Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Selbu kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Selbu kommune Arkivsak: 17/78 Møtedato/tid: Kl 17:30 Møtested: Formannskapssalen Møtedeltakere: Arild Øien, leder Torbjørn Olsen, nestleder Trine Brændmo Else May Engen Jarle Aftret Forfall: Ingen. Andre møtedeltakere: Arvid Hanssen, Konsek Kopi: Varamedlemmer, ordfører, rådmann, postmottak Selbu kommune, postmottak Revisjon Midt-Norge IKS (RMN), Anna Ølnes RMN, Wenche Holt RMN, Nea Radio og Selbyggen. Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på telefon , eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Arild Øien (sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder, Konsek 1

2 Sakliste Saksnr. Sakstittel 14/17 Referatsaker til kontrollutvalgets møte /17 Bestilling av forvaltningsrevisjon - oppfølging av arbeidet med psykisk helse, herunder rus. 16/17 Kontrollutvalgets arbeidsform - erfaringsutveksling og evaluering så langt i valgperioden. 17/17 Eventuelt. 2

3 Referatsaker til kontrollutvalgets møte Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Selbu kommune /17 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 17/78-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Store forskjeller i tilbudet til svake elever Åpne opplysninger i personalsak tillatt Rådmann kan nekte å svare revisor i møte Alvorlig å røpe varsler Alle dokumenter skal journalføres fortløpende Selbu - Kontrollrapport skatteoppkreverfunksjonen Spørsmål om budsjett i interkommunale selskaper. Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Store forskjeller i tilbudet til svake elever: Kommunal Rapport (KR) Åpne opplysninger i personalsak tillatt: KR Rådmannen kan nekte å svare revisor i møte: KR Alvorlig å røpe varsler: KR Kontrollrapport 2017 fra Skatteetaten Skatteoppkreverfunksjonen for Selbu kommune. 6. Svar, datert , fra Kommunal- og Moderniseringsdepartementet til Konsek om budsjett i interkommunale selskaper. 7. Status sammenslåing av Konsek Midt-Norge IKS og KomSek Trøndelag IKS. 8. Status sammenslåing av Revisjon Midt-Norge IKS og KomREV Trøndelag IKS. 3

4 Store forskjeller i tilbudet til svake elever Kommunal Rapport Skoleeierne mangler kontroll på tilbudet til elever med særskilte opplæringsbehov, viser en ny rapport fra Statped. Lokalpolitikerne er mer opptatt av økonomi enn kvalitet, og mer opptatt av «normalelevens» resultater, ifølge Agenda Kaupang.o Skriv ut Rapporten viser at det kanskje kan stilles litt strengere krav til hvordan lovverket forvaltes lokalt, sier avdelingsdirektør Marie Elise Axelsen i Statped. Kommunestyrene er nærmest fraværende i å følge opp elever med særskilt opplæringsbehov. Det viser rapporten «Nærskoleprinsippet og inkludering av barn med særskilte opplæringsbehov i grunnskolen», som Agenda Kaupang har laget for Statped. Konsulentselskapet har undersøkt om det er hold i klager fra brukerorganisasjonene om at stadig flere elever får skoletilbud utenfor klasseromsfellesskapet, og at det er store forskjeller mellom kommunene i hvordan de forvalter lov og forskrifter om opplæring for elever med særskilte opplæringsbehov. Går på nærskole Rapporten viser at nesten alle elever med særskilte opplæringsbehov i de seks casekommunene i rapporten, går på sin nærskole, og de aller fleste elevene har en tilhørighet til en klasse, selv om de i perioder er ute av klasserommet. Likevel mener Agenda Kaupang at skoleeierne mangler kontroll på tilbudet til elever med særskilte opplæringsbehov. Årsakene er blant annet: Det er store forskjeller på utdanningsnivået til dem som gjennomfører spesialundervisningen. Kommunene har få eller ingen detaljerte rutiner for hvordan spesialundervisningen skal foregå. Styringsdokumentene om elever med særskilte opplæringsbehov varierer fra kommune til kommune. Ingen av kommunene som er intervjuet, følger opp om det er samsvar mellom vurderingen fra pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT) og rektors vedtak om spesialundervisning. Kun én kommune følger opp at elevene faktisk får det vedtatte antallet timer med spesialundervisning. Timer til spesialundervisning kan bli fortrengt til fordel for tilfeldig sykefravær som skal dekkes opp. Kan ikke fraskrive seg ansvar Konklusjonen til Agenda Kaupang er at systemet ikke fungerer. Det kan være krevende for skoleeier å følge opp tilbudet til elevene med særskilte opplæringsbehov, men de kan ikke fraskrive seg ansvaret. Det er enklere for en folkevalgt å følge opp økonomi enn kvalitet. Når kvalitet i skolen er et tema i politiske fora, handler det ofte om «normalelevens» resultater. Skoleeier har ikke kontroll på hvilket tilbud elever med særskilt opplæringsbehov får. Systemet fungerer ikke, heter det i rapporten. Konklusjonene baserer seg på dybdeintervjuer i seks kommuner med forskjellig størrelse. Alle kommunene er anonymisert. 4

5 Det finnes ikke noe fasitsvar Axelsen i Statped sier at målet med rapporten er å finne ut hvordan de kan støtte kommuner i å gi elever med særskilte behov et opplæringstilbud som er i samsvar med loven. Det finnes ingen fasitsvar for hvordan en kommune skal jobbe med å gi elever med særskilte opplæringsbehov et godt tilbud. Vi vet at dette er et krevende felt for kommunene. Vi vil vite så mye som mulig om hvilke utfordringer de har, slik at vi kan gi et best mulig tilbud om støtte, sier hun. Rapporten «Nærskoleprinsippet og inkludering av barn med særskilte opplæringsbehov i grunnskolen» kan du lese her: 5

6 Åpne opplysninger i personalsak tillatt Kommunal Rapport Når kommunestyret behandler personalsaker som angår «en arbeidstakers tjenstlige forhold», er det ikke riktig å sladde navn og begrunnelse i sakspapirene. to Skriv ut SPØRSMÅL: I kjølvannet av en varslingssak mot rådmannen, som nå er avsluttet, blir det vurdert å opprette personalsak mot tre medarbeidere som på ulike måter har vært involvert i kritikken. Kommunestyret har vedtatt at alle saker som vedrører denne varslingssaken, skal behandles av dem. Rådmannen anses som inhabil i denne saken, og det er derfor oppnevnt en setterådmann. I sitt saksforelegg til kommunestyret innstiller setterådmannen på at to av dem skal få en irettesettelse. Kommunestyret får fyldige sakspapirer der verken navnene på de tre eller detaljer om bakgrunnen for personalsakene er sladdet. Dette vekker harme blant dem det gjelder og opposisjonen i kommunestyret. Er det riktig, slik setterådmannen sier, at det må være slik fordi det ikke er hjemmel for å unndra disse opplysningene offentlighet? Bernt svarer: Denne saken «angår en arbeidstakers tjenstlige forhold», og må etter bestemmelsen i kommuneloven 31, nr. 3, behandles i lukket møte. Dette er imidlertid ikke avgjørende for spørsmålet om offentlig innsyn i saksdokumentene eller sladding av opplysninger i disse. Her er utgangspunktet etter offentlighetsloven 16 nr. 1 at «saksframlegg med vedlegg til eit kommunalt eller fylkeskommunalt folkevalt organ» er offentlige, hvis ikke det er hjemmel i lov for å gjøre unntak. Det samme gjelder spørsmålet om sladding av opplysninger i disse dokumentene om identiteten til varslerne og bakgrunnen for forslaget om en tjenestemessig reaksjon overfor dem. Dette knytter seg til en sak om tjenestemessige forhold, og går dermed ikke inn under unntaket i offentlighetsloven 13 for taushetspliktbelagte opplysninger. Det er ikke slike «personlige forhold» som er omfattet av taushetsplikten etter forvaltningsloven 13. Jeg kan heller ikke se at det kan være riktig å kreve at disse opplysningene sladdes i saksforelegget til kommunestyret. Det kan ikke være mulig å treffe vedtak i kommunestyret om irettesettelse av tilsatte uten at kommunestyret har kjennskap til identiteten til dem det gjelder, og begrunnelsen for dette, herunder selvfølgelig hele bakgrunnen for saken. Dette må være gjort rede for i saksframlegg med vedlegg til kommunestyret. Og saksforelegget må være fullstendig man kan ikke treffe slikt vedtak på grunnlag av muntlig informasjon. Dette kan selvsagt være ubehagelig både for dem saken gjelder, og for rådmannen. Men i en såpass betent sak er det klart nok det beste at alle sider av saken blir alminnelig kjent, både for kommunestyret og for velgerne, slik at det er mulig for alle å gjøre seg opp en mening om det som har skjedd. Og i alle fall er det ganske klart at det ikke er mulig å skjerme disse opplysningene når saken skal behandles i kommunestyret, så lenge det ikke er tale om opplysninger om enkeltpersoners private, personlige forhold. 6

7 Rådmann kan nekte å svare revisor i møte Kommunal Rapport Revisor kan stille spørsmål til rådmannen i kontrollutvalgets møter. Men rådmannen kan nekte å svare, hvis hun mener spørsmålene ligger utenfor det hun ble innkalt for å besvare, skriver jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. ut SPØRSMÅL: I en kommune ba rådmannen om at kontrollutvalget vurderte kommunerevisors rolle i kontrollutvalgsmøtene. Han syntes det var krevende at revisor stiller oppfølgingsspørsmål til rådmann direkte i møtene. Han stilte spørsmål ved om revisjonssjefen kunne stille spørsmål på vegne av kontrollutvalget, og om revisor i det hele tatt skal ha noen slik rolle i kontrollutvalgets saksbehandling. Hvilke regler gjelder for dette? SVAR: Kontrollutvalg og revisor er to atskilte deler av kommunens interne tilsyn. Det kan være nyttig først å se på de generelle reglene om disse to organenes organisering og oppgaver: Revisor har ansvaret for kontroll med kommunens økonomiforvaltning og virksomhet ellers «regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon» (kommunelovens 70 nr. 2). Regnskapsrevisjonen er i første rekke kontroll med årsregnskapet fra rådmannen og kommunale foretak. Den omfatter også kontroll med at økonomiforvaltningen er organisert på en betryggende måte. Saksgangen er formalisert i linjen revisor, kontrollutvalg, formannskap og kommunestyre og er basert på klare skiller mellom de ulike trinn i prosessen. Kontrollutvalget trer først i funksjon når det foreligger en årsberetning fra revisor om årsregnskapet som er lagt fram av rådmannen. Rollefordelingen mellom de ulike instansene vil normalt ikke være noe problem. For forvaltningsrevisjonen er bildet mer komplisert: Forvaltningsrevisjonen er en bredere anlagt kontroll med lovlighet, måloppnåelse, effektivitet og forsvarlighet av forvaltningens virksomhet. I kommunelovens 77 nr. 4 fastslås det at kontrollutvalget skal påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Videre skal utvalget påse at det føres kontroll med den økonomiske forvaltningen og at det blir gjennomført «systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger» (forvaltningsrevisjon). Dette er en svært viktig presisering av kontrollutvalgets ansvar og arbeidsmåte. Skal påse at I kommunelovens 77 står det at kontrollutvalget velges for å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning. I dette ligger det ikke at kontrollutvalget er tildelt en selvstendig løpende kontroll- og tilsynsfunksjon med saksbehandling og avgjørelser i enkeltsaker. Utvalget skal påse at det føres kontroll også på andre områder enn regnskapene. Utvalget har ingen selvstendig vedtaksmyndighet, men skal rapportere resultatene av sitt arbeid til kommunestyret. Som grunnlag for sine rapporter kan utvalget foreta de undersøkelser som det mener er nødvendig for å vurdere om administrasjonen påser at kravene til 7

8 økonomiforvaltning blir oppfylt, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse osv. Det er altså ikke kontrollutvalget selv som skal forestå disse undersøkelsene. Det skal bare påse at det blir gjort, og om nødvendig rapportere til kommunestyret. Det er kommunestyret som så skal vurdere hva som bør gjøres for å rette opp feil og mangler. Men for å vurdere om systemet fungerer, kan det være nødvendig å gå inn i enkeltsaker. En helt generalisert og abstrakt systemkontroll vil sjelden tilføre noe særlig. Treet må kjennes på sine frukter. Dette er bakgrunnen for bestemmelsen i kommunelovens 77 nr. 7. Den gir kontrollutvalget en prinsipielt ubegrenset rett til å «kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene». Det gjelder uavhengig av om det er tale om rent interne forhold i forvaltningen eller opplysninger som er underlagt taushetsplikt. Det betyr at utvalget både kan kreve skriftlige redegjørelser og innkalle tilsatte i administrasjonen, herunder rådmannen, til å forklare seg for utvalget. Og utvalget avgjør selv hva «det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene». Revisors rolle Hvor kommer så revisor inn i bildet ved slik forvaltningsrevisjon? Også forvaltningsrevisjon er en del av revisors ansvar. Nærmere bestemmelser om dette er gitt i revisjonsforskriftens 7. Dette er en løpende kontroll «systematiske vurderinger» som revisor setter i gang etter et fastsatt program eller av eget tiltak i situasjoner der det kommer opp opplysninger som tilsier at slike undersøkelser bør foretas. Også revisor kan, uten hinder av taushetsplikt, kreve alle de opplysninger/redegjørelser/dokumenter fra kommunen, og foreta de undersøkelser han/hun finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Revisor skal fortløpende rapportere til kontrollutvalget om resultatene av forvaltningsrevisjoner. Kontrollutvalg og revisor er altså to ulike instanser som begge har ansvar for forvaltningsrevisjon. Men mens revisor selv har ansvaret for å foreta også slik revisjon av kommunens virksomhet, er kontrollutvalgets oppgave i siste instans å påse at slik revisjon foretas i tilstrekkelig grad og omfang. Her er ikke rolleforståelsen alltid like klar i utvalgene eller hos allmennheten. Mange oppfatter kontrollutvalget som en slags kommunal domstol, som skal ta stilling til konkrete påstander om feil i kommunal saksbehandling og avgjørelser, for eksmpel om noen er inhabil eller om saken er forsvarlig utredet. Kontrollutvalget har imidlertid ingen slik myndighet, og har normalt heller ikke spesiell kompetanse til å ta stilling til juridiske, forvaltningsmessige eller politiske tvilsspørsmål. Når utvalget går inn i en enkelt sak eller et bestemt saksområde, vil det primært være med sikte på å få en best mulig avklaring av de faktiske forhold, herunder om man har foretatt den nødvendige kvalitetssikring av de juridiske eller andre faglige vurderingene som de avgjørelsene som er truffet, bygger på. 8

9 Revisors rolle i kontrollutvalget Saker for kontrollutvalget kan enten ha utgangspunkt i en rapport om en undersøkelse fra revisor om foretatt forvaltningsrevisjon, eller kan være satt på dagsordenen av kontrollutvalget selv, enten av lederen eller ved vedtak i utvalget. At revisor skal rapportere til kontrollutvalget om resultatene av utførte forvaltningsrevisjoner, innebærer at slike rapporter må legges fram for utvalget. Hva kontrollutvalget så velger å gjøre med en slik rapport, er det i utgangspunktet opp til utvalget selv å avgjøre. Men utvalget skal, etter kontrollutvalgsforskriften 11, avgi rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse. Revisor kan i sin rapport til kontrollutvalget komme med anbefalinger om hvordan saksforholdet bør følges opp. Men dette er ikke den formelle innstilling til utvalget. Den er det utvalgets sekretariat som skal utarbeide. I kontrollutvalgsforskriften 20 er det bestemmelser om utvalgets sekretariat: Sekretariatet skal være uavhengig av kommunens administrasjon og av den eller de som utfører revisjon for kommunen. Sekretariatets oppgave er å «påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt». I praksis vil revisors rapport normalt være det klart viktigste dokument i saken. Men sekretariatet skal foreta en selvstendig vurdering av saksforholdet på grunnlag av rapporten, uavhengig av og uten ytterligere medvirkning av revisor. Møte- og talerett Spørsmålet blir så hvilken rolle revisor har når en sak kommer til behandling i kontrollutvalget. Kan han eller hun delta aktivt i møtet, og også stille spørsmål til og kreve svar fra rådmann eller andre tilsatte som er innkalt av utvalget? Svaret på første del av dette spørsmålet finner vi i kontrollutvalgsforskriften 19: «Oppdragsansvarlig revisor ( ) har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter og kan forlange sine uttalelser på møtet protokollert». Revisor har altså rett til å ytre seg og delta debatten, men har ingen formell forslagsrett med rett til å få sine forslag satt under votering, og ingen stemmerett. Revisor vil også ha rett til å delta i møte der rådmann eller andre tilsatte er innkalt, og må da også kunne kommentere det som framkommer i møtet, også i redegjørelser fra rådmannen eller andre tilsatte som møter der. Revisor må da, på linje med kontrollutvalgets medlemmer, kunne stille spørsmål i tilknytning til den sak som er under behandling. Rådmannen, eller andre som møter fra administrasjonen, kan imidlertid nekte å svare på spørsmål, hvis de mener dette går ut over rammen for det man er innkalt for å svare på. Men spørsmål som angår det tema den som møter er bedt om å forklare seg om, må besvares, herunder også oppfølgingsspørsmål om samme sak. Om saken settes på spissen, er det bare kontrollutvalget, ikke enkeltmedlemmer, som kan kreve opplysninger fra administrasjonen. Dette gjelder også revisor når han 9

10 eller hun møter i utvalget. Revisors egen rett til å kreve opplysninger etc. må utøves av revisjonen som sådan ved formell forespørsel, ikke av revisor som deltaker i et kontrollutvalgsmøte. Jeg vil anta at terskelen for å nekte å svare på slike spørsmål vil og bør være høy. Men det må i alle fall være helt legitimt at rådmann eller andre som møter, svarer at dette spørsmålet kan jeg ikke svare på her og nå, men jeg skal undersøke det og komme tilbake. 10

11 Alvorlig å røpe varsler Kommunal Rapport Det er alvorlig å røpe identiteten til en varsler, sier advokat Birthe Eriksen, som har varsling som spesialområde. - Det gjelder strenge personvernkrav i varslingssaker, sier advokat Birthe Eriksen. Hun mener det er særlig alvorlig når det er øverste, ansvarlige arbeidsgivere som røper en varslers identitet. I går ble det kjent at rådmann Gudrun Grindaker i Sandefjord hadde informert sin ledergruppe om hvem som står bak varslingen mot henne, noe som vekker kraftige reaksjoner. Det gjelder strenge personvernkrav i varslingssaker. For varsleren er vern om hans identitet av stor betydning, fordi det ligger beskyttelse i det; beskyttelse mot gjengjeldelse, sier Eriksen. Hun mener det er særlig alvorlig når det er den øverste, ansvarlige arbeidsgiveren som røper en varslers identitet. Det er strenge forventninger til en slik person om etterlevelse av dette regelverket. Kan være gjengjeldelse Arve Due Lund, varslerens advokat, ser svært alvorlig på saken. Lund opplyser at han fått bekreftet av rådmannens advokat, Einar Engh, at informasjonen ble gitt. Engh avviste i går å kommentere dette overfor Kommunal Rapport. Lund sier han har sendt et langt brev om saken til kommunen hvor det går fram hvor alvorlig han ser på dette. Å avsløre identiteten til en varsler bryter med en hel rekke lover og regler. I dette tilfellet er det brudd på flere bestemmelser i personopplysningsloven, vedtak i formannskapet, interne regler i kommunen og rettsreglene for vern av varslere, sier Lund til Kommunal Rapport. Det kan også være i strid med arbeidsmiljøloven, idet det gir en ekstra belastning for arbeidstakeren og dermed kan betraktes som gjengjeldelse. Varsleren ønsket å kunne gå på jobb som vanlig, men det kan nå bli vanskelig. Kan det finnes gode grunner til å informere om identitet i en slik sak? Jeg ser ingen plausible grunner, sier Lund. Berømmer ordføreren I Sandefjord ble varselet levert ordfører Bjørn Ole Gleditsch (H) direkte av varslerens advokat. Ordføreren anså tidlig hele administrasjonen som inhabil i oppfølgingen, ettersom det var rådmannen selv varselet gjaldt. En egen, politisk gruppe lønnsog forhandlingsutvalget ble delegert oppfølgingsansvaret. 11

12 Birthe Eriksen berømmer ordføreren for å ha håndtert habilitetssituasjonen og løftet saken vekk fra rådmannen for å sikre en prosess som tar hensyn til risikoen for interessekonflikt. Det fortjener ros. Vi har hatt altfor mange saker i offentlig sektor de siste årene hvor det har utviklet seg alvorlige konflikter og arbeidsmiljøproblemer, nettopp som følge av manglende fokus på å sikre habile og objektive saksbehandlingsprosesser, sier hun. Eriksen hadde varsling som tema for sin doktorgrad og er nå medlem av det regjeringsoppnevnte ekspertutvalget som gjennomgår varslingsbestemmelsene i arbeidsmiljøloven. Ønsker ikke debatt i mediene Kommunal Rapport har spurt Gudrun Grindaker om å kommentere og eventuelt begrunne sin beslutning om å informere ledergruppen om varslerens identitet. Vi har fått dette svaret på e-post fra hennes advokat, Einar Engh: «Vi ønsker ikke å føre en juridisk debatt med advokat Due Lund i media, men nøyer oss med å gi uttrykk for at vi er rettslig uenige. Vi kan vanskelig se at Due Lunds utspill i media har anen effekt enn å øke belastningen på rådmannen. Spesielt løsningsorientert er utspillene i alle fall ikke. De faktaopplysninger og juridiske synspunkter Grindaker har i saken videreformidles til advokatfirmaet kommunen har engasjert for å undersøke og vurdere varslingssaken.» 12

13 Alle dokumenter skal journalføres fortløpende Kommunal Rapport Når det skjer grove brudd på plikten til journalføring, bør det reageres tjenestemessig, sier jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. Kontrollutvalget i Kristiansund har tatt for seg rutiner og journalføring og utlegging av postlister på kommunens nettsted, særlig etter at det i vinter dukket opp et halvannet år gammelt brev på postlista. Senere skal også sju år gamle brev ha dukket opp. Kontrollutvalget har spurt om hvorfor journalføringen ikke skjer fortløpende. Det framkom også at postlista viste maks 100 journalføringer per dag, slik at nummer 101 og oppover ikke framkom da man søkte på lista. Kontrollutvalget ville også vite hvorfor brev til og fra kommuneadvokaten ikke er på postlista. Kommuneadvokaten svarte utvalget med at korrespondansen blir journalført, men ikke satt på postlista fordi mye av den er unntatt offentlighet. Hun viste videre til at det ikke er et lovkrav eller pålegg å legge ut postlister på nett, ifølge Tidens Krav. Spørsmål: Kan en kommunal etat med hjemmel i lov unnlate å sette journalført post på postlista? Er det lov å sette tak på antall journalføringer per dag? Hvor lang tid kan kommunen bruke på å journalføre post? Svar: Det at et dokument er unntatt fra offentlighet, er ikke relevant for plikten til journalføring. Det er i så fall et klart brudd på journalføringsplikten etter offentlighetsloven 10, første avsnitt, og arkivforskriften, der det er fastsatt i 2 6 en alminnelig plikt til å «registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova 4 må reknast som saksdokument for organet». Det er klar forutsetning at journalføring skal skje ganske umiddelbart etter utsendelse eller mottak av dokumentet, også der dette er et ledd i en løpende saksbehandling som ikke er avsluttet. I arkivforskriften 3 1 er det fastsatt at «Inngåande post skal leverast til arkivtenesta», og at «Post til organet skal opnast av arkivtenesta». Og i arkivforskriften 3 8 har vi en regel om at utgående brev skal oversendes til arkivet «Når behandlinga er avslutta og svarbrev er ekspedert». Det er etter dette ingen tvil om at all inn- og utgående post skal leveres til arkivtjenesten og journalføres umiddelbart etter at den er sendt eller mottatt. Dette gjelder uavhengig av om journalen føres manuelt eller elektronisk, og finnes det to versjoner, må de selvsagt være identiske. Plikten til journalføring gjelder også der det er adgang til å gjøre unntak helt eller delvis fra retten til innsyn i det aktuelle dokumentet. Allmennheten har rett til å få vite at dokumentet finnes, også om det ikke skal gis innsyn i det. Slik journalføring er ingen omfattende og krevende operasjon, man skal bare registrere dato, avsender eller adressat og tema for dokumentet. Hvis man er usikker på om det er rett til innsyn i et dokument, skal man dessuten ikke ta stilling til dette før det eventuelt kommer krav om innsyn. 13

14 I offentlighetsloven 29, første setning, er det fastslått at når et organ mottar et innsynskrav, skal det «vurdere kravet konkret og sjølvstendig», altså der og da. Det skal ikke foretas noen form for forhåndsklassifisering av dokumenter når det gjelder innsynsrett, så usikkerhet om innsynsretten er ikke en holdbar unnskyldning for manglende journalføring. Offentlighetsloven inneholder ingen regler om straff eller andre sanksjoner overfor den som bevisst eller uaktsomt bryter lovens regler om rett til innsyn i forvaltningens dokumenter. Dette er én av årsakene til at man tar så lett på etterlevelsen av loven mange steder i forvaltningen. Men ved brudd på plikten til journalføring har arkivloven en straffebestemmelse i 22: «Den som handlar i strid med føresegner gjevne i eller i medhald av denne lova, kan straffast med bøter». Jeg vil mene at interne regler som setter tak på antall journalføringer per dag i kommunen, må ses som et klart brudd på loven. Og grove brudd på reglene om dette, bør det i alle fall reageres tjenestemessig på. 14

15 15

16 16

17 17

18 18

19 Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Kongens gt TRONDHEIM Deres ref Vår ref 17/ Dato Spørsmål om budsjett i interkommunale selskaper Vi viser til brev 4. april 2017, hvor det blir spurt om deltakerkommunene i et interkommunalt selskap plikter å bevilge midler til selskapet i tråd med det budsjettvedtaket representantskapet i selskapet har vedtatt. Bakgrunn Bakgrunnen for spørsmålet er at lov om interkommunale selskaper 18 tredje ledd om årsbudsjettet ble opphevet fra 1. januar Bestemmelsen lød: Dersom selskapets budsjett forutsetter tilskudd fra deltakerne, er budsjettet ikke endelig før kommune- eller fylkeskommunedeltakernes budsjetter er behandlet etter kommuneloven 45 nr. 4, for såvidt angår tilskuddet. Departementets vurdering Departementet vil i det følgende gjøre greie for hvordan departementet vurderer spørsmålet ovenfor. Departementet understreker at kommuner og interkommunale selskaper har et selvstendig ansvar for å anvende loven og et selvstendig ansvar for de vedtakene de treffer. I Prop. 119 L ( ) s. 33 forklares bakgrunnen for og innholdet i lovforslaget slik: Departementets vurdering i høyringsnotatet var at gjeldande 18 tredje ledd er ei overflødig føresegn, og departementet føreslo å oppheve den. Framlegget i høyringsnotat inneber at selskapets budsjett vil vere å rekne som endeleg når det er vedteke av representantskapet, men at budsjettet må reviderast dersom det oppstår vesentlege endringar i inntekter og utgifter i forhold til det som er budsjettert. Postadresse Postboks 8112 Dep 0032 Oslo postmottak@kmd.dep.no Kontoradresse Akersg Telefon* Org no Avdeling Saksbehandler Jan Morten Sundeid

20 Budsjettvedtak vil altså være endelig for selskapet når det er vedtatt av representantskapet. Det følger imidlertid av 19 at dersom det oppstår vesentlige endringer i inntekter og utgifter i forhold til det som er budsjettert, skal slike avvik følges opp av selskapets styre med et forslag til revidert budsjett som skal behandles av representantskapet. I høringsnotatet til lovendringen står det følgende om denne bestemmelsen: Denne føresegna gjeld også dersom det oppstår avvik mellom det selskapet har budsjettert som inntekter frå deltakarane, og det deltakarane faktisk kjøper eller gir av andre ytingar til selskapet. Departementet mener på denne bakgrunn at forarbeidene er klare på at lovendringen ikke skal forstås slik at representantskapets budsjettvedtak er bindende for deltakerkommunene. Tvert imot må representantskapet behandle budsjettet på nytt dersom det er vesentlig avvik mellom det representantskapet har budsjettert med av inntekter/tilskudd fra deltakerkommunene og det deltakerkommunene faktisk bevilger i sine budsjetter. Med hilsen Siri Halvorsen (e.f.) avdelingsdirektør Jan Morten Sundeid fagdirektør Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer Side 2 20

21 Bestilling av forvaltningsrevisjon - oppfølging av arbeidet med psykisk helse, herunder rus. Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Selbu kommune /17 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE - 217, TI - &58 Arkivsaknr 17/77-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget bestiller en forvaltningsrevisjon med fokus på oppfølging av arbeidet med psykisk helse, herunder rus. Kontrollutvalget ber revisor utarbeide utkast til prosjektplan som sendes ut i egen sak til kontrollutvalgets neste møte. Saksutredning Gjeldende plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt i kommunestyret Planen inneholder 4 aktuelle kontrollområder, hvor Oppfølging av arbeidet med psykisk helse, herunder rus, er prioritert nummer 2 etter Barnevern. Barnevern er prioritert øverst. Det prosjektet er forutsatt igangsatt dersom vertskommunen Stjørdal inviterer til et fellesprosjekt. Iflg sekretær for kontrollutvalget i Stjørdal er det så langt ikke prioritert å starte opp en forvaltningsrevisjon der nå. Barnevernet er inne i en fase med tett oppfølging fra fylkesmannen. Kontrollutvalget i Stjørdal tar sikte på å innkalle administrasjonen for å få en oppdatert status om arbeidet innen barnevernet i september. Utvalget tar da sikte på å invitere de øvrige kontrollutvalgene som berøres av det interkommunale barnevernssamarbeidet. Sekretariatet mener det derfor er naturlig å bestille prosjektet som er prioritert som nummer 2 i planen for forvaltningsrevisjon nå. Følgende er omtalt i plan for forvaltningsrevisjon for : Psykisk helsevern har vært et satsningsområde på nasjonalt nivå med en storstilt opptrappingsplan over flere år. Etter hvert som opptrappingsplanen har virket kan det være aktuelt å kartlegge hva opptrappingsplanen og andre igangsatte tiltak har betydd i Selbu kommune og om brukerne får tilgang til den behandlingen man har rett på. Kommunen fikk i 2015 en økende andel personer med psykiske lidelser. Dette hadde sammenheng med at det kom til flere yngre brukere med rusproblemer. Fylkesmannen opplyser i «Kommunebildet» for 2016 at dette skyldes noe tilflytning fra Trondheim, som kan ha sammenheng med at det er billige boliger i Selbu. Antallet brukere av tjenesten var oppe i ca 15 personer, men var iflg Selbu kommunes årsmelding for 2016 nede på 9 personer ved utgangen av året. I store deler av 2016 var det kun en stilling innen Rus- og psykiatritjenesten og det var skifte i stillingen som ruskonsulent. Situasjonen i 2017 er bedret og det er 1,6 årsverk fordelt på 80% stilling som henholdsvis ruskonsulent og miljøterapeut. En 21

22 stor del av dette finansieres ved statlige fondsmidler. Ifølge årsmeldingen for 2016 kartlegger kommunen livssituasjonen for den enkelte rusmisbruker og også russituasjonen generelt i kommunen gjennom verktøyet «brukerplan». Psykiatritjenesten har et aktivt og gjensidig samarbeid med Stjørdal DPS og får blant annet veiledning gjennom dem. Ressurser I tråd med avtale om forvaltningsrevisjon mellom kontrollutvalget og Revisjon Midt- Norge IKS har kontrollutvalget 290 timer til disposisjon til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i Av dette er 50 timer disponert til forvaltningsrevisjon om eiendomsforvaltning, som ble behandlet i kontrollutvalget Ressursrammer for forvaltningsrevisjonsprosjekter ligger normalt et sted mellom timer. Erfaring tilsier at det ofte er i større prosjekter at resultater blir mest interessante. 240 timer som ikke er disponert i 2017 synes i utgangspunktet å være lite. Prosjektet kan avgrenses til dette om kontrollutvalget ønsker en fast ramme før prosjektplan utarbeides. Dersom kontrollutvalget ønsker å ha en bred tilnærming kan det være behov for å bruke ytterligere ressurser. Dette kan gjøres ved å benytte noe av ressursene for 2018 og avtale leveringstidspunkt tidlig i Sekretariatet mener det kan være hensiktsmessig at revisjonen kan gi innspill både i forhold til ramme og leveringstid, når de får oversikt over hvilke problemstillinger som ønskes besvart for å kunne konkludere med om brukerne får den behandlingen de har krav på. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer utvalget til å vurdere om de ønsker å fastsette ressursramme og ønsket leveringstidspunkt nå ved bestillingen eller om det overlates til revisjonen å komme med forslag i tilknytning til prosjektplanen. Kontrollutvalget har nytt møte den 19.september. Sekretariatet mener det er hensiktsmessig at prosjektplan med forslag til ressursramme og leveringstidspunkt utarbeides av revisjonen i forkant av dette møte, så utvalget kan ta endelig stilling til hva som ønskes prioritert. Det er naturlig at revisjonen deltar og får direkte innspill fra kontrollutvalgets medlemmer på møtet i september. Eventuelle ønsker om justeringer av planen kan da innarbeides. 22

23 Kontrollutvalgets arbeidsform - erfaringsutveksling og evaluering så langt i valgperioden. Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Selbu kommune /17 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE Arkivsaknr 15/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget legger de foreløpige tanker og synspunkter det ble enighet om i møtet til grunn for arbeidet fremover. Kontrollutvalget vurderer arbeidsformen løpende og formell sak settes på dagsorden når utvalget har behov for dette. Saksutredning Nåværende kontrollutvalg har fungert i c 1,5 år og det kan være nyttig å diskutere hvordan utvalget arbeider og hvordan utvalgets medlemmer skal holde seg orientert om kommunens virksomhet for å ivareta tilsynsoppgaven på en god måte. Sekretariatet gjennomgikk en del formelle bestemmelser rundt tilsynsfunksjonen i tilknytning til sak 32/15 i kontrollutvalgets første møte. Noen av utvalgets medlemmer deltok på opplæringsdag i regi av Konsek høsten 2015 og høsten 2016 og har også være på samlinger i regi av Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) og Norges Kommunerevisorforbund. (NKRF) Det som er nevnt ovenfor, sammen med mange gode eksempler på arbeid/uttalelser fra andre kommuner som er gjengitt i Kontrollutvalgsboka, er et godt utgangspunkt for å videreutvikle egen arbeidsform. Kontrollutvalgsboka ligger på og er også utdelt i papirformat til kontrollutvalgets medlemmer. Kontrollutvalget kan innledningsvis under behandlingen bestemme hvilke områder de ønsker å drøfte nærmere nå og hva utvalget eventuelt vil ta i senere møter. Det er viktig å ikke ta "alt" på ett møte. Leder i utvalget har bedt spesielt om en oversikt over saker/orienteringer som utvalget har sett på etter eget initiativ og kan drøfte hva utvalget har fått ut av dette. Nedenfor følger en oversikt over denne type saker, hva som ble protokollert under behandling, samt vedtak. Som det fremgår av vedtakene er orienteringene i stor grad vurdert i tilknytning til arbeidet med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon Oversikten viser at kontrollutvalget har vært aktive i forhold til å skaffe seg informasjon og har satt søkelyset på mange områder uten at det er bestilt revisjonsrapporter. Orientering om virksomheten i Selbu Energiverk AS, herunder dialog med eier Selbu kommune. (2016) Behandling: Administrerende direktør Per Otnes orienterte om virksomheten, herunder om utfordringer og økonomi. Etter ønske fra kontrollutvalget kom han spesielt inn på hvordan nettleie fastsettes/beregnes og også på mulige virkninger dersom forslag om at nettvirksomheten må skilles ut i egen virksomhet blir vedtatt i Stortinget På bakgrunn av manglende samsvar mellom kommunens budsjettering av utbytte og vedtatt utbytte i 2015, ønsket kontrollutvalget synspunkter på hvordan SEV opplever kommunikasjonen med kommunen som eier, herunder om styringssignaler er klare. Otnes opplevde kommunikasjonen som god. Dette ble støttet også av ordfører, styreleder SEV og rådmannen, som alle deltok under behandling av saken. 23

24 Vedtak: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering bruker den som innspill i forbindelse med vurdering og prioritering av fremtidig kontrollvirksomhet. Orientering om Selbu kommunes erfaringer med ny bedriftshelsetjeneste. (2016) Behandling: Personalsjef Anita Røset orienterte. Hun og rådmannen svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Sekretariatet sender powerpoint-presentasjonen til kontrollutvalgets medlemmer sammen med protokollen. Vedtak: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering og vurderer eventuell videre oppfølging i tilknytning til prioritering av tilsynsarbeidet fremover. Orientering om Selbu kommunes arbeid for å redusere sykefraværet. (2016) Behandling: Personalsjef Anita Røset orienterte. Hun og rådmannen svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Sekretariatet sender powerpoint-presentasjonen til kontrollutvalgets medlemmer sammen med protokollen. Vedtak: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering og vurderer eventuell videre oppfølging i tilknytning til prioritering av tilsynsarbeidet fremover. Orientering om beredskapsarbeidet i Selbu komune (2016) Behandling: Beredskapskoordinator Ingrid Holt orienterte på vegne av rådmannen. I tillegg til status for beredskapsarbeidet og pågående arbeid med oppdatering av risiko og sårbarhetsanalyse, ble utvalget orientert om større hendelser de siste år og hvordan disse ble fulgt opp. Fylkesmannen hadde siste tilsyn i 2014 og hovedkonklusjonen var positiv. Arbeidet er fulgt opp videre og Selbu kommune oppfyller, iflg rådmannen, nå også de formelle krav til øving av planen, som var det eneste punktet som ble påpekt ved tilsynet i Vedtak: Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering og vurderer videre oppfølging i tilknytning til arbeidet med ny plan for forvaltningsrevisjon. Orientering om erfaringer etter innføring av samhandlingsreformen. (2016) Behandling: Kerstin Rolseth, rådgiver Helse og sosial, representerte rådmannen. Hun gjennomgikk status for Selbu kommune med utgangspunkt i hovedfunn i Riksrevisjonens undersøkelse av ressursutnyttelse og kvalitet i helsetjenesten etter innføring av samhandlingsreformen, slik kontrollutvalget hadde bedt om i sak 12/16. Vedtak: Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering og vurderer videre oppfølging i tilknytning til arbeidet med ny plan for forvaltningsrevisjon. 24

25 Orientering om kommunens rutiner og praktisk oppfølging av eierinteresser. (2017) Behandling: Rådmannen orienterte og svarte på spørsmål fra utvalget. Rutiner, omfang av praktisk oppfølging, kommunikasjon med valgte representanter, rapportering og hvem som bør inneha ulike roller vurderes. Vedtak: Saken tas til orientering. Orientering om rutiner for varsling av kritikkverdige forhold i Selbu kommune. (2017) Behandling: Personalsjef Anita Røset orienterte om formelle bestemmelser knyttet til varsling og Selbu kommunes varslingsrutiner. Kommunen har ikke hatt saker som er behandlet som varslingssaker etter at rutiner kom på plass i Personalsjefen orienterte om hvordan kommunen tok tak i uønskede forhold, som ikke ble vurdert så alvorlige at de kommer inn under varslingsbestemmelsene. Vedtak: Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Sekretariatet gjengir nedenfor en del punkter i uprioritert rekkefølge som det kan være aktuelt å berøre når utvalget evaluerer sin virksomhet: Kontakten/samspillet med kommunestyret. Kontakten med ordfører/rådmann. Ønskelig med formalisert kontakt gjennom leder? Kontakten med sekretariatet, eventuelt med revisjonen mellom møtene. Samspillet i kontrollutvalget i møter. Kontakt mellom møter? Hvilken informasjon ønsker KU å få tilgang til? Tilstrekkelig i dag? Ønsker KU-medlemmer å fordele og ha spesielt ansvar for å følge opp politiske saker/politiske utvalg? Hvordan håndtere henvendelser fra innbyggere og andre? Dagens praksis OK? Hvem skal inviteres/innkalles til kontrollutvalgets møter? Erfaringer så langt? Legge kontrollutvalgsmøter ute i kommunale enheter? Hvor synlig bør kontrollutvalget være? Publisere FR-rapporter? Pressemeldinger i tilknytning til rapporter eller annen virksomhet? Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet har i saksfremlegget kun pekt på områder som kan være av interesse å diskutere. Utvalget har bra politisk erfaring. Medlemmene har forskjellig bakgrunn og mulig også ulike syn på hvordan tilsynsoppgaven skal løses. Dette gjør at en har alle muligheter til å legge et godt grunnlaget for gode diskusjoner og nyttig arbeide for kommunen og dermed kommunens innbyggere i resten av valgperioden. 25

26 Eventuelt. Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Selbu kommune /17 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 17/78-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. 26