Ifølge liste. Statsbudsjettet oppdragsbrev til Mentor AS Referansenr , og

Transkript

1 Ifølge liste Deres ref Vår ref Dato 15/ Statsbudsjettet oppdragsbrev til Mentor AS Referansenr , og Innleiing Merkur-programmet er ein del av Kommunal- og moderniseringsdepartementet sitt arbeid for å styrke tilgangen til tenester for befolkninga i område med få innbyggarar og små marknader. Departementet legg i 2015 vekt på tiltak for å oppretthalde og vidareutvikle arbeidet retta mot daglegvarebutikkar i distrikta. Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) viser til kontrakt mellom KMD og Mentor AS av Gjennom kontrakten har departementet delegert forvaltningsmynde og oppgåver knytte til Merkantilt kompetanseprogram for utkantbutikkar (Merkur-programmet) og investeringsstøtta for utkantbutikkar og investeringsstøtte for å styrkje drivstofftilgongen i distrikta til Mentor AS. Departementet stiller i 2015 til disposisjon inntil 5,5 millionar kroner til å dekke Mentors drifts- og forvaltningsutgifter. Til finansiering av tilskuddsordningane stiller departementet i 2015 til disposisjon inntil 9 millionar kroner til Merkur-programmet og inntil 30 millionar kroner til investeringsstøtta og utviklings- og aktivitetsstøtte for utkantbutikkar og støtteordninga for å styrkje drivstofftilgangen i distrikta. Det er ikkje høve til å overføre midlar mellom dei ulike utgiftspostane (tilskotsordningane og forvaltninga), utover det som er regulert i punkt 3. Ubrukte midlar gitt til finansiering av tilskotsordningane kan overførast frå budsjettåret dei er løyvde til dei to fylgjande budsjettåra. Postadresse Kontoradresse Telefon* Regionalpolitisk avdeling Saksbehandler Postboks 8112 Dep Akersg Knut Ove Nordås NO-0032 Oslo Org no postmottak@kmd.dep.no

2 Midlane skal nyttast i samsvar med Stortingets intensjon, jf. Prop. 1 S ( ). 2. Forvaltning av tilskotsordningane Departementet stiller i 2015 inntil 5,5 millionar kroner til disposisjon for Mentor AS til forvaltning og administrasjon av Merkur-programmet, styret for Merkur- programmet og investeringsstøtteordningane. Arbeid knytt til utøving av sekretariatsfunksjonen og drift og administrasjon av investeringsstøtteordningane er inkludert i desse midlane, herunder alle utgifter til dagleg drift og reisekostnader. 3. Ordningane Midlane som er stilt til disposisjon i tilskotsordningane skal nyttast til direkte tilskot til tiltak i butikkane Merkur-programmet Departementet stiller i 2015 til disposisjon inntil 9 millionar kroner til Merkurprogrammet. Merkur- programmet er eit kompetanseutviklingsprogram for butikkar i område med små marknader. Hovudmålet for Merkur-programmet er å medverke til at daglegvarebutikkar i område med små marknader kan gje eit kvalitativt best mogleg tenestetilbod til folk i desse områda. Merkur- programmet skal bidra til å styrkje den butikkfaglege kompetansen og butikken si stilling i lokalsamfunnet. Kompetansetiltaka kan til dømes vere seminar og besøk av Merkur-konsulentar i butikkane. Ein viktig del av arbeidet i Merkur-programmet er å få ulike tilleggsoppgåver til butikkane, slik som til dømes Post i butikk, tipping, reiselivstenester og ulike offentlege tenester. Programmet arbeider også med å utvikle samspelet mellom butikken og lokalsamfunnet. Merkur- programmet vil oppfordre Merkurbutikkane til å leite etter samarbeid med andre lokale utviklingsaktørar, med sikte på å vidareutvikle butikken og bygda Investeringsstøtteordningane Departementet stiller inntil 30 millionar kroner til disposisjon i 2015 til investeringsstøtte og utviklings- og aktivitetsstøtte for utkantbutikkar og til investeringsstøtte for å styrkje drivstofftilgangen i distrikta Investeringsstøtta og utviklings- og aktivitetsstøtte for utkantbutikkar Investeringsstøtte skal gå til reine investeringar i butikkane. Utviklings- og aktivitetsstøtte skal i hovudsak gå til marknadsaktivitetar, mobiliseringstiltak, kompetansetiltak og tilrettelegging for tilleggsfunksjonar ut over vanleg butikkdrift. Side 2

3 Fordelinga mellom desse to ordningane kan vere fleksibel sett i høve til søknadene som kjem inn, men maksimum 5 millionar kroner per år kan nyttast til utviklings- og aktivitetsstøtte Investeringsstøtte for å styrkje drivstofftilgangen i distrikta Investeringsstøtta skal trygge drivstofftilgangen i dei mest perifere distriktsområda. Ordninga skal medverke til naudsynt oppgradering av eksisterande drivstoffanlegg knytte til daglegvarebutikkar, eller støtte etablering av nye drivstoffanlegg. 4. Oppfølging av evalueringa av Merkur- programmet og investeringsstøtteordningane Vi viser til evalueringa som Møreforsking gjennomførte i 2014 på oppdrag frå departementet. Evalueringa tyder på at både kompetanseprogrammet og støtteordningane fungerar etter hensikten. Evalueringa peika på moglege forbetringspunkt. Departementet vil følgje dette opp i Vi ber om at Mentor AS og styret for Merkur- programmet kjem tilbake til departementet med ei tilråding kring korleis ordninga med drivstoffstøtte bør vere i tida framover. Vi vil og ha ei vurdering av korleis tilhøvet skal vere mellom dei to investeringsstøtteordningane, både når det gjeld innretting og nivå. 5. Regelverk for tilskotsordningane og rutinar for forvaltninga Forvaltninga av midlane skal vere i tråd med økonomiregelverket i staten kapittel 6, lov om offentlege anskaffingar, forvaltningslova, offentleglova, arkivlova og rekneskapslova, bokføringslova, EØS-regelverket om statsstøtte, retningsliner for kap. 552, post 72, og retningslinene for dei einskilde ordningane som er omtala i punkta ovanfor Fastsetting av regelverk for ordningane Det er utarbeidd regelverk for ordningane i dialog med Mentor AS og styret for Merkur-programmet. Departementet fastset regelverka. Mentor kan foreslå endringar i regelverket. Regelverka blir vurdert jamnleg for å sikre god måloppnåing og at vi treff brukarane sine behov. 6. Rutinar for forvaltninga av ordningane Forvaltninga skal vere mest mogleg ressurseffektiv. Det skal vere etablert intern kontroll hjå tilskotsforvaltaren som sikrar korrekt sakshandsaming i alle fasar, jf. krav til intern kontroll i kap i økonomiregelverket. Ut frå ei vurdering av risiko og kor vesentleg det er, må tilskotsforvaltaren kontrollere at sakshandsaminga og rapporteringa er korrekt, at midlane kjem det bestemte føremålet til gode, og at misleg framferd og økonomisk kriminalitet blir førebygd og avdekt. Tilskotsforvaltaren skal ha skriftlege rutinar for forvaltninga av ordningane. Desse skal gjere greie for interne sakshandsamingsrutinar, arkivering etter gjeldande lov og forskrifter, utbetaling, oppfylging og kontroll av tilskotsmottakarar og eventuelt rutinar Side 3

4 ved tilbakebetaling frå ein tilskotsmottakar. Det skal vere utarbeidd malar for brev som blir sende til tilskotsmottakarane. 7. Rapportering og oppfølging 7.1. Styringsdialog, rapportering og formidling av resultat Styringsmøter: Frå 2014 innførte departementet halvårlege styringsmøter mellom departementet og Mentor AS og styreleiar for Merkur- programmet. Dette fortset vi med i Styringsmøta vil bli baserte på dialog om aktivitetane i Merkurprogrammet og investeringsstøtteordningane og resultata av desse. Vi legg opp til eitt møte i april og eitt i oktober. Styremøta for Merkur- programmet: Mentor AS skal sende styreprotokollane til departementet etter kvart styremøte. Både departementet og Mentor AS kan be om møte for å avklare strategiske spørsmål om dei ser trong for det. Formidling av resultat: Departementet vil at Mentor AS skal synleggjere bruken og resultata av Merkur-programmet og investeringsstøtteordningane. Departementet ber om at resultata som Merkur-programmet og investeringsstøtteordningane oppnår, blir aktivt formidla til media og til relevante distriktskommunar. Mentor AS skal orientere departementet i god tid før offentleggjering av Merkurrelaterte rapportar eller saker som kan ha interesse for departementet. Dette gjeld særleg i saker som kan skape stor offentleg merksemd Halvårsrapport Vi ber om at Mentor sender ein halvårsrapport per 30. juni 2015 til departementet innan 15.august Halvårsrapporten skal gi ein oversikt over Merkur-programmet. Og ei oversikt over tilsegn, kva som er utbetalt og kva som står att av investeringsstøtteordningane Årsrapport Mentor AS skal utarbeide ein årsrapport for 2015 og oversende denne til departementet innan Vi ber om at årsrapporten gjer greie for aktivitetar og resultata av aktivitetane i året som er gått. Årsrapporten bør så langt det lar seg gjere gje ei skildring av korleis tildelingane er fordelt på dei ulike tilskuddsordningane og geografisk nedslagsfelt. Vi er særleg interesserte i vurderingar av kva slags aktivitetar som har gjeve positiv utteljing, og korleis ein best kan nå positive verknader for butikkane og lokalsamfunna. Dersom det er gjort negative erfaringar, er det viktig å få fram desse også. Det kan ligge nyttig læring i prosjekt som ikkje har lukkast fullt ut med sine aktivitetar. Side 4

5 Årsrapporten bør i tillegg innehalde ein kort tilstandsrapport av den internkontrollen som er etablert for tilskotsforvaltninga. Årsrapporten skal innehalde eit prosjektrekneskap for midlane Mentor AS forvaltar på vegne av departementet og vederlag for forvaltningsoppgåvene. Prosjektrekneskapen skal førast slik at det gir oversikt over kva pengane har gått til, og kor mykje dei har fått og skal innehalde ei oppstilling med nødvendige noter, se vedlegg 2. Prosjektrekneskapen skal revisorstadfestast i tråd med internasjonale revisorstandardar. 8. Overføring av midlar og tilbakebetaling 8.1. Overføring av midlar Overføring av midlar frå departementet til Mentor AS vil skje på ulike måtar ut frå om det er tilskotsmidlar Mentor AS forvaltar på vegne av departementet, eller om det er tenester departementet kjøper av Mentor AS. Eventuelle opparbeidde renter skal tilfalle dei respektive ordningane. Merkur-programmet: Departementet vil utbetale midlane etter kvart som det er trong for å dekke aktuelle utgifter. Midlane blir utbetalte frå departementet i fire terminar. KMD overfører midlar , , og Før siste utbetaling ber departementet om ei utgreiing for endeleg behov i Føremålet er å redusere eventuelle overføringar mellom budsjettår. Investeringsstøtteordningane: Departementet vil betale ut til Mentor AS etter behov for utbetaling til tilskotsmottakaren. Overføringa skjer på bakgrunn av utbetalingsoppmoding med oversikt over gjevne tilsegner, kor lenge tilsegna varer, og uteståande utbetalingar. Mentor AS skal først utbetale midlane til tilskotsmottakaren etter at investeringane er gjennomførte Kjøp av tenester Utbetaling av midlar til godtgjering av oppgåvene Mentor AS og styret har teke på seg skjer etter faktura. Godgjeringa skal skje i tråd med kontrakten av Mva. for dei ulike utgiftspostane skal gå tydeleg fram. Forvaltning av Merkur-programmet og styret og drift og forvalting av investeringsstøtteordningane skjer etter fastpris, jf. kontrakten av Om ikkje anna er opplyst, vil midlane bli utbetalte til kontonummeret som står i kontraktane. Side 5

6 8.3. Tilbakebetaling Tilskotsmidlar det ikkje er gitt tilsegn på, midlar kor tilsegna har falt bort eller midlar som tilbakebetalast frå tilskotsmottakar til Mentor AS skal tilbakebetalast til KMD når perioden midlane kan overførast har gått ut, (budsjettåret pluss to år). Desse midlane kan ikkje gjenbrukast i ordningane. 9. Kontroll I medhald av 12 Lov om Riksrevisjonen og 10 i reglementet for løyvingar tek vi atterhald om at Riksrevisjonen og departementet, eller den vi utnemner, har høve til å setje i verk kontroll med at midlane blir nytta etter føresetnadene. Mentor AS og styret for Merkur-programmet pliktar å gje dei opplysningane som blir krevde. 10. Høvet til styret Kommunal- og moderniseringsdepartementet har avgjort at det skal utarbeidast mandat for Merkur-programmet som slår fast kva som er rolle og oppgåver for styret. Mandatet skal og seie noko om høvet til sekretariatet for Merkur-programmet. Mandatet er under utarbeiding og KMD tek sikte på at det skal tre i kraft i løpet av Frem til mandatet ligg føre skal noverande arbeidsdeling vidareførast. Vi legg ikkje opp til større endringar i høve til dagens praksis. Mandatet skal bidra til å tydeleggjere høvet mellom styret og sekretariatet. 11. Kontraktsperioden Drifta av Merkur- programmet og investeringsstøtteordningane vart lyst ut i ein open konkurranse. Mentor AS vann kontrakten for ein tre-års periode. Den inngåtte kontrakten gjeld frå til og med Kommunal- og moderniseringsdepartementet har høve til å forlenge kontrakten med eitt år om det er ønskjeleg. 12. Aksept av vilkår Vi ber Merkur- programmets styre og Mentor AS om å gje skriftleg svar på om dei godtek vilkåra i dette brevet. Med helsing Hallgeir Aalbu (e.f.) ekspedisjonssjef Knut Ove Nordås seniorrådgjevar Dette dokumentet er elektronisk godkjend og vert sendt utan signatur. Side 6

7 Vedlegg (2) - Vedlegg 1 Rapporteringskalender - Vedlegg 2 Oppstilling av prosjektrekneskap Kopi til: Riksrevisjonen Postboks 8130 Dep 0032 OSLO Side 7

8 Vedlegg 1 Rapporteringskalender Mentor AS. Oversikt over rapportering og styringsdialog Fristane kan bli justerte i løpet av året. Måned Rapportering/møte Mars 1. mars: 25 % av midlane til Merkur- programmet vert utbetalt April 1. april: Oversende årsrapport for april: 50 % av honoraret for forvaltning og adm. vert utbetalt 10. april*: Styringsmøte Juni 1. juni: 25 % av midlane til Merkur- programmet vert utbetalt August 15. august: Halvårsrapport med gjennomgang av rekneskapet per 30.juni 2015 September 1. september: 25 % av midlane til Merkur- programmet vert utbetalt Oktober 1. oktober: 50 % av honoraret for forvaltning og adm vert utbetalt 25. oktober*: Styringsmøte November 15. november: 25 % av midlene til Merkur- programmet vert utbetalt April 2016 Årsrapport for 2015: 1. april *tentativ dato Side 8

9 Vedlegg 2 Oppstilling av prosjektrekneskap Oppstilling av prosjektrekneskap Forvaltningsutgifter Løn og sosiale utgifter Honorar programstyret Reiseutgifter programstyret Kjøp av eksterne tenester Reiseutgifter Andre driftsutgifter* Mva på tenester (minus programstyret) Sum forvaltningsutgifter Note Mentor sitt budsjett år X Regnskap år x Regnskap år - x Utbetalingar av tilskot** Merkur-programmet* Investeringsstøtte Utviklings- og aktivitetsstøtte Investeringsstøtte for å styrkje drivstofftilgangen i distrikta Sum utbetalingar av tilskot * Rekneskapslinja bør spesifiserast med ein eigen note ** Linjene under skal vise midlar innbetalt frå KMD ift. budsjett- midlar utbetalt til mottakar. Eventuelle avvik, f.eks at ikkje alle midlane blir utbetalt til mottakar det enkelte år skal visast i ein eigen note kor avviket også vert kort forklart, sjå omtale av noter under. Prinsipp Oppstillinga skal vise kontante tal (innbetalingar og utbetalingar) for rekneskapsåret. Dette for å vere samanliknbar med bevilgninga frå departementet det enkelte år. Unntaket er noten som skal gi ein oversikt over tilskotsmidlar som også kan vise midlar utbetalt frå KMD til Mentor kor det enno ikkje er gjort utbetalingar, og kor enkelte av midlane er knytt til tidlegare år. Noter Det bør utarbeidast ein note som spesifiserer rekneskapslinja andre driftsutgifter. Det bør også utarbeidast ein note som gir ein oversikt over korleis tilskotsmidlane blir disponert og utbetalt det enkelte år. Denne noten bør vise midlar som høyrer til tidlegare år og som enno ikkje er utbetalt til tilskotsmottakar. Det bør også knyttast ein forklaring til ev. attståande midlar, for eksempel om det er gitt tilsegn om tilskot eller om midlane er udisponerte. Dette for at departementet skal ha oversikt over midlane og grunnlag for rapportering til Stortinget. Side 9

10 Departementet har utarbeidd følgjande forslag: Note forslag Overføring frå tidlegare år Årets ramme frå KMD Beløp det er gitt tilsegn for 20XX 20XX 20XX 20XX Beløp som er utbetalt frå Mentor til mottakar Beløp som ikkje er utbetalt frå Mentor til mottakar Beløp som det ikkje er gitt tilsegn for Beløp som søkes overført Vi ser at denne noten kanskje ikkje vil passe for Merkur-programmet. Vi ber difor Mentor AS om å sjølv avgjere korleis ein presentasjon av kva midlane er gått til, best kan utformast. Opplysningar Det bør i tilknytning til rekneskapet lagast ein kort omtale om oppbevaringsordning for midlar utbetalt frå KMD og størrelse på ev. påløpte renter. Dette for at departementet skal ha ein oversikt. Det bør vidare gis anslag over den prosentvise fordelinga av forvaltningsutgifter ned på den enkelte tilskotsordning. Dette for å vise kor mykje av forvaltningsutgiftene som går til å forvalte kvar enkelt ordning. Dette kan framgå av årsrapporten som eit nøkkeltal. Side 10

11 Adresseliste Mentor AS Postboks 200 FØRDE Styreleder for Merkur- STEIN Inge Ryan programmet KJER Side 11