Møteinnkalling Kontrollutvalget Halden

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Halden Møtested: Folkets hus, Tordenskioldsgate 4, møterom 1. etg Tidspunkt: kl. 18:00 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin F Pettersen på telefon eller på e-post: akfp@fredrikstad.kommune.no Varamedlemmer kalles inn etter nærmere avtale Torbjørn Østby (s) 1

2 Kontrollutvalget Haldens møte Sakliste PS 17/23 Godkjenning av innkalling og saksliste 3 PS 17/24 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 17/25 Overordnet revisjonsstrategi - kommuneregnskapet PS 17/26 Deloitte - Interimrevisjon PS 17/27 Innledende dialog med revisor om overordnet analyse for forvaltningsrevisjon for PS 17/28 ØKR IKS - Uavhengighetserklæring 33 PS 17/29 Deloitte AS - Uavhengighetserklæring 37 PS 17/30 Forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet PS 17/31 Møteplan for 2. halvår PS 17/32 Referater og meldinger 46 PS 17/33 Eventuelt 56 2

3 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/120 Dokumentnr.: 35 Løpenr.: /2017 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden /23 Godkjenning av innkalling og saksliste Sekretariatets innstilling (Saken legges fram uten forslag til vedtak) Fredrikstad,

4 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/119 Dokumentnr.: 9 Løpenr.: /2017 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden /24 Godkjenning av protokoll fra møtet Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet , godkjennes Fredrikstad, Vedlegg Protokoll fra møtet Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Protokoll fra møtet , kan godkjennes 4

5 Møteprotokoll Kontrollutvalget Halden Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 18:00 til kl Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Fra til saksnr.: 17/12-17/22 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Torbjørn Østby (Ap), leder X Jan Moen (H), nestleder X Rannveig Lade (R) x Eirik Milde (H) Forfall Torhild Grimseth Huseby (Sp) Turid Eriksen (Ap) X Håvard Tafjord (H) X Permittert kl. 19:00 (ikke innkalt) Ellen Simensen (Ap) X Antall stemmeberettigede fremmøtte 7 av 7 til sakene 17/12-17/17. 6 av 7 til sakene 17/18 til 17/22 Møtende fra Østfold kontrollutvalgssekretariat: Anne-Karin Femanger Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjon Deloitte AS: Kjartan Kvamme til sakene 17/14 og 17/15 Østfold kommunerevisjon IKS: Anders Svarholt og forvaltningsrevisor Bjørnar Bakker Eriksen til sakene 17/16 og 17/17 Møtende fra administrasjonen: Rådmann Roar Vevelstad (hele møtet), fagleder regnskap Katrin Aasbø Iversen (til sak 17/14 og 17/15), leder økonomiavdelingen Inger-Johanne Norderhaug Røren (til sak 17/14 og 17/15) og Leder NAV Astrid Nordstrand (til sak 17/16) Ordfører Thor Edquist. (leder, Torbjørn Østby). (nestleder, Jan Moen) Merknader Merknader til innkalling og dagsorden framgår av behandlingen av sak 17/12 5

6 Kontrollutvalget Haldens møte Sakliste PS 17/12 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 17/13 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 17/14 PS 17/15 PS 17/16 PS 17/17 PS 17/18 PS 17/19 PS 17/20 PS 17/21 PS 17/22 Revisjonsrapport 2016 for Halden kommune - Revisjonsrapport nr. 12 Uttalelse til årsregnskapet 2016 for Halden kommune Forvaltningsrevisjonsrapport Mottak av flyktninger Prosjektplan Selvkost VAR Henvendelse fra Arve Sigmundstad med flere ang. videre oppfølging av HAV-saken Henvendelse fra Arve Sigmundstad med flere ang. forsvarlig saksbehandling i kommunestyret, formannskap og hovedutvalg Sekretariattjenesten til kontrollutvalget Referater og meldinger Eventuelt PS 17/12 Godkjenning av innkalling og saksliste Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (Saken legges fram uten forslag til vedtak) Kontrollutvalget Haldens behandling : Merknader til innkalling: Torbjørn Østby tok opp at sakspapirene til kontrollutvalgets møte denne gangen ikke var lagt ut som pdf-fil på kommunens hjemmeside. I tillegg var en av to lenker fra kommunens hjemmeside til sekretariatets hjemmeside - der sakspapirene var lagt ut - inaktiv. Manglene ble rettet opp av politisk sekretariat i løpet av formiddagen 2. mai. Kontrollutvalget ble bedt om å vurdere om innkallingen var sendt ut forskriftmessig, dvs. om innkalling og sakspapirer hadde vært godt nok tilgjengelig for allmenheten i forkant av møtet, og evt. om møtet burde utsettes. Sekretariatet opplyste om at alle innkalte medlemmer og varamedlemmer, ordfører, administrasjon og revisjon, samt media hadde fått innkalling og sakspapirer god tid (21. april). Videre ble det opplyst om at møtedato for kontrollutvalgets møte har vært tilgjengelig på kommunens oversikt over møtedatoer siden før jul. Kontrollutvalget kom til at møtet kunne avholdes. Merknader til dagorden: Håvard Tafjord ba om å bli permittert kl kontrollutvalget hadde ingen innvendinger mot det. Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling : Innkalling og saksliste godkjennes 6

7 PS 17/13 Godkjenning av protokoll fra møtet Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet , godkjennes Kontrollutvalget Haldens behandling : Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling : 1. Protokoll fra møtet , godkjennes PS 17/14 Revisjonsrapport 2016 for Halden kommune - Revisjonsrapport nr. 12 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport 2016 Halden kommune (rapport nr. 12), til orientering 2. Revisjonsrapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar revisjonsrapport 2016 Halden kommune (rapport nr. 12), til orientering Kontrollutvalget Haldens behandling : Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport 2016 Halden kommune (rapport nr. 12), til orientering 2. Revisjonsrapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar revisjonsrapport 2016 Halden kommune (rapport nr. 12), til orientering PS 17/15 Uttalelse til årsregnskapet 2016 for Halden kommune Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2016 for Halden kommune som vist i vedlegg 1 til saken. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2016 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Kontrollutvalget Haldens behandling : Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2016 for Halden kommune som vist i vedlegg 1 til saken. 7

8 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2016 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet. PS 17/16 Forvaltningsrevisjonsrapport Mottak av flyktninger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Mottak av flyktninger» til orientering 2. Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger om at kommunen bør Formalisere samarbeidet på feltet i en samarbeidsavtale. Samtlige aktører som er involvert i kommunens arbeid med flyktninger bør involveres i arbeidet. Dette gjelder både bolig, utdanning og arbeid. I større grad benytte Husbankens støtteordninger ovenfor brukergruppen. Etablere flere kommunale språkpraksisplasser. Registrere og utarbeide statistikk av antallet som går over i arbeid eller utdanning etter endt introduksjonsprogram. Kontrollutvalget merker seg at rådmannen stort sett er enig i revisjonens anbefalinger men utvalget merker seg videre at rådmannen ikke vil foreslå for kommunestyret å benytte flerårig vedtak knyttet til mottak. Kontrollutvalget har forståelse revisjonens synspunkt om at mer langsiktig planlegging på feltet vil kunne virke positivt inn på kontinuiteten og kunnskapsoppbyggingen i organisasjonen. På den annen side har kontrollutvalget også forståelse for rådmannens synspunkt om at mottak av flyktninger bør balanseres mot utviklingstrekkene i samfunnet for øvrig, og at disse utviklingstrekkene kan endres fra år til år. Om Halden kommunes flyktningmottak skal vedtas som flerårig eller sees i sammenheng med aktuell flyktningsituasjon i samfunnet hver år, er etter kontrollutvalgets oppfatning en politisk vurdering som det ikke ligger til kontrollutvalget å legge føringer på. 3. Kontrollutvalget foreslår for kommunestyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging til HUO/HHO evt. direkte til kommunestyret. Det er også naturlig at kontrollutvalget følger opp i henhold til sitt ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Kontrollutvalget kan selv rapportere til kommunestyret om rådmannens oppfølging i sin årsmelding for Rapporten sendes til kommunestyret med følgende innstilling 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Mottak av flyktninger» til orientering 2. Kommunestyret ber rådmannen om at han Formaliserer samarbeidet på feltet i en samarbeidsavtale. Samtlige aktører som er involvert i kommunens arbeid med flyktninger bør involveres i arbeidet. Dette gjelder både bolig, utdanning og arbeid. I større grad benytter Husbankens støtteordninger ovenfor brukergruppen. Etablerer flere kommunale språkpraksisplasser. Registrerer og utarbeide statistikk av antallet som går over i arbeid eller utdanning etter endt introduksjonsprogram. 3. Kommunestyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til < utvalg..> innen <her setter kommunestyret selv inn en dato>. Kommunestyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp 8

9 Kontrollutvalget Haldens behandling : Forvaltningsrevisor Bjørnar Bakker Eriksen presenterte rapportens funn og konklusjonen og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget sammen med leder NAV Astrid Nordstrand Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Mottak av flyktninger» til orientering 2. Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger om at kommunen bør Formalisere samarbeidet på feltet i en samarbeidsavtale. Samtlige aktører som er involvert i kommunens arbeid med flyktninger bør involveres i arbeidet. Dette gjelder både bolig, utdanning og arbeid. I større grad benytte Husbankens støtteordninger ovenfor brukergruppen. Etablere flere kommunale språkpraksisplasser. Registrere og utarbeide statistikk av antallet som går over i arbeid eller utdanning etter endt introduksjonsprogram. Kontrollutvalget merker seg at rådmannen stort sett er enig i revisjonens anbefalinger men utvalget merker seg videre at rådmannen ikke vil foreslå for kommunestyret å benytte flerårig vedtak knyttet til mottak. Kontrollutvalget har forståelse revisjonens synspunkt om at mer langsiktig planlegging på feltet vil kunne virke positivt inn på kontinuiteten og kunnskapsoppbyggingen i organisasjonen. På den annen side har kontrollutvalget også forståelse for rådmannens synspunkt om at mottak av flyktninger bør balanseres mot utviklingstrekkene i samfunnet for øvrig, og at disse utviklingstrekkene kan endres fra år til år. Om Halden kommunes flyktningmottak skal vedtas som flerårig eller sees i sammenheng med aktuell flyktningsituasjon i samfunnet hver år, er etter kontrollutvalgets oppfatning en politisk vurdering som det ikke ligger til kontrollutvalget å legge føringer på. 3. Kontrollutvalget foreslår for kommunestyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging til HUO/HHO evt. direkte til kommunestyret. Det er også naturlig at kontrollutvalget følger opp i henhold til sitt ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Kontrollutvalget kan selv rapportere til kommunestyret om rådmannens oppfølging i sin årsmelding for Rapporten sendes til kommunestyret med følgende innstilling 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Mottak av flyktninger» til orientering 2. Kommunestyret ber rådmannen om at han Formaliserer samarbeidet på feltet i en samarbeidsavtale. Samtlige aktører som er involvert i kommunens arbeid med flyktninger bør involveres i arbeidet. Dette gjelder både bolig, utdanning og arbeid. I større grad benytter Husbankens støtteordninger ovenfor brukergruppen. Etablerer flere kommunale språkpraksisplasser. Registrerer og utarbeide statistikk av antallet som går over i arbeid eller utdanning etter endt introduksjonsprogram. 3. Kommunestyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til < utvalg..> innen <her setter kommunestyret selv inn en dato>. Kommunestyret viser for øvrig til kontrollutvalgets 9

10 ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp PS 17/17 Prosjektplan Selvkost VAR Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan selvkost VAR, vedtas 2. Prosjektplanen sende til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret slutter seg til kontrollutvalgets vedtak i saken og bevilger et kronebeløp tilsvarende 230 revisjonstimer (jf. pris per time i revisjonsavtalen) for gjennomføring av prosjektet Kontrollutvalget Haldens behandling : Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling : 1. Prosjektplan selvkost VAR, vedtas 2. Prosjektplanen sende til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret slutter seg til kontrollutvalgets vedtak i saken og bevilger et kronebeløp tilsvarende 230 revisjonstimer (jf. pris per time i revisjonsavtalen) for gjennomføring av prosjektet PS 17/18 Henvendelse fra Arve Sigmundstad med flere ang. videre oppfølging av HAV-saken Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (Saken legges fram uten forslag til vedtak) Kontrollutvalget Haldens behandling : Kontrollutvalget diskuterte henvendelsen Det ble fremmet to forslag til vedtak som ble diskutert og votert over: Jan Moen fremmet følgende forslag: «Kontrollutvalget tar henstillingen fra Arve Sigmundstad Ap, Fridtjof Dahlen SV, Øivind Holt MDG, Per Egil Evensen FrP og Jan-Erik Andersen Rødt, til orientering uten videre oppfølging». Forslaget fikk 2 stemmer (H, Sp) Torbjørn Østby fremmet følgende forslag: «Kontrollutvalget tar henstillingen fra Arve Sigmundstad Ap, Fridtjof Dahlen SV, Øivind Holt MDG, Per Egil Evensen FrP og Jan-Erik Andersen Rødt, til følge og sender saken til kommunestyret til politisk behandling». 10

11 Forslaget fikk 4 stemmer (3 Ap og 1 Rødt) Jan Moen og Torhild Grimseth Huseby ba om protokolltilførsel: «Vedtaket bærer etter vår oppfatning preg av «politisk omkamp» om en sak KU tidligere har behandlet og fattet vedtak om. Politikere kan ikke bruke Ku som instrument for å få satt saker på kartet i kommunestyret. Saker skal i henhold til kommuneloven 32 og kommunens reglement 6-4 behandle når minst 1/3 av organets medlemmer forlanger det. Om en samlet opposisjon ønsker å bringe en sak til behandling i kommunestyret bør man bruke de demokratiske virkemidlene som ligger i lovverket og reglementet.» Ellen Simensen påpekte at Rannveig Lades mail til kontrollutvalget som det er vist til i saken, ikke var lagt ved saken. Rannveig Lade leste opp mailen, sendt til KU : OPPFØLGING AV HAV SAKEN I reglement for politiske organer og delegering i Halden kommune, vedtatt av kommunestyret i 2014 i avsnittet om hovedutvalgene, under Innstillende myndighet, stadfestes det at utvalgene innstiller til kommunestyret innenfor sitt ansvarsområde i saker hvor kommunestyret har avgjørende myndighet. Dette forholdet tas også opp i 3.3 Folkevalgte utvalg: «De folkevalgte utvalgene skal behandle saker av prinsipiell betydning og innstille direkte til kommunestyret. Dette forholdet vektlegges også i kommuneloven som fastslår at kontrollutvalgets uttalelser skal formidles til kommunestyret. I henhold til overstående, må kontrollutvalget påse at HAV saken settes opp til behandling i kommunestyret. Jeg ber om at videre oppfølging av HAV-saken settes på sakslisten i kommende møte i kontrollutvalget. Mailen legges ved når saken sendes videre til kommunestyret. Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar henstillingen fra Arve Sigmundstad Ap, Fridtjof Dahlen SV, Øivind Holt MDG, Per Egil Evensen FrP og Jan-Erik Andersen Rødt, til følge og sender saken til kommunestyret til politisk behandling Protokolltilførsel fra Jan Moen (H) og Torhild Grimseth Huseby (Sp): «Vedtaket bærer etter vår oppfatning preg av «politisk omkamp» om en sak KU tidligere har behandlet og fattet vedtak om. Politikere kan ikke bruke KU som instrument for å få satt saker på kartet i kommunestyret. Saker skal i henhold til kommuneloven 32 og kommunens reglement 6-4 behandle når minst 1/3 av organets medlemmer forlanger det. Om en samlet opposisjon ønsker å bringe en sak til behandling i kommunestyret, bør man bruke de demokratiske virkemidlene som ligger i lovverket og reglementet.» PS 17/19 Henvendelse fra Arve Sigmundstad med flere ang. forsvarlig saksbehandling i kommunestyret, formannskap og hovedutvalg Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. (saken legges fram uten forslag til vedtak) Kontrollutvalget Haldens behandling : Rannveig Lade fremmet et utsettelsesforslag. Forslaget fikk 1 stemme (Rødt) og falt Kontrollutvalget diskuterte henvendelsen 11

12 Etter gruppemøte fremmet Arbeiderpartiet følgende forslag: «Kontrollutvalget merker seg at gruppelederne i opposisjon; Arve Sigmundstad Ap, Fridtjof Dahlen SV, Øivind Holt MDG, Per Egil Evensen FrP og Jan-Erik Andersen Rødt, ikke er tilfreds med etterlevelse av kommunens reglement om utsendingsfrister mm (jf. delegasjonsreglementet 6-4). Det reises en problemstilling som har vært behandlet i flere saker tidligere. Etter drøfting mener KU at kommunestyret er den nærmeste til å vurdere de politiske prosessene.» Forslaget ble enstemmig vedtatt Rannveig Lade fremmet forslag om et pkt. 2 i vedtaket: «Utsendelse av sakspapirer innen fastsatte frister er ikke tilfredsstillende når 65 % av saken som ble sendt ut i 2016 var innen fristen. Administrasjon og politisk sekretariat må følge opp dette». Forslaget fikk 1 stemme (Rødt) og falt Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget merker seg at gruppelederne i opposisjon; Arve Sigmundstad Ap, Fridtjof Dahlen SV, Øivind Holt MDG, Per Egil Evensen FrP og Jan-Erik Andersen Rødt, ikke er tilfreds med etterlevelse av kommunens reglement om utsendingsfrister mm (jf. delegasjonsreglementet 6-4). Det reises en problemstilling som har vært behandlet i flere saker tidligere. Etter drøfting mener KU at kommunestyret er den nærmeste til å vurdere de politiske prosessene. PS 17/20 Sekretariattjenesten til kontrollutvalget Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (Saken legges fram uten forslag til vedtak) Kontrollutvalget Haldens behandling : Sekretariatet forlot møtet under behandlingen av saken. Kontrollutvalget drøftet hvordan utvalget skal løse sitt behov for sekretariattjenester. I forhold til revisjonstjenester fant kontrollutvalget at det skulle være lojal mot kommunestyrets vedtak om konkurranseutsetting. Det ble lagt til grunn at det dreier seg om tjenester som flere kan levere til relativ lik kvalitet, da tjenestene er regulert gjennom faglige standarder. Videre at det ikke forelå særlige grunner til å fravike ønske om å konkurranseutsette tjenesten. For sekretariattjenesten er forholdet ikke det samme. Det er få leverandører, og området er spesielt. Kommunen har prøvd frittstående sekretær, med lite gunstig resultat. Kommunen kan ikke videreføre eller automatisk fornye avtalen med ØKUS. Med henblikk på de omstillinger som foregår i kommune-norge, vil det være ønskelig sett fra kontrollutvalgets side å få en avtale med ØKUS gjennom deltakelse i det interkommunale samarbeidet. Dette er et vel prøvd selskap som hittil har levert tjenester av god kvalitet og som er godt innarbeidet i det spesielle miljøet. Kontrollutvalget legger videre til grunn at det er lite å tjene økonomisk på konkurranseutsetting av denne tjenesten. På denne bakgrunn foreslås følgende vedtak. 1. kontrollutvalget anbefaler at Halden kommune sikrer seg sekretariattjenester til kontrollutvalget gjennom deltakelse i ØKUS, som er en interkommunalt samarbeidsvirksomhet om slike tjenester. 12

13 2. kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret med forslag om følgende vedtak: Halden kommune søker deltakelse i ØKUS for å sikre sekretariattjenester for kontrollutvalget Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget anbefaler at Halden kommune sikrer seg sekretariattjenester til kontrollutvalget gjennom deltakelse i ØKUS, som er en interkommunalt samarbeidsvirksomhet om slike tjenester. 2. Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret med forslag om følgende vedtak: Halden kommune søker deltakelse i ØKUS for å sikre sekretariattjenester for kontrollutvalget PS 17/21 Referater og meldinger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget Haldens behandling : Kommunestyrets behandling av FR-rapport Barnevern og kontrollutvalgets årsmelding for 2016 ble delt ut Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling : 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 17/22 Eventuelt Kontrollutvalget Haldens behandling : Rannveig Lade hadde et par spørsmål ang. ubrukte midler til møtegodtgjøring for kontrollutvalget. Rådmannen svarte at evt. ubrukte (lønns)midler i kontrollutvalget vil inngå i kommunens totalbudsjett for møtegodtgjøring. 13

14 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/113 Dokumentnr.: 11 Løpenr.: /2017 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden /25 Overordnet revisjonsstrategi - kommuneregnskapet 2017 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1 Informasjon om overordnet revisjonsstrategi for 2016, tas til etterretning Fredrikstad, Vedlegg Pp-presentasjon av revisjonsstrategi Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Den overordnede revisjonsstrategien omfatter regnskapsrevisjon av årsregnskapet for Formålet med en overordnet revisjonsstrategi, er å vise kontrollutvalget hvordan revisjonen vurderer revisjonsoppgavene knyttet til kommunen. Strategien tar utgangspunkt i revisjonens erfaring, og eventuelle endringer i risikobilde for de enkelte oppdragene/revisjonsområdene. Revisor vil vise inndelingen i områder, oppdragsvurdering, analyser, vesentlighetsvurdering, angrepsvinkel og gjennomføring. Det legges til grunn at arbeidet skal gjennomføres i henhold til forskrift om revisjon, revisjonsstandarder og revisjonsmetodikk. Funn som er av vesentlig betydning for risikovurderingen rapporteres fortløpende slik revisjonsforskriften tilsier. 14

15 Vurdering Kontrollutvalget skal etter forskrift om kontrollutvalg ( 6) påse at regnskapsrevisjonen fungerer på en betryggende måte. Det betyr at revisjonen skal planlegge, gjennomføre og rapportere slik lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk krever. I tråd med dette har revisjonen nå utarbeidet en overordnet revisjonsstrategi for hvordan revisjon av Halden kommunes årsregnskap for 2017, er tenkt løst. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget om å ta overordnet revisjonsstrategi for 2017 til etterretning. 15

16 16

17 17

18 18

19 19

20 20

21 21

22 22

23 23

24 24

25 25

26 26

27 27

28 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/113 Dokumentnr.: 13 Løpenr.: /2017 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden /26 Deloitte - Interimsrevisjon 2017 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar revisjonens oppsummering av interimsrevisjon 2017 til orientering Fredrikstad, Vedlegg Deloitte - Oppsummering av interimsrevisjon høst 2017 dokumentet ligger i sak om revisjonsstrategi regnskap Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Deloitte har den 25. september oversendt sekretariatet en oppsummering av interimsrevisjon Revisjonen viser til 14 fokusområder i Revisjonen gir utvalget et innblikk i beskrivelse av den enkelte risiko, utførelse av revisjonen og konklusjon etter interimsrevisjon. Revisjonen konkluderer med at ingen vesentlige feil eller svakheter er avdekket under revisjonens arbeid i høstperioden. Vi viser til revisjonens oppsummering som er vedlagt saken. Oppdragsansvarlig revisor vil redegjøre for sitt revisjonsarbeid i kontrollutvalgets møte 26. september Vurdering Sekretariatet vil med bakgrunn i revisjonens oppsummering av interimsrevisjon 2017 anbefale kontrollutvalget om å ta oppsummeringen til orientering. 28

29 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/116 Dokumentnr.: 23 Løpenr.: /2017 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden /27 Innledende dialog med revisor om overordnet analyse for forvaltningsrevisjon for Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (Saken legges fram uten forslag til vedtak) Fredrikstad, Vedlegg Innspill til overordnet analyse - forvaltningsrevisjon i Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I henhold til forskrift om kontrollutvalg skal Kontrollutvalget minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Kontrollutvalget og kommunestyret vedtar forvaltningsrevisjonsplan annet hvert år. 29

30 Vurdering Østfold kommunerevisjon IKS har startet arbeidet med overordnet analyse for planperioden og ønsker å drøfte noen ideer med kontrollutvalget før endelig analyse legges fram i desember og ny plan skal vedtas. Revisjonen vil også informere om prosessen videre ut over høsten. Sekretariatet mener det er positivt at kontrollutvalget får informasjon om overordnet analyse før sluttproduktet foreligger. Samtidig er dette en anledning for kontrollutvalget til å komme med innspill til tema for forvaltningsrevisjon på et tidlig tidspunkt i prosessen. 30

31 Innspill til overordnet analyse Risiko områder og gjennomføringsprosess Minst hvert fjerde år skal det gjennomføres overordnet analyse. I Økrs kommuner er det vanlig å gjennomføre hvert andre år. Høsten 2017 utarbeider revisjonen analyse for hver enkelte kommune gjeldende for Analysen skal være basert på risiko- og vesentlighetsvurderinger for den enkelte kommune. Utgangspunktet for analysen er innspill fra KU i de enkelte kommuner, informasjon fra administrasjon og styringsdokumenter fra kommunene, mediaoppslag, dokumentasjon fra Fylkesmannen osv. Ved fremleggelse av analysen er det KU som prioriterer risikoområdene. I perioden kan KU i de fleste tilfeller endre prioriteringen og/eller legge til andre undersøkelser, for eksempel etter tips fra innbyggere eller hendelser i kommunene. Basert på kjennskap til kommunene og kunnskap om hvilke områder som kan være utsatt for risiko i kommune-norge spiller revisjonen inn forslag til risikoområder. For perioden prioriterte flere KU risikoområdene: Refusjoner og Røde flagg. Revisjonens foreløpige forslag til felles risikoområder Kontrollutvalgets kommentarer til forslagene imøtesees, gjerne også andre innspill, både som felles risikoområder og spesifikt for egen kommune. Lenkene er foreløpige dokumentasjon for risikoområdet. Kommunale investeringprosjekter: Vurdere prosjektmodell og tidligfase vurderinger (før anskaffelsen skjer) o df/f8d0ff12-1ec b1e-158cc003a946 o Psykisk helse: Forskningsrapport fra 2015 viser at 3 av 4 barn med psykiske utfordringer, på institusjon, ikke får den hjelp de trenger. o Fattigdomsutfordringer o De store Østfold-byene har 15-16% fattige barn Kautokeino 19% o basert på Oppvekstrapporten fra BUFDIR 31

32 Personvern ny regler gjeldende fra mai 2018 kommuner får flere og strengere plikter enn før o / IT- og IS-sikkerhet o Korrupsjon i kommuner o Oppfølging av Rådmannens internkontroll fra 2014 i Moss, Sarpsborg og Fredrikstad. Problemstilling i 2014: Hvordan, og i hvilken grad, ivaretas kommunelovens bestemmelse om "betryggende kontroll" i Fredrikstad kommune? Fordeler med felles undersøkelsestemaer Slik revisjonen ser felles risikooområder kan det være til fordel både for kommunens læring og revisjonens gjennomføring. Etterkomme administrasjonens etterspørsel etter sammenlignende informasjon Kommunene kan lære mer av hverandre Revisjonen kan tilrettelegge for læring Revisorene kan spesialisere seg innenfor bestemte områder Undersøkelser gjøres mer tidseffektivt Kvaliteten øker Kommunespesifikke risikoområder Enkelte kommuner har, blant annet på grunn av omprioriteringer, restanser fra som må vurderes om skal videreføres inn i en ny periode. Med Rygge/Moss i en bygge-ny-kommune prosess kan det være andre/ flere risikoområder enn for de etablerte kommunene. Forslag til gjennomføring av overordnet analyse Innsamling av informasjon fra KU-ene i første møte over sommeren Revisjonen inviterer representanter for kommunene, KU-ene og ØKUS, til et fellesmøte i oktober for å legge frem o Mer informasjon på de felles risikoområdene det synes å være mest interesse for o Forslag til timeavregning (det vil påløpe flere timer i den kommunen der undersøkelsen gjennomføres først) o Deltakerne inviteres til diskusjon Hver kommune får fremlagt en kommunetilpasset overordnet analyse på siste KU møte i 2017, alternativt første i Laila Nagelhus østfold kommunerevisjon iks 2 32

33 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/120 Dokumentnr.: 37 Løpenr.: /2017 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden /28 ØKR IKS - Uavhengighetserklæring Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlig revisor, tas til etterretning Fredrikstad, Vedlegg 1. Vedlegg: Uavhengighetserklæring fra Bjørnar Buvig Holmedahl, oppdragsansvarlig revisor - forvaltningsrevisjon Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I følge forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi til kontrollutvalget en skriftlig egenvurdering av uavhengighet. I brev til kontrollutvalget i Halden kommune har oppdragsansvarlig revisor, Bjørnar Buvig Holmedahl avgitt sin skriftlige egenvurdering om uavhengighet. Vurdering Sekretariatet kan ikke se at det er forhold som tilsier at revisors uavhengighet ikke er ivaretatt. Sekretariatet anbefaler derfor kontrollutvalget om at uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig revisor tas til etterretning. 33

34 34

35 35

36 36

37 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/120 Dokumentnr.: 39 Løpenr.: /2017 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden /29 Deloitte AS - Uavhengighetserklæring Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig i Deloitte AS, tas til etterretning Fredrikstad, Vedlegg Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig i Deloitte AS, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I følge forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi til kontrollutvalget en skriftlig egenvurdering av uavhengighet. Oppdragsansvarlig revisor Kjartan Kvamme, avgitt sin skriftlige egenvurdering om uavhengighet. Vurdering Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget at uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig revisor i Deloitte AS, tas til etterretning. 37

38 Deloitte. Deloitte AS Erik Børresens alle 2 Postboks 2013 Strømsø N Drammen Norway Til kontrollutvalget i Halden kommune Tel: Fax: september 2017 UAVHENGIGHETSERKLÆRING Pkt. 1: Ansettelsesforhold Ansvarlig revisor eller andre som deltar i revisjonen har ikke annen stilling hos kommunen eller i virksomheter som kommunen deltar i. Pkt. 2: Medlem i styrende Ansvarlig revisor eller andre som deltar i revisjonen er ikke medlem av organer styrende organ i noen virksomhet som kommunen deltar i. Pkt. 3: Delta eller inneha Ansvarlig revisor eller andre som deltar i revisjonen innehar ikke funksjoner i funksjoner i annen virksomhet, noen virksomhet som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit til rollen som kan føre til som revisor for Halden kommune. interessekonflikt eller svekket tillit Pkt. 4: Nærstående Ansvarlig revisor eller andre som deltar i revisjonen har ikke nærstsende som har tilknytning til Halden kommune som er av betydning for min uavhengighet og objektivitet. Pkt 5: Rådgivnings- eller andre tjenester som er egnet til å påvirke revisors habilitet Vi bekrefter at det for tiden ikke ytes r dgivnings- eller andre tjenester overfor Halden kommune som kommer i konflikt med bestemme/ser om uavhengighet og objektivitet. Pkt. 6: Tjenester under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver Vi bekrefter at det for tiden ikke ytes tjenester overfor Halden kommune som hører inn under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver. Pkt. 7: Opptre som fullmektig for den revisjonspliktige Vi bekrefter at undertegnede ikke opptrer som fullmektig for Halden kommune. Pkt. 8: Andre særegne forhold Vi kjenner ikke til at det foreligger særegne forhold som er egnet til svekke tilliten til Deloitte AS som revisor for Halden kommune. Med vennlig hilsen Deloitte AS K~~3::,~--- stats~utorisert revisor Deloitte AS and Deloitte Advokatfirma AS are the Norwegian affiliates of Deloitte NWE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited ("DTTL"), its network of member firms, and their related entities. DTTL and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL (also referred to as "Deloitte Global") does not provide services to clients. Please see for a more detailed description of DTTL and its member firms. Registrert i Foretaksregisteret Medlemmer av Den norske Revisorforening Organisasjonsnummer: Deloitte AS 38

39 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/120 Dokumentnr.: 36 Løpenr.: /2017 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden /30 Forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet 2018 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2018 på kr , godkjennes. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2018 oversendes ordfører til videre politisk behandling etter 18 i «Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner» Fredrikstad, Vedlegg 1. Forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet for ØKR IKS Budsjett 2018 for Halden (pensjonsforpliktelser), datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Avtale med Deloitte AS Avtale med Østfold kommunerevisjon IKS Avtale med Østfold kontrollutvalgssekretariat Reglement for godtgjørelse til folkevalgte i Halden kommune Saksopplysninger I henhold til Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 18 budsjettbehandlingen, skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. I kontrollutvalgets forslag til budsjettramme skal kontrollutvalgets egen drift, kjøp av sekretariats- og revisjonstjenesten innarbeides. 39

40 Vurdering Kontrollutvalget Til kontrollutvalgets egen drift er det innarbeidet godtgjørelse til leder og møtegodtgjørelse til øvrige medlemmer i tråd med reglement for godtgjørelse til folkevalgte i Halden kommune. Budsjettforslaget til kontrollutvalgets egen drift bygger på en normal møteaktivitet på fem til seks møter i I budsjettforslaget er det foreslått kr til kurs/opplæring, kr til skyssgodtgjørelse og kr til andre driftsutgifter. Kontrollutvalget er medlem i Forum for kontroll og tilsyn fra Medlemsavgiften er kr for Kontrollutvalgets forslag til sin egen kostnadsramme for 2018, er kr (vedlegg 1.) Sekretariatstjenesten Østfold kontrollutvalgssekretariat Østfold kontrollutvalgssekretariat har siden (etter anbudskonkurranse) levert sekretariatstjenester til kontrollutvalget i Halden kommune. Kontrollutvalget innstilte til kommunestyret den en anbefaling om at sekretariatstjenesten skulle tilslutte seg til eksisterende samarbeid. Kommunestyret vedtok kontrollutvalgets innstilling i møte Prosessen med innlemmelse i samarbeidet pågår og forventes fullført i slutten av Honoraret for 2018 vil etter justering for priskonsumprisindeksen være kr Regnskapsrevisjon Deloitte AS Revisjonsselskapet Deloitte AS er etter anbudskonkurranse gitt ansvaret for regnskapsrevisjonen i Halden kommune. Avtalen gjelder for 2017 og 2018 med ytterligere opsjon på år. I henhold til inngått avtale mellom kommunen og revisjonsselskapet, er kostnaden for bekreftelse av årsregnskapet satt til kr for Honoraret er da justert for priskonsumprisindeks slik avtalen tilsier. Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Østfold kommunerevisjon IKS (ØKR) Østfold kommunerevisjon IKS er etter anbudskonkurranse gitt ansvaret for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i Halden kommune. Avtalen gjelder for 2017 og 2018 med ytterligere opsjon på år. I henhold til inngått avtale mellom kommunen og revisjonsselskapet, er kostnaden satt til inntil kr for Østfold kommunerevisjon er et interkommunalt selskap som eies av 7 kommuner (Fredrikstad, Sarpsborg, Moss, Rygge, Råde, Hvaler og Halden). Halden kommune valgte å konkurranseutsette sitt revisjonsbehov i 2011, og en delt løsning mellom privat revisjonsselskap og kommunerevisjonen er valgt i innværende periode. Halden kommune har oppretthold sitt eierskap i ØKR IKS og av den grunn vil bli belastet med andel (eierandelen) av selskapets faste kostnader. For Halden kommune vil disse faste kostnadene i 2018 beløpe seg til kr Kontrollutvalgets forslag til samlet budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2018 Som tidligere nevnt under saksopplysninger er rammen for budsjett basert på inngåtte avtaler. Kontrollutvalgets forslag til ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er ment å gi kommunestyret et realistisk kostnadsbilde for Kontrollutvalget: kr Sekretariatstjenesten: kr Regnskapsrevisjon: kr Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll: kr Årlig eierkostnad ØKR IKS kr Samlet sum: kr Samlet forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2018 medfører en økning på 1,4 % sammenlignet med budsjett for Etter sekretariatets vurdering er rammen i budsjettforslaget innenfor forsvarlige rammer for kontroll- og tilsynsarbeidet

41 Sekretariatet anbefaler derfor at kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet 2018, godkjennes. Budsjettforslaget oversendes ordfører til videre politisk behandling etter 18 Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 41

42 Halden kommune Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2018 Kontotekst Forslag 2018 Budsjett 2017 Endring i % regnskap 2016 Merknader for 2018 Godtgjørelelse leder (fast del) kr ,00 kr ,00 14 % av ordførers lønn Godtgjørelse nestleder kr ,00 kr ,00 6 % av ordføres lønn Møtegodtgjørelse medlemmer (fast del) kr ,00 kr ,00 * ,5 % av ordførers lønn Møtegodtgjørelse per møte (variabel) kr ,00 kr ,00 0,11 % av ordførers lønn Arbeidsgiveravgift kr ,00 kr ,00 kr ,00 14,1% av godtgjørelsen Sum lønn kr ,00 kr ,00 kr ,00 Samlet sum lønnskostnader Kontingent Forum for kontroll og tilsyn kr ,00 kr 6 500,00 kr 6 400,00 Kurs og opplæring kr ,00 kr ,00 kr ,00 Skyss og kostgodtgjørelse kr 8 000,00 kr 8 000,00 Diverse utgifter (Internt fordelt) kr 5 000,00 kr 5 000,00 Sum driftsutgifter kr ,00 kr ,00 kr ,00 Samlet sum driftsutgifter Samlet sum Kontrollutvalget kr ,00 kr ,00 1, ,00 Kjøp av sekretariattjenester kr ,00 kr ,00 2, ,00 Sekretærbistand Kjøp av revisjonstjenester (Delioitte AS) kr ,00 kr ,00 0, ,00 Regnskapsrevisjon Kjøp av revisjonstjenester (ØKR) kr ,00 kr ,00 1, ,00 Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Kommunens andel av eierskapet i ØKR kr ,00 kr ,00 2, ,00 Sum for hele kontroll- og tilsynsarbeid kr ,00 kr ,00 1, ,00 * Godtgjørelsen for 2016 fremkommer i samlet sum. 42

43 Budsjett 2018 Halden kommune - basert på vedlagte, samlede budsjett for selskapet Behandlet i Økrs styre Vedtatt i Økrs representantskap Laila Nagelhus 43

44 BUDSJETT 2018 HALDEN KOMMUNE Administrasjonen har utarbeidet forslag til budsjett for Østfold Kommunerevisjon IKS (Økr). Budsjettet ble behandlet i styremøte og vedtatt i representantskapet Budsjett for Halden Kommune gjelder andel av eiernes pensjonsforpliktelser. I samråd med KLP avsettes 21% av påløpte lønninger for å dekke forpliktelsene til aktive og passive medlemmer i ordningen. Dersom budsjettet har vesentlige avvik ift den faktiske kostnaden gjøres dette opp ved årets slutt. Halden kommunes andel av det samlede budsjettet blir da slik: Halden Budsjett 2018 Budsjett 2017 Endring Samlet overføring fra kommunen % % østfold kommunerevisjon iks 2 44

45 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/120 Dokumentnr.: 25 Løpenr.: 84403/2017 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden /31 Møteplan for høsten 2017 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedato for sitt siste møte i 2017: 5. desember kl Fredrikstad, Vedlegg Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget fastsetter en møteplan for ett halvt år av gangen. I budsjettet for kontrollutvalget 2017 er det foreslått en møtefrekvens på fem møter. I løpet av året er det gjennomført tre møter. Som tidligere praksis avholdes møtene på tirsdager med start kl Vurdering I henhold til budsjett for kontrollutvalget samt sekretariatets vurdering av saksmengden for kontrollutvalget, anbefales det at kontrollutvalget avholder sitt siste møte for 2017 den 5. desember med møtestart kl

46 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/119 Dokumentnr.: 10 Løpenr.: /2017 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden /32 Referater og meldinger Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg 1 Kommunestyrets vedtak FR-rapport Mottak av flyktninger 2 Kommunestyrets vedtak Revisjonsrapport nr Kommunestyrets vedtak Hav-saken 4 Kommunestyrets vedtak Prosjektplan refusjoner 5 Kommunestyrets vedtak Søknad om deltakelse i ØKUS 6 Styret ØKUS Behandling av søknad fra Halden Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Referater og meldinger kan tas til orientering 46

47 Saksprotokoll i Kommunestyret Behandling: Kontrollutvalgets leder Torbjørn Østby orienterte. Fredrik Holm (H) og Kirsti Brekke Myrli fremmet kontrollutvalgets innstilling med tillegg av organ/frist: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Mottak av flyktninger» til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen om at han Formaliserer samarbeidet på feltet i en samarbeidsavtale. Samtlige aktører som er involvert i kommunens arbeid med flyktninger bør involveres i arbeidet. Dette gjelder både bolig, utdanning og arbeid. I større grad benytter Husbankens støtteordninger ovenfor brukergruppen. Etablerer flere kommunale språkpraksisplasser. Registrerer og utarbeider statistikk av antallet som går over i arbeid eller utdanning etter endt introduksjonsprogram. 3. Kommunestyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til Hovedutvalg for samfunnsutvikling og kultur og Formannskapet innen Kommunestyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp. Ved votering ble forslaget fra F.Holm/Myrli enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Mottak av flyktninger» til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen om at han Formaliserer samarbeidet på feltet i en samarbeidsavtale. Samtlige aktører som er involvert i kommunens arbeid med flyktninger bør involveres i arbeidet. Dette gjelder både bolig, utdanning og arbeid. I større grad benytter Husbankens støtteordninger ovenfor brukergruppen. Etablerer flere kommunale språkpraksisplasser. Registrerer og utarbeider statistikk av antallet som går over i arbeid eller utdanning etter endt introduksjonsprogram. 3. Kommunestyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til Hovedutvalg for samfunnsutvikling og kultur og Formannskapet innen Kommunestyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp. 47

48 Saksprotokoll i Kommunestyret Behandling: Kontrollutvalgets leder Torbjørn Østby orienterte. Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kommunestyret tar revisjonsrapport 2016 Halden kommune (rapport nr. 12), til orientering 48

49 Saksprotokoll i Kommunestyret Behandling: Saken ble behandlet før sak PS 2017/43, jfr. sak PS 2017/39. Per Kristian Dahl (UAVH) tiltrådte før behandling av saken, deretter 38 representanter til stede. Følgende reiste spørsmål om sin habilitet: Elin Lexander (H), Roar Lund (H), Gerd Berit Odberg (KrF), Stein Cato Røsnæs (AP), Thor Edquist (H). Representantene ble funnet inhabile jfr. fvl 6, bokstav e, og fratrådte. Vararepresentantene Jan Moen (for Lexander), Arne Hornæs (for Lund), Ånen Nøding (for Odberg), Mariann M. Faraasen (for Edquist) tiltrådte møtet under behandling av saken. Varaordfører Anne-Kari Holm (SP) fungerte som møteleder under behandling av saken. Eirik Milde (H) fremmet forslag til vedtak: 1. Kommunestyret tar notat «Halden Arbeid og vekst AS håndtering av varsling» til orientering. 2. Varsling er et viktig element i kommunens internkontroll. Kommunestyret presiserer at varsling skal behandles på en etterprøvbar måte. Det gjelder også varsling som avvises. 3. Kommunestyret henstiller til generalforsamlingen i HAV om å gjennomgå sin varslingsrutine. Erling Rennemo Melsom (R) fremmet tilleggsforslag til forslaget fra Milde: Alle saker kontrollutvalget velger å utrede, skal uten unntak oversendes til kommunestyret. Ved votering over forslaget fra Milde ble dette enstemmig vedtatt. Ved votering fikk forslaget fra Melsom 15 stemmer (R, SV, AP, MDG, UAVH) og falt. Vedtak: 1. Kommunestyret tar notat «Halden Arbeid og vekst AS håndtering av varsling» til orientering. 2. Varsling er et viktig element i kommunens internkontroll. Kommunestyret presiserer at varsling skal behandles på en etterprøvbar måte. Det gjelder også varsling som avvises. 3. Kommunestyret henstiller til generalforsamlingen i HAV om å gjennomgå sin varslingsrutine. 49

50 Saksprotokoll i Kommunestyret Behandling: Egil Lund Pettersen (H) ble permittert og fratrådte møtet før behandlingen av saken. Deretter 37 representanter til stede. Kontrollutvalgets leder Torbjørn Østby orienterte. Fredrik Holm (H) fremmet forslag til vedtak: 1. Prosjektplan selvkost VAR, vedtas. 2. Kommunestyret ber kontrollutvalget om at forvaltningsrevisjonsplanen omprioriteres slik at prosjekt om Selvkost blir prioritert foran det planlagte prosjektet om Refusjoner. Arve Sigmundstad (AP) fremmet tilleggsforslag til kontrollutvalgets innstilling: Prosjektet finansieres over formannskapets konto. Ole Richard Holm-Olsen (H) fremmet tilleggsforslag til forslaget fra Holm: Det stilles til disposisjon midler til dekning av inntil 50 revisjonstimer fra formannskapets konto. Det ble votert separat over forslagene fra F.Holm, Sigmundstad og Holm-Olsen. Ved votering over forslaget fra F.Holm fikk dette 22 stemmer 15 representanter (AP, SV, R, FrP, UAVH) stemte mot. Forslaget ble vedtatt. Ved votering over forslaget fra Sigmundstad fikk dette 15 stemmer (AP, SV, R, FrP, UAVH) 22 representanter stemte mot. Forslaget falt. Ved votering over forslaget fra Holm-Olsen ble dette enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Prosjektplan selvkost VAR, vedtas. 2. Kommunestyret ber kontrollutvalget om at forvaltningsrevisjonsplanen omprioriteres slik at prosjekt om Selvkost blir prioritert foran det planlagte prosjektet om Refusjoner. 3. Det stilles til disposisjon midler til dekning av inntil 50 revisjonstimer fra formannskapets konto. 50