ÅRSRAPPORT 2013 KONTROLLUTVALGET I ASKER KOMMUNE. Utarbeidet av ROKUS IKS

Transkript

1 ÅRSRAPPORT 20 KONTROLLUTVALGET I ASKER KOMMUNE Utarbeid av ROKUS IKS

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING 2 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET 21 MEDLEMMER 22 MØTER OG SAKER KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER 1 TILSYN OG KONTROLL 11 Gjennomført tilsyn med forvaltningen 4 12 Forsvarlig revisjonsordning 4 2 KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER VED REGNSKAPSREVISJON 4 KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER VED FORVALTNINGSREVISJON 5 4 KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER VED SELSKAPSKONTROLL 5 5 TILSYN MED REVISJONEN 5 6 BUDSJETTBEHANDLING 6 7 KONTROLLUTVALGETS RAPPORTERING 7 8 ØVRIGE AKTIVITETER 7 4 SEKRETÆRFUNKSJON 7 5 AVSLUTTENDE KOMMENTARER 8 VEDLEGG 9 2

3 1 INNLEDNING Kommunestyr har d øverste tilsyn med den kommunale forvaltningen Kontrollutvalg er kommunestyrs redskap for å føre løpende kontroll og tilsyn med forvaltningen på kommunestyrs vegne Kontrollutvalg utøver sitt arbeid iht kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg, og rapporterer om sin virksomh til kommunestyr Kontrollutvalgs årsrapport er innrt i tråd med bestemmelsene i forskrift om kontrollutvalg Etter endring i kommunelovens bestemmelser er kontrollutvalgs møter åpne fra 17 På denne bakgrunn endr kommunestyr kontrollutvalgs reglement, ref kommunestyresak /87 2 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET 21 Medlemmer Kontrollutvalg i Asker består av 5 medlemmer Følgende medlemmer ble valgt for perioden : Medlem Varamedlem Ole Willy Sandbekk (Ap), Leder Thormod Isachsen (Ap) William Nors (H), Nestleder Thormod Skogstad (H) Gerd Annexstad (H) Hege Damm Schwarz (H) Astrid Osmundsvaag Nesland (Frp) Randi Mollan Bølsh (KrF) Tom Brunsell (AGV) Jan Erik Wilhelmsen (V) 22 Møter og saker I løp av 20, har kontrollutvalg hatt 9 møter og behandl 65 saker Hvilke saker som er behandl, vedtakene i sakene og hvordan de er fulgt opp går fram av vedlegg til årsrapporten Møtedeltakelsen går fram av protokollene KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER 1 Tilsyn og kontroll I forskriften om kontrollutvalg 4 her d: Kontrollutvalg skal føre d løpende tilsyn med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyr eller fylkesting, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning Utvalg kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foratt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer Kontrollutvalg har tilsyn både med kommunens virksomh og virksomhen i eventuelle forak

4 11 Gjennomført tilsyn med forvaltningen Kontrollutvalg gjennomfører samtaler med ordfører og rådmann ved behov Ordfører har generell møtert i kontrollutvalgs møter Rådmannen blir innkalt for å rapportere eller orientere kontrollutvalg i spesielle saker I 20 har kontrollutvalg blant ann fått orienteringer om praktisering av eg regelverk i tillegg til rningslinjer fra Husbanken ved tildeling av formidlingslån/startlån, og om rutiner knytt til mistanke om misligher og korrupsjon samt rutiner for politianmeldelse av mislighssaker En fullstendig oversikt over behandlede saker ligger som vedlegg til årsrapporten Ordfører ba kontrollutvalg se nærmere på påstander om rutinesvikt i kommunen angående tilskudd fra Husbanken til Borgenbråten bofellesskap Revisjonen la frem en undersøkelse med forslag til forbedring i rutinene Kontrollutvalg vil følge opp saken i 2014 D vises for øvrig til kontrollutvalgs protokoller, som ligger på kommunens hjemmeside og på Rokus sin hjemmeside wwwrokusno Sekrariat følger med på andre tilsynsmyndighers hjemmeside (spesielt Fylkesmannens) og kommunens postliste og henter ut de rapporter som er interessante Sekrariats oppfølging av kontrollutvalgs saker rapporteres gjennom en egen oversikt, som legges fram for kontrollutvalg for hvert møte Denne rapporen ligger som vedlegg til årsrapporten 12 Forsvarlig revisjonsordning Kontrollutvalg skal se ter at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning Asker kommune har kommunerevisjon, og kontrollutvalg mener at d er en forsvarlig revisjonsordning Øvrige vurderinger i forhold til revisjonens arbeid vil eventuelt gå fram av pkt 5 2 Kontrollutvalgs oppgaver ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalg skal påse at årsregnskap for kommunen og for kommunale forak blir revidert på en bryggende måte (kontrollutvalgsforskriften 6) D vil si at regnskapene skal revideres ter de kravene som går fram av forskrift om revisjon og god kommunal revisjonsskikk Kommuneregnskap for 2012 ble behandl i kontrollutvalg 294 Kontrollutvalg hadde ingen særskilte merknader til årsregnskap for 2012, men merk seg presiseringene i revisjonsberningen av 15 april 20 Kontrollutvalg ga sin uttalelse til regnskap i henhold til kontrollutvalgsforskriften 7 For 2012 ble d avgitt revisjonsberning med presisering og d ble gitt nummerert brev nr 5 Presiseringene dreide seg om verdifaststelse av eiendommer, implementering av anleggsmodul, ablere tilstrekkelig 4

5 internkontroll og ablering av enhlige rapporteringsrutiner som sikrer korrekt og tidsriktig registrering ved salg, utrangering og investering av nummerert brev nr 5 ble behandl i møt 912 Kontrollutvalg vil følge arbeid med å få på plass anleggsregister D er for øvrig ingen øvrige revisjonsmerknader som ikke er fulgt opp, jf forskriften 8 Kontrollutvalgs oppgaver ved forvaltningsrevisjon Kontrollutvalg behandl forvaltningsrevisjonsrapport om rusomsorg og tervern i junimøt Kommunestyr behandl saken 109, sak 56/ Kontrollutvalg vil innhente tilbakemelding fra administrasjonen om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen I august fikk kontrollutvalg en orientering fra rådmannen om oppfølging av fire tidligere forvaltningsrevisjoner: Saksbehandling i byggesaker - oppfølgingsundersøkelse F 4/2009 Utleie og forvaltning av kommunale boliger F5/2011 Brukerbaling for opphold i institusjon, F5/2010 Pleie, omsorg og hjelp i hjemm, F1/2010 Kontrollutvalg merk seg at kommunen er komm godt i gang med å implementere og følge opp kommunestyrs vedtak og ba rådmannen følge opp at avvik blir lukk og at dte rapporteres til kommunestyr og kontrollutvalg i forbindelse med årsmeldingen og eventuelt halvårsrapportering Kontrollutvalg bestilte forvaltningsrevisjon Helsjenester i hjemm i lys av samhandlingsreformen forvaltningsrevisjon Rapporten ble behandl på desembermøt, sak 58/ I oktobermøt drøft kontrollutvalg mulig forvaltningsrevisjon av Barne- og familieenhen Utvalg vil avvente evaluering av enhen, og ta saken opp til ny vurdering når den foreligger våren 2014 Kontrollutvalg har bestilt forvaltningsrevisjon innen kommunens eiendeler og kommunal eiendom som vil bli levert i Kontrollutvalgs oppgaver ved selskapskontroll Kontrollutvalg bestilte selskapskontroll av Asker og Bærum brannvesen i maimøt Selskapskontrollen ble behandl i kontrollutvalg i oktober, sak 52/, og i kommunestyr 1911, sak 82/ I tiknytning til dte besøkte kontrollutvalg Asker og Bærum brannvesen desember 5 Tilsyn med revisjonen Tilsyn med revisjonen har blitt utøvd gjennom kommunerevisors orientering fra sitt årlige planverk I tillegg har kontrollutvalg behandl revisjonsberningen til d reviderte regnskap, nummerert brev og andre rapporter med utgangspunkt i revisjonsarbeid Revisjonen rapporterer muntlig om revisjonsarbeid i hvert møte, og legger frem status på økonomi hvert kvartal 5

6 Kommunerevisor la fram uavhengighserklæring for Asker kommune for revisjonsår 20/14 i kontrollutvalgs møte den 6, sak 2/ 6 Budsjtbehandling Etter kontrollutvalgs forskrift 18 skal kontrollutvalg legge fram forslag til budsjt for kontroll- og tilsynsarbeid i kommunen Dte forslag bør foreligge tidsnok til at kommunen kan få innarbeid dte i sine budsjter Budsjtforslag skal inneholde utgifter til kontrollutvalgs virksomh, ramme for sekrariats budsjt og ramme for revisjonens budsjt Til sammen skal dte utgjøre funksjon 110 i KOSTRA-rapporteringen I kontrollutvalgs budsjt ligger godtgjørelser, utgifter til reise, kurs, bevertning mv I revisjonstjenesten er følgende oppgaver inkludert: Revisjon av kommuneregnskap, regnskapsbekreftelsen samt tilleggsoppgaver Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll Div faglig veiledning Attestasjonsoppgaver (inkludert momskompensasjon) Spillemiddelregnskaper Pasientregnskaper (sykehjem og boliger for heldøgns omsorg og pleie) Eventuelle granskningsoppgaver eller spesielle undersøkelser (vanligvis initiert/bestilt av enten kontrollutvalg, kommunestyr eller formannskap) Revisjon av Asker overformynderi Oppdrag utgår ter revisjon per 06 Revisjon av Asker kirkelige fellesråd og 5 menigher Revisjon av legater Revisjon av 4 IKSer Disse fakturers særskilt Hva som ligger i sekrariats virksomh går fram av pkt 4 Kontrollutvalg behandl forslag til budsjt for kontroll- og tilsynsarbeid i møt 5 Forslag ble derter oversendt kommunen I terkant la rådmannen frem forslag til innsparing på,1 mill i handlingsprogramm Kontrollutvalg behandl derfor budsjt for kontroll og tilsyn på nytt i møt 912, og la frem forslag med innsparing på D nye budsjtforslag som ble vedtatt i kommunestyr 1012 er: Poster Budsjt 2014 Kontrollutvalg Godtgjørelser kontrollutvalg Konferanser, bevertning c Sum Sekrariat Revisjonen Totalt

7 7 Kontrollutvalgs rapportering Kontrollutvalg har i 20 gjennomført følgende rapportering: Årsplanen for 20 ble behandl i kontrollutvalg 42 Kontrollutvalgs årsrapport for 2012 ble behandl i kontrollutvalg 1812 og i kommunestyr 109, sak 55/ Kontrollutvalg rapporterer fortløpende til kommunestyr i forbindelse med resultat av gjennomført forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller I tillegg blir dte blir gjort gjennom kontrollutvalgs årsrapport, jf pkt (se og 4) 8 Øvrige aktiviter Kontrollutvalgs oppgaver er mange og store og d er behov for en jevnlig oppdatering av kunnskaper Alle medlemmene i kontrollutvalg i Asker deltok på NKRFs kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen i februar 20 Kontrollutvalg er opptatt av å gjøre kontroll og tilsyn mer synlig Følgende tiltak er gjennomført: Kontrollutvalgs innkallinger og protokoller ligger på kommunens hjemmeside Innkallinger og protokoller ligger også på hjemmesiden til Rokus (wwwrokusno ) 4 SEKRETÆRFUNKSJON Sekrærfunksjonen for kontrollutvalg i Asker kommune har frem til mars 20 blitt ivaratt av Kontrollutvalgssekrariat i Buskerud og omegn IS (Kubis) Etter en anbudskonkurranse overtok Romerike kontrollutvalgsekrariat IKS (Rokus) sekræransvar Tidsbruk Kontrollutvalgs sekrariat har fra april og ut år brukt 126 timer i kontrollutvalg i Asker kommune I tillegg kommer 10 timer til reise til og fra møtene Fordelingen på oppgaver ser slik ut: Oppgaver 20 Saksbehandling 98 Møter kontrutv 24 Møter adm 4 6 Under den største oppgaven, saksbehandling til kontrollutvalg, ligger all saksforberedelse og forskjellige undersøkelser til kontrollutvalg, herunder årsplaner og årsrapporter, møteinnkallinger med tilhørende bestillinger og avtaler, referater og oversendelse av vedtak til videre behandling og oppfølging av vedtak Sekrariat har halvårlige møter med administrasjonen 7

8 5 Avsluttende kommentarer Kontrollutvalg har en viktig oppgave med å ivara kontroll- og tilsynsfunksjonen i kommunen, sammen med revisjonen og sekrariat Kontrollutvalgs arbeid krever nært og godt samarbeid med administrasjonen i Asker kommune På denne måten bidrar utvalg til en velfungerende forvaltning og en størst mulig tillit til kommunen Asker , Ole Willy Sandbekk leder kontrollutvalg Mona Moengen Sekrariatsleder 8

9 Vedlegg Møte Saknr 42 1/201 2/201 /201 4/201 5/201 6/201 7/ /201 9/201 10/20 11/20 Godkjenning av Protokollen fra kommunestyrs møte godkjennes slik den kommunestyrs foreligger protokoll Forvaltningsrevisjon innen rusomsorg - prosjektplan Forbundsbasert kvalitskontroll Plan for gjennomføring av prosjekter Kontrollutvalg gir sin tilslutning til den fremlagte prosjektskissen Asker kommunerevisjon Kontrollutvalg har tatt NKRF s kvalitskontroll av Asker kommunerevisjon til orientering Kontrollutvalg tar notat av 2501 til orientering som rningsgivende arbeidsdokument for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekter Årsplan for Årsplan for 20 er drøft kontrollutvalg Budsjtprosess for Kontrollutvalg slutter seg til prosessen i budsjtarbeid slik d kontroll- og tilsyn fremgår av saksfremlegg Referatsaker Referatsakene er tatt til orientering Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalg Kontrollutvalgs Årsrapport for 2012 Økonomirapport fra kommunerevisjonen Brev fra fylkesmannen - informasjonsutveksling Protokollen fra kontrollutvalgs møte godkjennes Kontrollutvalg oversender årsrapporten til kommunestyr og innbyr til å fatte følgende vedtak: Kommunestyr tar kontrollutvalgs årsrapport om virksomhen i 2012 til orientering Kontrollutvalg tar økonomirapport pr fra Asker kommunerevisjon til orientering Kontrollutvalg tar fylkesmannens brev til orientering Fylkesmannen bes underrt om at kontakten med kontrollutvalg ivaras av kontrollutvalgs sekrariat og av kommunens revisjon Oversendt Kommunestyr 65 Saken er purr 25 Fylkesmannen KS 55/

10 Møte Saknr 12/20 / /20 16/20 17/20 Informasjon fra Kontrollutvalg tar rådmannens redegjørelse til orientering rådmannen Valg av sekrærløsning 1 Redegjørelse om anskaffelsesprosessen 696 sekrærbistand til kontrollutvalg tas til orientering 2 Tilbud fra Romerike kontrollutvalgsekrariat ( ROKUS ) antas - og ROKUS gis i oppdrag å ivara rollen som sekrær for kontrollutvalg fra 1 april 20 og ut gjeldende kommunestyreperiode Godkjenning av protokoll Protokollen godkjennes fra møt i kontrollutvalg 18 Presentasjon av nytt Kontrollutvalg vil herter signere protokollen i møt sekrariat Nummerert brev nr 5 for Kontrollutvalg tar rådmannens brev av 2 april i år til terrning regnskapsår 2012 Kontrollutvalg noterer seg at revisjonen vil følge denne saken videre 18/20 19/20 20/20 Årsregnskap og årsberning 2012 Asker kommune Økonomirapport 1 kvartal fra kommunerevisjonen av rådmannens orientering om forebygging av korrupsjon og samhandlingsreformen Kontrollutvalgs uttalelse til Asker kommunes årsregnskap og årsberning 2012 vedtas med de endringer som fremkom i møt, og oversendes kommunestyr med kopi til formannskap Kontrollutvalg tar rapporten til orientering 1 Kontrollutvalg ber revisjonen komme tilbake med en prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjekt for hjemmjenesten med utgangspunkt i kontrollutvalgs drøfting Prosjektplanen legges frem på møt mai då 2 Leder fikk i møt fullmakt fra utvalg til å skriftlig forespørre rådmann om rutiner knytt til mistanke om misligher og korrupsjon, i samarbeid med sekrariat pol Sekr e s i ØEE 0605/FS K 0705/K OM

11 Møte Saknr 21/20 22/20 2/ /20 25/20 Referater orienteringer Kontrollutvalg tar initiativ til å endre reglement for Rådmannen er og diskusjoner kontrollutvalg For øvrig tar kontrollutvalg sakene til orientering kontakt og endr reglement for kontrollutvalgs vil være på plass ter sommeren Klage på saksbehandling i Plan- og bygningsavdelingen Kontrollutvalg er tilfreds med den plan for oppfølging som rådmannen har redegjort for, og avslutter med dte sin behandling av saken Klager tilskrives og informeres om dte KS 87/ Eventuelt Kontrollutvalgsmøt 09 flyttes til 710 Godkjenning av protokoll Protokollen godkjennes fra møt i kontrollutvalg 294 Budsjt for kontroll og tilsyn Følgende forslag til budsjt for kontroll- og tilsynsordningen for Asker kommune vedtas og oversendes kommunen som kontrollutvalgs forslag til budsjt for kontroll og tilsyn for 2014 Sendt kommunen 155 Se sak 65/ Poster Budsjt 2014 Kontrollutvalg Godtgjørelser kontrollutvalg Konferanser, bevertning c Sum Sekrariat Revisjonen Totalt Forslag følger formannskaps innstilling til kommunestyr vedrørende budsjt for Asker kommune 2014 Særutskrift av kommunestyrs behandling, med 11

12 Møte Saknr 26/20 27/20 28/20 spesifisering av bevilgede beløp for kontroll- og tilsynsarbeid, sendes kontrollutvalg til orientering 4 Kontrollutvalg vil påpeke at d er uheldig at ikke alle utgifter til kontroll og tilsyn føres på 110 funksjonen i regnskap Dte fører til at Asker kommune rapporterer for lave tall til Kostra når d gjelder utgifter til kontroll og tilsyn Prosjektplan Kontrollutvalg godkjenner planen for forvaltningsrevisjonsprosjekt Sendt forvaltningsrevisjonsprosj Helsjenester i hjemm i lys av samhandlingsreformen, med de kommunerevisjonen ekt innen endringer som fremkom i møt 155 hjemmjenesten Rapportering fra Kontrollutvalg tar rapporteringen til orientering kommunerevisjonen Referater, orienteringer og diskusjoner Kontrollutvalg bestiller selskapskontroll for Asker og Bærum Brannvesen IKS For øvrig tas sakene til orientering Sendt kommunerevisjonen / /20 1/20 Eventuelt Ingen saker Orientering fra rådmannen om praktisering av eg regelverk i tillegg til rningslinjer fra Husbanken ved tildeling av formidlingslån/startlån Forvaltningsrevisjonsrapp ort rusomsorg og tervern Kontrollutvalg tar saken til orientering 1 Kontrollutvalg tar rapporten til orientering 2 Saken oversendes kommunestyr med følgende forslag til vedtak: a Kommunestyr tar rapporten til orientering b Kommunestyr ber administrasjonen om å følge opp rapportens anbefalinger herunder: i At d utarbeides skriftlige planer for oppfølging av klienter i en tervernfase Dte for å sikre systematikk i Sendt KS 46 e t i KS 109 Sak 56/ KU følger opp at tiltak er iverksatt pr 1114 og rapporterer til K-styr 12

13 Møte Saknr 2/20 /20 4/20 oppfølgingen og gjøre oppfølgingen mindre personavhengig D vil også gjøre d ltere å vurdere om klientene får den oppfølgingen de har krav på ii At SRT sikrer at aktuelle rusmiddelavhengige tilbys individuell plan og en enhlig registrering av hvilke klienter som har individuell plan, slik at planarbeid ikke går tapt iii At kommunen ser på eventuelle årsaker til at personer med rusproblemer ikke ønsker å benytte seg av eksisterende aktivitstilbud og å se på mulighen for å utvide typen tilbud c Kontrollutvalg innhenter tilbakemelding fra administrasjonen om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen Revisors Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengigh i forhold til uavhengighserklæring Asker kommune for revisjonsår 20/2014 tas til orientering Rapportering fra Kontrollutvalg tar rapporteringen til orientering kommunerevisjonen Referater, orienteringer og diskusjoner Kontrollutvalg finner ikke grunnlag for å behandle saken om Holmen basishall slik den nå foreligger, og ber innsenderne om å begrunne påstanden om at administrasjonen har handl i strid med god forvaltningsskikk Kontrollutvalg har merk seg innhold i notat fra Plan- og bygningssjefen, og legger til grunn at lignende habilitssituasjoner ikke gjentar seg Kontrollutvalg avslutter med dte sin behandling av saken Innsenderne er underrt om kontrollutvalgs vedtak 46 og purr 148 5/ /20 For øvrig tas sakene til orientering Eventuelt Ingen vedtak Orientering fra rådmannen om oppfølging av fire tidligere Kontrollutvalg har merk seg at kommunen er komm godt i gang med å implementere og følge opp kommunestyrs vedtak om oppfølging av de fire tidligere forvaltningsrevisjonene Kontrollutvalg ber rådmannen følge opp at avvik blir lukk og at dte rapporteres til rådmannen 278

14 Møte Saknr 7/20 8/20 9/20 forvaltningsrevisjoner kommunestyr og kontrollutvalg i forbindelse med årsmeldingen og eventuelt halvårsrapportering Rapportering fra Kontrollutvalg ønsker informasjon om kommunens rutiner og kommunerevisjonen kriterier for politianmeldelse av mislighssaker i neste møte rådmannen 278 Kontrollutvalg tar for øvrig rapporteringen til orientering Økonomirapportering fra Kontrollutvalg tar rapporten til orientering revisjonen 2 kvartal Referater, orienteringer og diskusjoner Kontrollutvalg finner at d ikke er rte vedkommende for å behandle replikken fra Boxs Arkitektstudio videre Dersom man ønsker, kan dte tas direkte opp med rådmannen Boxs arkitektstudio informert om Kus vedtak / /20 42/20 4/20 44/20 For øvrig tas sakene til orientering Eventuelt Ingen vedtak Orientering fra rådmannen om rutiner knytt til mistanke om misligher og korrupsjon samt rutiner for politianmeldelse av mislighssaker Rutinesvikt angående tilskudd fra Husbanken til Borgenbråten bofellesskap Drøfting av forvaltningsrevisjon av Barne- og familieenhen Virksomhsplan for kommunerevisjonen Kontrollutvalg tar informasjon om rutiner knytt til mistanke om misligher og korrupsjon samt rutiner for politianmeldelse av mislighssaker til orientering 1 Kontrollutvalg gir sin tilslutning til revisors forslag til forbedringer 2 Kontrollutvalg oversender saken til rådmannen, og ber om tilbakemelding på hvilke tiltak som iverkstes på dte felt innen utløp av første kvartal Kontrollutvalg ber om å få oversendt rapporten fra mellomevalueringen 2 Kontrollutvalg vil ta saken opp til ny vurdering når denne foreligger Kontrollutvalg ber om å få skriftlig orientering fra revisjonen om mislighssaker som revisjonen får kjennskap til Kontrollutvalg tar virksomhsplan for kommunerevisjonen til orientering rådmannen 1010 rådmannen 1010 kommunerevisjonen /20 Overordn plan for Kontrollutvalg tar informasjon om Overordn plan for 14

15 Møte Saknr regnskapsrevisjon av regnskapsrevisjon av kommune-regnskap 20 til orientering kommuneregnskap 20 46/20 Rapportering fra Kontrollutvalg tar rapporteringen til orientering kommunerevisjonen 47/20 Virksomhsbesøk Kontrollutvalg ønsker å gjennomføre virksomhsbesøk hos Asker og Bærum brannvesen, Plan og bygningsaten samt VEAS og ber sekrariat jobbe videre med planleggingen 48/20 Referater, orienteringer Sakene tas til orientering og diskusjoner 49/20 50/20 51/20 52/20 Eventuelt Ingen vedtak Rapport fra rådmannen om iverksatte tiltak innen barneverntjenesten Diskusjon av nytt forvaltningsrevisjonsprosj ekt Selskapskontroll Asker og Bærum Brannvesen IKS Kontrollutvalg har merk seg at arbeid med å følge opp forvaltningsrevisjonen på barnevern har start opp, men at d gjenstår en del før anbefalingene er oppfylt Kontrollutvalg tar informasjon til foreløpig orientering, og ber om at rapporten fra Veritas oversendes når den foreligger Kontrollutvalg vil be rådmannen komme tilbake per første kvartal 2014 med de tiltak som er iverksatt Kontrollutvalg ber revisjonen om å legge frem en prosjektskisse til en forvaltningsrevisjon innen kommunens eiendeler på neste møte Sekrariat anbefaler på denne bakgrunn kontrollutvalg å fatte følgende vedtak: 1 Kontrollutvalg tar rapporten om selskapskontroll i Asker og Bærum brannvesen til orientering Kontrollutvalg har merk seg at arbeid med å avpasse selskapsavtalen til delegasjonsfullmakten er start opp, og ber om en tilbakemelding på dte arbeid innen Rapporten sendes kommunestyr med følgende forslag til vedtak: Kommunestyr tar rapporten om selskapskontroll i Asker og Bærum brannvesen til orientering Rådmannen bes om å gi kontrollutvalg tilbakemelding på arbeid med å avpasse rådmannen 1111 revisjonen 1111 rådmannen 1111 KS sak 82/ 1911 Følges videre opp i

16 Møte Saknr selskapsavtalen til delegasjonsfullmakten innen /20 54/20 55/20 56/ /20 58/20 59/20 Økonomirapportering fra revisjonen kvartal Kontrollutvalg har merk seg kommunerevisors innspill til besparelse for 2014, og tar rapporten til orientering Rapportering fra Kontrollutvalg tar rapporteringen til orientering kommunerevisjonen Referater, orienteringer Sakene tas til orientering og diskusjoner Eventuelt Ingen vedtak Rapport fra rådmannen på arbeid med oppfølging av nummerert brev nr 5 Helsjenester i hjemm i lys av samhandlingsreformen forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon innen kommunens eiendeler overordn prosjektskisse Kontrollutvalg tar rådmannens orientering til terrning, og vil følge arbeid med å få på plass anleggsregister 1 Kontrollutvalg tar rapporten til orientering 2 Saken oversendes kommunestyr med følgende forslag til vedtak: a Kommunestyr tar rapporten til orientering b Kommunestyr ber rådmannen om å følge opp rapportens anbefalinger, herunder: i Undersøke bemanningssituasjonen for å sørge for en riktig dimensjonering av tjenesten ii Sørge for å få full nytte av kompansen i forsterk sykepleieam iii Styrke den interne samhandlingen iv Sørge for pålitelig registrering av avvik for å sikre bedre styringsinformasjon c Kontrollutvalg innhenter tilbakemelding fra rådmannen om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen Kontrollutvalg bestiller en forvaltningsrevisjon innen kommunens eiendeler Formål med forvaltningsrevisjonen er å undersøke om kommunens eiendeler blir forvalt på en forsvarlig måte og i tråd med gjeldende rutiner og rningslinjer/reglementer på tjenesteområdene kultur og teknikk Problemstillinger for forvaltningsrevisjonen skal KS 21114, sak 4/14 Følges videre opp i 2014 Følges videre opp i

17 Møte Saknr 60/20 61/20 være: Blir eiendelen anskaff i henhold til en innkjøpsplan? Har kommunen system som sikrer fullsteding register over eiendeler? Er kommunens eiendel til stede, forsvarlig oppbevart og ivaratt? Har/følges kommunens rningslinjer for bruk? Har kommunen rutiner for avhending/utrangering av eiendel? Drøfting av nytt Kontrollutvalg ber revisjonen om å legge frem en prosjektskisse til en forvaltningsrevisjonsprosj forvaltningsrevisjon eiendom på neste møte 1012 ekt på eiendom Kontrollutvalgs årsplan Kontrollutvalg vedtar den foreslåtte årsplanen for 2014 med de endringer som fremkom i møt 2 Årsplanen sendes kommunestyr med følgende forslag til vedtak: Kommunestyr tar kontrollutvalgs årsplan for 2014 til orientering Kontrollutvalg tar rapporteringen til orientering 1012 KS Sak 2/14 62/20 Rapportering fra kommunerevisjonen 6/20 Referater, orienteringer Sakene tas til orientering og diskusjoner 64/20 Eventuelt Ingen saker 65/ Budsjt for kontroll og Følgende forslag til budsjt for kontroll- og e tilsyn 2014 tilsynsordningen for Asker kommune vedtas og oversendes 912 t i KS Handlingsprogram 2014 kommunen som kontrollutvalgs forslag til budsjt for sak kontroll og tilsyn for / Poster Budsjt 2014 Kontrollutvalg Godtgjørelser kontrollutvalg Konferanser, bevertning c

18 Møte Saknr Sum Sekrariat Revisjonen Totalt