Til medlemmene i Strinda Velforening

Transkript

1 1 Strinda Velforening Til medlemmene i Strinda Velforening Vi ønsker deg velkommen til ordinært sameiermøte. Innkallingen inneholder velforeningens årsberetning og regnskap for Styret håper du leser nøye igjennom heftet og viser din interesse for velforeningen ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte ditt bomiljø i det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle medlemmer, det vil si eiere av seksjoner og næringsbygg, har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. Det vises til for øvrig til velforeningens vedtekter. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 2 Strinda Velforening Innkalling til ordinært sameiermøte 2013 Ordinært sameiermøte i Strinda Velforening avholdes tirsdag 19. mars 2013 kl. 20:00 i Tregården Restaurant. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av referent og minst en seksjonseier til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2012 Underskuddet dekkes av velforeningens egenkapital. 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET Styret legger fram forslag om kr ,- som tidligere år. 5. INNKOMNE FORSLAG A) Styret framlegger forslag om parkeringsløsning for Nedre Leir. Se eget vedlegg. Det er kommet inn forslag til løsning fra Persaunet Boligby som må sees i sammenheng. Se eget vedlegg. Forslagene avklares på årsmøtet. B) Det legges fram forslag om å øke velforeningskontingenten med kr 3,- pr m2 fra Vedtak krever simpelt flertall. Det stemmes for eller mot forslaget. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av 3 styremedlemmer for 2 år B) Valg av 2 varamedlemmer for 2 år C) Eventuelt valg av valgkomité Trondheim, Styret i Strinda Velforening Bjørn Snåsøy /s/ Lene Fjellstad /s/ Nina Hassel /s/ Svein Erik Lind /s/ Kjetil Nilsen /s/ Geir Skylstad /s/

3 3 Strinda Velforening ÅRSBERETNING FOR 2012 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har velforeningen tillitsvalgte vært følgende: Styret Leder Bjørn Snåsøy Kinnvegen 1 B Sekretær Lene Fjellstad Kinnvegen 3 E Styremedlem Nina Hassel Utsiravegen 10 Styremedlem Svein Erik Lind Kyavegen 19 Styremedlem Kjetil Nilsen Utsiravegen 3 Styremedlem Geir Skylstad Kinnvegen 6 Varamedlem Frank Grønås Kyavegen 25 A Varamedlem Vibeke Svendsen Erling Skakkes Gate 14 Varamedlem Karl Tangen Kyaveien 13 Styrets medlemmer består i dag av 2 kvinner og 4 menn. Man forsøker å se for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om sameiet Velforeningen er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , i Trondheim kommune. Velforeningen har ingen ansatte. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Velforeningen driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er BDO.

4 4 Strinda Velforening Styrets arbeid Styret har i løpet av 2012 avholdt 11 møter, og behandlet 80 saker av ulikt omfang. Viktige saker i 2012: Styret har arrangert to utvidede styremøter hvor vi har invitert alle eiere av næringsbygg og styreledere for leirens borettslag/sameier for dialog omkring saker som opptar beboerne. Styret har skiftet forretningsfører fra Tobb til Obos, og det har vært mye oppføling mht til dette. Styret har blant annet relansert websidene sine og hatt opplæring på nytt anvisningssystem for fakturaer og ny styreportal. Styret har produsert en informasjonsbrosjyre om leiren og velforeningens arbeid som er delt ut til alle boenhetene i leiren. Styret har satt ned en egen parkeringsgruppe med representant fra styret som har hatt som mandat å se på hvordan vi best mulig kan løse parkeringsutfordringene for leiren. Det har vært en arbeidskrevende oppgave. Et forslag for nedre del av leiren skal opp til avstemming på årsmøtet. Dette har også vært et tema for begge de nevnte utvidede styremøtene. Styret er av den oppfatningen av arbeidet i forhold til parkering i øvre del må videreføres i 2013, og ut i fra de samme prinsippene som for nedre del. Styret har også forsøkt å sette ned ei gruppe som skal se nærmere på bruken av fellesområder i forhold til oppsetting av hekker, trampoliner etc. Det har vært liten interesse for å delta i ei slik gruppe, og dette må følges opp i Mandat for gruppen er utarbeidet. Nytt anbud for sommer- og vintervedlikehold har vært ut, og avtalen ble undertegnet våren Mye av styrets tid, spesielt styreleders tid, har gått med til oppfølging av avtalen og håndtering av klager/innspill. Bark til bed og sand til sandkassene har vært fremskaffet, og sameiene har selv hatt ansvar for å fylle opp. Beskjæring av trær ut mot Persauneveien er utført fordi disse ble vurdert å utgjøre en risiko.

5 5 Strinda Velforening Oppfølging av utbyggere og mot Trondheim kommune for å sørge for at rekkefølgebestemmelsene blir oppfylt før velforeningen overtar eiendommer. Styret regner med at de første eiendomsoverdragelsene vil finne sted første halvdel av Det er bekymring i styret i forhold til alle dispensene kommunen har gitt som gjør ferdigstillingen av leiren vanskelig og ansvarsforholdene utydelige. Oppfølging i forhold til sirkeltomta hvor ny barnehage skal bygges. Styret er bekymret for trafikken i byggeperioden, og videre hvordan trafikken blir når barnehagen står ferdig og nærmere 100 barn skal bringes/hentes hver dag. Strøkasser er innkjøpt og utplassert rundt om i leiren. Deltagelse på informasjonsmøte med asylmottaket etter gjentatte voldsepisoder ved mottaket omtalt i media. Oppfølging av belysning i Kyavegen. Dette er nå ferdigstilt av Vangen eiendom. Fjerning av flere uregistrerte biler og tilhengere på leirens parkeringsområder. Hovedport er restaurert etter påtrykk av velforeningen. Gangvei fra hovedport og plass foran Fondbygget er overtatt av kommunen. Drift av gangveien overtas av Trondheim kommune etter påtrykk av velforeningen fordi det ikke er noen automatikk i dette når kommunen overtar området.

6 6 Strinda Velforening ÅRSREGNSKAPET FOR 2012 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2012 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Inntektene i 2012 var til sammen kr ,-. Andre inntekter består i hovedsak av etterfakturering fra Kostnader Driftskostnadene i 2012 var på kr ,-. Tidligere forretningsfører og OBOS fører regnskap noe ulikt. Derfor harmonerer ikke budsjett og regnskap (dette gjelder spesielt Drift-og vedlikehold og Andre driftskostnader. Disse to postene må sees i denne sammenheng. For drift og vedlikehold og andre driftskostnader er det til sammen budsjettert med ,-. Gjennom året er det benyttet kr ,- til sammen på disse kontoene. Det er benyttet kr ,- mer enn budsjettert. Dette har sammenheng med faktura fra leverandør som ble bokført i 2012, men hadde forfall i januar Resultat Årets resultat på kr 2 707,- i underskudd og går til fradrag i velforeningens egenkapital. For øvrig vises det til de enkelte tallene og notene i regnskapet. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad. Lån Velforeningen har ikke lån. BUDSJETT FOR 2013 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatoppstillingen. Innskuddsrente (pr ) Renter på driftskonto: 0,25 % for alle innskudd Renter på sparekonto: 3,30 % for innskudd under kr ,35 % for innskudd fra kr til kr ,40 % for innskudd over kr

7 7 Strinda Velforening Felleskostnader Budsjettet er basert på en økning av på 4 kr pr m2 fra Det vises til protokollen frå årsmøtet I budsjettet er det tatt hensyn til de forhold som er nevnt foran. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Trondheim, Styret i Strinda Velforening Bjørn Snåsøy /s/ Lene Fjellstad /s/ Nina Hassel /s/ Svein Erik Lind /s/ Kjetil Nilsen /s/ Geir Skylstad /s/

8 Tlf: Fax: Org. nr MVA Munkedamsveien 45 Postboks 1704 Vika 0121 Oslo Til sameiermøtet i Strinda Velforening Revisors beretning Uttalelse om årsregnskapet Vi har revidert årsregnskapet for Strinda Velforening, som viser et underskudd på kr Årsregnskapet består av balanse per 31. desember 2012, resultatregnskap for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Styret og forretningsførers ansvar for årsregnskapet Styret og forretningsfører er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet og for at det gir et rettvisende bilde i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge, og for slik intern kontroll som styret og forretningsfører finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette årsregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god revisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i årsregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at årsregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikovurdering tar revisor hensyn til den interne kontrollen som er relevant for sameiets utarbeidelse av et årsregnskap som gir et rettvisende bilde. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av sameiets interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av ledelsen er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av årsregnskapet. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av den finansielle stillingen til Strinda Velforening per 31. desember 2012, og av resultater for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge. BDO AS, et norsk aksjeselskap, er deltaker i BDO International Limited, et engelsk selskap med begrenset ansvar, og er en del av det internasjonale BDO-nettverket, som består av uavhengige selskaper i de enkelte land. BDO er varemerkenavnet for BDO-nettverket og for hvert enkelt BDO medlemsfirma. Foretaksregisteret: NO MVA.

9 Revisors beretning Strinda Velforening, side 2 Andre forhold Budsjettallene som fremkommer i årsregnskapet er ikke revidert. Uttalelse om øvrige forhold Konklusjon om årsberetningen Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet, forutsetningen om fortsatt drift og forslaget til dekning av tap er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag ISAE 3000 Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjon, mener vi at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av sameiets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. Oslo, 6. mars 2013 BDO AS Merete Otterstad Sandsnes /s/ Statsautorisert revisor BDO AS, et norsk aksjeselskap, er deltaker i BDO International Limited, et engelsk selskap med begrenset ansvar, og er en del av det internasjonale BDO-nettverket, som består av uavhengige selskaper i de enkelte land. BDO er varemerkenavnet for BDO-nettverket og for hvert enkelt BDO medlemsfirma. Foretaksregisteret: NO MVA.

10 10 Strinda Velforening STRINDA VELFORENING RESULTATREGNSKAP Note Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Drift og vedlikehold Kommunale avgifter Energi/fyring Kabel-/TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Til opptjent egenkapital Fra opptjent egenkapital

11 11 Strinda Velforening STRINDA VELFORENING BALANSE EIENDELER Note OMLØPSMIDLER Restanser felleskostnader Kundefordringer Kortsiktige fordringer Driftskonto i OBOS Innestående bank SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse Garantiansvar STYRET FOR STRINDA VELFORENING Trondheim Bjørn Snåsøy /s/ Lene Fjellstad /s/ Nina Hassel /s/ Svein Erik Lind /s/ Kjetil Nilsen /s/ Geir Skylstad /s/

12 12 Strinda Velforening NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk i små foretak. Inntektsføring av innkrevde felleskostnader skjer kvartalsvis. OBOS-konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DNB som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven Forskuddstrekk blir overført denne kontoen ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Kontingent SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Etterfakturert kontingenter Beløp rapportert som forskudd av tidligere regnskapsfører som var restanse Opprydning på reskontro 62 SUM ANDRE INNTEKTER NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2011/2012, og er på kr I tillegg har styret fått dekket møtelokaler og bevertning for kr , jf. note 9. NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr NOTE: 7 KONSULENTHONORAR Rambøll Norge AS, parkeringsregime SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold utvendig anlegg SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD

13 13 Strinda Velforening NOTE: 9 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Andre fremmede tjenester Trykksaker -8 Møter, kurs, oppdateringer mv. Andre kostnader tillitsvalgte Porto -520 Bank- og kortgebyr SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 10 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS 260 Renter av konto i annen bank Renter av for sent innbetalte felleskostnader 413 Andre renteinntekter SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 11 KORTSIKTIGE FORDRINGER Renter fra TOBB Andre forskuddsbetalte kostnader (vil bli kostnadsført i 2013) 140 SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER NOTE: 12 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Bestridt, uavklart krav fra Forsvarsbygg SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD

14 14 Strinda Velforening 1) Forslag til vedtak ved årsmøte i Strinda Velforening Forslaget fordeling av parkeringsplasser i nedre del av Persaunet Leir. - Styret i Strinda Velforening ønsker å støtte forslaget som kom fra arbeidsgruppa som har jobbet med problemstillingen. Forslag til vedtak: Hvert del felt i reguleringsplan 455 får tildelt egne parkeringsplasser, antall plasser er bestemt av reguleringsplan. (Disse merkes med fargekoder som blir gjengitt i kjøretøy, evt. p-bevis på vanlig måte). Plassering av plasser er bestemt av atale inngått mellom alle utbygger (Veidekke, Aasen Bygg og Lord Eiendom) datert Rammebetingelser i reguleringsplan 455 Hovedprinsippet er at hvert del felt skal dekke sitt eget behov, hvis ikke annet er spesifisert i egne bestemmelser til feltet. Boliger over 40 m2: har 1.5 plass pr. bolig Boliger under 40 m2: har 0.6 plass pr. bolig Næring: maximum 2 plasser pr. 100 kvm Kontor: minimum 1 plass pr. 100 kvm 2) Forslag angående parkeringssaken. Jeg kommer med dette med et forslag til Generalforsamlingen mht til Parkeringssaken. Jeg ønsker at forslaget blir tatt inn i møteagendaen. Jeg foreslår at Strinda Velforening overlater å velge parkeringsmodell innenfor de tildelte plassene til de enkelte sameier/borettslag. Som et eksempel har styret i Persaunet Boligby blitt enige om hvordan vi ønsker å forvalte våre tilgjengelige plasser internt i nedre del av leiren og vi har omtrent 40 parkeringsplasser. Dette var det full enighet om i styret. Årsaken er at det vil være svært uheldig dersom en beslutning om hvordan nedre del av leiren skal forvalte sine tilgjengelige plasser overlates til beboere som bor i øvre del av leiren, da disse ikke berøres av vår parkeringsløsning. Dette vil i praksis kunne skje dersom det gjennomføres en "folkeavstemning" for hele leiren om "valg av modell A eller B". Rent konkret betyr dette at jeg oppfordrer Velforeninga til å overlate den interne fordelingen av de ulike plassene til de sameier/lag som skal disponere dem. Noen vil da kunne velge å ha faste plasser om de har kapasitet til dette, mens andre som synes det er mer hensiktsmessig å dele på avmerkede plasser med "først til mølla"- prinsippet kan velge det.

15 15 Strinda Velforening Styret i Persaunet Boligby går for det siste, da dette gir oss bedre utnyttelse av plassene. Vi mener også at dette også vil være den løsningen som fører til minst konflikt, fordi den er mest rettferdig. Dersom alle får en tinglyst plass og fordelingen av disse plassene blir urettferdig pga avstanden mellom hus og parkeringsplass, vil det også kunne gi grobunn for et eventuellt rettslig etterspill; da vi alle kjøpte leiligheter med fellesparkering ikke med tinglyste plasser. Mvh Christina Benjaminsen Journalist SINTEF Kommunikasjon

16 16 Strinda Velforening Årsmøte 19. mars 2013 Strinda velforening VALG FORSLAG TIL STYREKANDIDATER Styremedlemmer: Bjørn Snåsøy, Kinnvegen (gjenvalg) Kate Magnusen, Utsiravegen (ny) Hans Outs, Kinnvegen (ny) Varamedlemmer: Unni Hjellupvik, Fondbygget (ny) Vibeke Svendsen, Trondheim kommune (gjenvalg) Styret konstituerer seg selv jmf vedtektene. Følgende går ut av styret og ønsker ikke gjenvalg: Lene Fjellstad, Kinnvegen Svein Erik Lind, Kyavegen Frank Grønås, Kyavegen (vara) Trondheim 27. februar 2013 Trine Holmen Løkken Roar Hildonen

17 17 Strinda Velforening Vedtekter for Strinda Velforening Vedtatt på årsmøtet 2011 Vedtatt på konstituerende årsmøte , sist endret på årsmøtet Foreningens navn er Strinda Velforening. 1 Navn 2 Formål og virkemidler 2.1 Velforeningens formål er, på vegne av medlemmene, drive og vedlikeholde velforeningens område slik beskrevet i reg plan nr.455 (reff. paragraf leir) med installasjoner, innretninger, parkeringsplasser og friarealer. Velforeningen skal ivareta medlemmenes interesser i området og søke å utvikle stedet til et trygt og godt bomiljø. 2.2 Velforeningens styre kan samarbeide med andre foreninger eller institusjoner i saker av felles interesse. 2.3 Velforeningen kan ivareta områdets interesser som et hørings- og samarbeidsorgan overfor kommunen og andre offentlige instanser. 3 Geografisk område 3.1 Velforeningens område tilsvarer tidligere Persaunet Leir mm og er definert jfr. vedlagte kart - se eget vedlegg. 4 Juridisk person 4.1 Velforeningen er en frittstående juridisk person, med upersonlig og uten ansvar for gjeld for medlemmene. Velforeningen skal registreres i Brønnøysundregistrene. 5 Pliktig medlemskap 5.1 Samtlige eiere til enhver tid av eksisterende eller regulerte bo- eller bruksenheter på omforente område er pliktige medlemmer. Vedkommende må forholde seg til foreningens vedtekter og formål og må også betale det til enhver tid fastsatte à konto beløp.

18 18 Strinda Velforening 6 Betaling av medlemskontingent 6.1 Årsmøtet evt. ekstraordinær generalforsamling fastsetter medlemskontingenten som innbetales til fastsatt tid til velforeningens bankkonto. Medlemskontingenten skal beregnes etter fastsatt fordelingsnøkkel T-BRA. Styret har ansvar for å ajourføre endringer i bruksenhetene innenfor området. 6.2 Medlemmene har ansvar for felleskostnadene uavhengig av om vedkommende velger å benytte seg av installasjoner, innretninger, parkeringsplasser eller området (jf. Reguleringsplan) forøvrig. Unntak fra dette kan gjøres dersom årsmøtet fastsetter at noen av medlemmene kan gis disposisjonsrett til deler av arealet. 6.3 Unnlatelse av å betale medlemskontingent beløp anses som mislighold fra medlemmenes side og kan inndrives av styret eller de styret bemyndiger. 6.4 Som felleskostnader anses blant annet: Forsikring (hvilke forsikringer er det foreningen sitter med, kan komme til og sitt med, bør strykes evt. vedlegg til de forsikringer dette gjelder) Kostnader til drift og vedlikehold Gatebelysning Kostnader ved forretningsførsel, revisjon og styrehonorar 7 Medlemmenes bruk av eiendommen 7.1 Området skal tjene som fellesareal for samtlige medlemmer, og samtlige medlemmer har rett til å benytte området til det som det er beregnet og vanlig benyttet til. 8 Årsmøte 8.1 Velforeningens øverste myndighet er årsmøtet. Ordinært årsmøte holdes innen utgangen av april måned. Frist for saker som medlemmer ønsker behandlet på årsmøtet må angis i varsel om årsmøte. Varsel om årsmøte sendes medlemmene senest en måned før årsmøtedato og frist for å melde saker som ønskes behandlet er 14 dager før årsmøtedato. Innkallingen skal angi de saker som skal behandles på årsmøtet og skal være tilgjengelig for medlemmene minst 8 dager før årsmøtet. Årsmøtet kan bare fatte vedtak i de saker som er satt opp på innkallingen. I tilfelle medlem er deltager i sameie/borettslag anses medlemmet innkalt når innkalling er sendt lagets styre. 8.2 Alle medlemmer har adgang til årsmøtet. Årsmøtet er vedtaksført med det antall medlemmer som møter. Ingen har mer enn en stemme, og stemmegivningen kan skje ved fullmakt. Ingen kan være fullmektig for mer enn ett medlem. 8.3 Et medlem har rett til å ta med en rådgiver til årsmøtet. Rådgiver har talerett dersom årsmøtet gir tillatelse til dette med alminnelig flertall. 8.4 Styreleder og forretningsfører har plikt til å være til stede med mindre dette er åpenbart unødvendig eller det foreligger gyldig forfall. Styreleder i sameie/borettslag har uttalelses rett ved årsmøte selv om vedkommende personlig ikke eier enheter i borettslaget/sameie.

19 19 Strinda Velforening 8.5 Årsmøtet behandler: Årsmelding Regnskap Godtgjørelse til styre Planer for kommende år, vedlikeholdsprogram og budsjett, herunder medlemskontingent. Innkommende forslag Valg 8.6 Det velges dirigent til å lede årsmøtet, referent samt to medlemmer til å undertegne protokollen sammen med møteleder. Dirigenten behøver ikke være medlem i velforeningen. Årsmøtets vedtak og dissenser som forlanges protokollert lagres i velforeningens protokoll. 8.7 Stemmegivning på årsmøtet: Med mindre annet er bestemt, skal et vedtak for å være gyldig være truffet med alminnelig flertall av de avgitte stemmene. Valg foregår skriftlig når det foreligger mer enn ett forslag. Bare foreslåtte kandidater kan føres opp på stemmeseddelen. Skal flere velges ved samme avstemming, må stemmeseddelen inneholde det antall forskjellige kandidater som skal velges ved vedkommende avstemming. Stemmesedler som er blanke, eller som inneholder ikke foreslåtte kandidater, eller annet antall kandidater enn det som skal velges, teller ikke og stemmene skal anses som ikke avgitt. Når et valg foregår enkeltvis og en kandidat ikke oppnår mer enn halvparten av de avgitte stemmer, skal den velges som har fått flest stemmer (relativt flertall). 8.8 Årsmøtets vedtak fattes med alminnelig flertall. Følgende vedtak krever minst to tredjedeler av de avgitte stemmer: endring av vedtektene ombygging, påbygging eller andre endringer av installasjoner, innretninger og friarealer som går ut over vanlig forvaltning og vedlikehold vedtak om at enkelte medlemmer etter søknad til årsmøtet gis disposisjonsrett til deler av området, forutsetter at de aktuelle medlemmer i så fall selv må dekke kostnadene tilknyttet deres bruk andre tiltak som fører med seg økonomisk ansvar eller utlegg for medlemmer på mer enn femten prosent av årets budsjetterte inntekter. 8.9 Årsmøtet kan ikke treffe beslutning som er egnet til å gi visse medlemmer eller andre en urimelig fordel på andre medlemmers bekostning. 9 Ekstraordinært årsmøte 9.1 Ekstraordinært årsmøte skal avholdes når styret eller revisor finner det påkrevet, eller når minst halvparten av medlemmene kommer med skriftlig krav om det. Innkalling og avvikling følger samme prosedyre som ved ordinært årsmøte. Innkallingsfristen er minst åtte dager. Dersom spesielle situasjoner tilsier det med en frist på minimum tre dager.

20 20 Strinda Velforening 10 Velforeningens styre 10.1 Velforeningen skal ha et styre bestående av 6 styremedlemmer, og 3 varamedlemmer. Styret konstituerer seg selv ved å velge leder, nestleder og sekretær Alle velges for to år av gangen slik at ikke mer enn halvparten av styret er på valg hvert år. Samtlige kan gjenvelges Styret skal: Iverksette årsmøtets vedtak og bestemmelser. Stå for velforeningens daglig ledelse og ivareta medlemmenes interesser overfor andre instanser. Forvalte området (jf. Regulering plan). Føre kontroll med velforeningens økonomi. Inngå avtale med forretningsfører og andre leverandører av tjenester, gi instruks for dem og føre tilsyn med at de oppfyller sine plikter, samt si opp avtaler ved mislighold. Etter behov oppnevne komiteer eller personer til å løse spesielle oppgaver. Etter beste evne søke å oppfylle velforeningens formål. Representere foreningen utad Styret holder møter når leder bestemmer eller et flertall av styremedlemmene forlanger det Alle saker og all korrespondanse skal legges fram på styremøtene. Styrets vedtak skal protokollføres, likeså alle dissenser som forlanges protokollert. Protokollen skal underskrives av de frammøtte styremedlemmer Styret har disposisjonsrett over velforeningens midler til alminnelige administrative formål og har rett til å bevilge beløp i henhold til vedtak på årsmøtet. Alle utbetalinger utføres av forretningsfører etter attestasjon av styrets leder (nestleder) samt ett styremedlem Styret er beslutningsdyktig når flertallet av styremedlemmene er til stede. Styrebeslutninger krever alminnelig flertall Styret representerer velforeningen og forplikter den med underskrift av to styremedlemmer. 11 Oppløsning, sammenslutning, deling (Ingen endring foreslått) 11.1 Oppløsning av velforeningen kan bare behandles på ordinært årsmøte. Blir oppløsningen vedtatt med minst to tredjedels flertall, innkalles det til ekstraordinært årsmøte tre måneder senere. For at oppløsningen skal skje, må vedtaket gjentas med minst to tredjedels flertall. Det skal velges et avviklingsstyre som skal forestå avviklingen. Det ordinære styret kan velges til avviklingsstyre, og får stilling som avviklingsstyre om intet valg foretas Sammenslutning med andre foreninger eller deling av velforeningen anses ikke som oppløsning. Vedtak om sammenslutning/deling og nødvendig vedtektsendringer i denne forbindelse treffes i samsvar med bestemmelsene om vedtektsendring. Styret skal i den forbindelse utarbeide en plan for sammenslutningen/delingen som årsmøtet skal stemme over. Ved sammenslutning eller deling skal det innhentes samtykke fra velforeningens kreditorer.