Registreringsblankett ved årsmøte i Strinda Velforening FULLMAKT

Transkript

1 Registreringsblankett ved årsmøte i Strinda Velforening Fyll ut med blokkbokstaver og lever blanketten ved inngangen til møtelokalet. Eierens navn: Eierens adresse: Leilighetsnummer: I årsmøtet har medlemmene stemmerett med en stemme. Medlem har rett til å møte ved fullmektig. Dersom du benytter deg av fullmaktsretten, må både ovenstående registreringsdel og nedenstående fullmakt fylles ut: Eier av gir herved fullmakt til : FULLMAKT Fullmektigens navn : å møte i årsmøte i Strinda Velforening.. Eiers signatur (Dato)

2 Til medlemmene i Strinda Velforening Velkommen til årsmøte. Innkallingen inneholder velforeningens årsberetning og regnskap for Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for velforeningen ved å møte opp på årsmøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Strinda Velforening det kommende året. Hvem kan delta på årsmøtet? Alle medlemmer har rett til å delta i årmøte med forslags-, tale-, og stemmerett. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Medlemmene har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

3 2 Strinda Velforening Innkalling til årsmøte. Ordinært årsmøte i Strinda Velforening avholdes 7. april 2016 kl på Tregården Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av referent og minst en seksjonseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2015 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG A) Endring av vedtekter, ny ordlyd 10.1: Bakgrunn: Styret har ikke vært fulltallig de siste årene. Det er ønskelig at alle i styret gis konkrete oppgaver/ansvar. Dette er enklere med et mindre styre. Dette påvirker behovet for antall varamedlemmer. Det bør synliggjøres i hvilken rekkefølge varemedlemmene trer inn i styret. Rollen som styreleder er den mest tidkrevende. Derfor bør styreleder velges separat av årsmøtet, slik man faktisk har gjort de siste årene. Paragraf 10.1, forslag til ordlyd: Velforeningen skal ha et styre bestående av 5 styremedlemmer og 2 varamedlemmer. Styreleder velges separat av årsmøtet. Det skal velges 1. varamedlem og 2. varamedlem. Styret utpeker selv nestleder og sekretær. Vedtaket krever 2/3 flertall av de avgitte stemmene. Det stemmes for eller mot forslaget. B) Forslag om økning av kontingent til velforeningen: Det legges fram forslag om å øke velforeningskontingenten med kr 3,- pr m2 fra Vedtak krever alminnelig flertall av de avgitte stemmene. Det stemmes for eller mot forslaget.

4

5 4 Strinda Velforening ÅRSBERETNING FOR 2015 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære årsmøte har velforeningens tillitsvalgte vært: Styret Leder Bjørn Snåsøy Kinnvegen 1 B Styremedlem Randi Letnes Karlsen Kommandovegen 37 Styremedlem Kjetil Nilsen Utsiravegen 3 Styremedlem May Kristin Pedersen Kommandovegen 3 Styremedlem Anne Lise Remme Kyavegen 11 Styremedlem John Wik Kyavegen 11 Varamedlem Stein-Ivar Brattland Kyavegen 15 Varamedlem Vibeke Svendsen Erling Skakkes Gate 14 Varamedlem Marte Vesterhus Ubåtsvingen 5 Valgkomiteen Frank Grønås Kyavegen 25 A Nina Hassel Utsiravegen 10 Unni Hjellupvik Kinnvegen 6 Styrets medlemmer består i dag av 3 menn og 3 kvinner. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Strinda Velforening Strinda Velforening er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , og ligger i Trondheim kommune. Strinda Velforening har 1 ansatt. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Velforeningens revisor er BDO AS.

6 5 Strinda Velforening Styrets arbeid i Styret har avholdt regelmessige styremøter, samt et utvidet styremøte hvor alle styreledere og eiere av næringsbygg var invitert. Vi har også vært et bedre fungerende styre dette året, noe som har gjort arbeidet enklere. I mai ble det gjennomført vårdugnad 4-7 mai. Det ble da satt ut containere på flere plasser i leiren. Vi er godt fornøyd med gjennomføringen, og vi planlegger å få gjennomført en lignende dugnad i mai I vår gikk vi inn i en avtale med Hans Føre om oppfølging av vedlikeholdet i leiren. Denne avtalen startet 1 juni 2015 og går frem til 1 juni Avtalen går ut på å holde dialog med Gartner Amund Bredeli vedr. drift og vedlikehold, samt ha ukentlige befaring av uteareal. Han skal også iverksette feilsøking og utbedring av gatelys i området og utfører andre oppgaver som styret pålegger han. Føre rapporterer direkte til styreleder. Styret har også hatt bistand fra advokatfirma Steensrup Stordrange for å få fastsatt fordeling av parkeringsplasser i øvre leir. Dette arbeidet håper vi skal være ferdigstilt før eller rett etter årsmøte. Det ble lagt ny asfalt på Kyavegen høsten Asfaltarbeidet var et garantiarbeid fra Veidekke. I tillegg ble også lagt en ny fartsdump på strekningen. Fra 1 januar 2016 har velforeningen igangsatt arbeidet med å overta eiendommer fra forsvarsbygg. Disse områdene vil vi bli belastet eiendomsskatt på fra tidspunkt for overtakelsen. Trær mot Persaunetveien har blitt beskjært etter ordre fra kommunen. Her vil det bli en jobb med opprydding av greiner våren Ellers har styret behandlet innkomne mail med forslag og eventuelle klager fortløpende. Styret har valgt å videreføre både kontrakt med Forvaltning (Obos) og med vedlikehold (A.Bredeli).

7 6 Strinda Velforening KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2015 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av velforeningens eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om velforeningens forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2015 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Driftsinntekter i 2015 var til sammen kr ,-. Dette er kr 2 174,- høyere enn budsjettert og skyldes i hovedsak andre inntekter bestående av innkreving for parkeringsplasser. Kostnader Driftskostnadene i 2015 var til sammen kr ,-. Dette er kr ,- høyere enn budsjettert og skyldes i hovedsak større kostnader til utvendig vedlikehold, derav asfaltarbeider som det ikke ble budsjettert med i Resultat Årets resultat på kr 7 569,- fremkommer i resultatregnskapet og foreslås overført til egenkapital. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler og viser sameiets likviditet. Arbeidskapitalen pr var kr ,-. For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad.

8

9

10

11 10 Strinda Velforening STRINDA VELFORENING RESULTATREGNSKAP DRIFTSINNTEKTER: Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Drift og vedlikehold Kommunale avgifter Energi/fyring Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter Finanskostnader RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Til opptjent egenkapital 7 569

12

13 Strinda Velforening NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres kvartalsvis. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO Fram til benyttet selskapet en felles skattetrekkskonto som OBOS-konsernet disponerte. Selskapet har nå opprettet en egen separat skattetrekkskonto i OBOS-banken. Innskuddet tilhører myndighetene og kan ikke disponeres fritt. Selskap som ikke har hatt lønnsutbetalinger i november eller desember har ikke tatt i bruk den nye kontoen. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Kontingent SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Bygg AS Brå og Sørvåg Kredinor 67 SUM ANDRE INNTEKTER NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Ordinær lønn, fast ansatte Påløpte feriepenger Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER

14 13 Strinda Velforening Det har gjennomsnittlig vært sysselsatt under 0,75 årsverk i selskapet gjennom året. Selskapet er ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2014/2015, og er på kr I tillegg har styret fått dekket bevertning for kr 4 119, jf. note 9. NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr NOTE: 7 KONSULENTHONORAR Juridisk bistand OBOS Eiendomsforvaltning AS SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold elektro Drift/vedlikehold utvendig anlegg SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 9 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie Container Driftsmateriell -283 Andre fremmede tjenester Trykksaker -73 Andre kostnader tillitsvalgte Andre kontorkostnader -125 Porto Bank- og kortgebyr Velferdskostnader SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 10 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 578 Renter av sparekonto i OBOS-banken Renter av for sent innbetalte felleskostnader 236 SUM FINANSINNTEKTER

15 14 Strinda Velforening NOTE: 11 SKYLDIG OFFENTLIGE MYNDIGHETER Forskuddstrekk Skyldig arbeidsgiveravgift SUM SKYLDIG OFFENTLIGE MYNDIGHETER NOTE: 12 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Feriepenger Bestridt, uavklart krav fra Forsvarsbygg SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD

16 15 Strinda Velforening Orientering om velforeningens drift HMS Helse, miljø og sikkerhet Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å vurdere risiko, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg. Har velforeningen ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS.

17 Vedtekter for Strinda Velforening Vedtatt på årsmøtet 2011 Vedtatt på konstituerende årsmøte , sist endret på årsmøtet Foreningens navn er Strinda Velforening. 1 Navn 2 Formål og virkemidler 2.1 Velforeningens formål er, på vegne av medlemmene, drive og vedlikeholde velforeningens område slik beskrevet i reg plan nr.455 (reff. paragraf leir) med installasjoner, innretninger, parkeringsplasser og friarealer. Velforeningen skal ivareta medlemmenes interesser i området og søke å utvikle stedet til et trygt og godt bomiljø Velforeningens styre kan samarbeide med andre foreninger eller institusjoner i saker av felles interesse. Velforeningen kan ivareta områdets interesser som et hørings- og samarbeidsorgan overfor kommunen og andre offentlige instanser. 3 Geografisk område 3.1 Velforeningens område tilsvarer tidligere Persaune Leir mm og er definert jfr. vedlagte kart - se eget vedlegg Juridisk person Velforeningen er en frittstående juridisk person, med upersonlig og uten ansvar for gjeld for medlemmene. Velforeningen skal registreres i Brønnøysundregistrene. 5 Pliktig medlemskap 5.1 Samtlige eiere til enhver tid av eksisterende eller regulerte bo- eller bruksenheter på omforente område er pliktige medlemmer. Vedkommende må forholde seg til foreningens vedtekter og formål og må også betale det til enhver tid fastsatte à konto beløp. 6 Betaling av medlemskontingent 6.1 Årsmøtet evt. ekstraordinær generalforsamling fastsetter medlemskontingenten som innbetales til fastsatt tid til velforeningens bankkonto. Medlemskontingenten skal beregnes etter fastsatt fordelingsnøkkel T-BRA. Styret har ansvar for å ajourføre endringer i bruksenhetene innenfor området. 6.2 Medlemmene har ansvar for felleskostnadene uavhengig av om vedkommende velger å benytte seg av installasjoner, innretninger, parkeringsplasser eller området (jf. Reguleringsplan) forøvrig.

18 Unntak fra dette kan gjøres dersom årsmøtet fastsetter at noen av medlemmene kan gis disposisjonsrett til deler av arealet. 6.3 Unnlatelse av å betale medlemskontingent beløp anses som mislighold fra medlemmenes side og kan inndrives av styret eller de styret bemyndiger. 6.4 Som felleskostnader anses blant annet: Forsikring (hvilke forsikringer er det foreningen sitter med, kan komme til og sitt med, bør strykes evt. vedlegg til de forsikringer dette gjelder) Kostnader til drift og vedlikehold Gatebelysning Kostnader ved forretningsførsel, revisjon og styrehonorar 7 Medlemmenes bruk av eiendommen 7.1 Området skal tjene som fellesareal for samtlige medlemmer, og samtlige medlemmer har rett til å benytte området til det som det er beregnet og vanlig benyttet til Årsmøte Velforeningens øverste myndighet er årsmøtet. Ordinært årsmøte holdes innen utgangen av april måned. Frist for saker som medlemmer ønsker behandlet på årsmøtet må angis i varsel om årsmøte. Varsel om årsmøte sendes medlemmene senest en måned før årsmøtedato og frist for å melde saker som ønskes behandlet er 14 dager før årsmøtedato. Innkallingen skal angi de saker som skal behandles på årsmøtet og skal være tilgjengelig for medlemmene minst 8 dager før årsmøtet. Årsmøtet kan bare fatte vedtak i de saker som er satt opp på innkallingen. I tilfelle medlem er deltager i sameie/borettslag anses medlemmet innkalt når innkalling er sendt lagets styre. 8.2 Alle medlemmer har adgang til årsmøtet. Årsmøtet er vedtaksført med det antall medlemmer som møter. Ingen har mer enn en stemme, og stemmegivningen kan skje ved fullmakt. Ingen kan være fullmektig for mer enn ett medlem. 8.3 Et medlem har rett til å ta med en rådgiver til årsmøtet. Rådgiver har talerett dersom årsmøtet gir tillatelse til dette med alminnelig flertall. 8.4 Styreleder og forretningsfører har plikt til å være til stede med mindre dette er åpenbart unødvendig eller det foreligger gyldig forfall. Styreleder i sameie/borettslag har uttalelses rett ved årsmøte selv om vedkommende personlig ikke eier enheter i borettslaget/sameie. 8.5 Årsmøtet behandler: Årsmelding Regnskap Godtgjørelse til styre Planer for kommende år, vedlikeholdsprogram og budsjett, herunder medlemskontingent. Innkommende forslag Valg 8.6 Det velges dirigent til å lede årsmøtet, referent samt to medlemmer til å undertegne protokollen sammen med møteleder. Dirigenten behøver ikke være medlem i velforeningen. Årsmøtets vedtak og dissenser som forlanges protokollert lagres i velforeningens protokoll. 8.7 Stemmegivning på årsmøtet: Med mindre annet er bestemt, skal et vedtak for å være gyldig være truffet med alminnelig flertall av de avgitte stemmene. Valg foregår skriftlig når det foreligger mer

19 enn ett forslag. Bare foreslåtte kandidater kan føres opp på stemmeseddelen. Skal flere velges ved samme avstemming, må stemmeseddelen inneholde det antall forskjellige kandidater som skal velges ved vedkommende avstemming. Stemmesedler som er blanke, eller som inneholder ikke foreslåtte kandidater, eller annet antall kandidater enn det som skal velges, teller ikke og stemmene skal anses som ikke avgitt. Når et valg foregår enkeltvis og en kandidat ikke oppnår mer enn halvparten av de avgitte stemmer, skal den velges som har fått flest stemmer (relativt flertall). 8.8 Årsmøtets vedtak fattes med alminnelig flertall. Følgende vedtak krever minst to tredjedeler av de avgitte stemmer: endring av vedtektene ombygging, påbygging eller andre endringer av installasjoner, innretninger og friarealer som går ut over vanlig forvaltning og vedlikehold vedtak om at enkelte medlemmer etter søknad til årsmøtet gis disposisjonsrett til deler av området, forutsetter at de aktuelle medlemmer i så fall selv må dekke kostnadene tilknyttet deres bruk andre tiltak som fører med seg økonomisk ansvar eller utlegg for medlemmer på mer enn femten prosent av årets budsjetterte inntekter Årsmøtet kan ikke treffe beslutning som er egnet til å gi visse medlemmer eller andre en urimelig fordel på andre medlemmers bekostning. 9 Ekstraordinært årsmøte Ekstraordinært årsmøte skal avholdes når styret eller revisor finner det påkrevet, eller når minst halvparten av medlemmene kommer med skriftlig krav om det. Innkalling og avvikling følger samme prosedyre som ved ordinært årsmøte. Innkallingsfristen er minst åtte dager. Dersom spesielle situasjoner tilsier det med en frist på minimum tre dager. 10 Velforeningens styre 10.1 Velforeningen skal ha et styre bestående av 6 styremedlemmer, og 3 varamedlemmer. Styret konstituerer seg selv ved å velge leder, nestleder og sekretær Alle velges for to år av gangen slik at ikke mer enn halvparten av styret er på valg hvert år. Samtlige kan gjenvelges Styret skal: Iverksette årsmøtets vedtak og bestemmelser. Stå for velforeningens daglig ledelse og ivareta medlemmenes interesser overfor andre instanser. Forvalte området (jf. Regulering plan). Føre kontroll med velforeningens økonomi. Inngå avtale med forretningsfører og andre leverandører av tjenester, gi instruks for dem og føre tilsyn med at de oppfyller sine plikter, samt si opp avtaler ved mislighold. Etter behov oppnevne komiteer eller personer til å løse spesielle oppgaver. Etter beste evne søke å oppfylle velforeningens formål. Representere foreningen utad.

20 Styret holder møter når leder bestemmer eller et flertall av styremedlemmene forlanger det. Alle saker og all korrespondanse skal legges fram på styremøtene. Styrets vedtak skal protokollføres, likeså alle dissenser som forlanges protokollert. Protokollen skal underskrives av de frammøtte styremedlemmer. Styret har disposisjonsrett over velforeningens midler til alminnelige administrative formål og har rett til å bevilge beløp i henhold til vedtak på årsmøtet. Alle utbetalinger utføres av forretningsfører etter attestasjon av styrets leder (nestleder) samt ett styremedlem. Styret er beslutningsdyktig når flertallet av styremedlemmene er til stede. Styrebeslutninger krever alminnelig flertall. Styret representerer velforeningen og forplikter den med underskrift av to styremedlemmer. 11 Oppløsning, sammenslutning, deling (Ingen endring foreslått) 11.1 Oppløsning av velforeningen kan bare behandles på ordinært årsmøte. Blir oppløsningen vedtatt med minst to tredjedels flertall, innkalles det til ekstraordinært årsmøte tre måneder senere. For at oppløsningen skal skje, må vedtaket gjentas med minst to tredjedels flertall. Det skal velges et avviklingsstyre som skal forestå avviklingen. Det ordinære styret kan velges til avviklingsstyre, og får stilling som avviklingsstyre om intet valg foretas Sammenslutning med andre foreninger eller deling av velforeningen anses ikke som oppløsning. Vedtak om sammenslutning/deling og nødvendig vedtektsendringer i denne forbindelse treffes i samsvar med bestemmelsene om vedtektsendring. Styret skal i den forbindelse utarbeide en plan for sammenslutningen/delingen som årsmøtet skal stemme over. Ved sammenslutning eller deling skal det innhentes samtykke fra velforeningens kreditorer.