KONKURRANSEGRUNNLAGETS DEL III BESKRIVELSE AV RAMMEAVTALEN. prosjekteringsledelse

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAGETS DEL III BESKRIVELSE AV RAMMEAVTALEN prosjekteringsledelse Innhold: Beskrivelse av rammeavtalen Vedlegg 1: Ytelsesbeskrivelse prosjekteringsledelse Ytelsesbeskrivelse som legges til grunn for avtaler tt etter avrop. Denne vil kunne bli justert forut for de enkelte avrop. Vedlegg 2: Administrative bestemmelser Administrative bestemmelser som legges til grunn for avtaler tt etter avrop. Denne vil kunne bli justert forut for de enkelte avrop. Vedlegg 3: Avtaledokument Koordinator Prosjekteringsfasen Mal for avtaledokument som vil bli lagt til grunn dersom prosjekteringslederen skal ivareta funksjonen som koordinator for prosjekteringsfasen.

2 BESKRIVELSE AV RAMMEAVTALEN prosjekteringsledelse GENERELL ORIENTERING OM FORSVARSBYGG Forsvarsbygg er en profesjonell, offentlig eiendomsaktør, som bygger, drifter og selger eiendom for Forsvaret. Forsvarsbygg Utvikling har ansvaret for helhetlig planlegging og gjennomføring av alle større investeringer innenfor bygg og anlegg i Forsvaret. Porteføljen omfatter et vidt spekter av nybygg, anleggsarbeider og eiendomsutvikling. Forretningsområdet Forsvarsbygg Utvikling Vest dekker Sogn og Fjordane, Rogaland, Hordaland og Vest-Agder. Hovedtyngden av aktiviteter til forretningsområdet vil de neste årene være på Haakonsvern Orlogsstasjon. 2 RAMMEAVTALENS OMFANG 2.1 Forsvarbygg Utvikling Vest sitt behov. Bruken av rammeavtalen Anskaffelsen gjelder rammeavtaler om prosjekteringsledelse. Intensjonen med avtalene er å dekke Utvikling Vest sitt behov for prosjekteringsledelse. Separate konkurranser vil likevel bli gjennomført i de tilfeller dette finnes hensiktsmessig. 2.2 Antall rammeavtaler Det vil bli tt minimum tre parallelle rammeavtaler, forutsatt at det er et tilstrekkelig antall egnede leverandører og tilbud. 2.3 Rammeavtalens varighet Rammeavtalen vil bli tt for to år, med opsjon for Forsvarsbygg om forlengelse i totalt inntil to år. 2.4 Prosjekteringslederoppdragenes innhold Prosjekteringslederen skal gi råd til og bistå Forsvarsbygg med å lede og kontrollere prosjekteringsarbeidet. Rollen er nærmere beskrevet i vedlegg 1 - Ytelsesbeskrivelse for prosjekteringsleder. Prosjekteringslederen skal følge Forsvarsbyggs krav til administrative rutiner. Disse er nærmere beskrevet i vedlegg 2 - Administrative bestemmelser. Prosjekteringslederen vil normalt også som koordinator i prosjekteringsfasen (KP) i henhold til Forskrift om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) på bygge- og anleggsplasser. Mal for avtale om å ivareta denne funksjonen er inntatt i vedlegg 3. Prosjekteringslederen vil normalt få rollen som ansvarlig søker, jf. Plan- og bygningsloven. Er ikke annet avtalt for det enkelte avrop, skal ytelsene gjennomføres slik de er beskrevet i vedleggene.

3 3 SIKKERHET Deltakerfirmaene i rammeavtalen må kunne håndtere dokumenter gradert Konfidensielt. Forsvarsbygg bærer kostnadene med sikkerhetsklarering av personell. Firmaene må sørge for, og bære kostnader med, å tilrettelegge post- og arkivsystem, datatekniske løsninger og bygningsmessige forhold slik at kravene for behandling av gradert informasjon blir ivaretatt. 4 METODE FOR AVROP UNDER RAMMEAVTALEN 4.1 Tildeling av kontrakter innenfor de parallelle rammeavtalene Avrop tildeles vinneren av minikonkurranse, jf forskrift om offentlige anskaffelser 15-3 (3). Dersom arbeidsomfanget i tte avrop utgjør mindre enn 100 % belastning, forbeholder Forsvarsbygg seg retten til å forespørre leverandøren om å utvide kapasiteten til denne personen inntil 100 %. Dette for å sikre maksimal kapasitetsutnyttelse på vedkommende prosjekteringsleder. En slik kapasitetsutvidelse formaliseres gjennom revisjon av opprinnelig avrop. 4.2 Gjennomføring av minikonkurranser Tildelingskriteriene i minikonkurranse vil være følgende: Kompetanse Pris Kriteriene er ikke oppgitt i prioritert rekkefølge. I minikonkurranse kan ikke leverandøren tilby andre enn de ressurser som er tilbudt under rammeavtalekonkurransen. Eneste unntak fra dette følger av konkurransegrunnlagets del II punkt I minikonkurranse kan det ikke tilbys høyere timepriser enn de timepriser som er oppgitt for vedkommende ressurs i rammeavtalen. For avrop som har arbeidssted annet sted enn Haakonsvern Orlogsstasjon kan det tilbys en høyere timepris dersom dette har sin årsak i økt reisetid og reisekostnad. 5 BETALING FOR OPPDRAGET 5.1 Generelt Arbeidene skal honoreres etter medgått tid innenfor avtalt kostnadsramme. Avtalte timepriser som tilbys i minikonkurransen skal anvendes. 5.2 Kopieringsutgifter mv Utlegg til kopiering og eventuell innbinding av rapporter, utredninger, og tegninger som sendes oppdragsgiver, bruker, andre leverandører, myndigheter, godtgjøres av oppdragsgiver etter regning og uten påslag. Omfang og prosedyrer avtales. Forsendelseskostnader dekkes av prosjekterende. Utgifter til dokumentasjon og kommunikasjon innad, dvs. utgifter til DAK, plotting, kopiering, forsendelse mv. av alle dokumenter og tegninger inkluderes i timesatser. 5.3 Arbeidssted/-tid Dersom ikke annet er avtalt vil fakturerbar tid beregnes ut fra tilstedeværelse på arbeidsstedet. Arbeidssted bestemmes i det enkelte avrop, men vil normalt være Haakonsvern Orlogsstasjon. Alle reisekostnader og honorar for reisetid til og fra Haakonsvern Orlogsstasjon må inkluderes i timeprisen som tilbys i rammeavtalen. For oppdrag utenfor Haakonsvern Orlogsstasjon må reisetid og reisekostnader innkalkuleres i timeprisen som tilbys forut for avropet.

4 Oppdrag forutsettes gjennomført innenfor normal arbeidstid. Noe arbeidstid utover dette må allikevel påregnes.

5 Prisskjema Tilbudsgivers firmanavn: Navn Kontorsted Timepris eks. mva Ansatt hos firma

6 HMS-erklæring (egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn: Organisasjonsnr. / Fødselsnr: Adresse: Postnr: Poststed: Land:* Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Dato Representant for de ansatte Ingen ansatte * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid.

7 DEL III VEDLEGG 1 YTELSESBESKRIVELSER prosjekteringsledelse

8 Ytelsesbeskrivelse: Rapporterer til: Prosjektleder Leder for: De prosjekterende (PG) Ansvar: Ansvarlig for å administrere, styre og koordinere prosjekteringen slik at prosjektet kan gjennomføres innenfor vedtatte rammer m.h.t. militær sikkerhet, byggeprogram, kostnadsramme og fremdrift. PRL skal sørge for at ansvarsdeling og oppgavefordelingen er klar og forstått av alle deltakerne i prosjekteringsarbeidet (herunder også tiltakshaver), og at arbeidsbelastningen fordeles i henhold til kontrakt med den enkelte. PRL skal sørge for at byggeprogrammet er kjent for alle deltakerne i prosjekteringsarbeidet og at ev. fortolkninger godkjennes av tiltakshaver. PRL skal sørge for at all nødvendig informasjon for prosjekteringen foreligger og at PG har felles referanser om de mål som skal nås. PRL skal aktivt bidra til at PG blir sammensatt slik at all nødvendig kompetanse er ivaretatt og at arkitekt og rådgivere utfører de ytelser som fremgår av kontrakt. PRL skal sørge for at eventuelle konflikter/uenigheter i PG blir løst og skal aktivt bidra til å motivere PG til arbeidet. PRL skal ev. avklare med prosjektleder om innhenting av uavhengig ekspertuttalelse skal vurderes. PRL skal legge til rette for at prosjekteringsarbeidet drives frem i en atmosfære av tillit og faglig respekt slik at en god og rasjonell designprosess kan finne sted. PRL skal være bindeledd og koordinator mellom rådgiverne og byggeleder/entreprenør. PRL skal være SHA-koordinator for prosjekteringen og sørge for at Forsvarsbygg sine krav til SHA og ytre miljø blir implementert i prosjektet og at kravene blir formidlet til alle de prosjekterende. PRL skal sørge for å implementere et kvalitetssikringssystem i prosjektet, samt sørge for at alle de prosjekterende følger opp kvalitetssikringssystemet. PRL skal også påse at samtlige rådgivere følger opp kostnadsutviklingen innenfor sine fagområder. PRL skal være bindeledd mellom PG, bruker, tiltakshaver og offentlige myndigheter og skal sørge for at forhold som trenger oppdragsgivers behandling/godkjenning i god tid blir fremlagt for denne med utredning av konsekvenser. PRL skal sørge for at beslutninger blir tatt og at nødvendige tillatelser fra offentlige myndigheter blir innhentet. PRL skal koordinere fremdriften i prosjekteringsarbeidet mot arbeidet hos tiltakshaver, brukere og andre interesseorganisasjoner. PRL skal i god tid identifisere prinsipp- og problemområder og sørge for behandling, eller avklaring i så god tid at fremdriften ikke blir hindret. Myndighet: PRL s myndighet/fullmakter med hensyn på å binde opp tiltakshaver i forhold til økonomi, programendringer etc. må avklares for hvert prosjekt.

9 Ytelsesspesifikasjon: Fase Post Aktivitet Dokument Skal 1. ORGANISERING Skal ikke Merknader 1.1 Bistå i fastlegging av prosjektrammer. Bistå oppdragsgiver i utarbeidelsen av byggeprogram, som lages av Forsvarsbygg. 1.2 Vurdering av prosjektorganisering, hvor også tiltakshaver, myndigheter, brukerog interesseorganisasjoner og kontrollinstitusjoner blir definert i prosjekteringsgruppens organisasjonsplan og forretningsrutine. Notat 1.3 Vurdere hvilke rådgivere (fag), som skal kontraheres. Utarbeide og sende ut forespørsel inkludert ansvarsmatrise for arkitekt og rådgivende ingeniører. 1.4 Evaluere tilbud og kontrahere arkitekt og rådgivende ingeniører. Kontrakter Tilbud I tillegg til ARK, LARK, RIB, RIV, RIE, RIBRANN, kontraheres også. 1.5 Utarbeide betalings-/faktureringsplan for prosjektgruppen. Betalings- /faktureringsplan 1.6 Utarbeide PA-bok og oppdatere interne forretningsrutiner i PA-bok prosjekteringsgruppen, basert på mal fra Forsvarsbygg. 1.7 Utarbeide overordnet prosjekteringsplan i samsvar med prosjektets fremdriftsplan m/bemanningsplan og dokumentplan Prosjekteringsplan m/bemanningsplan og dokumentplan 1.8 Sørge for at det blir utarbeidet kvalitetsplan med sjekklister for prosjekteringen. Kvalitetsplan m/sjekkliste Skal i tillegg til en ordinær kvalitetsplan, min. omfatte en ansvarsmatrise, som viser grensesnitt mellom rådgiverne, dokumentplan som viser til hvilken tid de enkelte dokumenter skal foreligge i forskjellige statusnivå, ivaretakelse av programforutsetninger, etc. 1.9 I henhold til Forskrift om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på bygge- og anleggsplasser (Byggherreforskriften) av 21. april 1995, være koordinator i prosjekteringsfasen. KP, jf. egen ytelsesbeskrivelse og sørge for utarbeidelse av SHA-plan Vedlagt ytelsesbeskrivelse for koordinator for prosjekteringen KP.

10 Fase Post Aktivitet Dokument Skal SHA-plan, basert på Forsvarsbygg sin plan for SHA og ytre miljø Ha ansvar for styring og rapportering prosjektgruppemøter. Møtereferat Skal ikke Merknader 1.11 Utarbeide rapporter for prosjekteringsarbeidet, som grunnlag for Forsvarsbygg s videre rapporteringsarbeid. Rapport 1.12 Sørge for at IT-bruk koordineres i PG Forhold til militær sikkerhet, skal spesielt ivaretas 2. PROGRAMMERING 2.1 Etablere detaljert hovedplan som definerer sentrale møtetidspunkter, milepæler, beslutningsrekkefølge og behov for endelige vedtak for gjennomføring av prosjekteringen. Fremdriftsplan/ prosjekteringsplan 2.2 Bistå brukerne i utarbeidelse av behovsanalyse og funksjonskrav. Møtereferat Koordinering av ARK/Brukere 2.3 Utarbeide byggeprogram/kravdokument (romprogram, funksjonskrav og kostnadsramme) Byggeprogram Videreutvikle program 2.4 Fastlegge grensesnitt mellom byggutstyr og brukerutstyr i samarbeid med bruker/flo (Forsvarets logistikkorganisasjon) Rapport 2.5 Utarbeide kostnadsoverslag Kostnadsoverslag Koordinere, sammenstille og kvalitetssikre kostnadskalkyler fra fagrådgivere 2.6 Egen oppdragsledelse, møtevirksomhet etc. 2.7 Delta på alle møter som prosjektleder innkaller til. 2.8 Bistå i utarbeidelse av, revidere og ajourføre Kravdokument 2.9 Utarbeide utkast til Løsningsdokument med bakgrunn i mal fra Forsvarsbygg. 3. SKISSEPROSJEKT

11 Fase Post Aktivitet Dokument Skal Skal ikke Merknader 3.1 Innkalle, lede og referere møter i prosjekteringsgruppen, samt sørge for at referater distribueres til møtedeltakerne og andre parter. Møtereferat 3.2 Innkalle, lede og referere møter i brukergruppen, samt sørge for at referater distribueres til møtedeltakerne og andre parter. Møtereferat Deltagelse i møter skal 3.3 Utarbeide en fremdriftsplan for prosjekteringsarbeidet (inkl. anbuds- /tilbudsfasen) og sørge for at planen ajourføres, eller revideres etter avtale med tiltakshaver. Planen skal være i overensstemmelse med hovedtidsplanen for prosjektet. Fremdriftsplan/ prosjekteringsplan 3.4 Sørge for å oppdatere kvalitetsplan med tilhørende sjekkliste for skissefasen. Kvalitetsplan m/sjekkliste 3.5 Sørge for at det blir utarbeidet en overordnet kontrollplan i.h.t. Plan- og bygningsloven, samt definere tiltaksprofil 3.6 Utarbeide faktureringsplan for arkitekt og rådgivende ingeniører. Attestere faktura. Kontrollplan, tiltaksprofil Faktureringsplan 3.7 Definere behov for alternativvurderinger og sammenstille disse fra PG. Notat 3.8 Ved endring av programforutsetninger eller brukerønsker utarbeides alternative analyser for å anskueliggjøre endringenes tverrfaglige og økonomiske konsekvenser. 3.9 Sørge for utarbeidelse av samlet kostnadsoverslag i prosjekteringsgruppen basert på grunnlag fra rådgiverne. Ved avvik fra kostnadsrammen sørge for at forslag til korreksjoner blir fremlagt, eller at kostnadsrammen foreslås justert. Rapport Kostnadskalkyle 3.10 Sammenstille skisseprosjekt basert på grunnlag fra rådgiverne. Skisseprosjekt 3.11 Egen oppdragsledelse, møtevirksomhet etc Delta på alle møter, som prosjektleder innkaller til.

12 Fase Post Aktivitet Dokument Skal FORPROSJEKT Skal ikke Merknader 4.1 Innkalle, lede og referere møter i prosjekteringsgruppen, samt sørge for at referater distribueres til møtedeltakerne og andre parter. 4.2 Delta i møter i brukergruppen, samt sørge for at referater distribueres til møtedeltakerne og andre parter. 4.3 Utarbeide en fremdriftsplan for prosjekteringsarbeidet (inkl. anbuds- /tilbudsfasen) og sørge for at planen ajourføres, eller revideres etter avtale med tiltakshaver. Planen skal være i overensstemmelse med hovedtidsplanen for prosjektet Møtereferat Etablere felles forståelse for samhandling og ansvar. Avklare grensesnitt. Møtereferat Etablere felles forståelse for samhandling og ansvar. Avklare grensesnitt. Fremdriftsplan/ prosjekteringsplan 4.4 Sørge for tverrfaglig koordinering. Følge opp bemanning hos arkitekt og rådgivende ingeniører og sørge for at disse utfører kontraktsfestede ytelser. Møtereferat 4.5 Følge opp og revidere kvalitetsplan med sjekklister for forprosjektfasen. Kvalitetsplan m/sjekklister 4.6 Følge opp og revidere overordnet kontrollplan og tiltaksprofil i.h.t. Plan- og bygningsloven Kontrollplan/ tiltaksprofil 4.7 Sørge for at det blir gjennomført alternativsutredninger og vurderinger basert på for eksempel årskostnader, miljø, fremdrift, investeringer, funksjon Notat Jf. miljøkontrollplan 4.8 Følge opp og ajourføre faktureringsplan for arkitekt og rådgivende ingeniører. Gjennomgå og attestere faktura. Kontrollere forsikringer. Vurdere tilleggskrav. 4.9 Sørge for kontakt med offentlige myndigheter inkl. nødvendige søknader/bistand ved søknader. Faktureringsplan Møtereferat, brev etc Utrede ev. konsekvenser av EØS og foreslå entrepriseoppdeling. Rapport 4.11 Delta i gjennomføring av usikkerhetsanalyse før sammenstilling av endelig forprosjekt Sørge for utarbeidelse av samlet kostnadsoverslag i prosjekteringsgruppen basert Kostnadsoverslag

13 Fase Post Aktivitet Dokument Skal på grunnlag fra rådgiverne. Ved avvik fra kostnadsrammen sørge for at forslag til korreksjoner blir fremlagt, eller at kostnadsrammen foreslås justert Sammenstille forprosjektet Forprosjekt Skal ikke Merknader 4.14 Ved endring av programforutsetninger eller brukerønsker, utarbeides alternative analyser for å anskueliggjøre endringenes tverrfaglige og økonomiske konsekvenser. Rapport 4.15 Gjennomgå og attestere faktura. Vurdere tilleggskrav fra PG. Følge opp og rapportere økonomi og tidsforbruk i prosjekteringsgruppen. Rapport Månedlig 4.16 Egen oppdragsledelse, møtevirksomhet etc Delta på alle møter som prosjektleder innkaller til. 5. DETALJPROSJEKT 5.1 Innkalle, lede og referere møter i prosjekteringsgruppen og brukermøter, samt sørge for at referater distribueres til møtedeltakerne og andre parter. Møtereferat 5.2 Vurdere tiltakshavers forprosjekt Notat 5.3 Gjennomføre revisjon av forprosjektet Ajourføre 5.4 Oppdatere fremdriftsplan for prosjekteringsarbeidet (inkl. anbuds-/tilbudsfasen) og sørge for at planen ajourføres. Planen skal være i overensstemmelse med hovedtidsplanen for prosjektet og også ivareta byggeplassens behov. Fremdriftsplan/ prosjekteringsplan 5.5 Sørge for tverrfaglig koordinering. Følge opp bemanning hos arkitekt og rådgivende ingeniører og sørge for at disse utfører kontraktsfestede ytelser. Møtereferat 5.6 Følge opp og revidere kvalitetsplan med sjekklister og sørge for KS-revisjoner. Ajourføre kvalitetsplan og m/sjekklister 5.7 Følge opp og revidere overordnet kontrollplan i henhold til Plan- og Ajourføre bygningsloven. kontrollplan

14 Fase Post Aktivitet Dokument Skal 5.8 Følge opp og ajourføre faktureringsplan for arkitekt og rådgivende ingeniører. Notat Skal ikke Merknader 5.9 Sørge for at det blir foretatt grensesnittskoordinering mellom fag og aktører. Møtereferat/ kontrollplan 5.10 Sørge for koordinering av forhold og kontakt mot offentlige myndigheter. Sørge for at nødvendige godkjenninger blir ivaretatt Forsvarsbygg har utarbeidet generelle anbudsbetingelser og kontraktsbetingelser. Dette skal prosjekteringslederen tilpasse til prosjektet. 5.9 Fremme forslag og deretter utarbeide plan for entrepriseorganisasjon, basert på innspill fra rådgiverne Sørge for at anbudsdokumentene blir utarbeidet i samsvar med tiltakshavers og andre relevante krav, for eksempel EØS Koordinere krav til FDV-dokumentasjon og sørge for at dette innarbeides i alle beskrivelser Koordinere krav til SHA og ytre miljø og sørge for at dette innarbeides i alle beskrivelser. Referat, brev Beskrivelse Notat Notat Notat Rapport 5.13 Sørge for utarbeidelse av planer for Rent bygg og avfallshåndtering. Beskrivelse 5.14 Gjennomgå og attestere faktura. Vurdere tilleggskrav fra PG. Følge opp og rapportere økonomi og tidsforbruk i prosjekteringsgruppen. Rapport Månedlig 5.15 Egen oppdragsledelse, møtevirksomhet etc Delta på alle møter, som prosjektleder innkaller til. 6. ANSKAFFELSESFASE/KONTRAHERING 6.1 Bistå med utforming av tilbuds- og anbudsinvitasjoner (annonser m.m.) Annonse 6.2 Vurdere og ev. sørge for prekvalifisering av entreprenører/leverandører. Innstilling

15 Fase Post Aktivitet Dokument Skal 6.3 Arrangere anbudsbefaringer Referat 6.4 Arrangere anbudsåpninger Anbudsprotokoll Skal ikke Merknader 6.5 Sørge for at rådgiverne utarbeider anbudsinnstillinger og gjennomgår disse med innstilling til oppdragsgiver. (Spesielt vurderes forhold, som kompetanse, byggeplassadministrasjon og kapasitet). 6.6 Arrangere og lede avklaringsmøter og kontraktsforhandlinger sammen med entrepriseansvarlig rådgiver. 6.7 Følge opp sikkerhetsplanen med bl.a. hensyn på sikkerhetsklarering av entreprenører, i samarbeid med prosjektleder Innstilling Møtereferat Notat 6.8 Vurdere ev. besparelser i prosjektet Notat 6.9 Sørge for å få utarbeidet kontraktsdokumenter i henhold til NS 3430/3431 Kontrakt Baseres også på mal fra Forsvarsbygg 6.10 Sørge for å ajourføre kalkyler, basert på innspill fra arkitekt og rådgivere Ajourføre 6.11 Egen oppdragsledelse, møtevirksomhet etc Delta på alle møter som prosjektleder innkaller til. 7. GJENNOMFØRINGSFASE/PRODUKSJON 7.1 Oppdatere prosjekteringsplan for PG s arbeidsoppgaver, basert på prosjektets fremdriftsplan 7.2 Prosjektgjennomgang med alle entreprenører i samarbeid med fagansvarlig prosjekterende og BL Ajourføre Referat 7.3 Følge opp og revidere kvalitetsplan m/sjekklister Ajourføre 7.4 Følge opp og revidere kontrollplan i henhold til Plan- og bygningsloven Ajourføre 7.5 Være bindeledd/koordinator mellom byggeleder og prosjekteringsgruppen.

16 Fase Post Aktivitet Dokument Skal Skal ikke Merknader 7.6 Sørge for at nødvendig koordinering mellom utførelse av byggearbeider og produksjon av dokumenter blir foretatt. 7.7 Delta i byggemøter, befaringer og lignende og rapportere/avklare mot entrepriseansvarlige rådgivere. Referat føres av byggeleder. 7.8 Følge opp at forretningsrutine for tilleggsarbeider følges. Basert på endringsmeldinger utarbeidet av arkitekt og rådgivere og krav fra entreprenører. PRL skal motta avviksmeldinger/krav og tillegg fra byggeplass og videreformidle og påse at dette behandles av ARK og rådgivere. BL skal ha kopi av alle dokumenter. 7.9 Gjennomgå og attestere faktura for PG. Vurdere tilleggskrav. Holde økonomisk oversikt for PG. Innspill til referat Endringsmeldinger /notat/brev Rapport 7.10 Gjennomføre nødvendige prosjekteringsmøter/særmøter etc. Møtereferat 7.11 Bistand ved oppgjørs- og kontraktsspørsmål 7.12 Egen oppdragsledelse, møtevirksomhet etc Delta i alle møter som prosjektleder og byggeleder innkaller til. 8. OVERTAKELSE 8.1 Bistå byggeleder til å sørge for at det blir etablert rutiner for ferdigbefaring og garantibefaringer. PA-rutiner/bistå 8.2 Delta i ferdigbefaringer og gi innspill til referat, som skrives av byggeleder/arkitekt/fagrådgiver. 8.3 Bistå ved overtakelsesforretning og gi innspill til protokoll, som skrives av byggeleder. Innspill til referat Innspill til protokoll

17 Fase Post Aktivitet Dokument Skal 8.4 Sørge for at prosjekteringen blir avsluttet og at forpliktelsene i kontraktene er Notat oppfylt. 8.5 Sørge for at det utarbeides branndokumentasjon og brannbok Notat 8.6 Påse at tegninger blir ajourført som bygget i henhold til Forsvarsbygg s krav. Ajourføre tegninger Skal ikke Merknader 8.7 Sørge for at FDV-dokumentasjon blir utarbeidet, at dette blir evaluert og sørge for at det utformes i henhold til Forsvarsbygg s FDV-system. Perm/CD Jf. dok. nr Funksjons- og ytelseskrav FDV-dokumentasjon 8.8 Sørge for sluttoppgjør med PG Sluttoppgjør 8.9 Utarbeide prosjektevaluering av egne og de prosjekterendes arbeid. Rapport 8.10 Delta i alle møter som prosjektleder og BL innkaller til. 9. REKLAMASJONSFASE 9.1 Bistå Forsvarsbygg i reklamasjonsfasen 9.2 Delta i reklamasjonsbefaring etter 1, 2 og 3 år og gi innspill til referat, som skrives av byggeleder Innspill til referat

18 DEL III VEDLEGG 2 ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER prosjekteringsledelse PARTENES REPRESENTANTER Se avtaledokument. 2 KVALITETSSIKRING 2.1 Generelt Prosjekterende skal ha implementert et system for kvalitetssikring for å sikre at arbeidene utføres i henhold til gjeldende forskrifter og kontraktens krav. Prosjekterende er ansvarlig for systematisk kontroll også av underleverandørers arbeider/ leveranser som omfattes av kontrakten. Prosjekterende skal videreføre kontraktens krav til kvalitetssikring til sine kontraktspartnere nedover i kontraktspyramiden. 2.2 PA bok Prosjektet skal, med utgangspunkt i mal fra Forsvarsbygg, utarbeide og vedlikeholde en PA med interne forretningsrutiner for prosjektet. bok 2.3 Kvalitetsplaner og kontrollplaner Det skal utarbeides kvalitetsplan(er) og kontrollplaner for både rutinemessige og spesielle kvalitetskontroller som skal utføres for å verifisere at gjeldende forskrifter og kontraktens krav tilfredsstilles. Planen(e) skal tydelig definere områder for kontroll: Område (fag / funksjon / del /...) Aktivitet/sjekkpunkt (arbeidsoperasjon / leveranse / ytelse /...) Kontrollgrunnlag (krav / referanse /...) Hvordan (prosedyre / sjekkliste /...) Tidspunkt (fast rutine / tidsfrist / milepæl /...) Ansvarlig (utførende / godkjenning /...) Varsling (Forsvarsbygg / myndighet /...) Dokumentasjon (dokumentasjonskrav) Prosjekteringsleder har ansvar for at relevante aktiviteter for egen del og for underleverandører er ivaretatt i kvalitetsplan(ene) og at dokumentert egenkontroll skjer i henhold til dette. Kvalitetsplan(ene) og kontrollplanene skal oversendes Forsvarsbygg senest 4 uker etter kontraktselse. Forsvarsbygg vil angi på Prosjekteringsleders kvalitetsplan(er) hvilke aktiviteter / sjekkpunkter Forsvarsbygg skal delta på og rapportere dette tilbake til den Prosjekteringsleder.

19 Verifikasjon skjer ved gjennomføring av kontroll i samsvar med kvalitetsplanen(e). Prosjekteringsleder skal dokumentere at kontroll er foretatt, og at resultatet er i samsvar med gitte krav. Avvik skal registreres og rapporteres. Dokumentasjon av kvalitetskontroll i form av registreringer (utfylte kvalitetsplaner med sjekklister / kontrollskjemaer) arkiveres hos Prosjekteringsleder i hele prosjektperioden og vurderes tatt inn i FDV dokumentasjonen i den grad det er nødvendig. 2.4 Avviksbehandling Prosjekteringsleder skal klarlegge betydningen av eventuelle avvik, spesielt med tanke på sikkerhet og fremdrift. Prosjekteringsleder skal rapportere avvik med forslag til behandling av avviket til Forsvarsbygg. Avvik skal medføre korrigerende tiltak for å hindre gjentagelse av avviket. 2.5 Revisjoner av kvalitetssystemet Forsvarsbygg har rett til: Å gjennomføre systemrevisjoner av Prosjekteringsleders kvalitetssystem. Å være tilstede ved interne og eksterne revisjoner som Prosjekteringsleder gjennomfører. Prosjekteringsleder skal legge fram sine planer for revisjoner av systemet, og gi Forsvarsbygg tilgang til dokumentasjon av revisjonene. Kostnader ved deltagelse i denne type aktiviteter dekkes av partene selv. 3 TIDSPLANLEGGING, KOSTNADSSTYRING OG RAPPORTERING 3.1 Tidsplan Det utarbeides ikke egen tidsplan for prosjekteringsleder. Prosjekteringsleder skal bistå i utarbeidelse av og følge prosjektets tidsplaner. 3.2 Bemanningsplaner Prosjekteringsleder skal ved behov etablere bemanningsplan som viser planlagt og virkelig bemanning for oppdraget. Bemanning skal være i henhold til tilbud og kontrakt. 3.3 Dokumentplan Prosjekteringsleder skal ved behov utarbeide og vedlikeholde en dokumentplan som omfatter tekniske dokumenter og tegninger som Prosjekterende er ansvarlig for å utarbeide. Dokumentplanen skal inneholde planlagte, virkelige og prognose datoer for viktige milepæler i dokumentproduksjonen. Dokumentplanen skal også inneholde opplysninger om hvilke dokumenter som skal oversendes Forsvarsbygg for informasjon eller godkjennelse. Dokumentplanen skal være tilgjengelig for Forsvarsbygg godkjennelse senest 4 uker etter kontraktselse. 3.4 Fremdriftsrapportering Prosjekteringsleder skal rapportere i henhold til månedsrapport. 3.5 Kontraktsstatus Prosjekteringsleder skal rapportere følgende nøkkeltall for kontraktsstatus: Opprinnelig kontraktsverdi. Verdien av godkjente tillegg / endringer. Verdien av forventede endringer. Planlagt og virkelig produksjon for perioden og akkumulert til statusdato. Fakturert for perioden og akkumulert til statusdato. Produksjonsprognose for neste måned. 3.6 Betalingsplan Ikke aktuelt for honorarer etter NS 8402.

20 3.7 Revisjon av tidsplan og budsjetter Endringer skal implementeres i tidsplaner og budsjetter så snart som mulig etter at endringene er godkjent av Forsvarsbygg. All rapportering av fremdrift og kostnader skal gjøres med referanse til siste gjeldene tidsplan og kontraktsverdi, dvs. alle godkjente endringer skal være inkludert. Forsvarsbygg gjennomfører en hovedrevisjon av tidsplaner og budsjetter to ganger årlig. Prosjekteringsleder skal i den forbindelse gjennomføre en hovedrevisjon av sin tidsplan for framdrift og sine budsjetter. Prosjekteringsleder skal levere hovedrevisjon av tidsplaner og budsjetter til Forsvarsbygg 1. februar og 1. august hvert år. 3.8 Rapportering I vedlegg 1 beskrives Forsvarsbyggs krav til tidsfrister og frekvens for rapportering. For arbeider i skisse- og forprosjektfasen skal Prosjekteringsleder oversende en kortfattet Månedsapport med oversikt over bemanning for oppdraget i rapporteringsuken (personer, fag, oppgaver) samt forhold (for eksempel beslutninger) som er kritisk for fremdriften. Prosjekteringsleder skal innen 5 dager etter kuttdato oversende en månedsrapport med flg. hovedpunkter: Sammendrag Økonomi Fremdrift Bemanning Kvalitet I statusmøter med Oppdragsgiver skal følgende faste poster : Kontraktstatus Fremdrift Bemanning SHA og ytre miljø KS Prosjekteringsleder skal ta referat fra slike statusmøter. 3.9 Møteplan Det vil bli arrangert et oppstartsmøte i tilknytning til igangsetting. I tillegg til generelle praktiske forhold vil det bli tatt opp forhold relatert til sikkerhet, klarering og adkomst til militært område. Prosjekteringsmøter avholdes ved behov, minimum 1 gang pr. måned, fortrinnsvis hver 14. dag. Arbeidsmøter avholdes i tillegg til prosjekteringsmøter ved behov. Byggherren holder byggemøter hver 14. dag. Byggherren og entreprenøren kan innkalle til byggemøter ut over dette dersom de mener det er behov for det. Partene skal være representert på byggemøter med deltagere som har fullmakt til å avgjøre ordinære saker. Forsvarsbygg fører referat fra byggemøtene. Det skal avholdes egne koordinerings-/særmøter før oppstart av viktige hovedfaser MØTE ANSVAR MØTEPLIKT Efter innkalling Prosjekterings -møte MØTERETT Efter innkalling FREKVEN S REFERAT SENDES PRL PG (rådgivere) BH, PL, POC, BL Etter behov. Møtedeltakerne, BH (Prosjektsjef), PL, POC, FB MOBE, BL. Arbeidsmøte PRL PG (rådgivere) BH, PL, POC, BL Etter behov. Møtedeltakerne, BH (Prosjektsjef), PL, POC, FB MOBE, BL.

21 Brukermøte PRL PL, POC PG, FB MOBE, BL Månedlig. Møtedeltakerne, BH (Prosjektsjef), PL, POC, FB MOBE, BL Byggemøte BL PRL, PG (rådgivere), alle entreprenører/lever andører. Fremdriftsmøte Vernemøter BL/hoved -entrpr. Hovedbedrift/ KG Alle entreprenører/leve randører Alle entreprenører/leve randører BH, PL, FB MOBE Hver 14. dag. Møtedeltakerne, BH, PRL, PL, POC, FB MOBE BH, PL, PRL Hver 14. dag. Møtedeltakerne, PL, PRL, POC. BH, PL, PRL, BL Ukentlig. Møtedeltakerne, BH (Prosjektsjef), PL, PRL, BL Særmøter BL Spesielt innkalte BH, PL, PRL Ved behov. Møtedeltakerne, BH (Prosjektsjef), PL, PRL SHA - møter KG PRL, KG, BL, entreprenører/lever andører BH, PL, POC, (brukergrupper) Etter avtale 4 KORRESPONDANSE, DISTRIBUSJON AV TEGNINGER, ETC. Møtedeltagere, BH (Prosjektsjef), PL, PRL, BL, (HVO- HOS, ved behov) 4.1 Korrespondanse. All korrespondanse merkes med prosjektnummer og prosjektnavn Kopi av all korrespondanse sendes: - Byggherre ved prosjektleder (PL). - Byggeleder (BL) Det skal fremgå av brevet hvem som mottar gjenpart. Av arkiveringsmessige hensyn skal hvert brev kun omhandle en sak. 5 ENDRINGSAVTALER I en kontrakt med Forsvarsbygg skal det alltid gjøres en endringsavtale som bekreftelse på endringer fra Forsvarsbygg til Prosjekteringsleder eller bekreftelse på aksepterte krav fra Prosjekteringsleder. Dette gjelder selv om avtaleendringen kun har konsekvenser for tid men ikke kostnad ( Null-avtale ). Fakturaer som omfatter endringer / krav om endringer som ikke er dekket av en endringsavtale vil ikke bli akseptert. Forsvarsbygg representant skal utstede endringsavtalene. For arbeider som blir honoraret etter medgått tid skal det gjøres endringsavtaler dersom Prosjekteringsleder blir bedt om å utføre oppgaver som ligger utenfor det arbeidsomfanget som danner forutsetningen for kostnadsrammen i kontrakten. 6 FAKTURERING 6.1 Retningslinjer for oppsetting av fakturaer Antall og adresse: Fakturaer sendes i 1 eksemplarer m/alle underbilag til: Forsvarsbygg Fakturasenteret Postboks 4394

22 2308 HAMAR Identifikasjon: Forsvarsbyggs prosjektnummer, prosjektnavn, kontrakts- eller bestillingsnummer og kontaktperson hos Forsvarsbygg skal angis på fakturaen. Når Forsvarsbygg har oppgitt et leverandørnummeret skal dette i tillegg alltid stå på fakturaen. Spesielt for avtaler/arbeider der det gjøres opp etter medgått tid: Alle fakturaer skal vedlegges spesifiseringer i form av timeoversikter, etc. Alle kostnader som faktureres skal dokumenteres. Oppdragsgiver har rett til å be om innsyn i timelister og lignende.

23 VEDLEGG 1 RAPPORTERING TIL FORSVARSBYGG I forbindelse med kontraktselse / oppstart av arbeidene: Leveranse Ref. Tidsfrist / frekvens Kvalitetsplaner for kvalitetssikring Del III, v2 pkt dager etter antagelse. Periodisk rapportering: Leveranse Ref. Tidsfrist / frekvens Kvalitetsplaner for kvalitetssikring Del III, v2 pkt ) Kontraktstatus Del III, v2 pkt ) Månedsrapport Del III, v2 pkt. 3.8 Månedlig, 5 dager etter kuttdato 1) Status vil i månedsrapporten samt bli rapportert i de periodiske statusmøtene.

24 VEDLEGG 2 MÅNEDSRAPPORT Månedsrapport År: Måned: Prosjektnr: Prosjektnavn: Firma (kontraktspart): Sammendrag (Hva er gjennomført denne periode, og hva er tenkt gjennomført neste periode. Spesielle forhold i prosjektet.) Inneværende periode Kommende periode Spesielle forhold Kritiske aktiviteter Økonomi: Produksjon inkl MVA Kontraktssum Denne periode Totalt for prosjektet Kontrakt Tilleggsarbeider Fremdrift: i forhold til fremdriftsplan: eventuelle flaskehalser: fremdriftsbestemmende forhold: [Skriv inn spesifiserende tekst] [Skriv inn spesifiserende tekst] [Skriv inn spesifiserende tekst] Produserte timer og SHA Timeforbruk Skadehyppighet (H) * Antall nestenulykker Antall sykefraværsdager Siste periode Totalt i år Merknader [Skriv inn spesifiserende tekst] [Skriv inn spesifiserende tekst] [Skriv inn spesifiserende tekst] [Skriv inn spesifiserende tekst] SHA-møter [Skriv inn spesifiserende tekst] *Skadehyppighet: H forholdet mellom skader og totalt antall timer; H= antall skader/ totalte timer * Prosjektet har som mål å holde denne under 10, dvs målsetningen for byggebransjen generelt. Med sykefravær menes fravær pga SHA hendelse/skade på byggeplass/relatert til prosjektet Bemanning Navn Rolle i prosjektet Utført arbeid i perioden [Skriv inn spesifiserende tekst] [Skriv inn spesifiserende tekst] [Skriv inn spesifiserende tekst] [Skriv inn spesifiserende tekst] Vedlegg Nr Sak 01 "[Skriv inn spesifiserende tekst Eks : Timelister BL ]" 02 "[Skriv inn spesifiserende tekst; Eks HMS rapport februar]"

25 DEL III VEDLEGG 3 AVTALEDOKUMENT KOORDINATOR PROSJEKTERINGSFASEN prosjekteringsledelse

26 AVTALEDOKUMENT KOORDINATOR PROSJEKTERINGSFASEN (KP) Dette er en avtale med fullmakt og ytelsesbeskrivelse mellom Forsvarsbygg og koordinator i prosjekteringsfasen (KP) i henhold til Forskrift om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) på bygge- og anleggsplasser (byggherreforskriften). 1 OM PROSJEKTET Avtalen knytter seg til følgende prosjekt: Prosjektets navn: Prosjektnr: Staten v/forsvarsdept v/forsvarsbygg Kort beskrivelse av arbeidet: 2 PARTENE Oppdragsgiver Navn: Organisasjonsnr: Staten v/forsvarsdept v/forsvarsbygg Adresse: Prosjektleder/delprosjektleder: Tlf: E-post: Stedfortreder: Tlf: E-post: Koordinator i prosjekteringsfasen (KP) Firmanavn: Organisasjonsnr: Adresse: Navn på KP: Tlf: E-post:

27 Stedfortreder: Tlf: E-post: 3 FORMÅL Formålet med denne avtale er å la KP utføre de oppgaver byggherreforskriften stiller til Forsvarsbygg som tiltakshaver i prosjekteringsfasen, og formalisere den fullmakt koordinatoren blir gitt. 4 FULLMAKT KP skal være Forsvarsbygg sin representant i sikkerhets, helse og arbeidsmiljøsaker og ivareta Forsvarsbyggs interesser i de planer og prosjekteringsoppgaver som gjelder i dette prosjektet. Fullmakten innebærer rett til å gjøre beslutninger om endringer i prosjektet for å etterleve byggherreforskriften, for eksempel å stanse eller endre fremdriften i prosjektet i påvente av nødvendige SHA-tiltak. Uavhengig av hvilke roller KP ellers innehar, plikter han uansett å ivareta SHA aspektet i prosjektet. 5 ØKONOMI Godtgjørelse for tjenestene som KP er inkludert i honoraret som er avtalt for prosjekteringslederoppdraget. 6 AVVIK Avvik fra prosjektets SHA-plan skal uten opphold rapporteres til Forsvarsbygg.

28 7 YTELSESBESKRIVELSE Utgangspunktet for KPs ytelser er Byggherreforskriften. I tillegg til det som er spesifisert der, skal følgende ytelser : Pkt. Ytelse Skal KP skal få utarbeidet (eller videreføre) SHA- planen (tidl. HMS-planen) på grunnlag av risikovurderinger. (Jfr Momentliste for SHA/HMS-plan.) Skal ikke Merknader Utført dato / sign. Oppmerksomhet mot og tett oppfølging av følgende områder i henhold til dette prosjektets risikovurdering og forslag til arbeidsmiljøtiltak fra tidligere faser: Sette inn eventuelle punkter som er aktuelle områder med fokus på HMS for dette prosjektet. KP skal sørge for informasjon og krav til alle parter som deltar i planleggings- og prosjekteringprosessen med hensyn til SHA. KP skal koordinere med verneombud i vedkommende militære område. Se mal for Dokumentasjon for ansattes/ brukernes medvirkning i planprosessen KP skal koordinere aktiviteter og planer med tilknytning til SHA i prosjekteringsfasen. KP skal i nødvendig grad trekke på den fagekspertise som er tilgjengelig fortrinnsvis blant de prosjekterende. KP skal sørge for at Forsvarsbyggs generelle SHA-krav (del III E1) innarbeides i konkurransegrunnlaget for alle fag. Bistå PL med å gjøre de valg som skal gjøres i del III E1. KP skal sørge for å få utarbeidet ytelsesbeskrivelser for de ulike SHA-tiltak og implementere beskrivelsene i de aktuelle fagbeskrivelser, og kontrollere at disse blir innlemmet i de aktuelle fagbeskrivelser i Forsvarsbyggs tilbuds- / anbudsbeskrivelsen. Det som ikke allerede er fanget opp i del III E1, skal spesifiseres i del III F. Avfallsplan kan flyttes fra del III E1 til del III F dersom den skal være mer omfangsrik. Miljøsaneringsplan og tiltaksplan for forurenset

29 Pkt. Ytelse Skal vann likeså. KP skal legge frem SHA-plan til godkjennelse hos Tiltakshaver v/ PL før kontrahering starter. Kalkulere økonomiske konsekvenser av SHA tiltak når disse går vesentlig utover det som er generelle krav hos FB (del III E1) KP skal utarbeide forhåndsmelding til Arbeidstilsynet og ajourføre denne før byggestart. Meldingen skal signeres byggherren v/pl. KP skal sørge for å få utarbeidet nødvendig dokumentasjon for bygningen eller anlegget. (Dokumentasjonen skal inneholde informasjon om de forhold som har betydning for sikkerhet og helse ved fremtidige arbeider). KP skal sørge for at prosjekteringsgruppen koordinerer tidsplan for entrepriseoppstart mhp fasing av arbeid som kan være til hinder eller fare for hverandre. Dersom arbeidet i prosjektet medfører kontakt med materiale hvor det er utarbeidet faktaark. (for eksempel PCB-holdig materiale), skal KP sørge for at konkurransagrunnlag del III vedlegges SFTs faktaark. KP skal også utarbeide til konkurransegrunnlaget: God stedsbeskrivelse med en oversikt over riggområder, tilliggende virksomheter, institusjoner og trafikkforhold. Beskrivelse og spesifikasjon av nødvendig inngjerding og sikringstiltak for å hindre at uvedkommende kommer inn på B/A-plassen. Spesielle krav eller begrensninger til arbeidstid, støy, rystelser, transport og støv. Eventuelt justere kravene til Rent og Tørt Bygg i tilbudsgrunnlaget del III. KP skal sørge for nødvendig informasjon og overføring av alt grunnlag til koordinator for gjennomførelsen (KG) og bistå ved gjennomgang. KP skal bistå ved sluttevaluering av SHA-arbeidet ved prosjektets avslutning. Skal ikke Merknader Utført dato / sign.

30 8 UNDERSKRIFTER Dette avtaledokumentet er utferdiget i 2 eksemplarer, ett til hver av partene. Dato: Sted: Dato: Sted: Forsvarsbyggs underskrift KPs underskrift Navn Stilling Navn Stilling