Konkurransegrunnlag. Å pen anbudskonkurranse. Anskaffelse av analyseinstrument til analyse av næringssalter og silisium

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Å pen anbudskonkurranse Anskaffelse av analyseinstrument til analyse av næringssalter og silisium Anskaffelse 80/2016

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Kontrakt Kontraktsperiode Kontraktsbestemmelser Forbud mot sosial dumping (gjelder for tjenester og bygge- og anleggsarbeider over 1,6 mill kroner ekskl. mva.) Returordning Brudd på skatte- og avgiftsforpliktelser Brudd på konkurranselovgivningen Kunngjøring Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Prosedyre Tilbudsfrist Innlevering av tilbud Ønsket presentasjonsform Vedståelsesfrist Deltilbud Alternative tilbud og minstekrav Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Opplysningsplikt Taushetsplikt Offentlighet Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Forbehold KRAV TIL LEVERANDØRENE Generelt om kvalifikasjonskrav Obligatoriske og ufravikelige krav Andre kvalifikasjonskrav Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Tildelingskriteriene Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode VEDLEGG Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi ( ) 2

3 1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune v/vann- og avløpsetaten, inviterer til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med anskaffelse 80/2016 Analyseinstrument til analyse av næringssalter og silisium. VAV skal dekke byens innbyggere og næringslivskunder sitt behov for drikkevann og håndtere avløpsvannet slik at byens miljø, fjorden, trivsel og biologisk mangfold blir ivaretatt. Virksomheten finansieres gjennom vann- og avløpsgebyrer. Etaten har ansvar for drift, vedlikehold og fornyelse av byens vannbehandlingsanlegg samt ledningsnett og pumpestasjoner for både drikkevann og avløpsvann. Etaten fører også tilsyn med Bekkelaget renseanlegg, som drives privat, og dekker Oslos andel av utgiftene til det interkommunale Vestfjorden Avløpsselskap (VEAS). I forbindelse med analyse av næringssalter og silisium i vann og slam, har VAV behov for et nytt analyseinstrument, som skal erstatte to eldre instrumenter. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Åse Rieber-Mohn E-postadresse : postmottak@vav.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Formålet med anskaffelsen er å skifte ut gamle og ineffektive analyseinstrumenter, med et nytt analyseverktøy til bruk i laboratoriet. Nytt utstyr vil kunne bidra til en bedre analysekvalitet sammenlignet i dag, og at effektiviteten økes. VAV vil ha ett instrument til erstatning for to eldre instrumenter. Hensikten er å få en mer effektiv analyseprosess. Instrumentene har lang levetid, og det er derfor ønskelig å inngå en serviceavtale med leverandør av utstyret på 8 år. For mer detaljert informasjon om behov og formål, se kravspesifikasjonen (Vedlegg 1). 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Uke 37 Uke 42 Uke 42/43 Uke 43 Uke 43 Uke 45 Uke 45 Uke 46 Aktivitet Kunngjøring av konkurranse Evaluering av kvalifikasjoner Eventuell befaring Tilbudsevaluering og valg av tilbud Utsendelse av tildelingsbrev Karensperiode Kontraktsinngåelse Oppstart av kontrakt Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi ( ) 3

4 Ovennevnte fremdriftsplan er tentativ. 1.4 Kontrakt Kontraktsperiode Leveringstid for varen løper fra bestilling frem til varen er levert, installert og personell hos oppdragsgiver er ferdig opplært. Serviceavtalen løper i 8 år fra signering. I denne perioden kan oppdragsgiver si opp avtalen med 3 måneders oppsigelsesfrist Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av Oslo kommunes kontraktsformular for varer og tilhørende standardvilkår, se vedlegg Forbud mot sosial dumping (gjelder for tjenester og bygge- og anleggsarbeider over 1,6 mill kroner ekskl. mva.) Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av Returordning Hvis norsk leverandør (produsent eller importør) benytter emballasje, skal det senest ved kontraktsinngåelse fremlegges dokumentasjon for at leverandøren er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning med egen ordning for sluttbehandling hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte (Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende returordning) Brudd på skatte- og avgiftsforpliktelser Leverandøren og eventuelle underleverandører skal til enhver tid oppfylle sine forpliktelser til å betale skatter og/eller avgifter. Oppdragsgiver kan til enhver tid foreta kontroll av leverandøren og eventuelle underleverandørers oppfyllelse av forpliktelser til å betale skatter og/eller avgifter. Dersom leverandøren i ikke uvesentlig grad misligholder sine forpliktelser til å betale skatter og/eller avgifter, kan oppdragsgiver, etter at leverandøren er gitt en frist til å rette, heve kontrakten. Dersom leverandøren vesentlig misligholder sine forpliktelser til å betale skatter og/eller avgifter kan oppdragsgiver heve kontrakten uten at leverandøren er gitt en frist til å rette. Retten til å heve gjelder ikke dersom kravet formelt er bestridt overfor kompetent myndighet og leverandøren overfor oppdragsgiver kan sannsynliggjøre at kravet ikke er berettiget. Dersom leverandørens underleverandører i ikke uvesentlig grad misligholder sine forpliktelser til å betale skatter og/eller avgifter, kan oppdragsgiver, etter at underleverandøren er gitt en frist til å rette, kreve at leverandøren snarest mulig skifter ut sin underleverandør, uten kostnad for oppdragsgiver. Retten til å kreve utskifting gjelder ikke dersom kravet er formelt bestridt overfor kompetent myndighet, og leverandøren overfor oppdragsgiver kan sannsynliggjøre at kravet mot underleverandøren ikke er berettiget. Dersom leverandøren ikke skifter ut underleverandør som den er forpliktet til å skifte ut, kan oppdragsgiver heve avtalen. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi ( ) 4

5 1.4.6 Brudd på konkurranselovgivningen Dersom det er klar sannsynlighetsovervekt for at leverandøren har brutt konkurranselovens 10 eller 11 eller tilsvarende bestemmelser, kan oppdragsgiver heve kontrakten dersom dette etter en konkret vurdering anses for å være forholdsmessig. Dersom det er klar sannsynlighetsovervekt for at leverandørens underleverandør har brutt konkurranselovens 10 eller 11 eller tilsvarende bestemmelser kan oppdragsgiver kreve at leverandøren snarest mulig skifter ut sin underleverandør, uten kostnad for oppdragsgiver. Retten til å kreve utskifting gjelder ikke dersom kravet er formelt bestridt overfor kompetent myndighet, og leverandøren overfor oppdragsgiver kan sannsynliggjøre at kravet mot underleverandøren ikke er berettiget. Dersom leverandøren ikke skifter ut underleverandør som den er forpliktet til å skifte ut, kan oppdragsgiver heve avtalen. Før heving etter første ledd og før krav om utskiftning av underleverandør i annet ledd skal oppdragiver vurdere den tid som er gått siden bruddet på konkurranselovens 10 eller 11 ble begått, hvilke selfcleaningtiltak som er iverksatt fra leverandøren eller underleverandørens side og eventuelt andre momenter som kan ha betydning for vurderingen av om hevingen eller utskiftningen er forholdsmessig. Dersom bruddet på konkurranselovgivningen direkte har rammet eller berørt Oslo kommune, vil heving alltid anses å være forholdsmessig. 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN og TED-databasen, se Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i konkurranse Anskaffelse 80/2016 Analyseinstrument til analyse av næringssalter og silisium, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson. Det oppfordres om at spørsmål til konkurransegrunnlaget rettes til oppdragsgivers kontaktperson senest 6 dager før utløpet av tilbudsfristen. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer vil bli publisert på Doffin. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og II, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi ( ) 5

6 Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er kl. 12:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Det anmodes om at tilbudet merkes: «Tilbud Anskaffelse 80/2016 Analyseinstrument til analyse av næringssalter og silisium» VAV anmoder leverandørene om å levere signert tilbudsbrev i papirformat og øvrige tilbudsdokumenter i elektronisk format, f.eks. via minnepinne. Elektroniske dokumenter skal leveres i arkivformatet Adobe PDF/A. Tilbudet skal være på norsk og det er ønskelig at det også blir levert en utgave av tilbudet (elektronisk) hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Tilbudet kan leveres ved personlig oppmøte eller ved postsending. Ved oppmøte skal tilbudet innleveres til: Navn: Oslo kommune v/ Vann- og avløpsetaten Adresse: Herslebs gate 5 v/resepsjonen 1.etg Oslo Åpningstid for resepsjonen er mandag til fredag kl. 08:00-15:35. Ved postsending: Navn: Oslo kommune v/ Vann- og avløpsetaten Adresse: Pb Sofienberg 0506 Oslo Leverandøren bærer risikoen for at tilbudet blir levert innenfor tidsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.4 Ønsket presentasjonsform Tilbudet skal leveres i henhold til pkt med ønsket inndeling som beskrevet nedenfor. Dokumentasjon Jf. pkt. Format Signert tilbudsbrev. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Papir Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi ( ) 6

7 Dokumentasjon Jf. pkt. Format Attest for skatt og merverdiavgift jf. punkt 3.2 Elektronisk Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske jf. punkt Elektronisk stilling, Dokumentasjon på leverandørens finansiell og økonomisk jf. punkt Elektronisk stilling, Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige jf. punkt Elektronisk kvalifikasjoner Leverandørens besvarelse på kravspesifikasjonen Elektronisk Dokumentasjon ift. tildelingskriteriene, jf. punkt 4.1 Elektronisk Fullstendig utfylt prisskjema i henhold til vedlegg 3 Elektronisk Sladdet utgave av tilbudet Elektronisk Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til og 12: Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.7 Alternative tilbud og minstekrav Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 2.8 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil ikke i denne konkurransen bli avholdt tilbudskonferanse Det vil ikke i denne konkurransen bli avholdt tilbudsbefaring i forkant av tilbudsfrist, men se likevel pkt for oppdragsgivers forbehold om å foreta en besiktelse/befaring av tilbudt ytelse. 2.9 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven Offentlighet Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi ( ) 7

8 2.12 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta, jf. FOA Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling. Dokumentasjonskrav Attest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gammel. Attesten bestilles og hentes ut i Altinn. Hvis dette ikke er mulig kan den bestilles hos skatteoppkrever eller Skatteetaten Utenlandske leverandører skal fremlegge attest fra tilsvarende myndigheter som de norske. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi ( ) 8

9 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et Norske selskaper: Firmaattest. lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Foretakets siste årsregnskap inklusive noter, styrets årsberetning og revisjonsberetning, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. og Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 3 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Dersom leverandøren av gyldige grunner, for eksempel nystartet selskap, ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Det kreves erfaring fra tilsvarende leveranser Dokumentasjonskrav Angivelse av minst 3 referanser/attester. Referansene/attestene skal inneholde en kort beskrivelse av leveransen, og kontaktinformasjon til kontaktperson. VAV forbeholder seg retten til å kontakte referanser Det kreves at leverandøren har et kvalitetssikringssystem som sikrer at leverandøren er egnet til å oppfylle kontraktsforpliktelsene for etiske krav (se kontraktens punkt 14.1). En beskrivelse av etablert kvalitetssikringssystem som muliggjør systematisk oppfølgning av arbeidet med å overholde ILOs kjernekonvensjoner nedover i leverandørkjeden/produksjonsprosessen. Med dette menes at leverandøren har metoder for kvalitetssikring som muliggjør oppfølgning av etterlevelse av Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi ( ) 9

10 Krav ILOs kjernekonvensjoner Dokumentasjonskrav (ILO konvensjon nr 138 og 182 (forbud mot barnearbeid), nr 29 og 105 (forbud mot tvangsarbeid/slavearbeid), nr. 100 og 111 (forbud mot diskriminering) og nr. 87 og 98 (organisasjonsfrihet og retten til kollektive forhandlinger)). Tilbyder skal ha et system for sporbarhet i leverandørkjeden Det skal vedlegges en beskrivelse av leverandørkjeden der de forskjellige leddene i leverandørkjeden er beskrevet. Beskrivelsen skal vise hvor mange ledd det er mellom produsent som ferdigstiller produktene og tilbyder. Leverandørkjedekartet skal omfatte følgende opplysninger: Rolle (for eksempel tilbyder, agent/ importør/grossist, produsent, andre roller) Firmanavn Adresse Land 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris o Fastpris på instrument, som inkluderer alt nødvendig teknisk og maskinelt utstyr, levering, installering og testing. I tillegg skal det medregnes opplæring av oppdragsgiver. o Pris på serviceavtale per 30 % Ferdig utfylt pris- /informasjonsskjema (vedlegg 3) Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi ( ) 10

11 Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav år. Prisen på serviceavtale indeksreguleres hvert år etter gjeldende KPI. Det skal medregnes deler og programvare som er en del av nødvendig rutinemessig kontroll o Timepris på oppdrag utenfor nødvendig rutinemessig kontroll o Hasteservice med responstid innen 5 virkedager Kvalitet o Instrumentets tekniske og funksjonsmessige egenskaper 60 % Besvarelse på kravspesifikasjonen - Oppfyllelse av ønskelige krav - Dokumentert oppfyllelse av funksjonskrav utover minimumskravene. Dokumentasjonen skal bestå av beskrivelse og eventuelle bilder/tegninger Det er angitt minimumskrav til ytelsen i kravspesifikasjonen som skal oppfylles. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å besikte instrumentet for å vurdere kvalitet. Leverandør skal angi om og eventuelt hvor instrumentet kan besiktes i vedlegg 3. Leverings- og ferdigstillelsestid o Regnes som tiden fra ordrebekreftelse til varen er levert, montert og godkjent, og opplæringsperiode er fullendt Det vil gis høyeste poengscore på en skala fra 1-10 til det tilbud som kan tilby kortest leveringsog ferdigstillelsestid. De øvrige tilbud vil gis en forholdsmessig lavere poengscore etter hvilken leverings- og ferdigstillelsestid de kan tilby 10 % Angis i pris-/informasjonsskjema (vedlegg 3) Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi ( ) 11

12 Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav 4.2 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt opplyst lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. * * * Dokumentet er elektronisk godkjent og ekspedert VEDLEGG Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Pris-/informasjonsskjema Vedlegg 3: Kontraktsbestemmelser Vedlegg 4 Standard kontraktsvilkår Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi ( ) 12