansvaret for alle saker. Styremedlemene har plikt til å stemma i alle saker som blir behandla i styret. Unntak frå plikta til å ta stilling til alle saker gjeld berre dersom styremedlemen må gå frå i samband med behandlinga av einskildsaker på grunn av manglande habilitet eller på grunn av partsforholdet som oppstår for styremedlemer som er valde av dei tilsette i saker som er nemnde i vedtektene 7, 2. avsnittet. Dette gjeld saker som handlar om arbeidsgjevaren si 1

2 førebuing til forhandlingar med tilsette, arbeidskonfliktar, rettstvistar med arbeidstakarorganisasjonar eller oppseiing av tariffavtalar. Alle styremedlemene har dei same rettane og pliktene med unntak av det som særskilt er fastsett for styreleiaren. Kvar styremedlem har plikt til å leggja fram all informasjon som har noko å seia for styret si behandling av dei einskilde sakene. Dette gjeld òg administrerande direktør Habilitetskrav Habilitetskrava i forvaltningslova 6 gjeld for styremedlemene. Dette inneber mellom anna at den som har klare personlege eller økonomiske interesser i ei sak eller nære slektningar eller familie med slike interesser, er inhabil til å ta del i behandlinga av saka. Styremedlemene er pliktige til å opplysa om forhold som kan ha noko å seia for habiliteten deira til å delta i behandlinga av einskildsaker. Det er styret som avgjer om ein medlem er inhabil til å delta i behandlinga av ei sak, og den som habilitetsspørsmålet gjeld, kan ikkje delta i behandlinga av habilitetsspørsmålet. 5. Styret sine oppgåver 5.1.Overordna føringar Forvaltninga av føretaket høyrer inn under styret, som òg har ansvar for ei tilfredsstillande organisering av den samla verksemda i føretaket, jf. 28 i helseføretakslova. Styret skal behandla alle saker som etter lov eller vedtekter høyrer inn under styret sitt ansvar. Andre saker kan styret behandla når styreleiaren eller andre medlemer av styret finn at det er nødvendig. Òg administrerande direktør kan krevja at einskildsaker vert behandla av styret Samfunnsansvaret I tillegg til det spesifikke samfunnsoppdraget har helseføretaka eit meir generelt samfunnsansvar. I staten sin eigarskapspolitikk er det formulert forventningar om samfunnsansvar på fire hovudområde: menneskerettar, arbeidstakarrettar, førebygging av korrupsjon og dessutan klima og miljø. Helseføretaka har ansvar for korleis verksemda påverkar desse områda både gjennom kjøp av varer og tenester eller direkte gjennom si eiga verksemd. Styret må søgja for at det vert etablert gode rutinar og retningsliner for dette Etikk Helseføretaka forvaltar sentrale velferdsgode i samfunnet, og det er viktig at både tilsette og styremedlemer har den naudsynte tilliten hos folk. I styringsdokumentet til helseføretaka for 2011 er det i samsvar med staten sin eigarskapspolitikk stilt krav om at helseføretaka legg felles etiske retningsliner til grunn for verksemda og sikrar at dei er gjorde kjende og er tilgjengelege for alle. Dei etiske retningslinene gjeld for alle tilsette og så langt dei passar òg for styremedlemer og andre som representerer føretaket. 2

3 5.2. Styret sine hovudoppgåver Styret sine hovudoppgåver går fram av kapitel 7 i helseføretakslova og 5 i vedtektene. Hovudoppgåvene omfattar følgjande område: - strategi og mål - helsefagleg kvalitet og tenesteinnhald - organisasjon og leiing - kontroll av drift Styret har dessutan ansvar for årleg evaluering av sitt eige arbeid og si eiga arbeidsform. Styret tilset administrerande direktør og fastset løna hans. Styret gjer vedtak om å seia opp eller gje administrerande direktør avskil. Styret har ansvar for å føra tilsyn med administrerande direktør og evaluera arbeidet hans og rolleutøvinga som dagleg leiar for helseføretaket Strategioppgåver Styret har ansvar for den strategiske utviklinga i føretaket. Dette omfattar mellom anna: - utvikla og vedta mål og følgja dei opp - utvikla og vedta strategiske planar og følgja dei opp - fastsetja styringsfilosofi - fastsetja område for verksemda og oppgåvefordeling - evaluera investeringsbehov og finansiell styrke - fastsetja budsjett - godkjenna avtalar som er svært viktige og har strategisk verdi Styret må sørgja for at arbeidet med strategioppgåvene i helseføretaket skjer innanfor rammene som er trekte opp i dei styrande dokumenta for helseføretaket og innanfor rammene som er fastsette av Helse Vest RHF Utvikling av helsefagleg kvalitet og tenesteinnhald Styret skal med basis i lov om helseføretak, vedtektene for Helse Bergen og andre styrande dokument for helseføretaket bruka dei tildelte ressursane til å yta best mogleg helsetilbod i helseføretaket. Slike oppgåver inkluderer mellom anna: - å utvikla god helsefagleg praksis - å følgja med på om pasientane er nøgde - å følgja med på om medarbeidarane er nøgde - å effektivisera ressursbruken - å byggja opp kompetanse - å setja i verk rekrutteringsfremjande tiltak Organisering og leiing Styret har ansvar for ei tilfredsstillande organisering og leiing av den samla verksemda i helseføretaket. Dette inkluderer mellom anna: - å etablera ein overordna organisasjonsmodell for helseføretaket. 3

4 - å definera ansvars- og avgjerdsmaktfordeling mellom styret og dagleg leiar i helseføretaket innanfor den ramma som er fastsett i lov om helseføretak og i vedtektene. - å etablera og halda ved like instruks for administrerande direktør i helseføretaket. - å vurdera ressursfordelinga mellom dei ulike delane av helseføretaket. - sikra rett leiarskap og kompetanseutvikling i helseføretaket. - fastsetja funksjonsfordeling i helseføretaket og vurdera relasjonar til primærhelsetenesta. - samarbeida med kommunane i helseregionen om utvikling av samhandlingsreforma og målet at pasientar og brukarar skal få eit heilskapleg tilbod om helse- og omsorgstenester i samsvar med lov om helse- og omsorgstenester. Oppgåvene må utførast innanfor rammene som er fastsette i styrande dokument for helseføretaket og av Helse Vest RHF Kontrolloppgåver Styret skal, mellom anna gjennom administrerande direktør si rapportering, halda seg orientert om føretaket si verksemd og økonomiske stilling. Styret skal føra tilsyn med at verksemda vert driven i samsvar med dei måla som er nedfelte i 1 i helseføretakslova, vedtektene til helseføretaket, vedtak i føretaksmøtet og vedtekne planar og budsjett, jf. 28 i helseføretakslova. Styret har plikt til å setja i verk undersøkingar der styret finn det nødvendig. Einskildstyremedlemer kan ikkje setja i verk sine eigne undersøkingar. Styret skal sørgja for at bokføring og formueforvaltning skjer under forsvarleg kontroll, jf. helseføretakslova 28 siste ledd. Styret skal sørgja for at føretaket har ein eigenkapital som står i forsvarleg forhold til verksemda i føretaket, jf. 14 i helseføretakslova. Styret skal varsla og føreslå tiltak for eigaren dersom eigenkapitalen ikkje er stor nok. Kontrolloppgåvene inkluderer også: - Sikra medisinsk forsvarleg beredskap og behandling - Sjå til at føretaket har etablert tilfredsstillande internkontroll - Vurdera helseføretaket sin økonomi og likviditetssituasjon - Sikra etterleving av lovverk som regulerer verksemda i helseføretaket Andre oppgåver Styret skal kvart år utarbeida ein møteplan. Styret har ansvaret for at føretaket utarbeider ei årleg melding til Helse Vest RHF og kvartalsvis rapportering slik dette er nærare omtala i 13 i vedtektene. 4

5 6. Avgrensingar i styret si avgjerdsmakt 6.1. Vedtak som høyrer inn under føretaksmøtet Føretaksmøtet skal gjera vedtak i alle saker som er svært viktige eller prinsipielt viktige helsepolitisk, forskingspolitisk, utdanningspolitisk eller samfunnspolitisk, jf. 30 i helseføretakslova og 8 i vedtektene. Vedtak om sal og pantsetjing av fast eigedom og sal av sjukehusverksemd skal gjerast av føretaksmøtet i samsvar med helseføretakslova 31 og 32 og vedtektene 9, med mindre styret nyttar fullmaktsramma i vedtektene 9 for eigedomar som er verdsette opp til 10 millionar kroner. Disponering av midlane i føretaket (overføring av verdiar til anna verksemd) skal føretaksmøtet gjera vedtak om etter framlegg frå styret eller med styret sitt samtykke, jf. 15 i helseføretakslova Lån og garantiar Helseføretaket si fullmakt til å ta opp lån er regulert i 10 i vedtektene. Eventuelle låneopptak må godkjennast av styret i Helse Vest RHF. Det følgjer av 33 i helseføretakslova at helseføretak ikkje kan stilla garanti eller pantsetja eigedelar til sikkerheit for andre sitt økonomisk ansvar. Det er styret sitt ansvar å sjå til at desse føresegnene vert etterlevde. 7. Om styrearbeidet 7.1. Reglar om kva tid styret er vedtaksført Styret har vedtakskompetanse når meir enn halvparten av alle styremedlemer er til stades, jr. 27 i helseføretakslova. Styret kan ikkje gjera vedtak med mindre alle medlemer av styret så langt råd er har fått høve til å vera med på behandlinga av saka. Har ein styremedlem forfall og det er valt varamedlem, skal varamedlemen få høve til å møte. Som styret sitt vedtak gjeld det som fleirtalet av dei møtande har stemt for. Dersom stemmetala står likt, er det møteleiaren si stemme som avgjer. Ved val og tilsetjing er den vald eller tilsett som får flest stemmer. Styret kan på førehand bestemma at det skal haldast ny avstemming dersom ingen får fleirtal Styremøta Sakene til styret vert behandla i møte av eit samla styre. Styret utarbeider møteplan for året. Utover fastlagd møteplan kan styreleiaren innkalla til ekstraordinære møte ved behov. Òg medlemer av styret og administrerande direktør kan krevja at styret vert kalla inn til møte, jr. 26 i helseføretakslova. Styreleiaren har ansvar for at styret vert kalla inn til møte. 5

6 Styreleiaren leier styremøta. Dersom han er fråverande, leier nestleiaren møtet. Er ingen av dei til stades, vel styret sjølv ein møteleiar. Dersom styret i einskildsaker ikkje fastset noko anna, har administrerande direktør rett og plikt til å vera til stades på styremøtet og rett til å uttala seg. Det skal førast protokoll frå møtet. Dersom eit vedtak ikkje er samrøystes, skal røystinga gå fram av protokollen. Styremedlemer eller administrerande direktør som ikkje er samd i eit vedtak, kan krevja å få protokollført si meining. Styret skal ha sekretær som er til stades på styremøta og fører møteprotokollen. I samarbeid med styreleiaren og administrerande direktør sørgjer styresekretæren for dei praktiske oppgåvene i samband med styret sitt arbeid. Administrerande direktør peikar ut styresekretær. 8. Informasjon og innsyn 8.1. Forvaltningslova og lov om offentleg innsyn (offentlegheitslova) Forvaltningslova og lov om offentleg innsyn gjeld for verksemda i helseføretaka, jf. 5 i helseføretakslova. Alle dokument for styret er som hovudregel offentlege. Dersom det ligg føre dokument som ein kan gjera unnatak frå hovudregelen for, krev prinsippet om utvida offentleg dokumentinnsyn at det likevel skal vurderast om dokumentet bør vera offentleg. Styremøta er opne, jf. helseføretakslova 26a. Styret kan gjera vedtak om å lukka behandlinga av ei sak dersom det ligg føre eit reelt og sakleg behov og eitt eller fleire av vilkåra som er nemnde i 26a er oppfylte Informasjonshandtering Styreleiaren uttalar seg på vegner av styret dersom ikkje anna er avtalt. Når eit styrevedtak har konsekvensar for tilsette, må dei så snart som mogeleg etter at styremøtet er avslutta få informasjon på ein tenleg måte. 6