STATSBUDSJETTET OPPDRAGSBREV TIL MENTOR AS Referansenr: og

Transkript

1 Ifølge liste Deres ref Vår ref Dato 17/ STATSBUDSJETTET OPPDRAGSBREV TIL MENTOR AS Referansenr: og Innleiing Kommunal- og moderniseringsdepartementet sitt mål med Merkur-programmet er å sikre tilgang til grunnleggande private tenester i område med få innbyggarar. Små, perifere butikkar skal fortsatt prioriterast i Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) viser til kontrakt mellom KMD og Mentor AS av 27. september 2014, vår ref. 14/4683. Gjennom kontrakten har departementet delegert forvaltningsmynde og oppgåver knytte til Merkantilt kompetanseprogram for utkantbutikkar (Merkur-programmet) og investeringsstøtteordningane for utkantbutikkar, til Mentor AS. Til finansiering av tilskotsordningane stiller departementet i 2017 til disposisjon inntil 37,3 millionar kroner. Desse midlane skal dekke utgiftene til Merkur-programmet og alle dei delegerte støtteordningane. Dei minste butikkane i dei mest perifere områda skal prioriterast. Dette blir mellom anna gjort gjennom innføringa av ei støtte til kommersiell service for dei aller minste Merkur-butikkane. Også i 2017 skal Merkur vektlegge tilleggstenester som aukar lønsemda til den enkelte daglegvarebutikk. Postadresse Kontoradresse Telefon* Regionalpolitisk avdeling Saksbehandler Postboks 8112 Dep Akersg Knut Ove Nordås NO-0032 Oslo Org no postmottak@kmd.dep.no

2 Departementet stiller i 2017 til disposisjon inntil 5,5 millionar kroner til å dekke Mentor AS sine drifts- og forvaltningsutgifter. Midlane skal elles nyttast i samsvar med Stortinget sitt vedtak, jf. Prop. 1 S ( ) og Innst. 16 S ( ). 2. Forvaltning av tilskotsordningane Departementet stiller i 2017 inntil 5,5 millionar kroner til disposisjon for Mentor AS til forvaltning og administrasjon av Merkur-programmet. Midlane skal gå til drift av styret for Merkur-programmet, arbeid knytt til utøving av sekretariatsfunksjonen og drift og administrasjon av tilskotsordningane. Direkte kostnader knytt til styret er ikkje mvapliktig, og desse kostnadane må synleggjerast, jf. også pkt Ordningane Midlane som er stilt til disposisjon i tilskotsordningane skal nyttast til direkte tilskot til tiltak i butikkane. Departementet stiller i 2017 til disposisjon totalt 37,3 millionar kroner til Merkur-programmet og tilskotsordningane. Frå 2016 av fekk styret for Merkurprogrammet høve til å fordele midlar mellom dei ulike verkemidla Merkur rår over. Denne fleksibiliteten held vi fast ved også for Fordelinga skal presenterast i rapporten til halvårsmøtet på våren Merkur-programmet Merkur-programmet er eit kompetanseutviklingsprogram for butikkar i område med små marknader. Hovudmålet for Merkur-programmet er å medverke til at daglegvarebutikkar i område med små marknader kan gje eit kvalitativt best mogleg tenestetilbod til folk. Merkur-programmet skal bidra til å styrkje den butikkfaglege kompetansen og butikken si stilling i lokalsamfunnet. Dette skjer mellom anna ved at butikkane deltar i eit hovudprogram. Hovudprogram er eit kompetansehevande kurs som går over eitt år, med oppfølging undervegs. Andre aktuelle kompetansetiltak er regionale konferansar og besøk av Merkur-konsulentar i butikkane. Ein viktig del av arbeidet i Merkur-programmet er å få ulike tilleggsoppgåver til butikkane, slik som til dømes Post i butikk, tipping, reiselivstenester og ulike offentlege tenester. Programmet skal utvikle samspelet mellom butikken og lokalsamfunnet. Merkurprogrammet vil oppmode Merkur-butikkane til å samarbeide tett med andre lokale utviklingsaktørar, med sikte på å vidareutvikle butikken og bygda. Det er ønskjeleg å utvikle vidare arbeidet med butikken som sosial arena, basert på erfaringane frå prosjekta på Helgeland og i Trøndelag. Dette arbeidet bør skje i nært samarbeid med Distriktssenteret og KS. Side 2

3 Merkur-programmet bør og styrkje tiltak som bidrar til auka kundelojalitet gjennom kampanjar og aktivitetar. Skreddarsaum for den einskilde butikk kan også vere eit godt verkemiddel, til dømes gjennom omstillingsordninga og besøksordninga Investerings- og utviklingsstøtteordningane Departementet stiller midlar til disposisjon til investeringsstøtte og utviklings- og aktivitetsstøtte for utkantbutikkar samt investeringsstøtte for å styrkje drivstofftilgangen i distrikta. Investeringsstøtte skal gå til reine investeringar i butikkane, slik som til dømes investeringar i kjøl og frys og andre sentrale fysiske investeringar i butikken. Utviklings- og aktivitetsstøtte skal i hovudsak gå til mobiliseringstiltak, kompetansetiltak og tilrettelegging for tilleggsfunksjonar ut over vanleg butikkdrift. Investeringsstøtta for å styrkje drivstofftilgangen i distrikta skal trygge drivstofftilgangen i dei mest perifere distriktsområda. Ordninga skal medverke til naudsynt opprusting av eksisterande drivstoffanlegg knytte til daglegvarebutikkar, eller støtte etablering av nye drivstoffanlegg, i tilknyting til daglegvarebutikkar Støtte til kommersiell service (NY) Støtte til kommersiell service skal vere ei betaling for dei servicefunksjonane som distriktsbutikken yt ovanfor lokalsamfunnet. Ei slik støtte skal bidra til å gjere det mogleg å oppretthalde daglegvarebutikkar på stader med svakt kundegrunnlag, og gje befolkning og næringsliv dei tenestene dei treng. Støtteordninga er på kroner pr. år til kvar butikk som fell inn under ordninga. Ordninga er retta inn mot butikkar med daglegvareomsetning på maksimalt tre millionar kroner utan mva. Butikkar som får støtte må oppfylle definerte krav til vareutval, omsetning, geografisk plassering og avstand til neste butikk. Departementet skal fastsette regelverk for ordninga før igangsetting. 4. Regelverk for tilskotsordningane og rutinar for forvaltninga Forvaltninga av midlane skal vere i tråd med økonomiregelverket i staten kapittel 6, lov om offentlege anskaffingar, forvaltningslova, offentleglova, arkivlova og rekneskapslova, bokføringslova, EØS-regelverket om statsstøtte, retningsliner for kap. 550, post 73 og retningslinene for dei einskilde ordningane som er omtalt i punkta ovanfor. Det er utarbeidd regelverk for ordningane i dialog med Mentor AS og styret for Merkur-programmet. Departementet fastset regelverka. Mentor kan foreslå endringar i regelverket. Regelverka blir vurdert jamleg for å sikre at måla blir nådd, og at Side 3

4 ordningane treff brukarane sine behov. Regelverk for den nye støtteordninga til kommersiell service vil bli fastsett så raskt som mogleg. 5. Rutinar for forvaltninga av ordningane Forvaltninga skal vere mest mogleg ressurseffektiv. Det skal vere etablert intern kontroll hjå tilskotsforvaltaren som sikrar korrekt sakshandsaming i alle fasar, jf. krav til intern kontroll i kap i økonomiregelverket. Ut frå ei vurdering av risiko og kor vesentleg det er, må tilskotsforvaltaren kontrollere at sakshandsaminga og rapporteringa er korrekt, at midlane kjem det bestemte føremålet til gode, og at misleg framferd og økonomisk kriminalitet blir førebygd og avdekt. Tilskotsforvaltaren skal ha skriftlege rutinar for forvaltninga av ordningane. Desse skal gjere greie for interne sakshandsamingsrutinar, arkivering etter gjeldande lov og forskrifter, utbetaling, oppfylging og kontroll av tilskotsmottakarar og eventuelt rutinar ved tilbakebetaling frå ein tilskotsmottakar. Det skal vere utarbeidd malar for brev som blir sende til tilskotsmottakarane. 6. Rapportering og oppfølging 6.1. Styringsdialog, rapportering og formidling av resultat Styringsmøter: Det skal vere halvårlege styringsmøter mellom departementet og Mentor AS og styreleiar for Merkur-programmet. Styringsmøta vil vere konsentrerte om arbeidet i Merkur-programmet og resultatoppnåing, og strategiske val for vidare utvikling av programmet. Vi legg opp til eitt møte i april og eitt i oktober. Mentor AS sender departementet ein statusrapport i forkant av kvart styringsmøte. Statusrapportane skal gje oversikt over arbeidet med Merkur-programmet og tilskotsordningane. Den skal også innehalde ein økonomisk oversikt over for Merkurprogrammet og tilskotsordningane etter same oppsett som ved årsrapporteringa. Rapportane skal ha ei vurdering av resultata som er oppnådde gjennom den samla innsatsen. Styremøta for Merkur-programmet: Mentor AS skal sende styreprotokollane til departementet etter kvart styremøte. Formidling av resultat: Departementet vil at Mentor AS skal synleggjere bruken og resultata av Merkur-programmet og støtteordningane. Departementet ber om at resultata blir aktivt formidla til media og til relevante kommunar. Mentor AS skal orientere departementet i god tid før offentleggjering av Merkurrelaterte rapportar eller saker som kan ha interesse for departementet. Dette gjeld særleg i saker som kan skape stor offentleg merksemd. Side 4

5 6.2. Årsrapport Mentor AS skal utarbeide ein årsrapport for 2017 og sende denne til departementet innan 1. april Vi ber om at årsrapporten gjer greie for aktivitetar og resultata av aktivitetane i året som er gått. Årsrapporten bør, så langt det let seg gjere, gje ei skildring av korleis tildelingane er fordelte på dei ulike tilskotsordningane og geografisk nedslagsfelt. Vi er særleg interesserte i vurderingar av kva arbeid som har gjeve positiv utteljing, og korleis ein best kan få positive verknader for butikkane og lokalsamfunna. Dersom det er gjort negative erfaringar, er det viktig å få fram desse også. Det kan ligge nyttig læring i prosjekt som ikkje har lukkast fullt ut med sine aktivitetar. Årsrapporten bør i tillegg innehalde ein kort tilstandsrapport av den internkontrollen som er etablert for tilskotsforvaltninga. Mentor AS skal omtale korleis tilskotsforvaltninga blir handsama, arbeidsrutinar, saksflyt, handsaming av habilitet med meir. Årsrapporten skal innehalde eit prosjektrekneskap for midlane Mentor AS forvaltar på vegne av departementet og vederlag for forvaltningsoppgåvene. Prosjektrekneskapen skal førast slik at det gir oversikt over kva pengane har gått til, og skal innehalde ei oppstilling med nødvendige noter, sjå vedlegg 2. Prosjektrekneskapen skal revisorstadfestast. 7. Overføring av midlar og tilbakebetaling Overføring av midlar frå departementet til Mentor AS vil skje på ulike måtar ut frå om det er tilskotsmidlar Mentor AS forvaltar på vegne av departementet, eller om det er tenester departementet kjøper av Mentor AS Overføring av tilskotsmidlar Merkur-programmet: Departementet vil utbetale midlane etter kvart som det er trong for å dekke aktuelle utgifter. Midlane blir utbetalte frå departementet i fire terminar. KMD overfører midlar 1. mars 2017, 1. juni 2017, 1. september 2017 og 15. november Før siste utbetaling ber departementet om ei utgreiing for endeleg behov i Føremålet er å redusere eventuelle overføringar mellom budsjettår. Tilskotsordningane: Departementet vil betale ut til Mentor AS etter behov for utbetaling til tilskotsmottakaren. Overføringa skjer på bakgrunn av utbetalingsoppmoding med oversikt over gjevne tilsegner, kor lenge tilsegna varer, og uteståande utbetalingar. Mentor AS skal først utbetale midlane til investeringar til tilskotsmottakaren etter at tiltaka er gjennomførte. Side 5

6 Eventuelle opparbeidde renter skal gå til dei respektive ordningane Forvaltning og administrasjon av ordningane Utbetaling av midlar til godtgjering av oppgåvene Mentor AS og styret har teke på seg skjer etter faktura. Godtgjeringa skal skje i tråd med kontrakten av 27. september Mentor AS sine tenesteleveransar er mva-pliktig. Styret sine honorar og reiseutgifter er ikkje mva-pliktig, og må difor skillast særskilt ut på fakturaen, slik at mva-grunnlaget kjem klart fram. Omlag kroner er direkte utgifter knytt til styret, og dette må synleggjerast. Forvaltning av Merkur-programmet og styret, og drift og forvalting av investeringsstøtteordningane skjer etter fastpris, jf. kontrakten av 27. september Om ikkje anna er opplyst skriftleg, vil midlane bli utbetalte til kontonummeret som står i kontraktane Tilbakebetaling Tilskotsmidlar det ikkje er gitt tilsegn på, midlar kor tilsegna har falt bort eller midlar som tilbakebetalast frå tilskotsmottakar til Mentor AS, skal tilbakebetalast til KMD når perioden midlane kan overførast har gått ut (budsjettåret pluss to år). Desse midlane kan ikkje brukast på nytt i ordningane. 8. Kontroll I medhald av 12 Lov om Riksrevisjonen og 10 i reglementet for løyvingar tek vi atterhald om at Riksrevisjonen og departementet, eller den vi utnemner, har høve til å setje i verk kontroll med at midlane blir nytta etter føresetnadene. Mentor AS og styret for Merkur-programmet pliktar å gje dei opplysningane som blir kravde. 9. Høvet til styret Kommunal- og moderniseringsdepartementet har laga eit mandat for Merkurprogrammet som slår fast kva som er rolle og oppgåver for styret, og tilhøvet mellom departement, styret og sekretariatet. 10. Kontraktsperioden Drifta av Merkur-programmet og støtteordningane vart lyst ut i ein open konkurranse. Mentor AS vann kontrakten for ein tre-års periode. Den inngåtte kontrakten gjeld frå til og med Det er høve til å forlenge kontrakten med eitt år. Kommunal- og moderniseringsdepartementet ynskjer å forlenge kontrakten med eitt år, fram til utgangen av Vi vil innan 1. juli 2017 sende tillegg til kontrakt for stadfesting. Side 6

7 11. Aksept av vilkår Vi ber Merkur-programmet sitt styre og Mentor AS om å gje skriftleg svar på om dei godtek vilkåra i dette brevet. Med helsing Hallgeir Aalbu (e.f.) ekspedisjonssjef Knut Ove Nordås seniorrådgjevar Dette dokumentet er elektronisk godkjend og vert sendt utan signatur. Vedlegg (2) - Vedlegg 1 Rapporteringskalender - Vedlegg 2 Oppstilling av prosjektrekneskap Kopi til: Riksrevisjonen Postboks 8130 Dep 0032 OSLO Side 7

8 Vedlegg 1 Rapporteringskalender Mentor AS. Oversikt over rapportering og styringsdialog Fristane kan bli justerte i løpet av året. Månad Rapportering/møte Mars 1. mars: 25 % av midlane til Merkur-programmet vert utbetalt April 1. april: Sende årsrapport for 2017 til KMD 1. april: 50 % av honoraret for forvaltning og adm. vert utbetalt 21. april*: Styringsmøte Juni 1. juni: 25 % av midlane til Merkur-programmet vert utbetalt August 15. august: Halvårsrapport med gjennomgang av rekneskapet per 30. juni 2017 September 1. september: 25 % av midlane til Merkur-programmet vert utbetalt Oktober 1. oktober: 50 % av honoraret for forvaltning og adm vert utbetalt 27. oktober*: Styringsmøte November 15. november: 25 % av midlane til Merkur-programmet vert ved behov utbetalt April 2018 Årsrapport for 2017: 1. april *tentativ dato Side 8

9 Vedlegg 2 Oppstilling av prosjektrekneskap Oppstilling av prosjektrekneskap Forvaltningsutgifter Note Mentor sitt budsjettår X Regnskap år x Regnskap år - x Løn og sosiale utgifter Honorar programstyret Reiseutgifter programstyret Kjøp av eksterne tenester Reiseutgifter Andre driftsutgifter* Mva på tenester (minus programstyret) Sum forvaltningsutgifter Utbetalingar av tilskot** Merkur-programmet* Investeringsstøtte Utviklings- og aktivitetsstøtte Støtte til kommersiell service Investeringsstøtte for å styrkje drivstofftilgangen i distrikta Sum utbetalingar av tilskot * Rekneskapslinja bør spesifiserast med ein eigen note ** Linjene under skal vise midlar innbetalt frå KMD ift. budsjett- midlar utbetalt til mottakar. Eventuelle avvik, til dømes at ikkje alle midlane blir utbetalt til mottakar det enkelte år skal visast i ein eigen note kor avviket også vert kort forklart, sjå omtale av noter under. Prinsipp Oppstillinga skal vise kontante tal (innbetalingar og utbetalingar) for rekneskapsåret, samt året før. Dette for å vere samanliknbar med bevillinga frå departementet det enkelte år. Unntaket er noten som skal gje ein oversikt over tilskotsmidlar som også kan vise midlar utbetalt frå KMD til Mentor AS kor det enno ikkje er gjort utbetalingar, og kor enkelte av midlane er knytt til tidlegare år. Noter Det bør utarbeidast ein note som spesifiserer rekneskapslinja andre driftsutgifter. Det bør også utarbeidast ein note som gjev ein oversikt over korleis tilskotsmidlane blir disponert og utbetalt det enkelte år. Denne noten bør vise midlar som høyrer til Side 9

10 tidlegare år og som enno ikkje er utbetalt til tilskotsmottakar. Det skal også visast tal for året før rekneskapsåret, slik at ein kan vurdere utviklinga over år. Det bør også knytast ein forklaring til ev. attståande midlar, for eksempel om det er gitt tilsegn om tilskot eller om midlane ikkje er disponerte. Dette for at departementet skal ha oversikt over midlane og grunnlag for rapportering til Stortinget. Departementet har utarbeidd følgjande forslag: Note forslag Overføring frå tidlegare år Årets ramme frå KMD Beløp det er gitt tilsegn for 20XX 20XX 20XX 20XX Beløp som er utbetalt frå Mentor til mottakar Beløp som ikkje er utbetalt frå Mentor til mottakar Beløp som det ikkje er gitt tilsegn for Beløp som vert søkt overført Vi ser at denne noten kanskje ikkje vil passe for Merkur-programmet. Vi ber difor Mentor AS om å sjølv avgjere korleis ein presentasjon av kva kompetansemidlane er gått til, best kan utformast. Dersom Mentor AS ikkje vil nytte forslaget til note, ber vi om at Mentor AS lager eit alternativt forslag til oppsett innan 1. februar Opplysningar Det skal i tilknyting til rekneskapet lagast ein kort omtale om kontohald for midlar utbetalt frå KMD og storleik på ev. renter. Dette for at departementet skal ha ein oversikt. Det skal vidare bli gitt anslag over den prosentvise fordelinga av forvaltningsutgifter mellom Merkur- programmet på den eine sida og investeringsstøtteordningane på den andre sida. Dette vil syne kor mykje av forvaltningsutgiftene som går til å forvalte kompetansedelen og investeringsstøttedelen. Side 10

11 Adresseliste Mentor AS v/helge Schei 6801 FØRDE Styreleder for Merkurprogrammet Inge Ryan Side 11