Deanu gielda - Tana kommune

Transkript

1 Deanu gielda - Tana kommune Møteinnkalling Eldrerådet Utvalg: Møtested: Galleri Martin, Miljøbygget Dato: Tidspunkt: 10:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf , eller på e-post til postmottak@tana.kommune.no. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Det vil i møtet bli gitt følgende orienteringer: 1) Ombygging av Omsorgssenteret status 2) Gravlund i Tana bru info om planene v/lars Smeland 3) Planprosesser i kommunen info v/lars Smeland 4) Brukerstyrt personlig assistanse Tana 6. april 2016 Olav Johansen Leder -1-

2 -2-

3 Saksliste Utvalgssaksnr PS 10/2016 PS 11/2016 PS 12/2016 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte PS 13/2016 Årsmelding 2015 for Eldrerådet 2016/880 PS 14/2016 Overordnet beredskapsplan 2016/806 PS 15/2016 Referatsaker/Orienteringer -3-

4 PS10/2016Godkjenningavinnkalling PS11/2016Godkjenningavsaksliste PS12/2016Godkjenningavprotokollfraforrigemøte -4-

5 Deanu gielda - Tana kommune Arkiv: 004 Arkivsaksnr: 2016/880-0 Saksbehandler: Aslaug Iversen Saksfremlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Eldrerådet 13/ Årsmelding 2015 for Eldrerådet Vedlegg 1 Årsmelding 2015 Rådmannens forslag til vedtak Saken legges frem uten forslag til vedtak. Saksopplysninger Eldrerådet legger frem årsmeldingen for 2015 som sak for rådet. Vurdering -5-

6 1-6-

7 ÅRSMELIDNG 2015 Eldrerådets sammensetning for perioden : Faste representanter: Fra Tana pensjonistforening: Medlemmer: Leder Olav Johansen Gers Åse Dervo Johanne Løvoll Smette Varamedlemmer: Hjørdis Pedersen Knut Hildonen Erna Fjelldal Politisk valgt: Medlemmer: Ruth M. Johansen Per Holm Varsi Varamedlemmer: Eli Søderstrøm Johansen Birger Dervo Den ble det i kommunestyret foretatt valg av eldreråd for perioden Det ble fattet følgende Vedtak: «Kommunestyret velger følgende medlemmer med personlige varamedlemmer til eldrerådet for perioden : Faste medlemmer: Fra Tana pensjonistforening Personlige varamedlemmer: Fra Tana pensjonistforening 1. Olav E. Johansen 1. Nils Erik Guttormsen 2. Gerd Åse Dervo 2. Eli S. Johansen 3. Magga Boine Eriksen 3. Erna Fjelldahl Politisk valgt Politisk valgt 4. Per Holm Varsi 4. Birger Dervo 5. Ann-Magritt Børresen 5. Jorund Jessen Bordi Funksjonstiden følger kommunestyreperioden». 2-7-

8 Valg av leder og nestleder: På møtet i Eldrerådet den 3. desember 2015 valgte rådet Olav Johansen som leder, og Gerd Åse Dervo som nestleder. Eldrerådets oppgaver og funksjon i veilederen for eldrerådsarbeid heter det bla.: «Lov om kommunale og fylkeskommunale eldreråd er en særlov, dvs. at kommunene har plikt å opprette eldreråd, jfr. 1-5 i eldrerådsloven. Eldrerådet skal ha alderspensjonister i flertall. Eldrerådet skal sikre at eldres syn på saker som angår eldre, blir en del av grunnlaget for de avgjørelsene som fattes, Eldrerådet skal opptre tverrpolitisk og uavhengig, noe som betyr at eldrerådets anbefalinger gis uavhengig av partipolitiske standpunkter. Eldrerådets funksjon er, etter bestemmelsene i eldrerådslovens 3, av rådgivende art. Lovens utgangspunkt er rådet ikke skal kunne avgjøre saker, men vedta en uttalelse eller innstilling.» Sekretariatsfunksjonen er lagt til Informasjons- og serviceavdelingen. Eldrerådet har i 2015 avholdt 5 møter, og behandlet 29 saker. Eldrerådet har blant annet arbeidet med følgende saker: -Informasjon om eldrerådsarbeidet -Budsjettsaker -Bosetting av flyktninger -Utvidelse av helsesenteret -Mat til eldre i institusjon -Fremkommelighet på Miljøbygget -Alarmer i Omsorgsboligene -Ombygginger/utbedringer i Omsorgssenteret. -Vedlikehold av gatelys -Språkutforinger innen pleie og omsorg -Rutiner hvis en bruker blir borte fra hjemmet/leiligheten sin. -Avviksmeldinger innen pleie og omsorg -Fylkesmannens tilsyn i Omsorgssenteret. -Diverse vedr Frivilligsentralen -Samhandlingsreformen status. -Primærkontakter status Markering av Den internasjonale elderedagen Den internasjonale eldredagen ble markert den 30. september Tana nærmiljøforening og Sirma/Båteng sanitetsforening sto for arrangementet sammen med eldrerådet. 3-8-

9 Deltakelse på kurs/konferanse Leder Olav Johansen deltok på erfaringskonferanse i velferdsteknologi den 19. mars 2015 i Alta. Eldrerådets regnskap for 2015: Konto År 2015 Totalsum Godtgjøring folkevalgte Faglitteratur/tidsskrifter/aviser Matvarer Bevertning Diverse forbruksmateriell Musikk/teater/konserter Kopiering Annonser Kjøre- og diettgodtgjørelse Husleie Merverdiavgift som gir rett til mva kompensasjon Kompensasjon mva påløpt i driftsregnskapet Sum Alle eldrerådets møteinnkallinger og protokoller for 2015 kan leses på Tana, 29. mars 2016 Olav Johansen Leder 4-9-

10 Deanu gielda - Tana kommune Arkiv: Arkivsaksnr: 2016/806-1 Saksbehandler: Anu Saari Saksfremlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 33/ Kommunestyret Eldrerådet 14/ Rullering av overordnet beredskapsplan Rådmannens forslag til vedtak Overordnet beredskapsplan vedtas som foreslått. Planen erstatter tidligere vedtatt plan om kriseledelse. Planen rulleres en gang i hver valgperiode. Informasjon i planen ( opplysninger om medlemmer, telefonlister osv. ) revideres årlig av administrasjon. Saksopplysninger Forskrift om kommunal beredskapsplikt ( FOR ) stiller en del krav om minimumsinnholdet i beredskapsplanen: Kommunen skal være forberedt på å håndtere uønskede hendelser, og skal med utgangspunkt i den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen utarbeide en overordnet beredskapsplan. Kommunens overordnede beredskapsplan skal samordne og integrere øvrige beredskapsplaner i kommunen. Den skal også være samordnet med andre relevante offentlige og private krise- og beredskapsplaner. Beredskapsplanen skal som et minimum inneholde: a. en plan for kommunens kriseledelse som gir opplysninger om hvem som utgjør kommunens kriseledelse og deres ansvar, roller og fullmakter, herunder hvem som har fullmakt til å bestemme at kriseledelsen skal samles. b. En varslingsliste over aktører som har en rolle i kommunens krisehåndtering, kommunen skal informere alle som står på varslingslisten om deres rolle i krisehåndteringen. c. En ressursoversikt som skal inneholde om opplysninger om hvilke ressurser kommunen selv har til rådighet og hvilke ressurser som er tilgjengelige hos andre aktører ved -10-

11 uønskede hendelser. Kommunen bør på forhånd inngå avtaler med relevante aktører om bistand under kriser. d. Evakueringsplaner og plan om befolkningsvarsling basert på den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen. e. Plan for krisekommunikasjon med befolkningen, media og egne ansatte For å fylle vilkårene som Forskrift om kommunal beredskapsplikt stiller som minimumskrav til inneholde av overordnet beredskapsplan er det gjort følgende endringer i planen: - Kapittel 1 og 2 tatt med som nye kapitler i planen. - I kapittel 3, Kriseledelse, beskrives kriseledelsens organisering, ansvar, roller, oppgaver og fullmakter mer presisert og detaljert enn i gammel plan. Det er også tatt med punkt om nedtrapping av kriseledelsen. - I kapittel 4, Etablering av kriseledelsen, er beskrevet rutiner for interne og eksterne varsling, samt lokaler som kan benyttes for etablering av kriseledelsen. - Kapittel 5, Krisestaben, er tatt med i planen som ett nytt punkt og handler om sammensetning og etablering av krisestaben, som skal fungere som støtteapparat for kriseledelsen. - I kapittel 6, Evakueringsplan, er evakueringsplaner mer detaljert beskrevet i ny planen, og det er tatt med nye punkter i planen, her under underkapitler om kommunens kriseteam, omsorg for rammede og berørte og evakuerte- og pårørendesenter. - Navnet for planen er endret fra plan for kriseledelse til overordnet beredskapsplan. Dette begrunnes med at forskrifter om beredskapsarbeid opererer med navnet overordnet beredskapsplan. Vurdering Dagens plan fyller ikke krav ift forskrift om kommunal beredskapsplikt. Planen er revidert ift de kravene Forskrift om kommunalt beredskapsplikt stiller til planverk. Det er gjennomført en organisasjonsendring i kommunen Ny organisering er tatt hensyn i revidering av planen. Planen er ikke revidert i politisk nivå siden den er laget, det er kun tatt administrative oppdateringer i planen. I framtiden bør planen rulleres en gang i valgperiode. I rullering kan det gjøres endringer ift myndigheter og delegeringer. Administrasjon bør revidere / oppdatere informasjonen i planen årlig. Administrasjon har ikke anledning å endre myndigheter eller delegeringer i planen. Vedlegg 1 Overordnet beredskapsplan Tana kommune- revidert

12 Deanu gielda Tana kommune OVERORDNET BEREDSKAPSPLAN K:/alle/samfunnssikkerhet og beredskap/generell/gjeldende plan/overordnet beredskapsplan Tana kommune Revidert 3/ 2016[Skriv inn tekst] Side 1-12-

13 0 NØDTELEFONER 3 1 INNLEDENDE KOMMENTARER 3 2 MÅL OG PRINSIPPER Mål for kommunens beredskapsarbeid Hovedprinsipper for beredskapsarbeid 3 3 KRISELEDELSE Medlemmer i kriseledelsen Organisasjonskart kriseledelsen Prioritert mobilnett Myndighet og delegering Organisering av kriseledelsen Oppgaver til kriseledelsen Roller og oppgaver Nedtrapping av kriseledelsen 8 4 ETABLERING AV KRISELEDELSEN Varsling Varslingsplikt Varsling og innkalling av kriseledelsen og krisestaben Befolkningsvarsling Lokaler for kriseledelsen 8 5 KRISESTABEN / KRISEKOMMUNIKASJON Om krisestaben Målsetting for informasjon i en krisesituasjon Sammensetting av krisestaben Etablering av krisestaben Oppgaver for krisestaben Aktuelle informasjonskanaler Andre måter å spre informasjon på Kontaktperson hos Fylkesmann Kommunikasjon 11 6 EVAKUERINGSPLAN Ansvarlig for å lede evakuerings arbeid Oppgaver Aktuelle innkvarteringssteder Tilfluktsrom Omsorg for rammede og berørte Evakuerte- og pårørendesenter Kriseteam 13 7 REDNINGSRESSURSER 13 8 FRIVILLIGE ORGANISASJONER 15 9 BEREDSKAPSPLANER KVALITETSREVISJON Rutiner for oppfølging ab beredskapsarbeidet i kommunen Kontroll og oppfølging ved kriser / øvelser VEDLEGG Oversikt over kriseledelsen Varslingsliste Kommunale telefoner Oversikt lag og foreninger Sjekkliste ved årlig kontroll og oppfølging Rapport fra årlig kontroll og oppfølging Avviksmelding Internkontroll Logg for kriseledelsen Fordelingsliste 26 Revidert 3/ 2016[Skriv inn tekst] Side 2-13-

14 0. NØDTELEFONER Redningsleder (politi) 112 Brann 110 Politi 112 Medisinsk nødhjelp/ambulanse 113 Legevakt INNLEDENDE KOMMENTARER Overordnet beredskapsplan er en overordnet og koordinerende plan for samfunnssikkerhet- og beredskapsarbeid i Tana kommune. Planen beskriver hvordan kommunen skal lede og håndtere krisesituasjoner. Planen skal rulleres i hver valgperiode og ellers revideres årlig av administrasjonen. Definisjon av krise: Med krise forstås i denne sammenheng: En uønsket hendelse som rammer større grupper av mennesker og som er mer omfattende enn det ordinære hjelpeapparatet takler tilfredsstillende. NB! Mindre kriser og uhell forutsettes fortsatt løst av det daglige driftsapparatet uten innkalling av kommunens toppledelse. 2. MÅL OG PRINSIPPER 2.1 Mål for kommunens beredskapsarbeid Tana kommune skal oppleves som en trygg kommune å oppholde seg i for innbyggere og besøkende, og til en hver tid ha en beredskap som er i stand til å håndtere de hendelser og krisesituasjoner som kan inntreffe. 2.2 Hovedprinsipper for beredskapsarbeid Etter forskrift: Instruks for dep.arbeid med samfunnssikkerhet mv. kap.3 foreligger det fire hovedprinsipper for alt beredskaps- og krisehåndteringsarbeid. Disse legges til grunn for kommunens overordnede beredskapsplan. Likhetsprinsippet: Den organisasjon man etablerer under krisen og i krig skal være mest mulig lik organisasjonen man opererer med til daglig. Revidert 3/ 2016[Skriv inn tekst] Side 3-14-

15 Ansvarsprinsippet: Den virksomheten som har ansvar for et fagområde / tjenestetilbud i en normalsituasjon, har også ansvaret for nødvendige beredskapsforberedelser og håndtering av ekstraordinære hendelser. Dette gjelder også for å gi informasjon innen eget fagområde. Nærhetsprinsippet: En krise skal håndteres på lavest mulig operativt nivå. Samvirkeprinsippet: Myndighet, virksomhet eller etat har et selvstendig ansvar for å sikre et best mulig samvirke med relevante aktører og virksomheter. 3. KRISELEDELSE Ved en omfattende ulykke eller katastrofe kan ordføreren/rådmannen beslutte at en kriseledelse etableres i kommunen. Kriseledelsen ledes av Rådmannen ( KST 27 / 11 ). Kriseledelsen består av ansatte i kommunen, men ressurspersoner internt og eksternt kan trekkes med ut fra krisens egenart. Kriseledelsen er en overordnet funksjon og er den som i øyeblikket har det kommunale ansvaret for å lede arbeidet med krisen og skal derfor ikke delta operativt på skadestedet. 3.1 Medlemmer i kriseledelsen: Faste Navn Telefon Stedfortreder Navn Telefon medlemmer Rådmann (leder) Jørn Kommunalsjef for Trond Are Aslaksen oppvekst Anti Ordfører Frank Ingilæ Varaordfører Elisabeth Erke Kommunalsjef for Anu Saari Rådgiver PLO Aud Varsi helse og omsorg Kommunalsjef for Trond Are Utviklingsleder Svein Ottar oppvekst Anti Helander Leder for bygg-, Bill Bygnings leder Øystein anlegg og IT Sørensen Dervola Informasjonsleder ( leder for krisestaben) Frode Gundersen Virksomhetsleder for økonomi og service Sissel Saua Hvis både ordfører og varaordfører er borte brukes flertallets liste i formannskapet som rekkefølge for å velge vara for ordfører. Revidert 3/ 2016[Skriv inn tekst] Side 4-15-

16 3.2. Organisasjonskart kriseledelsen Rådmann Ordfører Krisestab Informasjons kontor Bygg og anlegg/ IT Skole og oppvekst Helse og sosial 3.3. Prioritert mobilnett Kommunen har 8 prioriterte mobilnumre. Dette vil styrke beredskapen fordi det vil være større muligheter for å ringe i krisesituasjoner eller når telefonnettet er overbelastet Ordfører Rådmann Kommunalsjef for helse og omsorg Kommunalsjef for oppvekst Vaktlegen Virksomhetsleder BA og IT Bygg- og anleggsleder Brannsjef 3.4 Myndighet og delegering Fullmakt for kriseledelsen vedtatt av kommunestyret : Revidert 3/ 2016[Skriv inn tekst] Side 5-16-

17 Kommunestyret godkjenner Plan for kriseledelse datert april For å avverge at en krise oppstår, eller i en akutt krisesituasjon gis ordføreren fullmakt til å iverksette nødvendige tiltak innenfor budsjettets totale rammer. Formannskapet, og om nødvendig kommunestyret skal informeres om hvilke tiltak som er iverksatt, og hvilke økonomiske konsekvenser tiltakene gir. Ordfører: - Disponere midler av kommunens budsjett til nødvendig hjelp til kriserammede ved behov for forpleining med mer, skadebegrensende tiltak og nødvendige sikringstiltak for å verne liv, helse, verdier og miljø ved akutt behov for opprydding og utbedring av materielle skader, i tråd med de avgjørelser kriseledelsen fatter - Budsjettavgjørelser bør så langt som mulig treffes etter drøfting i kriseledelsen og etter de ordinære saksbehandlingsregler - Øvre beløpsgrensene fastsettes ikke. Bruk av midler etter disse bestemmelsene skal så snart som mulig legges fram for formannskapet som foretar nødvendige budsjettjusteringer. Rådmann: - Omdisponere kommunens personell og eiendom / bygningsmasse / maskiner / materiell til hjelpetiltak og nødvendige oppgaver som krisesituasjon krever, i tråd med de avgjørelser kriseledelsen fatter - Midlertidig stanse enkelte, eller deler av, kommunens virksomheter, dersom dette er nødvendig for å omprioritere ressurser til redningsarbeid og nødvendige aktiviteter, i tråd med de avgjørelser kriseledelsen fatter. 3.5 Organisering av kriseledelsen: Ordføreren eller rådmannen beslutter når en situasjon skal defineres som en krise og etablerer kriseledelsen. Ledere på alle nivå har et ansvar for å bidra til å skille mellom hva som er en krise i forhold til definisjonen her, og hva som må forutsettes løst av det daglige driftsapparat. Det administrative ansvaret for kriseledelsen er lagt til rådmannen.( KST 27 / 11 ) 3.6 Oppgaver til kriseledelsen: Alle aktiviteter skal loggføres, fortrinnsvis ved bruk av det elektroniske web-baserte krisestøtteverktøyet CIM. Alternativt skal eget skjema benyttes, se vedlegg Loggføringsarbeidet utføres i hovedsakelig av krisestaben. Innhente opplysninger og ha totaloversikt over krisesituasjonen Holde kontinuerlig kontakt med innsatsleddet, skadestedsledelse evt. LRS (Lokal redningssentral) og Fylkesmann kontakt med politiet opprettes Ta beslutninger om å iverksette tiltak for å hindre skader på personer og materielle verdier. Sørge for at tiltak iverksettes, herunder å prioritere ressurser fra kommunens side. Iverksette kommunale beredskapsplaner. Utarbeide og sende ut informasjon til befolkningen og media. Ansvarlig for intern og ekstern informasjon Revidert 3/ 2016[Skriv inn tekst] Side 6-17-

18 Evaluere krisehåndtering underveis og i etterkant Kommunens kriseteam settes i beredskap i henhold til egne planer. 3.7 Roller og oppgaver Rolle Oppgaver Ordfører - Uttale seg på vegne av kommunen - Vise seg på ulykkesstedet / blant involverte / pårørende Rådmann - Lede og ta beslutninger sammen med kriseledelsen - Delta i utformingen av pressemeldinger - Ivareta de ansatte - Holde kontakt med eksterne samarbeidspartnere Kommunalsjef for oppvekst og kultur - Stedfortreder for rådmann - Holde oversikt over alle enheter og tilgjengelige ressurser tilhørende programområdet - Holde oversikt over enhetenes beredskapsplaner - Iverksette informasjonsopplegg overfor berørte Kommunalsjef for helse og omsorg - Holde oversikt over alle enheter og tilgjengelige ressurser tilhørende programområdet - Holde oversikt over enhetenes beredskapsplaner - Iverksette informasjonsopplegg overfor berørte Bygg-, anleggs- og IT-leder - Holde oversikt over alle enheter og tilgjengelige ressurser tilhørende programområdet - Holde oversikt over enhetenes beredskapsplaner Informasjonsleder - Lede krisestaben - Koordinere intern og ekstern informasjon, herunder også å gi ordfører relevant informasjon - Iverksette informasjonsopplegg overfor berørte - Etablere kontakt med informasjonsansvarlige hos andre aktører - Utarbeide pressemeldinger i samråd med kriseledelsen - Overvåking / etterretning av mediebilde og sosiale medier - Innkalle og organisere pressekonferanser - Mobilisere øvrige ressurser tilknyttet informasjonskontoret Revidert 3/ 2016[Skriv inn tekst] Side 7-18-

19 3.8 Nedtrapping Følgende punkter inngår i en nedtrapping: - Kriseledelsen vedtar at krisen er over og at kommunen går tilbake til vanlig drift - Nødvendig etterbehandling av innsatspersonell og evt pårørende skjer i en kort nedtrappingsfase, senere behandling bør overtas av primærhelsetjenesten. - Evaluering av hendelsen og kriseledernes håndtering av denne 4 ETABLERING AV KRISELEDELSE 4.1Varsling Varslingsplikt Med varsling menes en umiddelbart formidlet beskjed på en slik måte at varsler kan forvisse seg om at mottakeren har mottatt varslet. Enhver kommunal ansatt som mottar varsel om en kritisk situasjon, eller som på en annen måte får kjennskap til en slik situasjon, plikter å forsikre seg om at denne informasjonen formidles nærmeste leder. Enhetsleder eller den som virker i dennes sted og som får kjennskap til en hendelse eller situasjon som er av en slik karakter at kommunens ledelse har behov for informasjon om dette, skal snarest varsle rådmann. Eksterne aktører, for eksempel politi, vil dersom en kritisk situasjon involverer eller berører kommunale interesser eller ansvarsområder, varsle kommunen ved rådmann eller ordfører Varsling og innkalling av kriseledelse og krisestaben Varsling, innkalling og aktivisering av hele eller deler av kriseledelsen og / eller krisestaben skjer kun etter godkjennelse fra kriseledelsen ved rådmann eller ordfører eller den som virker i dennes sted. Varsling skjer med SMS, talemelding og epost, fortrinnsvis ved bruk av krisestøtteverktøyet DSB-CIM slik at dette blir loggført. Andre varsles etter behov. Det skal opprettes en egen gruppe i CIM for varsling av kriseledelse. Ordfører kontakter rådmann og rådmannen ber informasjonslederen å innkalle kriseledelsen. Alle medlemmer i kommunens kriseledelse har ett selvstendig ansvar for å iverksette og varsle kriseledelsen der det åpenbart er nødvendig, og rådmann og ordfører eller deres stedfortredere ikke er tilgjengelig Befolkningsvarsling Kriseledelsen kan på eget initiativ, i samråd med politiet, beslutte å varsle kommunens befolkning. Varslingen skal skje når det skjer større ulykker eller katastrofer og befolkningen skal informeres om bestemte viktige forhold. Informasjonskanaler for varsling, se punkt 5.6 og Lokaler for kriseledelsen Kriseledelsen lokaliseres i Kommunestyresalen Dersom Rådhuset er utilgjengelig kan følgende alternativer bukes i prioritert rekkefølge: Revidert 3/ 2016[Skriv inn tekst] Side 8-19-

20 - Omsorgssenter ( har nødstrøm) - Helsesenter ( har begrenset nødstrøm ) - Miljøbygg Stab funksjoner bruker i utgangspunkt sine egne kontorlokaler i 1. etasje i rådhuset: kontorer / møterom fra sentralbord til ordfører sitt kontor. Media samles til Miljøbygget, prioritert i Galleri Martin Større møter og informasjonsmøter med media skjer i Kinosalen i Miljøbygget 5 KRISESTABEN 5.1 Om krisestab Krisestaben er kriseledelsens støtteapparat. Det er kriseledelsen som aktiverer krisestaben etter behov. Politisk sekretær ( F.G ) leder krisestaben og er kommunens informasjonsansvarlig. Ordføreren er kommunens ansikt utad i en krise, og har det overordnede informasjonsansvar. 5.2 Målsetting for informasjon i en krisesituasjon Informasjon i krise skal gis hurtig og korrekt til: - Kommunale organ - Rammede ( skadde, overlevende, evakuerte ) - Pårørende - Befolkningen generelt - Mediene - Kriseteam - Andre berørte organ 5.3. Sammensetning av krisestaben Krisestaben består av - Leder av krisestaben - Telefonoperatører / loggfører ( e ) - Informasjonsmedarbeidere - IKT / ansvarlig - GIS operatør ( kartverk )?? - Samiske tolker 5.4 Etablering av Krisestaben Krisestaben bruker i utgangspunkt sine egne kontorlokaler i 1. etasje i rådhuset: kontorer / møterom fra sentralbord til ordfører sitt kontor. Telefon: Telefaks: e-post: postmottak@tana.kommune.no Revidert 3/ 2016[Skriv inn tekst] Side 9-20-

21 Ved hendelser som gir utvidet behov etableres følgende telefonnummer for publikum: Sentralbord: ( Sentralbord) ( Arkivar) ( Arkivar) Nødnummer analog: (sentralbord) (arkivar) 5.5 Oppgaver for krisestaben: Etablere beredskapslokaler for krisestaben Omdisponering av telefonlinjer ( alle telefoner skal gå til sentralbordet ) Etablere person som bindeledd mellom kriseledelsen og skade- eller innsatsstedet Bistå kriseledelsen med informasjonshenting Betjene aktuelle kommunikasjonsmidler Føre logg over all inn- og utgående kommunikasjon, fortrinnsvis ved bruk av det elektroniske web-baserte krisestøtteverktøyet CIM. Alternativt skal eget skjema benyttes, se vedlegg Gi informasjon til publikum / pårørende om situasjonen etter oppdrag fra kriseledelsen Tilrettelegge og innkalle pressekonferanser Gi mediene informasjon om pressekonferanse, utlevere pressemeldinger fra kriseledelsen og henvise mediapersoner til det sted disse skal vente på ny informasjon. Dette stedet er Kinosalen Informere om farlige situasjoner som kan oppstå og bidra til at ytterligere skade kan unngås Informere om helsemessige og sosiale forhold, vareomsetning, energi, kommunikasjon m.m. Informere egne ansatte Informere media Henvise pårørende til rette instanser, for eksempel kriseteamet 5.6 Aktuelle informasjonskanaler: Media Tlf Faks e-post NRK - Finnmark finnmark@nrk.no NRK Sàpmi samiradio@nrk.no Finnmarken desk@finnmarken.no Ságat tana@sagat.no Ávvir redaksjonen@avvir.no For ansatte på rådhuset brukes kommunens e-postsystem. Revidert 3/ 2016[Skriv inn tekst] Side

22 5.7 Andre måter å spre informasjon på: UMS-varsling Kommunen sin nettsider Facebook Via skolene Informasjonsmøter Ved høyttalerbiler Ved plakatoppslag, løpesedler Ved å oppsøke husstander Via posten 5.8 Kontaktperson ved Fylkesmannen informasjonsenhet: Anna Solvoll Rognmo Telefon: Mobil: Fylkesberedskapssjef: Ronny Schelderup Kommunikasjon Følgende kommunikasjonsmidler kan brukes til intern / ekstern kommunikasjon: Telefon, telefaks, mobiltelefon, e-post, Satellittelefon ( plassert i brannstasjon), nødnett 6. EVAKUERINGSPLAN Beslutning med varsling om iverksettelse og senere opphevelse av evakuering tas av politiet. Ansvar for ledelse av evakueringen, herunder å opprettholde sikkerhet, ro og orden, ligger også hos politiet. Kommunen har ansvar for: - etablering og drift av evakueringssenter ( EPS: evakuerte- og pårørendesenter ) - Gi psykososial omsorg og samtaletjenester ( kriseteam) - Sørge for kost og losji - Bistå ved evakueringen med transportkapasitet 6.1 Ansvarlig for å lede evakuerings arbeid: Leder for Utviklingsavdeling er leder for evakuerings arbeid. Revidert 3/ 2016[Skriv inn tekst] Side

23 6.2 Oppgaver Skaffe oversikt over evakueringsområdet og hvem som bor der og i nærheten Informere befolkningen i området i henhold til instruks fra informasjonsansvarlig Skaffe egnede transportmidler Samle personer i egnede lokaler når innkvartering ikke kan skje direkte. Registrere hvem som innkvarteres hvor og hvem som flytter på egen hånd mv. Kontrollere at evakueringsområdet er tomt og sette evakueringsvakter Bistå under behandlingen av skadde. Samarbeide med Politi Sørge for forpleining og klær Omsorgsfunksjon; prest, frivillige Gi løpende informasjon til kriseledelsen 6.3 Aktuelle innkvarteringssteder: Elva Hotell og camping Tana familiecamping, Skiippagurra Storfossen camping Ildtoppen Austertana Polmakmoen Gaiatun Levajok fjellstue Tana Panorama Mix-kiosken Tana Vertshus Bjørn Kajander Tilfluktsrom: Tana kommune har ikke offentlige tilfluktsrom (kl. A og B) I kommunen finnes det tilfluktsrom i klasse C i følgende bygg: Det er uklart hvilke tilstand rommene er og hvor fort de kan omdisponeres som tilfluktsrom Tana Rådhus, Tana Miljøbygg, Seida skole, Austertana oppvekstsenter, Sirma oppvekstsenter, Elva hotell, tidligere Polmak sykehjem, Tana helsesenter, Levajok villmarkssenter. 6.4 Omsorg for rammede og berørte Evakuerte- og pårørendesenter Et evakuerte- og pårørendesenter ( EPS ) er ett sted hvor kommunen og politiet kan ta i mot, registrere og følge opp, fortrinnsvis fysisk uskadde, evakuerte fra ett skadested og eventuelt gjenforene de med sine pårørende. Revidert 3/ 2016[Skriv inn tekst] Side

24 Pårørende og etterlatte som ikke blir gjenforent med sine egne fordi vedkommende har mistet livet, er skadet eller savnet skal også få nødvendig krisehjelp ved EPS. Politiet avgjør om EPS-senteret skal opprettes. Flerbrukshallen kan brukes til dette formålet. Kommunen er ansvarlig for å drifte EPS-senteret Kriseteam Kriseteamet skal bistå med psykososial førstehjelp, samt være et samarbeidsorgan for de ulike offentlige instanser i forbindelse med krisehåndtering ved uventede dødsfall som spebarnsdød, selvmord, ulykker og katastrofer. Hendelsen og forholdene rundt, avgjør graden av innsats fra kommunen. Da vi er en tospråklig kommune, anses det som viktig at teamet også har medlemmer med samisk språk- og kulturkompetanse. Kriseteamet mobiliseres av vaktlege eller annen kommunelege. Ved behov for krisebistand, ring legevakttelefon eller 113. Kriseteamets hovedoppgaver skal være å: Kunne gi psykososial støtte og hjelp til enkeltpersoner, familier eller større grupper av mennesker som opplever en krise. Opprette kontakt med og organisere kontaktpersoner i kommunen. Særlig viktig å sikre dette når det gjelder personer fra andre kommuner. Organisere tilbud om oppfølging i form av samtaler eller behandling til personer bosatt i Tana kommune. Bistå etterlatte, samt hjelpe med å organisere nødvendige hjelpetiltak. Være bindeledd mellom det lokale hjelpeapparat og spesialisthelsetjenesten. Gi råd om forebyggende tiltak og aktuelle hjelpetiltak som finnes innenfor psykisk helsevern i Tana kommune. 7. REDNINGSRESSURSER Instanser/typer ressurs Kontaktperson Telefon A Telefon P Anleggsmaskiner Arne Pettersen Brannvernmateriell Brannsjefen Revidert 3/ 2016[Skriv inn tekst] Side

25 Forsvaret/HV-ressurser Odd Henry Pettersen Kommunalteknisk utstyr Solveig Therese Halonen Nabobrannvesen Nesseby Nabo brannvesen Finland, Utsjok Lan Pan Nødaggregater Solveig Therese Halonen FIG Politi/lensmann Ole Bjarne Grotnes, Sanitets-/apotekervarer Kommuneoverlege Sivilforsvarets fredsinnsatsgruppe (FIG) Transportmateriell Arne Pettersen Transportmateriell Svein Hammer Hovedredningssentralen IUA Øst-Finnmark Eirik Karlsen Havgående ressurser RS Reidar von Koss (Båtsfjord/Berlevåg) RS Gjert Wilhelmsen (Vadsø/Vardø) KV Farm oljevern (Hammerfest-Russland) Kontaktes via IUA Øst-Finnmark Revidert 3/ 2016[Skriv inn tekst] Side

26 8. FRIVILLIGE ORGANISASJONER Se vedlegg 11.10: Liste over lag og foreninger 9. BEREDSKAPSPLANER KOMMUNALE PLANER Plan for helsemessig og sosial beredskap Kommuneoverlege Smittevernplan Kommuneoverlege / Kontinuitetsplan Pandemisk influensa Brannordning for Tana kommune Brannsjefen Under revidering 2016 Sikkerhets og beredsk.plan for vannforsyning INTERKOMMUNALE PLANER Avdelingsleder - anlegg Under revidering 2016 Plan mot akutt forurensing Brannsjefen Plan for avfallshåndtering Avdelingsleder Anlegg/ØFAS STATLIG PLANVERK Plangrunnlag for atomberedskap Fylkesmannens beredskapsavd ANDRE PLANER Politiets redningsplan Politimesteren i Øst-Finnmark Plan EL-forsyning Varanger kraft Revidert 3/ 2016[Skriv inn tekst] Side 15 Fagplanens navn Ansvarlig Datert/revidert -26-

27 Plan for brudd i telekommunikasjoner Teleoperatørenes beredskapsplaner SPESIELLE PLANER FOR KRIGSTID 10. KVALITETSREVISJON 10.1 Rutiner for oppfølging av beredskapsarbeidet i kommunen Beredskapsarbeidet skal årlig undersøkes for å fastslå om aktivitetene og resultatene av dem stemmer overens med det som er planlagt. Til dette benyttes «Sjekkliste ved årlig kontroll og oppfølging». (Se pkt 8.4). Denne fylles ut av avdelingslederne og oversendes kommunens beredskapsleder innen 1. februar. Etter gjennomført kontroll føres «Rapport fra årlig kontroll og oppfølging» (Se pkt 8.5) som fylles ut av beredskapsleder og oversendes rådmannen innen 1 april. Kopi av denne rapport sendes Fylkesmannens beredskapsavdeling innen samme frist. Avdelingslederne benytter avviksmeldingen (Se pkt 8.6) i sitt arbeide med kontrollen. Denne sendes beredskapsleder innen 1.februar (sammen med sjekkliste (8.4)). Rådmannen skal samle alle tiltak med økonomiske konsekvenser som er fremkommet, og ta disse med i behandlingen av kommunens økonomiplan/ budsjett per 1.juli Kontroll og oppfølging ved kriser/øvelser Kommunen skal ha et system for opplæring som sikrer at alle som er tiltenkt en rolle i kommunens krisehåndtering har tilstrekkelige kvalifikasjoner. Dersom planverket med bakgrunn i kriser, øvelser eller etter systemrevisjon viser seg å være utilfredsstilende, må planverket oppdateres umiddelbart og nye utgaver distribueres i henhold til fordelingsliste. (Se pkt 8.8). Beredskapsleder er ansvarlig for at det gjennomføres øvelse for kommunal kriseledelse. I hht forskrift for kommunal beredskapsplikt skal kommunens beredskapsplan øves hvert annet år. Forskriften anbefaler at scenarioene for øvelsene hentes fra kommunens helhetlige risiko- og sårbarhetsanalyse. Videre fremgår at kommunen skal øve sammen med andre kommuner og relevante aktører der valgt scenario og øvingsform gjør dette hensiktsmessig. Det må vurderes hva som er mest formålstjenlig; papirøvelser eller praktiske øvelser. Revidert 3/ 2016[Skriv inn tekst] Side

28 11. VEDLEGG 11.1 OVERSIKT OVER KRISELEDELSEN Se tabell i kap VARSLINGSLISTE Etat/virksomhet/stilling Kontaktperson Telefon A Telefon P/M Varanger kraft Kommuneoverlege Virksomhetsleder Sykeavdeling Politiet Virksomhetsleder hjemmetjenester Prest Janos Kona Virksomhetsleder - hjelpetjenesten Vegvesenet Lokalt kriseteam Tone Gunvor Nilsen KOMMUNALE TELEFONER, se eget vedlegg nr OVERSIKT FRIVILLIGE LAG OG ORGANISASJONER, se eget vedlegg nr 2 Revidert 3/ 2016[Skriv inn tekst] Side

29 11.5 SJEKKLISTE ved årlig kontroll og oppfølging - internkontrollrunde. (Denne sjekkliste benyttes av planansvarlige ( virksomhetslederne) og oversendes beredskapsleder innen 1. februar.) Ved årlig kontroll og oppfølging skal de ansvarlige for de ulike beredskapsplanene gå gjennom denne sjekklisten dels som en huskeliste for hva de skal gjøre og dels for å kartlegge avvik fra de krav som kommunen har vedtatt for arbeidet. 1.Planen skal korrigeres ved årlig kontroll og oppfølging innen 1.februar Har det skjedd endringer i ressurser, ansvarsforhold eller varslingslister som er oppført i planen? JA NEI Hvis JA er eventuelle endringer korrigert? JA NEI Hvis NEI : Skriv avviksmelding. 2. Dersom planen berøres av kriser eller øvelser skal denne uten opphold gjennomgås og evt korrigeres. Har det oppstått kriser eller vært gjennomført øvelser som berører planverket siste året? JA NEI Hvis JA: Er planen gjennomgått og vurdert etter krisen / øvelsen: JA NEI Hvis NEI: Skriv avviksmelding. Hvis JA: Er planen korrigert for eventuelle registrerte avvik? JA NEI Hvis NEI: Skriv avviksmelding 3 Ved korrigering av planen skal alle oppførte på fordelingslisten få tilsendt ny utgave innen 1.februar. Dersom planen er korrigert; har alle oppført på fordelingslisten mottatt revidert plan? JA NEI Hvis NEI: Skriv avviksmelding. 4. Ønsker om tiltak som har økonomiske konsekvenser, skal tas med i behandling av kommunens økonomiplan / budsjett. Fremkom det ved forrige årlige kontroll og oppfølging av denne planen ønsker om tiltak som måtte inn i økonomiplanen? JA NEI Hvis JA: Ble tiltaket tatt inn i planen ved forrige kontroll og oppfølging? Hvis NEI: Skriv avviksmelding. Revidert 3/ 2016[Skriv inn tekst] Side

30 Har det ved denne årlige kontroll og oppfølging av planen fremkommet ønsker om tiltak som må inn i tiltaksplanen? JA NEI Hvis JA: Før tiltaket opp i kommende tiltaksplan. Virksomhetsområde:. Ansvarlig:.. Denne sjekkliste oversendes kommunens beredskapsansvarlig innen 1. februar Revidert 3/ 2016[Skriv inn tekst] Side

31 11.6 Rapport fra årlig kontroll og oppfølging (Fylles ut av beredskapsansvarlig på bakgrunn av rapportene fra planansvarlige og oversendes Rådmannen innen 1.april) Kontroll og oppfølging av (Navn på plan): Ved gjennomgang av beredskapsarbeidet ble det ikke konstatert avvik. Ved gjennomgang av beredskapsarbeidet ble det konstatert avvik. Det ble konstatert avvik fra følgende krav til arbeidet: Avvik er: Planen skal korrigeres ved årlig kontroll og oppfølging innen 1.februar Dersom planen berøres av kriser eller øvelser skal denne gjennomgås og evt korrigeres. Ved korrigering av planen skal alle oppført på fordelingslisten få tilsendt ny utgave innen 1.februar. Ønsker om tiltak som har økonomiske konsekvenser skal tas med i behandling av kommunens økonomiplan / budsjett. Beredskapslederen skal annethvert år planlegge og gjennomføre øvelser. Avvik ble funnet ved: Revidert 3/ 2016[Skriv inn tekst] Side

32 Forslag til tiltak for å korrigere avviket: Ansvarlig for å gjennomføre tiltaket: Frist for å gjennomføre tiltaket: Beredskapsansvarlig.. Dato Revidert 3/ 2016[Skriv inn tekst] Side

33 11.7 AVVIKSMELDING (Fylles ut av planansvarlig ( virksomhetsleder ) og oversendes beredskapsleder innen 1. februar) Dato for gjennomført kontroll: Ved gjennomgang av beredskapsarbeidet ble det ikke konstatert avvik. Ved gjennomgang av beredskapsarbeidet ble det konstatert avvik. Det ble konstatert avvik fra følgende krav til arbeidet: Planen skal korrigeres ved årlig kontroll og oppfølging innen 1.februar Dersom planen berøres av kriser eller øvelser skal denne gjennomgås og evt korrigeres. Ved korrigering av planen skal alle oppført på fordelingslisten få tilsendt ny utgave innen 1.februar. Ønsker om tiltak som har økonomiske konsekvenser skal tas med i behandling av kommunens økonomiplan / budsjett pr 1. juli. Avvik er: Avvik ble funnet ved: Revidert 3/ 2016[Skriv inn tekst] Side

34 Forslag til tiltak for å korrigere avviket: Ansvarlig for å gjennomføre tiltaket: Frist for å gjennomføre tiltaket: Virksomhetsområde:. Ansvarlig:.... Dato.. Revidert 3/ 2016[Skriv inn tekst] Side

35 11.8 INTERNKONTROLL (Fylles ut etter at kontrollen er utført, og rapport er oversendt de respektive mottakere. Dette skjema skal alltid være å finne sammen med selve planen) Kontroll av planverket er utført. Sjekklistene er utfylt og videresendt ihht rutine: Sted/Dato Tana , planen revidert Sign A Saari Revidert 3/ 2016[Skriv inn tekst] Side

36 11.9 LOGG FOR KRISELEDELSEN Nr. Dato/kl. Handlingsbeskrivelse Merknader Revidert 3/ 2016[Skriv inn tekst] Side

37 11.11 FORDELINGSLISTE Ved alle endringer i denne plan skal følgende motta oppdatert plan: Etat / stilling nr Ordfører 1 Varaordfører 2 Rådmann 3 Kommunalsjef for oppvekst og kultur 4 Kommunalsjef for helse og omsorg 5 Brannsjef 6 Informasjonsansvarlig 7 Avdelingsleder BA / IT 8 Kommuneoverlege 9 Virksomhetsleder Sykeavdeling 10 Virksomhetsleder Hjemmetjenester 11 Leder kriseteam 12 Varanger Kraft 13 Fylkesmann Beredskapsansvarlig 14 Sogneprest 15 Politi / lensmann 16 Revidert 3/ 2016[Skriv inn tekst] Side

38 PS15/2016Referatsaker/Orienteringer -38-