Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Orkdal kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Orkdal kommune Arkivsak: 13/27 Møtedato/tid: , kl. 13:00 Møtested: Rådhuset, formannskapssalen Møtedeltakere: Tormod Solem Slupphaug, leder Nils Prestmo Vigdis Troøyen Foseide Lisa Ofstad Torkel Christiansen Forfall: Ingen Andre møtende: Rådmannen Kari Mostad, konsulent drifts- og utviklingsavdelingen Representant (er) fra Revisjon Midt-Norge IKS, ved behov Arvid Hanssen, KonSek MIdt-Norge IKS Kopi: Varamedlemmer, postmottak Revisjon Midt-Norge IKS, postmottak Orkdal kommune, ordfører og Elisabeth Opphaug. Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kontrollutvalgets vedtak i sak 17/11, med mindre utvalget vedtar annet for den enkelte sak. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på telefon , eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Tormod Solem Slupphaug (sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder, KonSek 1

2 Sakliste 001/13 002/13 003/13 004/13 005/13 006/13 007/13 008/13 009/13 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Oppfølging av kommunestyrevedtak etter Forvaltningsrevisjonrapport - 2-nivå-modellen Barnevern - oppdatert status for interkommunal barnevernstjenesten for Orkdal, Skaun, Meldal og Agdenes kommune. Bestilling av forvaltningsrevisjon - Forebyggende innsats overfor barn og unge Bestilling av selskapskontroll i Trønderenergi Årsmelding 2012 for kontrollutvalget Referatsaker til kontrollutvalgets møte Orientering om brukerundersøkelse KonSek Eventuelt 2

3 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Orkdal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 001/13 Arvid Hanssen 13/27-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere distribuert til utvalget og ligger på lesebrettene til kontrollutvalgets faste medlemmer, samt på KonSek sine hjemmesider 3

4 Oppfølging av kommunestyrevedtak etter Forvaltningsrevisjonrapport - 2-nivå-modellen Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Orkdal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 002/13 Arvid Hanssen / Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget er tilfreds med rådmannens oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport og tilbakemelding på kommunestyrets vedtak i sak 31/12 den 7.mai Vedlegg Rådmannens notat til Kontrollutvalget i Orkdal kommune i forbindelse med forvaltningsrevisjon om tonivåmodellen.docx Saksutredning Oppfølging og gjennomføring av vedtak knyttet til saker som kontrollutvalget legger frem for kommunestyret er en viktig oppgave. Mye av hensikten med forvaltningsrevisjon er at den skal bidra positivt i videreutviklingen av rutiner, til beste for kommunen og innbyggerne. Kommunestyret behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten i sak 38/12 den Vedtaket gjengis: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen om å følge opp revisjonens anbefalinger og gi kontrollutvalget en tilbakemelding om status i første møte i kontrollutvalget i Rapporten og saksfremlegget for kontrollutvalget og senere kommunestyret finnes på møtedato , sak 10/12. Rapporten viste at at det gjennomgående er god styring i Orkdal kommune. Revisjonen kom likevel med følgende 4 anbefalinger som kommunestyret ba rådmannen vurdere: - oppdatere delegasjonsreglementene og organisasjonsbeskrivelser - gjøre styringsdokument mer tilgjengelig (synlig) på kommunens nettsider - bruke resultat fra målinger og styringskort mer aktivt i analyser og utviklingsarbeid i hele organisasjonen - videreføre arbeidet med helhetstenkning i hele organisasjonen, fra politisk nivå til den enkelte ansatte 4

5 Svar i form av et notat er mottatt i e-post Notatet følger som vedlegg i saken. Som det fremgår av notatet har rådmannen punktvis gjennomgått hvordan de enkelte anbefalinger er fulgt opp så langt, slik kommunestyret vedtok. Tilbakemeldingen viser at rådmannen har fulgt opp anbefalingene eller signaliserer når det forventes at endringer skjer. Konsulent Kari Mostad i rådmannens drifts- og utviklingsstab vil delta under behandling av saken og svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Rådmannen har gitt kontrollutvalget status i forhold til revisjonsens anbefalinger gjennom foreliggende notat. Selv om det tar tid før alle anbefalinger er fulgt opp og gjennomført fullt ut, mener sekretariatet at det ikke er nødvendig å fatte vedtak om ytterligere skriftlig tilbakemelding fra rådmannen i tilknytning til forvaltningsrevisjonsrapporten og denne saken. Kontrollutvalget bør likevel som en del av tilsynsoppgaven be om en orientering fra rådmannen, dersom intranettet og hjemmesidene ikke oppdateres i 2013 og 2014, slik det er beskrevet i notatet. 5

6 RÅDMANNENS NOTAT TIL KONTROLLUTVALGET ETTER FORVALTNINGSREVISJON AV TO NIVÅ-MODELLEN I ORKDAL KOMMUNE BAKGRUNN FOR SAKEN Revisjon Midt-Norge IKS har i perioden juni 2011 mars 2012 gjennomført forvaltningsrevisjon av tonivåmodellen i Orkdal kommune. Rapporten konkluderer med at det er gjennomgående god styring i Orkdal kommune men at det allikevel er noen forbedringspunkter, Disse er gjengitt i følgende anbefalinger: o o o o oppdatere delegeringsreglementene og organisasjonsbeskrivelser gjøre styringsdokument mer tilgjengelig (synlig) på kommunens nettsider bruke resultat fra målinger og styringskort mer aktivt i analyser og utviklingsarbeid i hele organisasjonen videreføre arbeidet med helhetstenkning i hele organisasjonen, fra politisk nivå til den enkelte ansatte ORIENTERING Utviklingsstrategien som felles plattform Vi skal utvikle arbeidsplassen til et veksthus, d.v.s. fremme læring og vekst for ledere og ansatte Vi skal skape kontinuerlig forbedring og optimal ressursutnytting Vi skal ha optimal bruk av datateknologi som et verktøy for effektivitet og kvalitet. Disse prioriterte utviklingsområdene eller strategiene forplikter hele organisasjonen også når det gjelder videreutvikling av kommunens styrings- og kvalitetssystem. Oppdatere delegeringsreglementet og organisasjonsbeskrivelser Orkdal kommunestyre vedtok den nytt delegeringsreglement. Delegeringsreglementet er kunngjort på kommunens hjemmeside under fanen Administrasjon og på intranettet/ kvalitetssystemet under Styring Styringsdokumenter. Den interne delegeringen fra rådmannen til enhetsledere og stab, foreligger ikke som et eget dokument, men tas direkte inn i lederavtaler / medarbeideravtaler. Orkdal kommune er i en prosess med å lage et helt nytt intranett som også skal være en del av et helhetlig styrings- og kvalitetssystem. Målet er at dette skal være på plass i løpet av 2013 og delegeringsreglementet og organisasjonsbeskrivelsen skal ligge i dette systemet som styringsdokumenter i kvalitetssystemet. På denne måten vil delegeringsreglementet og organisasjonsbeskrivelsen bli synliggjort for alle ansatte. Orkdal 6

7 kommunen starter nå en prosess med å vurdere ny hjemmeside. Både delegeringsreglement og organisasjonsbeskrivelsen vil ha en sentral plass på den nye hjemmesida. Planen er at innholdet i organisasjonsbeskrivelsen skal endres og forenkles og med fokus på det som er viktigst. I henhold til utviklingsstrategien skal også organisasjonsbeskrivelsen bare finnes i digital form. Dermed vil det være lettere å holde organisasjonsbeskrivelsen oppdatert til enhver tid. Organisasjonsbeskrivelsen vil inneholde beskrivelse av helhetlig styringssystem i Orkdal kommune. Her vil det inngå beskrivelse av strukturer som lederavtaler, årsplaner, opplegg for ledersamtaler og medarbeidersamtaler. Videre vil en beskrive strukturer for informasjonsflyt og samarbeid og arenaer for gjensidig læring og utvikling i organisasjonen. Det nye intranettet har en oppbygning som gjør at den enkelte ansatte ser sine tilhørigheter og sin plass i en organisasjonsstruktur. Vi vil vurdere å legge inn elementer fra organisasjonsbeskrivelsen for den enkelte ansatte og enheten/avdelingen. Datateknologien åpner opp for nye muligheter når det gjelder samhandling og informasjonsflyt. Elektroniske møteplasser og prosjekt Web vil overta for fysiske møter. SYNLIGGJØRING AV STYRINGSKORT OG VIRKSOMHETSRAPPORTERING UT PÅ HJEMMESIDEN? Kommunen setter nå i gang en prosess med å vurdere ny hjemmeside som har en annen funksjonalitet. Vårt mål er at styringsdokumenter skal være lett tilgjengelig på framsiden. Vi ønsker å utvikle en hjemmeside med ny struktur, nøkkelord og navning av data som er basert på nasjonale standarder. Målet er at vi skal ha fått på plass ny hjemmeside i løpet av BRUKE RESULTATER OG STYRINGSKORT MER AKTIVT I ANALYSER OG UTVIKLINGSARBEID I HELE ORGANISASJONEN Kommunens utviklingsstrategi gir klare anvisninger på hva organisasjonen skal ha fokus på for at vi skal kunne gi et beste mulig tjenestetilbud til være innbyggere. Det er et lederansvar å legge til rette for at arbeidsplassen virkelig blir et veksthus og at det er en kultur for og møteplasser for læring og utvikling. Kommunen har fra 2006 en prosedyre for oppfølging av data i styringskortet. Vi har som mål å videreutvikle denne og innlemme den i det helhetlige styringssystemet som vi er i ferd med å utvikle. Enhetsleder har ansvar for umiddelbart etter gjennomført test, kartlegging eller undersøkelse, å gjøre resultater tilgjengelig og sette i gang arbeid med analyse, tolkning og vurdering av resultater. Ansatte må involveres i arbeidet med å vurdere resultater, diskutere nye mål og tiltak. Det er enhetsleders ansvar å sette i verk tiltak for kvalitetsforbedring på aktuelle områder. Tiltakene skal beskrives i enhetens årsplan. Eksempel på spørsmål i en læringsdialog mellom enhetsleder og ansatte kan være: Ser vi mønster eller tendenser i resultata for vår enhet? Har vi annen type informasjon som stadfester eller avkrefter resultata fra nasjonale prøver? Indikerer resultata fra prøver eller undersøkelser at det er behov for ytterligere kartlegging? 7

8 hvilke konsekvenser får resultata for den videre praksisen ved enheten, og hva kan vi gjøre for å forbedre de resultatene vi ikke er fornøyde med? Enhetsleder må alltid sørge for god brukermedvirkning. Dette kan skje gjennom brukerråd, foreldreråd, elevråd, foreldremøter, o.l. Enhetsleder må gjennom medarbeidersamtalene forplikte den enkelte ansatte på mål og tiltak. Skolene har i løpet av det siste året konsentrert seg spesielt om kvalitetsarbeid. Gjennom samarbeid med utdanningsdirektoratets veilederkorps, har skolesektoren i Orkdal fått hjelp til å utvikle en helhetlig modell for kvalitetsutvikling i orkdalsskolen. Skoleeier og skoleledere har fått hjelp til analyse, tolkning og vurdering av resultater samt hjelp til å rett fokus mot det som er viktig for å skape en god skole. Hovedutvalg for oppvekst og omsorg er sterkt involvert i modellen. VIDEREFØRE ARBEIDET MED HELHETSTENKNING I HELE ORGANISASJONEN, FRA POLITISK NIVÅ OG TIL DEN ENKELTE ANSATTE. Kommunens utviklingsstrategi danner grunnlag for å utvikle en felles bedriftskultur. Go fottenkninga inneholder elementer som samhandling for å nå felles mål, mestring for den enkelte, «å gjøre andre gode». Rådmannen har høsten 2012 gjennomført Go fot-seminar for alle ansatte i Orkdal kommune. Formålet var å la alle ansatte få oppleve at vi er en stor bedrift med veldig mange forskjellige oppgaver men med felles mål og utfordringer. Planen er å gjennomføre lignende seminarer med jevne mellomrom. Det nye intranettet / kvalitetssystemet skal bidra til å skape helhet i organisasjonen ved at alle ansatte har tilgang til den samme informasjonen, styringsdokumenter, prosedyrer og resultater. Vi vil kunne tydeliggjøre ansvar, myndighet og roller slik at det blir kjent for alle i organisasjonen. Rådmannen vil bruke lederavtalene og ledersamtalene til å forplikte enhetslederne på felles mål og verdier. Enhetsledere må så i neste tur gjøre det samme overfor sine ansatte. Rådmannen gjennomførte i 2011 et lederutviklingsprogram som fokuserte særlig på utviklingsledelse og hver enkelt leders betydning for en helhetlig utvikling i Orkdal kommune og for implementering av utviklingsstrategien. I 2013 skal lederutviklingsprogrammet utvides til å omfatte mellomledernivået. 8

9 Barnevern - oppdatert status for interkommunal barnevernstjenesten for Orkdal, Skaun, Meldal og Agdenes kommune. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Orkdal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 003/13 Arvid Hanssen 12/154-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Vedlegg Infobrev Orkdal KUs oppfølgning av felles BVtjeneste.pdf Saksutredning Kontrollutvalget fikk en orientering fra rådmannen i møtet , sak 33/12, om oppfølging av tilsynssak vedrørende barnevern, opprettet av fylkesmannen. Kontrollutvalget vedtok følgende: 1. Kontrollutvalget har mottatt en god og dekkende redegjørelse fra Rådmannen som dekker kontrollutvalgets foreløpige spørsmål og bekymringer. 2. Kontrollutvalget ønsker å avvente Fylkesmannens videre behandling og sluttrapport (4.kvartal 2012) 3. Kontrollutvalget ønsker deretter en ny tilbakemelding fra kommuneadministrasjonen angående sakens utvikling så snart som mulig og senest i løpet av 1.kvartal Kontrollutvalgene i samarbeidende kommuner, Agdenes, Skaun og Meldal, har bedt om å bli orientert om status når kontrollutvalget i vertskommunen Orkdal behandler oppfølging av saken. Kontrollutvalgets leder har i brev av orientert om at dette vil bli gjort, jf vedlegg. Sekretariatet har i e-post til rådmannen forespurt om fylkesmannens tilsynssak er avsluttet. Rådmannen opplyste samme dag at hun undersøker og gir tilbakemelding. Sekretariatet ba på nytt om tilbakemelding i e-post av Tilbakemelding er ikke mottatt og det har ikke lyktes å komme i 9

10 kontakt med rådmannen per Kontrollutvalgets leder har bedt om at saken settes opp til møte og at rådmannen innkalles ifm behandlingen. l Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må på bakgrunn av behandlingen av saken i møte vurdere eventuell videre oppfølging. Da sekretariatet ikke ikke kjenner til status på barnevernsområdet ved utsending av saksdokumentene er innstillingen kun ført opp med at saken tas til orientering. 10

11 Kontrollutvalget i Orkdal kommune v/ leder Tormod Solem Slupphaug Orkdal 16. desember 2012 Kontrollutvalgene i Meldal, Agdenes, og Skaun INFOBREV ANGÅENDE ORKDAL KONTROLLUTVALGS OPPFØLGNING AV FELLES BARNEVERNSTJENESTE Kjære naboutvalg! På bakgrunn av kritikken som er blitt rettet mot Barnevernstjenesten i Orkdal, og det at tjenesten er en felles ordning for alle våre kommuner; ønsker vi å holde dere fortløpende informert om vår oppfølgning av saken. Vi mottok den 25. oktober i år en orientering fra kommuneadministrasjonen om daværende status, og fattet på bakgrunn av møtet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget har mottatt en god og dekkende redegjørelse fra Rådmannen som dekker kontrollutvalgets foreløpige spørsmål og bekymringer. 2. Kontrollutvalget ønsker å avvente Fylkesmannens videre behandling og sluttrapport (4.kvartal 2012) 3. Kontrollutvalget ønsker deretter en ny tilbakemelding fra kommuneadministrasjonen angående sakens utvikling så snart som mulig og senest i løpet av 1.kvartal I kontrollutvalgsmøtet 11. desember ble også tjenesten nevnt i forbindelse med plan for forvaltningsrevisjon Det var da enighet i utvalget om at forvaltningsrevisjon kan bli aktuelt senere, men sett ut i fra dagens situasjon; ikke i løpet av de kommende neste to år. Det ble lagt til grunn at tjenesten nå er under flere endringer og stort press, både fra politisk og administrativ side - samt tilsynet fra Fylkesmannen. Utvalget tror at tjenesten vil være tjent med å få tid og ro til å stabilisere seg, og at først etter dette vil en eventuell forvaltningsrevisjon være hensiktsmessig. Neste tilbakemelding fra kommuneadministrasjonen vil bli gitt i løpet av vårt møte den 25.februar Vi vil etter møtet på nytt komme tilbake til dere. Med vennlig hilsen Kontrollutvalget i Orkdal kommune v/ leder Tormod Solem Slupphaug e-post: tslupphaug@hotmail.com tlf:

12 Bestilling av forvaltningsrevisjon - Forebyggende innsats overfor barn og unge Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Orkdal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 004/13 Arvid Hanssen /29-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på helhetlig innsats overfor barn og unge. Utvalget ber om at prosjektet gjennomføres ved en ressursramme på inntil 400 timer. Kontrollutvalget ber om at revisjonen skisserer mulige innretninger på prosjektet i kontrollutvalgets neste møte. Saksutredning Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av kommunestyret i sak 138/12 den I denne planen er området Forebyggende innsats overfor barn og unge i Orkdal kommune gitt første prioritet. Prosjektet er gitt følgende omtale i planen: Barn og unge er et viktig område. En viktig del av dette arbeidet retter seg mot arbeid som skal forebygge kriminalitet, rus- og andre sosiale problemer. Dette arbeidet krever et omfattende tverrfaglig arbeid mellom kommunale enheter, deriblant barnehage, skole, PPT-tjeneste, barnevern, kultur og fritid og Nav i tillegg til samarbeid med frivillige organisasjoner, politi og andre utenfor kommunen. En forvaltningsrevisjon kan for eksempel ta utgangspunkt i hvor stor grad kommunen har lykkes med å oppfylle intensjonene om faglig samarbeid på tvers av sektorer og fagområder og utvikle et godt helhetlig forebyggende tilbud. Det er kontrollutvalget som står ansvarlig for oppfølgingen av plan for forvaltningsrevisjon. I tråd med selskapsavtalen for det interkommunale selskapet Revisjon Midt-Norge IKS er det dette selskapet som gjennomfører revisjon for Orkdal kommune. Tema for prosjektet Forebyggende innsats overfor barn og unge er en rimelig åpen ramme for et prosjekt. Det er behov for at kontrollutvalget konkretiserer hvilken retning man ønsker på et slikt prosjekt, selv om momenter er nevnt i planen. I planen er det skissert at følgende tjenester er aktuelle å inkludere: - Kultur og fritid PPT-tjeneste Skole Barnehage Rusforebyggende tiltak Barnevern 12

13 - NAV Politi Frivillige organisasjoner og andre aktører utenfor kommunen Dette er ikke nødvendigvis en uttømmende liste av relevante aktører og tjenester. Dersom rus og kriminalitetsforebygging blir et aktuelt tema kan for eksempel politiet være en aktuell aktør. I kommuneloven 77 nr. 4 defineres forvaltningsrevisjon som systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger.. Etterlevelse av offentlig regelverk tolkes også i denne sammenhengen inn i denne definisjonen, da man må anta at dette er kommunestyrets intensjon. Det er også et premiss at det er kommunens arbeid den skal rette seg mot. En utfordring er at et forvaltningsrevisjonsprosjekt må kunne ta utgangspunkt i objektive kriterier eller standarder, for eksempel lovverk eller kommunens egne vedtak om planer og mål. For kontrollutvalget i Bergen kommune har kommunerevisjonen i Bergen gjennomført et prosjekt som tar utgangspunkt i FNs barnekonvensjon, som er inkorporert i norsk lov gjennom menneskerettighetsloven. Konvensjonen pålegger kommunen et selvstendig ansvar for å sørge for å legge forholdene til rette for barns fysiske, psykiske, åndelige, moralske, psykologiske og sosiale utvikling. Særlover for de enkelte lovpålagte tjenester, deriblant barnevernloven, opplæringslova og barnehageloven har egne bestemmelser om kommunens ansvar for forebyggende arbeid og bestemmelser om samarbeid med andre tjenester. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt om tjenester til barn og unge i Fredrikstad kommune tar utgangspunkt i en lang rekke slike bestemmelser i lov og forskrifter. I Melhus kommune ble det i 2011 gjennomført et prosjekt rettet mot forebyggende arbeid for barn og unge på kulturområdet. Skaun kommune har bestilt et prosjekt hvor en ser på om det er lagt til rette for å sette i verk tiltak tidlig i barnehage og skole for å gi barn og elever tilfredsstillende utbytte av barnehage og opplæring. Ressurser I tråd med avtale om forvaltningsrevisjon mellom kontrollutvalget og Revisjon Midt-Norge har kontrollutvalget 459 timer forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i Av dette vil trolig ca 115 timer gå med til selskapskontroll i Trønderenergi. Dette betyr at 344 timer er disponibel til prosjektet i Dersom leveringsdato strekkes ut i 2014 er det mulig å forbruke resterende timer for 2013 og inntil 56 timer for 2014 til prosjektet, dersom en ønker en prosjektramme på 400 timer. Forvaltningsrevisjonsprosjekter ligger normalt et sted mellom timer i omfang. Erfaring tilsier at det oftest er i de noe større prosjektene at resultatene blir mest interessante. Temaet som er lagt opp for dette prosjektet er også ganske omfattende, så dersom kontrollutvalget ønsker å ha en bred tilnærming vil det være nødvendig å avsette en rimelig stor ramme, jf ovenfor. Alternativet er å innsnevre prosjektet mot enkelte aspekter av innsatsen. 13

14 Dersom noe av timeressursene for 2014 disponeres til dette prosjektet, vil dette beføre at det er rom for ett prosjekt fra plan for forvaltningsrevisjon i Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler at det bestilles et forvaltningsrevisjonsprosjekt om forebyggende innsats overfor barn og unge. Da igangsetting ikke trenger å skje umiddelbart kan utvalget gjennom diskusjoner og impulser i møtet skaffe seg et bredere grunnlag for å vinkle prosjektet. Sekretariatet mener det kan være hensiktsmessig å sette av inntil 400 timer til prosjektet og at levering av rapport skjer i løpet av januar

15 Bestilling av selskapskontroll i Trønderenergi Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Orkdal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 005/13 Arvid Hanssen / Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget bestiller selskapskontroll rettet mot Trønderenergi. Revisjon Midt-Norge IKS bes gjennomføre prosjektet i tråd med fremlagt prosjektskisse, med en ressursinnsats for Orkdal kommune anslått til 115 timer og levering innen Ved behov for større endringer i prosjektet gis kontrollutvalgets sekretariat fullmakt til å godkjenne disse innenfor angitt ressursramme. Vedlegg Prosjektskisse Trønderenergi Anslått ressursbehov med fordeling Trønderenergi Saksutredning Kontrollutvalget fattet i sak 37/12 den følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker å delta i et eventuelt samarbeid om selskapskontroll med eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi. Sekretariatet bes utarbeide skisse til bestilling av et slikt prosjekt i samarbeid med andre aktuelle aktører. Vedtaket var basert på kommunestyrets sak 39/12 om plan for selskapskontroll , der eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi er gitt 2. prioritet. Igangsetting av dette prosjektet ble prioritert da prosjektet også hadde høy prioritet hos andre eierkommuner. Samtlige 13 kommuner i KonSek-samarbeidet som har eierandeler i Trønderenergi har signalisert at de ønsker kontroll inn mot Trønderenergi. Disse har en eierandel på til sammen 54,85 %. I tillegg har kontrollkomiteen i Trondheim kommune (10 %) gitt sin tilslutning til igangsetting av slik kontroll. Kommunestyrene i Oppdal (3,25 %) og Holtålen (1,49 %) har uttrykt ønske om å delta, under visse forutsetninger. Eierkommuner på Fosen (til sammen 23,79 %) er inne i prosessen med å vurdere dette og fatte vedtak, men kontrollutvalgssekretariatet for Fosen har gitt positive tilbakemeldinger og vært innvolvert i prosessen med å utarbeide prosjektskissen. Med bakgrunn i kontrollutvalgets vedtak, og tilsvarende vedtak i andre eierkommuner, har Revisjon Midt-Norge og Trondheim kommunerevisjon, i samarbeid med KonSek utarbeidet en prosjektskisse. I forslaget er det tatt 15

16 høyde for de diskusjoner og ønsker som er registrert fra øvrige eiere så langt det har latt seg gjøre. Innretning på prosjektet Det er skissert en todelt innretning på prosjektet: 1. Eierstyring 2. Funksjonelt skille mellom monopol- og øvrig virksomhet. Vurdering av kommunenes eierstyring er den lovpålagte delen av selskapskontrollen, og vurderes som svært sentral i denne sammenhengen. Etter som selskapet har en lang rekke kommuner som eiere vil det ikke være naturlig å gå i dybden på den enkelte kommunes eierstyring, men å vurdere dette på et noe overordnet nivå. Blant de sentrale problemstillingene er hvor tydelige målsettinger kommunene har, om forvaltningen er i tråd med retningslinjer for offentlig eierskap, om selskapets strategier er forankret i eierkommunene, hvorvidt selskapet tar det samfunnsansvar som forventes av et offentlig eid selskap og hvorvidt selskapets styringssystemer er tilstrekkelige. Et funksjonelt skille mellom monopol- og øvrig virksomhet, i dette tilfellet nettvirksomheten og konkurranseutsatt virksomhet (herunder blant annet kraftproduksjon, kraftsalg og bredbåndsvirksomhet). Dette er sentralt i energilovgivningen for å sikre at en monopolsituasjon ikke utnyttes til å skaffe seg fordeler i kraftmarkedet og dermed skape ineffektive markeder som kan skade forbrukernes interesser. NVE har kommet med alvorlig kritikk av selskapets praksis på dette området, og ilagt selskapet bot for lovbrudd. Sentrale problemstillinger skissert på dette området er om NVEs pålegg og anbefalinger er fulgt opp av selskapet, hvilken innsats selskapet gjør for å ivareta kravene til funksjonelt skille og nøytralitet og hvordan selskapet kan dokumentere at ikke nettselskapet feilbelastes kostnader som skulle vært dekket av øvrige deler av konsernet. Organsiering og ressurser I prosjektskissen anslås det et ressursbehov på timer til gjennomføring av prosjektet. Dette er en relativt omfattende ressursramme, men det legges opp til et omfattende prosjekt, der en lang rekke kommuner er innvolvert og med behov for koordinering mellom flere revisjonsenheter. Kontrollkomiteen i Trondheim kommune har signalisert en vilje til å bidra med en større andel av ressursene enn eierandelen skulle tilsi. Det forutsettes at øvrige kommuner som deltar dekker resterende ressursbehov proporsjonalt etter eierandel. For Orkdal kommune er dette anslått til 115 timer av en samlet ressurs til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll på 459 timer i Prosjektledelsen legges til Revisjon Midt-Norge IKS. Trondheim kommune deltar med ressurser i form av arbeidsinnsats fra Trondheim kommunerevisjon, mens øvrige kommuner deltar enten med kjøp av ressurser, egen arbeidsinnsats eller en kombinasjon av disse. Leveringsfrist er skissert til Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon 16

17 Kontrollutvalgssekretariatet anbefaler kontrollutvalget å vedta bestilling av prosjektet slik skissert i prosjektskissen. Utvalget må være oppmerksom på at det vil være noe mindre rom for hver enkelt kommunes kontrollutvalg til å påvirke gjennomføringen av prosjektet, men utvalget oppfordres til å komme med eventuelle innspill som vil bli vurdert av styringsgruppen for prosjektet. 17

18 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: Selskapskontroll i Trønderenergi 1. INNLEDNING Denne prosjektskissen er utarbeidet i samarbeid mellom Revisjon Midt-Norge IKS og Trondheim kommunerevisjon, med gode bidrag fra KonSek (Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS). Skissen danner grunnlag for bestillinger av selskapskontroll i Trønderenergi. Kontrollutvalgene inviteres på dette grunnlaget til å gi sin tilslutning til innretningen, eventuelt å komme med andre innspill til den. De skisserte problemstillingene er foreløpige, og har til hensikt å tegne en hovedretning for prosjektet. Problemstillingene vil med andre ord kunne bli gjenstand for endringer senere i planleggingsfasen, uten at det vil påvirke hovedretningen med prosjektet. 2. PROSJEKTETS FORMÅL Formålet med prosjektet er todelt: - Vurdere hvordan eierkommunene følger opp sitt ansvar som eiere av selskapet - Skaffe eierkommunene innsikt i konsernets virksomhet og styring, og hvordan konsernet følger opp de lovkrav som er stilt til det av offentlige myndigheter(særlig vedrørende krav til skille og nøytralitet for nettselskapet etter energiloven) 3. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET OG PROSJEKTETS AKTUALITET Bakgrunnen for prosjektet er at TrønderEnergi er et offentlig eid selskap av flere kommuner i Trøndelagsregionen, og det påhviler de kommunale kontrollutvalgene å påse at det utføres kontroll med kommunalt eide selskaper. Herunder påse at den som utøver eierinteressene i selskapet gjør dette i samsvar med de forventer og føringer som eierne har satt for selskapet. I tillegg kan selskapskontroll også omfatte forvaltningsrevisjon. Dette innebærer også kontroll av om selskapets økonomiske styring og måloppnåelse er i samsvar med eiernes forventinger og føringer, og om selskapet drives i samsvar med lover og regler for virksomheten. Konsernet TrønderEnergi består i dag av 11 selskap som er organisert i fire forretningsområder. Disse er forretningsområde a) Energi, b) Nett, c) Marked og d) IKT. 18 side 1 av 6

19 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: Forretningsområdet Nett drives ikke i konkurranse med andre aktører og er å anse som en monopolvirksomhet. Virksomheten er underlagt energiloven der det er krav om funksjonelt skille mellom nettvirksomheten og den øvrige delen av konsernet. Nettvirksomheten til TrønderEnergi har over kunder, og er underlagt særskilte krav til funksjonelt skille etter loven om produksjon, omforming, overføring, omsetning, fordeling og bruk av energi (energiloven, lov nr 50). Det forhold at selskapet ble ilagt en bot av tilsynsmyndighetene, NVE, på 1 million kroner for brudd på energiloven, aktualiserer også at selskapskontrollen gjennomføres som en utvidet kontroll, det vil si forvaltningsrevisjon. I følge tilsynsmyndighetene hadde selskapet i 2012 følgende avvik: 1. Brudd på kravet om funksjonelt skille knyttet til at konsernet ga stoppordre for MAFI-prosjektet. Konsernledelsen instruerte dermed nettselskapet til å ta avgjørelser som fremmet konsernets interesser og ikke nettselskapets interesser 2. Brudd på kravet om funksjonelt skille knyttet til avdeling Merke. Avdeling Merke hadde en uklar rolle i organisasjonen og har gitt konkrete innspill til informasjon fra nettselskapet til nettselskapets kunder. 3. TrønderEnergi Nett hadde brutt omsetningskonsesjonens vilkår 3.6, jf. forskriften om måling, avregning og samordnet opptreden ved kraftomsetning og fakturering av nettjenester. 4. TrønderEnergi Nett har brutt kravet til nettselskapets nøytralitet, ved samfakturering med enkelte kraftleverandører og at nettselskapet ikke tillater samfakturering med alle kraftleverandører. Tilsynsmyndighetene har vurdert bruddene til å omhandle tre ulike typer forhold: Krav til funksjonelt skille Krav til nettselskapets nøytralalitet Krav til rutiner og program for overvåking av nettselskapets nøytralitet Dette gir grunnlag for å undersøke nærmere hvilke tiltak selskapet har iverksatt for at virksomheten skal drives i tråd med energiloven og hvilke tiltak som iverksettes for å sikre at virksomheten også frem i tid er i tråd med gjeldende regelverket. De kommunene som har eierandeler i Trønderenergi, har på sin side et visst ansvar for oppfølging av selskapet. Prinsipper for god eierstyring tilsier at eierne har en klar og tydelig målsetting med sitt eierskap i selskapet. Videre er det sentralt at disse målsettingene ligger til grunn for hvordan eierkommunen 19 side 2 av 6

20 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: utøver sitt eierskap, og at eierrepresentantene er kjent med de styringssystemene som gjelder for den aktuelle selskapsformen. Eierutøvelsen skal skje i rette fora, formell generalforsamling og uformelle eiermøter, og ikke ved påvirkning av styremedlemmer. Offentlige eiere kan sies å ha et særlig ansvar for å påse at selskapet ivaretar sitt samfunnsansvar, og at selskapene har et bevisst forhold til etiske problemstillinger i driften. Dette er forhold vi vil belyse ved intervju med eierrepresentanter og selskapets ledelse, og gjennomgang av protokoller og dokumentasjon. Konsernet har også vært inne i en sterk ekspansjon på en rekke områder. Dette gjelder både i forhold til utvidelse av nettdelen av virksomheten og at man har bygd opp aktiviteten i nye virksomhetsområder. Et relevant spørsmål er om denne ekspansjonen er forankret hos eierne, og på hvilket beslutningsgrunnlag ekspansjonsstrategiene er vedtatt. Har eierkommunene tatt aktivt stilling til om de ønsker denne utviklingen for selskapet? Har ekspansjonen gått ut over selskapets avkastning, og er i så fall det i forståelse med eierne? Ved overtakelse av nettet er det blant annet for Trondheimregionen sagt at dette ikke skal føre til høyere nettleie, fordi selskapet med større nettmarkedet vil få syneregieffekter. Dette er svært viktig for kundene i Trondheimsregionen, og har fra politisk hold blitt framsatt som en forutsetning for ekspansjon og overtakelse av nett. Det er derfor interessant å belyse hvilke synergieffekter dette har gitt. Endelig er det sentralt å vurdere om Trønderenergi har etablert de nødvendige styringssystemene for å sikre at konsernets aktivitet er hensiktsmessig for å nå de kravene og forventningene eierne stiller til selskapet. 4. PROBLEMSTILLINGER Redegjørelsen over innebærer at prosjektet vil ha en todelt innretning. Den første delen retter seg i hovedsak mot eierne og eierstyringen. Den andre delen retter seg mot selskapet, og har som formål å redegjøre hvordan konsernet og nettselskapet ivaretar kravene til funksjonelt skille og nøytralitet etter energiloven. EIERSTYRING Følgende problemstillinger beskriver innretningen av den delen av undersøkelsen som retter seg mot eierstyringen. Problemstillingene vil kunne endres i løpet av prosjektfasen. 20 side 3 av 6

21 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - 1. Prosjekt: Trønderenergi Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: Har eierkommunene tydelige målsettinger med sitt eierskap i Trønderenergi? - 2. Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Avkastningskrav krav til lønnsomhet. Utøver eierkommunene sitt eierskap i tråd med aksjelovens prinsipper og øvrige prinsipper for godt eierskap? 3. Hvordan sørger eierne og selskapet for at virksomheten ivaretar sitt samfunnsansvar(etikk)? - Rettferdig konkurranse (bør et offentlig eid selskap bidra til å ivareta et velfungerende marked?) 4. Bidrar eierkommunene til å utvikle selskapets strategier, og har selskapets strategier reell forankring hos eierkommunene? 5. - Ekspansjon - (oppkjøp av nett) - Er beslutningsgrunnlaget godt nok? - Hvor ligger synergieffektene? - Konsekvenser for nåværende eiere Er det etablert styringssystemer som sikrer at konsernet aktivitet er hensiktsmessig i forhold til de krav og forventinger som er stilt til selskapet, og hvordan er etterlevelsen av disse? (økonomistyring, rapportering, internkontroll) SELSKAPET FUNKSJONELT SKILLE Følgende problemstillinger beskriver innretningen av den delen av undersøkelsen som retter seg mot selskapet. Problemstillingene vil kunne endres i løpet av prosjektfasen. 1. Hva gjør selskapet for å lukke de avvikene som NVE har påpekt.? 2. Hvordan sikrer selskapet seg fremover at kravene til funksjonelt skille og nøytralitet blir ivaretatt? 3. Hvordan kan selskapet dokumentere at nettselskapet ikke blir feilbelastet kostnader som berører andre deler av virksomheten? Hvordan fordeles felleskostnader? 21 side 4 av 6

22 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - 5. Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: AVGRENSNINGER Vi vil fokusere på utvalgte deler av TrønderEnergi sin virksomhet. Prosjektteamet vil foreta nærmere diskusjoner med tilsynsmyndighetene(nve) for å avklare hvilke utfordringer som eksisterer på området og hvilke områder som de mener kan være mest aktuelle at vi gjennomgår. Nærmere avgrensning av forvaltningsrevisjonen vil bli gjort i samarbeid med styringsgruppen for prosjektet. 6. RESSURSER, ORGANISERING OG FRAMDRIFT RESSURSER Selskapskontrollen vil ha et totalt ressursbehov på anslagsvis 1200 timer. Eierkommuner som vil delta i selskapskontrollen deltar med et timetall beregnet ut fra eierandelen i Trønderenergi (se fordeling i vedlegg). Det innebærer at bidragene blir fra én time til flere hundre timer. Trondheim kommune bidrar med sin andel ved personellressurser fra Trondheim kommunerevisjon. Kommuner som er del av KonSek -samarbeidet bidrar med sin andel ved timer fra Revisjon Midt-Norge IKS, på vanlig måte. Andre kommuner (i praksis fra Fosenregionen og fjellregionen) tilbys å bidra med: 1. kjøp av deres andel av totalressursen fra Revisjon Midt-Norge IKS 2. (for Fosen-kommunene) timer/personellressurser fra Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS eller Fosen kommunerevisjon IKS 3. (for Fosen-kommunene) en kombinasjon av disse alternativene PROSJEKTORGANISERING Prosjektet gjennomføres i samarbeid mellom Revisjon Midt-Norge IKS og Trondheim kommunerevisjon. Det kan også være aktuelt at revisjon eller sekretariat på Fosen bidrar ved utførelsen. Det vil avklares så snart Fosenkommunene tar stilling til sin deltagelse i prosjektet. Felles prosjektleder er Frode Singstad, Revisjon Midt-Norge IKS. Frode Singstad blir oppdragsansvarlig for kommunene i KonSek-samarbeidet og Fosenregionen og fjellregionen, og håndterer kontakten med disse kontrollutvalgene. Resten av prosjektgruppa blir satt sammen av ansatte i de deltagende selskapene. Det kan bli aktuelt å innhente ekstern kompetanse. 22 side 5 av 6

23 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: Prosjektgruppa rapporterer til en styringsgruppe, bestående av Per Olav Nilsen, Trondheim kommunerevisjon, Inge Storås, Revisjon Midt-Norge IKS og eventuelt ansatte fra Fosen revisjon. Per Olav Nilsen er leder av styringsgruppa. FRAMDRIFT Kontrollutvalgene skal i løpet av februar og mars fatte vedtak om bestilling. Prosjektgruppa vil ikke kontakte Trønderenergi og begynne datainnhenting før et tilstrekkelig antall kontrollutvalg har fattet slikt vedtak. Endelig rapport overleveres sekretariatene i løpet av året, senest side 6 av 6

24 Navn Trondheim kommunerevisjon Trondheim Kommune Ant aksjer Eierandel Innsats timer Innsats kroner % 10 % ,85 % 14,77 % 11,99 % 0,10 % 1,34 % 1,18 % 2,54 % 2,43 % 1,58 % 4,98 % 4,97 % 3,51 % 2,75 % 2,71 % Fosen revisjon Åfjord Kommune Ørland Kommune Rissa Kommune Bjugn Kommune Roan Kommune Osen Kommune ,79 % 4,27 % 2,79 % 8,93 % 5,73 % 1,05 % 1,02 % Revisjon Fjell Oppdal Kommune Holtålen Kommune ,74 % 3,25 % 1,49 % Nordmøre Energiverk AS Trønderenergi AS ,99 % 2,63 % Revisjon Midt-Norge Melhus Kommune Orkdal Kommune Klæbu Kommune Snillfjord Kommune Agdenes Kommune Hitra Kommune Skaun Kommune Selbu Kommune Hemne Kommune Meldal Kommune Midtre Gauldal Kommune Frøya Kommune Malvik Kommune Sum timer Anslått timebehov Timepris kr kr kr kr kr kr , , , , , , kr 3 kr 5.100, , kr , kr 850,00 24

25 Årsmelding 2012 for kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Orkdal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 006/13 Arvid Hanssen 033, &14 13/31-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar årsmelding for Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2012 til orientering. Vedlegg Årsmelding 2012 for kontrollutvalget i Orkdal kommune Saksutredning Kommunelovens bestemmelser om tilsyn og kontroll gir kommunestyret og kontrollutvalget betydelig ansvar. Det er derfor viktig med en dialog mellom kontrollutvalget og kommunestyret. Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året. For å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i virksomheten, utarbeider kontrollutvalget likevel sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Kontrollutvalgets sekretariat viser til vedlagte årsmelding for kontrollutvalget for Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende saken til kommunestyret og innstille på at årsmeldingen tas til orientering. Kommunestyret kan likevel komme med innspill og tanker knyttet til kontrollutvalgets virksomhet i tilknytning til behandlingen i kommunestyret. Sekretariatet mener det kan være gunstig for kontakten inn mot kommunestyret at kontrollutvalgets saksdokumenter gjøres tilgjengelig på kommunestyremedlemmenes lesebrett, dersom dette er ønskelig. 25

26 26

27 ÅRSMELDING 2012 KONTROLLUTVALGET I ORKDAL KOMMUNE Utkast til kontrollutvalgets møte den

28 Innholdsfortegnelse 1. OM KONTROLLUTVALGET, MANDAT OG SAMMENSETNING KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING PER KONTROLLUTVALGETS RESSURSER Sekretariat... 5 Revisjon... 5 Økonomi ARBEID I UTVALGET SAKER... 6 DELTAKELSE I RELEVANTE FORA 3. REVISJON MØTER...5 REGNSKAPSREVISJON FORVALTNINGSREVISJON....7 GRANSKINGER ELLER UNDERSØKELSER... 7 SELSKAPSKONTROLL KONTROLLUTVALGETS PÅSEANSVAR OVERFOR REVISJON ETISK STANDARD AVSLUTNING

29 1. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Alle kommuner og fylkeskommuner er pliktig til å velge et kontrollutvalg. Kommunestyret eller fylkestinget kan foreta nyvalg av kontrollutvalgets medlemmer i valgperioden, men da må hele utvalget velges på nytt. Kontrollutvalget skal ha sekretærbistand i sitt arbeid og kommunestyret skal i henhold til kommuneloven sørge for dette. 1.1 Kontrollutvalgets sammensetning per Medlemmer og varamedlemmer Tormod S, Slupphaug Nils Prestmo Lisa Ofstad Vigdis T. Foseide Torkel Christiansen Karen Unni Knudsen Elling Kvernmo Leder FrP Nestleder Medlem Medlem Medlem 1.varamedlem AP KrF AP SV (Varamedlem i kommunestyret) AP 2.varamedlem SP Kommuneloven krever at minst ett av medlemmene skal utgå fra kommunestyret. Departementet har tolket det slik at dette gjelder ved konstituering. Ann Inger Stølhaug som ble valgt til leder av kontrollutvalget høsten 2011 er medlem av kommunestyret. Hun ble fritatt fra vervet i kontrollutvalget på grunn av ansettelsesforhold i Orkdal kommune høsten Ansatte i kommunen er ikke valgbare til utvalget. Torkel Christiansen, som er varamedlem til kommunestyret, ble valgt inn som nytt medlem i kontrollutvalget. I samme kommunestyremøte ble tidligere nestleder Tormod Slupphaug valgt som leder - og Nils Prestmo ble valgt som nestleder i kontrollutvalget. Retningslinjene for kontrollutvalget i Orkdal sier at ett av medlemmene i utvalget skal komme fra kommunestyret uten å angi om dette er fast medlem. Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalget er et lovpålagt organ, hvis mandat har grunnlag i kommunelovens bestemmelser om internt tilsyn og kontroll 77: 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 4 29

30 5. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommuneloven 77, og i forskrift om kontrollutvalg av , men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for mange oppgaver som vil fremgå av kapittel 3 nedenfor. Kontrollutvalget har på eget initiativ gjort vedtak om at de oppfordrer kontrollutvalgets leder til å delta i kommunestyremøter for å legge til rette fore en god dialog mellom kontrollutvalget og kommunestyret. Dette ut fra at ingen medlemmer i kontrollutvalget møter fast i kommunestyret. 1.2 Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra KonSek Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og har siden da levert tjenester til Orkdal kommunes kontrollutvalg og kontrollutvalgene i 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Sekretariatet skriver saksframstillinger, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt vedtaksoppfølging. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap, og utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget. Kontrollutvalget har hatt de nødvendige ressurser til sekretariatsarbeid Revisjon Orkdal kommune er medeier i, og har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon MidtNorge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og leverer revisjonstjenester til Orkdal kommune og 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Selskapet utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen. Revisjonsarbeidet gjøres innenfor tildelte ressursrammer Økonomi For å utøve sin funksjon på en god måte har kontrollutvalget lagt vekt på å be kommunestyret om økonomiske rammer som muliggjør en stor nok aktivitet. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Kontrollutvalget har som for tidligere år holdt seg innenfor gjeldende budsjettrammer. utvalget 1.3 Møter Arbe id i Kontrollutvalget har i 2012 avholdt 6 møter og behandlet 45 saker. Protokoller fra kontrollutvalgets møter oversendes kommunestyret som referatsaker. Kommunestyret får dermed løpende oversikt over virksomheten til kontrollutvalget. 5 30

31 Utvalget ønsker å ha oppdatert informasjon om kommunens virksomhet, og samtidig gjøre egen funksjon mer kjent. I enkelte av kontrollutvalgets møter har administrasjonen orientert om forskjellige virksomhetsområder i kommunen. Kontrollutvalget legger vekt på å være synlig og ha god kontakt med kommunens ledelse. Kontrollutvalget har selv vedtatt å ha åpne møter, selv om hovedregelen i lovverket fortsatt er lukkede møter for kontrollutvalg. Presse har unntaksvis vært til stede. Rådmannen, representanter for rådmannen og ordfører har deltatt på noen av utvalgets møter, noe kontrollutvalget oppfatter som en styrke i sitt arbeid. 1.4 Saker En stor del av kontrollutvalgets saksbehandling omfatter forhold utvalget er pålagt å arbeide med, gjennom kravene i kommuneloven 77 og forskrift om kontrollutvalg. Hvilket fokus som velges i de ulike arbeidsoppgavene er det i stor grad opp til utvalget å definere selv. Kontrollutvalget kan etter anmodning fra kommunestyret, etter innspill fra innbyggere eller på eget initiativ ta opp forhold ved kommunens virksomhet, som kan knyttes til utvalgets tilsynsarbeid. Kontrollutvalget er også opptatt av hvordan kommunen følger opp rapporter fra andre tilsyn. Eksempler på områder som har vært berørt i møter i 2012, utenom de faste ordinære saker knyttet til lovpålagte oppgaver: - Orientering om forvaltningsrevisjon, kvalitetskrav og prosess. - Årsrapporter knyttet til skatteoppkreverfunksjonen. - Grøtte ungdomsskole igangsetting og finansiering av utbygging. - Rapporter/referat fra representantskap og generalforsamlinger, hvor Orkdal kommune er medeier av interkommunale selskap og aksjeselskap. - Orientering om utbygging av Nye Knyken skisenter innbefattet omvisning i anlegget. - Orientering om status - samhandlingsreformen. - Lovendringer for styrket egenkontroll i kommunene. - Retningslinjer for kontrollutvalget i Orkdal kommune.(oppdatering) - Dialogmøte med politiske partier i Orkdal kommune. - Orientering om oppfølging av tilsynssak barnevern, herunder intern kommunikasjon i Orkdal kommune. - Godtgjørelse for kontrollutvalgsmedlemmer. 1.5 Deltakelse i relevante fora Alle medlemmer i kontrollutvalget er invitert til bl.a. samlinger i regi av KonSek Midt-Norge IKS, Norges kommunerevisorforbund (NKRF) og Forum for Kontroll og Tilsyn. (FKT) For å holde seg oppdatert om informasjon som er aktuell for utvalgets oppgaveløsing deltar medlemmene på konferanser og samlinger, når det vurderes som relevant, og mulig innenfor gitte økonomiske rammer. 6 31

32 2. Revisjon 2.1 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget avgir hvert år uttalelse til kommunens årsregnskap. Uttalelsen vedlegges regnskapssaken til kommunestyret. Formannskapet får kopi av uttalelsen før de gir sin innstilling til kommunestyret. Informasjon fra oppdragsansvarlig revisor og rådmannen er sterkt vektlagt, slik at kontrollutvalget gis relevant og nødvendig kunnskap for å avgi uttalelsen. Det er i tillegg etablert rutiner for orienteringer fra oppdragsansvarlig revisor om planlegging og status i arbeidet med regnskapsrevisjon. Kommunen har gode rutiner som sikrer avleggelse av regnskap innen formell frist 15. februar. Hovedinnholdet i regnskapet presenteres slik at brukerne ikke trenger å være regnskapskyndige. Kontrollutvalget gav uttrykk for dette I sin uttalelse til regnskapet for Kontrollutvalget har de senere år ikke hatt kritiske merknader i sin uttalelse til årsregnskapene for Orkdal kommune. 2.2 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal utrede behovet for, planlegge og bestille forvaltningsrevisjoner i kommunen. Resultatene fra arbeidet skal rapporteres til kommunestyret. Frekvensen for utarbeidelse av planer for forvaltningsrevisjon skal i henhold til kommuneloven være minimum èn gang i hver valgperiode. Kontrollutvalget utarbeider nå 2-årlige planer. Kommunestyret vedtok plan for i desember Alle forvaltningsrapporter legges fram for kontrollutvalget etter hvert som de avlegges og revisor foretar en gjennomgang av revisjonsarbeidet og konklusjonene. Samtlige rapporter sendes videre til kommunestyret. Kontrollutvalget og senere kommunestyret har i 2012 behandlet 2 forvaltningsrevisjonsrapporter. Disse gjelder evaluering av To-nivåmodellen i Orkdal kommune og forvaltningen av utleieboliger i Orkdal kommune. Kontrollutvalget følger i 2013 opp kommunestyrets vedtak i tilknytning til begge rapportene. Resultatet av oppfølgingen vil fremgå av protokoller fra kontrollutvalget og eventuelt rapporteres særskilt, dersom kontrollutvalget finner dette nødvendig. 2.3 Granskinger eller undersøkelser Kontrollutvalget kan på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Det har ikke vært gjennomført granskinger i Selskapskontroll Kontrollutvalg et har i 2012 utarbeidet plan for selskapskontroll for Den endelige planen, hvor det er gjort prioriteringer, er vedtatt av kommunestyret. Det er ikke gjennomført selskapskontroll i Kontrollutvalget har gjennom vedtak i oktober 2012 signalisert at de vil delta sammen med flere eierkommuner i en selskapskontroll inn mot Trønderenergi. Utvalget har i egen sak i februar 2013 vedtatt å delta i denne selskapskontrollen. (Behandles ) 7 32

33 3. Kontrollutvalgets påseansvar overfor revisjon Det er i forskriftene gitt en del bestemmelser om formelle krav som skal stilles til valgt revisor, herunder krav til utdanning, vandel, uavhengighet og objektivitet. Disse forholdene hviler det et ansvar på revisor å dokumentere, og det er etablert rutiner for at dette skjer. 4. Etisk standard I juni 2009 ble kommuneloven endret og 1, Lovens formål, fikk tillagt en ny setning: Loven skal også legge til rette for en tillitskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. Endringen trådte i kraft 1. juli Kontrollutvalget har i 2012 ikke gjennomført spesielle kontroller knyttet til etikk. 5. Avslutning I tillegg til en oppsummering av årets virksomhet anser kontrollutvalget årsmeldingen som et dokument for å informere om utvalget og dets virksomhet. Kontrollutvalgets saker ligger åpent på sekretariatets hjemmesider: kontrollutvalgene/orkdal. Målet om å være uavhengig i sitt arbeide anser kontrollutvalget å ha ivaretatt på en god måte. I utvalgsmøtene er det tilsynsperspektivet som styrer diskusjoner og vedtak, mens partipolitiske hensyn legges tilbake. Sakene som er behandlet i utvalget bærer ikke preg av å være politiske omkamper eller ha partipolitiske agendaer. Utvalget har vært bevisst på problemstillinger knyttet til uavhengigheten. Kontrollutvalgets arbeid krever at medlemmene er aktive og setter seg inn i til dels kompliserte saker som kan favne hele virksomhetsområdet som Orkdal kommune er beskjeftiget med. Kontrollutvalgets arbeid krever et godt samarbeid med kommunestyret og administrasjonen i Orkdal kommune. Utvalget takker for samarbeidet som har vært i året som har gått og ser frem til et godt samarbeid i året som kommer. På denne måten kan kontrollutvalget på sin måte bidra til en velfungerende forvaltning og størst mulig tillit til kommunen, til beste for kommunen og den enkelte innbygger i Orkdal kommune. Orkdal 25.februar 2013 Tormod S. Slupphaug Kontrollutvalgets leder 8 33

34 Referatsaker til kontrollutvalgets møte Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Orkdal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 007/13 Arvid Hanssen 13/27-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg FKT Medlemsbrev einfo fra NKRF Lov-og forskriftsendringer for styrket egenkontroll Fylkesmannen i Østfold - Ulovlig valg av Kontrollutvalg En av seks fikk varsel om korrupsjon Må anmelde korrupsjon Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Kommunestyrets behandling av sak 138/12 Plan for forvaltningsrevisjon i møtet Medlemsbrev fra Forum for Kontroll og Tilsyn, FKT (Vedlagt) Kontrollutvalget i Frøya kommune er medlem av FKT. 3. einfo 13/01 fra NKRF: Lov- og forskriftsendringer for styrket egenkontroll i kommunene. (Vedlagt) 4. Fylkesmannen i Østfold: Ulovlig valg av kontrollutvalg (å bli valgt til nye verv er ikke grunnlag for fritak fra formannskap) (Vedlagt) 5. 1 av 6 kontrollutvalg fikk varsel om korrupsjon. (Undersøkelse kontrollutvalgskonferanse Gardermoen februar (Vedlagt) 6. Må anmelde korrupsjon. Skriv fra Norges kommuerevisorforbund, (Vedlagt) 7. Årsrapport 2012 skatteoppkreveren i Orkdal kommune. 8. Rapport fra stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i Orkdal, Agdenes og Rindal kommuner, datert

35 En møteplass for kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg, og deres sekretariat Medlemsbrev nr. 2 / Dato: 5. desember 2012 ORGANISASJON & INFORMASJON. Konferanser fra FKT i 2013: KONTROLLUTVALGENES EGEN FAGKONFERANSE MED ÅRSMØTE HOLDES JUNI Gardermoen (Clarion Hotel Oslo Airport) Juni er en fin årstid, og vi vil for 4. år på rad ha en sosial aktivitet integrert i opplegget. Arbeid med program og sosial ramme pågår. Program blir sendt ut i mars Viser ellers til hjemmesiden Målgruppe: Kontrollutvalgene, deres sekretariater og andre med interesse for arbeidsfeltet. SEKRETARIATSKONFERANSE HOLDES 20. MARS Oslo (Thon Hotel Opera) Målgruppe er hovedsakelig kontrollutvalgenes sekretariater. Program blir sendt ut i månedsskiftet jan./febr PROP. 119 L ( ). HVOR STÅR SAKEN NÅ? Omhandler endringer i kommuneloven mm. Det er denne stortingsproposisjonen som bl.a. har forslag om åpne møter i kontrollutvalgene. Her var det høring i Stortingets kommunal- og regionalkomitè i november. Innstilling fra komiteen og første behandling i Stortinget er begge planlagt til desember NYE ENDRINGER I KOMMUNELOVEN? FKT har fått tilsendt en høringssak fra KRD med forslag til endringer i kommuneloven og offentleglova (innbyggerinitiativ, revisors taushetsplikt, utsatt offentlighet). Link: Styret vil gi en uttalelse til deler av den innen høringsfristen 26. febr SAMARBEID MED ANDRE ORGANISASJONER. FKT inviterer til kontaktmøte med Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) 10. januar Her deltar styreleder, daglig leder og et styremedlem fra hver av organisasjon. OG FORØVRIG så vil FKT ønske våre medlemmer en fin adventstid, God Jul og et Godt Nyttår! Med hilsen Per Rune Vereide (s) Styreleiar i FKT Sekretariat: FKT Pb. 7900, 5020 Bergen fkt@fkt.no Hogne Haktorson Kontrollsjef / dagleg leiar Telefon dir.: / Mobil: / Fax: Hjemmeside: Bank: Org. nr

36 einfo 13/1 Lov- og forskriftsendringer for styrket egenkontroll Rett før jul ble det fastsatt en rekke lov- og forskriftsendringer med relevans for egenkontrollen i kommunal sektor. Endringene er i hovedsak en oppfølging av rapporten «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane» fra desember 2009, jf. einfo 09/25. Endringene var på høring (forslag til endringar i kommunelova og enkelte andre lover (eigenkontrollen i kommunane m.m)) i NKRFs høringsuttalelse av 11. september 2011 omhandlet også ulike forhold som KRD ikke hadde fulgt opp. I pkt. 1 nedenfor følger en tematisk gjennomgang av lovendringene (i kursiv) med utfyllende kommentarer ( innrykket). Forskriftsendringene (i kursiv) blir gjennomgått og kommentert (innrykket) i pkt Lovendringer I tillegg til kommuneloven berører de omtalte endringene IKS-loven og hvitvaskingsloven. De ble vedtatt av Stortinget 11. desember 2012 (lovvedtak 33 ( )). Endringene i kommuneloven 50 nr. 1 andre punktum og IKS-loven 22 andre ledd andre punktum trer i kraft fra 1. januar For de øvrige endringene er det foreløpig ikke bestemt noe tidspunkt for ikrafttredelse. 1.1 Kommunelovens bestemmelser om kontrollutvalg 17 nr. 2 tredje punktum skal lyde: Når det er avgjort at valg som nevnt i første og annet punktum er gyldige, foretas valg av formannskap eller fylkesutvalg, ordfører eller fylkesordfører, varaordførere og kontrollutvalg for den nye valgperioden. Endringen innebærer et krav om at kommunestyret må velge kontrollutvalget på sitt konstituerende møte (jf. tilråding 1). 17 nr. 3 første punktum skal lyde: Kommunestyre og fylkesting, formannskap, fylkesutvalg og kontrollutvalg trer i funksjon fra det konstituerende møte. Endringen slår fast at det nyvalgte kontrollutvalget trer i funksjon fra det konstituerende møtet i kommunestyret (jf. tilråding 1). 77 nr. 2 skal lyde: Utelukket fra valg er ordfører, fylkesordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formannskap og fylkesutvalg, medlem og varamedlem av kommunal eller fylkeskommunal nemnd med beslutningsmyndighet, medlem av kommuneråd eller fylkesråd, medlem og varamedlem av kommunestyrekomité og fylkestingskomité etter 10 a og ansatte i kommunen eller fylkeskommunen. Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Postboks 1417 Vika 0115 OSLO Besøksadresse: Munkedamsveien 3B, 3. etg. Telefon: E-post: post@nkrf.no 36 Web: Org.nr.: Kontonr.:

37 Endringen innebærer ikke et nytt unntak fra valg til kontrollutvalget, jf. koml. 10 a nr. 2. Tilføyelsen er pedagogisk motivert og medfører at alle unntakene for valg til kontrollutvalget nå er samlet i én bestemmelse i kommuneloven (jf. tilråding 6). 77 nr. 8 blir oppheva. Nåværende nr. 9 til nr. 11 blir nr. 8 til nr. 10. (8. Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 31 nr. 3 siste punktum gjelder tilsvarende.) Endringer medfører at møtene i kontrollutvalget som hovedregel blir åpne, og at kommunelovens saksbehandlingsregler for folkevalgte organer i kap. 6 også blir gjeldende for kontrollutvalget (jf. tilråding 8). 1.2 Kommunelovens økonomibestemmelser 48 nr. 5 andre punktum skal lyde: Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre betryggende kontroll og en høy etisk standard i virksomheten. Kommunene skal i årsberetningen redegjøre for arbeidet med intern kontroll i virksomheten. Kommunal- og regionaldepartementet foreslo opprinnelig ikke å lovfeste et slikt krav, men etter høringsrunden fremmet departementet likevel forslag om det for Stortinget (jf. tilråding 25 og 26). 50 nr. 1 skal lyde: Kommuner og fylkeskommuner kan ta opp lån for å finansiere investeringer i bygninger, anlegg og varige driftsmidler til eget bruk. Det kan ikke tas opp lån etter første punktum for den delen av anskaffelseskost som tilsvarer rett til kompensasjon for merverdiavgift etter lov 12. desember 2003 nr. 108 om kompensasjon av merverdiavgift for kommuner, fylkeskommuner mv. Det kan kun tas opp lån til tiltak som er ført opp i årsbudsjettet. Lovendringen har sammenheng med omleggingen av regnskapsføringen av merverdiavgiftskompensasjon fra investeringer, som fra 2014 skal inntektsføres i investeringsregnskapet, jf. forskrift om årsregnskap og årsberetning 3 åttende ledd. Fra samme tid blir dermed låneadgangen begrenset til å omfatte kommunens netto anskaffelseskost. 50 nr. 7 bokstav b blir oppheva. Nåværende bokstav c blir bokstav b. (b. Kommunens eller fylkeskommunens likviditetslån eller benyttet trekkrettighet etter nr. 5, skal være gjort opp senest når årsregnskapet3 fastsettes. Når kommunestyret eller fylkestinget vedtar at et regnskapsmessig underskudd skal fordeles, kan løpetiden for likviditetslånet forlenges tilsvarende den maksimale periode for inndekning av underskuddet.) Avdragsbestemmelsene knyttet til likviditetslån blir dermed opphevet. Dette er begrunnet i at bestemmelsen er overflødig da lovbestemmelsene om økonomisk balanse og kravet til likviditetsstyring i kommuneloven 52 er tilstrekkelig til å sikre de hensyn bestemmelsen var ment å ivareta. Adgangen til å ta opp likviditetslån etter 50 nr. 5 berøres imidlertid ikke av denne lovendringen. 1.3 Kommunelovens bestemmelser om kommunale foretak 29 nr. 4 skal lyde: Bestemmelsene gjelder ikke for kommunale eller fylkeskommunale foretak, jf. kapittel 11. Bestemmelsene i 30 nr. 4, 31 og 31 a og 36 til 38 a kommer likevel til anvendelse. 37 2

38 Endringen innebærer at kommunelovens hovedregler om åpne møter og ev. lukking av møter også blir gjort gjeldende for styremøter i foretakene. 65 nr. 3 andre punktum skal lyde: Et flertall av de ansatte ved foretaket kan kreve at inntil en femtedel av styrets medlemmer med varamedlemmer velges av og blant de ansatte. Endringen er ment å harmonisere ordlyden i tråd med annen tilsvarende lovgivning. 68 nr. 5 blir oppheva. Nåværende nr. 6 til nr. 9 blir nr. 5 til nr. 8. (5. Styrets møter holdes for lukkede dører dersom ikke kommunestyret eller fylkestinget har bestemt noe annet i vedtektene. Dersom styrets møter holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom styret skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 31 gjelder tilsvarende.) Denne endringen henger sammen med endringen i 29 nr. 4 foran. 71 nr. 2 skal lyde: Daglig leder skal sørge for at foretaket drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at det er gjenstand for betryggende kontroll. Endringen er ment som en presisering av gjeldende rett når det gjelder daglig leders helhetlige ansvar for den interne kontrollen i foretaket (jf. tilråding 36). 1.4 Kommunelovens bestemmelser om selskapskontroll Overskrifta til 80 skal lyde: 80 Innsyn og undersøkelser i selskaper Overskriften er endret for å dekke paragrafens innhold (jf. tilråding 67). 80 første ledd skal lyde: I interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6, i interkommunale styrer etter 27 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner, fylkeskommuner eller interkommunale selskaper direkte eller indirekte eier alle aksjer, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. Endringen medfører at virkeområdet utvides til også å omfatte egne rettssubjekter organisert som interkommunalt samarbeid etter koml. 27. Det samme gjelder for aksjeselskaper heleid direkte og/eller indirekte av kommuner, fylkeskommuner og interkommunale selskaper (jf. tilråding 66). 1.5 Lov om interkommunale selskaper 18 tredje ledd blir oppheva. Nåværende fjerde ledd blir tredje ledd. (Dersom selskapets budsjett forutsetter tilskudd fra deltakerne, er budsjettet ikke endelig før kommune- eller fylkeskommunedeltakernes budsjetter er behandlet etter kommuneloven 45 nr. 4, for så vidt angår tilskuddet.) Vilkåret om at budsjettet for IKS dersom det forutsetter tilskudd fra deltakerne ikke er endelig før deltakerkommunenes årsbudsjett er fastsatt, oppheves. Dette er begrunnet med at kravet om budsjettendringer etter 19 ivaretar dette behovet. 38 3

39 20 første ledd siste punktum skal lyde: I økonomiplanen skal det inngå en oversikt over selskapets samlede gjeldsbyrde og utgifter til renter og avdrag i planperioden. 20 siste ledd blir oppheva. (Departementet kan i forskrift gi nærmere regler om økonomiplanens innhold.) Endringene i 20 innebærer at kravet til å opplyse om garantiansvar blir opphevet for å bringe bestemmelsen i samsvar med garantiforbudet i 22. Videre oppheves forskriftshjemmelen for økonomiplan. Noen slik forskrift er ikke gitt. Endringene får dermed ingen praktisk betydning. 21 første ledd andre punktum blir oppheva. (Departementet kan i særlige tilfeller dispensere fra forbudet.) Muligheten til å dispensere fra forbudet mot å bruke inntekter ved salg av anleggsmidler til driftsformål oppheves for å harmonisere IKS-loven med kommuneloven. 22 skal lyde: 22 Lån, garantier og finansiell risiko Selskapet kan bare ta opp lån dersom dette er fastsatt i selskapsavtalen. Dersom selskapet skal kunne ta opp lån, skal avtalen inneholde et tak for selskapets samlede låneopptak. Selskapet kan ta opp lån for å finansiere investeringer i bygninger, anlegg og varige driftsmidler til eget bruk, og for å konvertere eldre lånegjeld. Det kan ikke tas opp lån etter første punktum for den delen av anskaffelseskost som tilsvarer rett til kompensasjon for merverdiavgift etter lov 12. desember 2003 nr. 108 om kompensasjon av merverdiavgift for kommuner, fylkeskommuner mv. Selskapet kan ta opp likviditetslån eller inngå avtale om likviditetstrekkrettighet. Dersom en av deltakerne er underlagt reglene i kommuneloven 60, skal selskapets vedtak om opptak av lån eller vedtak om langsiktig avtale om leie av bygninger, anlegg og varige driftsmidler som kan påføre selskapet utgifter utover de fire neste budsjettår, godkjennes av departementet. Selskapets samlede lånegjeld etter andre ledd første punktum skal avdras med like årlige avdrag. Gjenstående løpetid for selskapets samlede gjeldsbyrde kan ikke overstige den veide levetiden for selskapets anleggsmidler ved siste årsskifte. Selskapets likviditetslån eller benyttet trekkrettighet etter andre ledd tredje punktum skal være gjort opp senest når årsregnskapet fastsettes. Foreligger det regnskapsunderskudd som etter økonomiplanen skal dekkes over flere år, kan løpetiden for likviditetslånet forlenges tilsvarende inndekningsperioden. Selskapet kan ikke stille garanti eller pantsette sine eiendeler til sikkerhet for andres økonomiske forpliktelser. Selskapet skal forvalte sine midler slik at tilfredsstillende avkastning kan oppnås, uten at det innebærer vesentlig finansiell risiko, og under hensyn til at selskapet skal ha midler til å dekke sine betalingsforpliktelser ved forfall. Avtale i strid med bestemmelsene i første, tredje og sjette ledd er ugyldig. Bestemmelsene om låneopptak og avdrag på lån er i stor grad harmonisert med tilsvarende bestemmelser i kommuneloven 50, med unntak av adgangen til bruk av lånefond. Lovgiver har likevel funnet grunn til at bestemmelsene om avdrag på likviditetslån skal videreføres for IKS. 39 4

40 27 skal lyde: 27 Selskapets regnskap Selskapet har regnskapsplikt etter regnskapsloven. Det kan i selskapsavtalen bestemmes at selskapet i stedet skal avgi regnskap etter kommunale regnskapsprinsipper. Selskapet har bokføringsplikt etter bokføringsloven. Regnskapet og årsberetningen fastsettes av representantskapet. Styret fremlegger forslag til årsregnskap og årsberetning. Departementet kan i forskrift gi nærmere regler om årsregnskapet for interkommunale selskaper. Lovendringene slår fast at IKS har bokføringsplikt etter bokføringsloven. Det vil også omfatte bokføringsforskriften, herunder eventuelle relevante bransjekrav i forskriften kapittel 8. Videre slås det fast at det er selskapets styre som er ansvarlig for å avlegge årsregnskap og årsberetning. Endelig er forskriftshjemmelen endret til å omfatte både regnskapsavleggelse etter regnskapsloven og etter kommunale regnskapsprinsipper. Det forventes at endringene i IKS-loven følges opp med endringer i forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for interkommunale selskaper. 1.6 Hvitvaskingsloven 4 andre ledd nr. 1 skal lyde: 1. statsautoriserte og registrerte revisorer, samt revisor som er ansvarlig for revisjon av regnskapet for kommune eller fylkeskommune, samt for kommunalt og fylkeskommunalt foretak, i samsvar med nærmere bestemmelser fastsatt av departementet, jf. lov om kommuner og fylkeskommuner 78 nr. 8, Endringen medfører at oppdragsansvarlige regnskapsrevisorer etter kommuneloven får samme plikter etter hvitvaskingsloven (jf. 17 og 18) som statsautoriserte og registrerte revisorer (jf. tilråding 82). NKRF fikk ikke gjennomslag for sitt syn om at dette også bør gjelde for oppdragsansvarlige forvaltningsrevisorer. 2. Forskriftsendringer Alle forskriftsendringene ble fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 6. desember 2012 og trådte i kraft fra 1. januar Kontrollutvalgsforskriften 4 første ledd skal lyde: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget har rett til å være til stede i lukket møte i kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Kommunestyret eller fylkestinget kan bestemme, i forskrift eller for ett enkelt møte, at kontrollutvalget ikke har rett til å være til stede i lukket møte i kommunestyret eller fylkestinget. Denne endringen medfører at kontrollutvalget som hovedregel har rett til å være til stede i kommunens folkevalgte organer. 13 annet ledd skal lyde: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, 40 5

41 med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. For å sikre at planen for gjennomføring av selskapskontroll bygger på et faglig grunnlag medfører denne endringen at det, som for forvaltningsrevisjon, stilles krav om at planen skal baseres på en overordnet analyse. 20 tredje ledd skal lyde: Sekretariatet skal være uavhengig av kommunens eller fylkeskommunens administrasjon og av den eller de som utfører revisjon for kommunen eller fylkeskommunen. Sekretariatsfunksjonen kan ikke legges til kommunens eller fylkeskommunens administrasjon. Den som utfører revisjonsoppgaver for den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen, kan ikke utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget. Det samme gjelder medlemmer av kontrollutvalget eller kommunestyret eller fylkestinget i den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen. Ordlyden i den første setningen slår fast på prinsipielt grunnlag at sekretariatet skal være uavhengig. Den siste setningen slår fast at verken medlemmer i kontrollutvalget eller kommunestyret i den aktuelle kommunen kan utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget (jf. tilråding 11). 2.2 Revisjonsforskriften 4 fjerde ledd blir opphevet. (Kontrollutvalget skal ha kopi av brev med påpekninger etter annet ledd.) Endringen er begrunnet med at den sto i direkte motstrid til annet ledd i samme paragraf. Den inngikk for øvrig ikke i den foran nevnte høringen. 11 tredje ledd blir opphevet. (Departementet kan gi dispensasjon fra kravet i første og annet ledd.) Endringen medfører at departementet ikke lenger kan dispensere fra kravene til utdanning og praksis for oppdragsansvarlig revisor (jf. tilråding 42). Underhånden har KRD opplyst at gyldigheten av dispensasjoner som gjaldt ved årsskiftet ikke påvirkes av endringen. Oslo/Lillehammer, 10. januar 2013 Norges Kommunerevisorforbund Bjørn Bråthen Seniorrådgiver Knut Erik Lie Seniorrådgiver 41 6

42 42

43 43

44 44

45 45

46 46

47 47

48 48

49 49

50 En av seks fikk varsel om korrupsjon 16 prosent av kontrollutvalgslederne som deltar på en konferanse på Gardermoen, har fått varsel om mulige korrupsjonssaker de siste to årene. Et høyt tall, mener Transparency International Norge. Av Vegard Venli (Oppdatert: 8. februar 2013 NKRFs kontrollutvalgskonferanse Av drøyt 130 kontrollutvalgsledere oppgir 16 prosent at kommunen har mottatt varsel om mulige korrupsjonssaker de siste to årene. Det kommer fram på NKRFs (Norges kommunerevisorforbund) kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen i dag. - Vi vet jo ikke noe mer enn at kontrollutvalgslederne har oppgitt dette i en enkel spørreundersøkelse. Tallet høres høyt ut, men om det er representativt er vanskelig å si, mener spesialrådgiver Tor Dølvik i Transparency International Norge (TI Norge). Høres mye ut TI Norge mener imidlertid det er av stor viktighet at kontrollutvalgene tar alle slike varsler på alvor, slik at mistanker kan ryddes av veien. Hvis tallet er representativt, står vi overfor et fenomen som har et omfang som ytterligere understreker at vi må ta korrupsjon som problem alvorlig, sier Tor Dølvik. I sitt foredrag på konferansen minnet han om kommunelovens formålsparagraf, der det blant annet framgår at loven skal legge til rette for en tillitskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. Kommuner og fylkeskommuner er avhengig av tillit når de forvalter store verdier på vegne av fellesskapet. Tillit må bygges gjennom gode handlinger, mener Dølvik. Oppfordrer til kritiske spørsmål Dølvik påpekte at en rekke korrupsjonssaker ikke er avdekket av kommunens kontrollsystemer, men for eksempel gjennom tips eller som følge av at journalister begynner å grave. Han forklarer det slik: 50

51 En hypotetisk forklaring kan være at kommunens regnskapsrevisjon ikke er tilstrekkelig egnet til å avdekke korrupsjon. Ved Nedre Romerike vannverk var det for eksempel ikke noe galt med regnskapene, og ingen i revisjonen som stilte kritiske spørsmål. Her måtte man hatt en annen type kontrollvirksomhet for å avdekket saken. Hva kan kontrollutvalgene gjøre for å avdekke flere korrupsjonssaker? De kan engasjere seg i korrupsjonsrisiko, og være aktive i sin oppfølging av dette. Hva har rådmannen iverksatt av tiltak og aktiviteter for å styrke internkontrollen? Dette er ett av flere vesentlige spørsmål kontrollutvalget kan stille for å forsikre seg om at kommunenes systemer etterleves. Mener opposisjonen bør lede Kommunal Rapport har gjennom flere artikler belyst problematikken rundt politisk representasjon i kontrollutvalgene. Tor Dølvik mener kontrollutvalg som ledes av en politiker fra ordførerens eller flertallskoalisjonens parti må være ekstra bevisste. Hvis kontrollutvalget er en del av det samme flertallet som fatter beslutningene, hvilke kontrollmekanismer har vi da for å stille kritiske spørsmål til det som det politiske flertallet står for? Fungerer kontrollutvalgets funksjon i slike situasjoner? Dølvik er klar over at dagens bestemmelser i kommuneloven ikke forbyr at kontrollutvalgets leder kommer fra flertallet. Hans anbefaling er likevel klar: Jeg tror nok det er en fordel om lederen av kontrollutvalget ikke har samme partitilhørighet som flertallet. Det vil bidra til å skape større uavhengighet og tillit til kontrollutvalget. 51

52 Må anmelde korrupsjon (NKRF 24. januar 2013) NRK og mange andre har i det siste satt fokus på korrupsjon i kommunene. Det er bra at dette temaet settes på dagsorden. Norge Kommunerevisorforbund konstaterer at de sakene som er presentert i det siste er kjent fra før, og etter vår oppfatning er det ikke grunnlag for å påstå at korrupsjonen i kommunene øker. Tilliten til forvaltningen av samfunnets verdier forutsetter null-toleranse for korrupsjon. Et tilfelle er ett for mye. Det sentrale blir derfor å finne tiltak som kan forhindre at korrupsjon skjer. Som på mange områder er det heller ikke her en enkel oppskrift for hvordan dette uvesenet skal forhindres eller avdekkes. Tilliten til forvaltningen av samfunnets verdier forutsetter null-toleranse for korrupsjon. Et tilfelle er ett for mye. Korrupsjon kan skje på mange områder i kommunen. Det kan være ved tildeling av kontrakter, plass på sykehjem, byggetillatelser mm. Korrupsjon handler også om noe mer en «penger i en brun konvolutt». Det kan like gjerne handle om at det tilbys eller forlanges andre fordeler. Mangfoldet i former for korrupsjon krever også et mangfold av virkemidler. En må ha verktøy som forebygger, forhindrer og avslører. En god start er bevissthet og klare holdninger. Økt bevissthet vil gi grunnlag for å identifisere risiko for at korrupsjon oppstår, og mulighet for å styrke den interne kontrollen. Intern kontroll dekker alt fra holdningsskapende arbeid, identifisering av risikoområder, iverksetting av motvirkende tiltak og oppfølging av utviklingen. Det er politisk og administrativ ledelse som har ansvaret for at kommunen drives med betryggende kontroll. Det er følgelig også ledelsens ansvar å forebygge korrupsjon. Og det er svært viktig at kommunene reagerer konsekvent med politianmeldelse når det foreligger begrunnet mistanke om korrupsjon. Vel så viktig som det strafferettslige er det forebyggende. Her gjør mange kommuner en god jobb, og det er svært positivt at KS har etablert et nettverk for å styrke arbeidet med intern kontrollen i kommunene. Kommunene har et tilsynsapparat i form av kontrollutvalg og revisjon. Kontrollutvalg og revisor kan gjennom sitt arbeid påse at kommunens eget kontrollsystem er tilstrekkelig og fungerer, og på den måten sette søkelyset på mangler i kommunen og bidra til å forebygge korrupsjon. Kommunens rådmann er pålagt å rapportere særskilt til kommunestyret om kommunens interne kontroll, og det er naturlig at denne rapporteringen også inkluderer kommunens antikorrupsjonsarbeid. Det vil bidra til økt oppmerksomhet om dette viktige arbeidet i den politiske og administrative ledelsen. Kommunenes kontrollutvalg og revisjon må også gis handlingsrom til å prioritere revisjon rettet mot kommunens egne kontrolltiltak på dette området. I en trang kommuneøkonomi kan det være fristende å kutte i budsjettposten til kontroll og tilsyn, men det blir fort dyrt dersom korrupsjon og økonomiske misligheter ikke blir avslørt. [Dette innlegget sto også på trykk i Kommunal Rapport nr. 2 den 24. januar 2013] 52

53 Orientering om brukerundersøkelse KonSek Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Orkdal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 008/13 Arvid Hanssen, /28-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg Rapport omdømmeundersøkelse KonSek desember 2012 Saksutredning Som ledd i strategiarbeidet for KonSek har Norfakta gjennomført en omdømmeog brukerundersøkelse blant nåværende og tidligere kontrollutvalgsmedlemmer, ordførere og rådmenn hos selskapets kunder. Fokus har vært på omdømme og utførelsen av oppdraget som sekretariat. Undersøkelsen ble gjennomført som en elektronisk spørreskjemaundersøkelse i november og desember Av totalt 146 utsendte skjema kom det inn 90 svar, noe som utgjør en svarprosent på 62. Deltagelsen var høyest blant nåværende KU-medlemmer og KU-ledere med henholdsvis 78 og 80 %, noe lavere hos tidligere medlemmer og ledere (40 og 43 %) og hos ordførere og rådmenn (60 og 40 %). Særlig blant rådmenn er antallet besvarelser så lavt, totalt 6, at det er vanskelig å trekke generelle konklusjoner ut fra tallene. Tilsvarende er det bare 3 respondenter som utgjør tidligere KU-ledere, så det gir også liten mening å analysere denne gruppen alene. Hovedinntrykket av undersøkelsen er at de spurte er svært positivt innstillt til KonSek. Med unntak av en person svarer alle nåværende og tidligere KU-ledere og medlemmer, i tillegg til ordførere overveiende positivt på de alle fleste spørsmål. Blant rådmenn er inntrykket ikke like entydig positivt. Her må det imidlertid understrekes at det bare er 6 respondenter, derav 4 er klart positive og 2 skiller seg ut som generelt noe mer kritiske, noe som gir stort utslag på de enkelte faktorer. 53

54 Samlet tilfredshet med Konsek (i prosent) Norfakta rapporterer at det er uvanlig at flere respondenter svarer meget fornøyd enn ganske fornøyd, så dette må anses å være svært gode tall. Omdømme For å måle omdømme har det blitt stilt 15 spørsmål. Enkelte av disse korresponderer direkte med punkter i KonSeks handlingsplan det har vært interessant å måle, mens enkelte er basert på det vi ellers anser som essensielt i arbeidet. Alle grupper har fått alle spørsmål, med unntak av dialog-spørsmålene som kun har blitt stilt til de som er eller har vært part i dialogen. 54

55 Omdømmefaktorer (tall i prosent). Hovedinntrykket er svært positivt. I følge Norfakta scorer KonSek uvanlig høyt for denne type spørsmål. Fire områder skiller seg ut som ikke like positive som de andre, men også her gis det en svært høy score. Det første er om KonSek er godt kjent blant politikere og ansatte i kommunene. Dette kommer ikke spesielt overraskende. Sekretariatet forventet at kjennskapen skulle være noe dårligere enn dette, da resultatet tross alt fortsatt er overveiende positivt. Det kan også stilles spørsmål ved hvor viktig kjennskap til KonSek er kontra kjennskap til kontrollutvalget. Det andre området som skiller seg ut er om KonSek bidrar til effektiv drift i tråd med regelverk og det tredje om KonSek bidrar til å hindre uønskede hendelser for enkeltinnbyggere. Dette kan henge sammen med at KonSeks bidrag i disse sammenehengene nok kan være litt diffust. I tillegg kan det spille inn at å i vareta enkeltinnbyggerens rettssikkerhet i utgangspunktet ligger til andre organer enn kontrollutvalget. 55

56 Det siste området er kontakten med rådmannen. Her er det som kjent få respondenter, og to som utmerker seg som mer kritiske (disse utgjør 33 %). Disse trekker ned helhetsinntrykket, men man kan merke seg at de ikke sier seg direkte uenig, selv om de ikke gir et bekreftende positivt svar. På spørsmålet om KonSek er et ledende fagmiljø nasjonalt er det naturlig nok en stor andel vet ikke -svar, da det er en stor andel av respondentene som ikke har noen forutsetning til å vite noe om dette. Blant de som har svart er imidlertid inntrykket svært positivt også der. Tilfredshet med KonSeks arbeid Det er i tillegg stilt 12 spørsmål som går mer direkte på KonSeks arbeidsoppgaver og hvordan disse utføres. Inntrykket her er tilsvarende positivt som i den første seksjonen, og det er ikke unaturlig at de henger sammen. Det er gjennomgående kun ett kontrollutvalgsmedlem og to rådmenn som er direkte negative på noen av punktene. Tilfredshet med Konseks arbeid, enkeltelementer og totalt (tall i prosent) 56

57 Av oversikten over ser vi at tilfredsheten jevnt over er veldig god, men at utarbeidelsen av planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll utpeker seg som områder der tilfredsheten er noe lavere. Fortsatt er imidlertid ca. 90 % også her ganske eller meget fornøyd. Også på området bruk av elektroniske sakspapirer er vurderingene mer positive enn sekretariatet på forhånd hadde forventet. Dette kan kanskje tolkes dithen at kundene heller tilskriver eventuelle problemer til egen innsats enn til KonSek. Norfakta har pekt ut to variabler som de som gir størst utslag i kundetilfredshet, altså de faktorene som er mest avgjørende for fornøyde kunder. Dette er oppfølgingen av vedtak i KU og lesbarhet og språk i sakspapirer. Norfaktas modell anslår at ca. 81 % av variasjonen i tilfredshet kan forklares gjennom variasjonen i disse to faktorene. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet vil benytte resultatene fra undersøkelsen videre i strategiarbeidet i selskapet, og i kontinuerlig forbedringsarbeid overfor kontrollutvalgene som kunder. Sekretariatet imøtekommer gjerne ytterligere innspill fra kontrollutvalgets medlemmer i møtet. 57

58 OMDØMMEUNDERSØKELSE GJENNOMFØRT GJENNOMFØRT AVAV 58

59 OM UNDERSØKELSEN BAKGRUNN Kontrollutvalgssekretariatet for Midt-Norge IKS (KonSek) er et interkommunalt selskap som ivaretar sekretariatsfunksjonen til kontrollutvalgene i 14 kommuner i Sør-Trøndelag, samt i Sør-Trøndelag fylkeskommune. Følgende arbeidsoppgaver er sakset fra KonSek sine hjemmesider: - Ivareta praktiske sekretariatsfunksjoner - Forberede saker til behandling i kontrollutvalgene - Oppfølging av vedtak i kommunestyre/fylkesting - Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll - Utrede bestillingsbehov, iverksette bestillinger og følge opp oppdrag - Bistå i valg av revisjonsordning KonSek har besluttet å gjennomføre en undersøkelse blant sine kunder med ønske om å måle kundetilfredshet og evt. innspill på forbedringspotensial på ulike områder. I den forbindelse ble Norfakta Markedsanalyse AS valgt som utfører av undersøkelsen. METODE Datainnsamlingen ble gjennomført med web-intervju, ved at vi sendte en e-post med lenke til undersøkelsen til hver enkelt på respondentlisten vi mottok fra KonSek. Norfakta har gjennomført 3 elektroniske purringer i form av e-post til respondenter vi ikke har registrert respons fra. I tillegg har også KonSek foretatt egne påminnelser til enkelte respondenter. For å sikre god svarrespons på undersøkelsen ble det sendt en informasjons e-post fra KonSek om at de ville motta en e-post fra Norfakta. GJENNOMFØRING Datainnsamlingen ble gjennomført i perioden uke i november/desember Undersøkelsen ble sendt ut tirsdag 20. november og avsluttet fredag 7. desember. Ansvarlig for undersøkelsen i Norfakta Markedsanalyse AS er Jarle Gulbrandsen 59

60 OM UNDERSØKELSEN UTVALG OG RESPONS Norfakta mottok et register med 146 respondenter påført e-postadresse fra KonSek. Tabellene under viser brutto antall vi sendte ut og antall svar innen hver gruppe av respondenter: KU-medlem KU-leder Eks. KUmedlem Eks. KUleder Ordfører Rådmann Totalt Brutto Antall svar Svarrespons (%) Totalt sett er en svarrespons på 62% en normalt god respons på en slik undersøkelse. Responsen fra KU-medlemmer og KU-ledere er meget god, mens responsen fra ordførere og rådmenn er lavere enn forventet. Responsen fra tidligere KU-medlemmer og tidligere KU-ledere er på linje med det som var forventet. 60

61 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK % base n=90 Helt uenig Noe uenig Verken eller 0% Noe enig 10 % Godt kjent blant politikere og ansatte % 30 % Helt enig 40 % % Vet ikke 60 % 70 % 37 God dialog KonSek og KU-leder % % 100 % 7 93 God dialog KonSek og rådmann 0 33 God dialog KonSek og ordfører Bidrar til info\rammebet.\arb.forhold Bidrar til god rev.ordning Bidrar til eff. drift ift regelverk Hindrer uønskede hendelser ift innb Bidrar godt til å følge opp forv.rev Bidrar til god oppf. av regn.rev Har god fagkomp Ledende fagmiljø Godt oppdatert på min kommune Bidrar til god oppf. av sel.kontroll 012 Bidrar til å gjøre KU bedre Det dominerende inntrykket er at de spurte i denne undersøkelsen er svært positivt innstilt til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. Den aller beste skåren på disse omdømmeelementene er vurderingen av dialogen mellom KonSek og KU-leder. Det er grunn til å understreke at det kun er 3 respondenter som er grunnlag. 39% av respondentene har ikke tatt stilling til utsagnet om at KonSek er et ledende fagmiljø i Norge som tiltrekker seg motiverte og kompetente medarbeidere. Men blant de som svarer er det positive tilbakemeldinger. Utsagnet som flest er uenig i er at KonSek bidrar til at uønskede hendelser ikke oppstår eller fører til urimelig konsekvenser for den enkelte innbygger. Det er også 4 respondenter som uenig i at KonSek bidrar til at kommunen driver sin virksomhet effektivt og målrettet i tråd med regelverk og vedtak.

62 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Godt kjent blant politikere og ansatte Totalt 74 KU-medlem 73 KU-leder Eks. KU-medlem 100 Nåværende KU-ledere er de som i minst grad er enige i at KonSek er godt kjent blant politikere og administrativt ansatte Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

63 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=15 (KU-ledere) God dialog KonSek og KU-leder Totalt KU-medlem 98 Både nåværende og tidligere KU-ledere er skjønt enige i at det er en god dialog mellom KonSek og KU-leder. 0 KU-leder Eks. KU-medlem Eks. KU-leder 100 Ordfører 0 Rådmann 0 63

64 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Bidrar til info\rammebet.\arb.forhold Totalt KU-medlem De fleste målgruppene er godt fornøyd med hva KonSek bidrar med når det gjelder tilfredsstillende informasjonstilfang, rammebetingelser og arbeidsforhold. Rådmenn er imidlertid betydelig mer avmålt enn de andre målgruppene. 90 KU-leder 94 Eks. KU-medlem 91 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

65 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Bidrar til god rev.ordning Totalt KU-medlem Det er stor enighet i fleste målgruppene om at KonSek bidrar til at kommunene har en velfungerende revisjonsordning. Imidlertid er rådmenn som målgruppe igjen lagt mer avmålt på dette elementet. 91 KU-leder 93 Eks. KU-medlem 91 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

66 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Bidrar til eff. drift ift regelverk Totalt KU-medlem 80 KU-leder 81 Eks. KU-medlem Det er tilfredsstillende enighet i de fleste målgruppene om at KonSek bidrar til at kommunene driver sin virksomhet effektivt og i tråd med regelverk og vedtak. Imidlertid er ikke rådmenn særlig enige i dette utsagnet. 86 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

67 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Hindrer uønskede hendelser ift innb Totalt KU-medlem Det er også her tilfredsstillende enighet i fleste målgruppene om at KonSek bidrar til at uønskede hendelser ikke oppstår eller fører til urimelige konsekvenser for den enkelte innbygger. Imidlertid er heller ikke rådmenn særlig enige i dette utsagnet. 74 KU-leder 78 Eks. KU-medlem 83 Eks. KU-leder 83 Ordfører Rådmann

68 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Bidrar godt til å følge opp forv.rev Totalt KU-medlem Det er bred enighet i fleste målgruppene om at KonSek bidrar til at KU kan følge opp forvaltningsrevisjonen på en god måte. Igjen ser vi at rådmenn avviker fra de andre målgruppene. 91 KU-leder 94 Eks. KU-medlem 93 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

69 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Bidrar til god oppf. av sel.kontroll Totalt KU-medlem 93 KU-leder 93 Eks. KU-medlem 92 Eks. KU-leder 92 Ordfører Rådmann Det er også meget bred enighet i fleste målgruppene om at KonSek bidrar til at KU kan følge opp selskapskontrollen på en god måte. Atter igjen ser vi at rådmenn avviker fra de andre målgruppene.

70 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Har god fagkomp Totalt KU-medlem Det er også meget bred enighet i fleste målgruppene om at KonSek har god fagkompetanse på relevante lover og regelverk. Atter igjen ser vi at rådmenn avviker fra de andre målgruppene. 92 KU-leder 94 Eks. KU-medlem 96 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

71 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Ledende fagmiljø Totalt 84 KU-medlem Det er tilfredsstillende enighet i fleste målgruppene om at KonSek er et ledende fagmiljø i Norge som tiltrekker seg motiverte og kompetente medarbeidere. Atter igjen ser vi at rådmenn avviker svært mye fra de andre målgruppene. 80 KU-leder 92 Eks. KU-medlem 90 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

72 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Godt oppdatert på min kommune Totalt KU-medlem 89 KU-leder 90 Eks. KU-medlem 83 Eks. KU-leder 92 Ordfører Rådmann De fleste målgruppene mener at KonSek i rimelig stor grad er oppdatert på det som skjer i den enkelte kommune. På dette punktet er også rådmennene avvikende fra de andre målgruppene, men i mindre grad enn for de andre omdømmeelementene vi har sett på så langt.

73 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Bidrar til å gjøre KU bedre Totalt KU-medlem Om vi ser bort fra et par rådmenn og et par KU-medlemmer, er stort sett alle i denne undersøkelsen helt eller delvis enige i at KonSek bidrar til å gjøre KU bedre. 92 KU-leder 94 Eks. KU-medlem 95 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

74 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER OG TOTALT % base n=90 Meget misfornøyd Ganske misfornøyd Verken eller Ganske fornøyd Meget fornøyd Vet ikke 0% 10 % Punktlighet ved utsending 103 Punktlighet ved tilbakemeld. 102 Grundighet i saksforbered % 30 % % 70 % Utarb. av plan for selsk.kontr Utarb. av plan for forv.rev Det årlige fagseminaret % Opplæring av medl. i KU % 3 27 Bruk av elektr. sakspapirer % 69 Fagkomp. innen komm. sektor 10 7 KTI KonSek % 69 Lesbarhet og språk Oppfølging av vedtak i KU % % av de spurte er meget eller ganske fornøyd med KonSek totalt sett. Dette er en svært gode tall og er et nivå som vi svært sjelden registrerer. Det årlige fagseminaret er elementet som oppnår lavest vurdering.

75 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Punktlighet ved utsending Totalt 91 KU-medlem 90 KU-leder De som har besvart på denne undersøkelsen er svært godt fornøyde med KonSek når det gjelder punktlighet i forhold til utsending av saksdokumenter. En skåre på 91 bekrefter dette. På samme måte som for omdømmeelementene er rådmenn mer avdempet enn de andre. 96 Eks. KU-medlem 91 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

76 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Punktlighet ved tilbakemeld Totalt 91 KU-medlem 91 KU-leder 98 Eks. KU-medlem 88 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann De som har besvart på denne undersøkelsen er også svært godt fornøyde med KonSek når det gjelder punktlighet i forhold til tilbakemeldinger/svar på henvendelser. Også her er rådmenn mer avdempet, men i mindre grad enn på en del andre elementer.

77 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Grundighet i saksforbered Totalt 91 KU-medlem 90 KU-leder Også her er kundene svært godt fornøyde med KonSek når det gjelder grundighet i saksforberedelser. Her er rådmenn betydelig mindre tilfredse enn gjennomsnittet. 96 Eks. KU-medlem 93 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

78 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Lesbarhet og språk Totalt 86 KU-medlem 85 KU-leder 85 Respondentene er godt fornøyde med lesbarheten og språket i saksdokumentene som KonSek utarbeider. Også her er rådmenn betydelig mindre tilfredse enn gjennomsnittet. Eks. KU-medlem 93 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

79 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Fagkomp. innen komm. sektor Totalt KU-medlem 88 KU-leder 95 Eks. KU-medlem 95 Eks. KU-leder 92 Ordfører Rådmann Respondentene vurderer KonSeks fagkompetanse innen tilsyn med kommunal sektor og kommunal forvaltning som meget god. Men også her er rådmenn betydelig mindre tilfredse enn gjennomsnittet.

80 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Utarb. av plan for forv.rev Totalt 84 KU-medlem Respondentene er godt fornøyde med prosessen med utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon. Men som på alle elementer er rådmenn betydelig mindre tilfredse enn gjennomsnittet. 85 KU-leder 88 Eks. KU-medlem 86 Eks. KU-leder 92 Ordfører Rådmann

81 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Utarb. av plan for selsk.kontr Totalt KU-medlem 86 KU-leder 90 Eks. KU-medlem 88 Eks. KU-leder 92 Ordfører Rådmann Respondentene er godt fornøyde med prosessen med utarbeidelse av plan for selskapskontroll. Men som på alle elementer er rådmenn betydelig mindre tilfredse enn gjennomsnittet.

82 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Oppfølging av vedtak i KU Totalt 90 KU-medlem 90 KU-leder Respondentene er svært godt fornøyde med prosessen KonSeks oppfølging av vedtak i KU. På dette elementet er rådmenn også mindre tilfredse enn gjennomsnittet, men i langt mindre grad enn på mange av de andre elementene. 96 Eks. KU-medlem 93 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

83 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Bruk av elektr. sakspapirer Totalt 87 KU-medlem 87 KU-leder 100 Respondentene er godt fornøyde med KonSeks bruk av elektroniske sakspapirer. På dette punktet er rådmenn nesten på linje med gjennomsnittet! 85 Eks. KU-medlem 90 Eks. KU-leder 83 Ordfører 89 Rådmann 85 83

84 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Opplæring av medl. i KU Totalt KU-medlem 86 KU-leder 85 Eks. KU-medlem 86 Eks. KU-leder 83 Ordfører Rådmann Respondentene er rimelig fornøyde med KonSeks opplæring av medlemmer i KU. Svarfordelingen gir likevel grunn til å kanskje revidere planen for opplæringen. Ordførere og rådmenn har i liten grad besvart dette spørsmålet.

85 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=75 (ikke rådmenn og ordførere) Det årlige fagseminaret 0 Totalt KU-medlem 80 KU-leder 81 Eks. KU-medlem 120 I forhold til mange av de andre elementene i denne undersøkelsen er respondentene kun moderat fornøyde med det årlige fagseminaret. Kanskje det er på tide med en revisjon også på dette punktet. 88 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann 85

86 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TOTAL TILFREDSHET MED KONSEK %, base n=90 0 Meget misfornøyd Totalt KU-medlem KU-leder Eks. KU-medlem Eks. KU-leder Ordfører 1 Ganske misfornøyd Rådmann Verken eller Ganske fornøyd Meget fornøyd Totalt setter er dette svært gode resultater for KonSek. Det vanlige bildet er at det er flere respondenter på ganske fornøyd enn på meget fornøyd. I dette tilfellet er det omvendt. Totalt sett er det ett KU-medlem som har svart meget misfornøyd på dette spørsmålet. I tillegg er det en rådmann som har svart ganske misfornøyd på spørsmålet.

87 Kundetilfredshet Kundetilfredshet -- regresjonsanalyseregresjonsana Kundetilfredshet regresjonsanalyse Før vi presenterer regresjonsmodellen - som identifiserer hvilke områder som har størst betydning for kundenes totale tilfredshet - skal vi forklare noen begreper som brukes i denne sammenheng. R2 (modellens forklaringskraft) Dette er en indikator på hvor mye de uavhengige variablene (som «priser», «service» etc.) forklarer av variasjonen i den avhengige variabelen (tilfredshet totalt). Hvis R2eksempelvis er lik 0,65 betyr dette at de uavhengige variablene til sammen forklarer 65% av variasjonen i den avhengige variabelen. Dette betyr igjen at omlag 35% av variasjonen i den avhengige variabelen forklares av andre faktorer (variabler) enn de som inngår i undersøkelsen (modellen). Med andre ord: en modell med en forklaringskraft på 0,65 viser at det er andre faktorer, i tillegg til de som inngår i modellen, som også forklarer hva som bestemmer (eller innvirker på) kundenes totale tilfredshet - i og med at de ulike faktorene i modellen forklarer i underkant av halvparten av kundenes totale tilfredshet med selskapet. Stigningstall (b-koeffisient) Forklarer den enkelte uavhengige variabels innvirkning på den avhengige variabelen i modellen - forutsatt at de andre uavhengige variablene i modellen holdes konstant. Med andre ord: Hvis tilfredshetsskåren på en uavhengig variabel øker med 1 poeng, øker tilfredshetsskåren totalt tilsvarende stigningstallets verdi. 87

88 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK TOTAL TILFREDSHET, Base n=90 Oppfølging av vedtak i KU KTI=90 0,64 KTI=92 Total KTI 0,36 Denne kjøringen viser at det er oppfølging av vedtak i KU som er den viktigste driveren til fortsatt god kundetilfredshet med KonSek. Kjøringen viser også at å sette fokus på lesbarhet og språk i saksdokumentene er hensiktsmessig for KonSek. Lesbarhet og språk KTI=86 88 Modellestyrke: 81