etiske retningslinjerog Antikorrupsjonsrutiner

Transkript

1 etiske retningslinjerog Antikorrupsjonsrutiner Vedtatt av landsstyret 4.februar 2012

2 Hvorfor etiske retningslinjer? Naturvernforbundet er en viktig og synlig aktør i arbeidet for å ta vare på natur og miljø. Vi forvalter betydelige økonomiske midler både i inn- og utland. Vår troverdighet og tillit er helt avgjørende for vårt gjennomslag. Derfor har vi som tillitsvalgte og ansatte et stort ansvar i å sikre at organisasjonens troverdighet opprettholdes og at tilliten vi nyter fra medlemmene, myndighetene, næringslivet, andre organisasjoner og samfunnet for øvrig, ivaretas. Dette kan vi langt på vei gjøre ved å følge lover, regler og sunn fornuft. Men, i en stadig mer komplisert og hektisk hverdag, med flere reguleringer, nye kulturer og økt omsetning, er det likevel utfordrende å skille mellom egne roller og organisasjonens interesser. Det er mange ferske eksempler i norsk offentlighet på at dette ikke er lett. Naturvernforbundets landsstyre har derfor vedtatt egne retningslinjer for antikorrupsjon og etikk for de sentrale tillitsvalgte og ansatte, og har et ønske om at disse vil bli tatt i bruk av hele organisasjonen. I dette lille heftet presenterer vi disse retningslinjene. God lesning og lykke til med det viktige arbeidet vi gjør i felleskap. Jan Thomas Odegard, Generalsekretær Lars Haltbrekken, Leder Naturvernforbundet Grensen 9 B 0159 Oslo Tlf.: E-post: naturvern@naturvernforbundet.no 2

3 Etiske retningslinjer Naturvernforbundets etiske retningslinjer gjelder for ansatte, sentrale tillitsvalgte (Sentralstyret og Landsstyret, heretter kun kalt tillitsvalgte) og andre personer som opptrer i en situasjon hvor de må regne med å bli betraktet som representanter for organisasjonen. På reise gjelder retningslinjene under hele reisen. Formålet med retningslinjene er dels å sikre respekt for dem vi forholder oss til i vår virksomhet og dels støtte opp om organisasjonens omdømme. Ansatte og tillitsvalgte er i tjeneste forvaltere av de ressurser som er gjort tilgjengelig for Naturvernforbundet. Retningslinjene skal motvirke maktmisbruk av alle typer og gir hjemmel for sanksjoner ved overtredelser. Retningslinjene har selvstendig gyldighet ved siden av eksterne rettsregler. I utlandet skal en følge norske rettsregler der disse er strengere enn nasjonalt regelverk. Retningslinjene er ikke uttømmende og fritar derfor ikke medarbeiderne fra selvstendig plikt til alltid å søke å utøve godt skjønn, forsiktighet og omtanke i sitt arbeid for Naturvernforbundet. Organisasjonens ledelse (generalsekretær og sentralstyre) har ansvaret, innenfor sitt ansvarsområde, for at ansatte og tillitsvalgte kjenner til de etiske retningslinjene og hva de innebærer. Hvis noe er uklart for den ansatte eller tillitsvalgte, skal råd og veiledning søkes hos nærmeste overordnede. Nedenfor følger de viktigste retningslinjene: Adferd basert på gjensidig respekt Ansatte og tillitsvalgte i Naturvernforbundet skal handle ut fra organisasjonens grunnsyn. Det skal være samsvar mellom organisasjonens formål og medarbeidernes handlinger. Ansatte og tillitsvalgte i Naturvernforbundet skal respektere grunnleggende menneskerettigheter uavhengig av en motparts sosiale status, rase, etnisk bakgrunn, hudfarge, religion, kjønn, seksuell legning, alder, samlivsform, statsborgerskap, politisk tilhørighet eller funksjonshemming. Etiske retningslinjer 3

4 Ansatte og tillitsvalgte skal være bevisst på ulike maktforhold som følge av posisjoner i organisasjonen i Norge eller som donor og støttespiller i forhold til partnere i utlandet. Ansatte og tillitsvalgte skal vise respekt for kulturelle tradisjoner og religion i det landet som han/hun er i. Ansatte og tillitsvalgte skal forsøke å bidra til å skape gode holdninger og mellommenneskelige relasjoner i organisasjonen. Det betyr at man alltid, også når man fremkommer med kritikk, omtaler sine kolleger i respektfulle former. Bevisst falske anklager fra en ansatt eller tillitsvalgt skal ikke forekomme. Så langt nedenstående prinsipper om rett til å fremkomme med kritiske ytringer ikke er til hinder for det gjelder følgende regler om taushetsplikt: Ansatte og tillitsvalgte har taushetsplikt om alle forretningshemmeligheter og andre sensitive forhold som en blir kjent med gjennom arbeidet sitt i Naturvernforbundet. Taushetsplikten gjelder også etter avsluttet tjeneste så lenge Naturvernforbundets interesser tilsier at taushet om de aktuelle forhold bør bevares. Ansatte og tillitsvalgte har taushetsplikt om medlemmers, medarbeideres, leverandørers og andres sensitive eller forretningsmessige forhold som en får kjennskap til gjennom arbeidet i Naturvernforbundet. Faglig integritet Ansatte og tillitsvalgte skal utføre sitt arbeid med kvalitet for å sikre organisasjonens troverdighet og langsiktige økonomiske soliditet. Kunnskap skal deles med kolleger og andre tillitsvalgte slik at resultatene for Naturvernforbundet blir så gode som mulig. Ansatte og tillitsvalgte skal opptre lojalt overfor Naturvernforbundets beslutninger og politikk. Samtidig har alle en grunnleggende rett til å ytre seg kritisk om Naturvernforbundets virksomhet og alle andre forhold i tråd med ytringsfriheten og retten til å kunne varsle om kritikkverdige forhold. Med mindre sterke grunner taler for noe annet, forventes det at slik kritikk fremføres internt i organisasjonen før eksterne personer eller instanser eventuelt involveres. Livsstil og rusmidler Ansatte og tillitsvalgte skal følge de lover angående besittelse og bruk av rusmidler som gjelder i det landet de befinner seg. I de tilfellene hvor det er et særlig liberalt regelverk i vertslandet, skal norske normer legges til grunn. Norske offentlige regler om rusmidler i tilknytning til bruk av motorkjøretøy skal følges også i utlandet. 4 Etiske retningslinjer

5 Ansatte og tillitsvalgte skal unngå overdreven bruk av alkohol. På reise skal ansatte og tillitsvalgte unngå overdreven pengebruk, vise nøkternhet og føre en livsstil som ikke er i motstrid til Naturvernforbundets verdier og formål. Seksuell og intime personlige forhold Seksuell utnytting (tvang og manipulering) skal ikke forekomme. Seksuelle tjenester skal ikke under noen omstendighet kjøpes. Ansatte og tillitsvalgte i Naturvernforbundet skal av hensyn til maktforholdet som økonomisk bidragsyter ikke ha intime forhold til personer som jobber i partnerorganisasjoner utenfor Norge. Hvis et slikt forhold utvikler seg plikter vedkommende å underrette sin nærmeste overordnete. Ansatte og tillitsvalgte skal være åpne om nære relasjoner til andre personer som kan gjøre dem inhabile i beslutninger og forvaltning av ressurser. Også i utlandet skal norske regler om seksuell aktivitet med barn følges fullt ut. Habilitet, bestikkelser, gaver og tjenester Naturvernforbundets ansatte og tillitsvalgte skal søke å unngå konflikter mellom sine personlige og Naturvernforbundets interesser. Ingen skal delta i behandlingen av eller søke å påvirke saker, når det kan være grunn til å reise tvil om vedkommendes uavhengighet eller upartiskhet. Ansatte og tillitsvalgte har alltid en selvstendig plikt til å vurdere egen habilitet. Dersom vedkommende anser seg inhabil skal dette straks opplyses til overordnede og vedkommende skal avstå fra videre befatning med saken. Ansatte og tillitsvalgte skal ikke i kontakt med samarbeidspartnere eller andre bidra til at bestikkelser mottas eller gis, eller opptre slik at det med rimelighet er egnet til å oppfattes som at bestikkelser mottas eller gis. Ansatte og tillitsvalgte kan ikke på vegne av Naturvernforbundet ta del i aktiviteter som genererer personlige fordeler for dem selv eller deres nærstående. Ingen skal opptre slik at det er egnet til å svekke den ansatte, den tillitsvalgte, eller Naturvernforbundets integritet. Gaver kan kun gis og mottas når disse er av mindre økonomisk verdi. Gaver skal gis og mottas i full åpenhet, og de skal ikke medføre noen forpliktelse for mottakeren. Alle gaver som er mottatt, skal rapporteres til overordnet. Honorarer som mottas for ansattes foredrag og liknende virksomhet på vegne av Naturvernforbundet skal i sin helhet tilfalle Naturvernforbundet. Inntekter for salg av effekter for Naturvernforbundet skal tilfalle Naturvernforbundet, med mindre annet på forhånd er avtalt med overordnede. Etiske retningslinjer 5

6 Oppfølging og rapportering Ansatte og tillitsvalgte plikter umiddelbart å rapportere vesentlige brudd, eller mistanke om vesentlige brudd på disse retningslinjene til generalsekretær, avdelingsleder eller medlemmer av Sentralstyret. Ved kjennskap til eller mistanke om at det i tilknytning til Naturvernforbundets virksomhet er begått lovbrudd, plikter ansatte og tillitsvalgte å vurdere om politianmeldelse skal foretas, eller om fornærmede selv bes vurdere det. Ved mistanke om alvorlige lovbrudd som involverer personer under 18 år, skal vedkommendes foresatte alltid varsles. Respons på brudd av retningslinjene Vesentlige brudd på de etiske retningslinjene behandles av generalsekretær eller av Sentralstyret etter innstilling fra generalsekretær. Brudd på etiske retningslinjer blant ansatte i organisasjonen behandles også av Arbeidsmiljøutvalget som innstiller til Sentralstyret ved behov. Du finner Naturvernforbundets arbeidsprogram, prinsippprogram og vedtekter på 6 Etiske retningslinjer

7 Antikorrupsjonsrutiner Nedenfor beskrives hva som menes med korrupsjon, hvilke rutiner Naturvernforbundet har for å hindre korrupsjon og hva som skal gjøres når det er mistanke om eller påvist korrupsjon. Da det i denne sammenhengen er en del spesielle forhold knyttet til Naturvernforbundets internasjonale partnersamarbeid, er disse rutinene skilt ut i en egen bolk til slutt. Hva er korrupsjon? Transparency International sin definisjon av korrupsjon er: "Korrupsjon er misbruk av makt i betrodde stillinger for personlig gevinst". Det kan også være for egen virksomhets gevinst. Korrupsjon kan dreie seg om å gi verdier eller yte tjenester for å oppnå urettmessig fordeler, slik som spesiell behandling, særlig beskyttelse, ekstra service eller kortere ventetid. Korrupsjon dreier seg ikke utelukkende om penger. Å gi personer verv, tjenester eller andre ytelser kan i enkelte situasjoner også oppfattes som korrupsjon. Bestikkelser, smøring, underslag og utpressing er stikkord for hva som forbindes med korrupsjon, det samme gjelder urettmessig favorisering av en selv, slektninger eller venner. Korrupsjon kan både forekomme gjennom en aktiv handling eller ved å la være å gjøre noe. Både den som gir og den som mottar urettmessige materielle goder eller tjenester er korrupte. Antikorrupsjonsarbeidet i Naturvernforbundet tar utgangspunkt i at når noen har makt, når gevinstene er store, og risikoen er liten for å bli avslørt, er muligheten for korrupsjon til stede. Rutiner som gjelder i alle sammenhenger Naturvernforbundet har nulltoleranse for korrupsjon. Dette gjelder for egne ansatte og tillitsvalgte og andre virksomheter som Naturvernforbundet forholder seg til i sitt arbeid. Antikorrupsjonsrutiner 7

8 Opplæring Egne og partneres ansatte og tillitsvalgte skal ha god kjennskap til rutiner mot korrupsjon og gjennomgå nødvendig opplæring. Særlig oppmerksomhet skal rettes mot mindre bestikkelser i hverdagslige sammenhenger (f.eks. kunstige trafikkbøter, ekstra gebyrer). Minst én gang årlig skal det være gjennomgang av rutinene med de ansatte. For våre internasjonale partnere gjøres dette under våre feltbesøk. Arbeidsgiver skal sørge for nødvendig opplæring for å forhindre korrupsjon. Et viktig mål med denne opplæringen er at ansatte skal vite at det er lav terskel for varsling av korrupsjon eller mistanke om det. Gaver Gaver kan kun gis og mottas når disse er av mindre økonomisk verdi. Gaver skal gis og mottas i full åpenhet, og de skal ikke medføre noen forpliktelse for mottakeren. Alle gaver som er mottatt, skal rapporteres til overordnet. Når det er mistanke om korrupsjon Følgende rutiner skal følges når en ansatt eller tillitsvalgt i Naturvernforbundet får mistanke om korrupsjon hos en person i Naturvernforbundet, i en internasjonal partnerorganisasjon eller i en annen virksomhet som Naturvernforbundet forholder seg til i sitt arbeid: Avdelingsleder informeres umiddelbart, som igjen er ansvarlig for å informere og involvere generalsekretær. Det gjøres deretter en vurdering av om hvilke undersøkelser som må gjennomføres for å avkrefte aller bekrefte mistanken. Øverste leder til den mistenkte skal umiddelbart involveres. Dersom det er øverste leder mistanken retter seg mot, skal man vurdere å gå i direkte dialog med revisor eller kreve gjennomgang av en uavhengig revisor. Dersom det er mistanke om korrupsjon i en organisasjon, skal alle overføringer til denne settes på vent inntil mistanken er avkreftet. Sanksjoner Når korrupsjon blir avdekket, skal Naturvernforbundet: Sørge for å få en skriftlig redegjørelse fra vedkommende person/ organisasjon/ virksomhet Sikre at konkrete nødvendige og tilstrekkelige tiltak identifiseres og gjennomføres Kreve at årsberetning skal kommentere forholdet 8 Antikorrupsjonsrutiner

9 Avhengig av sakens alvor og natur kan det i tillegg være aktuelt å: Kreve tilbakebetaling av midler Avslutte samarbeidsforholdet Si opp/ frata vedkommende verv (for ansatt/ tillitsvalgt i Naturvernforbundet) Politianmelde forholdet Rutiner spesifikt for partnersamarbeid Mange av de landene Naturvernforbundet opererer i er sterkt preget av korrupsjon, og Naturvernforbundet må derfor hele tiden være oppmerksom på korrupsjonsfaren og arbeide aktivt for å motvirke korrupsjon. Nedenfor følger rutiner som skal veilede dette arbeidet. Valg av partnere Før inngåelse av samarbeid med nye partnere skal det alltid innhentes uavhengig vurdering av potensiell partner fra andre som Naturvernforbundet har tillit til. Utvikling av partnerrelasjoner bør starte i det små, med små midler involvert. På denne måten lærer vi partneren å kjenne før det blir snakk om større overføringer. Valg av prosjekter Ett av de viktigste tiltakene Naturvernforbundet kan gjøre for å motvirke korrupsjon hos partnerne, er å utvikle prosjekter med lav risiko. Naturvernforbundet bør først og fremst involvere seg i små og oversiktlige prosjekter, med beløp som partnerorganisasjonene håndterer. Vi har få prosjekter med store overføringer til lokale partnere, og gjennomføringen av våre prosjekter er i liten grad avhengig av tillatelser eller godkjenninger fra offentlige organer eller myndighetspersoner. Der det er større prosjekter skal prosjektene følges med særlig overvåkenhet. Det meste av prosjektvirksomheten foregår i dag i små lokalsamfunn, der lokalbefolkningen eller andre målgrupper har gode muligheter til å vite om hva som skjer i deres prosjekt. Gjennomføring av større prosjekter skjer og skal alltid skje etter en gradvis oppbygging av prosjektaktiviteter i et lokalsamfunn, der gjensidig tillit og respekt er opparbeidet over tid. Rutinene har vært at vi gjennomfører mindre prosjekter som undervisningsprosjekt og enkle energisparetiltak før vi eventuelt gjør større tiltak. I dette arbeidet skaffer vi oss alltid en god oversikt over om de skoler eller institusjoner som velges ut faktisk har et reelt behov for de planlagte tiltakene. I praktiske energiprosjekter som innebærer elementer av investeringer, krever vi alltid at det legges inn en innsats fra lokalsamfunnet. Denne skal være tilstrekkelig Antikorrupsjonsrutiner 9

10 stor til at lokalsamfunnet kun vil delta i prosjektet dersom det finnes en reell interesse. Åpenhet og innsyn Før og under forhandlinger om inngåelse av samarbeid redegjør Naturvernforbundet for sin holdning til korrupsjon og hvordan dette er nedfelt i kontraktsdokumenter og rutiner. Deretter skal det være en løpende og aktiv dialog med partnere for å forhindre korrupsjon. Naturvernforbundet skal etterspørre og eventuelt bidra til retningslinjer mot korrupsjon hos partner. Sammen med partner skal en skriftlig analyse gjennomføres av korrupsjonsnivået i landet og de viktigste risikoområdene skal identifiseres. Det skal klart framgå at det er positivt og en forutsetning for det langvarige samarbeidet å arbeide mot korrupsjon, og at man oppfordrer til og forventer at det varsles ved mistanke om eller mulighet til korrupsjon. Det skal alltid brukes skriftlig standardkontrakt i samarbeid med partnere. Denne inneholder nødvendige krav om tiltak mot korrupsjon gjennom et punkt om at de ikke skal begå handlinger som kan defineres som korrupsjon, samt rett til opphør av samarbeid ved korrupt adferd. Vår rett til å velge revisor dersom vi ser det nødvendig er et sentralt krav i denne sammenhengen. Det skal være åpenhet og innsyn i alle ledd i samarbeidet med partnerne. Alle dokumenter som angår prosjektets innhold og finansiering skal være åpent tilgjengelig for begge parter. Naturvernforbundet skal også ha innsyn i årsrapporter og regnskap for hele partnerorganisasjonens virksomhet. Alle midler skal overføres til kontoer som står i partnerorganisasjonens navn. Unntaksvis og under særlige forhold kan overføringer skje til kontoer som partnerorganisasjonene disponerer i andre land. Slike unntak kan godkjennes der politiske forhold gjør direkte overføringer vanskelig, og når dette skjer i forståelse med donor. Prosjektleder skal sikre som en del av kontrollrutinen at prosjektdokumenter behandles på flere nivåer i partnerorganisasjonen. Avdelingsleder både i Naturvernforbundet og partnerorganisasjonen skal ha fri tilgang til all relevant dokumentasjon om prosjektene. Prosjektleder skal også sikre at alle relevante dokumenter og rutiner er tilgjengelig for gjennomsyn ved anmeldt eller uanmeldt besøk til partnere. Revisor skal også være forberedt på slike besøk og forventes å være åpen og imøtekommende. Kontroll Naturvernforbundet og Naturvernforbundets partnere skal ha: Detaljerte, nøyaktige, oversiktlige og tilgjengelige regnskapsrutiner Sporbare utbetalinger 10 Antikorrupsjonsrutiner

11 Ingen kontoer utenfor regnskapssystemet Systematisk og oversiktlig oppfølging av kontraktsvilkår Gode dokumentasjons- og arkivrutiner Prosjektansvarlige i Naturvernforbundet skal foreta grundig gjennomgang av partneres rapporter. Våre ansatte skal være opplært i og oppdatert på Mango s Financial Management Health Check. Det skal være regelmessig gjennomgang av egne og partneres administrative rutiner og kontrollsystemer. Partnere skal ha et internt og uavhengig kontrollorgan for prosjekter. I mange tilfeller vil et slikt kontrollorgan være organisasjonens styre. Ansatte i prosjektet kan ikke selv utføre kontroll med prosjektet eller sitte i styret når slik kontroll gjennomføres. Kontrollorganet skal gjøres kjent med Naturvernforbundets rutiner for varsling ved mistanke om korrupsjon. Prosjektene som Naturvernforbundet støtter skal revideres av revisorer, og alle prosjekter der partner mottar mer enn NOK skal revideres av offentlig godkjent revisor. I noen av våre prosjektland kan prosjektene ikke registreres offentlig, og det vil derfor ikke være mulig å bruke en offentlig godkjent revisor. I disse tilfellene velger partnerne en person med økonomikompetanse fra en annen sivil samfunnsorganisasjon til å gjøre revisjonen. Naturvernforbundet skal ha regelmessige og relativt hyppige prosjektbesøk, for å gjøre det mulig å følge med på hva som skjer i prosjektene og om midlene er brukt til formålet. Les mer om arbeidet mot korrupsjon på Transparency International sine norske nettsider: Antikorrupsjonsrutiner 11

12 HVOR GÅR GRENSA? Hva slags atferd er det vi ikke aksepterer? Hva slags kultur er det vi ønsker å bygge opp under og hva er det vi ikke kan tillate? Naturvernforbundet oppfordrer alle ansatte, tillitsvalgte og andre tilknyttet organisasjonen til aktivt å diskutere retningslinjene og slik sette seg inn i dem. Har du spørsmål eller trenger råd i forbindelse med Naturvernforbundets etiske retningslinjer eller antikorrupsjonsrutiner. Ta kontakt med organisasjonsavdelingen. Naturvernforbundet, Miljøhuset Grensen 9 B, 0159 Oslo Telefon: E-post: naturvern@naturvernforbundet.no Org nr: