Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Agdenes kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Arkivsak: 12/182 Møtedato/tid: , kl. 09:00 Møtested: Rådhuset, Formannskapssalen Møtedeltakere: Sivert Arne Selvli, leder Astrid Skretting, nestleder Per Arne Brevik Martin Vatn Johan Arne Selven Forfall: Andre møtende: Kopi: 1. varamedlemmer til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Sakliste 001/13 002/13 003/13 004/13 005/13 006/13 007/13 008/13 Godkjenning av protokoll fra møte den Orientering til kontrollutvalget - Barnevernstjenesten Plan for forvaltningsrevisjon Bestilling av selskapskontroll Trønderenergi Kontrollutvalgets årsmelding 2012 Orientering om brukerundersøkelse for Konsek Referatsaker Eventuelt Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kontrollutvalgets vedtak i sak 12/2012, med mindre utvalget vedtar annet for den enkelte sak. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Sivert Arne Selvli (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, Konsek 1

2 Godkjenning av protokoll fra møte den Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 001/13 Eva J. Bekkavik 033, &17 12/182-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 2

3 Orientering til kontrollutvalget - Barnevernstjenesten Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 002/13 Eva J. Bekkavik 12/38-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg Orientering til kontrollutvalget Barnevernstjenesten Infobrev fra Orkdal kontrollutvalgs oppfølgning av felles barnevernstjeneste Saksutredning Agdenes kommune deltar i et interkommunalt samarbeid innen barnevern med Orkdal, Skaun og Meldal kommuner. Barneverntjenesten for alle fire kommuner er organisert som et interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 28-1b, et såkalt administrativt vertskommunesamarbeid. Dette innebærer at Orkdal kommune utfører tjenesten på vegne av de øvrige kommunene, gjennom at rådmennene i samarbeidskommunene etter instruks fra kommunestyret har delegert til rådmannen i Orkdal kommune å utføre oppgaven. Rådmannen i Agdenes har derfor fortsatt ansvar for å sikre at denne tjenesten ivaretas på en betryggende måte. Det har vært omfattende negativ medieoppmerksomhet rundt utfordringer i barnevernet i Orkdal i oktober/november Fylkesmannen har i 2012 opprettet tilsynssak motbarnevernet i Orkdal på grunn av mange og alvorlige klager. Ifølge Fylkesmannen handler problemene ved barnevernet i Orkdal om mer enn manglende bevilgninger. Måten brukere blir møtt på, for dårlig kompetanse og saksbehandlingsfeil er blant problemene som tas opp i tilsynssaken På kommunestyremøte 24. oktober 2012 i Agdenes kommune ble det stilt spørsmål vedr. barnevernssamarbeidet, jf møteprotokoll fra dette møtet svarte ordfører på følgende spørsmål: hva vil ordføreren gjøre for at deltakerkommunene i samarbeidet blir bedre orientert om de problemer som eksisterer, og de tiltak som må gjøres for å sikre gode barnevernstjenester. politisk styring/nemdstruktur relatert til barneverntjenesten. En av kommunestyrerepresentantene påpekte tydelig mangelfull kommunikasjon til/mellom deltakerne i barnevernssamarbeidet. På bakgrunn av dette så fikk kontrollutvalget forelagt seg en sak til orientering på sitt møte sak 28/12. Kontrollutvalget gjorde følgende vedtak: 3

4 1. Kontrollutvalget i Agdenes kommune anmoder Kontrollutvalget i Orkdal kommune om å oversende informasjon ved en eventuell videre oppfølging av saken. 2. Kontrollutvalget ber om at rådmannen orienterer om oppfølging av barnevernet på kontrollutvalgets møte i februar Kontrollutvalgets sekretariat har sendt brev til Orkdal kommune v/kontrollutvalget, datert (vedlegg). Svar på kontrollutvalgets henvendelse ble mottatt (vedlegg). Kontrollutvalgets sekretariat har også sendt brev, datert , til Agdenes kommune og bedt om en orientering vedr. rådmannens oppfølging av barnvernet (vedlegg). Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til rådmannens orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. 4

5 Agdenes kommune Rådhuset Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 12/38-4 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: LENSVIK Orientering til kontrollutvalget På kontrollutvalgets møte ble det under sak 28/2012 Orientering til kontrollutvalget Barnevernstjenesten, vedtatt å be rådmannen om en orientering vedr. rådmannens oppfølging av barnevernet. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget i Agdenes kommune anmoder Kontrollutvalget i Orkdal kommune om å oversende informasjon ved en eventuell videre oppfølging av saken. 2. Kontrollutvalget ber om at rådmannen orienterer om oppfølging av barnevernet på kontrollutvalgets møte i februar Kontrollutvalget har berammet sitt møte til tirsdag kl på Formannskapssalen, rådhuset. Orienteringen fra rådmannen vil bli lagt til starten av møtet. Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak i sak 28/2012, ber vi herved om at rådmannen i Agdenes kommune orienterer på kontrollutvalgets møte Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Ordfører Besøksadresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Postadresse: Telefon: Kongensgt. 9, 4. etg. Postuttak Telefaks: Trondheim 5 Bank: Org.nr:

6 Kontrollutvalget i Orkdal kommune Rådhuset Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf E-post: eva.bekkavik@konsek.no Deres ref.: Vår ref.: 12/38-3 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: ORKANGER Barnevernstjenesten På kontrollutvalgets møte ble det under sak 28/2012 Orientering til kontrollutvalget - Barnevernstjenesten, vedtatt å anmode Kontrollutvalget i Orkdal kommune om å oversende informasjon etter tilbakemelding fra kommuneadministrasjonen. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget i Agdenes kommune anmoder Kontrollutvalget i Orkdal kommune om å oversende informasjon ved en eventuell videre oppfølging av saken. 2. Kontrollutvalget ber om at rådmannen orienterer om oppfølging av barnevernet på kontrollutvalgets møte i februar Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Ordfører Besøksadresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Postadresse: Telefon: Kongensgt. 9, 4. etg. Postuttak Telefaks: Trondheim 6 Bank: Org.nr:

7 Kontrollutvalget i Orkdal kommune v/ leder Tormod Solem Slupphaug Orkdal 16. desember 2012 Kontrollutvalgene i Meldal, Agdenes, og Skaun INFOBREV ANGÅENDE ORKDAL KONTROLLUTVALGS OPPFØLGNING AV FELLES BARNEVERNSTJENESTE Kjære naboutvalg! På bakgrunn av kritikken som er blitt rettet mot Barnevernstjenesten i Orkdal, og det at tjenesten er en felles ordning for alle våre kommuner; ønsker vi å holde dere fortløpende informert om vår oppfølgning av saken. Vi mottok den 25. oktober i år en orientering fra kommuneadministrasjonen om daværende status, og fattet på bakgrunn av møtet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget har mottatt en god og dekkende redegjørelse fra Rådmannen som dekker kontrollutvalgets foreløpige spørsmål og bekymringer. 2. Kontrollutvalget ønsker å avvente Fylkesmannens videre behandling og sluttrapport (4.kvartal 2012) 3. Kontrollutvalget ønsker deretter en ny tilbakemelding fra kommuneadministrasjonen angående sakens utvikling så snart som mulig og senest i løpet av 1.kvartal I kontrollutvalgsmøtet 11. desember ble også tjenesten nevnt i forbindelse med plan for forvaltningsrevisjon Det var da enighet i utvalget om at forvaltningsrevisjon kan bli aktuelt senere, men sett ut i fra dagens situasjon; ikke i løpet av de kommende neste to år. Det ble lagt til grunn at tjenesten nå er under flere endringer og stort press, både fra politisk og administrativ side - samt tilsynet fra Fylkesmannen. Utvalget tror at tjenesten vil være tjent med å få tid og ro til å stabilisere seg, og at først etter dette vil en eventuell forvaltningsrevisjon være hensiktsmessig. Neste tilbakemelding fra kommuneadministrasjonen vil bli gitt i løpet av vårt møte den 25.februar Vi vil etter møtet på nytt komme tilbake til dere. Med vennlig hilsen Kontrollutvalget i Orkdal kommune v/ leder Tormod Solem Slupphaug e-post: tslupphaug@hotmail.com tlf:

8 Plan for forvaltningsrevisjon Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 003/13 Eva J. Bekkavik 216, &30, 12/112-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Planen legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer av planen, dersom utvalget finner dette nødvendig. Vedlegg Plan for forvaltningsrevisjon Saksutredning I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, som skal vedtas endelig av kommunestyret. Planene skal utarbeides minimum en gang i løpet av valgperioden, og senest i løpet av første året i perioden. I 2011 har kontrollutvalget på bakgrunn av plan for forvaltningsrevisjon 2011 bestilt følgende forvaltningsrevisjonsprosjekt:omdømme og omdømmebygging. Resultatene fra undersøkelsene ble lagt frem for kommunestyret i mai Arbeidet frem mot forslag til plan for forvaltningsrevisjon i Kontrollutvalget fremmer i denne saken en ny plan for forvaltningsrevisjon for Kontrollutvalget startet arbeidet med planen på sitt møte den 9. oktober der utvalget gikk igjennom en overordnet analyse av den virksomheten som drives i regi av Agdenes kommune. Saken legges frem for ny behandling på kontrollutvalgets møte den 26. februar 2013 der utvalget fremmer en ny plan med fokusområder for forvaltningsrevisjon for til kommunestyret. Kommunestyret er i henhold til kommuneloven øverste tilsynsorgan i Agdenes kommune og i henhold til loven er det kommunestyret selv som må vedta plan for forvaltningsrevisjon for Kontrollutvalget har som mål å sørge for en så god forankring som mulig når det gjelder ny plan for forvaltningsrevisjon. I den forbindelse ble utvalgsledere, ordfører og varaordfører invitert til kontrollutvalgets møte 9. oktoberl 2012 til en dialog vedr. fokusområder til forvaltningsrevisjon. Dette resulterte i gode innspill til fokusområder for Fokusområder for forvaltningsrevisjon Pleie og omsorg Eiendomsforvaltning Næring og drift KOSTRA rapportering 8

9 Med bakgrunn i den overordnede analysen, dialogen med oppdragsansvarlig regnskapsrevisor og forvaltningsrevisor i Revisjon Midt-Norge IKS, samt innspill fra ordfører i Agdenes kommune, har kontrollutvalgets sekretariat formulert forslag til fokusområder for forvaltningsrevisjon for Plan for forvaltningsrevisjon inneholder flere fokusområder for forvaltningsrevisjon enn det som det ressursmessig sett er mulig å få gjennomført i denne perioden. Fokusområdene er beskrevet ytterligere i vedlagt utkast til plan for forvaltningsrevisjon for Det er opp til kontrollutvalget og kommunestyret å foreta den endelige prioriteringen av hvilke områder som kontrollutvalget skal se nærmere på i perioden. Dersom det over tid oppstår forhold som gjør at prioriterte prosjekter blir uaktuelle, er det en fordel om kontrollutvalget har mulighet til å prioritere et annet prosjekt på lista. For å gjøre saksbehandlingen så smidig som mulig foreslår sekretariatet at kontrollutvalget ber kommunestyret om fullmakt til å foreta begrunnede omprioriteringer i planen dersom utvalget finner dette formålstjenlig. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat legger herved frem forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Agdenes kommune for Etter at kontrollutvalget har behandlet planen legges saken frem for kommunestyret, som vedtar den endelige prioriteringen av forvaltningsrevisjonsarbeidet for disse to årene. 9

10 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Agdenes kommune 10

11 Innledning I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Planen skal vedtas endelig av kommunestyret. Forvaltningsrevisjonsarbeidet har etter hvert blitt en svært sentral del av kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunal sektor og det er derfor viktig at kontrollutvalget og kommunestyret bruker plan for forvaltningsrevisjon som et redskap for å utøve en mest mulig målrettet og effektiv tilsynsfunksjon i kommunen. Kontrollutvalget og kommunestyret legger gjennom denne planen premissene for forvaltningsrevisjonsarbeidet for kommende år gjennom prioriteringen av prosjekter for Fremgangsmåte Plan for forvaltningsrevisjon bygger på en overordnet analyse av virksomheten i Agdenes kommune ut fra en risiko- og vesentlighetsvurdering. Formålet er å bidra til at Agdenes kommune oppnår målsettingene som kommunen har satt for sin virksomhet, eller unngå å komme i situasjoner som gjør at måloppnåelse begrenses eller som kan skade kommunens omdømme utad. Kontrollutvalget har i sitt arbeid tatt utgangspunkt i plan- og styringsdokumentene i kommunen, handlingsprogrammet med økonomiplan for kommunen som gir føringer for kommunens virksomhet fremover. Videre har utvalget sett på måloppnåelsen formulert i offentlig statistikk, regnskap og årsmelding. Kommunens overordnet mål: 1. Agdenes skal være attraktiv for bosetting, spesielt for unge i etableringsfasen og for barnefamilier. 2. Kommunale tjenester skal utvikles kvalitativt og kvantitativt, i takt med innbyggernes behov, av kompetente medarbeidere som utstråler arbeidsglede og serviceinnstilling. Det skal legges vekt på utstrakt samarbeid med innbyggerne, næringslivet og frivillige lag og organisasjoner. Kommuneorganisasjon skal framstå som moderne og utviklingsorientert og være i fremste rekke på levering av moderne tjenestetilbud. 3. Lensvik sentrum (Selbekken) er kommunesenter og skal videreutvikles med nye servicetilbud og ny boligbygging for å understreke kommunens livs- og utviklingskraft. 4. Gjennom en bevisst arealplanlegging skal det legges til rette for utvikling av næringslivssatsning og attraktive boområder. 5. Næringslivet, alle innbyggere og kommuneansatte spesielt, skal være gode og positive ambassadører for Agdenes. 6. Agdenes kommune skal prioritere en samfunnsutvikling som sikrer livskvalitet og livsgrunnlag i dag og for kommende generasjoner. Kilde: kommuneplan

12 Generelt Oppdaterte befolkningstall ved siste årsskifte viser et innbyggertall på 1715, det er en nedgang med 30 personer. Antall eldre over 80 år øker litt, mens antall yngre eldre har gått noe ned. Det er vekst i de aller yngste aldersgruppene. Agdenes kommune har et erklært mål om positiv befolkningsutvikling. Organisasjon Ved utgangen av året 2011 hadde Agdenes kommune 217 ansatte fordelt på 151 årsverk. Sykefraværet har ligget stabilt på om lag 6,4 % de fire siste årene. Agdenes kommune har bestemt at ansatte over 62 år får som et seniorpolitisk tiltak enten en bonus, alternativt 2 uker ekstra fri, eller en kombinasjon av bonus og fritid. I 2011 var 19 ansatte over 62 år. 8 ansatte valgte fritid som alternativ, mens 11 ansatte valgte bonusutbetaling. Agdenes kommune er en attraktiv arbeidsplass, noe som bekreftes av resultatene i medarbeiderundersøkelsen gjennomført våren Undersøkelsen hadde en svarprosent på 75. Resultatene i 2011 bekrefter resultatene fra undersøkelsen i Det er foretatt utredninger med sikte på etablering av interkommunalt samarbeid blant kommunene i Orkdalsregionen i Den største og mest omfattende utredningen, SiO (Samhandlingsreformen i Orkdalsregionen), eies av 12 kommuner. Videre utredes tjenestesamarbeid (ikt, barnevernsvakt, skatteinnfordring, byggesak/kart/oppmåling og brann/redning) hvor 9 kommuner deltar. Økonomi Rådmannen i Agdenes kommune sier i en kommentar i årsmeldingen for 2011 at balanseregnskapet viser at Agdenes kommune har bufferfond mot økonomiske svingninger og et lånegjeldsnivå som er håndterlig. Nøkkeltallene viser m.a.o. at Agdenes kommune har et greit økonomisk ståsted ved utgangen av Rådmannen sier samtidig at driftsbalansen er betydelig svekket i forhold til foregående år. Forholdet mellom utgifter og inntekter er ytterligere svekket gjennom budsjettet for Denne utviklingen kan ikke fortsette. Handlingsrommet er oppspist. Kommunens driftsinntekter gikk ned til 139 mill. kr i Dette er en reduksjon på 2,2 mill. kr. fra Fokusområder for forvaltningsrevisjon : Pleie og omsorg Eiendomsforvaltning Næring og drift KOSTRA rapportering 12

13 Agdenes kommune Plan for forvaltningsrevisjon for Pleie og omsorg Kommunene står overfor betydelig omsorgsutfordringer i de kommende årene. Nye brukergrupper av yngre brukere med et større spekter av sosiale og helsemessige problemer, en aldrende befolkning, samt knapphet på omsorgsytere stiller samfunnet og kommunene overfor nye og formidable krav. En optimal balanse mellom sykehjem, omsorgsboliger, dagtilbud og hjemmetjenester er av avgjørende betydning. En forvaltningsrevisjon med fokus på pleie og omsorg kan sette fokus på hvilke strategier kommunen har i forhold til utviklingen av omsorgtilbudet i de nærmeste årene og hvordan man har tenkt å oppnå disse målsettingene, også i samarbeid med statlige virkemidler. Eiendomsforvaltning En forvaltningsrevisjon kan sette fokus på om kommunen sitter på en hensiktsmessig eiendomsmasse og om denne blir utnyttet, vedlikeholdt og forvaltet på riktig måte. Finnes det eventuelt muligheter for alternativ bruk sett i forhold til kommunens ansvarsområder, eller andre muligheter for inntjening eller utnyttelsesgrad? Videre kan det være aktuelt å kartlegge vedlikeholdsbehov og vurdere om man klarer man å opprettholde standarden på kommunale bygninger. Næring og drift Agdenes kommune ønsker å være en støttespiller for etablering av ny virksomhet og utvikling av eksisterende næringsliv i kommunen. Kommunens kjerneoppgaver i næringsutviklingsarbeidet er knyttet til: rådgivning/bistand for etablerere tilrettelegging av næringsområder og forretningsområder utbygging av infrastruktur kommunalteknikk Hvordan lykkes kommunen som nærings-/utviklingsaktør? KOSTRA rapportering KOSTRA, kommune stat rapportering, er et nasjonalt informasjonssystem som gir styringsinformasjon om kommunal virksomhet. Informasjon om kommunale tjenester og ressursbruk på kommunens ulike tjenesteområder rapporteres og sammenstilles. Tallstørrelsene er offentlige og benyttes både av nasjonale og lokale beslutningstakere. Informasjonen er ment som styringsverktøy både for kommunene og staten som skal vurdere om nasjonale mål på ulike tjenesteområder nås. For at systemet skal fungere er det viktig at kommunene rapportere data på riktig måte. Når kostnadsutviklingen i kommunen skal vurderes og evt sammenlignes med andre kommuner er det viktig at tallstørrelsene stemmer. Fordelingen av administrative kostnader, støttetjenester mv. kan ha stor betydning for hvordan et tjenesteområde fremstår kostnadsmessig En forvaltningsrevisjon med utgangspunkt i KOSTRA rapporteringen kan være med på å bidra til at kommunen både kvalitetssikrer sin egen styringsinformasjon og at rapporteringen til statlige myndigheter blir så korrekt som mulig. 13

14 Avslutning Ovenstående utkast til plan for forvaltningsrevisjon inneholder flere temaområder enn hva det er ressurser for å gjennomføre i Trolig vil det kun være aktuelt å gjennomføre 1 av prosjektene i denne perioden. Kontrollutvalget setter likevel innfallsvinklene opp i planen, både for å tilkjennegi områder som kan være aktuelle for forvaltningsrevisjon, og for å ha prosjekter i reserve dersom det oppstår forhold som viser at de prosjektene som er høyest rangert likevel ikke er aktuelle for gjennomføring i Kommunens revisor er Revisjon Midt-Norge IKS. De vil stå for den praktiske utføringen av forvaltningsrevisjonene. Forvaltningsrevisjonen utføres i tråd med kommuneloven 78, forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner og RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon vedtatt av Norges Kommunerevisorforbund. 14

15 Bestilling av selskapskontroll Trønderenergi Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 004/13 Eva J. Bekkavik /193-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget bestiller selskapskontroll rettet mot Trønderenergi. Revisjon Midt-Norge IKS bes gjennomføre prosjektet i tråd med fremlagt prosjektskisse, med en ressursinnsats for Agdenes kommune anslått til 11 timer og levering innen Ved behov for større endringer i prosjektet gis kontrollutvalgets sekretariat fullmakt til å godkjenne disse innenfor angitt ressursramme. Vedlegg Prosjektskisse Trønderenergi Anslått ressursbehov med fordeling Trønderenergi Saksutredning Kontrollutvalget fattet i sak 29/12 følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker å delta i et eventuelt samarbeid om selskapskontroll med eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi. Sekretariatet bes om å utarbeide skisse til bestilling av et slikt prosjekt i samarbeid med andre aktuelle aktører. Vedtaket var basert på kommunestyrets 68/12 om plan for selskapskontroll , der eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi var gitt 2. prioritet. Igangsetting av dette prosjektet ble prioritert da prosjektet også hadde høy prioritet hos andre eierkommuner. Samtlige 13 kommuner i Konsek-samarbeidet som har eierandeler i Trønderenergi har gjort tilsvarende vedtak som dette. Disse har en eierandel på til sammen 54,85 %. I tillegg har kontrollkomiteen i Trondheim kommune (10 %) gitt sin tilslutning til igangsetting av slik kontroll. Kommunestyrene i Oppdal (3,25 %) og Holtålen (1,49 %) har uttrykt ønske om å delta, under visse forutsetninger. Eierkommuner på Fosen (til sammen 23,79 %) er innne i prosessen med å vurdere dette og fatte vedtak, men kontrollutvalgssekretariatet for Fosen har gitt positive tilbakemeldinger og vært innvolvert i prosessen med å utarbeide prosjektskissen. Med bakgrunn i kontrollutvalgets vedtak, og tilsvarende vedtak i andre eierkommuner, har Revisjon Midt-Norge IKS og Trondheim kommunerevisjon, i samarbeid med Konsek utarbeidet en prosjektskisse. I forslaget er det tatt høyde for de diskusjoner og ønsker som er registrert fra øvrige eiere så langt det har latt seg gjøre. Innretning på prosjektet Det er skissert en todelt innretning på prosjektet: 1. Eierstyring 2. Funksjonelt skille mellom monopol- og øvrig virksomhet. 15

16 Vurdering av kommunenes eierstyring er den lovpålagte delen av selskapskontrollen, og vurderes som svært sentral i denne sammenhengen. Etter som selskapet har en lang rekke kommuner som eiere vil det ikke være naturlig å gå i dybden på den enkelte kommunes eierstyring, men å vurdere dette på et noe overordnet nivå. Blant de sentrale problemstillingene er hvor tydelige målsettinger kommunene har, om forvaltningen er i tråd med retningslinjer for offentlig eierskap, om selskapets strategier er forankret i eierkommunene, hvorvidt selskapet tar det samfunnsansvar som forventes av et offentlig eid selskap og hvorvidt selskapets styringssystemer er tilstrekkelige. Et funksjonelt skille mellom monopol- og øvrig virksomhet, i dette tilfellet nettvirksomheten og konkurranseutsatt virksomhet (herunder blant annet kraftproduksjon, kraftsalg og bredbåndsvirksomhet). Dette er sentralt i energilovgivningen for å sikre at en monopolsituasjon ikke utnyttes til å skaffe seg fordeler i kraftmarkedet og dermed skape ineffektive markeder som kan skade forbrukernes interesser. NVE har kommet med alvorlig kritikk av selskapets praksis på dette området, og ilagt selskapet bot for lovbrudd. Sentrale problemstillinger skissert på dette området er om NVEs pålegg og anbefalinger er fulgt opp av selskapet, hvilken innsats selskapet gjør for å ivareta kravene til funksjonelt skille og nøytralitet og hvordan selskapet kan dokumentere at ikke nettselskapet feilbelastes kostnader som skulle vært dekket av øvrige deler av konsernet. Organsiering og ressurser I prosjektskissen anslås det et ressursbehov på timer til gjennomføring av prosjektet. Dette er en relativt omfattende ressursramme, men det legges opp til et omfattende prosjekt, der en lang rekke kommuner er innvolvert og med behov for koordinering mellom flere revisjonsenheter. Kontrollkomiteen i Trondheim kommune har signalisert en vilje til å bidra med en større andel av ressursene enn eierandelen skulle tilsi. Det forutsettes at øvrige kommuner som deltar dekker resterende ressursbehov proporsjonalt etter eierandel. For Agdenes kommune er dette anslått til 11 timer av en samlet ressurs til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll på 141 timer i Prosjektledelsen legges til Revisjon Midt-Norge IKS. Trondheim kommune deltar med ressurser i form av arbeidsinnsats fra Trondheim kommunerevisjon, mens øvrige kommuner deltar enten med kjøp av ressurser, egen arbeidsinnsats eller en kombinasjon av disse. Leveringsfrist er skissert til Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgssekretariatet anbefaler kontrollutvalget å vedta bestilling av prosjektet slik skissert i prosjektskissen. Utvalget må være oppmerksom på at det vil være noe mindre rom for hver enkelt kommunes kontrollutvalg til å påvirke gjennomføringen av prosjektet, men utvalget oppfordres til å komme med eventuelle innspill som vil bli vurdert av styringsgruppen for prosjektet. 16

17 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: Selskapskontroll i Trønderenergi 1. INNLEDNING Denne prosjektskissen er utarbeidet i samarbeid mellom Revisjon Midt-Norge IKS og Trondheim kommunerevisjon, med gode bidrag fra KonSek (Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS). Skissen danner grunnlag for bestillinger av selskapskontroll i Trønderenergi. Kontrollutvalgene inviteres på dette grunnlaget til å gi sin tilslutning til innretningen, eventuelt å komme med andre innspill til den. De skisserte problemstillingene er foreløpige, og har til hensikt å tegne en hovedretning for prosjektet. Problemstillingene vil med andre ord kunne bli gjenstand for endringer senere i planleggingsfasen, uten at det vil påvirke hovedretningen med prosjektet. 2. PROSJEKTETS FORMÅL Formålet med prosjektet er todelt: - Vurdere hvordan eierkommunene følger opp sitt ansvar som eiere av selskapet - Skaffe eierkommunene innsikt i konsernets virksomhet og styring, og hvordan konsernet følger opp de lovkrav som er stilt til det av offentlige myndigheter(særlig vedrørende krav til skille og nøytralitet for nettselskapet etter energiloven) 3. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET OG PROSJEKTETS AKTUALITET Bakgrunnen for prosjektet er at TrønderEnergi er et offentlig eid selskap av flere kommuner i Trøndelagsregionen, og det påhviler de kommunale kontrollutvalgene å påse at det utføres kontroll med kommunalt eide selskaper. Herunder påse at den som utøver eierinteressene i selskapet gjør dette i samsvar med de forventer og føringer som eierne har satt for selskapet. I tillegg kan selskapskontroll også omfatte forvaltningsrevisjon. Dette innebærer også kontroll av om selskapets økonomiske styring og måloppnåelse er i samsvar med eiernes forventinger og føringer, og om selskapet drives i samsvar med lover og regler for virksomheten. Konsernet TrønderEnergi består i dag av 11 selskap som er organisert i fire forretningsområder. Disse er forretningsområde a) Energi, b) Nett, c) Marked og d) IKT. 17 side 1 av 6

18 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: Forretningsområdet Nett drives ikke i konkurranse med andre aktører og er å anse som en monopolvirksomhet. Virksomheten er underlagt energiloven der det er krav om funksjonelt skille mellom nettvirksomheten og den øvrige delen av konsernet. Nettvirksomheten til TrønderEnergi har over kunder, og er underlagt særskilte krav til funksjonelt skille etter loven om produksjon, omforming, overføring, omsetning, fordeling og bruk av energi (energiloven, lov nr 50). Det forhold at selskapet ble ilagt en bot av tilsynsmyndighetene, NVE, på 1 million kroner for brudd på energiloven, aktualiserer også at selskapskontrollen gjennomføres som en utvidet kontroll, det vil si forvaltningsrevisjon. I følge tilsynsmyndighetene hadde selskapet i 2012 følgende avvik: 1. Brudd på kravet om funksjonelt skille knyttet til at konsernet ga stoppordre for MAFI-prosjektet. Konsernledelsen instruerte dermed nettselskapet til å ta avgjørelser som fremmet konsernets interesser og ikke nettselskapets interesser 2. Brudd på kravet om funksjonelt skille knyttet til avdeling Merke. Avdeling Merke hadde en uklar rolle i organisasjonen og har gitt konkrete innspill til informasjon fra nettselskapet til nettselskapets kunder. 3. TrønderEnergi Nett hadde brutt omsetningskonsesjonens vilkår 3.6, jf. forskriften om måling, avregning og samordnet opptreden ved kraftomsetning og fakturering av nettjenester. 4. TrønderEnergi Nett har brutt kravet til nettselskapets nøytralitet, ved samfakturering med enkelte kraftleverandører og at nettselskapet ikke tillater samfakturering med alle kraftleverandører. Tilsynsmyndighetene har vurdert bruddene til å omhandle tre ulike typer forhold: Krav til funksjonelt skille Krav til nettselskapets nøytralalitet Krav til rutiner og program for overvåking av nettselskapets nøytralitet Dette gir grunnlag for å undersøke nærmere hvilke tiltak selskapet har iverksatt for at virksomheten skal drives i tråd med energiloven og hvilke tiltak som iverksettes for å sikre at virksomheten også frem i tid er i tråd med gjeldende regelverket. De kommunene som har eierandeler i Trønderenergi, har på sin side et visst ansvar for oppfølging av selskapet. Prinsipper for god eierstyring tilsier at eierne har en klar og tydelig målsetting med sitt eierskap i selskapet. Videre er det sentralt at disse målsettingene ligger til grunn for hvordan eierkommunen 18 side 2 av 6

19 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: utøver sitt eierskap, og at eierrepresentantene er kjent med de styringssystemene som gjelder for den aktuelle selskapsformen. Eierutøvelsen skal skje i rette fora, formell generalforsamling og uformelle eiermøter, og ikke ved påvirkning av styremedlemmer. Offentlige eiere kan sies å ha et særlig ansvar for å påse at selskapet ivaretar sitt samfunnsansvar, og at selskapene har et bevisst forhold til etiske problemstillinger i driften. Dette er forhold vi vil belyse ved intervju med eierrepresentanter og selskapets ledelse, og gjennomgang av protokoller og dokumentasjon. Konsernet har også vært inne i en sterk ekspansjon på en rekke områder. Dette gjelder både i forhold til utvidelse av nettdelen av virksomheten og at man har bygd opp aktiviteten i nye virksomhetsområder. Et relevant spørsmål er om denne ekspansjonen er forankret hos eierne, og på hvilket beslutningsgrunnlag ekspansjonsstrategiene er vedtatt. Har eierkommunene tatt aktivt stilling til om de ønsker denne utviklingen for selskapet? Har ekspansjonen gått ut over selskapets avkastning, og er i så fall det i forståelse med eierne? Ved overtakelse av nettet er det blant annet for Trondheimregionen sagt at dette ikke skal føre til høyere nettleie, fordi selskapet med større nettmarkedet vil få syneregieffekter. Dette er svært viktig for kundene i Trondheimsregionen, og har fra politisk hold blitt framsatt som en forutsetning for ekspansjon og overtakelse av nett. Det er derfor interessant å belyse hvilke synergieffekter dette har gitt. Endelig er det sentralt å vurdere om Trønderenergi har etablert de nødvendige styringssystemene for å sikre at konsernets aktivitet er hensiktsmessig for å nå de kravene og forventningene eierne stiller til selskapet. 4. PROBLEMSTILLINGER Redegjørelsen over innebærer at prosjektet vil ha en todelt innretning. Den første delen retter seg i hovedsak mot eierne og eierstyringen. Den andre delen retter seg mot selskapet, og har som formål å redegjøre hvordan konsernet og nettselskapet ivaretar kravene til funksjonelt skille og nøytralitet etter energiloven. EIERSTYRING Følgende problemstillinger beskriver innretningen av den delen av undersøkelsen som retter seg mot eierstyringen. Problemstillingene vil kunne endres i løpet av prosjektfasen. 19 side 3 av 6

20 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - 1. Prosjekt: Trønderenergi Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: Har eierkommunene tydelige målsettinger med sitt eierskap i Trønderenergi? - 2. Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Avkastningskrav krav til lønnsomhet. Utøver eierkommunene sitt eierskap i tråd med aksjelovens prinsipper og øvrige prinsipper for godt eierskap? 3. Hvordan sørger eierne og selskapet for at virksomheten ivaretar sitt samfunnsansvar(etikk)? - Rettferdig konkurranse (bør et offentlig eid selskap bidra til å ivareta et velfungerende marked?) 4. Bidrar eierkommunene til å utvikle selskapets strategier, og har selskapets strategier reell forankring hos eierkommunene? 5. - Ekspansjon - (oppkjøp av nett) - Er beslutningsgrunnlaget godt nok? - Hvor ligger synergieffektene? - Konsekvenser for nåværende eiere Er det etablert styringssystemer som sikrer at konsernet aktivitet er hensiktsmessig i forhold til de krav og forventinger som er stilt til selskapet, og hvordan er etterlevelsen av disse? (økonomistyring, rapportering, internkontroll) SELSKAPET FUNKSJONELT SKILLE Følgende problemstillinger beskriver innretningen av den delen av undersøkelsen som retter seg mot selskapet. Problemstillingene vil kunne endres i løpet av prosjektfasen. 1. Hva gjør selskapet for å lukke de avvikene som NVE har påpekt.? 2. Hvordan sikrer selskapet seg fremover at kravene til funksjonelt skille og nøytralitet blir ivaretatt? 3. Hvordan kan selskapet dokumentere at nettselskapet ikke blir feilbelastet kostnader som berører andre deler av virksomheten? Hvordan fordeles felleskostnader? 20 side 4 av 6

21 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - 5. Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: AVGRENSNINGER Vi vil fokusere på utvalgte deler av TrønderEnergi sin virksomhet. Prosjektteamet vil foreta nærmere diskusjoner med tilsynsmyndighetene(nve) for å avklare hvilke utfordringer som eksisterer på området og hvilke områder som de mener kan være mest aktuelle at vi gjennomgår. Nærmere avgrensning av forvaltningsrevisjonen vil bli gjort i samarbeid med styringsgruppen for prosjektet. 6. RESSURSER, ORGANISERING OG FRAMDRIFT RESSURSER Selskapskontrollen vil ha et totalt ressursbehov på anslagsvis 1200 timer. Eierkommuner som vil delta i selskapskontrollen deltar med et timetall beregnet ut fra eierandelen i Trønderenergi (se fordeling i vedlegg). Det innebærer at bidragene blir fra én time til flere hundre timer. Trondheim kommune bidrar med sin andel ved personellressurser fra Trondheim kommunerevisjon. Kommuner som er del av KonSek -samarbeidet bidrar med sin andel ved timer fra Revisjon Midt-Norge IKS, på vanlig måte. Andre kommuner (i praksis fra Fosenregionen og fjellregionen) tilbys å bidra med: 1. kjøp av deres andel av totalressursen fra Revisjon Midt-Norge IKS 2. (for Fosen-kommunene) timer/personellressurser fra Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS eller Fosen kommunerevisjon IKS 3. (for Fosen-kommunene) en kombinasjon av disse alternativene PROSJEKTORGANISERING Prosjektet gjennomføres i samarbeid mellom Revisjon Midt-Norge IKS og Trondheim kommunerevisjon. Det kan også være aktuelt at revisjon eller sekretariat på Fosen bidrar ved utførelsen. Det vil avklares så snart Fosenkommunene tar stilling til sin deltagelse i prosjektet. Felles prosjektleder er Frode Singstad, Revisjon Midt-Norge IKS. Frode Singstad blir oppdragsansvarlig for kommunene i KonSek-samarbeidet og Fosenregionen og fjellregionen, og håndterer kontakten med disse kontrollutvalgene. Resten av prosjektgruppa blir satt sammen av ansatte i de deltagende selskapene. Det kan bli aktuelt å innhente ekstern kompetanse. 21 side 5 av 6

22 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: Prosjektgruppa rapporterer til en styringsgruppe, bestående av Per Olav Nilsen, Trondheim kommunerevisjon, Inge Storås, Revisjon Midt-Norge IKS og eventuelt ansatte fra Fosen revisjon. Per Olav Nilsen er leder av styringsgruppa. FRAMDRIFT Kontrollutvalgene skal i løpet av februar og mars fatte vedtak om bestilling. Prosjektgruppa vil ikke kontakte Trønderenergi og begynne datainnhenting før et tilstrekkelig antall kontrollutvalg har fattet slikt vedtak. Endelig rapport overleveres sekretariatene i løpet av året, senest side 6 av 6

23 Navn Trondheim kommunerevisjon Trondheim Kommune Ant aksjer Eierandel Innsats timer Innsats kroner % 10 % ,85 % 14,77 % 11,99 % 0,10 % 1,34 % 1,18 % 2,54 % 2,43 % 1,58 % 4,98 % 4,97 % 3,51 % 2,75 % 2,71 % Fosen revisjon Åfjord Kommune Ørland Kommune Rissa Kommune Bjugn Kommune Roan Kommune Osen Kommune ,79 % 4,27 % 2,79 % 8,93 % 5,73 % 1,05 % 1,02 % Revisjon Fjell Oppdal Kommune Holtålen Kommune ,74 % 3,25 % 1,49 % Nordmøre Energiverk AS Trønderenergi AS ,99 % 2,63 % Revisjon Midt-Norge Melhus Kommune Orkdal Kommune Klæbu Kommune Snillfjord Kommune Agdenes Kommune Hitra Kommune Skaun Kommune Selbu Kommune Hemne Kommune Meldal Kommune Midtre Gauldal Kommune Frøya Kommune Malvik Kommune Sum timer Anslått timebehov Timepris kr kr kr kr kr kr , , , , , , kr 3 kr 5.100, , kr , kr 850,00 23

24 Kontrollutvalgets årsmelding 2012 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 005/13 Eva J. Bekkavik 033, &14, 12/18-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til forslag til årsmelding 2012 og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding 2012 til orientering. Vedlegg Årsmelding 2012 Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat har utarbeidet forslag til årsmelding for kontrollutvalget i Agdenes kommune, der vi har oppsummert aktiviteten i kontrollutvalget i Kontrollutvalget vedtar sin endelige årsmelding på bakgrunn av utsendt administrativt forslag, samt eventuelle egne innspill i møtet den Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året, men for å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i kontrollutvalgets virksomhet, utarbeider kontrollutvalget sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Kommunestyret har til enhver tid, men kanskje særlig i tilknytning til behandlingen av årsmeldingen, anledning til å komme med synspunkter knyttet til kontrollarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret, administrasjonen, revisjonen og sekretariatet. Utvalget kan derigjennom bidra til en velfungerende forvaltning og tillit til kommunen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende årsmeldingen til kommunestyret til orientering. 24

25 ÅRSMELDING 2012 KONTROLLUTVALGET I AGDENES KOMMUNE 25

26 Innholdsfortegnelse Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalgets sammensetning i Reglement for kontrollutvalget Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Revisjon Økonomi... 5 Arbeid i utvalget Møter Saker Deltakelse i relevante fora... 7 Revisjon Regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Granskinger eller undersøkelser Selskapskontroll Påseansvar overfor revisjon Etisk standard Avslutning

27 1. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Alle kommuner og fylkeskommuner er pliktig til å velge et kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal minst bestå av tre medlemmer, der minst et av medlemmene utgår fra kommunestyret eller fylkestinget. Kommunestyret eller fylkestinget kan foreta nyvalg av kontrollutvalgets medlemmer, men da må hele utvalget velges på nytt. Kontrollutvalget skal ha sekretærbistand i sitt arbeid og kommunestyret skal i henhold til kommuneloven sørge for dette. 1.1 Kontrollutvalgets sammensetning i 2012 Frem til hadde kontrollutvalget følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer Sivert Arne Selvli Susanne Nilsen Per Arne Brevik Martin Vatn Johan Arne Selven Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem 1. Egil Øyangen 2. Mari Elin D. Sterten 3. Turid Braa 4. Nils Olav Eriksen 5. Roar Tangvik 1. Kenneth Handberg 2. Elin Berg 1. Lars Arne Landrø 2. Marie Westad Nilsen, Brevik, Selven Nilsen, Brevik, Selven Nilsen, Brevik, Selven Nilsen, Brevik, Selven Nilsen, Brevik, Selven Vatn Vatn Selvli Selvli Susanne Nilsen søkte om fritak fra vervet som medlem i kontrollutvalget pga. arbeid i Agdenes kommune. På kommunestyrets møte 16. mai 2012 i sak 35/12 ble nytt medlem av kontrollutvalg et valgt, og på kommunestyrets møte 27. juni 2012 i sak 52/12 ble ny nestleder valgt. Kontrollutvalget fikk etter dette følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer Sivert Arne Selvli Astrid Skretting Per Arne Brevik Martin Vatn Johan Arne Selven Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem 1. Egil Øyangen 2. Mari Elin D. Sterten 3. Turid Braa 4. Nils Olav Eriksen 5. Roar Tangvik 1. Kenneth Handberg 2. Elin Berg 1. Lars Arne Landrø 2. Marie Westad Skretting, Brevik, Selven Skretting, Brevik, Selven Skretting, Brevik, Selven Skretting, Brevik, Selven Skretting, Brevik, Selven Vatn Vatn Selvli Selvli Utvalget størrelse, sammensetning og representasjon i kommunestyret er i henhold til kravene i kommuneloven. I henhold til nye bestemmelser i kommuneloven skal minst ett av medlemmene utgå fra kommunestyret, dette kravet er oppfylt. 27

28 1.2 Reglement for kontrollutvalget Kommunestyret i Agdenes kommune vedtok retningslinjer for kontrollutvalget på sitt møte 07. september 2011 i sak 33/2011. Reglementet gir retningslinjer for sammensetning av utvalget, saksbehandling, ressurser og oppgaver, samt at det pekes på at kontrollutvalget skal arbeide for: å sikre god kvalitet i kommunens tjenester å sikre god produktivitet og effektiv ressursutnyttelse å ivareta innbyggernes rettssikkerhet i deres kontakt med den kommunale forvaltningen å sikre at politiske vedtak i Agdenes kommune følges opp. 1.3 Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalget er et lovpålagt organ, hvis mandat har grunnlag i kommunelovens bestemmelser om internt tilsyn og kontroll 77: 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 5. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommunelovens 77, og i forskrift om kontrollutvalg av , men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: Regnskapsrevisjon påse at kommunens regnskaper revideres på at betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, basert på en overordnet analyse, følger og rapporterer resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret. Gransking eller undersøkelser på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Selskapskontroll utarbeide plan for selskapskontroll og føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Valg av revisjonsordning kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. Budsjett utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen Innen disse rammene skal kontrollutvalget utøve tilsynsrollen på vegne av kommunestyret, for å bidra til god tjenestekvalitet, effektiv ressursutnyttelse og å sikre at politiske vedtak blir fulgt opp. 28

29 1.4 Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra KonSek Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og har siden da levert tjenester til Agdenes kommunes kontrollutvalg og kontrollutvalgene i 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Sekretariatet skriver saksframstillinger, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt vedtaksoppfølging. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap, og utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget Revisjon Agdenes kommune er medeier i og har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon MidtNorge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og leverer revisjonstjenester til Agdenes kommune og 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Selskapet utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen Økonomi For å utøve sin funksjon på en god måte har kontrollutvalget lagt vekt på å be kommunestyret om økonomiske rammer som muliggjør en god nok aktivitet. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Forslagene som er fremmet av kontrollutvalget har hvert år fått tilslutning fra kommunestyret, noe som oppfattes som en positiv tillitserklæring til kontrollutvalget. Kontrollutvalgets regnskap Artsgruppe Tekst Godtgjørelser og sosiale utgifter Driftsutgifter, kurs og reiser SUM DRIFTSUTGIFTER Regnskap Budsjett Kostnadene til kontrollutvalgets egen virksomhet, (godtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste, kurs, mv) er i tråd med budsjettet. Kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester Art 375 Regnskap Tekst Kjøp fra IKS SUM DRIFTSUTGIFTER Budsjett Kommunestyret vedtok et budsjett på kr ,- til revisjon og kr ,- til sekretariatstjenester for

30 2. Arbeid i utvalget 2.1 Møter Kontrollutvalget vedtok på sitt møte 8. mai 2012 i sak 12/12, om å holde sine møter for åpne dører. Kontrollutvalget i Agdenes kommune har i 2012 avholdt 4 møter og behandlet 33 saker. Fra og med valgperioden blir protokoller fra kontrollutvalgets møter oversendt kommunestyret som trykt referatsak. Kommunestyret får dermed løpende oversikt over virksomheten til kontrollutvalget. Utvalget har et ønske om å ha oppdatert informasjon om kommunens virksomhet, og samtidig gjøre egen funksjon mer kjent. Ved mange av kontrollutvalgets møter har det vært gitt orienteringer fra administrasjonen på forskjellige virksomhetsområder i kommunen. Informasjon fra de som jobber i kommunen og som kjenner forholdene best er vurdert som spesielt viktig for kontrollutvalget. På den måten har utvalget fått første hånds kunnskap og forutsetninger for å gjøre jobben de er satt til. Kontrollutvalget legger stor vekt på å være synlig og ha god kontakt med kommunens ledelse. Ordfører og/eller rådmann har deltatt på mange av utvalgets møter, noe kontrollutvalget oppfatter som en styrke i sitt arbeid. 2.2 Saker En stor del av kontrollutvalgets saksbehandling omfatter forhold de er pålagt å arbeide med, gjennom kravene i kommunelovens 77 og forskrift om kontrollutvalg. Hvilket fokus som velges i de ulike arbeidsoppgavene er det i stor grad opp til utvalget å definere selv. Kontrollutvalget kan etter anmodning fra kommunestyret, etter innspill fra innbyggere eller på eget initiativ ta opp forhold ved kommunens virksomhet, og som kan knyttes til utvalgets tilsynsarbeid. Som et ledd i en samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet Fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg, har kontrollutvalget i Agdenes kommune fått rapporter, som Fylkesmannen utarbeider etter tilsyn i kommunene, fremlagt som orienteringssaker. I desember 2012 har Fylkesmannen hatt tilsyn med elevenes psykososiale miljø på Lysheim og Lensvik skole. Rapport fra tilsynet er ikke ferdigstilt av fylkesmannen pr. medio februar 2012, tilsynsrapporten vil bli fremlagt for kontrollutvalget i Agdenes kommune deltar i et interkommunalt samarbeid innen barnevern med Orkdal, Skaun og Meldal kommuner, hvor Orkdal kommune utfører tjenesten på vegne av de andre tre kommunene. Det har vært omfattende negativ medieoppmerksomhet rundt utfordringer i barnevernet i Orkdal i slutten av Kontrollutvalget har derfor bedt rådmannen om en orientering på sitt møte i februar 2013, samt at utvalget har bedt kontrollutvalget i Orkdal kommune om å oversende informasjon ved en videre oppfølging av saken i Orkdal kommune. 30

31 2.3 Deltakelse i relevante fora Alle medlemmer i kontrollutvalget er invitert til bl.a. samlinger i regi av KonSek Midt-Norge IKS, NKRF og Forum for kontroll og tilsyn. For å holde seg oppdatert om informasjon som er aktuell for utvalgets oppgaveløsing deltar medlemmene på konferanser og samlinger, når det vurderes som relevant og mulig. Av faste arrangement utvalget har vært representert på i 2012 er: Forum for kontroll og tilsyn sin årlige fagkonferanse og årsmøte, juni 2012 i Trondheim Samling for kontrollutvalg i regi av KonSek Midt-Norge IKS, 7. november Et arrangement for kontrollutvalgene i de 15 kommunene KonSek er sekretariat for. Kontrollutvalget er medlem i forum for Kontroll og Tilsyn, og deltok på årsmøtet i Årsmøtet arrangeres i tilknytning til den nevnte konferansen. 3. Revisjon 3.1 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte,( ) Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 4 Kontrollutvalget behandler saker om regnskapsrevisjon på flere møter gjennom året. Det er etablert rutiner for orienteringer fra oppdragsansvarlig revisor i forbindelse med avleggelse av revisjonsberetning, informasjon om planlegging og status for finansiell revisjon og eventuelle områder det arbeides spesielt med. Kontrollutvalget har avgitt uttalelse til kommunens regnskap, uttalelsen er fremlagt for formannskapet og har inngått som beslutningsgrunnlag ved kommunestyrets behandling av kommunens regnskap for Kontrollutvalget hadde ingen merknader til regnskapet og anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 5 31

32 Kontrollutvalget skal utrede behovet for, planlegge og bestille forvaltningsrevisjoner i kommunen og resultatene fra arbeidet skal rapporteres til kommunestyret. Arbeidet med forvaltningsrevisjon har vært høyt prioritert ikontroll utvalget Kontrollutvalget bestilte en forvaltningsrevisjon med fokus på omdømme og omdømmebygging i Agdenes kommune på sitt møte i sak 11/2011. Ved bestilling av forvaltningsrevisjonen har utvalget lagt mye arbeid i å få innrettet bestillingen slik at fokus blir satt på de forhold utvalget mente var viktig. Ferdig rapport ble behandlet på kontrollutvalgets møte 8. mai Kommunestyret behandlet rapporten på sitt møte i sak 38/2012. Kommunestyret gjorde følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Omdømme og omdømmebygging til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av april Granskinger eller undersøkelser Kontrollutvalget kan på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Slike undersøkelser kan også føre til senere forvaltningsrevisjoner. Det har ikke vært gjennomført granskninger eller undersøkelser i Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 6 Kontrollutvalget har involvert seg i forarbeidet til ny plan for selskapskontroll som skal vedtas av kommunestyret innen utgangen av 2012 (jf. forskrift om kontrollutvalg). Det meste av forarbeidet ble utført i 2011, men forslag til Plan for selskapskontroll ble vedtatt av kontrollutvalget i sak 20/12 på utvalgets møte 9. oktober Plan for selskapskontroll for ble vedtatt av kommunestyret i sak 68/12. Det er lagt opp til at plan for selskapskontroll rulleres 2 ganger i valgperioden, slik at kommunestyret får større muligheter til å gi signaler og dermed påvirke prioriteringer som gjøres. En forutsetning for å kunne føre kontroll med om kommunens formål med eierskap blir ivaretatt, er at dette er tilstrekkelig klarlagt fra kommunen sin side. I tillegg er det nødvendig for å føre kontroll med måten eierskapet forvaltes på, at rutiner for eierstyring er skriftlig nedfelt. 32

33 Eierskapsmelding Kommunalt eierskap - Generelle strategier og rapporteringsinstrukser for selskaper med Agdenes kommune som medeier.. og Eierskapsstrategier for HAMOS Forvaltning IKS ble vedtatt på kommunestyremøte den i sak 44/ Påseansvar overfor revisjon Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 3 Det er i forskriftene gitt en del bestemmelser om formelle krav som skal stilles til valgt revisor, herunder krav til utdanning, vandel, uavhengighet og objektivitet. Disse forholdene hviler det et ansvar på revisor å dokumentere, og det er etablert rutiner for at dette skjer. Det som oppleves som en større utfordring er å følge med på at innholdet i revisjonsarbeidet skjer på en tilfredsstillende måte, og finne gode ordninger for hvordan utvalget løpende kan være oppdatert og ha en trygghet for at revisjonsordningen er tilfredsstillende. Fra januar 2011 har Revisjon Midt-Norge IKS inngått årlige avtaler med hver kommunes/fylkeskommunens kontrollutvalg, for henholdsvis regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Avtalene spesifiserer ressurser, rammer for samarbeidet og kommunikasjon mellom revisjonsselskap og kontrollutvalg. Avtalene stedfester også hvilke dokumenter som skal framlegges for kontrollutvalget. Dette er forhold som har stor betydning for kontrollutvalgets mulighet til å ha tilstrekelig informasjon om hvordan revisjonsordningen fungerer, og dermed for kontrollutvalgets oppfølging av sitt påse-ansvar. For å følge opp sitt ansvar slik det framgår av formelle krav i forskriftene og i de omtalte avtalene har kontrollutvalget lagt vekt på en god dialog med revisor, og informasjon om det løpende revisjonsarbeidet og enkeltprosjekter. For regnskapsrevisjon er det innarbeidet rutine med at oppdragsansvarlig revisor orienterer på noen møter, for å gi informasjon om planer, status i arbeidet og områder det arbeides spesielt med. For forvaltningsrevisjon foregår dialogen i hovedsak knyttet til prosjekter og til forberedelser til planer for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget har lagt stor vekt på at kommunikasjon med revisor må bidra til at undersøkelsene får det fokus utvalget ønsker. Utover planlegging og framleggelse av prosjektrapporter deltar forvaltningsrevisor i møter på forespørsel fra utvalget. Kontrollutvalget mener å ha funnet gode samarbeidsordninger og etablert rutiner som setter dem i stand til å ha nødvendig informasjon om revisjonsarbeidet til å ha trygghet for at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. 33

34 5. Etisk standard I juni 2009 ble kommuneloven endret og 1, Lovens formål, fikk tillagt en ny setning: Loven skal også legge til rette for en tillitskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. Endringen trådte i kraft 1. juli Forvaltningsrevisjon med fokus på etiske problemstillinger har ikke vært et prioritert fokusområde i Agdenes kommunes etiske retningslinjer ble vedtatt av kommunestyret i sak 68/2008. Kontrollutvalget har ikke behandlet egne saker knyttet til kommunens etiske standard. 6. Avslutning I tillegg til en oppsummering av årets virksomhet anser kontrollutvalget årsmeldingen som et dokument for å informere om utvalget og dets virksomhet. Kontrollutvalgets saker ligger åpent på sekretariatets hjemmesider: /Kontrollutvalgene/Agdenes. Målet om å være uavhengig i sitt arbeide anser kontrollutvalget at de har ivaretatt på en god måte. I utvalgsmøtene er det tilsynsperspektivet som styrer diskusjoner og vedtak, mens partipolitiske hensyn legges tilbake. Sakene som er behandlet i utvalget bærer ikke preg av å være politiske omkamper eller ha partipolitiske agendaer. Utvalget har vært bevisst på problemstillinger knyttet til uavhengigheten og satt denne høyt i sitt arbeid. Kontrollutvalgets arbeid krever at medlemmene er aktive og setter seg inn i til dels kompliserte saker som kan favne hele virksomhetsområdet som Agdenes kommune er beskjeftiget med. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret og administrasjonen i Agdenes kommune. Utvalget takker for samarbeidet som har vært i året som har gått og ser frem til et nært og godt samarbeid i året som kommer. På denne måten kan kontrollutvalget på sin måte bidra til en velfungerende forvaltning og størst mulig tillit til kommunen, til beste for kommunen og den enkelte innbygger i Agdenes kommune. Lensvik Sivert Arne Selvli Kontrollutvalgets leder 34

35 Orientering om brukerundersøkelse for Konsek Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 006/13 Eva J. Bekkavik / Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg Rapport omdømmeundersøkelse KonSek Saksutredning Som ledd i strategiarbeidet for Konsek har Norfakta gjennomført en omdømme- og brukerundersøkelse blant nåværende og tidligere kontrollutvalgsmedlemmer, ordførere og rådmenn hos selskapets kunder. Fokus har vært på omdømme og utførelsen av oppdraget som sekretariat. Undersøkelsen ble gjennomført som en elektronisk spørreskjemaundersøkelse i november og desember Av totalt 146 utsendte skjema kom det inn 90 svar, noe som utgjør en svarprosent på 62. Deltagelsen var høyest blant nåværende kontrollutvalgsmedlemmer og kontrollutvalgsledere med henholdsvis 78 og 80 %, noe lavere hos tidligere medlemmer og ledere (40 og 43 %) og hos ordførere og rådmenn (60 og 40 %). Særlig blant rådmenn er antallet besvarelser så lavt, totalt 6, at det er vanskelig å trekke generelle konklusjoner ut fra tallene. Tilsvarende er det bare 3 respondenter som utgjør tidligere kontrollutvalgsledere, så det gir også liten mening å analysere denne gruppen alene. Hovedinntrykket av undersøkelsen er at de spurte er svært positivt innstillt til Konsek. Med unntak av en person svarer alle nåværende og tidligere kontrollutvalgsledere og kontrollutvalgsmedlemmer, i tillegg til ordførere overveiende positivt på de aller fleste spørsmål. Blant rådmenn er inntrykket ikke like entydig positivt. Her må det imidlertid understrekes at det bare er 6 respondenter, derav 4 er klart positive og 2 skiller seg ut som generelt noe mer kritiske, noe som gir stort utslag på de enkelte faktorer. 35

36 Samlet tilfredshet med Konsek (i prosent) Norfakta rapporterer at det er uvanlig at flere respondenter svarer meget fornøyd enn ganske fornøyd, så dette må anses å være svært gode tall. Omdømme For å måle omdømme har det blitt stilt 15 spørsmål. Enkelte av disse sammenfaller direkte med punkter i Konseks handlingsplan det har vært interessant å måle, mens enkelte er basert på det vi ellers anser som essensielt i arbeidet. Alle grupper har fått alle spørsmål, med unntak av spørsmål som går direkte på vervet som leder av kontrollutvalget, rådmann og ordfører. 36

37 Omdømmefaktorer (tall i prosent). Hovedinntrykket er svært positivt. I følge Norfakta scorer Konsek uvanlig høyt for denne type spørsmål. Fire områder skiller seg ut som ikke like positive som de andre, men også her gis det en svært høy score. Det første området er spørsmålet om Konsek er godt kjent blant politikere og ansatte i kommunene. Her er det bare 30 % som sier de er helt enig, resultatet er mer positivt enn sekretariatet på forhånd hadde forventet seg. Det andre området som skiller seg ut er om Konsek bidrar til effektiv drift i tråd med regelverk og det tredje om Konsek bidrar til å hindre uønskede hendelser for enkeltinnbyggere. Dette kan henge sammen med at Konseks bidrag i disse sammenhengene nok kan være litt vaskelig å fastslå. I tillegg kan det spille inn at å ivareta enkeltinnbyggerens rettssikkerhet i utgangspunktet ligger til andre organer enn kontrollutvalget. Det siste området er kontakten med rådmannen (spørsmålet er kun stilt til rådmenn). Her er det som kjent få respondenter, og to som utmerker seg som mer kritiske (utgjør 33 %). Disse trekker ned helhetsinntrykket, men man kan merke seg at de ikke sier seg direkte uenig, selv om de ikke gir et bekreftende positivt svar. 37

38 På spørsmålet om Konsek er et ledende fagmiljø nasjonalt er det naturlig nok en stor andel vet ikke -svar, da det er en stor andel av respondentene som ikke har noen forutsetning til å vite noe om dette. Blant de som har svart er imidlertid inntrykket svært positivt også der. Tilfredshet med Konseks arbeid Det er i tillegg stilt 12 spørsmål som går mer direkte på Konseks arbeidsoppgaver og hvordan disse utføres. Inntrykket her er tilsvarende positivt som i den første seksjonen, og det er ikke unaturlig at de henger sammen. Det er gjennomgående kun ett kontrollutvalgsmedlem og to rådmenn som er direkte negative på noen av punktene. Tilfredshet med Konseks arbeid, enkeltelementer og totalt (tall i prosent) Av oversikten over ser vi at tilfredsheten jevnt over er veldig god, men at utarbeidelsen av planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll utpeker seg som områder der tilfredsheten er noe lavere. Fortsatt er imidlertid ca. 90 % også her ganske eller meget fornøyd. 38

39 Også på området bruk av elektroniske sakspapirer er vurderingene mer positive enn sekretariatet på forhånd hadde forventet. Dette kan kanskje tolkes dit hen at kundene heller tilskriver eventuelle problemer til egen innsats enn til Konsek. Norfakta har pekt ut to variabler som gir størst utslag i kundetilfredshet, altså de faktorene som er mest avgjørende for fornøyde kunder. Dette er oppfølgingen av vedtak i kontrollutvalget og lesbarhet og språk i sakspapirer. Norfaktas modell anslår at ca. 81 % av variasjonen i tilfredshet kan forklares gjennom variasjonen i disse to faktorene. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet vil benytte resultatene fra undersøkelsen videre i strategiarbeidet i selskapet, og i kontinuerlig forbedringsarbeid overfor kontrollutvalgene som kunder. Sekretariatet imøtekommer gjerne ytterligere innspill fra kontrollutvalgets medlemmer i møtet. 39

40 OMDØMMEUNDERSØKELSE GJENNOMFØRT GJENNOMFØRT AVAV 40

41 OM UNDERSØKELSEN BAKGRUNN Kontrollutvalgssekretariatet for Midt-Norge IKS (KonSek) er et interkommunalt selskap som ivaretar sekretariatsfunksjonen til kontrollutvalgene i 14 kommuner i Sør-Trøndelag, samt i Sør-Trøndelag fylkeskommune. Følgende arbeidsoppgaver er sakset fra KonSek sine hjemmesider: - Ivareta praktiske sekretariatsfunksjoner - Forberede saker til behandling i kontrollutvalgene - Oppfølging av vedtak i kommunestyre/fylkesting - Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll - Utrede bestillingsbehov, iverksette bestillinger og følge opp oppdrag - Bistå i valg av revisjonsordning KonSek har besluttet å gjennomføre en undersøkelse blant sine kunder med ønske om å måle kundetilfredshet og evt. innspill på forbedringspotensial på ulike områder. I den forbindelse ble Norfakta Markedsanalyse AS valgt som utfører av undersøkelsen. METODE Datainnsamlingen ble gjennomført med web-intervju, ved at vi sendte en e-post med lenke til undersøkelsen til hver enkelt på respondentlisten vi mottok fra KonSek. Norfakta har gjennomført 3 elektroniske purringer i form av e-post til respondenter vi ikke har registrert respons fra. I tillegg har også KonSek foretatt egne påminnelser til enkelte respondenter. For å sikre god svarrespons på undersøkelsen ble det sendt en informasjons e-post fra KonSek om at de ville motta en e-post fra Norfakta. GJENNOMFØRING Datainnsamlingen ble gjennomført i perioden uke i november/desember Undersøkelsen ble sendt ut tirsdag 20. november og avsluttet fredag 7. desember. Ansvarlig for undersøkelsen i Norfakta Markedsanalyse AS er Jarle Gulbrandsen 41

42 OM UNDERSØKELSEN UTVALG OG RESPONS Norfakta mottok et register med 146 respondenter påført e-postadresse fra KonSek. Tabellene under viser brutto antall vi sendte ut og antall svar innen hver gruppe av respondenter: KU-medlem KU-leder Eks. KUmedlem Eks. KUleder Ordfører Rådmann Totalt Brutto Antall svar Svarrespons (%) Totalt sett er en svarrespons på 62% en normalt god respons på en slik undersøkelse. Responsen fra KU-medlemmer og KU-ledere er meget god, mens responsen fra ordførere og rådmenn er lavere enn forventet. Responsen fra tidligere KU-medlemmer og tidligere KU-ledere er på linje med det som var forventet. 42

43 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK % base n=90 Helt uenig Noe uenig Verken eller 0% Noe enig 10 % Godt kjent blant politikere og ansatte % 30 % Helt enig 40 % % Vet ikke 60 % 70 % 37 God dialog KonSek og KU-leder % % 100 % 7 93 God dialog KonSek og rådmann 0 33 God dialog KonSek og ordfører Bidrar til info\rammebet.\arb.forhold Bidrar til god rev.ordning Bidrar til eff. drift ift regelverk Hindrer uønskede hendelser ift innb Bidrar godt til å følge opp forv.rev Bidrar til god oppf. av regn.rev Har god fagkomp Ledende fagmiljø Godt oppdatert på min kommune Bidrar til god oppf. av sel.kontroll 012 Bidrar til å gjøre KU bedre Det dominerende inntrykket er at de spurte i denne undersøkelsen er svært positivt innstilt til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. Den aller beste skåren på disse omdømmeelementene er vurderingen av dialogen mellom KonSek og KU-leder. Det er grunn til å understreke at det kun er 3 respondenter som er grunnlag. 39% av respondentene har ikke tatt stilling til utsagnet om at KonSek er et ledende fagmiljø i Norge som tiltrekker seg motiverte og kompetente medarbeidere. Men blant de som svarer er det positive tilbakemeldinger. Utsagnet som flest er uenig i er at KonSek bidrar til at uønskede hendelser ikke oppstår eller fører til urimelig konsekvenser for den enkelte innbygger. Det er også 4 respondenter som uenig i at KonSek bidrar til at kommunen driver sin virksomhet effektivt og målrettet i tråd med regelverk og vedtak.

44 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Godt kjent blant politikere og ansatte Totalt 74 KU-medlem 73 KU-leder Eks. KU-medlem 100 Nåværende KU-ledere er de som i minst grad er enige i at KonSek er godt kjent blant politikere og administrativt ansatte Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

45 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=15 (KU-ledere) God dialog KonSek og KU-leder Totalt KU-medlem 98 Både nåværende og tidligere KU-ledere er skjønt enige i at det er en god dialog mellom KonSek og KU-leder. 0 KU-leder Eks. KU-medlem Eks. KU-leder 100 Ordfører 0 Rådmann 0 45

46 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Bidrar til info\rammebet.\arb.forhold Totalt KU-medlem De fleste målgruppene er godt fornøyd med hva KonSek bidrar med når det gjelder tilfredsstillende informasjonstilfang, rammebetingelser og arbeidsforhold. Rådmenn er imidlertid betydelig mer avmålt enn de andre målgruppene. 90 KU-leder 94 Eks. KU-medlem 91 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

47 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Bidrar til god rev.ordning Totalt KU-medlem Det er stor enighet i fleste målgruppene om at KonSek bidrar til at kommunene har en velfungerende revisjonsordning. Imidlertid er rådmenn som målgruppe igjen lagt mer avmålt på dette elementet. 91 KU-leder 93 Eks. KU-medlem 91 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

48 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Bidrar til eff. drift ift regelverk Totalt KU-medlem 80 KU-leder 81 Eks. KU-medlem Det er tilfredsstillende enighet i de fleste målgruppene om at KonSek bidrar til at kommunene driver sin virksomhet effektivt og i tråd med regelverk og vedtak. Imidlertid er ikke rådmenn særlig enige i dette utsagnet. 86 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

49 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Hindrer uønskede hendelser ift innb Totalt KU-medlem Det er også her tilfredsstillende enighet i fleste målgruppene om at KonSek bidrar til at uønskede hendelser ikke oppstår eller fører til urimelige konsekvenser for den enkelte innbygger. Imidlertid er heller ikke rådmenn særlig enige i dette utsagnet. 74 KU-leder 78 Eks. KU-medlem 83 Eks. KU-leder 83 Ordfører Rådmann

50 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Bidrar godt til å følge opp forv.rev Totalt KU-medlem Det er bred enighet i fleste målgruppene om at KonSek bidrar til at KU kan følge opp forvaltningsrevisjonen på en god måte. Igjen ser vi at rådmenn avviker fra de andre målgruppene. 91 KU-leder 94 Eks. KU-medlem 93 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

51 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Bidrar til god oppf. av sel.kontroll Totalt KU-medlem 93 KU-leder 93 Eks. KU-medlem 92 Eks. KU-leder 92 Ordfører Rådmann Det er også meget bred enighet i fleste målgruppene om at KonSek bidrar til at KU kan følge opp selskapskontrollen på en god måte. Atter igjen ser vi at rådmenn avviker fra de andre målgruppene.

52 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Har god fagkomp Totalt KU-medlem Det er også meget bred enighet i fleste målgruppene om at KonSek har god fagkompetanse på relevante lover og regelverk. Atter igjen ser vi at rådmenn avviker fra de andre målgruppene. 92 KU-leder 94 Eks. KU-medlem 96 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

53 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Ledende fagmiljø Totalt 84 KU-medlem Det er tilfredsstillende enighet i fleste målgruppene om at KonSek er et ledende fagmiljø i Norge som tiltrekker seg motiverte og kompetente medarbeidere. Atter igjen ser vi at rådmenn avviker svært mye fra de andre målgruppene. 80 KU-leder 92 Eks. KU-medlem 90 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

54 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Godt oppdatert på min kommune Totalt KU-medlem 89 KU-leder 90 Eks. KU-medlem 83 Eks. KU-leder 92 Ordfører Rådmann De fleste målgruppene mener at KonSek i rimelig stor grad er oppdatert på det som skjer i den enkelte kommune. På dette punktet er også rådmennene avvikende fra de andre målgruppene, men i mindre grad enn for de andre omdømmeelementene vi har sett på så langt.

55 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Bidrar til å gjøre KU bedre Totalt KU-medlem Om vi ser bort fra et par rådmenn og et par KU-medlemmer, er stort sett alle i denne undersøkelsen helt eller delvis enige i at KonSek bidrar til å gjøre KU bedre. 92 KU-leder 94 Eks. KU-medlem 95 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

56 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER OG TOTALT % base n=90 Meget misfornøyd Ganske misfornøyd Verken eller Ganske fornøyd Meget fornøyd Vet ikke 0% 10 % Punktlighet ved utsending 103 Punktlighet ved tilbakemeld. 102 Grundighet i saksforbered % 30 % % 70 % Utarb. av plan for selsk.kontr Utarb. av plan for forv.rev Det årlige fagseminaret % Opplæring av medl. i KU % 3 27 Bruk av elektr. sakspapirer % 69 Fagkomp. innen komm. sektor 10 7 KTI KonSek % 69 Lesbarhet og språk Oppfølging av vedtak i KU % % av de spurte er meget eller ganske fornøyd med KonSek totalt sett. Dette er en svært gode tall og er et nivå som vi svært sjelden registrerer. Det årlige fagseminaret er elementet som oppnår lavest vurdering.

57 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Punktlighet ved utsending Totalt 91 KU-medlem 90 KU-leder De som har besvart på denne undersøkelsen er svært godt fornøyde med KonSek når det gjelder punktlighet i forhold til utsending av saksdokumenter. En skåre på 91 bekrefter dette. På samme måte som for omdømmeelementene er rådmenn mer avdempet enn de andre. 96 Eks. KU-medlem 91 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

58 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Punktlighet ved tilbakemeld Totalt 91 KU-medlem 91 KU-leder 98 Eks. KU-medlem 88 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann De som har besvart på denne undersøkelsen er også svært godt fornøyde med KonSek når det gjelder punktlighet i forhold til tilbakemeldinger/svar på henvendelser. Også her er rådmenn mer avdempet, men i mindre grad enn på en del andre elementer.

59 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Grundighet i saksforbered Totalt 91 KU-medlem 90 KU-leder Også her er kundene svært godt fornøyde med KonSek når det gjelder grundighet i saksforberedelser. Her er rådmenn betydelig mindre tilfredse enn gjennomsnittet. 96 Eks. KU-medlem 93 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

60 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Lesbarhet og språk Totalt 86 KU-medlem 85 KU-leder 85 Respondentene er godt fornøyde med lesbarheten og språket i saksdokumentene som KonSek utarbeider. Også her er rådmenn betydelig mindre tilfredse enn gjennomsnittet. Eks. KU-medlem 93 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

61 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Fagkomp. innen komm. sektor Totalt KU-medlem 88 KU-leder 95 Eks. KU-medlem 95 Eks. KU-leder 92 Ordfører Rådmann Respondentene vurderer KonSeks fagkompetanse innen tilsyn med kommunal sektor og kommunal forvaltning som meget god. Men også her er rådmenn betydelig mindre tilfredse enn gjennomsnittet.

62 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Utarb. av plan for forv.rev Totalt 84 KU-medlem Respondentene er godt fornøyde med prosessen med utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon. Men som på alle elementer er rådmenn betydelig mindre tilfredse enn gjennomsnittet. 85 KU-leder 88 Eks. KU-medlem 86 Eks. KU-leder 92 Ordfører Rådmann

63 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Utarb. av plan for selsk.kontr Totalt KU-medlem 86 KU-leder 90 Eks. KU-medlem 88 Eks. KU-leder 92 Ordfører Rådmann Respondentene er godt fornøyde med prosessen med utarbeidelse av plan for selskapskontroll. Men som på alle elementer er rådmenn betydelig mindre tilfredse enn gjennomsnittet.

64 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Oppfølging av vedtak i KU Totalt 90 KU-medlem 90 KU-leder Respondentene er svært godt fornøyde med prosessen KonSeks oppfølging av vedtak i KU. På dette elementet er rådmenn også mindre tilfredse enn gjennomsnittet, men i langt mindre grad enn på mange av de andre elementene. 96 Eks. KU-medlem 93 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann

65 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Bruk av elektr. sakspapirer Totalt 87 KU-medlem 87 KU-leder 100 Respondentene er godt fornøyde med KonSeks bruk av elektroniske sakspapirer. På dette punktet er rådmenn nesten på linje med gjennomsnittet! 85 Eks. KU-medlem 90 Eks. KU-leder 83 Ordfører 89 Rådmann 85 65

66 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Opplæring av medl. i KU Totalt KU-medlem 86 KU-leder 85 Eks. KU-medlem 86 Eks. KU-leder 83 Ordfører Rådmann Respondentene er rimelig fornøyde med KonSeks opplæring av medlemmer i KU. Svarfordelingen gir likevel grunn til å kanskje revidere planen for opplæringen. Ordførere og rådmenn har i liten grad besvart dette spørsmålet.

67 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=75 (ikke rådmenn og ordførere) Det årlige fagseminaret 0 Totalt KU-medlem 80 KU-leder 81 Eks. KU-medlem 120 I forhold til mange av de andre elementene i denne undersøkelsen er respondentene kun moderat fornøyde med det årlige fagseminaret. Kanskje det er på tide med en revisjon også på dette punktet. 88 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann 67

68 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TOTAL TILFREDSHET MED KONSEK %, base n=90 0 Meget misfornøyd Totalt KU-medlem KU-leder Eks. KU-medlem Eks. KU-leder Ordfører 1 Ganske misfornøyd Rådmann Verken eller Ganske fornøyd Meget fornøyd Totalt setter er dette svært gode resultater for KonSek. Det vanlige bildet er at det er flere respondenter på ganske fornøyd enn på meget fornøyd. I dette tilfellet er det omvendt. Totalt sett er det ett KU-medlem som har svart meget misfornøyd på dette spørsmålet. I tillegg er det en rådmann som har svart ganske misfornøyd på spørsmålet.

69 Kundetilfredshet Kundetilfredshet -- regresjonsanalyseregresjonsana Kundetilfredshet regresjonsanalyse Før vi presenterer regresjonsmodellen - som identifiserer hvilke områder som har størst betydning for kundenes totale tilfredshet - skal vi forklare noen begreper som brukes i denne sammenheng. R2 (modellens forklaringskraft) Dette er en indikator på hvor mye de uavhengige variablene (som «priser», «service» etc.) forklarer av variasjonen i den avhengige variabelen (tilfredshet totalt). Hvis R2eksempelvis er lik 0,65 betyr dette at de uavhengige variablene til sammen forklarer 65% av variasjonen i den avhengige variabelen. Dette betyr igjen at omlag 35% av variasjonen i den avhengige variabelen forklares av andre faktorer (variabler) enn de som inngår i undersøkelsen (modellen). Med andre ord: en modell med en forklaringskraft på 0,65 viser at det er andre faktorer, i tillegg til de som inngår i modellen, som også forklarer hva som bestemmer (eller innvirker på) kundenes totale tilfredshet - i og med at de ulike faktorene i modellen forklarer i underkant av halvparten av kundenes totale tilfredshet med selskapet. Stigningstall (b-koeffisient) Forklarer den enkelte uavhengige variabels innvirkning på den avhengige variabelen i modellen - forutsatt at de andre uavhengige variablene i modellen holdes konstant. Med andre ord: Hvis tilfredshetsskåren på en uavhengig variabel øker med 1 poeng, øker tilfredshetsskåren totalt tilsvarende stigningstallets verdi. 69

70 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK TOTAL TILFREDSHET, Base n=90 Oppfølging av vedtak i KU KTI=90 0,64 KTI=92 Total KTI 0,36 Denne kjøringen viser at det er oppfølging av vedtak i KU som er den viktigste driveren til fortsatt god kundetilfredshet med KonSek. Kjøringen viser også at å sette fokus på lesbarhet og språk i saksdokumentene er hensiktsmessig for KonSek. Lesbarhet og språk KTI=86 70 Modellestyrke: 81

71 Referatsaker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 007/13 Eva J. Bekkavik 033, &17 12/182-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg einfo Lov- og forskriftsendringer for styrket egenkontroll Fylkesmannen i Østfold - Ulovlig valg av Kontrollutvalg Må anmelde korrupsjon Korrupsjonsdommer i Norge En av seks fikk varsel om korrupsjon Åpne møter i kontrollutvalg og kommunale foretak Ikke tvang mot kontrollutvalgene Klager på IKS må behandles av kommunen Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. I desember 2012 ble det fastsatt en rekke lov- og forskriftsendringer med relevans for egenkontrollen i kommunal sektor. 2. Lovlighetskontroll av Halden kommunestyret sitt vedtak vedr. fritak fra verv og nyvalg av kontrollutvalg. 3. Norges Kommunerevisorforbund sitt innlegg i Kommunal Rapport nr. 2 den 24. januar Transparency International Norge har oppdatert sin samling over korrupsjonsdommer Samlingen finnes på følgende nettadresse: prosent av kontrollutvalgslederne som deltar på en konferanse på Gardermoen, har fått varsel om mulige korrupsjonssaker de siste to årene. 6. Fra 1. juli 2013 skal det være åpne møter i kontrollutvalg og kommunale foretak. 7. Kommunaldepartementet har ingen planer om å lovfeste regler om at lederen av kontrollutvalget må komme fra mindretallet. 8. Styret i et interkommunalt selskap kan ikke være klageinstans for vedtak fattet av selskapet, fastslår Kommunaldepartementet. Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker 71

72 einfo 13/1 Lov- og forskriftsendringer for styrket egenkontroll Rett før jul ble det fastsatt en rekke lov- og forskriftsendringer med relevans for egenkontrollen i kommunal sektor. Endringene er i hovedsak en oppfølging av rapporten «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane» fra desember 2009, jf. einfo 09/25. Endringene var på høring (forslag til endringar i kommunelova og enkelte andre lover (eigenkontrollen i kommunane m.m)) i NKRFs høringsuttalelse av 11. september 2011 omhandlet også ulike forhold som KRD ikke hadde fulgt opp. I pkt. 1 nedenfor følger en tematisk gjennomgang av lovendringene (i kursiv) med utfyllende kommentarer ( innrykket). Forskriftsendringene (i kursiv) blir gjennomgått og kommentert (innrykket) i pkt Lovendringer I tillegg til kommuneloven berører de omtalte endringene IKS-loven og hvitvaskingsloven. De ble vedtatt av Stortinget 11. desember 2012 (lovvedtak 33 ( )). Endringene i kommuneloven 50 nr. 1 andre punktum og IKS-loven 22 andre ledd andre punktum trer i kraft fra 1. januar For de øvrige endringene er det foreløpig ikke bestemt noe tidspunkt for ikrafttredelse. 1.1 Kommunelovens bestemmelser om kontrollutvalg 17 nr. 2 tredje punktum skal lyde: Når det er avgjort at valg som nevnt i første og annet punktum er gyldige, foretas valg av formannskap eller fylkesutvalg, ordfører eller fylkesordfører, varaordførere og kontrollutvalg for den nye valgperioden. Endringen innebærer et krav om at kommunestyret må velge kontrollutvalget på sitt konstituerende møte (jf. tilråding 1). 17 nr. 3 første punktum skal lyde: Kommunestyre og fylkesting, formannskap, fylkesutvalg og kontrollutvalg trer i funksjon fra det konstituerende møte. Endringen slår fast at det nyvalgte kontrollutvalget trer i funksjon fra det konstituerende møtet i kommunestyret (jf. tilråding 1). 77 nr. 2 skal lyde: Utelukket fra valg er ordfører, fylkesordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formannskap og fylkesutvalg, medlem og varamedlem av kommunal eller fylkeskommunal nemnd med beslutningsmyndighet, medlem av kommuneråd eller fylkesråd, medlem og varamedlem av kommunestyrekomité og fylkestingskomité etter 10 a og ansatte i kommunen eller fylkeskommunen. Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Postboks 1417 Vika 0115 OSLO Besøksadresse: Munkedamsveien 3B, 3. etg. Telefon: E-post: post@nkrf.no 72 Web: Org.nr.: Kontonr.:

73 Endringen innebærer ikke et nytt unntak fra valg til kontrollutvalget, jf. koml. 10 a nr. 2. Tilføyelsen er pedagogisk motivert og medfører at alle unntakene for valg til kontrollutvalget nå er samlet i én bestemmelse i kommuneloven (jf. tilråding 6). 77 nr. 8 blir oppheva. Nåværende nr. 9 til nr. 11 blir nr. 8 til nr. 10. (8. Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 31 nr. 3 siste punktum gjelder tilsvarende.) Endringer medfører at møtene i kontrollutvalget som hovedregel blir åpne, og at kommunelovens saksbehandlingsregler for folkevalgte organer i kap. 6 også blir gjeldende for kontrollutvalget (jf. tilråding 8). 1.2 Kommunelovens økonomibestemmelser 48 nr. 5 andre punktum skal lyde: Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre betryggende kontroll og en høy etisk standard i virksomheten. Kommunene skal i årsberetningen redegjøre for arbeidet med intern kontroll i virksomheten. Kommunal- og regionaldepartementet foreslo opprinnelig ikke å lovfeste et slikt krav, men etter høringsrunden fremmet departementet likevel forslag om det for Stortinget (jf. tilråding 25 og 26). 50 nr. 1 skal lyde: Kommuner og fylkeskommuner kan ta opp lån for å finansiere investeringer i bygninger, anlegg og varige driftsmidler til eget bruk. Det kan ikke tas opp lån etter første punktum for den delen av anskaffelseskost som tilsvarer rett til kompensasjon for merverdiavgift etter lov 12. desember 2003 nr. 108 om kompensasjon av merverdiavgift for kommuner, fylkeskommuner mv. Det kan kun tas opp lån til tiltak som er ført opp i årsbudsjettet. Lovendringen har sammenheng med omleggingen av regnskapsføringen av merverdiavgiftskompensasjon fra investeringer, som fra 2014 skal inntektsføres i investeringsregnskapet, jf. forskrift om årsregnskap og årsberetning 3 åttende ledd. Fra samme tid blir dermed låneadgangen begrenset til å omfatte kommunens netto anskaffelseskost. 50 nr. 7 bokstav b blir oppheva. Nåværende bokstav c blir bokstav b. (b. Kommunens eller fylkeskommunens likviditetslån eller benyttet trekkrettighet etter nr. 5, skal være gjort opp senest når årsregnskapet3 fastsettes. Når kommunestyret eller fylkestinget vedtar at et regnskapsmessig underskudd skal fordeles, kan løpetiden for likviditetslånet forlenges tilsvarende den maksimale periode for inndekning av underskuddet.) Avdragsbestemmelsene knyttet til likviditetslån blir dermed opphevet. Dette er begrunnet i at bestemmelsen er overflødig da lovbestemmelsene om økonomisk balanse og kravet til likviditetsstyring i kommuneloven 52 er tilstrekkelig til å sikre de hensyn bestemmelsen var ment å ivareta. Adgangen til å ta opp likviditetslån etter 50 nr. 5 berøres imidlertid ikke av denne lovendringen. 1.3 Kommunelovens bestemmelser om kommunale foretak 29 nr. 4 skal lyde: Bestemmelsene gjelder ikke for kommunale eller fylkeskommunale foretak, jf. kapittel 11. Bestemmelsene i 30 nr. 4, 31 og 31 a og 36 til 38 a kommer likevel til anvendelse. 73 2

74 Endringen innebærer at kommunelovens hovedregler om åpne møter og ev. lukking av møter også blir gjort gjeldende for styremøter i foretakene. 65 nr. 3 andre punktum skal lyde: Et flertall av de ansatte ved foretaket kan kreve at inntil en femtedel av styrets medlemmer med varamedlemmer velges av og blant de ansatte. Endringen er ment å harmonisere ordlyden i tråd med annen tilsvarende lovgivning. 68 nr. 5 blir oppheva. Nåværende nr. 6 til nr. 9 blir nr. 5 til nr. 8. (5. Styrets møter holdes for lukkede dører dersom ikke kommunestyret eller fylkestinget har bestemt noe annet i vedtektene. Dersom styrets møter holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom styret skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 31 gjelder tilsvarende.) Denne endringen henger sammen med endringen i 29 nr. 4 foran. 71 nr. 2 skal lyde: Daglig leder skal sørge for at foretaket drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at det er gjenstand for betryggende kontroll. Endringen er ment som en presisering av gjeldende rett når det gjelder daglig leders helhetlige ansvar for den interne kontrollen i foretaket (jf. tilråding 36). 1.4 Kommunelovens bestemmelser om selskapskontroll Overskrifta til 80 skal lyde: 80 Innsyn og undersøkelser i selskaper Overskriften er endret for å dekke paragrafens innhold (jf. tilråding 67). 80 første ledd skal lyde: I interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6, i interkommunale styrer etter 27 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner, fylkeskommuner eller interkommunale selskaper direkte eller indirekte eier alle aksjer, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. Endringen medfører at virkeområdet utvides til også å omfatte egne rettssubjekter organisert som interkommunalt samarbeid etter koml. 27. Det samme gjelder for aksjeselskaper heleid direkte og/eller indirekte av kommuner, fylkeskommuner og interkommunale selskaper (jf. tilråding 66). 1.5 Lov om interkommunale selskaper 18 tredje ledd blir oppheva. Nåværende fjerde ledd blir tredje ledd. (Dersom selskapets budsjett forutsetter tilskudd fra deltakerne, er budsjettet ikke endelig før kommune- eller fylkeskommunedeltakernes budsjetter er behandlet etter kommuneloven 45 nr. 4, for så vidt angår tilskuddet.) Vilkåret om at budsjettet for IKS dersom det forutsetter tilskudd fra deltakerne ikke er endelig før deltakerkommunenes årsbudsjett er fastsatt, oppheves. Dette er begrunnet med at kravet om budsjettendringer etter 19 ivaretar dette behovet. 74 3

75 20 første ledd siste punktum skal lyde: I økonomiplanen skal det inngå en oversikt over selskapets samlede gjeldsbyrde og utgifter til renter og avdrag i planperioden. 20 siste ledd blir oppheva. (Departementet kan i forskrift gi nærmere regler om økonomiplanens innhold.) Endringene i 20 innebærer at kravet til å opplyse om garantiansvar blir opphevet for å bringe bestemmelsen i samsvar med garantiforbudet i 22. Videre oppheves forskriftshjemmelen for økonomiplan. Noen slik forskrift er ikke gitt. Endringene får dermed ingen praktisk betydning. 21 første ledd andre punktum blir oppheva. (Departementet kan i særlige tilfeller dispensere fra forbudet.) Muligheten til å dispensere fra forbudet mot å bruke inntekter ved salg av anleggsmidler til driftsformål oppheves for å harmonisere IKS-loven med kommuneloven. 22 skal lyde: 22 Lån, garantier og finansiell risiko Selskapet kan bare ta opp lån dersom dette er fastsatt i selskapsavtalen. Dersom selskapet skal kunne ta opp lån, skal avtalen inneholde et tak for selskapets samlede låneopptak. Selskapet kan ta opp lån for å finansiere investeringer i bygninger, anlegg og varige driftsmidler til eget bruk, og for å konvertere eldre lånegjeld. Det kan ikke tas opp lån etter første punktum for den delen av anskaffelseskost som tilsvarer rett til kompensasjon for merverdiavgift etter lov 12. desember 2003 nr. 108 om kompensasjon av merverdiavgift for kommuner, fylkeskommuner mv. Selskapet kan ta opp likviditetslån eller inngå avtale om likviditetstrekkrettighet. Dersom en av deltakerne er underlagt reglene i kommuneloven 60, skal selskapets vedtak om opptak av lån eller vedtak om langsiktig avtale om leie av bygninger, anlegg og varige driftsmidler som kan påføre selskapet utgifter utover de fire neste budsjettår, godkjennes av departementet. Selskapets samlede lånegjeld etter andre ledd første punktum skal avdras med like årlige avdrag. Gjenstående løpetid for selskapets samlede gjeldsbyrde kan ikke overstige den veide levetiden for selskapets anleggsmidler ved siste årsskifte. Selskapets likviditetslån eller benyttet trekkrettighet etter andre ledd tredje punktum skal være gjort opp senest når årsregnskapet fastsettes. Foreligger det regnskapsunderskudd som etter økonomiplanen skal dekkes over flere år, kan løpetiden for likviditetslånet forlenges tilsvarende inndekningsperioden. Selskapet kan ikke stille garanti eller pantsette sine eiendeler til sikkerhet for andres økonomiske forpliktelser. Selskapet skal forvalte sine midler slik at tilfredsstillende avkastning kan oppnås, uten at det innebærer vesentlig finansiell risiko, og under hensyn til at selskapet skal ha midler til å dekke sine betalingsforpliktelser ved forfall. Avtale i strid med bestemmelsene i første, tredje og sjette ledd er ugyldig. Bestemmelsene om låneopptak og avdrag på lån er i stor grad harmonisert med tilsvarende bestemmelser i kommuneloven 50, med unntak av adgangen til bruk av lånefond. Lovgiver har likevel funnet grunn til at bestemmelsene om avdrag på likviditetslån skal videreføres for IKS. 75 4

76 27 skal lyde: 27 Selskapets regnskap Selskapet har regnskapsplikt etter regnskapsloven. Det kan i selskapsavtalen bestemmes at selskapet i stedet skal avgi regnskap etter kommunale regnskapsprinsipper. Selskapet har bokføringsplikt etter bokføringsloven. Regnskapet og årsberetningen fastsettes av representantskapet. Styret fremlegger forslag til årsregnskap og årsberetning. Departementet kan i forskrift gi nærmere regler om årsregnskapet for interkommunale selskaper. Lovendringene slår fast at IKS har bokføringsplikt etter bokføringsloven. Det vil også omfatte bokføringsforskriften, herunder eventuelle relevante bransjekrav i forskriften kapittel 8. Videre slås det fast at det er selskapets styre som er ansvarlig for å avlegge årsregnskap og årsberetning. Endelig er forskriftshjemmelen endret til å omfatte både regnskapsavleggelse etter regnskapsloven og etter kommunale regnskapsprinsipper. Det forventes at endringene i IKS-loven følges opp med endringer i forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for interkommunale selskaper. 1.6 Hvitvaskingsloven 4 andre ledd nr. 1 skal lyde: 1. statsautoriserte og registrerte revisorer, samt revisor som er ansvarlig for revisjon av regnskapet for kommune eller fylkeskommune, samt for kommunalt og fylkeskommunalt foretak, i samsvar med nærmere bestemmelser fastsatt av departementet, jf. lov om kommuner og fylkeskommuner 78 nr. 8, Endringen medfører at oppdragsansvarlige regnskapsrevisorer etter kommuneloven får samme plikter etter hvitvaskingsloven (jf. 17 og 18) som statsautoriserte og registrerte revisorer (jf. tilråding 82). NKRF fikk ikke gjennomslag for sitt syn om at dette også bør gjelde for oppdragsansvarlige forvaltningsrevisorer. 2. Forskriftsendringer Alle forskriftsendringene ble fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 6. desember 2012 og trådte i kraft fra 1. januar Kontrollutvalgsforskriften 4 første ledd skal lyde: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget har rett til å være til stede i lukket møte i kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Kommunestyret eller fylkestinget kan bestemme, i forskrift eller for ett enkelt møte, at kontrollutvalget ikke har rett til å være til stede i lukket møte i kommunestyret eller fylkestinget. Denne endringen medfører at kontrollutvalget som hovedregel har rett til å være til stede i kommunens folkevalgte organer. 13 annet ledd skal lyde: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, 76 5

77 med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. For å sikre at planen for gjennomføring av selskapskontroll bygger på et faglig grunnlag medfører denne endringen at det, som for forvaltningsrevisjon, stilles krav om at planen skal baseres på en overordnet analyse. 20 tredje ledd skal lyde: Sekretariatet skal være uavhengig av kommunens eller fylkeskommunens administrasjon og av den eller de som utfører revisjon for kommunen eller fylkeskommunen. Sekretariatsfunksjonen kan ikke legges til kommunens eller fylkeskommunens administrasjon. Den som utfører revisjonsoppgaver for den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen, kan ikke utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget. Det samme gjelder medlemmer av kontrollutvalget eller kommunestyret eller fylkestinget i den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen. Ordlyden i den første setningen slår fast på prinsipielt grunnlag at sekretariatet skal være uavhengig. Den siste setningen slår fast at verken medlemmer i kontrollutvalget eller kommunestyret i den aktuelle kommunen kan utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget (jf. tilråding 11). 2.2 Revisjonsforskriften 4 fjerde ledd blir opphevet. (Kontrollutvalget skal ha kopi av brev med påpekninger etter annet ledd.) Endringen er begrunnet med at den sto i direkte motstrid til annet ledd i samme paragraf. Den inngikk for øvrig ikke i den foran nevnte høringen. 11 tredje ledd blir opphevet. (Departementet kan gi dispensasjon fra kravet i første og annet ledd.) Endringen medfører at departementet ikke lenger kan dispensere fra kravene til utdanning og praksis for oppdragsansvarlig revisor (jf. tilråding 42). Underhånden har KRD opplyst at gyldigheten av dispensasjoner som gjaldt ved årsskiftet ikke påvirkes av endringen. Oslo/Lillehammer, 10. januar 2013 Norges Kommunerevisorforbund Bjørn Bråthen Seniorrådgiver Knut Erik Lie Seniorrådgiver 77 6

78 78

79 79

80 80

81 81

82 82

83 83

84 84

85 Må anmelde korrupsjon (NKRF 24. januar 2013) NRK og mange andre har i det siste satt fokus på korrupsjon i kommunene. Det er bra at dette temaet settes på dagsorden. Norge Kommunerevisorforbund konstaterer at de sakene som er presentert i det siste er kjent fra før, og etter vår oppfatning er det ikke grunnlag for å påstå at korrupsjonen i kommunene øker. Tilliten til forvaltningen av samfunnets verdier forutsetter null-toleranse for korrupsjon. Et tilfelle er ett for mye. Det sentrale blir derfor å finne tiltak som kan forhindre at korrupsjon skjer. Som på mange områder er det heller ikke her en enkel oppskrift for hvordan dette uvesenet skal forhindres eller avdekkes. Tilliten til forvaltningen av samfunnets verdier forutsetter null-toleranse for korrupsjon. Et tilfelle er ett for mye. Korrupsjon kan skje på mange områder i kommunen. Det kan være ved tildeling av kontrakter, plass på sykehjem, byggetillatelser mm. Korrupsjon handler også om noe mer en «penger i en brun konvolutt». Det kan like gjerne handle om at det tilbys eller forlanges andre fordeler. Mangfoldet i former for korrupsjon krever også et mangfold av virkemidler. En må ha verktøy som forebygger, forhindrer og avslører. En god start er bevissthet og klare holdninger. Økt bevissthet vil gi grunnlag for å identifisere risiko for at korrupsjon oppstår, og mulighet for å styrke den interne kontrollen. Intern kontroll dekker alt fra holdningsskapende arbeid, identifisering av risikoområder, iverksetting av motvirkende tiltak og oppfølging av utviklingen. Det er politisk og administrativ ledelse som har ansvaret for at kommunen drives med betryggende kontroll. Det er følgelig også ledelsens ansvar å forebygge korrupsjon. Og det er svært viktig at kommunene reagerer konsekvent med politianmeldelse når det foreligger begrunnet mistanke om korrupsjon. Vel så viktig som det strafferettslige er det forebyggende. Her gjør mange kommuner en god jobb, og det er svært positivt at KS har etablert et nettverk for å styrke arbeidet med intern kontrollen i kommunene. Kommunene har et tilsynsapparat i form av kontrollutvalg og revisjon. Kontrollutvalg og revisor kan gjennom sitt arbeid påse at kommunens eget kontrollsystem er tilstrekkelig og fungerer, og på den måten sette søkelyset på mangler i kommunen og bidra til å forebygge korrupsjon. Kommunens rådmann er pålagt å rapportere særskilt til kommunestyret om kommunens interne kontroll, og det er naturlig at denne rapporteringen også inkluderer kommunens antikorrupsjonsarbeid. Det vil bidra til økt oppmerksomhet om dette viktige arbeidet i den politiske og administrative ledelsen. Kommunenes kontrollutvalg og revisjon må også gis handlingsrom til å prioritere revisjon rettet mot kommunens egne kontrolltiltak på dette området. I en trang kommuneøkonomi kan det være fristende å kutte i budsjettposten til kontroll og tilsyn, men det blir fort dyrt dersom korrupsjon og økonomiske misligheter ikke blir avslørt. [Dette innlegget sto også på trykk i Kommunal Rapport nr. 2 den 24. januar 2013] 85

86 Korrupsjonsdommer i Norge Transparency International Norge har oppdatert sin samling over korrupsjonsdommer. Transparency International Norge har nå oppdatert domsamlingen som første gang ble utgitt i desember Samlingen inneholder korte sammendrag av alle rettskraftige korrupsjonsdommer og forelegg utstedt av Økokrim siden 2003 og fram til i dag. Formålet med samlingen er å bidra til et bedre bilde av hva korrupsjon er. Nye bestemmelser om korrupsjon ble innført i straffeloven i I straffeloven 276a er korrupsjon definert som «å kreve, motta eller akseptere, gi eller tilby noen en utilbørlig fordel i anledning stilling, verv eller oppdrag». Uttrykket «utilbørlig fordel» er vagt, og hvilke handlinger som omfattes av korrupsjonsbegrepet beror på en skjønnsmessig vurdering. Korrupsjonsdommene er derfor viktige for å belyse hva som utgjør en «utilbørlig fordel» og dermed korrupsjon i straffelovens forstand. 86